Guia infoaplicada marzo agosto2014 by Pamela Freire

1.1

CARÁTULA

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS MODALIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

Carrera

Administración de Empresas, Contabilidad y Auditoría y Administración Pública

Eje

Formativo

Asignatura

INFORMÁTICA APLICADA

Código de Asignatura

5.CA3.4.2

Número de créditos

Nivel

Tercero

Semestre

MARZO –AGOSTO 2014

Profesor:

Ing. Pamela Freire MSc.

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INFORMÁTICA APLICADA

GUÍA DE AUTO INSTRUCCIÓN ELEMENTOS ESTRUCTURALES

1.1 CARÁTULA 1.2 INTRODUCCIÓN 1.2.1 CARACTERIZACIÒN DE LA ASIGNATURA 1.2.2 IMPORTANCIA DE LA ASIGNATURA 1.2.3 RELACIÓN CON OTRAS ASIGNATURAS 1.3 PROGRAMACIÓN DE LA ASIGNATURA 1.4 BIBLIOGRAFÍA Y NETGRAFÍA 1.5 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.6 EVALUACIÒN DEL APRENDIZAJE DEL PRIMER HEMISEMESTRE 1.7 EVALUACIÒN DEL APRENDIZAJE DEL SEGUNDO HEMISEMESTRE

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1.2

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INTRODUCCIÓN CARACTERIZACIÓN DE LA ASIGNATURA

A través de esta asignatura, se pretende proporcionar al estudiante los conocimientos necesarios, para que pueda desarrollar los trabajos requeridos en las otras asignaturas y en el desenvolvimiento de sus obligaciones profesionales. Ésta asignatura es eminentemente práctica, razón por la cual y bajo ésta premisa sus pruebas presenciales se realizarán en los laboratorios de nuestra Facultad. El objetivo es lograr que usted sea capaz de aplicar los conocimientos adquiridos en su entorno profesional y que sean convenientes para la empresa o entidad en la que labore actualmente o en lo posterior, para lo cual esperamos que usted trabaje con dedicación, responsabilidad e interés en esta materia.

La asignatura tiene un matiz interesante, que le creará en usted la confianza necesaria para fiar en la informática, tomando en cuenta que ninguna computadora por más circuitos, procesadores o elementos electromecánicos que contenga, podrá realizar cualquier proceso, cálculo o cómputo, si no cuenta con los programas necesarios para hacerlo. Los programas o software son los elementos intangibles o lógicos que posibilitan que la computadora realice todos los procesos, y que la han ubicado como la herramienta por excelencia en el presente siglo para los negocios, las comunicaciones y, en general para cualquier actividad del ser humano.

En particular la asignatura está dirigida al aprendizaje de los programas de aplicación, que son programas de propósito específico que utilizan los usuarios, por ejemplo: programas educativos, administrativos, bases de datos, editores gráficos, etc., como los siguientes:

PROGRAMAS DE PRESENTACIONES

MANEJADORES DE BASES DE DATOS

PROGRAMAS DE DESARROLLO DE PROYECTOS

PROGRAMAS DE DIAGRAMACIÓN

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La práctica garantiza el éxito en el estudio de ésta materia. Está dirigida especialmente a aquellas personas que poseen autoconfianza en la disciplina de estudio y en la organización de actividades. 1.2.2.- IMPORTANCIA DE LA ASIGNATURA El panorama que presenta la Informática es amplio por lo que las personas que quieren obtener una profesión deben estar consientes de la necesidad de aplicar los conocimientos adquiridos sobre informática aplicada, para lo cual los docentes de esta área le ofrecemos un enfoque basado en la aplicación práctica que pueda ser de utilidad en el desarrollo de diferentes actividades académicas durante su carrera universitaria y en la solución de problemas empresariales de diversa índole. La asignatura de informática Aplicada tiene gran importancia, porque permite conocer los sistemas informáticos que pueden ser utilizados para la resolución de innumerables problemas que tienen que ver con la administración pública y privada y la empresa en general de una manera precisa, oportuna y completa.

Este logro se obtiene cuando se han estudiado los fundamentos teóricos del sistema, analizado y resuelto problemas y, analizado y aprobado los resultados Los estudios están debidamente ordenados, con ejemplos relativos al correcto empleo de la herramienta informática, de manera que usted pueda revisar, practicar y mejorar sus conocimientos, a través de ejercicios; además,

los

temas escogidos le ayudarán para que pueda conocer más sobre cómo realizar diferentes

presentaciones para charlas, conferencias, disertaciones, así como manejar ordenadamente datos relacionados con las empresas e instituciones en cuanto a manejo de personal, producción, mercadeo y otros campos importantes; diseñar diferentes tipos de organigramas; también podrá planificar monitorear y programar las actividades requeridas para la consecución de proyectos.

La tecnología está al alcance de toda persona pues vivimos en un mundo cada vez más competitivo. El estudiante por tanto debe saber manejar las herramientas informáticas que le ayuden a desenvolverse tanto durante los estudios de su carrera como en su vida profesional.

Es vital el manejo de las Tecnologías de Información y Comunicación TICS, por parte de quienes dirigen empresas y profesionales en general, para incorporar soluciones que permitan obtener ventajas competitivas, sin perder de vista los valores éticos y humanos

1.2.3.- RELACIÓN CON OTRAS ASIGNATURAS Informática Aplicada tiene trascendental importancia en la vida y desarrollo del ser humano, constituye una herramienta de apoyo para todas las asignaturas; ya sea que tenga que levantar textos, crear presentaciones, hacer resúmenes, consultas y variedad de documentos, crear bases de datos y solventar problemas, usar el administrador de proyectos para mejorar el desempeño de la empresa,

así como, realizar todo tipo de

diagramas y organizadores gráficos que garantizan el buen desempeño de las tareas y prácticas. El empleo de los distintos paquetes informáticos para resolver diferentes problemas que se presentan en los procesos

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administrativos, contables, de comunicación etc. fortaleciendo la identidad cultural, los valores, la interrelación personal y la equidad de género, a través de talleres y prácticas en el computador, orientadas a la resolución de problemas de actualidad.

1.3

PROGRAMACIÓN GENERAL DE LA ASIGNATURA Asignatura:

INFORMÁTICA APLICADA Utiliza paquetes informáticos de interés en el entorno empresarial, para desarrollar

Competencia:

las actividades académicas y laborales de manera creativa y eficiente fortaleciendo la interrelación personal y la práctica de valores en la solución de problemas.

Nº

UNIDADES DE COMPETENCIA

Sistema de Presentaciones

Sistema de Bases de Datos

Sistema de Diagramación

Sistema de Gestión de Proyectos

1.4

BIBLIOGRAFÍA Y NETGRAFÍA

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA 1. UNIDAD I: Power Point, Myriam GRIS - Catherine GUÉROIS 2. UNIDAD II: ACCESS 2010, MICHAEL GROH , Editorial ANAYA MULTIMEDIA, 2010 3. UNIDAD III: La Guía Práctica Microsoft Visio 2010, Vicente Rubio Peinado, Editorial ANAYA. 4. UNIDAD IV: La Guía Práctica Microsoft Project 2010, Vicente Rubio Peinado, Editorial ANAYA.

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA 1. Oceda Samaniego, César, Manejo de Base de Datos con Access 2. Perry, Grez, Aprendiendo Microsoft Office g 3. Francisco Javier Sánchez-Bote del Rosario, Conoce Access 2010.

