PILARES PARA SE MANTER UM BOM PROCESSO DE COMUNICAÇÃO Ao encaminhar uma solicitação à área de Marketing da Secom, formalize sua demanda pelo e-mail marketing@sp.gov.br e considere seguir estes procedimentos.
Briefing
Descrever, de maneira concisa e objetiva, do que se trata a solicitação referente à ação ou programa. Prever quais itens devem ser considerados na solicitação e seus desdobramentos. Por exemplo: criação de logotipo, vídeo, fundo de palco, convite, material impresso etc. Deve-se pensar sempre de uma forma sistêmica, imaginando quais áreas e secretarias serão envolvidas, prazos e desdobramentos. Eleger o responsável pelo briefing, o qual deverá filtrar as informações, alinhá-las e disponibilizá-las à área de marketing da Secom. É contraproducente trabalhar a variação de informações com diferentes pessoas de uma mesma unidade ou Secretaria.
Fluxo de trabalho
Formalizar todas as solicitações pelo canal oficial de comunicação: e-mail. Evitar pedidos, considerações, ou observações por telefone ou WhatsApp, justamente para mantermos o processo de comunicação coeso e acessível a toda a equipe e não somente a um indivíduo. Em se tratando de solicitação de criação ou aprovação de artes, encaminhar a solicitações com brevidade à área de marketing da Secom, para obter uma resposta oficial referente à demanda. Ao se fazer a solicitação, a área ou secretaria deve munir a área de marketing com todas as informações necessárias: briefing, informação, textos finalizados e validados, imagens, fotos etc.
Prazos
É de suma importância considerar o planejamento ao se fazer uma solicitação junto à área de Marketing. O ideal é que as solicitações sejam feitas com 7 a 15 dias úteis de antecedência, principalmente para processos de criação, impressos ou produção de vídeos. Todo o material de comunicação e publicidade deve passar por aprovação do Governador, conforme agenda disponível. Solicitações feitas com antecedência tornam o processo mais assertivo, com menos chances de erros ou retrabalhos. Consequentemente, evitamos o desgaste entre as equipes.