1. Inleiding 2. Procedure 3. Evenementen en manifestaties op de openbare weg 3.1.
Wat verstaan we onder evenementen of manifestaties?
3.2.
Hoe moet u een toestemming aanvragen?
3.3.
Welke documenten moet u bijkomend invullen?
4. Indoorlocaties 5. Verzekeringen, taksen en retributies 5.1.
Verzekeringen 5.1.1. Burgerlijke aansprakelijkheid 5.1.2. Vrijwilligers
5.2.
Taksen en retributies 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.2.5. 5.2.6. 5.2.7. 5.2.8.
Retributie voor het gebruik van de openbare weg Gelegenheidstapperijen Vertoningen, voorstellingen en vermakelijkheden Sabam Billijke vergoeding Eetvoorzieningen Stadsreiniging Gebruik feestmateriaal
6. Milieu 6.1.
Erkenning als niet ingedeelde muziekactiviteit 6.1.1. 6.1.2.
Geluidsnormen Afwijking op toegelaten geluidssterkte
6.2.
Overige milieuvergunningen
6.3.
Duurzaamheid
7. Stadsreiniging
1 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
7.1.
Opruimen na feestelijkheden en manifestaties 7.1.1. Alle voorwaarden en regels op een rijtje
7.2.
Feestcontainers
7.3.
Verplichte opkuis via stadsreiniging
8. Gratis materiaal uitlenen 8.1.
Algemeen
8.2.
Voor de jeugd
9. Promotie en Media 9.1.
www.antwerpen.be/musicforlife
9.2.
De Nieuwe Antwerpenaar
9.3.
Plakzuilen 9.3.1. 9.3.2. 9.3.3. 9.3.4. 9.3.5.
Wie mag plakken? Wanneer mag u plakken? Hoe moet uw affiche eruitzien? Wat mag zeker niet? Waar kan u nog activiteiten per affiche aankondigen?
10. Tips 10.1. Checklist 10.2. Budgettering 10.3. Hulpverlening 10.4. Sanitaire voorzieningen 10.5. Na afloop
11. Besluit
2 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
1. Inleiding Bent u van plan om in het kader van Music For Life een evenement te organiseren in Antwerpen? Neem dan even de tijd om dit document door te nemen. Het geeft u een overzicht van alles waar u rekening mee moet houden en bevat alle formulieren die u dient in te vullen. Voor Music For Life werd een uniek loket opgericht om de aanvragen van evenementen te behandelen en te ondersteunen. U kan het bereiken via e-mail musicforlife@stad.antwerpen.be. Daarnaast kan u ook terecht bij de Infolijn van de stad op het nummer 03 22 11 333. Deze handleiding geeft u een overzicht van de zaken waar u aan moet denken om uw evenement kwalitatief te organiseren en om in orde te zijn met alle wettelijke verplichtingen.
2. Procedure Vooraleer de stad u toelating kan geven voor de organisatie van uw evenement, moet het vanuit verschillende invalshoeken bekeken worden om ervoor te zorgen dat het veilig en proper kan doorgaan, met een minimale overlast voor de bewoners die niet deelnemen. Wat doet de stad voor uw evenement? - Checken of de gevraagde locatie nog vrij is op de door u vermelde datum; - Nagaan of dit voor uw evenement de meeste geschikte locatie is; - Advies inwinnen bij verschillende diensten van de stad, die uw evenement vanuit verschillende invalshoeken bekijken: • de politie kijkt uw aanvraag na vanuit een veiligheidsperspectief, bekijkt verkeerstechnische aspecten, invloeden op de mobiliteit, enzovoort, • de brandweer bestudeert de opstelling van uw evenement en gaat na of de brandveiligheid gegarandeerd blijft, • de dienst stadsreiniging bekijkt de impact van uw evenement op de properheid van het plein/ de straat/ de buurt, • de logistieke diensten van de stad controleren of de door u gevraagde materialen beschikbaar zijn, • de milieupolitie onderzoekt of er lawaaioverlast kan ontstaan voor de omgeving, • enzovoort…; - Indien nodig nodigen wij u uit voor een bijkomend veiligheidsoverleg met de betrokken stadsdiensten; - Na het inwinnen van deze adviezen zal uw aanvraag voorgelegd worden aan het college (grote evenementen) of aan de burgemeester (kleinere evenementen) voor een definitieve beslissing; - Na de goedkeuring ontvangt u een toelating voor uw evenement. Hieraan kunnen een aantal bijkomende voorwaarden verbonden zijn.
3. Evenementen en manifestaties op de openbare weg
3 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
Een belangrijke eerste stap is het onderscheid te maken tussen evenementen en manifestaties op de openbare weg of in een gebouw van de stad, en evenementen die niet doorgaan op de openbare weg (indoorlocaties)
3.1. Wat verstaan we onder evenementen of manifestaties? -
festivals, feesten, sportevenementen, beurzen, … buurtfeestjes en barbecues sportieve/ artistieke/ humanitaire activiteiten braderijen rommelmarkten* betogingen en optochten doopstoeten en -activiteiten van studenten plechtigheden en bloemenhuldes het afsteken van vuurwerk het plaatsen van infrastructuur collecteren circussen het aanbrengen van tijdelijke wegwijzers het gebruik van een geluidsinstallatie in een straat het tijdelijk inrichten van een helihaven het organiseren van helikoptervluchten en andere vluchten het laten opstijgen van luchtballons of het plaatsen van een aan de grond verankerde luchtballon ….
