Soutien administratif en 2022

Cet axe concerne tous les soutiens administratifs mis à disposition des membres du Mouvement, dans le but de soutenir et faciliter les procédures.

Soutien financier

Les Guides bénéficient de subsides provenant de la Fédération Wallonie-Bruxelles ou d’autres appels à projets en Belgique. Les membres n’ayant pas toujours connaissance des différentes structures et aides mises en place pour les soutenir, le Mouvement et en particulier le Carrick et les Équipes de Région accompagnent les Unités dans la recherche et le dépôt de dossiers de subsides en lien avec leurs projets et besoins.

C’est le cas notamment pour l’organisation d’UniFor (Unités en Formation) où un suivi administratif est réalisé en amont et en aval de chaque weekend de Formation, ainsi qu’un système de rétrocession des subsides au terme de chaque validation de dossier. C’est également le cas pour les subsides infras, proposés dans le cadre de la rénovation ou sécurisation de locaux de réunions.

Certaines Équipes de Région participent au soutien financier des Unités, que ce soit pour la création de Groupes ou pour l’aide à la gestion des comptes bancaires. Les Régions se font ellesmêmes accompagner par le Carrick pour la clôture et le bilan des finances d’une année. Tout au long de l’année, un accompagnement à l’ouverture de nouveaux comptes en banque est proposé aux Unités qui en font la demande.

Soutien administratif

Les Guides ont une base de données nommée SCRIBe mise à jour cette année dans une version 2.0. Chaque Unité doit actualiser et encoder les données qui lui sont propres, avec l’aide des Cadres de Région si besoin, et ceci dans le respect du règlement général sur la protection des données. Pour faciliter cette mise à jour, des formulaires administratifs sont à la disposition de tous les membres, téléchargeables dans la bibliothèque du site internet des Guides et sur l’application MyGuides pour les Animateurs. Tout au long de l’année, une assistance administrative est aussi proposée aux membres, pour pallier la perte d’informations lors des passations de Staffs d’Unité, ou pour fournir tous types d’attestations.

Une aide administrative peut aussi être apportée aux membres en ce qui concerne leurs finances que ce soit dans la gestion de leur compte bancaire pour les Staffs d’Unité et de Branche (changement de mandataires, commandes de cartes bancaires, résoudre divers problèmes liés aux comptes bancaires, clôture ou ouverture de compte…) ou lors de la clôture des bilans de fin d’année pour les Cadres de Région

Un courrier est également envoyé aux encadrants au début du mois de juin, reprenant les informations pratiques sur le déroulement de leurs camps (coordonnées de M. et Mme Camp, DNF, adresses de camp, numéro de la Cellule de Crise). Enfin, les Guides facilitent les démarches de leurs Groupes en faisant le lien entre l’ONE, les communes et le DNF dans l’objectif de transmettre les informations correctes et actualisées sur les camps Guides de la période estivale. Ces déclarations permettent aux Groupes de prétendre aux subsides de l’ONE, d’obtenir une autorisation de circulation en forêt du DNF et d’être en règle auprès des communes où se déroulent les camps.

Soutien juridique/assurances

Les Guides bénéficient de conventions de partenariat avec des organismes assureurs, ce qui permet d’offrir un panel de couvertures d’assurance pour les différents évènements ou activités des membres. Le Carrick propose un suivi administratif des différentes demandes d’assurances complémentaires ainsi qu’un soutien et une gestion des dossiers de sinistre ou de déclaration d’accident auprès des courtiers et organismes assureurs. En 2022, on ne dénombre pas moins de 155 dossiers traités pour les assurances. Selon les besoins, une assistance juridique est proposée pour la rédaction de courriers en cas de contentieux, des conseils sur les baux ou contrats de location, voire une défense en cas de litige.

Administratif et Dispositif particulier ?

Les différentes aides et mises en place administratives et financières permettent l’accompagnement et le soutien des Groupes locaux (dans leur gestion quotidienne ou l’organisation des camps, par exemple) ainsi que la création de nouveaux Groupes et/ou l’ouverture des Groupes locaux, grâce à une aide financière ou un soutien sur place via les Cadres de Région.

Par exemple, lors d’un appel aux dons d’une Unité, l’ASBL peut, après avoir accepté le projet, être l’organisme qui gère ces dons et ainsi faire bénéficier aux donateurs de l’attestation fiscale et de la réduction d’impôt qui en découle.

Relations avec l’environnement

Cet axe reprend toutes les actions et moyens mis en place pour assurer le contact et la communication avec l’environnement des Guides. On entend ici les autres mouvements ou organisations de jeunesse, les partenaires, les communes, les locaux… qui peuvent avoir un impact sur le quotidien des Unités, des Régions, du Carrick ou de l’Équipe Fédérale. C’est d’ailleurs l’un des dix piliers du Projet pédagogique Guide : « Prendre une place active dans la société ».

