Barquisimeto; Noviembre 2012 - Edición Única
Conoce sobre estrategias gerenciales: ¡OUTSOURCING!
CONTENIDO Inicios del Outsourcing Teoría sobre el Outsourcing ¿Cuáles son los tipos y estrategias del Outsourcing? Outsourcing? ¿Por qué utilizar Outsourcing? Outsourcing? El Outsourcing como elemento de la reingeniería Metodología
para
implementar
el
Outsourcing Innovación constante Outsourcing
o
Tercerización
Venezuela Proveedores de Outsourcing
Editores Lcda. Glenis Acosta Lcda. Elisay Terán
Lcdo. José Sosa Lcda. Lady Arias
Ing. Eumelis Acosta U.
en
INICIOS DEL OUTSORCING EI concepto de estrategia es una noción-muy antigua, que se desarrollo inicialmente en el campo de la practica y la teoría militares. Su origen puede rastrearse, al menos, hasta El arte de la guerra, un tratado escrito por el guerrero-filosofo chino Sun Tzu hace mas de dos mil anos. En esta obra, el mencionado autor esbozo su concepción de la estrategia militar como el elemento esencial de la victoria bélica. Paulatinamente, el concepto de estrategia seria aplicado en campos ajenos al militar, como el de la política, ámbito en el que El Príncipe (1513) del italiano Nicolás Maquiavelo es, sin duda, la obra emblemática. A pesar de esta expansión hacia otros campos, la idea de estrategia no fue explícitamente introducida en las organizaciones empresariales y las escuelas de negocios hasta la década de los ochenta, en la que se comienza a hablar de estrategia competitiva. Entre los académicos mas destacados en la introducción y difusión de dicho concepto se encuentran Michael Porter, Gary Hamel y C.K.Prahalad, quienes, a lo largo de los años, han desarrollado una serie de herramientas que tanto ejecutivos como alumnos de escuelas de negocios utilizan para determinar el atractivo de una industria, proyectar la evolución de la misma, identificar las Fuentes de ventajas competitivas y, en función de todo ello, evaluar opciones estratégicas y formular estrategias M competitivas. Pero ¿Que significa para una empresa u organización definir una estrategia? Definir una estrategia para una empresa u organización supone tomar decisiones criticas sobre una serie de facto res como, por ejemplo, los mecanismos que permitirán a la empresa diferenciarse c1aramente de las demás. Se trata, pues, de la concepción del modo en que la empresa se insertara en el mercado, de la definición de su cometido y, en función de este, de sus objetivos y sus requerimientos.
En otras palabras, se trata de establecer los lineamientos que permitirán a la empresa mantenerse a flote en un determinado mercado sobre las demás de su diferencia especifica, es decir, sobre la base de aquello que sus clientes reconocen como 10 propio de ella en relación con las demás. Es aquí donde radica la distinción fundamental entre estrategia y eficiencia operativa. Mientras que la primera implica la intención deliberada de distinguir a la propia empresa de las demás, la segunda consiste en la aplicación de herramientas de gestión ya probadas y aceptadas que no tienen por que diferenciarse de las utilizadas por otras empresas. Ahora bien, a pesar de esta esencial diferencia, la estrategia y la eficiencia operativa están íntimamente relacionadas. Así, si bien es imprescindible implementar una estrategia de posicionamiento especifica que permita a la empresa obtener rentabilidades a largo plazo, estas solo se podrán alcanzar por medio de una gestión diseñada en función de la eficiencia operativa. En otros términos, la eficiencia operativa constituye el pilar de cualquier estrategia de gestión. En la búsqueda de esa eficiencia operativa, diversas empresas e instituciones se han dedicado, durante las ultimas tres décadas, a desarrollar y comprobar la eficacia de nuevos conceptos y herramientas de gestión. Así, junto con la calidad total, el mejoramiento continuo, el just-in-time, la reingeniería y el benchmarking, el outsourc0g se ha perfilado como una de las principales herramientas orientadas al logro de la eficacia operativa necesaria para que la estrategia rinda sus frutos. De hecho, el proceso de outsourcing como herramienta de gestión es un instrumento poderoso para canalizar las actividades de una empresa hacia el logro de sus objetivos estratégicos. Un buen ejemplo de esta afirmación es el caso del Departamento de Servicios Infantiles, Juveniles y Familiares de Nueva Zelanda, que se sirvió del outsourcing para hacer mas eficiente la administración de su información y, en esta dirección, lograr dar cumplimiento a uno de sus objetivos estratégicos: ofrecer una mejor atención a la ciudadanía en términos tanto cuantitativos como cualitativos.
