Manual de Administração
SUMÁRIO
1.
Introdução ..................................................................................................................... 3
2.
Impostos, contribuições e taxas a pagar .......................................................... 4
3. Sobre a folha de pagamento ........................................................................................ 4 3.1 - A seguir estão listados os encargos incidentes sobre a folha de pagamento: .......................................................................................................................... 4 3.2 - Sobre o faturamento .............................................................................................. 6 3.3 - Sobre o resultado da empresa ........................................................................... 7 3.3.1 - Imposto de renda ............................................................................................ 7 3.3.2 - Contribuição social sobre o lucro............................................................... 8 3.3.3 - Tributos municipais ......................................................................................... 8 3.4 – Imposto de renda retido na fonte .................................................................... 9 3.5 - Contribuição sindical .............................................................................................. 9 3.6 - Contribuição ao INSS ........................................................................................... 10 3.7 - Assistência profissional ....................................................................................... 10 3.8 - Impostos e contribuições a pagar utilizando o simples .......................... 10 3.8.1 - Quem pode optar pelo SIMPLES .............................................................. 11 3.8.2 - Tributos não abrangidos pelo SIMPLES ................................................ 11 3.8.3 - Tributos abrangidos pelo SIMPLES ......................................................... 12 3.9 - Administração do caixa ....................................................................................... 15 3.10 – Forma de saídas (pagamento) ...................................................................... 18 3.11 - Regime de caixa e competência.................................................................... 20 4 - Estoque.............................................................................................................................. 22 5 - Controle do estoque ..................................................................................................... 22 6 - Gestão de estoques da franquia .............................................................................. 23
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7 - Cálculo da representatividade .................................................................................. 24 8. Previsão de vendas ....................................................................................................... 27 8.1 Exemplos de alguns fatores internos e externos que podem influenciar o volume de vendas: ................................................................................ 27 8.2 – Primeira compra da franquia ............................................................................ 28 8.3 - Ponto de Pedido ..................................................................................................... 33 8.4 - Programação de pagamento ............................................................................. 35 8.5 - Acompanhamento do prazo de entrega........................................................ 35 8.6 - Recebimento e conferência dos produtos .................................................... 36 9 - Estocagem e exposição ............................................................................................... 36 11. Como fazer a previsão de vendas......................................................................... 37 12 - Levantar os dados ...................................................................................................... 39 13 - Analisar os dados ........................................................................................................ 40 14 - FOTO SUCO DO BATUQUE....................................................................................... 40
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1. Introdução Este manual tem o objetivo de auxiliar você, franqueado SUCO DO BATUQUE, a administrar sua franquia diariamente. Nele estão contidas as informações necessárias para administrar o caixa (controle de contas a pagar, contas a receber, gerenciamento do fluxo de caixa); Realizar consumos e fazer a gestão do estoque; Avaliar o desempenho da franquia; Avaliar o desempenho dos funcionários. Também faz parte deste manual as orientações sobre os tributos e contribuições a pagar por sua franquia. As informações referentes ao trabalho da contabilidade e o pagamento de tributos estão em constante mudança, portanto a assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE irá mantê-lo atualizado em relação a estas alterações e ao melhor regime para pagamentos dos tributos. O franqueador, sempre vai verificar novos procedimentos que possam ser mais úteis ou rentáveis para a rede, comunicará às franquias, assim como o franqueado pode submeter à matriz SUCO DO BATUQUE a fazer qualquer alteração ou inovação para sua franquia. O SUCO DO BATUQUE não recomenda o uso de nenhum procedimento contrário à legislação vigente, assim, você franqueado e a assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE devem adotar todos os cuidados necessários para não infringir a legislação. Verifique no Manual de Implantação quais os serviços prestados pela assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE. Se você sentir necessidade de mais informações sobre como administrar sua franquia ou tiver sugestões para aperfeiçoar os procedimentos, entre em contato diretamente com o Grupo Mercatta pelo e-mail: saf@sucodobatuque.com.br, ou pelo telefone: (14) 3879-9508 / (14) 3879-9507.
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2. Impostos, contribuições e taxas a pagar
Existe uma série de tributos e contribuições em nível federal, estadual e municipal que você deverá recolher. Tanto as alíquotas quanto os próprios tipos tributos e contribuições podem mudar e serem diferentes conforme o local onde estiver estabelecida a sua franquia. Neste manual estão descritos os tributos a pagar de uma franquia com faturamento superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil) por ano. Se sua franquia tem faturamento até este valor, recomendamos que você opte pelo sistema de tributação federal do “SIMPLES”. Dica SUCO DO BATUQUE: Verifique os procedimentos do “SIMPLES” no site da Receita Federal caso haja dúvidas. Se preferir, consulte a assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE. Atenção: Para ficar sempre atualizado você poderá contar com o auxílio da assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE, que deverá lhe informar a respeito das leis ou de qualquer alteração tributária em seu Estado. 3. Sobre a folha de pagamento 3.1 - A seguir estão listados os encargos incidentes sobre a folha de pagamento: A. INSS Guia CPS – pagamento mensal; Alíquota: 27,8% sobre o valor bruto das remunerações sobre as quais esta contribuição incidir; Vencimento: até o 2º dia útil do mês subsequente ao da competência.
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B. FGTS Guia GR – pagamento mensal; Alíquota: 8,0% sobre o valor bruto das remunerações sobre as quais esta contribuição incidir; Contribuição adicional: 0,5% sobre o valor bruto das remunerações sobre as quais esta contribuição incidir; Vencimento: até o dia 7 do mês subsequente ao da competência. Dica SUCO DO BATUQUE: Caso o dia do vencimento desses encargos coincida com o final de semana ou feriado, o pagamento deverá ser efetuado com antecipação. Após o prazo determinado, incidirão sobre o recolhimento penalidades moratórias – juro e multa – e correção monetária.
C. Contribuição Sindical Patronal Pagamento anual; Alíquota: o valor é fixado pelo sindicato (é calculado tomando-se como base de cálculo o capital social da sociedade); Vencimento: até o dia 31 de janeiro. Se a empresa for constituída após o mês da data-base, é recomendável recolher a contribuição até o mês seguinte ao da abertura.
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3.2 - Sobre o faturamento A seguir estão listados os impostos, as contribuições e taxas incidentes sobre o faturamento: A. ICMS Guia GARE – pagamento mensal; Alíquotas: verifique com assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE qual a alíquota de seu Estado. As alíquotas são aplicadas sobre o valor do faturamento, deduzindo os créditos sobre os consumos de mercadorias para revenda e outros que possam ser aproveitados; Vencimento: até o dia 20 do mês subsequente ao da competência. B. PIS Guia DARF – pagamento mensal; Alíquota: 1,65% sobre o faturamento, menos os cancelamentos e as devoluções de vendas; Vencimento: até o dia 15 do mês seguinte ao da competência. Importante: O PIS também incide sobre outros rendimentos, operacionais ou não, que a empresa venha a auferir. Exemplo: rendimentos sobre as aplicações financeiras. C. COFINS Guia DARF – pagamento mensal; Alíquota: 3% sobre o valor do faturamento, menos os cancelamentos e as devoluções de vendas; Vencimento: até o dia 15 do mês seguinte ao da competência.
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Dica SUCO DO BATUQUE: Caso o dia do vencimento desses encargos coincida com o final de semana ou feriado, o pagamento deverá ser efetuado com antecipação. Após o prazo determinado, incidirão sobre o recolhimento penalidades moratórias – juro e multa – e correção monetária. 3.3 - Sobre o resultado da empresa Primeiramente, é necessário que você faça a opção pelo regime de tributação de sua empresa, que poderá ser: Lucro real: baseado nas receitas e despesas, com recolhimento dos impostos no resultado efetivamente apurado. Este regime de tributação é obrigatório para empresas com faturamento superior a R$ 21.000.000,00 (vinte e um milhões); ou, Lucro presumido: baseado no faturamento e independente do resultado apurado. O lucro presumido apresenta algumas vantagens para empresas de pequeno porte, tais como: Conhecimento prévio do montante de tributos a serem recolhidos; Escrituração contábil mais simplificada podendo trazer benefícios para sua empresa
na
contratação
dos
serviços
contábeis,
devido
à
menor
complexidade; Vantagens para os sócios na distribuição de lucros. Na hipótese de sua empresa optar pelo regime de tributação baseado no lucro presumido, haverá as seguintes obrigações:
3.3.1 - Imposto de renda Guia DARF – pagamento trimestral;
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Alíquota de 15% aplicada sobre uma base de cálculo de 8% sobre o faturamento; Caso o lucro presumido exceda trimestralmente o valor de R$ 60.000,00 (sessenta mil), haverá um adicional de 10% sobre o excedente, além dos 15% pagos normalmente; Vencimento: até o último dia útil do mês subsequente ao trimestre de apuração. 3.3.2 - Contribuição social sobre o lucro Guia DARF – pagamento trimestral; Alíquota de 9% aplicada sobre uma base de cálculo de 12% do faturamento; Vencimento: até o último dia útil do mês subsequente ao trimestre. Importante: Consulte assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE para maiores informações e esclarecimentos. 3.3.3 - Tributos municipais As taxas municipais obedecem a uma legislação própria de cada município. As mais usuais são: A. Imposto Sobre Serviços – ISS É um imposto que incide sobre a prestação de serviços. O ISS incide sobre o faturamento das comissões de vendas pagas pelo SUCO DO BATUQUE ao franqueado quando houver. Alíquota: de acordo com cada município; Vencimento: de acordo com o município. Informe-se com seu contador.
