https://gorankrmpotic.eu/1
Transformacija poslovanja (Business Transformation) Poslovna transformacija je strategija upravljanja promjenama koja se može definirati kao bilo koji pomak ili temeljna promjena u poslovnim operacijama. Primarni cilj poslovne transformacije je napraviti promjene u procesima, ljudima ili sustavima (tehnologiji) kako bi se neka organizacija bolje uskladila sa svojom poslovnom strategijom i vizijom. Postoje brojni razlozi zbog kojih bi nekoj organizaciji trebala transformaciju. Na primjer, uvođenje nove tehnologije, znatnije promjene na tr žištu, generiranje niskog profita i/ili prometa, kao i spajanje i preuzimanje. Poslovna transformacija može uključivati promjene u cijeloj organizaciji, kao što je to slučaj spajanja i preuzimanja ili može uključivati promjenu određene funkcije, kao što su npr. IT, Prodaja, HR ili Financije. Na primjer, želja za većom u činkovitoš ću mo že potaknuti provedbu novog financijskog sustava u organizaciji.
VRSTE POSLOVNIH TRANSFORMACIJA U jednom od svojih prikaza o transformaciji poslovanja Harvard Business Review opisuje tri vrste poslovnih transformacija: 1. O P E R A T I O N A L – promjene u načč inu na koji se dosada radilo, a koje za cilj imaju bolje, bržč e ili jeftinije poslovanje, na primjer digitalna transformacija. Američč ki proizvođačč automobila General Motors (GM) je dobar primjer tvrtke koja je uspješno prošla operativnu poslovnu transformaciju. GM je preokreno cijeli svoj
https://gorankrmpotic.eu/2
pristup IT-u na načč in da je u jednom kračć em roku zaposlio više od 10.000 IT stručč njaka kako bi u potpunosti izbjegao dotadašnji outsourcing IT-a. Rezultat je bio deset puta večć a produktivnost i 1000 posto više dostupnih podataka nego što su ih do tada imali. 2. C O R E T R A N S F O R M A T I O N – promjena koja uvodi potpuno drugačiji način rada. Suprotno prethodnom primjeru tvrtka Netflix je savršena ilustracija core transformacije. Netflix je svoj model poslovanja s najmom DVD usluge putem pošte transformirao na online streaming usluge. Danas je Netflix jedna od najuspješnijih tvrtki za zabavu s više od 100 miliona pretplatnika diljem svijeta, te su poslovanje proširili na izvorno stvaranje sadržč aja u obliku proizvodnje filmova i serija. 3. S T R A T E G I C – promjena koja organizaciji donosi novi fokus. Tvrtka Apple je primjer strateške transformacije kada se u trenutku suočč avanja s velikim problemima početkom 1990-ih pokrenula veliku promjenu smjera tvrtke pod vodstvom Steve Jobs te se usredotočila na stvaranje iznimno uspješno dizajniranih potrošačkih proizvoda s vrlo visokom cijenom.
CILJEVI TRANSFORMACIJA POSLOVANJA Poslovna transformacija razlikovat će se među organizacijama ovisno o ciljevima i strategijama poslovanja. Poslovna transformacija mo že biti usmjerena na jedno od sljedećeg:
Integracija nakon preuzimanja (Post merger integration), Smanjivanje troškova (Cost optimization), ERP implementacija, Centri za dijeljenje usluga, npr. IT, financije, HR, nabava (Shared Service Centers), Izvoz, outsourcing, insourcing, Optimizacija lanca opskrbe (Supply Chain Optimization), Globalna normizacija procesa (Global Standardization of Processes).
PROGRAMI TRANSFORMACIJE POSLOVANJA Postoji mnoštvo razloga zbog kojih bi organizacija mogla proći kroz poslovnu transformaciju. Danas je promjena postala jedina konstanta poslovanja. Visoko
https://gorankrmpotic.eu/3
konkurentni tržišni uvjeti i brzo razvijajuće tehnologije mijenjaju lice tradicionalnih poslovnih modela i mijenjaju očekivanja zaposlenika i potroša ča. Mogućnost prilagodbe promjenama ključna je za organizaciju koja žele osigurati konkurentsku prednost. Organizacije stoga žele postati agilnije kako bi mogle prilagođavati svoje uvjete poslovanja kao odgovor na stalnu promjenu.
