QM winter 2013

H

É

T

V

A

K

B

L

A

D

V

O

O

R

D

E

M

E

E

T

I

N

G

P

L

A

N

N

E

R

W W W.Q U A L I T Y I N M E E T I N G S . N L

WINTER 2013

111

Meetingmarketing NEGEN TIPS VOOR MEER BEZOEKERS Zo krijg je de meeste deelnemers op je congres

ROTTERDAM KNOWLEDGE AMBASSADORS Vier kenniswerkers delen hun congreservaringen

EIBTM KENNISSESSIES ‘Nobody is an expert in the whole global industry’

TRAP OP, TRAP AF IN WARME MUZIEKTEMPEL World Pension Summit in Muziekgebouw aan ‘t IJ

Van der Valk ‘Business hotels met liefde’

Qminhoud

Inhoud H

É

T

V

A

K

B

L

A

D

V

O

O

R

D

E

M

E

E

T

I

N

G

P

L

A

N

N

E

R

W W W. Q U A L I T Y I N M E E T I N G S . N L

QUALITY IN MEETINGS

WINTER 2013

111

VAN DER VALK: BUSINESS HOTELS MET LIEFDE

Meetingmarketing NEGEN TIPS VOOR MEER BEZOEKERS Zo krijg je de meeste deelnemers op je congres

ROTTERDAM KNOWLEDGE AMBASSADORS Vier kenniswerkers delen hun congreservaringen

EIBTM KENNISSESSIES ‘Nobody is an expert in the whole global industry’ QM 111 WINTER 2013

TRAP OP, TRAP AF IN WARME MUZIEKTEMPEL World Pension Summit in Muziekgebouw aan ‘t IJ

Van der Valk ‘Business hotels met liefde’

winter 2013

06

55 4|Qm winter 2013

Esther Hammink en Freek van der Valk ‘Er komt persoonlijke aandacht bij kijken en liefde’

Regio Zwolle Historische stad met dynamisch karakter

25

52

EIBTM Knowledge sessions Positieve cijfers, veeleisende opdrachtgevers en lastige thema’s

Dagvoorzitter Anousha Nzoume ‘Vaak moet je eerst door de zure appel heen bijten’

06

Van der Valk Business hotels

13

T rap op, trap af in warme muziektempel

Een aantal hotels van het Van der Valk concern heeft de krachten gebundeld om zich ‘vrijwillig verplicht’ als business hotel te positioneren. Kwaliteit is een basisvoorwaarde, stellen Freek van der Valk en Esther Hammink.

Ton Soons doorkruist Muziekgebouw aan ’t IJ om te proeven van de vele parallelsessies die de deelnemers van de World Pension Summit voorgeschoteld krijgen. Catering en audiovisuele ondersteuning zijn ruimschoots voorhanden, maar over de smaak van beide valt te twisten.

18 Zo krijg je de meeste deelnemers op je congres

Deze marketingtips helpen niet alleen om meer deelnemers te trekken, maar ook om een beter congresprogramma te krijgen.

25

Positieve geluiden op de EIBTM

Branchecijfers en marktvoorspellingen eindelijk weer in de plus.

26 ‘Nobody is an expert in

the whole global industry’

28

‘ To provide education for physicians’

Sandra Mary Daudlin en Phelps R. Hope geven de deelnemers aan deze kennissessie van de EIBTM inzicht in hun afwegingen bij de keuze voor een congresbestemming en de partners waarmee ze gaan samenwerken.

De pharma-regelgeving is zeker een lastig thema, erkent Martin Jensen als vertegenwoordiger van de farmaceutische industrie, maar we moeten niet het hoofddoel van medische congressen uit het oog verliezen.

32

otterdam Knowledge R Ambassadors

Op 10 oktober werden de eerste twaalf Rotterdam Knowledge Ambassadors geïnaugureerd. Ter kennismaking vragen we vier van hen naar hun eigen congreservaringen, als delegate én als initiatiefnemer.

38

Veluws onderonsje

46

‘ Allemaal in het teken van de nieuwe realiteit’

DroomParken bedient met haar vakantieparken als vanouds de leisuremarkt, terwijl Bilderberg Hotel Klein Zwitserland in Heelsum jarenlang vooral zakelijke klanten aan zich bond. Maar het vizier van beide organisaties is aan het verschuiven, wat hen dichter bij elkaar brengt.

Hans van Pelt, Directeur Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum.

52

nousha Nzoume benoemt A ‘the elephant in the room’

Ze haalt de angel uit vooroordelen en brengt botsende partijen tot elkaar: ‘Vaak moet je eerst door de zure appel heen bijten’.

55

Regio Zwolle presteert het beste

64

ANVR doet nieuwe poging

Er heerst een levendige dynamiek in en om de historische Hanzestad Zwolle. Economisch presteert de regio het beste van Nederland en dat weerspiegelt zich ook in de meeting industrie.

Reisbrancheorganisatie ANVR wil zich wederom nadrukkelijker profileren op de MICE-markt en opkomen voor de belangen van zakelijke reisorganisaties.

qmvoorwoord

Voorwoord Doen we nog mee?

De EIBTM sloot het jaarprogramma van internationale meeting vakbeurzen af. Al jaren strijdt de beurs, ooit alleenheerser, met IMEX om de troon.

Een strijd die buiten Europa wordt voortgezet, met edities van beide beurzen op de andere continenten. edwin nunnink Een belangrijk middel dat beide organisatoren Hoofdredacteur inzetten is kennisoverdracht. Zij initiëren en qm@hetportaal.com financieren onderzoek en zorgen voor een uitgebreid kennisprogramma tijdens de beurs.

Dit helpt de internationale meeting industrie enorm in haar ontwikkeling.

Regelmatige contactmomenten en intensieve kennisoverdracht hebben de professionaliteit sterk doen toenemen en helpen dat ‘we’ steeds meer worden gezien als een echte industrie.

Het is ook positief om te zien dat er vele Nederlanders actief zijn in dit kennisnetwerk. En tegelijkertijd ook vreemd, want ik heb het idee dat wij in eigen land achter blijven bij deze ontwikkeling. Zeker waar het de congresbranche betreft.

Met Event hebben we voor de hele evenementenbranche een beurs waar we trots op mogen zijn, maar de segmenten meetings, incentives en conferences – daar waar de genoemde internationale beurzen zich juist op focussen – komen er niet volledig tot hun recht.

Vakorganisaties als MPI, HSMAI en het Genootschap voor Eventmanagers organiseren met regelmaat interessante sessies, maar dat betekent wel dat je van drie verenigingen lid moet zijn wil je in het hele spectrum van meetings bij blijven. En misschien zelfs vier als je SITE mee rekent.

Aan de onderwijskant is het vooral eventmanagement dat de klok slaat.

Een echte kwalitatief hoogstaande congresopleiding bestaat niet. Om toch een lichtpuntje te noemen: in januari start de eerste leergang Conference Management door Master in Event Management in samenwerking met MPI. Een echt sterke brancheorganisatie is er niet. Fusievereniging CLC Vecta is nooit goed van de grond gekomen. Ook hier zijn het vooral de leden uit de vergader- en congresbranche die het onderspit delven. Na het opgaan van de VNC in CLC Vecta is er voor hen weinig bijzonders gebeurd.

Kortom: wil Nederland ook in de komende jaren volop meedoen in de internationale meeting industrie, dan moeten er gespecialiseerde opleidingen, een brancheorganisatie en een (congres)beurs komen. <

qmcolofon JAARGANG 25, winter 2013, QUALITY IN MEETINGS (QM): nummer 111, Vakblad voor de meeting planner.

OPLAGE: 7.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal Uitgevers, Postbus 125, 1520 AC Wormerveer, Tel. (075) 6475747, Fax (075) 6284914, E-mail: qm@hetportaal.com REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur), Judith Munster. REDACTIONELE MEDEWERKERS: Allard Frederiks, Jos Goossens, Ad Moerman, Sjoerd Geurts, Harald Roelofs, Ton Soons, Rutger Vahl. UITGEVER: Edwin Nunnink. ABONNEMENTEN: Els Metselaar (abonnementen@hetportaal.com), Nederland: € 84,36 per jaar (excl BTW), Europa: € 88,36 per jaar, Studenten: € 46,35 per jaar. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Ferry Aaftink (ferry.aaftink@hetportaal.com), Tel. (06) 12643168. TRAFFIC: Eefje van Doorn en Monique Zijlstra (traffic@hetportaal.com), Tel. (075) 6475747.

VORMGEVING: SDA Print + Media. DRUK: SDA Print + Media. COVER: Eunice Lieveld.

winter 2013 Qm|5

HospitalityBrand

Van der Valk business hotels

‘We zijn altijd nog geworden groot door onze zeer royale prijs-kwaliteitverhouding’ Van der Valk is nog immer een familiebedrijf, maar wel één waar ieder familielid ondernemer is.

Evenzo is het een hotelketen, maar wel één waar iedere locatie is aangepast aan de omgeving.

Een aantal hotels heeft nu de krachten gebundeld om zich ‘vrijwillig verplicht’ als business hotel te positioneren.

V

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Eunice Lieveld

oor me zitten twee familieleden van inmiddels al de vierde generatie Van der Valk. Freek van der Valk bestiert Van der Valk Hotel Ridderkerk en Esther Hammink Theaterhotel Almelo. Voor het interview is de handig centrale locatie Hotel Breukelen gekozen.

“We zijn allemaal zelfstandig ondernemers”, typeert Freek van der Valk het concern. “Iedereen gaat zijn eigen weg en dat betekent dat we een heel divers product aanbieden.”

“De regiofunctie is ook anders”, vult Esther Hammink aan. “Dat blijft ook belangrijk. Ik zit in Almelo, jij in Ridderkerk. Ik zit in 6|Qm winter 2013

de stad en heb een theater, jij aan de snelweg. Dat is heel anders.

Je moet heel goed op de specifieke behoeftes in je omgeving in kunnen spelen.”

Van der Valk: “Je kunt zeggen dat het product dat we bieden voor tachtig procent hetzelfde is, of beter gezegd, dezelfde genen heeft, en dat twintig procent eigen invulling is. Die twintig procent is wel heel bepalend. Die zorgt dat het hotel is aangepast aan de omgeving. Dat is waar we zelf wonen, leven, onze kinderen naar school brengen. Daar doen we boodschappen en komen we onze medewerkers tegen en de ouders van die medewerkers. En hun tante viert haar verjaardag bij ons in het hotel. Ook die zijn allemaal onderdeel van de familie.”

“Maar op een gegeven moment waren de verschillen wel erg groot.

Toen zijn we wat zaken centraal gaan regelen. Enerzijds willen we elkaar niet verplichten over hoe we zaken regelen. Anderzijds blijft het wel een familiebedrijf. Dat is toch anders vergaderen.”

Van der Valk en Hammink schieten in de lach. Zoals ze vaker zullen doen als de familie meetings aan de orde komen.

Mooie modus Een mooie modus die nu binnen de keten is gevonden, is die van de product-marktcombinaties. Binnen zo’n PMC kunnen een aantal locaties hun krachten bundelen. “Het is een groep binnen het concern waarin je vrijwillig meedoet aan nieuwe verplichtingen”, vat Van der Valk het samen. “De hotels die zich aansluiten geven aan dat ze willen investeren in de kwaliteit voor die speci-

“We gaan niet onszelf controleren”, stelt Esther Hammink. “Het Erkend Congresbedrijf is een externe partij die naar de maatstaven van de markt een onafhankelijk oordeel kan vormen.”

fieke doelgroep en in de communicatie daarvan.”

“Business hotels is de eerste combinatie die we daar in gevonden hebben, omdat het voor ons belangrijk is. Dit zijn de hotels die voor de zakelijk markt verder willen gaan in de afspraken die ze onderling maken en die het commitment over en weer willen afgeven om niet alleen het basisniveau te bieden, maar om verder te groeien in kwaliteit.”

“Er zijn nu 25 hotels bij aangesloten. Dat wil niet zeggen dat er niet nog meer zijn die ook een zakenhotel zijn en aan de eisen voldoen, maar de deelnemende hotels kiezen ervoor om zich als business hotel te profileren en zich te conformeren aan de standaard die we daar voor hebben vastgesteld. Het wil overigens ook niet zeggen dat je in de business hotels louter voor zakelijke doeleinden terecht kunt.

De particuliere gast voelt zich er ook zeker thuis.

Het is een service naar onze gasten: we creëren duidelijkheid in verwachtingen. We zorgen dat men makkelijk de juiste locatie voor het juiste doel kan vinden en er op kan vertrouwen dat het goed is.

Kwaliteit is een basisvoorwaarde voor de zakelijke markt, stellen Van der Valk en Hammink. Dat is dan ook het vertrekpunt geweest van deze PMC. Om die kwaliteit te borgen is contact gezocht met Erkend Congresbedrijf.

Freek van der Valk: “Binnenkort zijn alle hotels Green Key en dan gaan we met de business hotels gewoon weer naar een niveau hoger.”

“We gaan niet onszelf controleren. Een slager keurt ook niet zijn eigen vlees”, stelt Hammink resoluut.

“Het Erkend Congresbedrijf is een externe partij die naar de maatstaven van de markt een onafhankelijk oordeel kan vormen. Zij weten waar je als zakelijk hotel aan moet voldoen om aan de huidige eisen van de markt tegemoet te komen.”

Erkend congresbedrijf En zo zijn alle Van der Valk business hotels door Erkend Congresbedrijf gewaardeerd met drie, vier of vijf vergaderhamers. Ik vraag waarom niet is gekozen om minimaal op het vierhamerniveau in te steken.

“Met drie hamers kun je gewoon een goede kwaliteit waarborgen”, antwoordt Van der Valk. “Het wil zeggen dat je qua faciliteiten alles hebt wat de zakelijk gast nodig heeft. Van drie naar vier hamers zit meer in de uitstraling en wat extra zaken. ” “Je merkt dat bijna iedereen instroomt op vier hamers”, vertelt Hammink. “En andere vestigingen zijn druk aan het renoveren. Ik verwacht dat we straks allemaal minimaal vier hamers hebben. Dat de zakelijke gast dát kan vinden wat noodzakelijk is, plus dat beetje extra.”

HospitalityBrand

Onderlinge competitie “De upgrade komt deels uit persoonlijke motivatie en deels uit onderlinge competitie binnen de familie. Dat bevestigen de keuringen die we doen. Je wilt net iets meer punten dan je buurman. Daar zit een gezonde competitie in. Je gunt het elkaar, maar je bent ook familie, dus je wilt het net een beetje beter doen dan je buurman. Maar we kunnen ook informatie bij elkaar opvragen en van elkaar leren.”

“Het heeft ook voordelen om hotels in de verschillende hamercategorieën te hebben”, stelt Van der Valk. “We bedienen een heel brede doelgroep en dat betekent dat je ook naar prijs kunt differentiëren. Een bedrijf kan ook zeggen: ‘voor bijeenkomst A is drie hamers voldoende en met congres B willen we een keer in een hotel van de vijf hamercategorie zitten’. Het is wat dat betreft belangrijker dat we helder communiceren wat we aanbieden.”

“Bij ons wil vierhamerkwaliteit niet zeggen dat je ook een vierhamerprijs betaalt”, vervolgt Hammink. “We zijn altijd nog groot geworden door onze zeer royale prijs-kwaliteitverhouding.”

“Voor dezelfde prijs moet je bij ons meer krijgen”, vult Van der Valk aan. We kijken meer op de lange termijn. Dat kan omdat we een familiebedrijf zijn en geen aandeelhouders hebben die we op korte termijn tevreden moeten houden.” winter 2013 Qm|7

›

HospitalityBrand

‘Het blijft wel een familiebedrijf.

Dat is toch anders vergaderen’ Moeilijke vergadermarkt Vooral de markt van kleinere vergaderingen heeft het de afgelopen drie jaar moeilijk, erkent hij.

Waarom dan nu de focus op de zakelijke markt?

“Wij denken in generaties en niet in ‘dat jaar’.

We zijn altijd al sterk geweest in dit segment. Ik heb geen harde cijfers, maar gevoelsmatig denk ik gezien het aantal vestigingen dat er is, het aantal zalen dat we hebben en de mate waarin ze bezet zijn, dat wij een hele grote speler zijn. We hebben het alleen niet met elkaar naar de markt gecommuniceerd in een eenduidige boodschap. Dat moest verbeterd worden. Daar moeten we het eerste met elkaar als familie over eens worden. Nou, dat is

Zo’n klant komt de volgende keer wel weer terug bij ons, omdat je een buurthuis niet kunt vergelijken met een businesshotel, maar je bent toch een opdracht kwijt.”

Aan de andere kant is er de concurrentie uit het duurdere segment, vertelt Van der Valk. “Waar we het nu wel eens op verliezen is niet op de prijs, maar op de korting die we geven. Dat sommige bedrijven, die in de toptijden gigantische prijzen rekenden, nu vijftig procent korting geven. Onze absolute prijs is lager, maar wij geven minder korting en dan is de perceptie dat je bij de ander meer waar krijgt voor je geld door de grote korting.”

Hammink: “Je zou ook kunnen zeggen ons prijsbe-

‘De website maakt het voortraject simpeler, waardoor je meer tijd over hebt voor dat persoonlijke gesprek’ een heel interessant proces.” Beide lachen. “En daar zijn we uitgekomen. En dat het nu op een van buitenaf gezien misschien merkwaardig moment uitgerold wordt, is omdat het helemaal los staat van economie, conjunctuur, crisis, …. “ Van der Valk merkt wel dat het competitieveld in korte tijd sterk is veranderd. “Vroeger werkte je op basis van de relatie die je had met een klant.

Je kreeg dan een aanvraag, daarop maakte je een offerte, je ging nog een keer praten en dan ging het door. Tegenwoordig stuurt men een aanvraag in BCC naar tien bedrijven en als je mazzel hebt dan haal je hem binnen.”

Scheve schaats “We concurreren dan wel eens met ‘buurthuis de Scheve Schaats’. Ik snap wel dat je in deze tijd je markt wat breder pakt dan anders, dat doen wij ook, maar ze zitten dan echt in een andere markt.

8|Qm winter 2013

leid iets constanter en altijd redelijk is . Als het goed gaat schieten we niet ineens door naar de andere kant. Wij zijn niet een concern dat in de gouden tijden de prijzen torenhoog heeft gemaakt.”

Duurzaam ondernemen De groep business hotels van Van der Valk heeft ook duurzaam ondernemen als een belangrijke peiler.

Freek van der Valk: “Binnen het concern vinden wij dat alle vestigingen duurzaam moeten zijn.

We realiseren ons ook dat sommige vestigingen ouder zijn en dat sommige daarvan meer tijd nodig hebben om daar aan te voldoen.”

