QM voorjaar 2014 by Het_Portaal_Uitgevers

VOORJAAR 2014

112

Wereldprestatie

NUCLEAR SECURITY SUMMIT Nederlandse meeting industrie bewijst haar kwaliteit

CONGREX HOLLAND WEER OP VOLLE STERKTE

‘24-uur service en delegate boosting’ Association Symposium Rotterdam

SPONSORING, BUDGETTERING EN SUBSIDIES FEELGOOD CONGRES MET ROYAAL RECLAMEBLOK

Big Improvement Day in Amsterdam RAI

Annemiek Kuijsten Het gevoel van thuiskomen

QminHoud © ©Durbuy Adventure J.Charlier

GASTVRIJ WALLONIË

Inhoud H

Vanaf pagina 63

GAstvRij WAlloniË

WWW.QM-MAGAZINE.NL

VOORJAAR 2014

112

Parel Een meetings- en incentiv es-

IN EEN GROENE VERPAKKI NG

Het groene landschap is uitermate geschikt voor meetings en evenem enten onder het goedkeurend oog van moeder aanbod aan buitenactiviteiten natuur, en het is enorm.

ANNEMIEK KUIJSTEN: ‘HET GEVOEL VAN THUISKOMEN’

Wereldprestatie

NUCLEAR SECURITY SUMMIT Nederlandse meeting industrie bewijst haar kwaliteit

CONGREX HOLLAND WEER OP VOLLE STERKTE

‘24-uur service en delegate boosting’ Association Symposium Rotterdam QM 112 VOORJAAR 2014

SPONSORING, BUDGETTERING EN SUBSIDIES FEELGOOD CONGRES MET ROYAAL RECLAMEBLOK

Big Improvement Day in Amsterdam RAI

Annemiek Kuijsten Het gevoel van thuiskomen

voorjaar 2014

Annemiek Kuĳsten ‘Het werkelĳk werken voor je klant’

Associatie Symposium Rotterdam Sponsoring, budgettering, subsidies en verzekeringen

04|Qm voorjaar 2014

Jarno de Boer en Rob Eskes ‘We wilden geen Nederlandse PCO worden’

Eventmanagers in de Rechtszaal ‘Vier praktĳkcases over aansprakelĳkheid

qmvoorwoord

06 Annemiek Kuijsten

“Ik heb een kronkelpad belopen en wat hink-stap-sprongen gemaakt in de meeting industrie voordat ik op deze plek ben beland”, zo beschrijft Annemiek Kuijsten haar carrière-pad. Nu als partner in Status Plus komen alle lijntjes bij elkaar.

13 Feelgood congres met royaal reclameblok

Ton Soons heeft weer eens de neiging om vroegtijdig de benen te nemen. Dit keer is een wel heel langdurig reclameblok de reden. Gelukkig blijft hij lang genoeg om te kunnen constateren dat BID2014 een succes is.

18 De drie Valleys

Provincie Gelderland zet zwaar in op de innovatieve sectoren agrifood, life science en energie- en milieutechnologie. Dit betekent tevens een stimulans voor de meeting industrie in de provincie.

20 Associatie Symposium Rotterdam Geld vormde de leidraad van het Associatie Symposium Rotterdam. Hoe kom je aan sponsorgeld, wat is een reële deelnemersfee en welke subsidies en garantstellingen zijn er?

24 Column: Volgens Soons 13 Tips voor het boeken van een zaal

26 Wereldprestatie

De Nuclear Security Summit zette Den Haag, Noordwijk, Amsterdam en uiteindelijk Nederland op de kaart. Een fotoverslag van dit buitencategorie congres.

38 Column: AIPC

10 Ideeën om als congrescentrum effectieve communicatie op te starten binnen de eigen gemeente.

40 Congrex Holland

De Congrex Holding mag vorig jaar dan failliet zijn gegaan, onder leiding van Jarno de Boer en Rob Eskes vaart Congrex Holland op volle kracht vooruit.

42 Industriële locaties

Zeven bijzondere locaties met een industriële uitstraling. Elk weer anders, maar altijd garant voor een authentieke entourage en een bijzonder verhaal.

46 Leuren met gratis financiering

Gunstiger voorwaarden en een heuse marketingcampagne moeten het Voorfinancierings- & Garantiefonds beter doen verkopen.

52 De Rechtszaak

Voorwoord Priceless!

We weten wat het heeft gekost (24 miljoen euro die grotendeels naar het Nederlandse bedrijfsleven is gegaan) en we kunnen blijven gissen wat het opbrengt. Wat mij betreft is de uitkomst ‘priceless’ om een commercial van een creditcardmaatschappij na te edwin nunnink spreken. Hoofdredacteur De Nuclear Security Summit op 24 en 25 qm@hetportaal.com maart heeft Nederland internationaal zeer positief onder de aandacht gebracht. Het World Forum, haar buren en de stad Den Haag kunnen bogen op het gastheerschap van een buitencategorie topconferentie, met 58 staatshoofden aan tafel en 5.000 delegatieleden, 3.000 journalisten en 2.000 medewerkers in hun kielzog. Noordwijk toonde haar exclusieve karakter met de twee grootste delegaties binnen haar poorten, die van de Verenigde Staten en China. Ook werd in Hotels van Oranje het Sino-Dutch Economic Forum gehouden, met een ‘opbrengst’ van 1,5 miljard euro aan contracten voor het Nederlandse bedrijfsleven. Het Rijksmuseum in Amsterdam en het Gemeentemuseum Den Haag haalden uitgebreid de wereldpers door het bezoek van Barack Obama en zullen nog lang de PR-waarde hiervan uitnutten. Werden er vraagtekens gezet bij de kosten en de overlast? Ja. Werd er gedemonstreerd? Ja. Was er sprake van maatschappelijke onrust? Zeker niet. De negatieve aspecten van zo’n zwaarbeveiligde top zijn in de kantlijn gebleven. Nederland was trots om zo’n exclusieve conferentie te mogen ontvangen. De Nederlandse burger heeft ook kennis kunnen maken met het begrip congres. Want natuurlijk werd ook de vraag gesteld waarom al die zwaar beveiligde staatshoofden bijeen moesten komen, terwijl de uitkomsten van de conferentie toch al voorgekauwd waren door hun deskundige medewerkers? Het antwoord: Omdat het belangrijk is dat ze elkaar regelmatig persoonlijk ontmoeten en deze summit daarvoor een efficiënte manier is. En omdat ze door hun persoonlijke aanwezigheid en ondertekening werkelijk hun commitment geven aan de afspraken. Hoe beter kun je het belang van een congres uitleggen! <

Het Genootschap voor Eventmanagers organiseerde een seminar in de vorm van vier rechtszaken over aansprakelijkheid en juridische aspecten van events. Een verslag.

qmcolofon

58 Judith de Bruijn is het brutale meisje voor de klas

Ze is zoet én heeft lef. Daardoor mag en kan ze scherp aan de wind zeilen op het podium: ‘Ik maak het altijd spannend, maar blijf in control.’

60 MeetingMeetings

Drie jaarbijeenkomsten dit keer: Ubbo Emmius Colleghie, MPI Nederland en Genootschap voor Eventmanagers.

Proud member of ICCA

JAARGANG 26, voorjaar 2014, QUALITY IN MEETINGS (QM): nummer 112, Vakblad voor de meeting planner. OPLAGE: 7.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal Uitgevers, Postbus 125, 1520 AC Wormerveer, Tel. (075) 6475747, Fax (075) 6284914, E-mail: qm@hetportaal.com REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur), Judith Munster. REDACTIONELE MEDEWERKERS: Allard Frederiks, Jos Goossens, Ad Moerman, Sjoerd Geurts, Harald Roelofs, Ton Soons, RutgerVahl.UITGEVER: Edwin Nunnink. ABONNEMENTEN: Els Metselaar (abonnementen@hetportaal.com), Nederland: € 84,36 per jaar (excl BTW), Europa: € 88,36 per jaar, Studenten: € 46,35 per jaar. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Ferry Aaftink (ferry.aaftink@hetportaal.com), Tel. (06) 12643168. TRAFFIC: Eefje van Doorn en Monique Zijlstra (traffic@hetportaal.com), Tel. (075) 6475747. VORMGEVING: Aryen Bouwmeester, SDA Print + Media. DRUK: SDA Print + Media. COVER: Thomas Fasting

voorjaar 2014 Qm|05

meettheplanner

Thuiskomen Annemiek Kuijsten, Managing Partner Status Plus

“Ik heb een kronkelpad belopen en wat hink-

strie voordat ik op deze plek ben beland”, zo

Zakelijke bijeenkomsten zoals na- en bijscholing in de vorm van cursussen en congressen, zorgen voor een constante stroom van nieuwe bijeenkomsten, als je het goed doet ten minste. Het opbouwen van een klantenbestand, relatiemanagement en nieuwe concepten bedenken dat sprak me vanaf het allereerste begin aan.

beschrijft Annemiek Kuijsten haar carrière-pad

Leeftijdsdiscriminatie

stap-sprongen gemaakt in de meeting indu-

tot nu toe. Nu als kersverse partner in PCO Status Plus komen alle lijntjes bij elkaar. “Status Plus, met David als gevestigd partner, voelt als thuiskomen”.

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Thomas Fasting

“M

ijn moeder heeft mede aan de wieg gestaan van de Arjan van Dijk groep. Als tiener heb ik van dichtbij meegemaakt wat er allemaal bij kwam kijken. Ik heb leren tappen van Arjan, ik weet het moment nog precies. Toen heb ik al de beslissing genomen ‘dit is de bedrijfstak waarin ik wil acteren; dit vind ik leuk’. Ik wist ook meteen dat mijn hart niet bij het organiseren van feestjes of partijen lag, maar meer bij de organisatie van congressen en zakelijke bijeenkomsten. Die feestjes waren geweldig om te organiseren, maar waren vanaf het begin, wat mij betreft, te onvoorspelbaar en conjunctuurgevoelig.

06|Qm voorjaar 2014

Na de Havo was ik klaar voor de hoge hotelschool. Ik had me ingeschreven, maar toen plofte een afwijzingsbrief op de deurmat. Te jong. Dat noem ik nú leeftijdsdiscriminatie. Ik had al behoorlijk wat ervaring opgedaan en was er helemaal klaar voor, zeker mentaal. Nu zou ik zo’n afwijzing niet meer accepteren. Misschien heb ik door dat voorval ook zo’n hekel aan de term ‘glazen plafond’ die voor vrouwelijke managers zou gelden. Ik heb me toen ingeschreven voor de middelbare hotelschool De Rooi Pannen in Tilburg. Daar heb ik achteraf bekeken veel van geleerd. Koken, organiseren en leren buffelen. Mijn stages liep ik bewust bij leveranciers in de congresbranche: Golden Tulip Barbizon Schiphol en de RAI. Daarna volgde natuurlijk alsnog de hoge hotelschool in Den Haag. Ondanks de gunstige economische tijden en de vele vacatures die openstonden, heb ik het advies van een van mijn docenten opgevolgd. Ga net zo lang solliciteren totdat je een functie vindt, die bewust jouw eerst keuze is. Van tweede keuzes krijg je spijt, altijd. Na mijn afstuderen heb ik me dus bewust geconcentreerd op PCO’s. Daar wilde ik gaan werken. Ik kon een leuke functie krijgen bij een consultancy bedrijf, maar heb toch gekozen om een tijdelijke congres coördinator functie te aanvaarden bij de Erasmus Universiteit Rotterdam, als vervanging van een zwangerschap.

›

meetingtheplanner

â&#x20AC;ş voorjaar 2014 Qm|07

MeetThePlanner

Van tweede keuzes krijg je spijt, altijd Drie mooie takken van sport Een van de medewerkers zei: ‘Ik weet nog wel een goede PCO voor je in Den Bosch’ en dat was Imedex. Die hadden drie mooie takken van sport: associatiemanagement, de organisatie van associatiecongressen en eigen producties, allemaal op het medische terrein. Met het bestuur of een kerngroep van professoren een programma maken, sponsors zoeken en dat in de markt zetten. Spannend, innoveren, risico’s nemen. Op je bek gaan en successen scoren. De Europese markt was echter nog volledig verdeeld als het gaat om de goedkeuring van medicijnen. Dat betekende dat sponsorgelden van de farmaceuten ook dusdanig verdeeld waren en de financiering voor congressen hierdoor moeilijk rond te krijgen was. Imedex besloot daarom uiteindelijk de deuren te sluiten in Nederland en haar activiteiten te concentreren vanuit de vestiging in Atlanta, Georgia. Ze hebben mij gevraagd mee te gaan naar Amerika, maar ik kreeg plankenkoorts. Alles achter laten inclusief de hechte Brabantse familie en de nieuwe liefde in de kiem smoren? Wat is wijsheid? Het nee zeggen tegen Imedex vond ik toen verschrikkelijk. Achteraf gezien had ik toen net de toekomstige vader van mijn kinderen ontmoet. Ik heb wel warm contact gehouden met de directie, Stefan Terwindt en Jan Heybroek. Terwindt zie ik nog altijd als mijn coach en mentor op afstand. Hij is een dierbare vriend geworden en gebleven.

Het echte werken vóór je klanten: ‘geen winstmaximalisatie, maar lange termijn relaties opbouwen, niet de commissies of kick backs in je zak steken of derving daarvan verrekenen in je uurtarieven’

Ik had zoiets van ‘Waar zijn jullie?’ Sinds september 2013 is Annemiek Kuijsten voor de komende twee jaar voorzitter van vakvereniging MPI Nederland. Ook bij deze carrièrestap was passie een belangrijke drijfveer. “Ik zag dat het 10 jaar geleden was, dat een vrouw voorzitter was, en dat terwijl 80 procent van onze leden vrouw is. Ik had zoiets van‘Waar zijn jullie?’. Ik wilde een voorbeeldfunctie vervullen en het was ook een bepaalde mate van ‘step

Last in, first out

on to the plate’. Als er iets is wat ik leuk vind, dan is het om aan de knoppen te draaien.

Advance Travel Partners (ATP) had in die tijd een nieuwe congresafdeling in Aalsmeer opgezet. Het opzetten van nieuwe activiteiten, ondernemen en acquisitie plegen lag helemaal in mijn straatje. We zaten in de hoek van de Financial start-ups en de big five in accountancy. Het was groei en nog eens groei. Totdat twee vliegtuigen zich in de Twin Towers boordden. De afzeggingen van congressen regende binnen, of het congres ging de ijskast in. Voor mij betekende dat zoeken naar een nieuwe baan, want het was last in, first out.

Binnen de vereniging kun je dat binnen een relatief veilige omgeving doen.

08|Qm voorjaar 2014

De groei die je doormaakt als je in een bestuur of commissie stapt – zeker bij een vereniging als MPI – is enorm. Zowel persoonlijk als professioneel. Ik had niet gestaan waar ik nu sta, als ik niet in het bestuur had gezeten. Het klinkt hoogdravend misschien, maar het is wel zo. Het kunstje van cursussen en congressen organiseren, het kunstje van een associatie bedienen, is heel wat anders dan een associatie voorzitten. Door mijn voorzitter-

›

schap krijg ik nu de mogelijkheid dat zelf te ervaren.”

MeetThePlanner

Annemiek Kuijsten: ‘We verwachten een gedegen groei voor de komende jaren’

Aan de andere kant van de Atlantische kust was Imedex enorm gegroeid. Ik raakte weer in gesprek met hen. Imedex had projecten in Europa, maar zij hadden hier geen personeel meer. ‘Als je naar Amerika komt voor een half jaar’, zei Terwindt, ‘dan word jij daarna onze vooruitgeschoven post in Europa’. Een vriendin die ik nog kende van de Erasmus Universiteit, vroeg ook of ik wilde komen praten bij HMO, Hoog Management en Opleidingen. Dit resulteerde erin dat ik in de ochtend werkte bij HMO en vanaf het middaguur werkte voor Imedex. In 2004 kreeg de eigenaar van HMO Pancreas-kanker en hij is in een tijdsbestek van 1,5 jaar overleden. Met hem viel letterlijk en figuurlijk het hart uit de organisatie weg. Alexander Hoog was een integer

010|Qm voorjaar 2014

man. Ik heb veel van hem mogen leren, onder andere hoe je specialistenverenigingen bedient. De investeerders die het bedrijf hadden overgenomen zaten er veel zakelijker in. De investeringen moesten terugbetaald worden. Het bedrijf als een citroen uitknijpen was niet mijn ding. Voor mij was het tijd om door te gaan.

Medische specialistenvereniging Dat werd een medische specialistenvereniging, de European Heamatology Association (EHA). Dat paste geweldig bij me. Ik heb daar met een leuk team van mensen gewerkt en mooie dingen kunnen doen. Uiteindelijk ben ik in een conflictsituatie gekomen door verschil van inzicht over het te voeren beleid. Dit zijn erg

meettheplanner

Deze groei is het resultaat van waar wij in geloven

‘ Ik heb de focus op mijn klant’ Volledige transparantie. Dat is waar Status Plus als Professional Congress Organiser en Association Management Company voor staat, stelt Annemiek Kuijsten. “Als je kijkt naar onze concullega’s, dan werken die nog vaak op basis van commissie-

vervelende situaties, maar waar je zeer veel van leert. Het is voor mij ook een katalysator geweest. Een bewustwording dat ík achter het stuur wil zitten. Toen ben ik bij GCO gekomen om daar de associatieafdeling mede op te zetten. Daar hebben we, pak ‘m beet, drie jaar de kans voor gehad. Ik heb me met heel mijn ziel en zaligheid in dat avontuur gestort, maar het was een uphill battle. Het management heeft uiteindelijk besloten, om te focussen op waar GCO goed in is en dat is meeting management voor farmaceuten. Dat is niet waar mijn kracht, mijn ambitie en passie liggen. We hebben in goed overleg besloten ieder ons’ weegs te gaan.

afspraken, kick-backs. Daar zijn in het verleden werkelijk gigantische bedragen mee verdiend. Wij rekenen uurtarieven. Commissie of kick-backs gaan naar de opdrachtgever. We willen niet in conflictsituaties komen. Stel: je hebt een klant, een medische vereniging, een bestuur dat je moet ‘servicen’, en je hebt hotel A en hotel B. Hotel A, daar past je congres haarfijn in. Hotel B, daar krijg je veel meer commissie op. Welk hotel biedt je aan? Wij werken alleen voor een eerlijk uurtarief en berekenen onze uren door. Ik heb de focus op mijn klant, op de vereniging, het bestuur. In feite neem je hun overtuiging over. Als je vanuit een bepaalde overtuiging werkt, dan is het heel simpel. Elke stap die je bewust of onbewust zet, die werkt naar dat doel. Op het moment dat jij ook nog ergens anders vandaan omzet moet sprokkelen, dan raak je in feite je focus kwijt. In de missie van elke (medische) vereniging is een van de doelen: educatie. Deze

Mijn overtuigingen

educatie wil men beschikbaar stellen aan beroepsbeoefenaars in zowel de eerste,

Ik kende David (Casalod, eigenaar Status Plus) al enkele jaren via MPI en zijn manier van zakendoen en zijn ethiek, sprak mij aan en sloot altijd al haarfijn aan bij mijn overtuigingen. Sinds 1 januari ben ik als partner in Status Plus gestapt. Naast de dagelijkse leiding, die we samen doen, ben ik executive director voor twee medische verenigingen. De samenwerking tussen David en mij gaat heel natuurlijk. Het echte werken vóór je klanten, geen winstmaximalisatie, maar lange termijn relaties opbouwen, niet de commissies of kick backs in je zak steken of derving daarvan verrekenen in je uurtarieven. Onze contracten zijn voor drie tot vijf jaar. Het doel is om deze te verlengen, omdat de klant dat wíl op basis van volledige vertrouwen in onze diensten en de volledige transparantie die we geven. Op deze basis wil ik werken. Dat is allemaal erg belangrijk, maar het moet klikken intermenselijk. Wij staan niet als een dirigent voor het orkest. Een team ben je samen en wij hebben geen van beiden alle wijsheid in pacht. Dat betekent in ons geval dat we geen gebruik maken van alleen onze hersenen, maar die van al onze medewerkers. Hoe gaaf is dat.

tweede als derde wereld.

Gedegen groei We verwachten een gedegen groei voor de komende jaren. Onze deelmarkten, overheid, bedrijfsleven en verenigingen, zitten weer in de lift. Zeker in de VS. Van de huidige klanten is het potentieel al zoveel groter, omdat we zoveel meer doen dan alleen adminis-

Als jij dan als PCO de kosten voor congresdeelname kunstmatig hoog houdt… Dat vind ik een schande. Voor wie werk je dan? Dan werk je alleen voor jezelf. Er is een bepaalde mate van dienstbaarheid die bij ons leeft en die is er voor de vereniging en haar leden. Je werkt voor de continuïteit van de vereniging. Een congres is niet een product dat je ontwikkeld. Zo zien bepaalde PCO’s het wel. Zodra het product ‘Congres X’ niet meer winstgevend is, dan stop je met produceren. Zo zien wij dat niet.”

treren. Het gaat erom dat je de hele bedrijfsvoering uitvoert voor de vereniging. Alleen al die inzichten onder de aandacht brengen zorgt automatisch al voor meer groei uit het huidige klantenbestand. Deze groei is het resultaat van waar wij in geloven: ‘access to knowledge is the fundament for a healthier world’. Wij doen dat evenwichtig, objectief, onafhankelijk, op een transparante, eerlijke manier vanuit een positieve grondhouding. Op het moment dat je zo in het leven staat en zo zaken doet dan is groei een natuurlijke uitkomst. Ik heb nu het gevoel van thuiskomen. De ervaringen die ik onderweg op mijn kronkelpad en hink-stap-sprongen door de meeting industrie heb gedaan, komen nu samen. Nu klopt het helemaal. David kwam pas met een programmaboekje uit 1992: congresorganisator Imedex; hotel en travel: Status Plus.” < voorjaar 2014 Qm|011

Congresbezoek

Feelgood congres

met royaal reclameblok Van een congres georganiseerd door een PRnestor mag je een positieve vibe verwachten. Zeker met de titel Big Improvement Day. Ralph van Hessen creëert samenhorigheid met een geheel centraal programma, vol variatie en inspirerende sprekers. U aangeboden door… Tekst Ton Soons, ton.soons@winningwords.nl | Beeld Tycho Müller, tychoseye.nl

Ton Soons

heeft weer eens de neiging om vroegtijdig de benen te nemen. Dit keer is een wel heel langdurig reclameblok de reden. Gelukkig blijft hij lang genoeg om te kunnen constateren dat BID2014 een succes is. Een goed en gevarieerd programma maken hem zo POSITIEF gestemd, dat hij een storende tolk, fors verlate pauze en ontbrekende award-winnaar voor lief neemt. En die reclame? Ach, het is een gratis congres... Big Improvement Day 21 januari 2014 Amsterdam RAI

inds 2008 organiseert PR-nestor Ralph van Hessen van het gerenommeerde Haagse communicatieadviesbureau Winkelman van Hessen (WvH) jaarlijks de Big Improvement Day (BID). Deze behandelt volgens de website ‘de Stand van het Land en geeft een statusupdate van BV Nederland op de thema’s Duurzaamheid, Ondernemerschap, Educatie en Leiderschap. Een positief geluid op de derde dinsdag van januari. Waar verschillende generaties van elkaar leren. Waar de publieke en private sector de handen ineen slaan en waar kennisdeling en actie gecombineerd worden met bevlogenheid en lef.’ Zo algemeen en zo breed als dit klinkt, zo is het ook bedoeld. De website gaat verder: ‘Wij vinden trots krachtig. Daarom wakkeren we dit gevoel aan. Door met elkaar te kijken naar wat er goed gaat, wat er beter kan, en waar we van kunnen leren realiseren we samen vooruitgang. BID is voor iedere beslisser die met een optimistische blik richting de toekomst kijkt.’ Ik ga vooral kijken hoe dit brede TED-achtige programma aanslaat. Amsterdam RAI als accommodatie ken ik onderhand wel. Daar heb ik een hoge achting, voor die na afloop ook niet veranderd is.

