Eerste Hulp Bij Beurzen 2017 by Het_Portaal_Uitgevers

EDITIE 2017

De helpende hand voor een effectieve beursdeelname Aangeboden door Expovisie

CHECKLIST  Beursselectie  STRATEGIE  Organisatie  STANDCONCEPT  Lead generation  BEZOEKERSWERVING  Standontwerp  TRAFFIC BUILDERS  Stopkracht  STANDGEBRUIK  Visuals  TECHNOLOGIE  Standmeubilair  PREMIUMS  Standbemanning  CATERING  Hospitality  INTERNATIONAAL WWW.EERSTEHULPBIJBEURZEN.NL

VOORWOORD

WE GAAN VOOR HET OPTIMALE RENDEMENT Lijkt het je heerlijk als de (potentiële) klanten naar jou toekomen? Dat je in een korte tijd met veel relaties van gedachte kunt wisselen. Of dat je jullie internationale contacten ook eens persoonlijk kunt ontmoeten en hen een gastvrij onthaal kunt bieden. Dat je jullie bedrijf of nieuw product aan de markt kunt tonen en direct de reacties kunt polsen. Of dat je veel nieuwe leads genereert, waarvan je ook nog eens de kwaliteit kunt inschatten? Neem dan deel aan een beurs. Want vak- en consumentenbeurzen zijn het meest geschikte marketing- en communicatiemedium om bovenstaande wensen te vervullen. Op een beurs kun je op een efficiënte manier persoonlijk contact maken met een grote groep mensen. Op een beurs kun je herkenning creëren bij jullie doelgroep. Jammer genoeg wordt door veel exposanten niet het optimale rendement uit een beursdeelname gehaald. De meeste bedrijven ‘staan’ wel jaarlijks op één of meer beurzen, maar echt ‘deelnemen’ doet lang niet iedereen.

TECHNOLOGIE

Belangrijke reden is dat bij menig bedrijf er niemand is die beursdeelnames als kerntaak heeft. Je zult nooit iemand op een feestje tegenkomen die zegt dat hij of zij exposant van beroep is. Vaak zijn er diverse medewerkers bij een beursdeelname betrokken, die het er allemaal ‘bij doen’. Het gevolg is dat binnen veel bedrijven het deelnemen aan een beurs vooral een logistieke operatie is, waar iedereen weer blij is als de stand naar wens is en het druk was op de beurs. Daar komen wij om de hoek kijken. Het is onze passie om bedrijven het marketing- en communicatiemedium ‘beurs’ optimaal te laten gebruiken. Dat kan door elke beursdeelname projectmatig aan te pakken. Door duidelijke doelen te stellen en die vervolgens uit te werken in een beursconcept. Door veel aandacht te besteden aan het selecteren, instrueren en motiveren van de standbemanning. Door de klantcontacten goed op te volgen direct na de beurs.

P.S. Net als in dit voorwoord tutoyeren wij je bij het geven van mijn adviezen. Niet uit gebrek aan respect, maar omdat het gebruik van ‘je’ boven ‘u’ voor ons gevoel minder afstand creëert tussen mensen. En dat is wat wij graag bewerkstelligen.

STANDONTWERP

Via ‘ons’ medium Eerste Hulp Bij Beurzen geven wij tips en adviezen over alle aspecten van een beursdeelname. Het is een instrument om de mogelijkheden van het medium beurs optimaal uit te nutten. Het helpt je de valkuilen te omzeilen. Zowel de strategische als organisatorische aspecten komen ruim aan bod. We beginnen met na te denken over het waarom van jouw volgende beursdeelname, voordat we het logistieke traject ingaan. Wat deze dokters betreft mag die eerste stap gerust onder het genot van een goed glas wijn. Neem in ieder geval de tijd voor die eerste verkenning. Die levert verderop in het project ‘beursdeelname’ tijdwinst op en aan het eind van de rit een (veel) hoger rendement.

De Beursdokters

BEZOEKERSWERVING

INHOUD

COLOFON Het Eerste Hulp Bij Beurzenboek is een uitgave van Het Portaal Uitgevers in Wormer en is bestemd voor lezers van Expovisie en voor andere belangstellenden. Expovisie is hét vakblad voor iedereen die iets met beurzen te maken heeft, van organisator tot deelnemer en van bezoeker tot leverancier. BESTELLEN Wil je meer exemplaren van Eerste Hulp Bij Beurzen. Dat kan! Voor één exemplaar betaal je € 3,95. Het is ook mogelijk om grotere aantallen te bestellen tegen een gereduceerd tarief. Zo krijg je voor slechts 75 euro 25 exemplaren toegestuurd. Die kun je bijvoorbeeld als beursorganisator aan jouw exposanten geven zodat zij en dus ook jij een nog betere beurs draaien. Stuur een mail naar bestelling@eerstehulpbijbeurzen.nl met daarin jouw contactgegevens en het aantal exemplaren dat je wilt aanschaffen.

STANDTEAM BEURSSTRATEGIE

STANDBOUWGALERIJ

INTERNATIONAAL

Modulaire zelfbouw stands

REDACTIE Edwin Nunnink edwin.nunnink@hetportaal.com Christophe Landuyt christophe.landuyt@expoid.be Judith Munster judith@teksthuys.nl

“WE CREATE YOUR BUSINESS”

JAAROVERZICHT

STANDCONCEPTEN WWW.STANDBOUWGALERIJ.NL

IN CLUS IEF OV ER ZICH T VA N L E V ER A N CIER S EN D IEN ST V ER L EN ER S

STANDGEBRUIK

www.standbouwgalerij.nl

STANDBOUWGALERIJ

STANDDEMONSTRATIE

UITGEVERIJ Het Portaal Uitgevers Veerdijk 40-i, 1531 MS Wormer, Tel: 075 6475747 traffic@hetportaal.com, www.hetportaal.com

ADVERTENTIES Arjan Woortman, Tel: 075 6475747 arjan.woortman@hetportaal.com TRAFFIC Monique Zijlstra, Tel: 075 6475747 traffic@hetportaal.com VORMGEVING Finnmediabv, Aryen Bouwmeester BEELDMATERIAAL iStockphoto.com DRUK Real Concepts

LEAD GENERATION

COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder schriftelijke toestemming van Het Portaal Uitgevers in Wormer.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 05

BEURZENCHECKLIST VOORAFGAAND AAN DE BEURS -10 MAANDEN

Formuleer bedrijfsdoelstellingen en verwachtingen (als die er nog niet zijn). Formuleer doelgroep(en). Formuleer meetbare beursdoelstellingen. Selecteer de meest geschikte beurs/beurzen. Vraag de documentatie van de beurs aan (bezoekersaantallen, doelgroepen, kwaliteit bezoekers, ….)

-9 MAANDEN

Denk vanuit de bezoeker: wat wil de bezoeker weten/zien? Stel vast welk product / dienst je gaat presenteren op de beurs. Ga na of de te introduceren producten of diensten voor het begin van de beurs klaar zijn. Check de economische situatie, de verkoopkansen en de distributiemogelijkheden. Stel vast: wat zijn de te verwachten kosten? Stel vast: Wat is het benodigde budget? Bepaal wat de te verwachten return on investment is.

-8 MAANDEN

Besluit definitief om wel of niet aan de beurs deel te nemen. Laat de begroting goedkeuren door directie. Stel een projectteam samen en maak iemand projectleider. Bepaal wat de taakverdeling wordt. Vraag de praktische documentatie van de beurs aan (exposantenhandboek, inschrijfformulier, exposantenlijst, voorwaarden). Kies een soort stand: maatwerk, systeem, trussen, grafisch/print. Bepaal de grootte van de stand en de standlocatie. Schrijf je in voor de beurs. Ontwikkel de beurscampagne en eventueel het beursthema (voor een uniforme uitstraling van advertenties, uitnodigingen, foldermateriaal, internetsite, banners, premiums, et cetera).

-7 MAANDEN

Schrijf een gedetailleerde briefing voor het ontwerpbureau of standbouwbedrijf, compleet met doelstellingen, doelgroep, te presenteren producten, omschrijving van de beurscampagne, et cetera. Bepaal wat je nodig hebt in de stand. Denk aan: vloeren, wanden en plafonds; trussen en doeken, grootformaat prints, displays en balies, licht en geluid, audiovisuele middelen, meubilair, bloemen en planten, decoratie, entertainment, et cetera.

-6 MAANDEN

Maak definitieve keuze voor ontwerpbureau, full servicebureau of standbouwbedrijf. Bepaal hoe het beurstransport geregeld gaat worden. Reserveer indien nodig hotelkamers en bestel trein- of vliegtickets.

-5 MAANDEN

Regel de verdere invulling van de stand. Denk aan het leveren van een spreker voor een seminar, visuals in de stand, promotie buiten de beurshal, promotie in de beurshal, inzetten acteurs, artiesten of beurstrainers, beeldschermen of informatiezuilen, content voor de beeldschermpresentaties et cetera. Reserveer indien nodig aanvullende ruimtes in het beursgebouw (bijvoorbeeld voor interviews, seminars, persconferenties, et cetera) Bestel de catering. Liefst passend bij het gekozen thema / beurscampagne.

-4 MAANDEN

ever tekst en beeld aan voor de beurswebsite en beurscatalogus. Raffel het niet af, want dit is de eerste indruk die L de bezoekers krijgen. Zet het logo van de beurs(deelname) op alle eigen e-mail- en postverkeer. Maak de beursdeelname op je eigen website kenbaar, nodig mensen uit om naar de beurs te komen en hou de site up to date. Laat het standbouwbedrijf of ontwerpbureau het standconcept presenteren en uitleggen. Huur extern standpersoneel in (hostesses / promotiemensen). Bepaal welke eigen medewerkers de stand gaan bemannen en reserveer een professionele beurstrainer. Bepaal wat de dresscode wordt? Bestel de standkleding zodra je dit weet.

-3 MAANDEN

Hoe gaat het met de communicatiecampagne? Zijn alle folders, brochures, uitnodigingen, premiums, internetbanners, printwerk, drukwerk et cetera klaar? Weet hoe je de standbezoekers gaat registreren. Ga je voor digitaal (via een scanner) of print je een stapel registratieformulieren? Vraag bij de organisatie de benodigde voorzieningen aan. Denk aan internetaansluitingen / water / elektriciteit / schoonmaak/…...

BEURZENCHECKLIST

-2 MAANDEN

Verstuur regelmatige e-nieuwsbrieven met nieuws over de beurs(deelname) naar het (potentiële) klantenbestand. Nodig relaties en (klanten) uit om naar de beursstand te komen. Brief de standbemanning. Zorg dat ze alles weten over de producten en diensten, de werking van de stand, hoe ze bezoekers aan moeten spreken, hoe ze zich dienen te gedragen et cetera. Maar bovenal: motiveer ze! Hou een presentatie over de beursdeelname voor de directie en de overige collega’s. Zorg ervoor dat ze trots op hun bedrijf en de beursdeelname zijn. Stuur persberichten (met daarin info over noviteiten) naar journalisten en nodig ze uit. Regel eventueel een interview met een directielid. Maak opvallende persmappen voor in de perskamer op de beurs. Brief de hostesses. Zij kunnen eventueel ook aanwezig zijn bij de briefing van de standbemanning. Vraag de exposantenpassen aan.

-1 MAANDEN

Laat de standbouwer een laatste presentatie geven over de werking en functie van de stand. Laat het standpersoneel trainen.

DE BEURSDAGEN START EN TIJDENS DE BEURS

Regel een uur voor de beurs opent een kick-off meeting met de standbemanning. Herhaal dit dagelijks. Hou de voortgang van de doelstellingen (aantal nieuwe contacten etc.) in de gaten. Onderneem actie als resultaten achterblijven. Huur bijvoorbeeld een professional in die de bezoekers aanspreekt en binnenhaalt. Bezoek concurrenten. Hoe presenteren zij zich? Wat zijn hun noviteiten? Wat kun je van hen leren? Schrijf op wat goed gaat en wat niet. Wat werkt wel en wat niet? Qua standbemanning, qua werking stand, beursreclame et cetera. Reserveer eventueel vast beursruimte voor volgend jaar.

EINDE VAN DE BEURS

Blijf bij de afbouw van de stand en ruim de waardevolle spullen als eerste op. Hou een eerste evaluatie: hoe is het gegaan? Wat werkte wel en wat niet. Wat moet volgende keer anders? Doelstellingen gehaald? Documenteer dit goed. Bedank de standbemanning. Zorg liefst voor een leuke beloning.

NA DE BEURS +1 WEEK

Stuur de prospects een bedankje voor hun bezoek aan de stand. Verstuur of mail het aangevraagde documentatiemateriaal. Bevestig gemaakte afspraken. Verdeel de leads intern onder de juiste personen en zorg dat ze worden opgevolgd. Hou een grote evaluatie met alle standbemanners en het projectteam. Waren de bedrijfsdoelstellingen goed vertaald naar de beursdoelstellingen? Zijn de beursdoelstellingen gehaald? Waarom wel, waarom niet?

+1 MAAND

Maak een inventarisatie van de totale beurskosten. Bepaal wat hiervan de consequenties voor toekomstige beursdeelnames zijn. Maak een prognose wat betreft de return on investment. Zet alle nieuwe adressen in de database en hou de database up to date.

+2 MAAND

Besluit de volgende beursdeelname, grootte stand, standlocatie et cetera. Zorg dat alle onderdelen van de beursdeelname nauwkeurig zijn gedocumenteerd: van budget tot draaiboek.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 07

BEURSSELECTIE

KEUZE ZÀT? ZO DOE JE DAT! BIJNA ALTIJD IS HET AANBOD AAN BEURZEN GROTER DAN JOUW MARKETINGBUDGET, DUS MOET JE KEUZES MAKEN.

SWITCHEN? Volgend jaar weer een andere beurs, omdat de eerste deelname aan een beurstitel tegenviel? Niet helemaal goed. Tenzij het helemaal faliekant afliep, weet je eigenlijk pas na drie deelnames hoe betekenisvol deze of gene beurs voor jouw doelstellingen is.

NIEUWKOMER Als nieuwe leverancier in een andere markt staat in alle gevallen vertrouwen wekken voorop. Laat bij een eerste deelname aan een buitenlands beurs blijken dat je je hebt verdiept in de lokale markt en de lokale gebruiken. Straal met alles degelijkheid uit. Wees voorzichtig met frivoliteiten. Zorg dat er senior managers of directieleden aanwezig zijn als passende gesprekspartner voor interessante prospects.

Van de tien of twintig alternatieven die voorhanden zijn om jouw marketing- en commerciële doelen waar te maken, blijven er op het einde van de rit misschien nog drie of vier goeie evenementen over. Maar hoe maak je die keuze eigenlijk? Je kunt honderd procent voor het buikgevoel gaan, maar je kunt ook deze drie stappen nemen om tot een meer evenwichtige selectie te komen. Stap 1: Kijk naar de doelmarkt Hoe internationaal vakevenementen ook mogen zijn, er lopen nog steeds (onzichtbare) scheidingslijnen door de wereld. Vraag je af welke evenementen jullie nieuwe doelmarkt het liefst bezoekt en waar die voorkeuren mee te maken hebben. Je kunt enkele cruciale factoren in kaart brengen voor elk alternatief: toegankelijkheid, kosten van reizen en verblijf, reputatie in de markt, tijdstip… In fort Europa kan het zelfs voor een zakenman een hele klus zijn om een visum te pakken te krijgen. Zijn er andere evenementen

die beter toegankelijk zijn voor de beoogde doelgroep, dan genieten die de voorkeur. Hetzelfde geldt voor reizen en verblijven: sommige beurssteden zijn pokkeduur, vooral wanneer er grote internationale evenementen plaats vinden, en worden daarom door bezoekers gemeden. Een enkele keer zit het tijdstip fout; elke industrie heeft haar drukke en minder drukke periodes ; in een minder drukke periode zijn mensen makkelijker te mobiliseren. Stap 2: Kijk naar jezelf Wat wil je bereiken? Op één of andere manier zal het antwoord op die vraag altijd op ‘meer klanten’ of ‘meer business’ uitdraaien. Maar dat antwoord kan een stuk specifieker: waar moeten die klanten vandaan komen? Wat moeten ze in jullie bedrijf en/ of producten zien? Wat is er voor nodig om hen dat inzicht te geven? Sommige evenementen zijn beter geschikt voor harde mercantiele doelen, terwijl andere evenementen het vooral van imago en public relations moeten hebben. Welk van beide aspecten

vind je het belangrijkste? Op welk evenement zie je jullie het beste functioneren? Geen idee? Bel bestaande klanten of collega’s en stel hen de vraag. Stap 3: Kijk naar het evenement Nu je wat beter in kaart gebracht hebt wat je wilt bereiken, is het tijd om de resterende alternatieven van wat dichterbij te bekijken. Leg de statistieken van de alternatieven naast elkaar en ken een gewicht toe aan de aspecten die jij belangrijk vindt. Moet je het rooien met een krap budget, dan zijn vierkante meterprijs, nabijheid en prijsniveau van de diensten belangrijke factoren. Wil je een nieuwe technologie lanceren? Dan is een open randprogramma een belangrijke factor. Wil je aftoetsen hoeveel kansen jullie product of dienst maakt in aangrenzende niches? Geef dan een betere score aan een horizontale beurs die een breed lopende nomenclatuur heeft. Tel voor elk van de alternatieven de scores op en kies het evenement met de beste totaalscore. 

STRATEGIE

NO PAIN NO GAIN COLLECTIEVE BEURSINZENDINGEN Een overzicht van collectieve beursinzendingen en uitgaande of inkomende handelsmissies in Nederland kun je vinden op www.handelsbevordering.nl. Voor Vlaanderen is dat www.flandersinvestmentandtrade.com/export/acties-events

GA EENS BRANCHEVREEMD Kijk eens verder dan de gekende beurzen in jouw branche. Zijn er ander beurzen/evenementen waar (een gedeelte van) jullie doelgroep aanwezig is? Dan kan het zeer lucratief zijn om je ook eens op die beurs te presenteren. De kans is dan groot dat je de enige of één van de weinige in jouw segment bent die op de beurs staat.

BEPAAL EEN SPECIFIEKE INSTEEK Ga bij een eerste beursdeelname in een ander land niet uit van jullie gangbare beursstrategie, maar bepaal een specifieke insteek voor deze beursdeelname. Jullie positie in de markt, is die hetzelfde als in jullie bestaande markten? Zoek je een importeur of agentschap, wil je op termijn er zelf een vestiging starten of zoek je afnemers voor jullie producten?

