Eerste Hulp Bij Beurzen 2013 by Het_Portaal_Uitgevers

Editie 2013

Tips en adviezen voor een effectieve beursdeelname van de makers van Expovisie | www.expovisie.nl 404744_EHBB 2013.indd 1

03-12-12 10:50

404744_EHBB 2013.indd 2

03-12-12 10:51

404744_EHBB 2013.indd 3

03-12-12 10:51

404744_EHBB 2013.indd 4

03-12-12 10:51

Voorwoord

Colofon Het Eerste Hulp Bij Beurzenboek is een uitgave van Het Portaal Uitgevers in Wormer en is bestemd voor lezers van Expovisie en voor andere belangstellenden. Expovisie is hét vakblad voor iedereen die iets met beurzen te maken heeft, van organisator tot deelnemer en

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

We gaan voor het optimale rendement Lijkt het je heerlijk als de (potentiële) klanten naar jou toekomen? Dat je in een korte tijd met veel relaties van gedachte kunt wisselen. Of dat je jullie internationale contacten ook eens persoonlijk kunt ontmoeten en hen een gastvrij onthaal kunt bieden. Dat je jullie bedrijf of nieuw product aan de markt kunt tonen en direct de reacties kunt polsen. Of dat je veel nieuwe leads genereert, waarvan je ook nog eens de kwaliteit kunt inschatten.

van bezoeker tot leverancier.

Bestellen Wil je meer exemplaren van Eerste Hulp Bij Beurzen. Dat kan! Voor één exemplaar betaal je € 3,95. Het is ook mogelijk om grotere aantallen

Neem dan deel aan een beurs. Want vak- en consumentenbeurzen zijn het meest geschikte marketingen communicatiemedium om bovenstaande wensen te vervullen. Op een beurs kun je op een efficiënte manier persoonlijk contact maken met een grote groep mensen. Op een beurs kun je herkenning creëren bij jullie doelgroep.

te bestellen tegen een gereduceerd tarief. Zo krijg je voor slechts 75 euro 25 exemplaren toegestuurd. Die kun je bijvoorbeeld als beursorganisator aan jouw exposanten geven

Jammer genoeg wordt door veel exposanten niet het optimale rendement uit een beursdeelname gehaald. De meeste bedrijven ‘staan’ wel jaarlijks op één of meer beurzen, maar echt ‘deelnemen’ doet lang niet iedereen.

zodat zij en dus ook jij een nog betere beurs draaien. Stuur een mail naar bestelling@ eerstehulpbijbeurzen.nl met daarin jouw contactgegevens en het aantal exemplaren dat je wilt aanschaffen.

Uitgeverij Het Portaal Uitgevers

Belangrijke reden is dat bij menig bedrijf er niemand is die beursdeelnames als kerntaak heeft. Je zult nooit iemand op een feestje tegenkomen die zegt dat hij of zij exposant van beroep is. Vaak zijn er diverse medewerkers bij een beursdeelname betrokken, die het er allemaal ‘bij doen’. Het gevolg is dat binnen veel bedrijven het deelnemen aan een beurs vooral een logistieke operatie is, waar iedereen weer blij is als de stand naar wens is en het druk was op de beurs.

Veerdijk 40-i, 1531 MS Wormer, Tel: 075 6475747 Info@hetportaal.com, www.hetportaal.com

Redactie Edwin Nunnink Edwin.Nunnink@hetportaal.com

Advertenties Ferry Aaftink, Tel: 06 12643168 Ferry.aaftink@hetportaal.com Hans Dekker, Tel: 075 6475747 Hans.dekker@hetportaal.com

Traffic Natasja Groenink, Tel: 075 6475747 Natasja.groenink@hetportaal.com

Vormgeving SDA Print + Media Aryen Bouwmeester

Beeldmateriaal iStockphoto.com

Druk SDA Print + Media

Copyright Niets uit deze uitgave mag worden over genomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder schriftelijke toestemming van Het Portaal Uitgevers in Wormer.

Daar kom ik om de hoek kijken. Het is mijn passie is om bedrijven het marketingen communicatiemedium ‘beurs’ optimaal te laten gebruiken. Dat kan door elke beursdeelname projectmatig aan te pakken. Door duidelijke doelen te stellen en die vervolgens uit te werken in een beursconcept. Door veel aandacht te besteden aan het selecteren, instrueren en motiveren van de standbemanning. Door de klantcontacten goed op te volgen direct na de beurs. Via ‘mijn’ medium Eerste Hulp Bij Beurzen geef ik tips en adviezen over alle aspecten van een beursdeelname. Het is een instrument om de mogelijkheden van het medium beurs optimaal uit te nutten. Het helpt je de valkuilen te omzeilen. Zowel de strategische als organisatorische aspecten komen ruim aan bod. Laat je niet afschrikken door de uitgebreide checklist in deze uitgave. Het is niet toevallig dat ik die achterin heb geplaatst. Het is een handige leidraad, maar de kwalitatieve invulling van al deze aandachtspunten is veel belangrijker. We beginnen met na te denken over het waarom van jouw volgende beursdeelname, voordat we het logistieke traject ingaan. Wat deze dokter betreft mag die eerste stap gerust onder het genot van een goed glas wijn. Neem in ieder geval de tijd voor die eerste verkenning. Die levert verderop in het project ‘beursdeelname’ tijdwinst op en aan het eind van de rit een (veel) hoger rendement.

r e t k o d s r u e B De

P.S. Net als in dit voorwoord tutoyeer ik je bij het geven van mijn adviezen. Niet uit gebrek aan respect, maar omdat het gebruik van ‘je’ boven ‘u’ voor mijn gevoel minder afstand creëert tussen mensen. En dat is wat ik graag bewerkstellig.

005 404744_EHBB 2013.indd 5

03-12-12 10:51

404744_EHBB 2013.indd 6

03-12-12 10:51

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Inhoud Voorwoord 005 Inhoud 007 Tips

008 – 051

• Ga eens branchevreemd • Hier vind je alle beurzen • Zoek samenwerking met mede-exposanten • Waarom gaan we naar de beurs? • Daarom gaan we naar de beurs! • Beursthema: samenhang, geen saus • De beursstand is niet de beursdeelname • Gestructureerd informatie verzamelen vraagt voorbereiding • Deelnemen aan beurzen in het buitenland • Geen beursdeelname zonder projectteam • Geen subsidies, wel collectiviteit • Spelregels voor een congresbeurs • Kostenposten zie je snel over het hoofd • Geef relaties een reden om naar jouw stand te komen • Geen standconcept zonder aandachtstrekker • Ken de voors en tegens van elk standtype • Zes basis standindelingen • Een geslaagd premium (give-away, relatiegeschenk) ... • Herken de zes typen beursbezoekers • Standmeubilair mag geen obstakel vormen • Een goede standbouwer vind je zo • Bespeel alle vijf de zintuigen met het standconcept • Heb mensen beschikbaar voor netwerkmomenten • Welke beurstraining is nodig? • Standbemanner is geen beroep

008 008 008 009 009 010 010 010 011 012 012 014 014 014 017 021 022 024 024 029 029 030 031 031 033

• Hostesses bind je met een goed verhaal • Leads verzamelen in vijf stappen • Open vragen basis van een goed beursgesprek • Hoeveel standbemanning heb je nodig? • Laat jouw salesteam afspraken maken • Verhoog je aantal beurscontacten per uur • Regel een uitwijkmogelijkheid voor de standbemanning • Design ook de standbemanning • Post dit bij een beursdeelname • Een persberichtschrijven • Hoe social is jouw beursdeelname? • Trek de aandacht van de pers • Laat beursfoto's maken • Acht belangrijke beoordelingscriteria voor presentatiesystemen • Vijf vuistregels voor effectieve visuals • Tien veel voorkomende fouten bij grootformaat prints • Standcatering is een logistieke uitdaging • Spelregels voor catering of live cooking • Gekoeld presenteren? Ontwijk deze valkuilen! • Verhoogde standvloer? Denk aan rolstoelgebruikers! • Pas op voor deze geldklopperij • Check de standplaats voordat je ja zegt • Standbemanning brengt ook spullen mee • Voorkom diefstal • Bekijk beursmarketing ook eens achterwaarts • Leren van een beursdeelname Beurzenchecklist Leveranciersoverzicht

033 034 034 036 036 036 037 037 038 039 039 042 042 045 046 046 048 049 049 050 050 051 051 051 054 055

058 - 059 061

www.standbouwgalerij.nl 007 404744_EHBB 2013.indd 7

03-12-12 10:51

Strategie

Ga eens branchevreemd Kijk eens verder dan de gekende beurzen in jouw branche. Zijn er ander beurzen/evenementen waar (een gedeelte van) jullie doelgroep aanwezig is? Dan kan het zeer lucratief zijn om je ook eens op die beurs te presenteren.

e kans is dan groot dat je de enige of één van de weinige in jouw segment bent die op de beurs staat. Het aantal potentieel geïnteresseerden is op een dergelijke beurs waarschijnlijk kleiner, maar de scoringskans al gauw groter. Ontwikkel een beursconcept dat is gericht op het werven van nieuwe klanten, want dat is het

meest logische doel van deelname aan een ‘branchevreemde’ beurs. Uiteindelijk sta je op een beurs op in contact te komen met de doelgroep van jouw bedrijf of product. Dus als je die kunt ontmoeten op een andere beurs of ander evenement dan de toonaangevende beurzen in de branche moet je deze kans zeker niet laten liggen. ✚

Hier vind je alle beurzen Hier twee websites en een app die je een overzicht geven van beurzen die er zijn om jouw bedrijf, product of dienst te presenteren.

en overzicht alle beurzen in Nederland en België vind je op www.beursagenda.nl. Hier kun je zoeken op vakbeurzen en consumentenbeurzen in bepaalde segmenten. In deze online beursagenda zijn ook de grote internationale vakbeurzen in Duitsland en Frankrijk vermeld. Van de gevonden beurzen krijg je de contactinformatie met een directe link naar de website van de beurs. Voor internationale vakbeurzen wereldwijd is de Duitse website www.auma.de het startpunt. Hier kun je onder meer zoeken op

land, continent, segment, zoekwoorden en periode. Van de gevonden beurzen krijg je de contactinformatie, een exposantenprofiel, een bezoekersprofiel en indien beschikbaar statistieken van vorige edities over beursoppervlakte, exposantenaantallen en bezoekersaantallen. Op deze website is een vergelijkbare agenda te vinden met alleen Duitse vakbeurzen. De beursagenda’s van de Duitse branche organisatie Auma zijn ook te raadplegen op de iPhone via de MyFairs app. Deze kost $5,99 en is te downloaden via de iTunes app-store. ✚

Zoek samenwerking met mede-exposanten Een kernelement van vakbeurzen is dat de branche zich gezamenlijk presenteert aan opdrachtgevers. Binnen dit collectief kun je als bedrijf extra opvallen door samen te werken met mede-exposanten. Door samen met enkele andere exposanten bezoekers uit te nodigen, een seminar aan te bieden of een borrel te organiseren vergroot je de kans op slagen aanzienlijk.

oor een collectieve uitnodiging breng je jouw bedrijf voorafgaand aan de beurs ook onder de aandacht bij de relaties van de (tijdelijke) partnerbedrijven. Een gezamenlijk seminar of hospitality evenementje mag rekenen op een hogere

opkomst. Ten eerste is de groep die je uitnodigt groter en ten tweede kun je meer kwaliteit bieden. Zoek dus contact met bedrijven die aanvullend zijn aan jouw bedrijf om de bezoekers een extra interessant inhoudelijk programma

te kunnen bieden en te profiteren van elkaars netwerk. Liever een partner van een succesvolle beursactiviteit dan alleenheerser over een middelmatige meeting. ✚

008 404744_EHBB 2013.indd 8

03-12-12 10:51

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Waarom gaan we naar de beurs? Waarom willen wij deelnemen aan deze beurs? Deze vraag moet je keer op keer stellen. Aan jezelf en/of aan het management. Een beursdeelname is te kostbaar om zonder duidelijke strategie op een beurs ‘te gaan staan’. De uitdrukking ‘Wij staan op de beurs’, geeft al aan hoe passief veel bedrijven aan beurzen deelnemen.

eurzen kunnen een belangrijk onderdeel zijn van alle verkoop- en marketinginspanningen. Als je tenminste gebruik maakt van de sterke kanten van het medium en als je de beursdeelname een geïntegreerd onderdeel maakt van de algehele verkoop- en marketingstrategie. Welk doel kunnen we met deze beursdeelname bereiken en met welke doelgroep

brengt deze beurs ons in contact? Wat zijn de alternatieven? En als we dan op deze beurs gaan staan, wat is dan het budget, wie vormen het beursteam en hoeveel uren mogen ze besteden aan het project? Pas als deze vragen zijn beantwoordt, heeft het zin om aan de slag te gaan. Met een gericht doel voor ogen en met de zekerheid dat alle betrokkenen bewust het project aangaan. ✚

Daarom gaan we naar de beurs! Waarom gaan we op deze beurs staan? Dat is de vraag waar elke beursdeelname moet beginnen. Zonder doel geen resultaat. Zoeken naar het exacte antwoord moet eigenlijk een beetje pijn doen. 'No pain no gain'. Kies niet voor de makkelijke weg. Elke extra energie die je steekt in het uitwerken van het doel, betaalt zich later terug in de uitvoering. Nieuwe leads Nieuwe leads genereren op een beurs betekent extra opvallen, extra duidelijk communiceren wat jouw bedrijf doet en waarin het zich onderscheidt van de rest en een extra actieve houding van het standteam. Uitgangspunt is: hoe trekken we de aandacht van de juiste prospects en hoe selecteren we de beursbezoekers snel en zorgvuldig.

communiceren van het verhaal. Begin met de volgende drie vragen: • H oe maken we de boodschap voor de langslopende bezoeker in één oogopslag duidelijk • Hoe dragen we extra informatie op een snelle en duidelijke manier uit • Hoe zorgen we dat de boodschap blijft hangen

Voorlichting

Relatiebeheer

Hier staat het overbrengen van de boodschap centraal. Alle aspecten van de beursdeelname moeten een bijdrage leveren aan het

Verwennen hoort bij relatiebeheer. Maar een persoonlijke benadering is nog belangrijker. Goede hospitality gaat verder dan alleen

een hapje en een drankje. Nodig de relaties persoonlijk uit en zorg dat de juiste mensen van het bedrijf aanwezig zijn om de relatie te ontvangen op de stand.