Wat is de toverformule? BID is niet uit op open inschrijvingen. Er komen vrijwel alleen gratis gasten: genodigden van WvH, van de sprekers en van een tiental meebetalende samenwerkingspartners. Er is daarom weinig marketingbudget nodig. De uitgaven worden zowat geheel betaald met sponsorinkomsten. Een enkele buitenstaander wordt op verzoek toegelaten tegen een ongepubliceerde entreeprijs. Ik ben één van de veertig toegelaten persvertegenwoordigers. voorjaar 2014 Qm|013

›

Congresbezoek

Hostesses showen netwerkapp

Er wordt maar één congreszaal gebruikt en er is nauwelijks printwerk. De avond tevoren is per mail nog een eenvoudige congres-app gelanceerd. Daarmee worden deelnemerslijsten en programmablaadjes uitgespaard en kun je bovendien onderling afspraken maken. Hij werkt simpel en direct. De digitale deelnemerslijst is zonder zoekfunctie echter veel te lang om echt functioneel te zijn, maar het plaatsen van oproepen blijkt later razend populair.

Positieve sfeer De congresgangers worden ondergedompeld in een gastvrije positieve sfeer. Dat begint al met een massa mooie meisjes en jongens van Hotelschool EuroCollege die de ‘hospitality crew’ vormen. Als ik me meld bij de persbalie ontvang ik een key-cord badge waarop – heel handig – achterop beknopt het programma staat afgedrukt. Ik word vriendelijk naar de persruimte begeleid. Nou ja, een vertrek met een jassenrek, twee lege koelkasten en een koffiemachine zonder kopjes. In de aanwezige persmappen staat 014|Qm voorjaar 2014

hetzelfde als op de website. Wat later heet de binnenlopende perscoördinator mij van harte welkom. Voor koffie meng ik me weer onder de gasten, en daar geeft iemand me de wifi-inlogcode. Het draadloos netwerk is de hele dag uitstekend. In de ruim opgestelde foyer staan volop bartafels met chocolade lollies en koekjes. Het netwerken kan beginnen.

Dagvoorzitter heeft sleutelrol Tien minuten over tijd begint om 9:40 uur dagvoorzitter Harry Starren (ex-De Baak) op luchtige en relaxte wijze het congres. Hij praat de dag aimabel en gevat aan elkaar. Minstens tweederde is hier nieuw, zo stellen we door handopsteking vast. En ruim de helft van de aanwezigen bestaat uit Haagse ambtenaren. Overheid ontmoet bedrijfsleven! Starren vraagt rustig formulerend, grappig en zonder opblazerij een keur van sprekers en artiesten naar het podium. Opvallend veel jong en aanstormend talent, zoals de sidekick Ben Woldring (Bellen.com), Sywert van Lienden (G500) en Marc de Hond (presentator).

Congresbezoek

Violiste Kim Spierenburg

Er is veel tijd ingeruimd voor originele denkers, doeners en kunstenaars, zoals de 19-jarige student die oceanen wil ontdoen van hun plastic soep, een ondernemer die ultrasnelle DNA-analyses mogelijk maakt, een ambitieuze violiste die in haar rolstoel geen handicap meer ziet (krijgt staand applaus), Ali B. en andere performers. Alles vindt plenair plaats in het Auditorium, voor een maximaal wij-gevoel.

Stille tolk Tijdens de lezingen hoor ik verderop heel storend steeds iemand praten. Het blijkt een tolk zonder cabine te zijn. Je zult daar maar naast zitten. Menig spreker praat trouwens zo snel dat de tolk er stil van wordt … Elk nadeel heeft zijn voordeel. Mijn congresverstand verzet zich wel wat tegen het lange reclameblok in Harry Mens-stijl , waarin maar liefst zes ‘Ondernemende Ministeries’ ingaan op de vraag ‘Waar bent u nou het meest trots op?’. De antwoorden waren steevast al te zien in de begeleidende overdonderende promofilmpjes waarin ik de hand van Winkelman van Hessen herken.

Ook de marketing pitches van Cyprus, Israël en Kadaster vragen te veel beleefdheidsaandacht van mij. Niet alleen van mij. Dagvoorzitter Starren legt dit onbedoeld pijnlijk bloot, als hij vraagt hoeveel mensen in de zaal iets kunnen met dat ministeriële Cyprus-spotje van een kwartier. Er gaan misschien vijf handen omhoog. Maar door de positieve sfeer ben ik toch niet opstandig geworden.

Wat doe je er mee? Na dit lange overheidsblok begint helaas niet de hoognodige koffiepauze. Eerst komt nog de bevlogen ondernemer Leen Zevenbergen kort en flitsend vertellen dat 70 procent van de mensen ongelukkig is in zijn baan, net als vijf jaar geleden, toen hij hier ook stond. Wat doe je er mee?! En eveneens nog vóór de lunch pleit een man van Alliander voor duurzame energieopwekking. Zijn boodschap: wek stroom op waar en wanneer het nodig is want ons elektriciteitsnet kan het anders absoluut never nooit niet aan. Ook nog gauw een matchmakingsessie van de energieke maar gehaaste Ralph van Hessen. Dit werkt niet optimaal, zo net voor de al drie kwartier vertraagde lunchpauze.

›

voorjaar 2014 Qm|015

CONGRESBEZOEK

Aankondiging ID Award

John Fentener van Vlissingen en Ralph van Hessen

De digitale deelnemerslijst is zonder zoekfunctie veel te lang om functioneel te zijn Feelgood

Nog wat ervaringen en waarnemingen

Ik vraag de heer van Hessen in de lunchpauze of het programma bewust plenair gehouden is, ongeacht de zo brede range van onderwerpen waar niet iedereen even geïnteresseerd in zal zijn. “Ja, hoor, dit is goed zo, wacht maar tot vanmiddag.” “Evalueert u het congres nog bij de deelnemers?” vraag ik hem. “Iedere minuut!”, zegt hij gedecideerd. Hier is een doorgewinterde PR-strateeg aan het woord. Feelgood, is het woord dat steeds in me opkomt. Na de lekkere en soepel verlopende lunch mag Brink’s geldtransport nog even komen vertellen hoe het de Nederlandse cultuur ervaart. Huh? Vast ook een sponsor.

Mooi: de bloemdecoraties op het podium. Goed: de klimaatregeling en ruimtelijke inrichting. Ontbreekt: een tafeltje voor water en de steeds zoekgeraakte afstandsbediening. Draaiboek: alle filmpjes live testen, want soms hapert er een op de te trage laptop waar een beamer aan hangt. Onvergetelijke opmerking: Love is the killer app, aldus ‘professioneel livehacker’ Martijn Aslander.

Schittert door afwezigheid Na een stukje laserbeat krijgen we de uitreiking van enkele BID awards, het onderdeel waar het ooit allemaal mee begonnen is. Oud-winnaar André Kuipers kon hem echter nog niet aan de gelukkige Hans Biesheuvel uitreiken, want die schitterde door afwezigheid. Communicatiefoutje? Het is later nog wel goed gekomen zag ik in een persbericht. 016|Qm voorjaar 2014

Rijke mix Als ik ’s middags wegga is amper de helft van de dag voorbij, maar realiseer ik me dat ik over het geheel POSITIEF ben. Goed dat ik niet onder de reclameboodschappen weggelopen ben. In een verdienmodel met vooral betalende deelnemers zou deze programmaopzet geen stand houden. Maar nu is het succes van BID2014 alles bij elkaar toch onmiskenbaar. Dankzij de snelle afwisseling van informatie, inspiratie, humor, emotie en entertainment wordt het publiek steeds weer verrast, geboeid en geraakt. Samen met de ambiance en de mogelijkheid tot netwerken is de missie van Ralph van Hessen geslaagd. <

DESTINATIONREPORT

Drie valleys vormen een rijke bron voor

meetings in Gelderland

Provincie Gelderland zet zwaar in op de innovatieve sectoren agrifood, life science en energie- en milieutechnologie. Ze huisvest de drie valleys, stichtingen die zich voor de respectievelijke clusters Food, Health en EMT vooral inzetten op matchmaking. Dit betekent tevens een stimulans voor de meeting industrie in de provincie.

ood en Health zijn belangrijke thema’s voor de provincie Gelderland. Nederland behoort tot de top in de internationale agrifoodwereld en met de Universiteit van Wageningen heeft de provincie het belangrijkste kenniscentrum in huis. Op het vlak van de gezondheidswetenschappen is Radboud Universiteit Nijmegen een toonaangevend instituut. Om deze centra heen hebben zich vele bedrijven en kennisinstituten gevestigd op het gebied van gezondheid en voeding. Om een zo hoog mogelijk rendement te halen uit deze gemeenschap en deze clusters internationaal toonaangevend te houden, zijn er twee stichtingen in het leven geroepen: Stichting Food Valley NL in Wageningen en Stichting Health Valley in Nijmegen. Hun doel is om samenwerking te bevorderen tussen bedrijfsleven, kennisinstellingen en overheid en daarmee innovatie te stimuleren. Een belangrijk middel om dit doel te bereiken is een grote variatie aan bijeenkomsten en daarmee zorgen deze stichtingen en alle andere 018|Qm voorjaar 2014

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Frank Lodder

partijen actief in deze sectoren voor een sterke ontwikkeling van de meeting industrie in Gelderland.

staat matchmaking bovenaan de activiteitenlijst, zowel nationaal als internationaal.

Matchmaking

Beide stichtingen organiseren elk jaarlijks een groot evenement, dat door de jaren heen is uitgegroeid tot de kennis- en netwerkbijeenkomst in beider sectoren. Zo vond op 13 maart in Concertgebouw de Vereeniging in Nijmegen de zesde editie plaats van het Health Valley Event. Een evenement met een breed draagvlak wat wordt onderschreven door de keynotes van politici (deze editie was dat André Rouvoet), topmensen uit het bedrijfsleven (Philips CEO Hans de Jong), toonaangevende wetenschappers (Maarten Steinbuch van TU Eindhoven) en hoge ambtenaren (Kees van der Burg, DG Langdurige Zorg). Een echt totaalevenement met parallelle sessies, een beursvloer, workshops, een presentatie van innovatieve producten, een investorslounge, Pecha Kucha’s door onderzoekers en een battle tussen drie teams, die hun zorginnovatie aan het publiek mochten pitchen.

Food Valley NL heeft een duidelijke internationale focus. De stichting ontvangt buitenlandse organisaties om ze in contact te brengen met Nederlandse bedrijven. Ook werkt ze actief mee aan het bouwen van (inter)nationale clusters samen met bedrijven, kennisinstellingen en overheid. Op die manier is Food Valley NL verbonden met 130 agrofoodorganisaties wereldwijd en partner in de European Food Alliance, een samenwerking van negen Europese agrofoodclusters. Health Valley concentreert zich op de lijn Enschede-Nijmegen-Oss-E indhoven: de zogenaamde Red Med Tech Highway. Hier bevinden zich zo’n 700 bedrijven en kennisinstellingen die zich bezighouden met life sciences, biotechnologie en farmaceutica (Red) of met medische technologie of ICT (Med Tech). Ook bij deze stichting

Groot jaarlijks evenement

DESTINATIONREPORT

Energie en milieutechnologie

Op 23 oktober van 2013 beleefde Food Valley Expo haar negende editie. Er kwam een recordaantal van ruim 700 deelnemers naar Congrescentrum Papendal in Arnhem.

Op 23 oktober van 2013 beleefde Food Valley Expo haar negende editie. Er kwam een recordaantal van ruim 700 deelnemers naar Congrescentrum Papendal in Arnhem. Keynote-spreker was dit keer van Albert Heijn topman Sander van der Laan en innovator en kunstenaar Daan Roosegaarde gaf zijn visie op technologische ontwikkelingen. Ook hier een beursvloer, een pitch battle (studenten was gevraagd een product te restylen voor de Duitse of Vlaamse markt), een food challenge (dit keer ging de wedstrijd om innovaties gerelateerd aan gezondheid), een award-uitreiking, een internationale matchmaking-sessie en diverse 30-minuten sessies.

Internationaal De organisatie van de Food Valley Expo probeert er vooral ook een internationaal evenement van te maken, een opzet waar ze steeds beter in slaagt. Zo vonden er vorig jaar 160 internationale matchmaking gesprekken plaats in de International Business Lounge en was de landbouwminister van Kazachstan te gast.

De Food & Health Valley trekt ook internationale congressen aan. In 2012 werden in Wageningen acht en in Nijmegen zes congressen gehouden die voldoen aan de criteria van congresbranche-organisatie ICCA, te weten internationale associatie congressen die over minimaal drie landen rouleren.

Beide sectoren samen Er is ook een samenwerkingsverband waar beide sectoren samenkomen: Alliantie Voeding Gelderse Vallei. Hierin werken Ziekenhuis Gelderse Vallei en de afdeling Humane Voeding van Wageningen Universiteit sinds 2007 samen om klinische zorg en kennis uit de voedingswetenschap bij elkaar te laten komen. Zij organiseren jaarlijks het Nationale Voedingscongres (de zevende editie vindt dit jaar plaats op 26 juni in Hotel Papendal), Congres Kinderobesitas (dit jaar was de derde editie op 30 januari in De Reehorst in Ede) en twee maal per jaar de Food forThought wetenschapsavond voor medewerkers.

Gelderland kent sinds enkele jaren nog een derde speerpunt, namelijk het cluster Energie- en Milieutechnologie (EMT). Hier geldt de gemeente Arnhem als episch centrum, met bedrijven en organisaties als KEMA, Alliander, Akzo Nobel, Essent en HAN in de nabijheid. Met haar programma Energie made in Arnhem, waarbij ruim honderd partners zijn aangesloten, stimuleert de gemeente toepassingen en innovaties op het gebied van energiebesparing en opwekking van duurzame energie. Ook hier is er een stichting – ook wel aangeduid als Valleybureau – die bedrijven, kennisinstellingen en overheden zoveel mogelijk met elkaar verbindt. Stichting kiEMT (kennis en innovatie in Energie en Milieutechnologie) is voor deze cluster het spin in het web, met ruim 200 aangesloten partners. Vorig jaar werd in samenwerking met de Provincie Gelderland het innovatieprogramma GreenTechAlliances toegevoegd aan de activiteiten. Provincie Gelderland is onder meer dit jaar de gastheer van de Dutch Green Building Week 2014 (DGBW). De week, vol activiteiten op het gebied van verduurzaming van de gebouwde omgeving, wordt gehouden van 22 tot en met 26 september 2014. Vorig jaar werden er in het kader van deze week 150 evenementen verspreid over heel Nederland georganiseerd, die werden bezocht door zo’n 10.000 geïnteresseerden.

Inzet van meetings Op de jaaragenda’s van de drie ‘Valleys’ prijkt, naast de genoemde evenementen, een grote variatie aan bijeenkomsten, zoals bijvoorbeeld congressen, regionale netwerkbijeenkomsten, themabijeenkomsten, netwerkcafés, society meetings, innovatie seminars, bootcamps en workshops. Uiteindelijk vormen deze stichtingen de kern in een netwerk van kenniscentra, bedrijven en overheidsinstanties die allen veelvuldig meetings inzetten om contact te leggen en te houden en kennis te delen om zo innovatief en daarmee toonaangevend te blijven. < voorjaar 2014 Qm|019

AssociatieSymposium

Geld de leidraad van

Associatie Symposium Rotterdam Geld vormde de leidraad van het Associatie Symposium Rotterdam. Hoe kom je aan sponsorgeld, wat is een reële deelnemersfee en welke subsidies en garantstellingen er zijn? Deze en meer vragen werden beantwoord door een grote variatie aan specialisten en ervaringsdeskundigen.

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Rotterdam Partners

ssociatie Symposium Rotterdam beleefde op 11 maart in Erasmus universiteit Campus Woudestein haar vierde editie. Initiatiefnemers en organisatoren van verenigings- en overheidscongressen kregen op uitnodiging van Rotterdam Partners uitleg over zaken als budgettering, sponsoring en verzekering van congressen. Hans Boerwinkel, Senior Marketeer van ABN Amro, vertelde zijn gehoor hoe de bank sponsoraanvragen beoordeeld. Wederkerigheid is het toverwoord. Tegenwoordig is sponsoring meer dan alleen geld geven, met zichtbaarheid op het evenement als enige tegenprestatie.

020|Qm voorjaar 2014

Bereik creëren Het is het aangaan van een partnership, waarbij de sponsor samen met de organisator wil zoeken naar een zo hoog mogelijk rendement van het geïnvesteerde geld. Dat betekent vooral een bereik creëren dat verder gaat dan de deelnemers aan het congres. Ook de potentiële deelnemers, de relaties van de bank en de nieuwsmedia tellen daarbij mee. Deze ‘activering’ van het sponsorschap kost de ABN Amro extra geld, benadrukte Boerwinkel. Zo sponsort de bank het ABN Amro Tennis Tournament voor 2,8 miljoen euro, maar daar komt onder meer nog 0,5 miljoen bij voor de viplounge en 1 miljoen euro voor de seminars die de bank

AssociatieSymposium

tijdens het toernooi houdt. Dit laatste onderdeel is belangrijk in het huidige sponsorschap. ABN Amro hecht veel waarde aan contentmarketing: je gasten een goed verhaal vertellen en daarna de interactie aangaan, in plaats van reclame en productpresentaties.

Nog meer tips In een afrondende paneldiscussie met organisatoren van associatiecongressen kwamen nog meer tips naar boven. Begin op tijd. Robert Frank Houbaer, Secretaris van Het Hellende Dak, begon drie jaar voor het congres met sponsorwerving. Ten eerste gaat er nu eenmaal veel tijd overeen om het proces goed af te ronden en daarnaast kun je de sponsor al in het voortraject exposure bieden onder een grotere groep dan de uiteindelijke congresgangers. Teun van Gelder, Voorzitter van de Vereniging voor Klinische Farmacologie en Biofarmacie, liep tijdens de voorgaande editie van het tweejaarlijkse congres in Parijs bij alle exposanten langs om ze alvast warm te maken voor deelname aan de volgende editie in Rotterdam.

Denk buiten de box. De uiteindelijke hoofdsponsor van Houbaer’s congres was niet een van de geijkte bedrijven. Ook waren er sponsors die niet met geld over de brug kwamen, maar wel op een andere manier voor ondersteuning, lees kostenbesparing, zorgden. Vraag (potentiële) sponsors naar hun ideeën. Dick van Dijk, Professor financial econometrics, was verrast over de creativiteit van zijn sponsors. Probeer niet (alleen) vooraf geformuleerde sponsorpakketten te ‘verkopen’. Tot slot nog eentje uit de zaal: betrek studenten erbij. Die zijn meer onbevangen in het bedenken van sponsormogelijkheden. Nog beter: een kleuterklas.

Vaststellen deelnemersfee In de workshop Begrotingen & Budgetten beantwoorden drie PCO’s de financiële vragen van de deelnemers. Een aantal vragen gaan over het vaststellen van de deelnemersfee en in hoeverre je die kunt verhogen. Dat hangt in eerste instantie af van het verdienmodel, antwoordt Jarno de Boer van Congrex Holland. In welke mate bepalen de deel-

nemers de inkomsten van het congres. Dat kan dus ook betekenen dat bij minder (verwachte) sponsorinkomsten, wordt gekeken naar een hogere fee. De deelnemersfee geeft als het goed is de waarde weer van het congres. Je hoeft als organisator dus niet altijd aan het gangbare tarief vast te houden. Vinden deelnemers het congres te duur? Dan moet je je als organisator afvragen of de content wel goed genoeg is, stelt De Boer. Ook wil men weten hoe groot het verschil mag zijn tussen verschillende tarieven. Een te groot verschil tussen het early bird en het standaardtarief komt onbetrouwbaar over, is het antwoord. Een optie is om het goedkope vroegboektarief op een bepaalde doelgroep in te zetten. Bijvoorbeeld bij een Europees congres focussen op deelnemers uit Oost-Europa. In West-Europa is geld immers een minder schaars goed dan tijd. Overigens valt het gewicht van de fee mee als je kijkt naar de totale deelnamekosten, met daarin de reis- en verblijfskosten, nuanceert De Boer de discussie. Onsite registratie mag wel significant duurder zijn en een daginschrijving mag op een driedaags congres tegen ‘tweedagentarief’, vertelt Nicolette voorjaar 2014 Qm|021

›

AssociatieSymposium

van Erven van Congress by Design. Dit is goed te verantwoorden en in de praktijk blijkt dat dit doorgaans geaccepteerd wordt.

De meeste fouten Ze wijst er op dat je de tariefstelling ook vanuit de kostenkant kunt benaderen. De variabele kosten moeten zeker uit de deelnemersfee komen. Als het congres voor de eerste keer wordt gehouden is het belangrijk om de inschrijvingen niet te overschatten, vult Peter Bogaard van Cygnea aan. De meeste fouten worden gemaakt met risico- en cashflowmanagement, stellen de PCO’s. Als je op 1 april de locatie moet aanbetalen, dan is een early bird deadline van 1 mei niet handig, stelt De Boer. Daarnaast is het belangrijk om ruimte te creëren bij de variabele kosten en laag in te stappen. De Boer noemt catering als meest variabele post. Ga eerst uit van een broodjeslunch. Als de inschrijvingen goed lopen kun je altijd nog kiezen voor een warme lunch. Een stap vooruit kan altijd, een stap terug is lastiger. Je kunt ook kiezen voor een locatie met verschillende zaalgrootten, stelt Bogaard. Zeker voor een eerste keer is dit aan te bevelen. Dan kun je altijd nog opschalen naar een grotere zaal.

