Dossier Formation Professionnelle (AP)

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Formation professionnelle

Formation professionnelle

Le générateur de compétences

Polyvalente, autonome, pro-active… L’ assistante nouvelle génération doit coûte que coûte s’adapter à la stratégie d’optimisation organisationnelle de son entreprise. Se former, toujours plus, pour grimper, toujours plus haut. ien loin le temps du métier unique, de la seule compétence, du même savoir-faire. Fragmentée, chahutée, pressurisée, la vie professionnelle réserve aujourd’hui des rebondissements qu’il faut parer au mieux, anticiper, pour espérer progresser dans sa carrière.Vous classiez les archives hier ? Gérez un agenda électronique demain ! Votre PME offi-

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ciait sur le marché national ? Organisez désormais des réunions avec des interlocuteurs chinois ! Différence abyssale, direz-vous ? Certes, mais réelle. En cela la formation existe, vivement encouragée, et c’est tant mieux. Langue étrangère, orthographe, approche des nouvelles technologies, organisation, gestion de projet… Les

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Dossier réalisé par Stéphanie Santerre

formations professionnelles dédiées aux métiers de l’assistanat et du secrétariat proposent non seulement de renforcer ses compétences « techniques », mais aussi ses compétences « relationnelles ». En effet, si la maîtrise des nouveaux outils est indispensable dans un environnement en constante évolution, la gestion du stress, des conflits, la

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Coach et formatrice, Dominique Charmes propose d’aider les professionnels dans leur développement de carrière : coachings individuels ou d’équipe pour permettre à celles et ceux qui souhaitent être accompagné(e)s dans leurs réflexions, de progresser rapidement. Les formations sont tournées vers l’acquisition d’outils et de méthodes pour optimiser les pratiques en management, communication et gestion du temps. confiance en soi, l’adaptabilité au milieu, au manager, etc., sont en outre des composantes essentielles du développement personnel abordées avec la même importance par les organismes de formation. Optimisation organisationnelle Si l’offre est plurielle, c’est bien que les casquettes coiffées par l’assistante sont de plus en plus nombreuses. Un constat aussi bien valable au sein d’une PME qu’au sein d’un grand groupe international. Les secrétaires et assistantes sont confrontées à de nouvelles contraintes qui les poussent à affirmer davantage leur efficacité et à bien se positionner dans les changements des méthodes de travail et des organisations. « Les assistantes sont de plus en plus partagées et écartelées entre plusieurs services à des fins d’optimisation des organisations internes, confirme Dominique Charmes, coach et formatrice, « cet état de fait les rend moins efficaces, augmente leur charge de travail et leurs responsabilités, au-delà de leurs responsabilités initiales ».

QUELLES DÉMARCHES DE FORMATIONS POUR UN(E) SECRÉTAIRE/ASSISTANT(E) ? • Projeter son devenir professionnel : ce que je veux et surtout ce que je ne veux pas ! Ai-je envie de monter en puissance ? En ai-je les capacités ? Suis-je réellement motivé(e) pour m’investir ? • Effectuer un point objectif et précis sur ses compétences : ce que je connais, ce que je maîtrise, ce que je dois renforcer, ce qui me pose problème, ce dont j’ai besoin dans mon quotidien, les compétences techniques et comportementales nécessaires pour aller plus loin dans mon métier… • Être à l’écoute des besoins de la structure pour laquelle on travaille. À cet égard, l’observation constante pour posséder une vision globale est la première clé, et l’entretien annuel d’évaluation la seconde. Interroger son manager et l’équipe sur leurs attentes spécifiques en matière de secrétariat/assistanat et les impliquer dans votre démarche. • S’assurer de la faisabilité. Le budget n’est pas extensible, c’est pourquoi il convient de planifier la formation en avance. • Étayer son propos par des faits objectifs, des preuves et des chiffres pour argumenter son choix. Développez distinctement le « pourquoi », le « comment », le « quand » et le « combien ».Vous y gagnerez en crédibilité et marquerez les esprits par votre professionnalisme. •P articiper à des forums, des débats, s’engager dans le monde associatif… Et se tenir au courant des « tendances métier ». ©Fotolia