“Binnen de groep business hotels kunnen we hogere eisen stellen, omdat iedereen zich vrijwillig verplicht heeft, dus een business hotel moet nu al Green Key zijn. Voor ons is het een soort subgroep die ons in staat stelt een aantal eisen sneller door te voeren, dan dat we dat met zijn allen zouden doen.”

“Ik denk ook dat die groep steeds groter wordt en dat die beproefde eisen van die business groep zullen doorsijpelen naar het hele concern. Binnenkort zijn alle hotels Green Key en dan gaan we met de business hotels gewoon weer naar een niveau hoger.”

Collectieve website Een belangrijk voordeel van deze eerste productmarktcombinatie binnen het Van der Valk concern is dat de marketing beter kan worden aangepakt.

“We richten ons allemaal al jaren op de zakelijke markt, maar communiceren daar vrijwel niet over; zeker niet gezamenlijk gezien. Wij zijn nooit zo sterk geweest in … dat …, zeg maar”, vertelt Van der Valk. Esther Hammink lacht instemmend.

Om hier verbetering in te brengen is er een speciale website gemaakt voor de Van der Valk business hotels: www.valkbusiness.nl.

“Je kunt zoeken op zaken als regio, aantal personen en zaalopstelling en zo filter je uit welke locaties die bij jouw wensen passen”, legt Van der Valk uit. “Je kunt ook direct boeken, maar onze ervaring is dat mensen daarna toch de telefoon pakken.”

“Het kan ook niet anders, want elke bijeenkomst is maatwerk”, vult Hammink aan. “Ons motto is dat eigenlijk alles kan, maar je kan niet alles in een website stoppen. Het mee- en verder denken met de gast om de meeting perfect te maken, dat kan alleen maar door persoonlijk contact. “ Van der Valk: “Natuurlijk heb je een aantal basisuitgangspunten, maar daarna heb je allerlei verschillende soorten bijeenkomsten, met verschillende soorten invullingen. De ene wil pauze om tien uur, de ander om elf uur. De ene heeft drie pauzes, de ander vijf pauzes. Die wil harde broodjes, die wil zachte broodjes.”

“De website maakt het voortraject simpeler, waardoor je meer tijd over hebt voor dat persoonlijke gesprek. Want uiteindelijk geloven wij wel dat dát de uitkomst van de bijeenkomst bepaalt.”

Hammink: “Daar komt persoonlijke aandacht bij kijken en liefde. Die betrokkenheid, het willen zorgen voor je gasten. Ook dat is weer iets van een familiebedrijf.” <

Congresbezoek

AV-technici bekennen kleur in Muziekgebouw aan ’t IJ

Trap op, trap af

in warme muziektempel De twee Nederlandse initiatiefnemers van de World Pension Summit, financieel expert Harry Smorenberg en communicatieadviseur Eric Eggink, hebben op basis van de evaluaties van voorgaande congressen gekozen voor veel parallelsessies. Hun deelnemers willen sneller de diepte in. Voor Ton Soons betekent het vooral veel trappen lopen in het Muziekgebouw aan ’t IJ.

Tekst Ton Soons, Ton.Soons@winningwords.nl

Ton Soons

doorkruist – trap op, trap af – Muziekgebouw aan ’t IJ om te proeven van de vele parallelsessies die de deelnemers van de World Pension Summit voorgeschoteld krijgen. Hij moet het ’s ochtends zonder digitale ondersteuning doen, want de beveiligde wifi-verbinding laat het afweten. Gelukkig heeft de organisatie de bewegwijzering goed voor elkaar en biedt het handig gevouwen congresschema het benodigde overzicht. Catering en audiovisuele ondersteuning zijn ruimschoots voorhanden, maar over de smaak van beide valt te twisten. En dat doet Ton dan ook.

4th World Pension Summit 13 en 14 november 2013 Muziekgebouw aan ‘t IJ in Amsterdam

D

e opzet van de vierde World Pension Summit oogt tamelijk traditioneel. Na een korte introductie om 11.30 uur door de twee congreseigenaren zal adjunct-secretaris-generaal van de OESO Yves Leterme de keynote verzorgen. Daarna zijn er alleen nog parallelsessies in vijf tracks, afgesloten met een borrel om 17.30 uur.

Dag 2 zal om 8.45 uur beginnen met twee keynotes en daarna uiteengaan in vier parallelstromen, om 16.45 uur eindigend met een plenaire keynote spreker en een borrel. In totaal zijn er 60 sprekers.

Maar gezien de 28 sponsors en vorig jaar meer dan 350 deelnemers uit 40 landen, wordt ongetwijfeld in een behoefte voorzien en tegelijk een leuke winst gedraaid met een toegangsprijs van € 1.895 tot €2.095 ex. BTW.

Digitale elementen Traditioneel of niet, eigentijds aan het congres zijn in elk geval de digitale elementen. Ik noem er een paar.

1. Een zelf te printen e-ticket waarop mijn persoonlijke sessiekeuzen staan.

2. Een congresapp met programma en sprekersinfo. Via deze app kun je ook andere deelnemers een mail of SMS sturen. Een mooie feature. Maar wie maakt daar gebruik van als je elkaar nog niet kent? De app wordt me een dag voor datum in een mail beschikbaar gesteld maar ik krijg hem niet aan de praat: Sign Up, Sign In, Congrescode invullen, het lukt me niet. Tijdens het congres wordt me vriendelijk en herhaaldelijk aangeboden om te helpen, maar ik ben tevreden als ik even een blik mag werpen op de telefoon van de verantwoordelijke congresmanager. Ze vertelt dat de app zowat 85 keer is gedownload, wat naar mijn mening toch een te kleine dekking is voor virtueel netwerken met de andere aanwezigen.

Desondanks een mooi initiatief.

Winter 2013 Qm|13

›

Congresbezoek

De organisatie heeft veel werk gemaakt van de bewegwijzering

3. Er is een twitterhashtag. Echter twee dagen voor het congres staan op de tijdlijn maar een handvol tweets. Het bewijs dat twitteren niet in alle markten gemeengoed is. Ik verwacht ook eigenlijk een tamelijk klassiek mannengezelschap in pakken met stropdassen te ontmoeten en die hebben niet zo’n behoefte aan ‘kwetteren’. Mijn vermoeden komt uit, hoewel het aantal vrouwen boven verwachting is. Later wordt duidelijk waarom.

4. De mogelijkheid tot automatische vermelding in mijn Outlook agenda. Op zich handig, maar ik hou er niet zo van. Ik bepaal graag mijn eigen notities en format.

5. Een uitgebreide website met alle logo’s van de congressponsors, met Youtube videoregistraties van eerdere edities, fotogalerijen, en informatie over Amsterdam en diverse hotels. Er is een speciale prijs geregeld met het naastgelegen Mövenpick hotel.

6. Een downloadbare pdf van liefst 36 pagina’s met het volledige programma en een uitgebreide beschrijving van sprekers en hun onderwerpen. Fijn om op mijn iPad mee te nemen. De presentaties zelf zullen na het congres beschikbaar komen.

Prachtig uitzicht Vroeg op woensdagochtend trein ik door een nevelig landschap naar Amsterdam Centraal vanwaar een zonnige wandeling me naar het Muziekgebouw aan ’t IJ brengt. Het gebouw met zijn glazen gevels kijkt prachtig uit over het water. De entree – loopbrug op – wijst zichzelf.

De registratiebalie – trap af – staat om 9.15 uur met drie man sterk klaar om mij vriendelijk mijn lanyard te geven plus een handig gevouwen congresschema. De lettergrootte op de badge belooft een ongemakkelijke manier van netwerken en kennismaken. Op naar de foyer – trap op – voor de koffie. Zoals gebruikelijk staan de exposanten strategisch opgesteld bij de koffiebar en statafels. Ik krijg prima koffie in een glaasje geserveerd en overal staan heerlijke cupcakes.

14|Qm winter 2013

De entree – loopbrug op – wijst zichzelf

Oké, het netwerken wordt dus niet gecoördineerd Het is nog rustig hier, het congres moet nog helemaal op gang komen, ook al is er om 8.30 uur – trap af – al een separate Global Financial Literacy Summit (GFLS) begonnen waar gecongresseerd wordt over financiële educatie in het reguliere onderwijs. Hé, daarvoor zijn natuurlijk zo veel vrouwen gekomen!

Geen overbodige luxe Zoekend naar de toiletten word ik verwezen naar een kleine ruimte met wat damestoiletten, één herentoilet en een paar urinoirs.

Moeten hier straks tijdens de pauzes een paar honderd heren gebruik van maken? In de buurt van de diverse parallelzalen – trap af, trap op – zijn gelukkig meer toiletten.

Ik zie dat de organisatie veel werk heeft gemaakt van de beweg­ wijzering. Geen overbodige luxe in dit grote hoge complex.

Ik bestudeer een van de vele programmapanelen als ik aangesproken word door initiatiefnemer Eric Eggink. Hij vertelt me dat er voor het eerst zo weinig lezingen plenair zijn. Het is de wens, geuit bij eerdere evaluaties, om sneller de diepte in te gaan.

Veel parallelstromen Vorig jaar was het congres drie dagen, zegt hij, maar dat vonden Harry en hij te lang. Vandaar dat er nu zo veel parallelstromen tegelijk zijn. “Maar bepaalde Afrikaanse landen willen toch alles volgen”, zegt hij, doelend op de extra grote delegaties die dat oplevert. Een leuke commerciële bijkomstigheid, denk ik erbij.

Congresbezoek

Kleurenspots geven de Klankspeeltuin een cafésfeer

“Wat doet u om het netwerken te bevorderen”, vraag ik. Hij legt uit dat daarvoor gisteren een besloten diner was, de pauzes een half uur duren, er borrels gepland staan en in de app een deelnemerslijst zit waarin je contact met elkaar kunt leggen. Oké, het netwerken wordt dus niet gecoördineerd.

Op het congresschema staat ook de wifi-code van het congres. Die werkt niet. Er is wel een onbeveiligde wifi-toegang. maar die wil ik niet gebruiken. Dan maar even terug naar mijn 3G-netwerk en straks vragen wat er aan de hand is.

Een mooie case Om 10.15 uur bezoek ik mijn eerste lezing, die van de GFLS. Een mooie case uit Australië en een overtuigend multimediaal voorbeeld van succesvol jongerenonderwijs over geldzaken.

We zitten in een glazen zaal, de Klankspeeltuin, waar jaloezieën het daglicht weren en een groot aantal kleurenspots voor een roodgetinte cafésfeer zorgt. Klimaat, geluid en projectietechniek zijn prima maar de stoelen zijn hard en de glazen deuren dempen de foyergeluiden te weinig.

Spreker Wendy Mason toont enkele volle, onleesbare plaatjes. Haar waarschuwing luidt: financiële educatie moet ‘compelling’ zijn.

Ik zou zeggen: ‘dus zeker ook interactief ’. Maar dat is mevrouw Mason met haar lezing zelf ook niet, hoe gedreven ze ook vertelt.

Omdat ze pas om 11.15 uur klaar is, is er geen gelegenheid meer voor vragen of discussie.

Verse bloemen

zit want er is nog niemand binnen’. Ja hoor. Inderdaad gaat tien minuten later de zaak daar echt van start.

Ook in dit deel van het Muziekgebouw aan ’t IJ is met de ontelbare plafondspots een rosse schemerverlichting gecreëerd als in een Amsterdamse kroeg; duidelijk de keus van de technici die hier de jazz-concerten faciliteren. Het zonnige daglicht is tot mijn verdriet voor honderd procent buitengesloten. Waarom?

Statistisch beschouwd Voor aanvang draait een animatiefilmpje gebaseerd op de congreshuisstijl. Eggink heet vervolgens iedereen hartelijk welkom. We zijn vrij om van de opgegeven sessiekeuzen af te wijken, zegt hij. Goed zo. Daarna rekent Harry Smorenberg ons heel grappig voor dat statistisch beschouwd er ergens in ons heelal nu beslist nog minstens één pensioencongres meer moet plaatsvinden.

Ook hier werkt het beveiligde wifi-netwerk nog niet en lijkt ook het luchtverversingssysteem nog niet optimaal, het is warm en bedompt.

Maar op iedere stoel ligt een gesponsord flesje water.

Yves Leterme krijgt het woord en schetst een treurig beeld van hoe het Westerse pensioenstelsel van een goudgerande collectieve welvaartsvastheid devalueert tot een schraal systeem met individuele verantwoordelijkheden en risico’s voor steeds ouder wordende mensen.

Het publiek luistert als op een crematie­plechtigheid. Ongetwijfeld inhoudelijk goed, maar niet optimistisch en zeker niet inspirerend.

Even opladen Jazzcafé?

Ik heb dus een kwartier voor een kop koffie en hoor dat de wificode nog bij niemand werkt. Ik zoek een stopcontact om mijn telefoon op te laden maar die kan ik nergens vinden.

Twee minuten voor half twaalf loop ik – trap op – op weg naar de plenaire zaal in het BIMHUIS Erica Verdegaal tegen het lijf. Ze is freelance financieel journalist van de NRC en vraagt of ze ‘wel goed

Na wat vragen stroomt het publiek naar buiten voor de lunch. Ik blijf nog even omdat ik in een hoek van de zaal eindelijk een stopcontact vind voor mijn telefoonlader.

Als mijn batterij weer 40 procent geladen is ga ik – trap af – naar de foyer waar op de bar sandwiches uitgestald liggen. Die met verkleurde rosbief tussen hard geworden wit brood leg ik na een hap weg, maar de andere laten zich goed smaken.

› Winter 2013 Qm|15

Congresbezoek

De volle slides zijn toch leesbaar

Uitzicht op het IJ

De logistiek is niet optimaal. Er zijn geen bordjes, dus iedereen blijft rond het buffet hangen. Het personeel achter de bar heeft meer ruimte dan de congresgangers er omheen. En alle aan- en afvoer verloopt dwars door het publiek omdat het een eiland is.

Een mosterdsoepje wordt in een wijdere cirkel rondgebracht en is lekker. Ook al zijn er nog éénhaps-pizzaatjes, lasagnabakjes en souffleetjes, dan nog is de lunch iets te sober voor deze congres-fee.

Ik neem van een blad een glaasje bronwater. Oei, het glas ruikt naar karton.

De organisatoren hebben voor hun eigen cateraar gekozen, hoor ik. Geen onverdeeld succes dus.

Na de lunch ga ik naar een lezing over de Chinese AOW. Er zitten maximaal twintig mensen in de zaal, dus beduidend minder dan gemiddeld. Na de inleiding door een hoogleraar van Nyenrode moet de Chinese professor nog haar Powerpoint presentatie zoeken. Chinese tekens flitsen over het scherm. Maar het komt goed.

Ze spreekt goed en duidelijk Engels, haar slides staan vol, maar zijn toch leesbaar. Ze vertelt dat handarbeidsters in China al met 50 jaar met pensioen mogen, vrouwelijke ambtenaren op hun 55e, mannen als ze 60 zijn. Niet onaardig.

Moderator gewaardeerd Breaking news Tijdens de lunch hoor ik dat de wifi het nu wel doet. En waarachtig met een snelheid waarop ik soepeltjes het Telegraafjournaal kan afspelen met het breaking news over de breuk van Estelle Cruijff met Badr Hari.

De congresapp werd 85 keer gedownload

Ik sluip weg – trap af, lift in – naar de bovenste etage voor een sessie van de GFLS met een voormalig Minister van Arbeid uit Italië. Er zitten wel 200 mensen! Net als in alle andere zalen is ook hier sfeerverlichting aangebracht en zijn er grote bloemdecoraties, cameramensen, geluidstechnici, professionele fotografen en hostesses met handmicrofoons. En gemakkelijke stoelen.

In iedere zaal is een moderator aangesteld die de discussie en tijd bewaakt. Enkele buitenlandse deelnemers spreken daarover hun waardering uit aan mij.

De organisatoren zijn niet flauw met verse fruitsappen, lekkere zoetigheden en flesjes water.

Met dit zonnige weer is het muziekgebouw licht en ruimtelijk maar hier en daar ook warm of verblindend. Boven de hoofdentree zie ik ineens rode warmtelampen branden. Is dat slordigheid of gevraagd door de meisjes van de registratiebalie? Mijn oog valt ook op een verlaten glas koffie met geschifte melk met een paar lege melkcups ernaast. Stilleventje van glas en temperatuurleed in deze zonnige muziektempel.

Als ik rond 16.00 uur via de garderobe en registratiebalie weer huiswaarts keer, krijg ik een goodie bag en vriendelijke lach mee.

De volgende World Pension Summit staat al weer gepland. Weer in Amsterdam. Maar ook weer in het Muziekgebouw aan ’t IJ? < Winter 2013 Qm|17

CongresOrganisatie

‘Geef van tevoren alvast wat waardevolle content weg’

Zo krijg je de meeste deelnemers op je congres Zeker in deze tijd is het moeilijk om betalende toehoorders te krijgen op je congres. Gelukkig vind je in de praktijk genoeg inzichten voor het verbeteren van de deelnemersmarketing. Niet alleen om meer deelnemers te trekken, maar ook met als doel het congresprogramma verbeteren.

Tekst Harald Roelofs | Beeld Istockphoto

18|Qm winter 2013

te

B

egin op tijd, is het aloude adagium bij het werven van deelnemers. Ook nu ‘snelle’ digitale en sociale media een belangrijk aandeel in de mediamix vormen, blijft deze wijsheid overeind. Want wie pas actief wordt in een community als het congres er aan zit te komen, wordt niet serieus genomen. En let op! Niet alle communities zijn online.

“Het gaat om de kunst van de beïnvloeding”, stelt Menno Lanting. Hij is strateeg, innovator en schrijver van boeken als De Slimme Organisatie en Lead With A Tweet.

“Als je iets kleins weggeeft, verhoogt het de kans dat je wat terugkrijgt. En dat betekent dat je niet bang moet zijn om al iets van de content weg te geven van een congres. Als je bijvoorbeeld een spreker hebt die managementtips geeft, kun je bijvoorbeeld in een mailing een internetlinkje zetten naar een youtube-filmpje waarin die spreker al één of twee tips geeft.”

“Onderdeel van de marketing kan ook zijn dat je voorafgaand aan het congres een live twitter-chat organiseert met een spreker. Dan kun je daarna een mooi aanbod doen om je in te schrijven.”

“Betrek de doelgroep in je eigen marketing. Dat kan prima via social media, maar ook e-mail. Je kunt bijvoorbeeld een bericht uitsturen dat twintig

procent van de inhoud van het congres nog niet is ingevuld. Denk mee en stuur een tip! Op deze manier vergroot dit het gevoel van noodzaak van een potentiële bezoeker om er bij te zijn. Er is immers een bijdrage geweest aan het congres, ook al was die wellicht minimaal.”

“Op deze manier is het ook helemaal niet erg om je doelgroep veelvuldig van te voren te benaderen.

