Manual Procesos Técnicos BGLCH

Procesos Técnicos

Julio, 2022

Santiago, Chile

Manual de Procesos Técnicos de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile

Lissette Miranda Arriagada

Mayo, 2022. Santiago, Chile

Última revisión por: Brenda Canales Salgado

Julio, 2022. Santiago, Chile

PROPÓSITO

El propósito de realizar un manual de los procesos técnicos de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile, es lograr contar con un lineamiento a seguir para tener uniformidad en la producción de registros bibliográficos de todas las colecciones, y que estas se encuentren descritas de manera correcta y completa, con el fin de poder recuperar la información de manera rápida y eficaz.

El Manual de Procesos Técnicos deberá ser actualizado cada vez que se estime conveniente, por ejemplo: para agregar o quitar campos correspondientes al Formato MARC 21; si alguno de los procesos presentes más abajo cambia a uno automatizado o siempre que el Gran Bibliotecario y Archivero lo estime necesario.

ALCANCE

Se realizará la catalogación descriptiva para cada libro de las colecciones pertenecientes a la Biblioteca de la Gran Logia de Chile hasta que todo el acervo se encuentre procesado. Todos serán tratados y descritos de la misma manera, solo cambiando ciertos procesos técnicos de acuerdo al estado físico en el que se encuentre el material, puntualmente respecto a su marbete (de uno adhesivo a volante).

OBJETIVOS

1. Tener un control de la existencia total de libros y publicaciones periódicas y seriadas de la biblioteca.

2. Tener un control respecto a la cantidad de copias por libro disponibles para evitar contar con material extra innecesario.

3. Contar con un catálogo disponible de la Biblioteca de la Gran Logia para consultas remotas.

4. Planificar la adquisición de nuevos libros y suscripciones dependiendo de las necesidades de los usuarios.

5. Ubicar el libro en la estantería rápidamente.

6. Preservar el material bibliográfico por medio de su conservación preventiva.

RESPONSABILIDAD

Gran Bibliotecario y Archivero

Será el principal responsable de velar por el cumplimiento del Manual de Procesos Técnicos de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile y sus principales responsabilidades para el desarrollo de dicha labor serán las siguientes:

 Sentenciar los lineamientos generales para el desarrollo del proceso de catalogación y actualizarlo cada vez que sea necesario (Cambio en la edición de DDC disponible en la biblioteca o automatización).

 Brindar el apoyo técnico y logístico.

 Revisar, verificar y aprobar el manual de procedimientos.

Bibliotecólogo Documentalista

Será el ejecutor del programa y sus responsabilidades serán las siguientes:

 Establecerá junto con el Gran Bibliotecario y Archivero de la Gran Logia de Chile los lineamientos y actualizaciones necesarias.

 Supervisará y coordinará todas las labores que conlleva el empleamiento del Manual de Procesos Técnicos de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile.

 Capacitará a los asistentes de catalogación.

 Revisará y verificará el material procesado.

 Entregará los datos del proceso de catalogación del material de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile al Gran Bibliotecario y Archivero en el formato ad-hoc para futuras actualizaciones.

Técnico Bibliotecólogo

Brindará apoyo en la ejecución del programa y sus responsabilidades serán las siguientes:

 Realizará el proceso de limpieza de los libros adquiridos.

 Realizará la catalogación descriptiva de cada material bibliográfico y el ingreso de esta información a la planilla Excel.

 Pegará los marbetes a los libros ya procesados.

 Dejará el material listo para ubicarlo en la estantería donde estará disponible para el usuario.

NORMATIVA

Todos los procesos se deben llevar a cabo bajo las siguientes normativas de estandarización internacional:

 Sistema de Clasificación Decimal Dewey 20ª ed. al español.

 Formato MARC 21 para registros bibliográficos, actualizado a la fecha.

 Declaración de Principios Internacionales de Catalogación (IFLA), 2016.

POLÍTICAS

1. El Gran Bibliotecario y Archivero debe realizar la recepción del material

2. Todas las donaciones, independiente de su volumen, deben quedar juntas y respetar el orden de procedencia del material.

3. El Bibliotecólogo revisará el estado físico del material y procederá a limpiarlo. Si el documento se encuentra en mal estado, se apartará para un posterior tratamiento.

4. Se eliminará cualquier residuo siempre y cuando sea posible, hay que evitar el desprendimiento de cualquier parte del material. Si el marbete anterior no se puede retirar, se le pegará el marbete nuevo encima y si se calcula que quedaría un espacio sin cubrir, se le coloca un adhesivo blanco antes de colocar el definitivo.