Verantwoorde kosten Een andere oorzaak van te hoge (aanvangs)kosten: de inhoudelijke commissie komt met dure wensen. Denk aan stemkastjes, e-posters, twitterwalls, apps en dergelijke. De Boer zegt dat men heel vaak in een middelendiscussie belandt en niet kritisch genoeg kijkt naar de meerwaarde van iets. Zijn advies: één speerpunt kiezen en de rest lekker laten varen. De aanwezigen willen nu natuurlijk van de panelleden ook weten of de kosten van een PCO wel verantwoord zijn. Je koopt vooral tijd en inkoopervaring, stelt De Boer. Denk alleen al aan administratie, geldstromen en registratie. Congrex krijgt gemiddeld 4,2 e-mails per congresdeelnemer. Als De Boer een (potentiële) opdrachtgever hoort zeggen dat een eigen medewerker het er wel bij kan

doen, dan vraagt hij zich af wat die medewerker in normaal in zijn of haar werktijd doet. Het voordeel van inkoopervaring gaat verder dan het scherp in kunnen kopen. Ook weet een PCO dat de voorwaarden, zoals de cancellation policy, onderhandelbaar zijn.

kering die bedoeld is om een eventueel verlies af te dekken dat ontstaan is door tegenvallende deelnemersaantallen. Het fonds probeer hiermee te waarborgen dat het congres ook in die situatie door kan gaan. De hoogte van het te verzekeren bedrag is eveneens vastgesteld op maximaal 90.000 euro.

Gratis geld De plenaire sessie die Associatie Symposium Rotterdam afsluit gaat over gratis geld en over verzekeringen. Joyce Wittelaar doet namens Rotterdam Partners als eerste een duit in het zakje. Rotterdam heeft een stimuleringsfonds dat is bedoeld voor financiële steun aan initiatiefnemers van meerdaagse internationale associatiecongressen, die relatie hebben met de economische speerpunten: haven, medisch, creatief of food. Het geld is puur bestemd voor het binnenhalen van een nieuw congres. De bijdrage bedraagt maximaal 10 euro per deelnemer per officiële congresdag tot een maximum van 5.000 euro per dag en 15.000 euro per congres. Maximaal 50 procent wordt als voorschot voorafgaand aan de realisatie van het congresevenement uitgekeerd. Het resterende deel wordt uitgekeerd binnen drie maanden na het evenement, op basis van een door een accountant goedgekeurde evenementenjaarrekening.

Speciale evenementen verzekering

Garantstelling

Wandverslag

Ook landelijk is er steun voor organisatoren van internationale meerdaagse congressen, vertelt Paul Gruijthuijsen, projectleider van het Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF). Dit fonds biedt met name financiële zekerheid door een lening en een garantstelling. Via de voorfinancieringsregeling kunnen congresorganisatoren een kosteloze en renteloze lening aanvragen. Het maximum bedrag van de lening is 90.000 euro. Deze regeling is bedoeld ter financiering van de opstartkosten. Het geld kan bijvoorbeeld gebruikt kan worden om de eerste aanbetalingen te doen voor de accommodatie of voor het ontwikkelen van de congreswebsite. De garantstellingregeling is een congresverze-

Direct na de afsluiting van het Rotterdam Associatie Symposium konden de deelnemers op weg naar buiten de samenvatting van de bijeenkomst bekijken. De kunstenaars van Wandverslag hadden met een combinatie van mindmaps en cartoons de kernpunten van de dag visueel vastgelegd op een enkele meters breed canvas. <

Wie zijn of haar congres wil verzekeren tegen calamiteiten, die kan terecht bij het Vecta Garantiefonds van branchevereniging CLC-Vecta. Bij evenementen heb je altijd te maken met het kunnen bereiken van de locatie en dat brengt al de nodige risico’s met zich mee, stelt Wim Maas van VECTA Garantiefonds. Als voorbeeld noemt hij de vulkaanuitbarsting op IJsland die in 2010 het internationale vliegverkeer lamlegde. En wijst op een eventueel Koninklijk overlijden. Hier is geen protocol van, maar als organisator zul je er zeker last van hebben, aldus Maas. De verzekering kent ook aanvullende dekkingen voor uitval van betaalde gastsprekers, insolventie, reeds verkochte toegangsbewijzen, het totale budget en ongevallen- en aansprakelijkheid. De kosten voor het complete pakket bedragen 2 procent van het verzekerde bedrag.

voorjaar 2014 Qm|023

VolgensSoons

13 Tips voor het boeken van een zaal

ls je een zaal nodig hebt voor een meeting, kies je vaak voor een makkelijk bereikbare gastvrije locatie met ruime parkeergelegenheid, uitstekende service en een frisse uitstraling. Maar welke technische eisen stel je aan een zaal? Dertien tips waar ik op zou letten.

ZAALAFMETINGEN 1 Ik verlang voor een goede projectie en een goede warmteafvoer een zaalhoogte van minimaal 2,8 meter. Bij zalen langer dan 10 meter moet de hoogte 1,25 meter + 1/6 van de lengte zijn. 2 Om niet in een te kleine zaal gezet te worden, hanteer ik deze normen: Voor N personen in theateropstelling minimaal N vierkante meter, buiten het sprekersgedeelte . In schoolopstelling 80 procent meer. Met tafels in U-vorm moet 3 keer de zaallengte plus 1,5 keer de breedte groter zijn dan N+16.

MEUBILAIR 3 De meeste mensen zitten onprettig op stoelen zonder armsteunen en met een harde zitting. Weg dus met veel van die harde kunststof designstoeltjes. 4 Stoelen moeten 70 centimeter uit elkaar staan om uit de comfortzone van je buurman te blijven. Daarom moet een tafel voor twee personen ook minstens 140 centimeter effectieve zitbreedte hebben. 5 De tafeldiepte moet zeker 60 centimeter zijn, anders valt alles er af. Niet door jou, maar door het colbertje van de man die voor jou langs gaat. Laat daarom tafelrijen ook minstens 85 centimeter van elkaar zetten. 6 Laat je gasten niet als kleuters aan een tafel zitten. Een tafelblad mag niet meer dan 30 centimeter boven de stoelzitting uit komen. Probeer maar eens als het een paar centimeter meer is. 7 Bij U-opstellingen is voor veel vrouwen belangrijk dat de tafels frontpanelen hebben.

KLIMAAT 8 Is er een klimaatinstallatie met koeling? Die je ook nog zelf kunt regelen? Een half leeg congres met aandachtig luisterende vrouwen vraagt een andere temperatuurinstelling dan een workshop vol drukke mannen. 9 Zijn er trouwens vensters te openen om in een pauze snel de lucht te kunnen spuien? Hoe vaak is er wel een luchtbehandeling maar staat die te veel op recyclen in plaats van verversen? Slaap lekker! 10 De klimaatinstallatie mag niet te veel herrie maken. Samen met alle andere apparatuur is de norm 45 decibel.

LICHT 1 1 Kun je zelf het zonlicht weren? Centraal bediende zonwering lijkt luxueus maar doet niet altijd wat je wil. 12 Is er voor donkere tijdstippen voldoende kunstlicht? Met kroonluchters of halogeen spots is de verlichting vaak onvoldoende. De norm voor vergadersituaties is minimaal 300 Lux op tafelbladhoogte.

PODIUM 13 Wie een vlakke zaal huurt voor een meeting met meer dan acht rijen, heeft een podium nodig van tenminste 40 centimeter. Bevat je programma ook acteerspel, en ben je met 250 mensen, dan moet het podium zeker 90 centimeter zijn. Als 500 mensen niets op het podium mag ontgaan heb je een hoogte van 1,25 meter nodig. < Ton Soons, Adviseur en trainer in congresseren en presenteren en senior auditor bij vergaderhamer.nl. Reacties: ton.soons@winningwords.nl 024|Qm voorjaar 2014

Weg dus met veel van die harde kunststof designstoeltjes

Fotoreportage

Chapeau! Er werd al maanden reikhalzend naar uitgekeken. De Nuclear Security Summit zou 58 wereldleiders naar Nederland brengen, met duizenden medewerkers en journalisten in hun voetspoor. Een buitencategorie conferentie met veiligheidsmaatregelen die zich in heel West-Nederland zouden doen voelen. Inmiddels is bekend dat ‘we’ cum laude zijn geslaagd in ‘ons’ gastheerschap. De direct betrokken bedrijven toonden hun kwaliteiten en professionaliteit, de PR-machine voor ‘BV Nederland’ draaide volle toeren en ook het ‘gewone’ publiek bleek in overgrote meerderheid enthousiast over de komst van de wereldleiders, met Barack Obama als absolute ster. De invloed van NSS 2014 voor de promotie van Nederland en de Nederlandse meeting industrie is ongekend. Ten eerste dank zij de organisatie,

haar

toeleveranciers,

hun

medewerkers en de vele andere mensen die zich beroepsmatig of vrijwillig hebben ingezet voor het welslagen van het evenement. Voor hen geldt een welgemeend: Chapeau!

Beeld NSS, Ministerie van Defensie

026|Qm voorjaar 2014

De Toren van Oud, pal achter het World Forum, en het World Forum zelf werden aangekleed met doek waarop het logo van de Nuclear Security Summit geleidelijk over gaat in een vlucht vogels, als verwijzing naar de graficus M.C. Escher.

Het menu dat de wereldleiders voorgeschoteld zouden krijgen bleef lang geheim. Tijdens de top gaven de medewerkers van topkok Jonnie Boer van driesterrenrestaurant De Librije in Zwolle het dan eindelijk prijs.

Het Bosch DCN Multimedia conferentiesysteem beleefde tijdens de internationale top haar vuurdoop. De installatie, ondersteuning en regie van alle audiovisuele middelen lag in handen van Jacot Audiovisueel. Hier een opsomming van het technische hoogstandje: 3 conferentieruimtes; 58 Bosch DCN multimedia posten met geïntegreerde votingtechniek; 19 full HD dome camera’s; 4 widescreen projectie (32:9); 16 PTDZ21K Panasonic projectoren; 17 tolkencabines; 116 Concentus Next Generation discussieposten; 25 man regie en bediening; 102 narrowcasting beeldschermen en distributie; ruim 21 km bekabeling; 386 infrarood ontvangers met hoofdtelefoon.

De deelnemers werden op subtiele wijze in contact gebracht met Nederlandse kunst, zoals hier in de delegates lounge. Onder de titel ‘A modern twist to Dutch classics’ sierden tachtig schilderijen en zestig foto’s van Nederlandse makelij het World Forum. Het Haags Gemeentemuseum leende dertig etsen uit van M.C. Escher en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed stuurde 38 schilderijen naar de Hofstad, variërend van de verfijnde oude meesters

2 3

Fotoreportage

van de Haagse school tot het meer woeste werk van de Cobrakunstenaars. De eigentijdse foto’s kwamen uit de collectie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

6 FOTO: RICARDO BAKKER

IDTV Live produceerde een sterke openingsact waarin het doel van de summit, ‘Preventing nuclear material falling into the wrong hands’, werd gecombineerd met internationale topprestaties van Nederland. In een video wordt een nucleaire staaf die toevallig op straat belandt door een aantal dansers geleid langs muzikale iconen Koninklijk Concertgebouworkest en Tiësto, topsporters Sven Kramer, Ireen Wüst en Epke Zonderland, mainports Rotterdamse haven en Schiphol en de Nederlandse bijdrage aan de ontwikkeling van nucleaire technologie, als ook onze missies voor de Verenigde Naties. De staaf komt vervolgens in handen van een fietsende Mark Rutte, die hem weer overhandigt aan de dansers.De video werd bij de opening van de conferentie ondersteund met live dans en zang, onder meer door violiste Svenja Staat, winnares van het Prinses Christina Concours. Tot slot komen de dansers binnen met de nucleaire staaf en monteren die als laatste element in het logo dat midden in de zaal hangt.

7 8

Nederland maakte kennis met de Quick Movable Barrier. Rijkswaterstaat liet machines overkomen uit België en Rusland om snel een afscheiding van betonblokken op de A4 te kunnen plaatsen, zodat de wereldleiders vrij baan hadden voor hun tocht naar Den Haag. De snel verplaatsbare barrier werd over een afstand van ruim 3.200 meter geplaatst en bestond uit 2440 blokken.

Duizenden Amaryllissen, een veelvoud aan tulpen en nog vele andere Nederlandse bloemen werden door voorjaar 2014 Qm|027

›

Fotoreportage

12 11

Wolterinck Event Decoration gebruikt voor de stijlvolle bloemdecoratie. Met een team van twintig bloemisten werd in vier dagen tijd 12.000 vierkante meter aan ruimtes in het World Forum gedecoreerd. Ook deze installaties ontkwamen niet aan de bom checks. Ook voor Noordwijk betekende de NSS, veel internationale aandacht en veel beveiliging. Hier logeerden de twee grootste delegaties van de nucleaire top. De Amerikaanse president, goed voor een gevolg van 500 personen, verbleef in Grand Hotel Huis ter Duin.

De ontvangst van de Amerikaanse president trok veruit de meeste aandacht, maar premier Mark Rutte

028|Qm voorjaar 2014

ontving daarnaast nog vele andere delegaties en wel in zijn ambtswoning, het Catshuis.

meters boven de werkelijke vloer van de zaal bevonden.

Hij moest nog wel het gastenboek ondertekenen, als bewijs van zijn bezoek aan het Rijksmuseum. Het zal de wereld echter niet zijn ontgaan dat de Amerikaanse president Barack Obama het museum bezocht. En daarmee haalde ook Amsterdam haar onbetaalbare PR-moment.

Een eenmalige, uniek evenement vraagt ook om maatwerk verkeersborden. Aan Rijkswaterstaat de taak om zoâ&#x20AC;&#x2122;n 3.000 verkeersborden te produceren en plaatsen voor onder meer de 38 omleidingen.

Het World Forum had er ten tijde van de Afghanistan-top in 2009 al ervaring mee opgedaan, maar het blijft een bijzonder fenomeen. De complete theaterzaal werd voor deze conferentie gelijkvloers gemaakt. De wereldleiders en hun gevolg van topambtenaren zullen niet hebben gemerkt dat zij zich

De inrichting van het World Forum was in handen van Fraai projecten en Wolterinck Event Decoration samen met hun partners Stagelight (verlichting), Schellenbach (bewegwijzering) en Coby-ifs (projecttapijt). De conferentietafel waar de wereldleiders aan plaats namen is het meest in beeld geweest, maar ook de inrichting van de diverse andere ruimtes boden een stijlvol decor voor de wereldtop.

Fotoreportage

15 14

Ruim 14.000 maaltijden werden verzorgd door Van der Linde catering. De gerechten waren biologisch, halal en van Hollandse seizoensproducten. Een bijkomende eis was dat de gerechten geen kleur en zichtbare etensresten in de monden van de veel gefotografeerde wereldleiders mochten achterlaten. Onder deze cateringopdracht viel ook de catering voor alle medewerkers tijdens de open afbouw (dagelijks zo’n 500) en tijdens het evenement zelf (inclusief politie zo’n 2.000). De medewerkers kregen hun gerechten geserveerd in de tot Le Garage omgedoopte ondergrondse garage van het World Forum. in zijn ambtswoning, het Catshuis.

Ook het Gemeentemuseum Den Haag pakte het internationale podium, als gastheer voor de afsluitende persconfe-

rentie van Mark Rutte en Barack Obama. De Amerikaanse president kreeg aansluitend een rondleiding van directeur Benno Tempel en burgemeester Jozias van Aartsen, waar hij onder meer Mondriaan’s laatste schilderij Victory Boogie Woogie bewonderde. Worldhotel Bel Air lag middenin de zogeheten ‘internationale zone’, die alleen met NSS-accreditatie en zwaarbewaakte toegangscontrole bereikbaar was. Tijdens de top was het hotel gastheer van de internationale pers, de organisatie en de veiligheidsdiensten. Om alle 3.000 verwachte persmedewerkers voldoende (werk)ruimte te bieden, waren er drie grote tijdelijke accommodaties op het rondom gelegen parkeerterrein geplaatst. Bovendien kwam er extra pers af op de last-minute ingevoegde G7-top die

plaatsvond in het tegenover het hotel gelegen Catshuis. Ruim twintigduizend bezoekers werden automatisch gescand via hun RFID-badges. EasyLogic ontwierp en installeerde 17 toegangspoorten, die met UHF technologie en biometrie iedereen die de beveiligde zone binnen wilde komen controleerde, zonder dat de badge gepresenteerd moest worden aan een reader. <

voorjaar 2014 Qm|029

&vergadercentra

CongresH E T

Q M

L O C AT I E - O V E R Z I C H T

V A N

2 0 1 4

GESPECIALISEERDE ONTMOETINGSCENTR A

&vergadercentra

CongresNaam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

Aparthotel Delden

Mansion Hotel Bos & Ven

Congrescentrum Dennenheul

Sportlaan 7

Klompven 26

Paul Krugerweg 45

7491 DG Delden

5062 AK Oisterwijk

3851 ZH Ermelo

+31 (0)74 377 76 66

+31 (0)13 528 88 56

+31 (0)341 56 86 00

+31 (0)74 377 76 77

+31 (0)13 528 68 10

+31 (0)341 56 86 86

info@aparthoteldelden.nl

info@bos-ven.nl

dh@congrescentrum.com

www.aparthoteldelden.nl

www.bos-ven.nl

www.congrescentrum.com

Congreszaal Vergaderzalen

Congreszaal voor 150 personen

Congreszaal voor 100 personen

Congreszaal voor 90 personen

6 zalen, max. 200 personen

7 zalen, max. 100 personen

3 zalen, max. 90 personen

Catering Overnachting Ontspanning

2 restaurants, max. 200 plaatsen

1 restaurant, max. 100 plaatsen

1 restaurant, max. 90 plaatsen

62 kamers

40 kamers

32 kamers





Golf / tennis / fitness / wellness / zwembad

Turks stoombad, whirlpool en sauna

Bar, lounge, fitnessruimte, sauna en bosrijke omgeving

Vergaderhamers Bereikbaarheid

HHHH

1,5 km 1 km 15 km 100 Gratis parkeerplaatsen

7 km 1.5 km 1.5 km 100 Gratis parkeerplaatsen

Faciliteiten en bijzonderheden

Aparthotel Delden beschikt over een eigen 9 holes golfbaan, een uitgebreide sauna en wellnessfaciliteiten. Ook beschikt het hotel over 2 indoor tennisbanen, 4 bowlingbanen en een uitgebreid spelterras waar niemand zich hoeft te vervelen. U kunt kiezen uit een uitgebreid scala aan programma's om uw bijeenkomt te onderbreken. Wat denkt u van een schutterijprogramma, golfclinic, wijnproeven of solextocht door de omgeving.

Mansion Hotel Bos & Ven, lid van Châteaux et Résidences Gastronomiques, is uniek gelegen aan het Oisterwijkse Klompven. Een oase van rust en natuurschoon gecombineerd met luxe en comfort. Door het intieme en exclusieve karakter uitermate geschikt voor zakelijke meetings op niveau.

032|Qm voorjaar 2014

24.5 km

5 km 2 km 1 km 60 Gratis parkeerplaatsen

87 km

Diverse congressen, maar ook (meerdaagse) trainingen en cursussen. Centraal in Nederland. Bosrijke omgeving. 3 Zalen met vaste beamers. Gratis draadloos internet voor alle gasten. Tot Congrescentrum.com behoort ook congrescentrum De Werelt in Lunteren.

DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

Evoluon Eindhoven

Holiday Inn Leiden

Landgoed Huize Bergen

Kaap Doorn Conferentiecentrum

Noord Brabantlaan 1A

Haagse Schouwweg 10

Glorieuxlaan 1

Postweg 9

5652 LA Eindhoven

2332 KG Leiden

5261 SG Vught

3941 KA Doorn

+31 (0)40 250 46 00

+31 (0)71 535 54 45

+31 (0)73 658 04 00

+31 (0)343 41 42 41

+31 (0)40 250 46 67

+31 (0)71 535 55 53

+31 (0)73 656 15 50

+31 (0)343 41 35 42

communicatie.evoluon@philips.com

banquets@holidayinnleiden.com

welkom@huizebergen.nl

info@kaapdoorn.nl

www.evoluon.com

www.holidayinnleiden.com

www.huizebergen.nl

www.kaapdoorn.nl

Congreszaal voor 1200 personen

Congreszaal voor 2500 personen

Congreszaal voor 160 personen

Congreszaal voor 176 personen

25 zalen, max. 1200 personen

15 zalen, max. 3500 personen

20 zalen, max. 160 personen

23 zalen, max. 176 personen

1 restaurant, max. 800 plaatsen

2 restaurants, max. 450 plaatsen

1 restaurant, max. 150 plaatsen

2 restaurants, max. 240 plaatsen

200 kamers

80 kamers

70 kamers



Op aanvraag

zwembad, sauna, fitness center

HHHHH

HHHH

0.1 km 3 km 0.1 km 550 Gratis parkeerplaatsen

5 km

Food Inspiration Days, TedxBrainport, Nederland Innoveert, Domotica, Ondernermerscongres. Kies ook voor topkwaliteit en vergader bij hét icoon van Eindhoven. Uitstekend verzorgd, gratis WiFi, gratis event app duurzame catering & perfect bereikbaar aan A2.

<5km 2 km 0,2 km 350 Gratis parkeerplaatsen.



prachtig park, wandelpaden, volleybal veld, leestafel, bar



Sauna, zonnebank, fitness, bar, biljart, bos

HHHH 30 km

Event & Convention Center voor congressen (3000 m2), beurzen en evenementen tot zo'n 2500 personen. Compleet congrescentrum met alles onder één dak!

0,3 km 0,8 km 0,1 km 150 Gratis parkeerplaatsen

25 km

Laat u verrassen door de betoverende entourage van de monumentale Villa. Hier vindt u een hartelijke ontvangst, oog voor detail en gastronomische specialiteiten. Een organisatie met een sociaal hart en maatschappelijke missie. Alle opbrengsten komen ten goede aan ideële doelen via de Joannes Bosco Stichting.

