أكاديمية التدريب الكشفي
)جھة باجة( التخطيط في الحركة الكشفية
مقدمة: يعتبر التخطيط ھو األساس الالزم لتنفيذ األعمال على جميع المستويات ،فھو ضروري لتنفيذ األعمال والبرامج على أسس علمية مدروسة توضﺢ طرق ووسائل تنفيذھا مما يوفر علينا الكثير من الجھد والوقت ، كما أن الواقع العملي والتجربة أثبتتا أھمية االعتماد على التخطيط في جميع نشاطاتنا وتصرفاتنا وجعلھا جميعاً مقرونة بخطة واضحة تحدد خطوات وإجراءات تنفيذھا.
فالخطة ھي بمثابة الطريق الذي يرشدنا إلى سبيل تنفيذنا ألھدافنا بكفاءة وفعالية عالية بعيداً عن العشوائية واالرتجال التي تؤدي إلى إھدار طاقاتنا وإمكانياتنا دون الوصول إلى ما نصبوا إليه من أھداف وغايات . ويمكن تعريف التخطيط كالتالي: ھو رسم صورة مستقبلية لما ستكون عليه األعمال ،ورسم السياسات واإلجراءات المناسبة للوصول إلى األھداف والغايات المرجوة في أقل جھد وتكلفة ممكنة . أنواع التخطيط: ينقسم التخطيط من حيث الزمن إلى ثالثة أنواع: تخطيط طويل األجل :وھو يتراوح من 6إلى 10سنوات إلى 20سنة . تخطيط متوسط األجل :وھو يتراوح من 3إلى 6سنوات . تخطيط قصير األجل :وھو يتراوح من سنة واحدة فأقل إلى 3سنوات .ولو نظرنا إلى التخطيط داخل المفوضية الكشفية لوجدناه من النوع الثالث. أسس التخطيط الناجح: ھناك عدة أسس للتخطيط الناجﺢ ممكن أن نجملھا في اآلتي: الواقعية :أي تكون الخطة غير مبالغ فيھا أو فيھا شئ من الخيال بل يجب تكون في حدوداإلمكانيات البشرية والمادية . المرونة :أي ال تكون الخطة جامدة ال يمكن تغييرھا بل يجب أن تتسم بقابلية التغييروالتحريك والتبديل داخل أجزاء الخطة حسب الظروف واألحوال التي تصاحب التنفيذ . الشمولية :أي أن تشمل الخطة جميع األنشطة من ثقافية واجتماعية ورياضية وكشفيةودينية ،وغيرھا كما يجب أن تشمل جميع احتياجات ورغبات الكشافين . البساطة والوضوح :أي أن تكون الخطة مبسطة وغير معقدة بالرموز واألرقام وكثرةالتشعبات وأيضاً واضحة يستطيع كل من يقرأھا أن يفھمھا سواء كان من الكشافين أنفسھم أو من غيرھم . المشاركة في وضع الخطة :أي يجب أن ال يستأثر المفوض برأيه في وضع الخطة غيرمبال برغبات وتطلعات واقتراحات ھيئة التدريب ومتناسياً خبرة وتجارب زمالئه في مجال تخصصاتھم التي قد يستفيد منھا ،بل يجب أن يستشيرھم في البرامج ويراعي رغبات المنتسبين للمفوضية ويستغل خبرة زمالئه المعلمين بما يحقق المنفعة والفائدة لكل المنتسبين للمفوضية . التناسق واالنسجام :أي أن تكون جميع أجزاء الخطة وبرامجھا متناسقة ومنسجمة معبعضھا وليس فيھا تعارض أو تكرار كما أنه يخدم بعضھا البعض اآلخر وھكذا . الفعالية في الخطة :ومعنى ذلك أن تكون الخطة الناتجة عن ھذا التخطيط لھذه البرامجبعد تنفيذھا أكبر من التكاليف المنصرفة عليھا سواء التكاليف المادية أو البشرية . التخطيط في المجال الكشفي: ً ً إن أي عملية تدريبية يلزم لنجاحھا تخطيطا مسبقا مبرمجا يراعى فيه جميع الجوانب الالزمة ألي نوع من التدريبات أو األنشطة ،سواء كانت ھذه العملية تخطيط مشروع قريب المدى كإقامة معسكر أو مخيم أو دورة ،أو مشروع بعيد المدى كعمل خطة لمدار السنة لفرقة أو مفوضية أو مركز ويعتمد ذلك على إتباع األسس الثالثة التالية -: /1المشاركون: يجب االھتمام بمن سوف يشارك في ھذه العملية بمراعاة األمور التالية -: -إعداد قائمة بأسماء المشاركين .