NETGRAFÍA POWER POINT http://www.monografias.com/trabajos34/presentaciones-power/presentaciones-power.shtml#ixzz2fM5I6BLw http://santosmartir.wikispaces.com/file/view/Manual+de+Power+point.pdf http://unadocenade.com/una-docena-de-trucos-para-hacer-presentaciones-espectaculares/

MICROSOFT ACCESS http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/caratula.htm http://www.youtube.com/watch?v=vjLtbd8YsNE (VIDEO) Crear un menú

http://www.ehowenespanol.com/crear-menu-microsoft-access-como_100888/

Crear un formulario

http://exceltotal.com/crear-un-formulario-en-access/

Crear un informe Crear una consulta

http://dominandoaccess.com/blog/docpdf/Como%20Crear%20Informes%20en%20A ccess%20parte%201.pdf http://exceltotal.com/crear-una-consulta-en-access/

MICROSOFT VISIO http://office.microsoft.com/es-ar/visio-help/guia-de-visio-2010-para-principiantes-HA010357067.aspx

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1.5

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

MICROSOFT POWER POINT ............................................................................................8 Introducción ..........................................................................................................................8 Iniciar y cerrar PowerPoint .............................................................................................................. 8

Elementos de la pantalla inicial............................................................................................9 Selección, Modificación y Eliminación de objetos ............................................................11 Tipos de objetos ............................................................................................................................... 11

Archivos y documentos con Power Point ...........................................................................16 Aplicación de formatos........................................................................................................21 Herramientas útiles .............................................................................................................23 SISTEMA DE BASES DE DATOS ....................................................................................29 Introducción ........................................................................................................................29 La pantalla inicial ...............................................................................................................29 Crear una base de datos ......................................................................................................30 Crear una tabla de datos .....................................................................................................32 Crear tablas de datos ...........................................................................................................34 Los formularios ...................................................................................................................40 Consultas .............................................................................................................................45 Informe ................................................................................................................................50 Opciones complementarias .................................................................................................53 Seguridad de la Base de Datos ............................................................................................56 Cifrar con contraseña .........................................................................................................56 Importar datos .....................................................................................................................57 Exportar Datos ....................................................................................................................58 SISTEMA DE GESTIÓN DIAGRAMACIÒN ...................................................................58 Introducción ........................................................................................................................58 Crear un diagrama de flujo básico .....................................................................................58 SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS ....................................................................63 Introducción a la Gestión de Proyectos ..............................................................................63 Ingresar tareas.....................................................................................................................64 Hitos .....................................................................................................................................65 Gestión de los recursos del proyecto ...................................................................................69 INDICACIONES PARA LA ENTREGA DE TRABAJOS ......................................................... 83 INDICACIONES PARA RENDIR LOS EXÁMENES ................................................................ 83

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MICROSOFT POWER POINT Introducción PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser: En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema. La exposición de los resultados de una investigación. Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia. Presentar un nuevo producto. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Iniciar y cerrar PowerPoint Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar PowerPoint.

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio se despliega un menú. Su aspecto puede ser ligeramente distinto en función de la versión de Windows que utilicemos, pero lo normal es que encontremos el programa dentro del apartado Todos los programas. Localiza y abre la carpeta Microsoft Office y haz clic en Microsoft PowerPoint.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre él.

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Ten presente que no todos los equipos disponen de este icono de forma predeterminada. Si quieres crearlo haz clic con el botón derecho del ratón sobre la opción Microsoft PowerPoint del menú inicio. Luego selecciona Enviar a > Escritorio (crear acceso directo). Ahora que ya sabes cómo iniciar PowerPoint, ábrelo. Para que te resulte más sencillo comprender la teoría, te recomendamos que a partir de este momento y durante el resto del curso tengas el programa abierto y vayas probando las distintas opciones y localizando las herramientas a la vez que sigues las explicaciones. Para ello obviamente deberás mantener visibles ambas ventanas, la de PowerPoint y la explicación del curso. Para cerrar PowerPoint 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botón cerrar

, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la

ventana de PowerPoint. - También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. - Hacer clic sobre el menú

y elegir la opción

Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, un mensaje nos preguntará si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opción adecuada para que el programa prosiga con el cierre.

Elementos de la pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso.

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La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla. 1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro. 2. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña

. Al seleccionar una

diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder modificarla. 3. La barra de herramientas de acceso rápido

contiene, normalmente, las opciones que

más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuenten cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo. 4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows. 5. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante. 6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista

general

las

diapositivas

que

encuentran

área

trabajo.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. - O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo. 7. Con los botones de vistas

podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos

según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. 8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.

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Selección, Modificación y Eliminación de objetos Insertar objetos Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es saber cómo incluirlos en nuestra presentación. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de dos formas: Aprovechar el diseño de la diapositiva Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño de entre los existentes. En muchos casos, el diseño incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recuadro inferior de la imagen siguiente.

Una serie de imágenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar el cursor sobre ellas aparecerá un pequeño globo informativo que nos ayudará a identificarlos. Lo único que necesitamos saber es que cada imagen es un botón que inserta el tipo de objeto que representa: tablas, gráficos, SmartArt, imágenes, imágenes prediseñadas y clips multimedia. En función del tipo de objeto seleccionado se ejecutará una acción u otra que nos permitirá especificar las dimensiones de la tabla o qué imagen agregar, por ejemplo. Insertar objetos de forma independiente Pero, ¿qué ocurre si queremos incluir más de un objeto en la diapositiva? ¿Dos, tres, diez? Para eso deberemos insertarlos a mano desde la ficha Insertar.

Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos de objetos. Tipos de objetos

Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son: Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas y el número de columnas. Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras, de líneas, tartas, etc. SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva. Tan sólo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá sus elementos jerarquizados.

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Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro ordenador. Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos de Microsoft. Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que esté almacenado en nuestro ordenador. Formas: Son una serie de formas simples, como líneas, flechas y figuras geométricas. Y por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directamente en la caja de texto. Seleccionar objetos Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él. En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en sí. Lo apreciarás porque la línea que bordea al objeto es discontinua. Es el caso, por ejemplo, del siguiente texto:

En ese caso haz clic sobre el marco y así será el objeto el que pasará a estar seleccionado, presentando el siguiente aspecto:

Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco. Seleccionar varios objetos es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL mientras se hace clic con el ratón en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre sin soltar la tecla, se quitará la selección. Copiar objetos Los pasos para copiar objetos son prácticamente los mismos que para copiar diapositivas: 1.

Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender).

Ejecutar la acción Copiar.

Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede ser en la misma diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentación o incluso en otra presentación.

Ejecutar la acción Pegar.

Recuerda que tienes distintas formas de copiar: - Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + C), - Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Copiar. - Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón

Recuerda que tienes distintas formas de pegar: - Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + V), - Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Pegar.

- Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón

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El objeto casi nunca se copiará al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado.

Existe otra forma de copiar objetos: duplicarlos. Se trata de una forma mucho más rápida que el procedimiento de copiar y pegar, pero que tiene la limitación de que la copia se situará siempre en la misma diapositiva que la original. Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado sería similar al del proceso de copiar, y por lo tanto no supondría ninguna ventaja utilizar este método. Para duplicar, seleccionamos uno o varios objetos y pulsamos la combinación de teclas CTRL+ALT+D. Eliminar objetos Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla SHIFT. Después los puedes borrar pulsando la tecla SUPR. Hay dos formas básicas de mover objetos: arrastrándolos o con las acciones cortar/pegar. Mover arrastrando Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva. 1.

Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto

Pulsa el botón izquierdo del ratón y, manteniéndolo pulsado, arrastra el objeto. Verás una copia semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies cómo quedaría en cada posición.

Cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado.

La siguiente serie de imágenes reproducen el proceso:

Mover cortando Este método se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son muy similares a los vistos para copiar anteriormente: 1.

Seleccionar el objeto.

Ejecutar la acción Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta).

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Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto.

Ejecutar la acción Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta).

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Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente en una diapositiva cuyo diseño contenía el elemento objeto para facilitar su incorporación, al moverlo a otra se volverá a mostrar el cuadro para insertar objetos.

Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa la tecla SUPR.

Modificar el tamaño de los objetos Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o para disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones

que te permitirán modificar al mismo

tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma

Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma

Distancia entre objetos PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o entre un objeto y un punto indicado. Para realizar las mediciones necesitamos tener activadas las guías que dividen la diapositiva en cuatro partes iguales. Recuerda que se activan desde la ficha Vista. Haz clic en uno de los extremos de la guía que quieres utilizar para medir cuando el puntero del ratón toma la forma de una flecha, y arrastra la guía hasta el primer objeto, después suelta el botón del ratón. A continuación arrastra la guía hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, verás que aparece un pequeño recuadro en el que te va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la guía.

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Encabezado y pie de página El encabezado y el pie de página no es más que texto que se muestran en cada una de las páginas al imprimirse. En ellos normalmente incluimos el nombre del ponente, del tema a tratar o del simpósium o foro que acoge nuestra presentación. En la ventana de impresión que se muestra en Archivo > Imprimir encontraremos en la zona inferior el enlace Editar encabezado y pie de página, que nos permite incluir este tipo de elementos desde un cuadro de diálogo como el que mostramos a continuación:

Vemos que hay una serie de opciones disponibles para configurar los elementos que queremos incluir. En la pestaña Diapositiva podremos incluir: La fecha. Se insertará automáticamente a la actual, o bien una fija que nosotros escojamos, si así lo deseamos. El número de diapositiva. Pie de página. Compuesto por el texto que introduzcamos en su correspondiente cuadro. En el ejemplo de la imagen hemos activado la fecha, que se mostrará en la presentación en pantalla. En la vista previa de la derecha vemos un recuadro negro en la esquina inferior izquierda, esa es la posición que tiene asignada la fecha. Según activemos o desactivemos las distintas opciones, se mostrarán cuadros de color negro indicando su posición. En la pestaña Notas y documentos para distribuir encontramos las mismas opciones que acabamos de ver, y además el Encabezado de página, que es exactamente igual que el pie, una zona para la introducción del texto.

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Si activamos las opciones de encabezado y pie en esta pestaña se incluirán en los documentos y en las páginas de notas que normalmente tienen como finalidad la impresión, y no en la presentación en pantalla.

Archivos y documentos con Power Point Aplicación de Formato y Estilos Cuando incluimos elementos en nuestras diapositivas, como pueden ser tablas, gráficos o diagramas, dispondremos de herramientas específicas para personalizarlos. Estas las veremos más detenidamente en unidades posteriores. Sin embargo, normalmente todos los objetos tienen en común la capacidad de aplicarles estilos rápidos. Los estilos rápidos no son más que un conjunto de formatos que se aplican con un sólo clic sobre el elemento seleccionado. Utilizarnos nos puede ahorrar mucho tiempo y lo cierto es que se logra, con ellos, resultados espectaculares. Gracias a ellos cualquier persona puede lograr un efecto profesional en sus presentaciones, aunque no tenga apenas experiencia en el empleo de PowerPoint. Veamos un ejemplo los estilos de las tablas y las imágenes, estos los encontramos en su correspondiente ficha Formato, cuando los seleccionamos:

El botón donde está situado el cursor sirve para desplegar Más estilos. Y ahora, veamos los estilos rápidos generales, que encontraremos en la pestaña Inicio, grupo Dibujo:

Numeración de diapositivas Numerar las diapositivas que se van a mostrar durante la presentación no es algo muy frecuente. Sin embargo, puede resultar útil en casos en conferencias o en exposiciones de puertas abiertas, porque permite que las personas que llegan tarde o se reenganchan a mitad exposición tengan una idea aproximada de cuánto contenido se han perdido. Podemos incluir la numeración desde la ficha Inicio, grupo Texto, haciendo clic en la herramienta Número de diapositiva.

Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberemos activar la casilla Número de diapositiva que hay en la pestaña Diapositiva.

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El pequeño cuadro de Vista previa muestra en un rectángulo negro la posición en la que se situará dicho elemento. Ya sólo nos quedaría decidir si queremos Aplicar la numeración sólo a esa diapositiva o si la queremos Aplicar a todas ellas. Si quieres que se aplique a todas excepto a la primera, marca la casilla No mostrar en diapositiva de título y pulsa el botón Aplicar a todas. Imprimir Para imprimir una presentación podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña Archivo y seleccionar Imprimir. Verás una pantalla similar a la siguiente.

A la derecha podrás ver una vista previa de las diapositivas tal y como se imprimirán. Si te gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir que hay en la zona superior y ya dispondrás de tu copia impresa. Eso es todo. Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuración que nos ayudarán a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema. Consejo: Antes de lanzar la impresión debemos pararnos a pensar en si es realmente necesario hacerlo. Si las copias son para la audiencia deberemos plantearnos la posibilidad de publicar la presentación en una ubicación

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compartida, de forma que puedan descargarla e imprimirla únicamente si les interesa conservarla. Así, ahorraremos tinta y papel, además de trabajo y tiempo. Vista preliminar Como hemos dicho, en la zona de la derecha de la ventana de impresión vemos la vista preliminar de la diapositiva.

Podemos cambiar de una diapositiva a otra a visualizar: Moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa. O bien escribiendo el número de la diapositiva a visualizar o haciendo clic en las flechas desde la zona inferior

Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la diapositiva . Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botón de la derecha permite ajustar la diapositiva para que se vea entera con un sólo clic.

Trabajar con imágenes En la mayoría de casos, nuestra presentación se verá muy enriquecida si incorpora fotografías o imágenes que apoyen la explicación con material más visual. Por eso PowerPoint incorpora herramientas que facilitan su inserción, retoque y ajuste. Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Imágenes, y son

los siguientes: - Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Office en una librería organizada por categorías. - Imagen. Son imágenes que están almacenadas en nuestro ordenador. Normalmente fotografías procedentes de cámaras digitales, de Internet, o creadas con programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. - Captura. Se trata de imágenes que genera PowerPoint automáticamente a partir de una captura de pantalla, es decir, que representan ventanas o elementos que se están mostrando en nuestro ordenador.

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También veremos cómo crear una presentación a partir de una serie de fotografías. De esta forma podremos agruparlas en un Álbum de fotografías que podremos compartir fácilmente a través de internet. Insertar imágenes Como hemos dicho, podremos incluir imágenes en la presentación desde la ficha Insertar, grupo Imágenes. Aunque también podríamos hacerlo desde el propio diseño de la diapositiva, si éste tiene una zona dedicada a este tipo de contenido. Imágenes prediseñadas.

Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas

aparece el panel lateral Imágenes prediseñadas.

