Manual del Departamento de Comunicación Social by Alejandra M. Acevedo

MANUAL DE DEPARTAMENTO

COMUNICACIÓN SOCIAL

ACTOS OFICIALES

PLANEACIÓN

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Selección del evento a realizar. Calendarización. A. En coordinación con la agenda del Rector. B. Investigación de eventos similares en fechas próximas. Solicitud del espacio donde se realizará. Delimitación de las responsabilidades y actividades del Comité Organizador. Elaboración de Ficha Técnica y Hoja Informativa. Solicitud de diseños e impresiones por las vías institucionales.

ANTESDELE V E N T O Invitaciones

A. Impresas B. Digitales

Invitados especiales

A. Cartas invitación

Difusión digital A. Front de la pagina web B. Redes sociales C. Banners de medios

Difusión en medios de comunicación A. Ruta de medios locales B. Pautas publicitarias C. Boletín invitación a medios

Difusión interna A. Información a docentes B. Información a estudiantes C. Información a Campus

DURANTEELE V E N T O Presídium

A. Mantel y banderín B. Botellas de agua C. Personificadores D. Constancias E. Aves al vuelo

Pódium Equipo de sonido A. Micrófonos B. Bocinas C. Control sonido 3

Lona de fondo o pantalla A. Cañón y laptop B. Control de video

Maestro de ceremonias A. Ayudante

Sillas para público Registro A. Mesa y sillas B. Mantel y banderín C. Hojas de registro D. Publicidad y promoción

Mesa de café A. Café y galletas B. Agua

Ambigú A. Bocadillos y vino

Registro del evento A. Fotos B. Video C. Nota

DESPUÉSDELE V E N T O

Difusión en medios de comunicación A. Boletín a medios con fotos

Difusión digital A. Noticias B. Galería C. Redes sociales

Monitoreo de medios A. Medios impresos B. Medios digitales 4

PLANEACIÓN SELECCIÓN DEL EVENTO A REALIZAR

Planear el tipo de evento: Conferencia, ciclo de conferencias, simposio, congreso, taller, presentación de libro, inauguración de exposición, proyección audiovisual, etcétera; así como el público al que irá dirigido (interno o externo) y definir si será de acceso libre o tendrá costo.

CALENDARIZACIÓN

Agenda del evento en coordinación con los tiempos del Rector. Planear con dos o tres semanas de anticipación y tres o cuatro para la difusión. Investigación y conocimiento del calendario de eventos similares en la ciudad.

SOLICITUD DE SEDE

Apartar el lugar en que se llevará a cabo el evento, con relación al número de asistentes previsto, puede ser en la institución o en un lugar externo.

DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES DEL COMITÉ ORGANIZADOR

El comité organizador se encargará de la logística del evento, definirá sus objetivos y necesidades, así como también informará oportunamente a los departamentos involucrados y solicitará con anticipación sus requerimientos. Debe nombrarse un coordinador general para facilitar la organización.

ELABORACIÓN DE FICHA TÉCNICA

Se elaborarán dichos documentos tomando como modelo los formatos preestablecidos.

SOLICITUD DE DISEÑOS E IMPRESIONES POR VÍAS INSTITUCIONALES

Se solicitarán los materiales de manera explícita utilizando los formatos elaborados por el departamento, mismos que deben obedecer al estilo institucional contenido, con información precisa, verificada y correctamente redactada. Es responsabilidad del solicitante hacer la revisión ortográfica, sintáctica, de forma y fondo del texto.

ANTES D E L EVENTO Nombre del evento

Datos de contacto

Fecha y hora

INVITACIONES DEBEN TENER LOS SIGUIENTES DATOS

Sitios oficiales en internet

Lugar, dirección

Invitado, conferencistas o autores

Deben elaborarse en versión impresa y digital, en formato, flyer o poster, según se determine.

INVITADOS ESPECIALES

Envío de cartas invitación a las personalidades y a los participantes.

