voorbeeld rapportage
rapportage KSU St. Dominicus Utrecht
wat is er binnen uw school aan de hand?
Deze rapportage is een voorbeeld rapportage in opdracht van een school in het primaire onderwijs. De KSU St. Dominicus uit Utrecht heeft door de sterke groei van leerlingen en de bovenschoolse strategie de behoefte om de school als organisatie door te lichten op het gebied van: inspiratie en motivatie, groei en ontwikkeling, leiderschap, cultuur, samenwerking, leiderschap, communicatie en teamgevoel, werkdruk. Diverse algemene thema's voor het basisonderwijs staan centraal. De resultaten van Schooldialoog zullen in het nieuwe schoolplan van de school worden verwerkt. Het onderzoek en de aanpak voor deze opdracht op school duurde een 2 workshops met diverse teams en 2 individuele gesprekken. Schooldialoog levert waardevole informatie op die inzicht geeft in de onzichtbare cultuur. De school kan dit gebruiken om een lerende organisatie te worden en kan verbeteren op een aantal cruciale organisatorische elementen, zoals eerder opgesomd. Wat kan uw school uit Schooldialoog halen? Vul schooldialoog.nl/ook in en kom te weten waar verbeteringen liggen en hoe deze te bereiken op school?
intro
thema's goed bestuur
horizontale dialoog
werkdruk
HRM
werkstress opbrengstgericht werken
aantrekkelijkheid
innovatie
professionalisering
ouder betrokkenheid
leiderschap team ontwikkeling
leerling centraal
School Dialoog als methodiek helpt om onderzoek te doen naar verbeteringen op school. 16 thema's en vele statements geven een brede scope van de school als organisatie weer. Het instrument helpt bij het bepalen van de veranderingsbehoefte, mogelijke oplossingsrichtingsrichtingen, onderscheid relevantie en urgentie en zorgt voor eigenaarschap om het gebied van onderstaande thema's. persoonlijk
organisatie
cultuur
structuur ℚ � schoolstructuur
or
.10
ite
atie
pr i
otiv
en
s ctie
gen bev elin
ntw
uk
en k an b
aan
dr
goed eter
21.
we rk
gaat
&a
i
e i t c
c s r
p a h
2 1 .
communicatie & teamgevoel .15
ℚ � schoolagenda
wat
2.
r t n
e d i le
it
6. dagje school u d o
i&o
&m
ijd
groe
atie
ikke
spir
ling
8. in
7. t
en
ov er v erh
itti
ng
.18
.20
'Bij ons op school is het soms een echt gekkenhuis', 'ik word geleefd door anderen en mijn mailbox', 'het management met ad hoc vragen kost me elke dag tijd', 'je moet eens weten hoe vaak ik op een dag gestoord word'. Grip op het werk en eigen tijd is niet vanzelfsprekend. 'En... coaching van mijn team is er bijna niet bij, terwijl dat een belangrijke taak is!' Schoolleider zijn op een school is elke dag anders en is een verantwoorde functie. Maar is een schoolleider, een teamleider of docent eigenlijk aan het doen op school? Wat is de impact van het steeds verder vervagen van de grenzen tussen werk en privé tijd? Denken we nog wel op de goede manier na over werk en het werken binnen het onderwijs? En houden we ons bezig met de echte vraagstukken of bestrijden we symptomen? Ouders en leerlingen vragen ook na schooltijd aandacht. Onderzoek toont aan dat de extra werktijd na schooltijd de afgelopen jaren is gestegen met 35%. De druk op medewerkers binnen het onderwijs stijgt daardoor ook elk jaar: verwachtingen worden groter en de verantwoordelijkheid meer. Het vraagt om een andere kijk op onderwijs, het werk, communiceren, informatie uitwisselen, kennis delen, vitaliteit waarborgen en leiding geven in een veranderlijke wereld.