Branding Het woord merkbeleving zegt het al. Hier gaat het om het juiste gevoel te koppelen aan jouw bedrijf of merk. Denk bij alles 'klopt de uitstraling?'. En het ultieme doel: 'Hoe zorgen we dat de beursbezoekers na hun bezoek aan de beurs (nog) beter over ons denken?'. ✚

009 404744_EHBB 2013.indd 9

03-12-12 10:51

Strategie

Beursthema: samenhang, geen saus Hang een thema aan de beursdeelname om samenhang te krijgen in het complete beursconcept. En dat moet geen sausje zijn over de gebruikelijke standpresentatie zijn. Nee, het moet juist de basis zijn die helpt om het hele beurstraject te stroomlijnen.

et in één compacte zin het thema op papier. Vanuit dit thema ga je keuzes maken voor alle facetten van de beursdeelname. Het voorkomt dat je zijwegen bewandelt die leiden tot een dif-

fuus beeld in de communicatie. Een beursdeelname is een piekmoment op het gebied van klantencontact. Zorg voor eenduidige communicatie met een duidelijk speerpunt. ✚

De beursstand is niet de beursdeelname

e beursstand is de fysieke uiting van de beursdeelname. Omdat we visueel zijn ingesteld en omdat we hier organisatorisch de meeste tijd in steken lijkt het er soms op dat de beursstand de beursdeelname is. Als je al meer eerste hulp bij beurzen tot je genomen hebt, weet je dat dit een verkeerde zienswijze is. De beursstand is de fysieke uitwerking van de gekozen beurs-

strategie en vormt samen met andere aspecten als het beursteam, de communicatie en de beursactiviteiten een onlosmakelijk geheel. Dit geldt ook voor standaard standbouw die door de beursorganisator wordt aangeboden. Ook in dat geval moeten er keuzes worden gemaakt. Denk aan de standplaats, de standvorm en de inrichting van de stand. ✚

Gestructureerd informatie verzamelen vraagt voorbereiding Hoe komt degene die de opvolging doet aan de benodigde informatie? Bedenk vooraf hoe de standbemanning de benodigde contactgegevens verzamelt en rapporteert over wat er afgesproken is met deze (potentiële) klant.

et mag duidelijk zijn een gestructure e rd e a a n p a k m e e r w e r k e n onduidelijkheden in de vervolgfase voorkomt. Zorg daarom voor een registratiesysteem, digitaal of met formuleren. Kijk eerst of je aan kunt haken bij de registratie van de beursorganisator. En laat het niet gebeuren dat de verzamelde informatie kwijt raakt (wat veelvuldig voorkomt). Maak dus iemand verantwoordelijk voor het (dagelijks) inzamelen van de informatie en zorg dat er snel kopieën komen. ✚

010 404744_EHBB 2013.indd 10

03-12-12 10:51

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Deelnemen aan beurzen in het buitenland Ga je voor het eerst deelnemen aan een beurs in een bepaald land? Geef dan (extra) aandacht aan de volgende aspecten van een beursdeelname.

arktkennis. Is jullie marktkennis op peil of willen jullie op de beurs (ook) de markt in het betreffende land leren kennen. Overweeg om de eerste keer alleen als bezoeker naar de beurs te gaan, ter voorbereiding van deelname aan de volgende editie. Kies je toch voor een gecombineerde doelstelling - beursdeelname en marktonderzoek - zorg dan dat er mensen van jullie (kunnen) deelnemen aan het randprogramma en tijd vrij hebben om een beeld te vormen van de andere bedrijven die deelnemen aan de beurs. Strategie. Jullie positie in de markt, is die hetzelfde als in jullie bestaande markten? Zoek je een importeur of agentschap, wil je op termijn er zelf een vestiging starten of zoek je afnemers voor jullie producten? Ga dus niet uit van jullie gangbare beursstrategie, maar bepaal een specifieke insteek voor deze beursdeelname. Samenwerking. Als de Nederlandse overheid of brancheorganisaties kansen zien voor een Nederlandse industrie in een bepaald land of bepaalde regio, dan wordt er vaak een Nederlands paviljoen gecreëerd op een vakbeurs. Controleer of dit op het betreffende beurs het geval is. Meedoen aan een paviljoen maakt deelname aan een buitenlandse beurs veel eenvoudiger. Het is wel zaak om

geregeld. Gunstig: Je hoeft tegenwoordig geen BTW meer af te dragen in het betreffende land. De BTW voer je op bij de belastingaangifte en die wordt weer gecompenseerd door de BTW over de ingekochte goederen en diensten. Uitstraling. Als nieuwe leverancier in een andere markt staat in alle gevallen vertrouwen wekken voorop. Laat blijken dat je je hebt verdiept in de lokale markt en de lokale gebruiken. Straal met alles degelijkheid uit. Wees voorzichtig met frivoliteiten. Zorg dat er senior managers of directieleden aanwezig zijn als passende gesprekspartner voor interessante prospects.

ook hier de eigen strategie te volgen en er alles aan te doen om jouw bedrijf te laten opvallen bij de doelgroep. Leveranciers. Werk met een standbouwbedrijf en leveranciers die internationaal actief zijn. Zij kennen de relevante weten regelgeving in dat land en de voorschriften van de beurslocatie en beursorganisator. Op basis van hun internationale ervaring kunnen ze je helpen om veelvoorkomende fouten te voorkomen. Ook kun je rekenen op service tijdens de beurs. Zolang je (nog) geen back-up hebt van een eigen kantoor in het betreffende land, zijn zij jouw steun en toeverlaat. Wet- en regelgeving. Blijft altijd lastig om alles te overzien, vandaar het voorgaande punt. Belangrijk: Wat zijn de regels voor de ex- en import van de producten die je op de stand wilt tonen. En (hoe) is de verzekering

Taal. Je komt een heel eind met Engels, maar je scoort echt punten als je de bezoekers in hun eigen taal van informatie kunt voorzien. Zorg dat er minimaal één persoon in jouw team de lokale taal spreekt (én Engels of Nederlands voor het tolken) en leer zelf ook de lokale begroeting en standaardzinnen. Zorg ook voor vertaalde visuals, schriftelijke informatie en visitekaartjes. Standbemanning. Deelname aan een beurs in het buitenland betekent extra zorg voor de standbemanning. Te beginnen bij het regelen van reis en verblijf. Denk ook aan de verzekeringen. Is de arbeidsongevallenverzekering ook geldig in het betreffende land? Besteedt ook aandacht aan de vrijetijdsbesteding. Zorg voor een ontspannend en onderhoudend programma en houdt (een beetje) de leiding, zodat iedereen de volgende dag weer fris op de beurs staat. ✚

We create your exhibition succes

Zet nu de eerste stap naar een succesvolle beursdeelname

011 404744_EHBB 2013.indd 11

03-12-12 10:51

Projectteam

Geen beursdeelname zonder projectteam Stel voor een beursdeelname altijd een projectteam samen. Ga niet als eenling te werk, waarbij je gedurende het proces steeds maar weer leentjebuur moet spelen bij alle afdelingen. Betrek zoveel mogelijk afdelingen bij het projectteam en maak bij de start iedere deelnemer verantwoordelijk voor bepaalde taken.

n jouw projectteam zijn de volgende taken te verdelen:

Projectleiding. Wie houdt het overzicht op de voortgang en is het centrale aanspreekpunt voor iedereen. Bij voorkeur iemand met gevoel voor planning, controle en teambuilding en met voldoende autoriteit om mensen aan te kunnen spreken op het uitvoeren van hun taken. Secretariaat. Wie beheert alle afspraken, formulieren en overeenkomsten en wie signaleert de taken die nog moeten gebeuren? Het vraagt om iemand die weet hoe je een administratie op orde houdt en makkelijk de telefoon pakt. De steun en toeverlaat van de projectleider of de projectleider zelf. Budgetbewaking. Wie stelt het benodigde budget vast en controleert dat het project ook binnen budget blijft. Logischerwijs iemand van de financiële administratie. Die kan doorgaans ook makkelijker de kosten van voorgaande beursdeelnames terughalen, als basis voor een realistische kostenbepaling. Strategiebepaling. Wie zorgt ervoor dat er een duidelijk document komt met de doelstelling van de beursdeelname en de te behalen targets. Bij voorkeur iemand uit het management die commercieel verantwoordelijk is. Standbouw. Wie zorgt dat alles rondom de stand is geregeld en onderhoudt daarover de contacten met de organisator, de leveranciers en/of de standbouwer. De complexiteit van deze taak hangt af van het standtype dat wordt gekozen. Zeker bij het vanuit een blanco pagina ontwikkelen van een maatwerk standconcept is er invloed vanuit alle disciplines. Dit vraagt om iemand die stevig in de schoenen staat en het beste uit het hele team haalt.

Communicatie. Wie is het aanspreekpunt voor de pers en zorgt dat jullie beursdeelname uitgebreid onder de aandacht komt. Het gaat hier dus om het vermarkten van de beursdeelname voor een optimaal rendement. Voer voor het communicatietalent binnen de organisatie Standmanagement. Wie brieft, stimuleert en corrigeert de standbemanning op de beurs en is het centrale aanspreekpunt voor alle vragen. Zou dezelfde persoon kunnen zijn als die de projectleiding doet, maar hoeft niet per se. Het type persoon is wel dezelfde, waarbij in dit geval stressbestendigheid en autoriteit binnen het standteam extra aandachtpunten zijn.

Follow-up. Wie zorgt dat de follow-up ook daadwerkelijk plaatsvindt, zodat de vruchten van de beursdeelname ook daadwerkelijk geplukt worden? De ideale kandidaat zou wel eens iemand kunnen zijn die geen van de voorgaande taken in zijn of haar pakket heeft. Iemand die nog fris en scherp is na de beursdeelname. Logischerwijs zal de omvang van de organisatie bepalen over hoeveel mensen deze taken te verdelen zijn. Betrek binnen een grote organisatie alle afdelingen en specialisten bij het project en leg de projectleiding in handen van iemand van het management. Plan tussentijdse collectieve meetings zodanig, dat niet alles op het laatste moment aankomt. ✚

Geen subsidies, wel collectiviteit

p onze website www.eerstehulpbijbeurzen.nl stonden de berichten over de twee subsidieregelingen die er (deels) voor beursdeelnames waren hoog in de ranglijst van meest gelezen tips.

Helaas zijn de subsidieregelingen Collectieve Promotionele Activiteiten (CPA) en Prepare2start met ingang van 2012 niet meer beschikbaar. Wel kun je nog profiteren van collectieve promotionele activiteiten, zoals

collectieve beursinzendingen en uitgaande of inkomende handelsmissies. De agenda hiervoor kun je vinden op www.handelsbevordering.nl. ✚

012 404744_EHBB 2013.indd 12

03-12-12 10:51

404744_EHBB 2013.indd 13

03-12-12 10:51

Organisatie

Spelregels voor een congresbeurs Deelname aan een congresbeurs heeft zijn eigen spelregels. De deelnemers komen in eerste instantie voor het congres. Dat geeft een heel andere ‘mind set’ dan die van een beursbezoeker. Speel hier met je beursconcept op in.

ongresdeelnemers willen tussen de presentaties door vooral netwerken en eventueel ook nog wat ontspannen. Het bezoeken van stands is doorgaans geen doel en de behoefte aan een aankoop/ verkoop-gesprek of het aanhoren van een productpresentatie zal ontbreken. Houdt de stand daarom simpel en doeltreffend en zet de standbemanning in hun netwerkmodus. Het is effectiever als jouw mensen zich onder de congresbezoekers mengen om te netwerken. De stand is meer bedoeld om naar te kunnen verwijzen en eventueel iets te tonen.

‘bewaakt’ moet zich actief blijven tonen en niet in de stand wegkruipen. Ga je wel voor veel bezoek aan de stand, zorg dan voor een concept dat geheel draait om hospitality. Stem dit af met de organisatie zodat je niet met haar netwerkactiviteiten hoeft te concurreren. Presenteer je een nieuw product? Pro gramm eer (en communiceer) dan een lanceermoment en vergeet daarbij niet de catering van de aanwezigen.

Het grote risico is dat degene die de stand bemand in een passieve houding geraakt door het tussentijds wachten en het weinig gemotiveerde bezoek. Wie de stand

Tot slot: houdt ook rekening wat de positie van de congresdeelnemer is in zijn of haar organisatie. Het is niet automatisch zo dat dezelfde functionarissen van een bedrijf of organisatie die naar een beurs gaan, ook aan het congres deelnemen. ✚

Kostenposten zie je snel over het hoofd Ga zorgvuldig te werk bij het bepalen van het beursbudget. Kosten voor de standhuur, standbouw en inrichting zul je niet vergeten. Maar sommige facilitaire kosten, marketingkosten en verblijfskosten worden regelmatig over het hoofd gezien. Maak je geen zorgen dat je nu een hogere begroting moet verdedigen. Je gaat het aan de opbrengstenkant ruimschoots goedmaken. Hou rekening met de volgende categorieën kosten: 1. Het huren van de benodigde vierkante meters van de organisator. 2. Standontwerp, standbouw, open afbouw, transport. 3. Extra kosten in en rond de stand (reclame in het beursgebouw, meubilair, catering, AV-middelen, entertainment, standkleding,

verlichting, displays, groot formaat printing , bloemen, decoratie, standfoto laten maken). 4. Facilitaire kosten (verzekeringen, techniek, stroom, water, internetaansluitingen, parkeren, schoonmaak). 5. Personeel (uren eigen medewerkers, extra personeel op de stand, extra personeel op het bedrijf, beurstraining standbemanning, declaraties).

6. Reis- en verblijfskosten. 7. Marketing & promotiekosten (brochures, direct mailings, persberichten, advertenties, uitnodigingen, campagnebeeld, internetsite, premiums). 8. Diversen (etentje of borrel met het personeel of met relaties, beloning voor het standpersoneel, et cetera). ✚

Geef relaties een reden om naar jouw stand te komen

Door een uitgekiend uitnodigingsbeleid leg je de basis voor veel bezoek aan jouw stand. Maak het voor relaties (of prospects) extra interessant om naar de beurs en jullie stand te komen door ze iets te beloven. Iets dat ze niet op jullie website vinden of allang van jullie weten. Het kan een relatiegeschenk zijn of nieuwe informatie. Een wedstrijd of een hapje en drankje. Als iemand naar de beurs komt en weinig tijd heeft, waarom zou hij of zij dan in ieder geval naar jouw stand willen komen? ✚

014 404744_EHBB 2013.indd 14

03-12-12 10:51

404744_EHBB 2013.indd 15

03-12-12 10:51

404744_EHBB 2013.indd 16

03-12-12 10:51

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Geen standconcept zonder aandachtstrekker Wat is het onderdeel in jouw standconcept dat de aandacht trekt van passerende beursbezoekers? Wat zorgt ervoor dat jullie stand opvalt in de massa, dat bezoekers meer tijd nemen om jullie propositie tot zich te nemen en dat de standbemanning een extra handvat heeft om contact te leggen met een anonieme beursbezoeker. Een dergelijk element met ‘stopkracht’ mag in geen enkel standconcept ontbreken.

topkracht kun je op verschillende manieren realiseren. Het hoeft niets groots te zijn. Het gaat om aandacht trekken te trekken van de beursbezoeker zodat je die even afremt. Dat geeft hem of haar extra tijd om te kijken wie jullie zijn en wat jullie te bieden hebben. Het geeft de standbemanning een lagere drempel om contact te leggen en te bepalen of deze bezoeker een potentiële klant is.

Beweging Draaiplateaus, lopende banden, schuddende displays. Het blijft effectief. Bewegende presentaties trekken de aandacht. Beweging kun je ook creëren met projectie. Een wisselende projectie in een bol bijvoorbeeld of op de vloer.