*Op het openbaar domein mogen enkel sporadisch rommelmarkten worden gehouden waarbij particulieren eigen spullen kunnen verkopen die ze niet meer nodig hebben. De stad kan immers op haar openbaar domein geen commerciële markten toelaten die door een privéinitiatiefnemer worden georganiseerd. Voor alle evenementen en manifestaties (ook politieke) in het kader van Music For Life richt u uw aanvraag tot: musicforlife@stad.antwerpen.be.
3.2. Hoe moet u een toestemming aanvragen? Voor elke aanvraag maakt u gebruik van het formulier Evenementenaanvraag (hyperlink nieuw aanvraagformulier). U vult het formulier digitaal in, en stuurt het via e-mail naar musicforlife@stad.antwerpen.be. Zorg ervoor dat uw formulier volledig is ingevuld. Zo vermijdt u dat u achteraf om bijkomende informatie wordt gevraagd of het formulier u wordt terugbezorgd voor verdere aanvulling.
3.3. Welke documenten moet u bijkomend invullen? Om uw evenement vanuit verschillende invalshoeken te kunnen bekijken, hebben we in sommige gevallen nog bijkomende informatie nodig:
4 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
Op het formulier Evenementenaanvraag zijn er enkele vragen aangeduid met (*): Als u positief antwoordt op deze vragen of als u meer dan 3000 deelnemers aan het evenement verwacht, moet u ook het informatieblad brandweer 2010 aanleveren. Vergeet het blad niet te ondertekenen. Hierbij moet u ook een opstellingsplan voegen. Een voorbeeld van een goed plan van een evenement vindt u op de website van de stad. De brandweer heeft deze bijkomende documenten nodig om uw aanvraag in detail te kunnen bekijken. Als u meer dan 3000 deelnemers verwacht, moet u medische hulpverleners voorzien (EHBO). Vul in dit geval ook het formulier van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid in. Het formulier helpt u bij de correcte inschatting van het risico verbonden aan uw evenement en geeft aan welke hulpverleningsfaciliteiten u moet voorzien. Meer info over hulpverlening leest u in deze gids bij hoofdstuk 10. Indien er elektronisch versterkte muziek gespeeld wordt, moet u ook volgend formulier aanleveren: aanvraagformulier voor erkenning van een niet ingedeelde muziekactiviteit. Indien nodig worden er bijkomende voorwaarden opgelegd om de geluidsoverlast tot een minimum te beperken. Als u muziek van anderen wil exploiteren, moet u het auteursrecht respecteren en Sabam betalen. U verstuurt de Sabam-aanvraag tot toelating rechtstreeks naar Sabam. Voeg ook een kopie toe bij uw evenementenaanvraag aan de stad. Voor het openbaar gebruiken van muziek dient de Billijke Vergoeding betaald te worden aan de uitvoerende kunstenaars en producenten. De aangifteformulieren voor verschillende types van evenementen en acties en meer informatie vindt u verder in deze gids onder punt 5.2.5 en via www.ikgebruikmuziek.be. Om afvalcontainers van de stad te kunnen gebruiken, kan u volgend formulier ingevuld verzenden:het e-formulier voor afvalcontainers. Stop ook een kopie ervan bij uw evenementenaanvraag. U bezorgt alle formulieren die voor uw actie of evenement van toepassing zijn per e-mail aan musicforlife@stad.antwerpen.be. Belangrijk: Alle evenementen moeten gunstig advies krijgen alvorens ze kunnen doorgaan. Dien daarom tijdig uw aanvraag in. Als u graag materialen ontleent van de stad moet dit 6 weken op voorhand. In alle andere gevallen verwachten wij de aanvraag 4 weken voor aanvang van de actie.
4. Indoorlocaties Als uw Music For Life actie niet op de openbare weg of in een gebouw van de stad doorgaat, hebt u geen toelating van de stad nodig. U hebt uiteraard wel de toelating van de eigenaar van de indoorlocatie nodig. Daarbij moet u ook de voorwaarden van de milieuvergunning van de zaal respecteren. Indien de zaal niet over een milieuvergunning beschikt, kan u die best aanvragen. Neem hiervoor contact met:
5 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
Stadsontwikkeling – afdeling milieuvergunningen Vlarem tel. 03 338 67 99 U bent nog op zoek naar een geschikte indoorlocatie voor uw actie of evenement? Misschien kan deze lijst (input volgt) van nut zijn. Speciaal voor Music For Life worden deze locaties gratis aangeboden, met uitzondering van mogelijke kosten voor technische en andere ondersteuning. Neem zelf contact op om te informeren naar de beschikbaarheid en de mogelijkheden. De lijst wordt regelmatig bijgewerkt.