B. Taxa de licença anual É uma taxa de licença a ser paga anualmente à prefeitura, necessária para o funcionamento de seu negócio.
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Guia de DARM – anual; Alíquota: de acordo com o município (cobrado uma vez no ano por estabelecimento); Vencimento: de acordo com o município. Informe-se com seu contador. C. Taxa de fiscalização de anúncio Caso seja necessária a utilização de anúncios por meio de placas ou luminosos externos,
deverá
ser
providenciada
a
inscrição
no
CADAN
(Cadastro
de
Anunciantes). Verifique junto à prefeitura local quanto ao formulário para o pagamento da Taxa de Fiscalização de anúncio (TFA). O pagamento da taxa é anual e o vencimento varia de município para município. Observação: Em toda placa ou luminoso deve constar o número do CADAN. D. Impostos e Contribuições Compensadas Trata-se de impostos e contribuições sobre a folha de pagamento, que são retidos dos funcionários pelo empregador (franquia) e recolhidos diretamente aos órgãos competentes. 3.4 – Imposto de renda retido na fonte Guia DARF; Alíquota: depende do rendimento do funcionário (verifique as informações precisas com seu contador); Vencimento: até o 3º dia útil da semana subsequente ao fato (pagamento do salário) gerador.
3.5 - Contribuição sindical Guia CS – valor equivalente a um dia de salário de cada empregado; Vencimento: até o último dia do mês de abril (descontado do empregado em março).
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3.6 - Contribuição ao INSS Guia GPRS – pagamento mensal; Alíquota variável de 8% a 11%, dependendo do valor do salário da assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE; Vencimento: até o 2º dia útil do mês seguinte ao da competência. 3.7 - Assistência profissional Guia fornecida pelo sindicato. O valor equivalente a uma porcentagem sobre o salário de cada empregado, varia conforme a categoria profissional. Consulte a assessoria contábil do SUCO DO BATUQUE para maiores esclarecimentos sobre valores e data de recolhimento. 3.8 - Impostos e contribuições a pagar utilizando o simples O SIMPLES – Sistema Integrado de Pagamentos de Impostos e Contribuições das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte – é uma opção de regime tributário que consiste no pagamento unificado dos seguintes impostos e contribuições: IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica; PIS; COFINS; CSLL; INSS Patronal. Além disso, ao fazer a opção pelo SIMPLES, sua franquia estará dispensada do pagamento das contribuições instituídas pela União, como as destinadas ao SESC, SENAC, SEBRAE e seus congêneres, bem como as relativas ao salário-educação e à Contribuição Sindical Patronal. O SIMPLES também poderá incluir o ICMS e o ISS (quando for o caso), desde que o Estado e município, respectivamente, em que estiver estabelecida sua franquia tenha aderido ao SIMPLES mediante convênio.
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3.8.1 - Quem pode optar pelo SIMPLES Podem aderir ao regime tributário do SIMPLES as Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) que estejam em situação regular para com a Receita Federal e o INSS. - Microempresas: pessoa jurídica que tenha auferido o ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil); - Empresas de Pequeno Porte: pessoa jurídica que tenha auferido, no anocalendário, receita bruta superior a R$ 120.000,00 (cento e vinte mil) e inferior ou igual a R$1.200.00,00 (um milhão e duzentos mil). 3.8.2 - Tributos não abrangidos pelo SIMPLES A opção do pagamento mensal unificado não exclui da incidência os seguintes tributos: Imposto de Renda relativo aos ganhos de capital obtidos na alienação de ativos, aos pagamentos ou créditos efetuados a terceiros pela pessoa jurídica e aos rendimentos ou ganhos líquidos auferidos em aplicações de renda fixa ou variável; Imposto de Renda Retido na Fonte sobre pró-labore, aluguéis e serviços; Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF; Impostos de Importação de Produtos Estrangeiros; Imposto sobre Exportação, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE; Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural – ITR; Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira – CPMF; Fundo de Garantia por tempo de Serviço – FGTS (alíquota de 8,0%); Contribuições para a Seguridade Social relativa aos empregados – INSS; Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS, se a Unidade Federal (Estado) da localização da empresa não houver aderido ao SIMPLES;
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Imposto Sobre Serviços – ISS, se o município da localização da empresa não houver aderido ao SIMPLES, somente para as microempresas. 3.8.3 - Tributos abrangidos pelo SIMPLES A inscrição no SIMPLES implicará o pagamento mensal unificado dos seguintes tributos: Impostos de Renda Pessoa Jurídica – IRPJ; Contribuições ao PIS/PASESP; COFINS; Contribuição Social sobre o lucro; Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI; Contribuição adicional do FGTS: 0,5%; Contribuições para a Seguridade Social, a cargo da pessoa jurídica – INSS do empregador. A. Alíquotas O valor devido mensalmente pela Microempresa ou empresa de pequeno porte que aderir ao SIMPLES, a título dos impostos e contribuições por ele abrangido, será determinado mediante a aplicação, sobre a receita bruta mensal auferida, das seguintes alíquotas:
Dica SUCO DO BATUQUE: Não se esqueça de verificar a legislação de seu município sobre o SIMPLES, pois podem existir diferenças.
Receita Bruta Acumulada Microempresa
Até R$ 60.000,00
3,0%
De R$ 60.000,01 até R$ 90.000,00
4,0%
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De R$ 90.000,01 até R$ 120.000,00
5,0%
Até R$ 240.000,00
5,4%
De R$ 240.000,01 até R$ 360.000,00
5,8%
De R$ 360.000,01 até R$ 480.000,00
6,2%
De R$ 480.000,01 até R$ 600.000,00
6,6%
De R$ 600.000,01 até R$ 720.000,00
7,0%
De R$ 720.000,01 até R$ 840.000,00
7,4%
De R$ 840.000,01 até R$ 960.000,00
7,8%
De R$ 960.000,01 até R$ 1.080.000,00
8,2%
De R$ 1.080.000,01 até R$ 1.200.000,00
8,6%
Empresa de Pequeno Porte
Importante: Caso o Estado ou Município em que esteja estabelecida sua franquia tenha aderido ao SIMPLES, os percentuais do quadro anterior terão um acréscimo pela inclusão dos respectivos tributos – ICMS e ou ISS (quando for o caso), conforme definido em convênio. O valor a pagar é calculado sempre sobre a receita bruta mensal, porém a alíquota é definida pela receita bruta acumulada no ano. Observação: A mudança do percentual aplicável, em virtude de evolução da faixa de receita bruta acumulada no ano em curso, não implicará recolhimento de diferenças relativas aos meses anteriores. No cálculo de recolhimento mensal utiliza-se o percentual correspondente à faixa de receita bruta acumulada, no ano-calendário em curso, até o mês a que se referir o recolhimento, porém o percentual cabível aplica-se sobre a totalidade da receita bruta do mês (cálculo não progressivo). Veja o exemplo, para empresa de pequeno porte, a seguir:
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Faturamento Mês
Alíquota
Valor à Pagar
R$ 70.000,00
5,4%
R$ 3.780,00
R$ 60.000,00
R$ 130.000,00
5,4%
R$ 3.240,00
Mar
R$ 65.000,00
R$ 195.000,00
5,4%
R$ 3.510,00
Abr
R$ 70.000,00
R$ 265.000,00
5,8%
R$ 4.060,00
Mai
R$ 100.000,00
R$ 365.000,00
6,2%
R$ 6.200,00
Mensal
Acumulado
Jan
R$ 70.000,00
Fev
B. Prazo para pagamento O
pagamento
unificado
por
intermédio
do
SIMPLES,
de
impostos
e
contribuições, deve ser realizado de forma centralizada, até o décimo dia do mês subsequente àquele que houver sido obtida a receita bruta (dia 10, ou o primeiro dia útil subsequente, se o dia 10 não for útil). Este recolhimento será feito no formulário DARF-SIMPLES (Documento de Arrecadação do Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte).
