Políticas de Descarte BGLCH

de Descarte

17 de abril, 2019

Santiago, Chile

Políticas y Procedimiento de Descarte de

la Biblioteca de la Gran Logia

Última Revisión Santiago 22 de mayo de 2018/Actualización 17 de abril de 2019

Jennifer Verdugo P. Bibliotecaria Documentalista

PROPÓSITO

Nuestra Biblioteca se caracteriza por mantener colecciones que histórica y temáticamente nos diferencian de otras Unidades de Información.

Se necesita evaluar las colecciones constantemente y contrarrestar esta revisión con la misión y valores de la Gran Logia y la Docencia que aquí se desarrolla para optimizar los metros lineales de estantería sin ir en detrimento del acervo bibliográfico que aquí se resguarda.

Esta revisión y análisis de las colecciones deriva en un descarte y expurgo, lo que nos obliga a mejorar constantemente el estándar de las colecciones propiciando la llegada de nuevos libros, publicaciones periódicas y revistas que apoyen el aprendizaje de nuestros usuarios.

Se debe descartar material que luego del inventario resulté perdido, deteriorado (Previa evaluación del Gran Bibliotecario y Archivero), existan más de tres copias y material fotocopiado (Derechos de Autor).

Es importante revisar este procedimiento y actualizarlo acorde a la época, tipo de colección, tecnologías que se utilicen, como por ejemplo el software de gestión de biblioteca utilizado, etc. para ir avanzando e incorporar nuevos criterios y políticas si así se requiere.

Se realizará un inventario a puerta cerrada y total una vez al año. Lo que no quiere decir que durante el año se pudiese producir descarte, donación o expurgo siempre y cuando el Gran Bibliotecario y Archivero así lo indique.

ALCANCE

Este análisis para el descarte es aplicable a todas las colecciones de la Biblioteca. En el formato físico que se encuentren y se hayan obtenido por compra, canje o donación. Por lo tanto, cualquier fondo bibliográfico puede ser susceptible de ser analizado para ser expurgado. Existiendo la siguiente salvedad:

o Material Histórico Institucional (fotografías, revistas, libros, guías, protocolos, reglamentos, rituales) confeccionados, editados o publicados por la Gran Logia de Chile.

o Libros históricos de cualquier índole antes de 1900 (Excepto si tiene hongos o alguna otra plaga o situación que haga imposible su mantenimiento junto con el resto de los ejemplares).

o Revista la Verdad; Revista Masónica de Chile; Ars Quartor; Revista de Occidente.

o Alguna de las publicaciones, anteriormente descritas, con suscripción suspendida que no pertenezcan al último año anterior al vigente.

o Documentos o fondos creados por personas pertenecientes a la orden y que hayan sido entregados a la Biblioteca de manera formal para su resguardo y difusión.

o Y cualquier otro material que califique como original en su contenido, formato o presentación, por el prestigio de su autor o entidad editora, entre otros factores.

• Se podrán realizar revisiones o lecturas de estanterías parciales en cualquier época del año independiente de la periodicidad establecida para efectos de inventario

OBJETIVOS

• Efectuar un retiro de colecciones después de un análisis de los fondos para determinar que libros y publicaciones periódicas, seriadas o editadas por la Gran Logia se encuentran obsoletas; deterioradas o no han sido utilizadas (Descarte por obsolescencia, poco uso, plagio); material bibliográfico no original (fotocopias); que sea un título de revista no suscrita.

• El descarte debe ser continuo y efectuarse según las necesidades de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile

• El material debe descartarse además en la base de datos de gestión bibliográfica que corresponda.

• Corroborar que el material tampoco se encuentre en las actas de inventario.

• Definir uno o más criterios por los que se descartará la obra en cuestión. (Revisar criterios definidos en estas políticas).

• Utilizar ficha de descarte por ítem completando cada caso en particular.

• Generar un informe cada vez que se descarté alguna obra según consté en anexo de las presentes políticas llamado: “Informe de Descarte de Colecciones”.

• Descartar de la colección y de la base de datos bibliográfica las obras extraviadas y reemplazadas por otra edición o por otro título.

• Optimizar el uso de espacio en metros lineales de estantería.

• Reorganizar las colecciones de la Biblioteca por razones de espacio, conservación y acceso. (Dar más espacio a la colección y facilitar su uso por parte de toda la orden).

• Renovar todas las colecciones de la Biblioteca.

• Establecer que colecciones deben guardarse en esta Unidad.