Ing. Eumelis Acosta
Teoría sobre el Outsourcing El termino Outsourcing, subcontratación o tercerización, se transcribe como el mejoramiento de los servicios dentro de un mercado económico que busca mejorar los aspectos de calidad y por ende la competencia por un avance placentero, esto a través de las cesiones de oficios entre organizaciones, cada una especializada en su rama y representante o participe de los sectores de producción. El vocablo en referencia comenzó a sentirse en la era moderna como estrategia de negocios, mientras en la era pos-industrial ante la competencia de mercados globales, al crecer la cantidad de empresas destinas al área de la tecnología pero que no eran lo suficientemente completas en su estructura física y estratégica para generar un proporcionado servicio a los clientes. Para este último período era tan difícil lo que significaba el reajuste y la competitividad, que hizo ver la necesidad de inquirir la asistencia de otras organizaciones externas y apoderar mediante un tratado parte de la gestión que debería ser estrictamente delimitada.
FINALIDAD DEL OUTSOURCING •Ante la presencia de necesidades reales el Outsourcing permite mejorar y ajustar los costos de producción o de gestión. •El interés por la esencia de la organización no se desvía, se fijan a lo que sabe hacer y conoce, al desprenderse de servicios, actividades o funciones delegadas a terceros. •Además de alentar la estructura organizacional, amplia el mejoramiento y rendimiento en la consecución de la calidad de servicios y productos subcontratados en el mercado. •Dar ventajas de orden económico y tecnológico.
SUGERENCIAS PARA INNOVAR CON OUTSOURCING: •Con Outsourcing se cuenta con colaboradores absolutamente preparado. En ningún momento se debe pensar que con esta herramienta se desentiende de algún problema y se entrega a otro. Culturalmente a empresa debe estar prepara. •Para obtener buenos resultados bajo la subcontratación debemos trabajar conscientemente ante un asunto bastante complejo y para ello se debe analizar de forma exhaustiva a los proveedores, a quienes se les confiará una labor de la que se espera resultados satisfactorios. •Poseer una misión bien definida y una estrategia que aproveche al máximo las ventajas y habilidades de la organización y así tener claro que subcontratar. •Identificar las labores primordiales para la empresa, las cuales deben de ser las que de alguna forma tienen ventaja ante sus más cercanos competidores, tomando en cuenta aspectos como el uso de tecnología, calidad y producción, bajos costos. •Hacer uso adecuado de los recursos humanos, tecnológicos y financieros. •Comunicar y hacer entender a los miembros de la organización los motivos y ventajas de la subcontratación. De igual forma, se debe medir si con el acuerdo a través de Outsourcing va a genera el justo y esperado valor para la empresa.
CONSIDERACIONES DEL OUTSOURCING El Outsourcing forma parte de las herramientas gerenciales de toma de decisiones, el cual encierra un proceso administrativo y metodológico de valoración, planificación y ejecución. Evolución que facilita la orientación especializada hacia aquellas áreas necesitadas de suministro internos y externos de la organización, para una operación estratégica en pro del aumento de la calidad y el valor de la producción. Es muy importante señalar que la práctica del Outsourcing promueve la característica de trasferir toda posesión de la empresa subcontratante a la organización subcontratada el enfoque del procedimiento de obtención de resultados, es decir no se inmiscuye en el desempeño laboral. Todo lo contrario a lo que sucede en una relación de negocios y contrataciones, ya que el contratante es dueño y controla los procesos de financiamiento y producción. Otros aspectos a tomar en cuenta para escoger una asistencia de Outsourcing podemos señalar: •Referencias Comerciales de las organizaciones o empresas con que se van a trabajar, para conocer a quienes le han prestado servicios y que experiencias han obtenido. •Confianza a través del periodo que tiene laborando en la materia, si han tenido algún cambio jurídico o domiciliario, por lo significativo de las relaciones laborales y la legalidad. • Fianzas que permitan honrar salarios, esto como medida de protección y garantía para aquellas personas pertenecientes a nominas a la hora de cualquier eventualidad. •Soportes de la cancelación de cuotas e impuestos correspondientes a sus trabajadores en caso de ruptura de relaciones laborales. •Sistemas de Control que avalen y constate a la empresa subcontratada como patrón de los empleados al servicio de esta. •Delimitación de responsabilidades para que en caso de contingencia no haya clientes perjudicados, para ello es relevante que la empresa a subcontratar tenga capital suficiente.