Importante: As normas relativas aos juros, à multa de mora e de ofício previstas para o imposto de Renda serão aplicadas ao SIMPLES. Os impostos e contribuições devidos em conformidade com o SIMPLES não poderão ser parcelados. C. Procedimento padrão Você, franqueado do SUCO DO BATUQUE, deve apresentar anualmente uma declaração simplificada que será entregue até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente - calendário (ano corrente) após a ocorrência dos fatos geradores. A empresa que optar pelo SIMPLES fica dispensada de escrituração comercial desde que mantenha em boa ordem:
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Livro-Caixa; no qual deverá registrar toda sua movimentação financeira, inclusive a bancária. O Livro-Caixa deverá ser escriturado até o dia do vencimento do prazo de pagamento do SIMPLES devido no mês de referência; Todos os documentos e demais papéis que servem de base para a escrituração dos livros-caixa e registro de inventário. Observação: Para poder ser optante do SIMPLES no ano seguinte, a empresa não poderá estar em débito com este sistema. 3.9 - Administração do caixa Gerenciar o caixa é uma das principais atribuições do franqueado SUCO DO BATUQUE. A gestão do caixa da franquia pode ser dividida em três etapas: controlar, projetar, e analisar as entradas e saídas (de dinheiro) do caixa. A primeira tarefa para gerenciar o caixa é controlar diariamente “de onde veio” e “para onde vai” o dinheiro da franquia. A segunda tarefa é a projeção de valores (a pagar e a receber) para elaboração do fluxo de caixa, tentando desenhar o futuro de um determinado período de tempo, procurando reduzir incertezas e antecipar as necessidades de saídas. Esta tarefa de projetar valores requer planejamento e definição de metas, que por sua vez requer a participação e o envolvimento de todos na franquia. A terceira tarefa é analisar o fluxo de entradas e saídas produzindo as informações necessárias para auxiliar a tomada de decisões. O gerenciamento do caixa é um importante instrumento que dispõe o franqueado SUCO DO BATUQUE para visualizar com antecedência decisões de investimentos, formação de estoques não excessivos, falta de recursos, etc., servindo também para ajustar decisões já tomadas. Adotar o fluxo de caixa como mais um instrumento de gestão da franquia é uma excelente decisão.
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3.9.1 - Controle de entradas e saídas O controle de caixa é uma demonstração dinâmica que procura mostrar de forma rápida e prática a origem (entrada) de todo o dinheiro que entrou no caixa, bem como a aplicação (saída) de todo o dinheiro que saiu do caixa em determinado período. O controle do movimento de caixa serve como fonte de informação para: Controlar e analisar o movimento de dinheiro da franquia; Acertar o caixa contábil; Calcular os custos; Preencher o demonstrativo de estrutura de resultados; Comparar com as projeções do fluxo de caixa; Identificar
problemas
de
liquidez
(falta
ou
excesso)
da
franquia
antecipadamente. No controle de caixa procura-se focalizar a atenção no momento presente, procurando evitar que a franquia fique com saldos negativos. Deve ser verificado: O total da receita recebida à vista; Em dinheiro; Em cheque, quando autorizado pelo gerente responsável; Cartão de crédito; Cartão de débito; 3.9.2 – Contas a receber O
controle
de
contas
à
receber
é
diário
e
possibilita
manter
você
permanentemente informado sobre os seguintes pontos: Qual o montante dos valores a receber;
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Quais as contas a receber (vencidas e a vencer); Como programar suas cobranças; Servir como fonte de informação para elaboração do fluxo de caixa. 3.9.3 - Formas de entradas (recebimentos) À Vista Essa forma de entrada (pagamento) pode ser efetuada com dinheiro, cheque, cartão de crédito ou cartão de débito (como por exemplo Visa Electron, Mastercard e Rede Shop). Somente quando os pagamentos são efetuados à vista é que você pode contar realmente com esse dinheiro no seu caixa. O único cuidado que você deve ter no entanto, é de que há certa demora até que os valores dos cheques e cartões de débito sejam creditados na sua conta. Pagamentos com cartões de crédito, embora sejam legalmente considerados como pagamento à vista, somente vão gerar entradas
de
caixa
no futuro, quando
os
valores forem
repassados pelas
administradoras dos cartões. Dica SUCO DO BATUQUE: Lembre-se de que o dinheiro e os cheques em caixa recebidos como pagamentos, devem ser acondicionados em um local seguro até que sejam levados para depósito no banco. 3.9.4 – Depósito de valores recebidos Diariamente, deverão ser depositados todos os valores recebidos no dia, inclusive cheques de pagamento à vista - e os valores recebidos após o depósito ou fechamento dos bancos no dia anterior. Os bancos, em geral, já utilizam leitores óticos para o registro dos dados dos cheques depositados, de modo que na maioria das vezes, não seja necessário o preenchimento dos formulários para o depósito dos cheques recebidos. Pegue o comprovante do depósito registrado pelo caixa do banco, que deverá ser arquivado por você para facilitar seu controle sobre os recebimentos diários.
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Atenção: Tenha uma relação completa de todos os movimentos no qual foram depositados no dia. Em caso de divergência você estará resguardado com o Banco para regularização das pendências. 3.9.5 – Contas a pagar O
controle
de
contas
a
pagar
é
diário
e
possibilita
manter
você
permanentemente informado sobre: Vencimento dos compromissos; Como
estabelecer prioridade de pagamento em
caso de dificuldade
financeira; Montante dos valores a pagar; Dados necessários para o fluxo de caixa.
3.10 – Forma de saídas (pagamento) À vista As saídas à vista são efetuadas em dinheiro ou cheque, geralmente utilizadas para pagamentos emergenciais ou alguma consumo em que não é possível realizar o faturamento. 3.10.1 - A prazo As principais formas de pagamento a prazo são as duplicatas e as autorizações para cobrança bancária; eventualmente pode ser utilizado o cheque para este tipo de pagamento. Dica SUCO DO BATUQUE: Evite realizar pagamentos à vista com dinheiro ou pagamentos a prazo com cheques. Ambos podem ser fonte de risco para a franquia. O primeiro pode atrair assaltos e o segundo pode ser depositado antes da data combinada.
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3.10.2 - Orientações A seguir estão listadas algumas orientações para o controle das contas a pagar: Mantenha
uma
pasta
de
acompanhamento
com
todas
as
contas
devidamente separadas; Organize as contas a pagar por ordem cronológica de vencimento; Consulte a pasta de contas a pagar no início do dia; Retire os documentos a serem pagos naquela data; Monte a relação de pendências a serem pagas no dia, sempre observando sua previsão de fluxo de caixa; Emita os cheques (de cada banco se for o caso) conforme os saldos disponíveis; Registre este dado, dando “baixa” no pagamento e atualizando o saldo das contas bancárias; Anote o banco, valor de pagamento, número do cheque e histórico do pagamento no formulário Cópia de Cheque (adquirido em apelarias) no caso de os cheques não serem emitidos pelo sistema; Providencie o pagamento destas contas; Anexe os comprovantes de pagamentos às cópias dos cheques; Importante:
Toda
cópia
de
cheque
deve
ter
um
comprovante
de
pagamento, recibo e nota fiscal ou outros documentos que comprovem o mesmo, desde que aceitos contabilmente. Sempre que receber uma conta, você deve cadastrá-la no fluxo de caixa; Quando for quitar o documento, faça a baixa no fluxo. Observação: É importante que você dê entrada e liquidação em todas as suas contas, pois somente assim, o fluxo de caixa conterá todas as informações do período. 3.10.4 – Fluxo de caixa– Projeção de valores
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Você lida diariamente com diversas operações de caixa – entradas e saídas. Entradas de caixa são todos os recebimentos de sua franquia, decorrente das vendas, comissões, aplicações financeiras ou outras. Saídas de caixa são todos os compromissos financeiros de sua franquia, em função do pagamento de despesas fixas ou variáveis. Desta forma, você deve controlar seus compromissos e recebimentos para evitar problemas de caixa, ou seja, falta de recursos (ou excesso sem destinação) para efetuar os pagamentos nas respectivas datas. O fluxo de caixa é um instrumento que permite uma melhor visualização dos direitos (entradas) a receber e das obrigações (saídas) a pagar, com uma periodicidade que pode ser diária, semanal, ou mesmo mensal, de acordo com a sua conveniência. 3.11 - Regime de caixa e competência O fluxo de caixa não significa a mesma coisa que faturamento, já que as vezes um valor que você sabe que gerou (regime de competência – registra quando o fato ocorre) não entrou no seu caixa (regime de caixa – registra quando o fato se transforma em uma saída ou entrada de caixa). Isto é o que acontece nos casos de por exemplo, vendas com cheques prédatados ou cartão de crédito: apesar do seu relatório de faturamento acusar este valor como recebido, ele entra no seu caixa em outra data. Da mesma forma é o que ocorre com alguns consumos que sua franquia faz: o dia em que a despesa acontece (e é lançada nos registros contábeis) não é necessariamente o mesmo dia em que você efetua o pagamento (quando o dinheiro sai do seu caixa). Portanto, tenha sempre clara esta diferença e mantenha em seu fluxo de caixa informações referentes à situação financeira (da conta corrente) de sua franquia. 3.12 – Conciliações bancária Você deve realizar, diariamente, a conciliação bancária de todas as suas contas bancárias, verificando: Se a entrada de valores está acontecendo conforme previsto; Quais cheques foram debitados e, Se não constam valores fora de sua previsão.