5. Verzekeringen, taksen en retributies Voor een evenement in open lucht zijn verschillende verzekeringen en vergoedingen verplicht. Lees er hier meer over. Gaat uw actie of evenement binnen door? Vraag dan de eigenaar van de locatie of de ruimte in orde is op vlak van brandveiligheid en geluidsoverlast. Als de eigenaar niet beschikt over de nodige attesten, vraag dan ook een vergunning aan bij onderstaande diensten.
5.1. Verzekeringen 5.1.1. Burgerlijke aansprakelijkheid Organisatoren en inrichters zijn burgerlijk aansprakelijk (niet de maatschappijen, groepen en particulieren die deelnemen aan de manifestatie), met uitbreiding naar de opgestelde infrastructuur. Dit voor de gehele duur van de manifestatie, opbouw en afbraak inbegrepen. Voor de stad is dit de enige verzekering die echt vereist is. Een afschrift van het verzekeringsbewijs burgerlijke aansprakelijkheid en eventueel van de bijzondere voorwaarden van de polis moet u kunnen voorleggen. U erkent met deze verzekering uw mogelijke verantwoordelijkheid. Naast het opvragen van de verzekering kan de stad ook een waarborg vragen als zekerheid. Die waarborg wordt niet terugbetaald als er schade is waar de stad ongegrond moet voor opdraaien. Bij het uitlenen van materialen bijvoorbeeld, krijgt u de waarborg niet of niet volledig terug indien het materiaal niet in behoorlijke staat wordt teruggebracht. Afhankelijk van de aard van het evenement en de mogelijke risico’s kan de kost van de verzekering variëren. U moet voldoende verzekerd zijn om alle mogelijke schade aan derden te kunnen drukken. Als uw evenement plaatsvindt in een stadsgebouw betaalt u naast de eventuele huur aan de desbetreffende dienst ook de verzekering voor franchise, opgenomen in de brandpolis van de zaal. De vrijstelling bedraagt bij het afsluiten van het contract 17945,01euro aan abex-index 527.
6 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
Speciaal voor Music For Life worden alle locaties op deze lijst (input volgt) gratis aangeboden met uitzondering van mogelijke kosten voor technische en andere ondersteuning. Neem zelf contact op om te informeren naar de mogelijkheden. Naast de burgerlijke aansprakelijkheid kan u op eigen initiatief nog enkele andere verzekeringen afsluiten: 5.1.2. Vrijwilligers Bereid u voor op elk risico en voorzie voor alle vrijwilligers een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (wettelijk verplicht) en lichamelijke ongevallen. De website www.vrijwilligerswerk.be geeft zeer uitgebreide informatie over werken met vrijwilligers. Hier vindt u ook informatie over de vergoeding van vrijwilligers. Voor het afsluiten van een verzekering gaat u langs bij uw verzekeraar en vraagt u naar de mogelijkheden. U stelt in samenspraak met de verzekeraar de gepaste verzekering samen en zorgt ervoor dat u alle mogelijke schade probleemloos kan dekken.
5.2. Taksen en retributie 5.2.1. Retributie voor het gebruik van de openbare weg Voor de inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties is er een retributiereglement van kracht. Normaal wil dit zeggen dat u voor de ingebruikname van straten en pleinen een bedrag moet betalen dat afhankelijk is van de oppervlakte die u wenst in te nemen en de duur van het evenement. Daarbij geldt dat de zogenaamde bovenlokale locaties Grote Markt, Groenplaats, Scheldekaaien, Gedempte Zuiderdokken en Theaterplein meer retributie vragen (vanaf 300 euro per 500 m² per dag) dan alle andere locaties op het grondgebied van de stad Antwerpen (vanaf 50 euro per 500 m² per dag). Maar aangezien alle acties en evenementen die in het kader van Music For Life georganiseerd worden onder de noemer ‘benefiet’ vallen, zijn die vrijgesteld van de retributie voor het gebruik van de openbare weg. 5.2.2. Gelegenheidstapperijen Indien u gegiste en/of sterke dranken schenkt en uw actie of evenement langer dan 3 dagen duurt, dan moet u hiervoor een taks op gelegenheidstapperijen betalen. Lees in dat geval het reglement op gelegenheidstapperijen. Voor meer informatie kan u terecht bij de volgende dienst: Financiën – vaststelling fiscaliteit tel. 03 338 84 55 e-mail: walter.d’haenens@stad.antwerpen.be 5.2.3. Vertoningen, voorstellingen en vermakelijkheden
7 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