MAYOR BENEFICIO AL MENOR COSTO En este sentido, los gastos por el préstamo de servicios son menores al externalizarse la responsabilidad a través de la subcontratación de terceros, a los cuales se le facilitan información, conexión y confidencia de clientes, además de transferirles control administrativo y operacional, aunque sin estar intrínsecas en el núcleo de la empresa que subcontrata el suministrador externo. El impacto generado por el Outsourcing o la subcontratación no sólo ha sido significativo al disminuir los costos de producción, sino también benéfico para el impulso de la competitividad dentro del mercado, ya que la oferta ha logrado presentar mejoras en la calidad de productos, bien sea por negociación directa o a través de licitación. Otra manifestación favorable para la subcontratación empresarial, es la libertad que representan para las organizaciones concentrar sus gestiones y recursos para sostener una división específica donde tenga que capacitar a su personal. Tomando en consideración que existen a la mano empresas ya expertas en la tarea exigida, que en efectos económicos resulta más rentable y se hace de sus servicios como una forma más de optimizar la productividad propia.
Por Lcdo. José Sosa
¿Cuáles son los tipos y estrategias del Outsourcing? Outsourcing? El outsourcing contempla varios tipos o formas, dependiendo de las necesidades y/o servicios ofrecidos, así como dónde se llevan a cabo esos servicios. Entre ellos se encuentran: 1. Deslocalización: Se conoce también como Off-shoring. Se basa en la contratación de servicios a terceros que están ubicados en países que ofrecen costos menores a causa de la legislación laboral, y/o fiscal entre otros factores. (generalmente los llamados países del tercer mundo o de economías en vías de desarrollo). Entre los países lationamericanos que destacan en la prestación de este servicio se ubican a Colombia, Argentina, Brasil, Chile, Costa Rica, México, Panamá y Perú. 2. Nearshoring: es un término usado para el offshoring cuya locación no es lejana. Ejemplo, Estados Unidos y México, o Estados Unidos y Canadá. El nearshoring tiene la ventaja de obtener bajos costos, pero compartiendo aspectos culturales y usos horarios. 3. In-house: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la empresa que contrata el servicio. 4. Off-site: Es el outsourcing que se produce en las instalaciones de la propia empresa que presta el servicio (fuera de la empresa que lo contrata).
5. Co-sourcing: Modalidad de outsourcing en la cual el prestador del servicio de outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a su cliente, como por ejemplo compartir los riesgos. 6. Colaborativo: Se aplica a la utilización de la capacidad ociosa en las operaciones para producir artículos o prestar servicios a un tercero. El término enfatiza las oportunidades de colaborar con jugadores en los que tradicionalmente no se había pensado. 7. Outsourcing total: Implica toda la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. 8. Outsourcing parcial: Se transfieren a la empresa subcontratada solamente algunos de los servicios o personal.
ESTRATEGIAS PARA UN OUTSOURCING EFECTIVO Al momento de decidir recurrir a un servicio de Outsourcing, la organización debe definir específicamente una estrategia que guíe todo el proceso. Para esto, existen principalmente dos tipos de estrategias en la subcontratación: • La Periférica, que se aplica cuando la empresa adquiere actividades de poca relevancia estratégica de suplidores externos. Es decir, esta estrategia ocurre cuando se delegan responsabilidades que nos influyen directamente en el proceso central que tiene la organización, y generalmente son a corto plazo. Ejemplo de esto son las contrataciones de personal de limpieza, mantenimiento de áreas verdes, y mantenimiento de equipos.
Las empresas están reevaluando y cambiando las relaciones entre las partes de una subcontratación. En la actualidad las organizaciones buscan relaciones más formales y a largo plazo donde el equipo interno asume un rol de socio estratégico lo que permite un mejor entendimiento del desarrollo de la estrategia de la tercería. La ventaja de este tipo de relación es que permite a ambas partes familiarizarse con el personal y el estilo operativo de la otra empresa y ayuda a que el subcontratado pueda satisfacer las expectativas del contratante de manera más efectiva en términos de comunicación y frecuencia en los reportes. Todo esto resulta en una relación más llevadera y beneficiosa ya que a largo plazo se pueden lograr consideraciones en cuanto a precios como respuesta a un volumen de trabajo anual garantizado.
• La Central, se emplea cuando las empresas contratan actividades consideradas de gran importancia y larga duración para cumplir con los objetivos planteados en la organización y obtener el éxito. Esto sucede cuando se incluyen en la subcontratación procedimientos más complejos y directamente relacionados con el proceso interno de la empresa, tales como administración de personal en sus diferentes áreas y la consultoría para solución de problemas en áreas de oportunidad.