dagje school
ℹ ️ schooldag
waar besteden tijd die vanwege schoolleiders verstoringen door collega's verloren hun tijd aan? gaat tijd besteed aan mail
18%
tijd die thuis extra wordt gewerkt
35%
werk op mijn basisschool
10%
18%
tijd besteed aan door een ander opgelegde taken
8% 11%
tijd die overblijft voor primaire taken
tijd besteed aan vergaderingen ℚ � schooltijd
pupils will never love a school
until the employees
love it first ℚ � schoolspirit
inspiratie Geïnspireerd worden door een leidinggevende is van cruciaal belang om te komen tot een cultuur die bijdraagt aan het welzijn van de mensen in school. Dit creëert een betere waarde die mensen of de school toevoegt richting leerlingen en ouders. Een inspirerende werkplek. Scholen met een sfeer van waardering en vertrouwen hebben een competatief voordeel ten opzichte van andere scholen. Ze zijn beter in staat leerlingen te trekken en werknemers aan zich te binden, zijn creatiever en stimuleren intern ondernemerschap. Waardering en vertrouwen leiden tot harmonie, integratie en gevoelens van verbondenheid. Werk om trots op te zijn! In een school speelt de leidinggevende een sleutelrol in het creëren van een sfeer van waardering en vertrouwen. Inspirerend leidinggeven stimuleert effectieve samenwerking en een hogere kwaliteit doordat docenten weten wat van hen wordt verwacht. Een schouderklopje kan soms al genoeg zijn. Gemiddeld wordt 32% van de medewerkers niet (of te weinig) geïnspireerd door hun directe manager. De helft van deze groep verwacht dat dit ook niet (meer) gaat gebeuren.
Wat gebeurt er als we investeren in de ontwikkeling van onze mensen en ze vertrekken?
Wat gebeurt er als we dat niet doen en ze blijven?
Boeien en binden van mensen lijkt makkelijk en binnen het onderwijs worden persoonlijke ontwikkelingsplannen gemaakt.
26% redelijk tevreden
Echter... 62% van de medewerkers binnen uw school zijn redelijk tot zeer tevreden over hun persoonlijke groei en ontwikkeling.
groei & ontwikkeling
Groei en ontwikkeling is belangrijk binnen uw school door de krappe markt aan goede mensen. Gekwalificeerde mensen wilt u aan uw school binden. Groei en ontwikkeling heeft invloed op de duurzame inzetbaarheid, de vitaliteit en motivatie van uw personeel. 38% wil graag over hun persoonlijke groei en ontwikkeling in gesprek.
36% (zeer) tevreden
ℚ � schoolblijven
vertrouwen crëeren is investeren... ℹ ️ schoolleiding
Inspiratie is één van de basiselementen van werk. De letterlijke betekenis van inspiratie is 'inademen', of 'inblazen'. Een onmisbaar gegeven in het (werkende) leven en het geldt als de intrinsieke motivator. Binnen uw school wordt 1 op de 4 medewerkers niet of onvoldoende geïnspireerd door hun directe leidinggevende of management. Binnen school wordt verbetering hiervan als een grote urgentie beschouwd. 24% wordt weinig tot niet geïnspireerd door management
Motivatie en inspiratie worden als zeer belangrijk beschouwd en vraagt om continue aandacht binnen uw school.