5 km 8 km 0 km 180 Gratis parkeerplaatsen

71 km

Zie www.kaapdoorn.nl voor meer informatie. Kaap Doorn is specialist op het gebied van zakelijke bijeenkomsten. Onze gastvrije medewerkers zijn er volledig op gericht uw bijeenkomst te ontzorgen. Uitstekende faciliteiten en bosrijke ligging.

voorjaar 2014 Qm|033

&vergadercentra

CongresNaam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

Kloosterhotel ZIN

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten

Lommerrijk

Boxtelseweg 58

Amersfoortsestraat 20

Straatweg 99

5261 NE Vught

3769 AS Soesterberg

3054 AB Rotterdam

+31 (0)73 658 80 00

+31 (0)346 35 17 55

+31 (0)10 422 00 11

+31 (0)73 657 70 08

+31 (0)346 35 47 35

+31 (0)10 422 64 96

welkom@kloosterhotelzin.nl

info@kontaktderkontinenten.nl

info@lommerrijk.nl

www.kloosterhotelzin.nl

www.kontaktderkontinenten.nl

www.lommerrijk.nl

Congreszaal Vergaderzalen

Congreszaal voor 120 personen

Congreszaal voor 200 personen

Congreszaal voor 350 personen

8 zalen, max. 120 personen

25 zalen, max. 200 personen

6 zalen, max. 350 personen

Catering Overnachting Ontspanning

1 restaurant, max. 52 plaatsen

1 restaurant, max. 180 plaatsen

Catering mogelijk voor groepen tot 350 pax

39 kamers

131 kamers

Vergaderhamers Bereikbaarheid Faciliteiten en bijzonderheden

034|Qm voorjaar 2014



ochtend yoga, wandelpaden, leestafel



Eigen bos en 24/7 verse koffie en thee

Bergse Plas, Salonboot, Tennis, Bowling, Groene Omgeving

HHH 1,5 km 1 km 25 km 100 Gratis parkeerplaatsen

1 km 7 km 0.1 km 200 Gratis parkeerplaatsen

67 km

Dit voormalig klooster heeft door de toevoeging van moderne architectuur een open en eigenzinnig karakter, maar de sfeer van het kloosterleven proef je hier nog steeds. Hier vindt u: persoonlijke aandacht, yoga voor het ontbijt en heerlijke gerechten uit de 100% biologische keuken.

Met een zalencapaciteit van 25 en 131 hotelkamers hebben wij veel congressen in huis. Wij zijn hierin faciliterend. Groene, duurzame locatie in bosrijk gebied. Uitstekende keuken. Mooie samenstelling van historie, gastvrijheid en persoonlijke benadering. Gewoon goed, zonder fratsen. Gratis parkeren, WiFi en beamer.

0,5 km 0,5 km 0,01 km 150 Gratis parkeerplaatsen

1 km

Midden in Rotterdam, maar toch in het groen en direct aan de Bergse Plas gelegen. Alle moderne audiovisuele middelen beschikbaar. Elke offerte is maatwerk naar uw specifieke wensen. Catering mogelijk voor groepen tot 350 pax / 1 restaurant met max. 100 zitplaatsen.

DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

Ouwehands Dierenpark

Hotel Papendal

Congrescentrum De Pijler

Landgoed de Rosep

Grebbeweg 111

Papendallaan 3

Ketelmeerstraat 90

Oirschotsebaan 15

3911 AV Rhenen

6816 VD Arnhem

8226 JX Lelystad

5062 TE Oisterwijk

+31 (0)317 65 02 00

+31 (0)26 483 79 11

+31 (0)320 26 50 20

+31 (0)13 523 21 00

+31 (0)317 61 37 27

+31 (0)26 482 18 53

+31 (0)320 21 82 04

+31 (0)13 523 21 99

sales@ouwehand.nl

info@papendal-hotel.nl

info@congrespijler.nl

info@rosep.com

www.ouwehand.nl

www.papendal.nl

www.congrespijler.nl

www.rosep.com

Congreszaal voor 350 personen

Congreszaal voor 2000 personen

Congreszaal voor 1050 personen

Congreszaal voor 250 personen

6 zalen, max. 350 personen

33 zalen, max. 3500 personen

23 zalen, max. 1050 personen

20 zalen, max. 250 personen

3 restaurants, max. 1000 plaatsen Bezoek naast uw bijeenkomst het avontuurlijke dierenpark!

2 restaurants, max. 300 plaatsen

1 restaurant, max. 150 plaatsen

151 kamers

71 kamers



Fitnessruimte, Turks stoombad en sauna

Wellness Centre met beautysalon

HHHHH

HHHH

3 km 1 km 80 km 700 Betaald parkeerplaatsen

2 km 7 km 0,5 km 200 Gratis parkeerplaatsen

62 km

Ouwehands Dierenpark is meer dan een bijzonder dierenpark. Het is de perfecte locatie voor een vergadering of zakelijke bijeenkomst! De prachtige centrale ligging in de bosrijke omgeving van de Grebbeberg maakt de locatie uniek!

Hotel Papendal is uitgeroepen tot winnaar “bijzondere locatie” van awardactie “beste trainingslocatie van het jaar”!

1,5 km 2,6 km 0.5 km 250 Gratis parkeerplaatsen

6 km

Congrescentrum De Pijler biedt ruime keuze in vergaderzalen voor grote of kleine groepen. Voor zowel zakelijke als informele(re) bijeenkomsten. Het gebouw is uitstekend geschikt voor de combinatie van plenaire sessies en het vervolgens uiteengaan in kleinere zalen voor subsessies. Desgewenst verzorgen wij voor u een eenvoudig of culinair, gastvrij en goed georganiseerd onthaal, zodat u verfrist de bijeenkomst (weer) ingaat.

4 km 2.5 km 2.5 km 250 Gratis parkeerplaatsen

18 km

Het befaamde Landgoed de Rosep is een luxueus resort met ongekende mogelijkheden voor uw congres, seminar of meerdaagse opleidingen. Brabantse gastvrijheid, culinaire topklasse en een uitgebreid wellness centre geven de Rosep een internationale uitstraling. Gelegen in de driehoek Tilburg, ’s-Hertogenbosch en Eindhoven. Het middelpunt van de Benelux!

voorjaar 2014 Qm|035

Congres-

&vergadercentra

Naam Adres Postcode/woonplaats Telefoon Fax E-mail Internetadres

Hotel en Congrescentrum De Ruwenberg

Hotel De Schildkamp

Conferentiehotel De Spreeuwelse Heide

Ruwenbergstraat 7

Leerdamseweg 44

Spreeuwelsedijk 9

5271 AG St. Michielsgestel

4147 BM Asperen

5091 KS Westelbeers

+31 (0)73 558 88 88

+31 (0)345 63 80 88

+31 (0)13 504 13 92

+31 (0)73 558 88 89

+31 (0)345 63 04 17

+31 (0)13 504 30 28

info@ruwenberg.nl

info@schildkamp.nl

welkom@despreeuwelseheide.nl

www.ruwenberg.nl

www.schildkamp.nl

www.despreeuwelseheide.nl

Congreszaal Vergaderzalen

Congreszaal voor 250 personen

Congreszaal voor 300 personen

Congreszaal voor 140 personen

40 zalen, max. 250 personen

9 zalen, max. 500 personen

10 zalen, max. 140 personen

Catering Overnachting Ontspanning

1 restaurant, max. 250 plaatsen

2 restaurants, max. 300 plaatsen

1 restaurant, max. 120 plaatsen

197 kamers

64 kamers

70 kamers

Vergaderhamers Bereikbaarheid Faciliteiten en bijzonderheden

036|Qm voorjaar 2014





Zwembad, wellness, tennis, squash, golf driving range, beach volleybal

fitnesscenter met zwembad en sauna, bar met bowling

bostuin, heidelandschap, boomhutten, leestafel

4 km 10 km 0 km 250 Gratis parkeerplaatsen

2 km 2 km 70 km 250 Gratis parkeerplaatsen

11 km 18 km 21 km 120 Gratis parkeerplaatsen

Zowel vergaderruimtes als hotelkamers zijn van alle gemakken voorzien. In ons restaurant en Grand Café serveren wij dagverse produkten. Genoeg ontspanningsmogelijkheden in o.a. Healthcenter, Free wifi en gratis parkeren.

Omringd door een bosrijke omgeving en sprankelende natuur. Hier vindt u alles voor een succesvolle en ontspannen bijeenkomst in het Brabantse groene hart. Alle opbrengsten komen ten goede aan ideële doelen via de Joannes Bosco Stichting.

25 km

De Ruwenberg is gelegen aan de rivier De Dommel en gesitueerd in Sint-Michielsgestel (5 min van A2). Het hotel bestaat uit een 14e eeuws kasteel met 4 moderne vleugels. We beschikken over 197 hotelkamers en 40 zalen. Daarnaast bieden we over een diversiteit aan zalen en beschikken naast diverse ontspanningsmogelijkheden over gratis WiFi.

DE RAADGEVER VOOR DE ACCOMMODATIE DIE BIJ U PAST

Congrescentrum De Werelt

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum

WTC Expo Leeuwarden

Landgoed Zonnestraal

Westhofflaan 2

Woudenbergseweg 54

Heliconweg 52

Loosdrechtse Bos 17

6741 KH Lunteren

3707 HX Zeist

8914 AT Leeuwarden

1213 RH Hilversum

+31 (0)318 48 46 41

+31 (0)343 49 24 92

+31 (0)58 294 15 50

+31 (0)35 538 54 00

+31 (0)318 48 29 24

+31 (0)343 49 24 44

+31 (0)58 294 15 05

+31 (0)35 538 54 01

dw@congrescentrum.com

info@woudschoten.nl

reserveringen@wtcexpo.nl

congrescentrum@zonnestraal.org

www.congrescentrum.com

www.woudschoten.nl

www.wtcexpo.nl

www.zonnestraal.org

Congreszaal voor 600 personen

Congreszaal voor 350 personen

Congreszaal voor 750 personen

Congreszaal voor 200 personen

15 zalen, max. 600 personen

30 zalen, max. 350 personen

15 zalen met uitwijkmogelijkheid naar de evenementenhallen

3 zalen, max. 200 personen

1 restaurant, max. 340 plaatsen

2 restaurants, max. 220 plaatsen

2 restaurants, waaronder met Michelinster bekroond restaurant élevé

1 restaurant, max. 60 plaatsen

127 kamers

140 kamers

Inpandig  Westcord WTC Hotel met 143 kamers



Bar, lounge, De Onderwerelt en bosrijke omgeving

wandelen, fietsen

Inpandig wellness centrum, fitnessruimte en Holland Casino

HHHH

HHHHH

3 km 5 km 65 km 250 Gratis parkeerplaatsen

0 km 2 km 0,05 km 3000 Gratis parkeerplaatsen

U kunt bij ons werken met geavanceerde audiovisuele middelen, doordat we gebruik maken van de allernieuwste high tech ontwikkelingen en producten. U beschikt over: een beamer, een scherm, flipover, geluidsinstallatie, DVD/CD-speler en aansluitingen voor laptop, camera en microfoons. Onze deskundige technici zorgen voor professionele support.

In de hoofdstad van het prachtige Friesland vindt u het WTC Expo, sinds 1963 actief in het organiseren en faciliteren van beurzen, evenementen en congressen en inmiddels één van de meest veelzijdige evenementenlocaties van Nederland. Laat u verrassen door de mogelijkheden die Friesland, Leeuwarden (Hoofdstad van de Smaak 2015 / Europese Culturele Hoofdstad 2018) en het WTC Expo Congrescentrum u kunnen bieden.

3,5 km 2 km 2 km 400 Gratis parkeerplaatsen

80 km

Diverse nationale en internationale congressen over o.a. wetenschap en onderwijs. Bosrijke omgeving. Centraal in Nederland. Goed bereikbaar via A1 of A12 en de A30. Tot Congrescentrum.com behoort ook congrescentrum Dennenheul in Ermelo.

148 km

Prachtige bosrijke omgeving

5 km 5 km 0,2 km 200 Gratis parkeerplaatsen

40 km

Een unieke locatie in het oude hoofdgebouw van Landgoed Zonnestraal (architect Duiker) in een omgeving van licht, lucht en transparantie. Een icoon uit 1928 van het Nieuwe Bouwen, een architectonisch meesterwerk.

voorjaar 2014 Qm|037

ColumnAIPC

Een beter imago leidt tot een betere toekomst

IPC heeft in samenwerking met het de Joint Meetings Industry Council de publicatie ‘Speak Up’ ontwikkeld. Zoals de titel al doet vermoeden is het doel om de diverse belanghebbenden binnen de meeting industrie aan te moedigen om de waarde van onze industrie agressiever te communiceren naar lokale overheden en gemeenschappen, als ook naar collega’s en zakenpartners. Dit gaat ook zeker op voor congrescentra, die een enorm belang hebben in de lokale economie en die vaak ook eigendom zijn van of gesubsidieerd worden door de lokale overheid. Het is een goede strategie om de bredere waarden van de locatie beter aan de gemeenschap te communiceren om voortdurende steun en investeringen voor de toekomst te waarborgen. Daarvoor is het begeleidende document ‘A Meetings Industry Guide to Community and Government Relations’ opgesteld, waarin wordt ingegaan op concrete acties die genomen kunnen worden en de beste manier om deze uit te voeren. Natuurlijk begrijp ik dat dit weer een andere taak is, naast de gewoonlijk hoge werklast . Maar het hoeft niet in een keer te gebeuren. Hier zijn tien ideeën voor projecten die u in de komende maanden vanuit uw congrescentrum kunt opstarten voor effectieve communicatie binnen uw eigen gemeente. 038|Qm voorjaar 2014

Laat een economische impact studie uitvoeren. We weten allemaal dat de plaatselijke economie mee profiteert van de evenementen in uw locatie, maar heeft u de cijfers om dat aan te tonen? Een economische impact studie geeft meer gewicht aan uw inschattingen, maakt ze meer geloofwaardig en zelfs nieuwswaardig.

Definieer de waardepropositie in termen van unieke maatschappelijke waarde. De waarde van evenementen gaat verder dan alleen de economische impact en houdt alles in van nieuwe kennis en inzichten tot kansen op specifieke professionele ontwikkeling. Deze hebben echter de grootste impact wanneer ze worden gezien in relatie tot lokale onderwerpen. Door een relatie te leggen tussen een bepaald evenement in uw congrescentrum tot belangrijke lokale onderwerpen (banen, gezondheid, educatie) kunt u een aansprekend verhaal maken over hoe uw locatie maatschappelijk belangen bevordert.

Maak een briefing voor de plaatselijke overheid over hoe uw congrescentrum de ontwikkeling van de lokale economie en de ingezetene ondersteunt. Onafhankelijk of de overheid mee investeert in uw locatie, is het voor hun van grootste belang dat zij de beloften waarmaken op basis waarvan ze gekozen zijn.

Geoff Donaghy Geoff Donaghy is voorzitter van AIPC, CEO van International Convention Centre Sydney en Directeur van Convention Centres AEG Ogden. AIPC vertegenwoordigt een wereldwijd netwerk van meer dan 170 toonaangevende congrescentra in 54 landen, met de actieve betrokkenheid van meer dan 1.000 managementprofessionals wereldwijd. De vereniging zet zich in voor het stimuleren en erkennen van professionaliteit in het management van congrescentra. Dit doet zij via onderwijs, onderzoek, netwerken en industriestandaarden. AIPC onderstreept en promoot tevens de essentiële rol die de internationale meeting industrie speelt in de ondersteuning van economische, academische en professionele ontwikkeling en verbetering van de mondiale relaties binnen zeer uiteenlopende zakelijke en culturele belangen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marianne de Raay (marianne. de.raay@aipc.org) of bezoek www.aipc.org

ColumnAIPC

Doe een handreiking naar zakelijke, academische en vakorganisaties. Bondgenoten zijn alles. En als uw bondgenoten erkende en gerespecteerde leden van de gemeenschap zijn, dan verhoogt dat de eigen status. Door de waarden in punt 2 en 3 geformuleerd te communiceren naar plaatselijke organisaties kunt u een basis creëren voor een relatie die voor beiden nuttig is en die van grote waarde is op het moment dat u steun nodig heeft.

Controleer uw evenementen in relatie tot prioriteiten in het overheidsbeleid. Overheden hebben hun eigen prioriteiten. Kies evenementen die hiermee in relatie staan en breng deze onder de aandacht van de betrokken ambtenaren. Beperk je niet tot de meest voor de hand liggende onderwerpen als economische ontwikkeling en toerisme. Denk ook aan zaken als gezondheidszorg, onderwijs, technologie en investeringen.

Moedig een organisator aan om een ‘erfenis’ voor de gemeenschap achter te laten. Zelfs iets eenvoudigs als een openbare presentatie die in verband staat met het onderwerp van het congres zal de aandacht van de lokale media trekken. Daarmee toon je die hogere waarden aan de gemeenschap, die anders misschien niet eens bewust dat er een evenement in hun stad plaatsvindt.

Stuur de lokale media een persbericht waarin de voordelen van het aanstaande evenement worden gecommuniceerd. Net als ambtenaren, hebben zij hun eigen prioriteiten en daardoor misschien niet de tijd of zin om uit te zoeken wat de bredere implicaties zijn van het evenement. Het regelen van toegang tot sprekers of belangrijke deelnemers kan ook helpen. Je krijgt dan niet alleen meer aandacht

AIPC jaarcongres 2014

Megatrends! Het jaarcongres van AIPC vindt dit jaar plaats van 29 juni tot en met 2 juli in City Cube in Berlijn. Dit gloednieuwe multifunctionele gebouw is een uitbreiding van Messe Berlin. De inhoudelijke invulling wordt gedragen door

• Demografische veranderingen

het recente onderzoek van de Duitse gastheer

• Technologie in werk en leven

German Convention Bureau (GCB): Meetings

• Duurzame ontwikkeling

and Conventions 2030: A Study of megatrends

• Mobiliteit in de toekomst

shaping our industry.

• Beveiliging / veiligheid

De ‘megatrends’ met implicaties voor de

Bij de vertaling naar het inhoudelijk programma

meeting industrie zijn:

en de sprekers wordt vooral gezocht naar een

• Globalisering / internationalisering

integrale aanpak van deze megatrends.

• Een tekort aan middelen • Verstedelijking

in de media, maar het helpt ook mee aan een duurzame relatie voor de toekomst.

Zet de lokale ‘ambassadeurs’ centraal in een bedankadvertentie. Soms is het lastig om de waarde van een evenement openbaar te maken, zonder dat het overkomt als borstklopperij. Dat risico loopt u niet als u erkenning geeft aan iemand die heeft geholpen met het binnen halen of organiseren van een nationaal of internationaal evenement . De boodschap is hetzelfde, maar veel meer aanvaardbaar. En het kan anderen motiveren om bijdragen te leveren aan toekomstige evenementen.

Geef een presentatie over de rol van het congrescentrum aan een lokale organisatie. Elke regio heeft een grote variatie aan organisaties met een maatschappelijke rol. Veel van die organisaties hebben

http://aipc2014.onetec.eu

waarschijnlijk geen idee dat uw locatie en de evenementen die u huisvest hun doel ondersteunen. Het kost slechts een uur om een presentatie te geven en de opbrengsten kunnen aanzienlijk zijn, zeker omdat de toehoorders ook allemaal weer hun eigen netwerk hebben.

Daag uw medewerkers uit om met suggesties te komen voor een sterkere verbinding met de lokale gemeenschap. Iedereen heeft een eigen unieke set van contacten en verbanden in de gemeenschap. Profiteer hiervan door met uw collega’s te kijken naar manieren om de krachten te bundelen en ideeën te bedenken over hoe de boodschap beter kan worden verspreid.<

voorjaar 2014 Qm|039

ProfessionalCongressOrganiser

Congrex Holland weer op volle sterkte De Congrex Holding mag vorig jaar dan failliet zijn gegaan, onder leiding van Jarno de Boer en Rob Eskes vaart Congrex Holland op volle kracht vooruit. Dankzij het partnership met CIMGlobal uit India hebben ze nu ook in Azië en het Midden-Oosten voet aan de grond.

et faillissement van Congrex Holding, vorig najaar, bracht het voortbestaan van alle dochterbedrijven aan het wankelen. De meeste dochterondernemingen waren echter kerngezond en konden zonder noemenswaardige problemen een doorstart maken. Zo ook Congrex Holland. Via een management buyout van Jarno de Boer en Rob Eskes is de Nederlandse vestiging in vertrouwde handen gebleven. In CIMGlobal uit India werd een belangrijke derde partner gevonden, zodat de PCO ook zonder het moederbedrijf haar vleugels internationaal kan blijven uitslaan.

‘Zweden’ failliet September vorig jaar kreeg De Boer een telefoontje dat er problemen waren bij de Congrex-vestiging in Zweden. Twee weken later kwam het bericht dat ‘Zweden’ failliet was. Niet lang daarna ging de 040|Qm voorjaar 2014

Tekst Judith Munster | Beeld Thomas Fasting

Holding onderuit, evenals de Duitse dochter. “Van het ene op het andere moment maakten we geen onderdeel meer uit van een groep”, aldus De Boer. “Een vreemde gewaarwording. Van een grote internationale PCO waren we een PCO zonder internationale kantoren geworden.” Maar laat één ding duidelijk zijn: Congrex Holland draaide goed en bleef dat doen. Zowel financieel als operationeel. Projecten liepen gewoon door en klanten en medewerkers hebben van alle commotie niet veel meegekregen. Het was, kortom, business as usual. Achter de schermen gebeurde ondertussen van alles. De Boer: “We kwamen onder het bewind van een curator die als opdracht had: ‘verkoop Congrex. Als geheel of per vestiging’. Vanaf het begin hebben Rob en ik ons opgesteld als overnamekandidaat. We bleken echter niet de enige. Terwijl wij ons op onze mogelijkheden oriënteerden, moesten we tegelijkertijd de andere

overnamekandidaten van informatie voorzien. Als management was dat onze taak en we hebben alle cijfers dan ook duidelijk op tafel gelegd. Maar ongebruikelijk was het natuurlijk wel. Ondertussen was het voor ons een uitgemaakte zaak dat we geen Nederlandse PCO wilden worden, maar internationaal wilden blijven. Dat betekende dat we op zoek moesten naar een geschikte partner.”

Shortlist CIMGlobal was één van de bedrijven op de shortlist van De Boer en Eskes. Het toeval wilde dat Congrex Holland en CIMGlobal op dat moment nauw samenwerkten aan het RHSC-congres in Delhi. “Drie van onze medewerkers zaten op dat moment in India en er was veel contact over en weer”, vertelt De Boer. “Uiteraard kwam ook het faillissement van de holding ter sprake. Ik vertelde dat we Congrex Holland graag wilden overnemen, maar dat we nog een internationale partner zochten. Vanaf dat moment ging het snel. Prasant [Prasant Saha, CEO van CIMGlobal, RED]wilde al langer zijn netwerk in Europa uitbreiden en zag dit als de uitgelezen kans.” Een paar maanden later was de management buyout een feit en in februari 2014 kwamen de Congrex Holland-aandelen officieel in handen van Jarno de Boer, Rob Eskes en Prasant Saha. “We zijn ongelooflijk blij met deze gang van zaken”, vervolgt De Boer opgetogen. “We werken al jaren met CIMGlobal. Er is een goede klik tussen onze bedrijven en onze medewerkers. De overnamegesprekken verliepen buitengewoon soepel. Alles aan het verhaal klopt, het is een duidelijke win-win-situatie.”