DIFUSIÓN EN INTERNET

Publicar promocionales del evento en redes sociales y banners en página oficial.

DIFUSIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Elaboración de boletín de prensa y envío a medios. Determinar pautas publicitarias y entrevistas en medios locales.

DIFUSIÓN INTERNA

Es fundamental la difusión que se hace a través de la recomendación de todos aquellos que forman parte de la Universidad de Tijuana, por lo que se debe informar del evento a todos los departamentos y colocar posters y hojas informativas. Brindar a los académicos hojas informativas para que los distribuyan entre los estudiantes. Comunicar a los demás campus.

DURANTE E L EVENTO PRESÍDIUM

La mesa debe tener el mantel verde con el banderín de la Universidad, se debe colocar un micrófono fijo al centro de la misma. Así mismo se deben colocar botellas de agua al lado de cada personificador.

PERSONIFICADORES

Los personificadores tendrán el diseño standard salvo cuando sea requerido para eventos especiales; estos deben ser acomodados y dispuestos al menos con una hora de anticipación al inicio del evento., deben ordenarse jerárquicamente partiendo del centro, de ahí le seguirán los lados de la derecha e izquierda y así sucesivamente. Para mayor información ver modelo de Ficha Técnica. El Maestro de ceremonias debe contar antes de iniciar el evento con la Constancia y la impresión Aves al Vuelo según sea requerido.

PÓDIUM

Debe estar limpio y mostrar el logotipo de la Universidad, se debe acomodar con aproximadamente cuarenta y cinco grados tomando como referencia la primer fila de asientos. Debe disponer de un micrófono.

EQUIPO DE SONIDO

Se instalará cuatro horas antes del inicio del evento o un día previo, se revisará la ecualización y correcto funcionamiento de todos los dispositivos: Micrófonos, Bocinas y Control de sonido.

LONA DE FONDO O PANTALLA

La lona de fondo puede ser estándar oficial con el logotipo de la Universidad de Tijuana o una lona específica para el evento. La pantalla para proyección se empleara para ilustrar una presentación, mostrar una imagen institucional o un video especialmente elaborado para el evento, mismo que deberá ser solicitado con la debida anticipación al equipo de producción. Para lugares amplios se utilizara la mega pantalla, para interiores pequeños se hará uso de manta de proyección. A su vez se solicitara y dispondrá, de ser necesario, un cañón y laptop, así como de un switcher o centro de control de video.

MAESTRO DE CEREMONIAS

Debe presentarse una hora antes que inicie el evento, vestido debidamente con colores sobrios, cabello bien peinado. Deberá ser una persona que tenga buena dicción, sin miedo al público, con voz modulada y quien evite improvisaciones. No debe salirse del guion ni hacer juicios de valor. De ser posible dispondrá de un ayudante que le informe de los tiempos señalados y le pase recados o mensajes.

SILLAS PARA PÚBLICO

Todas las sillas deben ser uniformes y estar limpias. Se deben colocar preferentemente un día antes del evento. Sin son requeridas sillas extras deben estar apiladas discretamente al fondo del recinto para desplegarse rápidamente.

El orden del público dentro del reciento se tomará en cuenta de adelante hacia atrás, los ayudantes en el acomodo o edecanes propiciaran el rápido accesos e identificación de los lugares así como el orden interno. Las primeras dos o tres hileras se reservaran a invitados especiales así como a los miembros del Presídium por si deben bajar.

REGISTRO

Se habilitara un área de Registro, destinada a informar y tomar datos de los asistentes para posteriores comunicaciones. Debe de contar con una mesa y sillas, el mantel verde y un banderín. Se dispondrá de hojas de registro y se colocara publicidad y promoción de la Universidad de Tijuana.

MESAS DE CAFÉ.

Según sean las necesidades del evento, se puede habilitara un espacio para el coffe break, agua, café y galletas.

