7 Ferramentas essenciais de gerenciamento de projetos by Grupo Alliancee

Você

já se perguntou por que alguns projetos são mais bem sucedidos do que os outros?

E por que alguns Gerentes de Projeto conseguem sempre obter resultados fantásticos, não importando o tipo e a complexidade do projeto?

Inclusive você já percebeu que algumas pessoas conseguem realizar objetivos e outras não? E que em certas situações você conseguiu facilmente tomar uma decisão e ir em frente com seus objetivos enquanto outras foi muito difícil ou você simplesmente não se decidiu?

A verdade é que as pessoas e projetos que são mais bem sucedidas (que atingem o objetivo) não tem mais sorte que outras.

Isso acontece por que existem diversas técnicas e ferramentas de Gerenciamento de Projetos que podem ser aplicadas em todo o decorrer do projeto e que tem o objetivo de aumentar consideravelmente as chances do seu objetivo ser alcançado no final (ou até mesmo antes).

Nesse livro eu vou descrever as 7 ferramentas, que definitivamente fizeram uma diferença incrível nos meus projetos, e no de dezenas de Gerentes de Projeto que eu conheço.

Mas, antes de eu te explicar quais são e o que são exatamente essas 7 Ferramentas, deixa eu te contar por que é importante gerenciar projetos e por que isso é essencial para atingir os objetivos que você tem.

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

Há milhares de maneiras de organizar e gerenciar uma atividade ou projeto, e muito provavelmente você já encontrou a sua (a que dá mais certo para você até o momento). A questão aqui é: Será que essa maneira de lidar com as atividades gerenciáveis é a MAIS eficiente?! E será que essa maneira não poderia ser ajustada com algumas simples ferramentas e técnicas para que você consiga mais resultado?! Antes de explicar um pouco mais sobre isso eu gostaria de dividir um fato aqui que muita gente desconhece completamente e que faz toda a diferença.

Cerca de 75% dos projetos no mundo todo fracassam! Recentemente eu criei um infográfico listando quais são as principais causas de fracasso que compõe essa estatística. Veja Aqui: http://www.certificapmp.com.br/por-que-projetos-fracassam/ Projetos precisam ser gerenciados! E não adianta gastar tempo e energia nas coisas erradas... Eu vou mostrar efetivamente quais devem ser as ferramentas que você como gestor deve priorizar para aumentar as chances de obter seu resultado esperado.

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

Um amigo muito próximo me falou uma frase uma vez que mudou completamente minha percepção de tempo e do que eu estava fazendo com o meu... Ele me disse: “Tempo é VIDA. Se você pensar bem... Perder tempo é perder um pouco da VIDA que ainda te resta”. Essa frase me mudou completamente... Não quero entrar em preceitos religiosos aqui, mas se

você pensar (e isso é FATO)... Todo ser humano tem um tempo limitado... Então escolha muito bem aonde você irá investir o seu tempo. Planeje melhor seu tempo!

Leve a Gestão de Projetos também para sua vida pessoal

Nossos objetivos de vida são os nossos impulsionadores. Se você está lendo esse livro agora... Isso quer dizer que você se preocupa em melhorar suas entregas, em ser mais produtivo e em aumentar as chances de obter sucesso em seus objetivos. Eu utilizo Gerenciamento de Projetos em TUDO na minha vida! Eu sou literalmente movido a metas e objetivos, e para conseguir alcança-las e sempre buscar o próximo passo, GP é o caminho que até hoje me atendeu mais. Imagine obtendo os mesmos resultados daquele projeto que te levou a uma promoção no trabalho para fazer o seu projeto de vida! Seja ele qual for... Pense nisso... ;)

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

Todo PROJETO deve ter 5 características fundamentais.