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Dica SUCO DO BATUQUE: Para sua maior comodidade e conveniência procure usar os serviços de “home banking” para consultar e movimentar suas contas bancárias. Além disso, lembre-se da recomendação no manual de implantação: abrir uma conta corrente em um banco preferencialmente próximo à franquia. 3.13 - Como gerenciar o fluxo de caixa O relatório de fluxo de caixa auxilia você a prever os movimentos do seu caixa. É uma ferramenta utilizada para acompanhar a posição de seu caixa diariamente. Para tanto, você deverá lançar diariamente todos os valores de receitas e despesas de sua franquia na planilha de Fluxo de Caixa. Dessa forma, você terá condições de saber se possui recursos suficientes para fazer frente às saídas diárias. Isso permitirá a você equilibrar melhor suas entradas e saídas, evitando empréstimos
bancários,
por
exemplo,
desnecessários
e
que
podem
influir
negativamente no resultado de sua franquia. Use o fluxo de caixa para se planejar quanto às previsões sobre os compromissos de sua franquia, tais como: Folha de pagamento; Água, telefone, energia elétrica; Consumos de material de escritório; Aluguel; Impostos e contribuições sociais; Consumo dos produtos; Outras despesas de sua franquia. Para os itens que você não souber exatamente quanto será cobrado, use uma projeção levando em consideração a média do último trimestre. Esse procedimento serve para auxiliá-lo a ter pelo menos uma previsão dos compromissos financeiros de sua franquia para o mês.
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Manual de Administração
Dica SUCO DO BATUQUE: Para ter uma previsão trimestral, por exemplo, aplique uma taxa de crescimento ou redução, conforme o que venha acontecendo nos meses anteriores. Ao efetuar seus consumos, verifique qual é a previsão de entrada e saída de recursos em seu caixa. Com esta informação negocie os prazos de pagamentos para datas em que você tenha uma previsão de disponibilidade de recursos para efetuar os pagamentos.
4 - Estoque O setor de consumos de uma empresa, muitas vezes, é responsável pelo sucesso financeiro do negócio. Uma boa negociação, aliada os consumos realizados em períodos corretos, pode proporcionar um lucro maior na operação do seu negócio. O ponto de partida para ter sucesso em seus consumos é uma boa gestão de seu estoque. A boa gestão dos estoques é uma importante aliada na busca do bom desempenho de sua franquia. Um estoque excessivo exige muito capital de giro, diminuindo a rentabilidade do seu negócio. Por outro lado, uma postura muito restritiva, que limita demais os consumos, leva seguramente à falta de produtos e deixa o consumidor insatisfeito. Isso diminui o faturamento, podendo levar ao insucesso de sua franquia. O objetivo do controle de estoque afinal, é evitar a falta de produtos em estoque, o que inviabiliza a operação como também a imobilização excessiva de capital, decorrente do excesso de produtos em estoque. 5 - Controle do estoque Neste item apresentaremos passo a passo uma sugestão para o processo de controle de estoques e consumos, no qual serão detalhados os procedimentos a as ações necessárias para a sua franquia alcançar um resultado satisfatório.
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Manual de Administração
Para tornar mais fácil o entendimento do processo de controle de estoque e consumos e seu acompanhamento, primeiramente o apresentamos como um todo, ilustrado na forma de fluxograma.
6 - Gestão de estoques da franquia Implantação Da Unidade Suco do Batuque do batuque
Controle de Estoque
Pedido de produtos
Programação de pamto. das faturas
Acompanhamento do prazo de entrega Recebimento e confer. Mercadoria
Contato c/ fornecedor
Estocagem e exposição
Entregue no prazo ? Divulgação local
Atendimento e vendas
Atendimento continuado
6.1 - Controle de estoques 6.1.1 Classificação ABC dos estoques
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Manual de Administração
A teoria mostra, e você vai perceber na prática, que alguns itens são responsáveis pela maior parte da receita e do consumo da sua franquia. Focar
atenção
nesses
itens
é
fundamental
para
você
não
se
perder,
administrando aspectos menores. Uma maneira de lidar com isso é fazer um ranking de todos os produtos que você utiliza e dividi-los em três níveis de prioridade: A, B e C. Conforme a classificação ABC, a menor parte dos itens em estoque tende a ser responsável por 80% do consumo de sua franquia ou algo semelhante a isso. 7 - Cálculo da representatividade Você pode escolher entre a receita líquida (faturamento – impostos), o custo da mercadoria vendida (CMV) ou a margem de cada produto para calcular a representatividade de cada item no estoque. Para calcular a representatividade de cada item no estoque utilizando a receita líquida, deve-se: Multiplicar o consumo mensal de cada item por sua respectiva receita líquida; Calcular o percentual relativo de cada item em relação à receita líquida total (100%); Listar em ordem decrescente de valor. 7.1
Dividir os itens em três grupos: Grupo A para os itens de maior percentual; Grupo B para os itens intermediários; Grupo C para os itens de menor representatividade.
Para calcular a representatividade de cada item em estoque utilizando o custo da mercadoria vendida, deve-se: Multiplicar o consumo mensal de cada item por seu respectivo CMV; Listar em ordem decrescente de valor;
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Calcular o percentual relativo de cada item em relação ao CMV total do estoque (100%);
7.2
Dividir os itens em três grupos: Grupo A para os itens de maior percentual; Grupo B para os itens intermediários; Grupo C para os itens de menor representatividade.
Você também pode fazer a classificação ABC considerando a margem de cada produto, ou seja: Valor de Venda (Receita Bruta) - Valor dos Impostos – Valor de Consumo (CMV) = Margem; Multiplicar o consumo mensal de cada item por sua respectiva margem; Listar em ordem decrescente de valor; Calcular o percentual relativo de cada item em relação à margem total (100%); Dividir os itens em três grupos, como nos exemplos anteriores. A constatação primordial da classificação ABC é que você deverá tratar de uma maneira diferenciada os itens do seu estoque. 7.3
Para os itens de classe A: Manter controle rígido de entradas, saídas e saldos; Fazer compras somente baseado em necessidades calculadas.
7.4
Para os itens de classe B: Não há necessidade de um controle tão rígido, porém é preciso ficar atento ao saldo do estoque; Realizar os consumos com uma margem de segurança para evitar falta de mercadorias.