AMBIGÚ

Según sean las necesidades del evento, se puede presentar un ambigú con bocadillos y vino, regularmente se utiliza en inauguraciones de exposiciones artísticas.

REGISTRO DEL EVENTO

Se tomará registro del evento por medio de fotografías, video y redacción de nota conteniendo los pormenores de la actividad.

DESPUÉS D E L EVENTO

DIFUSIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Redacción y envío por medio digital de un boletín de prensa conteniendo los pormenores del evento, dirigido a los medios de comunicación e incluyendo fotografías ilustrativas, debidamente seleccionados y retocadas de ser necesario.

DIFUSIÓN DIGITAL

Publicación en medios digitales de la crónica del evento así como de su registro audiovisual en los sitios:

NOTICIAS CUT HTTP://CUT.EDU.MX/NOTICIAS/WP-LOGIN.PHP GALERÍA HTTP://CUT.EDU.MX/SSP_DIRECTOR/INDEX.PHP?/USERS/LOGIN REDES SOCIALES FACEBOOK HTTP://WWW.FACEBOOK/CUT.UNIVERSIDAD

MONITOREO DE MEDIOS

Revisión de la prensa escrita y digital, levantamiento de evidencias en medios impresos y medios digitales.

REGISTRO

ESQUEMA PARA EL ENVÍO DE NOTAS, BOLETINES E INFORMACIÓN PARA LA PÁGINA WEB Y SU DIFUSIÓN EN LOS MEDIOS INFORMATIVOS. DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL. El presente es un esquema general sobre el formato deseable que pueden presentar las notas y fotografías que se envíen al departamento para su publicación en la sección de noticias http://cut.edu.mx/noticias/ y galería http://cut.edu. mx/portal/galeria.html de la página web de la Universidad de Tijuana, así como en la Gaceta Universitaria http://cut.edu. mx/gaceta/. Las recomendaciones y el esquema son de carácter enunciativo mas no limitativo, pudiéndose adaptar a las necesidades de cada evento.

Características generales del texto Redactado en lenguaje accesible y en tercera persona (impersonal) ejemplo: “se llevó a cabo” “participaron estudiantes” “el evento contó con la participación” Debe contener el nombre del evento, fecha y hora, lugar donde se realizó, quien se presento o fue invitado, de que se trató, entre otras cosas. Es deseable que sea escrito en: letra Arial no.12 espacio sencillo, justificado y sangrado desde el segundo párrafo. Título en letra Arial no.14 espacio sencillo, centrado y con negrita.

Características generales de las fotos Adjuntar por separado con dimensiones iguales superiores a 640 x 480 o viceversa. Poner la cámara en calidad large en JPG. Si se envían fotos para la Galería las dimensiones deben ser iguales o superiores a 1024 x 768 o viceversa. Es deseable que las fotos tengan buena iluminación y representen los aspectos generales del evento: integrantes del presídium, principales actividades, foto de los participantes, etc., en donde aplique. 10

Titulo del evento (Conciso) Párrafo introductorio Debe contener: A. (¿Cuándo?) Fecha y hora en que se realizo o se realizará, B. (¿Dónde?) Lugar en donde se efectuó o tuvo lugar el evento, ejemplo: “Sala de usos múltiples de la Universidad”, “Agora del CECUT”, etc., C. (¿Qué?) Titulo del evento completo, D. (¿Quién o quiénes?) Invitado, conferencista, asistentes, E. (¿De qué trata?) Tipo de evento, ejemplo: “Ciclo de Conferencias en torna a la temática…”, “Seminario dirigido a…”, “En colaboración con…”, etc. Segundo Párrafo Puede contener: A. Ampliación de la información del primer párrafo. B. Explicación del evento, su objetivo, su importancia. C. Datos generales del conferencista, invitado, etc. Párrafos subsecuentes (si los hay) Pueden contener: A. Descripción general del evento. B. Sangrado desde el segundo párrafo. C. Título en letra Arial no.14 espacio sencillo, centrado y con negrita.