Único

Feito por Pessoas

Tem Recursos Limitados

Orientado a Atividades

Temporário

Se você quiser saber um pouco mais sobre essas características veja meu vídeo onde explico detalhadamente cada uma delas: https://www.youtube.com/watch?v=PDOY07-dOa0

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

primeira ferramenta que eu vou falar é muito poderosa, tanto que eu considero como a

melhor ferramenta de Gerenciamento de Projetos. Um aluno meu me perguntou uma vez se eu tivesse que ensinar somente uma ferramenta ou técnica que pudesse ela sozinha aumentar

as chances do projeto chegar bem ao final... eu não pensei duas vezes ao apresentar para ele a EAP ou WBS. • EAP em Português (Estrutura Analítica de Projeto) • WBS em Inglês (Work Breakdown Structure) Essa ferramenta basicamente trabalha no auxílio da Decomposição do Escopo. Mas o que é isso? Você já ouviu aquele velho ditado?

Com seus Projetos e Objetivos é a mesma coisa... mas até sabendo aonde seu projeto deva chegar, você realmente sabe quais são TODAS as atividades necessárias para alcançar o objetivo? Imagina um projeto simples de planejamento de uma viajem de final de semana. Você tem que organizar o transporte, verificar a disponibilidade do hotel, reservar o hotel, comprar as passagens, arrumar as malas, verificar o que fazer quando você estiver lá, garantir que os documentos estejam em dia, etc, etc... Não é tão fácil lembrar tudo de cabeça não é mesmo? Agora faça o mesmo exercício com um projeto um pouco maior... como a reforma de um cômodo na sua casa, ou a construção de uma casa, ou um prédio, ou um projeto realmente grande como a mobilização de um navio petroleiro com outras 7 empresas envolvidas e atividades sendo desenvolvidas em 4 países diferentes. Não importa o tamanho do projeto, se você se apoia somente na sua cabeça para

lembrar de tudo o que o projeto deve entregar, muito provavelmente você irá esquecer de parte do trabalho, e posso te falar por experiência própria, na maioria das vezes isso pode significar um grande prejuízo. Mas como resolver então?

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Pense em um projeto como uma pedra muito pesada, que você precisa mover de um lugar para o outro, impossível de se carregar sozinha e sem muito jeito de pegar mesmo com várias pessoas te ajudando. Muito difícil né.

Agora tente QUEBRAR essa pedra em duas partes. Ainda pesada. E essas outras duas partes em mais duas, e em mais duas, e em mais duas... Até você ter uma pedra bem pequena que você consiga carregar... voila. Você tem seu problema de movimentar a pedra de lugar resolvido! A Decomposição do Escopo é basicamente isso, você pega todo o escopo do seu projeto e divide (quebra) em partes menores, e essas partes menores em outras partes ainda menores... até chegar em um nível GERENCIÁVEL de pacote de atividades. E para auxiliar nesse processo você utiliza a EAP ou WBS.

Um exemplo:

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Fazendo quase que diariamente EAP para meus projetos e objetivos eu consegui chegar em uma série de dicas para quem quer desenvolver a EAP do próprio projeto. Aqui vou falar de algumas que considero mais importantes:

É complicado você achar o nível certo de decomposição da sua EAP (o tamanho da pedra a ser quebrada). Se você quebrar de menos vai ser muito doloroso carregar a pedra (muito difícil de

gerenciar), por outro lado, se você quebrar de mais a pedra vai ser mais fácil de carregar, porém a quantidade de viagens necessárias vão aumentar muito (o esforço para gerenciar será maior e consequentemente o tempo do projeto também). Por isso que eu uso no meu dia-a-dia a regra do 4 à 40 ou 8 à 80. Um pacote de atividades (a pedra) não deve ter entre menos do que 4 ou 8 horas assim como a duração total não deve ultrapassar de 8 ou 40 horas.