أكاديمية التدريب الكشفي
)جھة باجة(
معرفة طرق االتصال بھم . إخبارھم مسبقاً بالھدف من المشروع . -إعطائھم الوقت الكافي .
/2البرنامج: وھو من األسس الھامة في عملية التخطيط ،ولوضعه علينا اتباع التالي: تحديد الھدف من العملية. وضع برنامج كامل عن العمل من البداية للنھاية. توزيع األعمال والمسئوليات. -المتابعة.
/3التجھيز: وھو إحضار وإعداد وترتيب اإلمكانيات الالزمة قبل المھمة بوقت كاف ،وعلينا مراعاة ما يلي: اختيار المكان المناسب. االستقبال وأماكن الجلوس – المرطبات .... األدوات والخامات الالزمة لتنفيذ المشروع. -وسائل االتصال – الموصالت – اللوحات اإلرشادية .
مبادئ التخطيط: إن أي عمل يتعين أن نؤديه يتطلب منا أن نسأل أنفسنا أربعة أسئلة أساسية في التخطيط: األول :أين نحن ؟ ) ما ھو وضعنا الحالي؟ ( وھذا يتعلق بتحليل دقيق للموقف ) فترة اإلعداد (. الثاني :أين نريد أن نصل ؟ ) الھدف الذي نريد الوصول إليه ( .وھذا يتعلق بتعريف األھداف واألغراض )مرحلة التنظيم(. الثالث :كيف نتوصل لذلك ؟ )الطريقة( .وھذا يتعلق بتسلسل الخطي وتوزيع المسئوليات وتوفير الموارد )مرحلة التنفيذ( . الرابع :كيف نتأكد أننا قد بلغنا الھدف؟ .وھذا يتعلق بالتقييم )مرحلة التقييم(. المراحل الالزمة لبلوغ الھدف: أوال ً :مرحلة اإلعداد: ھناك أسس ومقومات يجب القيام بھا عند إعداد خطة المفوضية الكشفية نجملھا في النقاط التالية: دراسة الموقف الحالي من حيث توافر اإلمكانيات المادية والبشرية والخبرات الالزمة وما ھوالشيء الذي لم يكتمل بعد وما مدى إمكانية توفره في المستقبل. تحديد األھداف التي نسعى إلى تحقيقھا. تحديد الفترة الزمنية لتنفيذ الخطة للوصول إلى األھداف المرجوة. تحديد البرامج التي سندرجھا في الخطة لتحقيق األھداف المرسومة. تحديد القيادات المطلوبة لتنفيذ الخطة المقترحة. تحديد الخامات الالزمة لتنفيذ الخطة. تحديد خطوات التنفيذ والبرنامج الزمني لكل خطوة أو مرحلة. توفير المعدات واألدوات المطلوبة لتنفيذ األعمال. وضع بدائل لألنشطة المقترحة للتحول إليھا في حالة إعاقة النشاط المقترح ويجب أن ال يؤثرذلك البديل على خطتنا وأھدافنا . كتابة الخطة ويجب أن يوضﺢ فيھا البرنامج والزمن ومسئولية التنفيذ والمتابعة والمبالغ الماليةالالزمة لتنفيذھا . مناقشة الخطة بين قائد الفريق والعريف األول وعرفاء الطالئع ورائد النشاط في المدرسةوتعديل ما يحتاج إلى تعديل . يجب عرض الخطة على المسؤولين سواء داخل المدرسة أو في إدارة التعليم إلقرارھا ،ويعدإقرار الخطة بمثابة الضوء األخضر لبدء تنفيذھا . ً إعالن الخطة ليكون الجميع على علم ودراية بھا خصوصا األشخاص المنفذين .ثانياً :مرحلة التنظيم: تتمثل ھذه المرحلة في النقاط التالية:
أكاديمية التدريب الكشفي
)جھة باجة(