WAAROM GAAN WE OP DEZE BEURS STAAN? DAT IS DE VRAAG WAAR ELKE BEURSDEELNAME MOET BEGINNEN. ZONDER DOEL GEEN RESULTAAT. ZOEKEN NAAR HET EXACTE ANTWOORD MOET EIGENLIJK EEN BEETJE PIJN DOEN, WANT ‘NO PAIN NO GAIN’. Kies niet voor de makkelijke weg. Elke extra energie die je steekt in het uitwerken van de beursstrategie, betaalt zich later terug in de uitvoering. Een beursdeelname is te kostbaar om zonder duidelijke beursstrategie op een beurs ‘te gaan staan’. De uitdrukking ‘Wij staan op de beurs’, geeft al aan hoe passief veel bedrijven aan beurzen deelnemen. Beurzen kunnen een belangrijk onderdeel zijn van alle verkoop- en marketinginspanningen. Als je tenminste gebruik maakt van de sterke kanten van het medium en als je de beursdeelname een geïntegreerd onderdeel maakt van de algehele verkoop- en marketingstrategie. Welk doel kunnen we met deze beursdeelname bereiken en met welke doelgroep brengt deze beurs ons in contact? Wat zijn de alternatieven? En als we dan op deze beurs gaan staan, wat is dan het budget, wie vormen het beursteam en hoeveel uren mogen ze besteden aan het project? Pas als deze vragen zijn beantwoordt, heeft het zin

om aan de slag te gaan. Met een gericht doel voor ogen en met de zekerheid dat alle betrokkenen bewust het project aangaan. Een doelstelling formuleren is niet zo ingewikkeld als weleens wordt gedacht. Als vertrekpunt hier de meest voorkomende redenen om aan een beurs deel te nemen.

Begin met de volgende drie vragen: ++ Hoe maken we de boodschap voor de langslopende bezoeker in één oogopslag duidelijk ++ Hoe dragen we extra informatie op een snelle en duidelijke manier uit ++ Hoe zorgen we dat de boodschap blijft hangen

DOELSTELLINGEN Nieuwe leads. Nieuwe leads genereren op een beurs betekent extra opvallen, extra duidelijk communiceren wat jouw bedrijf doet en waarin het zich onderscheidt van de rest en een extra actieve houding van het standteam. Uitgangspunt is: hoe trekken we de aandacht van de juiste prospects en hoe selecteren we de beursbezoekers snel en zorgvuldig.

Relatiebeheer. Verwennen hoort bij relatiebeheer. Maar een persoonlijke benadering is nog belangrijker. Goede hospitality gaat verder dan alleen een hapje en een drankje. Nodig de relaties persoonlijk uit en zorg dat de juiste mensen van het bedrijf aanwezig zijn om de relatie te ontvangen op de stand.

Voorlichting. Hier staat het overbrengen van de boodschap centraal. Alle aspecten van de beursdeelname moeten een bijdrage leveren aan het communiceren van het verhaal.

Branding. Het woord merkbeleving zegt het al. Hier gaat het om het juiste gevoel te koppelen aan jouw bedrijf of merk. Denk bij alles ‘klopt de uitstraling?’. En het ultieme doel: ‘Hoe zorgen we dat de beursbezoekers na hun bezoek aan de beurs (nog) beter over ons denken?’. 

De standenbouwer wordt integrator en kwaliteitsbewaker Koen Bogaert, Managing Director Publiganda

Publiganda Ottergemsesteenweg Zuid 717 BE-9000 Gent Belgium +32 9 226 45 45 build@publiganda.be wwwpubliganda.be 12

Mocht de B&T-branche een Nobelprijs of een lifetime achievement award kennen, dan was die zonder enige twijfel allang toegekend aan de zaakvoerder van Publiganda. Koen Bogaert is naast een gedreven ondernemer vooral ook een onvermoeibare ambassadeur van het medium beurzen & tentoonstellingen, die elke gelegenheid te baat neemt om de troeven van live communicatie onder de aandacht te brengen en zijn eigen vak te spiegelen aan de snel veranderende samenleving. Zelf huivert hij van die term, maar Koen Bogaert wordt

wijd en zijd beschouwd als de éminence grise van de Belgische B&T-branche. Met Publiganda bouwde hij al standen toen de Belgische beurscentra nog een ondergrond uit aangestampte aarde hadden, tegenwoordig wordt hij op brancheborrels door vakgenoten aangeklampt met de vraag hoe het nou zit met zijn opvolging. En toch is hij nog heel erg intensief bezig met de vraag hoe het vak moet evolueren. Koen Bogaert: “Mijn Duitse collega’s hebben ‘Messegestaltung’ op hun visitekaartje staan. Daar ben ik

eigenlijk een klein beetje jaloers op. Wij zijn standbouwers: we bouwen constructies en breken ze na een paar dagen weer af. Vakgenoten die aan Messegestaltung doen, geven gestalte aan een merk: ze creëren een omgeving waarin een authentieke merkbeleving ontstaat. ’t Is natuurlijk maar een naam – en zowel de Duitsers als wijzelf hebben nog een hele weg af te leggen – maar het geeft wel aan hoe ons vak er in de komende jaren zal uitzien. Vandaag is onze kernopdracht: bedrijven helpen om hun beursdeelname succesvol te maken, zonder al

DUURZAAM Als gewezen voorzitter van IFES, het wereldwijde netwerk van dienstenbedrijven in de B&T-branche, en actief lid van Octanorm Service Partners International, onderhoudt Koen Bogaert nauwe contacten met collega-standenbouwers overal ter wereld. Koen Bogaert: “Als je mikt op duurzame klantenrelaties, is een van de gevolgen dat je met je klanten mee moet kunnen groeien. Vandaag bouw je in Brussel of Amsterdam, morgen in Parijs en Frankfurt, volgend jaar in Dubai en Buenos Aires. Ik heb vanaf dag één heel veel tijd en energie gestoken in het uitbouwen van een internationaal netwerk en daar pluk ik samen met mijn klanten de vruchten van. Zowat overal ter wereld heb ik vakbekwame collega’s waarmee ik graag en goed samenwerk. Wat ik hier in Gent teken, kunnen zij in Moskou bouwen en omgekeerd. We hoeven dus niet telkens de hele santenkraam en een handvol

medewerkers in te vliegen en dat levert een aanzienlijke milieuwinst op. In zowat alle industrieën is duurzaamheid het gespreksonderwerp van de dag, maar ik geloof dat we in de standbouw de afgelopen decennia al forse stappen vooruit gezet hebben. Verven op waterbasis, hout met een FSC-keurmerk, hergebruik als basisprincipe, slim ontwerpen met het oog op compact transport… Het zijn allemaal ontwikkelingen die in de standbouw ondertussen vanzelfsprekend zijn geworden , maar dat in andere branches nog lang niet zijn.” BETAALBAAR De drive om voortdurend efficiënter en duurzamer te werken wordt ook gevoed door de bekommernis om beursdeelnames voor bedrijven betaalbaar te houden. Sommige wereldsteden zijn ei zo na budgettaire no-go zones geworden. Koen Bogaert: “De situatie in de Verenigde Staten is op dit ogenblik compleet pervers: organisatoren zetten de beursvenues onder druk om zoveel mogelijk gratis te krijgen, de beursvenues zijn schatplichtig aan de Unions en allen samen wentelen ze een waanzinnige kost af op de exposanten, waardoor

allerhande diensten minstens drie keer duurder zijn dan het gemiddelde. Iedereen wéét dat het zo echt niet langer kan, iedereen wéét dat het systeem op barsten staat, maar niemand doet iets. In West-Europa is het prijsniveau een stuk aanvaardbaarder, al hoor je hier ook wel eens de verzuchting dat beursdeelnames een dure aangelegenheid zijn. Die bewering verdient op zijn minst enige nuance. Een goeie beursstand krijgt in enkele dagen vele malen méér bezoekers over de vloer dan alle outlets van datzelfde merk op een heel jaar. Als je het kostenplaatje bekijkt in functie van het aantal contacten – waar je na de beurs bij voorkeur ook iets mee doet – wordt het plotseling een erg kostenefficiënte manier om met potentiële klanten in dialoog te treden.” VIRTUAL REALITY Tijdens de financiële crisis, die zich ook in de B&T-branche liet voelen, investeerde Publiganda fors in nieuwe medewerkers. Tegen de conjunctuur in, maar wel typerend voor de rasondernemer Koen Bogaert. “In dit vak heb je vooral twee dingen nodig: capacity & capability. Wat capaciteit betreft, zaten

we sowieso al goed. Wat vakbekwaamheid betreft ook, maar ik wou op het goeie moment mensen aan boord nemen die de snelle veranderingen in dit vak het hoofd kunnen bieden. De snelle vlucht van virtual reality en augmented reality is bijvoorbeeld zo’n uitdaging: hoe kunnen we die technologieën een zinvolle plaats geven in een standconcept? Op welke manier kunnen ze bijdragen aan de merkbeleving? Hoe helpen ze een boodschap overbrengen? De manier waarop een standenbouwer en ene opdrachtgever samenwerken, is heel lang gekenmerkt geweest door een soort vrijblijvendheid: je luistert naar de vraag van de klant, je ontwerpt iets en reikt en passant nog een paar ideetjes aan om de impact te verhogen. Ik verwacht dat de standenbouwer of -ontwerper van morgen meer de rol van integrator krijgt toebedeeld: de man of vrouw die ervoor zorgt dat alle nieuwe technologieën en media een plaats krijgen in het standconcept, die mee nadenkt over de inhoudelijke invulling en die de consistentie van de ingezette middelen bewaakt. Dat wordt bijgevolg een heel andere rol. En weet je wat? Publiganda is er klaar voor!” 

ADVERTORIAL

te veel vragen te stellen over de content. Morgen zullen we ons ook met de inhoud moeten bezighouden. Dat klinkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid is, want het is een proces waar ook de klant in mee moet gaan. En de ene keer is ‘de klant’ een pas afgestudeerde marketing assistente die zonder veel voorbereiding in het diepe bad gegooid wordt, de andere keer een vijfkoppig comité waarvan elk lid er een andere mening op na houdt. Wil je de hoogste, breedste en mooiste videomuur met de hoogste resolutie? Mij goed! Maar wat ga je er op tonen? Een filmpje dat op een blauwe maandag in elkaar gebokst werd door een amateur of een kuitenbijter die de boodschap helder en op een dwingende manier overbrengt? Dat lijkt een zeer legitieme vraag, maar toch wordt ze veel te weinig gesteld.”

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 13

ORGANISATIE

GA VOOR DUBBEL GEMENGD Bij de voorbereiding van een beursdeelname doe je beter niet alles in je uppie. Stel een projectteam samen met vertegenwoordigers uit alle relevante afdelingen (verkoop, marketing, R&D, productie, HR) en het wordt allemaal een stuk makkelijker. Coördinatie: Welke nieuwe modellen zullen wanneer klaar zijn? Wat is hun innovatiegehalte? Hoeveel marge zit er op de productie? Wat zijn de logistieke uitdagingen op nieuwe markten? Op al die vragen krijg je prompt een antwoord wanneer in het team vertegenwoordigers uit de betrokken afdelingen zitten. Daardoor kun je sneller de correcte strategie ontwikkelen en loop je niet het risico dat alles te elfder ure bijgestuurd moet worden. BEURSKALENDERS Een overzicht van alle beurzen in Nederland en België vind je op www.beursagenda.nl. Voor internationale vakbeurzen wereldwijd is de Duitse website www.auma.de het startpunt.

ZOEK SAMENWERKING Door samen met enkele andere exposanten bezoekers uit te nodigen, een seminar aan te bieden of een borrel te organiseren vergroot je de kans op slagen aanzienlijk. Zoek dus contact met bedrijven die aanvullend zijn aan jouw bedrijf om de bezoekers een extra interessant inhoudelijk programma te kunnen bieden en te profiteren van elkaars netwerk. Liever een partner van een succesvolle beursactiviteit dan alleenheerser over een middelmatige meeting.

Klankbord: Het projectteam is een klankbord voor alle essentiële beslissingen en geeft meer dynamiek aan de

creatieve processen. Omdat in het team alle belangen en visies vertegenwoordigd zijn, kom je sneller tot een evenwicht tussen verkooptargets en ideële doelstellingen, tussen korte termijn en lange termijn, tussen makkelijk en wat moeilijker te becijferen, tussen transactiegericht en belevingsgericht. Ambassadeurs: Een beursdeelname moet ook intern ‘verkocht’ worden: iedereen moet weten dat de beursdeelname eraan komt, iedereen moet weten wat er op het spel staat en bij voorkeur is ook iedereen enthousiast over het project.

In het team heb je alvast voor elke afdeling een ambassadeur die de medewerkers op regelmatige tijdstippen op de hoogte kan brengen van de vorderingen van het project. Rekruteerders: Om een stand te bemannen heb je heel uiteenlopende profielen en competenties nodig, van rasverkopers en geboren entertainers tot mensen die de gave hebben om complexe materie op een heldere manier uit te leggen. Dankzij de teamleden vind je op elke afdeling de medewerkers die het best aan het profiel beantwoorden en het best in het standteam voegen. 

PAS OP VOOR DEZE GELDKLOPPERIJ Als exposant kun je van een aantal ‘Guides’ een formulier verwachten voor inschrijving in hun online gids of correctie van gegevens. Vaak wordt (onterecht) de suggestie gewekt dat het gratis is en wordt er een link gelegd naar de beurs waar je aan deelneemt. Bekende namen op dit gebied zijn Fair Guide en Expo Guide. Het basisprincipe is hetzelfde. Exposanten kregen een fax, brief of e-mail over hun beursdeelname met het verzoek om correcties door te geven voor de online

beursgids. De kleine lettertjes melden echter aan dat je, na ondertekening van de brief, gebonden bent aan een jaarlijkse betaling van duizend euro of meer voor een periode van drie jaar. Construct Data Publishers, het bedrijf achter Fair Guide,

wordt inmiddels juridisch aangepakt, maar er blijven vergelijkbare oplichters actief. Mocht je op een dergelijke manier benaderd worden kun je voor melding en advies het beste contact opnemen met Steunpunt Acquisitiefraude. 

ZO MAAK JE EEN SUCCES Een goeie standdemonstratie brengt een product tot leven en reikt de toeschouwer overtuigende argumenten aan, die focussen op gebruikersvoordelen. Het is tegelijk een slimme manier om de contactkansen van jouw standteam te optimaliseren. Houd met onderstaande aspecten rekening en de standdemonstratie wordt geheid een voltreffer.

TOPCONDITIE Gebruik voor een live demonstratie geen prototypes of experimentele opstellingen. Kies een machine of toestel dat in topconditie verkeert. Zorg ervoor dat je voor allerhande rampscenario’s vervangstukken achter de hand hebt én gereedschap om de defecte onderdelen te vervangen.

VERGUNNINGEN Naast allerhande milieu reglementeringen – die overigens van plaats tot plaats kunnen verschillen – houden beursorganisatoren er ook eigen reglementen op na als het gaat om standdemonstraties. Breng de beursorganisator middels het technisch dossier op de hoogte van jouw plannen.

Vormvereisten: Een goeie standpresentatie duurt maximaal zeven minuten. In die tijd moet je volgens een vast scenario uitleggen wat het product doet en hoe de bezoeker/toeschouwer daar beter van wordt, wie het bedrijf is en waarom dit bedrijf de beste aanbieder van deze oplossing is. De demonstraties met de meeste impact maken gebruik van humor en emoties en proberen de toeschouwer actief bij de demonstratie te betrekken. Inplanting: Brief de stand ontwerper uitvoerig over wat je straks precies wilt gaan doen. Komen er machines bij kijken? Maken die lawaai? Moet er een veiligheidsperimeter voorzien worden? Moeten er gassen afgevoerd worden? Is er elektriciteit of perslucht voor nodig? Idealiter wordt de demonstratie in de buitenste schil van de stand ingeplant op enkele

meters van de rand, zodat bezoeker zowel op de stand als van in het gangpad de demonstratie kunnen volgen. Geef aan hoeveel vrije ruimte je nodig hebt om spullen aan en af te voeren. Zorg dat toeschouwers onmiddellijk na de demonstratie makkelijk opgevangen kunnen worden. Promotie: Grosso modo blijven op de stand twee soorten bezoekers bij de demonstratie staan: zij die al een week voordien dachten ‘Dat wil ik echt met mijn eigen ogen zien!’ en zij die tijdens het langslopen dachten ‘Effe kijken wat daar gebeurt’. Om die eerste categorie maximaal te bereiken moet je vooraf over de live demonstraties communiceren. Handig is het wanneer je bezoekers vooraf ook de mogelijkheid biedt om voor een sessie te reserveren. Je geeft er de prospect wat extra aandacht mee – een VIP-gevoeltje – en

mocht hij of zij om een of andere reden toch niet komen opdagen, dan heb je toch de contactgegevens van een categorie A prospect. Scenario: Leg de inhoud van de demonstratie schriftelijk vast in een scenario. Beschrijf wat de boodschap moet zijn en hoe de demonstratie die boodschap overdraagt met woorden (het commentaar door de demonstrateur) en beelden (wat er te zien is). Weef rond de inhoud een verhaal, met een dramatische opbouw (expositie-crisis- climax-resolutie). Zorg dat het verhaal inhoudelijk aansluit bij de leefwereld van de beoogde doelgroep en probeer toeschouwers actief in de opbouw te betrekken. Belichting: De demonstratie is een levend(ig)e eye-catcher. Naast een goede positionering ten opzichte van de dominante looprichting is ook een goede

Stand traffic Leads Reuring photonic.nl / +31 (0)20 3304384

Fotohokje

STOPKRACHT

VAN EEN STANDDEMONSTRATIE GEEN STANDCONCEPT

ZONDER AANDACHTSTREKKER Wat zorgt ervoor dat jullie stand opvalt in de massa, dat bezoekers meer tijd nemen om jullie propositie tot zich te nemen en dat de standbemanning een extra handvat heeft om contact te leggen met een anonieme beursbezoeker. Een dergelijk element met ‘stopkracht’ mag in geen enkel standconcept ontbreken. Het hoeft niets groots te zijn en de opties zijn legio. Beweging. Draaiplateaus, lopende banden, schuddende displays. Het blijft effectief. Bewegende presentaties trekken de aandacht. Beweging kun je ook creëren met projectie. Een wisselende projectie in een bol bijvoorbeeld of op de vloer. Entertainment. Goochelaars, (beurs)dokters, stewardessen, bouwlieden. Entertainers zijn er in overvloed en als ze hun werk goed doen weten ze de aandacht te trekken. Het is jouw taak om te zorgen dat het entertainment past in het beursconcept en leidt tot het gewenste resultaat.

verlichting essentieel. Bezoekers moeten van ver aangetrokken worden door het felle licht. Bovendien nodigt een goed uitgelichte demonstratie uit om foto’s te maken. Zeker wanneer de demonstratie een zekere spektakelwaarde heeft en druk gedeeld wordt op sociale media, kan het hefboomeffect de toeloop naar de stand naar een hoger niveau tillen. Geluid: Vrijwel altijd is voor een live demonstratie geluidsversterking nodig. Met handenvrije dasspeldmicrofoon zorg je ervoor dat de demonstrateur ook vanop de achterste rij goed hoorbaar is. De versterker kun je ook gebruiken om een herkenningswijsje af te spelen waarmee de demonstratie aangekondigd wordt. Assistentie: De demonstrateur of demonstratrice moet een klein beetje goddelijke allures hebben. Hij of zij is min of meer alwetend, al wat hij of zij uitvoert, lukt en hij

of zij heeft een antwoord op elke vraag die uit het publiek komt. Om die gezagspositie te vrijwaren is het goed dat de demonstrateur geassisteerd wordt; de assistent brengt de demozone in gereedheid, brengt spullen aan, houdt de demozone netjes, deelt brochures uit, enzovoorts. Nazorg: Zorg dat tegen het einde van de demonstratie de standmedewerkers strategisch opgesteld staan, zodat ze een maximaal aantal bezoekers kunnen opvangen. Oefen vooraf met het hele team enkele sterke openingsvragen. Trofee: Ook de professional die geconcentreerd de demonstratie volgt, draagt in zich nog sporen van een jager-verzamelaar. Als je de toeschouwer een tastbare souvenir van de demonstratie kunt aanbieden, versterk je de herinneringswaarde van de demonstratie. 