Houdt uw evenement een vertoning (bv.: filmvoorstelling), voorstelling (bv.: theater) of vermakelijkheid (bv.: beurs) in? Dan moet u hiervan melding maken en in normale omstandigheden ook belasting op betalen. In het basisreglement dat de stad Antwerpen hanteert, vindt u de bijhorende richtlijnen. Het te betalen bedrag is afhankelijk van de aard van de vertoning, voorstelling of vermakelijkheid en van het aantal (verwachte) toeschouwers per vertoning of per dag. Maar acties en evenementen in het kader van Music For Life, waarvan alle opbrengsten naar Rode Kruis Vlaanderen gaan, zijn vrijgesteld van deze taks op vertoningen, voorstellingen en vermakelijkheden. Voor meer informatie kan u terecht bij de volgende dienst: Financiën – vaststelling fiscaliteit tel. 03 338 84 55 e-mail: walter.d’haenens@stad.antwerpen.be 5.2.4. Sabam Wat is een evenement zonder muziek? Ondenkbaar. Een bijdrage aan de Belgische auteursmaatschappij hoort hierbij. Als u muziek van anderen wil exploiteren, moet u het auteursrecht respecteren en Sabam betalen. Op de website www.sabam.be vindt u alle informatie en kan u de verschillende mogelijkheden bekijken. Vergeet de Sabam-aanvraag tot toelating niet. 5.2.5. Billijke Vergoeding Naast Sabam kan het zijn dat u ook nog de Billijke Vergoeding moet opnemen in uw kostennota. Voor het openbaar gebruiken van muziek moet de Billijke Vergoeding betaald worden aan de uitvoerende kunstenaars en producenten. De aangifteformulieren voor verschillende types van evenementen en acties vindt u via www.ikgebruikmuziek.be. Als u voor uw evenement een zaal of locatie huurt, is de kans groot dat de verhuurder de Billijke Vergoeding op jaarbasis betaalt. De prijs hiervan wordt dan mee verrekend in de huurprijs. U hoeft dan geen verdere actie te ondernemen. Vraag dit uiteraard wek na bij de verhuurder. Voor tijdelijke activiteiten kan een vergoeding betaald worden voor 24 of 48 uur. Er bestaan ook enkele uitzonderingen waar speciale regelingen voor worden getroffen (bv.: onderwijsactiviteiten, kerstmarkten, carnavalvieringen). 5.2.6. Eetvoorzieningen Op de website van het federaal agentschap voor de veiligheid van de voedselketen vindt u de nodige richtlijnen om uw aanvraag in te dienen via het e-mailadres Info.ANT@favv.be. Voor meer info kan u bellen naar het nummer 03 202 27 11.
8 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
In sommige gevallen moet u ook contact opnemen met Vlarem om een tijdelijke milieuvergunning aan te vragen (bv. voor overvloedige lozing afvalwater, erg groot verbruik van brandstoffen,…). Stadsontwikkeling – afdeling milieuvergunningen/Vlarem tel. 03 338 67 99 milieuvergunningen@stad.antwerpen.be 5.2.7. Stadsreiniging U bent zelf verantwoordelijk voor de opkuis van de locatie. U laat die achter zoals u ze aantrof voor de aanvang van het evenement. In sommige gevallen zal de stad de opkuis in uw plaats doen en u hiervoor een factuur sturen. Lees hoofdstuk 7 voor de exacte afspraken. 5.2.8. Gebruik feestmateriaal Voor alle evenementen die doorgaan op het grondgebeid van de stad Antwerpen gratis over feestmateriaal beschikken. U hoeft hiervoor dus niet te betalen, tenzij de ontleende materialen kapot of niet worden teruggegeven. U kan het retributiereglement hier nalezen. Meer info over welk feestmateriaal en hoe u het gratis kan ontlenen leest u onder hoofdstuk 8.
6. Milieu 6.1. Erkenning als niet ingedeelde muziekactiviteit 6.1.1. Geluidsnormen Geluidssterkte wordt uitgedrukt in decibel, een exponentiële en wat abstracte schaal. Bijvoorbeeld: 85 decibel is aanvaardbaar, maar vanaf 90 decibel gaat het de omgeving in belangrijke mate bepalen. 100 decibel gedurende meerdere uren is niet meer gezond. Binnen woonvertrekken is een geluidsniveau van 35 decibel overdag en 30 decibel ´s nachts aangewezen. Volgende indicaties concretiseren de maatstaf decibel: • 130db startend straalvliegtuig op 50 meter • 100db popgroep • 80db dicht bij drukke verkeersweg • 60db een normaal gesprek • 40db woonstraat ´s nachts Als inrichter van muziekactiviteiten moet u aan een aantal voorwaarden voldoen, beschreven in de milieuwetgeving. Kort samengevat moet u rekening houden met het volgende: • Als inrichter moet u ervoor zorgen dat ongewenste en buitensporige verspreiding van het geluid naar de omgeving wordt vermeden. U moet de luidsprekers opstellen zodat ze gericht zijn naar het centrum van de activiteit. • Voorafgaand aan de activiteit moet u contact opnemen met de milieuambtenaar en de politie leefmilieu over uw initiatief met daarbij een gedetailleerd plan van de
9 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
• •
opstelling van de muziekinstallaties, podia, standen, breedte doorgangen en evacuatiewegen. U moet er als inrichter ook voor zorgen dat er tijdens de activiteit een verantwoordelijke is die in staat is om het geluidsniveau aan te passen en die altijd bereikbaar is. Het is aan te raden de omwonenden vooraf met een kort briefje op de hoogte te brengen van de geplande activiteiten.