Zolang je met relevante content blijft komen en/ of interactief te werk gaat, zal het de potentiële bezoekers niet snel vervelen. Je loopt dan veel minder het risico dat je berichten als spam worden gezien. Dat is anders bij kale marketing. Dan kun je nog eens een reminder sturen, maar dan is het eigenlijk wel klaar.”

Niet per se social media Lanting adviseert ook het hele jaar door actief te zijn in relevante online communities. “Ook als er niet direct een congres zit aan te komen. Het komt bij veel mensen sympathieker over als je iets vertelt over een congres als je al een tijd lid bent van een community.” “Óf van een relevante vereniging. Want het is niet gezegd dat alles per se via social media moet. Vraag je goed af waar je doelgroep zit. Zitten ze wel op social media? En zo ja, op welke?”

“Een goede brochure kan ook nog altijd werken.

CongresOrganisatie

Zeker als dat komt van iemand die al in je relatie­ netwerk zit. En ook in een brochure kun je al content weggeven of mensen om input vragen.”

Netwerk van de dagvoorzitter Peter ter Horst is veelgevraagd dagvoorzitter en eigenaar van Bureau Ter Horst, Communicatieen Mediastrategie en Debat. Hij vindt dat een dagvoorzitter ook een stukje kan bijdragen aan de marketing van een congres.

“Mij is bijvoorbeeld nog nooit gevraagd ‘Heb jij een netwerk dat voor ons interessant is? Wat ga je van tevoren twitteren?’”

“Ik begin als dagvoorzitter de dag altijd met het noemen van de hashtag voor Twitter, met daarbij de mededeling dat ik open sta voor tips. Maar zo’n hashtag kun je natuurlijk veel eerder claimen en daar allerlei content op zetten die betrekking heeft op het congres. Dat gebeurt eigenlijk maar zelden. Ook is de verslaglegging van een vorige editie van een congres op de website vaak heel summier of ontbreekt die zelfs.”

“Filmpjes doen het ook heel goed”, stelt Ter Horst in lijn met de mening van Menno Lanting: “Stel je hebt een spreker als Ben Tiggelaar; laat eerdere speeches van hem zien in je marketing voor het congres.”

Wat niet loopt, loopt niet Klaas Taselaar van Rostra Congrescommunicatie vindt dat je vooral ook moet focussen op een aansprekend programma.

“Wat niet loopt, loopt niet. En daarom kun je niet vroeg genoeg beginnen met je marketing, want dan kun je op tijd intern aan de bel trekken om eventueel het programma aan te passen.”

“Als het programma de doelgroep niet aanspreekt, merk je dat al bij je allereerste marketingactie. Als er op de eerste mailing of verzonden brochure geen respons komt, komt dat ook niet bij latere mailings. Dan heb je dus gewoon iets niet goed gedaan.”

“We zien wel een verschil tussen uitnodigingen per post en per mail. Bij een papieren mailing zien

we de meeste respons bij de eerste verzending.

Laten we zeggen 100. Bij een tweede en een derde wordt het steeds minder. Bij de tweede vijftig en de derde 25 ongeveer.”

“Bij brochures is het natuurlijk duur om ze steeds weer aan te passen. Dat kan bij een digitale mailing immers veel makkelijker. Dan kun je bij een tweede mailing bijvoorbeeld de nadruk op een andere spreker leggen of misschien is er een spreker bij gekomen.

En dan zien we dat bij digitale mailings de eerste en de tweede net zoveel respons kunnen opleveren. Bijvoorbeeld twee keer 50. Niet die grote piek aan het begin.”

“Maar ook bij digitale mailingen gaat de respons op een gegeven moment naar beneden. En dan kun je beter stoppen. Mail niet te vaak. Neem na elke mailing gewoon rustig pas op de plaats en kijk hoe de respons zich ontwikkelt. Voor kleinere bijeenkomsten bellen we. Eerst gepersonaliseerd mailen en dan bellen werkt het meest efficiënt.” winter 2013 Qm|19

›

CongresOrganisatie

‘ Mensen komen alleen als ze geloven waar jij in gelooft.’

Sneeuwbaleffect versterken Godelieve Meeuwissen is congresadviseur en eigenaar van adviesbureau IJsbreker Producties.

“Zelf adviseer ik vaak ook te bellen naar relaties en potentiële bezoekers als de bijeenkomst niet te groot is. Je kunt zo ook het bekende sneeuwbaleffect versterken. Voor veel mensen is het belangrijk te weten wie er nog meer komen. Daar kun je dan ook iets over vertellen. Zorg altijd dat je zelf helemaal gelooft in het programma. Vrij vertaald naar Simon Sinek: Mensen komen alleen als ze geloven waar jij in gelooft.’’

Meeuwissen vindt het essentieel dat een congres een echte bedoeling heeft. “Elk onderdeel van het programma moet dit doel uitstralen. Als dat een geheel is, heb je al de helft gewonnen. Als je bijvoorbeeld een congres neemt over verandermanagement, zou je bijvoorbeeld als doel kunnen formuleren: ‘Ik wil dat alle bezoekers aan het einde van de dag beseffen dat elke verandering in hun organisatie bij henzelf begint. Dat de managers die het congres hebben bezocht de volgende dag beginnen met zelf het goede voorbeeld geven. Jij moet de verandering zijn.’”

“Als je een dergelijk doel hebt vastgesteld, kun je alles toetsen of het bijdraagt aan die bedoeling.

Als de potentiële bezoeker dan je uitnodiging krijgt en geraakt is door hetgeen je als organisatie voor ogen hebt, dan is iemand veel sneller geneigd zich aan te melden.” <

20|Qm winter 2013

Negen tips voor meer bezoekers

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Begin op tijd met de verkoop. Als de respons achterblijft, kun je de programmering of communicatie nog wijzigen.

Zorg dat je al actief bent in communities met jouw doelgroep, voordat je met de werving begint. Je koopt makkelijker van iemand die je al kent.

Houd altijd het adressenbestand goed bij en investeer daar in. Je kunt van alles verzinnen, maar als je je klanten niet bereikt, ben je nergens. Vergeet ook niet te ontdubbelen bij de aankoop van bestanden, anders krijgt jouw prospect het gevoel gespamd te worden.

Vraag aan sprekers en de dagvoorzitter of ze een netwerk hebben waar je gebruik van kunt maken in de bezoekerswerving.

Kijk naar je doelgroep voor de ideale marketingmix. Waar zitten ze online, wat lezen ze, wat doen ze?

Geef van te voren al wat content weg. Dat kan in een brochure, maar ook via een link naar een youtube-filmpje. Zorg ook voor een inhoudelijk verslag van een eventuele vorige editie.

Maak de hashtag voor Twitter niet pas op de dag zelf aan, maar tijdens de werving. Dan kan er al lekker gediscussieerd worden voordat het event begint, wat nog veel inschrijvingen kan opleveren.

Marketingbudgetten variëren van 2 tot meer dan 20 procent van de omzet. Kijk eerst wat de meest slimme marketing is voor dit specifieke congres. En bepaal dan in hoeverre je dit financieel aankunt. Online marketing, social media en e-mail kosten vooral manuren. Bij brochures heb je doorgaans meer out of pocket kosten, maar geprinte media kan bij sommige doelgroepen nog heel effectief zijn omdat het een extra uitstraling geeft en omdat nog niet iedere doelgroep evenveel op internet vertoeft.

9.

Geef goede relaties tijdens de werving de mogelijkheid (geen gevoel van verplichting) om mee te denken over het nog in te vullen deel van het programma.

EIBTMknowledge

EIBTM Trends Watch Report

Tijd van voorzichtig

optimisme aangebroken Rob Davidson verzamelt al meer dan tien jaar de cijfers en trends van de meeting industrie voor Reed Travel Exhibitions, de organisator van de EIBTM. Op de 2013 editie van de internationale meeting vakbeurs in Barcelona kon hij eindelijk weer eens een positief geluid laten horen.

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Istockphoto

I

n 2012 dacht de hoogleraar eventmanagement aan de University of Greenwich in Londen al een kentering te zien. De eerste maanden van 2013 deden Rob Davidson twijfelen. Ik kan het toch niet maken om weer te zeggen dat het lijkt alsof we het laagste punt in het dal hebben gehad, spookte er door zijn hoofd. Gelukkig keerde het tij in de tweede helft van het jaar en stroomden de positieve meldingen binnen.

Davidson loopt enkele cijfers langs, afkomstig uit 25 onderzoeken van vak- en brancheverenigen.

Het IACC (International Association of Conference Centres) meldt een toename in bezettingsgraad van 7,3 procent. Gezien de overwegend

corporate cliëntele van deze vereniging, is dit een graadmeter voor de markt van zakelijke meetings. Wat betreft de associatiemarkt doet de UIA (Union of International Associations) een duit in het zakje met wederom 4 procent meer congressen in haar database.

Zelfs incentive travel Zelfs de incentive travel industrie, het zwaarst getroffen door de crisis, is een beetje optimistischer. De jaarlijkse Index van de Society of Incentive Travel Executives (SITE) en de Incentive Research Foundation’s Spring Pulse Survey tonen een meer positieve stemming onder de opdrachtgevers. De disclaimer is hier wel dat het in beide gevallen gaat om de verwachte inplanning van

incentive travel programma’s.

Ook de teneur van de andere onderzoeken is positief. Door de voorzichtig aantrekkende economie is er weer sprake van fusies en overnames. En dat is altijd gunstig voor de meeting industrie, stelt Davidson. Dat betekent dat de betrokkenen elkaar regelmatig moeten ontmoeten op neutraal terrein.

Van BRIC naar CIVET Hij heeft ook cijfers van diverse industrieën over 2012. De farmaceutische bedrijven zijn met hun meetings naar de BRIC-landen verhuisd, met name naar Brazilië (+16%) en China (+21%), ten koste van Europa (-2%) en de Verenigde Staten (-1%). De producenten van ICT-apparatuur winter 2013 Qm|25

›

EIBTMknowledge

zoeken het meer in Brazilië, Canada, Mexico en Zuid-Korea. De bouwindustrie houdt haar meetings in toenemende mate in Brazilië, India, de Verenigde Arabische Emiraten, China en Saoedi-Arabië; “which is one big building site”, voegt Davidson nog toe.

Rusland blijft als BRIC-land achterwege. Voor de verdere toekomst kunnen we beter het rijtje CIVET-landen uit het hoofd leren, adviseert de onderzoeker. Columbia, Indonesië, Vietnam, Egypte en Turkije gaan de nieuwe kopgroep groeilanden vormen. In de meetingmarkt is Istanbul al drie jaar een gevestigde waarde met een ranking in de ICCA top tien lijst van internationale congressteden. En de regering van het olierijke Indonesië, met haar lage overheidschuld en meer dan 200 miljoen inwoners, heeft aangekondigd fors te gaan investeren in de meeting industrie.

Goed nieuws In Europa blijft het sappelen. Vooral de verschillen in herstel zijn groot. In het Verenigd Koninkrijk is er al duidelijk sprake van groei.

Anderzijds is de meeting markt in Frankrijk, Spanje en Italië weer gekrompen.

Goed nieuws heeft Davidson voor nog voor non-traditional venues en de traditional cities.

De alternatieve accommodaties doen het goed omdat opdrachtgevers op zoek zijn naar hippe, andere locaties; de steden in de klassieke kopgroep zien de meetings terugkeren die de voorgaande jaren voor de goedkopere bestemming uit het peloton hebben gekozen.

‘ Nobody is an expert in the whole global industry’ Sandra Mary Daudlin en Phelps R. Hope geven de deelnemers aan deze kennissessie van de EIBTM inzicht in hun afwegingen bij de keuze voor een congresbestemming en de par tners waarmee ze gaan samenwerken.

D

at je bij internationale congressen rekening moet houden met culturele verschillen, maakt de introductie door de Canadees Sherrif Karamat, de Chief Operating Officer van Professional Convention Management Association (PCMA), pijnlijk duidelijk. Een in de ogen van een Hollander te langdradige en gezien het deskundige publiek te theoretische voorzet van een Knowledge Session die zo beloftevol lijkt: twee opdrachtgevers gaan vertellen hoe ze hun partners kiezen. Voer voor zowel convention & visitor bureaus (CvB’s), professional congress organisers (PCO’s), als congress venues. Gelukkig blijkt het blijven zitten de moeite waard.

In de ogen kijken Sandra Mary Daudlin is Director of Meetings bij de International Society for Magnetic Resonance in Medicine. Zij is de verpersoonlijking van live communicatie. Niet alleen vanwege de ruim 400 workshops en het jaarlijks congres met zo’n 5.500 delegates en 12.000 vierkante meter beursvloer die zij organiseert.

Ook in de voorbereiding zweert ze bij persoonlijk contact. “Voor ons jaarcongres wil ik op zijn minst 26|Qm winter 2013

vier persoonlijke ontmoetingen hebben met mijn partners.” De overige communicatie verloopt zoveel mogelijk via Skype, om haar partners zoveel mogelijk in de ogen te kunnen kijken tijdens een gesprek. “I want to get as much as face time I can get”, stelt Daudlin.

Echte uitdaging Dat betekent wel dat ze continu in de weer is met tijdzones, feestdagen en vakanties. In landen als China en Mexico lijkt het wel of ze elke week een feestdag hebben, vertelt Daudlin. En daar waar Bank Holiday in de Angelsaksische landen uit één vrije dag bestaat, daar kan het elders in de wereld een week lang vakantie betekenen. In mei heeft ze meestal maar drie dagen beschikbaar voor een collectieve meeting met een internationaal gezelschap.

De echte uitdagingen van een internationaal avontuur liggen echter bij de verschillen in cultuur en de verschillende betrokkenheid van de overheid, stelt Daudlin. Om het contrast in zekerheden qua afspraken weer te geven worden de Duitse gründlichkeit en de Mexicaanse manana-timing genoemd. Als het gaat om overheidsbemoeienis en regulering is China de grootste uitdaging, terwijl

EIBTMknowledge

in het overige deel van Azië congressen juist met open armen worden ontvangen. En dan is er in vrijwel alle landen het probleem van de taal, want het Engels klinkt overal anders.

Bepalen van bestemming “Language is allways a though one”, valt Phelps R. Hope tafelgenoot Daudlin bij. Hope is verantwoordelijk voor de meetings en exhibitions divisie van Kellen Company. Kellen Meetings verzorgt voor haar klanten jaarlijks meer dan driehonderd meetings, events en beurzen en boekt daarvoor zo’n 35.000 hotelnachten.

Hope mag als strategisch partner van diverse associaties als eerste antwoord geven op de vraag hoe bestemmingen worden geselecteerd. De activiteit

van het lokale comité, het bid, toename van het ledenaantal in het betreffende land of de regio, kans op meer deelnemers en de omvang of de groeicijfers van de industrie in het land, somt Hope op. Het is zeker geen kwestie van ‘throwing darts on a world map or having a vacation in Rome’, zweert hij.

Daudlin constateert dat haar rijtje toch ‘a little bit different’ is. De wetenschappelijk status of ontwikkelingen in het land en de kosten zijn voor haar associatie het belangrijkst. Subventions helpen ook nog een beetje en de kwaliteit van het CvB. De verplichte rotatie over de diverse werelddelen en de noodzaak van een omvangrijke congreslocatie, met een grote zaal voor 2.400 deelnemers en 18 workshop ruimtes, en de beschikbaarheid van

voldoende hotelkamers, leggen al een belangrijke basis voor de keuze.

Zoektocht naar PCO De volgende vraag ter tafel is de keuze voor een PCO. Kellen Meetings maakt minder gebruik van PCO’s dan tien jaar geleden, stelt Hope. Door de komst van internet is het eenvoudiger om zaken op afstand te onderzoeken en te regelen. De hotelcontracten sluit zijn bedrijf, als grote speler in de markt, zelf af. Het tijdperk van een PCO als onestop-shop is voorbij, stelt Hope. Maar, hij kan het niet allemaal alleen. “Nobody is is an expert in the whole global industry”. Ook Kellen niet als internationaal opererend bedrijf, benadrukt Hope. Voor special events, partnerprogramma’s en transport, winter 2013 Qm|27

›

EIBTMknowledge

is sowieso lokale expertise nodig en daarvoor schakelt hij altijd een bedrijf ter plaatse in.

Het vinden van een PCO begint hij met navraag te doen in zijn netwerk. Daarna gaat hij het gesprek met enkele partijen aan. Dit is niet het moment om te gaan roepen dat je de beste bent en wat je allemaal voor wie hebt gedaan, waarschuwt Hope.

Hij let op of de partij aan de ander kant van de tafel echt luistert naar wat hij wil; dat die zijn pijn, zijn uitdagingen voelt. Elke associatie heeft zijn eigen cultuur. Elke deelnemersgroep is weer anders. Als de PCO dat niet goed aanvoelt, dan zet Hope een streep door die naam. Verder let hij op welke inzichten de potentiële partner zelf ter tafel brengt, als bewijs van deskundigheid.

Dan pas referenties Wie door gaat naar de volgende ronde, die mag (moet) met referenties komen. Met die klanten gaat Hope in gesprek om te horen hoe zij over de PCO denken. Verder kijkt hij naar ‘wie je bent in de industrie’. Welk netwerk heb je en van welke verenigingen ben je lid. Met zo’n lidmaatschap toont een bedrijf aan dat die zijn verantwoordelijkheid neemt richting de meeting industrie, stelt Hope. Verder gaat hij het internet op om te kijken wat deelnemers hebben ‘gepost’ over eerdere congressen en of de PCO ‘financiële uitdagingen’ heeft.

Uiteindelijk leidt dit proces tot de keuze voor één tot drie PCO’s waarmee de definitieve onderhandeling wordt ingegaan. Om het belang voor de juiste keuze te onderschrijven, benadrukt Hope: “We are not in a position te lose”. Zeker niet als het congres eens in de vier jaar plaatsvindt.

Ander geluid Daudlin laat weer een ander geluid horen. Stel dat het jaarcongres in Europa plaatsvindt, dan partnert ze samen met de Europese associatie. Die wordt gevraagd om hun eigen congres dat jaar niet te organiseren, in ruil voor een financieel pakket. Dit leggen we altijd vast in een contract, zegt ze stellig.

De Europese associatie en het lokale organisatiecomité worden ingeschakeld voor de promotie van het congres en om sponsoring te vinden, infor28|Qm winter 2013

matie over het land te verschaffen en eventueel de special venues te vinden; bij voorkeur locaties die gratis onderdak bieden.

Ook kunnen deze partners zorgen voor de couleur locale. Zo wil het lokale comité van het congres dat in 2014 in Milaan gaat plaatsvinden een Ferrari op de beursvloer. Natuurlijk honoreren we zo’n verzoek, aldus Daudlin. Het is belangrijk dat je op een congres merkt in welk land je bent, stelt ze. Hope onderschrijft deze stelling, maar komt

wel met een voorbeeld over welke dilemma’s dit kan opleveren. Voor een congres in Turkije wilde de associatie jazz als muzikaal intermezzo, terwijl het lokale comité zweerde bij ‘de Turkse Michael Jackson’. Daar zijn toen de nodige robbertjes over gevochten.