Presentaties. Presentaties op een stand hebben niet alleen een functie waar het gaat om informatie-overdracht, maar kunnen in een (half-)open setting ook rekenen op een tweede ring aan (buitenstandse) toeschouwers. Een ideaal moment voor de standbemanning om contact te leggen. Interactie. Krijg je een bezoeker zo ver om aan iets mee te doen, dan heb je ook de volledige aandacht. De drempel is iets hoger dan bij de andere methoden, maar dat levert ook de kans van een meer blijvende herinnering of associatie op. Denk aan een spel of een interactieve presentatie. Beloning. Wie wil er nu niet iets kunnen winnen of krijgen. Dus een beursactie met een korting of incentive of het uitdelen (is niet weggeven) van een echt hebbeding, trekt al snel de aandacht van menig beursbezoeker. Let op! We hebben het over een beloning. Die krijg/geef je niet voor niets. Hospitality. Gastvrijheid blijft een groot goed. Een gastheer of vrouw die passanten vraagt naar hoe het met hen gaat, interesse toont, ze eventueel uitnodigt om de stand in te komen. Een prima methode om prospects te selecteren. Interessante beursbezoekers worden doorgespeeld aan de standbemanning, anderen worden een prettige dag toegewenst. Een andere optie is het uitdelen van een hapje of een drankje, met als doel de passanten op een prettige en ongedwongen manier even af te remmen. 

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 17

TRAFFIC BUILDERS

EEN KWESTIE VAN DOORDENKEN Een aandacht trekkende presentatie waarbij je meteen de gewenste boodschap meegeeft is een sterke troef. Neem de tijd om te brainstormen over hoe jullie dit kunnen realiseren. Hier enkele voorbeelden van opvallend communicerende beursdeelnames uit de praktijk.

STAND WORDT VIRTUEEL DOOR LAYAR-LAAG Sawadee, specialist in vakantiereizen, presenteerde zich met een bijzondere hightech stand op de Vakantiebeurs. De door Unicum Communicatie ontwikkelde corporate standpresentatie was volledig voorzien van een Layar-laag. De fysieke stand kreeg daardoor ook een virtuele dimensie, wat extra communicatiemogelijkheden bood voor, tijdens én na de beurs. Maakte je in het beursgangpad een opname met je mobiel van de stand, dan kon je direct kiezen uit 72 reisvideo’s, je reis samenstellen, direct reserveren en veel meer. Dit leverde extra vakantie-aanvragen op, vanuit het gangpad, via een mobiel, zonder dat een gesprek aangeknoopt hoefde te worden. Natuurlijk werd de beursbezoeker door Sawadee als vanouds op de stand gastvrij ontvangen en via talrijke (video)demonstraties geïnformeerd. Ook kon op de stand direct een reis worden geboekt. De Layar-laag voegde daar een online dimensie aan toe.

NIETS IS WAT HET LIJKT De meest opmerkelijke publiekstrekker op de VSK om Jaarbeurs Utrecht was DYKA, die de vrije ruimte achter de stand gebruikte voor een aandachttrekker van formaat. Letterlijk en figuurlijk, want vanuit het juiste punt bezien leek er een enorm gapend gat in de Jaarbeurs-vloer te liggen, dat een blik bood op het fundament onder een woonhuis. De producten van DYKA waren op subtiele wijze in de tekening verwerkt, zowel getekend als in hun werkelijke vorm. Ingehuurde fotografen zorgden voor het perfecte plaatje. Die konden de bezoekers direct als print, in een speciaal voor de beurs ontworpen hoesje (met de nadruk op de nieuwe producten van bioplastics) meenemen. De bezoekers kregen na het invoeren van hun naam en e-mailadres op een tablet ook direct een link toegestuurd naar hun eigen digitale foto. Zo werd een mooi adressenbestand opgebouwd. De foto’s stonden op Facebook, waardoor die veel gedeeld werden, inclusief de tekst ‘Niets is wat het lijkt, ’t is maar net hoe je het bekijkt! DYKA stand VSK 2016.’

TRAFFIC BUILDERS

CABINET OF WONDERS Een muurbloempje dat de aandacht trekt, ondanks het spektakel op de levendige dansvloer. Improve liet zich niet wegdrukken door de kakofonie van groot, groter, grootste beeldschermen als onderdeel van imposante stands op de internationale vakbeurs ISE. De standwand werd volledig gedecoreerd door 3D-projectie en special effects, waardoor die zich uit het verdomhoekje onttrok. Door het licht, door de variatie in het beeld en door de beweging binnen het beeld. Een laadje in een boekenwand ging open- en dicht, met op dat laadje weer een andere afbeelding. En voor die imposante achterwand stond een tafeltje en enkele stoelen, met daarop drie mensen in gesprek. Het geheel vormde een surrealistisch tafereel.

STEVIG GIPSPLAATJE Om een duidelijk, visueel attractief statement te maken over de gebruikersvoordelen van haar nieuwe type gipsplaat genaamd Habito bouwde Gyproc op Batibouw een metershoge toren in het midden van de stand.

VIRTUAL RIDE Itho Daalderop weet dat haar klanten vaak denken in losse producten voor temperatuur, lucht en warm water. Terwijl de installateurs beter in termen van een totaalklimaat kunnen denken, waarbij alle producten samenwerken aan het perfecte binnenklimaat. Op de installatievakbeurs VSK in Jaarbeurs Utrecht wilde het bedrijf deze boodschap op een beklijvende manier overbrengen, met de Binnenklimaat Experience. Fox on the Run ontwikkelde samen met Studio 05 een presentatie waarbij de beursbezoekers plaats konden nemen in één van de vijf ‘egg chairs’ om met behulp van Oculus Rift speciale virtual reality-bril een virtual ride maakten langs de vitale organen van een huis. Itho Daalderop gaf op deze manier in vijf dagen 2.000 vakbezoekers een onvergetelijke boodschap mee, ruimschoots boven de doelstelling van 1.500 ‘views’.

Eén zijde werd opengelaten, zodat de bezoeker zelf kon vaststellen dat de hele constructie uit gipsplaat opgetrokken was. Op twee andere zijden werden keukenkastjes bevestigd, volgestouwd met flink uit de kluiten gewassen conservenblikken. Op de vierde zijde werd een klimmuur gemonteerd en op gezette tijden klauterden ervaren klimmers tot hoog in de toren, om daarna de bezoekers uit te dagen hun voorbeeld te volgen. Het leverde een kijkspektakel op, maar vooral ook een duidelijk, overtuigend en makkelijk te assimileren argument dat zo’n Habito echt wel een stevig gipsplaatje is.

KAMAZOUTRA Kamazoutra. Dat was het toverwoord voor de exercitie op Batibouw van Informazout, een lobbyorganisatie die het gebruik van mazout (stookolie) voor verwarmingsdoeleinden moet promoten. De verwijzing naar het Indische leerboek over de kunst van de liefde opende perspectieven om op een aantrekkelijke, kernachtige en speelse manier te communiceren over de voordelen van verwarmen met stookolie. Zoals dat voor een leerboek gebruikelijk is, werden de gebruikersvoordelen in lessen gegoten en met veel tongue in cheek geformuleerd: “Een hoogrendementsketel is hét voorbehoedsmiddel tegen losbandige energiefacturen” (les 5), “Jij bepaalt hoe je betaalt: maandelijks zachtjesaan of jaarlijks één goede beurt.” (les 17), “Laat je leverancier komen op het moment dat de mazoutprijs het meest bevredigend is.” (les 34)… Bij elke les werden aardige visuals gecreëerd van ‘standjes’ tussen een klant en een mazoutleverancier.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 19

LEAD GENERATION

LEADS VERZAMELEN IN VIJF STAPPEN Gaan jullie voor zoveel mogelijk leads? Leads verzamelen op beurzen vraagt om een gedegen voorbereiding. De volgende vijf stappen brengen je een optimaal resultaat. Begin bij het bepalen van het einddoel. Hoeveel leads zou je kunnen behalen op deze beurs. Maak een inschatting van de bezoekersaantallen en het aandeel voor jullie interessante prospects daarin. Kijk terug op (en registreer dus) eerdere beurservaringen. Ga natuurlijk wel elke keer voor een nieuw record. Welke informatie wil je minimaal hebben. Kies voor relevante gegevens. Heb je echt alle contactgegevens nodig van iemand? Bij vakbeurzen is het waarschijnlijk interessanter om te weten welke behoefte of vraag er leeft bij de betreffende persoon of wanneer er een

nieuwe investering staat gepland. Voeg standaard een (vrij) veld ‘vervolgactie’ toe om gedane toezeggingen op de beurs te kunnen opvolgen. Bepaal hoe je de gewenste informatie gaat verzamelen. Hoeveel mensen heb je nodig om iedereen aan te kunnen spreken? Zoek hulp als de aanvoer van beursbezoekers te groot is om te behappen door jouw standteam. Zet specialisten, een actie of een activiteit in om snel de prospects te kunnen selecteren. Gebruik badgescanners voor het snel registreren van contactgegevens en aanvullende vragen. Zorg voor een geïnte-

greerd systeem. Vraag aan de beursorganisator welke bezoekersinformatie beschikbaar is en hoe je die kunt koppelen aan jullie eigen registratiesysteem. Zorg dat de informatie die je op de beurs verzameld kunt importeren in jullie eigen crm-database. Beide zorgen voor een efficiënte intake en verwerking van de leadgegevens. Regel vooraf de opvolging van de leads. Leads zijn bederfelijke waar. Hoe langer je ze ongebruikt laat, hoe minder de waarde. Bepaal daarom vooraf hoe jullie (en wie) de leads direct na de beurs gaan opvolgen. 

VOLG ZE ONLINE De moderne registratiesystemen kunnen online werken, wat het mogelijk maakt om op afstand de actuele score aan leads te volgen. Een mooi instrument dat het mogelijk maakt om nog tijdens de beurs bij te sturen.

RAAK ZE NIET KWIJT Laat het niet gebeuren dat de verzamelde leads kwijt raken (wat veelvuldig voorkomt). Maak dus iemand verantwoordelijk voor het (dagelijks) inzamelen van de visitekaartjes, gespreksformulieren, scangegevens en zorg dat er snel kopieën komen.

WIJS ZE TOE Wijs na de beurs elke lead toe aan iemand die hem moet opvolgen. Dan kan degene zijn die de lead heeft ingevoerd, maar ook iemand anders in of buiten de organisatie. Zorg dat aan de lead de huidige status wordt hangen: de voortgang, het potentieel, aantekening, acties... en de gerealiseerde omzet.

BEURSADVIES

Met vele jaren ervaring in de B&E-branche is Expobull uw adviseurs voor beurzen en evenementen. Zowel voor uw beurs als floormanagement als voor uw als deelnemer aan een beurs of evenement. Expobull, no bullshit!

Postbus 2020 5260 CA Vught T +31 (0)73 503 2935 F +31 (0)73 503 2172 E info@expobull.nl www.expobull.nl

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 21

ZET EENS EEN PRODUCT Om op een aangename en empathische manier met beursbezoekers in interactie te treden, is er één Duits woord dat u zeer goed moet kennen: die Einklammerung, letterlijk vertaald: het tussen haakjes zetten. Meer concreet: het over boord gooien van die vervelende gewoonte om steeds maar over uw eigen product te beginnen leuteren en geen oog te hebben voor wat de bezoeker wil.

SPELREGELS VOOR EEN CONGRESBEURS Een congresdeelnemer heeft een heel andere ‘mind set’ dan een beursbezoeker. Speel hier met je beursconcept op in. Congresdeelnemers willen tussen de presentaties door vooral netwerken en eventueel ook nog wat ontspannen. Houdt de stand daarom simpel en doeltreffend en zet de standbemanning in hun netwerkmodus. Ga je wel voor veel bezoek aan de stand, zorg dan voor een concept dat geheel draait om hospitality.

Is uw product werkelijk uniek in de wereld? En zijn er behalve uzelf nog wel mensen – klanten of gebruikers bijvoorbeeld – die dat vinden? Mooi, dan kunnen we verder praten! Vrijwel altijd bestaat er ergens anders een product dat nauwelijks van het uwe te onderscheiden is, dat hetzelfde kan, dat er net zo uitziet, hetzelfde probleem oplost… Op de beursstand wil je, net als de meeste andere exposanten, uniek zijn. Maar hoe moet dat als het product niet uniek is? Om het antwoord op die vraag te vinden, kunnen we twee kanten op. Ofwel gaan we helemaal de kant van sfeerschepping op, ofwel trekken we met overtuiging de kaart van (unieke) gebruikersvoordelen. In beide gevallen moet het product even tussen haakjes geplaatst worden. Dat is best een lastige oefening. Wie intensief bij

onderzoek en ontwikkeling betrokken is, heeft het vaak moeilijk om afstand te nemen. Ook de bedrijfscultuur staat afstand nemen vaak in de weg: de hele organisatie is rond het product gebouwd, in alle interne communicatie staat het product centraal en het is de ultieme graadmeter voor de slagkracht van het bedrijf en de mensen die er werken. En toch…om goed te zijn, moet het product tussen haakjes. GEBRUIKERS VOORDELEN Een doorsnee vakbeursbezoeker die langs de standen struint, stelt zich voortdurend – bewust of onbewust – die ene vraag: wat heb ik eraan? Hoe kan dit product of deze dienst bijdragen aan mijn succes? Welke reden heb ik om hier halt te houden en wat meer informatie te vragen? Uitgebreide technische specificaties geven geen

antwoord op die vraag. Gebruikersvoordelen in de verf zetten helpt wel. Dat een wastrommel 1.600 toeren per minuut zwiert in plaats van de gebruikelijke 1.200 zegt op zich weinig. Dat de was op die manier sneller droog is, is wel een duidelijk gebruikersvoordeel. Goeie verkopers focussen sterk op gebruikersvoordelen. Ze luisteren aandachtig naar het verhaal van de klant-inwording en zetten in hun repliek precies die voordelen in de verf waar hun gesprekspartner het meest gevoelig voor is. Gaf de klant aan dat de toko ene paar keer plat gelegen heeft door een panne, dan zal snelle technische interventie een centraal thema zijn. Verwacht de onderneming een forse groei? Reken maar dat het gesprek over schaalbaarheid zal gaan. Ook tijdens een standgesprek zal een goeie standmedewerker zijn thema’s

BEURSLOCATIE

Expo Houten is vernieuwend, innovatief, kleinschalig en flexibel! Met ruim 10.000m 2 beursoppervlakte en negen subruimtes, de locatie in Midden Nederland voor uw beurs of congres!

Expo Houten Meidoornkade 24 3992 AE Houten +31 (0)30 6349100 info@expohouten.nl www.expohouten.nl

EINKLAMMERUNG

TUSSEN HAAKJES

grotendeels aanpassen aan wat de bezoeker vertelt. Maar voor zo’n gesprek überhaupt kan plaatsvinden, moet die bezoeker in eerste instantie halt hebben gehouden. Een nar in een veelkleurig pak of een Braziliaanse sambadanseres helpen misschien, een paar krachtige statements over gebruikersvoordelen helpen zéker om de bezoeker tot staan te brengen. En toch zie je ze op beursstands verbazend weinig. Als je geluk hebt, kan je hier en daar een ‘NIEUW’ spotten, maar daarmee is dan ook alles gezegd. De reden voor die afwezigheid van helder geformuleerde gebruikersvoordelen laat zich raden: een gebrek aan afstand tegenover het product. POENERIG Er is nog een tweede strategie om uniek voor de dag te komen: resoluut kiezen voor sfeerschepping. Diezelfde

bezoeker, die enigszins achteloos door de gangen struint, krijgt de stand in het vizier, raakt een beetje overdonderd door de microsfeer die gecreëerd werd en is vanaf dat moment heel erg ontvankelijk voor de boodschap die u hem of haar wilt aanreiken. Groot(s) zijn is op zich geen verdienste; het risico dat een beurspresentatie door haar imposante karakter als poenerig ervaren wordt, is reëel en het vergt van het standteam extra alertheid om negatieve reacties in een zo vroeg mogelijk stadium te detecteren, te neutraliseren en eventueel er zelfs op te anticiperen. De fysieke aanwezigheid van de stand is pats-boem, die van de standmedewerkers moet er één zijn van ootmoed, aanspreekbaarheid en empathie. Een sfeer is veel moeilijker af te lijnen dan een concreet verwoorde boodschap over gebruikersvoordelen. De interpretatie door de bezoeker

kan alle richtingen uit gaan; de betekenis die hij of zij aan al die visuele en auditieve prikkels overhoudt, stemt niet noodzakelijk voor de volle 100 procent overeen met wat het exposerende bedrijf en de standontwerper voor ogen hadden. Hier zijn het nog veel meer de individuele standmedewerkers die het verschil maken door kort op de bal te spelen: bezoekers zo snel mogelijk aanspreken, ze snel aan het praten krijgen, actief luisteren naar hun antwoorden, alert zijn voor wat tussen de regels staat, de boodschap aanpassen aan de noden en verwachtingen van individuele bezoekers… Omdat de boodschap van de individuele standmedewerkers moet komen, is er ook een veel hogere nood aan consistentie: iedereen die hetzelfde petje op heeft, moet hetzelfde verhaal vertellen. BOUWSTEEN Het is niet helemaal waar dat het product in een sfeer-strategie helemaal naar de achtergrond verdwijnt. Sterker nog: vaak is het helemaal niet waar en is het product op een imposante, overweldigende manier aanwezig, niet langer als product, maar als architectonisch element, als bouwsteen van de stand. Ook dat is een manier om het product tussen haakjes te zetten en te focussen op wat de klant wil. Omdat het honderd- of duizendvoudig aanwezig is, heb je als exposant/fabrikant niet langer de neiging om het voortdurend over je eigen mooie kindje te hebben en te blijven vasthaken op het niveau van producteigenschappen. 

