H
É
t
v
a
k
b
l
a
d
v
o
o
r
d
e
m
e
e
t
i
n
g
p
l
a
n
n
e
r
zomer 2014
113
De rode draad
De kunst van het verbinden ‘Schrijven is een cruciaal element in ons concept’
Help! Mijn rekening wordt niet betaald Zo ga je om met wanbetalers MPI NL Conference
Tickle (all) your senses Een discoboot als rammelende congreslocatie
Jaarcongres NRVD op de Ocean Diva
Carlijne WoudstraOostergetel
Vrijheid boven zekerheid
qminhoud
Inhoud H
É
T
V
A
K
B
L
A
D
V
O
O
R
D
E
M
E
E
T
I
N
G
P
L
A
N
N
E
Vanaf pagina 31
Theateroverzicht
R
TOhveeater rz
icht
Bekijk hier de theaterzalen voor congressen en meetin gs met vanzelfsprekende grande ur
WWW.QM-MAGAZINE.NL
ZOMER 2014
113
QM|031
CARLIJNE WOUDSTRA-OOSTERGETEL: VRIJHEID BOVEN ZEKERHEID
De rode draad
DE KUNST VAN HET VERBINDEN ‘Schrijven is een cruciaal element in ons concept’
HELP! MIJN REKENING WORDT NIET BETAALD Zo ga je om met wanbetalers MPI NL Conference
TICKLE (ALL) YOUR SENSES QM 113 ZOMER 2014
EEN DISCOBOOT ALS RAMMELENDE CONGRESLOCATIE
Jaarcongres NRVD op de Ocean Diva
Carlijne WoudstraOostergetel
Vrijheid boven zekerheid
zomer 2014
06
18 04|Qm
Carlijne WoudstraOostergetel ‘ Ik kies vrijheid boven zekerheid’
De Rode Draad ‘ Schrijven is een cruciaal element in ons concept’
25
52
MPI NLconference ‘ Zonder emotie herinneren wij ons niks’
Dagvoorzitter Esther Jacobs ‘ Het is lastig om als buiten staander naar je eigen problemen te kijken’
06 Carlijne Woudstra-Oostergetel
“Ik ga niet rustig zitten afwachten tot er wat op mijn pad komt, zo zit ik niet in elkaar.” Dit is freelance ‘spin in het web’ Carlijne Woudstra-Oostergetel ten voeten uit. Die instelling heeft haar precies gebracht waar ze wil zijn.
13 Een discoboot als rammelende congreslocatie
De ene congresbezoeker vindt het schip meer charme hebben dan de standaard congreszalen. De ander bestempelt de Ocean Diva als een discoboot die een nieuwe markt hoopt aan te boren. Een verslag van een wel heel standaard congres in een bijzondere locatie.
16 Column: AIPC
Hoog tijd om meetings en toerisme van elkaar te onderscheiden.
18 De Kunst van het Verbinden
The Red Line Project. Het zou zomaar de titel van een psychologische thriller kunnen zijn. Het is de echter naam van het concept waarmee Martijn Timmermans en René Blom de congreswereld aan het veroveren zijn.
22 Platform Museum Locaties start discussie over branding
Van branding, oftewel het verhogen van je merkwaarde, is in de meetingindustrie weinig sprake. Ook voor congresorganisatoren, eventmanagers en accommodaties is het echter steeds belangrijker om hun evenement of locatie te ontwikkelen tot een sterk merk.
25
MPI NLconference 2014
MPI koos dit keer ervoor om tijdens haar jaarcongres NLconference de absolute USP van meetings, de multisensorische ervaring, uit te diepen. Tijdens het congres op 27 juni in Philharmonie Haarlem werden maar liefst zes zintuigen geprikkeld.
40 Zo ga je om met wanbetalers
Dit kun je doen als Professional Congress Organiser om je facturen binnen redelijke termijn betaald te krijgen én je klant te vriend te houden.
42 Column: Volgens Soons Vragen is briljant.
44 Productnieuws
Eerste Google Glass-app voor zakenreizigers
46 Musea
Negen bijzondere musea die ook als meetinglocatie beschikbaar zijn. Gegarandeerd authentiek, want ieder museum ademt immers een tijdsperiode, een kunstvorm, een thema en/of een regio uit.
qmvoorwoord
Voorwoord Eindelijk erkenning
Na vijf jaar campagne voeren is het ons gelukt, roept Rod Cameron triomfantelijk. De directeur van het AIPC, de internationale vereniging van congrescentra en betrokken betrokken bij het samenwerkingsverband Joint Meetings Industry Council (JMIC), spreekt de edwin nunnink deelnemers aan het jaarcongres van het Hoofdredacteur AIPC in Berlijn toe. Eindelijk hebben qm@hetportaal.com ‘we’ erkenning gekregen van iemand anders dan ‘ons’ wat onze rol is in de maatschappij. Die ‘iemand anders’ is Taleb Rifai, secretaris-generaal van de UNWTO. Deze organisatie wilde er bij de start van de gezamenlijke lobby niet aan, maar is nu overtuigd van het unieke karakter van de meeting industrie. We vallen niet onder toerisme. Dat we toevallig ook reizen en hotelkamers boeken, wil niet zeggen dat we hetzelfde doel hebben als organisatoren van vakanties. Voor wie zoekt naar een verdere onderbouwing van dit betoog, die leest het beste de column van Rod op pagina 16. Meetings gaan meer om communicatie en veranderingsmanagement, dan om hospitality. Dat laatste is een randvoorwaarde of misschien wel het sausje. Waar trainers, immers de specialisten in genoemde vakgebieden, zweren bij werkvormen, daar is dit in de meeting industrie altijd een ondergeschoven kindje geweest. In eigen land kennen we Erik Peekel van Aaaaha! the Actor Factory als voorloper op dit gebied en internationaal zette Maarten Vanneste van Meeting Support Institute betekenisvolle interactie en gedragsveranderende communicatie al vroeg op de kaart, maar in hun voetspoor bleef het lang rustig. Daar komt gelukkig verandering in. MPI heeft met haar NLconference de tijdsgeest goed aangevoeld en maakte het kietelen van alle zintuigen tot haar thema. Op pagina 25 vind je het verslag. Extra aandacht in dit nummer voor ‘de jongens van’ De Rode Draad. Bedenkers van werkvormen om deelnemers meer resultaat uit hun congresdeelname te laten behalen. Vanaf nu gaan we ons dus niet meer profileren als vuller van vliegtuigstoelen, taxi’s en hotelkamers. ‘Wij’ zijn ontwerpers van betekenisvolle bijeenkomsten. En dat is sinds dit jaar een internationaal erkende bedrijfstak. <
52 Esther Jacobs is
qmcolofon
de no-excuses-lady
Alles is mogelijk, gelooft dagvoorzitter Esther Jacobs. Als zij op het podium staat, lichten alle oogjes op. “Ik snap hoe positieve energie werkt en weet hoe ik er méér van kan maken.”
54 Meeting Nieuws
Duitse meeting industrie blijft groeien
58 Locatienieuws
Zuiderstrandtheater Den Haag jaar lang beschikbaar voor evenementen.
Proud member of ICCA
JAARGANG 26, zomer 2014, QUALITY IN MEETINGS (QM): nummer 113, Vakblad voor de meeting planner. OPLAGE: 7.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal Uitgevers, Postbus 125, 1520 AC Wormerveer, Tel. (075) 6475747, Fax (075) 6284914, E-mail: qm@hetportaal.com REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur), Judith Munster. REDACTIONELE MEDEWERKERS: Daan Borrel, Allard Frederiks, Jos Goossens, Ad Moerman, Sjoerd Geurts, Harald Roelofs, Ton Soons, Rutger Vahl. UITGEVER: Edwin Nunnink. ABONNEMENTEN: Els Metselaar (abonnementen@hetportaal.com), Nederland: € 84,36 per jaar (excl BTW), Europa: € 88,36 per jaar, Studenten: € 46,35 per jaar. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Ferry Aaftink (ferry.aaftink@hetportaal.com), Tel. (06) 12643168. TRAFFIC: Eefje van Doorn en Monique Zijlstra (traffic@hetportaal.com), Tel. (075) 6475747. VORMGEVING: Finnmedia DRUK: MullerVisual COVER: Thomas Fasting
Qm|05
meettheplanner
Carlijne Woudstra-Oostergetel
‘Steeds verkies ik de vrijheid boven de zekerheid’ “Ik ga niet rustig zitten afwachten tot er wat op mijn pad komt, zo zit ik niet in elkaar.” Dit is freelance ‘spin in het web’ Carlijne Woudstra-Oostergetel ten voeten uit. Die instelling heeft haar precies gebracht waar ze wil zijn. “Veel verschillende dingen doen. Ergens honderd procent induiken, me nieuwe bedrijven en werkwijzen eigen maken, inspirerende mensen ontmoeten. In één woord: heerlijk!”
N
a de middelbare hotelschool in Heerlen belandde Carlijne Woudstra-Oostergetel in 1992 in de hotellerie. Bij hotels als Crowne Plaza en het Steigenberger Kürhaus oefende ze uiteenlopende functies uit. “Allemaal charmant, maar toen ik op de afdeling banquet sales terecht kwam en feesten en partijen mocht helpen organiseren, wist ik: dit is het!” In de jaren daarna blijft Woudstra het in de evenementenhoek zoeken. Zo werkt ze onder andere bij Verhaaf Party Catering en Hart van Holland. Tot 2005: dan besluit ze voor zichzelf te beginnen. “’Besluiten’ is misschien niet de juiste term”, verduidelijkt ze. “Het kwam op mijn pad. Tijdens mijn zwangerschap werd mijn contract niet verlengd. Dat kwam keihard aan. Werkeloos thuiszitten zit niet in mijn aard. Ik houd van aanpakken, van reuring om me heen. Aan de andere kant: mijn man en ik kregen een tweeling en bovendien waren we in 2003 met Greenfree gestart, een bedrijf in
06|Qm
Tekst Judith Munster | Beeld Thomas Fasting
de golfbranche, dus me vervelen was er echt niet bij. Maar toch, na een jaar begon het behoorlijk te kriebelen en wilde ik graag weer buitenshuis aan de slag, “Via mijn zwager kwam ik in contact met Jeannette van Namen van JvN Congres Management. Ze was op zoek naar een assistente en het klikte meteen. Omdat Jeannette aangaf liever op freelance basis met mij in zee te gaan en ik dat prima vond, werd ik freelancer.”
Ook andere klussen “Ik was zo blij met deze opdracht. Ik voel me in de congresbranche als een vis in het water en daarbij, ik werk gewoon heel graag samen met Jeannette. We hebben veel plezier en ik leer veel van haar. Nog steeds. We zijn toppers in het sparren. In het voorjaar is het altijd topdrukte, maart, april en mei en dan weer in september, oktober en november. In rustige tijden ga ik op zoek naar nieuwe dingen. Ik ga niet rustig zitten afwachten tot er wat op mijn pad komt, zo zit ik niet in elkaar.”
meettheplanner
En dus neemt Woudstra ook andere klussen aan. Als business development manager bij World Forum Den Haag, bijvoorbeeld, en bij Oseven ‘happening and food’ als interim account manager voor Passenger Terminal Amsterdam. “Ik kies altijd voor tijdelijke klussen, bijvoorbeeld als vervanging voor iemand die met zwangerschapsverlof is of als iemand ziek is. Ergens honderd procent induiken, me helemaal geven, me nieuwe branches, bedrijven en werkwijzen eigen maken en nieuwe mensen ontmoeten. Allemaal in de wetenschap dat het over een paar maanden over is en er weer wat nieuws op mijn pad komt. Heerlijk vind ik dat. Het gebeurt weleens dat ze vragen of ik voor vast wil blijven, maar steeds verkies ik de vrijheid boven de zekerheid. Vrijheid ja, zo voelt het wel.”
2012 was zo’n jaar Als er eens even helemaal geen opdracht voorbij komt, neemt Woudstra desnoods een stap buiten de branche. “2012 was zo’n jaar”, vertelt ze. “Er was gewoon minder werk, overal. Een vriendin werkt bij Paleis Soestdijk en precies in de periode dat ik het rustig had, hadden zij het op het Paleis druk vanwege de Escher Tentoonstelling. Ze zochten iemand om in de museumwinkel te staan en dat heb ik toen drie maanden gedaan. Echt een superleuke tijd.” Soms blijkt een niet zo voor de hand liggende keuze later toch de juiste te zijn. Want het één kan tot het ander leiden. Dat ondervond ook Woudstra. “Sinds vorig jaar heb ik een fantastische opdracht bij het Amsterdam Light Festival”, vertelt ze. “Cultureel Organisatiebureau Artifex zocht iemand die wat orde op zaken kon stellen, een office manager. Fantastisch natuurlijk. Ik heb daarop gereageerd omdat de festivaldirecteur, Raymond Borsboom, tevens directeur van Artifex is, en dat is weer de organisatie die onder andere Paleis Soestdijk exploiteert. Hij had gehoord dat ik op zoek was naar een opdracht en tipte me. Ondertussen was de functie van office manager al vervuld. Maar ze hadden nog wel een traffic manager bij het Amsterdam Light Festival nodig. Dat vond ik nóg te gekker. Nu fungeer ik als een soort spin in het web. Ik ondersteun alle afdelingen die samen het evenement realiseren: financiën, artistiek, productie, marketing communicatie, hospitality, facilitair… bij de ene afdeling doe ik meer dan de andere, net waar op dat moment het accent ligt.”