Entertainment Goochelaars, (beurs)dokters, stewardessen, bouwlieden. Entertainers zijn er in overvloed en als ze hun werk goed doen weten ze de aandacht te trekken. Het is jouw taak om te zorgen dat het entertainment past in het beursconcept en leidt tot het gewenste

resultaat. Dus: hoe wordt onze boodschap duidelijk gemaakt en/of hoe zorgen we dat de standbemanning met de prospects onder de toeschouwers in contact komen?

Presentaties Presentaties op een stand hebben niet alleen een functie waar het gaat om informatieoverdracht, maar kunnen in een (half-)open setting ook rekenen op een tweede ring aan (buitenstandse) toeschouwers. Een ideaal moment voor de standbemanning om contact te leggen.

Interactie Krijg je een bezoeker zover om aan iets mee te doen, dan heb je ook de volledige aandacht. De drempel is iets hoger dan bij de andere methoden, maar dat levert ook de kans van een meer blijvende herinnering of associatie op. Denk aan een spel of een interactieve presentatie. De drempel om daadwerkelijk een touchscreen of touch-tafel te gebruiken is met de komst van smartphones fors verlaagd. Andersom is het verwachtingspatroon fors verhoogd. Dus zorg voor een niet-lineaire

navigatie en maak het mogelijk om in en uit te zoomen en te bladeren en sliden.

Beloning Wie wil er nu niet iets kunnen winnen of krijgen. Dus een beursactie met een korting of incentive of het uitdelen (is niet weggeven) van een echt hebbeding, trekt al snel de aandacht van menig beursbezoeker. Let op! We hebben het over een beloning. Die krijg/geef je niet voor niets.

Hospitality Gastvrijheid blijft een groot goed. Een gastheer of vrouw die passanten vraagt naar hoe het met hen gaat, interesse toont, ze eventueel uitnodigt om de stand in te komen. Een prima methode om prospects te selecteren. Interessante beursbezoekers worden doorgespeeld aan de standbemanning, anderen worden een prettige dag toegewenst. Een andere optie is het uitdelen van een hapje of een drankje, met als doel de passanten op een prettige en ongedwongen manier even af te remmen. ✚

017 404744_EHBB 2013.indd 17

03-12-12 10:51

404744_EHBB 2013.indd 18

03-12-12 10:51

Tanja verhuurt de vloer die past bij uw gast! zie online catalogus - vloerdecoraties op www.tanja.nl Informeer naar de onbegrensde mogelijkheden: tel. +31 (0)50 4092800 | e-mail: verhuur@tanja.nl

404744_EHBB Tanja_9_nl 12013.indd 19

03-12-12 15:07:02 10:51 25-04-2006

404744_EHBB 2013.indd 20

03-12-12 10:51

Eerste Hulp Bij Beurzen 2012

Ken de voors en tegens van elk standtype Een tussenstand, hoekstand, kopstand of eilandstand? Wat heeft je voorkeur? Als je jouw bedrijf aanmeldt voor een beurs, krijg je deze tegenvraag al snel. Daarom hier een overzicht van de diverse standtypen en hun specifieke aandachtspunten.

ussenstand (wandstand). Je bent één van de vele stands op een rij. Het zijn vaak de kleinste stands (hoeft niet) en de meest ondiepe stands. Hou er rekening mee dat veel beursbezoekers de stand maar één blik waardig gunnen als ze door jouw 'winkelstraat' wandelen. In dat ene ogenblik moet dus duidelijk zijn wat jouw bedrijf doet en wat je wilt communiceren. Bij dit type stand moet de standbemanning zeker in het gangpad staan. Hoekstand. Aan het uiteinde van een rij en daardoor met twee open zijden. Springt daarom meer in het oog en biedt ruimere ontwerpmogelijkheden dan een tussenstand. Kopstand. Deze stand bevindt zich op het uiteinde van twee rijen. Van drie kanten bena-

derbaar en daardoor zeer zichtbaar. Vaak is de oppervlakte variabel, zodat je in vergelijking met een eilandstand niet altijd (heel) veel vierkante meters hoeft af te nemen. Eilandstand. Een stand met aan alle vier de zijden gangpaden. Doorgaans de grootste stands op de beurs. Je bent de blikvanger van de beurs. Hiermee toon je aan dat je een A-merk en/of marktleider bent. Houdt er rekening mee dat je van alle zijden zichtbaar en toegankelijk bent en de grote oppervlakte niet tegen je gaat werken. Etagestand (verdiepingenstand). Een stand – vaak een eilandstand – met een verdieping er op. Voegt nog extra status toe aan het bedrijf en verhoogt het VIP-gevoel bij gasten die naar boven 'mogen'. Biedt de

mogelijkheid om goede relaties en interessante prospects even van de beursvloer te halen. De bovenverdieping heeft meestal een hospitality functie, maar kan ook als presentatieruimte dienen. Doorloopstand. Eigenlijk een tussenstand, waar de achterwand ontbreekt. Bezoekers kijken/komen van twee kanten, wat om extra oplettendheid van de standbemanning vraagt. Doorgaans is de wandoppervlakte van beide zijwanden beperkt, zodat je weinig bevestingsmogelijkheden hebt voor communicatiemateriaal. Vaak ook nog eens gepositioneerd in de corridor tussen twee hallen, met het risico dat de stand een doorgangspad wordt. Een sporadisch voorkomend standtype dat vraagt om een origineel standconcept. ✚

STANDBOUW Maqutos ontwerpt, bouwt en begeleidt beursdeelnames, tentoonstellingen en interieurprojecten. Kwaliteit, persoonlijk contact, service en snelle levertijden zijn voor ons vaste waarden. Voor clienten zijn het essentiële criteria in de voorbereiding.

Beurs/evenement: Glasstec, Duuseldorf Klant: Edgetech Ontwerp: Totems Communication Doelstelling: positioneren merk en producten Edgetech

Kerketuinenweg 79 2544 CZ Den Haag T +31 (0)70 3292363 F +31 (0)70 3293393 E info@maqutos.com www.maqutos.com

021 404744_EHBB 2013.indd 21

03-12-12 10:52

Beursstand

Zes basis standindelingen Hoe beoordeel je een standontwerp? De communicatiekracht is een logisch criterium. Maar vergeet ook de praktische aspecten niet. De volgende zes basisvormen van stands, geven je de handvatten om ook die aspecten mee te wegen in de beoordeling van het standontwerp. Toren De torenstand bestaat uit een groot, hoog element in het midden, met een serie losse elementen er omheen. De toren is vaak voorzien van de bedrijfsnaam en/of boodschap. De losse standelementen doen dienst doen als balie, kiosk, productdisplay, cateringpunt of demonstratiestation. In visueel opzicht is deze standvorm erg sterk. De stand trekt al van verre aandacht en de communicatie is van diverse kanten zichtbaar. De torenstand is met name geschikt als je verschillende productsoorten, divisies of merken onder één bedrijfsparaplu wilt tonen. Nadeel kan zijn dat het centrale element een blokkade vormt. Daardoor is het voor bezoekers moeilijk om de connectie tussen verschillende bedrijfsboodschappen te zien. Ook kan het de standbezoekers naar de gangpaden drijven, waardoor andere bezoekers minder snel de stand in lopen.

Middelpunt Kenmerkend voor een middelpuntstand is dat alles in de stand zo is neergezet dat alle aandacht naar één punt wordt getrokken. Bij deze stand staat één boodschap of product centraal. De middelpuntstand werkt het best als je één product of boodschap presenteert. De boodschap of het product moet ook écht belangrijk en ‘spotlightwaardig’ zijn, anders werkt het averechts. De kans dat de boodschap blijft hangen is bij

deze standvorm groot. Door de aantrekkingskracht van het focuspunt lopen bezoekers makkelijk de stand op. Houdt er rekening mee dat deze bezoekers de aandachtstrekker al gauw aan het oog van de overige beursbezoekers kunnen onttrekken.

Theater Het doel van deze indeling is het geven of tonen van een presentatie. Meestal gaat het om een (half)open theateropstelling in combinatie met een gedeelte waar producten of informatiepunten staan uitgestald. Bij de theaterstand gaat alle aandacht uit naar de presentatie. Die moet daarom zowel qua frequentie als inhoud voor bezoek en stopkracht zorgen. Het ontwerp van het theatergedeelte moet zodanig zijn dat het ook tijdens de pauzes aantrekkingkracht heeft. Voordeel is dat beursbezoekers ‘onopvallend’ kunnen meeluisteren vanuit het gangpad. Een ondersteunende boodschap of visual op de (achter)wand van het presentatiegedeelte krijgt dan extra lang de aandacht. Nadeel is dat de meeste mensen (ook die in ‘de zaal’ zitten) de neiging hebben om direct na afloop van de presentatie weg te lopen. Het is aan de standbemanners om deze collectieve vlucht te voorkomen. Het risico is groot dat de elders in de stand getoonde producten qua aandacht in de schaduw staan van het theater.

Zorg dat de achterkant van het ‘theater’ niet aan het gangpad grenst; zo’n dichte wand nodigt niet uit. Als het niet anders kan, zorg dan dat er een pakkende boodschap op te lezen of te zien is.

Club De Club is een gesloten of semi-gesloten stand met aan de buitenzijde ‘muren’ van bijvoorbeeld panelen of gordijnen. Deze layout wekt de nieuwsgierigheid van voorbijgangers op en creëert een mate van intimiteit. In de stand moet iets bijzonders te zien zijn en/of moeten de bezoekers echt verwend worden. De verwachtingen bij een clubstand zijn immers hooggespannen. Deze standvorm wordt vaak gebruikt als hospitality stand. Door te kiezen voor één of twee ingangen kun je toegangscontrole uitvoeren. De toegelaten beursbezoekers krijgen daardoor een VIP-gevoel. Het maakt het ook eenvoudiger om niet-interessante bezoekers af te wimpelen. Door een routing aan te brengen kun je de standbezoekers automatisch langs alle focuspunten leiden. De buitenkant van de wanden zijn perfect om grote visuals en boodschappen op over te brengen, maar kijk uit dat het niet te druk wordt. Het is geen standvorm die veel passanten naar binnen trekt. Veel beursbezoekers zijn geremd om een vrijwel dichte stand in te gaan.

022 404744_EHBB 2013.indd 22

03-12-12 10:52

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Cirkel De cirkelstand is een verzameling van vormen, activiteiten en elementen, waarbij de cirkelvorm de boventoon voert. Dit geeft de stand een hippe uitstraling. De stand nodigt de bezoekers uit om op onderzoek uit te gaan. Deze layout wordt vaak gebruikt door creatieve bedrijven of ondernemingen die een eigentijdse indruk willen maken. In de cirkelstand is het mogelijk om diverse boodschappen over te brengen of producten te tonen. Aan de gangpaden heeft de stand geen obstakels, wat ‘m heel uitnodigend maakt. Vraag je wel af of deze moderne/ creatieve standvorm bij jullie bedrijf, merk of product past.

Omdat alle elementen even belangrijk zijn is het lastig om een centraal focuspunt te creëren. Ook kan het zijn dat bezoekers op de stand begeleiding nodig hebben om alle boodschappen/producten onder ogen te krijgen.

Plein Bij een pleinstand zijn alle grote elementen (als die er al zijn) aan de zijkant geplaatst. Het midden van de stand biedt daardoor ruimte voor ontspannen gesprekken en het bekijken van producten. Als bezoekers de stand opkomen, worden ze omringd door jullie wereld, tegelijkertijd zijn ze ‘vrij’ om te komen en te gaan wanneer ze willen.

De kracht van deze standvorm zit ‘m in de open, luchtige structuur. Maak gebruik van die open ruimte en bedwing de neiging om die ruimte op te vullen. De openheid en vrijblijvendheid van de pleinstand trekt veel bezoekers aan om een kijkje te nemen. Bezoekers kunnen zich in één oogopslag identificeren met het bedrijf of de producten. Zo niet, dan gaan ze weer. Op die manier vindt een natuurlijke selectie van geïnteresseerde prospects plaats. Deze standvorm is qua bezoekersbewegingen wel lastig beheersbaar. De relatief royale omtrek maakt het voor bezoekers eenvoudig om ‘incognito’ naar binnen en naar buiten te lopen, zonder dat er contact ontstaat met de standbemanning. Omdat bezoekers naar het midden van de stand worden getrokken, zullen de daar gepresenteerde producten waarschijnlijk aan het zicht vanuit het gangpad worden onttrokken. ✚ Let op. De hier beschreven standvormen zijn basisvormen die in de praktijk weer diverse variaties kennen of gecombineerd worden toegepast. Maar bovenstaande kennis kan ook bij afwijkende standindelingen als leidraad dienen voor de praktische beoordeling van een standontwerp.

entertainment Maak uw beursdeelname onderscheidend! Wij zorgen voor stopkracht en attentiewaarde. Acteurs gaan actief de interactie aan met beursbezoekers. Zij brengen bezoekers in contact met uw standbemanning. Filmpjes op www.beursacteurs.nl

Koninginnegracht 38 2514 AD Den Haag T +31 (0)70 392 11 40 F +31 (0)70 392 12 80 E info@acteurs.nl www.beursacteurs.nl

023 404744_EHBB 2013.indd 23

03-12-12 10:52

Beursbezoeker

Een geslaagd premium (give-away, relatiegeschenk) ... I

s niet voor iedereen. Maak er geen schot hagel van. Degene die het geschenk krijgt moet toch minstens tot jullie doelgroep behoren. Moet men verdienen. Je mag van de ontvanger minimaal verwachten dat hij of zij eerst een gesprek met jullie aangaat. Een gesprek waarin de standbemanning kan bepalen of het hier inderdaad om een prospect of relatie gaat. Nog beter is het als deze prospect zijn of haar contactgegevens moet achterlaten. Heeft contactgegevens. Minstens jullie websiteadres of het nummer van customer service. De ontvanger moet altijd - ook na jaren - een link kunnen leggen naar jullie bedrijf als gever.

nie; het verstevigt het onderlinge contact en benadrukt (verhoogt) de waarde van de premium. Past in het beursconcept. De premium, giveaway of het relatiegeschenk is één van de communicatiemiddelen die je tot je beschikking hebt bij een beursdeelname. Zend hiermee dus geen afwijkende boodschap uit. Gebruik het als geïntegreerd onderdeel van het beursconcept of gebruik het niet. Heeft stopkracht. Het moeten hebbedingetjes zijn of heel praktisch. Ze moeten jouw doelgroep toelachen, doen afremmen, zodat de standbemanning contact kan leggen. Wordt overhandigd. Maak er geen grabbelton van, strooi ze niet rond. Het geven/ overhandigen is een belangrijke ceremo-

Gaat niet snel stuk. Je doet er alles aan om het geschenk een link te laten leggen naar jouw bedrijf, product of dienst. Zorg dat het een positieve link is. Een waardeloze giveaway geeft een waardeloze indruk. ✚

Herken de zes typen beursbezoekers Er zijn bij vakbeurzen zes typen beursbezoekers te onder scheiden, zo is uit onderzoek van Karoline Wiegerink naar boven gekomen. Het is handig om deze types te (her)kennen om bij een overdaad aan bezoekers beter te kunnen selecteren en om bij het uitwerken van het beursconcept rekening te houden met de specifieke kenmerken van de verschillende types. De oriënterende slenteraar is meestal niet leidinggevend. Wel mag hij adviseren bij aankoopplannen. Hij is matig geïnteresseerd en vaak werkzaam bij een grotere onderneming. De doelgerichte informatieverzamelaar is vaak leidinggevend en een beslisser bij aankopen. Hij komt vooral naar technische beurzen. Doorgaans een interessante prospect voor exposanten. De netwerker is niet leidinggevend en meestal ook niet adviserend. Hij komt zelden naar de beurs met aankoopplannen. Vaak werkt hij in de dienstensector en veelal internationaal. De anti-beursbezoeker kan op directioneel niveau werkzaam zijn, maar heeft geen aankoopplannen. Vaak is hij werkzaam bij de lokale of regionale overheid. Hij bezoekt vooral bouwbeurzen. Deze beursbezoeker is zelden tevreden te stellen, maar hij laat wel geregeld zijn gezicht zien. De transactiegerichte bezoeker is vaak een directielid en zeker een beslisser. Hij heef veelal aankoopplannen en komt voor in alle sectoren het bedrijfsleven en zelden bij de overheid of in de dienstverlening. De seminarganger is zelden leidinggevend, maar wel vaak meebeslisser. Hij werk voor een grotere organisatie, bij de overheid of in de dienstverlening. Deze beursbezoeker is vooral geïnteresseerd in kennis en heeft daarom een voorkeur voor congresbeurzen. ✚

024 404744_EHBB 2013.indd 24

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 25

03-12-12 10:52

Tijdelijk draadloos internetboxen nodig? Een presentatie op beurs of seminar? Met uw handen in het haar? Bij Rentware kunt u terecht voor verhuur van notebook voor een dag tot en met complete turnkey projecten voor beurzen en seminars.