En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto. Para insertar una imagen en la presentación basta hacer clic sobre ella. Todos estos contenidos están en la Galería multimedia de Microsoft Office. La galería es una herramienta externa que está disponible para los distintos programas del paquete Office. Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación del paquete Office, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su página web. En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema solicite el disco de instalación para poder utilizar alguna imagen. Imagen.

En este caso haremos clic en la opción Imagen

. Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra

cuando queremos abrir una presentación, y que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botón que permite

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mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imágenes sin tener que abrirlas, simplemente seleccionándolas.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra presentación. En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede automáticamente actualizada en la presentación. Para ello, deberemos pulsar la pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar y seleccionar la opción Vincular al archivo. Captura. La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla de tu ordenador.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega un menú que permite escoger qué captura queremos. Esto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas abiertas no minimizadas. También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.

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Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de PowerPoint no aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos porque el programa nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla. Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

Aplicación de formatos Alineación y Justificación Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a los márgenes del cuadro del texto. Encontramos las opciones de alineación en la ficha Inicio, dentro del grupo Párrafo.

Estos son los botones Izquierda

Centrada

para fijar la alineación horizontal. Hay cuatro tipos: Derecha

Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene establecida

establecida la

establecida

alineación

izquierda.

centrada.

derecha.

Justificada Este párrafo tiene una alineación justificada. La separación entre palabras se ajusta para mostrar el párrafo como un bloque.

Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos a su alineación respecto de su contenedor, que normalmente será el cuadro de texto.

Este botón

permite fijar la alineación vertical. Hay tres tipos: Superior, En el medio e Inferior.

Si hacemos clic en Más opciones se abrirá un cuadro de diálogo que permite escoger más alineaciones verticales. Concretamente Centrado en la parte superior, Centrado en el medio y Centrado en la parte inferior.

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Sangría Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc. Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría. Para aplicar una sangría sigue estos pasos: Una vez introducido el texto, selecciona aquel al cual quieres aplicar la sangría. A continuación pulsa en el botón Aumentar Sangría

que se encuentra en la pestaña Inicio, grupo Párrafo.

Cuando se aplica la sangría también disminuye el tamaño de la letra. Al igual que puedes aumentar la sangría también puedes reducirla con el botón Disminuir Sangría

Diseño y Fondo de una diapositiva El fondo de la diapositiva será el color o la imagen que se muestre bajo el contenido de la misma. Se puede personalizar desde la ficha Diseño, en el grupo Fondo.

En función del tema que tengamos aplicado, dispondremos de unos fondos u otros en la opción Estilos de fondo. Así, los estilos más a mano siempre serán buenas opciones, ya pensadas para guardar la coherencia con el resto del estilo. Sin embargo, también las podemos personalizar. Para ello, hacemos clic en el botón de la esquina inferior derecha o seleccionamos la opción Formato de fondo en el menú Estilos de fondo. El resultado será el mismo, la siguiente ventana:

En ella podremos escoger si queremos que el fondo tenga un relleno: Sólido: Es decir, un único color. Degradado: Una mezcla de uno o varios colores que van pasando de uno a otro con una transición suave.

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Imagen o textura: Que nos permite escoger una imagen como fondo. Trama: Con la que podremos crear un fondo de líneas y formas simples. Dependiendo de la opción que seleccionemos podremos configurar unos u otros parámetros.

La opción Ocultar gráficos de fondo nos permite ocultar algunos gráficos que incorporan en ocasiones los temas, como rebordes o imágenes que enmarcan el contenido.

Herramientas útiles Insertar sonidos en una presentación Para insertar un sonido en una presentación despliega la pestaña Insertar y elige Sonido. Después aparecerá una lista donde podrás insertar un sonido que ya tengas en tu computadora u ordenador (con la opción Sonido de archivo), o grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.

Insertar pista de un CD de audio: Despliega la pestaña Insertar y despliega Sonido. Después selecciona Reproducir pista de audio de CD. Te mostrará la siguiente ventana. Indícale desde qué pista hasta qué pista quieres reproducir y pulsa Aceptar.

Insertar películas desde un archivo: Despliega la pestaña Insertar y despliega Película. Después selecciona Película de archivo. Te mostrará una ventana en la que tendrás que buscar la ubicación del archivo de película, una vez lo encuentres pulsa Aceptar.

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Animar textos y objetos Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continuación ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de los que se muestran.

En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos, que nos permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si escogemos una animación de desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué dirección se desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué color utilizar, etc. Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva un pequeño número junto al objeto.

Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva. Además, percibiremos que el fondo del número se muestra amarillo para aquel objeto que esté seleccionado. Así, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algún efecto, sabremos siempre sobre qué objeto estamos trabajando. Desde el grupo de intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si se iniciará a la vez que la anterior o después de ella. Incluso podremos establecer la duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa desde la cinta. Quitar una animación. Para quitar una animación, seleccionamos el número que la representa en la diapositiva y pulsamos la tecla SUPR. Tipos de animaciones. Si observas la vista previa de las animaciones verás que se representan con una estrella que dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores distintos: Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o iniciar el objeto. Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto, hacerlo destacar sobre el resto. Rojo para las animaciones de salida. Éstas dan un efecto al objeto para dar la impresión de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él. Por último encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por una estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. El punto verde muestra dónde empieza el movimiento, y el rojo dónde termina.

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Encontrarás gran variedad de animaciones al desplegar el botón Más

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, sin embargo aún se pueden mostrar

más haciendo clic en sus correspondientes opciones en el menú.

Animación avanzada. Sin embargo sólo es posible aplicar una animación a cada objeto desde este grupo. Si deseamos incorporar más animaciones, por ejemplo una de entrada y una de salida, deberemos hacerlo desde la opción Agregar animación del grupo Animación avanzada.

En este grupo también podemos Copiar animación para reproducir exactamente la misma sobre otro objeto, o utilizar el menú Desencadenar, que permite escoger qué acción inicia la animación. Gracias a este menú, podríamos, por ejemplo, mostrar un objeto sólo si se hace clic previamente en otro. Panel de animación El Panel de animación se activa desde el grupo Animación avanzada y muestra un listado de todas las animaciones de la diapositiva. Así, vemos más claramente el orden y los efectos aplicados, así como la forma en que se inician.

Gráficamente apreciamos: El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...). El tipo de animación, mostrando su icono representativo en forma de estrella. El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título, subtítulo, contenido...) Su duración y forma de inicio, que se aprecia con los rectángulos finales. Si se inician a la vez, o si se inicia uno a continuación del otro se apreciará en la forma en que se dibujan.

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Al seleccionar una animación en el panel observaremos que dispone de un menú desplegable con una serie de

opciones, que nos permiten: Modificar la forma en que se inicia. Eliminar la animación con el botón Quitar. Modificar las opciones del efecto aplicado. O cambiar sus intervalos. Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea es escoger la forma de trabajo que más cómoda te resulte. Orden de las animaciones El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado. Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el orden en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre será lo que deseemos. Podemos cambiar el orden seleccionando su pequeño número representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover después. Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de animación. Así, viendo el listado de todas las animaciones, podemos utilizar los botones

para modificar su orden de aparición.

Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para cada momento, y este viene determinado por la forma en que se inician las animaciones. Es decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.

Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno con una animación que establece cuándo aparecerán en la diapositiva. Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo tanto se definirán como 1, 2 y 3 tanto en el panel como en la diapositiva.

