MANUAL RH IBIAPINA by Glória Sousa

MANUAL DE PROCEDIMENTOS – RECURSOS HUMANOS Cód: RH-MANUAL 001

Emissão: JUN/19

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Ver.:001/2019

MANUAL DE PROCEDIMENTOS RECURSOS HUMANOS 0

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ÍNDICE 1.

ORGANOGRAMA ................................................................................................................................. 2

RESPONSABILIDADES DA ÁREA ..................................................................................................... 3

RECURSOS MATERIAIS ...................................................................................................................... 3

QUADRO DE COLABORADORES ...................................................................................................... 3

DESCRIÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES ............................................................................................ 3

5.1.

Gerência de Recursos Humanos (CBO 1422-05): ........................................................................... 3

5.2.

Analista de Recursos Humanos (CBO 2524-05): ............................................................................ 4

5.3.

Assistente de Recursos Humanos (CBO 2524-05): ......................................................................... 4

5.4.

Auxiliar de Recursos Humanos (Aprendiz) (CBO 4110-10): ......................................................... 4

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÕES .............................................................................. 5 6.1.

POP RECRUTAMENTO E SELEÇÃO.......................................................................................... 6

6.2.

POP REGISTRO ............................................................................................................................. 9

6.3.

POP INTEGRAÇÃO .....................................................................................................................12

6.4.

POP ACOMPANHAMENTO PERÍODO DE EXPERIÊNCIA ...................................................15

6.5.

POP CONTROLE DE JORNADA................................................................................................19

6.6.

POP PESQUISA DE CLIMA........................................................................................................21

6.7.

POP AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO .....................................................................................25

6.8.

POP TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ......................................................................30

6.9.

POP RECONHECIMENTO ..........................................................................................................32

6.10.

POP PROGRAMA 5S ...............................................................................................................35

6.11.

POP TURN OVER ....................................................................................................................39

6.12.

POP CONTROLE DE QLP – QUADRO DE LOTAÇÃO PESSOAL .....................................41

6.13.

POP ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS REFEIÇÕES ..........................................43

6.14.

POP GESTÃO TRABALHISTA ..............................................................................................45

6.15.

POP COMUNICAÇÃO INTERNA ..........................................................................................49

6.16.

POP ENDOMARKETING ........................................................................................................53

6.17.

POP DESLIGAMENTO............................................................................................................57

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1. ORGANOGRAMA

Imagem 01: Organograma da área de Recursos Humanos

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2. RESPONSABILIDADES DA ÁREA A área é responsável por alinhar as políticas de Gestão de Pessoas com a estratégia da organização, atuando como ponte entre os funcionários e a empresa, engajando e fortalecendo os princípios em benefício do alcance dos bons resultados e metas.

3. RECURSOS MATERIAIS A área de Recursos Humanos é composta por uma sala, que possui: 05 mesas, 07 cadeiras, 04 computadores, 01 impressora, 01 aparelho telefônico e 03 armários, onde atuam 07 colaboradores, sendo 01 Gerente de Recursos Humanos, 01 Analista de Recursos Humanos, 02 Assistentes de Recursos Humanos, 02 auxiliares (aprendizes) de Recursos Humanos – um pela manhã e outro pela tarde e 01 estagiaria voluntária.

4. QUADRO DE COLABORADORES Qde

Funções

Classificação Brasileira de Ocupações (CBO)

Gerente de RH Analista de RH Assistentes de RH Auxiliares (aprendizes) de RH Estagiária Voluntaria de RH

1422-05 2524-05 4110-30 4110-10

01 02 02 01

Regido pela lei CBO específico.

11.788/2008,

não

precisando

Tabela 01: Quadro de colaboradores e cargos.

5. DESCRIÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES 5.1. Gerência de Recursos Humanos (CBO 1422-05): Descrição sumária do cargo: Gerencia a área de recursos humanos, planeja e desenvolve estratégias de recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, planos de cargos e salários, administração pessoal e relações trabalhistas e sindicais, de acordo com as exigências legais e políticas da empresa. Desenvolve estratégias para ações de pesquisa de clima organizacional para mensurar a satisfação dos colaboradores. Apoia os gestores e diretores na gestão das pessoas através de orientações e feedbacks. Educação: Nível superior completo em Psicologia, Recursos Humanos, Administração ou áreas afins. Experiência: Experiência de 06 meses na área. Sexo: Indiferente. Idade: Indiferente.

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5.2. Analista de Recursos Humanos (CBO 2524-05): Descrição sumária do cargo: Planeja e executa processos nas áreas de recrutamento e seleção. Dá suporte em pesquisas de pacote de remuneração total e plano de cargos e salários. Promove e ministra treinamentos e desenvolvimento de pessoal. Mensura e avalia desempenho dos colaboradores, recomendando ações de desenvolvimento. Analisa necessidades, mede indicadores e sugere programas de melhorias na qualidade de vida e assistência aos colaboradores, embasada em estudos e pesquisas específicos de sua área de atuação. Educação: Nível superior completo em Psicologia, Administração, Áreas afins. Experiência: Experiência de 06 meses na área. Sexo: Indiferente. Idade: Indiferente. 5.3. Assistente de Recursos Humanos (CBO 2524-05): Descrição sumária do cargo: Apoio e execução de processos nas áreas de recrutamento e seleção. Dá suporte em pesquisas de pacote de remuneração total e plano de cargos e salários. Promove e ministra treinamentos e desenvolvimento de pessoal. Mensura e avalia desempenho dos colaboradores, recomendando ações de desenvolvimento. Analisa necessidades, mede indicadores e sugere programas de melhorias na qualidade de vida e assistência aos colaboradores, embasada em estudos e pesquisas específicos de sua área de atuação. Educação: Cursando Ensino Superior em Administração/Psicologia. Experiência: Experiência de 06 meses na área. Sexo: Indiferente. Idade: Indiferente.

5.4. Auxiliar de Recursos Humanos (Aprendiz) (CBO 4110-10): Descrição sumária do cargo: Auxilia na execução dos produtos de Endomarketing e comunicação interna Educação: Ensino Médio concluído. Experiência: Não necessária. Sexo: Indiferente. Idade: Indiferente.

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6. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÕES O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um conjunto de instruções escritas que documentam uma rotina ou atividade repetitiva dentro de uma organização. Foram descritos dezessete (17) Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) no setor de Recursos Humanos: 1. Recrutamento e Seleção; 2. Registro; 3. Integração; 4. Acompanhamento Período de Experiência; 5. Controle de Jornada; 6. Pesquisa de Clima; 7. Avaliação de Desempenho; 8. Treinamento e Desenvolvimento; 9. Reconhecimento; 10. Programa 5S; 11. Turn Over; 12. Controle de QLP; 13. Acompanhamento e Controle das Refeições; 14. Gestão Trabalhista; 15. Comunicação Interna; 16. Endomarketing; 17. Desligamento.

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6.1. POP RECRUTAMENTO E SELEÇÃO

Conceito: É O processo de busca, avaliação e seleção de profissionais cujo perfil mais se aproxima ao conjunto de competências considerado ideal para a empresa. É um processo comparativo, que analisa cada candidato frente ao perfil necessário (requisitos, conhecimentos técnicos e competências) para o cargo em análise e em relação aos demais candidatos.