Via een management buyout van Jarno de Boer en Rob Eskes is de Nederlandse vestiging van Congrex in vertrouwde handen gebleven.

Een wereld open Met 125 medewerkers is CIMGlobal, met vestigingen in Delhi, Singapore en Dubai, één van de grootste PCO’s in India. “Dankzij de samenwerking met CIMGlobal gaat er een wereld voor ons open”, stelt De Boer. “En dus ook voor onze klanten, waaronder veel internationale associaties uit het Westen. Andersom geldt hetzelfde: er is grote belangstelling vanuit Aziatische en Arabische associaties om bijeenkomsten in Europa te organiseren. Ook voor Prasant Saha kwam de overname als geroepen. Hij verwacht veel internationale verenigingen uit Europa naar Azië en het MiddenOosten te trekken en vice versa.” Maar de samenwerking heeft meer voordelen. “We zijn een 24-uurs service aan het opstarten, zodat delegates 24 uur per dag met hun vragen bij ons terecht kunnen. De tijdzones zijn natuurlijk een begrip in de congreswereld. Als een delegate uit bijvoorbeeld Amerika een vraag wil stellen aan de Nederlandse organisatie, moet hij dat tijdens Nederlandse kantooruren doen. Dat is ons al langer een doorn in het oog, maar een 24-uursservice is in Nederland qua arbeidskosten niet haalbaar. Vanuit India kan het wel. Verder werken we aan ‘delegate

‘Met CIMGlobal werken we aan een 24-uur service en delegate boosting’ boosting’. Tal van internationale associatiecongressen in Europa die ook interessant zijn voor wetenschappers uit Azië en het Midden-Oosten, werden daar niet gepromoot. En andersom. Dat gaan wij wel doen. Als er honderd mensen uit Azië extra naar bijeenkomst in Europa komen, betekent dat voor de organisatie: meer inkomsten, een breder publiek en het belangrijkste: een bredere wetenschappelijke impact.”

Positieve afhankelijkheid Tot slot: blijft Congrex Holland Congrex Holland heten of wordt het bijvoorbeeld CIM Holland of CIM Europe? “Voorlopig blijft alles hetzelfde, met dezelfde naam en dezelfde medewerkers”, antwoordt De Boer. “Maar dat wil niet zeggen dat het zo blijft. Gevoels-

matig zijn we ook onderdeel van CIMGlobal. Ik kan me voorstellen dat we ons op termijn meer als de Europese CIM zullen profileren. Dat is toch de partij waarmee we de toekomst in gaan.” De Boer benadrukt dat de volledige leiding in handen is van het Nederlandse management: hijzelf als managing director en Eskes als director business relations. “We hoeven niet te rapporteren aan CIM, we hoeven geen toestemming te vragen, maar we hebben er wel 125 collega’s bij. Zo wilde Prasant het ook, hij verwoordde het mooi: ‘We creëren afhankelijkheid van elkaar in positieve zin.’ Ik denk dat dit soort partnerships in de toekomst essentieel zijn. Een Nederlandse professor die zijn associatiecongres in Azië wil organiseren, belt ons en niet India. Maar hij krijgt wel het beste van twee werelden.” < voorjaar 2014 Qm|041

MeetingLocaties

Industriële locaties Rauw en van een ongekende schoonheid Nederland is rijk aan vele industriële locatie die geschikt zijn gemaakt voor meetings, congressen en events. Elk weer anders, maar altijd garant voor een authentieke entourage, met een bijzonder verhaal. En door hun ligging doorgaans goede bereikbaar en met ruime parkeervoorzieningen.

Wormer

De Stoomhal In het hart van de Zaanstreek, direct gelegen aan de Zaan, ligt een van de mooist bewaarde pakhuizenwanden van rond 1900. Een imposante rij gebouwen die elk afzonderlijk op de lijst van rijksmonumenten staan. Hier werden in het verleden rijst bewerkt en opgeslagen, die werd aan- en afgevoerd via de rivier de Zaan. Na 30 jaar leegstand heeft in 2000 het hele 4.000 vierkante meter tellende Hollandia Complex in Wormer een herbestemming gekregen tot bedrijfsverzamelgebouw. Trendy en veelal creatieve bedrijven hebben zich gevestigd in ruimtes die nog altijd de pakhuissfeer van weleer uitstralen. De Stoomhal maakt deel uit van deze voormalige Rijstpellerij. Waar eens één van de grootste stoommachines van Nederland heeft gestaan, is nu een ruimte gecreëerd voor bedrijfsevenementen en tentoonstellingen. Samen met de Machinekamer en het Stookhuis biedt de locatie drie ruimten, waarin een grote variatie aan settings mogelijk is. De Stoomhal zelf meet 10 bij 20 meter, zonder obstakels, en is 10 meter hoog. De karakteristieke spantconstructie, met prachtige geklonken dakspanten, en de kraanbaan met takel zijn ruw en onaangetast. Het fraaie stucwerk en de tegelmozaïeken brengen je terug in de tijd van de Zaanse industriële revolutie. De hal is geschikt voor bijeenkomsten van 20 tot 200 personen. Het Stookhuis is een authentieke ruimte voorzien van moderne vergadervoorzieningen en heeft een capaciteit tot 150 personen. Voor overleg in kleiner comité (10 - 50 personen) of een borrel of diner is er de sfeervolle Machinekamer. www.destoomhal.nl 042|Qm voorjaar 2014

MeetingLocaties

Den Haag

Fokker Terminal Fokker Terminal, de voormalige school voor luchtvaart techniek in Den Haag, heeft een grote metamorfose ondergaan en is herontwikkeld tot evenementenlocatie voor de zakelijke markt. Het hart van het gebouw wordt gevormd door de indrukwekkende 9 meter hoge hangar van 35 meter breed en 68 meter lang.

Amsterdam Noord

De Kromhouthal De rauwe uitstraling van de voormalige fabriekshal van machinefabrikant Stork is behouden gebleven. Met een glazen dak op 17 meter hoogte, de stalen constructies, hijskranen en een lengte van 140 meter biedt De Kromhouthal in Amsterdam Noord een authentieke industriële sfeer. Het is niet alleen een locatie voor grote events met duizenden bezoekers, maar biedt ook ruimte voor kleinschaligheid. De Kromhouthal beschikt over diverse ruimtes die mogelijkheden bieden voor een vergadering, bijeenkomst, workshop of presentatie. Al deze ruimtes aanpasbaar in grootte en flexibel in te delen. De Break-out Rooms op de eerste verdieping bieden een mooie plek voor groepen van 20 tot 150 personen. Tevens is er een ontvangstruimte, bereikbaar met lift en trap, met directe ontsluiting naar zowel de Break-out Rooms als de galerij. Daarnaast is er Studio T02, die ook over alle elementen beschikt die nodig zijn voor een goede meeting. Deze ruimte is goed te verduisteren en is ideaal als subzaal van een evenement. Naast de hal bevindt zich de Theaterzaal van Dansmakers. Deze zaal kan een goede aanvulling zijn op een evenement en biedt de mogelijkheid voor een congres of presentatie tot 300 personen. Met een tribune en de standaard aanwezige licht- en geluidvoorzieningen, is de theaterzaal voor een groot deel al klaar voor gebruik. De voormalig fabriekshal is natuurlijk ook zelf geschikt als meeting ruimte. Grote namen als Google, Microsoft, Essent, Vodafone, Alliander en NVPC kozen de Kromhouthal al eerder voor hun congressen. www.kromhouthal.nl

Vroeger stonden hier de vliegtuigen opgesteld waar studenten aan sleutelden. De hangar wordt overspannen door een staalconstructie met glazen lichtstraten die zorgen voor fraai daglicht. Met een vrij vloeroppervlak van ruim 2.000 vierkante meter is de hangar geheel flexibel in te delen voor elk type evenement zoals congressen, productpresentaties, beurzen, modeshows of bedrijfsfeesten. De royale entreehal heeft vier grote stalen gate-deuren, die voor een binnenkomst in stijl zorgen. De Motorruimte aan de linkerzijde naast de Entreehal en is in combinatie hiermee te gebruiken, of apart in te zetten als bijvoorbeeld subruimte, lounge, beursruimte of plenaire ruimte tot 250 personen. Daarnaast beschikt de Fokker Terminal over 17 verschillende subruimtes, die overzichtelijk rondom de hangar liggen, en variëren in capaciteit van 40 tot 250 personen. Deze voormalige klaslokalen zijn zoveel mogelijk in authentieke staat gebleven, met houten schoolstoelen en krijtborden, maar zijn door nieuw tapijt, schilderwerk en gordijnen wel opgefrist. Tot slot is er de voormalige kantine op de eerste etage, die via de glazen wanden aan beide zijden een fraai zicht geeft op de hangar en op de voorkant van het gebouw. www.fokkerterminal.nl

›

› voorjaar 2014 Qm|043

MeetingLocaties

Katwijk

Hangaar2 Hangaar2 en TheaterHangaar zijn van oorsprong vliegtuighangaars op voormalig militair vliegveld Valkenburg in Katwijk. Het vliegveld werd tot 1 januari 2007 gebruikt als vliegbasis voor de Koninklijke Nederlandse Marine.

Amersfoort

De Veerensmederij De Veerensmederij is een industrieel rijksmonument op de Wagenwerkplaats, het voormalige onderhoudsterrein van de NS. Het gebied de Wagenwerkplaats kent haar oorsprong in 1904 toen de Hollandse IJzeren Spoorwegmaatschappij in Amersfoort een centrale werkplaats opende. In De Veerensmederij werden destijds de veren voor de onderstellen van de treinwagons gesmeed. De hoge schoorstenen op het pand verwijzen nog naar de smidsvuren die langs de gevels stonden opgesteld. In de jaren negentig zijn de ovens gedoofd en is het pand buiten gebruik gesteld. Inmiddels heeft het pand een zeer grondige renovatie ondergaan waarbij karakteristieke onderdelen van de smederij in ere zijn hersteld. Het fraaie metselwerk met hoge gietijzeren vensters, de bijzondere ijzeren dakspantconstructie, de unieke schoorstenen en de originele opbouw met houten ventilatieluiken pronken weer als in het begin van de vorige eeuw. De oude fabriek is nu in gebruik als unieke evenementenlocatie. De locatie beschikt over twee (koppelbare) zalen met veel mogelijkheden voor evenementen, congressen, diners en product introducties. Daarnaast zijn er op de Wagenwerkplaats enkele inspirerende subzalen te vinden. Het oude industriële onderhoudsterrein van de Spoorwegen biedt vele mogelijkheden voor subsessies en workshops. De culinaire invulling en organisatie van alle benodigde faciliteiten in de Veerensmederij worden door 7AM verzorgd. www.veerensmederij.nl 044|Qm voorjaar 2014

Marine Vliegkamp Valkenburg (MVKV) heeft een rijke historie achter zich. Tijdens de Duitse invasie in mei 1940 is zwaar om het vliegveld gevochten, hoewel het nog niet vlieg gereed was. In 1945 vonden boven vliegveld Valkenburg voedseldroppings plaats. In 1947 werd het vliegveld overgedragen aan de Marine Luchtvaartdienst, die het gebruikte voor de opsporing en bestrijding van Russische onderzeeboten. Na de sluiting van het militaire vliegveld Ypenburg in 1991 fungeerde het Marine Vliegkamp als ceremoniële basis voor VIP-vluchten voor het Koninklijk Huis, het kabinet en buitenlandse staatshoofden. Nu is het een industriële, stoere, indrukwekkende en grootse locatie voor evenementen en congressen, bijzonder gelegen achter de duinen van Katwijk. Naast de twee vliegtuighangaars zijn ook de landingsbanen en platformen te gebruiken voor bijeenkomsten. Hangaar2 biedt 2.450 vierkante meter aan vrij overspannen evenementenruimte, met een capaciteit van 2.500 personen. Daarnaast biedt deze locatie een dertiental subzalen variërend in grootte van 30 tot 120 vierkante meter. Deze ruimtes zijn in te zetten als inspirerende vergaderruimtes en break-out rooms of als artiesten-, productie-, of crewruimtes. De TheaterHangaar is landelijk bekend als locatie van Soldaat van Oranje – De Musical, de langstlopende voorstelling uit de Nederlandse theatergeschiedenis. De musical, die inmiddels ruim 1.250.000 bezoekers heeft ontvangen, loopt nog tot en met december 2014. www.hangaar2.nl

MeetingLocaties

IJmuiden

Felison Terminal De Felison Terminal en de Felison Cruise Terminal bieden beide een imposant uitzicht op de IJmondhaven, het Forteiland en de sluizen van IJmuiden. Het zeesluizencomplex vormt het prachtige decor van de Cruise lounge, twee te combineren vergaderzalen voor meetings tot 40 personen, in Felison Terminal. De ruime en lichte opzet van de zalen zorgen voor een open, inspirerende omgeving. De Executive Boardroom is een vergaderlocatie die bij uitstek geschikt is voor vergaderingen tot 12 personen. Een moderne, zakelijke inrichting zorgt voor een ontspannen sfeer waarin comfortabel en resultaatgericht vergaderd kan worden. De Glazen Wachthal dient normaal gesproken als de entree voor de grotere evenementen in de cruiselounge, maar deze ruimte kan ook gebruikt worden voor een expositie of een borrel. De nabijgelegen Felison Cruise Terminal werd in 2012 geopend als aanlegplaats voor grote cruiseschepen die niet helemaal door willen varen naar Amsterdam. Deze terminal is niet alleen in gebruik voor de afhandeling van cruiseschepen, maar ook te huur voor een congres, beurs of feest. Op de begane grond is een theateropstelling voor 400 personen mogelijk en een feest of receptie tot 500 personen. De eerste verdieping biedt een vergelijkbare capaciteit en daar zijn meer zaalopstellingen mogelijk, zoals bijvoorbeeld een diner of vergadering tot 80 personen of een U- of carré-opstelling tot 50 personen. Beide verdiepingen zijn te combineren voor een feest tot 1.000 personen. www.felison-events.nl

Hengelo

Hazemeijer Hengelo Floris Hazemeijer was een creatieve ondernemer in de vorige eeuw die succes boekte met zijn hoogwaardige technologie. In 1914 liet hij imponerende fabriekshallen neerzetten aan de Tuindorpstraat in Hengelo, waar decennialang schakelsystemen werden ontwikkeld voor industrie, distributienetten en woningen in de hele wereld. Het bedrijf groeide zo hard, dat in 1998 verhuizing noodzakelijk bleek. Onder een nieuwe naam (Eaton) is het nog altijd een van de grootste werkgevers van Hengelo. De acht monumentale fabrieksgebouwen op het ruim drie hectare grote terrein, midden in Hengelo, zijn aan een volgend leven begonnen. Het honderd jaar oude fabrieksterrein Hazemeijer Hengelo is tegenwoordig een broedplaats voor creativiteit en technologie. Huurders, gebruikers van ruimtes en bezoekers van evenementen ontmoeten en versterken elkaar, met het industrieel erfgoed als inspirerende omgeving. De robuuste panden vormen een sfeervol decor voor vergaderingen, beurzen, congressen en feesten van 10 tot 3.500 personen. Hazemeijer Hengelo beschikt over twee grote industriële hallen met grote vides, een theater, een foyer en diverse vergaderzalen. Voor beurzen is er expositieruimte van 500 tot 5.000 vierkante meter in een hal met vrije overspanning tot 12 meter hoogte. Hazemeijer Hengelo is een multifunctionele congreslocatie voor het organiseren van een congres van 50 tot 1.000 personen. Het beschikt over een modern theater met foyer, verrassend verborgen achter oude hoge industriële ramen, en een fabriekshal met audiovisuele voorzieningen, die geheel is te verduisteren en voorzien van bijpassende comfortabele inrichting. Er zijn aangrenzende ruimtes voor break-out-sessies. wwww.hazemeijerhengelo.nl voorjaar 2014 Qm|045

Congresfinanciering

Leuren met gratis

financiering Het lijkt een aantrekkelijk aanbod voor organisatoren van internationale congressen. Gratis voorfinanciering en een goedkope garantstelling. Er wordt echter maar beperkt gebruik van gemaakt. Gunstiger voorwaarden en een heuse marketingcampagne moeten deze financiële steun beter doen verkopen.

et Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) kent al een lange geschiedenis van ver in het guldentijdperk. Diverse regelingen zijn er aan vooraf gegaan, allen met hetzelfde doel: initiatiefnemers van internationale congressen financieel ondersteunen om zo meer van dergelijke congressen in Nederland te laten plaatsvinden. Die zijn namelijk goed voor de economie en goed voor de positionering en ontwikkeling van ons land als kennisland. In 1986 heeft het VGF haar huidige vorm gekregen, met een startkapitaal dat is gedoneerd door het ministerie van Economische Zaken en een twintigtal bedrijven uit de congresbranche. In eerste instantie werd de regeling beheert door het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC). Sinds 2001 zorgt de Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds voor de uitvoering.

Twee regelingen Het VGF combineert twee regelingen, een Voorfinancieringsregeling en een Garantstellingsregeling, die afzonderlijk en gecombineerd zijn te gebruiken. De voorfinancieringsregeling is een kosteloze en renteloze lening tot een maximum bedrag van 90.000 euro. Organisatoren kunnen het geld gebruiken voor de financiering van de opstartkosten. 046|Qm voorjaar 2014

Via de garantstellingregeling is kan een congresorganisator een eventueel verlies afdekken dat ontstaan is door tegenvallende deelnemersaantallen. De hoogte van de garantstelling is eveneens maximaal 90.000 euro. Deze verzekering kost 2,5% van het verzekerde bedrag. De voorwaarden komen er globaal op neer dat het om een internationaal meerdaags congres moet gaan, dat er een deugdelijke begroting en liquiditeitsprognose moet zijn en dat wordt gekeken naar de omvang en de voorgeschiedenis van het congres.

Voorwaarden versoepeld Dit jaar zijn de voorwaarden voor het Voorfinancierings- & Garantiefonds op drie punten gewijzigd, om tegemoet te komen aan bezwaren die congresorganisatoren weerhielden om van de financiële steun gebruik te maken. De voornaamste wijziging is dat het VGF nu voor 100% garant staat. Voorheen moest de organisator zelf een derde garantsteller vinden voor 25% van het garantiebedrag. De termijn voor het indienen van een aanvraag is bijgesteld naar uiterlijk acht maanden voor aanvang van het congres. Voorheen was dat twaalf maanden. De congresbegroting dient opgesteld te worden door een partij die aantoonbare ervaring heeft

in het organiseren van een internationaal, meerdaags congres in plaats van de verplichting dat deze opgesteld moest worden door een Professional Congress Organiser (PCO).

Marketingoffensief Daarnaast wil de stichting de bekendheid van het fonds vergroten, want daar schort het aan. Het NBTC heeft deze marketingtaak op zich genomen en Paul Gruijthuijsen ingehuurd om deze kar te trekken. “We hebben continu zo’n twee miljoen euro ter beschikking, waar veel te weinig gebruik van wordt gemaakt”, vertelt Gruijthuijsen. “We krijgen tien tot vijftien aanvragen per jaar binnen. Als je bedenkt dat er nu al voor na september 2014 250 meerdaagse internationale congressen in Nederland op de agenda staan, dan mag duidelijk zijn dat het potentieel veel groter is.” Leeg raakt de pot overigens niet, want de kosten en baten van het fonds houden elkaar netjes in evenwicht. De campagne wordt ondersteund met een nieuwe brochure en een nieuwe website. Op vgfholland.nl staat uitleg over de regeling, een voorbeeld van een congresbegroting en een online aanvraagformulier. Tevens is hier de brochure te downloaden. <

meetingnieuwS

PCO’s nemen kwaliteitscriteria congresbedrijven onder de loept Kennis delen en de kwaliteitscriteria voor (erkende) congresbedrijven onder de loep nemen. Deze twee taken hebben een twintigtal PCO’s op zich genomen binnen de ‘branchebrainstorm’ PCO Forum. De professioneel congresorganisatoren kwamen op vrijdag 24 januari voor het eerst bijeen in Beurs-WTC Rotterdam. David Casalod van Status Plus, één van de initiatiefnemers, spreekt van een positieve ‘vibe’ die er heerste. “Dit was echt een branche-initiatief. Niet vanuit een locatie of een leverancier. Er waren alleen maar beslissingsbevoegde PCO’s aanwezig.” De bijeenkomst die bedoeld was als verkennende discussie heeft direct twee concrete actiepunten opgeleverd. Zo hebben de deelnemers afgesproken om kennis met elkaar te delen en na te denken hoe gebruik gemaakt kan worden van elkaars over- en ondercapaciteit. Ook willen ze gezamenlijk de zichtbaarheid van PCO’s in Nederland verbeteren. Daarnaast wordt het begrip ‘professioneel’ onder de loep genomen. “De Erkenningsregeling Congresbedrijven is aan herziening toe”, stelt Casalod, met Status Plus één van de zestien erkende congresbedrijven in Nederland. “We vragen ons op dit moment af wat de meerwaarde is. Daarom gaan een aantal partijen nu kijken of we er mee doorgaan en wat er aangepast zou moeten worden. Daarna zullen we aanbevelingen doen richting Erkend Congresbedrijf.” Het ligt niet in de bedoeling om een vereniging voor PCO’s op te richten. Casalod: “Een vereniging is pas echt een optie als we die toegevoegde waarde nodig hebben. Waarom zouden de we een hele structuur willen oprichten voor 20 tot 25 bedrijven. Om alleen regelmatig bij elkaar te komen om onderwerpen te bespreken, kunnen we prima zonder.” < 048|Qm voorjaar 2014

Eerste bureau in Europa volledig gespecialiseerd in hybride events De toenemende internationale vraag naar hybride events deed vier Nederlandse ondernemers besluiten hun krachten te bundelen en een nieuw full-service bureau te vormen. Onder de naam LiveOnlineEvents vormen zij het eerste bureau in Europa dat zich volledige specialiseert in evenementen waar zowel een live als een online publiek bij betrokken wordt. “LiveOnlineEvents heeft een unieke propositie omdat het bureau als eerste zowel techniek, projectmanagement, marketing en presentatie voor hybride events in eigen huis heeft”, zegt Gerdie Schreuders, die al in 2010 met LiveOnlineEvents begon. De door haar ingeslagen weg wordt

door deze krachtenbundeling in sneltreinvaart voortgezet. Zij werkte de afgelopen jaren bij diverse projecten al samen met haar nieuwe partners Gerrit Heijkoop (HCIBS), Marcel van Overveld (Marsmellow) en Sander Hoksbergen (StreamCo). <