Otra aspecto fundamental es la medición del desempeño del outsourcing seleccionado en términos de tiempo, adherencia al presupuesto y al éxito del proyecto medido en base al logro de los objetivos planteados. Si los niveles de desempeño no pueden medirse numéricamente se pueden crear escalas de medición subjetivas (desde pobre hasta excelente), para con esto valorar las necesidades reales de la empresa y ayudar a la subcontratada a realizar su trabajo dirigido a los objetivos reales de la empresa contratante.
Dicha estrategia debe definirse claramente de manera que asegure que el proceso esté regido por las formas de trabajo de la empresa. Debe ser conocida por los empleados envueltos en este proceso y apoyada por la alta gerencia, lo cual permite a los empleados conocer las razones por las cuales se debe subcontratar y cuándo hacerlo.
Es recomendable compartir los resultados obtenidos con el outsourcing, especialmente si se desean tener relaciones de largo plazo. Se debe hacerle saber a la organización externa las áreas y los aspectos donde se requiere que mejore. De igual forma es conveniente que el outsourcing le mencione al cliente (empresa contratante) la manera en puede ayudar para que exista apoyo mutuo, y así, se alcancen los objetivos planteados de manera eficiente y efectiva para ambas partes.
Otro aspecto a definirse entre la compañía que contrata y la subcontratada es el tipo de relación entre ambas. Para ello, existen dos componentes: uno interpersonal que establece como interaccionan el equipo responsable dentro de la empresa con el equipo del outsourcing contratado y el componente corporativo que define las interacciones a nivel directivo entre ambas partes.
La estrategia que se constituye (cliente-proveedor) es una muy buena manera para alcanzar mayor desempeño y menores costos a través de una acción conjunta y mutuamente dependiente, de organizaciones o individuos dependientes. La sociedad por tanto implica compartir riesgos, recompensas, logros de metas comunes y una operación con dependencia mutua.
Por Lcda. Glenis Acosta
VENTAJAS DEL OUTSOURCING Hasta hace un tiempo esta práctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones tales como: Es más económico. Reducción y/o control del gasto de operación. Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razón de ser de la compañía. Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control. Disposición de personal altamente capacitado. Mayor eficiencia. Todo esto permite a la empresa enfocarse ampliamente en asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios de la reingeniería, compartir riesgos y destinar recursos para otros propósitos.
Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce. Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. Incremento en los puntos fuertes de la empresa. Ayuda a construir un valor compartido. Ayuda a redefinir la empresa. Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas. Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla. Permite disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas. Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves. Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.
DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor. El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el
Outsourcing en actividades de apoyo:
esperado. Sistemas financieros. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las
Sistemas contables.
actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la
Actividades de mercadotecnia.
empresa.
Área de Recursos Humanos.
Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. Reducción de beneficios
Sistemas administrativos. Producción. Sistema de transporte. Actividades del departamento de ventas y distribución.
Pérdida de control sobre la
Proceso de abastecimiento.
producción. Outsourcing en actividades secundarias:
Outsourcing de limpieza, vigilancia, papelería, manejo de eventos, administración de comedores, entre otros.
Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están: La Administración de la planeación estratégica. La tesorería. El control de proveedores. Administración de calidad. Servicio al cliente. Distribución y ventas.
Por Lcda. Elisay Terán
EL OUTSOURCING COMO HERRAMIENTA DE LA REINGENIERÍA Las organizaciones que realmente están preparadas para regresar al principio y pensar en la mejor forma de producir, comercializar y distribuir un producto o un servicio, se verán obligadas a preguntarse cuáles son las mejores formas de hacerlo, y al mismo tiempo si realmente necesitan tener todos los procesos dentro de sus . compañías. La reingeniería ofrece a las empresas la oportunidad de considerar el outsourcing como una de las herramientas que pueden utilizar en el nuevo proceso; aunque es más fácil escribir sobre reingeniería que llevarla a la práctica. Los principios son acertados y sólidos, pero aún son pocos los ejemplos de proyectos de reingeniería espectacularmente exitosos. Una de las razones de esta lenta asimilación es la resistencia interna en las organizaciones a este cambio potencialmente enorme. Significa desafiar poderosos intereses creados, que encontrarán razones para no realizar cambios, al menos por el momento o en sus propias áreas. Por la misma razón, el outsourcing puede ser una ruta más fácil que la reingeniería interna y puede abrir este callejón sin salida. De hecho, los proveedores de outsource o subcontratistas con frecuencia lograrán sus beneficios a través de la reingeniería de un proceso para hacerlo más eficiente, una vez que obtiene el contrato. Las compañías nuevas o los negocios nuevos adoptarán el outsourcing más fácilmente que las organizaciones tradicionales, ya que tienen la oportunidad de diseñar apropiadamente sus procesos de negocios, para que sean lo más eficientes, y no copiar simplemente a otros de la industria.