Daudlin reageert daar stellig op. Wij nemen het financiële risico, dus het gebeurt uiteindelijk zoals wij het willen. “I want to have full-control”, is een mooi citaat als slot.

To provide education for physicians De frustratie op het podium en in de zaal is voelbaar in de kennissessie over de pharmaregelgeving. Zeker een lastig thema, erkent Mar tin Jensen als ver tegenwoordiger van de farmaceutische industrie, maar we moeten niet het hoofddoel van congressen uit het oog verliezen.

I

n een vorige editie van de ‘battle’ tussen opdrachtgevers en professional congress organisers, verklaarde Martin Jensen, als vertegenwoordiger van de eerste groep, dat PCO’s geen rol meer hebben in de congresketen. Dit keer trokken de mede-voorzitter van IPCAA (International Pharmaceutical Congress Advisory Association) en zijn ‘tegenstrever’ oud-voorzitter van de IAPCO (International Association of

Professional Congress Organisers) Philippe Fournier, meer gezamenlijk op. Ter tafel lagen de steeds strengere regels rond medische congressen en daar moeten beide partijen mee om leren gaan.

Dit keer was het eerder Fournier die de aanval inzette. Bedrijven, zowel de sponsorende farmaceutische bedrijven, als de werkgevers van de aan het congres deelnemende ‘health care

professionals’ - steevast aangeduid als HCP’s -, stellen intern regels die verder gaan dan de pharma codes die regeringen stellen. Zij doen net alsof er heel veel niet mag, terwijl de meeste regelgeving vooral gaat over wat je openbaar moet maken, stelt hij.

Vervolgens maakte zijn rondgang langs een aantal van die wetten en regels echter duidelijk waarom bedrijven de veilige weg kiezen. Zeker bedrijven die internationaal opereren. Elk land heeft namelijk zijn eigen regelgeving op dit gebied.

Meest gekopieerd Te beginnen bij de Sunshine Act in de Verenigde Staten, die volgens Fournier internationaal het meest gekopieerd wordt.

Voor de duidelijkheid somt hij de achtergronden van deze regelgeving op. De Sunshine Act is er gekomen om patiënten te beschermen, ziektekosten te verlagen en de professionaliteit van HCP’s te versterken. Op zich nobele doelen, stelt Fournier.

De Sunshine Act kent enkele geboden en verboden, maar het merendeel van de regels gaat over wat openbaar gemaakt moet worden. Transparantie in de geldstromen rondom een congresdeelname is hier het belangrijkste middel om excessen te voorkomen.

In het Verenigd Koninkrijk krijg je echter te maken met de Anti Bribery Law, een wet die zowel qua naam als regelgeving strenger is. Hier gelden strikte regels rond het uitnodigen van HCP’s.

Alles transparant In Fournier’s thuisland Frankrijk is het één en al misère. als we hem moeten geloven. Een gesponsorde deelname aan een congres of andersoortig evenement moet door de HCP als inkomsten worden opgegeven bij de belasting. Op internet staan lijsten met namen van HCP’s met daarachter het bedrag, de waarde van het gesponsorde deel, achter hun naam. Vaak weten de mensen het zelf niet, vertelt hij. Zo verraste Fournier een bevriende medicus met de mededeling dat hij online had gezien dat deze medicus ging deelnemen aan een congres.

Op het gebied van compliancy in de medische wereld, moet het nu witter dan wit zijn, verzucht hij. Om zijn betoog hoopvol te eindigen met: ‘ik denk dat het nu is doorgeslagen en dat we straks weer ergens in het midden uitkomen’.

Regels omzeilen De toehoorders komen nu met voorstellen om de regels te omzeilen. Wat als we met medische congressen uitwijken naar landen die geen regelgeving hebben en waar het mogelijk is om

wat meer onder de radar te opereren. Wat als een medical device company zich aansluit bij een technologisch bedrijf als General Electric en onder die merknaam een congres sponsort.

Wat als we bedrijven als Coca Cola benaderen voor sponsoring, met als argument dat ze daarmee hun sociale verantwoordelijkheid tonen. Nu kun je je natuurlijk afvragen of in dit laatste voorbeeld werkelijk geen sprake is van beïnvloeding van een HCP, maar die discussie wordt gauw gesmoord.

Het is nu aan Martin Jensen om zijn rol te pakken. Hij begint met de aanwezige PCO’s gerust te stellen: ‘zolang we iets hebben om te promoten, zullen we budget blijven besteden aan promotie’.

Die budgetten zijn wel aan het verschuiven. Op dit moment ligt de focus meer op symposia tijdens beurzen. Dat is goedkoper en de beste manier om een boodschap over te krijgen, stelt Jensen.

PCO’s moeten zich realiseren dat de pharma-regels invloed hebben op het type evenement, de tijdsduur en de kostprijs.

Meer zelf betalen Delegates zullen nu en in de toekomst meer zelf moeten betalen, vervolgt hij. Dat is op zich niet erg, aldus Jensen, want men moet niet vergeten dat de HCP’s graag aan een (goed) congres willen deelnemen en dat het voor hen een belangrijk middel is om aan de verplichte studiepunten te komen. Daar komt bij dat de congress fee in 99 procent van de gevallen niet door hen zelf wordt betaald, maar door de universiteit of het ziekenhuis waar zij aan verbonden zijn.

Deze keer kan Jensen de vredesduif spelen bij de battle tussen IPCAA en IAPCO. ‘Hoeveel discussie de pharma-regelgeving ook oproept, we moeten niet onze beider doelstelling vergeten: to provide education for physicians.’ < winter 2013 Qm|31

DestinationMarketing

Tips en ervaringen van vier

Rotterdam

Knowledge

Ambassadors Tijdens een bijeenkomst in de Rotterdamse cultuurhal LP2 werden op 10 oktober de eerste twaalf Rotterdam Knowledge Ambassadors geïnaugureerd. Ter kennismaking vragen we vier van hen naar hun eigen congreservaringen, als delegate én als initiatiefnemer.

R

otterdam Knowledge Ambassadors is een nieuw netwerk van wetenschappers, onderzoekers en andere deskundigen die – hoe verschillend hun vakgebieden en achtergronden ook mogen zijn – één ding gemeen hebben: ze hebben allemaal een internationaal congres naar Rotterdam gehaald. Initiatiefnemer van het netwerk is Rotterdam Marketing.

Directeur Ton Wesseling legt uit: “Het aantal wetenschappelijke congressen in Rotterdam is de afgelopen jaren sterk toegenomen.

We verwachten dankzij de Rotterdam Knowledge Ambassadors

32|Qm winter 2013

Tekst Judith Munster

nog veel meer internationale congressen te kunnen verwelkomen.”

“Doel van het netwerk is om met elkaar kennis uit te wisselen over het initiëren, ontvangen en organiseren van een congres in het algemeen, en het promoten van Rotterdam als de ideale congreslocatie bij hun internationale vakgenoten in het bijzonder.”

“Daarnaast zal het netwerk als vraagbaak fungeren voor mensen die overwegen om een congres in Rotterdam te organiseren. Door elkaar te inspireren en kennis te delen ontstaat een krachtige alliantie, wat positief afstraalt op het imago van Rotterdam als kennisstad.”

DestinationMarketing

‘Verzamel mensen van

diverse pluimage dat maakt het bid veel

om je heen,

interessanter’

Jan Roelof Polling is orthoptist en promovendus bij Erasmus MC. Mede dankzij zijn inzet is de Nederlandse Vereniging van Orthoptisten erin geslaagd het vierjaarlijkse International Orthoptic Congress in 2016 naar Rotterdam te halen.

Wat was uw eerste internationale congresorganisatie ervaring?

“Ik heb vooral ervaring met kleinere medische congressen, zeg maar tot honderd bezoekers, waarvan tien tot twintig procent uit het buitenland. Mijn grootste congres wordt het congres in 2016 voor zevenhonderd gasten.”

Wat verraste u het meest op het gebied van organisatie?

pluspunt was het solide financiële plan dat we konden overleggen. Het Rotterdam Incentive Stimuleringsfonds maakt het voor organisaties extra aantrekkelijk om voor Rotterdam te kiezen. Tot slot bestond onze commissie uit een diverse groep mensen: pas afgestudeerden, docenten, collega’s uit academische centra en uit perifere ziekenhuizen. We hadden een videoboodschap gemaakt waarin iedereen vanuit zijn eigen achtergrond het woord nam. Dat zorgde voor een aardig verrassingseffect bij het bestuur van de internationale associatie.”

naamde crème de la crème neer te zetten, zie je dat er steeds meer ruimte komt voor postersessies waar kleine onderzoeken gepresenteerd worden. Niet alleen veel leuker, maar het levert ook interessante nieuwe visies op.”

Wat is uw tip voor collega’s die een congres naar Rotterdam willen halen?

“We hebben altijd veel in eigen beheer gedaan en elke keer verraste het me weer: de ongelooflijke hoeveelheid werk die erin gaat zitten. Bij het grote congres werken we met een PCO.”

Wat gaat het congres uw organisatie opleveren?

“Ga niet zelf het wiel uitvinden. Begin op tijd en betrek professionele partijen, zoals een PCO en Rotterdam Marketing, er in een zo vroeg mogelijk stadium bij.

Verzamel mensen van diverse pluimage om je heen, dat maakt het bid veel interessanter.”

Aan welk advies heeft u veel gehad?

“Het congres zal veel positieve aandacht opleveren voor de oogzorg in Nederland, maar ook voor het Erasmus MC.”

Hoe gaat u de ambassadeursrol invullen?

“Maak gebruik van de diensten van professionals. Zij hebben er verstand van. De PCO neemt ons veel werk uit handen, met name op het gebied van registratie en het contact met de delegates.”

Met welk argument heeft u het congres naar Rotterdam gehaald?

“De bidprocedure zat heel goed in elkaar, met dank aan Rotterdam Marketing en Congrex. Een groot

Welke ontwikkelingen vallen u als congresbezoeker op?

“De digitalisering. Zaken als interactieve websites en interactie maken een congres veel aantrekkelijker. Bij vooruitstrevende associaties die moderne middelen inzetten en bezoekers actief bij het programma betrekken, zie je veel meer jonge mensen. En dat moet ook. In plaats van op elk congres de zoge-

“Ik zou mensen uit de paramedische hoek kunnen adviseren. Ook het promoten van Rotterdam is geen probleem: ik woon en werk er zelf met zeer veel plezier en dat draag ik van harte uit. Ik vind het een hele eer om ambassadeur te zijn en ik vind het vooral een heel goed initiatief. Er ontstaat zo een interessant netwerk van gelijkgestemden en een vat vol ervaringen over het organiseren van congressen.” <

33|Qm winter 2013

›

‘Het bezoekersveld wordt meer

interdisciplinair’ Katinka Dijkstra is universitair hoofddocent psychologie, faculteit sociale wetenschappen aan de Erasmus Universiteit. Dijkstra zat in het organisatiecomité van het tweejaarlijkse congres van de Society for Applied Research on Memory and Cognition, oftewel SARMAC. Het congres vond afgelopen juni plaats.

Wat was uw eerste congres­ organisatie ervaring?

Welke ontwikkelingen vallen u als congresbezoeker op?

“Dat was het Society for Text and Discourse congres in 2009 in het Inntel hotel.”

“Dat het bezoekersveld meer interdisciplinair wordt.

Dat was ook één van de doelen voor ‘ons’ congres, maar je ziet het eigenlijk overal. Een voorbeeld? Bij een sessie over forensische psychologie vertelde iemand van de politie – dus iemand buiten het vakgebied psychologie – een interessant praktijkverhaal.”

Wat verraste u het meest op het gebied van organisatie?

“Enerzijds dat het me soepel afging, anderzijds dat er veel meer details bij kwamen kijken dan ik had gedacht.”

Aan welk advies heeft u veel gehad?

“Om voldoende aandacht te besteden aan de techniek.”

Met welk argument heeft u het congres naar Rotterdam gehaald?

“De doelstelling van de associatie was om te groeien. Ons argument was dat dat zeker zou lukken als het congres in Rotterdam plaats zou vinden. Want dan zouden meer delegates uit Europa kans zien om te komen, dit in tegenstelling tot de laatste drie edities in Japan, Nieuw-Zeeland en Noord-Amerika. En het klopte, want er waren meer congresgangers dan ooit en uit meer landen.

Alle continenten en 25 landen waren vertegenwoordigd.”

Wat heeft het congres uw organisatie opgeleverd?

“In ieder geval meer naamsbekendheid van de opleiding psychologie aan de Erasmus Universiteit en de medewerkers. Bovendien zijn er belangrijke contacten gelegd met onderzoekers uit andere landen.”

34|Qm winter 2013

Wat is uw tip voor collega’s?

“Alles vroegtijdig voorbereiden en niet schromen om zaken te delegeren.”

Hoe gaat u de ambassadeursrol invullen?

“Als ambassadeur zal ik waar mogelijk aandacht voor Rotterdam en de Erasmus Universiteit vragen.” <

‘Dankzij dit congres zijn we beter in staat

om fondsen te verwerven’ Dick Tibboel is hoogleraar research Intensive Care op de kinderleeftijd aan het Sophia Kinderziekenhuis / Erasmus MC. Afgelopen juni vond in de Rotterdamse Doelen – mede dankzij zijn inzet – het 24e jaarlijkse Congress of the European Society of Paediatric and Neonatal Intensive Care (ESPNIC 2013) voor 1.100 delegates plaats.

Wat was uw eerste congres­ organisatie ervaring?

“Naast veel kleinere congressen, schiet het Wereldcongres voor Kinder Intensive Care te binnen; 1994, Rotterdam, duizend bezoekers.

Rotterdam Marketing bestond nog niet, maar we kregen wel steun vanuit de politiek. Een officiële ontvangst op het stadhuis hoorde er toen ook al

bij. Het is heel belangrijk dat bestuurders laten zien dat ze trots zijn op hun stad en dat ze belang hechten aan de ontwikkeling van kennis en kunde.

Als organisatie kun je de steun vanuit de overheid goed gebruiken. Ze kunnen helpen bij het vinden van sponsors, maar ze weten bijvoorbeeld ook hoe je een congres kunt opleuken.”

›

DestinationMarketing

Wat bedoelt u met opleuken?

“Bezoekers vinden het vaak leuk om de stad te ontdekken. Rotterdam Marketing kan helpen om die ervaring extra bijzonder te maken. Dat effect moet je niet onderschatten. Juist tijdens de side events – denk aan een rondvaart met de Spido, een diner in Hotel New York of in het Zalmhuis, een bezoek aan Dordrecht – leren mensen elkaar kennen. Tijdens dit soort gelegenheden worden de beste onderzoeksideeën geboren.”

Met welk argument heeft u ESPNIC 2013 naar Rotterdam gehaald?

“Dit jaar bestaat het Sophia Kinderziekenhuis 150 jaar. Om het jubileum luister bij te zetten, wilden we graag dit prestigieuze congres naar Rotterdam halen. Dat was op zich al een doorslaggevend argument, maar we hadden nog een troef: dat de delegates een bezoek konden brengen aan onze IC-afdeling. Deze optie was binnen de kortste keren overtekend. Ik doe het zelf ook graag als ik in het buitenland ben.”

voordeel is dat je als deelnemer veel sneller de diepte in kan gaan. Ook leer je de mensen veel beter kennen. Het grootste bezwaar van grote congressen is dat mensen geen tijd hebben om ‘andere dingen’ te doen. Terwijl je juist tot nieuwe inzichten komt door met elkaar te praten.”

Hoe gaat u de ambassadeursrol invullen?

‘Er komen veel

Welke tip wilt u collega-organisa­ toren meegeven?

“Begin ruim op tijd, liefst twee à drie jaar van tevoren. Neem een professionele organisatie in de arm om het organisatorische deel te regelen, zodat je zelf de handen vrij hebt om het inhoudelijke programma vorm te geven. Zoek steun bij de overheid, de gemeente, zij hebben veel verstand van zaken als een sociaal programma. Maak daar gebruik van.”

Welke ontwikkelingen vallen u als congresbezoeker op?

“Er komen steeds meer kleinere bijeenkomsten, bijvoorbeeld met slechts vijftig experts. Het

Amerikanen,

die zijn erg gesteld op een vast format’

Philip Hans Franses is hoogleraar Econometrie. Als decaan van de Erasmus School of Economics, dat volgend jaar honderd jaar bestaat, heeft hij zich ingespannen om het ‘International Symposium on Forecasting’ in 2014 naar Rotterdam te halen en het jubileum extra luister bij te zetten.

Wat heeft het ESPNIC 2013 uw organisatie opgeleverd?

“Er zijn nieuwe samenwerkingsverbanden aangeboord en we hebben een grote internationaliseringslag gemaakt. Dat is ontzettend belangrijk, want het echte geld voor onderzoek komt steeds meer uit Brussel. Randvoorwaarde om die gelden tot je beschikking te krijgen, is dat je als organisatie een internationaal netwerk hebt. Dankzij dit congres is ons netwerk behoorlijk uitgebreid. Daardoor zijn we beter in staat om fondsen te verwerven.”

“Ik vind het een hele eer om ambassadeur te zijn en zoals gezegd bieden kleinschalige congressen wat mij betreft een enorme meerwaarde. Je leert een stad beter kennen en je houdt er persoonlijke vriendschappen aan over. Als ambassadeur ga ik me inzetten om tijdens congressen meer tijd vrij te maken om mensen de stad te laten zien, zodat ze elkaar beter leren kennen, met alle positieve gevolgen van dien.” <

Wat was uw eerste congresorganisatie ervaring?

Welke ontwikkelingen vallen u als congresbezoeker op?

“Ik ben de afgelopen twintig jaar betrokken geweest bij vele seminars (één gast), workshops (tien gasten) en kleine congressen (honderd deelnemers) in Rotterdam. Het grootste congres was Marketing Science (INFORMS) met vijfhonderd deelnemers in 2004.”

“Verrassend genoeg heeft het congres dat we in 2014 organiseren nagenoeg hetzelfde format als in de afgelopen tien, twintig jaar. Er komen veel Amerikanen, die zijn erg gesteld op een vast format.”

Wat is uw tip voor collega’s?

Wat verraste u het meest?

“Dat je op elk detail moet (blijven) letten.”

“Gewoon doen! Het is een hoop werk, maar erg leuk en belonend.”

Aan welk advies heeft u veel gehad?

Hoe gaat u de ambassadeursrol invullen?

“Zorg dat je tijdens het congres je handen volkomen vrij hebt. Elk uur vult zich vanzelf, met iets dat je vooraf meestal niet had kunnen voorspellen.”