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Manual de Administração
7.5
Para os itens de classe C: Manter o controle moderado; Comprar quantidades maiores, pois o baixo volume de recursos utilizados nesses itens faz com que as despesas com frete tornem-se mais altas;
Ter estoques de segurança maiores (como o controle não é tão rígido a possibilidade de erro no acompanhamento e na previsão de consumo é maior). Ao decidir manter um estoque de segurança maior para alguns itens é necessário levar em consideração algumas condições: Se há espaço para estocar estes produtos; Se o produto pode ser estocado por um período maior, ou seja, se o tempo de vida ou garantia do produto é compatível com o tempo que ele vai permanecer estocado; Se há redução no seu custo ou trabalho com o consumo de uma quantidade maior do produto. 7.6 - Organização do estoque A área do estoque deve estar sempre organizada. Isso permitirá um melhor controle. Além disso, o estoque bem organizado contribui para o bom atendimento ao cliente, pois o funcionário torna-se mais eficiente, prepara os pedidos com maior rapidez e, consequentemente um melhor atendimento ao cliente. 7.6.1 - A distribuição dos produtos no estoque deve obedecer alguns critérios: Praticidade: posicionar os produtos de acordo com a facilidade de manuseio do mesmo:
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Exemplo: Um produto de grande volume ou dimensões maiores que gere dificuldade para movimentação dentro do estoque deve estar próximo à porta do estoque, o que facilita sua entrada e saída; Giro do produto: ordenar os produtos por sua velocidade de giro no estoque; Exemplo: Produtos que são vendidos com grande frequência devem estar numa posição melhor em relação a produtos com vendas esporádicas. PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai): Organizar o estoque de modo que produtos recebidos há mais tempo fiquem na frente dos mais recentes; Identificar e Separar: todos os produtos devem ser identificados e separados por tipo: Exemplo: separar as antenas dos diversos produtos, colocando-os em recipientes separados e identificados. 8. Previsão de vendas O ponto de partida para uma boa gestão dos estoques é uma boa previsão de vendas. Por mais elaborados que sejam os cálculos que levam à definição da quantidade a ser comprada, se a previsão de vendas não for adequada, o consumo também não o será. Para prever suas vendas é importante considerar seu histórico de vendas e fatores internos e externos que podem ter impacto no comportamento de seus clientes. 8.1 Exemplos de alguns fatores internos e externos que podem influenciar o volume de vendas: Substituição da equipe: a troca da equipe de vendas (atendentes) pode acarretar o aumento ou a diminuição das vendas de sua franquia:
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Manual de Administração
Exemplo: Contratação de um atendente experiente pode gerar um acréscimo no volume de vendas, já a perda de um bom atendente pode significar uma redução no volume de vendas em curto prazo. Promoções:
podem
haver
promoções
desenvolvidas
pelo
SUCO
DO
BATUQUE que geram um acréscimo em suas vendas, portanto você deve trabalhar em sintonia com o franqueador procurando sempre antecipar esses movimentos e aplicá-los de forma exemplar, se desenvolvidos; Divulgação: o investimento na divulgação de sua franquia pode alterar significadamente as suas vendas. Esse investimento vai manter sua franquia sempre visível ao público alvo; Fatores econômicos: as perspectivas da economia, como redução ou aumento na renda da população, crises na economia, redução ou aumento do desemprego dentre outros fatores, também podem gerar um acréscimo ou decréscimo em suas vendas, logo é importante que você esteja atento aos movimentos da economia e procure sempre o apoio da assessoria Mercatta no momento de elaborar sua previsão de vendas; Ações promocionais ou de divulgação da concorrência: essas ações da concorrência também podem gerar uma alteração em suas vendas. No entanto, se você monitorar as ações de seus concorrentes locais, será possível minimizar os efeitos dessas ações. 8.2 – Primeira compra da franquia As primeiras compras realizadas para formar o estoque inicial devem levar em consideração o potencial de vendas da franquia, a meta de consumo do estudo realizado pelo franqueador, e para definir as quantidades de cada categoria e cada item. A gerência do SUCO DO BATUQUE fornecerá a quantidade de produtos que deverá ser adquirida na primeira compra. A partir daí, você deve ficar atento as flutuações em seu estoque, no comportamento do seu mercado e nos fatores econômicos para poder crias a base das suas previsões. No início será mais difícil, mas com certa experiência você conseguirá prever as vendas com maior precisão. Quando sua franquia completar um ano, a previsão para cada mês deve ser a venda do anterior com a expectativa de crescimento para o ano presente. Enquanto ela não completar esse tempo, uma boa alternativa é usar como base o mês
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anterior e a participação mensal de vendas. Essa participação indica o percentual de vendas de determinado mês, no total das vendas do ano.
Exemplo: Se sua franquia vendeu R$ 40.000,00 no mês de outubro e você quer estimar quanto venderá em novembro, os seguintes cálculos devem ser realizados: Supondo que em média, outubro representa 10% das vendas anuais da rede, então o faturamento anual da sua franquia deve ser de R$ 400.000,00 (R$ 40.000 = 10%). Supondo que novembro representa 13% das vendas anuais, então as vendas desse mês devem estar em torno de R$ 52.000,00 (52.000,00 x 13%). Importante: Solicite ao seu consultor de franchising a representatividade das vendas em cada mês do ano em sua região. 8.2.1 Cobertura de estoque A cobertura de estoque é a quantidade de estoque necessária para garantir o funcionamento da franquia, sem risco de falta ou excesso de estoque, tendo como base as vendas mensais (a sua previsão de frequência mensal). Em outras palavras, a cobertura de estoque é a relação entre o que há no estoque e o consumo esperado. Para facilitar o entendimento deste aspecto de cobertura de estoque, vamos imaginar que para o funcionamento cotidiano da franquia, devemos ter como objetivo manter no mínimo 7 (sete) dias de estoque (dependendo do item). Ou seja, sua unidade deve ter uma cobertura de estoque = 01 (100% do consumo).
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Manual de Administração
O cálculo da cobertura de estoque é realizado com a seguinte fórmula: C= Estoque / Consumo médio semanal = 1 Exemplo: Produto: Fruta congelada – de Morango Compra: qualquer dia da semana Consumo médio por semana: 5 quilogramas Na situação indicada acima a consumo de produtos deve atender ao consumo da semana, ou seja, o estoque dividido pelo consumo médio deve ser igual a 1 (um). Suponha que tenham sido compradas apenas 50 quilogramas. Nesta situação, a divisão do estoque pelo consumo médio vai resultar em uma cobertura de estoque inferior à necessária para atender ao consumo da franquia na semana, ou seja, você comprou a quantidade para cobrir apenas 50% do consumo médio semanal. O exemplo anterior não está considerando a margem de segurança necessária para cobrir atrasos na entrega ou um consumo maior do que o esperado. Esse aspecto será abordado nos próximos itens. No estoque inicial, propõe-se uma cobertura geralmente maior do que a praticada no dia-a-dia, para ter certeza de que não faltarão produtos na época de inauguração, o que pode ser muito prejudicial para a imagem da sua franquia SUCO DO BATUQUE. Importante: O tempo entre uma compra e outra depende do tipo de produto. Alguns devem ser comprados semanalmente, outros podem ser comprados mensalmente, portanto cada produto deve ser analisado de acordo com as suas características (prazo de validade, tempo para entrega pelo fornecedor, demanda e condição para estocagem, etc).
30
Manual de Administração
8.2.2 - O ponto de pedido A cobertura geral é uma referência da quantidade de estoque necessária para se operar, mas é importante que se avalie item a item, a necessidade de fazer um novo pedido a tempo de a franquia não ficar sem abastecimento. Se analisarmos o estoque de um determinado item, veremos que o seu comportamento é o seguinte: 8.2.2.1 - Momento 1 Neste momento, os produtos comprados chegam à sua franquia e o estoque é reabastecido. O estoque nesse ponto está na sua capacidade máxima. 8.2.2.2 - Momento 2 Nesse momento, os produtos são consumidos pelos clientes e o estoque diminui gradativamente. 8.2.2.3 - Momento 3 Esse é o momento de comprar. Os pedidos devem ser feitos neste momento, para que dê tempo de a entrega ser realizada antes da utilização do estoque de segurança. 8.2.2.4 - Momento 4 O consumo da sua franquia continua e o estoque permanece diminuindo gradativamente. 8.2.2.5 - Momento 5 Esse deve ser o momento de chegada dos pedidos e deve coincidir com o limite para início da utilização do estoque de segurança. 8.2.2.6 - Momento 6 Neste momento, o estoque de segurança é utilizado. Isso só deve acontecer caso haja algum atraso, falta ou algum outro imprevisto.
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A grande questão é: como calcular o Ponto de Pedido, ou seja, qual a quantidade em estoque que “acende a luz” da necessidade de reposição? Duas variáveis são as mais importantes nesse caso: A previsão de saída do estoque de um determinado item; O tempo de reposição desse item. Vale observar que o tempo de reposição deve contemplar todo o processo: desde a identificação do ponto de pedido até a colocação do produto no estoque. É importante avaliar os seguintes aspectos: Tempo de informação: o
É o tempo que leva para se tomar conhecimento sobre o produto a ser adquirido.
Tempo de entrega do pedido: o
É o tempo decorrido desde o momento em que se constata que um item precisa ser comprado até a data da realização do pedido ao fornecedor.
Tempo de entrega de recebimento: o
É o tempo que o item pedido leva para chegar à empresa.
Tempo de recebimento: o
É o tempo decorrido desde o momento da chegada do produto ao seu estabelecimento até colocá-lo à disposição no estoque para uso.