Mínimo

Máximo

40 h

80 h

Por mais inovador que você seja... SEMPRE vão ter pessoas que pensaram naquilo antes de você, ou pelo menos em algo muito próximo. Então antes de começar a sua EAP, vai lá no GOOGLE e procure se alguém já fez alguma EAP com projetos parecidos... Procure também o termo em inglês “WBS”. E lembre-se se sua empresa já é madura em Gerenciamento de Projetos ela certamente terá alguns modelos para você não começar do absoluto zero.

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Todo projeto tem um TIME que participa de forma direta e indireta. E muitas das vezes essas pessoas são especialistas nos assuntos referentes as partes que elas irão executar no projeto. Voltando ao nosso exemplo da construção de uma casa. Quem é a melhor pessoa para me dizer quais serão as atividades e o tempo será necessário para fazer o projeto de arquitetura da casa?

O Arquiteto que faz parte do meu time de projeto! Então use e abuse dos especialistas para definir quais serão as atividades. Outra dica é sempre tenha alguém da sua equipe que acompanhe todo o processo da criação da EAP com todos os especialistas. É bom para a continuidade do projeto e do negócio e isso também é excelente para trocar ideias sobre o desenvolvimento do projeto com um todo.

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epois de saber exatamente o que deve ser feito em um projeto o mais importante é

sequenciar as atividades e chegar a um cronograma para saber, tendo em vista a estimativa da duração das atividades, uma data mais provável (vai depender muito das estimativas e do nível

dos especialistas que te ajudaram a chegar nelas) do término do projeto. Esse é o cronograma! Tudo bem... Esse todo mundo conhece... Então não vou me aprofundar nada aqui nesse livro... Mas quero falar aqui de uma ferramenta que pode ser considerada parte do cronograma, mas que é MUITO esquecida, é MUITO mais fácil de se implementar e dá uma visão COMPLETA e de maneira bem direta sobre o andamento do projeto...

Os MARCOS do Projeto! Imagine uma ferramenta que quando você for perguntado do status (andamento) do projeto, no lugar de ir correndo para o cronograma analisar mil linhas de atividades em cascata, você pudesse em apenas uma folha de A4 ver o tempo todo TODO o andamento do projeto... e não somente isso... imagine essa mesma ferramenta fixada em apenas uma folha também pudesse em poucas palavras lembra-lo do que já aconteceu e de tudo mais relevante do projeto

que ainda está por vir????!!!!!! Bom demais para ser verdade? Pois é... Mais a verdade é que dá para ter isso tudo, e desde o início do projeto. A ferramenta de MARCOS é uma das melhores para se planejar e também para acompanhar o andamento do projeto. Eu sempre uso nos meus projetos e os Clientes e Sponsors adoram vê-la, isso porque ela dá uma sensação de controle sobre o que já aconteceu e o que ainda está por vir. Marcos do Projeto basicamente são:

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Eventos significativos que geralmente terminam uma determinada fase, sub-fase ou ponto de controle. Para simplificar mais um pouco e exemplificar também, vou fazer uma analogia com futebol... Em um jogo de futebol o que nos indica que o jogo começou? O apito... E depois de 45 minutos (e mais os acréscimos) o que novamente indica para os jogadores e espectadores do jogo que o intervalo começa? O apito... Novamente, o que indica mais uma vez o início do segundo tempo? O apito... E o que definitivamente encerra a partida de futebol? Mais uma vez (e a última) o apito do Juiz. Isso mesmo, o marco é como se fosse um apito do Juiz, onde ele inicia ou encerra algum evento... É um ponto de controle OBRIGATÓRIO que deve ser passado para que a próxima fase, ou etapa do projeto possa ser iniciada.