Prioritetni faktori transformacije 1. Tehnologija promjena (Technology change) - kroz tehnološki napredak organizacije tražč e načč ine za iskorištavanje novih prilika za poboljšanje poslovanja, bilo da se radi o premještanju u sustav koji se temelji na oblaku ili automatizacije određenih procesa ili nešto trečć e. 2. Povečć anje efikasnost (Efficiency drive) – ukoliko se zadaci i ciljevi organizacije ne ispune tada se transformacija pokrečć e kako bi se pronašli učč inkovitiji načč ini rada. To možč e uključč ivati procjenu procesa i uklanjanje uskih grla ili neučč inkovitih procesa, promjenu postoječć ih organizacijskih struktura i/ili timova ili digitalnu transformaciju s integracijom novih tehnologija. 3. Smanjenje troškova (Cost reduction) - visoki troškovi ili potreba za uštedama troškova mogu potaknuti promjenu unutar organizacije kako bi se smanjili troškovi, bilo u određenim područč jima ili u cijelom poslovanju. 4. Nedostatak poslovnog rasta (Lack of business growth) - trenutne operacije možč da ne dopuštaju organizaciji vrijeme i resurse da se usredotočč e na inovacije i razvoj poslovanja. 5. Spajanje ili preuzimanje (Merger or acquisition) - kada se organizacije s različč itim pristupima i kulturama spajaju tada je potrebno spojiti imovinu i aktivnosti, na primjer, različč ite IT sustave, financijske funkcije, prostore, prodaju i marketing, različč ite dobavljačč e, itd. 6. Novo poslovni vodstvo (New business leadership) - novi upravljačč i tim možč da žč eli promijeniti trenutnu organizaciju kako bi uskladili preferirane načč ine rada ili zbog uvođenja provedbe nove strategije ili cilja. 7. Nisko zadovoljstvo kupaca (Low customer satisfaction) - ukoliko trenutni kupci nisu zadovoljni proizvodima/uslugama, te su stope zadržč avanja kupaca niske tada organizacija možč e nastojati identificirati načč ine kako prilagoditi svoje poslovanje kako bi bolje mogli zadovoljiti potrebe kupaca. 8. Povečć anje očč ekivanja kupaca (Rising customer expectations) – potreba za transformacijom poslovanja možč e biti potaknuta potrebom da se zadovolji
https://gorankrmpotic.eu/4
večć a očč ekivanja kupaca, na primjer za bolju brzinu ili prilagodbu žč eljama kupaca. 9. Političč ka klima (Political climate) – promjena u političč koj klimi, na primjer Brexit ili uvođenje neke nove politike ili uredbe koja utječč e na poslovanje možč e potaknuti potrebu za promjenom unutar organizacije.
KLJUČČ NI KORACI TRANSFORMACIJE Nijedna poslovna transformacija nikad nije ista. Me đutim, postoje klju čč ni koraci koji su ključni za svaki plan upravljanja promjenama. Okvir poslovnog transformacije trebao bi obuhvaćati sljedeće:
1. STRATEGIJA (Strategy) Organizacija koja želi provesti promjenu imat će viziju onoga što želi. Vizija bi trebala biti usklađena sa strateškim ciljevima i poslovnim slučajem. Izrada strategije po činje s definiranjem gdje organizacija želi biti (ciljni operativni model), gdje je danas, te način na koji i kako može premostiti jaz izme đu ta dva stanja. Kako bi se razumjelo sadašnje stanje poslovanja poželjno je mapirati poslovne procese, sustave i ljude koji podržavaju isporuku proizvoda/usluge kupcima. 2. USPOSTAVA VODSTVA (Establish Leadership)
https://gorankrmpotic.eu/5
Ključno je imenovati nositelje promjena kako bi se osigurao nadzor i podrška za program transformacije. Voditelj programa transformacije imenovan je kako bi preuzeo opću odgovornost za osiguravanje nesmetane provedbe transformacije u određenom vremenu i sukladno utvrđenom proračunu. Neophodno važno je imati mandat od višeg rukovodećeg tijela, a sponzor transformacije bi trebao biti glavni izvršni direktor, član uprave ili netko tko ima mogu ćnost riješiti sve predstoje će problem do kojih čć e sasvim sigurno dočć i. 3. PLANIRANJE I UTVRĐIVANJE (Planning and Scoping) Jasna strategija definirati će razvoj detaljnog plana transformacije koji će pomo ći u postizanju vizije. Planom provedbe utvrđuju