RESPONSABILIDAD

Gran Bibliotecario y Archivero

Es el principal agente que vela por el buen funcionamiento y entregar un servicio de calidad a los usuarios de la Biblioteca de la Gran logia y sus responsabilidades en el Descarte y Expurgo son las siguientes:

• Definir las políticas del servicio y sus actualizaciones acorde a las nuevas tecnologías de información

• Solicitar a la/él Bibliotecóloga (o) las actualizaciones en los procedimientos del servicio.

• Revisar personalmente o indicar a quién o quienes correspondan (comisiones) el material que será descartado de la Biblioteca para ser donado, canjeado o expurgado.

• Realizar, comprobar y firmar el acta formal de descarte.

• Verificar y propiciar el envío de material en donación a las diferentes Logias o Instituciones con Convenio de Préstamo Interbibliotecario.

Bibliotecólogo Documentalista

Será el principal agente revisor de la colección

• Establecer junto con el Gran Bibliotecario y Archivero de la Gran Logia de Chile los lineamientos y actualización según sea necesario (cambio de algún procedimiento por actualización de software y hardware).

• Desarrollar, supervisar y coordinar la labor de lectura de estantería, lo que definirá que colecciones descartar según las necesidades de la biblioteca

• Desarrollar la labor de revisión de las colecciones evaluando y detectando el material que pudiese estar deteriorado, tener más de tres copias y así como se retira material de la unidad debe ser borrado también de la base de datos de gestión bibliográfica que se esté utilizando.

• Corroborar esta información también en las actas de inventario.

• Elaborar, revisar y verificar las listas de descarte y expurgo

• Entregar un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con las actas de descarte y expurgo o en su defecto de donaciones.

NORMATIVA

• De acuerdo a los principios y valores de la Gran Logia de Chile.

• Estándares para bibliotecas Universitarias Chilenas (CRUCH), 2003.

CRITERIOS DE DESCARTE

La/él Bibliotecóloga (o) puede aplicar los siguientes criterios de forma autónoma, como referente técnico, previo visto bueno del Gran Bibliotecario y Archivero.

Pérdida

Se considerará este criterio cuando el libro no se encuentre en la estantería o en alguna parte de la unidad, ya sea porque se encuentra inubicable por parte del personal de la Biblioteca o porque algún usuario lo extravió y se hace imposible su reposición por parte de este. (Revisar “Políticas de Préstamo y Devoluciones de Material Bibliográfico). Se considerará una obra extraviada que no es reemplazada y una obra que se ha reemplazado por otra edición o por otro título.

Políticas de Pérdida

1. Luego de buscar en la Biblioteca y solicitar al usuario la devolución según sea el caso el libro se declara como perdido ya que no ha sido reemplazado.

2. Si el usuario repone el libro y no es el mismo que el original se debe ingresar dicho libro al inventario y procesar según corresponda.

3. Se completará el formulario de reposición de libro según Anexo N° 2 y se procesará como libro nuevo según corresponda en Políticas de Procesamiento de las Colecciones y Políticas de Inventario de la Biblioteca de la Gran Logia de Chile.

4. Se completará un formulario individual de descarte con los datos según el Anexo N° 1.

5. Se archivará el formulario individual de descarte en un espacio consignado para ello (Digital o análogo según necesidad de la Biblioteca). Junto con el formulario N°2 de reposición en caso de pérdida por parte del usuario.

6. Se debe poner el timbre (Descarte) en la portada del ítem con la fecha y las iniciales del personal de Biblioteca que lo determinó después de examinar los criterios.

7. Se modificará el registro del ítem en la base de datos bibliográfica correspondiente

8. Se emitirá un informe con todos los libros descartados para el Gran Bibliotecario y Archivero.

Deterioro

El deterioro será considerado cuando un libro estuviese dañado en el empaste o encuadernación, impresión y se haga imposible su lectura o se pierda el sentido de la obra (hojas faltantes; hojas carcomidas; páginas rayadas), no hay más suplementos, presenta hongos que no pueden ser removidos; y no existen ejemplares en el mercado si es necesario reponer.

Políticas de Deterioro

1. Se marcará el material en la portada con el timbre de Descarte de la Biblioteca y se anotará con lápiz rojo la fecha y las iniciales de la persona responsable de la aplicación del criterio.

2. Se debe modificar el registro del ítem en la base de datos de gestión bibliográfica de la Biblioteca

3. Remover marbetes, código de barras, bolsillo y recordatorio.

4. Completar el Formulario Individual de Descarte y archivar.

5. El material será apartado para ser donado como papel viejo o para destruir según corresponda lo que quedará también consignado en el Formulario Individual de Descarte.