Etapas:

 Gestor da área requisita vaga através do Formulário Padrão de Movimentação de Pessoal.  O processo de Recrutamento & Seleção tem início na Área de Recursos Humanos após o recebimento do formulário padrão de Movimentação de Pessoal.  RH realiza triagem de currículos a partir dos candidatos indicados e no banco de dados:  Aprendiz, Estagiária e Assistente de RH realizam a Triagem de Currículos com perfil exigido para o cargo;  Aprendiz, Estagiaria e Assistente de RH consultam os antecedentes criminais dos candidatos;  Aprendiz, Estagiária e Assistente fazem a marcação para as etapas (de apresentação e aplicação dos testes);  Aprendiz, Estagiária e Assistente verificam grau de parentesco com demais colaboradores, se é ex-funcionário ou não etc.  Aprendiz faz contato com os currículos pré-selecionados pela Área (via Telefone).  RH convoca pré-selecionados para entrevista:  A responsável pelo processo seletivo realiza as entrevistas;  Qualquer profissional do RH e graduado em psicologia poderá realizar a aplicação dos testes no processo de R&S, são eles: Palográfico, Quati, TAC (Teste de Atenção Concentrada);  Após a aplicação de testes, convoca-se os candidatos para a entrevista (individualmente);  RH convoca os pré-aprovados a serem entrevistados pelo Gestor imediato.  Gestor realiza entrevistas individuais e aprova, ou não, o candidato. Caso aprovado, o candidato segue para convocação pelo RH.  O candidato aprovado é comunicado pelo RH sobre sua aprovação, data de início e lista de documentos admissionais e guia para realização do exame admissional.  Após comunicação ao candidato aprovado, comunica-se o resultado negativo aos candidatos não-aprovados.

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Anexos: 

Formulário de Movimentação de Pessoal MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL SOLICITAÇ

FIL IAL:

DAT

ÃO:

TIPO DE COLABORADOR:

GESTOR IMEDIATO:

LO CAL:

DIRETORIA

ADMISSÃO Cargo a ser ocupado

Salário

Horário

Disponibilidade para viagens

Informações para administração do RH e DP Passcard:

Vale Refeição:

Ajuda de Custo:

Vale Combustível:

Observações

Nome do candidato a ser efetivado na vaga

Data de admissão

DESLIGAMENTO Nome

Data de admissão

Cargo

Data de Desligamento:

Desligamento:

Justa Causa:

Horário de trabalho

Setor

Aviso Prévio:

Salário:

Setor

Admitido em:

Novo horário

Novo salário

Motivos da saída:

ALTERAÇÃO DE CARGO / PROMOÇÃO / REMANEJAMENTO Nome

Novo Cargo

Cargo

Novo Setor

Salário

Início

Justificativa / Observações

DATA

GESTOR IMEDIATO

DATA

DIRETORIA

DATA

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6.2. POP REGISTRO

Conceito:

É o procedimento de formalização da documentação (Cadastro, registro etc.).

Etapas:

 RH envia ao candidato aprovado lista de documentos admissionais e guia para realização do exame admissional;  O candidato entrega documentação no prazo de dois dias úteis antes da data de início do seu contrato de trabalho informada pelo RH. (Respeitando as datas préestabelecidas pelo Customer Service e DP para a admissão: 03 primeiras segundasfeiras do mês, máx. 20º Dia mês);  A responsável pelo processo seletivo realiza o pré-cadastro do candidato aprovado no Sistema Fortes RH;  A responsável pelo processo deverá entregar a documentação do candidato juntamente com um check-list destes itens ao Departamento Pessoal, atentando para o prazo do lançamento da folha (03 dias de antecedência);  O Departamento Pessoal concilia os dados cadastrados pelo RH no sistema e formaliza a admissão;  O departamento Pessoal informa a data da assinatura do contrato de trabalho ao colaborador;  RH comunica a Turma de Integração ao Customer Service, verifica disponibilidade dos equipamentos à TI através de planilha padrão de hardware.

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Anexos:

 Lista de Documentos para admissão

ORIGINAIS: 1. Carteira de Trabalho - CTPS – EXCETO PARA RCAs 2. Extrato do CNIS (Agencias do INSS ) 3. Comprovante de Qualificação Cadastral (PIS)-Retirar na Caixa Econômica 4. Duas (02) fotos 3X4 - coloridas, originais e recentes 5. Exame médico admissional (CISMET - Rua Eduardo Porto, 71, Messejana (ao lado da SEFAZ) Seg à Sex 08 às 11) - EXCETO PARA RCAs 6. Regularização do CPF ( www.receita.fazenda.gov.br)

XEROX (LEGIVEL): 1. RG 2. Carteira de Trabalho - (Xerox) - EXCETO PARA RCAs 3. CPF 4. Título de eleitor 5. Certificado de Reservista (Somente para Homens) 6. Carteira de Habilitação 7. Comprovante de residência Mês Atual ( Com o CEP) 8. Comprovante de escolaridade 9. CPF do Filho - de 0 a 24 anos (OBRIGATÓRIO) 10. CPF do Cônjuge 11. Certidão de casamento 12. Certidão de casamento – Se não for casado 13. Certidão de Nascimento filhos - de 0 a 24 anos 14. Cartão de vacina filhos - menores de 7 anos 15. Declaração de matricula filhos - entre 7 e 14 anos 16. Inscrição do CORE – Somente para RCAs BANCOS: Somente para RCAs: Caixa Econômica (Conta Poupança (013)) Somente para CLTs: Caixa Econômica Conta Corrente (001) ou Conta Fácil (023) para pagamentos mensais > a R$ 1.500,00

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6.3.POP INTEGRAÇÃO Conceito:



O processo de Integração na empresa deverá ser iniciado na mesma data do início do contrato de trabalho do colaborador ou RCA. Aplicado para todos os cargos e funções da empresa. Ocorre oficialmente na primeira segunda-feira do mês (em casos de feriado deverá haver alinhamento com DP - Departamento Pessoal e Costume Service para alteração do calendário). A informação da quantidade de candidatos aprovados servirá como base para a reserva de hospedagens e compra de passagens a realizarse no dia da Integração. . A integração na função consiste em capacitar 100% dos novos colaboradores para o desempenho de suas atividades rotineiras, incluindo conceitos, princípios, valores e horários pré-estabelecidos ao bom desempenho do seu cargo/função. O agendamento será feito após aprovação dos candidatos no processo Seletivo, preenchendo a Matriz de Treinamento dos novos colaboradores. A matriz é definida conforme o cargo. O Setor de RH funciona como guardião deste processo.

Etapas:

 RH faz triagem dos colaboradores para verificar necessidade de comprar passagens e hospedagens; Faz integração na empresa:  Institucional (Quem somos, Missão, Visão, Valores);  Princípios da Ibiapina;  Região de atendimento;  Código de Conduta de Negócios / Normas disciplinares;  Benefícios;  Uso do fardamento e apresentação pessoal;  Portfolio / Indústria (Principais Marcas);  Segurança do Trabalho. Faz integração na função:  RH;  DP;  SESMT;  COBRANÇA;  TI;  APOIO COMERCIAL.  RH recebe formulários assinados (Termo de Ciência do Código de Condutas; Formulário de Acesso à Rede; Termo de Ciência do Sigilo sobre manuseio de informações eletrônicas; Check-list de aprendizado dos conceitos da empresa);  TI entrega equipamentos;  DP entrega fardamentos e EPI (Quando necessário);  Colaborador é liberado para desempenho das atividades.

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Anexos: 

Termo de Ciência do Código de Condutas

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 T er m o p ar ti cu la r de ce ss ão de us o

6.4.P O P A C O M P A N H A M E N T O P ERÍODO DE EXPERIÊNCIA Conceito:

O acompanhamento do Período de Experiência deve ser feito a todos os novos colaboradores do Grupo Ibiapina. O acompanhamento do novo colaborador consiste em avaliá-lo em dois momentos iniciais. Um primeiro momento com

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45 Dias de início do seu contrato de trabalho, e um segundo momento ao completar-se os 90 dias deste contrato. A decisão por permanecer ou não com este colaborador deverá ser tomada dentro do limite de 40 dias, ou dentro do limite de 90 dias. Deste modo o RH deverá, juntamente com o DP, providenciar a rescisão na data do término do contrato de experiência, evitando multas rescisórias.