Partenaires et collaborations

Les Guides participent à la mise en place de partenariats visant directement le soutien des Groupes locaux : octroi de subventions, facilitations administratives, visibilité de l’action des mouvements de jeunesse… Les Guides relaient les besoins concrets de leurs membres, veillent à diffuser les informations vers les Groupes locaux et les accompagnent dans le suivi de leurs dossiers.

L’illustration ci-dessous permet de visualiser nos partenariats et nos collaborations externes en un clin d’œil !

Le Mouvement est en lien avec de nombreux acteurs et participe aux différentes instances, projets ou évènements relatifs à la jeunesse.

Les Guides ont participé à 14 rencontres ministérielles, 77 rencontres sectorielles, trois visites ministérielles en intermouvement ainsi qu’une visite avec le centre de prêt et de matériel de Naninne durant les camps. Cet été fut l’occasion, également, d’accueillir Sa Majesté la Reine sur un camp Intrépide.

La majeure partie de la collaboration avec les provinces et les communes a ainsi concerné la gestion des camps 2022.

Contrairement à 2020 et 2021, les camps ne furent plus rythmés par un protocole sanitaire à mettre en place pour la bonne tenue de ceux-ci.

L’équipe Relex du Mouvement a, entre autres, la mission de relayer et de défendre les positions et les besoins des Guides auprès des partenaires externes, dont les pouvoirs publics. À plusieurs reprises, nos différents ministres ont été interpellés pour faire entendre nos voix et nos attentes afin que les décisions prises soient le plus en phase possible avec les mouvements de jeunesse. Avec la collaboration des autres mouvements de jeunesse, les Guides essayent de se faire entendre en tant qu’experts de la jeunesse et de faire comprendre ses réalités.

Une grande partie de la collaboration avec le secteur et le cabinet Jeunesse a ainsi concerné la réforme du rythme scolaire et son impact sur nos activités dont, notamment, les camps à partir de l’été 2023. Pour ce faire, le Carrick a mis en place un groupe de travail afin de soutenir les membres et relayer leurs interrogations.

Au niveau de l’intermouvement, un plaidoyer a été rédigé et diffusé dès janvier 2022 afin de sensibiliser le grand public à la pénurie d’endroits de camps, mais également d’interpeller les politiques concernant cette pénurie et l’impact de la réforme du rythme scolaire par rapport à celle-ci. Notre attaché de presse a été sollicité à plusieurs reprises par la presse et les médias concernant le plaidoyer nommé « Où sont passés les endroits de camps ? ».

Enfin, le Salon des Mandataires 2022 a pu avoir lieu en avril ! Comme en 2021, en partenariat avec les quatre autres mouvements de jeunesse francophones, les Guides y ont tenu un stand pendant deux jours. Celui-ci a accueilli plus de 10 000 visiteurs. À cette occasion, les représentants Guides et ceux des autres mouvements de jeunesse ont rencontré des ministres et acteurs des pouvoirs locaux pour répondre à leurs questions et échanger autour de certaines thématiques (les locaux, les formations ou les subsides…). Le Salon des Mandataires constitue aussi une bonne opportunité pour valoriser les activités des mouvements et de leurs nombreux bénévoles. Ce fut également l’occasion cette année, de présenter, par le biais d’une conférence, le plaidoyer réalisé ensemble auprès des pouvoirs locaux.

L’Équipe Fédérale et les Cadres de Région participent régulièrement à des projets ou à des évènements du secteur de la jeunesse, remplissant, par là, une autre de leurs missions : celle de représenter le Mouvement Guide à l’extérieur.

Relations intra-Mouvement

Un si grand Mouvement, constitué de centaines d’entités fonctionnant en autonomie, nécessite d’avoir une attention particulière aux relations qui le composent, que ce soient des relations d’aide, de soutien ou de simples rencontres.

Les Équipes de Région et l’Équipe Fédérale mettent un point d’honneur à se rendre sur le terrain, que ce soit pendant les camps ou pour des évènements plus ponctuels. Cette année, l’ensemble de l’Équipe Fédérale a participé à l’intégralité des Journées d’Ouverture des Régions afin d’aller à la rencontre des Cadres et Animateurs. Cette opportunité a permis de réaliser un vote pour leur programme, de promouvoir les États Généraux, de détailler le thème d’année, mais aussi de prendre leurs retours sur le terrain.

En véritable chaine de solidarité, l’Équipe Fédérale soutient les Régions qui n’ont pas de Cadre en assumant par intérim les missions qui leur incombent habituellement. Dans le même ordre d’idée, les Cadres de Région assurent les intérims auprès des Unités sans Staff d’Unité.