Amsterdam Light Festival Het Amsterdam Light Festival is drie jaar geleden in leven geroepen door een aantal reders in Amsterdam. Woudstra: “Zij merkten dat de omzet in de donkere maanden daalde, ook vanwege de economische situatie van de laatste jaren. Ze zochten iets om het tij te Qm|07
›
meettheplanner
‘We zijn toppers in het sparren’ keren en kwamen op het idee van de parade, rondvaarten op een versierde boot langs versierde grachten. Dat sloeg aan. De afgelopen jaren werd het concept verder uitgewerkt door Felix Guttmann van Canal Company. Hij betrok Rogier van der Heide, lichtontwerper en chief design officer bij Philips Lighting erbij als artistiek leider. Dankzij deze stap werd het Amsterdam Light Festival als groot lichtkunstfestival in de hoofdstad geboren.” “In de stad zijn van eind november tot begin januari verschillende sculpturen, projecties en installaties te zien van hedendaagse kunstenaars. De vaarroute, Water Colors, neemt de bezoekers mee door de Amsterdamse grachten en de Amstel. Er is ook een wandelroute, de Illuminade, door de Amsterdamse binnenstad. Ook de rest van de stad staat tijdens het festival in het teken van licht. Zo doen tal van musea mee en zijn er allerlei activiteiten die de bezoekers meevoeren in de wereld van innovatie en lichtkunst. “Voor komend jaar hebben ruim driehonderd kunstenaars zich ingeschreven, er is plaats voor zo’n veertig kunstwerken”, vertelt Woudstra. “Een internationale jury, die vanuit alle windstreken wordt ingevlogen, bepaalt wie dit jaar ‘de gelukkigen’ zijn. Vorig jaar werden 500.000 festivalbezoekers geteld, dit jaar verwachten we 750.000 mensen.” Het Amsterdam Light Festival is in korte tijd uitgegroeid tot een cultureel event van hoog niveau, waar mensen speciaal voor naar Amsterdam komen. Woudstra: “Toeristen uiteraard, maar ook de zakelijke markt. In feite vaart iedereen in de sector er wel bij: hotels, rederijen, restaurants, organisatoren. Zakelijke bijeenkomsten over onderwerpen als innovatie, energie, licht of duurzaamheid komen in deze setting natuurlijk uitstekend tot hun recht. Ook voor social programs is het perfect. Het festival biedt nog zoveel potentie… we staan pas aan het begin.”
Extravertheid “Als je mij zou vragen: ‘wat is het beste dat je ooit is overkomen’, dan zeg ik: dat ik voor mezelf ben begonnen, waardoor ik nu zulke leuke en afwisselende opdrachten heb. Ik leer elke dag bij en ben nog lang niet uitgeleerd. Wat ook zo leuk is: ik ontmoet ontzettend veel verschillende mensen. Daar kan ik ook zo van genieten. Ik heb gewoon ontzettend veel lol in mijn werk.” 08|Qm
Carlijne Woudstra-Oostergetel: “Laatst kreeg ik een rondleiding in een locatie en ze vroegen helemaal niet door. Ze lieten de zalen zien en dat was het dan. Onvoorstelbaar!”
“Een groot pluspunt is mijn extravertheid. Ik ben makkelijk om mee te praten, mensen voelen zich snel op hun gemak. Daardoor krijg ik meer uit mensen, in de zin van meer informatie, meer gevoel. Ik kan goed luisteren en heb een goed inlevingsvermogen, allemaal zaken die handig zijn om tot de kern van de zaak te komen: waarom organiseer je het evenement, voor wie, wat wil je bereiken. Heel simpele vragen, maar je moest eens weten hoe vaak ze niet worden gesteld.” “Laatst kreeg ik een rondleiding in een locatie en ze vroegen helemaal niet door. Ze lieten de zalen zien en dat was het dan. Onvoorstelbaar! Het ging om een groot congres, die wil je toch binnenslepen?” “Hoe moeilijk is het om je even in de opdrachtgever te verdiepen en door te vragen. Alleen dan kun je meedenken, kun je de opdrachtgever opties voorschotelen waar hij zelf niet eens aan gedacht had. Dáármee creëer je meerwaarde en trek je de klant over de streep om voor jouw unieke locatie - of dienst of product - te kiezen.” “Daarin kan de branche zich nog veel verder ontwikkelen: service, kwaliteit, gastvrijheid, persoonlijkheid. Ook als het gaat om grootschalige evenementen, probeer de persoonlijke ‘touch’ te vinden, zorg dat mensen zich thuis voelen. Daarmee boek je succes en bovendien, het maakt je werk vele malen leuker.” <
Congresbezoek
NVRD-Jaarcongres
discoboot
Een als rammelende congreslocatie De ene congresbezoeker vindt het schip meer charme hebben dan de standaard congreszalen. De ander bestempelt de Ocean Diva als een discoboot die een nieuwe markt hoopt aan te boren. Een verslag van een wel heel standaard congres in een bijzondere locatie. Tekst Ton Soons, ton.soons@winningwords.nl | Beeld NRVD, Ton Soons
Ton Soons
hoeft niet voor het concept van het NVRD-congres naar Tiel af te reizen. Gewoon een plenair programma van zendende sprekers (en sponsors). Zijn aandacht gaat dus uit naar de bijzondere locatie: een boot. Het geschommel valt mee, de entourage tegen. Gelukkig weet de cateraar Ton mild te stemmen. NVRD Jaarcongres: “De toekomst ligt buiten” 21, 22 en 23 mei 2014 Ocean Diva, aangemeerd aan de Waalkade in Tiel.
H
et congres van de NVRD is sinds jaar en dag hét trefpunt voor ruim 300 bestuurders, directeuren, managers en beleidsmakers om te praten over de grote trends in het beheer van de openbare ruimte, afval- en grondstoffenbeheer en duurzame energie. De Koninklijke Vereniging Voor Afval en Reinigingsmanagement verenigt Nederlandse gemeenten verantwoordelijk voor het afvalbeheer en het beheer van de openbare ruimte en hun afval- en reinigingsbedrijven Dit jaar is Avri het mede organiserende lid, zodat het congres in haar werkgebied Rivierenland plaatsvindt. Omdat de Tielse schouwburg in een verbouwing zit en er geen andere grote locaties zijn, hebben de organisatoren de Ocean Diva laten aanmeren aan de Waalkade in Tiel. Op de speciale congreswebsite vind ik een QR-code waarmee ik vlotjes een app installeer op mijn telefoon. Die leert me dat op woensdag een dineravond gepland staat en op vrijdag een Algemene Ledenvergadering. Ik ga naar de congresdag op donderdag om te zien wat me opvalt aan een boot als congresaccommodatie.
Plenair en traditioneel Het programma is geheel plenair en traditioneel van opzet. Geen interviews, geen debatten, geen break-out sessies. De sprekers staan alleen aangekondigd met hun naam, functie en onderwerp. Astrid Joosten zal de zaak aan elkaar praten. Ex-lid van de Eerste Kamer Han Noten houdt als voorzitter van de NVRD zijn jaarrede. Annemarie Jorritsma spreekt als voorzitter van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten over integraal besturen. TV-bekendheid professor Barbara Baarsma belicht ‘De toekomst in de markt’, wat dat ook moge betekenen. Piet Hein Eek – immers degene die steigerhout meubilair bon ton maakte – praat over het Qm|13
›
Congresbezoek
Bij de registratiebalie wordt enkel een lanyard overhandigd
hergebruik van afvalmaterialen. En zo zijn er nog wat meer sprekers. Maar eerst zullen de burgemeester van Tiel en de directeur van Avri ons welkom heten. Ik hoop dat dit programma in zijn eenvoud niet te saai wordt. Veel zal afhangen van de dynamiek die mevrouw Joosten er in weet te brengen. Het goede van een plenair programma is dat iedereen hetzelfde meekrijgt. In de pauzes kunnen we de stands van sponsors bezoeken.
Geërgerd aan boord Aan het eind van mijn autorit naar Tiel zal ik het schip kunnen vinden ‘nabij Veerweg 2’. Een goede tip als je van je navigatiesysteem afhankelijk bent. Het openbare parkeerterrein is ruim, maar levert bij de betaalautomaten problemen op. De pin-en chipknipfunctie is defect, zodat menig congresgast geërgerd aan boord stapt, ondanks de vrolijke gastvrouwen met hun ‘visitekaartjeshoepelrok’. Ik had gelukkig voldoende muntgeld bij me. Bij de registratiebalie krijg ik enkel een lanyard overhandigd. Geen programmablaadje, geen deelnemerslijst of documentatie. Een groen congres dus. Ik pak nog gauw een kop koffie op het bovendek. Mis er een koekje bij. Onder het tentdoek is het een herrie van alle mensen die elkaar blijkbaar goed kennen. Het is een mooie dag, fijn dat het niet regent of waait.
Pijnlijke grap Astrid Joosten moet een kwartier te laat beginnen en maakt meteen een pijnlijke grap door het publiek als schoonmakers te bestempelen. Later blijkt ze zich toch wel ingelezen te hebben. Ze projecteert het wifi-wachtwoord en stelt ons voor aan een side14|Qm
kick: een gelauwerde Culemborgse buurtschoonmaker. Die zal, zoals wel vaker met sidekicks, een minimale rol vervullen. We zitten in een te donkere ruimte waar niettemin tientallen discolampen op het podium gericht staan. De witte plastic stoeltjes staan te dicht op elkaar, aan elkaar gehaakt volgens brandveiligheidsvoorschriften. Ik zit in de comfortzone van een fors gebouwde man. Het schip oogt zo Spartaans als een veerboot. Het zou niet in aanmerking komen voor twee vergaderhamers. De burgemeester van Tiel houdt een vriendelijk en inhoudelijk passend openingswoord. Hij vertelt ons overigens dat de Waal een van de drukst bevaren rivieren van Europa is, dus dat we gaan schommelen als er een containerschip passeert. Dat blijkt mee te vallen. De voorzitter van Avri vermeldt dat er 350 deelnemers zijn.
Hartstochtelijk verhaal Dan komt Han Noten op. Hij opent fijntjes dat hij een kwartier geleden al klaar had moeten zijn, maar dat ie zijn zorgvuldig voorbereide presentatie toch geen minuut zal inkorten: “Jullie zitten het maar uit”. Gelach. Hij houdt vervolgens een hartstochtelijk verhaal over de sector en haar gespannen relatie met de overheid. Hij wijst op een onzalig wetsvoorstel dat alle afvalinzamelaars, ook die van gemeenten, straks dwingt om winstbelasting te betalen. Het lachen is vergaan. De projectoren achter hem blijven aan ook al maakt hij er geen gebruik van. Hij rondt af om 10:20 uur, we lopen dan al 35 minuten uit. Na Jorritsma, houdt de directeur van het Sociaal Cultureel Planbureau een verhaal waar naar mijn mening deze doelgroep weinig mee kan: over armoede, inkomens, participatiesamenleving en mantelzorg.
Congresbezoek
Dagvoorzitter Astrid Joosten en de gastvrouwen met hun visitekaartjeshoepelrok Iedereen onder het tentdoek kent elkaar blijkbaar
De pin-en chipknipfunctie is defect
Opeens realiseer ik me dat het klimaatsysteem goed werkt, dat de geluidstechnicus zijn werk goed doet en dat ook de projectie technisch in orde is. Behalve dat de beelden bibberen als op het bovendek zware passen gezet worden.
Sidekick kort gehouden Voor het congres is een speciaal Twitter-account aangemaakt, maar daarvan wordt door de 51 volgers voor het congres geen gebruik gemaakt. Tijdens het congres komen er een paar tweets per uur voorbij. Er loopt een fotograaf rond die zonder te flitsen onopvallend zijn werk doet. De foto’s zullen spoedig op de congressite verschijnen. Vanwege de grote tijdnood wordt de sidekick door Astrid Joosten kort gehouden. Maar voordat de vertraagde koffiepauze aanvangt krijgen we toch nog gauw een promotiefilmpje van een sponsor voorgeschoteld: een vorm van marketing waar denk ik niemand op zit te wachten.