Margem de segurança: o
É
a
quantidade
determinado
de
espaço
produtos de
tempo
necessária eventuais
para
cobrir
atrasos
nos
por
um
prazos
mencionados anteriormente. o Uma vez esses aspectos definidos, é só aplicar a seguinte fórmula:
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Manual de Administração
Ponto de Pedido = PV/P*T+S Nessa fórmula: PV = Previsão de venda do item para o período (semana, quinzena, mês, etc.); P = Período considerado, ou seja, número de dias que deve durar o estoque (semana, quinzena, mês, ano, etc.); T = Tempo total para reposição (prazo médio de recebimento – deve ser expresso na mesma unidade de PV e P); S = Estoque de segurança (margem de segurança). Exemplo: Produto: Ver com produto SUCO DO BATUQUE Dica SUCO DO BATUQUE: Você não precisa manter margem de segurança para todos os produtos vendidos na franquia, principalmente aqueles com demanda esporádica e de alto valor. Como fazer isso na prática ? Como você pode perceber, só é possível fazer bem as compras se você conhecer a demanda por item. Por isso, o primeiro passo é manter o registro das vendas atualizadas e calcular o Ponto de Pedido de cada item. A planilha Ponto de Pedido, com a seguinte estrutura pode auxiliar na solução do problema: 8.3 - Ponto de Pedido PV: Previsão de vendas; P: Período da previsão de vendas, deve ser expressado em dias: Exemplo: mês = 30 dias, quinzena = 15 dias. MV:
Média
de
vendas
diárias
no
período
(a
planilha
calcula
automaticamente);
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Manual de Administração
T: O tempo entre a realização do pedido e produtos estarem à disposição para vendas (em dias); S: É o número de dias que você que ter de segurança para eventuais atrasos na entrega;
Exemplo: A média de vendas é igual a 10 (dez) unidades de um produtos e você deseja ter 2 (dois) dias de segurança, portanto o seu estoque de segurança é igual a 20 (vinte) unidades. PP (Ponto de Pedido): calculado com a fórmula já apresentada, ou seja: Ponto de Pedido = (PV/P*T) + (S*MV). Depois estabeleça um procedimento diário, no qual você checa item a item aqueles que estão próximos do Ponto de Pedido. A quantidade a ser solicitada ao fornecedor ou comparada por você deve ser suficiente para que seu estoque chegue à meta de cobertura, ou seja: 1 (um) mês (ou outro prazo, conforme o item). E quanto é isso? Quando seu pedido chegar, você vai estar com o seu estoque no nível de segurança. Para poder restabelecer a cobertura adequada, solicite ou compre a sua previsão de venda, menos o seu estoque de segurança. Ou seja: Q = PV – S Nessa fórmula: Q = Quantidade a ser pedida; PV = Previsão de vendas – saídas do estoque (pode ser a média do período); S = Estoque de segurança. Exemplo: Produto: Fruta congelada; Previsão de vendas: 700 (setessentas) unidades por semana
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Manual de Administração
S: Para 2 (dois) dias, ou seja, [(26/6)]*2 = 9 Q=26-9 = 17 Uma vez verificada a necessidade de reposição no estoque, é necessário fazer cotação de preços com fornecedores. 8.4 - Programação de pagamento Ao realizar um pedido de produtos você deve programar em seu fluxo de caixa o pagamento deste valor. Junto com a entrega dos produtos vem um boleto bancário para que o pagamento seja realizado na rede bancária na data estabelecida.
A nota deve ser registrada e guardada junto às outras contas a pagar, obedecendo à data de pagamento. Ao realizar o planejamento de pagamento você pode controlar qual o melhor momento para realizar os consumos, evitando que os pagamentos coincidam e procurando ajustá-las à sua previsão de entradas. Atenção: Verifique no início de cada semana qual é a previsão de pagamentos e diariamente no seu Controle de Contas a Pagar quais contas você precisa pagar no dia. 8.5 - Acompanhamento do prazo de entrega O prazo de entrega das mercadorias pelo fornecedor deve ser acertado antecipadamente no momento do pedido. Esse prazo de entrega deve estar previsto no seu planejamento de estoque e deve ser monitorado, para em caso de não cumprimento do mesmo a operação da sua franquia não seja prejudicada. Por meio do serviço de atendimento do fornecedor você pode verificar o status de seu pedido, verificando passo a passo o seguimento do seu pedido até a entrega. Se em seu acompanhamento for verificado atraso no andamento do pedido, ou se o produto não for entregue no prazo, você deve entrar em contato com fornecedor para que ela interceda junto às áreas responsáveis e agilize o processo.
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Manual de Administração
8.6 - Recebimento e conferência dos produtos O funcionário responsável pelo estoque deve receber e conferir o pedido. Essa conferência consiste na contagem dos itens solicitados, verificação das condições das embalagens e conferência da nota enviada – quantidade e valores. Sugerimos
que
você
acompanhe
e
confira
sempre
o
recebimento
das
mercadorias. Esta atitude será muito útil para identificar falhas no processo e orientar os funcionários. Dica SUCO DO BATUQUE: Verifique com todos os seus fornecedores quais procedimentos devem ser adotados em caso de problemas na entrega dos produtos. Cumpra rigorosamente as orientações, evite assumir custos por falha nos procedimentos. Atenção: Caso a entrega de produtos não esteja correta, sua franquia deve recusar a entrega e entrar em contato com o fornecedor. É importante que sua franquia não aceite entrega fora da conformidade para evitar assumir eventuais custos por falhas de terceiros. 9 - Estocagem e exposição Ao receber e fazer a conferência dos produtos, você e seus funcionários devem providenciar imediatamente a estocagem e a exposição (quando for o caso) dos mesmos. O estoque deve obedecer ao critério: o primeiro que entra é o primeiro que sai. Por isso, ao acondicionar novos produtos, arrume sempre os que já estavam no estoque na frente ou por cima, para que o seu manuseio seja facilitado. O estoque deve ser mantido em local seguro com acesso restrito a você e ao seu funcionário responsável durante sua ausência. 10. Previsão de vendas anuais Você deve realizar, de uma forma sucinta, a previsão de vendas mês a mês para o próximo ano. Todas as franquias da rede SUCO DO BATUQUE devem elaborar e enviar sua Previsão de Vendas Anual para o ano seguinte até o dia 15 (quinze) do mês de outubro do ano vigente.
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Manual de Administração
A previsão e vendas é uma ferramenta muito importante para que o SUCO DO BATUQUE possa fazer o planejamento anual de crescimento e fortalecer a sua aliança com fornecedores para o crescimento de toda a rede.
Dica SUCO DO BATUQUE: Sugerimos que você também elabore um a previsão de vendas para os produtos de outros fornecedores. Este é um procedimento que pode auxiliar em muito a gestão de seu negócio. 11. Como fazer a previsão de vendas A previsão de vendas será elaborada com base no histórico de vendas mensal de sua franquia. Ela deve ser a venda do ano anterior acrescida da expectativa de crescimento para o próximo ano. O modelo segue anexo e será enviado via correio eletrônico ao franqueado com sugestões de venda. Atenção: No início da operação da franquia não haverá histórico de vendas, portanto siga as orientações da assessoria de franchising da Matriz SUCO DO BATUQUE para os pedidos iniciais. Para auxiliar o seu trabalho, a assessoria de franchising do SUCO DO BATUQUE enviará informações sobre a conjuntura econômica e sobre outros fatores que possam interferir na evolução das vendas. Você fica responsável pelo monitoramento dos fatores locais que também tenham reflexo sobre o mercado. Na elaboração da Previsão de Vendas você deve levar em consideração: Dados fornecidos pela Matriz SUCO DO BATUQUE (com as devidas orientações); Previsão de crescimento do país (crescimento do PIB - Produto Interno Bruto); Perspectivas de lançamento de novos produtos e serviços; 11.1 - Outros dados relevantes indicados pela Assessoria de franchising. Dados locais:
37
Manual de Administração
Crescimento econômico da cidade; Entrada ou saída de concorrentes; 11.2 - Outros dados relevantes de sua região A Previsão de Vendas enviada deve ser ajustada mensalmente de acordo com a concretização ou não de suas premissas a cada mês. Dica SUCO DO BATUQUE: A informação de perspectivas difíceis deve ser encarada como uma oportunidade para inovar e buscar novos clientes. Atenção: A Previsão de Vendas Anual deve ser alinhada com sua meta de ativações. 11.3 - Avaliação de performance da franquia Uma das principais atividades na gestão de sua franquia é a avaliação de performance, ou seja, a análise e comparação dos resultados obtidos com os resultados esperados para o seu negócio. Com base no software fornecido pelo franqueador os resultados de sua franquia devem ser analisadas mês a mês e a cada encerramento de dia/mês e ano. Os relatórios devem ser analisados em conjunto e nunca de forma isolada, observando os dados históricos do indicador apresentado. A leitura isolada de um relatório pode ser pouco útil para suas decisões, porém ao cruzar as informações de diferentes relatórios e compará-los com os dados históricos você terá o direcionamento para as suas decisões gerenciais. Para o seu SUCO DO BATUQUE manter uma trajetória de sucesso você deve seguir 5 (cinco) passos básicos: 1.