5. Se le asignará un número de inventario según el Excel disponible para ello. El N° será el próximo que viene en el documento mencionado anteriormente. Este dígito debe quedar escrito con lápiz grafito en la primera página, en la parte superior izquierda, de manera vertical y de la forma N° 001000

6. Se señalará también en el libro la forma de adquisición del material; si es a través de donación o compra, por lo que se escribirá de forma vertical en la parte central izquierda de la primera página la palabra "Donación" o “Compra” según corresponda con lápiz grafito.

7. Se especificará la fecha del ingreso del material al documento Excel en la parte inferior izquierda de la primera página verticalmente en el formato ‘dd-mm-aaaa’, también con lápiz grafito.

8. Por último, se timbrará el material en la primera página, en la mitad y en la última página. Esta acción debe ser realizada con el timbre de la biblioteca.

Proceso de catalogación descriptiva

Actualmente, este proceso se hace en una planilla Excel que, además, funciona como inventario. El ingreso de los datos del material bibliográfico se hacen basándose en el Formato MARC 21 y, si la obra no presenta alguno de los datos necesario para los siguientes campos descritos, deben omitirse:

1. Campo 020 ISBN (International Standard Book Number) para publicaciones monográficas.

2. Campo 022 ISSN (Internacional Standard Serial Number) para publicaciones seriadas.

3. Campo 082 para el número de Clasificación Decimal Dewey1 .

4. Campo 100 para la entrada principal: nombre personal

5. Campo 110 para la entrada principal: nombre corporativo.

6. Campo 111 para la entrada principal: nombre de reunión.

7. Campo 130 para el título uniforme.

8. Campo 242 para la traducción del título por el agente catalogador.

9. Campo 245 para señalar el título de la obra.

10. Campo 250 para la mención de edición.

11. Campo 260 para el país, editorial y/o fecha

12. Campo 300 para la descripción física del libro.

13. Campo 440 para la mención de serie.

14. Campo 500 para la nota general.

15. Campo 501 para la nota “con”, utilizada para indicar la existencia de un material extra que acompañe a la obra principal.

16. Campo 505 para la nota de contenido

1 Consultar el Sistema de Clasificación Decimal Dewey de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile para material bibliográfico sobre masonería.

17. Campo 600 para la materia de nombre personal.

18. Campo 610 para la materia de nombre corporativo.

19. Campo 611 para la materia de nombre de la reunión.

20. Campos 650 para materias temáticas.

21. Campo 651 para materias geográficas.

22. Campo 700 para la entrada secundaria: nombre personal.

23. Campo 710 para la entrada secundaria: nombre corporativo.

24. Campo 711 para la entrada secundaria: nombre reunión.

Finalmente, se deberán agregar la fecha en que el libro fue ingresado a la planilla Excel en el formato ‘dd-mmaaaa’, las iniciales del catalogador (primer nombre y ambos apellidos), la fecha en que fue revisado el registro, también en el formato ‘dd-mm-aaaa’ y las iniciales de quién revisó el registro.

Proceso de pegado de marbetes

1. En primer lugar, se debe completar una plantilla que está configurada con anterioridad para los marbetes, la cual se encuentra disponible en cada computador con el nombre de “PLANTILLA MARBETES”. La información que debe llevar es el N° Dewey, luego el N° Cutter, el año de publicación, volumen (solo cuando corresponda) y N° de copia (también cuando corresponda). En el último caso, el máximo de copias que deben haber disponibles en la Biblioteca son 3, las demás se descartan siempre con la supervisión y autorización del Gran Bibliotecario y Archivero.

2. En la biblioteca hay pegatinas específicas para imprimir los marbetes, pero antes de hacerlo en la hora definitiva, hay que imprimir en una hoja normal tamaño carta y mirar a contraluz que la información que llevará el marbete se encuentre centrada en el adhesivo y no se haya desconfigurado. Una vez se haya comprobado que está bien, hay que proceder a imprimir en la hoja definitiva.

3. Hay que cerciorarse de que el libro se encuentre sin ningún residuo o con la pegatina en blanco, si es que corresponde, para tapar la información del marbete anterior.

4. El marbete se deberá pegar a 4 centímetros desde su base, preocupándose que la información quede al centro del lomo. Cuando el libro sea de pocas páginas y no cuente con una anchura de lomo suficiente, el marbete se pegará de tal manera que la información de clasificación quedé hacia la tapa del libro y el restante sin información de la parte izquierda quedará en la contratapa de este.

5. El cubre marbete se pegará de igual manera para que quede centrado cubriendo el marbete.

6. Se escribirá en la portada, en la esquina superior derecha, la misma información disponible en el marbete, todo con lápiz grafito.

Marbetes para libros desde 1950 hacia atrás o libros en evidente estado friable

1. Todos los libros desde 1950 hacia atrás y también los que a criterio del catalogador se encuentran en mal estado de conservación deberán llevar un marbete volante.