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En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen) se inicie Con la anterior, dejará de tener el orden 3 y pasará a mostrarse en la diapositiva con el mismo número que la que haya justo antes que ella. Ambas animaciones se ejecutarán juntas en segundo lugar. Transición de diapositiva La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos. Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Al igual que en las animaciones, en función de la transición escogida podremos modificar las Opciones de efectos desde el correspondiente botón. También podemos configurar la forma en que se ejecutará la transición

desde el grupo Intervalos. Definiremos si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre los que se muestran en la lista. La duración del efecto. Y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al hacer clic con el mouse o Después de un tiempo determinado. El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas las diapositivas de la presentación, independientemente del efecto de transición que se les asigne.

Si establecemos que una se ejecute Después de la anterior la numeración será igual que en el caso anterior. La diferencia será que en el panel se mostrará el objeto que representa su ejecución (en este caso un triángulo) justo después de que finalice el anterior.

Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde las haya.

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Personalizar presentaciones con Power Point Si trabajas con frecuencia con Power Point y estás acostumbrado a crear dispositivas con una letra con una fuente y tamaño predeterminada te va a venir de perlas este pequeño truco. Power Point tiene al igual que otros programas una letra con una fuente predeterminada que siempre sale por defecto al crear un nuevo elemento como por ejemplo una caja de texto. Tu puedes cambiar esta opción y poner tanto la fuente como el tamaño, como el color de letra que desees para que cada vez que insertes un nuevo objeto en una diapositiva el tamaño y el tipo de letra sea el que hayas escogido. Es muy fácil tan sólo tienes que ir al menú Formato --> Fuente y elegir el tipo de letra que quieres con sus características de tamaño, estilo y color, pulsar en la casilla de Predeterminado para objetos nuevos y por último pulsar sobre el botón Aceptar.

Hipervínculos Un hiperenlace (también llamado enlace, vínculo, o hipervínculo) es un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto específico del mismo o de otro documento. Combinado con una red de datos y un protocolo de acceso, un hiperenlace permite acceder al recurso referenciado en diferentes formas, como visitarlo con un agente de navegación, mostrarlo como parte del documento referenciado o guardarlo localmente.

En Microsoft Office PowerPoint, un hipervínculo es una conexión entre dos diapositivas de la misma presentación (como un hipervínculo a una presentación personalizada (presentación personalizada: presentación dentro de una presentación, en la cual agrupa diapositivas de una presentación existente para que pueda mostrar esa sección de la presentación a una audiencia determinada.)) o a una diapositiva de otra presentación, dirección de correo electrónico, página Web o archivo. Puede crear un hipervínculo a partir de texto o de un objeto, como imagen, gráfico, forma o WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.). Crear un hipervínculo a una diapositiva de la misma presentación 1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo. 2.

En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo.

En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.

Siga uno de estos procedimientos: Vincular a una presentación personalizada de la presentación actual: 1.

En Seleccione un lugar de este documento, haga clic en la presentación personalizada que desee utilizar como destino del hipervínculo.

Active la casilla de verificación Volver al terminar la presentación.

Vincular a una diapositiva de la presentación actual: En Seleccione un lugar de este documento, haga clic en la diapositiva que va a utilizar como destino del hipervínculo. Crear un hipervínculo a una diapositiva de otra presentación 1. En la vista Normal, seleccione el texto o el objeto que va a utilizar como hipervínculo.

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En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervínculo.

En Vincular a, seleccione Archivo o página Web existente.

Busque la presentación que contiene la diapositiva con la que desea establecer un vínculo.

Haga clic en Marcador y, a continuación, haga clic en el título de la diapositiva con la que desee establecer el vínculo.

SISTEMA DE BASES DE DATOS Introducción Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

A veces se utiliza DB, de database en inglés, para referirse a las bases de datos. Arrancar y cerrar Access Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010. - Desde el botón Inicio

situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa. - Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botón cerrar - Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. - Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir

La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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Crear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo. Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al

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contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

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Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos

los

objetos

que

sean

creados

dentro

base

datos.

De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar

Crear una tabla de datos Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones. Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

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Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.

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Crear tablas de datos Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones anteriores: Calculado. La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

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Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el borón anterior

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Propiedades de los campos Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un campo seleccionado.

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Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo. Esta última ya ha sido explicada en un avanzado del tema de creación de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos en la primera. Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. Tamaño del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Para los campos Numérico, las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumeración son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

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Las relaciones En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

Crear la primera relación Para crear relaciones en Access 2010 deberemos: - Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botón de Archivo > Información.

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en: - La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño. - La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar.

1. 2. 3. 4.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

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Para crear la relación:

1. 2. 3.

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código paciente de la tabla Pacientes). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos). Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (código paciente y codigo paciente). Ojo! La información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el nombre del campo sea el mismo. Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clínica más de una vez). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

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Modificar relaciones Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá,

o bien, hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Eliminar relaciones Si lo que queremos es borrar la relación podemos: hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual,

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o bien, hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR. La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Los formularios Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño. Formularios

Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación. Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

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Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.

Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido. El asistente para formularios Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios. El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para formulario. Esta es la primera ventana:

En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que queremos incluir en él.

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Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario sobre ella. A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y pulsando el botón

o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón

y el campo se quita de la lista de campos

seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón campos a la vez haciendo clic sobre el botón

o deseleccionar todos los

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

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En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario. En anteriores versiones disponíamos de un paso previo que nos permitía incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseño disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto estético en la propia creación del formulario. Será más adelante cuando lo manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles. Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:

o bien, Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

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Cómo crear un menú en Microsoft Access

Access puede ser de difícil manejo, debido a que debes saber qué información necesitas y cómo buscarla. Esta tarea puede ser intimidatoria, incluso para los usuarios más avanzados. Al crear menús, puedes permitir que Access actúe como un sistema de apuntar y hacer clic. Los menús te permiten mantener oculta toda la magia técnica preprogramada, haciendo que sea más fácil usar la base de datos. Instrucciones 1 Abre tu base de datos haciendo clic en "Archivo" y seleccionando "Abrir". Elige la base de datos a la que quieres añadir el menú. Haz clic en "Formularios" y haz doble clic en "Crear un formulario en vista de diseño" para abrir un nuevo formulario en la ventana de la base de datos. Haz clic con el botón derecho en la caja de la esquina superior izquierda en el formulario y selecciona "Propiedades". Esto abrirá el menú "Opciones del formulario". Selecciona la pestaña "Todo" y configura las "Opciones del formulario". Haz clic en la caja blanca y después en la flecha hacia abajo para cambiar la configuración. Hay configuración de menú para "Título", "Vista predeterminada", "Barras de desplazamiento", "Selectores de registro", "Botones de navegación", "Línea de división", "Estilo del borde" e "Imagen". Añade los botones al menú seleccionando el botón "Comando" en el menú "Caja de herramientas". El menú "Caja de herramientas" será una paleta flotante o estará colocado en la barra de la parte superior de la pantalla. Si el menú "Caja de herramientas" no está activo, haz clic en "Ver" en la parte superior de la página y selecciona "Caja de herramientas". Haz clic en la tabla y dibuja un rectángulo manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrando el cursor. Se abrirá automáticamente el "Asistente de botón de comando" cuando sueltes el botón del ratón. Selecciona lo que quieres que haga el botón haciendo clic en la acción. Selecciona categorías distintas para ver las distintas acciones. Haz clic en "Siguiente" cuando hayas hecho tu selección. Introduce el texto o selecciona la imagen que quieres que aparezca en el botón "Menú" y después haz clic en "Siguiente". Pon un nombre único al botón. Este nombre sólo es para referencia y no será visible en el menú. Haz clic en "Finalizar" para salir del asistente y crear el botón. Añade texto a tu menú seleccionando "Etiqueta" en la "Caja de herramientas". Arrastra una caja de texto a la tabla y escribe el texto.