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Multiplier les compétences Dans une conjoncture assez difficile – les métiers de support étant en première ligne des métiers sacrifiés dans les petites et moyennes structures – les assistantes se voient en outre dotées de missions spécifiques inhérentes à leur service. Si leur poste semble vidé de leur substance d’origine, il n’est plus rare de leur imputer des tâches apparentées aux nouveaux métiers, témoigne

« LEUR OBJECTIF AUJOURD’HUI ? FAIRE RENTRER EN 35 HEURES CE QU’ELLES N’ARRIVAIENT PAS À FAIRE RENTRER EN 45 »

encore Dominique Charmes : « d’aucune fait de la veille d’information, l’autre anime un blog marketing, devient coordinatrice d’un site Internet, gère les flux commerciaux… Autant d’économies opérées sur des postes dédiés confiés à des profils adaptables.Voilà pourquoi les assistantes – malgré un emploi du temps serré – n’hésitent plus à se former et surtout, se spécialiser. Leur objectif aujourd’hui ? Faire rentrer en 35 heures ce qu’elles n’arrivaient pas à faire rentrer en 45 heures ». Savoir communiquer par de nouveaux moyens, assurer un meilleur lien entre les gens, s’affirmer davantage, faire face à la pres-

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Accepter la polyvalence L’offre pléthorique de stages conjuguée à un vaste catalogue d’acteurs sur le marché de la formation a de quoi encourager les assistantes dans leur démarche de progression. Renfort de savoir-faire, spécialisation, reconversion, apprentissage d’une activité transversale… Chaque apport de compétences s’inscrira en temps de crise comme un bonus sur le CV. En effet, si l’autonomie et la proactivité sont devenues des caractéristiques « normales » de l’assistante, sa polyvalence sera un critère supplémentaire de sécurisation dans l’entreprise. Ainsi, il n’est plus rare d’observer des assistantes se former aux nouvelles technologies, au webmarketing, à la gestion éditoriale, au référencement… Des domaines qui correspondent à des enjeux réels de compétitivité. « La formation permet de faire évoluer les métiers, les postes, d’intégrer les nouvelles technologies, méthodes, organisations, pour rester performants et crédibles », argumente pour sa part le cabinet de Conseil et Formation Delobelle Consulting. Sur ce point, les rapports semblent encourageants : en 2014, les DRH interrogés dans le cadre du baromètre Cegos sur la formation professionnelle en France sont 90% à considérer les formations efficaces pour développer les compétences, quand, de leur côté, 95% des salariés expriment leur satisfaction rapport aux leurs objectifs et contenus. Reste à savoir enfin si la réforme de la formation professionnelle (voir page 34) contribuera aux beaux jours de ce marché. Côté DRH, seuls 42% d’entre eux estiment que la réforme aidera à se maintenir dans l’emploi, contre 67% pour les salariés.

INTERVIEW

PASCALE BELORGEY, MANAGER EN EFFICACITÉ PROFESSIONNELLE CHEZ CEGOS

« Des formations certifiantes » AP : Quelles sont les formations plébiscitées par les assistantes ? P.B. : Les formations qui visent la professionnalisation de la fonction assistante font l’objet d’une forte demande. Nombre de nos effectifs s’inscrivent ainsi dans des cycles de formations certifiantes – cycles Assistantes, Assistante de direction, Office manager notamment – dont la durée varie de 6 à 10 jours. Cette tendance démontre que de plus en plus de personnes sont prêtes à investir du temps et de l’argent dans des cycles plus longs pour se spécialiser dans leur métier et acquérir un nouveau statut. Quelles motivations guident ces principaux choix ? Parmi celles qui suivent les cycles, une partie importante souhaite aboutir à une certification – qui implique la soutenance d’un véritable projet – en réponse à l’évolution significative du périmètre de poste qu’elles occupent, et qui requiert des compétences spécifiques. En dehors des cycles, les formations intitulées « Les 5 clefs de l’excellence professionnelle » et « Assistante de direction » sont également très sollicitées. Selon mes