Levantar os dados referentes ao desempenho da franquia;
2.
Analisar os dados e transformá-los em informações;
3.
Elaborar uma conclusão sobre as informações levantadas e analisadas;
4.
Preparar um plano de ação com base na conclusão elaborada para melhoria e performance do SUCO DO BATUQUE;
38
Manual de Administração
5.
Implementar as ações para melhoria dos resultados;
Observação: O roteiro sugerido produzirá melhores resultados quando aplicado numa avaliação de longo prazo. Porém, os principais indicadores de desempenho devem ser acompanhados diariamente e sempre que necessário devem ser adotadas medidas corretivas para melhorar o resultado da franquia. 12 - Levantar os dados O registro com correção e diário dos dados gerados por sua franquia fornecerá recursos que permitirão você ter em mãos todas as informações relevantes para gestão de sua franquia. Entre os principais dados que devem ser analisados temos: Shopping de preços: Relação de preços praticados (preços de mercado) pela concorrência em sua região; Relação de contas a pagar: Agrupada por dia e exibindo os valores a pagar e pagos; Vendas por linha e produtos, de forma segmentada; Relação de vendas por produto dentro de sua linha, com quantidade e valor (via software fornecido pelo franqueador); Faturamento
por
tipo
de
pagamento
(via
software
fornecido
pelo
franqueador); Faturamento do SUCO DO BATUQUE (no período selecionado) dia a dia, dividindo por formas de pagamento (dinheiro, cheque, cartão de crédito, débito, etc). Consumos por produtos: o
Relação de consumos por fornecedor.
Listagem de estoque por produtos: o
Relação do total de produtos no estoque item a item.
Saldo do estoque:
39
Manual de Administração
o
Listagem contendo a quantidade inicial dos produtos em estoque no mês, quantidade de consumo e quantidade de venda no mês anterior.
Faturamento médio por período: o
O valor total de faturamento, o número de vendas e a média de faturamento por venda.
Dica SUCO DO BATUQUE: Caso tenha dúvida para interpretar qualquer relatório emitido pelo software do SUCO DO BATUQUE, entre em contato com a assessoria de franchising do SUCO DO BATUQUE. 13 - Analisar os dados Após fazer o levantamento dos dados você deve fazer uma análise dos mesmos e transformá-los em informações que identifiquem as oportunidades e ameaças para seu SUCO DO BATUQUE. A primeira tarefa na análise dos dados é identificar possíveis problemas, ou seja, ao comparar os dados atuais com dados do mês anterior, do ano anterior ou com dados da Rede fornecidos pela assessoria do SUCO DO BATUQUE, verifique quais apresentam variações negativas ou não acompanharam a evolução observada na Rede. 14 - FOTO SUCO DO BATUQUE Com os dados críticos identificados, o próximo passo é buscar as possíveis causas do desempenho negativo, seja uma falha na operação ou numa estratégia adotada para o gerenciamento da franquia. O segundo passo é verificar possíveis oportunidades a serem exploradas de acordo com os dados disponíveis. (Por exemplo, você observou que um produto ou serviço gera uma margem maior, porém não existe nenhum trabalho no SUCO DO BATUQUE para incentivar sua venda). O terceiro passo é verificar qual é a direção que as informações macro indicam para sua franquia. Ou seja, o conjunto de informações sobre os pontos avaliados
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Manual de Administração
apresentam uma evolução, redução, estagnação das vendas, faturamento, lucro, etc., com base nisto você saberá para onde caminha seu SUCO DO BATUQUE.
Elaborar uma conclusão Com as informações analisadas, você deve elaborar uma conclusão em relação ao desempenho da franquia, bem como apontar qual a direção a seguir e quais os problemas que devem ser enfrentados. É importante que esta conclusão seja registrada para que você possa comparar, após o prazo determinado para uma nova análise, se foi possível levar a franquia para a direção apontada e solucionar os problemas apresentados. Preparar o plano de ação Com a direção e os problemas e as oportunidades a serem enfrentadas definidas, você deve elaborar um plano de ação para realizar as mudanças necessárias em seu SUCO DO BATUQUE. No plano de ação, devem ser traçados quais os esforços devem ser empreendidos e como fazer para chegar ao resultado pretendido. Por exemplo, se você quer ampliar o número de vendas agregadas, você deve orientar e estimular sua equipe. Para isso, é preciso definir como, quando, quem, onde e o que é necessário para realizar esta ação. No plano de ação é importante que também sejam estabelecidas metas, objetivos e responsáveis para cada ação desenhada. A Planilha Controle de Marketing auxiliará você no desenvolvimento desta etapa. Implementar o plano de ação Este é o passo fundamental de todo o processo, pois de nada adianta o trabalho anterior se seu SUCO DO BATUQUE se não implementar as ações necessárias para melhorar a performance e corrigir as eventuais falhas. A
implementação
deve
seguir
o
plano
de
ação
desenhado
com
um
acompanhamento dos resultados obtidos a cada passo dado. Assim será possível corrigir imperfeições observadas na ação proposta.
41
Manual de Administração
O SUCO DO BATUQUE deve empregar os esforços necessários para fazer a implementação do plano de ação dentro do prazo estipulado, alcançando os objetivos e as metas estabelecidas.
15. Avaliação de desempenho dos funcionários A avaliação de desempenho é uma ferramenta que você deve utilizar para quantificar os resultados do trabalho de cada funcionário e com base nestes dados elaborar
ações
para
motivá-los,
recompensando
aqueles
que
superem
as
expectativas ou adotar ações corretivas para aqueles que estiverem aquém do desejado. Toda avaliação de desempenho deve ter suas consequências (positivas ou negativas), caso contrário ela cairá no descrédito, não sendo útil para melhorar os resultados do SUCO DO BATUQUE. Como avaliar Ao realizar a avaliação de desempenho, você deve ser imparcial e usar critérios nítidos para os funcionários. Eles devem saber que serão avaliados, além de ter conhecimento dos pontos que farão parte da avaliação. A avaliação não deve ser realizada apenas no último dia do mês, ela deve ser diária, ou seja, cada tarefa desempenhada pelo funcionário deve ser avaliada. Para isso, siga as recomendações a seguir: Registre todas as falhas verificadas na execução de uma atividade (sempre que possível); Registre também
os
acertos ou
elogios
recebidos pelo
funcionário; Documente tudo que ocorrer dentro da franquia (fatos relevantes), isso permitirá que você tenha seus argumentos fundamentados em fatos reais; Use a avaliação para corrigir erros, não espere o dia da avaliação para apontar as falhas. Se um funcionário esta chegando ao trabalho em constante atraso, mostre a ele o ponto e informe que estes
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Manual de Administração
atrasos estão lhe prejudicando na avaliação de desempenho, além de comprometer o resultado da franquia e sobrecarregar os outros funcionários. Use o mesmo critério de avaliação para todos os funcionários: Apresente a avaliação ao funcionário e converse com ele sobre ela; Ao avaliar, demonstre ao funcionário qual é o resultado esperado; Crie um plano de ações e metas para o funcionário, em conjunto com ele; Elogie o funcionário por aspectos positivos em sua avaliação; Recompense os funcionários com boa avaliação.
Consequências A avaliação de desempenho deve ter consequências práticas para o funcionário, sejam positivas ou negativas. Entre essas consequências temos: A. Negativas Não recebimento da parte variável da remuneração; Não receber promoções; Não receber aumento de salário por merecimento; Não receber prêmios ou bonificações; Demissão por não atender as necessidades da franquia; Outras consequências de acordo com a situação. B. Positivas Receber remuneração variável de acordo com o desempenho; Ser promovido; Aumento de salário por merecimento;
43
Manual de Administração
Receber prêmios ou bonificações; Outros benefícios de acordo com a situação.
15.
Sugestão de avaliação de desempenho
Para avaliar a performance dos funcionários do SUCO DO BATUQUE, o franqueado deve utilizar vários indicadores de desempenho. Trata-se de variáveis que espelham inúmeros aspectos resultantes das ações do funcionário dentro de seu ambiente de trabalho. A seguir, apresentamos um modelo de avaliação de desempenho dos funcionários:
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
Franquia
Data
Avaliador
Funcionário
Assiduidade
OK
Pontos
trabalho
1
8
O funcionário cumpre corretamente seus
1
8
OK
Pontos
O
funcionário
comparece
ao
Observação
todos os dias?
horários na franquia?
Apresentação
Observação
44
Manual de Administração
O funcionário usa o uniforme e comparece
1
6
1
6
Produtividade
OK
Pontos
O funcionário é cordial com os clientes?