Voor bijkomende informatie over deze materie: Stadsontwikkeling – afdeling milieuvergunningen Vlarem Tel. 03 338 67 99 milieuvergunningen@stad.antwerpen.be Of duik in de wetgeving via www.vlaanderen.be. 6.1.2. Afwijking op toegelaten geluidssterkte Het koninklijk besluit van 24 februari 1977 stelt de geluidsnormen voor elektronisch versterkte muziek vast in openbare en private inrichtingen. Meer informatie vindt u in hoofdstuk 6.7. van het Vlarem titel II. Voor een erkenning als muziekactiviteit moet u een aanvraagformulier voor erkenning van een niet ingedeelde muziekactiviteit indienen waarin u de nodige informatie meedeelt. Deze informatie bestaat uit wat u wil organiseren, waar het plaatsheeft en waarom u het wenst te organiseren. U bezorgt dit formulier minimum 4 weken voor aanvang van uw actie of evenement aan musicforlife@stad.antwerpen.be. Vervolgens wordt uw aanvraag overgemaakt aan het centrum tegen lucht- en waterverontreiniging/Vlarem. Zij zullen de zaak beoordelen. Hun bevindingen worden terug overgemaakt aan het college en voorgelegd in de collegezitting. Er zullen dan voorwaarden met betrekking tot het geluid op uw evenement aan uw toelating worden gekoppeld. De grens tussen een manifestatie op de openbare weg en een muziekactiviteit is soms vaag. Daarom is het aan te raden om alle formulieren in te vullen. De betrokken diensten zullen uw aanvraag behandelen en bepalen over welke soort activiteit het gaat. Als u voor de organisatie van het evenement beroep doet op een feestzaal/dancing moet u zich bij de zaalverhuurder informeren. Een erkenning voor muziekactiviteit wordt toegekend voor 5 jaar. Als de zaalverhuurder met alle vergunningen in orde is, hoeft u hier verder niets voor te doen.
6.2. Overige milieuvergunningen De milieuwetgeving inzake elektriciteit en gassen kan in bepaalde gevallen ook belangrijk zijn. Als u bijvoorbeeld extra energie wil produceren met eigen generatoren of als u gebruik maakt van een groot aantal gastoestellen (bv.: voor de verwarming van een tent). Het zal afhangen van de gebruikte kilowattuur of u al dan niet een vergunning nodig hebt.
10 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
Ook voor de lozing van afvalwater, gebruik van speciale (gevaarlijke stoffen) en andere milieuverwante zaken dient u zich op de hoogte te stellen van de milieuwetgeving en de nodige maatregelen te treffen. We verwijzen in dit verband naar de lijst van als hinderlijk beschouwde inrichtingen (Vlarem 1). Voor meer info contacteer: Stadsontwikkeling – afdeling milieuvergunningen/Vlarem Tel. 03 338 67 99 milieuvergunningen@stad.antwerpen.be
6.3. Duurzaamheid Glazen sneuvelen makkelijk, wegwerpbekers vergroten de afvalberg en kosten geld. Bovendien is afvalverwerking een zware kostennota voor organisaties. U kan die vermijden door herbruikbare bekers te gebruiken. Goede communicatie naar de bezoekers en het aanwenden van een borgsysteem zijn dan aangewezen. De uitleen van de herbruikbare bekers van de stad is volledig gratis. U hoeft zelfs geen waarborg te betalen. De bekers zijn onbreekbaar, vormvast, geschikt voor warme en koude dranken, stapelbaar én milieuvriendelijk. Een herbruikbare beker drinkt bovendien aangenamer dan een slappe wegwerpbeker. Uiteraard levert u de bekers proper en droog terug. Ontbreken er achteraf bekers of opbergbakken, dan betaalt u gewoon de kostprijs terug: 1 euro per beker en 40 euro per opbergbak. Voor niet afgewassen, vuile bekers betaalt u 20 eurocent per beker. U kan de bekers gratis ontlenen via het EcoHuis. Tijdig reserveren is noodzakelijk. Om uw evenement nog milieuvriendelijker te maken kan u verschillende preventieve maatregelen treffen. Op www.ovam.be vindt u tips om de afvalberg klein te houden. Wenst u zich nog meer te verdiepen in afvalpreventie, dan steekt u best uw licht op bij het STIP, Steunpunt en Informatiecentrum voor Preventie van afval. Het STIP werd opgericht om afvalpreventie te stimuleren en milieuvriendelijk consumeren te bevorderen. U kan hen online vinden op www.stip.ovam.be.
7. Stadsreiniging 7.1. Opruimen na feestelijkheden en manifestaties Het stadsbestuur geeft enkel toestemming voor het inrichten van feestelijkheden zoals braderijen, feestmarkten en concerten wanneer er ook aan een aantal voorwaarden voor het opruimen van afval en het opkuisen van straten wordt voldaan. 7.1.1. Alle voorwaarden en regels op een rijtje 1 De inrichter of organisator van manifestaties en/of evenementen is verantwoordelijk voor de opkuis en reiniging van het openbaar domein evenals voor de verwijdering van de afvalstoffen.