Belgische PCO @dmire start in Amsterdam De Belgische PCO en incentive organiser @dmire opereert sinds dit jaar ook vanuit Amsterdam in nauwe samenwerking met JBG Event Consultancy van Ben Gosman. Gosman zal fungeren als de commerciële contactpersoon voor @dmireAMS. @dmireAMS zal in eerste instantie een verlengstuk zijn van @dmire, en zich in de beginfase voornamelijk richten op incoming activiteiten. Het is de bedoeling om stelselmatig ook de andere diensten van @dmire aan het pakket toe te voegen en @dmireAMS ook in de markt te plaatsen als een PCO en als een incentive organiser. @dmire werd opgericht in 2001 en groeide snel uit tot een toonaangevend bedrijf in de Belgische meeting industrie. Het bedrijf wordt, vanuit het hoofdkantoor in Alsemberg, geleid door Brigitte Boone en Raymond Desmet. Recent opende @dmire vestigingen in Bryansk (Rusland) en Antwerpen. <

Meetingnieuws

IDEA lanceert Excellence Programma voor eventstudenten Branchevereniging IDEA heeft op 2 april – tijdens vakbeurs Event14 – het Excellence Programma voor eventstudenten gelanceerd. Doel van het programma is om excellente studenten en pasafgestudeerden een vliegende start te bieden voor hun carrière in de eventbranche. Het IDEA Excellence Programma is een acht maanden durende, individuele competitie voor studenten en pasafgestudeerden van alle relevante communicatie en event gerelateerde HBO opleidingen. Het nieuwe programma is ontwikkeld in samenwerking met de partner-hogescholen van IDEA. Tijdens deze competitie kunnen studenten in de voorronde hun bijzondere kwaliteiten bewijzen door een creatief en onderscheidend concept te

ontwerpen voor een echte praktijkcase: een business-to-business event voor een klant van een van de IDEA-bureaus. Een jury van docenten, IDEA-bestuursleden, IDEA-management en IDEA-leden (ondernemers) beoordeelt de inzendingen en selecteert maximaal 15 kandidaten voor de volgende ronde. Deze bestaat uit deelname aan een IDEA-masterclass en de IDEA Excellence Dag. Tijdens dit event zullen IDEA bureaus zich voorstellen aan de kandidaten

Volwaardig kantoor met vergaderruimte in zelfrijdende auto Een zelfrijdende auto met daarin een volwaardig kantoor met vergaderruimte. In de toekomst zou dat de ‘derde werkplek’ (niet op kantoor of thuis) kunnen zijn, denkt Regus, aanbieder van flexibele werkplekken. Samen met Rinspeed ontwikkelde het bedrijf de concept car XchangE, die in maart werd getoond op de Auto Salon in Genève. In de XchangE kunnen de twee voorstoelen worden omgedraaid, waardoor een mobiele werken vergaderplek voor vier personen ontstaat. Dankzij de geavanceerde technologie en infotainmentsystemen van de auto kunnen de passagiers verbinding maken met kantoor, productief werken of een presentatie geven met hun laptop. Het resultaat is een comfortabele en besloten ruimte die van reistijd, productieve werktijd maakt. <

en mogen de kandidaten hun case verdedigen ten overstaan van een vakjury. De beste performers gaan vervolgens door naar de finale waarin ze kunnen schitteren in een flitsende pitch. Hierbij zal een jury van bureau-eigenaren, opdrachtgevers en docenten het finale oordeel vellen. De uiteindelijke winnaar kiest een traineeship, stage of coachingstraject bij één van de beschikbare IDEA-bureaus plus bezoek aan een spraakmakend branchegerelateerd event. <

Maastricht krijgt Europees

archeologisch congres

Maastricht wordt in 2017 de locatie voor de Annual Meeting van The European Association of Archaeologists (EAA). Deze vereniging houdt sinds 1994 jaarlijks haar ledencongres in een steeds wisselende Europese stad. Andere kandidaat-steden waren Barcelona en Basel. Er zullen in 2017 naar verwachting 1.500 deelnemers uit meer dan 45 landen in het MECC aanwezig zijn. Het congres wordt georganiseerd door de gemeente Maastricht, de Provincie Limburg en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. <

Den Haag ontvangt Volvo Ocean Race in 2015 De twaalfde editie van de Volvo Ocean Race maakt een pitsstop in Den Haag. Naar verwachting komen de boten op vrijdag 19 juni 2015 aan voor de kust van Scheveningen. Op zaterdagmiddag vindt de herstart plaats, voor de laatste etappe naar Göteborg. Rondom de tussenstop in Den Haag zullen diverse festivals en andere evenementen worden georganiseerd. < voorjaar 2014 Qm|049

›

Meetingnieuws

Congresambassadeurs van het Leiden Convention Bureau geïnaugureerd Ruim veertig van de zestig congresambassadeurs hebben op 10 maart op het podium van de Stadsgehoorzaal hun handtekening gezet om Leiden als Internationale Congresstad meer op de kaart te krijgen. Leiden Marketing nam in samenwerking met de gemeente Leiden, de universiteit, het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) en de Leidse gastvrijheidssector het initiatief voor dit netwerk. De inzet van de Leidse prominenten uit de kennissector en het bedrijfsleven, als congresambassadeurs voor Leiden, wordt gezien als een onmisbare schakel om aan het imago van ‘Leiden Kennisstad’ te bouwen. Internationale congressen vormen ‘de etalage’ voor excellente prestaties

binnen een bepaald vakgebied, stellen de initiatiefnemers. Door een congres naar de stad te halen, richten de internationale schijnwerpers zich op het hoge niveau van de kennissector in Leiden. Bovendien krijgen de congresdeelnemers tegelijkertijd de kans om kennis te maken met Leiden als culturele en toeristische locatie. Dit zakelijke toerisme is goed voor de Leidse arbeidsmarkt, het imago van Leiden als kennisstad en Leiden als toeristische destinatie. <

Rens de Jong

Dagvoorzitter van het Jaar 2013 Rens de Jong is de dagvoorzitter die zijn vak het afgelopen jaar op het allerhoogste niveau heeft uitgevoerd. Hij mag zich daarom ‘Dagvoorzitter van het Jaar 2013’ noemen. Stefan Wijers werd uitgeroepen tot winnaar in de categorie ‘Beste dagvoorzitterschap 2013’, voor zijn optreden voor het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) en Sint Lucas Andreas Ziekenhuis. Rick van der Kleij werd gelauwerd als ‘Meest talentvolle Dagvoorzitter 2013'. Het was voor het eerst, dat de verkiezing georganiseerd werd. “Er is maar weer eens bewezen”, zegt mede-initiator Marga Groot Zwaaftink van Commgres, “dat het een vak is en dat er veel vakmanschap is in Nederland. De kwaliteit van de finalisten lag enorm hoog.” De jury zag verschillende types dagvoorzitters voorbij komen, constateert juryvoorzitter Jan-Jaap In der Maur van Dagvoorzitter.nl; van journalist via theaterman tot trainer. “Opdrachtgevers hebben daarmee een luxe, maar ook de uitdaging voor iedere bijeenkomst precies de juiste dagvoorzitter te selecteren. Ze zullen per keer bewust moeten kiezen welke vaardigheden en welke persoonlijkheid ze verwachten van hun gespreksleider.” <

Mariëtte Helmann overleden Mariëtte Helmann is 28 januari op 63-jarige leeftijd overleden aan de gevolgen van kanker. Helmann richtte samen met Michelle Labouchere in 1977 Eurocongres op, dat zich ontwikkelde tot een toonaangevende PCO. In 2010 werd het bedrijf overgenomen door MCI en werd Helmann samen met Labouchere Managing Director van MCI Amsterdam. Ook trad ze toe tot het Europese bestuur van MCI. Mariëtte Helmann was daarnaast bestuurslid van diverse verenigingen en instanties, zoals de Vereniging Nederlandse Congres- en Vergaderbelangen (VNC; later opgegaan in CLC-Vecta), het Nederlands Congres Bureau (NCB; voorloper van het huidige NBTC) en het Amsterdams Congres Bureau (ACB). <

050|Qm voorjaar 2014

Congresfinanciering

EventWetgeving

Schrikken van een uitnodiging

Genootschap voor Eventmanagers j i b h c s i d i r u j praat leden Zelden heeft een uitnodiging voor een evenement bij de genodigden zoveel schrik aangejaagd. Het Genootschap voor Eventmanagers stuurde haar leden een dagvaarding voor de rechtbank die vrijwel niet van echt was te onderscheiden.

“S

Tekst Harald Roelofs | Beeld Jordi Wallenburg

ommigen gingen razendsnel nadenken met wie ze mogelijk een conflict hadden, toen ze de enveloppe met de ‘dagvaarding’ open maakten”, vertelt Leon Kruitwagen, directeur van het Genootschap voor Eventmanagers. “Of ze dachten: oh, dat komt van die ene klant die ontevreden was.” Gelukkig kwamen de eventmanagers er snel achter dat het ging om een uitnodiging voor ‘De Rechtszaak 2014’, het seminar in de vorm van vier rechtszaken over aansprakelijkheid en juridische aspecten van events. Kruitwagen: “We vonden de uitnodiging in de vorm van een dagvaarding goed 052|Qm voorjaar 2014

passen bij het idee om het event in de vorm van een rechtszaak zo realistisch mogelijk neer te zetten.”

Formaliteiten Het podium van het NBC in Nieuwegein was voor de bijeenkomst dan ook omgebouwd tot een heuse rechtszaal met een strenge rechter en drie advocaten van Van As Advocaten. Vier zaken werden als kort geding nagespeeld compleet met alle rituelen en gesteggel over formaliteiten. “Ja, ik geef u nu toestemming uw pleitnota in te dienen.” Of de dagvoorzitter van de bijeenkomst die zegt: “Wilt u gaan staan als de rechter binnenkomt?”

Dronken CEO Inhoudelijk werd onder meer een kwestie behandeld waarbij een dronken CEO tijdens een event de afspraak wilde veranderen om alsnog sterke drank geschonken te krijgen, in plaats van alleen bier en wijn. Alhoewel een mondelinge overeenkomst rechtsgeldig is – zodat er in dit geval extra drank in rekening mag worden gebracht – moet je zo’n afspraak wel kunnen aantonen. Dat kon de cateraar niet en daarom heeft de rechter de vordering voor de baco’s afgewezen. “Wie vordert moet bewijzen”, lichtte de rechter toe. Na elke case gaven de advocaten nog wat tips aan de eventmanagers om te voorkomen dat dergelijke kwesties voor de rechter moeten komen. Zo tipte een advocaat over de kwestie met de sterke drank: “Vraag desnoods een handtekening op een bierviltje. Een andere mogelijkheid is een bevestiging op de smartphone per e-mail met liefst een reply van de ander. Maak ook volledige afspraken, dus niet alleen over twee uur sterke drank, maar ook over de kosten die dan daarvoor gerekend worden. Dit voorkomt een hoop discussie achteraf.” De andere behandelde zaken waren nog wat ingewikkelder en de behandeling daarvan duurde ook wat langer. Dat doen wij hier ook.

EventWetgeving

‘ Bescherm je idee met een geheimhoudingsbeding’

Case event concept

Het gestolen format Eventmarketingbureau First heeft een nieuw concept bedacht voor een zakelijk evenement: ‘Businessdating’. Sinds 2013 organiseert zij dit maandelijks in enkele grote steden. Een groep genodigden wordt ontvangen voor een gezamenlijke lunch. Na afloop wordt de groep verdeeld in koppels van twee, die gaan bekijken op welke wijze ze zaken kunnen doen en bij welke relaties ze elkaar kunnen introduceren. De indeling gebeurt vooraf door een psycholoog op basis van de profielen die alle genodigden van tevoren moeten aanleveren. Aan het eind van de dag doet ieder koppel op het podium verslag aan de groep en wordt gekeken of er nog andere aanknopingspunten zijn om zaken te doen.

alleen worden beschermd als het beschikt over voldoende unieke kernelementen.” “De kernelementen van het concept zijn: zakelijke speeddate, koppeling door een externe deskundige en het doorverwijzen naar elkaars relaties.” “Een commercieel georganiseerde zakelijke speeddate is niet vernieuwend en wordt al jaren door diverse partijen waaronder Second zelf georganiseerd. Ook de koppeling door een externe deskundige is niet innovatief. Er zijn zelfs bedrijven die zich hierin volledig gespecialiseerd hebben. Het doorverwijzen naar elkaars relaties is ook niet bijzonder, want er zijn meerdere businessclubs die dit als uitgangspunt hebben.” “Het concept wordt derhalve niet beschermd door het auteursrecht. Nu het concept ook onvoldoende onderscheidend is, kan er ook geen sprake zijn van een onrechtmatige daad.”

De tips Het is een doorslaand succes en al snel komt concurrent Second, die tot dan toe alleen maar simpele zakelijke speeddates organiseerde, met een vergelijkbaar concept: ‘Zakenrelaties’. Het enige echte verschil is dat zij niet werken met een psycholoog, maar met een marketingexpert. First is van mening dat dit plagiaat is en spant een kort geding aan.

De aanklager De advocaat van First vindt dat Second inbreuk maakt op het auteursrecht van First, “want het concept is volledig door First bedacht en uitgewerkt. First kan dit ook aantonen, want zij heeft het idee al ruim zes maanden voordat Second er mee aan de slag ging, geregistreerd bij een notaris. Als het al geen inbreuk op het auteursrecht is, dan is het altijd nog onrechtmatig handelen van Second

om het door First ontwikkelde format integraal te kopiëren en exploiteren.”

De verdediger Maar de raadsman van Second stelt dat er geen auteursrecht zit op een idee of concept. “Hiervoor is vereist dat het idee helemaal uitgewerkt is. Bovendien moet er sprake zijn van iets unieks en daarvan is hier ook al geen sprake. Wat Second doet is ook niet onrechtmatig. Second houdt zich al veel langer bezig met het organiseren van zakelijke speeddates en heeft recent de werkwijze gemoderniseerd. Mogelijk dat dit deels lijkt op de werkwijze van First, maar daar is niets onrechtmatigs aan.”

De uitspraak De rechter vindt het al snel een uitgemaakte zaak. Zijn oordeel: “Het concept Businessdating kan

Na de uitspraak geven de advocaten de tip mee je als eventmanager niet te veel illusies te maken over het auteursrecht. “Houd er rekening mee dat enkel een idee of concept niet eenvoudig te beschermen is. Het moet niet alleen uniek genoeg zijn, maar ook nog eens volledig zijn uitgewerkt en dan nog kun je de bescherming weer doorbreken door een gedeelte anders te doen. Het gaat hier niet om een muziekhit of een boek waar het auteursrecht veel makkelijker te regelen is.” “Wel kun je een eventformat contractueel beschermen. Zo kun je met een geheimhoudingsbeding regelen dat er niet met anderen over gesproken wordt, of afspreken dat een idee dat jij aan een klant presenteert de komende drie jaar alleen door jou uitgevoerd mag worden. Een kleine adder onder het gras: de andere partij moet daar wel mee akkoord gaan.” voorjaar 2014 Qm|053

›

EventWetgeving

Case Facebook

Gedonder op social media Op de eerste dag van een tweedaags congres voor het hoger management van de 123Bank, krijgt Peter, een werknemer van geluidsbedrijf Decibel, een akelige ruzie met de CEO van de 123bank. De CEO heeft opmerkingen over het geluid tijdens zijn welkomstspeech, waarna Peter hem in het bijzijn van een groot aantal aanwezigen luidruchtig uitscheldt voor ‘enorme domme imbeciel’. De CEO belt direct naar de directeur van Decibel, die onmiddellijk naar het congres rijdt. Hij gaat in gesprek met de CEO en samen roepen ze Peter op het matje.

De rechter vraagt nog aan de advocaat van Decibel of het ontslag op staande voet geen te zware straf is, maar deze is onverbiddelijk: “Nee, hij had de dag ervoor al een flinke waarschuwing gehad en als er niet zo hard was ingegrepen, had Decibel haar grootste klant verloren.”

Uiteindelijk neemt de CEO genoegen met de ‘nederige’ excuses van Peter en gaat iedereen weer verder met zijn werk. Op kantoor aangekomen stuurt de directeur van Decibel een verslag per e-mail aan Peter, die daarop antwoordt met ‘Ik zal het echt nooit meer doen’. De volgende dag wordt de directeur van Decibel echter opnieuw gebeld door een zeer kwade CEO, die zojuist gehoord heeft dat Peter een uur geleden op Facebook het volgende bericht heeft geplaatst: “123Bank, wat een klote bedrijf. Echt jammer dat ik er voor moet werken en de mensen daar, vooral de CEO; wat een gore achter de ellebogen nepwout. Je kan aan zijn streken zien dat het echt een idioot is en geloof me: Ooit komt mijn dag en dan staan die sukkels te janken.” De directeur rijdt direct naar het congres en ontslaat Peter op staande voet. Peter is het hiermee niet eens en stapt naar de rechter.

De uitspraak

De verdediger Op de rechtszitting vindt de advocaat van Peter het ontslag op staande voet een veel te zware straf. “Het is nooit de bedoeling van Peter geweest om iemand te beledigen en hij heeft er bovendien heel veel spijt van. De uitingen vallen overigens onder de vrijheid van meningsuiting. Daarbij komt ook dat deze niet openbaar zijn gedaan, maar op een afgeschermde Facebook-pagina, die alleen toegankelijk is voor de vrienden van Peter. Het ontslag op staande voet kan dan ook geen stand houden. Indien Peter desondanks toch wordt ontslagen, dan heeft hij recht op een ontslagvergoeding.”

De aanklager Maar de advocaat van Decibel wijst erop dat de 123 Bank een heel grote klant is. “Het gedrag van Peter is onacceptabel en voldoende reden hem 054|Qm voorjaar 2014

op staande voet te ontslaan. Hij heeft eerst de CEO beledigd en daarna ondanks zijn mondelinge excuus en schriftelijke belofte het niet meer te doen, zowel de CEO als de 123 Bank zwart gemaakt op zijn Facebook-pagina.”

De rechter De rechter vraagt: “Hoe hoog zou de ontslagvergoeding volgens u moeten zijn?” Antwoord: “Drie maal zijn maandsalaris: Peter is 33 jaar en 6 jaar in dienst dus 6 jaar x 0,5 (hij is onder de 35) x factor 1 (neutraal) omdat het ontslag een te zwaar middel is geweest.”

Kennelijk heeft dat de rechter overtuigd, want in zijn uitspraak oordeelt hij: “Peter heeft zowel de CEO als de 123 Bank grovelijk beledigd en dat heeft niets met vrijheid van meningsuiting te maken. Dat een Facebook-pagina afgeschermd is, maakt helemaal niets uit. Het was immers wel toegankelijk voor vrienden die het kunnen liken waardoor het verder verspreid wordt en het bericht heeft uiteindelijk toch de 123 Bank bereikt. Verder is Peter na de eerste waarschuwing direct weer de fout in gegaan en de fouten zijn dermate ernstig dat van Decibel niet verwacht

‘Zorg voor een schriftelijke social media code’

EventWetgeving

Case Michael Schumacher

Ongeval en aansprakelijkheid

kan worden dat ze Peter in dienst houden zodat er wel degelijk sprake is van een dringende reden voor ontslag.” “Van een ontslagvergoeding kan, gelet op alle omstandigheden, geen sprake zijn. Om Peter iets tegemoet te komen zal hij niet worden veroordeeld in de proceskosten, maar moeten beide partijen hun eigen kosten betalen. Het ontslag wordt bevestigd en de ontslagvergoeding wordt afgewezen.”

De tips De advocaten hebben nog twee tips voor de aanwezige eventmanagers: “Zorg voor een schriftelijke Social Media Code met daarin alle regels met betrekking tot onder meer Facebook en handhaaf deze ook. Als je twee keer niet handhaaft, kun je de derde keer niet zomaar opeens wel optreden. En leg belangrijke afspraken, zoals een waarschuwing aan een medewerker altijd schriftelijk vast, zoals in deze zaak per e-mail is gebeurd. Zo kun je het achteraf ook bewijzen. In de praktijk worden waarschuwingen namelijk vaak ontkend.’ <

Karel, een freelance event professional, krijgt de opdracht om een jaar lang de directie te voeren over het Skigebied Meribel, een relatief exclusief klein skigebied in Frankrijk. Tijdens het seizoen krijgt hij een verontrustend telefoontje. Er is zojuist een tragisch ongeval gebeurd en het slachtoffer is de beroemde voormalig formule 1 rijder Michael Schumacher die daarbij ernstig gewond is geraakt. Er volgt een onderzoek en daarbij komen de volgende zaken vast te staan: het ongeluk gebeurde niet op de piste, maar het gebied tussen twee pistes; het betreffende gebied lag vol met rotsen en was niet afgezet, gemarkeerd of voorzien van waarschuwingen. Het management van Schumacher start namens hem een procedure om de aansprakelijkheid vast te stellen van de beheerder van het skigebied.

De aanklager De advocaat van de coureur stelt dat “Schumacher weliswaar een bekende sporter is, maar verder gewoon een recreatief skiër die met zijn gezin op skivakantie was. Tijdens een afdaling is hij, zonder dat hij dit wist, van de piste geraakt en in een gebied terecht gekomen vol met rotsen waardoor hij hard is gevallen.”

“Het gebied lag tussen twee pistes in en het was voor Schumacher totaal niet duidelijk dat dit niet bij de piste hoorde. Het was besneeuwd en op geen enkele wijze afgezet of voorzien van waarschuwingsborden. En dat had zeker gemoeten, want het gaat hier om een levensgevaarlijk stuk off piste vol met diverse kleine en grote rotsen.” “Meribel is een professioneel bedrijf met meer dan voldoende know how en had kunnen weten dat dit een erg gevaarlijk gebied was. Door geen afzetting of waarschuwingsborden te plaatsen heeft Meribel haar zorgplicht geschonden en is zij verantwoordelijk en aansprakelijk.”

De verdediger De raadsman van Meribel ziet het uiteraard anders: “Een skipiste is geen racebaan die langs alle zijkanten is voorzien van afzettingen en stootbanden. Bij heel gevaarlijke situaties worden waarschuwingsborden of afzettingen geplaatst, maar

voorjaar 2014 Qm|055

›

EventWetgeving

verder is een skipiste gewoon een vrij toegankelijk natuurgebied.” “Het gebied waar Schumacher is gevallen betreft geen gevaarlijk gebied. Allereerst is goed te zien dat dit deel, dat tussen twee pistes in ligt, niet bij de normale piste behoort. Bovendien, wanneer er met een normale snelheid doorheen geskied wordt, zijn de rotsblokken ook goed te ontwijken. Het betreft dus geen echt gevaarlijk off piste gebied.” “Dit blijkt ook wel uit het feit dat in het betreffende gebied tot op heden nog nooit ongelukken zijn geweest! Omdat deze omgeving niet gevaarlijk was, waren maatregelen niet nodig. Als Meribel al aansprakelijk is, dan geldt gelet op het voorgaande dat Schumacher ook een deel eigen schuld heeft.” De advocaat van Schumacher vond het ‘bijzonder ongepast’ dat de raadsman van Meribel op een cynische manier aangeeft dat een skipiste geen Formule 1 racebaan is. “De heer Schumacher ligt in coma en dan is een dergelijke opmerking onnodig grievend voor vrienden en familie en zeker niet grappig.” Excuus volgde.

