Norma OHSAS 18001 Revista de Gestión, Salud y Trabajo
* Año 01 * Número 04 * Octubre 2012 *
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Carta del Editor
Revista de Gestión, Salud y Trabajo No. 05 * Octubre 2012 Dirección Área de Posgrados en Gestión de Servicios de Salud y Seguridad Social Consejo Editorial Pedro Nel Romero Vanegas Producción Editorial Estefanía Rodríguez Acosta Andrea Perea Quevedo Oscar Prada Sala de Prensa UJTL, Tadeo Mass Media Ilustración Jennifer Perez Producción Fotográfica Estefanía Rodríguez Acosta Andrea Perea Quevedo Servicio al Usuario Univerisdad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Área de Posgrados en Gestión de Servicios de Salud y Seguridad Social Tel: 247030 Ext: 3680 gerencia.salud@utadeo.edu.co Octubre de 2012
Martha Isabel Riaño Casallas Especialización Gerencia en Salud Ocupacional Área de Posgrados en Gestión de Servicios de Salud y Seguridad Social Universidad Jorge Tadeo Lozano
En la última década, en el campo de la salud ocupacional se adoptó el enfoque de sistemas de gestión para realizar una mejor gestión en la prevención de los riesgos labores. En este sentido, uno de los sistemas más popularizados entre las empresas es el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional bajo criterios de la Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001, particularmente con su última versión de 2007. Este sistema es certificable y permite a las organizaciones demostrar su compromiso con la prevención de los accidentes y enfermedades laborales. No obstante, un reto que tienen los responsables de implementar este sistema es evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos de la norma OHSAS 18001. El artículo de está edición presenta de manera general los aspectos a considerar en el momento de evaluar el cumplimiento, por parte de la empresa, de los elementos de la norma OHSAS y brinda una herramienta que sirva como guía en este proceso.
OHSAS Metodología para evaluación del grado de cumplimiento de los requisitos de la norma OHSAS 18001
A continuación se presenta una herramienta para la evaluación de los requisitos de la norma técnica OHSAS 18001:2007, la cual es aplicable a todo tipo de organización que haya implementado un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional bajo los criterios de esta norma.
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l documento pretende contribuir a la ejecución de las auditorias, permitiendo que se ajuste a los criterios de un proceso sistemático, independiente, que a la vez quede debidamente documentado y se evidencien de una manera clara y objetiva las debilidades del sistema de gestión en salud ocupacional y seguridad industrial de la organización a la cual se aplique. Hoy en día la evaluación de los requisitos de la norma OHSAS 18001, por parte de las entidades acreditadas por el ONAC, se basan en el grado de conocimiento del auditor y en su concepto sobre si la organización cumple con los requisitos establecidos en la respectiva norma; no existe una herramienta sistemática que permita evaluar el grado de cumplimiento de cada uno de los requisitos, sin embargo, si se exige que los auditores posean la licencia de salud ocupacional solicitada por Resolución 2318 de 1996. Es por ello que se presenta esta herramienta, que permite la evaluación sistemática y numérica de los requisitos de la norma y que a la vez puede ser adaptada según los requerimientos de la organización, el conocimiento de los auditores y las necesidades particulares de quien la aplique.
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e revisó cada uno de los numerales y requisitos de la norma NTC OHSAS 18001:2007, se asigno un puntaje a cada numeral y subnumerales, valorado según la experiencia en auditorias del autor. Para cada uno de los numerales y subnumerales se especifico una serie de aspectos que se consideraron necesarios tener en cuenta al momento de realizar la evaluación. A cada uno de estos aspectos se asigno un valor. Con base en los puntajes se generan gráficas por puntaje y por porcentaje. Para cada uno de los aspectos evaluados se estableció una calificación al igual que para el valor del puntaje total obtenido.
Asignación de puntajes a numerales
La asignación de los puntajes a cada uno de los numerales fue la siguiente:
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¿Cómo se hizo?