Prévoyez-vous des nouveautés dans votre programme ciblé assistantes ? La gestion du temps est une thématique très plébiscitée. Pour renforcer notre programme, nous lançons d’ailleurs l’année prochaine un stage intitulé « Faites gagner du temps à vos managers », dont la présentation a eu un écho très positif auprès de la communauté d’assistantes. Dans un contexte où celles-ci sont devenues de véritables bras droit, ces stages leur permettent de réfléchir à une meilleure complémentarité entre elles et leur manager à travers une organisation proactive, autonome et donc plus efficiente. Parmi les nouveautés 2015, le thème « Travailler avec un manager ou une équipe à distance » a également été créé en réponse aux nouvelles exigences recensées dans le métier. Quel autre constat dressez-vous ? En plus des thématiques axées sur le renfort et la maîtrise de l’écrit, nous observons également un réel attrait des assistantes en matière de spécialisation métier. Assistante

« LA QUÊTE DE L’EFFICACITÉ PROFESSIONNELLE RESSORT TELLE UNE TENDANCE DE FOND » observations, la quête de l’efficacité professionnelle ressort telle une tendance de fond, dans un contexte où la complexification des organisations génère une réelle remise en question des fonctions assurées par ces salariés.

commerciale, Assistante de projet, Assistante marketing… Les salariées dites généralistes vont s’orienter naturellement vers une spécialisation inhérente au service dans lequel elles évoluent.

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sion, optimiser le temps, travailler avec plusieurs managers, gérer les urgences, etc. « C’est une constante chez les assistantes, constate Dominique Charmes, elles savent la formation indispensable et sont très demandeuses ».


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Un outil d’intérêt, une approche inégale

Selon les enseignements de récentes études, l’approche de la formation ne semble pas la même côtés employeurs/employés. Si les responsables formation/RH n’ont pas toujours une vision claire des priorités Métier, tous les salariés n’y accordent pas non plus la même importance. n 2012, les assistantes interrogées dans le cadre d’une enquête diligentée par Cegos et EUMA France, réseau Européen d’assistant(e)s et des métiers supports, témoignaient de façon mitigée concernant la formation. À cette période, si une petite moitié d’entre elles sont conscientes des efforts de formation consentis par leur entreprise, elles sont toutefois plus nombreuses à juger utiles les formations suivies (63%). Cependant, moins d’une sur deux estime avoir accès aux formations nécessaires à son travail et 43% seulement jugent les évolutions techniques suffisamment

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accompagnées. Selon l’enquête, elles tendent également à être défavorisées sur l’accès aux thématiques de formation de développement personnel (36%), contre 44% pour l’ensemble des salariés. Quelques déconvenues qui ne remettent pas pour autant tout en cause : à horizon de deux ans (à compter de 2012), elles sont 45% à souhaiter évoluer au sein de la même filière métier, 31% à conserver leur emploi actuel, contre 15% à espérer changer de métier et 6% à devenir indépendantes. Enfin, deux tiers d’entre elles déclarent souhaiter rester au sein du même groupe.

Une approche inégale D’un point de vue plus global, l’appréciation et l’approche de la formation semblent encore assez inégales en entreprise. Certes, la majorité des salariés s’accorde de son intérêt… Mais alors, pourquoi n’est-elle pas exploitée à fond ? Dressé par Cegos dans son baromètre de la formation 2014*, ce constat s’appuie en effet sur une enquête qui laisse entendre des échos différents selon que les salariés soient formés ou non et les responsables formation/ RH eux-mêmes. Pour ces derniers, soutenir le plan stratégique de l’entreprise et adapter les salariés aux exigences de leur poste demeurent les priorités, l’accompagnement du projet professionnel des salariés arrivant en bas du tableau… Les salariés devant par conséquent adopter une posture très convaincante pour

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45%

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ASSISTANTES SOUHAITANT ÉVOLUER AU SEIN DE LA MÊME FILIÈRE MÉTIER *enquête EUMA/Cegos

