ERRORES MÁS COMÚNES EN AUDITORÍA
Con este ebook lograrás dominar el arte de las auditorías. Podrás evitar los errores más frecuentes y alejarte totalmente del incumplimiento. Crearás un verdadero escudo contra el lavado de dinero en tu Entidad.
Introducción
El tema de las auditorías es muy amplio. Son días de desvelos, estrés, documentación y papeleos, pero, ¿por qué nuestra Entidad tiene tantas incidencias? ¿Cuáles
son
las
causas?
¿Cuáles
son
las
consecuencias? Aquí te resumimos las principales incidencias que cometieron las empresas que auditamos. Además obtendrás consejos esenciales que debes considerar para evitar cometer estos errores. Después de realizar este análisis, te sugerimos hacer un
checklist
de
lo
que
estás
cumpliendo
e
incumpliendo, con la finalidad de tener todo listo y preparado para las auditorías que vienen. Así que arranquemos motores.
¿Cómo está estructurado este ebook? Trabajaremos sobre nuestra famosa fórmula "ICC", es una combinación de incidencia (i), causa (c) y consecuencia (c).
INCIDENCIA Principales deficiencias detectadas en un estudio de casi 100 entidades financieras.
1
2
CAUSA ¿Cuáles son las acciones u omisiones que originaron dichas incidencias.?
3 CONSECUENCIA ¿Cómo puede repercutir en mi Entidad?
¿Cuál fue la mayor incidencia? El siguiente gráfico muestra que la incidencia con mayor número de porcentaje es la selección de personal (85%) y la incidencia con el menor porcentaje fue el enfoque basado en riesgos (55%).
Porcentajes con el mayor y menos número de incidencias. Se puede visualizar que hay gran cantidad de deficiencias en la mayoría de los aspectos, lo cuál puede ser preocupante para el mundo del compliance. 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 -
Identificación y conocimiento Dentro del apartado identificación y conocimiento se encontraron aspectos esenciales que deben tomarse en cuenta para su mejoramiento, ya que, la falta de elementos llevan al incumplimiento.
SOLICITUDES
Sin solicitudes específicas para el propietario real, proveedores de recursos, etc.
CONGRUENCIA
PERFIL TRANSACCIONAL
No hay congruencia entre los formatos del Manual, los implementados y el Sistema.
No incluye un apartado para el perfil transaccional y el soporte documental no es congruente.
FALTANTES
Faltantes en la entrega de los expedientes solicitados.
MESA DE CONTROL
Campos sin llenar en los formatos, documentos ilegibles o faltantes en el expediente.
Sistema automatizado Es fundamental para poder tener una defensa ante el lavado de dinero, sin embargo, se suele descuidar este aspecto y se ignora que debe alinearse con el Manual de cumplimiento y el EBR.
1 ALERTA
El Oficial de Cumplimiento no recibe alertas en tiempo real, y el catálogo de alertas no considera las guías y las disposiciones, (14a y 16).
2 PARAMETRIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN
Sistemas que sin importar si son nuevos o viejos no son acordes con la operación de la empresa y siempre están “en proceso de implementación”.
3 PERFIL TRANSACCIONAL
No cuentan con todos los campos que calculan el perfil transaccional, no lo actualizan semestralmente y no es acorde con lo declarado por el cliente al inicio de la relación comercial.
4
CONGRUENCIA CON MANUAL Y METODOLOGÍA
El Manual indica que tienen relación con ciertos tipos de persona, pero el Sistema no permite identificarlos. La Metodología tiene una forma de cálculo y el Sistema una distinta.
5
REPORTES DE OPERACIONES
No permite el reporte de todos los tipos de operaciones, principalmente internas preocupantes lo hacen en otra plataforma. El proceso de dictaminación no se puede llevar a cabo en el Sistema.
CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN Una capacitación exitosa necesita ser constante, segmentada, especializada, enfocada y evaluar la efectividad de los conocimientos adquiridos por el personal. Sin embargo, sigue siendo un foco rojo en auditorías.
1 Deficiencia Se detectó que las Entidades se capacitan una vez al año, juntando a todo su personal en 1 mismo curso, sin impartir capacitaciones especializadas por área y funciones.