45% wordt gemiddeld geïnspireerd door het management
leiderschap
31% wordt goed geïnspireerd door het management
visie verkrijgen vrijheid
betere communicatie heldere doelen
goede feedback
Goed onderwijs vraagt om goed leiderschap. In Schooldialoog is leiderschap gedefinieerd op basis van de interactie tussen schoolleider en zijn omgeving, zoals ervaren door het personeel. De vijf belangrijkste verbeterpunten om te komen tot pragmatisch leiderschap is: visie, communicatie, doelgerichtheid, vrijheid en feedback (de grootte geeft relevantie voor het schoolteam aan). Goed leiderschap in theorie boeken houdt weinig rekening met de context en de mensen in uw school. Daarom komt de definitie van leiderschap en waar leiderschap aan dient te voldoen voort uit de mensen in uw school. Zij weten wat voor een type leider en coach nodig is. Daarnaast voegt leiderschap visie en een aanpak toe die nodig is op basis van de missie en doelen van de school. ℚ � schoolleiding
luisteren naar elkaar is vaak de zwakst ontwikkelde teamvaardigheid
De tijd die we besteden aan communiceren groeit schijnbaar elk jaar en dat komt onder andere door de groter wordende onduidelijkheid die communicatie veroorzaakt. De manier van communiceren, het type medium en de tijd die er wordt genomen beïnvloeden het succes van communicatie. Binnen uw school is behoefte om de communicatie en openheid te verbeteren. Communicatie krijgt nu een 6,5. De belangrijkste thema's die hierbij vielen zijn: openheid, duidelijkheid en transparantie. Er wordt te veel gepraat over en niet met en mensen voelen zich niet betrokken bij een verandering in belangrijke primaire processen of worden te laat betrokken of geïnformeerd. Daarnaast worden veel mensen niet serieus genoeg genomen, voornamelijk door het management. Medewerkers denken dat bij een verbetering in de communicatie de verbondenheid en het plezier zal verbeteren.
communicatie & openheid
verbondenheid & plezier 5
6
7
8 ℹ ️ schoolpraat
Communicatie is de lijm tussen mensen en het blijft een aandachtspunt daar waar mensen zijn en samenwerken. Zeker op een school waar het delen, de ontwikkeling en overdracht van kennis zeer belangrijk is. Uit de workshop kwamen een aantal aandachtspunten met betrekking tot de communicatie.
Er
wo rd
Te ve e
Er wordt te
's Avon
t te
l bela
we in
ig r
ele
ngr ijk
van
e i n fo
veel gepr aa t
te i
r mat
n fo
ie wo
en te weinig
er ken om achter stallige ds is het geregeld thuisw
rdt Ik wo
a eer la z k a a v
t gein
erd e fo r m e
Op
de
nd
oo sch
l
at leve
sit web
C
atie
rdt v
a nic
a
ti
ged
eel
ia e-m
geluisterd b
db
inn
ail ve
en
sch
rzon
ool
den
innen schoo
l
berichten af te handelen
s ve r t som
e st
mu m o
rm
oor v t a
ra v e
ag
r vele
nam
te ts
e
tuati nde si
oud k j i l e
m ds
e
t er
e in
ijd
es op
a fo r m
n bin
en
tie
o sch
ol
67,5% is tevreden over huidige communicatie binnen school
werk druk de werkdruk heeft geen negatieve impact op de kwaliteit die ik lever 24%
76% de werkdruk heeft een negatieve impact op de kwaliteit die ik lever
Werkdruk is wat anders dan het druk hebben op je werk. Oververhitting en werkdruk ontstaan als de balans tussen werkbelasting en de belastbaarheid van de medewerker verstoord raakt. Werkdruk treedt op als je het werk niet binnen de gestelde tijd af kunt krijgen of structureel niet meer aan de gestelde eisen kunt voldoen. Werkdruk in het onderwijs is gemiddeld gezien hoog. Constateren van een te hoge werkdruk is al lastig, maar mogelijke oplossingen helemaal. De huidige manier van stress bestrijden richt zich vaak op het individueel omgaan met stress. Het werkelijk voorkomen van deze oververhitting vraagt om een andere aanpak binnen school. Bijna de helft van de medewerkers vindt het verlagen van de werkdruk een hoge prioriteit. ℚ � schooldruk
Gemiddeld 47% van de medewerkers ervaart een structureel te hoge werkdruk. Vrouwen ervaren een hogere werkdruk dan mannen. Alle medewerkers willen de huidige werkdruk zeer graag halveren.