“Ik zal mensen vertellen dat Rotterdam een ideale stad is om een congres van het formaat vierhonderd á vijfhonderd deelnemers te organiseren.” <

Wat heeft het congres opgeleverd?

“Internationale reputatie.” winter 2013 Qm|37

GelderseStreken

Rik Goedkoop en Marco Budding

De Veluwe als rustieke

gemene deler Het lijken twee aparte werelden. DroomParken bedient met haar vakantieparken als vanouds de leisuremarkt, terwijl Bilderberg Hotel Klein Zwitserland in Heelsum jarenlang vooral zakelijke klanten aan zich bond. Maar het vizier van beide organisaties is aan het verschuiven, wat hen dichter bij elkaar brengt.

V

andaag ontmoeten twee verschillende branches elkaar. Marco Budding, manager marketing & communicatie van DroomParken in Beekbergen en general manager Rik Goedkoop van Bilderberg Hotel Klein Zwitserland in Heelsum nemen een kijkje in elkaars keuken.

Het belooft een bijzondere dag te worden op de Veluwe, een rustieke gemene deler voor beide locaties.

Onze eerste halte ligt in Heelsum bij Bilderberg Hotel Klein Zwitserland. Terwijl buiten de winter zich aandient, kruipen wij binnen voor de open haard. Vanaf de eerste minuut is er volop gespreksstof. Rik Goedkoop trapt af.

“Bilderberg heeft negentien locaties in Nederland.

Centraal worden veel marketingzaken aangestuurd, maar lokaal is er vrijheid om er binnen kaders een 38|Qm winter 2013

Tekst & Beeld Sjoerd Geurts

eigen stempel op te drukken. Hotel Klein Zwitserland bestaat uit drie locaties. Naast het hotel ook Kasteel Doorwerth en restaurant De Kromme Dissel, dat al 43 jaar aaneengesloten een Michelin­ ster heeft. Uniek in Nederland! Wij kunnen onze klanten een unieke combinatie bieden in een prachtige omgeving.”

Niet mee in de prijzenslag De zakelijke markt is kind aan huis bij Hotel Klein Zwitserland en maakt gebruik van alle locaties. Het kasteel heeft ruimte voor groepen tot 400 man en de zalen in het hotel kunnen geschakeld worden, waardoor we daar groepen van 10 tot 160 mensen kunnen herbergen.

“De vergadermarkt is een moeilijke markt geworden”, geeft Goedkoop toe. “Een paar jaar geleden bedroeg die nog zeventig procent van

onze omzet. Nu nog maar vijftig. Wij hebben een bewuste keuze gemaakt om niet mee te gaan in de prijzenslag die is ontstaan. Wij vinden het belangrijk om kwaliteit en maatwerk te bieden. Dat lukt door kleinschalig en uniek te zijn. En uniek zijn we bijvoorbeeld met De Kromme Dissel, een voorziening die landelijk hoog aangeschreven staat.

Bedrijven eindigen hun zakelijke bijeenkomsten vaak in ons sterrenrestaurant.”

Meerdaagse vergaderingen ingekort Volgens Goedkoop is de markt snel veranderd. “De meerdaagse vergaderingen zijn ingekort. Vijf dagen komt amper meer voor. We zien vaker 32 uursvergaderingen met slechts één overnachting. Toch blijft dat aspect cruciaal. Het informele gedeelte draagt namelijk bij aan het succes van de training.”

GelderseStreken

Marco Budding luistert aandachtig. Vooral als het gaat om de groei van het aandeel leisureklanten tot inmiddels vijftig procent.

“Ben je niet bang dat zakelijke klanten zich storen aan leisuregasten”, klinkt het. “Nee hoor”, antwoordt Goedkoop. “Het aardige is dat de zakelijke klant vooral doordeweeks komt en de leisure­ klant in het weekeinde. Als we een keer een kleine groep toeristen doordeweeks krijgen, dan brengen we ze in een aparte vleugel onder. Beide groepen hebben geen last van elkaar. De leisuremarkt is een stabiele markt. Dat is prettig. We proberen ook deze gasten altijd te verrassen en proactief te zijn.”

Kijkje in de Keuken ‘Gelderland levert je mooie streken’ luidt de gezamenlijke slogan van Convention Bureau regio Arnhem Nijmegen en Congresbureau Veluwe. Op www.zakelijke streken.nl maken ze duidelijk wat Gelderland onderscheidt van andere meeting bestemmingen: ‘In Gelderland vind je geen saaie anonieme kantoorpanden, maar duizenden hectare ongerepte zandvlaktes, eeuwenoude bossen en zuurstofrijke lucht. Gelderland barst van de plekken waar je ongestoord kunt brainstormen en met collega’s en relaties van gedachten kunt wisselen.’

Ook in 2013 laten we in elke editie van QM twee partners van beide congresbureaus bij elkaar een kijkje in de keuken nemen. In deel zeven zijn dat Marco Budding, manager marketing & communicatie van DroomParken in Beekbergen

Andere beleving

en Rik Goedkoop, general manager van Bilderberg Hotel Klein Zwitserland in

Rik Goedkoop merkt dat de economische recessie een nieuwe beleving heeft gebracht in zijn branche.

“Je moet actiever zijn dan ooit om klanten binnen

Heelsum. Zij bezoeken elkaars locatie en vertellen eerlijk wat ze van het bedrijf

›

van hun concullega vinden.

winter 2013 Qm|39

gelDersestreken

restaurant de Kriekel, waar gasten ontbijt, lunch en avonddiner geserveerd krijgen. En we bezoeken ook De Kromme Dissel waar ‘chef ’ Tonny Berendsen de scepter zwaait. Er is bedrijvigheid alom bij Hotel Klein Zwitserland, waar tachtig mensen fulltime, parttime of als oproepkracht werk vinden.

Dubbel aantal parken

Marco Budding: “We maken een paddenpoel, de straatverlichting is aangepast zodat vleermuizen er geen last van hebben en we gaan helemaal terug naar natuurlijke beplanting.”

te krijgen. En als er een zakelijke aanvraag ligt, moet je snel reageren. Een secretaresse vraagt tien offertes aan, maar laat haar baas kiezen uit drie offertes.

Door snel te reageren, heb je kans dat je bij die drie offertes zit. Dat vraagt veel van de organisatie.” “ Verder is duurzaamheid voor ons belangrijk.

We zijn in het bezit van Green Key, het keurmerk voor duurzame bedrijven. We betrekken regionale producten, hebben een waterkrachtcentrale, ledverlichting en we scheiden afval. Het zijn zomaar enkele voorbeelden.”

Het is tijd voor de rondleiding. We zien nette en ruime hotelkamers, stijlvol ingerichte vergaderruimten en koffiecorners waar bedrijven via automaten verse koffie kunnen serveren. Er ligt een schaar klaar voor liefhebbers van muntthee om zelf een stuk plant af te knippen. We nemen een kijkje in 40|Qm winter 2013

Het is tijd om in de auto te stappen. We blijven op de Veluwe en rijden zo’n twintig minuten door de binnenlanden. We genieten van de fraaie herfstkleuren.

Bij DroomPark De Zanding in Otterlo is het laagseizoen en dus rustig. DroomParken ontwikkelt en beheert alweer ruim zestien jaar vakantieparken op bijzondere plekken in Nederland. Pas sinds enkele jaren onder de naam DroomParken. Uit een recente analyse blijkt dat DroomParken inmiddels tot de top vijf van Nederlandse recreatie/vakantieparken behoort. De parken zijn gelegen in NoordHolland, Zeeland, Limburg en natuurlijk op De Veluwe, waar vier DroomParken zijn te vinden.

Marco Budding: “Ik ben zeven jaar geleden aangetreden als manager marketing & communicatie.

DroomParken had een groeivisie en inmiddels is het aantal parken verdubbeld. De laatste jaren timmeren we marketingtechnisch steeds nadrukkelijker aan de weg. Met advertenties in de Telegraaf en een eigen televisieprogramma willen we ons op de kaart zetten. Dat heeft geresulteerd in groei, het afgelopen jaar zelfs elf procent en dat zal komend jaar niet anders zijn!”

Omgeving versterkt het park “DroomParken richt zich vooral op de leisuremarkt. In de zomer krioelt het hier van de mensen.

De Veluwe is een strategisch mooie plek waar we dan ook meerdere parken hebben. Qua natuur, maar ook omdat je binnen een straal van amper tien

kilometer zes tot zeven attracties vindt die tot de Nederlandse top horen. Ons principe lijkt niet op dat van Centerparcs. Daar vier je vakantie zonder het park af te hoeven. Wij vinden dat de omgeving het park moet versterken. Dat mensen er op uit moeten.”

DroomParken verhuurt vakantiewoningen en kampeerplaatsen, maar verkoopt ook vakantiewoningen. En juist dat laatste aspect is interessant voor de zakelijke markt. “Wij verkopen tweede huizen, die de klant vervolgens door ons kan laten verhuren. Dat is een interessante investering met een rendement van zo’n zeven procent. Veel zakelijke klanten investeren hierin.”

Wij gaan op weg voor een rondje over het park waar we vandaag te gast zijn. Marco Budding: “DroomParken is continu bezig met de verdere ontwikkeling en verbetering. Dat is een voortdurend proces.”

Bedrijfsfeesten en themabijeenkomsten “Als we kijken naar deze locatie, komen er hier bijvoorbeeld 450 vakantiewoningen bij en we hebben een vergunning voor een nieuw hotel met 83 kamers. Dat biedt ons straks nieuwe mogelijkheden, ook op de zakelijke markt. Ik vind het uniek dat we hier op de Veluwe mee aan de slag mogen.”

“We gaan verder dit park vernieuwen. Naast een hotel komen er ook een zwembad en een natuureducatiecentrum bij. Want wij willen zoals gezegd de slag met de omgeving maken. Op deze wijze gaan we met al onze parken om.”

Bij DroomParken staan 120 mensen op de payroll voor in totaal zo’n 50 fte.

Vergaderzalen heeft het park in Otterlo niet.

“Kleine groepen kunnen we herbergen tot een man of vijftien, maar dan houdt het op. Dat is ook niet ons ding.”

gelDersestreken

Eindoordeel Na de rondleiding vragen we beide hoofdrolspelers naar hun indrukken over het wederzijdse bezoek. Ook willen we graag weten wat zij goed vonden en welke tip ze elkaar willen geven.

Rik Goedkoop over droomParken TOP:

“Ik vind het verrassend zoals DroomParken potentiële kopers de nieuwe huizen aanbiedt. Er is aan details gedacht. Tijdens onze rondleiding was de haard en verlichting aan. Ik kijk naar zulke details. Die zijn belangrijk.”

TIP: “Toen ik hier aan kwam rijden, vond ik de routing wat ongemakkelijk. Ik reed verkeerd.

In het hoogseizoen zal het vanzelf gaan, maar ik zou daar wat meer aandacht aan besteden. En wat betreft jullie website…. Ik twijfelde eerst even wat jullie deden. Verhuren of verkopen van woningen. Dat bracht me in verwarring.” marco Budding over Bilderberg Hotel Klein Zwitserland TOP: “Ik ben onder de indruk van de filosofie van Hotel Klein Zwitserland. Rik weet waar hij over praat. Op het gebied van marketing en ICT ligt Hotel Klein Zwitserland voor op onze branche. Als ik verder kijk naar jullie mobiele site en de social media visie, dan kunnen wij daar wat van leren. Grappig vind ik dat we zoveel verschillen en toch zoveel op elkaar lijken.”

TIP: “De styling is goed, al moet je mijn inziens in de gaten houden dat je op tijd nieuwe investeringen doet. Bijvoorbeeld in restaurant De Kriekel. Dat heeft natuurlijk met geld te maken, maar stilstand is achteruitgang. Als ik daarnaast jullie website onder de loep neem, dan zou ik de zwarte kleur weghalen. Beleving is zo belangrijk. Zet er meer foto’s in. Al kan ik de keuze ook begrijpen dat jullie daar Facebook voor gebruiken.”

“We zijn wel een ideale locatie voor bedrijfsfeesten of thematische bijeenkomsten. Onlangs hebben we een wildavontuur en wandeling gecombineerd met een wijnproeverij. Een groot succes! Daarnaast brengen we regelmatig zakelijke gasten uit het buitenland onder. Zeker als ze een aantal weken of maanden ergens moeten wonen, verkiezen ze graag de intimiteit van een park boven het hotel.”

Kröller-Möller met wildbeleving Net als bij Bilderberg wordt vanuit het hoofdkantoor van DroomParken in Beekbergen marketingactiviteiten ontplooid en acquisitie gepleegd. “Maar ook bij ons mag iedere locatie er een eigen invulling aan geven. Net als bij Bilderberg. Dat vinden we zelfs heel verstandig omdat je overal andere wensen hebt.

Als we kijken naar de zakelijke markt wordt dat bij de parken op De Veluwe heel gericht opgepakt. Een activiteit, waarbij we het KröllerMöller Museum buiten de openingstijden bezoeken, gecombineerd met een wildbeleving, valt bij de zakelijke klant in goede aarde. Het nieuwe hotel zal dat zakelijke aspect straks verder versterken.”

Over een keurmerk beschikt het park in Otterlo niet. “Maar wij zijn wel duurzaam bezig. We maken een paddenpoel, de straatverlichting is aangepast zodat vleermuizen er geen last van hebben en we gaan helemaal terug naar natuurlijke beplanting. Dat betekent dat alle coniferen verdwijnen. Dat stukje bewustwording past hier.

Daarom gaan we ook een natuur- en educatiecentrum openen.”

Bilderberg monitort social media zeer actief vertelt Rik Goedkoop: “Mensen twitteren vandaag de dag liever dat de koffie koud is dan dat ze naar de receptie gaan.”

reviews monitoren We zitten weer aan de koffie. Op de vraag hoe de heren met social media omgaan, vertelt Rik Goedkoop dat zijn bedrijf er actief gebruik van maakt, maar bijvoorbeeld ook alle reviews monitort.

“Iedere dag kokeren we via een zelf ontwikkeld dashboard alle reviews die her en der verschijnen.

We gaan daar actief mee om. Voordat je het weet gaat iets een eigen leven leiden. Daarbij twitteren mensen vandaag de dag liever dat de koffie koud is dan dat ze naar de receptie gaan. Wij proberen alles netjes en snel op te lossen. Het gevoel van de klant moet goed zijn.”

Marco Budding knikt. “Wij zijn nog niet zo ver dat we het gestructureerd monitoren. Wat dat betreft is jullie branche veel verder. Daar hebben wij nog een grote slag in te maken…” < winter 2013 Qm|41

VolgensSoons

Borstklopperij of aanbeveling?

I

k krijg diverse online en geprinte magazines uit de congres- en vergadersector onder ogen.

Wat me daar in opvalt zijn de grote aantallen advertenties en redactionele artikelen van hotels, congrescentra of beursaccommodaties. Begrijpelijk want om geboekt te worden door congresbureaus en vergaderaars moet je inderdaad zichtbaar en bekend zijn.

Toch lees ik zelf zelden advertenties en artikelen waarin accommodaties aan het woord zijn over zichzelf.

Ik sla ze over omdat ik niet geboeid wordt door de eigen lofzang op de fantastische service en gastvriendelijkheid, flexibiliteit en duurzaamheid.

Ik vind redactionele artikelen en advertenties leeswaardiger als ze overtuigende feiten, verrassende visies of visionaire toekomstverwachtingen bevatten. Of als ze regelrechte, niet-te-missen aanbiedingen doen natuurlijk.

Van marketingdeskundige Jos Burgers heb ik geleerd dat ‘eigen borstklopperij’ van alle marketinginspanningen het minst overtuigend is en dat van ‘eigen ervaringen’ de grootste overtuigingskracht uitgaat; onmiddellijk gevolgd door ‘de ervaringen van mensen die we vertrouwen’. Hiervoor bestaat zoiets als de Net Promoter Score, die uitdrukt hoe waarschijnlijk men iets aanbeveelt aan vrienden en collega’s.

Vanuit dat laatste perspectief hoop ik voor de lezers van QM iets te betekenen, wanneer ik accommodaties bezoek voor mijn congres- of beursreportages. Zoals ook in deze editie, over het Amsterdamse Muziekgebouw aan ’t IJ. U leest daarin wat ik heb ervaren aan sfeer, comfort, hospitality, faciliteiten, hygiëne, catering, logistiek en organisatie. Ik probeer mild te zijn over vergeeflijke kleinigheden maar voel me geroepen om door de bril van een boeker of bezoeker naar structurele verbeterpunten te kijken.

Met de inzichten van Jos Burgers in het achterhoofd is het niet raar dat het succesvolle Nederlandse maar wereldwijd opererende hotelreserveringsbedrijf Booking.com als service aan haar klanten er alles aan doet om consequent en per omgaande van iedere hotelboeker een oordeel los te weken. Maar wel zó dat die beoordelingen betrouwbaar en geloofwaardig zijn. Daarvoor hanteert ze onder meer de volgende drie criteria: 1. Ze publiceert pas als er voldoende reviews binnen zijn om statistisch significant te zijn en ook om manipulatie uit te sluiten.

2. Ze categoriseert naar type boeker. Immers jonge gezinnen, individuele reizigers of oudere paren letten op andere dingen.

3. Ze laat ook anonieme en zelf verwoorde meningen toe, uiteraard getoetst op fatsoensnormen.

Terug naar de vergadermarkt. De Congres- en Vergaderclassificatie vermeldt op haar site Vergaderhamer.nl de uitkomsten van haar classificatie-inspecties. Sinds enige tijd is er nu ook de mogelijkheid om reviews te geven. Echter zolang de meeste reserveringen niet via haar systemen lopen, zijn die talloze vergaderervaringen moeilijk te verzamelen. Er wacht dus nog een mooie uitdaging om van accommodaties op een àndere manier zoiets als de Net Promoter Scores te krijgen.

Tot die tijd moet u het doen met de classificatie, met mijn congresverslagen of met de borstklopperij van de accommodaties zelf ;-).

Ton Soons, adviseur en trainer in congresseren en presenteren. Hij schreef recent het Handboek voor de Congresontwikkelaar. Reacties: ton.soons@winningwords.nl

42|Qm winter 2013

Het wachten is op Net Promoter Scores van accommodaties

Advertorial

Utrecht Science Park: het hart van Europa’s meest competitieve regio

Voor de tweede achtereenvolgende keer is Utrecht de scoort hoog op maatstaven als innovatie, kwaliteit van

Hiermee verstevigt Utrecht de leidende positie op het gebied van kankeronderzoek. In 2018 komt bovendien het RIVM met 1450 medewerkers vanuit Bilthoven naar het Utrecht Science Park.

instellingen, infrastructuur, digitale netwerken, gezond-

Utrecht Kennisstad

meest competitieve regio van Europa (2010, 2013). Utrecht

heidszorg en menselijk kapitaal. Het Utrecht Science Park speelt een belangrijke rol in deze ontwikkeling.