Ing. Eumelis Acosta
Metodología para implementar el Outsourcing Una metodología práctica para establecer proyecto de outsourcing incluye: 1.Combinar tecnología, recursos humanos y recursos financieros Analizar si la empresa está preparada cultural, técnica y gerencialmente para ser sometida a un proceso de outsourcing en un momento determinado. 2. Diseñar un programa de outsourcing partiendo de este análisis, establecer cronogramas, necesidades y todos los recursos que se requieren para llevar a cabo el proceso. 3. Prepararse para la implementación, y adquirir los recursos necesarios para que pueda ser manejado por control remoto (vía Internet, por ejemplo) .
Implementar el Outsourcing La metodología del outsourcing es esencialmente la incorporación de una buena práctica en la toma de decisiones gerenciales. La decisión para subcontratar necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como es caso de muchas decisiones más, sobre bases financieras o técnicas. La metodología incluye los pasos sencillos de evaluación, planeación y ejecución de un conjunto de decisiones. Esta no es una receta de cómo proceder con respecto al outsourcing, ni tampoco es magia negra revelada a uno o dos profesionales privilegiados. Lo que hará esta metodología es ayudarle a planear, ayudarle a fijar las expectativas, tanto dentro de su organización como en el exterior, e indicarle aquellas áreas donde usted necesita conocimiento especializado. Por lo tanto, se deberá ver esta metodología como un conjunto de herramientas, la cual debe ser personaliza para satisfacer las necesidades del proyecto de outsourcing que se está considerando. Este es un paso vital y generalmente da como resultado un plan general más adecuado, con un esfuerzo más dirigido por parte del equipo del proyecto.
PASOS A SEGUIR…. Fase 0 - Inicio del proyecto: • ¿Qué hace? Identifica el alcance de lo que se está considerando para el outsourcing. Establece los criterios, las marcas importantes iníciales y los factores "adelante / alto" para las decisiones iníciales. Asigna recursos iníciales para "poner la semilla" del proyecto. • ¿Cuánto tiempo? De dos a cuatro semanas. • ¿Quién participa? Esta fase es iniciada por el gerente ejecutivo o un miembro del consejo que esté patrocinando el estudio de factibilidad. ¿Qué se entrega? Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas. • ¿Qué se decide? Examinar (o no) los beneficios estratégicos.
Fase 1 - Evaluación: • ¿Qué hace? Examina la factibilidad del outsourcing; define el alcance y los límites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfará los criterios establecidos. • ¿Cuánto tiempo? De cuatro a seis semanas. • ¿Quién participa? Un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, por lo menos un gerente de una función (por ejemplo: de finanzas o recursos humanos), que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación. • ¿Qué se entrega? Un estudio de factibilidad o de otro tipo. Una decisión acerca de si se debe o no proceder a la etapa de planeación • ¿Qué se decide? Decisión acerca de proceder o no.
Fase 2 - Planeación Detallada: • ¿Qué hace? Establece los criterios para la licitación, define los detalles para los requisitos y prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. • ¿Cuánto tiempo? De ocho a diez semanas. • ¿Quién participa? El equipo formado durante la fase 1, más un representante de compras (o abastecimientos o contratos), del departamento jurídico y de recursos humanos, en caso de que no estén representados. • ¿Qué se entrega? Un plan para el proceso de licitación, incluyendo documentación para la licitación, descripción de los servicios, borradores de acuerdos del nivel de servicios y una estrategia para las negociaciones con los proveedores. • ¿Qué se decide? A quien se invita a conservar, bajo que criterios y las medidas de desempeño. Fase 3 – Contratación: • ¿Qué hace? Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de licitación. Identifica a un proveedor de respaldo. • ¿Cuánto tiempo? De tres a cuatro meses. • ¿Quién participa? El equipo central de la fase de planeación. Puede incluir asesores externos. Participarán contratistas potenciales y sus socios. ¿Qué se entrega? Invitación a concursar. Acuerdos de nivel de servicios. Los encabezados del acuerdo. Contratos. Plan para la transferencia del servicio al subcontratista. • ¿Qué se decide? La concesión del contrato. A quien, para que servicio, durante cuanto tiempo, con que criterios de medición.
Fase 4 - Transición Del Nuevo Servicio.: • ¿Qué hace? Establece los procedimientos para la administración de la función subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Transfiere personal y activos según se haya acordado. • ¿Cuánto Tiempo? De dos a tres meses. • ¿Quién participa? El equipo central y el gerente de función de la función subcontratada. Recursos humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor. • ¿Qué se entrega? Un plan de transición. Documentación de los procedimientos de administración y revisión. Entrega de la responsabilidad formal al subcontratista. • ¿Qué se decide? Procedimientos de terminación. Fecha de entrega del servicio.