Alguns exemplos de marcos na vida real dos projetos

Termo de Abertura assinado Aquisições concluídas Contratação do pessoal feita Importação do navio concluída Software instalado nos servidores Fundação concluída

Release entregue para o cliente

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

O importante aqui é documentar. Seja em uma folha de papel ou um arquivo excel. E ainda mais importante, guarde em um local acessível e sempre que necessário atualize. Um Exemplo de utilização:

Marco

Descrição

Data Prevista

Data Realizada

Aquisições concluídas

Término das aquisições

01/01

05/01

Concluído

Importação do Navio concluída

Navio no Brasil para a mobilização

20/02

Pendente

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Status

Deixo aqui algumas dicas que podem ser úteis para você na construção dos seus marcos:

Um dos meus maiores erros em projetos passados foi o de não começar o planejamento assim que eu era designado para o projeto. Uma boa prática é assim que iniciar o planejamento, em conjunto com a EAP você comece a listar os marcos... Isso vai poupar tempo e melhorar a qualidade do que é planejado. Vai funcionar como uma segunda validação do escopo.

Use e abuse dos marcos para reportar o projeto. Se não tiver oportunidade de fazer reuniões semanais ou quinzenais sobre o andamento do projeto, envie e-mails com a atualização dos marcos para a equipe... Isso vai manter todo mundo motivado e no rumo certo.

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ocê já ouviu aquele ditado “cachorro com mais de um dono morre de fome”? Imagina o

cachorro que nem tem dono!

Pois é! Pode parecer bem óbvio o que vou falar aqui, mas acredite em mim, isso acontece o tempo todo em Gerenciamento de Projetos. Imagine você trabalhar em um Projeto onde as atividades não tem responsáveis, onde cada um faz o que quer e ninguém tem compromisso com o objetivo do Projeto. Acho que a probabilidade de dar tudo errado é muito grande, não é mesmo?! Em Gerenciamento de Projetos cada atividade precisa ter um responsável, precisa ter um pai, por que se não, pode ter certeza, vai virar bagunça! É aí que entra a Matriz de Responsabilidades.

Matriz de Responsabilidades, ferramenta essencial para Gerenciar Projetos. A Matriz de Responsabilidades é uma tabela que mostra os recursos e suas responsabilidades sobre cada pacote de atividades do projeto, ela faz parte da área de conhecimento de Gerenciamento de Recursos Humanos e permite ainda:

Identificar se algum membro da equipe está sobrecarregado ou com poucas atividades Maior clareza com as responsabilidades das atividades, tanto para o Gerente de Projeto e para a Empresa como também para o Time do Projeto. Mater todas as pessoas necessárias para a realização do Projeto envolvidas, reduzindo falhas de comunicação.

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Um dos tipos de Matriz de Responsabilidade mais utilizadas e que eu aconcelho você usar é a Matriz RACI. Basicamente é uma tabela onde você coloca os nomes de todas as pessoas chave do seu projeto e também os pacotes de trabalho atribuindo para cada um as devidas responsabilidades:

R = Responsável A = Aprovador

C = Consultar I = Informar Você pode assistir o vídeo abaixo para entender como as 4 responsabilidades devem ser colocadas na Matriz RACI: Assista o vídeo: https://youtu.be/XBOsCJTWzBI

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Aproveite e baixe nosso modelo para vocĂŞ utilizar nos seus

Projetos. http://www.certificapmp.com.br/matriz-raci/

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

G erenciamento de riscos é uma área muiiitttto pouco explorada nos Projetos. Se eu pudesse dar uma dica para o meu melhor amigo que estivesse iniciando os estudos em Gerenciamento de Projetos eu certamente falaria para estudar... E muito... Gerenciamento de

Riscos. Primeiro por que um bom Gerenciamento de Riscos faz com que seu Projeto tenha muito mais chances de obter sucesso! E em segundo lugar, quase não existem especialistas em Gerenciamento de Riscos no Brasil... E com poucas pessoas pensando nisso, você certamente, com uma dose cavalar de estudos e experiência, você se destacaria no mercado de trabalha. Profissionais com esse perfil, tem o peso de ouro em grandes empresas!