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EN BREF

concrétiser un projet plus en retrait des attentes de l’entreprise. Selon Étude EUMA/Cegos : les assistantes jugent utile la formation Cegos, l’étude conclut également mais recherchent davantage d’accès au développement personnel que les DHR/RF ont des difficultés à Les formations que j’ai suivies anticiper les évolutions de l’emploi, m’ont été utiles 42% 17% 4 % 5% 11% 21% dans mon travail et donc à faire de la formation un Mon entreprise fait outil puissant d’accompagnement. des efforts importants 34% 28% 8 % 11% 2% 17% en matière de formation Quant aux non formés, la majoriJ’ai accès aux formations té considère que le non suivi d’une que je pense nécessaires 33% 28% 10 % 10% 4% 15% pour bien réaliser mon travail formation au cours des trois dernières années n’est pas de nature Les évolutions techniques sont accompagnées 30% 28% 12% 9% 8% 13% à compromettre leurs chances de de formations efficaces promotion sociale (49%) ni leur emL’entreprise me donne accès ployabilité (57%). Un cinquième de 12% 24% 19% 14% 21% 10% à des formations pour mon développement personnel cette cible émet toutefois quelques Avis Pas tellement Pas du tout NSP/ pas Plutôt Tout à fait doutes. Pour autant, sur le total salapartagé d’accord d’accord concerné d’accord d’accord riés qui s’est exprimé sur la question Source : EUMA de l’entretien professionnel comme vecteur d’accès à la formation, 64% Pour les DRH/RF, la formation doit avant tout servir l’adaptation l’ont considéré comme plutôt faci- et l’alignement stratégique litateur… Une donnée positive sur Quelles sont les priorités associées à la formation dans votre entreprise ? la méthode à adopter pour aborder Adapter les salariés aux exicette thématique dans l’entreprise. 54% 4% 2% 40% gences de leur poste de travail

*Point de vue comparé de 395 DRH/Responsables formation et 850 salariés interrogés en févier et mars 2014.

Soutenir le plan stratégique de l’entreprise Anticiper l’évolution des emplois Maintenir l’employabilité des salariés les plus fragiles Attirer et fidéliser les talents Accompagner le projet professionnel des salariés Très prioritaire

Plutôt prioritaire

28%

42%

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6%

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3%

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7% 2%

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51%

7% 6%

38%

43%

Pas vraiment prioritaire

Pas du tout prioritaire Source : Cegos - Baromètre 2014

L’anglais et l’informatique toujours au top (baromètre 2013) Langues Informatique Développement personnel Sécurité - Qualité Management des hommes Bureautique

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Commercial - Vente-Marketing

14,96% 2,53%

Santé - Social

4,52%

Comptabilité - Finance - Fiscalité

5,31%

Logistique - Transport Divers (Ressources humaines, Agriculture - Agroalimentaire, Web - Infographie - Conception - PAO - IAO -CAO, Droit, Formation - Pédagogie - Gestion de la Formation, Achats - Approvisionnement)

27,58%

4,37%

10,46%

6,75% 7,09%

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7,89%

8,54%

Source : Place de la Formation


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Une formation, des formats

Plus courtes, plus spécialisées et plus fréquentes, les formations obéissent aujourd’hui à des évolutions en terme de modalités pédagogiques. Présentielles, Mooc, mixtes ou e-learning, les options se multiplient pour s’adapter au rythme et au potentiel de chacun.

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Course), cours en ligne gratuits et ouverts à tous, séduisent quant à eux de plus en plus de candidats à la formation. Boostés par l’usage massif des réseaux sociaux (Facebook,Twitter, webTV, etc.), ils génèrent par définition davantage d’interactivité et d’échanges entre usagers, à plus grande échelle que les formules traditionnelles. Le plus souvent gratuits, ces cours proviennent généralement d’universités et d’écoles prestigieuses comme HEC, Polytechnique, HEC Paris, France Université Numérique, etc., suscitant un intérêt grandissant des apprenants « volontaristes » n’ayant pas pu accéder à de « hauts » parcours de formation. Considérés comme les formations de demain, ils ne sont cependant pas estimés de la même manière selon les DRH en entreprise. S’ils leur reconnaissent des avantages indéniables (pas de plateforme à installer, pas de cours à acheter, pas de démarche administrative… ), d’aucuns responsables de formation restent encore dans une logique pécuniaire pour garder le contrôle sur le retour sur investissement en fonction d’un besoin précis (reporting). Pour l’heure, le taux de certifications généré par ces formules resterait encore très faible.

e baromètre Cegos 2014 sur la formation professionnelle a mis en évidence l’évolution des modes d’apprentissage dont ont bénéficié les salariés. La formation présentielle reste en outre le choix majoritaire (91% des salariés interrogés), mais en baisse de 4 points par rapport à 2012. Plus en forme, la formation mixte (33%), décolle quant à elle de 20 points, devant la formation en ligne (e-learning, classe virtuelle…) et l’accompagnement individuel (tutorat, coaching…), respectivement à 31%.