G U Í A PARALASOLICITUDDE D I S E Ñ O El presente es un esquema general sobre el formato que debe presentar la información que se envié al Departamento de Comunicación Social para la elaboración de materiales impresos como posters, flyers, invitaciones, dípticos, trípticos, folletos, lonas, vallas, entre otros. Las recomendaciones son de carácter enunciativo mas no imitativo, pudiéndose adaptar a las necesidades especificas de cada caso.

Características generales del texto Escribir en procesador de texto Word 97-2003, hoja tamaño carta, renglón seguido, tipografía Arial de 12 puntos. Redactar en mayúsculas y minúsculas (tipo oración) según sea necesario, de forma clara, con buena ortografía y acentos. Si el material constara de diferentes caras o lados especificarlo en el texto cada parte de manera lógica, por ejemplo:

Portada

La Universidad de Tijuana invita a…

Interior 1 o A

El curso consiste en…

Interior 2 o B ( y así sucesivamente según las partes): El programa incluye…

Contraportada

Informes al teléfono... Cuando se pidan medidas especificas expresarlas en base por altura y sistema métrico, ejemplos:

Diez metros de base por ocho metros de altura = 10x8 m Cinco pulgadas de base por tres pulgadas de altura = 5x3 pulg., o 5x3 in *Para inserciones en prensa, especificar las medidas en centímetros o pulgadas, no en columnas. *Especificar el tipo de material y las cantidades solicitadas. *Solicitar el material preferentemente siete semanas antes del evento.

TIPOS D E MATERIALES

POSTER

Cartel de tipo tabloide impreso en cover de 80 libras de medidas 11x17 pulg.

F LY E R

Volante breve y conciso tamaño media carta que puede ser vertical u horizontal, impreso en papel texto (couché) de 100 libras.

INVITACIÓN

El tamaño y partes pueden variar según cada caso, impreso en papel cover de 80 libras.

DÍPTICO

Folleto que se dobla en dos partes, consta de cuatro módulos dos de frente y dos de vuelta, tamaño carta, impreso en papel texto (couché) de 100 libras.

TRÍPTICO

Folleto que se dobla en tres partes, consta de seis módulos tres de frente y tres de vuelta, tamaño cara u oficio, impreso en papel texto (couché) de 100 libras.

FOLLETO

Impreso que puede variar en número de pagina y tamaño, impreso en papel texto (couché) de 100 libras.

LONA

Impresión de gran formato para interiores o exteriores, tamaño variable que se expresa regularmente en metros.

VALLA

Impresión sobre soporte plano de gran formato para exteriores, tamaño variable que se expresa regularmente en metros.

PROCESODE D I S E Ñ O E IMPRESIÓN

Envió de la información por correo electrónico de la parte interesada al departamento de comunicación social. Envió de la propuesta de diseño para su revisión por parte del Departamento de Comunicación Social. Respuesta de la parte interesada ya sea con las observaciones y cambios o con la autorización. Si existen cambios deben enviarse las observaciones por correo nuevamente, el Departamento de Comunicación Social enviará una nueva propuesta con los ajustes aplicados para su revisión y aplicación.

SOLICITANTE ENVIÓ DE INFORMACIÓN COMPLETA POR CORREO ELECTRÓNICO.

COMUNICACIÓN SOCIAL ENVIÓ DE PROPUESTA CON LOS AJUSTES AUTORIZADOS.

COMUNICACIÓN SOCIAL ENVIÓ DE PROPUESTA DE DISEÑO.

SOLICITANTE ELABORACIÓN DEL MATERIAL Y ENTREGA.

SOLICITANTE RESPUESTA -ENVIÓ DE OBSERVACIONES Y/O CAMBIOS. -ENVIÓ DE AUTORIZACIÓN.

COMUNICACIÓN SOCIAL ENTREGA DEL MATERIAL AL SOLICITANTE.