VRAAG HET ONZE BEURSDOKTERS WWW.EERSTEHULPBIJBEURZEN.NL

WÉG MET DAT PRODUCT!

Optie 1: focus op gebruikersvoordelen + een helder en uniek antwoord op de vraag “What’s in it for me?” + antwoord aanpassen aan de beoogde (sub)doelgroepen + tekstueel en visueel antwoord (synergie) + stopkracht van de propositie Optie 2: focus op sfeer en architectuur + de vormgeving van de stand vertelt een verhaal + extra aandacht voor attitudes standteam (consistentie) + negatieve impressies detecteren/anticiperen + stopkracht van de look & feel

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 23

PREMIUMS

TER BEVREDIGING VAN HET JAGERSINSTINCT CEREMONIE Maak er geen grabbelton van, strooi premiums niet rond. Het geven/ overhandigen is een belangrijke ceremonie; het verstevigt het onderlinge contact en benadrukt (verhoogt) de waarde van de premium.

COMMUNICATIEMIDDEL Het relatiegeschenk is één van de communicatiemiddelen die je tot je beschikking hebt bij een beursdeelname. Zend hiermee dus geen afwijkende boodschap uit. Gebruik het als geïntegreerd onderdeel van het beursconcept of gebruik het niet.

HOEVEEL? Is het de bedoeling dat enkel gekwalificeerde prospects een schoudertas krijgen? Vermenig in dat geval het aantal (front-end) standmedewerkers met 3 en het aantal uren dat de beurs duurt. Doe daar bovenop een marge van 10 procent.

Veel belangrijker dan de objectieve waarde is de emotionele waarde die een beursbezoeker aan een premium hecht. De buit die de man binnenhaalt, illustreert zijn talent als jager. In een economie waar met geld (bijna) alles te koop is, werkt dat mechanisme enkel wanneer de buit van dien aard is, dat enkel dit ene individu die specifieke buit had kunnen binnendrijven. Daarom zijn karikatuurtekenaars op een beursstand zo succesvol. Zij maken telkens een karikatuur van die ene bezoeker, niet van die duizenden andere bezoekers die door de gangen struinen. GEHEIMPJE Er was een tijd dat voor premiums gold dat de naam van de schenker er zo groot mogelijk op moest staan. Later ging men inzien dat discretie

en subtiliteit ook efficiënt kunnen zijn. Zeker voor de wat duurdere relatiegeschenken is enige terughoudendheid op zijn plaats. De begunstigde herinnert zich vast wel van wie hij of zij die lederen etui of die fraaie balpen kreeg. Om met gadgets en give-aways goed te scoren is er eigenlijk maar één ding nodig: kennis. Hoe meer je weet over de beoogde doelgroep, hoe makkelijker het is om uit te pakken met een attentie die de begunstigde recht naar het hart grijpt. Een sleutelhanger? Waarom niet, maar het wordt dubbel leuk als die sleutelhanger het logo draagt van het merk wagen waar deze klant mee rijdt. Een onmogelijke opdracht? Niet

als je een commerciële dienst hebt die de ogen en oren openhoudt bij klantcontact. Hoe groter de schaal waarop u premiums wilt verspreiden, hoe groter de gemene deler en hoe lager de aantrekkingskracht van de give-away zal zijn. Het zoveelste petje belandt wellicht achteloos in de kofferbak of in de speelgoedkist van de kinderen. Maar dat ene petje waar uw voornaam op geborduurd werd, hangt u wellicht aan de kant om ’s zaterdags het gras te maaien. En dat is uiteindelijk het belangrijkste effect dat met een give-away wordt beoogd: dat een relatie even aan jouw bedrijf denkt, op momenten dat hij of zij dat anders nooit zou doen. 

STOPPING POWER

Your target audience walks right past your stand! What do you do? We can get you in touch with all the exhibition visitors you haven’t met yet. We have the power to stop them!

Koninginnegracht 38 2514 AD Den Haag The Netherlands T +31 (0)70 392 1140 E info@acteurs.nl www.actorfactory.com

‘ Met een gewoon led of lcdscherm kom je er niet meer’ INTERACTIEVE APPARATUUR PRESTOP VERLEGT DE GRENZEN VAN BEURSDEELNEMERS

PresTop Rental Ekkersrijt 4611 5692 DR, Son en Breugel Nederland Tel: +31(0)499 367 608 verhuur@prestop.nl www.prestoprental.nl Alexander Aelberts, Directeur PresTop Group

“Het gaat ons niet om te pronken met mooie techniek. Wij willen vooral interactie genereren. In winkels, bedrijven, scholen, maar zeker ook op beurzen. We ontwikkelen onze apparatuur en software om mensen een stuk beleving te geven.” Aan het woord is Alexander Aelberts, directeur van het Brabantse PresTop Group BV. Onder de paraplu van dit

moederbedrijf vallen producent PresTop BV, verhuurder PresTop Rental en software ontwikkelaar Omnivision. “Wij zijn gespecialiseerd in de ontwikkeling, productie, verkoop en verhuur van interactieve oplossingen en producten”, vertelt Alexander Aelberts. “Je moet dan denken aan informatiezuilen, bestelzuilen, touchscreens, totems, gigantische tablets, touchtafels, vidiwalls en informatiezuilen voor buiten. Je kunt het niet zo gek bedenken of we maken het wel. Ik zeg wel eens tegen mensen met een smartphone in de hand dat wij die dingen ook maken, maar dan veel groter.” PresTop bestaat al bijna een kwart eeuw. “Ik ben destijds begonnen met de verhuur van LCD projectoren. Dat was aan het begin van het beamertijdperk. Die tijd ligt alweer ver achter ons. Ik werd in de loop

van de jaren getriggerd door nieuwe technische mogelijkheden. Als één van de eerste bedrijven in Nederland kwamen we met digitale informatiezuilen. Vanaf dat moment is het balletje gaan rollen en het rolt vooral de laatste jaren steeds harder. Nu de crisis is gaan liggen, staan we nog meer in de belangstelling. Wij zetten onze technieken tegenwoordig in voor allerlei soorten oplossingen. Of het nu gaat om interactieve plattegronden, scan en win marketing toepassingen, digitale recepties of enquêtezuilen.” EXPERIENCE CENTER In Son beschikt PresTop over een Interactive Experience Center. Daar worden zowel binnen als buiten de nieuwste interactieve oplossingen getoond. Bijzonder zijn de vandaalbestendige buitenzuilen en schermen.

ADVERTORIAL “Onze producten worden bijvoorbeeld door bedrijven en scholen gebruikt. In scholen zie je vaak informatiezuilen staan, waar je zelf mee aan de slag kunt. Die maken wij. Maar ook op beurzen komen ze steeds vaker voorbij.” “Met een gewoon led of lcd-scherm kom je er niet meer. De ontwikkeling gaat zo snel, dat mensen thuis veel mooiere hebben staan. En met alleen een iPad kun je ook niet meer voor de dag komen. Die zijn moeilijk in een zuil te integreren en als je ze los hebt, dan kunnen ze zo worden meegenomen.” “Wij werken steeds vaker met interactieve schermen van 22 tot 65 inch, die je bijvoorbeeld aan de voorkant van je stand neerzet. Of zuilen van anderhalve meter hoog met een touchscreen in een hoek van 45 graden. Voordeel is dat je de stand op deze wijze stiekem vergroot omdat je met de klanten in het gangpad staat. Dat is in een tijd dat de vierkante beursmeters duur zijn, toch wel handig.” “Mensen lopen je stand ook zo makkelijk voorbij en met de wisselende content op de schermen haal je ze wel binnen. En het heeft meer voordelen. Als het druk is op de stand, kan

de bezoeker toch rustig door de content bladeren, die op de zuil getoond wordt. Je kunt er zelfs jouw websites op tonen. Wij zorgen er dan met software voor dat de mensen alleen door die website kunnen bladeren. Geen probleem.” TOUCHTABLES Een nieuwe trend op beurzen zijn volgens Alexander Aelberts de zogenaamde ‘touchtables’. Tafels waarbij je hoogte en hoek kunt instellen. “Omdat je rond zo’n tafel staat, zie je als standhouder precies hoe er wordt gereageerd. Dat is handig om te weten. Op touchtables kun je van alles laten zien. Van foto’s en filmpjes tot en met pdf’s en websites. Je sleept ze alle kanten op. Heel simpel en interactief.” “Met Omnitapps – zeg maar de software – maken we op deze wijze snel en interactief presentaties. Dat kan maatwerk zijn, maar we hebben ook standaard Omnitapps-pakketten, waar de ondernemer uit kan kiezen. Daardoor hoeft het allemaal niet duur te zijn. Op deze wijze voeg je speelse zaken toe. Deze maken een beursbezoek extra interessant. Wat te denken van de beursbezoeker die bij jou een selfie maakt

met een mooi kader eromheen, die meteen te zien is op het scherm. Vervolgens wordt deze natuurlijk naar jou toegestuurd zodat jij die op Facebook kunt plaatsen. Leuk voor de bezoeker en jij krijgt op deze manier wezenlijke informatie zoals namen en e-mailadressen.” De nieuwe technieken bieden volgens Alexander Aelberts de mogelijkheid voor bedrijven om op een vernieuwende manier aan een beurs deel te nemen. “Je hoeft niet alle producten meer mee te nemen en je kunt het af met minder papieren folders. Je bespaart op die wijze kosten. Ik denk dat er parallellen bestaan tussen beursstands en retail. Je hebt niet alles meer op voorraad in de winkel of beursstand, maar slechts een selectie om een look & feel te geven. Verder zorg je dat je met innovatieve oplossingen het totaalpakket wel presenteert. Bijvoorbeeld via interactieve schermen waarbij de mogelijkheid is om het te bestellen. Je legt de aandacht in de winkel of op de beursstand veel meer op de beleving, met een goede kop koffie in plaats van mensen te overladen met producten. Daar zie ik kansen voor en daar passen wij onze oplossingen op aan.”

TECHNISCHE REVOLUTIE “Als ik verder in de toekomst kijk, dan voorspel ik een verdere opmars van de technische revolutie. Ik voorzie dat steeds meer beursproducten worden voorzien van minder zichtbare technieken. Dat je bijvoorbeeld aan een overlegtafel staat, waar touchscreens in zijn geïntegreerd. Dat je zuilen met interactieve schermen neerzet, met een pin-unit geïntegreerd. Die zijn overigens al beschikbaar. De passieve beeldschermen, die alleen wat tonen, raken wat meer op de achtergrond. En weet je wat zo mooi is? Met al deze mogelijkheden kun je ook iets moois neerzetten in een beursstand van slechts drie bij drie meter. Alles draait om een beleving. En daarbij moet je door grenzen heen durven denken. Daar zijn wij als bedrijf ook mee bezig. Wij hangen tegenwoordig allemaal aan beeldschermen met de verhouding 16 x 9. Maar ik kijk naar de volgende generatie technieken. Soms word ik daardoor lastig gevonden, maar ik durf wel anders te denken. De wereld verandert, wij veranderen. De technieken veranderen. Prachtig toch.” 

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 27

BEZOEKERSWERVING

TIJDIG BEGINNEN IS DE BOODSCHAP BEZOEKERSWERVING KUN JE HET BEST IN FASES DOEN, WAARMEE JE TOEWERKT NAAR HET UITEINDELIJKE DOEL: TIJDENS DE BEURS EEN GESPREK OP DE STAND.

BELOOF IETS EXTRA’S Maak het voor relaties (of prospects) extra interessant om naar de beurs en jullie stand te komen door ze iets te beloven. Het kan een relatiegeschenk zijn of nieuwe informatie. Een wedstrijd of een hapje en drankje. Als iemand naar de beurs komt en weinig tijd heeft, waarom zou hij of zij dan in ieder geval naar jouw stand willen komen?

EENVOUD Geef een eenvoudige antwoordmogelijkheid. Hoe eenvoudiger de responsmogelijkheid, hoe lager de drempel om te reageren. Schakel dus zowel antwoordkaart, e-mail als internetsite in.

OPVALLEN Laat de uitnodiging opvallen. Een goede uitnodiging prikkelt. Een afwijkende vorm of kleur envelop doet al veel.

Een beursorganisator heeft de verantwoordelijkheid om een maximaal aantal bezoekers tot op de drempel van het beursgebouw te krijgen. Elke exposant is ervoor verantwoordelijk dat die bezoekers ook effectief op de stand langskomen. Zo staat het in het Grote Beurzenboek. Kortom: voor de beurs begint, moet je zelf bezoekers werven. Om het gewenste effect te hebben en bestemmelingen niet ongewild de gordijnen in te jagen, ga je het best ruim op voorhand een dialoog aan. Dit heb je daarvoor wellicht nodig: Eigen database: Als het goed is, bevat jullie database naast gegevens van klanten ook die van prospects en ex-klanten, elk met hun eigen code. Zorg dat het bestand altijd up-to-date en volledig is en vul regelmatig aan met nieuwe prospects. Commercieel attaché: In alle belangrijke exportbestemmingen werken commerciële attachés die je kunnen bijstaan met het vinden van specifieke groepen prospects. Bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland vind je een lijst van alle Netherlands Business Support Offices (NBSO’s) die je kunnen helpen bij het vinden van identificatiegegevens van welomschreven doelgroepen.

Vakorganisaties: De ledenlijsten van heel wat vakorganisaties zijn vaak vrij toegankelijk op het internet of worden op verzoek toegestuurd. Op het louter commercieel gebruik van die gegevens staat vaak een verbod, maar mensen uitnodigen voor een (vak)beurs valt daar doorgaans niet onder. Sociale media: Sociale media - en vooral dan Linkedin - zijn een onuitputtelijke bron van prospects. Zoek naar thematische groepen die het nauwst bij jouw propositie aansluiten en word lid. Ga geleidelijk te werk, geef veel en begin niet meteen door te drammen. Voor je neemt, moet je eerst veel geven: vragen van anderen beantwoorden, actief deelnemen aan discussies, tips aanreiken... GEFASEERD PRIKKELEN Het heeft weinig zin nieuwe contacten massaal toegangskaarten of -codes toe te sturen. Beter kun je in fases werken en opbouwen naar het uiteindelijke doel: tijdens de beurs een afspraak op de stand. Naarmate de dialoog met een prospect zich ontwikkelt, kun je kleine incentives ontwikkelen: een digitale ‘sneak preview’, een toegangskaart, een bon voor een koffie, (het vooruitzicht van) een gadget…

Prikkel: Kondig in een eerste e-mail aan welke nieuwigheden je op de beurs zult voorstellen, zonder al te ver in detail te gaan. Prikkel de nieuwsgierig heid van de ontvangers en geef ze de mogelijkheid om op een eenvoudige manier hun interesse te tonen. Concretiseer: Stuur naar al wie gereageerd heeft een nieuwe e-mail waarin je op een nadere kennismaking aanstuurt. Geef enkele mogelijkheden om de initiële interesse te concretiseren en informeer naar de wenselijkheid van een toegangskaart of -code of een parkeervoucher. Spreek af: Een afspraak maken, bij voorkeur tijdens de kalmere periodes van de beurs, heeft een licht dwingend karakter. Meer nog dan elders kunnen hier allerhande factoren de planning beïnvloeden, dus bouw een ruime marge in. Herinner: Stuur twee à drie dagen voor aanvang van de beurs nog even een herinnering naar de prospect en geef aan op welk tijdstip en met wie hij of zij een afspraak heeft. Vermeld in de mail een telefoonnummer waarop men tijdens de beursuren terecht kan om geholpen te worden. 

AANDACHTSPUNTEN PER STANDTYPE Een tussenstand, hoekstand, kopstand of eilandstand? Wat heeft je voorkeur? Als je jouw bedrijf aanmeldt voor een beurs, krijg je deze tegenvraag al snel. Daarom hier een overzicht van de diverse standtypen en hun specifieke aandachtspunten. Tussenstand (wandstand). Je bent één van de vele stands op een rij. Het zijn vaak de kleinste stands (hoeft niet) en de meest ondiepe stands. Hou er rekening mee dat veel beursbezoekers de stand maar één blik waardig gunnen als ze door jouw ‘winkelstraat’ wandelen. In dat ene ogenblik moet dus duidelijk zijn wat jouw bedrijf doet en wat je wilt communiceren. Bij dit type stand moet de standbemanning zeker in het gangpad staan. Hoekstand. Aan het uiteinde van een rij en daardoor met twee open zijden. Springt daarom meer in het oog en biedt ruimere ontwerpmogelijkheden dan een tussenstand.

ACHTERKANT Je ziet nog regelmatig stands met letterlijk en figuurlijk een achterkant die aan het gangpad grenst. Zo’n ‘muur’ nodigt niet uit en is een gemiste kans als je er niets mee doet. Zorg dat er een pakkende boodschap op te lezen of te zien is, zodat iedere bezoeker nieuwsgierig raakt wat er zich aan de voorkant bevindt.

Kopstand. Deze stand bevindt zich op het uiteinde van twee rijen. Van drie kanten benaderbaar en daardoor zeer zichtbaar. Vaak is de oppervlakte variabel, zodat je in vergelijking met een eilandstand niet altijd (heel) veel vierkante meters hoeft af te nemen. Eilandstand. Een stand met aan alle vier de zijden gangpaden. Doorgaans de grootste stands op de beurs.