Fase 5 - Administración y Revisión: • ¿Qué hace? Revisa el contrato en forma regular, comparándolo contra los niveles de servicios acordados. Plantea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales. • ¿Cuánto tiempo? De uno a cinco años, dependiendo de la duración del contrato. Normalmente es de tres a cinco años. • ¿Quién Participa? Representante del contratista responsable de la entrega del servicio. Representante de la función del usuario, responsable de la administración del contrato y del proveedor. • ¿Qué se entrega? Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas. • ¿Qué se decide? Verificación anual de la validez de la evaluación original. Decisión sobre la continuación del contrato.
Por Lcda. Lady Arias
Importancia del Outsourcing La importancia del outsourcing radica en don puntos esenciales que cubren la idea de la herramienta. Estos son: • Aliviar los cargos de los servicios o actividades básicas que son delegadas a terceras partes, es decir, cuando se subcontrata cualquier actividad o tarea básica (mensajería, limpieza, mantenimiento, etc.), se busca desprenderse de las funciones que pueden ser fácilmente contratadas; y así concentrarse en la razón central del negocio. • Aumentar la calidad de los servicios o actividades subcontratadas. Cuando una empresa se propone aplicar el outsourcing en sus actividades lo hace no sólo con la intención de aliviar las cargas estructurales, sino también optimizar el rendimiento a través de especialistas en la materia con los cuales se alcanzaría un gran rendimiento y un gran nivel de mercado; sin comprometerse a darles a los empleados una oportunidad de carrera. El outsourcing es importante porque le permite a la empresa centrar sus mayores energías en lo que realmente sabe hacer y conoce. En definitiva, se puede decir entonces, que la importancia del outsourcing radica en las ventajas de tipo económico y tecnológico que rpropociona esta herramienta a la empresa.
Innovación Constante EI outsourcing se ha desarrollado como una respuesta a los altos costos que supone mantener una infraestructura material y humana que, por no estar directamente relacionada con las actividades distintivas de las empresas, resulta innecesaria. Este exceso de infraestructura llega a provocar altas perdidas financieras y, en cambio, ofrece poca efectividad operacional, así como tiende a la rigidez en las respuestas frente al mercado. Frente a ello, tal como los empresarios y los expertos en outsourcing coinciden en señalar, las empresas que externalizan determinadas competencias suelen obtener dos beneficios: en primer lugar, eficacia, pues las funciones realizadas por empresas externas suelen practicarse con mejores resultados, ya que dichas empresas suelen ser expertas en el campo para el que se las contrata; en segundo lugar, mayor rentabilidad, pues los costos de externalizar un proceso son inferiores a los que supone que la empresa misma lleve a cabo ese proceso, La proposición de valor del outsourcing radica en dos conceptos clave: conocimiento y masa critica. Estos dos conceptos combinados son los que logran que un proceso tercerizado sea mas económico que hacerlo dentro de la empresa. Por estas sencillas razones, muchas empresas han pasado de recurrir al outsourcing para pequeñas tare as sin demasiada importancia a utilizarlo incluso para competencias tan importantes como aquellas de las que depende el éxito de sus negocios. Y es que el outsourcing debe verse como una manera de obtener aptitudes especificas de primer nivel.
El tener en la empresa el servicio de manera permanente representa un costa muy alto; el outsourcing, en cambio, otorga un alto grado de efectividad en áreas en las que la empresa no desea distraerse o en las que le resultaría muy costoso involucrarse. Asimismo, le permite concentrarse en aquellos rubros en los que si le interesa tener un alto grado de dominio para asegurar sus ventajas competitivas. El tener en la empresa el servicio de manera permanente representa un costa muy alto; el outsourcing, en cambio, otorga un alto grado . de efectividad en áreas en las que la empresa no desea distraerse o en las que le resultaría muy costoso involucrarse. Asimismo, le permite concentrarse en aquellos rubros en los que si le interesa tener un alto grado de dominio para asegurar sus ventajas competitivas.
Ing. Eumelis Acosta
Outsourcing o Tercerización en Venezuela
L
a Tercerización para las empresas venezolanas, sobre todo para las
PYMES, surgió como un mecanismo para enfrentar las amenazas y los efectos de la inestabilidad económica del país, caracterizada por alta inflación, desabastecimiento, incremento de los costos y baja productividad, permitiendo de esta manera conseguir una solución para reducir y controlar los gastos operativos de la organización.