2 Deficiencia Las capacitaciones no son prácticas, solo teóricas, y al ser una vez al año el conocimiento adquirido se olvida en poco tiempo.
3 Deficiencia La Alta Dirección no está involucrada o no considera necesario capacitarse o brindarle más capacitación a su equipo.
MANUAL DE CUMPLIMIENTO Es la estructura y base del compliance, sin embargo, no se le da la importancia correcta. Incluso, en muchas ocasiones se hace copy paste, ignorando las características de cada Entidad.
Desarrollo de criterios y procedimientos en el Manual de cumplimiento aunque no sean aplicables: • Modelos novedosos (no lo incluyen) • EBR (porque tienen un manual “exclusivo” de riesgos, no lo incluyen) • Varios párrafos de un solo capítulo de las disposiciones los agrupan en un solo criterio (reserva y confidencialidad, personas bloqueadas, modelos novedosos, etc)
• La estructura del manual no sigue el orden de las disposiciones o no se encuentra distribuido en capítulos y sub capítulos. • Se hace referencia de manera directa a Disposiciones; por ejemplo, “se deberá integrar un expediente de acuerdo con la 4ta inciso II, de las presentes Disposiciones.” • No se desarrolla de acuerdo a la Operación de la Entidad, es decir, manifiesta la celebración con todos los tipos de personas y no refiere productos.
RECOMENDACIONES FINALES
Si llegaste hasta aquí es porque realmente quieres hacer que tu Entidad esté protegida ante el lavado de dinero. Así que te daremos unos tips extra para que salgas de 10 en tu próxima auditoría.
Realizar un Programa de Corrección, esto te ayudará a tener claro, todas las acciones y mejoras que deberás realizar durante el año, recuerda que es importante determinar plazos y responsables para ejecución y supervisión y dar seguimiento a cumplimiento del calendario. Es importante brindarle a todo el personal de tu Entidad financiera una capacitación constante y especializada. Con el objetivo de que las áreas puedan tener las herramientas y el conocimiento pertinente para realizar sus funciones de manera eficazmente. Para ello, te recomendamos buscar cursos segmentados.
Implementa un plan de Difusión, esto servirá para mantener informado y actualizado al personal de tu Entidad Financiera. Puedes apoyarte de diversos medios de comunicación como son: email, redes sociales, material impreso,
etc.
¿Qué
comunicar?
Avisos
publicados en el Diario Oficial de la Federación, Avisos del Portal SITI, Disposiciones, etc. Involucra a la primera línea de defensa, es muy importante que el área de atención a clientes o comercial, tenga los conocimientos suficientes para la correcta identificación y conocimiento del cliente, para ello, es indispensable brindarles capacitación constante sobre la importancia de llenar una correcta solicitud, así como la documentación necesaria y sobre los posibles consecuencias y riesgos de no hacerlo bien.
Mantén actualizado tu Manual de Cumplimiento, de acuerdo con los servicios y operación de tu Entidad; y no solo
eso,
recuerda
tomar
en
cuenta
que
este
documento, debe ser claro y legible, para que todo el personal de tu Entidad, pueda comprender los criterios y procesos a implementar. Adicional a ello, no olvides que, tanto tu Manual como Metodología de Enfoque Basado en Riesgos y tus Sistema Automatizado deberán estar alineados, todo cambio y/o modificación que realices impactará en tu operación. Verificar constantemente con el área de sistemas o con tu proveedor de Sistema, que efectivamente pueda conservar, actualizar y permitir la consulta de los datos relativos
a
los
registros
de
la
información
de
expedientes de identificación de cada cliente y usuario y demás funciones.
Pide tu sesión demo totalmente gratuita. Si nececitas más información para evitar incidencias en tu auditoría, ¡no te preocupes!, simplemente contáctanos cuanto antes. Te ayudamos a que cumplas de manera correcta con todo lo necesario para que tu Entidad cumpla con una capcitación adecuada y una asesoría que dure todo el año.
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Queremos ayudarte a obtener una protección que realmente reduzca el nivel de riesgo de tu Entidad ante el lavado de dinero.
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