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Ordena los botones y el texto en los menús haciendo clic y arrastrándolos a donde desees ponerlos. Mira el menú terminado haciendo clic en "Ver" y seleccionando "Vista de formulario". Si necesitas hacer cambios, ve a "Ver" y selecciona "Vista de diseño". Guarda tu menú haciendo clic en "Archivo", "Guardar" y escribiendo un nombre. Haz clic en "Aceptar".

Consultas Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante. Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

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La Vista Diseño

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación: Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren sólo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera

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columna libre de la cuadrícula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada. También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos'). Definir campos calculados

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también podemos incluir campos calculados en las consultas. ¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta dependerá de cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta. Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será: Nombre del campo: expresión Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente expresión: Precio con IVA: Precio * 1,18 Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,18

Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. Veamos el siguiente ejemplo:

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La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habíamos decidido no mostrar la información Marca porque sería reinterativa, pero en tal caso no tendríamos ninguna información sobre qué modelos estamos visualizando. Una posible solución sería cambiar el nombre de campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford: Modelo Así, los encabezados de la tabla se mostrarán así:

Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrándola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha

hacer clic, la

columna aparecerá resaltada (está seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha

. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la

columna hasta la posición deseada. Para mover una columna cortándola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono

en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecerá la columna.

A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción Insertar Columnas de la pestaña Diseño. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+V). Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla MAYÚS pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos. Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón

de la barra de Acceso Rápido,

o bien, seleccionando la opción Guardar dla pestaña Archivo .

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Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón

Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de navegación. Desde el Panel de navegación, haciendo doble clic sobre su nombre. Desde la vista diseño de la consulta, haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). Modificar el diseño de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta: Situarse en el Panel de Navegación y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el menú contextual seleccionar

Los informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una vez creado.

Informe Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño

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para ajustar el informe a nuestras necesidades. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado. El asistente para informes En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón

Esta es la primera ventana que veremos:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón

y el campo se quita de la lista de campos

seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón campos a la vez haciendo clic sobre el botón

o deseleccionar todos los

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En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución. En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción. A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresión o bien, Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

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Opciones complementarias Panel de control

Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudará a mejorar la forma en la que el usuario interactuará con nuestra base de datos es el Panel de control. Crear un Panel de control nos ayudará a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos. En esta imagen podemos ver una página del Panel de control justo después de haberlo creado con el Administrador:

Para crearlo, debemos pulsar el botón Administrador del panel de control de la pestaña Herramientas de base de datos. Si no lo encuentras deberás personalizar la cinta para que se muestre. .

Si aún no creaste un Panel de control, Access te preguntará si quieres crear uno. Pulsa Sí para continuar. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

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Desde aquí configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control. Como puedes ver en la imagen, el panel de control estará organizado en una o varias páginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias páginas mejorará el manejo del mismo, estaremos creando menús con submenús. Para crear nuevas páginas sólo tienes que hacer clic en el botón Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a la nueva página. La página del panel de control que marques como predeterminada será la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de control. Si quieres que otra página creada por tí sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) selecciónala en el listado y pulsa el botón Predeterminado. Puedes eliminar páginas que no estén definidas como Predeterminado seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar. Pero veamos cómo configurar una página del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos. Para ello sólo tendrás que seleccionar del listado la página que quieras configurar y pulsar el botón Modificar.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

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Desde aquí podrás modificar el Nombre de esta página de control. Esto es bastante recomendado pues es el título que mostrará la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una página que será un submenú. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qué lugar se encuentra para que no se sienta desorientado. Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.

Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vacío. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utilizando el botón Nueva.... Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Rellenar los datos para la creación de un elemento es basante sencillo. Deberemos darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qué acción ejecuta el elemento. Luego en Comando seleccionaremos la acción que queremos que se lance al pulsar el botón del elemento que aparecerá en el Panel de control. Las opciones son muy sencillas: Ir al panel te permitirá abrir una página de Panel de control para que cuando se pulse el botón de este elemento se muestre dicha página. Como hemos dicho antes, utiliza esta opción para organizar mejor los elementos del Panel de control.

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Si seleccionas la opción Abrir el formulario en modo Agregar podrás elegir un formulario en el desplegable que se mostrará más abajo. Esta opción abrirá el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se verán los registros existentes, sólo se abrirá el formulario para que puedas insertar nuevos registros. Abrir el formulario en modo Edición te permitirá abrir el formulario que escojas de forma que se muestren todos los registros existentes y así poder modificarlos. Esta opción también te permitirá agregar nuevos registros. La opción Abrir el informe te permitirá abrir un Informe en Vista Preliminar. Combina esta acción añadiéndole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda imprimirlo. Te será muy útil. Seleccionando Diseñar la aplicación harás que al pulsar el botón de este elemento se lance el cuadro de diálogo de Administrador de panel de control (con el que estamos trabajando en estos momentos). Esta opción no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el Panel de control libremente. La opción Cerrar la aplicación sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control. También puedes Ejecutar Macro que especifiques seleccionando dicha opción en el desplegable. Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control.

Cuando acabes de configurar todas las páginas del Panel de control cierra el cuadro de diálogo. Verás que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos. Si vas al listado de Tablas encontrarás una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la configuración de las páginas y los elementos que forman parte del Panel de control. No deberás modificar esta tabla bajo ningún concepto si no quieres que el Panel de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algún cambio acude de nuevo al Adminisitrador del panel de control de la cinta. En el listado de Formularios verás que se ha añadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado. Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseño seleccionando el formulario y haciendo clic en el botón Diseño

Nota: Cuando crees un Panel de control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicación seleccionándolo en el desplegable Mostrar formulario de Archivo > Opciones > Base de datos actual.

Seguridad de la Base de Datos Cifrar con contraseña Ya hemos visto las opciones más útiles para configurar la base de datos de modo que un usuario pueda trabajar con ella fácilmente y con ciertas restricciones. Nos queda ver cómo cifrarla para evitar que tengan acceso a ella

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las personas no autorizadas. De este modo, se solicitará la contraseña al tratar de abrir el archivo access. Para ello debemos seguir dos simples pasos: abrir la base en modo exclusivo y aplicar la contraseña. 1. Abrir la base en modo exclusivo: - Cierra la base si la tienes abierta, pero no cierres Access, desde Archivo > Cerrar base de datos.

- Utiliza la opción Archivo > Abrir para abrir la base de nuevo. Selecciona la base normalmente, pero en el cuadro de diálogo no pulses el botón Abrir para confirmar, sino que deberás pulsar la pequeña flecha que hay en él. En el menú del botón Abrir, selecciona Abrir en modo exclusivo.

2. Ahora ya estamos en disposición de establecer una contraseña. Lo haremos desde Archivo > Información > Cifrar con contraseña. Verás que se muestra un cuadro de diálogo como el de la imagen. En él deberás introducir la contraseña y a continuación introducirla de nuevo para confirmarla.

Si en algún momento decides quitarle la contraseña, deberás seguir los mismos pasos: primero abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Información. Te pedirá la contraseña para confirmar la acción. Luego, cierra la base y ábrela de nuevo para que no se encuentre en modo exlusivo.