Fica aí a dica! Mais antes do começar a falar de Análise de Riscos em si eu gostaria de abranger o conceito de riscos em Projetos. Pode parecer bem óbvio para você o que é um risco de Projeto, mas na minha experiência, no dia a dia e em consultorias em várias empresas eu pude observar que muitos Gerentes e Líderes de Projeto confundem riscos de Segurança com riscos de Projeto. Já ouvi inúmeras vezes quando eu perguntava sobre a Análise

Riscos

consultoria

Gerente

simplesmente mandava chamar o setor de SMS e perguntar para eles.

Ok... Riscos de segurança são IMPORTANTÍSSIMOS e devem sim ser considerados no Projeto, afinal de contas ninguém quer ter um acidente em um ambiente de trabalho... Mas NÃO... Os Riscos do Projeto não se limitam a esse tipo de Riscos...

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

TODO Risco é um evento incerto! Algo que você não tem ao certo uma clareza se vai ou não ocorrer... Mas aqui já deixo uma dica...

Se é um evento que PODE acontecer, mesmo que com a probabilidade pequena, DEVE ser documentado e dependendo do grau de impacto em um projeto, deve se ter um plano para ele... É sempre mais fácil identificar um risco em situações que você ou alguém do Time do Projeto já passou por aquele tipo de situação. Quanto mais especialista você e sua equipe são naquele tipo de Projeto ou trabalha, maior as chances de se fazer uma boa Análise de Riscos...

Evento Incerto Ocorreu?

Não

Monitore ou Encerre

Sim

Positivo

Efeito no Projeto?

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Negativo

Qual a probabilidade de você ter uma chuva no dia do seu casamento? Se você está casando em Março no Brasil, a probabilidade é bastante grande... Nesse caso você até pode mudar seu evento para um lugar coberto ou alugar tendas para tentar minimizar o risco... Mas e agora? Qual a probabilidade de um avião cair em cima do seu evento? Ou um meteoro? Consegue entender a diferença? Apesar da chuva ser um evento incerto, e você não ter total domínio sobre isso, você ainda pode fazer alguma coisa para evitar esse risco ou simplesmente minimizá-lo. Esse é um risco bastante incerto, porém Gerenciável. Agora quanto ao risco de um avião ou meteoro cair sobre seu evento, também existe... É muito pequeno... Você até pode levar em consideração a rota dos aviões e traçar um padrão de acidentes aéreos na região e quem sabe até mudar o endereço para um lugar com uma probabilidade quase nula... Já com o meteoro é ainda mais difícil encontrar um padrão ou alternativa para minimizar o risco... Mas olha só... Esses são riscos Não Gerenciáveis. Não adiantam ter planos! Fazem parte da vida e do risco de estar vivo, de estar no negócio. É importante você entender essa distinção... Em muitos casos nas minhas consultorias eu me deparo com alguém que gosta de levantar todo tipo de riscos... Você deve usar o seu bom senso e não burocratizar demais o Projeto... Afinal, não vale a pena gastar tempo, energia e dinheiro do seu Projeto com suposições que não vão acontecer, ou tem uma probabilidade extremamente pequena ou um impacto insignificante.

Foque nas coisas IMPORTANTES!

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Existem dois tipos de riscos, Riscos Negativos e Riscos Positivos. Vamos abordar brevemente algumas características dos dois tipos. Dica: Uma forma de mapear os riscos do seu Projeto é sempre procurar eventos que vão mudar ou interferir em alguma das 4 áreas do triângulo do Projeto.

São Riscos que se acontecerem, vão impactar negativamente nos objetivos do Projeto. Esses são os mais comuns de acontecerem... Lembre-se que Projetos são naturalmente caóticos e você terá que empregar diversas técnicas e muita energia e trabalho em equipe para colocar o seu Projeto no eixo para ele obter SUCESSO! Riscos Negativos devem ser Gerenciados de perto e evitados ao máximo, sempre com planos de resposta e contingências. No SURPRISE!