11 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
• • •
Winkeliers zullen tijdens de periode van de feestelijkheden dagelijks alle zwerfvuil voor hun handelszaak moeten opruimen en verwijderen. Externe standhouders moeten tijdens de periode van de feestelijkheden dagelijks de hun toegewezen standplaats reinigen en alle afval verwijderen en meenemen. Winkeliers en/of standhouders die goederen verkopen die ter plaatse of in de onmiddellijke omgeving verbruikt worden, moeten een voldoende grote zelfsluitende afvalemmer plaatsen waar klanten hun afval in kwijt kunnen.
2
Na het indienen van een aanvraag via musicforlife@stad.antwerpen.be zullen de onkosten voor de opkuis van het evenement door de dienst stads- en buurtonderhoud berekend worden. Als de kosten geschat worden onder de 500 euro zal er geen borg gevraagd worden. De inrichters blijven wel verantwoordelijk voor de opkuis en bij het niet naleven van de voorwaarden zullen de kosten aangerekend worden.
3
Indien de onkosten voor de opkuis van een evenement geschat worden boven de 500 euro zal er een borg gevraagd worden. Dit bedrag dient de inrichter ten laatste 15 dagen voor de start van de festiviteiten over te schrijven op het rekeningnummer 091-0101650-23 met de mededeling ‘waarborg’ met de naam en datum van het gebeuren en eventueel BTW-nummer. Zelfs als er een borgsom gevraagd wordt, wil dit nog niet zeggen dat stads- en buurtonderhoud instaat voor de opkuis van het evenement. De organisator blijft verantwoordelijk voor de opkuis en verwijdering van afval na de manifestatie.
4
Als service en ondersteuning van het stadsbestuur wordt aan de organisatoren de mogelijkheid geboden om, zonder bijkomende kosten, hun restafval aan te bieden. Dit kan op werkdagen voor 7.30 uur tijdens de periode van de feestelijkheden of de eerstvolgende werkdag na de feestelijkheden. Het afval moet u aanbieden in reglementaire zakken of containers met betaalstickers. De andere afvalfracties zoals PMD, GFT en papier en karton kunnen worden aangeboden op de gewone ophaaldag, zoals voorzien in de afvalkalender, of door de externe standhouders zelf verwijderd worden.
5
Als het toezichtpersoneel van stads- en buurtonderhoud na de feestelijkheden vaststelt dat de reglementering werd nageleefd, krijgt de organisator de borg teruggestort.
6
Indien het toezichtpersoneel van stads- en buurtonderhoud vaststelt dat de reglementering niet werd nageleefd, krijgt de organisator een factuur voor de totale kosten van de opkuis. De gestorte borg wordt met deze factuur verrekend, dat betekent: • Als het factuurbedrag lager is dan de gestorte borg, moet er niets extra betaald worden en ontvangt u het overige bedrag van de borg terug op uw rekening. • Als het factuurbedrag gelijk is aan de gestorte borg, zal er niets meer moeten worden bijbetaald. • Als het factuurbedrag hoger is dan de gestorte borg, zal het verschil tussen het factuurbedrag en de borg nog aangerekend worden.
7.2. Feestcontainers
12 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
U kan bij de stad feestcontainers huren van 240 liter of 1100 liter inhoud. De kostprijs bedraagt 6,45 euro voor een 240 liter container en 26,28 euro voor een 1100 liter container. De containers zijn enkel bedoeld voor restafval. De andere afvalfracties biedt u correct aan op de daarvoor voorziene dag in de afvalkalender. De huurprijs bevat de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskosten voor het brengen en weghalen van de container. U bestelt de nodige containers via het eformulier voor afvalcontainers van stadsreiniging. Duid daarop aan hoeveel containers u wenst, in welke periode, het aantal vooropgestelde ledigingen, het afleveringsadres en het factuuradres. Betaling gebeurt via een overschrijving nadat u de factuur ontvangen heeft. Voor extra ledigingen betaalt u telkens 6,45 euro of 26,28 euro extra per geledigde container. De contactpersoon op het leveringsadres is verantwoordelijk voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers.
7.3. Verplichte opkuis via stadsreiniging In sommige gevallen zal de stad u verplichten om de opkuis van uw locatie te laten verlopen via de dienst stadsreiniging. In de praktijk is dit meestal zo voor grote evenementen (vanaf 1000 bezoekers) waar eten en drinken wordt geserveerd. Dit wordt geval per geval, op basis van de evenementenaanvraag, bekeken en geĂŤvalueerd.
8. Gratis materiaal uitlenen 8.1. Algemeen Om uw kosten voor het huren van materiaal te beperken, kan u beroep doen op enkele diensten van de stad. Voor levering van gratis feestmateriaal (tafels en stoelen, dranghekken, tenten, podia, enzovoort) wendt u zich tot het Music For Life loket. U kan een aanvraag doen voor alle materialen die in deze uitleencatalogus opgelijst zijn. Wanneer u uw keuze gemaakt hebt, stuurt u de aanvraag naar musicforlife@stad.antwerpen.be met vermelding van een contactpersoon en -adres, het nodige materiaal en de naam en datum van uw actie of evenement. U verneemt binnen een week via uw klantbeheerder van het Music For Life loket in welke mate de stad aan uw vraag kan voldoen. Vraag het nodige materiaal 6 weken voor aanvang van uw actie of evenement aan. Aangezien het materiaal gratis ter beschikking wordt gesteld en de voorraad niet onbeperkt is, kan u er best snel bij zijn.