gewenste werkdruk mannen
huidige werkdruk gewenste werkdruk vrouwen
huidige werkdruk 0%
15%
30%
45%
60%
Binnen school gaan er zeer veel dingen goed. De vraag is of er beter naar verbetering van goede aspecten gekeken kan worden of de minder goed en slechte eigenschappen binnen een organisatie verbeterd zien. Alle 32 thema's zijn besproken en gekwalificeerd, zoals hiernaast gevisualiseerd. Drie thema's werden als goed beschouwd, waar met trots over werd gesproken (blauwe bolletjes). De rode bolletjes zijn de thema's met de hoogste veranderingsbehoefte. De thema's zijn besproken vanuit het heden en nu met een blik op de gewenste situatie inzake dat thema. Een gedetailleerde cijfermatige analyse wordt u apart toegestuurd. ℚ � schoolrapport
•
Leiderschap: het verbeteren van de communicatie en mensen meer betrekken bij bepaalde onderwerpen en beslissingen sterkt daarnaast de verbondenheid.
•
Groei en ontwikkeling binnen school is een papieren tijger, de persoonlijke groeitrajecten worden vaak niet gestart. Er heerst daarnaast angst om hierover te praten of om een cursus aan te vragen.
•
Er is sprake van een angstcultuur dat ten koste gaat van de communicatie, openheid, verbondenheid en de sfeer in school. Veel initiatieven, geïnitieerd vanuit docenten, stranden en vanuit het management ontstaan moet-projecten.
•
De eilandjes binnen school kosten iedereen veel tijd, nieuwe ideeen komen lastig tot stand en het wiel opnieuw uitvinden gebeurt daarom te vaak. Resultaatgerichtheid is zeer laag en het aanspreken van elkaar niet aanwezig.
•
De werkdruk stijgt elk jaar en het lijkt elk jaar meer te worden. De flexibiliteit bij sommige mensen is er uit en de gezondheid en vitaliteit bij hen lijdt daaronder.
aanbevelingen
De participatieve benadering schept ruimte voor een ieder binnen school om constructief kritisch mee te denken over vele onderwerpen. Hieronder staan de aanbevelingen en acties die zijn voortgekomen uit de diverse gesprekken en workshops. De acties en eigenaarschap daarover wordt apart toegezonden.
ℹ ️ schooladvies
haakjes
resultaatgericht werken en doelgericht functioneren
(strategische) communicatie
leiderschapsprogramma voor schoolleiders en teamleiders
oververhitting en werkdruk
visie- en strategie bepaling
persoonlijke groei en teamontwikkeling
ℚ � schoolgids
Schooldialoog faciliteert het gesprek in school om de professionalisering te ondersteunen. Vele thema's zoals leiderschap, communicatie of werkdruk passeren de revue en worden in groepsverband besproken. Deze groepsdynamiek is nodig om tot een beter inzicht te komen en 32 thema's vanuit verschillende perspectieven te belichten. Schooldialoog is niet gericht op controleren maar op leren. Schooldialoog is niet online, maar faciliteert het echte gesprek op de fysieke manier met alle organisatorische thema's die er zijn op school. "Niet alleen leren van aandachtspunten, maar juist ook aandacht besteden aan het leren van wat er goed gaat, transparantie is dan een voorwaarde". "We hebben 3 nieuwe projecten gedefinieerd naar aanleiding van Schooldialoog". schoolleider Lex de Goey St. Dominicus Utrecht ℚ � schoolraad
De workshop Schooldialoog bestaat uit 5 stappen die we in drie uur doorlopen. Het team bestaat uit ongeveer 10 mensen en kan bestaan uit iedereen in de school. Ook mogelijke thema's kunnen vantevoren bepaald worden, zodat gericht de dialoog daarover gestart kan worden. Het resultaat is een rapportage van de bevindingen en actieplan. Dit is voorbeeld rapportage. De rapportage van uw school kan hiervan dus afwijken.
huidige situatie op school
1
welke relevantie en urgentie
2
3
welke verbeteringen zijn er mogelijk
hoe ziet het actieplan er uit
4
5
wat kunnen we doen en wie eigenaarschap
duur workshop Schooldialoog is 3 uur
ℚ � schoolagenda
school dialoog
schooldialoog
een goede school maak je met z'n allen schooldialoog.nl
Godfried Boogaard đ&#x;?Ş 0653871211 đ&#x;?Ş godfried@rixt.net