São mais raros de acontecer e são chamados comumente de OPORTUNIDADES, quase sempre relacionados ao negócio da empresa e em futuras oportunidades, como por exemplo: Um projeto que se bem executado será a porta de entrada para outros contratos mais lucrativos com o cliente. Riscos Positivos devem ser incentivados e potencializados sempre que necessário...

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Existem algumas estratégias que você pode tomar no momento do levantamento dos riscos, tanto para Riscos Negativos quanto para Riscos Positivos. Aqui estão elas:

Riscos Negativos • Eliminar • Transferir • Mitigar • Aceitar

Riscos Positivos • Explorar • Compartilhar • Melhorar • Aceitar

Você pode baixar um modelo de planilha de Análise de Riscos clicando no link abaixo:

http://www.certificapmp.com.br/modelo-analise-riscos/

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Expectativa! Essa palavra resume bem o que é Gerenciamento de Partes Interessadas. Lidar com Pessoas por excência já é um desafio, imagina então lidar com diversas pessoas e grupos de pessoas que tem uma expectativa, positiva ou não, sobre o trabalho que você irá executar... Torne isso ainda mais desafiador simplesmente entendendo que cada pessoa tem uma expectativa um pouco diferente sobre seu Projeto. Se você está fazendo um projeto de construção de uma ponte em uma área rural por exemplo... Você pode ter várias Partes Interessadas e com diversas expectativas sobre seu Projeto... • Seu gerente direto  Expectativa do Projeto terminar da data e no prazo acordados • Comunidade ribeirinha (à favor da obra)  Expectativa do benefício da obra • Comunidade ribeirinha (contra a obra)  Expectativa da quebra da tradição de atravessar o rio a canoa • Acionistas da empresa  Expectativa da obra ter lucro Mapeando e gerenciando bem suas Partes Interessadas (Stakeholders) você irá manter um maior controle sobre o Projeto e também sobre o engajamento da equipe. Além, e isso é muito importante, de alinhar as expectativas dos envolvidos

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

Você provavelmente já viu a figura à baixo. Ela ilustra não só como as pessoas entendem as requisições e requisitos do Projeto, mas também, como as pessoas exchergam o Projeto de maneiras diferentes...

Você já passou por essa situação? Eu já....

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

O processo de Mapeamento das Partes Interessadas consiste em apenas 3 passos SIMPLES:

Identificar

Entender

Gerenciar

Monitorar

É preciso IDENTIFICAR desde o início do Projeto quem são suas Partes Interessadas e qual é o interesse e a influência de cada uma delas no seu Projeto. ENTENDER quais são as expectativas e os desejos das pessoas envolvidas e tentar atend-los é um grande diferencial daquele Projeto que ocorreu bem e do que foi um SUCESSO! Uma vez identificado e entendido você não pode deixar essa informação de lado, é necessário AGIR e GERENCIAR essas expectativas e engajamento... O tempo todo do Projeto!

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Não IMPORTA o que você faça, nem COMO você faz ou entrega. SEMPRE terão pessoas que vão amar seu resultado (Projeto), e pessoas que vão odiá-lo. Como tudo na vida! Então a dica que eu dou aqui é: Esteja totalmente alinhado com sua empresa e deixe o tempo todo claro quais são suas decisões e o motivo delas. Seja transparente! Assim você poderá deitar a cabeça no travesseiro à noite e dormir tranquilamente, com a sensação de dever cumprido e que está fazendo o que é necessário para você e seu Projeto!

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

O Gerente de Projetos tem um papel fundamental em todo o processo de Gerenciamento de Projetos, sua influência vai ditar quais as expectativas serão atendidas e quais não serão e como lidar com essas duas situações. É extremamente difícil tomar decisões que impactam na vida das outras pessoas... mais você tem que se portar como um profissional “Executor” e SEMPRE pensar no bem estar e na entrega do seu Projeto! Se o Projeto tem objetivos que vão contra algum princípio seu, então pra início de conversa, você não deveria ter aceitado gerenciá-lo! Simples Assim!!!