PC’s • laptops • PC servers • TFT schermen • printers • copiers • beamers • plasmaschermen • tijdelijke internet toepassingen • flexibele upgrade- en wisselopties • complete ICT projecten: hardware, software, installatie enz.

UW VOORDELEN

T 0 2 5 2 - 5 3 4 4 83 Rentware_185x128.indd 1

404744_EHBB 2013.indd 26

• verzekerd van probleemloos gebruiksgemak • 24 uur per dag voor u klaar • Tijdelijke systemen in netwerk of stand-alone

08-09-11 15:21

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 27

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 28

03-12-12 10:52

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Standmeubilair mag geen obstakel vormen Laat een exposant een stand tekenen en hij tekent een tafel (om de krant op te leggen), een stoel (om lekker op te zitten) en een balie (om aan te hangen), stelt Christophe Landuyt die met Expo-id (lees expo idee) exposanten helpt om effectiever aan beurzen deel te nemen. Voorkom dat de keuze en positionering van het standmeubilair een obstakel vormt voor de interactie tussen standbemanning en beursbezoekers.

en balie benadrukt de uitwisseling van geld tegen goederen, zoals we in de winkel gewend zijn. Het is vaak een onnodige barrière in een stand die tegenstelling benadrukt. Een balie is alleen op zijn plaats als (continu) bemand informatiepunt van een grote stand of ontvangstdesk voor een hospitality stand. Luie stoelen en banken gebruik je alleen als het de bedoeling is om bezoekers de stand in te halen voor een wat langer gesprek. Laat het geen kantine of wachtruimte voor het stand-

team zijn. Om Christophe aan te halen: Als je thuis gasten ontvangt, sta je ook even op uit je luie stoel. Zo hoort het ook op de stand: je staat bezoekers op te wachten, je staat ze te woord en pas daarna ga je eventueel op zoek naar plaats om te zitten en verder te praten. ‘Actiever’ zitmeubilair is doorgaans meer op zijn plaats in een stand. Beursgesprekken zijn vaak van korte duur en dan bieden krukken en stoelen voldoende comfort (en zijn ze minder uitnodigend om te blijven hangen). Ook dergelijke zetels zijn niet het vertrekpunt van de

standbemanning, maar het eindstation (alleen in gezelschap van een gast). Tafels kunnen nuttig zijn om er een brochure, laptop, notitieblok of tablet op te leggen als de standbemanning een presentatie of uitleg geeft aan een bezoeker, evenals het hem of haar aangeboden drankje en/of hapje. Gebruik het niet als opslagplaats voor allerhande zaken. Daarvoor is een kast of vitrine achterin de stand meer geschikt (weet je ook meteen waar je alle spullen laat die je normaliter in de balie, die ik net heb afgeserveerd, stouwt). ✚

Een goede standbouwer vind je zo Standbouwer is geen beschermd beroep. Iedereen die dat wil, kan een koperen plaatje naast de voordeur hangen en zich voortaan standbouwer laten noemen. Een paar dingen waar je bij de keuze van een standbouwbedrijf op kunt letten. Huiswerk. Heeft de standbouwer zijn huiswerk gemaakt en is hij voor het eerste gesprek alvast even op jullie website gaan rondneuzen? Weet hij over welke beurs je het hebt en welke type bezoekers daar verwacht worden? Heeft het bedrijf ervaring met de beurslocatie? Hoe goed weet jouw gesprekspartner in wat voor business je actief bent, wie jullie klanten zijn en wie jullie concurrenten?

Referenties. Meestal is een lijst met referenties courant beschikbaar, bijvoorbeeld op de website. Maar zo’n lijst zegt doorgaans weinig over de relatie met de (gewezen) opdrachtgever. Werd het project volledig beheerd of werd enkel de stand gebouwd? Wie ontwikkelde het deelnameconcept? Op welke manier werd de communicatie met de opdrachtgever georganiseerd? Selecteer twee bedrijven uit de referentielijst die je

even opbelt voor meer informatie.

Lidmaatschap. Aangesloten zijn bij een of meerdere vakorganisaties is niet per se een kwaliteitsgarantie, maar het wijst wel op betrokkenheid van het standbouwbedrijf in kwestie. Sommige vakorganisaties letten ook op de financiële gezondheid van kandidaat-leden. Daardoor heb je iets meer garanties inzake continuïteit. Mocht het bedrijf toch in moeilijkheden geraken tijdens de uitvoering van het project, dan worden de taken door andere leden overgenomen.

Buikgevoel. Geeft het standbouwbedrijf je een Zwitsers Leven gevoel of moet je voortdurend zelf achter hen aan zitten om dingen gedaan te krijgen? Een standbouwbedrijf met voldoende ervaring aan boord anticipeert en heeft al een oplossing bedacht nog voor je het probleem had zien aankomen. ✚

029 404744_EHBB 2013.indd 29

03-12-12 10:52

Standconcept

Bespeel alle vijf de zintuigen met het standconcept Live communicatie is het enige marketinginstrument waarmee je alle vijf de zintuigen van de doelgroep kunt bespelen. Je kunt mensen laten zien, horen, voelen, ruiken en proeven wat je ze te bieden hebt. Controleer of jouw standconcept optimaal gebruik maakt van deze unieke eigenschap van dit communicatiemedium.

ers gemaaid gras. Appeltaart in de oven. Herfstbos. Zeewind. Zet de positieve associaties die geuren oproepen ook eens in bij jouw beursdeelname. Sfeerzones en accenten. Verlichting zorgt voor sfeer en attentiewaarde. Om verlichting optimaal te benutten is het belangrijk om vooraf een goed lichtplan te maken. Met gekleurde spots kun je sfeerzones creëren. Uiteenlopende kleuren roepen bij mensen uiteenlopende gemoedsgesteldheden op. Om bepaalde objecten extra onder de aandacht te brengen, is accentverlichting de aangewezen oplossing. Onzichtbaar decor. In films doen ze niet anders. Met achtergrondmuziek en -geluiden wordt een onzichtbaar decor geschapen, met een ijzersterke uitwerking. Laat het geluid maar eens weg bij de filmscènes die je het meest zijn bijgebleven. Houd rekening met een koude douche.

catiemiddel wordt vaak vergeten, terwijl door de huidige printen projectietechnieken veel mogelijk is op dit gebied

brengen ‘gevoel’ in jouw communicatie. Gegarandeerd dat de beursbezoekers direct bij de les zijn. ✚

Gevoelige communicatie. Trillende vloeren, luchtstootjes en waterspetters

Kijk omlaag Sammie. Visuele communicatieuitingen worden al gauw op ooghoogte aangebracht of hoog boven alles uit als het van veraf moet opvallen. De vloer als communi-

Verhuur van printoplossingen voor en tijdens (sport)evenementen • Printer en copier verhuur • Print- en drukwerk • Internetzuilen • HotSpot Printing (printen direct vanaf mobiel of PDA)

Partner in sport en events www.huureenricoh.nl

030 404744_EHBB 2013.indd 30

03-12-12 10:52

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Heb mensen beschikbaar voor netwerkmomenten

oud ook rekening met de netwerkmomenten tijdens een beurs bij het samenstellen van je beursteam. Je bent geneigd om je geheel op de eigen stand te focussen, maar benut ook de contactmomenten die de beursorganisatie of andere exposanten bieden. Die dragen ook bij aan het rendement van een beursdeelname. Zorg dus dat je mensen vrij houdt - of beter nog indeelt - voor het inhoudelijk programma van de beursorganisatie of de borrel van de brancheorganisatie. En als je met targets op de stand werkt, kun je ook targets aan deze activiteiten hangen. Met hoeveel nieuwe leads moet iemand van zo’n bijeenkomst komen of hoeveel mensen moet hij of zij doorverwijzen naar jullie stand? ✚

Welke beurstraining is nodig? Training is maatwerk. Anders dan onderwijs of voorlichting staat immers gedragsverandering centraal. Dat geldt ook voor een beurstraining. Bepaal vooraf welke kwaliteiten belangrijk zijn om jullie beursdoelstelling te behalen en op welke punten jouw standteam zich moet verbeteren. Productpresentatie. Heeft ieder lid van de standbemanning voldoende productkennis om in ieder geval de sterke punten van het product en de belangrijkste specificaties te kunnen noemen. Zo niet, laat een productspecialist hen dan bijpraten. Vervolgens is het de beurt aan een communicatiespecialist om te vertellen hoe je deze informatie het meest effectief overbrengt in een beursgesprek. Vergeet daarbij niet het aspect van productdemonstratie. Alles wat je kunt aanwijzen of tonen ondersteunt de boodschap, Standetiquette. In de informatievoorziening naar het beursteam is de standetiquette, noem het de huishoudelijke regels, een absolute noodzaak. Maar blijft een lijst met regels hangen? Als je het gevoel hebt dan jouw standbemanning zich professioneler kan presenteren dan tot nu toe, maak dan de standetiquette onderdeel van de training. Het laten zien van verkeerd gedrag op een beursstand - denk aan bellen, eten, vooral met collega’s praten - en het oefenen van juist gedrag zet jouw standteam op het juiste spoor. Prospectkwalificatie. Ga je voor het verzamelen van kwalitatief goede leads? Een

beurs is hiervoor het ideale marketinginstrument, maar vraagt wel een gerichte aanpak. Train de standbemanning in het snel kwalificeren van de beursbezoekers. Het beginnen van het gesprek, de vragen om snel te weten te komen of het een interessante prospect is en het vervolg, bijvoorbeeld de overgang naar de productpresentatie of het beleefde, doch resolute, afscheid.

Hospitality. Mag je van een accountmanager die normaliter op klantbezoek gaat, verwachten dat die weet wat hospitality inhoudt? Op de beurs zijn de rollen ineens omgekeerd en komt de klant bij hem of haar op bezoek. Als het beursconcept draait om gastheerschap, dan mag dit aspect niet ontbreken in de beurstraining. Hoe ontvang je je gasten, zodat ze zich extra verwend voelen? Dat leer je alleen door te oefenen. ✚

031 404744_EHBB 2013.indd 31

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 32

03-12-12 10:52

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Standbemanner is geen beroep S

tandbemanner is geen beroep. De mensen het standteam vormen hebben een andere functie binnen jouw bedrijf; voeren normaliter andere werkzaamheden uit. Of het zijn tijdelijke krachten, die je voor deze tijdelijke activiteit tot je beschik-

king hebt. Al deze mensen hebben dus extra begeleiding nodig. Anders neigen ze hetzelfde te doen wat ze dagelijks doen, bijvoorbeeld achter een bureau zitten, bellen of veel aandacht geven aan hun vaste klanten. Het is zaak om ze vooraf goed te instrueren

over (en liefst ook te trainen in) wat van hen verwacht wordt tijdens de beurs. En om ervoor te zorgen dat ze zich losmaken van een dagelijkse beslommeringen. ✚

Hostesses bind je met een goed verhaal Huur je een hostess of andere tijdelijke medewerker in? Zorg dan dat die goed op de hoogte is van het bedrijf, de mensen, de beursdoelstelling en de werkzaamheden. Niets is dodelijker voor het efficiënt functioneren van tijdelijke krachten dan een gebrek aan essentiële informatie!

ertel iets over het bedrijf. Wat jullie doen en in wat voor een sector jullie actief zijn. Wat de historie van het bedrijf is en hoe jullie in de markt bekend staan. Wat jullie sterkste troeven zijn en welke waarden het bedrijf koestert. Wat de actuele nieuwsfeiten rondom het bedrijf zijn of welke geruchten er de ronde doen en hoe hierop gereageerd moet worden. Vertel iets over de mensen. Welke mensen zijn het gezicht van het bedrijf. Welke mensen staan er op de stand en wat zijn hun taken en verantwoordelijkheden. Zijn er bepaalde eigenschappen van bepaalde mensen waarmee ze rekening moeten houden. Hetzelfde voor beursbezoekers en relaties. Wat voor type mensen zijn dat. Hoe moeten die benaderd worden. Zijn er nog speciale gasten bij. Vertel iets over de doelstelling. Waarom neemt het bedrijf deel aan de beurs. Wat willen jullie uitstralen. Wat zijn de concrete targets. Wat en hoe wordt er geregistreerd en/ of gemeten. Welke activiteiten zijn er op en rond de beurs om die doelstelling te behalen.

Vertel iets over de werkzaamheden. Wat wordt er van de betreffende persoon verwacht. Waar in de stand moet die staan. Welke houding moet die aannemen. Welke taken moet die verrichten. Wanneer en hoe kan die pauzeren. Aan wie moet die rapporteren en wat en wanneer.

Maak hier een verhaal van. Het gaat in eerste instantie niet om een checklist, maar om het scheppen van een band met het bedrijf en het bewerkstelligen van de gewenste attitude bij de tijdelijke medewerker. ✚

BEURS LOCATIE Centraal gelegen, pal naast de A27, goed bereikbaar en gratis parkeren. Wij bieden 4 beurshallen met in totaal 10.000m2 gestoffeerd vloeroppervlak en 10 vergaderzalen. Ons motto: Samenwerken is de kracht voor de toekomst.