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El valor máximo posible de toda la sumatoria de puntos, de cada uno de los numerales de la norma, es de 860.
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Como se puede apreciar los numerales relacionados con la planificación, implementación y operación y verificación del sistema de gestión están valoradas en el 89%, siendo la de mayor valor lo relacionado con la implementación y operación (37.2%).
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Gráfico 1. Puntajes por cada numeral
Desagregación de numerales Revista de Gestión, Salud y Trabajo
Cada numeral de la norma fue desagregado según los sub numerales de la misma, con excepción del numeral 4.3.1 el cual fue desagregado en cuatro aspectos: Identificación de peligros y riesgos, Evaluación del riesgo, Control del riesgo y Seguimiento y control del riesgo.
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8 El puntaje de cada numeral se obtiene por la suma de los subnumerales.
Gráfica 2. Puntajes de sub numeral 4.3
Gráfica 3. Puntajes sub numeral 4.4
Detalle de preguntas
Procedimiento identificación de peligros y riesgos 40 Evaluación de riesgo 45
Control del riesgo 34 Seguimiento y control del riesgo 31 Como se aprecia estos puntajes suman 150 puntos que son los asignados al numeral 4.3.1.
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Cada sub numeral se ha desagregado en diferentes aspectos a evaluar. Por ejemplo en numeral 4.3.1 que corresponde a la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles fue dividida en cuatro aspectos (los cuales se marcan en negrilla).
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• Procedimiento identificación de peligros y riesgos, que tiene una valoración de 40 puntos, se dividió en lo siguiente:
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Posteriormente se dividió cada uno de los ítems mencionados anteriormente en una serie de preguntas o aspectos más detallados. Así por ejemplo el ítem de:
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Finalmente, para cada una de estas preguntas o aspecto a evaluar, se divide en “Detalles - Aspectos que es necesario tener en cuenta al momento de evaluar”, que son fundamentalmente una guía de los aspectos que se recomienda tener en cuenta para calificar la pregunta.
Por ejemplo: para calificar si el procedimiento de identificación de peligros y riesgos incluye las tareas rutinarias o no rutinarias, se recomienda verificar entre otros, los siguientes aspectos (ver tabla 5):
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(
)
Los aspectos que se están recomendando verificar, pueden ser modificados dependiendo del tipo de organización y el criterio del auditor, de igual manera la valoración dada a cada uno de los ítems.
La tabla de evaluación de manera consolidada se anexa tabla en Excel, donde se realizara la calificación.
Calificación
La tabla de calificación presenta la siguiente característica
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Tabla Consolidada
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La casilla a diligenciar es la de “Obtenido” y automáticamente se genera el “% obtenido”. Solo se debe diligenciar los valores sin relleno, pues los valores con relleno (en azul claro) son las casillas que totalizan los puntos obtenidos por ítem. El número que se coloca en “Obtenido” debe ser menor o igual al valor de “Puntos asignados”. Si se coloca un mayor valor, se genera un informe de aviso: “ERROR, POR FAVOR REVISAR”, que indica que se debe revisar el puntaje que se coloco en “obtenido”, pues no es posible calificar con mayor puntaje al máximo posible que corresponde a los “Puntos asignados”.