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Le boum du mixte La formation mixte, ou blended learning, a le vent en poupe. Combiné de formations dispensées en présentiel et à distance, ce système aborde le stage en proposant à l’apprenant un formateur sur place (au bureau ou en centre de formation) en complément de sessions suivies sur Internet (e-learning). Cette modalité hybride séduit ainsi de plus en plus d’entreprises, par ses aspects pratiques d’une part – le salarié n’est pas absent 100% du temps durant le stage – et économiques (sur les coûts logistiques notamment), pour l’acquisition des

bases théoriques. Pouvant durer plusieurs mois, cette formule continue d’évoluer pour servir les attentes des métiers et de salariés attirés par un apprentissage à la fois numérique et physique : des formations courtes, de formats variés, accessibles quand on en a besoin, etc. D’après une étude Demos réalisée en 2013, le blended learning conduit à privilégier les méthodes pédagogiques actives, et à centrer le présentiel sur l’acquisition de savoir-faire et savoir-être, la théorie relevant davantage du e-learning. Pour les répondants, les compétences les mieux adaptées à ce dispositif seraient la bureautique, l’informatique et les Le digital en formation s’installe progressivement langues.

EN CLAIR

Le Mooc, un phénomène durable ? Récemment installés dans le paysage des modes d’apprentissages, les Mooc (Massive Open Online

Formations en salle (présentiel) Formations directement sur le terrain Actions de type « coaching » Formations à distance (e-learning) Formations mixtes (en salle et à distance) Formations en salles avec technologies digitales Outils de formation collaborative Serious games

97 % 78 % 68 % 67 % 58 % 26 % 23 % 12 %

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Source : Cegos


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Quid de la nouvelle loi ? « Dans un monde qui a changé, la formation professionnelle est un levier d’accès, de maintien et de retour à l’emploi », évoque ainsi le gouvernement, en prologue de la nouvelle loi relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, promulguée le 6 mars 2014. Une réforme qui s’accompagne d’évolutions majeures… Ce qu’il faut retenir. Le DIF disparaît, au profit du Compte personnel de formation (CPF). Clé de voûte de la réforme, il sera opérationnel à partir du 1er janvier 2015. Le CPF, dont l’objectif est de suivre des formations qualifiantes, peut être ouvert dès l’âge de 16 ans et suit la personne même au chômage ou après un changement d’emploi (nouveauté par rapport au DIF). Le compte est en outre crédité chaque année à hauteur de 150 heures maximum sur 7 ans. Au-delà, des abondements supplémentaires peuvent être effectués par l’employeur, le salarié, Pôle Emploi ou encore les Conseils régionaux. Pour sa part, le CIF (Congé Individuel de Formation) n’est pas abandonné, mais bénéficiera de financements supplémentaires pour augmenter le nombre de bénéficiaires.

Le CPF est attaché à la personne du salarié : le compte s’ouvre dès l’entrée dans la vie active et se ferme à la liquidation de la retraite. Le compte est tenu par la Caisse des dépôts et consignations et non plus par l’entreprise.

Un entretien professionnel avec l’employeur est obligatoire, tous les deux ans, pour étudier les perspectives d’évolution professionnelle des salariés. Avant, cet entretien était réservé aux plus de 45 ans. Objectif : bilan sur les compétences, formation et perspective d’évolution des collaborateurs. Faute de respecter cette obligation, les employeurs de 50 salariés et plus s’exposent à des pénalités financières (abondement de 100 heures du compte personnel de formation et versement d’une pénalité à l’OPCA).

Une contribution unique et modulée pour financer la formation : passage de trois contributions à une seule allant de 0,55% (entreprises de moins de 10 salariés) à 1% de la masse salariale. Celle-ci sera versée à un organisme collecteur (OPCA) et collectée à compter de 2016 sur la base des rémunérations 2015.

Le CDI apprentissage entre en vigueur. Si les termes de ces contrats restent inchangés (exonérations des charges, prime, etc.) pour les partis entreprise/apprenti, leur collaboration se poursuit dans le cadre d’un CDI ordinaire. (Non obligatoire pour les employeurs).

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Financement du CPF encadré : les entreprises de plus de 10 salariés ont la possibilité de s’exonérer partiellement de l’obligation des 1% en réservant une quote-part (0,2%) pour financer le CPF de leurs salariés.