Een unieke plek waarin zorg, onderwijs, onderzoek en ondernemerschap nauw aan elkaar verbonden zijn. Op het Utrecht Science Park werken 22.000 mensen en er komen 50.000 studenten per week. Daarnaast bezoeken jaarlijks 400.000 poliklinische patiënten het Universitair Medisch Centrum (UMC) Utrecht. Kennisinstellingen en bedrijven werken intensief samen aan kennis voor de toekomst.

Bloeiende kennis De hoge concentratie van internationaal gerenommeerde kennisinstellingen als Universiteit 44|Qm winter 2013

Utrecht, Universitair Medisch Centrum Utrecht en Hogeschool Utrecht, en onderzoeksinstituten als Hubrecht Instituut, TNO en Deltares trekt verschillende ondernemers en bedrijven aan.

In september 2013 opende Nutricia Research haar deuren. Het nieuwe wereldwijde onderzoekscentrum van Danone versnelt innovatie op gebied van voeding in de eerste levensjaren en medische voeding. In 2015 vestigt het Prinses Máxima Centrum voor Kinderoncologie zich op het Utrecht Science Park. Tevens gaan het Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis en het UMC Utrecht vanaf 2014 intensief samenwerken.

Wat de haven is voor Rotterdam, is het Utrecht Science Park voor Utrecht. Kennis als economische motor. Bij een kennisstad als Utrecht horen ook kennisevenementen. De provincie Utrecht en de stad Utrecht investeren de komende jaren extra in het binnenhalen van meer kennisevenementen.

Het gaat om (inter)nationale congressen die passen binnen de thema’s life sciences, creatieve industrie, zorg en duurzaamheid. Enkele voorbeelden van dit soort congressen die volgend jaar plaatsvinden zijn ESCI (European Society of Clinical Investigation), EBJIS (European Bone and Joint Infection Society), AESOP Annual Congress (Association of European Schools of Planning) en het International James Joyce Symposium.

Congreslocaties Utrecht heeft een uitgebreid aanbod aan congresen vergaderlocaties. Van congrescentra tot hotels:

Advertorial

voor ieder congres of elke vergadering heeft Utrecht een geschikte locatie.

Op de website www.utrechtconventionbureau.nl leidt een online venuefinder u eenvoudig naar de geschikte locatie. Vanzelfsprekend behoort een congres op het Utrecht Science Park ook tot de mogelijkheden.

Utrecht: het nieuwe Amsterdam De toonaangevende Amerikaanse nieuwszender CNN heeft Utrecht dit jaar uitgeroepen als ‘het nieuwe Amsterdam’. De centrale ligging en een unieke historische setting maken de Domstad tot een ideale plek van ontmoetingen. Utrecht staat bekend om haar historische en kleinschalige karakter, waar het persoonlijk contact niet verloren gaat. Het levendige hart van de vierde stad van Nederland biedt een mengeling van tijdloze historie en eigentijds inzicht. De grachten, werfkelders, oude kerken en natuurlijk de Dom bepalen het decor van de stad. Daarbinnen biedt Utrecht werkelijk alles dat nodig is voor een geslaagd congres, van vele uitstekende zakelijke locaties en faciliteiten tot talloze aantrekkelijke mogelijkheden voor sociale programma’s.

Van Rem Koolhaas tot 375 jaar Botanische Tuinen Ook op het Utrecht Science Park zijn talloze bijzondere dingen te ontdekken. Maar liefst drie gebouwen komen voor in het boek ‘1001 Gebouwen die je gezien moet hebben’. Het gaat hier om het Minnaertgebouw, ontworpen door Willem Jan Neutelings, het Educatorium van Rem Koolhaas en de Universiteitsbibliotheek van Wiel Arets. Daarnaast behoort studentenflat Casa Confetti tot de tien mooiste studentencomplexen in de wereld. De Botanische Tuinen behoren tot de oudste Nederlandse tuinen. In 2014 bestaan de Botanische Tuinen 375 jaar.

Utrecht Convention Bureau Met het Utrecht Convention Bureau zet Toerisme Utrecht zich sinds eind 2010 in om meer (inter)

nationale kennisevenementen naar Utrecht te halen. Vanuit een breed partnernetwerk, waarin onder meer het UMC Utrecht, de Universiteit Utrecht, de Hogeschool Utrecht, het Utrecht Science Park, hotels en diverse congreslocaties participeren, worden congresorganisatoren kosteloos ondersteund met informatie en advies.

Daarnaast bemiddelt het Convention Bureau bij bidprocedures en site-inspecties. Naast het stimuleringsfonds dat Toerisme Utrecht coördi-

neert, beschikt zij over een bidfonds om onder andere bidboeken te bekostigen en stelt zij aan alle deelnemers van het congres promotiemateriaal beschikbaar. < Voor vragen en aanvullende informatie kunt u contact opnemen met accountmanager Monique André de la Porte, via het telefoonnummer +31 (0)30 236 00 35 of door een e-mail te sturen naar ucb@toerisme-utrecht.nl. winter 2013 Qm|45

GeneralManager

Hans van Pelt, Directeur Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum

‘Allemaal in het teken van de

nieuwe realiteit ’ Vijf jaar geleden trad hij aan als directeur. Sindsdien onderging Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum een ware metamorfose. Onder leiding van Hans van Pelt werd er gebouwd, gerenoveerd en het complete dienstenpakket opnieuw in de markt gezet vanuit een vernieuwende visie. Met succes. In een ‘kreunende’ markt, doet Woudschoten het gewoon goed.

Tekst & Beeld Sjoerd Geurts

Het is geen straf om over de Utrechtse Heuvelrug te rijden. Het nationale park ademt aan alle kanten ontspanning uit. Ook in de herfst is het bosgebied een oase van rust. We ervaren dat aan den lijve bij ons bezoek aan Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum, dat een eigen landgoed biedt van maar liefst 45 hectare.

In het sfeervolle complex, met 30 zalen en 140 hotelkamers, is recent veel geïnvesteerd en veranderd. Reden om directeur Hans van Pelt te vragen naar zijn visie op de meetingmarkt.

Hans van Pelt heeft een ‘eigenwijze’ visie op de markt en projecteerde die op zijn eigen bedrijf. “De afgelopen jaren hebben we alle ruimtes gerenoveerd en een nieuwe vleugel aangebouwd, om de klant nog gerichter te kunnen bedienen”, begint hij te vertellen.

“Ik denk dat je een andere visie moet hanteren dan jaren geleden.

Toen werden bezoekers aan congressen, vergaderingen en trai46|Qm winter 2013

ningen op dezelfde wijze behandeld. Dat kan niet meer. Je moet nu een focus hebben op specifieke doelgroepen en de deelnemers zo individueel mogelijk bedienen. Dat betekent meteen dat je activiteiten zoals congressen en vergaderingen anders moet bekijken dan opleidingen en trainingen. De gasten die hiervoor komen hebben andere wensen en vragen een andere benadering.”

Focus op individu Hans van Pelt noemt het zelfs een ‘grote fout’ van de markt om anno 2013 nog steeds groepen over één kam te scheren.

“Als we kijken naar opleidingen en trainingen dan proberen we daar voor het individu het verschil te maken. Dat begint met een inspirerende leeromgeving. Om te weten wat daarvoor nodig is, hebben we ons laten voeden door grote organisaties en academies van bedrijven. Vervolgens is onze accommodatie daarop aangepast.”

“De twee vleugels beschikken nu over verschillende faciliteiten met ieder een geheel eigen uitstraling. Maar het zijn ook complete accommodaties, met alles bij de hand. Bezoekers hoeven dus niet het hele gebouw door. Hotelkamers, zalen en eetfaciliteiten zijn bij elkaar gesitueerd. Net als een gezellige loungehoek. In de vleugel met het atrium – een echte leeromgeving – kan de cursist daardoor ook zelf bepalen wat hij of zij wil. Even met een collega bijpraten in de lounge of een bezoek met de hele groep aan de bar in de benedenverdieping. Allemaal dicht bij elkaar, want dat wil de klant.

Maar er is wel keuze. Dat geldt ook voor de diners en lunches. Die proberen we zo individueel mogelijk samen te stellen.”

Hans van Pelt geeft aan dat dit wel wat vergt van het personeel. “Wij hebben er voor gekozen om meer mensen in de klantrelatie in te zetten en ze specifieker op te leiden. Onze zalenmedewerkers zijn gespecialiseerd in het te woord staan en helpen van de gasten, als ook het bedienen van de audiovisuele apparatuur. De gedachte hierachter is dat de klant met dezelfde mensen te maken heeft, die ook nog eens antwoorden hebben op alle vragen. De medewerkers moeten

Hans van Pelt: “Wij draaien de boel zelfs om en gaan op zoek naar klanten die bij ons passen. Alles draait tegenwoordig op partnership.”

dus een verdiepingsslag maken. Naast persoonlijke gastgerichtheid en empathie moet je ook proactief zijn tijdens evenementen of trainingen. Gericht op het individu. Los vragen meteen op, is het credo.”

Verantwoord investeren De economische crisis heeft zeker te maken met de ‘nieuwe realiteit’, zoals Hans van Pelt het noemt.

“Die heeft dit proces versneld. Daar ben ik absoluut van overtuigd. Het nieuwe realisme betekent dat je verantwoord moet investeren.”

“Bedrijven moeten ook intern verantwoording afleggen waarom het zo belangrijk is dat medewerkers extern een training of opleiding ondergaan.

Die markt loopt dus terug en er wordt minder extern getraind. Er zijn dus ook gewoon minder congressen en vergaderingen. Er wordt vaker in het eigen bedrijf vergaderd of dichter bij huis.”

“Voor de vraag die er nog wel is, zijn de eisen aangescherpt. Je moet duurzaam ondernemen en

dus duurzame faciliteiten kunnen bieden. Green Key is een basisvoorwaarde. Woudschoten heeft het Green Key Goud keurmerk. Maar je moet daarin een stap verder gaan. Een voorbeeld? Wij liggen midden op de Utrechtse Heuvelrug. Mooi groen, maar dat zorgt er wel voor dat mensen hier met de milieuonvriendelijke auto naar toe moeten.

Wij hebben besloten om milieuvriendelijke shuttlevervoer aan te bieden. Ik denk dat alle bedrijven zich op duurzaam gebied moeten onderscheiden.”

Verschuiving naar dagvergaderen Gevraagd naar trends en ontwikkelingen, merkt Hans van Pelt op dat er een verschuiving is naar ‘dagvergaderen’.

“Vroeger kwamen bedrijven hier twee dagen voor vergadering of opleiding en bleven ze overnachten.

Nu is het vaak twee keer acht uur en wordt de overnachting als optie aangeboden. Voor rekening van

de medewerker zelf. Dat is jammer, want de kracht van twee opleidingsdagen is ook een stuk teambuilding, die je hierdoor verliest. De leeromgeving verandert hierdoor.”

“Verder merken we dat er gezocht wordt naar vernieuwing. Bijvoorbeeld combinaties met outdooractiviteiten. Het moet verrassend en niet voorspelbaar zijn.”

Ook aan Woudschoten is de prijzenslag in de markt niet voorbij gegaan. “Er wordt gigantisch gestunt. Ik denk dat je daar niet helemaal in mee moet gaan. Natuurlijk willen de klanten een goede deal. Maar de geleverde faciliteiten op een mooie locatie blijven het belangrijkst in het wensenpakket van de klant. Wij draaien de boel zelfs om en gaan op zoek naar klanten die bij ons passen.

Alles draait tegenwoordig op partnership. Wat kan ik voor jou betekenen en wat kun jij voor mij betekenen… Allemaal in het teken van de nieuwe realiteit.” ■ winter 2013 Qm|47

meetingnieuws

Discussie zichtbaarheid van vrouwen in live communicatie laait ook op in Engeland

Leiden Marketing en partners sluiten convenant congresmarketing Leiden Marketing en een aantal partners hebben een convenant gesloten voor de bewerking van de markt van (inter)nationale associatiecongressen. Op donderdag 14 november ondertekenden de partijen in het nieuwe eventcenter van Holiday Inn Leiden het convenant.

Leiden wil zich als internationale kennisstad proactief richten op het voor de stad te verwerven van associatiecongressen. Leiden Marketing wil deze missie bewerkstelligen door een intensieve samenwerking aan te gaan met de universiteit, kennisinstituten, lokale overheid en dienstverleners binnen de congresbranche in Leiden.

Om aansluiting te vinden bij de internationaal gangbare terminologie wordt vanaf nu de naam ‘Leiden Convention Bureau’ gevoerd als onderdeel van Leiden Marketing.

Het ‘hosten’ van (inter)nationale verenigingscongressen heeft een tweeledig effect. De stad vergroot de naamsbekendheid als plaats waar op het vakgebied ontwikkelingen van importantie plaatsvinden.

Goed voor de profilering van de stad als kennisstad en universiteitsstad. Daarnaast is de congresmarkt economisch gezien lucratief. Deelnemers aan internationale congressen besteden gemiddeld tussen de 300 en 400 euro per dag volgens het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen. <

48|Qm winter 2013

Krachtcentrale oprichters Marieke Prins, Madelène Spaan en Pascale de Wijs

Het Engelse Event Magazine is de campagne ‘Women in Events’ gestart met als doel vrouwen te stimuleren om meer zichtbaar te zijn en luider te communiceren over hun prestaties.

Aanleiding is de publicatie van de jaarlijkse Event 100 Club van The Guide 2013. De lijst bestaat voor twintig procent uit vrouwen en dat is, vergeleken met het aantal vrouwen die daadwerkelijk werkzaam zijn binnen de branche in Engeland, een verrassend laag percentage. De publicatie leidt tot veel reacties van de Engelse collega’s uit de evenementenbranche.

In 2011 speelde een vergelijkbare situatie in de Nederlandse evenementenbranche af. “Vrouwen verbaasden zich toen binnen de branche over de (on)zichtbaarheid van vrouwen. Aanleiding was de lijst in Eventbranche over ‘Meest invloedrijke mensen in de Eventbranche’ die destijds uit veertig personen bestond, waarvan slechts twee vrouwen. Terwijl er meer vrouwen dan mannen werkzaam zijn binnen de branche”, aldus Pascale de Wijs namens

Krachtcentrale. Krachtcentrale is een platform dat de zichtbaarheid van vrouwen in de live communicatie branche wil verbeteren.

“Het draagvlak in ons eigen land wordt gelukkig inmiddels groter: steeds meer vrouwen laten zich zien in lijsten, op award podia en in de media. Wij proberen deze dames met de Krachtcentrale te stimuleren, zodat wij op termijn een blauwdruk kunnen zijn voor andere branches”, aldus De Wijs.

Het Engelse magazine onderzocht de behoefte om iets te doen aan de beeldvorming van vrouwen in de evenementenbranche. Maar liefst 86,8% van de ondervraagden vindt dat het tijd is voor actie om succesvolle vrouwen meer zichtbaarheid in de evenementenbranche te geven. <

Meetingnieuws

Ahoy wordt fors uitgebreid en gemoderniseerd

Congresdiner van etensresten Congrescentrum De Werelt in Lunteren heeft op 22 november een congresdiner van etensresten geserveerd. Op die dag vond in deze locatie de biologieconferentie Afvalbak Aarde plaats.

Op verzoek van de organisator van deze conferentie verzorgde het keukenteam van De Werelt een diner van ‘Afval’. Deze maaltijd was gemaakt van voedsel dat anders in de prullenbak zou belanden. Uiteraard is de voedselveiligheid gewaarborgd, stelt De Werelt.

Chef-kok Habermehl: “Het is de eerste keer dat wij zo bewust bezig zijn met producten die we normaliter niet aan onze gasten serveren. Ik

vind het mooi dat een paar extra telefoontjes zo’n no-waste diner opgeleverd hebben.”

Het ‘Diner van Afval’ was een actie tegen voedselverspilling en wil een voorbeeld zijn voor iedereen die bewust met voedsel wil omspringen en duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. Meer dan veertig procent van het geproduceerde voedsel gaat ergens in de keten verloren. <

Trendrapport

over de Connected Society

Amsterdam RAI heeft een trendrapport samengesteld over hoe congressen, beurzen en evenementen kunnen aanhaken bij de ‘Connected Society’.

Samen met Trendsactive en Ruigrok | Netpanel zette Amsterdam RAI de kenmerken en voorkeuren van de Connected Society op een rij. Een trendrapport waarin de begrippen Addiction, The Human Factor en Smart Customisation centraal staan. Ter inspiratie voor alle professionals in het evenementenvak en interessant voor iedereen die (zich in) de Connected Society herkent.

Dit tweede trendrapport van de RAI is gratis te downloaden op www.rai.nl via de rubriek Organiseren. <

Ahoy Rotterdam gaat de komende jaren fors uitbreiden met onder meer een internationaal congrescentrum, muziekzaal en theater/ auditorium. In de plannen zijn ook een naastgelegen bioscoop en hotel meegenomen.

Daarnaast worden de bestaande beurs- en evenementenhallen gemoderniseerd.

Op vrijdag 1 november ondertekenden Ballast Nedam-topman Theo Bruijninckx en de burgemeester van Rotterdam Ahmed Aboutaleb een overeenkomst voor de gebiedsontwikkeling Hart van Zuid.

Voor Ahoy houdt het project in dat er een forse uitbreiding en kwalitatieve verbetering op het programma staan. Het nieuwe plan behelst een internationaal congrescentrum met 35 zalen, waarin tevens een theater/auditorium (capaciteit 2.750 bezoekers) en muziekzaal (capaciteit 7.000 bezoekers) op een slimme manier geïntegreerd worden. Met deze combinatie ontstaat een compact en multifunctioneel te exploiteren complex van internationale allure dat past binnen de langjarige strategie van Ahoy. Daarnaast behoren een hotel en bioscoop naast Ahoy tot de plannen.

Planning

Het totale project ‘Gebiedsontwikkeling Hart van Zuid’ wordt verspreid over twintig jaar. In de praktijk betekent de vastgestelde visie voor Ahoy dat de plannen de komende twee jaar verder worden uitgewerkt en dat daarna daadwerkelijk gestart wordt met de bouw en renovatie. De modernisering van de beurshallen 2 tot en met 6 wordt als eerste aangepakt. Die fase zal eind 2018 afgerond worden. De bouw van het internationaal congrescentrum zal daarop volgen. Een exacte realisatiedatum is nog niet aan te geven. < winter 2013 Qm|49

››

Meetingnieuws

Rob den Hartog start investerings-maatschappij voor innovatieve MICE-projecten Rob den Hartog, directeur van Incentive Europe, is samen met enkele partners een nieuwe investeringsmaatschappij gestart. LeDuc Investments biedt jonge ondernemers met creatieve initiatieven op het gebied van toerisme en MICE de kans deze te ontwikkelen.