Discoboot zoekt congresmarkt Tijdens de pauze hoor ik verschillende meningen over de boot als congresaccommodatie. De een vindt hem meer charme hebben dan ‘de standaard congreszalen’, een ander bestempelt dit schip als ‘een discoboot die een nieuwe markt hoopt aan te boren’. De koffie smaakt goed en gelukkig heeft een sponsor een petitfour voor zijn rekening genomen. Er staan een twintigtal exposanten, die blijkbaar dringend nodig zijn om het congres mogelijk te maken. Enkele gasten zoeken de zon buiten het tentzeil op, waar het minder lawaaiig is en er gerookt en gebeld kan worden. Zo’n vijfentwintig mensen kiezen na de koffiepauze voor de losse stoelen op het balkon van het congresruim.
Neerkletterend servies “De boot valt uit elkaar”, zegt professor Baarsma als tijdens haar lezing, voor de vierde keer die ochtend, het publiek opgeschrikt wordt door neerkletterend servies of slecht bevestigde patrijspoortluiken. Ze houdt een verhaal dat honderd procent toegespitst is op de doelgroep. Het is ook goed te merken dat ze de voorgaande lezingen gevolgd heeft. Ze onthult dat haar woonplaats Amsterdam twee jaar vergeten heeft de afvalstoffenheffing te innen. Een schokgolf gaat door de zaal. Na Baarsma begint de lunchpauze drie kwartier te laat, maar niet nadat eerst nog een sponsorfilmpje. Door het mooie weer is het op het bovendek behoorlijk warm geworden. Het tentdoek blijft dicht. De gesmeerde broodjes van de ingehuurde cateraar zijn vers, gevarieerd en smakelijk. Die gaat met kopjes velouté rond waar je met een lolly een spinazie- of tomatensoep van kunt maken, top! Er loopt veel personeel rond om gebruikt servies op te halen. Alleen jammer dat we bij de broodjes alleen servetten krijgen, waardoor de vloerbedekking in no-time vies wordt van het onvermijdelijke geknoei in het gedrang.
Behoorlijk wat uitdagingen De lunchpauze is met een half uur ingekort. Omdat de middag op dezelfde manier geprogrammeerd staat als de ochtend en mijn telefoonbatterij bijna leeg is terwijl ik nergens in de congresruimte een stopcontact kan vinden, besluit ik huiswaarts te keren. Op de valreep spreek ik nog de enthousiaste eventmanager van de NVRD. Ze vertelt dat de boot voor behoorlijk wat uitdagingen heeft gezorgd omdat ALLES moest worden ingehuurd: meubilair, servies, aankleding, personeel, techniek. Tsja, in een standaard congresaccommodatie heb je dat standaard in huis. Maar ze heeft tot nu toe geen klachten gehoord over de boot, integendeel. Och, hoe belangrijk is het ook, als je vooral voor elkaar komt? < Qm|15
ColumnAIPC
Hoog tijd om meetings en toerisme van elkaar te onderscheiden
I
Dat is zo belangrijk omdat degenen die beslissen over de organisatie en financiering van vergaderingen, congressen en beursdeelnames, alsmede degenen die beslissen over het bijwonen van dergelijke meetings, nu zeer gevoelig zijn voor de schijn dat deze puur worden ingezet voor persoonlijk vertier op kosten van het bedrijf of de belastingbetaler. Alleen al het woord ‘toerisme’ in relatie met meetings suggereert dat hun echte doel iets anders is dan hun werkelijke rol als belangrijk instrument voor economische en professionele ontwikkeling.
beperken of verbieden overheden deelname aan meetings door hun ambtenaren, met als belangrijkste motief kostenbesparing. Deze ontwikkelingen illustreren duidelijk dat mijn bezorgdheid allesbehalve theoretisch is. We hebben als meetingindustrie niet veel gedaan om een duidelijk onderscheid te maken tussen meetings en toerisme. Sterker nog, we hebben zelf de scheidslijn troebel gehouden, door meetingbestemmingen en deelname aan meetings te promoten op basis van recreatieve kwaliteiten zoals stranden, golfbanen en het nachtleven. Een praktijk die het idee bestendigt dat zakenreizen in feite een nauwelijks verhuld excuus zijn voor een vakantie betaald door iemand anders. Als die ‘iemand’ een aandeelhouder of belastingbetaler is, dan is het bijna onmogelijk om de reis te verdedigen, wat we terugzien in de verminderde deelname aan meetings door overheden en bedrijven in verschillende delen van de wereld.
Geen klein probleem
De verliezers
Dit is geen klein probleem. Er zijn inmiddels diverse zeer specifieke professionele richtlijnen en er is zelfs wetgeving, met name in de medische sector, gericht op precies dit aspect. Het gevolg is dat elke suggestie dat deelnemers meetings bijwonen voor persoonlijke vertier in plaats van zakelijke of professionele ontwikkeling, voldoende reden kan zijn om deelname in twijfel te trekken en/of deze niet meer te financieren. Tegelijkertijd
Op de lange termijn zal dit niet onderscheiden van deze twee doelstellingen van het reizen – wat zich weerspiegelt in onze promotionele activiteiten – uiteindelijk leiden tot een vermindering van de wereldwijde besteding aan meetings. Dat betekent niet alleen minder inkomsten voor de meeting industrie zelf, maar ook de reisindustrie, horeca en andere diensten die onze sector ondersteunen. De verliezers zijn zowel de verstrekkers reisproducten
ets dat de meeting industrie al vele jaren achtervolgt is nu, met dank aan de wereldwijde recessie, een kwestie van hoge urgentie. Dat ‘iets’ is ons collectief falen om een duidelijk onderscheid te maken tussen reizen vanwege persoonlijke en vrije tijd georiënteerde redenen en reizen die worden gemaakt voor zakelijke doeleinden.
16|Qm
en diensten, alsmede de bredere economie die afhankelijk is van zakelijke evenementgerelateerde interacties. Dat het toerisme mee profiteert van de meeting industrie staat buiten kijf, maar het is een feit dat zowel wij als zij schade lijden door over één kam geschoren te worden, als dat resulteert in minder steun voor deelname aan zakelijke evenementen. Met andere woorden: we riskeren dat we ons tegelijkertijd in beide voeten schieten.
Weinig mogelijkheden Waarom pakken we dit probleem niet aan? Hier een paar beschouwingen van mij. Ten eerste ziet een groot deel van onze industrie en van onze partners – soms (ook) actief in de toeristische sector – het gewoon niet als een probleem. Voor diegenen die toeristische kwaliteiten altijd als de beste manier hebben gezien om een bestemming te bevorderen, is het blijkbaar moeilijk om te begrijpen dat een heel ander publiek, een heel andere boodschap vereist. Ten tweede zijn we in de val gelopen door de waarde van onze industrie hoofdzakelijk te bepalen op basis van de uitgaven, met name de uitgaven gerelateerd aan de gastvrijheidindustrie. Nogmaals, dit creëert sterk de indruk dat het hotelovernachtingen en maaltijden in een restaurant zijn die echt tellen, in plaats van de belangrijkste waarden die inherent zijn aan het houden van meetings. Deze aanpak is niet alleen
ColumnAIPC
We zijn in de val gelopen door de waarde van onze industrie
hoofdzakelijk te bepalen op basis van de uitgaven
Rod Cameron Rod Cameron is voorzitter van Criterion Communications, een strategisch management adviesbureau gevestigd in Vancouver, Canada. Via zijn bedrijf is hij ook directeur van het in Brussel gevestigde International Association Convention Centres (AIPC), waarvan de leden onder meer 173 International congrescentra in 54 landen wereldwijd vertegenwoordigen en is hij manager van de Joint Meetings Industry Council (JMIC), een organisatie bestaande uit van 15 grote internationale branche- en vakorganisaties in de meeting industrie.
een sterke onderwaardering van wat onze industrie echt bereikt, maar heeft ook een negatief effect op onze klanten die veel liever de waarde van evenementen zien vanuit een professioneel en zakelijk perspectief, dan vanuit de hoeveelheid geld die hun deelnemers of medewerkers hebben achtergelaten in iemand anders zijn bestemming. Ten derde zijn de primaire bronnen van financiering voor promotie van bestemmingen, in veel gevallen om historische redenen, afkomstig van bedrijven met een meer toeristische dan meetings oriëntatie . Aangezien de toeristische lobby in veel landen of gemeenschappen verhoudingsgewijs veel zwaarder leunt op de recreatieve kant, is het zakelijk toerisme als zelfstandige industrie moeilijk te verkopen. Zolang wij derden onze marketing laten doen, waarbij die mogelijk de nadruk te leggen op de verkeerde zaken, zolang zullen wij blijven lijden onder de gevolgen.
Sectoroverschrijdende discussies Maar als het doel is om een optimaal rendement te halen uit de investeringen die worden gedaan in de meeting industrie – wat het zeker zou moeten
zijn – dan moeten we sectoroverschrijdend de discussie aangaan om erkenning te krijgen van de fundamentele verschillen tussen beide sectoren en daardoor ook werken aan een verschillende aanpak van de marketing voor beide sectoren. Kortom, door geen duidelijk onderscheid te maken tussen reizen die met vrije tijd en reizen die met meetings te maken hebben, zijn we onze echte rol in de wereldwijde economische en professionele ontwikkeling aan het bagatelliseren, verzwakken we onze eigen concurrentiepositie in de markt en beledigen we een aantal van onze belangrijkste klanten. En dat is ook niet zinvol voor iedere bestemming die met succes de meetingindustrie naar zich toe wil trekken. Des te eerder we de nodige afstand creëren tussen de twee vakgebieden, des te beter. Dat zal alleen gebeuren wanneer we als industrie actie ondernemen om ons te verbinden met de sectoren die echt meetellen in de huidige economie en meer begrip bewerkstelligen bij onze toeristische partners over onze respectievelijke klanten en hun reden om te reizen. Uiteindelijk zal iedereen hiervan profiteren. Gezien wat er op het spel staat, moet dit doel veel meer aandacht krijgen. < Qm|17
MeetingConcept
De Kunst van het
Verbinden
The Red Line Project. Het zou zomaar de titel van een psychologische thriller kunnen zijn. Dat is het niet. Het is de naam van het concept waarmee Martijn Timmermans en René Blom de congreswereld aan het veroveren zijn.
T
he FRESH Conference is een internationaal congres waar toonaangevende congresprofessionals zich drie dagen lang bezighouden met het ‘ontwerpen van effectieve meetings’. Hier worden jaarlijks de nieuwste inzichten, werkvormen en methodieken op het gebied van congresseren gepresenteerd. Voor de editie 2014 waren Martijn Timmermans en René Blom uitgenodigd MeetingConcept om onder andere de opening te verzorgen en het event af te sluiten. Vrij uniek aangezien ze geen ‘member’ zijn van de Fresh-community. Nóg bijzonderder was dat hun onderdeel werd verkozen tot ‘Most Valuable Session’. “We waren flabbergasted”, vertelt Martijn. “Het kwam totaal onverwachts. The FRESH Conference is toch een membershiponly congres. Je verwacht dat de prijzen naar de members gaan. Je kunt je voorstellen hoe trots we hierop zijn.”
Eénrichtingsverkeer In het Artotel in Amsterdam, tegenover het Centraal Station, vertellen Timmermans en Blom over hun werk. Hoe ze elkaar in 2009 voor het eerst ontmoetten op een picknick-event. Hoe ze in 2011 allebei door opdrachtgever ASN Bank werden uitgenodigd 18|Qm
Tekst Judith Munster | Beeld Eunice Lieveld
om voor hun beleggerscongres iets compleet nieuws te bedenken. “Een veelgehoorde klacht is dat congressen een passief medium zijn, dat het teveel éénrichtingsverkeer is”, vertelt Blom. “De ASN Bank besloot iets met die kritiek te doen en schakelde een aantal professionals met verschillende achtergronden in. Eén van de vernieuwende onderdelen was De Rode Draad. Omdat we er zelf heel enthousiast over waren, nodigden we een andere congresorganisator uit om langs te komen. Toen hij de zaal uitliep, zei hij meteen: dit wil ik hebben. En zo is het balletje gaan rollen.” Maar wat is nu die Rode Draad? Timmermans: “De Rode Draad is een letterlijk en figuurlijk instrument om partijen met elkaar te verbinden en gaat uit van de deelnemers. Welke waardevolle informatie zit er in de bezoekers zelf? Hoe kunnen we dat eruit halen en hoe kunnen we het delen? Het antwoord bleek even simpel als doeltreffend: door de deelnemers één hele goede vraag te stellen, door ze zelf het antwoord op te laten schrijven met pen en papier én door de antwoorden te analyseren en de uitkomsten terug te koppelen.”