Etapas:    

O RH por meio de farol de acompanhamento dos vencimentos do período de experiência, envia o formulário padrão ao Gestor do colaborador e orienta-o sobre o preenchimento e feedback ao funcionário; A prorrogação do contrato de trabalho de um colaborador está condicionada a Avaliação de Desempenho de 40 (quarenta) dias, que deverá ser realizada pelo Gestor responsável; Uma avaliação para o seu segundo período de trabalho deverá ser preenchida pelo Gestor Solicitante no 85º dia. Essa avaliação acompanhará o desempenho do colaborador no período de experiência, com a informação da sua efetivação ou sua dispensa; Os Gestores devem encaminhar ao setor de Recursos Humanos, às avaliações com até 5 dias de antecedência da data de efetivação do candidato.

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Anexos: 

Formulário Acompanhamento Período de Experiência ACOMPANHAMENTO PERÍODO DE EXPERIÊNCIA (GESTOR)

DADOS DO FUNCIONÁRIO EMPRESA:

(

) HP

( ) LA (

) P&G ( ) PIAUÍ ( ) VICTÓRIA CE

COLABORADOR: ADMISSÃO: FUNÇÃO: GESTOR IMEDIATO:

( ) VICTORIA RN

45 dias: ___/___/____ 90 dias: ___/___/____ SETOR: GERENTE DA ÁREA:

INSTRUÇÕES: Esta ficha constitui uma avaliação do novo funcionário no período de experiência. Do seu resultado depende a renovação do contrato por mais 45 dias, efetivação ou seu desligamento. Ao dar sua opinião, procure ser objetivo e imparcial, analisando o desempenho do funcionário durante o período da experiência e suas possibilidades de vincular-se definitivamente à empresa.

Integração

Indicadores

Período

Relacionamento com os colegas da equipe Pontualidade (faltas, atrasos e saídas mais cedo)

45 dias 90 dias 45 dias

Acima do Dentro do Abaixo do esperado Insatisfatório esperado esperado

90 dias

Observações

Adaptação

Adaptação aos processos de trabalho Interesse pelo trabalho

45 dias 90 dias 45 dias 90 dias

Observações Desenvolvimento

45 dias Desempenho na função 90 dias 45 dias 90 dias Produtividade

Observações Comprometimento Disciplina

Valores

Inovação Integridade / Ética Trabalho em equipe

45 dias 90 dias 45 dias 90 dias 45 dias 90 dias 45 dias 90 dias 45 dias 90 dias

Observações 45 dias

Data: ___/___/_____

Aprovado Não Aprovado 90 dias Aprovado Não Aprovado

GESTOR

COLABORADOR

GESTOR

COLABORADOR

Data: ___/___/_____

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6.5.POP CONTROLE DE JORNADA Conceitos:

  



O controle de jornada é o processo que regulamenta e aplica a regra de absenteísmo e jornada de trabalho do colaborador. Para os colaboradores da Ibiapina é obrigatório o registro da hora de entrada e da saída em ponto eletrônico. Com a correta marcação do ponto pelos funcionários, será possível que a supervisão monitore e o Departamento Pessoal apure e emita relatórios.

Etapas: Quando da admissão, o novo funcionário assina seu contrato de trabalho onde é especificado sua jornada de trabalho. Departamento Pessoal cadastra o novo funcionário no sistema de ponto e orienta sobre o sistema de marcação. Colaborador registra o ponto. Quando ocorrem marcações fora do horário da jornada cadastrada, o sistema gera, em relatório, ocorrências como: falta, atraso, horas extras, banco de horas, que são encaminhadas ao Líder do funcionário mensalmente. A ausência de marcação de ponto acarreta em descontos de falta e aplicação de normas disciplinares; Caso o colaborador falte por motivo de saúde, ou por acompanhamento de dependentes ou parentes de primeiro grau, tem o prazo máximo de 48horas para enviar atestado médico ao Líder; Caso o colaborador falte por acompanhamento de parentes a partir de segundo grau, caberá ao Gestor aceitar ou não o atestado para bonificar a falta. O responsável pela atividade de controle de ponto, no RH, irá lançar, no sistema, as informações recebidas.

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6.6.POP PESQUISA DE CLIMA Conceitos: 

Cultura Organizacional: diz respeito ao conjunto de responsabilidades assumidas, compartilhadas, subentendidas, que um grupo humano interiorizou, num processo de aprendizagem, ao longo de sua história. É criada pelas pessoas que pertencem ou já pertenceram à determinada organização. A cultura representa para grupos e organizações o mesmo que caráter para indivíduos. Ou seja, é a própria identidade das empresas, que funciona como uma fronteira para distinguir as organizações.



Clima Organizacional: A soma das percepções dos indivíduos que trabalham em uma organização, sendo que este estado de ânimo coletivo influenciará a conduta dos empregados. Refere-se ao estado de ânimo dos funcionários de uma organização, em um determinado momento.



Pesquisa de Clima Organizacional: Também conhecida por sua forma resumida Pesquisa de Clima, é o instrumento utilizado para avaliar a percepção dos servidores, considerando diversas dimensões. É, então, uma ferramenta de pesquisa, de estudo de diagnóstico e de promoção de mudanças.

Finalidade: Identificar o que influencia a satisfação material e pessoal dos colaboradores, ajuda a potencializar o interesse pelos objetivos da empresa. Através da Pesquisa de Clima teremos uma gestão eficiente do clima organizacional, que produzirá uma empresa ágil, criativa, competidora e geradora de bons resultados e satisfações de todos envolvidos no processo.

Objetivos:

  

Mapear o ambiente interno da empresa; Atuar em questões mais críticas; Melhorar ambiente de trabalho.

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Etapas: 

Criação de Formulário: O formulário deverá ser criado pelo RH e aprovado pela Diretoria da empresa. Devendo este formulário ser revisado anualmente, a fim de atender às demandas e conduzi-las como solução dos maiores ruídos na empresa. É composto por 68 afirmações (relativas a blocos de informação), com quatro opções de resposta: Concordo Totalmente; Concordo; Discordo e Discordo Totalmente. Há ainda um campo de observações, críticas e sugestões ao final da Pesquisa.



Aplicação: A pesquisa é aplicada pelo RH via web, através de um link, para o grupo administrativo (interno e externo) e operacional do depósito. Para o grupo operacional externo a pesquisa é aplicada via papel com a participação do RH nas Reuniões Comerciais.



Período: A pesquisa é realizada anualmente. O Período da pesquisa é de 30 dias, tempo suficiente para que as pessoas respondam via web. Será agendado sempre na transição de um mês para o outro, para que as pessoas que estejam de férias possam responder ao retornar.



Tabulação (Inserção dos dados no sistema): Após o período de aplicação é feita a tabulação das afirmações no sistema operacional do RH. A tabulação é feita por área e por gestor.



Apresentação de Resultados: Após tabulação, é realizada a apresentação para diretoria com os resultados gerais da pesquisa. Posteriormente deve ser apresentado o resultado das áreas para seus respectivos gestores.



Consolidação com a Diretoria: É apresentado o resultado geral e por área para a diretoria.  Principais pautas da reunião: - Afirmações entre 80% a 100% - Afirmações entre 60% a 79% - Afirmações abaixo de 60% - Percentuais gerais por Bloco com comentários - Farol sobre satisfação com a liderança

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

Plano de Ação: Após apresentação para diretoria e os gestores de suas respectivas áreas, o RH junto aos Líderes criam o plano de ação geral respectivo ao resultado por gestor.



