19 2013 factura electrònica

CIRCULAR 19/2013

LA FACTURA ELECTRÒNICA

Una de les principals novetats introduïdes pel nou Reglament de Facturació, aprovat mitjançant R. D. 1619/2012, és la plena equiparació entre les factures en paper i les factures electròniques.

Gros & Monserrat Àrea Comptabilitat Setembre de 2013 ©Gros Monserrat, S.L.

CIRCULAR 19/2013 LA FACTURA ELECTRÒNICA

Contingut 1

QUÈ ÉS LA FACTURACIÓ ELECTRÒNICA ............................................................... 3

2

CONSENTIMENT DEL DESTINATARI ..................................................................... 3

3

EXPEDICIÓ DE LA FACTURA ELECTRÒNICA .......................................................... 4

4

AUTENTICITAT D'ORIGEN I INTEGRITAT DE LA FACTURA ELECTRÒNICA .............. 4

5

CONSERVACIÓ DE LA FACTURA ELECTRÒNICA .................................................... 5

2

CIRCULAR 19/2013 LA FACTURA ELECTRÒNICA

LA FACTURA ELECTRÒNICA

1

QUÈ ÉS LA FACTURACIÓ ELECTRÒNICA

Una de les principals novetats introduïdes pel nou Reglament de Facturació, aprovat mitjançant Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, és la plena equiparació entre les factures en paper i les factures electròniques.

S'entén per factura electrònica (e-factura) la que, ajustant-se al que disposa el Reglament, hagi estat expedida i rebuda en format electrònic (materialment, és un fitxer informàtic que es transmet de la Terminal de l'emissor a la del receptor).

En aquest sentit, és important assenyalar que no totes les factures emeses en format electrònic són "factures electròniques". Així, una factura emesa en format electrònic, però enviada i rebuda en paper, no serà una e-factura. Per contra, una factura emesa en paper que posteriorment sigui digitalitzada per mitjà d'un programari homologat per l'Agència Tributària i enviada i rebuda per correu electrònic pot tenir la consideració de factura electrònica.

2

CONSENTIMENT DEL DESTINATARI

Com a únic element diferenciador entre la factura de paper i la factura electrònica, l'expedició d'aquesta última està condicionada al fet que el destinatari de la mateixa doni el seu consentiment, però, a diferència de l'anterior reglament de facturació, el nou reglament ja no exigeix que el consentiment sigui exprés.

La Direcció General de Tributs (seguint el criteri de la Comissió Europea) ha assenyalat que el receptor ha d'haver estat informat en paper per part de l'expedidor que, a partir de la data de la seva acceptació (expressa o tàcita), li remetrà les factures en format electrònic, de manera que el destinatari pugui disposar dels coneixements i equips necessaris per a la seva recepció.

En tot cas, el consentiment del receptor és revocable en qualsevol moment, podent efectuar aquesta revocació en paper o per mitjans electrònics i preferentment a través del mitjà en el qual ve rebent les factures electròniques.

3

CIRCULAR 19/2013 LA FACTURA ELECTRÒNICA

3

EXPEDICIÓ DE LA FACTURA ELECTRÒNICA

Hi ha plena llibertat per part de l'emissor a l'efecte de triar el mitjà d'expedició de la factura electrònica.

Per tant, qualsevol format de fitxer és, en principi, vàlid, amb independència que aquest sigui estructurat (ex. XML o EDIFACT) o no estructurat (ex. PDF, DOC. WORD, TXT), sempre que es garanteixi, des de la data d'expedició i durant tot el període de conservació: -

L'autenticitat d'origen: la identitat de l'obligat a la seva expedició i l'emissor de la factura.

La integritat del seu contingut: que aquest no ha sofert modificació.

Que sigui llegible per persones (no programes informàtics): la factura s'ha de presentar en un estil i format que permeti llegir clarament tot el seu contingut relatiu a IVA, sense necessitat d'haver de dur a terme interpretacions o exàmens minuciosos (la qual cosa implica disposar d'un visor adequat i fiable, compatible amb el format de les factures).

Una vegada expedida l' e-factura, es pot fer arribar al destinatari per qualsevol mitjà electrònic d'enviament de fitxers o per correu electrònic, descàrrega de pàgina web, FTP, etcètera.

4

AUTENTICITAT D'ORIGEN I INTEGRITAT DE LA FACTURA ELECTRÒNICA

Als efectes de garantir aquesta autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de la factura electrònica, la norma permet, de la mateixa manera que en el cas de la factura en paper, acudir a qualsevol dels mitjans de prova admesos en dret, arribant a acceptar, fins i tot, els controls de gestió usuals de la pròpia activitat empresarial o professional del subjecte passiu, sempre que aquests permetin crear una pista d'auditoria fiable "que estableixi la necessària connexió entre la factura i el lliurament de béns o prestació de serveis que la mateixa documentació ".

En tot cas, l'autenticitat d'origen i la integritat del contingut de l' e-factura quedaran garantides per qualsevol dels següents mitjans: -

Signatura electrònica avançada.

Sistemes d'intercanvi electrònic de dades EDI: les parts han de reflectir amb precisió els mitjans emprats per garantir l'autenticitat i integritat.

Altres sistemes diferents als anteriors: en aquest cas, caldrà comunicar prèviament aquests mitjans a l'Agència Estatal de l'Administració Tributària i haver obtingut la seva autorització a aquest efecte.

4

CIRCULAR 19/2013 LA FACTURA ELECTRÒNICA

5

CONSERVACIÓ DE LA FACTURA ELECTRÒNICA

Hi ha un deure de conservació de la factura electrònica de 6 anys, sense que sigui necessària homologació per part de l'Agència Tributària del mitjà utilitzat per a això.

Quedem a la seva disposició per a qualsevol aclariment.

5

CIRCULAR 19/2013 LA FACTURA ELECTRÒNICA

Àrea Comptabilitat

Barcelona Pau Claris 172, 2n-1a 08037 Barcelona +34 932725999

Manresa Carrió, 33 bx 08242 Manresa +34 938726944

Madrid Carlos Maurrás,9 28036 Madrid +34 912783194

info@grosmonserrat.com www.grosmonserrat.com

6