Het licht gaat uit Blom: “Aan het begin van het congres, vaak voor de officiële opening, stellen we slechts één vraag aan de zaal. Die vraag is
MeetingConcept
cruciaal: samen met de opdrachtgever is er een heel proces aan voorafgegaan om tot die ene vraag te komen. Het licht gaat uit. Dertig seconden is het stil en kan iedereen toch zichzelf komen. Daarna schrijven ze hun antwoord op, gewoon met een pen op een A4. Ons team haalt de antwoorden op, waarna het congres kan beginnen. In razend tempo digitaliseren we alle antwoorden én hangen we alle beschreven papieren op aan een opvallend rood lint dat kriskras door het gebouw hangt.” Timmermans: “Als je iemand vanuit zijn autonomie aanspreekt, activeert dat zaken als bewustzijn en kennis. Hetzelfde geldt voor schrijven: schrijven stimuleert het geheugen, heeft een gunstige werking op humeur en stress en heeft nog veel meer goede eigenschappen. Schrijven is een cruciaal element in ons concept.” Blom: “Stel je voor wat een berg content de antwoorden opleveren. Men ontdekt ter plekke wat er leeft en welke behoeftes er zijn. Maar het is ook leuk: overal zie je mensen stil staan bij de Rode Draad om antwoorden te lezen. Men raakt met elkaar aan de praat. Het is dus ook een perfect netwerk-tool.” In overleg met de opdrachtgever kunnen verschillende momenten ingebouwd worden om de vergaarde informatie in het congres te verwerken. Zo kan de dagvoorzitter een aantal opvallende of veelvoorkomende antwoorden aanhalen en daarover de interactie
aangaan met de zaal. Ook kan de content gebruikt worden tijdens workshops.
Voelsprieten Met het verzamelen en uitwerken van de antwoorden is de rol van The Red Line Project nog niet uitgespeeld. Gedurende de hele dag lopen teamleden rond. Ze wonen sessies bij, spreken mensen aan, zetten hun voelsprieten uit, snuiven de sfeer op. Zo wordt de Rode Draad continu gevuld, tot er een kluwen van woorden, beelden en inzichten ontstaat die allemaal te maken hebben met het thema van de dag. Met als doel: aan het eind van het congres tot een zo waarheidsgetrouw mogelijke conclusie komen. Timmermans: “Meestal sluiten we af met een gedicht waarin alle waarnemingen en analyses nog eens samenkomen. Het doet de aanwezigen vaak glimlachen en verbazen, vooral omdat ze zelf honderd procent hebben meegewerkt aan het resultaat.” Blom en Timmermans benadrukken dat ook social media en live streaming in het concept geïntegreerd kunnen worden. Blom: “Laatst kregen we een foto van een van de mensen die het congres op de computer volgde: hij had zijn antwoord op een vel papier geschreven, er een foto van gemaakt en doorgestuurd. Wij hebben het uitgeprint en aan de Rode Draad gehangen. Zelf maken we
› Qm|19
MeetingConcept
Martijn Timmermans en René Blom ontwikkelen steeds weer nieuwe congresonderdelen.
‘Schrijven is een cruciaal
element in ons concept’ ook foto’s van geschreven antwoorden, die we dan weer via twitter of facebook verspreiden. In feite zijn de mogelijkheden legio. Als je bijvoorbeeld meerdere doelgroepen op je congres ontvangt, kun je werken met verschillende kleuren papier. Dankzij The Red Line raken mensen door elkaar geïnspireerd. En het ziet er ook nog eens heel gaaf uit: een uniek decor voor weinig geld.”
Ontdekken, Delen, Maken Omdat elke opdrachtgever, elk congres, elke locatie, elke doelgroep, elke vraag weer anders is, hebben Timmermans en Blom het concept door kunnen ontwikkelen. En komen ze steeds weer op nieuwe ideeën, zoals de nieuwe congresonderdelen ‘storytelling’ en ‘storybook’. Blom: “Onze rode draad is altijd dat we vanuit hetzelfde recept werken, zoals we dat noemen. Het recept bestaat uit drie ingrediënten: ontdekken – delen – maken.” Timmermans: “Bij storytelling vragen we deelnemers om hun verhaal rondom een bepaald thema op te schrijven. De psychologische gedachte hierachter is dat door het schrijven van je eigen verhaal essentiële delen in je hersenen worden geactiveerd, waar-
door een diepere verbinding en kennisdeling kan worden bewerkstelligd. In een groepje van 5 à 6 personen worden de verhalen met elkaar besproken om daarna weer op dezelfde manier verwerkt te worden als bij de Rode Draad. Dit lijkt heel confronterend, maar in de praktijk blijkt iedereen zijn verhaal graag te willen delen. Op deze manier leer je iemand in korte tijd goed kennen. Daarom werkt het ook heel goed bij teambuilding- en netwerkevents.”
Eigen boek Het nieuwste ‘product’ is ‘storybook’. Hierbij staat een levensgroot niet te missen boek centraal. Aan de deelnemers wordt – na het stellen van die ene prangende vraag - gevraagd om mee te helpen het boek te vullen. De papieren worden niet aan een Rode Draad gehangen, maar op het boek geplakt, evenals foto’s en andere informatie die wordt verzameld. Op het eind van de dag is het boek rijkelijk gevuld met tekst en staat hij in volle glorie op het podium. Timmermans: “Het mooie van dit concept is dat je er daadwerkelijk een boek van kunt maken – in print of digitaal - en na afloop naar alle deelnemers kunt sturen. Dit levert een extra contactmoment op waarin je als opdrachtgever nog een keer positief onder de aandacht bent. Afgezien daarvan: je geeft de bezoekers iets waardevols. Ze kunnen het boek – hun eigen boek - af en toe eens doorbladeren en eventueel in contact komen met mensen die er ook aan hebben meegewerkt. Dat is tenslotte waar het om gaat: de kunst van het verbinden.” < Qm|21
Advies
Platform Museum Locaties start discussie over branding
Verhoog je
merkwaarde Van branding, oftewel het verhogen van je merkwaarde, is in de meetingindustrie weinig sprake. Ook voor congresorganisatoren, eventmanagers en accommodaties is het echter steeds belangrijker om hun evenement of locatie te ontwikkelen tot een sterk merk. Het Platform Museum Locaties schudde haar leden wakker met een themabijeenkomst over branding.
“M
usea, andere accommodaties en eventmanagers vormen een bedrijfstak waar nog enorm veel te halen valt op het gebied van branding. Er ligt goud, voor bijvoorbeeld de musea, als ze zich daar wat meer mee bezig gaan houden”. Aan het woord is Thomas van Velthoven, lecturer brand experience imagineering marketing aan de NHTV Breda. Zijn toehoorders zijn de leden van het Platform Museum Locaties (PML) die op 21 mei naar het Centraal Museum in Utrecht zijn getogen voor een themabijeenkomst over merkenbouw. 22|Qm
Tekst Harald Roelofs | Beeld iStock
“Nu er steeds kritischer naar subsidies gekeken wordt en musea meer hun eigen broek moeten ophouden, wordt branding des te belangrijker”, zegt Van Velthoven. Een peiling onder de aanwezige museumafgevaardigden geeft aan dat ongeveer de helft heel bewust gefocust is op branding en de andere helft nu de mogelijkheden aan het verkennen is.
Een belofte Van Velthoven: “Branding is overigens niet hetzelfde als marketing. Marketing is direct gericht op verkoop en branding is de waarde van je merk verhogen. Uiteindelijk leidt dat natuurlijk ook tot
meer bezoekers en zakelijke bijeenkomsten in je museum.” “Bij branding moet je jezelf eerst een aantal vragen stellen, want het begint met een visie. Wat is je doel en waar geloof je in? Waarom besta je als bedrijf. Waarom zou iemand iets om jullie geven? Hoe doe je dat wat je doet? Welke kwaliteiten heb je die je onderscheiden van anderen? En ook: Welk voordeel hebben de klanten van jouw producten en wat krijgen ze voor hun geld? Als je daar allemaal een goed antwoord op hebt, kun je met branding aan de gang.” “Een goed merk draagt een belofte voor de klant. Belofte van een bepaald gevoel, kwaliteit of ervaring bij een product. Het gaat meer over de experience van een product, dan het product zelf. Een merk moet inspireren. Een goed merk versimpelt het keuzeproces voor de consument. Hoe zouden we ooit uit een rek tandpasta snel de juiste kunnen kiezen als een merknaam geen signaal zou bieden tot informatie.”
Lichtende koningin Maar hoe doe je dat, bijvoorbeeld voor een museum? Patrick Roubroeks van Xsaga, adviesen productiebureau voor brandactivitation en eventmarketing, geeft een aantal voorbeelden. “Vooral een evenement rond een opening, is een goede manier om aan branding te doen. Dat kan met veel toeters en bellen en soms doen
Zes brandingtips om van je meeting een merk te maken we dat ook zoals bij de opening van filmmuseum Eye. Maar het kan ook kleiner. Bijvoorbeeld bij het Philips Museum. Bij Philips denkt iedereen toch direct aan licht. En de eerste gloeilamp speelt natuurlijk een grote rol in het museum. Alleen al omdat in hetzelfde pand ooit de eerste gloeilampen werden gemaakt. We gaven tijdens de opening alle gasten bij het binnenkomen een lampje die met een draadloze verbinding aan een server waren verbonden. Ook de aanwezige toenmalige koningin Beatrix kreeg er één, terwijl er een strijkje speelde van violisten van het Philips-orkest. Met een lichtgevende staf werd de lamp van de koningin aangeraakt en tegelijkertijd gingen alle lampjes van alle gasten aan. De koningin moest er om lachen en een lachende Majesteit haalt alle kranten. En dat gebeurde ook; de volgende dag op de voorpagina’s en heel Nederland had een beleving bij het Philips-museum. Dat is branding.” John Veenstra van het Centraal Museum vertelt over hoe je kunt samenwerken met een ander merk om een nieuw publiek te trekken, het zogeheten co-branding. “Door samen met Red Bull een event te organiseren, kregen wij een veel jonger publiek naar het museum. Ook Red Bull krijgt zo de aandacht van het museumpubliek. Zo kun je ook als merken elkaar helpen met branding en krijg je een win-winsituatie voor elkaar.” <
1
Verzin een goede naam voor je
sieprogramma’s. Zo is er de reality-show
meeting. Een goede memorabele
met Donald Trump waar jonge managers
naam die de belofte voor het evene-
met elkaar wedijveren. De gevleugelde
ment in zich draagt is al het halve werk.
woorden ‘You’re fired’ komen elke afle-
De naam is een van de belangrijkste
vering terug. En bij het ‘Leve de Koning’
beslissingen voorafgaand aan de eerste
en ‘Leden der Staten Generaal’ denkt
editie van een event.
iedereen aan Prinsjesdag.
2
5
Bedenk ook een pakkende slogan voor je meeting. Met een goede slogan
herinneren
mensen
je
Creëer een sfeer van exclusiviteit; een beperkt aantal kaarten of bepaalde voorwaarden die aan
evenement makkelijker. Dus zorg voor
de gast worden gesteld. Bijvoorbeeld
een korte zin die het idee van je event in
alleen CEO’s van grote ondernemingen
zich draagt en die een bepaalde emotie
mogen naar de bijeenkomst komen. Over
raakt bij het publiek. ‘Just Do It’, is
dergelijke events wordt al gauw veel over
bijvoorbeeld een sterke van Nike.
gepraat. Mensen willen dan graag hun
3
best doen om ‘erbij te horen’ en ervoor te
Ook een krachtig logo is belangrijk
zorgen dat ze er bij kunnen zijn.
voor een meeting. Een logo dat het
6
idee van evenement uitbeeldt geeft
een extra stuk herkenbaarheid en heeft een belangrijke symboolfunctie die bijdraagt
Nodig minimaal 1 beroemdheid uit. Een bekende persoonlijkheid trekt mensen en pers aan en dat
aan het event. Denk aan de ringen van de
verhoogt de zichtbaarheid van je bijeen-
Olympische Spelen. Iedereen kent ze en
komst. Zorg dat de naam van de beroemd-
ze hebben als logo een enorme impact.
heid past bij de uitstraling van het event
4
en de bijeenkomst wordt zo naar een hoger
Voor sommige bijeenkomsten kan
niveau getild.
een ‘running gag’ goed werken. Je kunt inspiratie opdoen uit televi-
Bron: Catherine Kaputa, branding strategist in New York
Qm|23
NLconference
MPI NLconference 2014
‘Zonder emotie herinneren wij ons niks’ MPI koos dit keer ervoor om tijdens haar jaarcongres NL Conference de absolute USP van meetings, de multi-sensorische ervaring, uit te diepen. Tijdens het congres op 27 juni in Philharmonie Haarlem, werden niet alleen de vijf zintuigen geprikkeld, maar werd ook het zesde zintuig aangesproken.