Cronograma – Linha do Tempo A equipe de RH é responsável pelo cumprimento do cronograma da Pesquisa de Clima. Abaixo, a ordem das ações que devem ser seguidas. Deve ser considerada a Meta >= 80% de Satisfação do consolidado Geral da empresa.

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6.7.POP AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Conceitos:

É o processo de identificação, diagnóstico e análise do comportamento de um colaborador durante um certo intervalo de tempo, analisando sua postura profissional, seu conhecimento técnico, sua relação com os parceiros de trabalho etc.

Objetivos:               

Identificar pontos de melhoria dos colaboradores; Adequar as pessoas aos cargos; Aperfeiçoamento contínuo do funcionário; Indicar funcionários com potencial para promoções; Identificar necessidades de treinamentos/qualificações; Evidenciar problemas de relacionamentos laterais e verticais; Demonstrar evolução dos funcionários; Gerar motivação e satisfação no trabalho. As competências são organizadas por Grupos Ocupacionais (Liderança, Técnico/Administrativo e Operacional) e são avaliadas pelos seguintes indicadores: Liderança (Somente para Liderança); Qualificação; Relacionamento Interpessoal; Compromisso com o resultado; Visão Institucional; Características comportamentais

Detalhamento dos indicadores por Grupo Ocupacional: Grupo Ocupacional: Liderança  Liderança: Mobilização, Delegação/Feedback, Monitoramento, Visão Estratégica, Desenvolvimento/Formação de sucessores, Tratamento de conflitos, Tomada de decisão.  Qualificação: Capacidade de orientação, Planejamento, Comunicação, Capacidade de Negociação, Geração de conhecimento, Autodesenvolvimento.  Relacionamento Interpessoal: Interação, Interlocução, Cooperação, Motivação, Relacionamento Interpessoal.  Compromisso com o resultado: Orientação para eficiência e eficácia, Foco em objetivos e metas, Atingimento dos indicadores da área, orientação para resultados, Capacidade Analítica, Busca de orientação, Foco em superação.  Visão Institucional: Interesse pela instituição, Compromisso com valores, Visão dos clientes, Articulação, Normas.  Características comportamentais: Equilíbrio emocional, Iniciativa, Automotivação, Inovação, Empatia, Flexibilidade/Adaptabilidade, Discrição.

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Grupo Ocupacional: Técnico/Administrativo  Qualificação: Capacidade de orientação, Planejamento, Comunicação, Capacidade de Negociação, Geração de conhecimento, Autodesenvolvimento.  Relacionamento Interpessoal: Interação, Interlocução, Cooperação, Motivação, Relacionamento Interpessoal.  Compromisso com o resultado: Orientação para eficiência e eficácia, Foco em objetivos e metas, Atingimento dos indicadores da área, orientação para resultados, Capacidade Analítica, Busca de orientação, Foco em superação.  Visão Institucional: Interesse pela instituição, Compromisso com valores, Visão dos clientes, Articulação, Normas.  Características comportamentais: Equilíbrio emocional, Iniciativa, Automotivação, Inovação, Empatia, Flexibilidade/Adaptabilidade, Discrição. Grupo Ocupacional: Operacional  Qualificação: Conhecimento técnico, Qualidade do trabalho, Organização, Comunicação, Produtividade, Autodesenvolvimento.  Relacionamento Interpessoal: Interação, Interlocução, Cooperação, Motivação, Relacionamento Interpessoal.  Compromisso com o resultado: Orientação para eficiência e eficácia, Atingimento dos indicadores da área, Busca de orientação, Foco em superação.  Visão Institucional: Interesse pela instituição, Compromisso com valores, Visão dos clientes.  Características comportamentais: Equilíbrio emocional, Iniciativa, Empatia, Flexibilidade/Adaptabilidade, Disciplina, Capacidade de Concentração.

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Etapas: Entrar com Login e Senha no Fortes RH

Acessar o menu “Aval. Desempenho > Movimentações > Responder Avaliações de Desempenho”

Colaborador responde auto avaliação

Responder Avaliações de desempenho

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Resultados: A avaliação do gestor gera um percentual de desempenho para cada colaborador. Tal percentual irá gerar ainda uma classificação, conforme mostrado abaixo:

Feedback: Após a Avaliação, começa o processo de feedback. Cada gestor se reúne individualmente com cada pessoa de sua equipe para dar feedback de seu desempenho e gerar Plano de Ação (Acordos de atividades / ações que ambos farão no decorrer do ano). O feedback de acompanhamento, deve ser realizado de 5 a 6 meses após o primeiro. Com o objetivo de monitorar/ acompanhar se plano de ação está sendo seguido, já visualizando melhoras ou não no desempenho do colaborador.

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6.8. POP TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO

Conceitos: As demandas do treinamento do ano são geradas a partir da:  Avaliação de Desempenho;  Pesquisa de Clima;  Solicitações do Gerente da Área. Os treinamentos são elaborados separados por grupos ocupacionais:  Liderança;  Administração;  Operacional Os treinamentos poderão ser de aspectos:  Comportamentais;  Técnicos;  Valores da empresa A aplicação de alguns treinamentos, obrigatórios, é feita de modo que independam do Grupo Ocupacional e Aspecto a ser abordado. São eles:  Código de Conduta - Anual;  5S (para áreas com média inferior a 85%) – Anual;  Valores da empresa – Anual;  Brigada de incêndio - Anual;  Treinamento de liderança – Anual;  Workshop Supervisores de Venda – Anual;  Bateria de Treinamento Operacional Depósito (Trabalho em equipe; Respeito ao próximo; Foco em resultado) – Anual.

Etapas:   

O RH identifica e forma semestralmente um time formado por colaboradores com notório conhecimento, formação ou habilidade em algum tema ou serviço específico. A equipe formada objetiva promover treinamento interno; Caso não encontre a expertise desejada entre os colaboradores, cadastra empresas parceiras para treinamento externo; Realiza treinamentos (interno e externo) por demanda.

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6.9. POP RECONHECIMENTO

Ato de Reconhecer, tornar pública a iniciativa, proatividade, aderência à empresa/fidelidade ou performance dos colaboradores próprios. O reconhecimento pode ser:  Mensal (Aplicado às Áreas Comercial e Operações);  Quinquênios (5+ 10+ 15+ 20+ 25+ 30+);  Novos colaboradores Integrados. O RH emite certificado para o Reconhecimento Mensal.

Conceitos:

Etapas: Mensal:  Comercial: Entre o dia 01 e 10 de cada mês, O RH deverá solicitar o Ranking de Vendas ao APR (Apuração de Resultados). Serão considerados indicadores como: Cobertura, Positivação e Meta financeira (Faturamento-Devolução), elegendo mensalmente o melhor Vendedor, Supervisor e Gerente de Vendas.  Operações: Entre o dia 01 e 10 de cada mês, O RH deverá solicitar o Ranking de Operações ao Supervisor de Logística. Serão considerados indicadores como: Separação e Pegadas (que somam a quantidade de bips captados pelos coletores no manuseio dos produtos separados ao carregamento, elegendo mensalmente o melhor Auxiliar de depósito, Conferente, Coordenador. Aniversário de Quinquênio (Tempo de Serviço: 5, 10, 15, 20, 25, 30, ... anos):  O RH realiza mensalmente o acompanhamento dos colaboradores que estão prestes a completar seu quinquênio na empresa;  A área deve valer-se do Sistema oficial de RH: Emitir a lista de 100% dos colaboradores, incluir relatório de todas as filiais da empresa;  Na extração do relatório deverá ser selecionado a opção: DATA DE ADMISSÃO, dado a ser analisado para apanhado dos dados corretos. Através de filtro do Excel, deverão ser considerados todos os colaboradores ativos e que estejam completando mais um Quinquênio na empresa;  A promoção desse Reconhecimento deve ser semestral. É de responsabilidade do RH a confecção de míni placa para entrega ao colaborador;  Faz-se necessária a presença da Diretoria para a entrega do Troféu aos reconhecidos; Aplicado a todo e qualquer cargo; Reconhecimento Semestral em Evento de Expressividade (Alinhar dia e hora planejados ao Reconhecimento com a agenda da Diretoria). Novos Colaboradores: Uma ação simples, onde o RH elabora uma Comunicação Interna com:  Nome dos Colaboradores;  Cargo;  Área de pertencimento;

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 

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Data de início e integração; Foto da Turma de Integração

Canais de Comunicação: Todo e qualquer Reconhecimento, deverá ser feito via Comunicação Interna Eletrônica (Via e-mail), WhatsApp, Painéis de Comunicação situados nas instalações da empresa. Deverão ser:  Comunicação Pré-reconhecimento  Comunicação Pós-reconhecimento

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6.10.