Rob den Hartog: “Op het gebied van internet, is er nog zoveel mogelijk in de reis- en MICE-branche. Denk aan de ontwikkeling van apps. Innovatieve ideeën zijn er genoeg. Gebrek aan financiële middelen zorgt er echter voor dat sommige initiatieven niet van de grond komen en dat is jammer. Hier willen wij een rol in spelen. Niet alleen op het gebied van investeringen. Jonge ondernemers profiteren daarnaast ook van ons netwerk en onze kennis en kunde. Zo hopen wij bij te dragen aan het vormgeven van de ‘nieuwe reiswereld’.” <

Video:

The Great Switch In september vond in Amsterdam RAI ‘The Great Switch’ plaats om kort na elkaar het grote internationale cardiologiecongres ESC en de broadcast convention IBC te kunnen huisvesten.

De omschakeling in 38 uur van congres- naar beursinfrastructuur is uniek te noemen.

Door twee jaar zorgvuldig plannen en afstemmen met de partners Mansveld Expotech, ACS audiovisual solutions en De Boer Structures, werd een naadloze programmering van cardiologiecongres ESC en televisievakbeurs IBC uitgevoerd.

QM’s zusterblad Expovisie besteedt in haar wintereditie uitgebreid aandacht aan deze bijzondere samenwerking. Via www.expovisie.nl/magazine is de digitale bladerversie te bekijken. Het artikel bevat ook een link naar de video op Youtube. <

50|Qm winter 2013

Dubbel jubileum

voor Jeannette van Namen Vele relaties uit de congresbranche, vierden samen met de familie en vrienden van Jeannette van Namen, haar dubbele jubileum op 29 november. In Stadscafé De Observant in haar woonplaats Amersfoort vierde zij haar 60e verjaardag en het feit dat zij 33 jaar congressen organiseert.

Voor Van Namen, die geïnteresseerd is in numerologie, een bijzondere combinatie, wetende dat zij zelf als persoonlijk getal 6 heeft.

Zij werd op het podium in het zonnetje gezet en via een quiz, muziek en sketches kwamen de gasten het nodige te weten over haar inte-

resses en levensloop. Haar man Ruud van Namen memoreerde onder meer hun gezamenlijke tijd op Hotelschool Den Haag, de jaren dat haar congresbureau Van Namen & Westerlaken zich ontwikkelde tot toonaangevende PCO in Nederland en de periode na 2000 waarin Jeannette als zelfstandige onder de naam JvN Congress Management congressen organiseert en adviesfuncties bekleedt bij organisaties en bedrijven.

Haar grote netwerk in de congresbranche was duidelijk, gezien de vele aanwezigen deze avond uit de meeting industrie. Daarmee werd het dubbele jubileum van Jeannette van Namen ook een beetje een branchefeest. <

Meetology bepaalt resultaat meeting middels psychologische test De Meetology Group heeft een nieuwe dienst ontwikkeld, waarbij het bedrijf psychologische gegevens van deelnemers registreert, om de effectiviteit van een bijeenkomst te bepalen of te vergroten. Bij de Meeting Audit wordt gekeken naar de ervaring, het gedrag en het presteren van de deelnemers.

Paul Redford, leider van het psychologisch team van Meetology: “Inzicht krijgen in hoe mensen zich emotioneel voelen, als ook hun gedrag en prestatie, kan een betere maatstaf zijn voor het succes van een meeting dan het traditionele klanttevredenheidsonderzoek.”

De Meeting Audit wordt aangeboden aan bedrijven, organisatoren en locaties. Bij alle drie de doelgroepen is al ervaring opgedaan. Zo werd de dienst ingezet voor het bedrijf Reflex Nutrition om de return on investment van hun meetings te bepalen. Daarnaast wordt de audit ingezet bij het congrescentrum The Barbican in Londen. In september is de Meeting Audit toegepast tijdens het WYSTC youth travel association event in Sydney, een congres met 700 deelnemers. <

ProfessioneelDagvoorzitter

Anousha Nzoume benoemt

the

elephant in the room

Anousha Nzoume is maatschappelijk betrokken en goed ingevoerd. Zo haalt ze de angel uit vooroordelen en brengt ze botsende partijen tot elkaar: ‘Vaak moet je eerst door de zure appel heen bijten.’

Hoe ben je dagvoorzitter geworden?

“Van origine ben ik actrice en theatermaker. Ik toerde met een eigen voorstelling door het land, maar raakte – door het verlies van een ongeboren kindje – in een moeilijke periode. Ik wilde thuis zijn, bij mijn familie. Voorstellingen zei ik af. Later werd ik benaderd door Janet Vaessen, directeur van vrouwennetwerk WOMEN Inc. Zij polste mijn interesse voor een rol als dagvoorzitter. Ik merkte dat ik daar energie van kreeg. Ik wilde de deur uit, de interactie aangaan. Theater maken is wat dat betreft anders. Het kan eenzaam zijn. Je speelt een rol op het podium. Mijn eerste dagvoorzitterklus was juist talkshow-achtig. Veel contact en geen regisseur of script. Dat was allemaal nieuw voor me.”

En hoe leerde je het vak?

“Ik sprong het diepe in zonder zwemdiploma. Maar, wat ik meenam uit mijn oude vak: energie, humor, snel kunnen schakelen. De podiumkwaliteiten. Wat 52|Qm winter 2013

Tekst Jos Goossens

ik absoluut moest leren was de verfijnde techniek.

De knepen van het dagvoorzittervak. Luisteren, samenvatten, doorvragen bijvoorbeeld. Niet mijn eigen punt willen maken en het gesprek laten ontstaan. Begeleiden, zonder te peuteren naar informatie. Vakmatig vond ik mijzelf opnieuw uit.

Als cabaretière had ik een totaal ander instelling: je gooide er een kwartje in en ik ratelde wel door. Je moest vooral niet te genuanceerd zijn. Als dagvoorzitter wel. Je staat in dienst van het doel van de dag, de opdrachtgever en de mensen die bijeenkomen.”

Wat is jouw specialiteit?

“Een Groningse wethouder vroeg mij voor een bijeenkomst over veranderende subsidies in de zorg. Alle – met hart en ziel betrokken – partijen waren aanwezig, inclusief opgekropte emoties.

Ik ben niet Gronings, dus ik kreeg als Amsterdamse ook nog eens een stug ontvangst. Maar de wethouder had me eerder aan het werk gezien, dus hij kende mijn kracht: ik kan in zo’n ‘moeilijk’ gesprek

de mensen verbinden. Omdat ik de onderliggende pijn bespreekbaar maak. Zo krijg ik mensen uiteindelijk dicht bij elkaar. Het was hard werken. Maar: na afloop dronk iedereen een gemoedelijk glaasje met elkaar. Dan heb ik mijn werk goed gedaan.”

Maatschappelijk thema’s, zijn die je op het lijf geschreven?

“Bijna letterlijk. Ik ben half Russisch, half Kameroens, en groeide op in Nederland met een alleenstaande en werkende moeder. Mijn ouders zijn slimme mensen – mijn vader is arts, mijn moeder gepromoveerd – die zich konden aanpassen. Ze waren immers immigrant. Ik groeide op zonder oogkleppen, werd jong geconfronteerd met hoe de wereld in elkaar steekt. Dat is niet zielig bedoeld: het maakte me minder bang voor dat wat minder mooi is. Ik zie maatschappelijke contrasten en benoem ze. Ik sta voor Nederlandse vrouwen die leven onder de armoede grens, voor mensen met een kleurtje, voor homo’s; het maakt niet uit.

Diversiteit gaat me aan het hart.”

Hoe pas je dat toe in het dagvoorzitterschap?

“Door, net als in Groningen, niet om de hete brei heen te draaien. Ik schep een veilige atmosfeer waarin we tot de kern kunnen komen. Neem als voorbeeld het thema racisme. Wanneer we het daarover hebben, schiet iedereen in een kramp.

Waarom? Omdat we allemaal racistische gedachten hebben. Maar: als je die eerlijk benoemt, dan

ProfessioneelDagvoorzitter meetingtheplanner

ontmantel je ze. Dat is zo mooi aan het dagvoorzitterschap. Je ziet soms de schellen van de ogen vallen en je hoort de kwartjes vallen. Er is maar één ontmoeting voor nodig, soms is het in een uurtje gebeurd. De wereld is een fantastische plek. En het ligt zo dichtbij om dat te zien.”

Wat is jouw ergste ervaring als dagvoorzitter?

“Ik was presentator op een literatuurfestival. We lieten schrijvers aan het woord, en ik interviewde hen. Vanuit de coulissen begreep ik dat er tijd moest worden gerekt. Dus ik improviseerde. Ik zocht de diepte op in het gesprek en ik vertelde bijvoorbeeld ook iets over mijzelf. Kennelijk duurde het te lang, want ik kreeg ontzettend op mijn kop van de opdrachtgever. Ik probeerde een personality te zijn, terwijl het mijn rol was om de boel aan elkaar te praten. Hoewel veel mensen het niet eens waren met die feedback, raakte het me diep. Ik let er altijd – en sindsdien nóg meer – op dat ik niet teveel aandacht naar me toetrek.”

Wat heeft jouw onlangs nog verrast?

“De discussie over zwarte piet. Gisteren vertelde ik bij Pauw en Witteman dat politici zich hierover moeten uitspreken. Er is een politiek debat gaande onder burgers. En politici wuiven het weg. Onze minister-president zei: ‘Piet is gewoon zwart, daar kan ik ook niets aan doen.’ Dat is geen statement.

De discussie is niet louter als ‘cultureel’ weg te zetten. De overheid financiert nota bene een landelijk evenement waar een – op zijn minst dubieuze – raciale karikatuur wordt opgevoerd. De publieke omroep doet dagenlang verslag. Dat heeft enorm effect op de beeldvorming van kinderen, maar onze volksvertegenwoordigers zwijgen er massaal over. Te gek voor woorden.” <

› herfst 2013 Qm|53

Zwolle

DestinationReport

e h c s i r o t s i H dynamische regio Jonnie en Thérèse Boer hebben Zwolle culinair op de kaart gezet. Het gloednieuwe Isala ziekenhuis trekt de medische wereld naar de regio.

Deze en andere initiatieven weerspiegelen de dynamiek in en om de historische Hanzestad.

Regio Zwolle behoort economisch gezien tot de sterkste regio’s van Nederland. Veel familiebedrijven, ieder jaar meer toeristen (zowel recreatief als zakelijk), een goed ondernemersklimaat en een stabiele werkgelegenheid. Uit onderzoek van Bureau Louter voor Elsevier komt stadsgewest Zwolle zelfs als economisch best presterende regio naar voren.

Zwolle was al gekend om de gezellige, historische binnenstad met vele monumentale panden dicht bij elkaar. Dat maakt het voor congressen en zakelijke evenementen ook een aantrekkelijke stad.

De deelnemers en gasten kunnen een gevarieerd programma voorgeschoteld krijgen, zonder dat het voor de organisator uitmondt in een logistieke puzzel.

Maar wie alleen dat beeld voor ogen heeft, die gaat voorbij aan wat er met name het afgelopen decennium is veranderd. Door nieuwe initiatieven, renovatie en bestemmingsverandering van historische

panden en de verdere ontwikkeling van bedrijven en instituten, bewijst regio Zwolle haar dynamische karakter.

Aantal toppers Zwolle kan bogen op een aantal landelijke toppers waaronder De Librije, het met drie Michelin sterren bekroonde restaurant van Jonnie en Thérèse Boer, als ook het succesvolle museum de Fundatie, in 2013 uitgebreid met een futuristisch ogende nieuwbouw, het bijzondere Waanders in de Broeren ‘meer dan een boekhandel’, gevestigd in een vijftiende-eeuwse kerk, het sympathieke PEC Zwolle dat uitstekend presteert in de Eredivisie en het gloednieuwe Isala, het grootste topklinische ziekenhuis van Nederland.

Buiten de Librije beschikt de stad ook over een twee sterren restaurant; Librije’s Zusje. Het restaurant is gevestigd in Librije’s hotel, een monumentaal pand uit het begin van de achttiende eeuw, dat 55|Qm winter 2013

›

DestinationReport

Regardz Nieuwe Buitensociëteit heeft maar liefst 30 vergaderzalen

dienst heeft gedaan als gevangenis. Librije’s hotel beschikt over 19 luxe kamers. In de gewelfde kelders bevindt zich de Wijnbar, een sfeervolle locatie voor een informele bijeenkomst, proeverij of receptie.

Jonnie en Thérèse Boer zijn daarnaast de initiatiefnemers van Chefs (R)Evolution, een succesvol gastronomisch festival met internationale sterrenchefs en een boerenmarkt naast Librije’s hotel. Editie 2014 staat gepland van 13 tot en met 15 september.

De Wolk Het Paleis a/d Blijmarkt van Museum de Fundatie is een neoclassicistisch gebouw uit 1841, dat dienst heeft gedaan als Paleis van Justitie en later onderdak bood aan de Rijksplanologische Dienst.

Dit jaar is het pand uitgebreid met een moderne, ellipsvormige opbouw op het dak. De uitbreiding wordt als een keramische wolk optisch opgetild en zweeft boven het oorspronkelijke gebouw.

Museum de Fundatie noemt het zelf dan ook ‘de Wolk’; een groot ovaal raam dat een prachtig uitzicht biedt op de historische binnenstad.

De theaters in Zwolle en omgeving, zoals theater de Meenthe in Steenwijk, lenen zich ook goed voor zakelijke bijeenkomsten.

Theater Odeon de Spiegel is dit jaar door de Vereniging van Vrije Theater Producenten zelfs genomineerd voor de prijs ‘Beste theater van het jaar 2013’. Een licht, ruimtelijk gebouw voorzien van de modernste technieken, waar plaats is voor ruim 900 personen en u op het rode pluche kunt genieten van een theatervoorstelling of een congres kunt bijwonen.

Hotelcapaciteit verdubbeld Met Hotel Lumen en de opening van het Van der Valk Hotel Zwolle is het aantal hotelkamers in de stad verdubbeld en zijn er extra faciliteiten voor congressen en vergaderingen bij gekomen.

Het gloednieuwe Van der Valk biedt naast 178 ruime hotelkamers 56|Qm winter 2013

Mooirivier, een bijzondere locatie en mooi landelijk gelegen

en luxe suites, 17 vergaderzalen en 2 grote centrale ruimtes.

Lumen Hotel Zwolle beschikt over 125 hotelkamers en kan met de komst van het IJsseldelta Center een royaal aanbod vergader- en evenementzalen aanbieden; in totaal 26 ruimtes, met lounges die een receptie tot 1.000 personen mogelijk maken.

Andere grote locaties in de regio zijn de IJsselhallen en Regardz Nieuwe Buitensociëteit. Het Zwolle Event Center dat geïntegreerd is in IJsselhallen Zwolle, biedt ruimtes voor meetings van 250 tot 3.500 gasten en de IJsselhallen zelf kan een evenement met 7.000 gasten huisvesten. Nieuwe Buitensociëteit Zwolle heeft maar liefst 30 vergaderzalen in alle soorten en maten plus een theaterzaal met flexibele opstelling van 792 comfortabele stoelen.

Een gevestigde waarde is ook Mooirivier Hotel & Congres, een bijzondere locatie en mooi landelijk gelegen, met ruim 100 hotelkamers en een grote zaal voor 750 personen.

Klimaatneutraal gebouw Kleine parels zijn er genoeg in de Zwolse regio. Het prachtige landgoed het Laer gelegen nabij Ommen leent zich perfect voor een besloten bijeenkomst. Dat geldt zeker ook voor Landgoed den Alerdinck en Doepark Nooterhof.

Zo ligt Doepark Nooterhof in een groene oase in de stad, met in het hart van het park het Earthship, een toonbeeld van duurzaam bouwen. Ruim 1.000 autobanden, 6.000 conservenblikjes en 7.000 flessen vormen de basis voor dit bijzondere klimaatneutrale gebouw. Hier kunt u terecht voor een bijzondere bijeenkomst tot 100 personen.

Daarnaast kent Zwolle een aantal landelijk aansprekende publieksevenementen, zoals Winter in Zwolle, met als extra trekpleister het IJsbeeldenfestival, en het Stadsfestival, een meerdaags festival vol muziek en theater rond de stadsgrachten . Rond deze festivals worden altijd diverse arrangementen of maatwerk programma’s aangeboden voor zakelijke evenementen.

DestinationReport

Het IJsseldelta Center biedt een royaal aanbod vergader- en evenementzalen

Duurzaam vervoer

Inhoudelijke speerpunten

Voor de ontvangst van congressen werken de diverse aanbieders in de Zwolse regio intensief samen in Congresbureau Regio Zwolle.

Het congresbureau is onlangs met openbaar vervoerder Syntus een samenwerking aangegaan, waardoor deelnemers op vertoon van de congresbadge vanaf station Zwolle onbeperkt met het openbaar vervoer door de stad en naar de congreslocatie kunnen reizen. De deelnemers van het congres voor Lerarenopleiders, dat in maart 2014 in samenwerking met het Leids congresbureau en Hogeschool Windesheim in Zwolle wordt gehouden, kunnen bijvoorbeeld hier gebruik van maken.

Congresdeelnemers zijn door de opening van de Hanzelijn binnen een uur vanuit de Randstad op het station Zwolle, zodat reizen met het openbaar vervoer een aantrekkelijke en duurzame optie is. Wie wel met de auto komt, is snel in Zwolle, vanwege de ligging aan de A28.

In de regio Zwolle zijn een aantal vak- en kennisgebieden sterk vertegenwoordigd, wat kan helpen bij de inhoudelijke invulling van een congres.

Belangrijke thema’s in de regio zijn natuurontwikkeling, duurzaamheid en streekproducten, waterbeheer en scheepsbouw, gezondheidszorg, onderwijs, sport en cultuur.

Hogeschool Windesheim levert als kennisinstelling een belangrijke bijdrage aan de verbindingen in de regio, evenals het al eerder gememoreerde Isala, dat een aantal vooraanstaande specialisten in dienst heeft.

Alleen het gebouw van Isala is al een bezoek waard. De insteek van de architecten was om een ‘beter-huis’ te ontwerpen, in plaats van een ziekenhuis. De organische bouwstijl en de groene omgeving moeten het genezingsproces van patiënten versnellen.

De afgelopen jaren hebben verschillende onderwijs-, medisch- en sportgerelateerde congressen plaatsgevonden in Zwolle en dit jaar ontving men onder andere bestuurlijk Nederland voor het VNG congres en de Vlaamse en Nederlandse onderzoeksjournalisten voor de VVOJ conferentie. <

23 en 24 januari 2014

Regio Zwolle Tour Op 23 en 24 januari 2014 houdt Congresbureau Regio Zwolle de Regio Zwolle Tour waarbij congresorganisatoren uit het hele land zijn uitgenodigd om de kennis te maken met de zakelijke mogelijkheden die Zwolle en regio te bieden hebben.