8.2. Voor de jeugd Voor jongerenevenementen biedt de stedelijke uitleendienst ZAPPA materiaal aan om uw activiteit kracht bij te zetten. Alle door de stad Antwerpen erkende jeugdverenigingen of jongereninitiatieven, alsook individuele jongeren tussen 18 en 25 jaar kunnen van deze uitleendienst gebruik maken. Op de website www.uitleen.be vindt u alle informatie over de uitleenmogelijkheden bij deze dienst van ZAPPA.
13 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
Uitleendienst ZAPPA August Leyweg 6 2020 Antwerpen (Kiel) tel. 03 292 68 08 of 0487 537 589 www.uitleen.be info@uitleen.be
9. Promotie en Media 9.1. www.antwerpen.be/musicforlife Om uw evenement bekend te maken kan u onder meer beroep doen op de stad Antwerpen. www.antwerpen.be/musicforlife geeft een overzicht van alle Music For Life activiteiten in de stad en in de districten. Om uw actie op de website te krijgen, hoeft u enkel het registratieformulier van het Rode Kruis in te vullen.
9.2. De Nieuwe Antwerpenaar Ook het gratis tweewekelijkse stadsmagazine De Nieuwe Antwerpenaar volgt Music For Life op de voet. De redactie houdt alle bij het Rode Kruis geregistreerde Antwerpse Music For Life acties in de gaten, en kiest er voor elk nummer vanaf 15 september enkele uit die extra aandacht krijgen. Originaliteit en een warm hart zijn sterke troeven om hiervoor in aanmerking te komen.
9.3. Plakzuilen U organiseert een actie of evenement voor Music For Life en hebt hiervoor een pracht van een affiche ontworpen? Dan is uw eerste vraag natuurlijk waar u die mag gaan plakken. Op verschillende plaatsen in de stad vindt u infozuilen en aanplakborden. Als u rekening houdt met onderstaande regels, kan u daar uw aankondigingen bevestigen. 9.3.1. Wie mag plakken? Op de aanplakborden en infozuilen van de stad of het district mogen volgende erkende verenigingen hun activiteiten aankondigen: • jongerenverenigingen, • studentenverenigingen, • seniorenverenigingen, • sportverenigingen, • socioculturele verenigingen, • burgers (voor buurtgerichte activiteiten). U hebt vooraf geen toestemming nodig om affiches te plakken. 9.3.2. Wanneer mag u plakken?
14 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
U mag plakken tussen 7 uur 's ochtends en 22 uur 's avonds. Bevestig de affiches ten vroegste vier weken voor de aangekondigde activiteit. 9.3.3. Hoe moet uw affiche eruitzien? • Op elke affiche vermeldt u de verantwoordelijke uitgever. • Op de vaste en tijdelijke aanplakborden mag de affiche maximaal 60 cm op 42 cm groot zijn. • Op de aanplakzuilen mag de affiche maximaal 84 cm op 60 cm groot zijn. • Per aangekondigde activiteit mag u maximum 2 m² van een bord of zuil innemen. 9.3.4. Wat mag zeker niet? • Affiches onleesbaar maken, besmeuren of afscheuren is verboden. • U mag niet over affiches plakken die nog aankomende activiteiten aankondigen. • Het is verboden om affiches te plakken op borden die in verkiezingsperiodes speciaal om die reden geplaatst worden. Daarop mogen alleen verkiezingsaffiches komen. • Affiches plakken op gevels en muren zonder toestemming van de eigenaar is niet toegelaten. Voor ‘wildplakken‘kan u een boete krijgen tot 250 euro (maximum 150 euro voor 16- tot 18jarigen). Bij een tweede overtreding is de boete dubbel zo hoog, bij een derde overtreding drie keer zo hoog. Het verwijderen van fout geplakte affiches gebeurt op kosten van de aanplakker. 9.3.5. Waar kan u nog activiteiten per affiche aankondigen? Als u een activiteit aankondigt met een affiche, mag u die affiche ook op de gevel en de afsluitingen van de lokalen plakken waar de activiteit doorgaat. U moet deze affiches ten laatste één week na de activiteit verwijderen.
10. Tips Om af te sluiten, geven we u graag nog enkele tips mee om uw evenement succesvol en probleemloos te laten verlopen.
10.1. Checklist Een checklist bevat alle punten die in orde moeten zijn voor aanvang, tijdens en na het evenement. Het is een controlesysteem dat ervoor zorgt dat u niets over het hoofd ziet. Op http://organisator.be/checklist.pdf (www.organisator.be) vindt u een voorbeeldlijst met een overzicht van alle acties waaraan u moet denken en wanneer die in orde moeten zijn.