Je bent de blikvanger van de beurs. Hiermee toon je aan dat je een A-merk en/ of marktleider bent. Houdt er rekening mee dat je van alle zijden zichtbaar en toegankelijk bent en de grote oppervlakte niet tegen je gaat werken. Etagestand (verdiepingenstand). Een stand – vaak een eilandstand – met een verdieping er op. Voegt nog extra status toe aan het bedrijf en verhoogt het VIP-gevoel bij gasten die naar boven ‘mogen’. Biedt de mogelijkheid om goede relaties en interessante prospects even van de beursvloer te halen. De bovenverdieping

heeft meestal een hospitality functie, maar kan ook als presentatieruimte dienen. Doorloopstand. Eigenlijk een tussenstand, waar de achterwand ontbreekt. Bezoekers kijken/komen van twee kanten, wat om extra oplettendheid van de standbemanning vraagt. Doorgaans is de wandoppervlakte van beide zijwanden beperkt, zodat je weinig bevestigingsmogelijkheden hebt voor communicatiemateriaal. Vaak ook nog eens gepositioneerd in de corridor tussen twee hallen, met het risico dat de stand een doorgangspad wordt. Een sporadisch voorkomend standtype dat vraagt om een origineel standconcept. 

FESTIVAK

Op woensdag 15 en donderdag 16 november 2017 vindt de 21e editie van Festivak plaats. Dé vakbeurs voor iedereen die werkzaam is in de evenementenbranche.

Festivak Festivak Jaarbeurs Utrecht Jaarbeursplein 6 3521 AL Utrecht +31 (0)40 2808402 info@festivak.nl www.festivak.nl

STANDONTWERP

HART, BUIK, HOOFD EN BENEN Als je een standontwerp op zijn merites wilt beoordelen, denk dan Hart, Buik, Hoofd en Benen.

Hart: Wie aan een beurs deelneemt, wil klanten en prospects op een vriendelijke manier ontvangen. De stand moet vanuit elke gezichtshoek openheid en gastvrijheid uitstralen, bezoekers drempelloos welkom heten en bruisen van activiteit. Bekijk het ontwerp en vraag je af of het kloppende hart van de stand vanuit elke looprichting goed zichtbaar is. Natuurlijk heeft u op de stand voor elke functie een aparte zone nodig: uit het zicht voor de logistieke zone (berging, voorraad, techniek), ietwat discreet voor verdiepende gesprekken, vrij open voor demo’s, catering en intakegesprekken, helemaal open voor de eyecatchers en de begroeting. Zet de functies uit in concentrische schillen en leg ze op het ontwerp. Klopt het plaatje? Buik: Bijna elke beursbezoeker is uit op buit. Hij of zij wil scoren, het ultieme koopje doen of op zijn minst aan de expeditie een jachttrofee overhouden. Een goed standontwerp mikt op de buik door heel helder te communiceren

over gebruikersvoordelen. Elke beursbezoeker stelt zich voortdurend de vraag ‘What’s in it for me?’ en elk onderdeel van de stand moet daar een antwoord op geven. Vaak worden gebruikersvoordelen verward met technische specificaties. Die laatste horen in een brochure of op een website thuis; echte gebruikersvoordelen gaan over het rendement dat je haalt, kosten die je kan verminderen, grotere veiligheid of groter comfort, grotere zekerheid, enzovoorts. Hoofd: Het minste wat je van een standontwerp kan verwachten, is dat de ontwerper even heeft nagedacht over jouw vraag en daarop het meest coherente antwoord heeft geformuleerd. Moet de stand één keer of meerdere keren gebruikt worden, in zijn geheel of in delen, in een vergelijkbare context of in een compleet andere? Is de materiaalkeuze doordacht? Werd er rekening gehouden met duurzaamheidsaspecten? Met het imago van de onderneming? We gaan er even van uit dat de ontwerper ervaring

heeft met beursstands. Is dat niet het geval, dan moet je in de rationele analyse van het voorstel ook andere aspecten meenemen: is het te bouwen op enkele dagen? Komt de kernboodschap over? Zal het werken?... Benen: Soms lijkt een standontwerp op Sy Snootles, de zangeres die in Return of the Jedi het rovershol van Jabba The Hutt animeert: geniaal, maar met amechtige beentjes. Aan het standontwerp lag een goed idee of een ijzersterk concept ten grondslag, maar bij de uitwerking is zoveel verloren gegaan dat het geheel niet meer werkt. Stel je de vraag of het ontwerp voldoende sterke benen heeft: zullen de bezoekers – bewust of onbewust – ‘voelen’ wat de bedoeling is? Kun je de rest van de present(at)ie zo invullen, dat het plaatje klopt? Welke mogelijkheden biedt dit concept om op een prettige manier met bezoekers in interactie te treden? Kunnen we er in de aanloop naar de beurs op een frisse manier mee aan de slag voor onze bezoekerspromotie? 

ROLSTOELVRIENDELIJK Houd bij een verhoogde standvloer rekening met bezoekers in een rolstoel. Bij een standconcept waarbij het uitgangspunt is om bezoekers de stand in te krijgen, is een verhoogde vloer zonder rolstoeltoegang uit den boze.

WAAROM EEN BALIE? Een balie benadrukt de uitwisseling van geld tegen goederen, zoals we in de winkel gewend zijn. Het is vaak een onnodige barrière in een stand die tegenstelling benadrukt. Een balie is alleen op zijn plaats als (continu) bemand informatiepunt van een grote stand of ontvangstdesk voor een hospitality stand.

HET NUT VAN EEN TAFEL Tafels kunnen nuttig zijn om er een brochure, laptop, notitieblok of tablet op te leggen als de standbemanning een presentatie of uitleg geeft aan een bezoeker, evenals het hem of haar aangeboden drankje en/of hapje. Gebruik het niet als opslagplaats voor allerhande zaken. Daarvoor is een kast of vitrine achterin de stand meer geschikt.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 31

TECHNOLOGIE

TECHNOLOGIE VEROVERT DE BEURSVLOER Het inzetten van de nieuwste technologie op de beursvloer zet jouw bedrijf neer als innovatief en trekt de aandacht. De eerste ervaring die mensen zelf met een VR-bril hebben gehad, was in de meeste gevallen op een beurs. Een blijvende herinnering aan de ervaring én het bedrijf dat dit mogelijk maakte.

CATCHBOX De Catchbox is een originele manier om het publiek ‘achter’ de microfoon te krijgen. Het is een zachte kubus met daarin een microfoon verwerkt. De spreker, moderator of een deelnemer kan de Catchbox naar de volgende vragensteller toe gooien. In de praktijk blijkt het een prima ijsbreker om mensen aan het praten te krijgen.

VIDEOMAPPING In steeds meer steden vind je jaarlijks een zogenaamd lichtfestival op de agenda, waarbij bewegende beelden worden geprojecteerd op de gebouwen. Deze festivals trekken veel bezoekers vanwege hun bijzondere sfeer. De gebruikte techniek van videomapping, waarbij diverse (bewegende) beelden en lichteffecten live worden gecombineerd en aangepast aan de vorm waarop geprojecteerd, is ook prima te gebruiken bij beursstands en podiumpresentaties. Het is een eenvoudige methode om de gewenste sfeer te creëren, de aandacht te trekken en dynamisch een boodschap over te brengen.

BIG PAD De nieuwe generatie interactieve touch-monitoren maken het mogelijk dat bezoekers zelf hun weg kunnen vinden op de plattegrond of kunnen ‘bladeren’ door de informatie. Ook bewijzen ze hun meerwaarde als presentatietool voor meetings en vergaderingen, door de combinatie van live videobeelden en tekenen schrijfmogelijkheden. Big Pad’s worden ze ook wel genoemd, als verwijzing naar tablets.

TECHNOLOGIE

INTERNET OF THINGS Op menig congres, ik welke sector dan ook, staat Internet of Things (IoT) op het programma. Logischerwijs zal deze continue en onderlinge verbondenheid van apparaten en sensoren ook toepassingen krijgen tijdens bijeenkomsten zelf. Je zou de iBeacons een voorloper kunnen noemen. Die opereren echter lokaal. Welke toepassingen zijn er te bedenken als straks uw bezoekers met een scala aan via het internet communicerende apparaten en sensoren binnen komen? Food for thought voor voorlopers en creatievelingen.

RIJDENDE IPAD De rijdende iPad trekt meteen de aandacht. Opvallend en proactief want hij komt naar je toe. En voor je het weet sta je met iemand te praten die niet fysieke op de beurs of het congres aanwezig is. Echte stopping power dus. De bediening is eenvoudig en de huur zeer betaalbaar.

DRONE Drones zijn sowieso aandachtstrekkers op een event. Maar de toepassingen zijn en worden breder. Voorzien van een camera kunnen drones zorgen voor een spectaculaire weergave van een evenement. Gezien de experimenten met bezorgrobots kun je je voorstellen dat gasten binnenkort hun drankjes en hapjes door een drone geserveerd krijgen. En voorzien van ledverlichting en/of drapes kun je met drones een spectaculaire openingsshow creĂŤren.

VIRTUAL REALITY Virtual reality brillen zijn een interessante manier om uw promotievideo te laten bekijken. De brillen trekken de aandacht van de bezoeker en eenmaal opgedaan is er de volle aandacht voor uw driedimensionale presentatie. Een interessante optie is de Google Cardboard, waar de deelnemer zijn eigen telefoon in kan schuiven als beeldscherm. Laat je ze eerst de presentatie op hun telefoon laden, zodat men die later nog vaker tegenkomt. Een nog meer blijvende herinnering krijg je door de (met logo bedrukte) kartonnen VR-bril mee te geven aan de bezoeker.

HOLOGRAM In Nederland zijn er inmiddels twee locaties die de hologramtechniek als vaste opstelling hebben geĂŻnstalleerd. Dit maakt het mogelijk om iemand die zich elders in de wereld bevindt toch live driedimensionaal op het podium te laten optreden. Een andere optie is om een driedimensionale bedrijfs- of productpresentatie te laten afspelen, eventueel in combinatie met live personen op het podium. Tijdelijke installatie op een locatie is ook mogelijk, maar is prijzig.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 33

STANDGEBRUIK

WAT IS HET HIER KRÀP, ZEG! Een verdiepend standgesprek verloopt optimaal wanneer elke gesprekspartner een territorium van minimaal een vierkante meter toebedeeld krijgt. Mocht u niet zo sterk zijn in wiskunde: elke gesprekspartner heeft om zich heen een vrije ruimte nodig van 55 centimeter. Is de perimeter aanzienlijk groter, dan wordt het gesprek al snel als onnatuurlijk ervaren omdat de afstand tot de gesprekspartner te groot is. Is hij veel kleiner, dan wordt de situatie snel oncomfortabel: je praat met een zakelijke relatie, niet met een boezemvriend die je diepe hartsgeheimen wilt toevertrouwen. Vooral Europeanen zijn gevoelig voor het gespreksterritorium. De veiligheidszone is ingegeven door sociale hygiëne: wie de afstand niet respecteert, dringt binnen in de persoonlijke comfortperimeter van de gesprekspartner en activeert allerhande verdedigingsmechanismen die het gesprek belasten. Vraag is bijgevolg hoe je in een wat kleiner uitgevallen stand toch optimale omstandigheden kan creëren. Organiseren: Hanteer bij het schetsen van de stand het principe dat verdiepende gesprekken zo diep mogelijk in de stand plaatsvinden. De buitenste schil – het dichtst bij het gangpad – dient om op een speelse manier te

interageren met de bezoeker en te polsen naar zijn of haar interesse. De zone die het verst van het gangpad verwijderd is, wordt voorbehouden voor verdiepende gesprekken. Beurtrol: Bemant u met meerdere collega’s de stand, spreek dan een beurtrol af voor wie op welke ogenblikken even een ommetje kan maken, ontdekken wat er elders op de beurs te beleven valt of een snelle hap kan scoren. Is een collega achterin de stand aan een verdiepend gesprek bezig, zoek dan spontaan een positie op de kop van de stand op en maak optimaal gebruik van het gangpad. Uitwijken: Als eenmaal de relevantie van uw gesprekspartner enigszins duidelijk is, kunt u overwegen uit te wijken naar een andere plek op de beurs. Met een beetje geluk vindt u net om de hoek een meeting area of een cateringpunt waar het rustiger is. Staan er ook leveranciers van u op de beurs met een ruimere behuizing, neem dan contact met hen op en vraag of u een spreekkamer van hen kunt gebruiken.

Uitstellen: Is het werkelijk te druk in de toko om een goed gesprek te voeren en zijn er geen uitwijkmogelijkheden, dan kunt u overwegen om het gesprek uit te stellen tot ’s avonds of tot onmiddellijk na afloop van de beurs. Wees voorzichtig met deze optie: in sommige culturen is het de normaalste zaak van de wereld om zakelijke besprekingen in een restaurant te voeren, in andere is het bijna blasfemisch om een afspraak buiten de kantooruren voor te stellen. Weet u vooraf dat het behelpen wordt, probeer dan bij hot prospects en bestaande klanten aan te sturen op een afspraak tijdens de kalmste uren van de beurs. Tijdens de daluren heeft u alle tijd voor een goed gesprek en wordt u minder gestoord door voorbijlopende bezoekers. Ook de ochtendlijke uren voor opening van de beurs zijn een interessante optie: internationale bezoekers die in een hotel logeren, ervaren de uren voor de opening van de beurs vaak als verloren tijd en zijn vaak bereid om u tijdens of onmiddellijk na hun ontbijt te ontvangen. 

RELATIEBEHEER Verwennen hoort bij relatiebeheer. Maar een persoonlijke benadering is nog belangrijker. Goede hospitality gaat verder dan alleen een hapje en een drankje. Nodig de relaties persoonlijk uit en zorg dat de juiste mensen van het bedrijf aanwezig zijn om de relatie te ontvangen op de stand.

STANDPRESENTATIES Presentaties op een stand hebben niet alleen een functie waar het gaat om informatie-overdracht, maar kunnen in een (half-)open setting ook rekenen op een tweede ring aan (buitenstandse) toeschouwers. Een ideaal moment voor de standbemanning om contact te leggen.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 35

STANDMEUBILAIR

STANDMEUBILAIR MAG GEEN OBSTAKEL VORMEN Bij de voorbereiding van een beursdeelname doe je beter niet alles in je uppie. Stel een projectteam samen met vertegenwoordigers uit alle relevante afdelingen (verkoop, marketing, R&D, productie, HR) en het wordt allemaal een stuk makkelijker.

JASSEN, TASSEN, LAPTOPS, TELEFOONS... Denk je voor alle spullen die je nodig hebt op de stand een plekje gevonden te hebben en dan komt je standbemanning …….. met hun jassen, tassen, laptops, telefoons …. Vergeet ook niet dat die spullen een (veilige) plek moeten hebben. Een kapstok heb je al gauw nodig. Bedenk ook dat er in de hectiek van een beursdeelname menig jas, tas, telefoon en laptop cq. tablet verdwijnt. De huur van een locker is dan ook zeker het overwegen waard.

STATEMENT Gespecialiseerde verhuurders van standmeubilair dekken met hun aanbod zowat de hele geschiedenis van designmeubilair sinds de vijftiger jaren van de vorige eeuw. Van Mies van de Rohe, Eero Saarinen en Charles & Ray Eames tot hedendaagse ontwerpers als Tokujin Yoshioka of Philippe Starck. Keuze genoeg voor wie met standmeubilair een statement wil maken.

BALIES Een balie benadrukt de uitwisseling van geld tegen goederen, zoals we in de winkel gewend zijn. Het is vaak een onnodige barrière in een stand die tegenstelling suggereert. Een balie is alleen op zijn plaats als (continu) bemand informatiepunt van een grote stand of ontvangstdesk voor een hospitality stand. STOELEN Luie stoelen en banken gebruik je alleen als het de bedoeling is om bezoekers de stand in te halen voor een wat langer gesprek. Laat het geen kantine of wachtruimte

voor het standteam zijn. Om Christophe aan te halen: Als je thuis gasten ontvangt, sta je ook even op uit je luie stoel. Zo hoort het ook op de stand: je staat bezoekers op te wachten, je staat ze te woord en pas daarna ga je eventueel op zoek naar plaats om te zitten en verder te praten. ‘Actiever’ zitmeubilair is doorgaans meer op zijn plaats in een stand. Beurs gesprekken zijn vaak van korte duur en dan bieden krukken en stoelen voldoende comfort (en zijn ze minder uitnodigend om te blijven hangen). Ook dergelijke zetels zijn niet het vertrekpunt van

de standbemanning, maar het eindstation (alleen in gezelschap van een gast). TAFELS Tafels kunnen nuttig zijn om er een brochure, laptop, notitie blok of tablet op te leggen als de standbemanning een presentatie of uitleg geeft aan een bezoeker, evenals het hem of haar aangeboden drankje en/of hapje. Gebruik het niet als opslagplaats voor allerhande zaken. Daarvoor is een kast of vitrine achterin de stand meer geschikt (weet je ook meteen waar je alle spullen laat die je normaliter in de balie, die ik net heb afgeserveerd, stouwt). 

EASY ZELFBOUWSTAND

Nieuwe innovatieve zelfbouw stand – Easystand. Eyecatcher met robuuste stoere uitstraling. Snel opgebouwd zonder gereedschap en in tassen te vervoeren. Uitbreidbaar en onderdelen kunnen worden hergebruikt. Interessant geprijsd!

AAA Display B.V. Communicatieweg 1 3641 SG Mijdrecht +31 (0)297 591413 sales@aaadisplay.com www.aaadisplay.com

‘Alles draait om de onderscheidende factor’

Salesmanager Frank Geurink en pr- & communicatiemedewerker Tim Ebbers van Party Rent Group.

PARTY RENT GROUP MERKT DAT ER WEER MÉÉR KAN OP BEURZEN EN EVENTS Events, beurzen, bedrijfsfeesten. De internationale Party Rent Group kent de weg in Nederland. Het bedrijf richt steeds vaker hallen, beursgebouwen en feestzalen in. Met 23 vestigingen wordt op deze wijze een groot deel van Europa bediend. Het hoofdkantoor van de Party Rent Groep vinden we in het Duitse Bocholt. Daar ontmoeten we pr- & communicatiemedewerker Tim Ebbers en salesmanager Frank Geurink. Vanaf dit fraaie kloppende hart lopen de lijntjes naar alle vestigingen in Europa.