De Regio Zwolle Tour biedt een site-visit met vele mogelijkheden en extra’s om de deelnemers kennis te laten maken met congreslocaties, hotels en Zwolle zelf. Donderdag avond 23 januari zal er een (facultatief ) programma zijn met onder andere een bezoek aan het IJsbeeldenfestival, dat dit jaar in het teken staat van 200 jaar koninkrijk, en Librije’s Hotel. Vrijdag worden onder andere Mooirivier Mooirivier Hotel & Congres en Theater Odeon de Spiegel bezocht.

Bent u als congresorganisator benieuwd naar de mogelijkheden en lijkt het u leuk om deel te

nemen aan deze Regio Zwolle Tour in januari 2014, stuur dan een e-mail naar info@congresregiozwolle.nl.

Congresbureau Regio Zwolle zet sinds 2010 de regio Zwolle op de kaart en geeft, geheel kosteloos, professioneel advies bij de organisatie van een congres of zakelijke bijeenkomst. De medewerkers kunnen u informatie geven over locaties en mogelijkheden, voorstellen doen en offertes opvragen of u kennis laten maken met de stad en regio. www.congresregiozwolle.nl

57|Qm winter 2013

LocatieNieuws

Nhow Rotterdam opent op 10 januari 2014

Regus Apeldoorn presenteert zinnenprikkelende boardroom Regus Apeldoorn presenteerde op 29 oktober haar nieuwe, zintuigen prikkelende boardroom. Deze vergaderruimte is ingericht door Sense4, een bedrijf dat zien, horen, voelen en ruiken inzet om een totaalbeleving te creëren.

Door middel van projectie worden complete sfeerbeelden, landschappen of stadstaferelen op de muren geprojecteerd. Bij Regus Apeldoorn beslaat het geprojecteerde beeld standaard drie muren, maar door een scherm voor het raam te spannen is ook aansluitende projectie rondom mogelijk. Bijpassend achtergrondgeluid via de luidsprekers en complementaire geur via een speciale verspreider maken de sfeer compleet.

Het systeem is ontwikkeld door Cécile Roffelsen

en Stephan Spies, die hun specialisatie op het gebied van respectievelijk binnenhuisarchitectuur en ICT combineerden in Sense4.

Zij hebben een groot aantal ‘Moods’ samengesteld, zodat gebruikers een vooringestelde combinatie van beeld, geluid en geur kunnen kiezen, passend bij de doelstelling van de bijeenkomst. Ook is het mogelijk om een sfeer op maat te laten maken, met bijvoorbeeld eigen materiaal van de opdrachtgever. <

Holiday Inn Leiden opent Event & Convention center

Nhow Rotterdam opent haar deuren op 10 januari 2014. Het is na nhow Milaan (2007) en nhow Berlijn (2010) het derde 'art & urban lifestyle' hotel van NH Hotels.

Het hotels is gevestigd in het multifunctionele gebouw ‘De Rotterdam’. Deze verticale stad, met uitzicht over de Maas en de skyline van Rotterdam, is ontworpen door Rem Koolhaas.

‘De Rotterdam’ bestaat uit drie transparante torens van 150 meter hoog, met daarin onder meer kantoren, appartementen en nhow Rotterdam.

De torens staan op een voetstuk met daarin cafés, restaurants, sportclubs en indrukwekkende entrees. Het hotel beschikt over 278 kamers met rivierzicht, een skyline bar, een food lounge en een dakterras. Voor evenementen zijn er 9 multifunctionele ruimten voor evenementen tot 250 mensen.

General Manager is Sander Creemers. Hij is afkomstig van Apollo Hotel De Beyaerd en werkte in de jaren daarvoor in diverse NH hotels. <

Holiday Inn Leiden heeft op 16 november met een Dance Xperience haar Event & Convention center in gebruik genomen. De multifunctionele ruimte heeft een oppervlakte van 2.500 m2.

“Met de komst van dit Event & Convention center spelen we in op een grote behoefte in deze regio”, zegt general manager Ronald Reichert. “Hiermee zetten we een locatie neer die voldoet aan alle voorwaarden van veeleisende organisatoren.

Zeker na het sluiten van de Groenoordhallen Leiden is de vraag naar een locatie voor beurzen, evenementen en examens altijd aanwezig geweest.

Onze tennisbanen zijn verleden tijd. Een modern en professioneel evenementen- en congrescentrum is geboren.”

“Deze locatie biedt daarnaast ook ruime eigen parkeergelegenheid, uitstekende catering en 200 hotelkamers. Op termijn komt daar nog een mooie serre bij, die de toegangspoort tot dit fantastische centrum wordt.” < winter 2013 Qm|61

Advertorial

Congresseren in de Algarve? DOEN! Congresseren kun je overal. Maar sommige bestemmingen steken er met kop en schouders bovenuit, zoals de Algarve. Overweegt u een congres of zakelijk evenement in deze streek te organiseren, dan mogen de volgende suggesties niet op uw lijst ontbreken.

Arade Arade Congress Centre is de nieuwste multifunctionele accommodatie in de Algarve, en de enige die zich exclusief op de MICE industrie richt. Het hypermoderne complex van negenduizend vierkante meter werd ontworpen door de architect Miguel Arruda en is gebouwd op het terrein van een oude visconservenfabriek. Arade Congress Centre beschikt over negen meetingrooms, inclusief een auditorium. De ruimtes, die in grootte variëren, kunnen 50 tot 1000 gasten herbergen.

Daarnaast zijn er verschillende foyers, een VIP room, een VIP lounge, drie cateringruimtes en een beurshal. Het buitenterrein, met uitzicht op de rivier, beslaat ook nog eens 500 vierkante meter. Daarmee is het Arade de locatie voor alle soorten zakelijke evenementen, van congres tot productpresentatie en van galafeest tot bedrijfs­ 62|Qm winter 2013

evenement. Het Arade Congress Centre ligt naast de rivier de Arade op vijf minuten afstand van de havensteden Lagoa en Portimão en dertig minuten van Faro International Airport.

Vilamoura Congress Centre Gelegen naast een jachthaven en omringd door een privétuin van 30.000 vierkante meter is het Vilamoura Congress Centre een echte aanrader.

Het centrum, dat op 22 kilometer van Faro ligt, hoort bij het Tivoli Marinotel, wat een uitstekende mix van business en leisure oplevert. Tot de mogelijkheden behoren avondvullende dinershows, een bezoek aan de jachthaven of het strand. En wat dacht u van een partijtje golf op één van de zes golfbanen, waaronder de bekende 18-holes Oceano Victoria Clube de Golfe. Het Vilamoura Congress Centre bevat 17 meeting-

rooms van in totaal 3400 vierkante meter, met een capaciteit van 20 tot 1200 gasten. Vilamoura is een bewust aangelegd recreatieoord, ontworpen door een rijke bankier. In 1974 werd de eerste steen gelegd, inmiddels beslaat het terrein zo’n 20 vierkante kilometer en er wordt nog steeds bijgebouwd.

Advertorial

The Conrad Algarve Een nieuwe aanwinst is het prestigieuze hotel The Conrad in Quinta do Lago. Het luxe complex opende in september 2012 haar deuren. Behalve 154 suites en diverse zwembaden en restaurants, waaronder het restaurant Gusto geleid door de met Michelin-sterren bekroonde chefkok Heinz Beck, biedt The Conrad verschillende mogelijkheden voor conferenties, meetings en andere zakelijke evenementen. In The Ballroom, met een panoramisch uitzicht op, en privétoegang tot, de weelderige tuinen, kunnen driehonderd gasten terecht.

The Ballroom is indien gewenst op te delen in twee gelijkwaardige zalen. Daarnaast beschikt The Conrad over zes meetingrooms met verschillende toepassingen en afmetingen en een grote foyer. De Oliveira zaal van 120 vierkante meter bijvoorbeeld, kan eenvoudig getransformeerd worden tot drie aparte ruimtes.

Golf, golf en nog eens golf Ook voor de meest unieke side events bent in de Algarve aan het juiste adres. Uw gasten kunnen de streek op allerlei manieren ontdekken en ervaren.

Duiken, zeilen, fietsen, racen op het circuit, een jeepsafari, culturele uitstapjes, wijnproeverijen… de populairste manier om te ontspannen is echter golf. Want naast het blauw van de zee en de

lucht is er nog een kleur die hier overheerst: het groen van de bijna veertig golfbanen die deze streek rijk is. De Algarve is niet voor niets al twee keer uitgeroepen tot ’s werelds beste golfbestemming. Wat het spelniveau van uw gasten ook is – beginner, amateur of professional – op de greens met uitzicht op zee kunnen ze zich helemaal uitleven. <

Epic Sana Hotel In maart van dit jaar opende het Epic Sana Hotel haar deuren. De 162 kamers, 24 suites en 43 appartementen hebben allemaal uitzicht op de prachtige Falésia Beach in Albufeira. Het hotel herbergt acht meetingrooms van in totaal 1850 vierkante meter, waarvan de grootste ruimte 660 gasten kan ontvangen. Verder heeft het hotel tal van exclusieve faciliteiten, zoals een spa, vijf buitenzwembaden, drie restaurants en een sportpark.

Kortom, een ideale venue voor congressen en incentives.

Wie, wat, waarom Algarve Algemeen Voor meer informatie over de congresmogelijkheden in de Algarve surft u naar www.algarveconvention.com. Meer informatie over de regio is te vinden op www.visitalgarve.pt.

Vliegen Vanuit Amsterdam, Maastricht en Eindhoven vertrekken dagelijks vluchten van onder andere Transavia en Ryanair naar de luchthaven in Faro.

Tijd In Portugal is het één uur vroeger dan in Nederland en België.

Vervoer Het vliegveld ligt op vier kilometer van Faro. Vanaf de luchthaven is de stad – en vele andere steden en dorpen in de omgeving – eenvoudig te bereiken met bus, metro of taxi. Ook zijn er voldoende vervoersbedrijven die gespecialiseerd zijn in groepsvervoer.

Temperatuur In de Algarve schijnt de zon ruim driehonderd dagen per jaar. In de zomer ligt de gemiddelde temperatuur tussen 23 en 29 graden, in de winter tussende 15 en 18 graden.

Landschap Het landschap is zeer gevarieerd. In de Algarve vindt u meer dan tachtig kilometer aan zandige stranden, lagunes, wadden en bijzondere rotsformaties en kleine bijzondere strandjes.

Het binnenland is heuvelachtig, hier vindt u veel traditionele dorpjes en uitgestrekte landerijen.

Overnachten De Algarve staat bekend om haar gastvrijheid. Die is overal te vinden. In de talloze vijf- en viersterrenhotels die zijn uitgerust met alle mogelijke (congres)faciliteiten. Hier zal het u en uw gasten aan niets ontbreken. Maar misschien wilt u uw gasten liever onderbrengen in traditionele pousada’s: verblijfs­accommodaties in eeuwenoude kloosters, kastelen en landgoederen die van alle gemakken zijn voorzien? De keuze is aan u. Of u nu twee of tweeduizend gasten wilt onderbrengen – in één van de bruisende steden, aan het strand of in de natuur – in de Algarve vindt u de locatie die al uw verwachtingen overtreft.

winter 2013 Qm|63

BrancheOrganisatie

ANVR doet nieuwe poging

‘Meer aandacht voor

de MICE-sector’ Reisbrancheorganisatie

ANVR

wil

zich

nadrukkelijker profileren op de MICE-

Wat is er veranderd?

markt en opkomen voor de belangen van

Wat is er dan veranderd waardoor Oostdam denkt dat het nu wel lukt? Het is immers nog steeds crisis.

zakelijke reisorganisaties. Hoe wil de ANVR dit doen? Hoe is de reactie in de markt en was de ANVR dit niet al eerder van plan? QM spreekt met ANVR-directeur/ voorzitter Frank Oostdam.

Tekst Harald Roelofs

Drie jaar geleden deed de ANVR een persbericht uit waarin werd gesteld dat de reisbrancheorganisatie nadrukkelijker wil opkomen voor de belangen van de MICE-industrie. Ook al heeft de vereniging bij velen meer een consumentgericht imago. Weliswaar nam de brancheorganisatie de MICE-sector altijd wel mee in de belangenbehartiging en boden MICE-bedrijven met het ANVR-logo en SGR-logo financiële zekerheid aan hun klanten.

Maar van de voorgenomen nieuwe extra aandacht voor de MICEindustrie kwam de afgelopen drie jaar niet veel terecht.

“Dat had verschillende oorzaken”, zegt Frank Oostdam, directeur en voorzitter van ANVR. “Hier is het soms ook een beetje de waan van de dag en worden we door de actualiteit gedwongen om andere prioriteiten te stellen. Ook zijn we maar met een beperkt aantal personeelsleden. Verder was het crisis en lijken bedrijven en dus ook MICE-organisaties die met elkaar concurreren minder geneigd om een samenwerking op te zetten.”

64|Qm winter 2013

“We weten niet zeker of het nu wel lukt. Het moet immers van twee kanten komen. Van ons en van de deelnemende bedrijven. En ja, het is nog steeds crisis. Maar we merken wel dat MICE-organisaties enthousiaster zijn. Zo’n half jaar geleden kreeg ik van verschillende kanten verzoeken om meer voor de MICE-sector te doen.”

“Ik denk dat bedrijven zich nu meer realiseren dat je aan de voorkant nog steeds kunt concurreren, terwijl je aan de achterkant bepaalde garanties vanuit de basis gezamenlijk deelt. Het gaat hier onder meer over een gezamenlijk kwaliteitskeurmerk waardoor de klant weet dat er financiële zekerheid is, dat er zo duurzaam mogelijk gewerkt wordt en dat er bij calamiteiten kosteloos voor evacuatie of andere noodzakelijke dingen wordt gezorgd. Om maar wat voorbeelden te noemen.”

ANVR of SITE? Naar aanleiding van die toegenomen belangstelling heeft Oostdam onlangs een bijeenkomst georganiseerd voor de zakelijke reisorganisaties op het kantoor van ANVR in Baarn. “Zowel leden als niet-leden waren welkom en dat was een groot succes.

Er waren zo’n 25 bedrijven vertegenwoordigd. We hebben onder meer de reisbureauregeling en de ANVR B2B voorwaarden besproken. Tijdens die bijeenkomst werd ook nog eens bevestigd dat we nu een andere situatie hebben dan drie jaar geleden.”

“Er is destijds ook wat discussie geweest wie nu eigenlijk de belangen van de MICE-reisorganisaties moest behartigen. Is dat ANVR of SITE? Die discussie moesten we een beetje afwachten.

Uiteindelijk kwam daar uit dat SITE toch meer een netwerkorganisatie is en dat de kwaliteitskeurmerken en lobby toch meer bij ANVR thuishoort. Dus daar kunnen we nu, met meer draagvlak, mee aan de slag.”

BrancheOrganisatie

zoveel kinderen vervoert, gaat veiligheid natuurlijk boven alles en bij een ANVR-bedrijf weet je zeker dat de veiligheid hoog in het vaandel staat. Dat soort dingen gaan we meer doen.”

“Het zal ook van de leden afhangen wat ze willen. Op die komende bijeenkomst gaan we dat verder in kaart brengen. Ik kan me bijvoorbeeld ook voorstellen dat we een gezamenlijke campagne doen om te bewerkstelligen dat ANVR-MICE bedrijven een streepje voor hebben bij de klant. Ik zou graag naar iedereen voor het voetlicht willen brengen met wat voor passie de meeste MICEbedrijven werken. Prachtige cultuur.”

Frank Oostdam: “Uiteindelijk kwam daar uit dat SITE toch meer een netwerkorganisatie is en dat de kwaliteitskeurmerken en lobby toch meer bij ANVR thuishoort”

Prominentere visie gevraagd Met dat draagvlak lijkt het wel goed te zitten. QM peilde bij een paar MICE-bedrijven de meningen over ANVR en de nieuwe plannen. Deze zijn als afwachtend positief ontvangen. En over het algemeen lijkt een positief beeld van de brancheorganisatie te bestaan.

Jeroen van Hest, directeur van ATPI zegt bijvoorbeeld: “Wij hebben sinds jaar en dag een prima relatie met het ANVR, dat wij als een sterk merk beschouwen in de Nederlandse reiswereld.

Dat wil ik vooropstellen. In de Nederlandse MICE sector zie je een typische mix van thema’s uit zowel de zakelijke reisindustrie alsmede de leisure-wereld. Wij zouden een prominentere visie van de ANVR op de MICE-sector toejuichen. Verder zien we met name een rol in wet- en regelgeving, overheidsrelaties en lobby.”

Oostdam erkent dat de visie van ANVR op MICE wel prominenter kan. “Daar heeft Jeroen van Hest helemaal gelijk in. We gaan ook hard aan die visie werken.”

Contributie verlaagd

Cultuurverschillen overbrugbaar?

Zijn de cultuurverschillen tussen de consumentenmarkt en de zakelijke markt wel overbrugbaar voor ANVR? “Dat denk ik zeker. Beide markten oefenen in principe hetzelfde vak uit, alleen met verschillende doelgroepen die ieder hun eigen vereisten hebben.”

“Ik denk ook dat we veel van elkaar kunnen leren. MICEbedrijven leveren geweldig maatwerk. Heel specifiek toegesneden op de klant. Bij leisure-bedrijven praat je toch ook meer over volumes.”

“Bij MICE-organisaties gaat die passie voor het werk zo ver, dat er soms iets te veel passie is en te weinig commercie”

Wat kunnen we nog meer verwachten?

Oostdam: “We hebben de contributie verlaagd om de drempel te verlagen voor bedrijven om lid te worden. Daarnaast gaan we weer op korte termijn een bijeenkomst organiseren zoals we dan onlangs hebben gedaan. Nee, de datum is nog niet bekend.”

“We zijn al wel bezig om de ANVR-bedrijven onder de zakelijke klanten meer onder de aandacht te brengen.”

“Zo hebben we onlangs een mailing gedaan naar scholen. Als zij een schoolreisje organiseren, adviseren wij nadrukkelijk om daarvoor een bedrijf te nemen dat is aangesloten bij de ANVR. Als je

“Bij MICE-organisaties gaat die passie voor het werk zo ver, dat er soms iets te veel passie is en te weinig commercie, vind ik. Als je ziet hoeveel uren er gemaakt worden en hoe ’s avonds vaak nog contact is met de klant om het product helemaal op zijn behoeften af te stemmen. Dan denk ik dat lang niet alle uren worden geschreven.

Ik kan me ook voorstellen dat dit wel eens lastig is om bij loyale vaste klanten te doen. Ik vind die passie bij MICE-organisaties echt hartverwarmend. Maar ja, het is ook leuk werk.’ ■ 65|Qm winter 2013