Importar datos Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente. Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar la opción adecuada en el grupo Importar y vincular.

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Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Exportar Datos Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos.

Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto que desees, por ejemplo vamos a exportar a Access. Se abrirá el cuadro Exportar: Base de datos Access y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto. Se mostrará un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte.

SISTEMA DE GESTIÓN DIAGRAMACIÒN Introducción Existen muchos tipos de diagramas de Visio, pero puede usar los mismos tres pasos básicos para crear casi todos ellos: 1. 2. 3.

Elegir y abrir una plantilla. Arrastrar y conectar formas. Agregar texto a las formas.

Crear un diagrama de flujo básico Paso 1: elegir y abrir una plantilla 1. 2. 3.

Inicie Visio. En Categorías de plantillas, haga clic en Diagrama de flujo. En la ventana Diagrama de flujo, haga doble clic en Diagrama de flujo básico.

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Las plantillas incluyen formas relacionadas en colecciones llamadas galerías de símbolos. Por ejemplo, una de las galerías de símbolos que se abre con la plantilla Diagrama de flujo básico es Formas para diagramas de flujo básicos.

Paso 2: arrastrar y conectar formas Para crear un diagrama, arrastre formas desde la galería de símbolos a una página en blanco y conéctelas con otra. Existen diversas maneras de conectar formas, pero por el momento use Autoconexión. Arrastre la forma de inicio o finalización de la galería de símbolos Formas para diagramas de flujo básicos a la página de dibujo y suelte el botón del mouse.

Mantenga el puntero sobre la forma para que se muestren las flechas azules.

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Mueva el puntero sobre la flecha azul que apunta hacia donde quiera colocar la segunda forma.

Aparece una minibarra de herramientas que contiene formas de la parte superior de la galería de símbolos.

Haga clic en la forma de proceso cuadrada.

La forma de proceso se agrega al diagrama automáticamente conectada a la forma de inicio o finalización. Si la forma que quiere agregar no está en la minibarra de herramientas, puede arrastrar aquélla que desee desde la ventana Formas y soltarla sobre una flecha azul. La nueva forma se conecta a la primera forma como si hubiera hecho clic en la minibarra de herramientas. Formato y Conexión de formas Paso 3: agregar texto a las formas Haga clic en la forma y comience a escribir.

Cuando termine de escribir, haga clic en un área en blanco de la página de dibujo o presione Esc.

¿Qué son las formas, galerías de símbolos y plantillas de Visio? Formas Las formas de Visio son imágenes previamente diseñadas que se arrastran hasta la página de dibujo: son los bloques de creación del diagrama. Cuando se arrastra una forma desde una galería de símbolos hasta la página de dibujo, la forma original, que se denomina forma patrón, permanece en la galería de símbolos. La forma que se coloca en el dibujo es una copia, también denominada instancia, de dicha forma patrón. Se pueden arrastrar hasta el dibujo tantas instancias de la misma forma como se desee. Girar y ajustar el tamaño de formas Las acciones más comunes que se realizan con las formas tienen que ver con características incorporadas en las propias formas. Las indicaciones visuales ayudan a encontrar y usar rápidamente esas características.

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Controladores de giro El controlador redondo ubicado encima de una forma se llama controlador de giro. Arrastre un controlador de giro hacia la derecha o izquierda para girar la forma. Flechas de conexión azules para Autoconexión Las flechas de conexión de color azul claro ayudan a conectar con facilidad unas formas con otras, tal y como hemos visto en la sección anterior. Controladores de selección para cambiar el tamaño de las formas Puede usar los controladores de selección cuadrados para cambiar el alto y el ancho de una forma. Haga clic en un controlador de selección situado en una esquina de la forma y arrástrelo para ampliar la forma sin cambiar sus proporciones. También puede hacer clic en un controlador de selección lateral de la forma y arrastrarlo para aumentar el alto o el ancho ésta. Características especiales de las formas de Visio Las formas de Visio son mucho más que meras imágenes o símbolos. Las formas pueden contener datos Puede agregar datos a cada forma escribiéndolos en la ventana Datos de formas; para ello, en la ficha Ver, en el grupo Mostrar, haga clic en Paneles de tareas y, a continuación, en Datos de formas. También puede importar datos de un origen de datos externo. Los datos no se muestran en el dibujo de forma predeterminada. Puede ver los datos relativos a una forma individual abriendo la ventana Datos de formas y seleccionando la forma en cuestión. Si quiere mostrar los datos relativos a muchas formas a la vez, puede usar una característica llamada gráficos de datos. En la siguiente ilustración se muestran los datos relativos a dos árboles al mismo tiempo.

Formas con un comportamiento especial Muchas formas de Visio tienen un comportamiento especial que podrá conocer si ajusta, hace clic con el botón secundario o mueve el controlador amarillo ubicado sobre la forma. Por ejemplo, puede ajustar la forma Personas para que se muestren más personas, o bien ajustar la forma Flor que crece para indicar el crecimiento.

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Sugerencia Una excelente manera de comprobar lo que una forma puede hacer es hacer clic en ella con el botón secundario y ver si hay comandos especiales en su menú contextual.

Galerías de símbolos Las galerías de símbolos de Visio contienen colecciones de formas. Las formas en cada una de las galerías de símbolos tienen algo en común. Las formas pueden ser una colección de formas necesaria para crear un tipo de diagrama concreto, o bien distintas versiones de la misma forma. Por ejemplo, la galería de símbolos Formas para diagramas de flujo básicos contiene solamente formas de diagrama de flujo comunes. Las formas de diagrama de flujo más especializadas se guardan en otras galerías de símbolos, como las galerías BPMN y CCT. Las galerías de símbolos aparecen en la ventana Formas. Para ver las formas de una galería de símbolos en particular, haga clic en la barra de título correspondiente. Abrir cualquier galería de símbolos de Visio Cada plantilla se abre con las galerías de símbolos necesarias para crear un tipo de dibujo determinado. Sin embargo, puede abrir otras galerías de símbolos en cualquier momento. En la ventana Formas, haga clic en Más formas, elija la categoría que desea y, a continuación, haga clic en el nombre de la galería de símbolos que desea usar. Plantillas Cuando quiera crear un diagrama, comience con una plantilla para dicho tipo de diagrama (o el más parecido, si no existe uno exactamente igual). Las plantillas de Visio ayudan a comenzar con la configuración correcta: Galerías de símbolos con las formas necesarias para crear un tipo de dibujo concreto Por ejemplo, la plantilla Plano de vivienda se abre con galerías de símbolos llenas de formas como paredes, muebles, electrodomésticos, armarios, etc. Tamaño de cuadrícula y medidas de regla apropiados Algunos dibujos requieren una escala especial. Por ejemplo, la plantilla Plano de emplazamiento se abre con una escala en la que 1 pulgada representa 10 pies. Fichas especiales Algunas plantillas presentan características únicas que se encuentran en fichas especiales de la Cinta. Por ejemplo, cuando se abre la plantilla Escala de tiempo, aparece la ficha Escala de tiempo en la Cinta. La ficha Escala de tiempo se puede usar para configurar la escala de tiempo e importar y exportar datos entre Visio y

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Asistentes que ayudan con los tipos de dibujo especiales En algunos casos, cuando se abre una plantilla de Visio, aparece un asistente que le sirve para comenzar. Por ejemplo, la plantilla Plano de espacio se abre con un asistente que ayuda a configurar la información referente a las salas y al espacio. Ver ejemplos de plantillas

Para saber qué plantillas hay disponibles: Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Nuevo. Haga clic en las diversas categorías de plantillas y, a continuación, en las miniaturas de plantilla para ver una breve descripción de ellas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Introducción a la Gestión de Proyectos Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto.