توزيع األعمال المراد تنفيذھا على المكلفين بھا مع تحديد سلطاتھم ومسؤولياتھم فيتنفيذھم لألعمال المكلفين بھا ووضع لجان تحضيرية وتنفيذية ان دعت الضرورة. توزيع اإلمكانيات والموارد المالية حسب االحتياج وبالقدر الكافي وتحديد المسؤول عنھا. تحديد العالقات بين األجزاء المنفذة للخطة لتحقيق التنسيق الالزم لبلوغ الھدف. تحديد فترات زمنية في البرنامج للتنفيذ.ثالثاً:مرحلة التنفيذ )التوجيه(: وتكون ھذه المرحلة أثناء تنفيذ البرامج واألعمال المخططة وھي تعد بمثابة المصحﺢ والمرشد للمنفذ أثناء تنفيذه ويتم التوجيه لما يأتي: استغالل أحسن الظروف الجوية لتنفيذ البرنامج المعد في زمنه المحدد. العمل على حسن االستفادة من اإلمكانيات المتاحة واستغاللھا على أحسن وجه. االستعداد الدائم لمواجھة المواقف الغير متوقعة. العمل على عدم تداخل األعمال والمسؤوليات. العمل على تصحيﺢ األخطاء فور وقوعھا لتالفي إھدار الجھود والطاقات والموارد المتاحة. حسن االستفادة من اإلعالم واالتصاالت. تحسين العالقة مع المرتبطين بالخطة. ضرورة توفر الموضوعية والبساطة والمرونة والواقعية خالل ھذه المرحلة. توفير النظم والرقابة المالية واإلدارية والمتابعة المستمرة لسير الخطة.رابعاً:مرحلة التقويم: التخطيط للبرنامج ال يعني نھاية العمل بل يسمر التخطيط إلى ما بعد التنفيذ لتقويم التنفيذ ومعالجة األخطاء التي تقع في التخطيط لتفاديھا في الخطط المستقبلية ،ويمكن أن يتم التقويم من خالل عدة وسائل نذكر منھا: االستفتاء – حيث يوزع القائد على األفراد المنفذين للبرنامج إستبانة متكاملة يتم من خاللھامعرفة مستوى البرنامج وتنفيذه. استطالع الرأي العام -من خالل جلسة عامة مفتوحة أو تصريحات غير الرسمية بين القائدومنفذي البرنامج يتم من خالل ذلك معرفة السلبيات واإليجابيات. دراسة التقارير المقدمة -من منفذي البرنامج ومعرفة أھم سلبيات وإيجابيات البرنامج وأخذأھم المقترحات المقدمة فيھا. ً دراسة مستوى اإلنجاز لألفراد -فإن كان المستوى جيدا فھذا يعني أن المنفذين على قدرمن الجودة واإلتقان ،وإن كان العكس فإنھم يكونون عكس ما سبق ،ومن ثم وضع برنامج يحسن من مستواھم. تحديد مدى الوصول للھدف.. دراسة المالحظات -التي تالحظ خالل التنفيذ ومعرفة أسبابھا والعمل على عالجھا قدرل بأول لتدارك األمر قبل فوات األوان. المستطاع أو ً االعتراف بالفضل ألھله..مثال على التخطيط):وضع خطة لزيادة العضوية بنسبة :(%10 /1أين نريد الذھاب؟ أو ما ھو الھدف الذي نسعى إليه ؟ قد يكون الذي يضع لنا أھدافنا غيرنا )قسم النشاط في الوزارة أو المنطقة – جمعية الكشافة( أو قد نضعھا بأنفسنا وقد تم تحديد الھدف بما يلي):زيادة نسبة %10في العضوية في خالل اإلثنى عشر شھراً التالية( وذلك عن طريق تكوين فرق جديدة وتطوير أسلوبنا في االحتفاظ باألفراد ،وعلينا حينئذ أن نتبين موقعنا الحالي ،والھدف في زيادة الـ %10تعني إلحاق فتى آخر بالفرقة عندما يكون لدينا عشرة فتيان وبالطبع لن يكون ذلك صعباً .ولكن عندما يكون لدينا ألف كشاف فإن علينا أن نشرك مائة آخرين ،وقد يكون ذلك أكثر صعوبة من الناحية الحسابية .قد تتوفر إمكانات لشخص واحد ،ولكن ھل تتوفر لعدد 100أو أكثر؟ إذن علينا أن نتأكد من أن الھدف واقعياً في الظروف الحالية وبالموارد المتاحة. /2كيف نتوصل إلى ذلك؟ يجب أن نقسم الھدف إلى ثالث أقسام أو أغراض كما يلي:
أكاديمية التدريب الكشفي
)جھة باجة(
مثال على ذلك: تعيين وتدريب مبدئي لعدد ) س ( قائد جديد في تاريخ معين. تكوين عدد )ص( وحدة كشفية جديدة في تاريخ آخر. -إقامة دورات تدريبية قبل ذلك التاريخ يحضرھا )س( قائد.