Agora, se você acredita no Projeto e ele está alinhado com suas expectativas profissionais e pessoais, dentro da ética necessária.... Abrace-o e gerencie-o tendo em vista todas as expectativas das suas Partes Interessadas! Só de conhecer quais são elas e quais são suas expectativas...

Você sai na frente!

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alvez uma das melhores ferramentas de aprendizado entre Projetos já criada e também uma

das mais esquecidas!

As Lições Aprendidas vem sendo ignoradas ao longo dos anos em Gerenciamento de Projetos e muito por conta da falta do uso delas é que cerca de 75% dos Projetos atualmente fracassam. E isso se dá por apenas um motivo: Você não consegue melhorar se você não aprende.

Muitas vezes os Projetos consomem inteiramente nosso tempo... e essa é a principal desculpa para não voltar e documentar ou pensar nas Lições Aprendidas... Esse processo é um erro. Imagina bem as consequências de você ou sua empresa passarem por um problema ou desafio em um projeto específico... Gastarem um tempo e recursos (muitas vezes mais dinheiro) do Projeto. Anos depois você ou outro Gerente de Projetos da sua empresa tem novamente esse mesmo problema... Daí vão mais tempo e dinheiro para se resolver... É mais eficiente e bem mais BARATO se esse aprendizado for documentado e repassado para todos os envolvidos desde o início. Eu chamo esse processo de Ciclo da Mediocridade e a maneira mais eficiente para você quebra-lo e começando a gerar suas Lições Aprendidas. Execute hoje e pense sempre no futuro! Use esse processo também para crescer como profissional.

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

SIMPLES assim... ... se você não documenta não consegue comparar ... se não compara não consegue medir e nem aprender ... se não aprende ... não melhorar para os próximos projetos.... Eu já dei várias consultorias onde a empresa conhecia e sabia da importância das Lições Aprendidas e de todo o processo de documentação e aprendizado organizacional e não aplicava... Então eu já ganhei dinheiro para falar o óbvio! rsrsr O processo de Aprendizado Organizacional é extremamente importante e as Lições Aprendidas são peças fundamentais disso tudo. Se sua empresa não faz ... Não documenta as Lições e Aprendizados organizacionais, tenha você mesmo a sua base de conhecimento e cresça como profissional e pessoa!

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omo posso identificar desvios e tendências em meus projetos antes mesmo deles

acontecerem de fato?

Muito provavelmente você Gerente de Projeto já ficou debruçado inúmeras horas sobre o cronograma e também sobre o controle financeiro do projeto tentando identificar tudo o que possa ser considerado um desvio e tentando projetar o que irá acontecer até o término do projeto. Existe uma ferramenta que concentra todos esses pontos, tanto o acompanhamento físico como também o financeiro (e muitas vezes até o valor agregado). Estou falando da FAMOSA Curva S! Ela serve de forma simples e prática para mostrar se o projeto está no rumo certo. Com ela você consegue visualmente identificar os desvios entre o que estava orçado e com o que foi realizado... inclusive estimar como o projeto irá se comportar até a sua conclusão. Existem dois tipos de Curva S:

Curva S Física Serve para analisar o projeto do ponto de vista do tempo planejado e o tempo gasto para executar as atividades. Identifica se o projeto está dentro do prazo!

Curva S Financeira Serve para analisar o projeto do ponto de vista financeiro. Se o projeto está gastando

conforme

que

foi

planejado ou não.

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Identificar desvios

Visualização de tendências

Melhora a tomada de decisão

Possibilita a realização de contenção

Serve de acompanhamento no decorrer de todo o Projeto

Na verdade a Curva S nada mais é do que um gráfico acumulado do indicador que você deseja analisar (tempo ou custos). Exemplo abaixo:

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

A Curva S é um assunto que merece ser estudado e aprofundado. Deixo aqui uma dica para a sua utilização básica e funcional.

