ADMINISTRACION PYMES CLASE 4 - FUNCIONES CONDICIONALES“PARTE 2” Antes de empezar esta clase quiero aclarar que desde ahora en adelante se utilizará mucho el RAZONAMIENTO por lo cual les pediré toda su paciencia, pero más que ello VOLUNTAD para esforzarse el tiempo que sea necesario para comprender las diferentes herramientas debido a que estas SON SUMAMENTE UTILES para poder realizar cálculos muy importantes en cualquier tipo de negocios, pudiendo reunir información que permite generar estadística entre otras cosas. Si algo cuesta, hay que esforzarse el DOBLE o TRIPLE. NO ABUSEN DEL PROFESOR que cuando más pregunten menos aprenderán, primero traten de resolver solos.
Para la clase usaremos el mismo archivo que habíamos usado la clase pasada que debería ser algo así:
Solo que en esta clase le agregaremos a la derecha a TODOS los valores calculados con el CONTAR.SI, el PROMEDIO DE EDAD y el TOTAL DE HIJOS. Así que vamos a modificar la tabla para que quede similar a lo siguiente:
A continuación vamos a empezar con una función que solo está disponible a partir del MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 en adelante.
PROMEDIO.SI(solo office 2007 o +)
PERMITE OBTENER EL PROMEDIO DE UNAS DETERMINADAS CELDAS QUE DEBEN CUMPLIR UNA CONDICIÓN. LA CONDICIÓN PUEDE ESTABLECERSE EN CELDAS AJENAS AL PROMEDIO. Esta función se usa mucho para obtener para obtener promedios parciales de una serie de datos. Generalmente su uso suele a estar ligado a una condición que está en otra celda de aquello que se quiere promediar como por ejemplo: el promedio de las ventas donde EL DIA sea lunes (en este caso el promedio se obtendrá de las ventas, pero la condición es que el día sea lunes). PARA PODER USAR ESTA FUNCION SE DEBEN CUMPLIR LAS MISMAS REGLAS QUE EN CONTAR.SI Su lenguaje coloquial seria: El promedio de “rango promedio” de “condición” (el “rango condición” se asume) Su estructura: =PROMEDIO.SI(“rangocondición”;“condición”;“rango promedio”) Ejemplo: El promedio de edad de los solteros =promedio.si(estado civil; que sea soltero; edad) =promedio.si(G1:G11;“soltero”; F1:F11)
En el caso donde ambos rangos son lo mismo, no es necesario volver a ponerlo. Ejemplo: Promedio de edades mayores a 40 =promedio.si(edad;”mayor a 40”;edad) =promedio.si(edad;”mayor a 40”) =promedio.si( F2:F11;“>40”)
Los primeros se los dejare resuelto, el resto lo deben resolver ustedes.
La siguiente función es aún mejor que la anterior…
SUMAR.SI PERMITE OBTENER LA SUMAPARCIAL DE UNAS DETERMINADAS CELDAS QUE DEBEN CUMPLIR UNA CONDICIÓN. LA CONDICIÓN PUEDE ESTABLECERSE EN CELDAS AJENAS. Esta función es muy buena para ir sumando determinadas cosas en una lista, por ejemplo el total de ingresos por caramelos, lo recaudado el día miércoles, la ropa de mujeres, el consumo de hombres en un restaurante, etc.
PARA PODER USAR ESTA FUNCION SE DEBEN CUMPLIR LAS MISMAS REGLAS QUE EN PROMEDIO.SI
Su lenguaje coloquiales: El total de “rango suma” de “condición” (el “rango condición” se asume) Su estructura: =SUMAR.SI(“rangocondición”;“condición”;“rango promedio”) Ejemplo: Total de cuotas que pagan las mujeres =sumar.si(sexo; que sean mujeres; cuotas) =sumar.si(D1:D11;“femenino”; k1:K11)
En el caso donde ambos rangos son lo mismo, no es necesario volver a ponerlo. Ejemplo: Total de cuotas mayores a $0 =sumar.si(cuotas;”mayor a cero”) =sumar.si(K2:K11;“>0”)
Los primeros se los dejare resuelto, el resto lo deben resolver ustedes.
Con esta clase, aunque sea la cuarta, ya nos encontramos con el hecho de que estamos aprendiendo MUCHAS funciones y herramientas que nos permiten resolver gran cantidad de cosas pero al tener tanto que resolver se nos presenta un problema: Hay muchas ocasiones en que tenemos que estar bajando y subiendo por el trabajo, es decir, tenemos los datos bien arriba y los resultados bien abajo.
INMOVILIZAR O DIVIDIR PANELES SON UN GRUPO DE HERRAMIENTAS QUE PERMITEN DIVIDIR LA HOJA DE TRABAJO EN 2 O 4 PARTES LO QUE PERMITE VER DIFERENTES PARTES DEL DOCUMENTO AL MISMO TIEMPO. Al dividir la hoja las partes individuales se pueden mover Al inmovilizar la hoja, solo se puede mover la parte inferior derecha. INMOVILIZAR PANELES Para esto hay que ir a: VISTA: INMOVILIZAR PANELES:
EJERCICIOS: • • • •
Con la celda A12 seleccionada probar inmovilizar paneles --˃ inmovilizar paneles. Con la celda D12 seleccionada probar inmovilizar paneles --˃ inmovilizar paneles. Con la celda C15 seleccionada probar inmovilizar paneles --˃ inmovilizar fila superior. Con la celda J15 seleccionada probar inmovilizar paneles --˃ inmovilizar primera columna.