Meidoornkade 24 3992 AE Houten T +31 (0)30 6349100 F +31 (0)30 6349101 E info@expohouten.nl www.expohouten.nl

033 404744_EHBB 2013.indd 33

03-12-12 10:52

Leadgeneratie

Leads verzamelen in vijf stappen Gaan jullie voor zoveel mogelijk leads? Leadgeneratie op beurzen vraag om een gedegen voorbereiding. De volgende vijf stappen brengen je een optimaal resultaat.

egin bij het bepalen van het einddoel. Hoeveel leads zou je kunnen behalen op deze beurs. Maak een inschatting van de bezoekersaantallen en het aandeel voor jullie interessante prospects daarin. Kijk terug op (en registreer dus) eerdere beurservaringen. Ga natuurlijk wel elke keer voor een nieuw record. Welke informatie wil je minimaal hebben. Kies voor relevante gegevens. Heb je echt alle contactgegevens nodig van iemand? Bij vakbeurzen is het waarschijnlijk interessanter om te weten welke behoefte of vraag er leeft bij de betreffende persoon of wanneer er

een nieuwe investering staat gepland. Voeg standaard een (vrij) veld ‘vervolgactie’ toe om gedane toezeggingen op de beurs te kunnen opvolgen. Bepaal hoe je de gewenste informatie gaat verzamelen. Hoeveel mensen heb je nodig om iedereen aan te kunnen spreken? Zoek hulp als de aanvoer van beursbezoekers te groot is om te behappen door jouw standteam. Zet specialisten, een actie of een activiteit in om snel de prospects te kunnen selecteren. Gebruik badgescanners voor het snel registreren van contactgegevens en aanvullende vragen.

Zorg voor een geïntegreerd systeem. Vraag aan de beursorganisator welke bezoekersinformatie beschikbaar is en hoe je die kunt koppelen aan jullie eigen registratiesysteem. Zorg dat de informatie die je op de beurs verzameld kunt importeren in jullie eigen crmdatabase. Beide zorgen voor een efficiënte intake en verwerking van de leadgegevens. Regel vooraf de opvolging van de leads. Leads zijn bederfelijke waar. Hoe langer je ze ongebruikt laat, hoe minder de waarde. Bepaal daarom vooraf hoe jullie (en wie) de leads direct na de beurs gaan opvolgen. ✚

Open vragen basis van een goed beursgesprek Blijft altijd leuk. Een spelletje open vragen stellen. Het valt altijd weer tegen, terwijl het de basis is van een goed beursgesprek. Verplichte kost dus bij de training van de standbemanning.

et heeft geen zin om een verhaal af te steken tegen een beursbezoeker zonder dat je weet wie je voor je hebt en wat de behoefte van die persoon is. Als je tegen de verkeerde staat te praten of nutteloze informatie staat uit te wisselen, gaat dat ten koste van goede gesprekken met de juiste personen.Dus begin elk gesprek op de beursvloer met het stellen van open vragen. Vragen waar niet met ja of

nee op te antwoorden is. Een zogenaamde gesloten vraag heeft een grote kans om een ‘nee’ te scoren. Het gesprek valt dood, de prospect ontglipt, verloren tijd, een gemiste kans.

Een aantal logische openingsvragen: • Met welk doel bezoekt u deze beurs? • Naar welke producten of diensten bent u op zoek?

• Voor welk bedrijft werkt u en wat is uw functie? • Van welk merk product/dienstverlener maakt u gebruikt? Wat vindt u er goed aan? Wat valt er volgens u aan te verbeteren? • Wat zijn de belangrijkste criteria voor een aankoop/samenwerking? • Wat vindt u zo op het eerste gezicht van onze producten/diensten? ✚

BEURSADVIES Met vele jaren ervaring in de B&E-branche is Expobull uw adviseurs voor beurzen en evenementen. Zowel voor uw beurs als floormanagement als voor uw als deelnemer aan een beurs of evenement.

Expobull, no bullshit!

Postbus 2020 5260 CA Vught T +31 (0)73 503 2935 F +31 (0)73 503 2172 E info@expobull.nl www.expobull.nl

034 404744_EHBB 2013.indd 34

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 35

03-12-12 10:52

Standbemanning

Hoeveel standbemanning heb je nodig? Het aantal mensen dat je op de beurs nodig hebt is afhankelijk van diverse zaken. Zo bepaal je hoe groot je standteam moet zijn.

oeveel bezoekers komen er? Het mag duidelijk zijn dat een groter opkomst, doorgaans om een groter standteam vraagt. Dus bepaal hoeveel bezoekers er worden verwacht en hoe de spreiding van de bezoekersaantallen over de beursperiode zal zijn. Wat zijn de piekmomenten en hoeveel bezoekers komen er dan? Wat is het doel? Als het doel is om zoveel mogelijk klantcontacten te hebben, dan vraagt dat ook om meer mensen op de stand. Is het doel vooral om bestaande relaties te ontvangen, dan is bepalend wie de aangewezen personen zijn om deze relaties te ontvangen. Wat zijn de taken? Moet er iets gepresenteerd worden, zijn er mensen voor de catering nodig, laat je flyers uitdelen. Het is belangrijk om specifieke taken aan specifieke personen

te kunnen toewijzen. Iemand die teveel verschillende taken op zijn bordje heeft liggen, laat zeker steken vallen. Hoe lang duurt de beurs? Hier gaat hem meer om het totaal aantal mensen dat nodig is over de hele beursperiode. Hoe meer beursuren er gedraaid moeten worden, des te dringender de vraag om tussentijdse verversing van de standbemanning. Dat is niet altijd de realiseren, omdat niet iedereen ‘inwisselbaar’ is of simpelweg omdat je niet meer mensen beschikbaar hebt. Hoe regel je de pauzes? Voorkom dat de stand on(der)bemand is tijdens pauzes van standbemanners. Plan pauzes zoveel mogelijk tijdens rustiger beursmomenten. Dit werkt twee kanten op. Je hoeft geen extra standbemanning te regelen én het voorkomt dat je de weinige beursbezoekers intimideert met een ‘cordon’ aan standpersoneel.

Hoe groot is de stand? Dit is natuurlijk een kip-en-ei-verhaal. Is het aantal standbemanners dat nodig is voor het doel en de taken te groot voor de stand, dan is de standoppervlakte te klein gekozen. Als grove richtlijn geldt één persoon per drie vierkante meter stand. ✚

Laat jouw salesteam afspraken maken

ls je thuis een feestje organiseert, wacht je dan af wie er op komt dagen? Of nodig je mensen uit en controleer je vooraf of ze langskomen? Wel zo prettig om te weten dat er voldoende gasten zullen zijn.

Waarom zou je het bij een beursdeelname anders doen? Al die inspanningen, die kosten en dan maar zien wie er langs loopt? Zorg dus dat jouw sales mensen hun relaties en prospects uitnodigen en beter nog, dat ze concrete afspraken maken. Hiermee

sla je de eerste slag op een vakbeurs. Jouw aanwezigheid op de beurs is al voor de opening algemeen bekend, jouw stand is goed bezocht, jouw team maakt goed contact met interessante prospects & clients, jouw tijdelijke promotieplatform levert geheid resultaat op. ✚

Verhoog je aantal beurscontacten per uur Minder tijd per contact geeft een hogere tevredenheid over de beursdeelname. Als exposant is het dan ook zeer efficiënt om te kijken hoe je het aantal contacten per uur kunt verhogen.

eze wijsheid komt niet van mij, maar van Richard Montanus. Voormalig beursonderzoeker bij de RAI, die zijn specialisme al enige jaren inzet voor exposerende bedrijven met zijn bedrijf Exporesult. Uit al die jaren onderzoek blijkt dat bedrijven gemiddeld minder dan twee klantcontacten per standbemanner per uur halen op beurzen. Naast dat dit gegeven helpt bij het antwoord op de vraag ‘hoeveel standbemanning heb je nodig’, geeft het ook aan dat er nog veel winst is te behalen door het aantal contacten per standbemanner per uur te verhogen.

Maak een soort stroomdiagram waarin je het beurscontact optimaliseert. Beschrijf de diverse fasen te beginnen bij de selectie van de beursbezoekers tot aan het afscheid en alle variaties die daar tussen zitten. Koppel daaraan wie welke fase van het beurscontact voor zijn of haar rekening neemt. En beschrijf per fase het ideale (korte, efficiënte) gesprek. Dus wie spreekt de beursbezoeker aan. Welke vragen moet die stellen om te bepalen wat de behoefte is van die bezoeker en of het een interessante prospect is (of een goede bestaande relatie).

Afhankelijk van de uitkomst van die vragen, aan wie en hoe speelt hij of die bezoeker door, of hoe neemt die beleefd, doch resoluut, afscheid van een niet interessante bezoeker. Zet deze lijn ook voort bij de wel interessante beursbezoeker, danwel goede relatie. Ook deze gesprekken moeten niet langer duren dan noodzakelijk en efficiënt worden afgerond. Denk ook na hoe je buffers inbrengt, bijvoorbeeld door relaties of prospect even tijdelijk te parkeren met een kopje koffie, drankje en/ of versnapering. ✚

036 404744_EHBB 2013.indd 36

03-12-12 10:52

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Regel een uitwijkmogelijkheid voor de standbemanning Mag je van mensen verwachten dat ze alle uren fit zijn, gefocust op de beursbezoekers? Geen reële optie lijkt mij. Op een zittende, etende, rokende, bellende of chagrijnige standbemanning zitten we ook niet te wachten.

eker bij meerdaagse beurzen, een standteam dat (vrijwel) alle uren in dezelfde samenstelling draait en lange beursdagen is het aan te raden om een uitwijkmogelijkheid te regelen. Een plek waar mensen zichzelf kunnen zijn, kunnen lunchen, zich kunnen omkleden, bijpraten en eventuele frustraties die op de beursvloer zijn ontstaan kunnen bespreken.

Vraag eens na bij de beursorganisator, beurslocatie en/of omliggende restaurants of er een ruimte beschikbaar is waar je met het standteam naar kunt uitwijken. Hier kun je ook de kick-off en de evaluatie van de dag laten plaatsvinden. Met een dergelijke 'crewruimte' voorkom je dat de stand als pauzelokaal wordt gebruikt

of bezoekers kunnen meegenieten van onderlinge strubbelingen. Het zorgt voor een duidelijk onderscheid tussen 'backstage' en het toneel, waar je van het standteam mag verwachten dat ze zich optimaal en professioneel presenteren. ✚

Design ook de standbemanning Wel merkcommunicatie via de stand en visuals, maar niet via het standteam? Uiteindelijk is het toch het de onderlinge interactie tussen standbemanning en beursbezoekers die voor een belangrijk deel het succes van de beurs bepaald. Dus design ook de standbemanning.

nvesteren in beurskleding verdient zich geheid terug. Het geeft een professionele uitstraling. Het maakt de bezoeker meteen duidelijk wie het bedrijf vertegenwoordigt. Het helpt de standbemanning beseffen dat ze ‘on stage’ zijn; dat een beursdeelname compleet iets anders is als de dagelijkse routine. Het verhoogt de teamgeest.

Kies een outfit die in lijn ligt met de look & feel van de stand. Zorg ook voor minimaal één kledingsstuk of accessoire waarmee jouw standmedewerkers echt opvallen. Niet alleen voor hun herkenbaarheid. Je vergroot ook de kans dat de beursbezoeker zich het contact op de beurs langer blijft herinneren. Bedenk wel dat het standteam zich prettig moet voelen in de kleding. Als je erg wilt

afwijken van hun dagelijkse (zakelijke) kleding, leg dan vooraf goed uit welke overtuigende reden je hebt om dit te doen (en heb deze overtuigende reden). Kies bij voorkeur voor lichte en luchtige kleding. De temperatuur op een stand kan immers flink oplopen en niemand wordt vrolijk van een bezwete gesprekspartner. En tot slot een reminder: vergeet de schoenen niet! ✚

037 404744_EHBB 2013.indd 37

03-12-12 10:52

Socialmedia

Post dit bij een beursdeelname Oké, je hebt dus op alle social media platforms gemeld dat je op de beurs staat. Daarnaast bericht je natuurlijk waarom bezoekers naar jouw stand moeten komen. En dan? In een planmatige aanpak voor het inzetten van social media rond jullie beursdeelname, is variatie in de berichtgeving een vereiste. Hier een aantal suggesties en denk daarbij ook aan foto’s die je aan zo’n post kunt koppelen.

Bericht over de voorbereidingen: kijk hier het mooie standontwerp voor #beurshashtag; ons beursteam op training voor #beurshashtag; ons nieuwste product op weg naar #beurshashtag; de bar is bijna klaar in stand 326 op #beurshashtag

Nodig mensen uit: @beursdokter zullen we volgende week even bijpraten op #beurshashtag; @beursdokter wanneer ben jij op #beurshashtag - zullen we afspreken?; ik heb een verrassing voor @beursdokter op #beurshashtag standnummer 326

Laat weten dat jullie klaar staan (en er in zin hebben): het standteam van #bedrijfsnaam staat klaar op #beurshashtag; kom maar op met al je vragen over #onderwerp - standnummer 326 op #beurshashtag , die grote blauwe ballon achterin hal 7 op #beurshashtag ? daar staan wij van #bedrijfsnaam met een kop koffie klaar

Vertel hoe leuk het is op de beurs (en dit keer even niet over jullie zelf): de deuren zijn net open en nu al druk op #beurshashtag; ben je op #beurshashtag ? moet je zeker naar het noviteitenpaviljoen gaan - ben onder de indruk; goede beurspresentatie van #anderbedrijf op #beurshashtag - compliment!

Meldt jullie succesverhaal op de beurs: veel positieve reacties op onze premiums op #beurshashtag; premier #markrutte bekijkt onze primeur op #beurshashtag standnummer 326; nog maar extra brochures laten bezorgen op #beurshashtag want ze vliegen de deur uit

Roep op voor de laatste ronde: laatste kans om onze nieuwe oplossing voor #onderwerp te bekijken - achterin hal 7 op #beurshashtag; kom naar de netwerkborrel op standnummer 326 #beurshashtag; gezellig druk op onze stand op #beurshashtag

Kijk terug op de beurs (in alle hiervoor besproken vormen): leuk je weer eens gesproken te hebben @beursdokter op #beurshashtag !; morgen follow up beginnen voor #beurshashtag - 32 vervolgafspraken!; kon je niet naar #beurshashtag komen? reply op deze tweet en wij sturen je de nieuwe brochure ✚

We create your exhibition succes

Kunt u straks terugkijken op een geslaagde beursdeelname?

