Article

Article Du nouveau chez les Guides

Un vent d’air frais souffle sur nos outils digitaux. Après le lancement de l’application MyGuides l’année passée, voici le nouveau SCRIBe ! Parce que « la vie en vrai » passe aussi par l’adaptation de nos outils à ta réalité, il était temps de les mettre à jour. Mais cela ne s’est pas fait d’un seul claquement de doigts ! Découvre ci-après tout le cheminement par lequel nous sommes passés.

SCRIBe : quésako

Commençons par le commencement : SCRIBe – au cas où tu ne le savais pas –, c’est la base de données des Guides. Pour être tout à fait correct, SCRIBe est plutôt un ERP, c’est-à-dire un progiciel de gestion permettant de communiquer avec notre base de données. C’est un outil indispensable au Mouvement, car il permet de recenser nos membres et de réaliser une série de tâches administratives nécessaires à notre fonctionnement.

Conçu en 2013, SCRIBe est resté presque inchangé pendant des années. Il ne répondait plus à vos attentes, encore moins aux exigences technologiques de notre époque. C’est pourquoi nous avons fini par prendre le taureau par les cornes : en 2019, la mise à jour de l’ERP est incluse dans notre plan quadriennal* lors des États Généraux. Simultanément, le développement de l’application MyGuides révèle une incompatibilité technologique qui ne fait que renforcer le sentiment d’urgence. Nous commençons alors un travail de longue haleine qui a abouti à la nouvelle version que tu as pu découvrir récemment.

Ce projet a été mené par le Service aux Membres (SAM) en partenariat avec Audaxis, qui est notre prestataire depuis 2013 et celui d’autres mouvements de jeunesse. De ce fait, nos collaborateurs connaissent bien les particularités et besoins de notre secteur d’activités.

Journée d’Ouverture NaN- NaS

Les différentes étapes

« Un projet informatique chez les Guides, nous explique Mathilde du SAM, cela demande tout d’abord une analyse des besoins. Après, il faut organiser des ateliers pour décider tous les paramétrages que l’on souhaite intégrer, à la suite desquels on rédige des documents de commande pour les développeurs. En parallèle, on mène un travail de collaboration avec nos graphistes pour le design (pictogrammes, cohérence visuelle avec l’application MyGuides…), et puis, des tests auprès de permanents du Carrick et de bénévoles. Il y a aussi toute la partie ONE* : on a connecté SCRIBe avec la plateforme informatique de l’ONE pour faciliter les demandes de subsides. »

Janvier-mai 2020 : • Analyse des besoins Novembre-décembre 2020 : • Élaboration du budget • Validation du projet en Assemblée Générale

Janvier-mars 2021 : • Mise en place de la méthodologie du projet Avril-décembre 2021 : • Configuration du système, ateliers de paramétrage, test de la version Bêta Fin janvier 2022 : • Mise à disposition du nouveau

SCRIBe pour nos membres

Janvier-avril 2022 : • Promotion auprès des membres • Formations et mise à disposition de tutoriels d’utilisation Juin-octobre 2020 : • Rédaction du cahier des charges et rencontres avec notre partenaire pour étudier les solutions proposées

Février-octobre 2022 : • Phase 2 du projet (améliorations et création de nouvelles fonctionnalités)

Dans les coulisses du testing

En décembre 2021, nous sommes arrivés à la fin de la première phase du projet. Le résultat ? Une technologie « user friendly » (facile à comprendre et utiliser), plus performante et plus sécurisée. Comme changements, on peut relever également un nouveau design à l’image des Guides, plus d’inclusivité (au niveau du genre et des Intrépides), l’inscription en Formation simplifiée, une connexion avec d’autres plateformes informatiques (MyGuides, portail pro de l’ONE), l’intégration du dossier de camp à l’étranger, des adresses liées à Google Maps pour localiser les endroits de camp, un écran spécifique pour la gestion des UniFor… et cette liste n’est pas exhaustive.

Avant de publier officiellement le nouveau SCRIBe, il a fallu s’assurer, grâce à une phase de testing, que ce résultat était conforme à nos attentes. Parmi nos testeurs bénévoles, on retrouve Benoît, Animateur et Cadre de Formation, Guillaume, Animateur, et Gaëlle, Cadre de Région. Ils ont tous les trois accepté de nous communiquer leurs premières impressions.