10.2. Budgettering Door vooraf een duidelijk budget op te maken, vermijdt u verrassingen na afloop van het evenement. U maakt een overzicht van de ‘te verwachte inkomsten’ en ‘uitgaven’. Inkomsten kan u halen uit inkomgeld, sponsoring, donaties, … Bij het opmaken van de uitgaven is het belangrijk geen aspecten over het hoofd te zien. Het is aan te raden een deel van het budget
15 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
voor te behouden voor onvoorziene uitgaven. Er duiken altijd kosten op voor zaken die u niet vooraf hebt ingecalculeerd.
10.3. Hulpverlening Bij grote evenementen die een bepaald risico met zich meebrengen, is het noodzakelijk om een EHBO-post en hulpverlening te voorzien. Of u al dan niet medische hulpverlening moet voorzien, bepaalt de federale gezondheidsinspectie. Zoals eerder beschreven in dit document moet u voor evenementen met meer dan 3000 deelnemers het formulier van de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid invullen. De federale gezondheidsinspectie behandelt uw zaak en legt u het minimale medische dispositief op. Vervolgens neemt u contact op met het Rode Kruis, Witgele Kruis, Vlaamse Kruis of Ambuce en geeft u door welke inzet u nodig heeft. U kan het aanvraagformulier preventieve hulpactie bekomen via onderstaande gegevens: Rode Kruis-Vlaanderen Motstraat 40 2800 Mechelen tel. 015 44 33 22 fax 015 44 33 11 info@rodekruis.be http://www.redcross.be
Het Vlaamse Kruis vzw Algemeen Secretariaat Provinciesteenweg 660 2530 Boechout tel. 03 226 25 45 fax 03 226 11 35 as@hvk.be http://www.hetvlaamsekruis.be
Witgele Kruis Boomgaardstraat 7 2018 Antwerpen tel. 03 286 98 64 antwerpen-noord@wgk-ant.be tel. 03 286 98 60 antwerpen-zuid@wgk-ant.be http://www.wgkantwerpen.be
Ambuce Industrieterrein Vosveld Bijkhoevelaan 8 2110 Wijnegem tel. 03 353 93 35 fax 03 353 37 49 administratie@ambuce.be http://www.ambuce.be
De betaling van de medische hulpverlening gebeurt na de activiteiten. De hulpdienst zal achteraf een kostennota opstellen waarin omschreven staat op welke diensten beroep werd gedaan. De kostenstaat bevat de kosten van inzet van vrijwilligers, inzet van materiaal (vervoer met ziekenwagen, verbruik medisch materiaal, …) en diverse kosten (secretariaat, annulatiekosten, …). U kan betalen met een overschrijving of contante betaling. Als organisator bent u verplicht gevolg te geven aan de oplegging van het medisch dispositief.
10.4. Sanitaire voorzieningen Geef uw bezoekers de mogelijkheid gebruik te maken van sanitaire service. U kan beroep doen op tal van firma’s voor de huur van sanitaire voorzieningen. Die zijn in verschillende vormen verkrijgbaar. Zo zijn er chemische toiletten, toiletten met vermaler en als er geen afvoermogelijkheden zijn, kan u een septische tank laten aansluiten, …
16 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be
De dienst stadsreiniging aanvaardt enkel het gebruik van toiletten met vermaler of chemische toiletten. Rechtstreekse lozing in de riolering is ten strengste verboden. Voor evenementen in de nabijheid van horecazaken voorziet u sanitair zodat de horecazaken niet overspoeld worden met ‘sanitairbezoekers’. Dit zorgt voor overlast en onvrede bij de lokale horeca-uitbaters.
10.5. Na afloop Stort de opbrengsten van uw actie of evenement zo snel mogelijk op de rekening van Music For Life. Het rekeningnummer is 000-0006566-67. Vergeet uw registratienummer en “Music For Life” niet te vermelden bij uw storting. Indien u feestmateriaal ontleende van de stad, bezorg dit dan volledig en in goede staat terug. Bij schade of gebreken kan de stad u hiervoor een factuur bezorgen. Meer informatie vindt u in het retributiereglement. Kuis het terrein of de zaal netjes op. Als dit niet gebeurt, bezorgt de dienst stadsreiniging u een factuur voor de opkuis van de site, of zal de zaaluitbater u bijkomende kosten aanrekenen.
11. Besluit Opsomming van alle nodige aanvraagformulieren/ belangrijkste actiepunten. • • • • • • • • • •
Toelating gebruik locatie (indien de stad niet de beheerder is) Registratie van de actie op de website van het Rode Kruis Evenementenaanvraag Informatieblad brandweer 2010 Formulier Federale Overheidsdienst Volksgezondheid Aanvraagformulier erkenning muziekactiviteit Melding stadsreiniging – aanvraag feestcontainers Aanvraag feestmateriaal Verzekeringen afsluiten → Burgerlijke aansprakelijkheid → Vrijwilligers Taksen en retributies → Gelegenheidstapperijen → Sabam - aanvraag tot toelating → Billijke Vergoeding → Eetvoorzieningen → Stadsreiniging
17 / 17
Grote Markt 1 – 2000 Antwerpen musicforlife@stad.antwerpen.be