D
e man, getooid met paraplu, die uit de muur van theater Philharmonie lijkt te stappen, brengt de deelnemers van de MPI NLConference al buiten het gebouw in de gewenste congresmodus. Ook veel andere mensen die op de ochtend van 27 juni de Haarlemse binnenstad bevolken, kijken verbaast naar het tafereel dat zich boven hun hoofden voltrekt. Zelf kom in chique laat, zodat ik meemaak hoe illusionist Ramana de constructie demonteert die dit kunststukje mogelijk maakte. Spreekstalmeester Ad Bastiaanse doet in de grote theaterzaal het congresthema uit de doeken. Tickle your senses moet een inspiratiereis worden langs de vijf zintuigen, met als bonus het zesde zintuig. Dat extra zintuig zal worden aangesproken door Ramana. De illusionist doet ter illustratie nog een wat suf aandoende hypnose-act met Bastiaanse, waarvan we aan het eind van de dag leren dat dit de kracht van de stilte demonstreerde. Enkele apenfilmpjes en wat handjedrukken met de buurman of vrouw brengen de deelnemers in ieder geval in een vrolijke stemming.
Tekst Edwin Nunnink | Beeld Photonic fotomarketing
Meer dan logische spreker Het congres komt echt op gang met het optreden van Ronald Ligtenberg. Hij is de meer dan logische spreker bij dit thema, want Ligtenberg heeft het prikkelen van alle zintuigen tot zijn specialisme gemaakt. Hij vertelt hoe hij hobbymatig begon met het ontwikkelen van een muziekevenement voor doven, eerst gehouden onder de naam Deaf Valley, later omgedoopt tot Sencity. Het begon met het omzetten van muziek in een trillende vloer en lichteffecten. Inmiddels is daar een grote variatie aan zintuigprikkelende methoden bijgekomen. Zo maken we in korte tijd kennis met een heel scala aan nieuwe beroepen: aromajockeys, foodjockeys, tekstjockeys, signdancers en gebarentolken. Van het organiseren van festivals voor gehandicapten heeft Ligtenberg inmiddels zijn vak gemaakt. En gehandicapten moeten we in brede zin zien, blijkt uit zijn nieuwe initiatief: het Europees Kampioenschap uit de maat dansen. Ook zet hij zich in voor talentontwikkeling en zichtbaarheid van mensen met een verstandelijke beperking en werkt hij aan verbetering van de toegankelijkheid Qm|25
›
NLconference
‘Possibilizer’ Ronald Ligtenberg
Verhalen opschrijven, waarderen en ophangen
Even de oren dicht...
op evenementen voor mensen met beperkingen. Ook hier weer beperkingen in de breedste zin van het woord, want bijvoorbeeld ook voor mensen met kinderwagens en ouderen. Het verleggen van grenzen en het onmogelijke mogelijk maken, dat is het doel van Ligtenberg, die zichzelf als ‘possibilizer’ afficheert.
Educatieve modus Het is na dit inspirerende verhaal even wennen als Ligtenberg naar een educatieve modus overschakelt. Wat volgt is een theoretische verhandeling over ‘imagineering’, ondersteund door traditioneel saaie projecties van tabellen en schema’s. Hij weet in ieder geval wel duidelijk te maken dat het aanspreken van meer zintuigen een positief effect heeft op het resultaat van een meeting en van communicatie in brede zin, zoals bijvoorbeeld het neerzetten van een identiteit of creëren van een gevoel. Zo geeft hij een voorbeeld waarbij het inzetten van geur leidde tot een verlenging van de verblijfsduur met 54 procent en een verhoging van de omzet met 6 procent. Hij verklaart de populariteit van kookworkshop vanuit de kracht van cocreatie met de deelnemers: “Die beleven het eten intenser als ze het zelf gemaakt hebben”. Gelukkig vergeet Ligtenberg niet het goede voorbeeld te geven, want een aromajockey blaast op het juiste moment een geur de zaal in en om de 26|Qm
smaakpapillen te prikkelen wordt een zoetigheidje uitgedeeld met popsuiker als slotakkoord.
Visueel illusionist Het congresprogramma bestaat vervolgens uit een menu van zes workshops, waar de deelnemers er vier van kunnen uitkiezen. Ik begin met Gezicht. “Ik ben een visueel illusionist”, typeert Ad de Haan van LiveLab zich. “Wij worden ingehuurd om van een PowerPoint presentatie een Cirque du Soleil voorstelling te maken”. Vlug tovert hij een aantal imposante projecten op het scherm. Voor een cardiologencongres werd een decor gebouwd van Amsterdamse grachtenpanden. Niet gedetailleerd, maar maagdelijke witte, geschakelde gevels die dienen als een blanco, driedimensionaal canvas. De Haan borduurde met dit ‘concept podiumplaatje’ voort op de uitnodiging en website van het congres, waarbij Amsterdamse grachtenpanden ook de beeldbepalende visual vormden. Daarnaast spelen de zichtlijnen, in dit geval die van 3.500 deelnemers die gelijkvloers zitten, en de projectiemogelijkheden een rol. “Als je van achter kunt projecteren, dan is dat een pluspunt”, vertelt De Haan. “Dan kun je meer beleving creëren”. De volgende stap is om te bepalen wat er allemaal geprojecteerd moet worden en hoe het thema van het congres verder is uit te beelden. In het voorbeeld van het cardiologencongres was dat
onder meer de projectie van een kloppend hart, op weg naar een hartinfarct, inclusief de vlekjes op het hart die ontstaan. Maar ook een video van een BMX-er die zijn kunsten vertoont in de Amsterdamse straten, om weer de link te leggen naar de ontvangende stad, die gelijktijdig werd ondersteund door diezelfde BMX-er die zijn fietsvaardigheden live vertoonde op het podium.
Beperkte gereedschapskist Uiteindelijk is het doel om licht en video te integreren tot één geheel en daarmee een andere mindset te creëren, stelt de Haan. Hij kan met deze heel beperkte gereedschapskist een andere werkelijkheid bouwen. Een live performance op het podium is dan een extra optie om het geheel te versterken en nog meer driedimensionaal te maken. Van het cardiologencongres toont hij nog het decor van de prijsuitreiking. Dit keer is de ‘golden medalist’ geprojecteerd in een antieke, rijk gedecoreerde schilderijlijst. Een heel ander beeld en wederom met een link naar de gaststad. Er volgen nog voorbeelden van decors die De Haan voor artiesten heeft gemaakt. (Geprojecteerde) pilaren die omhoog rijzen en de projectie van de artiest op een (geprojecteerd) balkon.
Michael Jackson Leuk al die megaprojecten, maar de deelnemers
NLconference
Suffe hypnose-act
Zang als intermezzo
aan de workshop vragen zich af of dit voor een ‘normaal’ congres (budgettair) niet een stap te ver is. Geen probleem, stelt De Haan en toont projecten met een meer traditionele podiumopstelling. Hij laat zien dat je door met licht en video te variëren in dezelfde ruimte, een openingsshow, de inhoudelijke presentaties en een galadiner kunt laten plaatsvinden in toch een totaal andere sfeer. Nog een vraag: hoe zit het nu met hologrammen, zoals je nu ziet met overleden artiesten? Holografie is op zich een kwestie van ‘gewoon’ projecteren met behulp van een spiegel, stelt De Haan. Een hele oude techniek. Dat bijvoorbeeld een Michael Jackson nu ‘live’ kan optreden is een combinatie van iemand die achter het podium de bewegingen uitvoert en detailbeelden van de overledene. Tenslotte wordt de acceptatie van al het podiumgeweld door de sprekers aan de orde gesteld. Dat is inderdaad een uitdaging, erkent De Haan. Het is een weerstand die je het beste het hoofd kunt bieden door ze visueel voor te bereiden. Uiteindelijk zijn sprekers doorgaans enthousiast. “Ze staan eigenlijk in hun eigen presentatie”, besluit De Haan.
werpen zijn in doorzichtig plastic zakjes aan een rode draad gehangen. Aan eenieder wordt bij binnenkomst gevraagd om een zakje van de draad te pakken. We kunnen ons in trio’s posteren op de stoelen en een ietwat timide gebrachte uitleg volgt. Het doel is dat iedereen een verhaal (of waren het nu eerst steekwoorden?) opschrijft over het voorwerp in zijn of haar zakje of in het zakje van één van de twee anderen. Dat laatste zou ik een volgende keer achterwege laten, want voegt niet veel toe en leidt eerder tot verwarring. Iedereen vertelt wat hij of zij heeft opgeschreven en anderen plakken daar een plaknotitie bij met welk gevoel het verhaal bij hun opleverde. De deelnemersgroep is voor deze exercitie ideaal: men schrijft, praat en plakt dat het een lieve lust is. De beschikbare tijd is aan de korte kant. Al met al een leuke interactieve workshop, waarbij echte uitleg ontbrak of niet over is gekomen. De verhalen, plus plakreacties worden in de centrale ruimte aan de rode draad gehangen, zodat ze een prominent onderdeel blijven vormen van het congres.
Schrijven en plakken
Margaret Thatcher
De volgende workshop van keuze is Gevoel, gegeven door de mensen van De Rode Draad. De deelnemers aan de NL Conference is gevraagd om iets persoonlijks mee te brengen en deze voor-
Na de pauze kies ik de workshop Geluid. Stemcoach Elizabeth Ebbink maakt duidelijk waarom wij Hollanders zo lomp overkomen: wij maken gebruik van twee toonhoogten, terwijl de
Engelsen bijvoorbeeld vaak gebruik maken van drie toonhoogten. Komt ook nog eens bij dat wij geneigd zijn die twee toonhoogten dicht bij elkaar te houden, terwijl onze overburen juist een veel groter contrast tussen hoog en laag aanbrengen. Zo leren we dat Margaret Thatcher niet zoals verondersteld een zware, lage stem had, maar dat zij op de belangrijke momenten speelde met toonhoogte en haar hele lichaam als klankkast gebruikte door een ontspannen houding aan te nemen. We spelen wat met onze stembanden en houding. De eerste zijn de strijkstok, de tweede bepaalt hoe we gebruik maken van onze natuurlijke klankkast, verduidelijkt Ebbink. Hees klinkt persoonlijk en scherp zakelijk, krijgen we nog mee. En Rutte gaat niet de diepte in (met zijn stem) en zonder hoogte heb je niks. Omdat we collectief alle klankoefeningen en stemvoorbeeld nadoen is het een vermakelijke workshop, waarvan de boodschap makkelijk beklijft.
Sterk staaltje storytelling Het is tijd om Ramana nader te beschouwen. In zijn workshop over het zesde zintuig verklaart hij en passant dat er elf zintuigen zijn, dus MPI kan met dit thema nog verder voort. Zijn optreden is in eerste instantie een sterk staaltje storytelling. Hij vertelt over zijn door zijn Qm|27
›
NLconference
De catchbox als alternatief voor de zaalmicrofoon
grootvader aangewakkerde interesse voor het Verre Oosten, het occultisme dat op zijn pad kwam en hoe hij bedreven raakte in Indian magic. Ramana brengt het op een rustige, wat schuchtere manier (en met hese stem!). Vervolgens gaat nog even de trukendoos open. Zo raadt hij kaarten en woorden en laat munten en een tafeltje zweven. Dat alles in een intieme setting, met de illusionist op de rand van het podium en de deelnemers daar pal voor. Menigeen, en zeker degene die op het podium mag assisteren, probeert te doorgronden hoe die het doet, maar Ramana valt niet op een trucje te betrappen.
Valse start van het slot Voor het collectieve slot van de NLConference is meeting designer Mike van der Vijver gevraagd. Hij begint met een valse start. Door een foutieve vraagstelling gaat zijn uitleg over het begrip ankeren de mist in, waarbij hij de kritiek uit de zaal iets te makkelijk wegwuift. Ook vertelt Van der Vijver namens ons dat ‘we’ wel heel erg onder de indruk waren van de hypnose van Ad Bastiaanse aan het begin van het congres, waardoor je de neiging krijgt het vervolg van zijn verhaal ook niet serieus te nemen. Gelukkig snijdt de rest van zijn verhaal wel hout en weet hij zijn stellingen goed te onderbouwen. Het uiteindelijk doel van elke meetings is dat de deelnemers er anders uitkomen dan dat ze er in gaan, 28|Qm
Virtueel toch zeer aanwezig
betoogt Van der Vijver. Mensen verwerken ongemerkt de informatie die ze binnen krijgen, vanuit bepaalde ankerpunten en door filtering. Ramana kent deze processen en maakt daar gebruik van, manipuleert, om zo zijn illusies te creëren.