Relations locales

Toute cette vie Guide cultive inévitablement des interactions avec le milieu dans lequel elle évolue, au gré des besoins de chacun. Certaines communes mettent à disposition des employés ou des bénévoles, les « Messieurs et Mesdames Camp ». Ils se rendent disponibles pour accueillir et répondre aux questions des Animateurs en camp. Ils représentent le lien entre l’instance communale et les mouvements de jeunesse.

Les Cadres de Région se tiennent à disposition de leurs Unités pour la gestion de problématiques en lien avec l’environnement local (ville, commune, locaux de réunion…). Ils réalisent également un travail d’accompagnement et d’intervention dans la recherche de locaux pour les Unités, dans les communes qui les accueillent.

Les Guides et l’international

Les Guides sont membres de l’AMGE, l’Association Mondiale des Guides et des Éclaireuses. Avec dix millions de filles et de femmes dans 150 pays, cette association constitue le plus grand mouvement bénévole dédié aux filles et aux jeunes femmes dans le monde. Elle a pour objectif de soutenir les droits des femmes et d’encourager ces dernières à développer pleinement leur potentiel en tant que leaders et citoyennes actives du monde.

L’appartenance des Guides à l’AMGE s’intègre dans la pédagogie et dans les valeurs défendues par notre association qui prône la coéducation responsable et réfléchie et montre une sensibilité particulière à la place des femmes et au respect de leurs droits. Cette collaboration favorise en effet la sensibilisation des Guides aux objectifs poursuivis par l’association mondiale, notamment en leur permettant de s’informer et de participer à des rencontres, formations et réflexions portées par leurs pairs à travers le monde entier. Elle nous permet par ailleurs de prendre part à des échanges enrichissants à un niveau international, et d’entrer directement en contact avec des fédérations Guides et scoutes d’autres pays pour accompagner au mieux nos membres qui comptent s’y rendre.

Faire partie de l’AMGE, c’est donc aussi pouvoir créer plus facilement des liens avec des Guides dans d’autres pays et monter des projets d’envergure internationale.

Lancement de la Team International

Depuis aout 2022, une équipe de six personnes, composée de trois bénévoles, deux permanents et de notre Commissaire International se retrouve lors de réunions mensuelles afin de réfléchir sur la représentation des Guides à l’étranger. Cette année, la Team s’est penchée sur la refonte et l’organisation des Tours d’Horizon.

Focus 2022 : participation à la Conférence européenne

Après une préparation commune avec les quatre mouvements belges faisant partie de l’AMGE (Association Mondiale des Guides et des Éclaireuses) et membres de GSB (Guiding and Scouting in Belgium), notre Présidente et notre Commissaire International se sont rendus aux Pays-Bas en juillet afin de défendre les enjeux de la Belgique. Cet évènement, aussi organisé pour débriefer et préparer les trois prochaines années au niveau européen, a également permis d’élire le nouveau comité qui aura pour objectif de mettre en place le plan triennal voté lors de cette conférence. Cet évènement a aussi permis de réseauter avec les représentants des différents pays européens.

L’international pour tous !

Avec la participation à des évènements tels que le GSB-Day, l’objectif final est de mettre en avant les opportunités internationales pour nos membres et de faciliter leurs échanges, par exemple, si ces derniers partent en Erasmus et souhaitent y poursuivre un projet Guide.

Cette année, les Guides ont participé à la GSB-Night qui avait pour objectif de se rassembler entre les différents membres de GSB le temps d’une soirée.

Relations avec l’environnement et Dispositif particulier ?

Les moyens mis en place pour assurer la rencontre et les échanges entre les différents intervenants, internes ou externes au Mouvement Guide permettent une véritable collaboration entre les Groupes locaux. Cela leur permet d’être outillés au maximum afin d’être acteurs de leur réseau local.

Communication et Médias

Cet axe rassemble toutes les actions de communication et de gestion des médias mises en place. En particulier : la visibilité du Mouvement Guide, la diffusion d’informations et la variété des canaux de communication.

Visibilité du Mouvement

Toujours dans l’idée d’ancrer son identité, le Mouvement Guide n’a eu de cesse de compléter ses éléments de visibilité et de continuer à faire rayonner les Guides en Belgique. Un travail sur le rafraichissement des supports, parfois historiques, est toujours en cours.

Canaux de communication

Assurer une transmission d’informations rapide, efficace et adaptée constitue une priorité pour les Guides. En plus des lieux de rencontres (CCU, Forums…), différents canaux de communication sont exploités afin de rendre l’information accessible à tous les membres.

Les Packs de rentrée

À chaque rentrée, les Animateurs, les Staffs d’Unité et les Cadres reçoivent les derniers outils pédagogiques parus, les rééditions de certains dossiers, leur agenda ainsi que des goodies à l’effigie des Guides. Ces packs sont distribués lors des Journées d’Ouverture.