Benoit Gaëlle

L’ancien SCRIBe, un vrai casse-tête

Guillaume, Gaëlle et Benoît avaient déjà utilisé SCRIBe avant. Le moins que l’on puisse dire, c’est que leurs avis sur cette ancienne version sont plutôt intransigeants, et à juste titre. Pour Guillaume, « elle n’était pas vraiment visuelle, et pas intuitive du tout. Je me contentais seulement de faire les démarches que je connaissais (gestion des membres et déclarations de camp) et je ne touchais jamais aux autres options, par peur de commettre des erreurs. »

Le témoignage de Gaëlle va dans le même sens : « Alors, en effet, j’utilise SCRIBe depuis 2013 et cela n’avait jamais changé depuis cette date ! Utiliser SCRIBe était un vrai casse-tête, chaque action ou recherche demandait une réflexion sur la manière de procéder. L’interface n’était pas agréable. L’outil n’avait rien de simple. Et je ne serais pas étonnée d’apprendre qu’un tas de fonctionnalités m’étaient inconnues, alors que j’utilisais chaque semaine la base de données. » Celui de Benoît, quant à lui, est un peu plus clément : « Je trouvais qu’il remplissait son rôle sans non plus être la plateforme la plus esthétique et la plus intuitive mais, après plusieurs années d’utilisation, je comprenais bien tous les rouages et toutes les petites astuces qu’on se partageait en Unité. » Des étoiles dans les yeux

Quand on lui demande quelle a été sa première réaction quand il a découvert le nouveau SCRIBe, Benoît s’exclame : « Franchement, au début, j’étais hyper excité parce que ça faisait depuis longtemps que j’en entendais parler et quand j’ai vu le nouveau design, j’avais des étoiles dans les yeux, il est tellement plus beau ! » Guillaume aussi a été agréablement surpris par le nouveau design. D’après lui, « les couleurs sont plus neutres et les petites icones permettent une navigation beaucoup plus facile entre les différents menus ». Tous deux soulignent le caractère plus intuitif de la nouvelle plateforme. « Plus besoin d’être expert pour retrouver toutes les fonctionnalités de SCRIBe ! », ajoute Guillaume. En outre, selon Benoît, elle répond davantage aux attentes et aux spécificités de chaque camp. Une évolution qui va sans aucun doute donner plus envie de l’utiliser. Pour Gaëlle, « clairement, rien que le nouveau design est un facteur d’utilisation ! »

Une synergie exceptionnelle

Benoît poursuit : « Les nouveautés au niveau des listings, par exemple, la personnalisation des noms de contact… pourraient faire de SCRIBe notre seul listing (jusqu’à présent, on entretenait un autre listing Excel à côté et c’était assez long de synchroniser les deux ensemble). Les nouveautés pour les déclarations de camp (camps itinérants et camps internationaux) vont aussi rendre service à beaucoup de Groupes. Et la liaison avec l’application MyGuides ouvre la porte vers une synergie exceptionnelle ! »

Pour la suite, il insiste sur l’importance de former nos membres pour qu’ils « se sentent à l’aise avec la nouvelle interface. Sinon, pour le futur, je pense que c’est le duo de fonctionnement avec l’application MyGuides qui doit être étendu pour que les deux applications soient si proches qu’un utilisateur ne fera presque plus la différence. »

Journée d’Ouverture HV

Une chouette expérience

Il semblerait en tous cas que l’expérience de testeur bénévole ait été bien vécue, « à part parfois les délais qui étaient un peu serrés, mais on finit toujours par trouver du temps », assure Benoît. Pour Gaëlle, « c’était chouette de prendre part au projet du nouveau SCRIBe de l’intérieur, découvrir les changements avant tout le monde, mais également faire un travail de test essentiel au bon fonctionnement de la base de données. » Un immense merci à vous !

Et après ?

Tu l’auras compris, la première phase du projet nous aura permis de migrer vers une version de SCRIBe plus performante et moderne, à l’image des Guides, en intégrant quelques nouvelles fonctionnalités qui étaient indispensables. Ces changements ne représentent en réalité qu’une partie de notre cahier des charges. Autrement dit, le travail est loin d’être terminé !

Pour la phase 2, il est prévu de faire une nouvelle analyse de ce cahier des charges en fonction des demandes et des besoins actuels. Nous aurons dès lors encore besoin de toi pour mieux connaitre tes besoins, et ainsi, continuer à faire évoluer SCRIBe en intégrant de nouvelles fonctionnalités.