Blijvend effect Wij als sector richten ons nog te veel op puur de informatie-overdracht, waarbij we voornamelijk de rationele kant van onze deelnemers aanspreken. Zonder emotie herinneren wij ons echter niks, maakt Van der Vijver duidelijk. Bij meetings moeten we ook dat systeem in de mens aanspreken, want dat zorgt ervoor dat we over het gepresenteerde gaan nadenken en er iets van gaan vinden en daardoor is het effect meer blijvend. Wat mensen met het geleerde doen, is afhankelijk van het type: ben je een weter, doener, denker of schepper? Nadat Van der Vijver de vier types verduidelijkt, is het aan de deelnemer om zichzelf te typeren. Op basis daarvan worden groepen van gelijke types gevormd, die verspreid door het gebouw op hun eigen kenmerkende wijze de lessen van vandaag mogen verwerken. Met een groepje scheppers bedenken we een evenement waarin de zintuiglijke ervaringen van vandaag geïntegreerd zijn verwerkt. De stadswandeling wordt een wandeling door het gebouw, zodat het een lopend congres wordt. Deelnemers moeten de meegebrachte voorwerpen zoeken en
daar een verhaal bij schrijven. Gesprekken worden al wandelend gevoerd. Er is een inloopsessie met een stinkende spreker in een kleine zaal, die zorgt dat mensen niet te lang blijven hangen. In een debatsessie kunnen de deelnemers oefenen met het stemgebruik. De boodschap die moet beklijven laten we uiteindelijk door Ramana ongemerkt in het hoofd van de deelnemers stoppen. Als iedereen terug is in de zaal worden kort enkele uitwerkingen gepresenteerd. Hiervoor wordt de catchbox ingezet, een microfoon in een zachte kubus die naar een vragensteller toegegooid kan worden. Bij de openingssessie haperde deze nog, maar gedurende de rest van de dag blijkt het een handige en prettige variant van de klassieke zaalmicrofoon.
Smaakvol einde Als slotakkoord is er weer gekozen voor een inspirerende spreker met sociaal motief. Henk Jan Beltman vertelt op humoristische wijze over de ontstaansgeschiedenis en filosofie achter het mensvriendelijke chocolademerk Tony’s Chocolonely. Hij erkent dat het ook een marketingverhaal is, maar de duurzame doelstellingen worden wel degelijk vormgegeven door het bedrijf. Daarna kunnen de deelnemers nog eenmaal hun zintuigen laten prikkelen. Want net als gedurende de eerdere pauzes wachten de qua smaak en presentatie bijzondere hapjes en live muziek en zang. <
Theater Overzicht Bekijk hier de theaterzalen voor congressen en meetings met vanzelfsprekende grandeur Qm|31
THEATER&SCHOUWBURG
Stadsschouwburg & Philharmonie Haarlem Theaterruimte De Philharmonie is een prachtig 19e eeuws concertgebouw met diverse rijk gedecoreerde ruimtes en indrukwekkende hoge plafonds. Het grandioze middelpunt is de Grote Zaal die beschikt over een flexibele vloer, waardoor de zaal multifunctioneel inzetbaar is.
Voorzieningen Het pronkstuk van de Philharmonie is het 19e eeuws Cavaillé-Coll-orgel met zijn 4.000 (!) pijpen in de Grote Zaal. Verder beschikt de Kleine Zaal over een prachtige akoestiek en een unieke uitstraling. In combinatie met de klassieke subzalen is de Philharmonie uitermate geschikt voor uw congres, conferentie of seminar, maar ook voor jubilea en (personeels)feesten.
Referenties Stadsschouwburg & Philharmonie Haarlem levert voor evenementen altijd maatwerk; flexibiliteit en improvisatie zijn immers onlosmakelijk verbonden aan het theatervak. Afstand station: 10 minuten loopafstand Grootste zaal: Grote Zaal
Schouwburg Arnhem Theaterruimte Nadat de oorspronkelijke schouwburg in 1934 door brand is verwoest, wordt op 19 oktober 1938 het nieuwe theater geopend, een schitterend ontwerp van architect Frederik Brons. Opgevoerd wordt ‘Don Carlos’ van Friedrich Schille.
Maximaal: 1220 personen standaard theateropstelling, 1000 personen receptie vlakke vloer Aantal parkeerplaatsen: Ruim 1700 parkeerplaatsen op loopafstand van de Philharmonie, waaronder 290 in de ondergelegen parkeergarage. Prijs parkeren: € 1,60 per 41 minuten
Voorzieningen Onze theater technici en de aanwezige technische voorzieningen zorgen samen voor het perfecte plaatje op de búhne. De horeca is in eigen beheer en kent geen nee, dus over de gastvrijheid hoeft u zich ook geen zorgen te maken.
Stadsschouwburg Haarlem, Wilsonsplein 23, 2011 VG Haarlem Philharmonie Haarlem, Lange Begijnestraat 11, 2011 HH Haarlem T
+31 (0)23 - 512 12 20
E
sales@theater-haarlem.nl
I
zalenverhuur.theater-haarlem.nl
32|Qm 32|QM ZOMER 2014
Referenties Nationale en internationale culturele en commerciële producties en evenementen gingen u voor. Namen noemen zou in deze gegarandeert scheve gezichten geven en dat willen we natuurlijk niet.
THEATER&SCHOUWBURG
Musis Sacrum Theaterruimte Musis Sacrum ademt ambiance en geschiedenis uit en is gesitueerd in het hart van Arnhem. Het concertgebouw is natuurlijk bij uitstek in staat om elke bijzonder sfeer neer te zetten: feestelijk, zakelijk, intiem, meeslepend, ingetogen, analoog, hi-tech, bij kaarslicht of met een lichtplan.
Voorzieningen Musis Sacrum heeft een uitstekend gratis Wifi netwerk op basis van glasvezel, kwalitatieve horeca en alle benodigde AV middelen in huis. De flexibele medewerkers zorgen voor de rest. Afstand station:
Referenties
5 minuten
Al 166 jaar organiseren en faciliteren wij (inter)nationale congressen, productpresentaties, symposia, vergaderingen en bedrijfsfeesten tot 2500 personen.
Grootste zaal: Grote Zaal Maximaal:
Afstand station: 5 minuten lopen
735 personen
Grootste zaal: 793 m2
Aantal parkeerplaatsen:
Maximaal: 2500 personen
1000 Prijs parkeren:
Aantal parkeerplaatsen: 1000 Prijs parkeren: â&#x201A;Ź 2,40 per uur
â&#x201A;Ź 2,40 per uur. Koningsplein 12, 6811 BV Arnhem
Velperbuitensingel 25, 6828 CV Arnhem
T
+31 (0)26 - 372 07 30
T
+31 (0)26 - 372 07 30
E
salesmusisschouwburg@arnhem.nl
E
salesmusisschouwburg@arnhem.nl
I
www.mssa.nl
I
www.mssa.nl
Qm|33 ZOMER 2014 QM|33
THEATER&SCHOUWBURG
Theater en Schouwburg Stadspodia Leiden Theaterruimte Stadspodia Leiden heeft met de Leidse Schouwburg en Stadsgehoorzaal Leiden alles in huis om van uw bijeenkomst een succes te maken! Of het nu gaat om een meerdaags congres, symposium, zakelijke bijeenkomst, beurs, feest of bijzonder diner; bij ons kan het allemaal.
Voorzieningen Stadspodia Leiden is voorzien van alle moderne gemakken, wifi en uitgebreide cateringmogelijkheden. Gelegen in het sfeervolle centrum zijn de locaties uitstekend bereikbaar op nabije afstand van het station en de snelwegen A4 en A12. Het unieke parkeer/pendelsysteem zet u voor de deur af.
Chassé Theater Theaterruimte
Referenties “Congresorganisatoren zijn altijd positief verrast over de ligging en de mogelijkheden van Stadspodia Leiden,” aldus Leiden Marketing. Meer referenties? Neem contact met ons op of bezoek onze website!
Afstand station: 10 min. loopafstand vanaf CS Leiden Grootste zaal: Grote Zaal van de Stadsgehoorzaal Leiden
Ieder evenement is uniek en elke uitvoering ervan is een première. In het Chassé Theater is uw congres, symposium, bedrijfsfeest, galadiner of zakelijk evenement dan ook in meer dan goede handen. Als theater zijn wij gewend om grote groepen gastvrij te ontvangen en complexe technische draaiboeken uit te voeren. Kwaliteit in alle facetten, daar staan wij voor!
(838 personen) Maximaal: 2000 personen in receptieopstelling Aantal parkeerplaatsen:
± 1100 in de nabije omgeving
Prijs parkeren: Vanaf € 5,- per dag Breestraat 60 | Oude Vest 43 Leiden T
+31 (0)71 - 516 24 31
E
sales@stadspodia.nl
I
www.stadspodia.nl
Voorzieningen Met drie theaterzalen, drie cinemazalen, zeven foyers en twee restaurants biedt het Chassé Theater onderdak aan kleine gezelschappen vanaf 20 personen tot grote groepen tot 4.000 personen.
Referenties www.chasse.nl/zakelijk/opdrachtgevers-aan-het-woord
34|Qm 34|QM ZOMER 2014
THEATER&SCHOUWBURG
De Meerpaal Dronten Theaterruimte De Meerpaal is het cultureel en bruisend hart van Dronten en de verbindingsplek tussen mensen en organisaties. Een unieke locatie met twee theaterzalen, twee bioscoopzalen, een evenementenplein, sfeervol restaurant en verschillende vergaderzalen. Dat alles onder één dak en centraal in Nederland!
Voorzieningen Afstand station: 1 km Grootste zaal:
Van sfeervol zakendiner tot bedrijfsfeest: bij De Meerpaal kan het allemaal. Met een capaciteit van 2-2.000 personen en een maatwerkbenadering werken we graag mee aan uw evenement. Een eigentijdse locatie, voorzien van goede akoestiek, moderne theatertechniek en uitgebreide cateringmogelijkheden.
Jupilerzaal Maximaal:
Referenties
1430 personen
De Meerpaal heeft talrijke evenementen gefaciliteerd op het gebied van concerten,
Aantal parkeerplaatsen:
vakbeurzen, congressen, tv opnames, bedrijfsfeesten, theater, productpresentaties en
2330
netwerkbijeenkomsten.
Prijs parkeren: € 2,00 per uur, maximaal € 16 per dag Afstand station: 1,5 kilometer Grootste zaal: Grote Zaal van De Meerpaal (660 personen)
Claudius Prinsenlaan 8, 4811 DK Breda
Binnenplein (1.750 personen)
Postbus 1135, 4801 BC Breda T
+31 (0)76 - 530 31 41
E
evenementen@chasse.nl
I
www.chasse.nl/zakelijk
Maximaal: 2.000 personen Aantal parkeerplaatsen: Ruim voldoende Prijs parkeren: Gratis parkeren De Rede 80, 8251 EX Dronten T
+31 (0)321 - 38 87 68
E
events@meerpaal.nl
I
www.meerpaal.nl
Qm|35 ZOMER 2014 QM|35
THEATER&SCHOUWBURG
Wilminktheater en Muziekcentrum Enschede Theaterruimte In het hart van Enschede zijn het Wilminktheater, Muziekcentrum en De Grote Kerk gevestigd. Drie unieke locaties met elk hun eigen identiteit en capaciteit, elk apart maar ook gezamenlijk te boeken. Exclusief in te richten naar uw wensen en doelstellingen.
Voorzieningen Met onze eigen technische professionals in huis hoeft u zich over de techniek geen zorgen te maken. Wij zijn voorzien van de modernste technieken met o.a. doorzichtschermen en een projectiescherm van 10 x 10 meter en wij beschikken over een uitstekende akoestiek in onze zalen.
Referenties NOC/NSF, Nedap, Sanders Supermarkten, ABN AMRO, Rabobank, Universiteit Twente, Medisch Spectrum Twente, Saxion, Apollo Vredestein, Gemeente Enschede, Huuskes en verschillende congresorganisaties.
Afstand station: 4 minuten loopafstand Grootste zaal: De Wilmersberg Zaal Maximaal: 1062 zitplaatsen / 1800 staplaatsen Aantal parkeerplaatsen: 3 parkeergarages rondom het theater
Theater, Museum en Beeldentuin
Singer Laren Theaterruimte
Het theater van Singer Laren biedt ruimte aan uw congres, vergadering, productpresentatie, diner en/of receptie. Met villa, theater, beeldentuin en museum onder één dak bieden wij een zeldzaam stijlvolle combinatie geschikt voor zowel zakelijke als particuliere ontmoetingen.
Prijs parkeren: Parkeerkaarten tegen het speciale tarief van € 6,00 Wenninkgaarde 40-42, 7511 PH Enschede T
+31 (0)53 - 485 85 60
E
evenementen@wilminktheater.nl
I
www.wilminktheater.nl
36|Qm 36|QM ZOMER 2014
Voorzieningen Het uitgebreid geoutilleerde theater biedt met 400 zitplaatsen alle faciliteiten voor uw presentatie, congres of vergadering. Unieke en inspirerende culturele aanvullingen op uw programma met lezing, workshop of professioneel begeleid bezoek aan het museum behoren tot de mogelijkheden.