2. El marbete volante estará hecho de papel libre de ácido.

3. Las medidas serán las siguientes:

 Marbete volante pequeño: 4 cm. de ancho por 20 cm. de alto.

 Marbete volante mediano: 4 cm. de ancho por 22 cm. de alto.

 Marbete volante grande: 4 cm. de ancho por 25 cm. de alto.

 Marbete volante extra grande: 4 cm. de ancho por 30 cm. de alto.

 Marbete volante especial: Se deberá considerar una altura de marbete volante especial solo para libros que sobrepasen las medidas detalladas en los puntos anteriores.

4. En el marbete volante debe ir en la parte superior la información correspondiente a la clasificación (N° Dewey, N° Cutter, año de publicación, volumen y/o N° de copia) y en la parte inferior se escribirá el N° de inventario.

5. En la portada se le escribirá con lápiz grafito la información del marbete volante en la parte superior derecha con sumo cuidado para no dañar el papel.

Proceso de conservación para libros friables

1. Se seleccionarán libros que necesiten conservación preventiva para realizar una camisa de papel libre de ácido.

2. Para la confección de las camisas en forma de cruz (véase las figuras 1 y 2), se debe medir el largo, alto y ancho del libro para replicarlas en el papel libre de ácido. Las medidas se deben considerar de la siguiente manera desde una de las esquinas del papel: Hacia la derecha: largo x ancho x largo x ancho x largo.

— Hacia abajo (desde el centro.): alto x ancho x alto x ancho x alto.

3. Es sumamente importante que las camisas de conservación queden a la medida del libro; no pueden quedar espacios que hagan que el material se mueva por dentro, pues de esa manera se seguirán dañando

4. Cuando la forma de la camisa esté lista, se tienen que hacer los dobleces con una plegadera de hueso para evitar que la fibra del papel se rompa. También, este debe quedar sin restos de lápiz grafito y goma, y con ningún tipo de relieve.

Fig. 1: Estructura de camisa en forma de cruz.

Fig. 2: Camisa con libro en su centro

5. Se deberán redondear todos los bordes del estuche de conservación para evitar que dañe el libro (puede ser utilizando tijeras o cartonero).

6. La aleta superior será un poco más corta que las demás ya que esta será la que servirá como cierre de la camisa al introducir parte de ella en la aleta inferior, la cual tendrá una abertura del tamaño de la aleta superior para así cerrar la camisa y que quede bien sellado sin la necesidad de usar algún tipo de pegamento.

7. La información correspondiente al N° Dewey, N° Cutter, año de publicación, volumen y/o N° de copia deben ir escritos con lápiz grafito en la parte superior derecha de la tapa y el N° de inventario en la parte inferior izquierda.

HERRAMIENTAS

1. Sistema de Clasificación Decimal Dewey ed. 20 en español (disponible en biblioteca).

2. Tesauro de Masonería de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile.2

3. Formato MARC 21 para registros bibliográficos (disponible en línea).

4. OCLC Dewey Cutter Program: Cutter Four - Figure Table (disponible en computadores de la biblioteca).

5. Planilla Excel, la cual a futuro puede ser exportable a cualquier Software Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB).

6. Un computador.

7. Adhesivos blancos para marbetes.

8. Cubre marbetes.

9. Impresora para etiquetas.

10. Papel libre de ácido para los marbetes volantes y camisas de conservación.

11. Lápiz grafito.

12. Goma de borrar libre de PVC.

2 Acceso al Tesauro de Masonería: http://192.168.1.122/tema3/vocab/index.php

BIBLIOGRAFÍA

Dewey, M. (1995). Sistema de Clasificación Decimal Dewey, (1-4).

IFLA Cataloguing Section. (2016). Declaración de Principios Internacionales de Catalogación (PIC). Disponible en: https://repository.ifla.org/handle/123456789/82

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

En inglés

Library of Congress. (2014). RDA in MARC. Disponible en: https://www.loc.gov/marc/RDAinMARC.html

Library of Congress, Network Development and MARC Standards Office. (2021). MARC 21 Format for Authority Data. Disponible en: https://www.loc.gov/marc/authority/

Library of Congress, Network Development and MARC Standards Office. (2021). MARC 21 Format for Bibliographic Data. Disponible en: https://www.loc.gov/marc/bibliographic/

En español

Biblioteca del Congreso, Oficina de Desarrollo de Redes y Normas MARC. (2006). Formato MARC 21 conciso para datos de autoridad. https://www.loc.gov/marc/authority/ecadspa.html

Biblioteca del Congreso, Oficina de Desarrollo de Redes y Normas MARC. (2007). Formato MARC 21 conciso para datos bibliográficos. Disponible en: https://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdspa.html

Biblioteca del Congreso. (2012). RDA en MARC. Disponible en: https://www.loc.gov/marc/RDAinMARCspa-1022.pdf