De rechter De rechter vroeg vervolgens aan Schumacher’s advocaat: “Vindt u niet dat de gevaren van skiën off piste per definitie voor rekening van uw cliënt komen?” Antwoord: “Nee, cliënt was helemaal niet op de hoogte dat hij off piste was geraakt, dit was helemaal niet aangegeven.” De advocaat van Meribel kreeg vervolgens de vraag waarom het offpiste gebied niet goed was aangegeven. Antwoord: “Er was weliswaar geen afzetting, maar dat is ook helemaal niet nodig. De pisteroutes zijn daar duidelijk herkenbaar en bovendien was het betreffende gebied verder ook niet extra gevaarlijk. Niet voor niets dat er eerder nooit ongelukken zijn gebeurd.”

De uitspraak Het eindoordeel van de rechter luidde: “Meribel is een professioneel bedrijf en heeft derhalve een zorgvuldigheidsplicht. Daar waar sprake is van mogelijk gevaarlijke situaties waardoor ongevallen of schade kunnen ontstaan, zullen die maatregelen 056|Qm voorjaar 2014

‘ Een ongeluk en aansprakelijkheid zit in een klein hoekje’ genomen moeten worden die in redelijkheid mogelijk zijn om de ongevallen/schade zoveel als mogelijk te voorkomen.” “Een skigebied vol rotsen is in beginsel een potentieel gevaarlijke situatie. Het is vrij eenvoudig om hier een afzetting of waarschuwingsborden te plaatsen. Hieraan zitten ook geen hoge kosten verbonden. Als professioneel bedrijf mag van Meribel verwacht worden dat zij deze maatregelen neemt. Door dit niet te doen is zij verantwoordelijk en dus aansprakelijk voor de schade van Schumacher.” “Echter, van een skiër zelf mag ook wel enige oplettendheid worden verwacht. Het gebied was weliswaar niet voorzien van waarschuwingen of afzettingen, maar het was wel zichtbaar dat het betreffende gebied niet tot de piste behoorde en er obstakels lagen. Desondanks is Schumacher er toch ingegaan.”

“Daarom zal aan hem 50 procent eigen schuld worden toegerekend. Meribel dient derhalve de helft van de schade van Schumacher te vergoeden.”

De tips Na de uitspraak hadden de advocaten ook hier nog tips: “Zorg ervoor dat je de zaken contractueel goed op orde hebt en beperk daar waar mogelijk je aansprakelijkheid, maar vergeet niet dat contractueel niet alles uit te sluiten valt. Je zult ook altijd zorgvuldig moeten handelen: werk met professionele partijen, zorg voor een goede voorbereiding, een goed calamiteitenplan en voer steeds daar waar mogelijk of nodig verbeteringen door. Zorg voor een goede aansprakelijkheidsverzekering en een goede rechtsbijstandsverzekering, want een ongeluk en aansprakelijkheid zitten in een klein hoekje.” <

ProfessioneelDagvoorzitter

Judith de Bruijn is

het brutale meisje voor de klas Dagvoorzitter Judith de Bruijn is zoet én heeft lef. Daardoor mag en kan ze scherp aan de wind

zeilen op het podium: ‘Ik maak het altijd spannend, maar blijf in control.’

Tekst Jos Goossens

Hoe ben je dagvoorzitter geworden? “In 1995 presenteerde ik verschillende televisieprogramma’s als Get the picture en De ochtenden. Als je op televisie te zien bent, dan willen ze je ook weleens live op een podium. Via een boekingsbureau kreeg ik mijn eerste opdrachten. In het begin natuurlijk spannend: ik was aan de camera gewend, niet aan live interactie met een publiek. Vijf jaar later, toen ik ophield bij de televisie, maakte ik van het begeleiden van bijeenkomsten mijn nieuwe beroep. Ik ging meer over het vak leren, mijn werk promoten en breidde de werkzaamheden uit met die van trainer en procesbegeleider.”

Hoe heb je het vak jezelf eigen gemaakt? “Ik beheerste journalistieke vaardigheden. In een onderwerp duiken, het koppelen aan een doelgroep. Die dingen kon ik. Maar hoe je dat tot leven brengt op het podium? Dat moest ik leren. Ik volgde bijvoorbeeld theaterlessen waarin improviseren en dat razendsnelle schakelen centraal stond. En ik oefen nog steeds. Door brainstorms te begeleiden train ik mijn geestelijke flexibiliteit. Die buigzame houding geeft me een veilig gevoel: het is juist een uitdaging als bijvoorbeeld het licht het niet doet. Ik geef ook presentatie- en communicatietrainingen. Tijdens die trainingen heb je direct contact. Zo leer je weer reageren op opmerkingen, maar ook omgaan met – soms heftige – emoties.” 058|Qm voorjaar 2014

Wat is jouw specialiteit als dagvoorzitter? “Het vak gaat over energiemanagement. Iemand aankondigen met een mooi verhaal, dat is het werk niet. Een dagvoorzitter schudt een zaal op of kalmeert deze juist. De kunst: voelen wat er gebeurt en daar met woorden of fysiek uiting aan geven. Ik ben daar transparant in. Stel, ik interview iemand en het wordt ijzig stil, dan benoem ik dat. Op zachte en zorgvuldige wijze overigens. Ik ben zoet, maar durf op het randje te lopen. Dát is mijn specialiteit. Ik vraag en zeg wat het publiek ook zou willen, maar niet durft of mag. Die ene scherpe vraag aan de directeur. Ik neem risico’s, maar ben altijd in control. Dat is belangrijk: het publiek en de sprekers moeten je vertrouwen. Op dit moment heb ik veel opdrachten uit de technische hoek, energie, duurzaamheid, infrastructuur, bouw. Het publiek bestaat uit ingenieurs, van die slimme nette jongens. De opdrachtgever denkt: ‘Zet maar een leuke vrouw op het podium, die slim genoeg is om het te snappen.’ Het voelt dan alsof ik als brutaal meisje voor een klas vol jongens sta. Die rol past me wel. Maar ik mag ook genieten van een prijsuitreiking of een quiz, waarbij we een beetje show kunnen maken. Heerlijk.”

Heb je ook een boodschap voor het publiek? “Ik vind het belangrijk om mensen tot actie aan te zetten: ga het proberen, steek je nek uit. Zo sta ik zelf in het leven. Maar mijn boodschap is gebonden aan wat de opdrachtgever wil. Informeren of bezielen of iets heel anders? Ik adviseer en begeleid bij het procesmatig vormgeven aan die boodschap. Ik ken de werkvormen, de manieren van interactie die passend en doeltreffend zijn. Dat laatste is essentieel. Soms zegt een opdrachtgever bijvoor-

ProfessioneelDagvoorzitter meetingtheplanner

beeld: we willen afsluiten met een discussie. Terwijl het doel is om mensen te verenigen en dichter bij elkaar te brengen. Een discussie is dan niet de juiste tool. Daar kun je beter mee beginnen.”

Wat is je ergste ervaring als dagvoorzitter? “Oei, dat is die keer dat ik een directeur aan het einde van de dag strak aan zijn tijd hield. Ik kapte hem vriendelijk doch een tikje dwingend af. Vervolgens deed ik zelf mijn afsluiter – iets te lang waardoor we toch uitliepen. De man was not amused. Heel af en toe ga ik over de schreef. Een grapje dat net niet lekker valt. Een kritische vraag die op een lange teen belandt. Als je op het randje loopt, val je er wel eens vanaf. Maar ik maak eenzelfde fout hoogstens één keer, daarvoor ben ik zelfkritisch genoeg. En, wanneer je botst op het podium, is het zaak om er geen machtsstrijd van te maken, maar het charmant op te lossen. Sprekers – en het publiek ook – mag je aanpakken, maar nooit gezichtsverlies laten leiden.”

Wat is je eigen passie? “Paardrijden, liefst de uitgestrekte vlaktes over, in wilde ongerepte natuur. Dit voorjaar reis ik af naar Marokko om daar met

zes meiden een prachtige tocht rijden. Later ga ik nog eens, dan in mijn eentje naar Hongarije. Daarnaast groeit mijn werk uit naar een tweede passie. Ik maak nu de stap van gezel naar meester en beland in de senior positie, waarin je veel gezien hebt en de kennis kan gaan overdragen. Dat doe ik onder meer via online presentatietrainingen en ik schrijf bijvoorbeeld wekelijks een blog voor ambitieuze sprekers die een groter publiek zoeken.”

Wat heeft je onlangs nog verrast? “Dat in Nederland maatschappelijke problemen wel worden gesignaleerd, aangepakt en opgelost, maar dat gebeurt in een soort vanzelfsprekende radiostilte. Burgers worden onvoldoende geïnformeerd over dat wat komen gaat. Daarin kunnen we een voorbeeld nemen aan hoe een leider als Obama het aanpakt. Hij kan Jan Modaal uitleggen wat zijn beleid inhoudt en betekent. We hebben in Nederland een zorgzame overheid, maar bij gebrek aan communicatie creëert dat zorgeloze mensen, en dat vind ik niet verstandig. De illusie bestaat dat er voor iedereen gezorgd wordt. De eigen verantwoordelijkheid en betrokkenheid slaapt in. De overheid mag ons vaker wakker schudden.” < voorjaar 2014 Qm|059

MeetingMeetings

Professoren sparren over

magische congressen Professoren en andere initiatiefnemers van internationale congressen helpen elkaar om hun wetenschappelijke bijeenkomsten magisch te maken, tijdens de educatieve bijeenkomst van het Ubbo Emmius Colleghie in Academie Minerva in Groningen.

e meerderheid van de leden van het Ubbo Emmius Colleghie (UEC) heeft één ding gemeen: zij hebben allen één of meerdere keren, al dan niet tezamen met het Groningen Congres Bureau, een succesvol, internationaal, meerdaags congres in NoordNederland georganiseerd. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst op woensdag 11 december 2013 wil het UEC optimaal gebruik maken van het aanwezige potentieel aan ervaringsdeskundigen. Met als thema ‘Where the magic happens’ wordt hen gevraagd naar tips om te komen tot effectievere congressen. De deelnemers worden in drie groepen opgesplitst, die rouleren

Tekst Edwin Nunnink

langs de drie themasessies: De spreker niet als spreker, Hidden Potential Olympics en Magical Matchmaking Tour.

Spreker niet als spreker Een terugkerend advies bij de selectie en instructie van sprekers is om zelf als organiserend comité vooraf heel duidelijk te hebben wat de doelstelling is van de sessies, voordat sprekers geselecteerd en gebrieft worden. Diverse deelnemers pleiten voor kortere sessies, maar voor echte kennisoverdracht kan een monoloog van 45 minuten, gevolgd door 15 minuten dialoog en voortgezet met een 2 uur durende masterclass altijd nog de beste optie zijn.

Inspirerende MPI bijeenkomst in de Winter Efteling

FOTO: ROBERT AARTS FOTOGRAFIE

Vakvereniging MPI Nederland beleefde haar jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst op 17 januari in de Winter Efteling. Ruim 100 deelnemers volgden het programma dat bestond uit een bijeenkomst voor nieuwe leden en een inspiratiesessie over gastgerichtheid, gevolgd door de Nieuwjaarsborrel.

060|Qm voorjaar 2014

In de plenaire sessie van deze MPI bijeenkomst nam conceptmanager Horeca van de Efteling, Frans Goenee, de aanwezigen mee door de historie en ontwikkeling van de Efteling; van attractiepark naar droomwereld, van product naar concept. Gastgerichtheid staat daarbij centraal. Hoe de Efteling deze visie en instelling bij alle medewerkers weet te realiseren, werd vertelt door

Christel Bassing van Innergie. Na een slok toverwater in het pannenkoekenhuis Polles Keuken gingen de deelnemers verder met de groepsessies, waarin het onderwerp in kleiner comité werd uitgediept. Vol met ideeën en tips & tricks werd de dag afgesloten met als toegift de Watershow Aquanura, behorend tot de drie mooiste watershows ter wereld. <

MeetingMeetings

Is het doel om energie en inspiratie over te brengen, dan moet de spreker de zaal vooral prikkelen en bewust verwarring zaaien, om de deelnemers aan het denken zetten. Een overgrote meerderheid van de UEC-leden pleit voor een strenge selectie van de sprekers. Een slechte spreker moet je niet uitnodigen; punt. Potentiële sprekers moeten hun manuscript maanden van tevoren aanleveren, willen ze in aanmerking komen voor een uitnodiging. En voorbespreking met en afstemming tussen sprekers is eveneens een absolute voorwaarde. Voor de laatste voorbereiding van de sprekers heeft een warme aanpak de voorkeur. Nodig sprekers, moderatoren en een aantal geselecteerde deelnemers uit voor een diner de dag voor het congres. Zo kan men elkaar leren kennen en in de discussiemodus komen. Ook wordt gepleit om jonge deelnemers op deze manier in contact te brengen met hun rolmodellen, bijvoorbeeld met een ontbijtsessie.

De tweede groep gaat uit van een veel conservatiever publiek, waarvan het merendeel helemaal niet bereid is om actief te participeren. Hier wint de werkvorm Expert Panel, waarbij één expert een mening poneert en een panel van andere experts hierop reageert. Belangrijk is om van tevoren de discussiepunten te formuleren met de expert, panel en eventueel het publiek en vooral ook de zaal uit te dagen om mee te doen in discussie. De derde winnaar van de dag is het Conference Café. In een kleine groep, in café-setting , wisselen één expert en een aantal geïnteresseerden van gedachten over een onderwerp. Het moet een sfeer van geven en nemen zijn – vragen stellen, suggesties brengen – waardoor zowel de expert als de deelnemers met nieuwe kennis naar huis gaan. Aan het einde van elke sessie wordt een kort bericht gemaakt, bijvoorbeeld via twitter, over het resultaat.

Hidden potential olympics

De laatste uitdaging was duidelijk de zwaarste voor de deelnemers. In de Magical Matchmaking Tour gaan zij wederom de strijd aan. Twee teams moeten het Groningen Congres Bureau adviseren over een congres met als thema: ‘De besteding van de aardbevingsgelden in het Noorden van Nederland voor het aanleggen van een skiberg met Olympische allures’. Als extra hindernis is het budget vastgesteld op nihil. Het blijkt een lastige klus omdat de doelstelling van het congres onduidelijk en dus vrij interpreteerbaar is. Hier gaat dan ook veel tijd en denkkracht aan verloren. Dus we laten het bij de belangrijke tip om zowel draagkracht te genereren en budget te besparen: Identificeer een aansprekende geestelijke vader/moeder als trekker van het congres. <

In de sessie ‘Hidden potential olympics’ gaan de deelnemers de strijd aan om het beste congresidee. Eerst wordt in tweetallen één idee gegenereerd, die vervolgens per SMS of via de speciale webpagina worden ingediend. Daarna volgt een stemronde om de twee beste ideeën te selecteren. Die worden door de bedenkers via een korte pitch nader uitgelegd, waarna wederom via stemming de winnaar wordt bepaald. In de eerste groep wint de Conference Twitter. Beeldschermen in de gangen van het congresgebouw, waarop de tweets van de deelnemers worden getoond. Op die manier wordt het doorgaans onbenutte potentieel van de deelnemers gebruikt en het is tevens een communicatiemiddel van en naar de organisatie (sessie X begint over 10 minuten in zaal 1; de broodjes zijn lekker; in zaal 2 is het warm en benauwd).

Magical Matchmaking Tour

Recorddrukte op nieuwjaarsreceptie Genootschap

FOTO: PHOTONIC

De nieuwjaarsreceptie van het Genootschap voor Eventmanagers, Platform Museum Locaties en Freelance Event Professionals op 27 januari in het Rijksmuseum leverde een recorddrukte op. Voor de meer dan 300 leden en genodigden was er een exclusieve avondopen stelling van de Eregalerij van het Rijksmuseum georganiseerd. Naast de gebruikelijke netwerken toostmomenten was er bijzonder grote belangstelling voor het bezichtigen van de Eregalerij. Zoals voorzitter Leon Kruitwagen kort in zijn speech aangaf: ‘kunst inspireert’, en zo liet de evenementenbranche zich door de overweldigende schoonheid van de Oude Meesters inspireren. < voorjaar 2014 Qm|061

loCAtienieuwS

Nieuw hotelmerk Princess Hotel Collection gelanceerd Full House Hospitality Management lanceert een nieuwe hotelformule, onder de naam Princess Hotel Collection. De huidige portfolio van FHHM bestaande uit Golden Tulip Loosdrecht, Golden Tulip Amersfoort, Golden Tulip Epe, Golden Tulip de Wipselberg, Golden Tulip Victoria, Best Western de Veluwe en Dorhout Mees zal per 1 juli verdergaan onder de vleugels van dit nieuwe hotelmerk. “Princess Hotel Collection is een verfrissende hotelformule met een sterke focus op transparantie en value for money”, aldus Jan Roersma, CEO van PHC. “Wij geven onze gasten altijd de mogelijkheid om hun verblijf up te graden naar all-in. Geen verrassingen meer op de rekening bij check-out, maar onbezorgd genieten van alle faciliteiten voor één duidelijke prijs.” “Het vernieuwende aan dit concept is dat wij ons, in combinatie met de all-in formule, nog intensiever zullen focussen op kwaliteit van service en beleving”, aldus Tim Vissers, Operationeel Directeur PHC. “Dus geen massale buffetten en self-service, maar aandacht voor onze gasten en verfrissende a la carte restaurants.” <

Apollo opent nieuw hotel in Groningen Apollo Hotels & Resorts gaat een nieuw hotel openen in de stad Groningen. Het wordt gevestigd in het complex ‘La Liberté, dat in 2011 werd opgeleverd. De hotelaccommodatie zal 107 kamers, een restaurant op de derde etage, een terras, twee vergaderzalen, een fitnessruimte en 70 parkeerplaatsen omvatten. Bas Tolmeijer, directeur van Apollo Hotels & Resorts: “We zijn lang op zoek geweest naar een passend object in het noorden van ons land. Tot nu toe was deze regio een blinde vlek op onze portfoliokaart. Met het nieuwe hotel kunnen we onze landelijke accounts een sterk toegevoegde waarde bieden en betekent het voor de lokale bedrijven een uitstekend alternatief voor het bestaande aanbod.”

Eerste zonnepanelen op dak Amsterdam ArenA Op 26 maart is begonnen met de installatie van de eerste zonnepanelen op het dak van de Amsterdam ArenA. In mei zal het zonnedak opgeleverd worden. Dan moeten er zo’n 4.200 panelen zijn geplaatst. In totaal installeert de Amsterdam ArenA de komende periode ongeveer 7.000 vierkante meter aan zonnepanelen op de niet-licht doorlatende, niet-bewegende delen van het stadiondak. Het zonnedak van de ArenA zal ongeveer 930.000 kWh per jaar produceren. Dat is 10 procent van de elektriciteit die het stadion momenteel jaarlijks

062|Qm voorjaar 2014

De activiteiten voor de transformatie van kantoor tot hotel zullen starten in de tweede helft van 2014. De opening van het hotel staat gepland voor 1 juli 2015. <

verbruikt en vergelijkbaar met het elektriciteitsverbruik van circa 270 huishoudens. De aanleg van het zonnedak kost circa 1,6 miljoen euro en wordt uitgevoerd door enkele Green Dealpartners van de ArenA, te weten Nuon, BAM en Arcadis. De Green Deal-partners helpen de ArenA om in 2015 per saldo klimaatneutraal te zijn. <

gAstVrij wallonië

Parel een meetings- en incentives-

in een GRoene veRpAkkinG Het groene landschap is uitermate geschikt voor meetings en evenementen onder het goedkeurend oog van moeder natuur, en het aanbod aan buitenactiviteiten is enorm.

Gastvrij Wallonië

Wallonië - Ardennen

Levendige en gastvrije regio Wallonië is een levendige en gastvrije regio. Als een van een veelvoud aan verrassende geheimen. Het groene landschap en het culturele erfgoed zijn uitermate geschikt voor meetings, incentives, congressen en evenementen.

Het Conventiebureau Wallonië-Brussel Het Conventiebureau Wallonië-Brussel is een departement van WallonieBruxelles Tourisme, vzw. Deze officiële overheidsinstelling is verantwoordelijk voor de promotie van Wallonië en Brussel als ‘Meetings & Incentives’ bestemming. Het Conventiebureau Wallonië-Brussel biedt: • een gratis, geïndividualiseerde en complete logistieke steun • objectieve adviezen voor een goed verloop van om het even welk evenement • neutraliteit, flexibiliteit en het vermogen om zich aan te passen, een solide hulp bij elke etappe van de uitvoering van uw projecten • brochures, kaarten, gidsen, prospectussen … • De Nederlandse vertegenwoordiging is gevestigd in Amsterdam. Trademanager Helene Visser helpt u graag aan ideeën voor meetings en incentives.

064|Qm voorjaar 2014

allonië en de Ardennen geven bezoekers de keuze uit mooie steden, dorpjes en niet minder dan 11 Unesco Werelderfgoed locaties. Alles middenin een prachtige natuur. Op een oppervlakte zo klein dat je er op enkele uurtjes tijd van de ene naar de andere kant reist en met de Europese hoofdstad altijd dichtbij. Bourgondische Belgische lekkernijen zijn de kers op de taart van elk evenement. Én: slechts 2 uur rijden van Utrecht.

Goed bereikbaar Wallonië is goed bereikbaar. Vanuit de meeste Europese bestemmingen vertrekken dagelijks rechtstreekse vluchten naar Brussel. Charleroi en Luik beschikken over een eigen luchthaven. Parijs, Londen, Amsterdam en Frankfurt zijn met Brussel verbonden via de hogesnelheidstrein. Elke provincie heeft geavanceerde faciliteiten voor succesvolle meetings. Buitengewone evenementen vragen om buitengewone locaties, en in Wallonië is dat geen enkel probleem. Van de meest moderne gebouwen tot oude kloosters en kastelen, van dynamische steden tot piep-

Europa’s best bewaarde natuurgebieden, herbergt het

kleine dorpjes die net uit een schilderij lijken te komen: de keuze is zo goed als onbeperkt. De Waalse gastvrijheid en klantvriendelijkheid horen er vanzelfsprekend bij.