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Fuentes de Información
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En esta casilla se incluyen criterios y recomendaciones sobre que es conveniente examinar para verificar el grado de cumplimiento del numeral que se está evaluando. Estos criterios son simplemente una guía y están a criterio del auditor, sin embargo, siempre es recomendable realizar como mínimo lo siguiente: • Analizar el tipo de empresa que se va a auditar: actividad económica, localización, tamaño, cantidad de personal, principales actividades. • Solicitar copia del manual de SISO y del panorama de riesgos, con
el fin de estudiar y revisar estos documentos. • Solicitar copia del organigrama y si es posible un lay out de la organización. • Realizar recorridos dentro de la organización. • Entrevistar a los jefes de proceso, ingenieros, técnicos, supervisores y operarios, según lo indique el organigrama. • Revisar alcance de los procedimientos obligatorios. A continuación se muestra un ejemplo de lo que se ha incluido en la herramienta en esta casilla:
Criterios de Evaluaciรณn Para realizar la valoraciรณn del grado de cumplimiento de cada uno de los numerales de la norma se ha establecido el siguiente criterio:
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Criterios por numeral
17 Criterio para evaluaciรณn general Para realizar la valoraciรณn general del grado de cumplimiento de los requisitos de la norma se ha establecido lo siguiente:
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Gráficas
La herramienta genera cuatro tipos de gráficas: • Cumplimiento en puntaje para cada numeral y sub numeral de la norma. Donde se grafica cada uno de los ítems con su puntaje máximo y el puntaje obtenido. • Perfil de cumplimiento. Donde se grafican las numerales y subnumerales de la norma en porcentaje de
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cumplimiento. • Perfil de cada uno de los numerales y subnumerales de la norma, Donde se grafica cada uno de los ítems con su puntaje máximo y el puntaje obtenido. • Perfil de cumplimiento para cada numeral de la norma. Donde se grafican las numerales de la norma en porcentaje de cumplimiento.
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Gráfica 5. Cumplimiento por numeral y subnumerales
Gráfica 7. Puntajes por numeral de la norma
Gráfica 6. Perfil de cumplimiento por numeral y subnumerales
Gráfica 8.
Perfil por numeral de la norma
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Conclusiones
20 Se ha presentado una herramienta para evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos de la norma OHSAS 18001. La herramienta permite realizar una evaluación sistemática del grado de cumplimiento de cada uno de los numerales y a la vez permite generar el perfil de cumplimiento de los principales numerales de la norma. Conocer el perfil de cumplimiento de la norma, evidencia las debilidades y fortalezas del sistema de gestión de la organización a la cual se aplique. Debido a la diversidad y multiplicidad de las actividades de las organizaciones, la herramienta puede ser adaptada a cada sector en particular, realizando ajustes, según los criterios de los auditores o de la organización que la utilice. La ponderación de cada uno de los factores fue decisión del autor del presente trabajo, basado en la experien-
cia en la ejecución de auditorías y en el grado de importancia de cada uno de los numerales de la norma. Los criterios de calificación y su ponderación puede ser modificado por los auditores que la utilicen, según los objetivos que se definan y la importancia de cada uno de los numerales en cada organización Debido a la diversidad y multiplicidad de las actividades de las organizaciones, la herramienta puede ser adaptada a cada sector en particular, realizando ajustes, según los criterios de los auditores o de la organización que la utilice. Los criterios de calificación se basan en la experiencia del autor del documento. Estos criterios pueden ser modificados a criterio de la persona que aplique la herramienta o del ente certificador.
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Referencias
21 • CIDET. Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico del Sector Eléctrico. Procesos de certificación. http://www.cidet.org.co/. • COLOMBIA. MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO, Decreto 4738 de 2008 (diciembre 15), Diario Oficial No. 47.206 de 17 de diciembre de 2008. Por el cual se dictan normas sobre intervención en la economía para el ejercicio de las funciones de acreditación de organismos de evaluación de la conformidad que hagan parte del Subsistema Nacional de la Calidad y se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio. Bogotá, D. C.,: El Ministerio, 2008. 5 p. • INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistema de gestión de la calidad fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 9000. Bogotá D.C.: El Instituto, 2005. 36 p.
• INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos. NTC OHSAS 18001. Bogotá D.C.: El Instituto, 2007. 32 p • Occupational Health and Safety Assessment Series: Specifications for OH&S Management Systems. Norma OHSAS 18001/2008. Sistemas de Gestión en Seguridad y salud Ocupacional. Requisitos. 2008 • ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACION. ONAC, Corporativo pagina web http://www.onac. org.co/modulos/contenido/default. asp?idmodulo=242