Comparar resultados y diferenciar las herramientas. Para QUITAR se selecciona MOVILIZAR PANELES que aparece en vez de INMOVILIZAR
DIVIDIR PANELES Hay que localizar el divisor se la barra… … y luego, agarrándolo, bajarlo hasta la posición deseada.
PRACTIQUEN UN POCO Y LUEGO INMOVILICEN EN LA CELDA A12 Por ultimo vamos a aprender la función más fuerte y potente que posee este programa.dicha función es la base para que se puedan aplicar todo el resto de las funciones condicionales e incluso es la misma base que dio posibilidad y origen a la computación.
SI SI COMPARA 2 VALORES Y SEGÚN EL RESULTADO DE LA COMPARACIÓN (VERDADERO O FALSO) OFRECE UN POSIBLE VALOR DE RESULTADO PARA CUANDO SE CUMPLE Y OTRO PARA CUANDO NO SE CUMPLE. Esta función incluso la aplicamos en todo momento de la vida diaria, se puede decir que la CAUSA – CONSECUENCIA es otra forma de mencionarla. Ejemplo:“Si” el nene se porta mal”, entonces” no hay plata para salir “sino” si le vamos a dar algo para que salga con sus amigos. Para poder usar función hay que tener en cuenta que:
1. 2. 3. 4.
Se debe hacer SI o SI una comparación… Solo el “texto” va entre comillas, las celdas, signos o números NO. Los valores de texto deben ser incluidos TAL CUAL están escritos. Los valores pueden ser: TEXTOS, NUMEROS, CELDAS e incluso FUNCIONES.
LA PARTE CRUCIAL DE ESTA FUNCION ES REALIZAR LA COMPARACION La excepción a la comparación es usar los valores VERDADERO (1) o FALSO (0) directamente.
Su lenguaje coloquial es: Si “comparación”, entonces “valor verdadero” sino “valor falso” Su estructura: =SI(“comparación”;“valor verdad”;“valor falso”) Ejemplo: =Si(“el nene se porta mal?”;“no hay plata para salir”;“si le vamos a dar algo”) =Si(“el nene se porta mal?”; $0; $50) “el nene se porta mal?”
--˃
Verdad
o
falso
Supongamos que NO, no se portó mal entonces eso es igual a FALSO que es decir a $50 La COMPARACIÓN = <valor 1><signo><valor 2> Sexo = “femenino” Su estructura completa: =SI(<valor 1><signo><valor 2>; valor si verdadero; valor si falso) Ejemplo: si el SEXO es FEMENIMO entonces es una MUJER sino un VARON. =SI (sexo=“femenino”; “es mujer”; “es varón”) Notar que hay dos formas de decir lo mismo, puesto que =SI (sexo=“masculino”; “es varón”; “es mujer”) …es igual a la expresión anterior pero visto de otra forma. Este hecho se nos presentará muy a menudo, o mejor dicho siempre, somos nosotros los que tenemos que buscar la forma más simple la operación y esto:
EXIGE SENTIDO COMÚN Yo he escuchado muchas veces las siguientes cosas: • • • •
No me sale Es muy difícil No entiendo No sé qué hacer
• •
Hace calor para pensar O directamente no dicen nada pero tampoco hacen nada.
Para todas estas respuestas… INTENTELO IGUAL. Si a alguien le cuesta debe practicar, el RAZONAMIENTO es muy importante para el Excel y deben usarlo muy bien sino cuando tengan que hacer algo SOLOS no sabrán que hacer y se supone que ustedes “están pagando para aprender” entonces por ello, les exijo que lo practiquen MUCHO.
EJERCICIOS: Hay que agregar las columnas: En L1=¿Mayor?: obtener si es o no mayor de edad En M1=Ciudadanía: obtener si es de nacionalidad LOCAL o EXTRANJERA En N1= ¿Hijos?: obtener si tiene o no hijos
MAYOR: SI LA EDAD ES MAYOR O IGUAL A 18 AÑOS, ENTONCES SI, SINO NO =SI(EDAD˃=18 AÑOS;“SI”;“NO”) =SI(F2˃=18;“SI”;“NO”) CIUDADNIA: SI LA CIUDAD ES ESTA, ENTONCES LOCAL, SINO EXTRANJERA (supongan vivo en Guatraché) =SI(CIUDAD=“Guatraché”; “LOCAL”; “EXTRANJERA”) =SI(I2=“Guatraché”; “LOCAL”; “EXTRANJERA”) HIJOS: SI TIENE MAS QUE CERO HIJOS, ENTONCES SI, SINO NO =SI(Hijos˃Cero;“SI”;“NO”) =SI(J2˃0;“SI”;“NO”)