6. Se debe emitir un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con todo el material que se determinó Descarte para su donación o expurgo.

Copia

Se considerarán hasta tres copias de un mismo material siempre y cuando sea editado por la Gran Logia de Chile, para el resto de los ejemplares se debe conservar sólo una copia. (Siempre y cuando se cuente con la cantidad de copias).

Políticas para el tratamiento de las copias

1. Se marcará el material en la portada con el timbre de Descarte de la Biblioteca y se anotará con lápiz rojo la fecha y las iniciales de la persona responsable de la aplicación del criterio.

2. Se debe modificar el registro del ítem en la base de datos de gestión bibliográfica de Biblioteca

3. Remover marbetes, código de barras, bolsillo y recordatorio.

4. Completar el Formulario Individual de Descarte y archivar.

5. El material será apartado para ser donado lo que quedará también consignado en el Formulario Individual de Descarte.

6. Se debe emitir un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con todo el material que se determinó Descarte para su donación o expurgo.

Fotocopia

Se debe descartar toda fotocopia de la Biblioteca porque de este modo se infringe la Ley de Propiedad Intelectual

Políticas para el tratamiento de las Fotocopias

1. Se marcará el material en la portada con el timbre de Descarte de la Biblioteca y se anotará con lápiz rojo la fecha y las iniciales de la persona responsable de la aplicación del criterio.

2. Se debe modificar el registro del ítem en la base de datos de gestión bibliográfica de Biblioteca

3. Remover marbetes, código de barras, bolsillo y recordatorio.

4. Completar el Formulario Individual de Descarte y archivar.

5. El material será apartado para ser donado como papel viejo o para destruir según corresponda lo que quedará también consignado en el Formulario Individual de Descarte.

6. Se debe emitir un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con todo el material que se determinó Descarte para su donación o expurgo.

Cambio de tipo de material

Se considerará esta condición cuando una monografía cambie a publicación periódica y seriada o la misma cambie de título. En este caso los ítems se descartan para volver a ser ingresados al inventario de acuerdo a su nueva condición.

Políticas de Cambio de tipo de material

1. Se debe completar el Formulario de Descarte Individual indicando el cambio de título o de tipo de material.

2. Si se determina continuar coleccionando la información, se debe ingresar al inventario como nueva colección o como cambio de título de la publicación periódica y seriada. De lo contrario se debe proceder poniendo el timbre de descarte, retirar marbetes, etc. y quitar del registro.

3. Se debe cambiar el título o tipo de material (según corresponda) en el registro único que de la Base de Datos Bibliográfica de Gestión de la unidad.

4. Se debe emitir un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con todo el material que se determinó Descarte para su donación o expurgo.

Título de revistas no suscritas

Se descartarán los títulos de revistas no suscritas que presenten lagunas prolongadas y no exista en la biblioteca un año cronológico completo. Cuando existan pocos ejemplares del título medida acorde a su periodicidad. También se descartará por razones de espacio los títulos que no correspondan en absoluto a los temas tratados en la Gran Logia.

Políticas de Títulos de revistas no suscritas

1. Se marcará el material en la portada con el timbre de Descarte de la Biblioteca y se anotará con lápiz rojo la fecha y las iniciales de la persona responsable de la aplicación del criterio.

2. Se debe modificar el registro del ítem en la base de datos de Gestión Bibliográfica de Biblioteca

3. Remover marbetes, código de barras, bolsillo y recordatorio.

4. Completar el Formulario Individual de Descarte y archivar.

5. El material será apartado para ser donado a otras bibliotecas o para ser donado como papel viejo o para destruir según corresponda, lo que quedará también consignado en el Formulario Individual de Descarte.

6. Se debe emitir un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con todo el material que se determinó Descarte para su donación o expurgo.

Poco uso

Se podrán observar en este criterio libros que no tienen circulación por más de un año. Se entenderá por poco uso el bajo o cero préstamos en un periodo determinado de tiempo de un ítem. Además de tener falta de uso debe presentar las siguientes causales anexas.

• Duplicidad

• Tema o cobertura no acorde a los temas tratados por la Docencia Masónica ni por ninguna entidad oficial de la Gran Logia de Chile.

• Idioma no tradicional que no sea español, inglés, francés, italiano, portugués, alemán y otros idiomas según necesidad de la Biblioteca, que no circulen.

Políticas para criterio de poco uso del material

1. Revisar estadísticas de uso del material, revisar el seguimiento que se le ha dado a las colecciones en cuanto a su duplicidad, tema o cobertura no acorde o idioma no tradicional

2. Completar el Formulario Individual de Descarte de Material

3. Se marcará el material en la portada con el timbre de Descarte de la Biblioteca y se anotará con lápiz rojo la fecha y las iniciales de la persona responsable de la aplicación del criterio.