THEATER&SCHOUWBURG
Hotel & Theater Hotel Theater Figi & Slot Zeist Theaterruimte Het beste van theater, bioscoop en congressen bij elkaar. Na Chicago en Berlijn is Zeist de derde locatie waar het Bose Roommatch 7.1 Soundsystem te horen is. Figi Zeist is daarmee voor dit Amerikaanse bedrijf, dat ongeĂŤvenaard veel geld steekt in geluidsresearch, de referentie site in de Benelux. Afstand station:
Voorzieningen
20 minuten per bus vanaf Hilversum
Een grote diversiteit aan ontvangstruimtes, beursmogelijkheden, congres- en vergaderzalen voorzien van state of the art AV- en andere faciliteiten (o.a. full HD 3D projectie met seamless switching op bioscoopgrote schermen en perfect geluid). Diners mogelijk tot 550 personen - 97 luxe hotelkamers.
Grootste zaal: theaterzaal Maximaal: 400 personen Aantal parkeerplaatsen:
Referenties
ruim voldoende
Hotel Theater Figi & Slot Zeist is gastheer geweest van talrijke congressen, productpresentaties, TV opnamen, landelijke filmpremières en verrassende evenementen.
Prijs parkeren: gratis T
+31 (0)35 - 539 39 39
E
museum@singerlaren.nl
I
www.singerlaren.nl Afstand station: 4 minuten met de taxi. Grootste zaal: 550 (theater). Totaal 40 zalen. Maximaal: 1500 personen
Referenties
Aantal parkeerplaatsen: 275 in de Figi Parkeergarage. 300 bij Slot Zeist.
Neem contact op met onze afdeling Verhuur voor referenties. Kijk op www.singerlaren.nl/ verhuur
T +31 (0)30 - 692 75 50
E sales@figi.nl
I www.figi.nl
Qm|37 ZOMER 2014 QM|37
THEATER&SCHOUWBURG
Koninklijk Theater Carré Theaterruimte De beroemde theaterzaal is majestueus. De ronde vorm van de zaal met toneel en piste biedt talloze mogelijkheden en voldoet aan vele wensen. Een diner in de piste of op het toneel biedt uw gasten een onvergetelijke ervaring. Ook is de zaal geschikt voor presentaties van 500 tot 1.500 personen.
Beatrix Theater Utrecht Theaterruimte
Voorzieningen 1 theaterzaal, 4 multi inzetbare foyers (ook voor presentaties, feesten en borrel), 12 kleedkamers, technische voorzieningen, catering.
Referenties Nationale Postcode Loterij, Universiteit van Amsterdam, ING, Hogeschool van Amsterdam, Boontje advocaten
Het Beatrix Theater is vooral bekend als musicaltheater, maar dat is niet het enige waarvoor de locatie wordt gebruikt. Het theater is ook uitermate geschikt voor zakelijke doeleinden. Zo beschikt het theater over verschillende ruimtes, die geschikt zijn voor vergaderingen vanaf 10 personen.
Voorzieningen Afstand station: 2,6 km (metrostation op 100 meter afstand) Grootste zaal: Theaterzaal
Ons aanbod bestaat uit speciale vergaderarrangementen. Deze geheel verzorgde arrangementen zijn samengesteld met onze cateraar Grand Catering en techniekpartner NFGD.
Maximaal: 1500 personen Aantal parkeerplaatsen: 0 (wij maken een parkeerplan op maat) Amstel 115 /125, 1018 EM Amsterdam T
+31 (0)20 - 524 94 14
E
arrangementen@carre.nl
I
www.carre.nl
38|Qm 38|QM ZOMER 2014
Referenties De afgelopen jaren hebben vele bedrijven naar volle tevredenheid gebruik gemaakt van de mogelijkheden in het Beatrix Theater. Zo was onlangs Ben Tichelaar’s NBA in één dag opnieuw te gast in het theater.
THEATER&SCHOUWBURG
Theater AFAS Circustheater Theaterruimte Het AFAS Circustheater is een verrassende en unieke evenementenlocatie met diverse mogelijkheden om uw gasten in stijl te ontvangen. Naast de theaterzaal beschikt het theater over 9 aparte ruimtes die naar wens kunnen worden ingericht voor vergaderingen vanaf 5 personen.
Voorzieningen Naast de diverse voorzieningen biedt het theater vergaderarrangementen. Deze zijn samengesteld met onze huiscateraar Maison van den Boer en techniekpartner NFGD. De arrangementen zijn ook uit te breiden met een bezoek aan een voorstelling of een diner. Afstand station:
Referenties
Gelegen aan Utrecht Centraal Station
Wij hebben de afgelopen jaren al vele bedrijven mogen ontvangen in het theater. Zij hebben naar volle tevredenheid gebruik gemaakt van de gastvrijheid en mogelijkheden van het AFAS Circustheater.
Grootste zaal: Theaterzaal Maximaal: Ruim 1500 personen Aantal parkeerplaatsen:
Afstand station: Goed bereikbaar met tram 9
1000+
vanaf Den Haag Centraal
Prijs parkeren:
Grootste zaal: Theaterzaal
Op aanvraag
Maximaal: Ruim 1800 personen Jaarbeursplein 6a, 3521 AL Utrecht T
+31 (0)30 - 799 07 00
E
zakelijk@beatrixtheater.nl
I
www.beatrixtheater.nl/zakelijk
Aantal parkeerplaatsen: Diverse parkeergarages gelegen in directe omgeving van het theater. Prijs parkeren: Op aanvraag Circusplein, Den Haag T
+31 (0)70 - 416 76 07
E
zakelijk@circustheater.nl
I
www.afascircustheater.nl/zakelijk
Qm|39 ZOMER 2014 QM|39
Advies
Zo ga je om met wanbetalers
Help! Mijn rekening wordt niet betaald
Wat kun je doen als Professional Congress Organiser om je facturen binnen redelijke termijn betaald te krijgen én je klant te vriend te houden?
Tekst Harald Roelofs | Beeld iStock
Onbetaalde rekeningen zijn een groot probleem, ook in congresland. Bedrijven gaan failliet en kleine ondernemers komen in de schuldsanering. Bij organisaties die het hoofd nog wel boven water houden, is de betalingsmoraal slecht geworden, zo wordt geklaagd. Steeds meer ondernemingen gaan er toe over om te factureren en incasseren voordat een klus geklaard wordt. Over het algemeen zijn klanten begripvol. Schroom dus niet op zijn minst een aanbetaling te vragen; dan is het risico in elk geval gedeeld. Maar wat als je met een onbetaalde rekening zit? We stelden vier vragen aan advocaat Yvonne Sørensen van SørensenWeijers&Co in Rotterdam.
1
Hoe krijg je betaald zonder ruzie? Sørensen: “Ik adviseer om eerst een paar weken vriendelijke aanmaningen te sturen. Na enkele weken zou ik gaan bellen met de schuldenaar om te vragen of de factuur niet is ontvangen, of dat er vragen zijn naar aanleiding van de verzonden factuur of de verrichte werkzaamheden. Als de cliënt dan zegt dat hij wel gaat betalen, adviseer ik om dat meteen per e-mail door de klant te laten bevestigen, dat en wanneer hij gaat 40|Qm
betalen. Het telefoongesprek dient te worden gevoerd door degene die de opdracht ook heeft aangenomen, dus niet door een secretaresse of andere medewerker die bij de opdrachtgever niet bekend is. In dit persoonlijke onderhoud kan zo nodig een betalingsregeling worden afgesproken. Pas als de klant herhaaldelijk niet thuis geeft bij de pogingen om een persoonlijk telefonisch onderhoud te krijgen, of als de klant de bij dit onderhoud gemaakte afspraken niet correct nakomt, raakt de verhouding vanzelfsprekend verstoord. Dan kan ten eerste als waarschuwing de conceptdagvaarding worden uitgedaan en, als betaling vervolgens binnen één week achterwege blijft, kan de dagvaarding worden aangebracht en loopt de juridische invorderingsprocedure.”
2
Wanneer een advocaat inschakelen en wanneer een incassobureau? Sørensen: “Grote bedrijven zoals Eneco en KPN schakelen een incassobureau in. Het gaat bij een incassobureau vaak om kleine vorderingen op particulieren. Als twee professionele partijen een betalingsgeschil krijgen, zou ik een advocaat inschakelen omdat je bij een betalingsgeschil tussen twee professionele partijen misschien eerder bij de rechtbank eindigt in een procedure.”
3
Is een advocaat inschakelen pas lonend bij een vordering boven de 20.000 euro, zoals wel wordt gezegd? Sørensen: “Het inschakelen van een advocaat is wat mij betreft al lonend als de rekening een paar duizend euro bedraagt. Als de vordering onbetwist is en er een overeenkomst van opdracht is gezonden aan de opdrachtgever, kan volstaan worden met een
Advies
‘Verbetering noodzakelijk bij accommodaties’ Volgens Annemiek Kuijsten, voorzitter van MPI The Netherlands en managing partner van Status Plus, kun je als PCO tijdens je werk al veel doen om een dispuut over een rekening te helpen voorkomen. “Wij maken volledig inzichtelijk wat we doen. Net zoals bijvoorbeeld een advocaat specificeren wij exact wat we in een berekend uur voor de klant hebben gedaan. Dan krijg je daar ook geen discussie over en dan heeft de klant het gevoel dat er waar voor zijn geld wordt geleverd. En gewoon goed je werk doen, zodat het je ook wordt gegund en de klant zich moreel verplicht voelt netjes op tijd te betalen.” “Ik denk dat het probleem wat dat betreft groter is bij de accommodaties. Er is daar een land te winnen. Geluidsoverlast, slechte bereikbaarheid, overboekingen. Er zijn zoveel aspecten waar een dispuut over kan ontstaan. Er is een waanzinnig gebrek aan gastvrijheid in Nederland. Al die tijdelijke krachten in de bediening, die meer met zichzelf bezig zijn dan met de klant. Vroeger had je nog trotse kelners. Gelukkig krabben steeds meer accommodaties zich wat dat betreft achter de oren. Het De La Mar theater is een goed voorbeeld waar men gastvrijheid geheel heeft doorgevoerd in alle aspecten van het bedrijf. Daar weet iedereen dat service de basis is om mensen een goede tijd bezorgen.”
Hedgen Kuijsten wil waarschuwen voor de financiële risico’s bij de organisatie van grote evenementen in het buitenland.
korte incassoprocedure. Die procedure begint met het uitbrengen van een incassodagvaarding. Dat is een eenvoudige dagvaarding, waar voor de advocaat dus niet veel tijd mee gemoeid is. De incassoprocedure wordt hoogstwaarschijnlijk gewonnen, waarbij de wederpartij bovendien in de kosten wordt veroordeeld. Dit zijn niet alle kosten, maar toch een relevant deel daarvan. Het loont dus sneller om een advocaat in te schakelen dan je zou denken. Het is overigens verstandig om voorafgaand aan het opstarten van de procedure, de conceptdagvaarding aan de schuldenaar te sturen met een laatste betalingssommatie. Van een conceptincassodagvaarding gaat vaak al zoveel dreiging uit, dat meestal al wordt betaald zodra de deze is ontvangen. De dagvaarding hoeft dan niet eens bij de rechtbank aangebracht te worden.”
“Nog maar weinig PCO’s maken bijvoorbeeld gebruik van het fenomeen hedgen.
4
dan pas naar Engeland.”
Waar moet je zelf voor zorgen zodat de advocaat makkelijker het geld geïnd krijgt? Sørensen: “De opdrachtnemer dient een opdrachtbevestiging te versturen aan de opdrachtgever, waarin de uit te voeren werkzaamheden worden beschreven en de prijs alsmede betalingsvoorwaarden zoals een betalingstermijn. De advocaat dient de opdrachtbevestiging te krijgen, zodat duidelijk is wat was afgesproken en tegen welke prijs. Voorts moet correspondentie
Stel, ik organiseer in 2020 een groot congres in Londen en ik moet nu 10 procent aanbetalen aan de accommodatie. De rest van het bedrag, 90 procent, wordt pas betaald rond 2020. In 2020 kan de koers van de pond wel veel ongunstiger zijn, waardoor ik veel meer euro’s kwijt bent. Daar kan ik me tegen verzekeren. Dat heet hedgen.” “Ik kan ook het risico afdekken dat de accommodatie bijvoorbeeld failliet gaat en dat ik mijn geld kwijt ben. Afhankelijk van de grootte van het congres kan dat zomaar een ton zijn.” “Het is in dat kader beter te werken met een bankgarantie, dan zomaar een aanbetaling te doen. Je kunt het zo organiseren dat je die ton in overleg met de bank op een speciale rekening zet. Daar kun je dan niet meer bij, maar de accommodatie ook niet. In het voorbeeld van Londen komt het pas in 2020 vrij en gaat het geld
aan de advocaat worden gestuurd waaruit blijkt dat de opdracht door de opdrachtnemer is voldaan en dat de opdrachtgever wel is aangemaand, maar nog niet aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Vervolgens kan de advocaat contact opnemen met de schuldenaar en de conceptdagvaarding toesturen.” < Qm|41
VolgensSoons
Vragen
I
k heb iets met vragen. Ze fascineren me. Ik heb er zelfs een spreuk over bedacht. Ik heb namelijk ook iets met spreuken. Deze heb ik een paar jaar geleden op een tegeltje laten zetten. Hij luidt: Spreken is zilver, zwijgen is goud, vragen is briljant.