Uma das tendências mais desesperadoras para um Gerente de Projetos é a temida “Boca de Jacaré” na Curva S. Isso só acontece quando a linha do gráfico de realizado (o que de fato aconteceu) descola muito da do orçado. E se você está enfrentando isso, deve tentar ao máximo adiantar as atividades ou reduzir os custos para essa linha voltar ao normal. Infelizmente quando o projeto chega a esse ponto é muito difícil retomar o controle. Por isso que é nosso papel acompanha-lo sempre e tomar as decisões corretas para que isso não ocorra.

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

e você quiser elevar o resultado

do seu Projeto e potencializar as chances dele de ser memorável,

não

somente

para

você,

mas

também para sua empresa e para o time do Projeto... Essa é a ferramenta para você aprender AGORA! Mapas Mentais! Pra entender como essa ferramenta pode ser útil em todas as etapas do seu Projeto e também para sua vida como um todo, primeiro precisamos entender como o cérebro humano funciona com relação a memória, aprendizado e retenção de conhecimento...

O cérebro humano é um dos processadores mais poderosos do mundo. Ele é tão fantástico que consegue receber uma informação e processá-la, utilizando dados e experiências coletadas de uma vida inteira e apresentar uma solução, e isso em apenas uma fração de segundo... Se você por exemplo abre a porta do carro para dirigir, seu cérebro certamente acessou a informação de como você faz para colocar a chave e girá-la (coisa que você deve ter aprendido quando tinha um pouco mais de um ano), ao dar a partida e ligar o seu cérebro acessa informações de quando você aprendeu a dirigir (possivelmente muitos anos antes) e também experiências de toda uma trajetória de motorista pelas ruas a fora. É INCRÍVEL o poder que ele tem! A Neorociência recentemente descobre a cada ano que passa que essa máquina que nós temos dentro da cabeça é capaz de fazer coisas que a gente nem sequer imagina... Mas essa máquina não é perfeita...

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Mapa Mental é uma técnica de organização de pensamento criada pelo Inglês Tony Buzan na década de 70 que consiste em criar os eventos, atividades, informações soltos em uma folha de papel (ou software de computador) e ligá-los através de setas para outros pontos que tem uma certa relevância com ele. O desenho de um mapa mental fica bem próximo desse aqui:

Parece uma confusão, não é mesmo? Mais incrivelmente o nosso cérebro retem essas informações e conecxões de maneita muito mais fácil e intuitiva. Ler um Mapa Mental tem um grande valor para o entendimento de uma atividade ou fase do Projeto, porém, FAZER um Mapa Mental faz toda a diferença no seu entendimento da atividade ou Projeto. Crie Mapas Mentais para TUDO que for relevante para você! Comece AGORA!

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

Após acompanhar inúmeros Projetos, eu consegui identificar um fator bem simples que eleva a probabilidade de você obter SUCESSO ou não em sua execução.

ENTENDIMENTO Pode parecer estranho, mas eu posso afirmar com clareza que a falta de entendimento no que você deve entregar e quando você deve fazer, tornam seu Projeto mais propenso a terminar de acordo com o seu plano. Então, a melhor ferramenta para você ter clareza sobre as suas atividades, projetos, tarefas, é o Mapa Mental. Comece a fazer com atividades pequenas e você certamente verá os ganhos.

Depois você me conta o que aconteceu!!!

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de Projetos é a melhor forma de você conseguir aumentar as suas chances de alcançar os seus objetivos no seu Projeto. Encare tudo que você faz de IMPORTANTE na vida como um Projeto e utilize GP em todo ele que você conseguirá alcançar lugares e objetivos que jamais imaginou possíveis!

Se gostou compartilha esse e-book com quem acredita que vai fazer diferença. Se quiser me segue aí nas redes sociais e no nosso blog... Eu sempre coloco informação interessante sobre Gerenciamento de Projetos lá...

7 Ferramentas Essenciais de Gerenciamento de Projetos