038 404744_EHBB 2013.indd 38

03-12-12 10:52

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Een persbericht schrijven Je staat voor de 25e keer op de beurs. Je hebt een nieuw product of dienst. Je hebt een ludieke actie op de beursstand. De nieuwe CEO uit Azië is op de stand aanwezig. Jouw standteam heeft de eerste prijs gewonnen voor ‘best geklede standbemanning’.

llemaal nieuwsfeiten waar je voor of na de beurs een persbericht over kunt sturen. Een persbericht is een manier om gratis publiciteit te genereren. Als het persbericht goed in elkaar zit, is de kans groter dat de redacteur van krant, (vak)blad of website het bericht in zijn of haar medium plaatst. Dit zijn de eisen waaraan een goed persbericht voldoet: ❐❐ Er moet een nieuwsfeit in staan. ❐❐ Het bericht moet foutloos geschreven zijn. ❐❐ Het bericht moet makkelijk leesbaar zijn. Schrijf het op zoals je het zegt. ❐❐ De kop moet kort en krachtig zijn en in

❐❐

❐❐ ❐❐

❐❐

één keer duidelijk maken waar het bericht over gaat. Het bericht moet beginnen met wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Dit is het intro. Het bericht moet niet te lang zijn, zeker niet langer dan één A4. Het bericht moet oprolbaar zijn: de belangrijkste dingen staan bovenaan en de minst belangrijke onderaan. Dan kan de redacteur er makkelijk een stukje “afknippen” als het niet op de pagina past. Maak er geen reclametekst van. Hou het

❐❐ ❐❐

❐❐

objectief en zakelijk, anders wordt het niet geplaatst. Schrijf in de actieve vorm en vermijd woorden als ‘worden’, ‘kunnen’ en ‘zullen’. Sluit het bericht af met ‘Einde persbericht’ en zet daar onder ‘Noot voor de redactie’. Hieronder zet je de gegevens van de contactpersoon die meer over dit onderwerp kan vertellen. Stuur een goede kwalitatieve foto met het bericht mee, dat verhoogt de kans op plaatsing. Denk aan het fotobijschrift: wat staat er op de foto? ✚

Hoe social is jouw beursdeelname? Social media is de (voorlopig) laatste toevoeging aan het rijke palet van communicatiemiddelen die je kunt (moet) inzetten rondom een beursdeelname. Maak niet de vergissing dat het inzetten van dit snelle, vluchtige medium geen voorbereiding vraagt. Het planmatige inzetten van social media kan het rendement van jullie beursdeelname fors verhogen. Hier een aantal aandachtspunten. Gebruik de hashtag van de beurs (en eventueel jullie bedrijf en/of de actie die jullie hebben). Zeker kort voor, tijdens en kort na de beurs zorgt het gebruik van de beurshashtag dat jullie onder de aandacht komen van (potentiële) beursbezoekers.

Zorg voor spreiding van de posts of updates. Het is aanlokkelijk om een basistekst te schrijven en die in één keer op alle social media platforms te posten. Efficiënt als het gaat om jouw tijdsbesteding, maar minder effectief. In de continue stroom van online berichten is de levensduur van een post slechts enkele seconden. Spreid de posts over meer dagen en kies voor diverse tijdstippen. Een tool als Buffer maakt het mogelijk om de berichten in te plannen, zodat je ze in één keer kunt schrijven en toch gespreid posten.

Laat iedereen meedoen. Zorg ook dat de standbemanning en medewerkers van het bedrijf hun netwerk op de hoogte houden van jullie beursdeelname. Geef ze aan wat de hashtags zijn en geef ze suggesties wat ze zouden kunnen posten. Maak een postschema voor de standteam op de beurs. Aan te bevelen om optimaal te profiteren van de buzz tijdens de beurs en noodzakelijk om te voorkomen dat de standbemanning te veel met hun smartphones bezig zijn.

Zorg voor variatie. Iedere fase van een beursdeelname vraagt om andere berichtgeving. Ieder persoon wordt op een andere manier getriggerd om naar jullie stand te komen. Veel berichten posten

trekken de aandacht, maar gaan jullie meest trouwe volgers irriteren als het steeds dezelfde post is. Bedenk daarom vooraf tweets die het bedrijf, de standbemanning en de overige deelnemers zouden kunnen versturen.

Kijk naar de statistieken. Welke update maakte de meeste reacties los en welke post werd het meest geretweet? Wie bereikte de meeste volgers en/of kreeg de meeste respons? Je zou er een wedstrijd van kunnen maken om zo jouw mensen te stimuleren om te tweeten, posten, updaten, krabbelen... ✚

039 404744_EHBB 2013.indd 39

03-12-12 10:52

Wij maken wat U bedenkt... Feijen SP is uw specialist in de productie van bijzondere halffabrikaten. Wij helpen u graag om uw ontwerpen vorm te geven. Zoals u het bedenkt en met altijd hoogstaande kwaliteit!

CNC freeswerk CNC zaagmachine Vloeren Wanden Eigen lakspuiterij Leverancier van Advan-Wand Dé revolutionaire systeembouw oplossing Nijverheidsstraat 32a 6681 LN Bemmel E-mail: info@feijensp.nl Tel: +31 (0)26 325 20 60 Fax: +31 (0)26 325 20 66 Websites: www.feijensp.nl www.advan-wand.nl

Feijen_185x128.indd 1

22-08-11 10:42

IT Rentals Europe is gespecialiseerd in de verhuur, begeleiding en implementatievan ICT toepassingen voor beurzen, seminars en congressen binnen Europa in het algemeen en de Benelux in het bijzonder.

R1 DÉ NUMME g voor: Professionele ondersteuning voor organisaties bij beurzen en congressen in binnen- & buitenland IT Rentals Europe Tel (+31) (0)20 49 43 494 WWW.ITRENTALSEUROPE.EU 20110504 Adv_ITrentals_82x244.indd 1

404744_EHBB 2013.indd 40

nin in ondersteu nisatoren • Beursorga ers • Standbouw n • Exposante

• • • • •

Jarenlange ervaring Alles uit eigen voorraad Breed productassortiment Eigen technici op locatie Gekwalificeerde ondersteuning tijden beurs, seminar of congres

08-09-11 15:21

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 41

03-12-12 10:52

Communicatie

Trek de aandacht van de pers Jouw bedrijf introduceert haar nieuwste product op de komende vakbeur s. Hoe zorg je ervoor dat de vakpers deze noviteit signaleert?

ersbadges. Meestal dragen mensen van de pers speciale persbadges. Zorg ervoor dat de standbemanners goed op de badges letten, zodat ze snel weten wanneer ze met een redacteur te maken hebben. Als de redacteur geïnteresseerd is in een demonstratie, doe dit dan meteen en vraag niet of ze later terug willen komen. Dit doen ze meestal toch niet. Geven jullie giveaways? Geef er dan ook één aan de redacteur, zodat hij zich jouw bedrijf herinnert als hij weer op de redactie is. Interview. Een interview met de directeur spreekt meer aan dan een interview met een 'gewone' werknemer. Zorg dat de belangrijkste personen binnen uw organisatie één of twee dagen op de beurs aanwezig zijn en laat dat vooraf via een persbericht aan de betreffende vakpers weten.

Perskamer. Elke beurs heeft een perskamer. Maak er gebruik van! Leg jouw – opvallende! – persmap op een opvallende plaats en check elke dag even of er nog genoeg persmappen beschikbaar zijn. In een persmap stop je informatie over het nieuwste product, liefst met fotomateriaal, bedrijfsinfo en een visitekaartje.

Persconferentie. Geef een persconferentie over jullie nieuwe product of dienst. Doe dit bij voorkeur tijdens de beurs, maar niet op de stand. Let op dat je voldoende persmateriaal hebt om uit te delen. Ook is het handig dat de directeur of de verantwoordelijke voor het nieuwe product na de conferentie beschikbaar is voor interviews. ✚

Laat beursfoto's maken Deelname aan een congresbeurs heeft zijn eigen spelregels. De deelnemers komen in eerste instantie voor het congres. Dat geeft een heel andere ‘mind set’ dan die van een beursbezoeker. Speel hier met je beursconcept op in.

et ontbreekt op bijna elke checklist: foto’s (laten) maken van jullie aanwezigheid op de beurs. Wat een zonde. Al die moeite die het beursteam in de beurspresentatie heeft gestoken en het resultaat dan niet vastleggen. Die foto's zijn een blijvend bewijs van jullie inspanning. Met die foto's kun je de mensen die niet naar de beurs zijn geweest – bijvoorbeeld de directie – alsnog laten zien wat jullie hebben gepresteerd. Je kunt ook foto's

naar de vakpers sturen, waarmee je de kans vergroot dat zij over jullie schrijven in hun beursverslag. En het levert weer een nieuws item op voor jullie eigen website. Bij de evaluatie van de beursdeelname kun je teruggrijpen naar dit beeldmateriaal en het kan ook de briefing voor de volgende beursdeelname ondersteunen. Nu lijkt een foto maken eenvoudig, zeker in het digitale tijdperk. De lichtomstandighe-

den in een beurshal maken het echter vrijwel onmogelijk om als amateur een waardige foto te maken van de stand. Voor professioneel gebruik van de foto is het daarom verstandig om een fotograaf in te huren. Vergeet vooral niet om ook een vrolijke foto van de standbemanning te (laten) maken. Het levert een blijvende herinnering op aan de gezamenlijke beurspres(en)tatie. ✚

042 404744_EHBB 2013.indd 42

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 43

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 44

03-12-12 10:52

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Acht belangrijke beoordelingscriteria voor presentatiesystemen Er is een ruime keuze aan mobiele presentatiesystemen op de markt. Er zijn een aantal verschillende typen: van een pop-up als ‘handvat’ voor een visual, tot wandsystemen die uit te breiden zijn tot een complete stand. En van elk type is er groot aanbod aan variaties en merken. Hier volgen acht belangrijke beoordelingscriteria die voor alle presentatiesystemen opgaan.

Toepassingsmogelijkheden. Wil je naar eigen inzicht een standaard formaat visual in of voor je stand plaatsen? Dan is een pop-up voldoende. Of heb je een achterwand nodig als communicatiemedium en ‘rugdekking’. Dan ga je de richting op van wandsystemen. Kijk ook naar de uitbreidingsmogelijkheden, zodat je jouw presentatie kunt opschalen.

Kwaliteit. Presentatiemiddelen schaf je doorgaans aan voor meermalig gebruik. Door het in- en uitpakken, transport en opslag is de kans op beschadiging groot. Kies dan ook voor kwaliteit. Vergelijk de kwaliteit van de gebruikte materialen, de dikte van de profielen, de stevigheid en eenvoud van de verbindingsmethode (van de systeemonderdelen onderling en tussen het systeem en de visual). Bepaal ook hoe (eenvoudig) je het systeem kunt reinigen.

Eenvoud van opzetten. Bij de meeste toepassingen van presentatiemiddelen wil je jouw presentatie zelf op kunnen zetten. Hoe snel staat het systeem klaar. Hoe eenvoudig is het bevestigen van de visuals. Heb je gereedschap nodig? Liever niet, want dat kun je vergeten mee te nemen. Dit vraagt om een demonstratie door de verkoper en kijk eens tijdens de opbouw van een beurs hoe het andere standhouders vergaat bij het opzetten van hun presentatie.

Stabiliteit. Opzetten is één ding; blijven staan iets heel anders. Voorkom dat jouw

stand een gevaar vormt voor het standteam en de bezoekers. Geef presentatiemiddelen altijd een duwtje voordat je ze aanschaft. Een goed systeem moet altijd zonder extra bevestiging of ondersteuning blijven staan.

Opslag en transport. Wat is het gewicht van het systeem en hoe degelijk is de verpakking. Het eerste zodat je het eenvoudig kan meenemen, inladen en vervoeren. Het tweede om beschadiging tijdens transport en opslag te voorkomen.

Het valt onder de catego7 Verlichting. rie accessoires, maar eigenlijk is een verlichtingssysteem een must. Zo hou je zelf in de hand of de visual goed te zien is onder alle lichtomstandigheden.

Ontwerp. Het is natuurlijk niet alleen toepassingsmogelijkheden, duurzaamheid en gebruiksgemak waar het om draait. Wat straalt het presentatiemiddel uit en past dat bij jullie bedrijf? Een duizend in een dozijn pop-up voor een designstand? Lijkt me niet. ✚

Keuzevrijheid printmaterialen. Welke printmaterialen kun je op het presentatiemiddel gebruiken.

045 404744_EHBB 2013.indd 45

03-12-12 10:52

Visuals

Vijf vuistregels voor effectieve visuals Visuals vormen een effectieve vorm van communicatie op de beursvloer. Tenminste als je de volgende vijf vuistregels in acht neemt.

eeld. Het heet niet voor niets visual. Een goed gekozen beeld brengt de boodschap beter over dan duizend woorden. Beelden kunnen meertalig, universeel en ondubbelzinnig zijn. Concrete beelden scoren beter dan abstracte. Snelheid. Een beursbezoeker beslist binnen drie seconden of hij de stand op komt of niet. Jouw slogan moet binnen die korte tijdspanne opgemerkt en begrepen worden. Test

de slogan onder medewerkers, relaties en familieleden. Observeer hun primaire reactie. Essentie. Mensen onthouden slechts de grote lijnen van een boodschap. Hoe bondiger je die formuleert, des te beter ze onthouden wordt. Tien woorden is het maximum, maar ga voor vijf. Voordeel. Vergeet je eigen zendingsdrang en verdiep je in de behoefte van jouw prospects.

Communiceer wat zijn of haar voordeel is bij het kopen van jouw product of van het zaken doen met jouw bedrijf. Humor. Ook in een zakelijke context werkt een vleugje humor ontwapenend. Een knipoog doet de communicatie in een meer ontspannen sfeer verlopen en maakt de beursbezoeker meer ontvankelijk. Wie met zijn visuals een glimlach weet op te wekken, trekt zeker de aandacht en vergroot de kans dat de boodschap beklijft. ✚

Tien veel voorkomende fouten bij grootformaat prints Fout 1. Teveel tekst. Een grootformaat print toont woorden. Voor uitleg is een gesprek meer geschikt. Bedenk dat een beursbezoeker in maximaal 3 seconden de boodschap moet begrijpen. Fout 2. De verkeerde tekst. ‘Whats in it for me?’. Met deze attitude kijkt een beursbezoeker naar jouw uiting. Als het voordeel voor de beursbezoeker niet in de tekst staat, dan is het de verkeerde tekst. Fout 3. Te klein lettertype. De lettergrootte moet minimaal 10 centimeter hoog zijn. Voor elke meter afstand tussen de beursbezoeker en de graphic geldt als stelregel een verhoging van 2,5 centimeter van de letter. Dus als de tekst op 6 meter afstand gelezen moet worden, dan is de minimale hoogte van de letter 15 centimeter. Fout 4. Slecht leesbaar lettertype. De stelregel van Expoformer: gebruik alleen Serif of Sans Serif Style en niet meer dan twee verschillende fonts. Over het aantal geschikte lettertypen valt te twisten, maar vermijd in ieder geval kunstzinnige, slecht leesbare lettertypen. Fout 5. Verwarrende achtergrond. Lichte letter op donkere achtergrond of donkere op lichte. Hou het contrast tussen letter en achtgrond groot. Zekere keuzes zijn de letterkleuren zwart, donkerblauw en donkergroen

op een lichte achtergrond in wit, lichtgeel en lichtblauw. Dat geldt ook andersom. Fout 6. Tekst buiten de zichtbare zone. Tekst hoort in de bovenste 60 centimeter van de graphic. Houdt rekening met de toepassing en positie van de grootformaat print. Zorg dat de tekst bij voorkeur op ooghoogte is en dat andere standelementen nie het communicatieve deel van de graphic (deels) afschermen. Fout 7. Teveel afbeeldingen. Ga voor één afbeelding die er op een afstand van 9 meter goed uitziet. Kies voor een beeld dat de aandacht van de beursbezoeker trekt en gelijktijdig jullie merk of product communiceert. Het beeld moet ervoor zorgen dat de bezoeker stopt om de tekst te lezen. Fout 8. Slechte beeldkwaliteit. Gebruik alleen hoogresolutie beelden. Van slecht beeldmateriaal is niets goeds te maken. Vermijd alles onder de 4.000 pixels en zorg tijdig dat je over goed beeldmateriaal beschikt. Fout 9. Slechte verlichting. Plaats verlichting om de 60 tot 90 centimeter. Bij voorkeur 100 tot 200 watt halogeen lampen en een afstand van 50 tot 60 centimeter tussen lamp en graphic, voegt Expoformer er aan toe. Zorg ervoor dat de hele display verlicht is. Kies bij voorkeur voor verlichting van bovenaf, want dat geeft een gladder beeld.