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Remplaçant du DIF, le compte personnel de formation a pour vocation de suivre le salarié durant toute sa carrière. Sa création s’accompagne d’un message clair aux entreprises, encourageant une « obligation de former » plutôt qu’une « obligation de financer ». Effectif dès le 1er janvier 2015, il entraîne avec lui de nouveaux mécanismes à bien appréhender.

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Comment ça marche ?

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Quelles formations éligibles ?

Le CPF est voué à financer des formations obligatoirement qualifiantes et « correspondant aux besoins de l’économie prévisibles à court ou moyen terme ». Celles-ci doivent être inscrites au Répertoire national des certifications professionnelles, les certificats de branches, les formations permettant d’acquérir le socle de connaissances et compétences (lire, écrire, compter… ). Les CFP devront également figurer sur des listes élaborées par les branches professionnelles (soit au niveau interprofessionnel, soit par les régions). Il pourra enfin être utilisé dans le cade d’une VAE.

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À la différence du DIF, le salarié qui souhaitera utiliser son CPF hors temps son de travail pourra le faire sans demande préalable (à son employeur). Sur et u temps de travail, l’autorisation sera nécessaire pour valider son conten calendrier, exceptés les stages visant l’acquisition du socle de connaissances et de compétences (bureautique, informatique, langues étrangères, etc.), e ainsi que ceux prévus par les accords d’entreprise. L’absence de répons dans un certain délai vaudra acceptation. Le compte personnel de formation est « intégralement transférable ». Que le bénéficiaire soit salarié ou demandeur d’emploi, il conserve son droit tout : les au long de sa vie professionnelle, quel que soit son parcours. À savoir heures non consommées au titre du DIF seront encore disponibles durant six ans dans le cadre du nouveau compte : ces heures pourront donc être utilisées jusqu’au 1er janvier 2021.

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Le compte personnel de formation

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Quelle prise en charge ?

Le frais liés à la formation (pédagogiques et logistiques) sont pris en charge par l’employeur. L’OPCA s’en charge en cas d’absence d’accord de l’entreprise sur le CPF.

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Quid du demandeur d’emploi ?

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Comment gérer son CPF ?

La Caisse des dépôts et consignations (CDC) sera chargée de la gestion administrative des droits acquis au titre du CPF de chaque bénéficiaire. Le nombre d’heures créditées et les formations éligibles seront disponibles sur le compte personnel de chaque personne, via l’accès à un service d’informations dématérialisé. Celles-ci seront validées par le financeur quand les formations seront mises en œuvre.

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Il pourra accéder à son CPF sans accord préalable de Pôle Emploi. Sa prise en charge sera assurée par le FPSPP (Fonds paritaire de sécurisation des parcour s professionnels). Par la suite, le demandeur pourra enclencher un mécanisme d’accompagnement sous la forme d’un « conseil en évolution professionnelle » extérieur à l’entreprise, lequel sera mis en place par un futur Service public régional de l’orientation.

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Que faire en cas de refus ?

L’initiative du salarié de se former ne peut être refusée par l’entreprise, en par ticulier si la formation figure dans un accord de branche, un accord d’entreprise, si elle lui permet d’acquérir le socle commun de connaissances et de compétences, si sa demande s’inscrit dans le cadre d’un abondement correctif ou enfin, s’il s’agit d’un accompagnement VAE. Dans le cas du CIF, l’entreprise ne peut pas refuser, elle ne peut que reporter une fois la formation. Sauf accord d’entreprise spécifique, les frais de formation seront pris en charge par l’OPCA dans la limite du nombre d’heures inscrit au CPF et selon des modalités restant à définir par décret.

Qu’est ce que les abondements complémentaires ?

Les abondements sont des dotations complémentaires qui permettent d’accéder à des formations qualifiantes nécessitant plus d’heures que celles acquises par le demandeur. Le CPF peut en outre être enrichi par l’employeur après accord, ou d’autres organismes (Pôle Emploi, Région, etc.).

Où peut-on avoir des informations ? Sur le site Internet prévu à cet effet par la Caisse de dépôt et de consignation. Ce service aura également une mission d’information. Le titulaire du compte pourra ainsi se renseigner sur les formations éligibles et les abondements complémentaires susceptibles d’être sollicités.

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