1
10
O funcionário é prestativo?
1
10
O funcionário se coloca na posição do
1
10
OK
Pontos
1
10
O funcionário respeita a hierarquia?
1
10
O funcionário trabalha em equipe?
1
10
Pontuação total
X
100,00
Percentual de deficiências
X
0,0
Quando a resposta for Sim, digite 1 (um)
A
no campo OK.
pontuação de cada item.
Quando a resposta for Não, digite 0 (zero)
Resposta
no campo OK.
positiva, resposta não a pontuação
ao trabalho com a roupa adequada? O funcionário se apresenta aos clientes dentro do padrão SOUCE ONE?
Observação
cliente?
RELACIONAMENTO INTERNO O
funcionário
respeita
os
outros
Observação
funcionários?
coluna
pontos
Sim
a
indica
qual
pontuação
a
será
será negativa. Use o campo observação para eventuais explicações.
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Manual de Administração
Superior:
Funcionários:
Importante: Este modelo é apenas uma sugestão, você pode usar outros modelos ou adicionar itens a esta sugestão de acordo com a necessidade de seu SUCO DO BATUQUE. É importante que a avaliação tenha como base fatores críticos para o sucesso da franquia. A. Como usar a planilha A planilha apresenta questões sobre as atitudes, os comportamentos, as habilidades e o relacionamento dos funcionários. O franqueado SUCO DO BATUQUE deve, para cada pergunta, avaliar se o funcionário atendeu ou não à expectativa. Se a resposta for sim, deve-se assinalar o número 1 (um) no campo “OK”; se a resposta for não, deve-se assinalar o número 0 (zero) no campo “OK”. Ao digitar o código, a planilha automaticamente atribuirá a pontuação do funcionário no item avaliado. Ao final da avaliação serão totalizados os pontos obtidos pelos funcionários. Para o funcionário que receber avaliação positiva em todas as perguntas, a pontuação máxima será 100. Caso você deseje alterar a pontuação das perguntas, dando um peso maior para determinado item, é necessário diminuir o peso de outro item na mesma proporção. Importante: Você pode alterar, subtrair ou incluir novas perguntas, além de mudar a pontuação para cada uma delas. É interessante que você atribua uma pontuação de acordo com o grau de importância de cada questão.
Outro procedimento que deve ser adotado é criar uma classificação por faixa de pontos com um conceito correspondente para cada faixa. Exemplo:
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85 a 100 pontos: O funcionário atendeu as expectativas. Parabenizá-lo e orientá-lo onde é possível melhorar. Funcionário com avaliações sucessivas nesta faixa são candidatos a promoções e a uma diferenciação no salário; 70 a 84 pontos: O funcionário está desempenhando com certa desenvoltura as atividades, porém deve melhorar o seu desempenho. Estabelecer metas e objetivos para este funcionário, além de lhe proporcionar treinamentos nas atividades em que apresente dificuldades. 55 a 69 pontos: O funcionário está com um desempenho baixo e precisa melhorar muito para permanecer no quadro de funcionários. Avaliar se o funcionário não recebeu a capacitação necessária ou se existe algum problema interferindo em seu trabalho ou, se é necessário colocá-lo em outra função. Acompanhar atentamente este funcionário. Abaixo de 55 pontos: Se não ocorreu algo de excepcional que tenha interferido na avaliação deste funcionário, no momento ele não apresenta
os requisitos
necessários para permanecer no quadro de funcionários da franquia. A avaliação de desempenho deve ser realizada preferencialmente todo mês. Isto permitirá que você tenha argumentos sólidos para tomar decisões em relação ao futuro dos seus funcionários. É importante que toda decisão seja embasada por uma sequência de avaliações, ou seja, se um funcionário teve um desempenho negativo em um mês, isto não significa que ele deve ser demitido, porém se o funcionário apresenta por dois, três ou mais meses avaliações negativas, é necessário definir se este funcionário deve ou não permanecer no quadro de funcionários SUCO DO BATUQUE. Atenção: A avaliação deve ser realizada diante do funcionário. Cada um deles deve ser chamado individualmente à área restrita da franquia para ser lhe passado item por item da avaliação. Preferencialmente realize a avaliação ao final do expediente, evitando interferências no atendimento da franquia. Os pontos abordados no modelo de avaliação de desempenho e sua respectiva pontuação são apresentados a seguir: Assiduidade
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- O funcionário comparece ao trabalho todos os dias? (8 pontos) Este item avalia se o funcionário não falta ao trabalho. Recomendamos que qualquer falta injustificada resulte em uma avaliação negativa, ou seja, o funcionário somente deve ter uma avaliação positiva quando não faltar ao trabalho (com exceção das faltas justificadas ou permitidas por lei). Observação: Quem define se uma falta não prevista em lei é justificada ou não é o franqueado SUCO DO BATUQUE. Nestas situações, você deve criar critérios para decidir. Considere o histórico do funcionário na franquia e o que motivou a falta. - O funcionário cumpre corretamente seus horários na franquia? (8 pontos) Aqui, a intenção é avaliar se o funcionário respeita os horários de entrada, de intervalo (saída para almoço e retorno) e saída da franquia. Você deve definir qual é a tolerância para avaliar, dentro das expectativas, o comportamento do funcionário. Dica SUCO DO BATUQUE: Você pode definir que mais de 3 (três) atrasos no mês ou acima de 45 (quarenta e cinco) minutos de atraso no mês implica uma avaliação negativa. Estes valores são apenas exemplos. Determine a tolerância de acordo com a necessidade de sua franquia. Apresentação - O funcionário usa o uniforme e comparece ao trabalho com a roupa adequada ao trabalho? (6 pontos) O funcionário se apresenta aos clientes dentro do padrão da franquia? (6 pontos) Produtividade - O funcionário procura ser eficiente com eficácia? (12 pontos) Avaliar se o funcionário, ao realizar suas tarefas, procura ser eficiente (fazer o mais rápido possível) e eficaz (fazer da melhor maneira possível), buscando sempre a perfeição em tudo o que faz. Atendimento
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- O funcionário é cordial e simpático com os clientes? (10 pontos) . Avaliar se o funcionário atende ao cliente de forma: . Afável; . Sincera; . Agradável. - O funcionário atende com prontidão e é prestativo? (10 pontos) Avaliar se o funcionário procura atender imediatamente ao cliente, não o deixando esperar; Verificar se ele se coloca a disposição do cliente, procurando ajudá-lo e orientálo quando necessário. - O funcionário se coloca na posição do cliente? (10 pontos) Avaliar se o funcionário procura entender a posição do cliente e resolver os problemas evitando transtornos para ele. Relacionamento interno - O funcionário respeita os outros funcionários? (10 pontos) Verificar se o funcionário se dirige aos outros funcionários de forma respeitosa, sem menosprezar os demais colaboradores da franquia por qualquer diferença que possa existir. Analisar se ele procura ouvir o ponto de vista dos demais funcionários e agir de forma ponderada com eles. - O funcionário respeita a hierarquia? (10 pontos) Avaliar se o funcionário obedece à hierarquia, reportando os problemas ou as demandas para seu superior imediato, além de obedecer às determinações do mesmo. - O funcionário trabalha em equipe? (10 pontos) Avaliar se o funcionário trabalha em conjunto com os outros funcionários, cooperando para dar eficiência e eficácia às atividades desenvolvidas. Observar se
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ele sabe dividir as responsabilidades e os elogios com os outros companheiros de trabalho.
B. Vendas Em conjunto com a avaliação de desempenho sugerida, você deve avaliar os resultados obtidos pelos seus funcionários em relação às vendas do SUCO DO BATUQUE. Em outras palavras, você deve verificar se o funcionário atinge as metas de vendas. É possível estabelecer diversas metas para os seus funcionários. Entre elas, temos: Meta de vendas: Exemplo: Definir a quantidade de vendas por dia. Meta de venda de produtos: Exemplo: Definir quais os produtos a serem vendidos e quais são prioridade, determinando uma quantidade mínima a ser vendida. Ao fazer a avaliação de performance do SUCO DO BATUQUE, identifique pontos críticos na operação do SUCO DO BATUQUE e crie metas ligadas a esses pontos. Esta é uma das possibilidades para incentivar a melhoria de pontos negativos na operação. Atenção: Melhorar a produtividade de seus funcionários e conseguir que as metas sejam atingidas pode ser muito mais fácil se houver um plano de recompensas para eles. Consulte a sugestão no manual de Recursos Humanos. O resultado das vendas em conjunto com a avaliação de desempenho, fornecerá os subsídios necessários para você fazer a gestão de seus funcionários e tomar as decisões gerenciais nesta área.
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