En este sentido, las gerencias proactivas y estrategas, han evaluado su aplicación y han utilizado el outsourcing para diferentes líneas o áreas de trabajo de la organización, entre las cuales destacan gestión del talento humano, mercadeo, contabilidad, sistemas de tecnología de información, entre otros. Esto, les trajo como beneficios enfocarse en la planificación estratégica; y la dirección y control de los procesos productivos fundamentales de la compañía. Adicionalmente, garantiza la actualización tecnológica y en materia legal, debido a que se cuenta con personal especialista y calificado para las áreas subcontratadas. No obstante, es necesario mencionar algunos riesgos u obstáculos que se presentan al utilizar este servicio, tales como estructuras administrativas más burocráticas; manejo ineficiente del proyecto de subcontratación que causaría serias dificultades y podría llegar a ser un fracaso; negociar un contrato inadecuado que no responda a su pleno cumplimiento, trayendo un efecto negativo al incrementar los costos. Pero estos inconvenientes pueden ser evitados, siempre que se realice previamente una correcta planificación y selección de estrategias para su implementación, así como se contrate al proveedor adecuado.
Marco Legal Contrato La utilización del servicio de Outsourcing debe regirse por un contrato entre las partes intervinientes, es decir, la empresa prestadora del servicio (outsourcer) y el cliente. Las clausulas generales versan en las definiciones y objetos del contrato, precio y forma de pago, duración, confidencialidad de la información o secreto industrial, resolución del contrato. Por su parte, las clausulas específicas se fundamentan en la devolución, penalización, lugar de prestación de servicios, propiedad intelectual y cualquier otra que se considere pertinente. Su elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no sólo del nivel de servicio actual sino también del nivel de servicio futuro. Suele tener una duración de varios años, dependiendo del área para la que se emplea el outsourcing. En el sector privado tiene una duración no menor a 5 ó 7 años, siendo habitual un período de 10 años. Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su finalización, el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como los períodos de preaviso en caso de reversión del servicio. El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes. Debe ser flexible para que la Administración pueda cambiar los requisitos del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da.
Ámbito Laboral En Venezuela, no existe una ley expresa para regular el Outsourcing o la Tercerización. Sin embargo, en materia laboral, el Gobierno Nacional dentro de la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (LOTT) promulgada según decreto ley Nº 8938 del 30 de abril del 2012, expresa en el artículo 47 que “… se entiende por tercerización la simulación o fraude cometido por patronos o patronas en general, con el propósito de desvirtuar, desconocer u obstaculizar la aplicación de la legislación laboral…” Asimismo, en el artículo 48 de la misma ley, expone en resumen que está prohibida la tercerización, por tanto no se permitirá: • La contratación de entidad de trabajo para ejecutar obras, servicios o actividades que sean de carácter permanente dentro de las instalaciones de la entidad de trabajo contratante, relacionadas de manera directa con el proceso productivo de la contratante y sin cuya ejecución se afectarían o interrumpirían las operaciones de la misma. • La contratación de trabajadores a través de intermediarios para evadir las obligaciones laborales del contratante. •Cualquier otra forma de simulación o fraude laboral.
Finalmente establece que los patronos o patronas cumplirán con los trabajadores y trabajadoras todas las obligaciones derivadas de la relación laboral conforme a la LOTT, e incorporarán a la nómina de la entidad de trabajo contratante principal a los trabajadores tercerizados, que gozarán de inamovilidad laboral hasta tanto sean incorporados efectivamente a la entidad de trabajo.
Dicha regulación tuvo lugar debido a que las tercerías se encargan del manejo de personal de la empresa contratante, al punto de lograrse una evasión de las obligaciones laborales, actividad que es sumamente tentadora, siendo que las empresas dedicadas al outsourcing, en algunos casos, ofrecen a sus clientes soluciones de gestión, con mínimo costo (contratación de personal, sustitución de trabajadores, pago de remuneración, sanciones disciplinarias e incluso despidos), aún cuando, la empresa contratante siente que tiene, a pesar de haberlo externalizado, pleno control sobre el personal que labora dentro de sus instalaciones, lo que podría dibujar la figura de dependencia o subordinación. Además puede suponer el incumplimiento de obligaciones sobre vacaciones, antigüedad, beneficios sociales, unicidad de la relación laboral, enfermedades ocupacionales o accidentes de trabajo, maternidades, despidos sin indemnización, etc.), que colocan muchas veces a la empresa contratante en situaciones bastante aventajadas en contra del capital humano. Lo que pudiera conllevar, a que, mediante el outsourcing la empresa contratante se despreocupe por las vinculaciones de rasgo laboral, puesto, es la empresa consultora (outsourcing) “la responsable”. Por tales razones, las empresas pueden seguir haciendo uso de contratistas para obras, servicios y actividades que no sean permanentes y que no estén vinculadas directamente con su actividad principal o medular. Por ejemplo, una empresa dedicada a la producción de alimentos puede subcontratar la construcción de una nueva planta o los servicios de limpieza y vigilancia pero no podría subcontratar a una empresa que le suministre trabajadores para las líneas de envasado que hagan labores idénticas a las de los trabajadores propios de la contratante pero disfrutando de unos beneficios laborales inferiores.