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POP PROGRAMA 5S

Conceitos:    

O programa 5S é gerenciado pela área de RH; O 5S é uma ferramenta que nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas primários estruturais e gerar oportunidades para melhoria; A proposta do 5S é reduzir o desperdício de recursos e espaço para aumentar a eficiência operacional (redução de tempo investido nos processos); A ferramenta auxilia ainda, no cumprimento dos padrões de saúde e segurança do colaborador, no tocante às falhas de ergonomia e exposição aos objetos de riscos ou falta de sinalizações.

Detalhamento dos Cinco Sensos (5S): Senso de utilização, Senso de organização, Senso de limpeza, Senso de saúde e Senso de autodisciplina. Abaixo, os conceitos de cada um dos 5S: SEIRI ou Senso de Utilização: Significa utilizar materiais (ferramentas, equipamentos, dados etc.) com equilíbrio e bom senso. Onde é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades. Alguns dos resultados da aplicação do Senso de Utilização são:  Ganho de espaço  Facilidade de limpeza e manutenção  Melhor controle dos estoques  Redução de custos  Preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S SEITON ou Senso de Organização: Significa saber a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Podemos identificar como resultados do senso de organização:  Economia de tempo;  Facilidade na localização das ferramentas;  Redução de pontos inseguros.

SEISO ou Senso de Limpeza: Significa, literalmente, limpeza. Define a importância de eliminar sujeira, resíduos ou objetos estranhos e desnecessários ao ambiente. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes etc. O senso de limpeza abrange também o relacionamento pessoal, onde se preserva um ambiente de trabalho com transparência, honestidade, franqueza e respeito. A aplicação do senso de limpeza traz como resultado:    

Ambiente saudável e agradável; Redução da possibilidade de acidentes; Melhor conservação de ferramentas e equipamentos; Melhoria no relacionamento interpessoal.

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SEIKETSU ou Senso de Padronização e Saúde: Através de padrões (cores, formas, iluminação, localização, placas etc.) também abrange o conceito de saúde, por isso é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho etc. para que sejam identificados problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação etc. Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (utilização, organização e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:    

Facilidade de localização e identificação dos objetos e ferramentas; Equilíbrio físico e mental; Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios etc.); Melhoria nas condições de segurança.

SHITSUKE ou Senso de Disciplina ou Autodisciplina: A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal com as etapas anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. Quando os colaboradores fazem o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância, ou quando aplicam estes conceitos até na vida pessoal (demonstrando seu total envolvimento). Os resultados de um ambiente autodisciplinado são:     

Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho; Trabalho diário agradável; Melhoria nas relações humanas; Valorização do ser humano; Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos;

Etapas:  Formação de Equipe de apoio ao programa: Anualmente o RH abrirá vagas para a Equipe de apoio ao programa. Em um trabalho caracterizado como voluntário, entre quinze e vinte colaboradores serão treinados para monitoria das rondas de avaliação. Intitulados como STAFFs, deverão ser identificados com a camisa do Programa e Crachá de Identificação.  Rondas Avaliativas: As rondas, bimestrais, são os instrumentos de avaliação do programa. Através de reuniões periódicas com os monitores das rondas, as melhorias e questionamentos dos colaboradores são tratadas. As reuniões somam ainda à transparência dos aspectos observados nas últimas auditorias, sendo estes de evolução ou involução da cultura do 5S em cada área. 

Frequência:

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

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Formulário:

Pontuação e Ranking:

Após as Rondas de auditoria, os formulários terão as pontuações somadas por área, considerando os blocos dos 5 Sensos avaliados. É exigido 85% de atingimento da pontuação para a pontuação não ser considerada crítica. A soma de pontuações do formulário alocará a área em maior ou menor posição no Ranking de desempenho. Em caso de empate de pontuações entre áreas, será considerada a nota da última Ronda entre as áreas empatadas. A área que possuir maior nota na última Ronda de Auditoria, terá a vantagem no Ranking.



Reconhecimento: 



  

Divulgação: O RH deverá enviar Comunicação Interna parabenizando as 5 melhores áreas no Ranking, bem como as oportunidades de melhoria para os outros participantes. Ainda nesta ocasião o RH divulgará a data e o local do Reconhecimento dos 5 primeiros lugares. No momento da Comunicação Interna, faz-se o recolhimento dos Troféus espalhados pelas áreas da empresa (entregues no Reconhecimento da Ronda anterior). Entrega dos Troféus: Tendo sido realizada a comunicação, o RH juntamente com a Diretoria, realiza o Reconhecimento por meio da entrega dos Troféus do 5S às 5 melhores Áreas. A entrega dos troféus deve obedecer aos seguintes critérios: Este momento deve ser feito em horário regular de expediente; Os troféus devem ser entregues pelos membros da Diretoria às Equipes ganhadoras; O RH deverá registrar o momento com Foto e divulgar em Comunicação Interna após o Reconhecimento.

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6.11. POP TURN OVER Conceitos: O turn over é o indicador que mede o índice percentual e absoluto de desligamentos voluntários e involuntários da organização. O cálculo é feito mensalmente, tendo como base de analise relatório de desligados extraído do sistema Fortes RH. A fórmula utilizada é:

Turnover por macro setor Turnover por setor Turnover capital Turnover interior Turnover liderança Turnover operacional Turnover tático analítico Turnover voluntario Turnover involuntário Turnover de cargos modas da empresa. Turnover x Filial Os números devem ser preenchidos em planilha padrão e deverão gerar plano de ação para melhoria continua da anomalia de desligamentos. Etapas: 6.12. 6.13. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17.

Entra no Fortes RH; Verifica quantidade de desligamentos no mês; Verifica quantidade de colaboradores atuais; Efetua-se o cálculo de turn over; Inputa-se os dados em planilha; Gera-se plano de ação para melhoria contínua.

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6.12.POP CONTROLE DE QLP – QUADRO DE LOTAÇÃO PESSOAL Conceitos: O controle de QLP (quadro de lotação pessoal), é o acompanhamento das variantes no número de colaboradores numa organização. O mesmo serve de base para atualização dos organogramas funcionais e não funcionais da empresa. É a listagem de colaboradores das empresas do grupo Ibiapina.

Etapas:  Acessa sistema Fortes RH;  Entra na Rotina Listagem de Colaboradores;  Extrai Relatório;  Consolida o Relatório das empresas que se deseja analisar e que servirá de base para os indicadores (Custo por pessoa; Faturamento x Homem; Redução ou aumento do Quadro de Pessoal; Preenchimento do relatório CID pessoas x custos)

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6.13. POP ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DAS REFEIÇÕES Conceitos: O acompanhamento e controle de refeições verifica quais frequentadores da Distribuidora Ibiapina estão utilizando o restaurante e em qual frequência.