Por defecto, Project empieza la programación del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin. Para ello, antes de comenzar: 1. Ir al menú Proyecto → Información del proyecto…

2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.

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Interacción con Tareas

Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos será de utilidad el panel así que lo cerraremos.

Ingresar tareas En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración. La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar, la barra marcará una duración de cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cuál veremos más adelante.

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Duración estimada y duración real. Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo. Duración transcurrida Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt

Hitos Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito.

Tareas repetitivas A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado.

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Ingresar una tarea repetitiva. 1.Ir al menú Insertar → Tarea repetitiva. 2.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde especificaremos nombre e intervalos de repetición.

En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hs., la misma se repite cada dos días laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cuál quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imágenes).

Vincular tareas Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante

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en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos: Fin – Comienzo Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo – Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo – Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin – Fin Ambas tareas finalizan juntas.

Nótese que en todas las imágenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora. Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar.

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Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca, necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro. Como establecer el tiempo de posposición o adelanto. 1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 2.En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración.

Dividir tareas Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Como dividir una tarea. 1.En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea.

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2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedará de esta forma.

Tareas críticas Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas.

Gestión de los recursos del proyecto Tipos de recursos Project 2007 divide los recursos en tres categorías: Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de maquinas. Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc. Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc. Hoja de recursos La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto. La podemos activar desde el menú Ver → Hoja de recursos o desde la barra de vistas.

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Ingresar recursos.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso. 2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso. 3. Etiqueta de material: Aquí especificamos la unidad de medida del recurso. Sólo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea. 4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por defecto Project pone la primer letra del nombre pero podemos cambiarlas. 5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albañiles, torneros. 6. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a 50% la capacidad máxima de dicho recurso. Modificar datos de recursos

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Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso. Podemos acceder a ella desde: •Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto → Información del recurso. •Haciendo doble clic sobre el recurso. •Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro de diálogo. Eliminar un recurso. Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso. El resto se reacomoda.

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Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados. Nos debemos situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón derecho y luego Nuevo recurso ó ir al menú Insertar → Nuevo recurso. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos del mismo. En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas. Asignar recursos a una tarea Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a las tareas. Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos: 1. Pararnos sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea.

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Observen que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta cambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea. También puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos están sobreasignados. Estos temas los veremos más adelante. Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos. En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos:

El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea.Los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

El cuadro de diálogo Asignar recurso Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos.

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En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la finalización de la tarea asignada. Costos En este capitulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor económico. Tipos de costo Tenemos tres tipos de costos: Determinado por Tasa: Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora. Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso. Costo Fijo: Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene. Ingresar costos Ingresar un costo fijo: 1.Cambiar a la tabla Costos mediante el menú Ver → Tabla:---- → Costo.

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2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.

3. Observar la columna Acumulación de costos fijos que veremos más adelante en este capítulo. Ingresar un costo de tasa estándar y hora extra. En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora. 2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estándar que el valor que ingresemos es por hora. 3. Para los recursos de tipo material sólo ingresaremos el valor en el campo Tasa estándar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.

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Calendario de recursos. De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sería si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc). Como establecer un calendario para un recurso en particular: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral.

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3. Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y también que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondería el calendario Turno de noche.

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Utilización de calendarios y programación de recursos

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Visualización de Informes básicos

Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del proyecto. Para acceder a ellos debemos ir al menú Informe → Informes…

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

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1.6

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EVALUACIÒN DEL APRENDIZAJE DEL PRIMER HEMISEMESTRE

BLOQUE I

Elaborar un mapa mental sobre lo analizado en el Capítulo XI: Prospectiva de las tecnologías de la información y la comunicación. Intuimos hacia dónde vamos; que se encuentra en el libro digital en la biblioteca virtual de la Universidad Central del Ecuador. La referencia bibliográfica es la siguiente:

Libro: La comunicación es vida: reflexiones eclécticas sobre tics y contenidos audiovisuales Autor: Niqui, Cinto Editorial: Editorial UOC Números de Búsqueda: eISBN:9788490291115 pISBN: 9788497883054 Base datos científica: e-libro Enlace URL: http://site.ebrary.com/lib/bgeneralucesp/docDetail.action?docID=10584404&p00=LAS+TICS

BLOQUE II

Una vez que haya revisado las unidades anteriores, se debe realizar los ejercicios que corresponden al PRIMER TRABAJO y que encontrará en la Plataforma dela Modalidad a Distancia en este sitio tiene descargar todas las actividades que debe desarrollar, recuerde que debe desarrollar tanto los ejercicios del Bloque I como del Bloque II

IMPORTANTE: El primer trabajo a entregar corresponde a la lectura complementaria, Power Point y Access. Debe entregar a su tutor grabado en un disco compacto (CD) y dentro de un sobre manila debidamente etiquetado. No se deben imprimir los ejercicios.

EVALUACIÓN DE LA PRIMERA PARTE ACTIVIDAD

PUNTAJE

Lectura complementaria

1.0

Power Point

2.0

Access

3.0 Total de Puntos:

6.0

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1.7

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EVALUACIÒN DEL APRENDIZAJE DEL SEGUNDO HEMISEMESTRE

Elaborar un mapa mental sobre lo analizado en el Capítulo XII: Los dólares y los euros nacidos de los bits, que se encuentra en el libro digital en la biblioteca virtual de la Universidad Central del Ecuador. La referencia bibliográfica es la siguiente:

BLOQUE II Para la resolución de la segunda evaluación, debe ingresar a la plataforma de la Modalidad a Distancia , en este sitio, usted tendrá que descargar todas las actividades a ser desarrolladas en este segundo trabajo; allí podrá incluso obtener apoyo didáctico para realizar el mismo. IMPORTANTE: El segundo trabajo a entregar corresponde a la lectura complementaria, Visio y Project. Debe entregar a su tutor grabado en un disco compacto (CD) y dentro de un sobre manila debidamente etiquetado. Si no se lo solicita, no es necesario imprimir los ejercicios.

EVALUACIÓN DE LA SEGUNDA PARTE ACTIVIDAD

PUNTAJE

Lectura complementaria

1.0

Visio

2.0

Project

3.0 Total de Puntos

6.0

INDICACIONES PARA LA ENTREGA DE TRABAJOS Los trabajos deberán ser entregados en las fechas que establece el cronograma de actividades de la Modalidad a Distancia en su planificación académica, hasta el día sábado a las 17h00 al respectivo tutor, en un dispositivo magnético (CD).

El CD con su trabajo, debe adjuntarlo en un sobre manila tamaño A5, debidamente identificado con todos sus datos personales.

INDICACIONES PARA RENDIR LOS EXÁMENES Los exámenes de Informática se receptan en los laboratorios de la Facultad y en fechas diferentes a las otras asignaturas.

Para consultar sobre la modalidad y horarios de exámenes correspondientes a Informática, es necesario solicitar información en la Modalidad a Distancia (Área Formativa) o visitar la página Web de la Facultad. NO SE RECEPTARÁN EXÁMENES ATRASADOS