Oportunidades El Outsourcing podría representar para las organizaciones una nueva apertura para incursionar con empresas extranjeras fuera del territorio nacional, a través del aprovechamiento de las alianzas, convenios. También sería un medio de análisis y diseño de sistemas para las operaciones de centros de datos; ya que hoy en día, los sistemas de información son estratégicos para la mayoría de las organizaciones y las posiciones competitivas dependen de la habilidad para satisfacer la demanda creciente de los clientes con una respuesta inmediata. El Outsourcing permite a las empresas recuperar entre un 20% y 30% del costo del procesamiento de datos, y les permite acceder a una infraestructura flexible y de confianza. La descentralización de los sistemas de información, y la complejidad administrativa resultante, ha hecho aún más atractivas las alianzas profesionales. Constituye a mediano y largo plazo la forma más apropiada de brindar un servicio con una multiplicidad de requerimientos en tecnologías de la información de hoy.
Otra oportunidad de desarrollar esta estrategia gerencial, consiste en que la empresa puede desarrollar la producción colaborativa la cual se aplica a la utilización de capacidad ociosa en las operaciones para producir artículos o prestar servicios a un tercero (es decir, convertirse en el otro lado de un proceso de tercerización). De cierta forma esto no es más que la ampliación del mercado (nuevos clientes), pero se usa el término colaborativa para enfatizar que pueden existir oportunidades de colaborar con jugadores en los que tradicionalmente no se había pensado, como clientes intermediarios (ej. producir “marcas blancas” o “private labels” para el canal), empresas en otras industrias (para algún proceso genérico) e inclusive competidores.
Particularmente en momentos de crisis es importante pensar de manera creativa en quién podría tener necesidad de utilizar los servicios de la empresa.
Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio. Era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; pero en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.* Por Lcda. Glenis Acosta
Proveedores de Outsourcing Las organizaciones hoy día son más competitivas gracias a la utilidad de las nuevas herramientas tecnológicas y gerenciales, las cuales han permite de forma eficiente y con mayor rentabilidad la competencia en el mercado empresarial. Trayendo como consecuencia los beneficios propicios para optimizar los intereses económicos de las empresas. Es Importante, además de tener presente metodológicos y los avances tecnológicos, talento humano capacitado tanto de forma técnicamente, que debe estar orientado hacia las innovaciones organizacionales.
los procesos promover el teórica como el progreso y
A continuación estas son algunas de las direcciones electrónicas donde podemos encontrar organizaciones que prestan Outsourcing o Servicio Outsourcing en diferentes áreas relacionadas a la salud, tecnología, recurso humano, seguridad, alimentación, mercadeo, educación, finanzas, comunicación, contabilidad, economía, entre otros.
Algunos links de interés a consultar: •http://paginasamarillas.infoguia.net/PagAm/PagAm.asp?key=outsourc ing-servicios-outsourcing-caracas&cat=2273&ciud=41 • http://www.outsourcing.net.ve/ • http://www.olx.com.ve/q/outsourcing/c-207 • http://www.corporacionmerchan.com/merchanos/web/nuestrosservicios/outsourcing.html • http://www.humanet.com.ve/servicios/outsourcing.html • http://venezuela.acambiode.com/empresas?find=outsourcing •http://www.grupovpc.com/grupovpc.com/portal/indexcdbd.html?optio n=comcontent&view=article&id=60&Itemid=77 • http://www.ocupamed.com/ • http://www.tuugo.com.ve/Companies/outsourcing-de-venezuelac.a/12200018933 • http://www.idealnetelecom.com/site/?q=node/4 • http://www.pwc.com/ve/es/outsourcing/index.jhtml • http://www.grupocustom.com/outsourcing.php • http://www.ve.mbelatam.com/index.php?art_id=310&categ=346 • http://www.pegasoconsulting.net/index.php/component/k2/item/44business-travel Por Lcdo. José Sosa
managerslideres@gmail.com