De Party Rent Group is groot geworden in de verhuur. Hier in Bocholt vinden honderddertig mensen een werkplek; bij de hele Party Rent Group werken zo’n zevenhonderd mensen. En dan hebben we het nog niet eens over alle freelancers die wekelijks worden ingeschakeld bij de opbouw van evenementen. Het hoofdkantoor waar we worden ontvangen is transparant en modern ingericht. Het bezoek wordt digitaal welkom geheten op de beeldschermen. Aan alle details is gedacht. “Alles draait om de onderscheidende

factor”, stelt Frank Geurink. “Niet alleen in ons kantoor. Wij willen onze klanten overal verrassen met nieuwe ideeën en oplossingen. Dan moet je in alle vezels creatief en vernieuwend zijn. Daar staan we bij Party Rent Group voor.” GESCHIEDENIS In een van de vergaderruimten, die door het vele glas een mooi zicht geeft over het bedrijf, duiken de heren eerst in de geschiedenis van Party Rent Group. De oorsprong ligt bij de huidige directeur Joris Bomers. De Achterhoeker,

Party Rent Group Am Busskolk 16 - 22 46395 Bocholt Germany www.partyrent.com

GEEN CRISIS Opvallend is dat het bedrijf amper last had van de crisis. Frank Geurink: “Na jarenlange groei bleven we tijdens de ‘mindere jaren’ stabiel, waarna de groei vanaf

2012 weer werd ingezet. Ik denk dat de oorzaak ligt in het feit dat wij ons altijd hebben gericht op de bovenkant van de markt. Wij leveren kwaliteit en bij ons melden zich merken met dezelfde filosofie. Merken als Mercedes, Philips of Audi moeten in de crisis blijven presteren en laten gewoon van zich horen op beurzen of events en daar werden wij dan weer voor ingeschakeld.” Party Rent Group is in de basis een bedrijf dat zich richt op meubilair en catering. Daar ligt meteen ook de grens. Uitgebreide lichtinstallaties, geluid of feesttenten worden niet verhuurd. Frank Geurink: “Maar we kunnen het natuurlijk wel regelen vanuit de gedachte dat we de klant graag ontzorgen.” “Vooral de luxere materialen doen het goed. Voor een deel ontwerpen we de meubels zelf, waarna we ze op maat laten maken. We letten ook op de praktische aspecten; bijvoorbeeld of ze goed in te laden zijn. Zo hebben we krukken waar de zitting van verwijderd kan worden. Dan kun je er zo honderden meer vervoeren in één vrachtwagen. Verder werken we samen met meubeldesigners en betrekken we een deel van onze producten bij vooraanstaande merken. Een bijkomend voordeel van de

omvang van ons bedrijf is dat wij grote aantallen kunnen leveren. Veel collega’s moeten materialen bij grote events elders vandaan halen. Wij hebben het in eigen huis.” GROTERE BEURSSTANDS Ook in beurzenland is de Party Rent Group actief. Frank Geurink: “Standbouwers huren bij ons ingrediënten voor een beursstand. Van meubilair tot vloerbedekking. We merken dat de stands steeds groter en geavanceerder worden. Ook hier telt standaard niet mee, maar draait het om de onderscheidende factor. Een stand mag zeker niet lijken op die van de buurman. Daarom worden er vaak exclusieve materialen aangevraagd.” “Wat we verder merken is dat er tijdens beurzen steeds vaker grote bijeenkomsten zijn. Workshops, presentaties, breakouts. En er is ook geen beurs meer zonder horecaplein. Ook daar komen wij in beeld. Niet alleen om de nodige stoelen en tafels te leveren, maar vooral om een passende sfeer neer te zetten.” De Party Rent Group is uitgegroeid tot een complete adviseur. Tim Ebbers: “Wij denken vanaf het eerste moment graag mee met de klant. We beschikken over

een speciale Party Rent-app waarmee klanten keuzes in meubilair kunnen maken, die vervolgens meteen in verschillende sferen zichtbaar worden. Voor events, bedrijfsfeesten en beurzen. Je maakt keuzes, die meteen op een digitaal moodbord worden geplaatst. Dat maakt de keuzes in de volgende fase eenvoudiger. Ook tekenen onze creatieve mensen plattegronden en inrichtingen. We maken dus visueel hoe een beursvloer of eventzaal er uit kan komen te zien. We bedenken volledige concepten. Dat maakt ons onderscheidend. Of we een interieurarchitect in dienst hebben? Jazeker.”

ADVERTORIAL

zoon van de oprichter van Marveld Recreatie in Groenlo, begon in 1992 samen met een compagnon het bedrijf. “Dat deed hij destijds bewust in Duitsland omdat daar veel brouwerijen en drankenhandels bestonden, maar zonder uitgebreide diensten op het gebied van meubilair of catering”, vertelt Tim Ebbers. “Daarom ging hij de grens over. Om iets meer te kunnen bieden dan een hangtafel en wat stoeltjes. Zo is het begonnen. In de loop van de jaren bleek daarnaast dat de Duitse gründlichkeit en familietraditie goed matcht met de Nederlandse creativiteit en handelsgeest.” Vanaf dag één groeide het verhuurbedrijf. In 2001 werd daarom besloten uit te breiden en er een franchiseformule van te maken. Naast vier eigen vestigingen, bestaat de rest volledig uit franchisers. Geleidelijk breidde de olievlek die Party Rent Group heette zich uit over Europa. Inmiddels is Party Rent Group actief in acht landen en is het einde van de groei nog niet in zicht.

DETAIL Opvallend is dat ook hotels aankloppen bij de Party Rent Group. Tim Ebbers: “Vaak hebben ze zelf de beschikking over genoeg basisfaciliteiten. Maar een andere sfeer creëren in het hotel is een heel ander verhaal.” “Het aardige is dat er steeds meer naar details wordt gekeken”, zegt Frank Geurink. “Het gaat niet alleen om hoeveelheden, maar ook materiaal en vorm van bijvoorbeeld bestek en porselein is van belang.” Gevraagd naar trends benadrukt Frank Geurink dat de vraag naar mooie, onderscheidende concepten toeneemt. “Je moet de klant zien te verrassen. Wij denken dat de beurzen in de toekomst nog groter en exclusiever gaan worden. Eigenlijk merken we dat al en juist dan is het belangrijk dat de klant wordt verrast met iets bijzonders.” De komende jaren is er volgens beide heren voldoende werk aan de winkel. Frank Geurink voorspelt dat het aantal vestigingen van de Party Rent Group verder groeit, net als het aantal events, bedrijfsfeesten en beurzen. “Er komen de komende jaren mooie uitdagingen op ons af.” 

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 39

VISUALS

4 SECONDEN EN 15 JAAR Zit u wat in de knoop over wat op de standwand moet om bezoekers aan te trekken en te overtuigen? Met twee eenvoudige vuistregels bepaalt u of de slogan en de geplande visuals de juiste ‘tone of voice’ hebben. Een te eenvoudige visual kan afbreuk doen aan de geloofwaardigheid, een te complexe zorgt ervoor dat bezoekers achteloos voorbij lopen zonder dat ze de boodschap begrepen hebben. De 4-seconden-regel en de 15-jaar-regel helpen je om het goeie evenwicht te vinden. 4-seconden-regel: Een beursbezoeker beslist binnen de 4 seconden of hij aan jouw stand halt houdt dan wel verder loopt. In die korte tijdspanne vindt in het brein een heel complex proces plaats waarvan de uitkomst positief (stoppen) of negatief (doorlopen) kan zijn. Een aantal factoren beïnvloedt het proces in positieve zin: het waarnemen van voordelen (prijskorting, gebruikersvoordelen, gezondheids- geluks- en comfortclaims…), het sociaal instinct (mensen houden halt waar al andere mensen staan),

het waarnemen van gastvrijheid (standmedewerkers staan rechtop, glimlachen en hebben een uitnodigende houding…) en het herkennen van elementen (logo, firmanaam, huisstijl, slogan, locatie…) . De hele look & feel van de stand, de attitudes van de standmedewerkers en de communicatie in het voortraject moeten erop gericht zijn bovenstaande factoren optimaal te beïnvloeden. De lakmoestest voor de displays en de centrale slogan is: kunnen ze in minder dan 4 seconden begrepen worden. 15-jaar-regel: Hoe ingewikkeld mag een slogan zijn en hoe eenvoudig moet hij zijn om functioneel te zijn? Naast de 4-seconden-regel kun je in de ontwerpfase ook de 15-jaar-regel toepassen. Jouw slogan moet begrepen kunnen worden door een willekeurige 15-jarige. Trek dus met jullie

slogan de eigen straat in en houd een buurmeisje of buurjongen staande om als klankbord te dienen. Te ver gezochte woordspelingen zullen door de mand vallen. Ook onrealistische claims – ‘Met deze machine wordt uw leven helemaal anders’ – zullen door 15-jarigen spontaan afgekeurd worden. Hoe technischer het product of de dienst, hoe groter het risico dat de centrale boodschap te complex geformuleerd wordt. Door af te stemmen op het kennisniveau van een 15-jarige benader je het dichtst het bewustzijnsniveau van een doorsnee beursbezoeker. Ook al zijn het topingenieurs of een boekhoudkundig genieën, op de beurs wordt hun aandacht verdeeld over zoveel verschillende zaken, dat het inhoudelijke niveau van de communicatie wat naar beneden bijgesteld moet worden. 

HUMOR Ook in een zakelijke context werkt een vleugje humor ontwapenend. Een knipoog doet de communicatie in een meer ontspannen sfeer verlopen en maakt de beurs bezoeker meer ontvankelijk. Wie met zijn visuals een glimlach weet op te wekken, trekt zeker de aandacht en vergroot de kans dat de boodschap beklijft.

PURE WINST Goede duurzaamheidspunten scoren doe je alvast door de levensduur van een visual te verlengen. Kan hij meerdere keren gebruikt worden? Krijgt hij na de beurs een plekje in de showroom? Zijn er dealers die hem een paar maanden willen gebruiken. Alles wat de levensduur boven die paar beursdagen uit tilt, is pure winst.

Standtraffic Leads Reuring photonic.nl / +31 (0)20 3304384

Green screen fotografie

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 41

AV-TECHNIEK

GEEN STAND ZONDER TECHNIEK Zelfs op de meest minimalistische stand vind je audiovisuele middelen. Of je moet in het donker willen staan. Licht, beeld en geluid hebben op beurzen zo hun eigen regels.

MUZIKALE FRAMES Presentatiewanden worden multi-sensorisch. Speciale profielen zorgen dat beprint textiel strak gespannen blijft. LED-verlichting maakt het mogelijk om de visual van achter uit te lichten in elke gewenste kleur. Ultra-platte speakers maken er een muzikale muur van. En ook geurverspreiders vinden er een plekje. Nog een bewegingssensor er op en de beurswand is interactief geworden.

APPELTAART Vers gemaaid gras. Appeltaart in de oven. Herfstbos. Zeewind. Zet de positieve associaties die geuren oproepen ook eens in bij jouw beursdeelname. Geheid dat de beursbezoekers even stoppen om te kijken waar die heerlijke geur vandaan komt.

GEVOELIGE COMMUNICATIE Trillende vloeren, luchtstootjes en waterspetters brengen ‘gevoel’ in jouw communicatie. Gegarandeerd dat de beursbezoekers direct bij de les zijn.

STANDVERLICHTING Wil je optimaal gebruik maken van licht op jullie stand, dan is de standaard standverlichting niet voldoende. Een standontwerp is onvolledig als daar geen paragraaf over het uitlichten bij zit. Als de nadruk van de beursdeelname ligt op het onderhouden van bestaande relaties, dan brengt standaard standverlichting niet de juiste sfeer. Voor dit doel is warm licht – licht met een lage kleurtemperatuur – effectief. Het uitlichten van producten vraagt ook een aparte aanpak. Kies voor een kleurtemperatuur die het product de gewenste uitstraling geeft. De temperaturen kunnen variëren van extra warm, via warm wit, neutraal wit tot cool wit. Ook de bundelbreedte of spreidingshoek zijn belangrijk. Wil je een scherpe geconcentreerde lichtbundel of juist licht dat zich in de breedte verspreid? Verlichting is ook een eenvoudige en goedkope manier om op te vallen in de massa. Door het extra uitlichten van bepaalde standonderdelen, lichtcontrasten aan te brengen en/ of overal een opvallende verlichting te hebben, geef je jullie stand letterlijk en figuurlijk meer uitstraling. BEELDPROJECTIE Op een beurs wil je jouw boodschap overbrengen. Beeldprojectie is één van de middelen die je daarbij kunt inzetten. Maar er zijn zoveel projectiemogelijkheden, hoe bepaal je wat het beste bij je past? Het eerste criterium is het te bereiken effect. Daarna is het een kwestie van budget. Het meest betaalbaar is projecteren op een scherm, al dan niet doorzichtig. Maar projecties hebben wel een

nadeel: de projector kan al gauw een sta-in-de-weg zijn en de looplijnen beperken. Dit is eventueel op te lossen met doorzichtprojectie (van achter geprojecteerd door het doek heen) en korte afstandsprojectoren. Hoe dan ook, je zult de nodige standruimte verliezen. Verder moet je bij projecties rekening houden met de positie van de stand in de beurshal. Zonlicht is funest. Een goed alternatief is het gebruik van flatscreens. Op die schermen blijft het beeld vanuit de meest extreme hoeken goed zichtbaar. Een nadeel is dan weer dat het beeld kan afleiden, bijvoorbeeld op plaatsen waar je een goed gesprek met de bezoeker houdt. Daar moet bij het ontwerp van de stand al rekening mee worden gehouden. Tip: blijf bij de keuze voor een beelddrager nuchter. Besef dat een beelddrager eigenlijk een podium is. Hoe meer mensen ervoor staan, hoe hoger en groter zal het beeld geplaatst moeten worden. Het is dus onzin om aan de rand

van de stand met enorme schermen te werken. En vergeet niet: de kracht zit in de boodschap, niet in de techniek. GELUID Met muziek op de beursstand kun je bezoekers selecteren. Lage bassen en het dichtgetimmerde geluid van discotheken trekt ander publiek dan een zacht kabbelende vioolsonate. Kies muziek waarvan jij denkt dat die jouw doelgroep aanspreekt. Ook kunnen geluiden interesse opwekken. Laat het geroezemoes van een gezellig café maar horen. Liefst met het geluid van de verse koffie malende espressomolen. Een standhouder is nooit meer die ene lokroep vergeten: “Hé pssst…”. Helaas kwam de lokroep van de buurstand; het hing hem na een uur al de keel uit. De beurs duurde drie dagen. Maar op de langslopende bezoekers had het wel het beoogde effect. 

STANDVLOEREN

LAAT DE VLOER VOOR JE SPREKEN Loopt de gemiddelde beursbezoeker continu met zijn snuffert omhoog? Of is de kans groter dat zijn of haar blik neerwaarts is gericht om te zien waar hij of zij loopt? En wat ziet men dan? Op zijn best een keurig tapijt of glanzende vloer. Je kunt het gerust een gemiste kans noemen, als je als exposant de vloer totaal niet gebruikt voor enige communicatie.

WOORDENVIJVER Waarom altijd alle uitingen op de wand of in de lucht? Ook op de vloer van de stand kun je jullie merkwaarden communiceren. Het Duitse bedrijf Expotechnik won er zelfs een prijs mee op de Exhibitor Show, het jaarlijkse event van het toonaangevende Exhibitor Magazine in Amerika. Woorden als Creative, Engagement en Innovative, die de ontwerpen en het projectmanagement van het bedrijf duiden, waren via zeefdruk

op de achterkant van plexiglas geprint, dat was gesneden in de vorm van het logo van Expotechnik. Deze glanzende woordenwolk – of is het in dit geval beter om te spreken over een woordenvijver – zorgde voor krachtige communicatie die de hoofdboodschap ‘We Set the Stage for Your Brand’ ondersteunde. Op die manier wist de relatief kleine stand toch grote indruk te maken.

INTERACTIEVE VLOERPROJECTIE De boodschap op de standvloer krijgt extra aandacht als er beweging of interactiviteit is. Dat kan door een projectie op de vloer te koppelen aan bewegingssensoren, zodat de (reclame)boodschap zich openbaart als de bezoeker over de vloer loopt. Vaak bestaat het uit een achtergrond met daarop een slogan of andere communicatie-uiting en daarover heen geprojecteerd een samengesteld beeld op basis van bijvoorbeeld het bedrijfslogo of de producten waar het om gaat. Naast deze basisvariant zijn er op maat vele interactieve vloerprojecties te maken, tot aan een combinatie van vloerprojecties waarmee de beursbezoeker al lopend een heel verhaal voorgeschoteld krijgt. Puur als aandachtstrekker blijft het over (virtueel) water lopen – inclusief de op voetstappen reagerende vissen – een succesnummer. Nog interactiever en een ware publiekstrekker is het geprojecteerde voetbalveld waar bezoekers digitaal een balletje kunnen trappen. De geprojecteerde bal beweegt daadwerkelijk mee op elke beweging. Het bedrijf Paradigm AV toonde tijdens de internationale vakbeurs Integrated Systems Europe in RAI Amsterdam de GestureTek Cube, een plug & play uitvoering van door beweging gestuurde projectie.

STANDVLOEREN

ENERGIECENTRALE Een bijzondere oplossing bedacht het Amerikaanse standbouwbedrijf EP&M International voor GE Power & Water op Power-Gen Europe. Een blauwdruk van een energiecentrale werd in de verhoogde standvloer verlicht weergegeven. De eerste gedachte was om met een glazen vloer te werken, maar al doorstuderend vond men een oplossing die goedkoper was. Met een computergestuurde CNC-frees werd het ontwerp aangebracht in zwarte MDF-panelen met een witte hoogglans laminaat afwerking. Dit ging in twee etappes: eerst een uitsnede voor de led-verlichting en vervolgens een wijdere uitsnede voor de acryl strip die als afdichting diende. De blauwgekleurde strips zorgde tevens voor de blauwe gloed, geheel volgens de huisstijl van GE.

BEKLIJVENDE KLEVERS Met vloerstickers kan de beursbezoeker (tot ver) buiten de stand bereikt worden. Natuurlijk wel eerst even afrekenen met de beursorganisator. Over de effectiviteit van vloerstickers bij de ingang van de beurs kun je nog debatteren. De bezoeker moet dan nog wennen aan de nieuwe omgeving en is vooral op zoek naar zaken als de registratie- en informatiebalie, de garderobe, sanitaire voorzieningen of de entree naar de beursvloer. Maar eenmaal gewend aan zijn of haar omgeving en overdonderd door alle indrukken op en boven ooghoogte, zal de blik vaker op de vloer zijn gericht. Een mooi, relatief canvas voor jullie boodschap.