4. Se debe modificar el registro del ítem en la base de datos de Gestión Bibliográfica de Biblioteca

5. Remover marbetes, código de barras, bolsillo y recordatorio.

6. Se debe emitir un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con todo el material que se determinó Descarte para su donación o expurgo.

7. El material será apartado para ser donado a otras bibliotecas o para ser donado como papel viejo o para destruir según corresponda, lo que quedará también consignado en el Formulario Individual de Descarte.

Obsolescencia

De contenido siempre y cuando las obras hayan sido reemplazadas por nuevas ediciones corregidas y/o actualizadas.

1. Revisar el material, revisar el seguimiento que se le ha dado a las colecciones en cuanto a su obsolescencia.

2. Completar el Formulario Individual de Descarte de Material

3. Se marcará el material en la portada con el timbre de Descarte de la Biblioteca y se anotará con lápiz rojo la fecha y las iniciales de la persona responsable de la aplicación del criterio.

4. Se debe modificar el registro del ítem en la base de datos de Gestión Bibliográfica de Biblioteca

5. Remover marbetes, código de barras, bolsillo y recordatorio.

6. Se debe emitir un informe final al Gran Bibliotecario y Archivero con todo el material que se determinó Descarte para su donación o expurgo.

7. El material será apartado para ser donado a otras bibliotecas o para ser donado como papel viejo o para destruir según corresponda, lo que quedará también consignado en el Formulario Individual de Descarte.

POLÍTICAS PARA MODIFICAR EL REGISTRO ÚNICO DEL ÍTEM EN LA BASE DE DATOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Revisar, leer y verificar todos los Formularios Individuales de Descarte de material.

2. Revisar, leer y verificar el informe final de material que será descartado, donado o expurgado.

3. Ingresar a la base de datos de gestión documental

4. Buscar y recuperar el registro univoco de cada ítem que será descartado, donado o expurgado.

5. Cambiar el estado del registro en edición del registro y dejar anotado el procedimiento claramente si se trata de material que será donado o expurgado.

POLÍTICAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE DONACIÓN

1. Revisar, leer y verificar el informe final de material que será donado.

2. Elaborar un acta de Donación con la Institución, oficina y encargado al que se destinarán los ejemplares con dos copias contra firma de recepción.

3. Elaborar una caja con el material y coordinar el envío o retiro según sea el caso con el encargado de la Institución u oficina en cuestión.

4. Mantener una copia del Acta y otros documentos relacionados con la donación en los archivos de la Biblioteca y otra para el Gran Bibliotecario y Archivero

POLÍTICAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE EXPURGO

1. Revisar, leer y verificar el informe final de material que será donado.

2. Elaborar un acta de Expurgo con el material que será destruido con dos copias

3. Elaborar una caja con el material para su destrucción y coordinar con quién corresponda

4. Mantener una copia del Acta y otros documentos relacionados con la donación en los archivos de la Biblioteca y otra para el Gran Bibliotecario y Archivero

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

BIBLIOGRAFÍA

1. Consejo de Rectores de Universidades Chilenas. Comisión Asesora de Bibliotecas y Documentación. (2003). Estándares para bibliotecas universitarias chilenas. (2). (C. C. Documentación, Ed.) Santiago, Chile: Ediciones Universitarias de Valparaíso .

2. Iglesias, T. (1992). Análisis y Recuperación de Información Documental . Santiago, Chile: Ediciones UTEM.

3. López, L. (2006). La búsqueda bibliográfica componente clave del proceso de investigación. DIAETA, 24, 31 - 37.

4. Oliván, S., & Arquero, R. (2015). La investigación en Recuperación de Información. (U. d. Zaragoza, Ed.) Recuperado el 19 de Octubre de 2018, de E-lis: http://eprints.rclis.org/8759/1/Investigaci%C3%B3nRI.pdf

5. Suárez, S. A. (02 de Julio de 2017). Porta de Revistas Académicas de la Universidad de Costa Rica . (U. d. Rica, Ed.) Recuperado el 18 de 10 de 2018, de file:///C:/Users/pcbiblioteca/Downloads/2687884244-2-PB.pdf

ANEXOS

1. FORMULARIO INDIVIDUAL DE DESCARTE

2. FORMULARIO DE REPOSICIÓN DE LIBRO

3. INFORME Y ACTA DE DESCARTE DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE BGLCH