La revue Oh my Guides !

Cette revue trimestrielle des Guides est envoyée à tous les encadrants ainsi qu’à quelques partenaires. Elle contient des articles thématiques, des actualités du Mouvement, des bons plans, un poster, des interviews… Elle prend le temps d’exploiter plus précisément des sujets en lien avec sa période de distribution afin d’accompagner au mieux les encadrants du Mouvement.

Les newsletters

Tous les mois, les Animateurs, les Staffs d’Unité, les Cadres de Région et les Cadres de Formation reçoivent une newsletter adaptée à chaque public qui reprend toutes les actualités du Mouvement.

Le site internet

Mis à jour constamment, le site internet des Guides (www.guides.be) présente le Mouvement dans son ensemble, relaie les dernières informations et permet un accès à toutes les ressources administratives et pédagogiques. Il s’adresse aussi bien aux membres Guides qu’à un public extérieur, en ce compris les partenaires.

MyGuides

MyGuides est une application à destination de nos Animateurs, Horizons et Routes, afin de faciliter la gestion administrative, de leur permettre de trouver toute l’information dont ils ont besoin, de commander des publications et pour leur permettre de partager leur créativité (jeux, idées de réunions, recettes…).

Les réseaux sociaux

La page Facebook, @GuidesBe, relaie continuellement du contenu et des informations pour les membres. De nombreuses Régions et Unités ont leurs propres pages ou groupes Facebook pour effectuer leurs communications. La plateforme a également été utilisée pour réaliser le « concours photo » qui a récolté 50 participations et 10 000 votes : une manière de découvrir la créativité de nos membres et de les mettre en valeur.

Notre page Instagram @GuidesBe est devenue l’un des canaux les plus efficaces en développant et renforçant notre communauté tout en lui accordant de la visibilité.

La page LinkedIn des Guides vient se rajouter à nos réseaux puisqu’en plus des offres d’emploi, elle permet désormais de partager des articles permettant au Mouvement de rayonner sur un nouveau terrain.

La gestion des communications de crise

Chaque année réserve son lot d’imprévus et 2022 n’aura pas été épargnée ! Allant de l’évolution des mesures sanitaires aux conditions météorologiques difficiles, en passant par le conflit russo-ukrainien, chaque thématique actuelle et importante dans le cadre de notre Mouvement a été abordée dans le but d’accompagner nos bénévoles à travers toutes les épreuves.

Pour gérer les différentes situations, il est important que les informations circulent et que nos membres aient les outils nécessaires pour répondre à leurs questionnements. Pages dédiées sur le site, mails informatifs, publications sur les réseaux sociaux et apport d’outils pédagogiques : telles étaient les voies de communication utilisées par les Guides afin d’assurer des réponses rapides et efficaces.

Focus 2022 : la réforme des rythmes scolaires

Un des grands enjeux de 2022 est la réforme des rythmes scolaires, c’est pourquoi un plan de communication visant à rassurer et aider nos membres a été lancé. Un outil d’aide au changement ainsi qu’une vidéo tournée par la Présidente ont été mis en ligne et partagés afin que chacun puisse comprendre et réagir aux différentes problématiques que ces modifications apportent.

Médias

Entretenir une bonne relation avec les médias constitue une mission importante pour le Mouvement. En effet, ils sont des alliés capitaux dans notre communication et l’un des piliers de notre communication externe. Travailler en étroite collaboration avec la presse permet d’éviter toute mauvaise interprétation et relai d’informations erronées. C’est un jeu gagnant-gagnant : si nous sommes disponibles, cela facilite la tâche du journaliste et cela entretient une image positive de notre Mouvement.

De manière générale, 90 % des articles de presse sont positifs et valorisent les Guides.

En fonction des évènements, nous rédigeons des communiqués de presse afin de mettre nos Unités, nos Groupes et nos projets à l’honneur et de faire ainsi des Guides l’interlocuteur privilégié des médias pour la thématique « mouvements de jeunesse ».

Cellule Presse

La Cellule Presse répond à toutes les demandes des journalistes et existe pour soutenir les membres et, plus souvent, les Animateurs qui sont en contact avec la presse.

Comment ? Nous les rassurons, les accompagnons dans la préparation de la visite de la presse et nous les aidons à structurer au mieux leurs réponses tout en transmettant les valeurs Guides. Cette collaboration entre les Animateurs et la Cellule Presse permet de prendre du recul sur la situation et d’aborder sereinement la rencontre avec la presse.

Communication et Médias et Dispositif particulier ?

Les éléments de visibilité créés et personnalisés pour les Unités et les Régions participent à la création et l’ouverture de nouveaux Groupes locaux. Les différents supports et canaux de communication permettent les collaborations internes des Groupes locaux et du Mouvement.