Etapas:           

RH recebe requisição de almoços; Diariamente, pela manhã, RH anota na folha de acompanhamento os nomes das pessoas que irão almoçar; RH entrega cartão para cada uma das pessoas autorizadas; No restaurante, as pessoas autorizadas são orientadas pelo gestor do restaurante a assinarem ficha de controle; Restaurante fornece o almoço; Após o almoço, responsáveis do restaurante entregam cartões e ficha de controle ao RH; RH realiza conciliação entre cartões e ficha de controle para verificar alguma inconsistência; Caso alguém tenha almoçado sem autorização, será descontado; Semanalmente, às segundas feiras, o restaurante envia Nota Fiscal dos almoços da semana anterior e planilha com qde de almoços por dia; Envia prestação de contas para Contas a pagar; Caso a prestação de contas esteja ok, é pago.

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6.14.POP GESTÃO TRABALHISTA Conceitos: É o conjunto de práticas que direcionam a gestão da empresa a fazer o uso e aplicação das normas disciplinares da empresa. São informadas na integração organizacional (admissão). São elas: Leves/Medias:  Atrasos: 10 minutos por dia. A ocorrência contínua será analisada pelo gestor;  Faltas: Caso o colaborador falte por motivo de saúde, ou por acompanhamento de dependentes ou parentes de primeiro grau, tem o prazo máximo de 48horas para enviar atestado médico ao Líder. Caso o colaborador falte por acompanhamento de parentes a partir de segundo grau, caberá ao Gestor aceitar ou não o atestado para bonificar a falta;  Bater ponto e não ir trabalhar: A ocorrência será avaliada pelo gestor;  Desídia: Descumprimento pelo empregado da obrigação de maneira diligente e sob horário o serviço que lhe está afeito. São elementos materiais como a pouca produção, os atrasos frequentes, as faltas injustificadas ao serviço, a produção imperfeita e outros fatos que prejudicam a empresa e demonstram o desinteresse do empregado pelas suas funções;  Não utilizar EPI ou fardamento fornecido e exigido pela empresa;  Ato de Indisciplina ou de Insubordinação: A desobediência a uma ordem específica, verbal ou escrita, constitui ato típico de insubordinação. A desobediência a uma norma genérica constitui ato típico de indisciplina;  Omissão de trabalho com fuga nas instalações da empresa (banheiros, corredores, salas aleatórias ou prédios do condomínio): Verificada através de filmagens ou denúncia interna;  Violação de Segredo da Empresa: A revelação só caracterizará violação se for feita a terceiro interessado, capaz de causar prejuízo à empresa, ou a possibilidade de causá-lo de maneira apreciável;  Estacionar em local proibido dentro da empresa;  Danificar aparelhagem eletrônica;  Ato de Improbidade: A improbidade é toda ação ou omissão desonesta do empregado, que revelam desonestidade, abuso de confiança, fraude ou má-fé, visando a uma vantagem para si ou para outrem. Ex.: furto, adulteração de documentos pessoais ou pertencentes ao empregador, etc.  Incontinência de Conduta ou Mau Procedimento: A incontinência revela-se pelos excessos ou imoderações, entendendo-se a inconveniência de hábitos e costumes, pela imoderação de linguagem ou de gestos. Ocorre quando o empregado comete ofensa ao pudor, pornografia ou obscenidade, desrespeito aos colegas de trabalho e à empresa. Mau procedimento caracteriza-se com o comportamento incorreto, irregular do empregado, através da prática de atos que firam a discrição pessoal, o respeito, que ofendam a dignidade, tornando impossível ou sobremaneira onerosa a manutenção do vínculo empregatício, e que não se enquadre na definição das demais justas causas.  Negociação Habitual: Ocorre justa causa se o empregado, sem autorização expressa do empregador, por escrito ou verbalmente, exerce, de forma habitual, atividade concorrente, explorando o mesmo ramo de negócio, ou exerce outra atividade que, embora não concorrente, prejudique o exercício de sua função na empresa.  Jogos de Azar: Jogo de azar é aquele em que o ganho e a perda dependem exclusiva ou principalmente de sorte. Para que o jogo de azar constitua justa causa, é imprescindível que o jogador tenha intuito de lucro, de ganhar um bem economicamente apreciável.

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GRAVES (Motivos para justa causa imediata):  Ameaça física/Ofensas Físicas: As ofensas físicas constituem falta grave quando têm relação com o vínculo empregatício, praticadas em serviço ou contra superiores hierárquicos, mesmo fora da empresa. As agressões contra terceiros, estranhos à relação empregatícia, por razões alheias à vida empresarial, constituirá justa causa quando se relacionarem ao fato de ocorrerem em serviço. A legítima defesa exclui a justa causa. Considera-se legítima defesa, quem, usando moderadamente os meios necessários, repele injusta agressão, atual ou iminente, a direito seu ou de outrem.  Lesões à Honra e à Boa Fama: São considerados lesivos à honra e à boa fama gestos ou palavras que importem em expor outrem ao desprezo de terceiros ou por qualquer meio o magoar em sua dignidade pessoal. Na aplicação da justa causa devem ser observados os hábitos de linguagem no local de trabalho, origem territorial do empregado, ambiente onde a expressão é usada, a forma e o modo em que as palavras foram pronunciadas, grau de educação do empregado e outros elementos que se fizerem necessários.  Desacato ou desrespeito moral;  Geração de avarias ou perdas para a empresa;  Guiar empilhadeiras ou caminhão sem permissão;  Subtrair objetos do interior da empresa;  Condenação Criminal: Cumprindo pena criminal, o empregado não poderá exercer atividade na empresa. A condenação criminal deve ter passado (transitado) em julgado, ou seja, não pode ser recorrível.  Embriaguez Habitual ou em Serviço: A embriaguez deve ser habitual (quando o trabalhador substituir a normalidade pela anormalidade, tornando-se um alcoólatra, patológico ou não). Embora o álcool seja a causa mais frequente da embriaguez também pode ser provocada por substâncias de efeitos análogos (psicotrópicos). Para a configuração da justa causa, é irrelevante o grau de embriaguez e tampouco a sua causa, sendo bastante que o indivíduo se apresente embriagado no serviço ou se embebede no decorrer dele.  Abandono de Emprego: A falta injustificada ao serviço por mais de trinta dias faz presumir o abandono de emprego, conforme entendimento jurisprudencial. No caso de o empregado ser surpreendido trabalhando em outra empresa durante o período em que deveria estar prestando serviços na primeira empresa, fica clara a intenção de não mais voltar ao serviço gerando uma circunstância que caracteriza o abandono antes dos trinta dias.

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A ordem da aplicabilidade das normas disciplinares é: 1.

Advertência verbal.

2. Advertência escrita 1; 3. Advertência escrita 2; 4. Advertência escrita 3.

5. Suspensão de 1 a 20 dias dependendo da gravidade do fato.

6. Demissão por justa causa.

    

É o ato de chamar a atenção, verbalmente, para uma obrigação do colaborador prevista em alguma cláusula contratual, norma administrativa ou regulamento interno da empresa. Tem caráter de sanção penal por infração aos regulamentos e normas. Ainda que essas ações possam ser executadas de forma verbal, o recomendado é que seja feita por escrito e sempre transcrita no livro ou ficha de registro do colaborador. Entretanto, é vedada anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social do colaborador, de acordo com o artigo 29 da CLT. A repetição do comportamento faltoso poderá resultar na rescisão do contrato de trabalho por justa causa. A suspensão disciplinar tem o objetivo de punir o empregado que violou as regras da empresa ou que não cumpriu com seus deveres previstos no contrato de trabalho. A penalidade poderá ser aplicada também em caso de ato faltoso cometido durante o período em que cumpre aviso prévio. As consequências podem ser a perda do salário pelos dias ausentes, bem como quaisquer outros benefícios correspondentes aos dias de suspensão. São proibidas anotações sobre a conduta do colaborador na sua Carteira de Trabalho e Previdência Social. É a punição máxima que pode se impor ao trabalhador. Prevista no artigo 482 da CLT, a justa causa é considerada todo o ato faltoso grave que tem como consequência a rescisão do contrato de trabalho. Assim, além de perder seu emprego, o colaborador terá limitação para receber seus direitos na rescisão contratual. Contudo, é importante salientar que não é qualquer descumprimento de contrato que dá direito ao empregador de rescindi-lo.