KABELS WAAR ZE HOREN Kabels worden bij voorkeur onzichtbaar weggewerkt, zo ook in de standbouw. Verhoogde vloersystemen bieden hiervoor de geschikte oplossing. Maar sommige exposanten willen de kabels juist laten zien. Het is immers het product dat zij produceren en/of verkopen. Nu kun je ze aan een muur bevestigen, maar daar hangen ze er al gauw verloren bij. Hoe mooi is het als je ze uitgelicht in hun natuurlijke habitat kunt tonen. Op vakbeurs Elektrotechniek waren er dan ook diverse stands waar beursbezoekers het productengamma van de exposant onder hun voeten vonden. Ook hier helpen de verhoogde vloersystemen. Het is gewoon een kwestie van (onbreekbare) doorzichtige panelen gebruiken en mooi uitlichten.

DWINGEND SPOOR Zeker bij beursvloercommunicatie geldt de kracht van de herhaling. De meeste beursbezoeker, zullen het zien, maar verwacht niet dat er veel zijn die halt houden om te lezen. Door de (onbewuste) attentiewaarde zullen ze wel eerder halt houden bij jullie stand. Als je bang bent dat men jullie stand toch nog voorbij loopt, dan kun je nog altijd de route op het tapijt laten printen. Zo liet Spelsberg de beursbezoeker op Elektrotechniek graag via hun stand naar de andere hal lopen. Het welhaast dwingende spoor op de vloer lokte menig beursbezoeker in deze voetgangerstunnel voorzien van Spelberg-producten.

INFOGRAPHIC De oriënterende slenteraar – een van de zes door Karoline Wiegerink gedefinieerde typen vakbeursbezoekers – kon op de afgelopen editie van vakbeurs Europort in Ahoy de kengetallen van RH Marine Group (voorheen Imtech Marine) van de vloer lezen. Deze waren in de vorm van een infographic aangebracht op de vloerpanelen aan de buitenrand van de stand.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 45

CATERING

CLEVER IN DE KOELKAST: SMART FOOD Jouw standteam levert enkele dagen lang ene fysieke topprestatie die niet moet onderdoen voor een paar uur intensief sporten. Liever dan hen vol te stouwen met energiedrankjes, voorzie je in de koelkast wat ruimte voor slimme cateringoplossingen die ervoor zorgen dat hun energie- en vochthuishouding op peil blijven. ++ Vers fruit: hard seizoensfruit, vruchtensalades, vruchtensappen en smoothies zorgen voor een energieboost en verdrijven opkomende hongeropstootjes. Je kunt ze onbeperkt eten en ze geven je geen vieze adem. ++ Pasta: bereide pastagerechten in kleine porties kunnen zonder veel gedoe

KOFFIE? OF…THEE? Wereldwijd zijn van elke vier kopjes die gedronken worden, er drie thee en slechts één koffie. Dus als je aan een internationale beurs deelneemt en een beetje gastvrij wilt over komen, is het een goed idee om naast die gesofistikeerde espressomachine ook te voorzien in een mogelijkheid om thee te zetten en niet zomaar een builtje Lipton dat gauw-gauw in een kop heet water gedouwd wordt.

DUURZAAM Geef de voorkeur aan lokale ingrediënten en seizoensgebonden producten boven allerhande exotische aardigheidjes.

discrete ruimte waar de gegeten worden en geven teamleden om beurten snel energie. Kies voor een hapje kunnen eten. eenvoudige, niet al te hartige bereidingen die elke dag ++ Broodjes: geen lunch wisselen. Vermijd knoflook. zonder belegde broodjes. Kies voor volkoren of ++ Slaatjes: rauwe groenten meergranen en beleg geven je snel een verzadigd zonder franjes: jonge of gevoel en zijn toch licht verse kaas, groenten, droge verteerbaar. Ze zijn wat vleeswaren. Ban vette minder snel binnen te sauzen en alles wat sporen werken dan fruit, dus voorzie je best een nalaat op het gebit. 

STANDCATERING IS EEN LOGISTIEKE UITDAGING Standcatering vormt op zichzelf al een logistieke uitdaging. Zelfs al beperk je je tot het serveren van koffie en frisdrank. Dat vraagt sowieso om opslagruimte, stroom,

water en koeling. Bedenk dat je voor een stand met catering zo’n dertig procent meer oppervlakte nodig hebt dan voor een stand zonder catering. Ook moet je regelen

wie de drankjes serveert en wie de boel opruimt en schoon en netjes houdt. Bied je ook nog hapjes aan, dan vraagt dit al gauw om een dubbele inspanning. 

KLIMAATVERHUUR

Andrews Sykes Klimaatverhuur is al meer dan 40 jaar dé specialist in de verhuur van tijdelijke klimaatbeheersing. Wij beschikken over het grootste assortiment mobiele airconditioners en heaters in Europa.

Andrews Sykes Hoefweg 151-155 2665 CD Bleiswijk T 0800-5200200 E info@andrewssykes.nl www.andrewssykes.nl

STANDTEAM

BEURSTRAINING DRAAIT OM GEDRAGSVERANDERING Training is maatwerk. Anders dan onderwijs of voor lichting staat immers gedragsverandering centraal. Dat geldt ook voor een beurstraining. Bepaal vooraf welke kwaliteiten belangrijk zijn om jullie beursdoelstelling te behalen en op welke punten jouw standteam zich moet verbeteren. Productpresentatie. Heeft ieder lid van de standbemanning voldoende productkennis om in ieder geval de sterke punten van het product en de belangrijkste specificaties te kunnen noemen. Zo niet, laat een productspecialist hen dan bijpraten. Vervolgens is het de beurt aan een communicatiespecialist om te vertellen hoe je deze informatie het meest effectief overbrengt in een beursgesprek. Vergeet daarbij niet het aspect van productdemonstratie. Alles wat je kunt aanwijzen of tonen ondersteunt de boodschap. Standetiquette. In de informatievoorziening naar het beursteam is de standetiquette, noem het de huishoudelijke regels, een

absolute noodzaak. Maar blijft een lijst met regels hangen? Als je het gevoel hebt dan jouw standbemanning zich professioneler kan presenteren dan tot nu toe, maak dan de standetiquette onderdeel van de training. Het laten zien van verkeerd gedrag op een beursstand – denk aan bellen, eten, vooral met collega’s praten – en het oefenen van juist gedrag zet jouw standteam op het juiste spoor. Prospectkwalificatie. Ga je voor het verzamelen van kwalitatief goede leads? Een beurs is hiervoor het ideale marketinginstrument, maar vraagt wel een gerichte aanpak. Train de standbemanning in het snel kwalificeren van de beursbezoekers. Het

beginnen van het gesprek, de vragen om snel te weten te komen of het een interessante prospect is en het vervolg, bijvoorbeeld de overgang naar de productpresentatie of het beleefde, doch resolute, afscheid. Hospitality. Mag je van een accountmanager die normaliter op klantbezoek gaat, verwachten dat die weet wat hospitality inhoudt? Op de beurs zijn de rollen ineens omgekeerd en komt de klant bij hem of haar op bezoek. Als het beursconcept draait om gastheerschap, dan mag dit aspect niet ontbreken in de beurstraining. Hoe ontvang je je gasten, zodat ze zich extra verwend voelen? Dat leer je alleen door te oefenen. 

SPELLETJE Blijft altijd leuk. Een spelletje open vragen stellen. Het valt altijd weer tegen, terwijl het de basis is van een goed beursgesprek. Verplichte kost dus bij de training van de standbemanning.

BEURSKLEDING Investeren in beurskleding verdient zich geheid terug. Het geeft een professionele uitstraling. Het maakt de bezoeker meteen duidelijk wie het bedrijf vertegenwoordigt. Het helpt de standbemanning beseffen dat ze ‘on stage’ zijn; dat een beursdeelname compleet iets anders is als de dagelijkse routine. Én het verhoogt de teamgeest.

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 49

STANDTEAM

HOEVEEL STANDBEMANNING HEB JE NODIG? Het aantal mensen dat je op de beurs nodig hebt is afhankelijk van diverse zaken. Zo bepaal je hoe groot je standteam moet zijn. Hoeveel bezoekers komen er? Het mag duidelijk zijn dat een groter opkomst, doorgaans om een groter standteam vraagt. Dus bepaal hoeveel bezoekers er worden verwacht en hoe de spreiding van de bezoekersaantallen over de beursperiode zal zijn. Wat zijn de piekmomenten en hoeveel bezoekers komen er dan? Wat is het doel? Als het doel is om zoveel mogelijk klantcontacten te hebben, dan vraagt dat ook om meer mensen op de stand. Is het doel vooral om bestaande relaties te ontvangen, dan is bepalend wie de aangewezen personen zijn om deze relaties te ontvangen. Wat zijn de taken? Moet er iets gepresenteerd worden, zijn er mensen voor de catering nodig, laat je flyers uitdelen. Het is belangrijk om specifieke taken aan specifieke personen te kunnen toewijzen. Iemand die teveel verschillende taken op zijn bordje heeft liggen, laat zeker steken vallen.

NETWERKMOMENTEN Houd ook rekening met de netwerkmomenten tijdens een beurs bij het samenstellen van je beursteam. Je bent geneigd om je geheel op de eigen stand te focussen, maar benut ook de contactmomenten die de beursorganisatie of andere exposanten bieden. Die dragen ook bij aan het rendement van een beursdeelname.

ESSENTIËLE INFORMATIE Huur je hostesses of andere tijdelijke medewerkers in? Zorg dan dat die goed op de hoogte is van het bedrijf, de mensen, de beursdoelstelling en de werkzaamheden. Niets is dodelijker voor het efficiënt functioneren van tijdelijke krachten dan een gebrek aan essentiële informatie!

Hoe lang duurt de beurs? Hier gaat hem meer om het totaal aantal mensen dat nodig is over de hele beursperiode. Hoe meer beursuren er gedraaid moeten worden, des te dringender de vraag om tussentijdse verversing van de standbemanning. Dat is niet altijd de realiseren, omdat niet iedereen ‘inwisselbaar’ is of simpelweg omdat je niet meer mensen beschikbaar hebt. Hoe regel je de pauzes? Voorkom dat de stand on(der) bemand is tijdens pauzes van standbemanners. Plan pauzes zoveel mogelijk tijdens rustiger

beursmomenten. Dit werkt twee kanten op. Je hoeft geen extra standbemanning te regelen én het voorkomt dat je de weinige beursbezoekers intimideert met een ‘cordon’ aan standpersoneel. Hoe groot is de stand? Dit is natuurlijk een kip-enei-verhaal. Is het aantal standbemanners dat nodig is voor het doel en de taken te groot voor de stand, dan is de standoppervlakte te klein gekozen. Als grove richtlijn geldt één persoon per drie vierkante meter stand. 

HET UUR U… Het standteam én de stand moeten er helemaal klaar voor zijn nog voor de eerste beursbezoeker de hoek om draait en ook daar kruipt best wat tijd in. Houd onderstaand schema aan om geen laatkomer te zijn. Het is een ochtendritueel dat je elke beursdag kunt herhalen om de nodige rust en focus in het team te brengen. U-3 Neem de tijd om met de hele standteam te ontbijten, bij voorkeur in de nabijheid van de beurshal. Haal in een korte briefing nog even de collectieve en individuele doelstellingen aan en beantwoord de praktische vragen die uit de groep naar boven komen.

U-2 Laat de ploeg de stand verkennen (op de eerste beursdag). Vanaf de tweede beursdag kunnen de teamleden ook in de bredere perimeter een kijkje nemen bij de concullega’s. Vraag aan iedereen om opvallende slogans, interessante noviteiten en slimme vondsten te noteren.

U-1 Alle presentaties en displays zijn opgestart, dus het standteam kan even sparren: wat zijn de meest significante scenes in de videofilm? Welke verkoopargumenten worden waar geïllustreerd? Hoe open ik het gesprek op een leuke en verrassende manier? 

P.S. De precieze timing hangt uiteraard af van de omvang van het team.

CULTUURVERSCHILLEN Grote vakbeurzen met een internationaal deel nemersveld en bezoekers uit alle hoeken van de wereld zouden het je bijna doen vergeten: de manier waarop we zaken doen wordt grotendeels cultureel bepaald.

Op de Engelstalige website www.geert-hofstede.com van de Geert Hofstede Foundation vind je een paar handige tools om het zakelijke cultuurprofiel van een land in kaart te brengen. Voor elk land worden scores voor de zeven zogeheten Hofstededimensies gegeven en toegelicht. Je kunt ze met telkens een ander land vergelijken en zo inzicht krijgen in hoe de zakelijke relaties zich tot elkaar verhouden.

HET KAARTJESRITUEEL In heel wat culturen is het overhandigen van een visitekaartje een heus ritueel. Overhandig je kaartje met beide handen, neem het kaartje van jouw gesprekspartner met beide handen aan, bedank, bekijk het even, maak er een fijne opmerking over en berg het met zorg op.

Cultuurverschillen bestaan en ze hebben nog steeds een grote invloed op het verloop van zakelijke interactie. Ondanks het Engels als lingua franca van de internationale zakenwereld, ondanks het afvlakkend effect van de steeds intensievere mondiale samenwerking en ondanks de verregaande standaardisering van onze digitale omgeving. Sinds Geert Hofstede in de late jaren zestig van de vorige eeuw begon met het in kaart brengen van cultuurverschillen in een zakelijke context is de hele wereld veranderd, maar niet de cultureel bepaalde factoren die invloed hebben op de zakelijke etiquette die in diverse landen dominant is. Zakelijke etiquette heeft betrekking op wat (groepen) individuen in een zakelijke context normaal, gepast, welvoeglijk of aanvaardbaar vinden en wat niet. Fouten maken tegen de zakelijke etiquette is niet alleen slecht voor uw imago, het kan een prille zakelijke relatie zelfs ronduit in gevaar brengen. En op een beursstand zijn heel wat zakelijke relaties pril. Het contact op de stand is vaak bepalend voor het verdere verloop van de relatie en dus kun je beter een sterke start maken door van meet af aan zoveel mogelijk rekening te houden met de gevoeligheden van je gesprekspartner. CLUSTERS Zoals bij andere cultuurfenomenen geldt ook voor zakelijke

cultuur en cultuurverschillen dat er enige afstand zit tussen concrete, individuele gevoeligheden en geplogenheden en de meer algemene beschrijving ervan. De beschrijving helpt om typische gevoeligheden en gebruiken van individuen te plaatsen, ze beter te begrijpen en de eigen stijl aan te passen aan die van de gesprekspartner. Om het wat overzichtelijk te houden, worden de Westerse zakelijke culturen ondergebracht in vier clusters met specifieke eigenschappen: de Angelsaksische cluster, de Scandinavische cluster, de paternalistische cluster en de Germaanse cluster. Elke cluster heeft typische kenmerken die dominant aanwezig zijn in de landen die tot die cluster gerekend worden. Zonder afwijkingen? Natuurlijk wel! Er zijn landelijke en regionale verschillen, er zijn verschillen op het niveau van individuele bedrijven en organisaties – de bedrijfscultuur bij Ricoh is wellicht een beetje anders dan die bij Koninklijke FrieslandCampina – maar wat de landen binnen een cluster bindt, is sowieso groter dan wat hen scheidt. SCANDINAVISCH De Scandinavische cluster omvat Zweden, Denemarken, Finland en Nederland. Typerend voor deze cluster is de vlakke organisatie, de sterke focus op consensus,

het grote belang dat aan individualiteit gehecht wordt en een decentrale aanpak voor zakelijk overleg. Deze zakelijke cultuur brengt zakenlui voort met een grote autonomie, die weinig belang hechten aan formele omgangsregels, snel ter zake komen en nogal direct zijn in hun communicatie. In onderhandelingen zal dit type altijd op zoek gaan naar een oplossing waar alle betrokken partijen, die op voet van gelijkheid behandeld worden, tevreden kunnen mee zijn. Individuen met een Scandinavische zakelijke mentaliteit hebben een hekel aan small talk en zijn zeer gevoelig voor verstoringen van de work-life balans: verder werken buiten de kantooruren hoort niet en werk en privé blijven netjes gescheiden. In een zakelijke relatie onder het Scandinavische model staat het begrip ‘aardig zijn’ centraal. ANGELSAKSISCH De Angelsaksische zakelijke cultuur is dominant in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Australië en Nieuw-Zeeland. Net als in het Scandinavische model staat hier het individu centraal, dat door de organisatie gemandateerd werd om decentraal zaken te doen of te onderhandelen. Daarin is de Angelsaksische zakenman een stuk taaier dan zijn Scandinavische evenknie: de focus ligt niet

INTERNATIONAAL EXPOSEREN

IN KAART GEBRACHT op consensus maar op (snel) resultaten boeken. De communicatiestijl is direct, zonder veel plichtplegingen en zonder beleefdheidsformules. Angelsaksische zakenlui verwachten van hun gesprekspartner onder meer zin voor initiatief en een gezonde dosis assertiviteit. De toon van onderhandelingen is direct, soms op het randje af agressief en houdt geen rekening met heilige huisjes. Die sterke tegenstelling valt weg zodra van een zakelijke context wordt overgeschakeld naar een interpersoonlijke context: de taaiste onderhandelaar zal jou al snel ‘my friend’ noemen en amicaal behandelen. PATERNALISTISCH De dominante zakelijke cultuur in Frankrijk, België, Spanje, Italië, Portugal en Griekenland wordt piramidaal of paternalistisch genoemd omdat hij een verticale organisatie met veel verschillende bevoegdheidsniveaus centraal stelt. In deze structuur is aan het individu vooral een uitvoerende rol toebedeeld. De man of vrouw waarmee je op de stand onderhandelt, moet voorstellen terugbrengen naar zijn of haar organisatie en op hoger liggende niveaus om groen licht vragen. Onderhandelen met een zakenpartner met een paternalistische zakelijke cultuur is minder hard dan met de Angelsaksische pendant, maar het duurt wel een flink stuk langer. Formele omgangsregels zijn in de paternalistische zakencultuur heilig: iemand bij de voornaam noemen is not done – ook niet

wanneer je elkaar al wat langer kent – en wie een titel draagt die op het visitekaartje vermeld staat, verwacht dat je die ook gebruikt. Ondanks die afstandelijkheid is de paternalistische cultuur echter heel sterk op relaties gericht, met alle voor- en nadelen van dien. Eens je het vertrouwen gekregen hebt, is het relatief makkelijk zakendoen en de relatie is vaker beter tegen de tijd bestand dan in andere zakenculturen. GERMAANS De Germaanse cluster groepeert Duitsland, Oostenrijk, Polen, Hongarije en Tsjechië en wordt gekenmerkt door een sterke focus op processen en een grote behoefte aan structuur. In zakelijke onderhandelingen met een partner uit dit model moeten alle onderdelen van het traject in detail uitgelicht worden: wie doet wat en wanneer? Wat is de daarop volgende stap? Hoeveel tijd geven we elkaar hiervoor? Wat doen we indien van het traject afgeweken wordt… Net als zijn paternalistische evenknie is de Germaanse zakenman erg gehecht aan formele omgangsvormen. Je blijft elkaar keurig bij de familienaam noemen, houdt je strikt aan de afspraken en blijft in alle omstandigheden als een professional reageren. Jouw Germaanse zakenpartners zijn meer dan anderen gevoelig voor wat je in het verleden gepresteerd hebt. Heb je al voor toonaangevende bedrijven gewerkt? Vertel het hen! Name dropping zal nog nooit zo lonend geweest zijn. 