se kada i koje promjene je potrebno napraviti. Planom se navode i svi podprojekti koji čine program transformacije. Svaki podprojekt također bi trebao imati jasne ciljeve, nositelje, klju čne etape, opseg, vremenske okvire i proračun. Planom je potrebno identificirati sve tokove i procese projekta, funkcionalna područja, resurse, kao i sustave koji će biti pogo đeni i/ili uključeni u transformaciju. Vođenje i određivanje prioriteta programa rada kako bi se demonstrirali rani uspjesi (quick wins) biti će važni za stvaranje točke preokreta (breakeven point). Jasno i precizno planiranje ljudskih i materijalnih resursa na strani transformacije je tako đer iznimno važč no za uspješno vođenje transformacije. 4. UPRAVLJANJA PROJEKTOM (Set up Project Management) Uspostavom ureda za upravljanje projektom (PMO) voditelj projekta mo že upravljati svim resursima koje sudjeluju u isporuci. Voditelji bi također trebali biti imenovani u svakom pojedinačnom radnom toku, na primjer u IT, HR i Financijama, za upravljanje transformacijom. Važno je da su svi uskla đeni s ciljevima transformacije, te da imaju kapacitet, podatke i prave vještine kako bi inspirirali timove i napravili promjene. 5. GRAĐENJE RESURSA (Build resources) Da bi se uspješno provele promjene potrebno je osigurati odgovaraju ću provedbenu sposobnost u svakoj fazi projekta transformacije. Najbolji pristup je stvaranje mješovitih i multifunkcionalnih timova unutarnjih i vanjskih specijalista za upravljanje svakim podprojektom transformacije. 6. IZVRŠENJE (Execution) Transformacija je proces koje može trajati mjesecima ili čak godinama. Anga žman resursa biti će ključan dio transformacije, kao i sposobnost prilagodbe kada se nai đe na predviđene i nepredviđene izazove tijekom provedbe. Ured za upravljanje
https://gorankrmpotic.eu/6
projektom (PMO) redovito preispituje i ponovno procjenjuje provedbeni plan kako bi se osigurala efikasnost postupka.
7. INTEGRACIJA (Integration) Transformacija poslovanja ne završava odmah nakon provedbe promjene. Ulaganje i integriranje novih načina rada ili novih sustava u poslovanje zahtijeva vrijeme i vrlo čč esto je iznimno složeno. Na primjer, ukoliko je uveden novi HR sustav tada će se on morati integrirati s drugim sustavima u poslovanju, kao što su to npr. obračun pla ća, analiza podataka, računovodstvo, kontroling, itd.
ZAKLJUČAK Transformacija poslovanja uključuje mnoge dijelove. Slo ženost poslovnih procesa znači kako će promjena u jednom području organizacije imati utjecaj na neka ili sva druga područja. Na primjer, promjena organizacijske strukture financijskog tima može utjecati na HR tim. Promjena tehnologije mo že utjecati na to kako se generiraju financijski podaci, kako se to povezuje s HR-om, te kako se kreiraju prate ći izvještaji. Zbog toga je potrebno posebnu pozornost usmjeriti na odgovaraju ću strukturu koja je temelj uspjeha. Ključno je imenovati sponzora, voditelja projekta i programski tim koji će biti odgovoreni za transformaciju. Kapaciteti resursa za isporuku transformacije je također jedan od temelja za uspjeh. Potrebno je posti ći jasnu usklađenost svih elemenata transformacije kao što je to npr. tehnologija, organizacija, ljudi, procesi, upravljanje performansama, te interakcija s kupcima, partnerima, dobavljačima i regulatornim tijelima. Upravljanje promjenama na radnom mjestu u smislu utjecaja koji transformacija ima na ljude trebalo bi biti ključno razmatranje kada se provodi bilo koja poslovna transformacija. U konačnici su ljudi ti koji čine promjene, a uspjeh transformacije će se uvijek u velikoj mjeri oslanjati na angažiranje zaposlenika koji trebaju primijeniti uvedene promjene. Na kraju najveći izazov je kako održavati dosljednost transformacije u dinami čnom tržišnom okruženju s čestim promjenama potreba kupaca, nepredvidljivim razvojem lanca opskrbe ili pojavom novih inovativnih tehnologija.
https://gorankrmpotic.eu/7
autor: Goran Krmpotić