Etapas:

Colaborador incorre em falta; Gestor faz análise prévia; RH valida a análise. Rh Verifica tipo de ocorrência (Leve/média ou grave?); Se leve, faz advertência verbal;  Se grave, ou reincidente na leve pela terceira vez, demite.

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6.15.POP COMUNICAÇÃO INTERNA Conceitos:  

    

Este processo consiste em informar aos colaboradores sobre os acontecimentos futuros, presentes ou passados de interesses, determinações, orientações de saúde e segurança ou bem comum a todos. A comunicação é solicitada pelas diversas áreas da organização e enviada unicamente pela Área do RH, que utilizará o padrão / layout definido pela empresa, seguindo as regras de inserção de imagem e linguagem adequada à compreensão de todos. Todos os usuários ativos da folha são considerados participantes do Grupo de Comunicação Interna. A comunicação poderá ser: Geral: quando for de interesse de 100% dos colaboradores. Parcial: Quando o objetivo for comunicar uma ou outra Filial Setorial: quando a necessidade for atender à uma demanda de uma determinada área.

Bandeiras da Comunicação:         

Recrutamento e Seleção: Seleções Internas e Externas; Bem Estar: Informações sobre programações socioculturais em nossa cidade. Atividades Físicas, Conscientizações (Setembro Amarelo, Outubro Rosa, Novembro Azul etc.); Reconhecimento: Melhores funcionários do mês, Nascimento de filhos, Novos funcionários integrados, Performances diferenciadas; Gestão Trabalhista: Assuntos jurídicos, Marcação de Pontos e Jornadas, Direitos e Deveres do trabalhador, Férias; Mundo Melhor: Ações sociais, Doações, Aulas beneficentes, Visitas à comunidades e escolas. Desenvolvimento: Treinamentos na função, cursos internos, Reuniões/Capacitações, Descrição de novos processos, Planejamento anual; Segurança: Segurança do Trabalhador, Regras de Segurança em geral; Programa 5S: Datas de auditorias, Descrição e conceituação de processos, Divulgação dos resultados da ronda; Comunicação Interna: Todos os demais assuntos de interesse e Bem-comum a todos os colaboradores.

Instrumentos da Comunicação: Os instrumentos da Comunicação são os meios pelos quais a Comunicação será divulgada. São geridos e manuseados pela área de Recursos Humanos. São eles:  Grupo via E-mail (Comunicação Interna), composto por 100% dos e-mails de funcionários ativos. Primeiro formato da Comunicação a ser enviado. Esta conta de e-mail (comunicacaointerna@comercialibiapina.com.br) é apenas para envio, não admite ou considera respostas destinadas a ela;  Grupo via WhatsApp (Comunicação Interna): Grupo destinado principalmente aos cargos externos do Comercial, e que precisam ser informados das notícias da empresa;  Quadros Internos de Comunicação: Cinco (05) quadros dispostos pela estrutura predial da empresa, destinados aos funcionários que não possuem e-mail ou WhatsApp, ou mesmo aos visitantes para compreensão da organização da nossa Comunicação Interna.

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Cumprimento Mínimo de Comunicações: CRONOGRAMA DE COMUNICAÇÕES FIXAS JAN FÉRIAS ANIVERSARIANTES NOVOS COLABORADORES % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR

FEV MAR ABR MAI FÉRIAS FÉRIAS FÉRIAS FÉRIAS ANIVERSARIANTES ANIVERSARIANTES ANIVERSARIANTES ANIVERSARIANTES IBI FOLIA AUMENTO PLANO NOVOS COLABORADORES DIA DAS MÃES NOVOS COLABORADORES NOVOS COLABORADORES % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR NOVOS COLABORADORES % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR

JUL AGO FÉRIAS FÉRIAS ANIVERSARIANTES ANIVERSARIANTES NOVOS COLABORADORES DIA DOS PAIS DIA DO MOTORISTA NOVOS COLABORADORES % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR

SET FÉRIAS ANIVERSARIANTES SETEMBRO AMARELO NOVOS COLABORADORES DIA DO CONTADOR % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR

JUN FÉRIAS ANIVERSARIANTES SÃO JOÃO NOVOS COLABORADORES DIA DO RH % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR

OUT NOV DEZ FÉRIAS FÉRIAS FÉRIAS ANIVERSARIANTES ANIVERSARIANTES ANIVERSARIANTES DIA DO VENDEDOR NOVEMBRO AZUL NATAL OUTUBRO ROSA % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR ANO NOVO DIA DAS CRIANÇAS NOVOS COLABORADORES NOVOS COLABORADORES % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR % ATING. VENDAS MÊS ANTERIOR

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Anexos: 

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Manual de Identidade Visual de Comunicação Interna:

A comunicação interna deverá ser criada / editada obedecendo os seguintes padrões visuais: 2.Imagem realizando estampa parcial

1.Imagem realizando estampa parcial

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6.16.

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POP ENDOMARKETING

Conceitos: 

Endomarketing é toda e qualquer ação na empresa, com intuito de agregar valor e/ou bem-estar aos colaboradores, no cumprimento de um calendário de eventos fixos ou pontuais na organização; Desenvolvido pela equipe de RH, conta com o apoio da equipe de Marketing na concepção, criação de logos oficiais e divulgação nas páginas da empresa; Todos os eventos ou ações a serem desenvolvidos deverão ser apresentados pelo RH para aprovação à Diretoria da empresa; Ao endomarketing não será atribuído meta ou indicador, uma vez que não se faz obrigatório o cumprimento destas atividades; O RH deverá considerar o endomarketing como uma das ferramentas de apoio à positivação da Pesquisa de Clima (IBI Clima+), uma vez que o endomarketing diz respeito à satisfação e engajamento dos colaboradores: (Festividades, Lazer, Ações, Inovação de Rotinas).

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Etapas: Planejamento:            

Aspectos necessários ao planejamento de um Evento: Locais de atuação; Data; Custos previstos; Colaboradores envolvidos na organização; Público alvo favorecido; Estruturas internas utilizadas; Estruturas Externas utilizadas; Convidados internos e externos; Alimentação (se necessário); Prestação de contas / Adiantamentos (Obedecer aos prazos do Financeiro); Divulgação Pré e Pós-evento; Aplicação de Pesquisa de Satisfação do Evento à melhoria da próxima edição.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS – RECURSOS HUMANOS Cód: RH-MANUAL 001

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Emissão: JUN/19

Aprovação:

Revisão:

Ver.:001/2019

Cronograma: Como medida de cumprimento do objetivo final do evento, o RH deverá realizar o Cronograma semestral ou Anual para melhor gestão financeira / cotações, estabelece-se deste modo que o RH deverá organizar o evento com no mínimo um mês de antecedência.

Ações / Eventos específicos IBIAPINA: Trata-se das AÇÕES / MOVIMENTOS que não pertencem ao Cronograma Fixo de calendário Festivo. São situações específicas rotineiras, desenvolvidas a agregar valor social interno ou externo à empresa.