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 53

HOSPITALITY

EEN PLAN VOOR DE AVONDUREN WAT DOE JE NADAT HET LICHT OP DE STAND GEDOOFD IS? OM HALFACHT KNUS OP DE SOFA OF STA JE (POTENTIËLE) KLANTEN OOK NA BEURSTIJD TEN DIENSTE?

SJEZEN Bedrijven die sjezen voor het hospitality-criterium, bakken er doorgaans ook voor de rest weinig van. Bedrijven die met een goed uitgekiend hospitality-plan naar de beurs trekken, slagen er doorgaans moeiteloos in hun (relationele) objectieven te halen.

ZAKELIJKE ETIQUETTE Wil je meer weten over zakelijke etiquette in diverse landen? Kijk dan op www.qualityinmeetings.nl/ etiquette.

DUITS LOKET Voor meer informatie en seminars over zaken doen in Duitsland is de Nederlands-Duitse Handelskamer het aangewezen loket: www.dnhk.org.

Vakbeurzen die het een beetje gemaakt hebben, vormen een tijdelijke maar belangrijke geografische concentratie van wat doorgaans ‘de markt’ genoemd wordt. Gedurende enkele dagen is iedereen die enigszins meetelt in de buurt. En veel van die beursbezoekers voelen zich eigenlijk een klein beetje verloren in die onbekende stad, op die anonieme hotelkamer. En dus… Wat een goede plan van aanpak is, hangt grotendeels af van de doelstellingen die voor de beursdeelname geformuleerd werden. Wil ik vooral nieuwe klanten vinden of bestaande klanten binden? Zoek ik het op de thuismarkt van de beurs of wil ik vooral internationale bezoekers? Wil ik het aantal nieuwe contacten

maximaliseren of hanteer ik het fuik-principe om alleen een paar grote vissen over te houden?

‘musts’ en stel een programma samen dat aansluit bij de interessesferen van de gasten.

Selecteren: Je kunt niet voor iedereen Sinterklaas spelen. Omschrijf het type bezoeker dat je met jouw gastvrijheid wil charmeren en leg een lijst met namen aan. Koppel eventueel terug naar de database van de organisator.

Afspreken: Nodig je gasten schriftelijk uit voor de after hours en hou er rekening mee dat zij wellicht een vermoeiende dag achter de rug hebben. Prop het programma niet vol, maar geef je genodigden af en toe een adempauze.

Programmeren: Leef je in de situatie van de doelgroep in. Zij zijn gedurende enkele dagen in een hen vreemde stad. Waarmee bewijs je hen een dienst? Zeker als je een ‘thuismatch’ speelt, is jouw kennis van stad en streek een belangrijke troef. Informeer bij de lokale toeristische dienst naar de

Loslaten: Misbruik de avonduren niet om nog lekker wat verder door te drammen, maar laat de zakelijke besprekingen los en reik een paar gespreksonderwerpen aan die aansluiten bij de interessesfeer van de genodigden. Vermijd gespreksonderwerpen die gevoelig liggen (religie, politiek, nationaliteit, ras, sport…). 

Standtraffic Leads Reuring photonic.nl / +31 (0)20 3304384

Fotodisplay

ADVERTORIAL

Modulaire zelfbouw stands “WE CREATE YOUR BUSINESS” Norm-Systems Expo is al vanaf 1983 specialist in modulaire beursstands. Of het nu gaat om een standalone beurswand of een concept stand van 6 of 60 m2, wij garanderen een passende oplossing op de vierkante meter. Bedenken van creatieve oplossingen, persoonlijk contact, het leveren van maatwerk en materiaalkennis zijn zaken die ons onderscheiden van talloze aanbieders op het www.

Norm-Systems Expo Emrikweg 28 2031 BT Haarlem Tel: +31 (0)23 517 32 22 info@normsystems.nl www.normsystems.nl 56

MODULAIRE STAND Wanneer u jaarlijks aan meerdere beurzen gaat deelnemen, dan is het interessant te investeren in een “custom made” modulaire beursstand. Deze stand kan in eigen beheer worden open afgebouwd en is eenvoudig te vervoeren. Dit bespaart de beursdeelnemer veel geld en er komt geen gereedschap aan te pas om de stand op te bouwen. SCOREN MET BEURSSTANDS Tijd is geld. Ook in de beurzen-

branche. Korte open afbouw tijden hadden al eerder druk op de ketel gezet. Zeker in de wereld van de eendaagse seminars of congressen. Hier moet men de stand neerzetten in slechts 2 uur voor aanvang. Vroeg op dus, want het seminar begint om 09:00 uur en dan moet alles er tip top uitzien. Modulaire systemen bieden hierbij een uitkomst. Met de betere pop-up wanden en Smartframe’s zijn de laatste jaren fraaie en duurzame concepten verschenen. Alles staat in een handomdraai en zonder gereedschap! ANDERE UITSTRALING Bij elk type stand dat u kiest is het mogelijk om uw visual per beurs of per doelgroep geheel of gedeeltelijk aan te passen. De basis (hardware) heeft u al in het bezit en hiervoor is dus geen investering meer nodig. Door alleen de panelen of het doek te vervangen verandert uw boodschap en daarmee de gehele uitstraling. Hoofdzakelijk worden onze systemen ingezet op

beurzen, congressen en seminars maar als er geen beurs is, kan de stand (of een deel) worden gebruikt voor in uw showroom of entree. Hierdoor is uw investering nog sneller terugverdiend. NIEUWSGIERIG NAAR DE MOGELIJKHEDEN? Bent u geïnteresseerd in één van onze standconcepten en plan van aanpak? Een telefoontje is nog altijd de snelste weg voor het maken van een afspraak. Wij gaan graag met u om tafel zitten om te helpen met de vormgeving en indeling om zo meer betekenis aan de stand te geven. 

STANDBOUWGALERIJ

JAAROVERZICHT

STANDCONCEPTEN WWW.STANDBOUWGALERIJ.NL

IN C LUS IEF OV ER ZI C H T VA N L E V ER A N CIER S EN D IEN ST V ER L EN ER S

www.standbouwgalerij.nl 57

STANDBOUWGALERIJ

DUTCH EXPO SERVICES EEN SUCCESVOLLE BEURS IS MEER DAN EEN FRAAIE STAND Als toonaangevend bouwbedrijf staat Janssen de Jong Groep ieder jaar met een stand prominent op dé vastgoedbeurs van Nederland: De Provada. Janssen de Jong Groep gelooft in de nieuwe manier van bouwen. Hierbij staat de wens van de gebruiker altijd centraal. Niet voor niets is ‘Optimale ruimte voor mensen’ hun credo. Die boodschap uitdragen, tussen het geweld van al die

fraaie stands, was de uitdaging. Er werden dus 3 gerenommeerde standbouwers uitgenodigd, waarbij van meet af aan duidelijk was dat een fraaie stand alleen niet genoeg zou zijn. Daarom viel de keus op Dutch Expo Services. Naast een alleszins geslaagd standontwerp presenteerden zij hun unieke 360 graden aanpak. Dit resulteerde, naast het tijdig opleveren van een strakke

stand, tot de inzet van een breed scala aan multimediale middelen, een opvallende LED presentatie boven de stand en last but not least: tot de beste koffie van de Provada. Als geen ander gelooft Dutch Expo Services in het medium ‘beurs’ als verkoop- en communicatie instrument. Onze 360 graden aanpak laat zien dat een stand veel meer kan zijn dan de gebruikelijke invuloefening van m2 en Euro’s.

036-5227700 www.dutchexposervices welcome@dutchexposervices.nl

Experiential exhibitions & events

www.standbouwgalerij.nl 59

STANDBOUWGALERIJ

ELDEE EXPO EXPERTS

HERO DÉ Nº 1 TWEEWIELER EN MOTORFABRIKANT TER WERELD …. Hero MotoCorp was tot voor kort hoofdzakelijk aanwezig in Azie, Afrika en Zuid-Amerika. In 2015 maakten ze bekend dat ze klaar waren voor de Europese Markt. Op de EICMA 2016 was het moment gekomen voor Hero om Europa te laten weten dat ze ‘er

zijn’ om de Europese markt te bedienen ; – State of the Art Design motoren – Wereldwijd marktleiderschap – Betrouwbaarheid Dat was de kern van wat over het voetlicht moest komen in Milaan. De input van Hero en Eldee Expo

Experts op het design en realisatie van het stand project hebben tot een Helder, Indrukwekkend stand design geleid. Dynamiek, focus op product, eenvoud & klasse waren keywords. De stand en de Hero bemanning deden de rest.

Eldee Expo Experts Bosmanskamp 21-23 4191MS Geldermalsen 0345-585600 eldee@eldee.com www.eldee.com

STANDBOUWGALERIJ

STABILO ELKE STAND EIGEN IDENTITEIT DOOR TRANSPARANTIE

De organisatie van het ABN AMRO Word Tennis Tournament koos dit jaar voor een meer moderne en frisse look als uitgangspunt voor de hospitality-ruimtes en wilde dit voor een scherpere prijs realiseren. Door de kunst van het weglaten toe te passen kon Stabilo invulling geven aan deze doelstelling.

Het leverde de gewenste uitstraling op en tevens een efficiĂŤntere bouwwijze.

een speels geheel ontstaat, zonder dat de samenhang verloren is gegaan.

De gevels van de stands zijn ontworpen als een soort glazen wand. Door deze benaderingswijze wordt de binnenzijde van de stand ook naar buiten toe gepresenteerd. Deze transparantie zorgt ervoor dat elke stand een eigen identiteit krijgt en er

Door het plafond van de stands naar achter toe schuin af te laten lopen, was de hal beter aan het oog onttrokken. Het tapijt van de stands liep door in het gangpad wat de transparantie benadrukte en de drempel om de stand binnen te gaan verlaagde.

Stabilo International Flight Forum 3846 5657 DX Eindhoven +31 (0)40 234 89 10 info@stabiloworld.com www.stabiloworld.com

www.standbouwgalerij.nl 61

STANDBOUWGALERIJ

Aluvision Clemence Dosschestraat 44 BE-9800 Deinze BelgiĂŤ +32 (0)9 3815470 info@aluvision.com www.aluvision.com

ALUVISION EINDELOZE CREATIVITEIT, EINDELOZE MOGELIJKHEDEN Op EXHIBITORLIVE 2016 liet Aluvision terug het beste van zichzelf zien. Aluvision, de internationale producent en leverancier van het welgekende modulaire kadersysteem met gaten, toont dat de oplossingen van Aluvision ideaal zijn om

een stand te personaliseren, waarbij een kwaliteitsvolle afwerking en een strak design gegarandeerd worden. In dit standontwerp laat Aluvision zien hoe vele oplossingen moeiteloos gecombineerd kunnen worden door verschillende invulmaterialen

te gebruiken, zoals witte dibond panelen, SEG-doeken en glas. Ook indrukwekkende, hangende RGB-volumes mochten niet ontbreken en misten hun effect niet bij de bezoeker. Op meerdere plaatsen werden nieuwigheden in de kijker gezet en

productpresentaties gegeven. De stand werd genomineerd door EXHIBITOR Magazine voor Best Fabric Exhibit.

STANDBOUWGALERIJ

WIT DESIGN KWALITEIT BOVEN KWANTITEIT Toen Feilo Sylvania Wit Design vroeg voor een stand, kwam het erop aan het aantal producten te filteren tot sterke selecties. Iedere productgroep heeft zijn positie gekregen onder de hangende kubussen of in de zwevende galerij met diverse thema's. Aangezien de meeste elementen los van de grond waren, had het geheel een open karakter en uitnodigende aanblik. Producten die niet geselecteerd werden, kon men vinden in een virtuele showroom met diverse iPads gekoppeld aan grote schermen. De bezoeker werd meegenomen langs een vaste route met high-end

producten en innovatieve oplossingen met partners van Feilo Sylvania. Door de Organic Response sensoren werd ook nog de beweging op de stand gemeten en getoond door middel van heat-mapping op een grote videowall. Naast dit alles was het belangrijk om de overname van Sylvania door Feilo flink onder de aandacht te brengen en een goede start te maken voor de toekomst. Opdrachtgever: Feilo Sylvania Beursnaam: Light + Building Uitwerking van de doelstellingen: Wit Design heeft in 8

weken tijd laten zien een goed ontwerp te kunnen realiseren. Door de inzet van zowel opdrachtgever als ontwerpbureau kon een esthetisch goede stand worden gerealiseerd met een heldere structuur en innovatieve oplossingen. Voor Feilo Sylvania was de Light & Building een uitstekend moment om de overname fysiek te tonen. Voor Wit Design een uitdaging om nieuwe wegen in te slaan. Standontwerp: Bas de Wit Type evenement: Vakbeurs Sector: Verlichting Type project: Stand Standgrootte: 14 x 14 mtr

WIT DESIGN Dorpstraat 49 4851 CK Ulvenhout Nederland 076-3032820 info@witdesign.nl www.witdesign.nl

www.standbouwgalerij.nl 63

Onderscheidend, eigenwijs en een meerwaarde voor exposanten

ADS EXPO / MODUL NEDERLAND BV Beneluxbaan 16 5121 DC Rijen Nederland t 0161-222350 info@ads-expo.nl www.expo-standbouw.nl

BANO Gotenburgweg 58 9723 TM Groningen Nederland t 085-4018251 info@bano.eu www.bano.eu

BAZELMANS AVR De Run 4537 5503 LT Veldhoven Nederland t 040-2544222 veldhoven@bazelmans.com www.bazelmans.com

LA DOLCE BARISTA Else Mauhsstraat 121 7558 RJ Hengelo Nederland t 06-51880638 info@ladolcebarista.nl www.ladolcebarista.nl

ELDEE EXPO EXPERTS Bosmanskamp 21-23 4191 MS Geldermalsen Nederland t 0345-585600 eldee@eldee.com www.eldee.com

PRONORM Lijn Helmond Venlo 1 5705 BW Helmond Nederland t 0492-542111 info@pronorm.org www.pronorm.org

HORIZON CREATIVE Overschieseweg 34h 3044 EE Rotterdam Nederland t 010-2450707 studio@horizoncreative.nl www.horizoncreative.nl

SALES & PEPPER Heinsiuslaan 5 3051 HD Rotterdam Nederland t 06-46324830 han@salesandpepper.com www.salesandpepper.com

MANSVELD EXPOTECH Kollenbergweg 56 1100 AM Amsterdam Nederland t 020-3128080 info@mx.nl www.mx.nl

FICTIEF Achterstraat 32 4153 AR Beesd Nederland t 0345-683765 info@fictief.com www.fictief.com

DE STANDBOUW KONING / KING OF EXHIBITION STANDS Staalmeesterlaan 240 1057 NX Amsterdam Nederland t 020-2103084 123@kingofexhibitonstands.com www.kingofexhibitionstands.co

STANDSITE.COM Dorpstraat 49 4851 CK Ulvenhout Nederland t 076-3032821 info@standsite.com www.standsite.com

EXPOBULL Reigersbekstraat 2 5262 DC Vught Nederland t 073-5032935 info@expobull.nl www.expobull.nl

EXPORESULT Live Communication Research www.exporesult.nl BEURSTOTAALTRAINING Raadhuisplein 45 2914 KM Nieuwerkerk aan den IJssel Nederland t 0180-321346 info@beurstotaaltraining.nl info@intraservice.nl www.beurstotaaltraining.nl www.intraservice.nl

GIGANT INTERNATIONAL Meerheide 116 5521 DX Eersel Nederland t 0497-517771 info@gigantinternational.com www.gigantinternational.com

LEVERANCIERS

COOL RENTALS BV Fahrenheitstraat 18 - 20 3846 BN Harderwijk Nederland t 0341-410540 info@coolrentals.nl www.coolrentals.nl

PRESTOP RENTAL Ekkersrijt 4611 5692 DR Son en Breugel Nederland t 0499-367608 verhuur@prestop.nl www.prestoprental.nl

TANJA VERHUUR Havenstraat 14 9471 AM Zuidlaren Nederland t 050-4092800 verhuur@tanja.nl www.tanja.nl

OVERZICHT VAN LEVERANCIERS VOOR BEURSDEELNAMES

AAA DISPLAY Communicatieweg 1 3641 SG Mijdrecht Nederland t 0297-591413 info@aaadisplay.com www.aaadisplay.com www.beursmaterialen.nl

www.eerstehulpbijbeurzen.nl 65

LEVERANCIERS OVERZICHT VAN LEVERANCIERS VOOR BEURSDEELNAMES

TT HALL De Haar 11 9405 TE Assen Nederland t 0592-304080 info@tt-hall.nl www.tt-hall.nl

TOTEMS ARCHITECTURE BV Zuid Hollandlaan 7 2596 AL Den Haag Nederland t 088-1118500 amsterdam@totems.com www.totems.com

VAN DER VEEN – EVENT ENGINEERING Cort van der Lindenstraat 7 2288 EV Rijswijk Nederland t 070-3679797 info@vanderveen-ee.nl www.vanderveen-ee.nl

WIT DESIGN Dorpstraat 49 4851 CK Ulvenhout Nederland t 076-3032820 info@witdesign.nl www.witdesign.nl