Vergaderstructuur van hoge kwaliteit Waals-Brabant biedt een vredige plattelandssfeer waar in alle rust vergaderd kan worden en dit op enkele kilometers afstand van hoofdstad Brussel. Comfort, professionaliteit en rust staan garant voor productieve meetings. Ontdek ook de beroemde plekken in de regio: het slagveld van Waterloo (in 2015 wordt 200 jaar Slag bij Waterloo uitgebreid herdacht), de abdij van Villers-la-Ville, de kastelen en de talrijke golfterreinen (10 in een straal van 40 km). De regio beschikt over meer dan 20 zakenhotels met een totale capaciteit van meer dan 2.000 bedden en met een vergaderinfrastructuur van hoge kwaliteit.

Culturele Hoofdstad van Europa 2015 Met zijn historische steden Mons (Bergen), Tournai (Doornik) en Charleroi is Henegouwen

gAstVrij wallonië

een culturele hotspot van België. Heel wat voormalige industriële gebouwen zijn omgetoverd tot voortreffelijke vergaderfaciliteiten. Mons (Bergen) is in 2015 Culturele Hoofdstad van Europa, met als thema: ‘Mons, where technology meets culture’. Er komt een grote Van Gogh expositie, de historische binnenstad onderging een facelift en er wordt gewerkt aan een nieuw station

De Meetings & Incentives gids Wallonië-België geeft een compleet en duidelijk overzicht van Wallonië. Meer dan vijftig ideeën en locaties voor meetings en incentives, in alle maten en vormen. Van de meest exclusieve tot heel eenvoudige maar elegante oplossingen. Te downloaden op de site of aan te vragen via het kantoor in Amsterdam. e h.visser@belgie-toerisme.nl W www.meetinbelgium.be

(architect Calatrava), een nieuw congrescentrum (architect Libeskind) en een nieuw congreshotel.

Wereldwijde faam De provincie Luik ligt juist onder Maastricht. Beroemd zijn Spa en Chaudfontaine vanwege het mineraalwater en de wellness faciliteiten. Kenners weten dat ze in de stad Luik moeten zijn; trendy, hip, bruisend én een groot congrescentrum. Uniek is het wereldberoemde Spa-Francorchamps Formule 1 circuit, waar spannende evenementen vol adrenaline georganiseerd kunnen worden.

INForMaTIe ToerIsMe BelGIë Voor WalloNIë & Brussel Prins Hendrikkade 186 1011 TD Amsterdam T +31 (0)20-524 43 45 e h.visser@belgie-toerisme.nl W www.meetinbelgium.be www.belgie-toerisme.nl

elegante stad aan de Maas De elegante stad Namen is zowel de hoofdstad van de gelijknamige provincie als van het Waalse gewest. In het hart van Namen staat Namur Palais des Congrès, de oude handelsbeurs in Renaissance-Lodewijk XIII stijl, die werd omgebouwd tot een modern congrescentrum met een auditorium met 110 zitplaatsen en een amfitheater met 312 zitplaatsen. De regionale hoofdstad is gekend voor zijn mooie citadel en goede restaurants. De rotsige riviervalleien en de talrijke kastelen en boerderijen, citadellen, abdijen en Gallo-Romeinse ruïnes

› voorjaar 2014 Qm|065

Gastvrij Wallonië

tips

Namur : origineel

bieden een bijzonder podium voor sportieve teambuilding activiteiten.

Luxemburg, hartje Ardennen, is de grootste en dunst bevolkte provincie van België. Eerst het zakelijke programma op één van de kasteeltjes en vervolgens uit de bol in de bossen. De inspiratie volgt dan vanzelf. De natuur, de heuvels en de bossen vormen immers de perfecte achtergrond voor een avontuurlijke dag met relaties of medewerkers. Diverse in outdoor adventure gespecialiseerde organisatiebureaus maken op duurzame wijze gebruik

Adrenaline in het hart van de Ardennen

van de ongerepte, prachtige natuur. Een teambuilding activiteit in het groen, klauterend door boomtoppen of balancerend boven stromende riviertjes. Collega’s leren elkaar op een andere manier kennen en ontdekken nieuwe talenten in zichzelf en in de ander. Talenten die later weer praktisch kunnen worden ingezet tijdens de dagelijkse werkzaamheden.

La Classe (4*) is een prestigieuze gîte gelegen in Denée (Anhée), een lieflijk plekje ten zuiden van de stad Namen. Zeer geschikt voor seminars en teambuilding. Werken en ontspannen met collega’s in alle eenvoud… én met de luxe die je zoekt voor een geslaagde incentive. W www.laclasse.be

Luik : nieuw Een onvergetelijke belevenis in een oude, authentieke Engelse bus “Mercedes Benz”, van 1996, die door het Domaine des Hautes Fagnes is ingericht als volwaardige vergaderruimte. W www.dhf.be

Waals-Brabant : karakteristiek De Franche Comté is een abdij-boerderij, karakteristiek voor de provincie. Goed voor seminars en bedrijfsevenementen. W www.franchecomte.be

Henegouwen : nieuw Dream Hotel : een 4 sterrenhotel uit de topcategorie waar historisch erfgoed en modern comfort hand in hand gaan. W www.dream-mons.be

Luxembourg : nieuw

Belgische lekkernijen

066|Qm voorjaar 2014

De gastronomie maakt het plaatje compleet. Lekker eten en drinken, daar weten ze in België raad mee. Iedereen kent de vele beroemde Belgische specialiteiten en die zijn natuurlijk onderdeel van een incentive. Ardenner ham, Belgische chocolade, de echte frieten, bruisend water en Belgisch bier. Een vergadering en weekend teambuilding zijn pas compleet met goede lunches en diners. <

Ardennes Cottages ligt in Houffalize, een knus dorp in de Ardennen. Werk en ontspanning kunnen perfect worden gecombineerd in deze bedrijfsgîte. Seminars op maat, volledig zelf verzorgd of met complete service. Er zijn 25 kamers en 2 vergaderzalen. W www.ardennescottages.com

gAstVrij meetingplanner wallonië

Wallonië een hARtelijke ReGio

• Hotel Mercure Mons • Provincie Luik • Hotel Spa-Balmoral • Hotel-Resort Val d’Arimont • Hotel de la Source

• Le Château des Thermes • Het circuit van Spa-Francorchamps • Dinant Evasion • Het Domein van de Grotten van Han-sur-Lesse

• Azur en Ardenne • Ardenne Meetings & Incentives

Voor de Waalse bevolking is gastvrijheid een tweede natuur. Wallonië is dan ook goed in het faciliteren en ondersteunen van meetings en incentives. Hier volgt een overzicht van een aantal voorname locaties en dienstverleners.

Zinnenprikkelende keuken

Hotel Mercure Mons Niet ver van Bergen, in een mooie groene omgeving, bevindt zich het hotel Mercure Mons. Het hotel is bijzonder geschikt voor zaken en ontspanning. Gastvrijheid en welbevinden draagt het hotel hoog in het vaandel. Omgeven door een bos van 3 hectare biedt het hotel 53 comfortabel ingerichte, pas gerenoveerde kamers. Het restaurant Le Lumeçon nodigt u uit zich culinair te laten verwennen. De uitstekende Franse keuken is voor iedereen zinnenprikkelend. In de bar Le Car d’Or is het aangenaam vertoeven: een warme en

HoTel MerCure MoNs Rue des Fusillés 12 7020 Mons (Nimy) T +32 (0)65 72 36 85 F +32 (0)65 72 41 44 e mercuremons@cgmhotels.com W www.mercure.com

gezellige sfeer met uitstekende barservice. Laat u in het hotel Mercure Mons verrassen. Ongetwijfeld werk t de har telijke ser vice en goede accommodatie inspirerend. De 5 vergaderzalen met daglicht

beschikken over alle noodzakelijke faciliteiten zoals een flipchar t en een beamer. In totaal kunnen 120 personen hier ontspannen en ongestoord vergaderen. Hotel Mercure Mons geeft uw meetings en seminars net dat extra tikkeltje meer. U kunt zich tussendoor ontspannen in het openluchtzwembad. Ook de uitgestrekte omgeving biedt tal van ontspanningsmogelijkheden voor groot en klein, tijdens een zakenreis of een weekendje uit.

Faciliteiten • Kamers: 53 • Meeting rooms: 5 • Meetingcapaciteit: 120 • Ruim sportief en cultureel aanbod voorjaar 2014 Qm|067

Gastvrij Wallonië

Provincie Luik Een centrale ligging dicht bij huis

Op 20 minuten van Maastricht, een uur van Aken en Brussel ligt de provincie Luik, midden in de strategische driehoek Londen-Parijs-Berlijn. Luik profiteert dan ook van een zeer gunstige geografische ligging met een unieke openheid naar Europa! De provincie Luik beschikt over een zeer goed verbindingsnetwerk (via het spoor, de weg, het water en de lucht). Het TGV-station van Luik, ontworpen door de architect Santiago Calatrava, is een futuristisch ontwerp.

Luik

Business: de stad Als stad van kunst en cultuur, vindt u in Luik de Koninklijke Opera van Wallonië die weer in oorspronkelijke luister is hersteld en het Koninklijk Filharmonisch Orkest van Luik, dat wereldwijd bekend is om zijn talent en repertoire! Regelmatig vinden in deze levendige stad grote tentoonstellingen plaats. Uiteraard vindt u in het bruisende Luik tal van gezellige cafés, brasseries en uitstekende restaurants!

Kwalitatief hoogstaande hotelvoorzieningen

Spa

Business: de natuur Spa vormt de toegangspoort naar de Hoge Venen en is daarom bekend om haar thermen. Al in de 18e eeuw was Spa op wellnessgebied de bakermat van Europa. In het “Café de l’Europe” vindt u het oudste casino ter wereld. In deze streek vindt u ook het beroemde racecircuit van SpaFrancorchamps - het mooiste circuit ter wereld. Hier wordt de Grand Prix van België van de Formule 1 gereden en andere grote wedstrijden zoals de 24 uur van Francorchamps. Maar het circuit heeft meer te bieden: in de zalen van dit legendarische circuit worden ook seminars en evenementen georganiseerd. Spa is een dynamische stad met diverse commerciële activiteiten. Deze prachtige bestemming is heel geschikt voor allerlei activiteiten in de natuur. Er is een uitgebreid netwerk van wandelen fietspaden en ook voor culturele en sportieve uitstapjes kunt u in Spa terecht. In Spa vindt u diverse hotels van goede kwaliteit. Zo zijn er in Spa en omgeving 41 hotels en 885 kamers en een heerlijke keuken. In Spa is alles erop ingesteld om van uw evenement een groot succes te maken! 068|Qm voorjaar 2014

Luik beschikt over talrijke mooie hotels met meer dan 1.100 hotelkamers, allemaal in de categorieën 3 en 4 sterren. Er is zelfs een 5-sterrenhotel midden in het centrum: het Crowne Plaza.

Het Congrespaleis Dit complex is onlangs gerenoveerd en staat in een prachtige omgeving. U vindt hier meer dan twintig flexibel aanpasbare zalen en een auditorium dat plaats biedt aan meer dan 1.000 mensen. Vanuit de twee grote hallen hebt u een panoramisch uitzicht op de Maas.

Liège Expo Beurzen, tentoonstellingen, concerten, sportevenementen of volksfeesten: alle soorten evenementen worden hier georganiseerd. Dankzij de zes overdekte tentoonstellingsruimtes en een buitenplein van 4.000 m² kunnen hier alle denkbare evenementen plaatsvinden.

Convention Bureau Candice Michot T +32 (0)4 237 95 85 E incoming@provincedeliege.be

Gastvrij Wallonië

Hotel Spa-Balmoral

Hotel Spa-Balmoral laat je toe om het hectische leven even achter je te laten en een poosje te ontstressen. Je vindt er de inspiratie en de kracht om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Het hotel ligt langs de bossen van Spa op slechts tien minuutjes rijden van het Circuit van SpaFrancorchamps, twee minuten van het centrum van Spa en van de thermen. De ideale locatie voor

corporate events en teambuildings. Het hotel telt 126 kamers met balkon, waaronder 3 suites van 80 m² en 16 vergaderruimten (10 tot 300 personen). Van deze 16 meeting rooms zijn er 13 met

natuurlijk daglicht, op een verdieping die exclusief voorzien is voor meetings. Verder zijn er 7 vergaderruimtes met toegang tot de tuin en 1 ruimte met zicht op de vallei en toegang tot het dakterras.

Route de Balmoral 33 - 4900 Spa T +32 (0)87 793250 F +32 (0)87 774174 E meetings@hotelspabalmoral.be W www.hotelspabalmoral.be

Faciliteiten • Wellnesscentrum met zwembad • Dakterras met uitzicht over de vallei • Kamers: 126 • Meeting rooms: 16 • Meetingcapaciteit: 300

voorjaar 2014 Qm|069

Gastvrij Wallonië

Volledig meetingdorp in natuurdomein

Hotel-Resort Val d’Arimont Val d’Arimont ligt vlakbij het centrum van Malmedy, aan de voet van het natuurdomein de Hoge Venen. Met vijf volledig uitgeruste vergaderzalen die tot 120 man aankunnen, is het perfect geschikt voor al je businessvereisten.

Hotel-Resort Val d’Arimont

Chemin du Val 30 4960 Malmedy T +32 (0)80 33 07 61 F +32 (0)80 33 07 61 E info@val-arimont.be W www.val-arimont.be

Hotel, restaurant, chalets en natuur zorgen voor een ideale setting voor trainingen, teambuildingsessies, seminars en meetings. Het meetingdorp kan tot 144 mensen ontvangen in zijn chalets en hotelkamers. Gasten krijgen toegang tot alle faciliteiten: de zwembaden, de tennis- en squashterreinen, tafeltennis, mini-

golf, petanque, bowling, tafelvoetbal, het Turkse stoombad, de jacuzzi en het à la carte restaurant.

Faciliteiten • Chalets: 36 • Hotelkamers: 20 • Meeting rooms: 5 • Meetingcapaciteit: 120 • Eetcapaciteit dinerstijl: 120

Sportief uitzicht

Hotel de la Source Gelegen in het hart van de Belgische Ardennen, kijkt dit nieuwe viersterrenhotel uit over de beroemde La Source bocht van het Spa-Francorchamps circuit. Door de buitengewone locatie tussen natuur en motorsportlegendes in, is het een must voor meetings en evenementen. De meetingruimte heeft een mooi terras met een prachtig uitzicht over het parcours. De acht vergaderzalen kunnen tot 400 gasten huizen en de 90 luxueuze kamers en suites, de uitgebreide parkeermogelijkheden, de gratis wellnessruimte, het design restaurant Legends en de trendy bar zullen van je evenement een geweldig succes maken. 070|Qm voorjaar 2014

Originele teambuildingactiviteiten op het circuit en in de mooie omgeving zijn eveneens mogelijk.

Hotel de la Source Faciliteiten • Naast het circuit van Spa-Francorchamps • Kamers: 90 • Meeting rooms: 8 • Meetingcapaciteit: 400

Route du Circuit 22 - 4970 Francorchamps T +32 (0)87 79 58 00 F +32 (0)87 79 58 02 E commercial@hotel-de-la-source.com W www.hotel-de-la-source.com

gAstVrij wallonië

Welzijn & Gastronomie

le Château des Thermes Château des Thermes is een buitengewone locatie in een rustgevende omgeving en combineert welzijn met gastronomisch genot. Geniet van de voordelen van de warmwaterbronnen te midden van een prachtige decor, gericht op harmonie en ontspanning. Alle meeting rooms zijn aanpasbaar en worden verlicht door natuurlijk daglicht. Elke zaal heeft

le CHÂTeau Des THerMes Rue Hauster 9 4050 Chaudfontaine T +32 (0)4 367 80 67 e virginie.verjans@chateaudesthermes.be W www.chateaudesthermes.be

een buitenterras en airconditioning. Alle kamers hebben een scherm, flip-charts, wifi-verbinding en telefoonaansluiting. Dit nieuwe viersterrenhotel biedt plaats aan 47 warme, comfortabele kamers en suites.

Faciliteiten • Kamers: 47 • Meeting rooms: 4 • Meetingcapaciteit: 12 tot 120 • Uitstekend wellnesscentrum

Mytische atmosfeer

Het circuit van spa-Francorchamps Waarom zou je een congres, seminar of beurs organiseren op het circuit van Spa-Francorchamps? Om de unieke sfeer van dit Formule 1 parcours te ontdekken natuurlijk! Je kunt hier de mooiste en natuurlijkste regio van België ontdekken, maar je kan je gasten ook een gevoel van adrenaline schenken als ze door

de beroemde Raidillon bocht scheuren naast een professionele piloot. Laat hen de bedrijvigheid in de backstageruimtes ontdekken met een meertalige gids. Laat de mythische atmosfeer van Spa-Francorchamps jou en je team inspireren!

Faciliteiten • Meerdere zalen • Diner capaciteit : 450 • Receptie capaciteit: 600 • Incentives op het circuit

sPa-FraNCorCHaMPs BusINess CIrCuIT exPerIeNCe T F e W

Route du Circuit 55 - 4970 Stavelot +32 (0)477 13 30 96 +32 (0)87 27 05 81 chantal.bantz@spa-francorchamps.be www.spa-francorchamps.be

voorjaar 2014 Qm|071

Gastvrij Wallonië

Dinant Evasion

Dertig gevarieerde activiteiten In de Belgische Ardennen, in het hart van het dal van de Lesse en de Maas, ontvangt een dynamisch team u in het midden van een goed bewaarde, wilde natuur om u een onvergetelijke dag te bezorgen. Dertig gevarieerde activiteiten voor elk sportief niveau en elke leeftijd, uitstekend geschikt om een gepersonaliseerd progamma te creëren dat voldoet aan uw wensen en uw budget. Drie generaties ervaring tot uw dienst, een familiebedrijf geholpen door 120 medewerkers organiseer t uw programma à la carte: teambuilding, incentive, seminar, personeelsfeest,…

Aan u de keus • Sportieve activiteiten: afvaart van de Lesse per kajak, touwbruggenparcours, klimmen en abseilen, via ferrata, death ride, speleologie, railbiken,… • O ntspannen activiteiten: rondvaar ten, ontdek de Tuinen van Annevoie, bezoek de Citadel van

Dinant of het kasteel van Freÿr,… • U nieke programma’s: culinaire wandeling, afvaart van de Lesse in de vorm van een inter-team challenge, seminar aan boord van een boot,… • Ongebruikelijke plekken om samen te komen of te eten: een prestigieuze boot, een amfitheater in het

hart van een uitgestrekt bosgebied, een eiland in de Maas, een inspirerende zaal of een feesttent,… • Ontdek op onze site, een aantal concrete ideeën voor uw evenement, zoals een family day in ons avonturenpark, een toeristische rally, of een VIP avond over de Maas aan boord van onze salonboot.

Dinant Evasion

072|Qm voorjaar 2014

Place Baudouin 1er, n°2 5500 Dinant T +32 (0)82 22 43 97 F +32 (0)82 22 64 64 E event@dinant-evasion.be W www.dinant-event.be

Gastvrij Wallonië

Een nacht met de beren

Het Domein van de Grotten van Han-sur-Lesse HET DOMEIN VAN DE GROTTEN VAN HAND-SUR-LESSE

Rue J. Lamotte 2 5580 Han-Sur-Lesse T +32 (0)84 37 72 13 F +32 (0)84 37 77 12 E yvl@grotte-de-han.be W www.grotte-de-han.be

Al meer dan twee eeuwen komen toeristen van over de hele wereld zich vergapen aan de grotten van Han-sur-Lesse. Je kan op het domein echter ook evenementen organiseren. De wapenzaal in de grotten, meer dan honderd meter onder het aardoppervlak, kan een heel originele touch aan je conferenties, banketten of cocktailfeestjes geven. In de Tivoli, de vroegere tramterminus in het midden van het natuurreservaat, kan je een rustiek buffet of vergadering organiseren.

Het domein van de Grotten van Han-sur-Lesse biedt je een ruime keuze aan incentive-activiteiten: een nacht met de beren in de jagershut, survivalervaringen, een touwenparcours, een initiatie speleologie en een gepersonaliseerde gidstocht door deze beroemde ondergrondse wereld.

Faciliteiten • Meerdere originele evenementenhallen • Events mogelijk in de grotten zelf • Capaciteit: 10 tot 3.000 • Ruime keuze aan incentives

Azur en Ardenne Vakantiedomein en seminars • 54 elegante kamers met een hedendaagse inrichting • Restaurant met een prachtig panoramisch uitzicht en een verfijnde internationale keuken • Bar lounge – uitzonderlijk buitenterras op het zuiden gericht • Seminars tot 240 personen

• Wellnessruimte met binnen zwembad, sauna, jacuzzi, hammam, solarium • 14 vakantiewoningen die ingericht zijn voor 8 personen privé-terras • Seminarcentrum met 3 volledig ingerichte moduleerbare zalen

• Banketzaal voor huwelijksfeesten, cocktails, tentoonstellingen, enz. • Activiteiten- en ontspannings aanbod zowel voor volwassenen als voor kinderen • Dichtbij het stadscentrum en verschillende winkels – Ruime parking

Azur en Ardenne

Rue de la Jastrée 31 6940 Barvaux-sur-Ourthe T +32 (0) 86 21 94 00 F +32 (0) 86 43 45 14 E info@azurenardenne.be W www.azurenardenne.be

voorjaar 2014 Qm|073

Belgische ardennen,

terug naar de bron

leuke hotels

gezelligheid

gastronomie

natuur

Belgisch Luxemburg heeft vele troeven. Maar de meest doorslaggevende is zonder twijfel de buitengewone natuur die uw bedrijfsevent een toegevoegde waarde bezorgt !

Meet in green :

teaM in green :

U wordt gevraagd een symposium, vergadering, personeelsopleiding… te organiseren. In onze regio vindt u een grote diversiteit van locaties en accommodaties die hiervoor geschikt zijn. Van zakengite, charmant hotel, vergadercentrum tot kasteel… allemaal hebben ze een ding gemeen : een groene en rustige omgeving die inspirerend werkt.

Op zoek naar originele, innovatieve ideeën om de teamspirit te versterken… Onze regio is één levensgrote tuin, een enorme inspiratiebron met ontelbare mogelijkheden voor sport, fun en onvergetelijke activiteiten… Wat dacht u van het mennen van een Ardens trekpaard, het besturen van een authentieke Minerva jeep of astronaut zijn voor één dag …

Vakkundig advies nodig ? Ons Convention Bureau helpt u gratis info@ardenne-meetings.be - +32(0)84/220.940 Bekijk heel ons aanbod op

www.ardenne-meetings.be

events in green : Gala avond, personeelsfeest,… onze omgebouwde boerderijen en kastelen zorgen voor een passend magisch en luxueus kader. Wat betreft beurzen, salons en megaevents, hiervoor beschikken wij over aangepaste infrastructuur, ruime parkings, gemakkelijk bereikbaar bij één van onze twee eventcomplexen dichtbij een stad, in een groene omgeving.