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Café com Presidente: Material Utilizado: Ata modelo padrão IBIAPINA a ser preenchida pelo RH. Pauta da Reunião: Aspectos de Melhoria, Assertividade ou Falha da Comunicação, Desenvolvimento da Infraestrutura ou Capital Humano, Ciência de Performance e Indicadores das Áreas, Endomarketing, Atendimento ao Cliente Interno, Processos complexos, Visão sistêmica (Visão do todo), Prestação de Contas das ações Propostas da Reunião anterior. Convocação: RH elege os colaboradores valendo-se dos seguintes perfis:  Assiduidade;  Criatividade;  Bom senso;  Desenvoltura;  Expressão de Ideias;  Aderência aos Princípios;  Bom relacionamento interpessoal;  Posicionamento firme / Desenvoltura;  Aderência ao Código de Condutas e Normas da empresa. OBS.: A Liderança de RH não deve estar presente nesta reunião para que os colaboradores não se sintam coagidos (ou por clima de Avaliação ou Auditoria). Também para que seja mantida a imparcialidade dos comentários e sugestões.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS – RECURSOS HUMANOS Cód: RH-MANUAL 001

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Emissão: JUN/19

Aprovação:

Revisão:

Ver.:001/2019

Gente que vende:

Organizado pelo RH e Customer Service, tem como intuito:  Reconhecer, conquistar, reintegrar e reativar nosso cliente;  Apresentar a organização com intuito de relacionamento;  Fortalecer o contato empresa x cliente;  Identificar oportunidades;  Vincular a venda ao relacionamento;  Ampliar a visão macro dos colaboradores internos. Público Alvo: Clientes a serem visitados e Colaboradores a serem desenvolvidos. Convocação: RH elabora e envia a comunicação interna, informando data e intuito da ação, bem como esclarece o perfil de voluntariado da ação, não devendo aplicar caráter de obrigatoriedade da participação aos colaboradores. Frequência: Anual (No Dia do Cliente, em Setembro). Material Utilizado: Formulário de Satisfação, Relacionamento e Nível de Serviço da empresa, incluindo o perfil do cliente visitado. Formação das Equipes: As equipes de visitação devem ser compostas por 03 colaboradores, de diversas áreas, sendo um dos membros alguém da Área comercial que possua contato e conhecimento dos PDV´s visitados. Roteiro da Visita: O Customer Service juntamente ao RH deverá capacitar, via Treinamento simulado simples, os funcionários internos que sairão em Rota. Deve ser seguido o seguinte roteiro: 1. Saudação na chegada ao cliente; 2. Apresentação; 3. Saudação pelo Dia do Cliente; 4. Entrega do Kit ou Presente ao Cliente; 5. Preenchimento do Questionário de Rota; 6. Anotações dos comentários e considerações do cliente; 7. Registro com foto (equipe visitante + cliente). Fechamento: Reunião pós visitação, com intuito da troca de experiências das rotas visitadas. Neste momento o RH deverá tomar nota dos formulários e consolidar para apresentação em reunião formal à diretoria.

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Ações Sociais:

Organizado pelo RH e Voluntários Internos/Externos.  Intuito: Agregar valor social, dar suporte, assistência, auxílio à comunidade local ou instituições sem apoios governamentais ou partidários;  Público Alvo: Escolas, creches, hospitais, casas de assistência ao idoso, ex-viciados ou comunidades carentes;  Convocação: RH elabora e envia a comunicação interna, informando data e intuito da ação, bem como esclarece o perfil de voluntariado da ação, não devendo aplicar caráter de obrigatoriedade da participação aos colaboradores;  Frequência: Quando houver oportunidade e possibilidade de investimentos, sejam financeiros, doações de alimento, roupa ou material de higiene e limpeza;  Prestação de Contas: Deverão ser considerados os registros do momento, devendo haver divulgação da ação ou evento com a equipe de voluntários e beneficiados.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS – RECURSOS HUMANOS Emissão: JUN/19

Aprovação:

Revisão:

Ver.:001/2019

Fluxograma:

Cód: RH-MANUAL 001

MANUAL DE PROCEDIMENTOS – RECURSOS HUMANOS Cód: RH-MANUAL 001

Emissão: JUN/19

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Ver.:001/2019

6.17. POP DESLIGAMENTO Conceitos: O desligamento pode ser: Demissão sem justa causa, Demissão com justa causa, por pedido de demissão e por término de contrato de experiência. Qualquer solicitação de desligamento deve ser notificada imediatamente ao departamento de Recursos Humanos. Nenhum processo de desligamento será iniciado sem que haja a notificação por escrito do gerente da área e autorização da diretoria. Nenhuma comunicação de demissão poderá ser feita ao funcionário, antes de consultar o departamento de Recursos Humanos.

Etapas: 

Demissão sem justa causa:  Gestor da área preenche Formulário Padrão de Movimentação de Pessoal e envia junto com informação do tipo de aviso prévio ao setor de recursos Humanos;  Recursos Humanos aprova;  Recursos Humanos envia formulário do aviso prévio através de e-mail com orientações;  Recursos Humanos faz entrevista de desligamento e colhe assinatura do funcionário;  Recursos Humanos recolhe crachá e material de trabalho;  Recursos Humanos verifica se a folha de ponto está atualizada pelo Departamento de Pessoal;  Recursos Humanos encaminha ao departamento de pessoal: o formulário do aviso prévio assinado, a folha de ponto assinada e o material recolhido.

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Demissão com justa causa:  Gestor da área preenche Formulário Padrão de Movimentação de Pessoal e relata detalhadamente por e-mail ao departamento de recursos humanos o motivo e data da demissão;  Gestor da área consulta o departamento de Recursos Humanos se o motivo da demissão é passível de Demissão com justa causa;  Recursos Humanos envia comunicação de dispensa por justa causa, através de e-mail com orientações;  Colaborador recebe comunicação de dispensa;  Recursos Humanos faz entrevista de desligamento e colhe assinatura do funcionário;  RH recolhe crachá e material de trabalho;  RH verifica se a folha de ponto está atualizada;  RH encaminha ao departamento de pessoal, o formulário do aviso prévio assinado, a folha de ponto assinada e o material recolhido.

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Pedido de Demissão:  Colaborador envia, por e-mail, ao gestor e ao departamento de recursos humanos Carta de Pedido de Demissão com motivo e data do pedido de demissão;  Gestor da área preenche Formulário Padrão de Movimentação de Pessoal;  Gestor da área Informa se o aviso prévio será trabalhado ou indenizado;  Recursos Humanos aprova;  Recursos Humanos envia formulário do aviso prévio através de e-mail com orientações;  Recursos Humanos faz entrevista de desligamento;  RH recolhe crachá e material de trabalho;  RH verifica se a folha de ponto está atualizada;  RH encaminha ao departamento de pessoal, o pedido de demissão, a folha de ponto assinada e o material recolhido.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS – RECURSOS HUMANOS Cód: RH-MANUAL 001

Emissão: JUN/19

Aprovação:

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Ver.:001/2019

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Término de contrato:  Gestor recebe e-mail do Recursos Humanos sobre o prazo final do Contrato de Experiência;  Gestor da área preenche Formulário Padrão de Movimentação de Pessoal e justifica o motivo pelo encerramento do contrato;  Departamento de pessoal envia formulário de comunicação de Dispensa de Término de Contrato ao gestor;  Recursos Humanos faz entrevista de desligamento;  RH recolhe crachá e material de trabalho;  RH verifica se a folha de ponto está atualizada;  RH encaminha ao departamento de pessoal, o pedido de demissão, a folha de ponto assinada e o material recolhido.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS – RECURSOS HUMANOS Emissão: JUN/19

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Ver.:001/2019

Fluxograma:

Cód: RH-MANUAL 001