Fout 10. Beschadigingen. Ongelukjes, stoten, beknelling. Je kunt het niet vermijden. Wel kun je zorgen dat dit niet snel leidt tot krassen en vouwen. Lamineer de grootformaat print om hem beter bestand te maken tegen beschadiging. Laat iemand je helpen. Veel beschadigingen ontstaan bij als je in je eentje de graphic wilt ophangen, afhalen, verpakken et cetera. Verpak de grootformaat print zorgvuldig. Dek hem af met plastic of papier voordat je hem oprolt en prop hem niet in zijn verpakking. Maak de print schoon. Dat kan met een gewone multifunctionele reiniger. Wees wel voorzichtig bij de randen om beschadiging van de laminaatlaag te voorkomen. Maar ook de bevestigingsonderdelen schoon. ✚

046 404744_EHBB 2013.indd 46

03-12-12 10:52

404744_EHBB 2013.indd 47

03-12-12 10:53

Catering

Standcatering is een logistieke uitdaging Standcatering vormt op zichzelf al een logistieke uitdaging. Zelfs al beperk je je tot het serveren van koffie en frisdrank. Dat vraagt sowieso om opslagruimte, stroom, water en koeling. Bedenk dat je voor een stand met catering zo’n dertig procent meer oppervlakte nodig hebt dan voor een stand zonder catering. Ook moet je regelen wie de drankjes serveert en wie de boel opruimt en schoon en netjes houdt. Biedt je ook nog hapjes aan, dan vraagt dit al gauw om een dubbele inspanning.

f, wat en hoe je gaat cateren, hangt af van de beursdoelstelling af. Bij een standconcept gericht op hospitality is catering vaak een substantieel onderdeel. Een voorlichtingsstand kan al gauw zonder. Hier een aantal aandachtspunten om van de standcatering een geslaagde logistieke operatie te maken: Beheers de getallen. Hoeveel mensen ga je cateren? Krijgt iedere langslopende bezoeker wat aangeboden of iedereen die zich bij de stand meldt? Of is het alleen bedoeld voor mensen die mee de stand in worden genomen voor een uitvoeriger gesprek? Houd rekening met piekmomenten. Of het nu de piek in de algemene bezoekersstroom is of jullie eigen ‘happy hour’. Dit legt een extra belasting op de voorraden en vraagt om een andere dynamiek bij het bereiden, schenken en/of bedienen. Doe geen concessies aan koeling. Je houdt je gewaardeerde gasten immers graag gezond en een koel drankje oogst doorgaans meer waardering. Het gaat er niet alleen om dat er een koelkast is, maar ook dat hapjes altijd gekoeld blijven en de voorraad dranken tijdig wordt bijgevuld. Zorg voor alternatieven. Zeker bij een standconcept waar catering een essentiële

rol speelt, is het zaak rekening te houden met (di)eetwensen. Denk aan een non-alcoholisch alternatief bij de champagnetoost en vegetarische, koosjere en halal hapjes. Brief de standbemanning. Besteed binnen de algehele briefing van het standteam apart aandacht aan de werkwijze rond de standcatering. Als je binnen het team mensen hebt die zich geheel met de catering bezig houden, dan is het nog steeds zaak ook de

overige standmedewerkers te briefen over wie, wanneer, wat en hoe gecaterd wordt. Zet leveranciers op scherp. Maak je gebruik van de cateringdiensten van de organisator of de locatie of van een externe leverancier of cateraar? Maak dan duidelijk dat je alles op tijd op de stand wilt hebben. Een drukke beursvloer kan vertraging opleveren bij het aanleveren, maar dat moet niet jouw zorg zijn. ✚

STANDBOUW De naam AAA Display geeft de kwaliteitsindicator AAA aan en daarmee de hoogste kwaliteit in displays en presentatiesystemen. Wij verzekeren onze klanten van de beste producten waar zij echt veel profijt van hebben. Wij garanderen u de beste kwaliteit!

Communicatieweg 1 3641 SG Mijdrecht T +31 (0)297 591413 F +31 (0)297 591225 E info@aaadisplay.com www.aaadisplay.com

048 404744_EHBB 2013.indd 48

03-12-12 10:53

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Spelregels voor catering of live cooking Catering op de stand? Live Cooking op de beurs? Volg deze spelregels en het wordt echt genieten voor jullie gasten. • Zorg voor voldoende stroompunten voor alle apparatuur • Zorg voor (24/7) nachtstroom voor koel/vriesapparatuur • Is er stromend water nodig? Zorg voor een wateraanvoer- én afvoerpunt. • Zorg voor voldoende servies of een vaatwasser. • Gebruik professionele apparatuur. Ook voor de koffie. • Kook elektrisch, keramisch of via inductie: op gas koken is in beurshallen niet toegestaan. • Kook onder een afzuigkap. Dat is bij live cooking een vereiste. • Plaats nooit een warmtebron (steamer, fornuis) in de buurt van koel/vries apparatuur. • Zorg voor voldoende ventilatie bij inbouwapparatuur. • Controleer vooraf de service van de leverancier/verhuurder van de apparatuur. Wat zijn de opties als er iets tijdens de beurs kapot gaat. • Leef HACCP regels na. • Let op bewaartemperaturen en temperatuurbereik van de koelinstallatie. Niet iedere koeling is geschikt voor vlees- en visproducten. • Zorg ook voor gekoelde opslag van de voorraden drank en etenswaren. • Controleer de temperatuur van de etenswaren. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) voert ook inspecties uit op beurzen. • Dek alles af in de koelkasten/vitrines. Dit voorkomt uitdroging. ✚

Gekoeld presenteren? Ontwijk deze valkuilen! Het gekoeld presenteren van producten is niet een kwestie van even een koel- of vries meubel in de stand plaatsen. Ontwijk de volgende valkuilen: omvangrijk en beeldbepalend element kun je niet later nog even toevoegen (wat helaas nog regelmatig gebeurd).

1. Het koelmeubel als sluitstuk zien. Neem bij de briefing van de standontwerper (of het bepalen van de indeling van de standaardstand) de koelvitrine direct mee. Een dergelijk

2. Denken dat de standaard nutsvoorzieningen voldoende zijn. Zorg voor voldoende stroompunten. Regel (24/7) nachtstroom! Controleer of alle koel/vriesmeubelen daadwerkelijk op dit stroompunt aangesloten zijn. Je zult niet de eerste zijn die de volgende ochtend tot de ontdekking komt dat de koeling ‘s nachts zonder stroom heeft gestaan.

peratuurbereik en voorkom uitdroging door de producten buiten de openingsuren af te dekken. De producten - jullie visitekaartje moeten er tot aan het einde van de beurs piekfijn uitzien. 4. Verwachten dat je zonder service kunt. Controleer welke service de leverancier/ verhuurder biedt als de koelinstallatie kapot gaat tijdens de beurs. Ook tijdens beurzen gaan apparaten stuk en zonder plan B eindigt jouw display in een slappe en/of stinkende presentatie. ✚

3. Lagere eisen stellen dan in de winkel. Kies een koeling/vriezer met het juiste tem-

049 404744_EHBB 2013.indd 49

03-12-12 10:53

Waarschuwing

Verhoogde standvloer? Denk aan rolstoelgebruikers! Houd bij een verhoogde standvloer rekening met bezoekers in een rolstoel. Wat te denken van een hospitality stand met een verhoogde vloer zonder oprit? Je komt ze nog steeds tegen en het is niet goed te praten.

ké, bij een beursstand van beperkt formaat die bedoeld is als ‘kijkdoos’ kan ik het billijken.

beursbezoeker in een rolstoel zoeken waar hij de stand in kan rijden? Wijs hem of haar dan de weg.

Maar een standconcept waarbij het uitgangspunt is om bezoekers de stand in te krijgen, is een verhoogde vloer zonder rolstoeltoegang uit den boze. Maak een royale stand, eveneens een royale rolstoelopgang. Zie je een

Het overkomt me helaas nog regelmatig. Je ziet een stand waar de stemming er goed inzit en iemand in een rolstoel die zoekende is of en hoe die de stand in kan komen. ✚

Pas op voor deze geldklopperij Als exposant kun je van een aantal ‘Guides’ een formulier verwachten voor inschrijving in hun online gids of correctie van gegevens. Vaak wordt de suggestie gewekt dat het gratis is en/of wordt er een link gelegd naar de beurs waar je aan deelneemt. Hier de drie meest voorkomende geldkloppers. Fair Guide De brief van het Oostenrijkse bedrijf Construct Data suggereert bedoeld te zijn om correcties door te geven voor een vermelding in haar online beursgids Fair Guide op www. fairguide.com. De kleine lettertjes geven echter aan dat je, na ondertekening van de brief, gebonden bent aan een jaarlijkse betaling van bijna € 1.000 voor een periode van 3 jaar.

Expo Guide Expo Guide uit Mexico stuurt bedrijven een

brief met een formulier om gegevens te corrigeren voor een vermelding op www. expoguide.com. Na ondertekening van de brief ben je voor een periode van 3 jaar gebonden aan een jaarlijkse betaling van € 1.181 per jaar.

tract staat echter te lezen dat je akkoord geeft op een jaarlijkse betaling van € 995 en dat het contract automatisch wordt verlengd voor een bijkomend jaar tenzij je ten laatste twee maanden voor het einde van het jaar schriftelijk laat weten dat je geen automatische verlenging wenst.

World Business Guide De firma World Business Guide, met contactadressen in Madrid en Utrecht, vraagt ondernemers om hun gegevens gratis te updaten. In de kleine lettertjes van het con-

Als je met deze bedrijven te maken hebt, kun je voor melding en advies het beste contact opnemen met Steunpunt Acquisitiefraude (www.fraudemeldpunt.nl). ✚

050 404744_EHBB 2013.indd 50

03-12-12 10:53

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Check de standplaats voordat je ja zegt Je opteert voor een bepaalde standplaats of krijgt er één toegewezen. Check dan de volgende zaken voordat je definitief ja zegt, om niet voor onaangename verrassingen komen te staan.

taan er geen kolommen in of voor de stand? Het overkomt menig exposant. Een kolom of staander die door de organisator over het hoofd is gezien. Natuurlijk een reden om te reclameren, maar liever richt je je aandacht op het slagen van de beursdeelname. Dus extra controle van de organisator op dit punt is aan te bevelen. Waar zitten de aansluitpunten voor elektriciteit, datalijnen, wateraanvoer en waterafvoer? Zie bovenstaande punt. Hetzelfde argument geldt hier. Niets vervelender om tijdens de opbouw te ontdekken dat het spoelwater van de bar niet via een aansluitpunt in de stand afgevoerd kan worden, met bijvoorbeeld het vervelende resultaat dat er een drempel naast jouw stand komt te liggen om waterafvoer alsnog te garanderen. Of dat er elektriciteitskabels dwars door de stand liggen.

Wie zijn de buren? In een vroeg stadium kan de organisator dit niet altijd aangeven. Stel dan in ieder geval eisen aan uw buren. Vind je het goed als ze muziek draaien of presen-

taties op de stand geven? Is de eyecatcher die je boven de stand wel zichtbaar of wordt je overtroeft door de stands om je heen? ✚

Standbemanning brengt ook spullen mee

enk je voor alle spullen die je nodig hebt op de stand een plekje gevonden te hebben en dan komt je standbemanning ........ met hun jassen, tassen, laptops, telefoons .... Vergeet ook niet dat die spullen een (veilige) plek moeten hebben.

Een kapstok heb je al gauw nodig. Want een nette stapel jassen wordt in de loop van de dag een chaotische hoop die jouw hele logistiek in de opbergruimte in de war gooit. Bedenk ook dat er in de hectiek van een beursdeelname menig jas, tas, telefoon en laptop cq. tablet verdwijnt. De huur van een

locker is dan ook zeker het overwegen waard. Kun je ook de telefoons en laptops achter slot en grendel doen, zodat de standbemanning zich geheel concentreert op de beursvloer... ✚

Voorkom diefstal Vooral tijdens de open afbouw van een beurs worden er makkelijk (en vaak) spullen ontvreemd. Het dievengilde weet maar al te goed dat beursdeelnemers op die momenten vaak afgeleid zijn en dat het voor de bewakers moeilijk is om in die hectische situatie het kaf van het koren te scheiden.

anaf het moment dat de waardevolle spullen in de stand staan, is het zaak om continu iemand op de stand te hebben die een oogje in het zeil houdt. Zorg daarom dat er bij de opening van de beurs voldoende mensen vroegtijdig aanwezig zijn. Er zijn rond de opening altijd redenen waarom

iemand even van de stand af moet, dus de laatste beursvoorbereidingen aan een eenling overlaten is onverantwoord. Aan het einde van een beursdag en zeker van de laatste beursdag is de scherpte er vaak af. Begrijpelijk, want een goede beursdeelname is topsport. Zorg echter dat in ieder geval een

aantal mensen nog scherp blijft, door ze verantwoordelijk te maken voor het opbergen of afvoeren van diefstalgevoelige materialen. Pas als die belangrijke taak is afgerond is het tijd voor de welverdiende ontspanning. ✚

051 404744_EHBB 2013.indd 51

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 52

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 53

03-12-12 10:53

Marketing

Bekijk beursmarketing ook eens achterwaards Om de marketingstrategie rond jullie beursdeelname te bepalen kun je het beste aan het einde beginnen. Wat moet het eindresultaat zijn van deelname aan deze beurs? Dan pas ga je nadenken welke marketinginstrumenten je gaat inzetten om de gestelde doelen te halen.

e wilt weten of de beursdeelname dat heeft opgeleverd wat je er vooraf van had verwacht. Je verzamelt de gegevens uit jullie klantensysteem en belegt een meeting met alle betrokkenen voor een evaluatie.

Follow-up Om het rendement van het klantencontact tijdens de beurs te verzilveren, bedenk je eerst hoe je de follow-up gaat doen. Wordt het bellen, informatie nasturen, een bedankbriefje, afspraken inplannen? Denk ook aan de terugkoppeling naar de (vak)pers; die free publicity heb je makkelijk verdient. Wie gaat wat doen en hoeveel tijd na de beurs? Hoe ga je in jullie klantensysteem bijhouden dat het om beursgerelateerde contacten gaat?

Registreren Hoe komt degene die de follow-up doet aan de benodigde informatie? Bedenk dus hoe het standteam de benodigde contactgegevens verzamelt en hoe de standbemanning rapporteert wat er afgesproken is met de (potentiĂŤle) klant. Het mag duidelijk zijn dat een gestructureerde aanpak meerwerk en onduidelijkheden in de vervolgfase voorkomt. Zorg daarom voor een registratiesysteem, digitaal of met formuleren. Kijk eerst of je aan kunt haken bij de registratie van de beursorganisator. En zorg ervoor dat de verzamelde informatie niet zoek raakt (wat veelvuldig

voorkomt). Maak dus iemand verantwoordelijk voor het (dagelijks) inzamelen van de informatie en zorg dat er snel kopieĂŤn komen.