وبالطبع ھذه األمور محددة ويمكن قياسھا ،أما فيما يتعلق بكل ھدف أو غرض علينا أن نجاوب بعد ذلك على األسئلة اآلتية):ماذا ؟ متى ؟ من ؟ أين ؟ كيف ؟(. ويمكن أن نستعمل جدول لذلك الغرض )لوحة الخطة التحليلية( وعلينا بعد ذلك أن نلخص الخطة بأكملھا على جدول سنوي وسوف يساعد ھذا الجدول على توزيع جيد لعبء العمل طوال المدة وتفادي السھو. /3كيف يمكننا أن نتبين أننا قد وصلنا إلى ھناك )تقييم(: طريقة التقييم )مؤشر النجاح والطرق المسدودة( يجب أن تتضمنه الخطة ،ويجب أن توجد خطوات محددة عند العمل على تحقيق كل غاية ،وأن تكون موضوع محاسبة لذلك ،ويجب أن يكون واضحاً من سوف يقدم حساباً عن ماذا ومتى؟ ً إن استعمال الجداول بعناية ومراجعة التوقيت كما وضحنا آنفا يكون طريقة وقاية مجدية بشرط أن تكون األھداف قد وضعت بطريقة قابلة للقياس. وقياس األھداف الكمية سھل بينما يصعب قياس األھداف النوعية .لذلك يجب أن تتصل ھذه بمؤشرات كمية النجاح. مثال على القياس :نسبة )المسجلين والباقين( والعضوية قد تكون مؤشراً لنوعية الحركة الكشفية في منطقة معينة. ھذه ھي مقدمة للمبادئ الرئيسية لمخطط )المدى البعيد( كل من الخطوات األربع أو )المراحل األربع( كما أوضحناھا سابقاً تتعلق بأمور فنية محددة: التحليل الميداني والبحث والمسﺢ. اختيار األھداف واألولويات ..الخ. تخطيط فني محدد. التقييم وطريقة المراقبة.يجب أن نبحث ونقرأ عن كل ھذه األشياء ألن كال ً منھا سوف يتطلب مقداراً معقوال ً من الزمن غير ممكن في ھذه الجلسة. مثال :كيف تضع خطة تدريب؟ أ /يتم تحليل الموقف الحالي وھذا يشمل: إجمالي عدد األعضاء: من الشباب ) األشبال – الكشافة – الكشاف المتقدم (. من القادة ) قادة األشبال – قادة الكشافة – قادة المتقدم (. عدد مساعدي قادة التدريب بالمنطقة. عدد قادة التدريب بالمنطقة. -عدد المدارس ) عدد الفرق الكشفية (.
نظام التدريب بالمنطقة ) بالمدارس – بالمركز (. -مواد ووثائق التدريب المتوفرة.
عدد قادة التدريب بالمفوضيات بالمنطقة. إمكانية التدريب المتوفرة وتوزيعھا على المفوضيات. التوزيع الجغرافي للمدارس على المفوضيات. -التجھيزات المتوفرة.
الميزانية الحالية: المخصص السنوي.. -كيف يتم اإلنفاق.
ب /ما ھو المتوقع في المستقبل لتنمية أعداد المنتسبين للحركة الكشفية بالمنطقة )أشبال– كشافة..الخ( من –3سنوات. ج /األھداف التي يمكن تحقيقھا خالل عام. د /التسھيالت الموجودة في الوقت الحالي:
أكاديمية التدريب الكشفي
)جھة باجة(
إن ما سنفعله سوف يكون محدداً ليس فقط بسبب عدد المدربين ولكن بما يتناسب مع تكاليف الدراسات واألدوات والتسھيالت المتاحة التي يمكن االستفادة منھا .لذا يجب علينا أن نحدد: التسھيالت الحالية للتدريب ) :نوعيتھا – توزيعھا – سھولة استخدامھا(. األدوات الحالية ) :كميتھا – ونوعيتھا(. المطبوعات والنشرات التي يمكن االستفادة منھا. -المال المتوفر حالياً )من أين نحصل عليه ؟ كيف يتم إنفاقه؟(.
وعندما نحلل الوضع الراھن سنصل إلى تحديد االحتياجات: عدد الدراسات المطلوبة. -نوع التدريب المطلوب ومستوياته.
علماً بأن بعض احتياجات التدريب يمكن تحقيقھا عن طريق االستفادة من مصادر أخرى مثل:
-استخدام المباني والمدارس والمخيمات.
تأجير أو استعارة األدوات وخاصة وسائل اإليضاح. الخبراء من ذوي المعارف والمھارات.بعد أن حددنا االحتياجات علينا أن نرتبھا إلى أولويات حسب أھميتھا بالنسبة لحاجتنا إليھا في الوقت الالزم لھا. من ھنا وجب علينا أن نعمل تخطيطاً خاصاً لكل سنة ،فالخطة السنوية التي نعدھا للتدريب تعتبر دليال ً نسترشد به.