Stopping power Je wilt natuurlijk geen prospect door de mazen van jullie net laten glippen. Dus bedenk hoe je zorgt dat de standbemanning

alle relevante bezoekers die langs jullie stand lopen te spreken krijgt. Een duidelijke boodschap van de stand en de ondersteunende communicatiemiddelen helpen daarbij. Waarmee denk je de aandacht van de juiste bezoekers te trekken? Zorg in ieder geval dat ze bij jullie stand stoppen om de boodschap in zich op te nemen.

We create your exhibition succes

Uw presentatie heeft uw doelgroep overtuigd - op naar de volgende!

054 404744_EHBB 2013.indd 54

03-12-12 10:53

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Hoe je deze ‘stopping power’ bereikt hangt af van jullie product of dienst en jullie doelgroep. Entertainment is een goed hulpmiddel, zeker op drukbezochte beurs. En bedenk dat entertainment niet per definitie platte lol is. Huur mensen in die het vak verstaan van aandacht trekken en mensen inschatten. Daarna is het aan jouw eigen standbemanning om de gewenste bezoekers verder van dienst te zijn.

Uitnodigen Zet diverse communicatie instrumenten in om te zorgen dat mensen komen. Maak het zo persoonlijk mogelijk, door mensen telefonisch uit te nodigen of een brief of mailing te sturen. Alleen een e-mailing is onvoldoende. De vraag is of de e-mail het spamfilter weet te ontwijken en de attentiewaarde is door het vele mailverkeer laag. Vergeet de free publicity niet. Je hebt immers iets speciaals bedacht voor deze beurs, wat betekent dat jouw persbericht voorrang heeft in de redactionele kolommen van vak- en regionale bladen. Door een uitgekiend uitnodigingsbeleid leg je de basis voor veel bezoek aan jouw stand. Nodig relaties uit om naar de beurs en naar jullie stand te komen. Dat laatste stimuleer je door ze iets extra te beloven. Iets dat ze niet op jouw website vinden of allang van jullie weten. Het kan een relatiegeschenk zijn of nieuwe informatie. Een wedstrijd of een hapje en drankje. Als iemand naar de beurs komt en weinig tijd heeft, waarom zou hij of zij dan in ieder geval naar jullie stand willen komen?

Samenhang Om samenhang te krijgen in dit hele traject te krijgen is het goed om een thema aan de beursdeelname te hangen. En dat moet geen sausje over de gebruikelijke standpresentatie zijn. Nee, het moet juist de basis zijn die helpt om het hele beurstraject te stroomlijnen. Het voorkomt dat je zijwegen bewandelt die leiden tot een diffuus beeld in jullie communicatie. Een beursdeelname is een piekmoment op het gebied van klantencontact. Zorg voor eenduidige communicatie met een duidelijk speerpunt. Vanuit dit thema ga je keuzes maken voor alle facetten van de beursdeelname.

Doelstelling Deelnemen aan een beurs doe je niet omdat je er de vorige editie nu eenmaal ook exposeerde en ook niet omdat jouw concurrenten er staan. Je gebruikt de beurs als marketinginstrument om een bepaald doel te bereiken. Bepaal voor elke beursdeelname wat het specifieke doel is. Wat moet het jouw bedrijf opleveren? Probeer dit zo concreet mogelijk vast te leggen. Dat lijkt moeilijker dan het is. Het is net als bestellen bij de slager: je wilt zoveel ons van dit en zoveel stuks van dat. ✚

Leren van een beursdeelname W

il je leren van een beursdeelname, om het de volgende keer (nog) beter te doen? Met deze vier stappen maak je een grote sprong voorwaarts.

Regel een mystery shopper. Huur iemand in – liefst een onafhankelijke buitenstaander – die als beursbezoeker jullie stand én standbemanning aan een praktijktest onderwerpt. Vraag eerst aan de beursorganisator of hij deze dienst aanbied. Nee? Vraag dan of hij deze optie alsnog aanbiedt aan alle exposanten. Het gezamenlijk inhuren van een mystery shopper is niet alleen goedkoper, maar door het uit te besteden aan de beursorganisator weet je zelf ook niet wie het is. Gluur bij de buren. Of beter: Neem de tijd om tijdens de beurs zelf over de beursvloer te lopen en te kijken hoe andere bedrijven hun beursdeelname aanpakken. Schrijf het direct op als je iets positief (of negatief) opvalt. Maak een foto als reminder. Kijk naar zaken als het acteren van de standbemanning, de indeling van de stand, stopping power, visuele communicatie en de totale uitstraling. Welke stands vallen op in het voorbij gaan en waarom? Vraag het de bezoeker. Tijdens de beurs is deze een beetje tricky, want de mening van de bezoeker over jouw beursconcept is nu eenmaal niet de primaire insteek van het gesprek. Maar doet de gelegenheid zich voor, dan kun je hier altijd naar vragen. Bijvoorbeeld wat de aandacht trok van deze bezoeker, wat hem of haar het meest is opgevallen op deze beurs en of de boodschap op de visuals is overgekomen. Een alternatief is om enkele bezoekers na de beurs nog eens op te bellen met deze vragen. De meeste mensen kunnen het waarderen als je hen inschakelt om te komen tot betere beursdeelnames. Evalueer met het team. Organiseer een openhartig gesprek met het standteam. Vraag hen naar positieve en negatieve ervaringen. Wat is hen opgevallen en wat kan er volgende keer beter. Iedereen die gedreven heeft meegewerkt aan de beursdeelname, heeft ongetwijfeld iets op te merken. Pols ook de meningen tijdens de beurs en/of aan het einde van elke beursdag, als de ervaring nog vers is. ✚

055 404744_EHBB 2013.indd 55

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 56

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 57

03-12-12 10:53

Beurzenchecklist Voor de beurs

14 maanden 13 maanden 12 maanden 9 maanden 8 maanden 7 maanden 6 maanden 5 maanden 4 maanden

3 maanden

Wat te doen?

Formuleer bedrijfsdoelstellingen en verwachtingen (als die er nog niet zijn). Formuleer doelgroep(en). Formuleer meetbare beursdoelstellingen. Selecteer de meest geschikte beurs/beurzen. Vraag de documentatie van de beurs aan: Bezoekersaantallen, doelgroepen, kwaliteit bezoekers, â&#x20AC;Ś.)

Denk vanuit de bezoeker: wat wil de bezoeker weten/zien? Stel vast welk product / dienst je gaat presenteren op de beurs. Ga na of de te introduceren producten of diensten voor het begin van de beurs klaar zijn.

Check de economische situatie, de verkoopkansen en de distributiemogelijkheden. Stel vast: wat zijn de te verwachten kosten? Stel vast: Wat is het benodigde budget? Bepaal wat de te verwachten return on investment is. Kies een soort stand: maatwerk, systeem, trussen, grafisch/print.

Besluit definitief om wel of niet aan de beurs deel te nemen. Laat de begroting goedkeuren door directie. Stel een projectteam samen en maak iemand projectleider. Bepaal wat de taakverdeling wordt.

Vraag de praktische documentatie van de beurs aan (exposantenhandboek, inschrijfformulier, exposantenlijst, voorwaarden). Bepaal de grootte van de stand en de standlocatie. Schrijf je in voor de beurs. Ontwikkel de beurscampagne en eventueel het beursthema (voor een uniforme uitstraling van advertenties, uitnodigingen, foldermateriaal, internetsite, banners, premiums, et cetera). S chrijf een gedetailleerde briefing voor het ontwerpbureau of standbouwbedrijf, compleet met doelstellingen, doelgroep, te presenteren producten, omschrijving van de beurscampagne, et cetera. Bepaal wat je nodig hebt in de stand. Denk aan: vloeren, wanden en plafonds; trussen en doeken, grootformaat prints, displays en balies, licht en geluid, audiovisuele middelen, meubilair, bloemen en planten, decoratie, entertainment, et cetera. Maak definitieve keuze voor ontwerpbureau, full servicebureau of standbouwbedrijf. Bepaal hoe het beurstransport geregeld gaat worden. Reserveer indien nodig hotelkamers en bestel trein- of vliegtickets. Regel de verdere invulling van de stand. Denk aan het leveren van een spreker voor een seminar, visuals in de stand, promotie buiten de beurshal, promotie in de beurshal, inzetten acteurs, artiesten of beurstrainers, beeldschermen of informatiezuilen, content voor de beeldschermpresentaties etc. Reserveer indien nodig aanvullende ruimtes in het beursgebouw (bijvoorbeeld voor interviews, seminars, persconferenties, etc.) Bestel de catering. Liefst passend bij het gekozen thema / beurscampagne. Lever tekst en beeld aan voor de beurswebsite en beurscatalogus. Raffel het niet af, want dit is de eerste indruk die de bezoekers krijgen. Zet het logo van de beurs(deelname) op alle eigen e-mail- en postverkeer. Maak de beursdeelname op je eigen website kenbaar, nodig mensen uit om naar de beurs te komen en hou de site up to date. Laat het standbouwbedrijf of ontwerpbureau het standconcept presenteren en uitleggen.. Huur extern standpersoneel in (hostesses / promotiemensen). Bepaal welke eigen medewerkers de stand gaan bemannen en reserveer een professionele beurstrainer. Bepaal wat de dresscode wordt? Bestel de standkleding zodra je dit weet. Hoe gaat het met de communicatiecampagne? Zijn alle folders, brochures, uitnodigingen, premiums, internetbanners, printwerk, drukwerk etc. klaar? Weet hoe je de standbezoekers gaat registreren. Ga je voor digitaal (via een scanner) of print je een stapel registratieformulieren? Vraag bij de organisatie de benodigde voorzieningen aan. Denk aan internetaansluitingen / water / elektriciteit / schoonmaak/â&#x20AC;Ś...

058 404744_EHBB 2013.indd 58

03-12-12 10:53

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

2 maanden

Verstuur regelmatige e-newsbrieven met nieuws over de beurs(deelname) naar het (potentiële) klantenbestand. Nodig relaties en (klanten) uit om naar de beursstand te komen. Brief de standbemanning. Zorg dat ze alles weten over de producten en diensten, de werking van de stand, hoe ze bezoekers aan moeten spreken, hoe ze zich dienen te gedragen etc. Maar bovenal: motiveer ze! Hou een presentatie over de beursdeelname voor de directie en de overige collega’s. Zorg ervoor dat ze trots op hun bedrijf en de beursdeelname zijn. Stuur persberichten (met daarin info over noviteiten) naar journalisten en nodig ze uit. Regel eventueel een interview met een directielid. Maak opvallende persmappen voor in de perskamer op de beurs. Brief de hostesses. Zij kunnen eventueel ook aanwezig zijn bij de briefing van de standbemanning. Vraag de exposantenpassen aan.

Laat de standbouwer een laatste presentatie geven over de werking en functie van de stand. Laat het standpersoneel trainen.

maand

De beurs dagen

Wat te doen?

Start en tijdens beurs

Regel een uur voor de beurs opent een kick-off meeting met de standbemanning. Herhaal dit dagelijks. Hou de voortgang van de doelstellingen (aantal nieuwe contacten etc.) in de gaten. Onderneem actie als resultaten achterblijven. Huur bijvoorbeeld een professional in die de bezoekers aanspreekt en binnenhaalt. Bezoek concurrenten. Hoe presenteren zij zich? Wat zijn hun noviteiten? Wat kun je van hen leren? Schrijf op wat goed gaat en wat niet. Wat werkt wel en wat niet? Qua standbemanning, qua werking stand, beursreclame et cetera. Reserveer eventueel vast beursruimte voor volgend jaar.

Einde beurs

Blijf bij de afbouw van de stand en ruim de waardevolle spullen als eerste op. Hou een eerste evaluatie: hoe is het gegaan? Wat werkte wel en wat niet. Wat moet volgende keer anders? Doelstellingen gehaald? Documenteer dit goed. Bedank de standbemanning. Zorg liefst voor een leuke beloning.

Wat te doen?

Na de beurs Week na beurs

1 maand na beurs

Hou een grote evaluatie met alle standbemanners en het projectteam. Waren de bedrijfsdoelstellingen goed vertaald naar de beursdoelstellingen? Zijn de beursdoelstellingen gehaald? Waarom wel, waarom niet?

2 maanden na beurs

3 maanden na beurs

Stuur de prospects een bedankje voor hun bezoek aan de stand. Verstuur of mail het aangevraagde documentatiemateriaal. Bevestig gemaakte afspraken. Verdeel de leads intern onder de juiste personen en zorg dat ze worden opgevolgd.

Maak een inventarisatie van de totale beurskosten. Bepaal wat hiervan de consequenties voor toekomstige beursdeelnames zijn. Maak een prognose wat betreft de return on investment. Zet alle nieuwe adressen in de database en hou de database up to date.

Besluit de volgende beursdeelname, grootte stand, standlocatie et cetera. Zorg dat alle onderdelen van de beursdeelname nauwkeurig zijn gedocumenteerd: van budget tot draaiboek.

059 404744_EHBB 2013.indd 59

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 60

03-12-12 10:53

Eerste Hulp Bij Beurzen 2013

Leveranciersindex Presentaties AAA Display 048 Aaaaha! The Actor Factory 023 Andrews Sykes Klimaatverhuur 045 Expo Houten 033 Expobull 034 Maqutos 021 Organisatie Group Zuid 061 Ricoh Nederland 030 Standmakelaar.com 017 Expo Display Services 011/ 038/ 054 Photonic 009/ 022/ 050

Advertenties All Rent All video Aluvision

052 057 015

Anbo Cool beMatrix Ckwhy Coby IFS Cool Rentals Creaplan Creative Colors De Loods Dehullu Projekt Easyfairs Eldee Expo Designers Eurofairs Expofit Eyes on Media Feijen SP IT Rentals KOP Mansveld Expotech

026 027 018 035 056 053 062 025 032 063 006 052 002 041 040 040 004 056

Octanorm Output PromZ Rent-Panel Rentware Sales & Pepper Stabilo Tanja Verhuur TAO Tentoonstellingsinstallatie Turn2Motion Van der Veen Van Geelen Van Straaten Wit design Thijs Standbouw Transmedia Design Stabilo Octanorm

020 047 044 028 026 064 043 019 060 018 028 044 003 013 016 032 043 020

VAKBEURS VAKBEURS  Festivak Nederland 13 & 14 november 2013 Jaarbeurs Utrecht Uw eerste hulp bij ’t organiseren van een beurs en/of event  Techniek, AV, podia, signing, verhuur  Locaties, catering, ingehuurd personeel  On- en offline marketingtools, software, ticketing  Enz. enz. enz………

404744_EHBB 2013.indd 61

Organisatie Groep Zuid Nuenenseweg 167, 5667 KP Geldrop T +31 (0)40 280 84 00 F +31 (0)40 297 94 99 E festivak@ogz.nl www.ogz.nl www.festivak.nl

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 62

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 63

03-12-12 10:53

404744_EHBB 2013.indd 64

03-12-12 10:53