Ik kwam er op bij het opleiden van congresontwikkelaars. Want net als voor artsen, verkopers of (liefdes) partners is het voor congresontwikkelaars cruciaal om vragen te stellen. Voldoende vragen en de juiste vragen. En goed luisteren en doorvragen natuurlijk. Je kunt geen congres ontwikkelen als je geen researchvragen gesteld hebt aan je primaire doelgroep.
Verbazend onprofessioneel Vragen stellen aan klanten is populair in de dienstverlening. Tot op het irritante af worden we bestookt met online tevredenheidonderzoeken. Het is verbazend hoe onprofessioneel of irritant ze soms zijn. Ik breek mijn medewerking dan direct af. Is me pas nog gebeurd bij Kras Reizen en bij UPC. Daar helpen hun herhalingsmails niks aan. Goede vragen stellen is een vak. In het onderwijs is goede toetsvragen maken zelfs moeilijker dan lesstof ontwikkelen. Sommigen zweren bij open vragen: “Wat is u aan deze bijeenkomst goed bevallen?”. Dat is vragen om een veer. “Wat is u aan deze bijeenkomst minder goed bevallen?“. Daar leer je natuurlijk het meeste van. Maar je krijgt minder antwoorden, want mensen hebben geen zin om erover na te denken. Dan maar gesloten vragen: “Heeft het gesmaakt?” Of meerkeuzevragen: “Hoe beoordeelt u de catering? Van waardeloos tot uitmuntend.” Maar dat is volgens mij het punt niet. Belangrijker is in welke setting je de vragen stelt. De juiste setting geeft een grotere kans op een eerlijk antwoord. En dat is niet als je je jas staat aan te trekken.
Irritaties elimineren Steve Jobs en Richard Branson zijn miljardair geworden met één briljante vraag: “Wat irriteert mensen?”. Alleen zij stelden hem niet aan de mensen. Ze gingen vooral zichzelf na. Bij Steve Jobs was één antwoord wel duidelijk. WACHTEN. Hij had een hekel aan wachten, zoals alle mensen. Dus elimineerde hij het wachten. Hij ontwikkelde razendsnelle apparaten, zonder opstart- en verwerkingstijden. Voor de congreswereld is wachten ook iets om te elimineren. Wachten bij de receptie, wachten bij de registratiebalie, wachten voor de koffie, wachten bij de toiletten. Maar ook wachten op een technicus bij een projectieprobleem, wachten bij de lunchbuffetten, wachten bij de jassen, wachten bij de parkeerautomaat, wachten bij de slagboom. Daaag! Misschien tot ziens, misschien ook niet. Ook voor wachten heb ik ooit nog eens een spreuk bedacht: “Wie mensen laat wachten is bezig met minachten.” Daarover hoef je inderdaad geen vragen te stellen. <
Ton Soons is adviseur en trainer in congresseren en presenteren en auteur van het Handboek voor de Congresontwikkelaar. Reacties: ton.soons@winningwords.nl 42|Qm
PRODUCTnieuws
Opvouwbare balie Flux heeft haar portfolio opvouwbare evenementenmeubilair uitgebreidt met de Flux Counter. De witte opvouwbare balie beschikt over een schap aan de achterkant om spullen op te bergen en uit het zicht te houden. Het is groot genoeg om er een tablet, laptop, toetsenbord of brochures op kwijt te kunnen. Het is daarnaast mogelijk om de Flux Counter te stylen met bijvoorbeeld een logo op de voorkant door middel van embossing of een sticker. De Flux Counter is uitgevouwen 120 cm bij 70 cm en 100 cm hoog en weegt 16 kilo. De adviesverkoopprijs is €549,(inclusief BTW). < www.fluxfurniture.com
Drie nieuwe Fatboy design zetels Fatboy heeft drie innovatieve design zetels aan het productenpakket toegevoegd. Deze zijn te huur via preferred partner LoungeRent. De CH-AIR is een opblaasbare fauteuil voorzien van een zacht schuimrubber kussen voor optimaal zitcomfort. Omdat de CH-AIR bestand is tegen regen kan hij zowel voor binnen- en buitenevenementen worden gebruikt. Een meegeleverd gewicht voorkomt wegwaaien bij een onverwachte windvlaag. De Concrete Seat is een kunststof meubel met een robuuste uitstraling die gebruikt kan worden als tafel of in combinatie met bijpassende zitkussens als lounge element. Door het combineren van een aantal elementen kan een loungebank worden gecreëerd. De zitkussens zijn te huur in acht zomerkleuren. Zoek je een aaibare eyecatcher dat is de Big Dog jouw nieuwe vriend. Dit maar liefst twee meter
hoge opblaasbare zitmeubel in de vorm van een uit ballonnen gecreëerde hond trekt direct alle aandacht. De achterpoten zijn geschikt om met 4 personen op te loungen. < www.loungerent.nl
Eerste Google Glass-app voor zakenreizigers Starwood Hotels & Resorts heeft als eerste hotelmerk een Google Glass-app gelanceerd voor haar gasten. De SPG-app voor Google Glass is ontworpen om de leden van het Starwood Preferred Guest loyaliteitsprogramma bij te staan in elke fase van hun reis. Gebruikers kunnen met spraakcommando’s zoeken naar de bijna 1.200 wereldwijde hotels en resorts van Starwood via bestemming, luchthavencode of door te kijken wat er in de buurt is. Ook kan men richtingaanwijzingen ontvangen naar het hotel en foto’s delen van het hotel en de omgeving. Verder hebben leden toegang tot geac44|Qm
tualiseerde accountgegevens. De SPG-app voor Google Glass maakt gebruik van state-awaretechnologie waardoor de gebruiker bij aankomst in een hotel van Starwood wordt herkent en op basis van het persoonlijke profiel gepast wordt ontvangen en gehuisvest. < www.spgforglass.com
MeetingLocaties
Cultureel, educatief en gastvrij Musea Qua authenticiteit zit je al snel goed bij een museum als meetinglocatie. Ieder museum
ademt immers een tijdsperiode, een kunstvorm, een thema en/of een regio uit. Daarnaast is men van oudsher gewend bezoekers te ontvangen en gaan de poorten steeds wijder open voor de zakelijke gast.
CORPUS stelt de mens centraal Menigeen realiseert zich niet hoe bijzonder en ontzagwekkend het menselijk lichaam in elkaar zit. Bij een bezoek aan CORPUS leer je dit ten volle te beseffen. Je krijgt tijdens de wandeling van een klein uur door een uitvergroot menselijk lichaam spontaan het voornemen beter voor je gezondheid te gaan zorgen. En daar krijgt de bezoeker dan ook allerhande tips en informatie voor. Al voordat de eerste ´reis´ in 2008 vertrok was het eerste congres in het industrieel ogende CORPUS Congress Centre een feit. Samen met het naastgelegen viersterrenhotel Hilton Garden Inn Leiden, vormt dit centrum een groot congrescomplex, ideaal gelegen in het Leiden Bio Science Park. Paradepaardje is de grote congreszaal (540 personen) die aan elke bijeenkomst kan worden aangepast en zowel met daglicht als geheel verduisterd kan worden ingezet. De naastgelegen lounge is een ‘pre-function area’ geschikt voor registratie, netwerken, exposeren (stands) en catering. De congreszaal en de lounge kunnen gecombineerd worden gebruikt voor een groot diner of voor een feest. Vier kleinere zalen die door middel van geluidsdichte schuifwanden verdeeld of aan elkaar gekoppeld kunnen worden, creëren veel mogelijkheden voor breakouts en workshops. Op de bovenste verdieping bevindt zich een penthouse met een groots uitzicht richting de kustlijn. Het penthouse is een bijzondere locatie voor een receptie, een borrel of een sitdown diner. Corpus is een Green Key locatie. Daarmee heeft het bewezen op een verstandige manier om te gaan met mens en milieu. www.corpusexperience.nl 46|Qm
MeetingLocaties
Een warm welkom in het Fries Museum Het Fries Museum gaat over de Friezen en over Friesland, een eigenzinnig stukje ‘buitenland in Nederland’. Over de elf steden en het platteland, de haat-liefde verhouding met het water, de zoektocht naar het typisch Friese en de plek van Friesland in de wereld. Het zwaard van vrijheidsstrijder Grutte Pier, oude kostuums, bodemschatten uit de Friese terpen, de nalatenschap van exotische danseres en mogelijke dubbelspion Mata Hari, schilderijen van Gerrit Benner, hedendaagse beeldende kunst en de film de Overval: samen vertellen ze het verhaal van Friesland. Regelmatig wisselende tentoonstellingen en activiteiten voor jong en oud maken het museum bijzonder dynamisch.
Vergaderen in koninklijke ambiance Koningin Emma gebruikte het als winterpaleis tot haar dood in 1934. Tot 1990 maakten de vorstinnen Wilhelmina, Juliana en Beatrix er nog regelmatig gebruik van. Vandaag de dag heet het gebouw Escher in het Paleis. De bezoeker kan er niet alleen genieten van de prachtige prenten en andere kunst van Escher; de koninklijke grandeur van de inrichting is minstens net zo indrukwekkend. De Rotterdamse kunstenaar Hans van Bentem ontwierp schitterende kroonluchters voor de voormalige koninklijke vertrekken. Zo hangt er in de balzaal een enorme ster die eindeloos in twee klassieke spiegels wordt weerkaatst. In andere zalen zweven een haai, een spin en een zeepaardje boven het werk van Escher. In de koninklijke vertrekken kan de bezoeker op eigentijdse manier ervaren hoe koningin Emma daar destijds heeft geleefd. Wie vergadert in Escher in het Paleis verheft de bijeenkomst naar koninklijk niveau. De inspirerende ruimtes van Het Paleis zoals de Balzaal, de Zilverkamer, het M.C.Café en het Escherlab, worden verhuurd als exclusieve locaties voor het organiseren van bedrijfsevenementen, lezingen, recepties, vergaderingen, diners en lunches. Tijdens, voor of na het evenement kunnen de gasten kennismaken met de wereld van Escher. Onder begeleiding van een gids worden de gasten door het museum geleid. M.C. Escher wist als geen ander veranderingsprocessen uit te beelden. Veel meetings gaan over de verandering van een organisatie of over productvernieuwing. Eschers beroemde Metamorfoses vormen hiervoor een inspiratiebron en kunnen de vraagstukken op een dergelijke bijeenkomst op verrassende wijze visualiseren. www.escherinhetpaleis.nl
De verschillende tentoonstellingen zijn gehuisvest in een modern, open en eigenzinnig gebouw dat midden in Leeuwarden staat. Voor elk evenement vindt u een geschikte zaal. De panoramazaal biedt een spectaculair uitzicht over de stad. De theaterzaal en de filmzalen zijn van alle faciliteiten en comfort voorzien. Het Rabobank atelier is een multifunctionele ruimte met de sfeer van een industrieel laboratorium. Ruimtelijkheid voor grote evenementen vindt u in de hal en de stedelijke vitrine. Café Thús, tenslotte, biedt uitstekende cateringmogelijkheden met duurzame Friese streekproducten. Wat voor evenement u ook in gedachten heeft, samen maken we er iets bijzonders van. Geef uw evenement bijvoorbeeld net dat beetje extra met een speciale rondleiding in het museum. Wij denken graag met u mee! www.friesmuseum.nl
›
› Qm|47
MeetingLocaties
Mauritshuis na heropening twee keer zo groot Het Mauritshuis in Den Haag is weer helemaal terug na een grootscheepse verbouwing van twee jaar. Koning Willem-Alexander verrichtte onlangs de opening.
Vergaderen als een kasteelheer Alleen al het wandelen in het omringende bosgebied van 230 hectare is een ervaring op zich. Maar dat is alleen nog maar het schitterende natuurgebied. Verscholen tussen die eeuwenoude bossen, midden in het hart van de kleurrijke Bollenstreek, ligt een van Nederlands grootste verborgen schatten: Kasteel Keukenhof. De bezoeker kan zich tijdens een rondleiding vergapen aan een schitterende collectie meubels en portretten, onder meer van Nicolaes Maes. Het Chinese en Japanse porselein staat op een 17e-eeuwse manier opgesteld in een bijzonder en speciaal gebouwd kabinet, met een uitbundige schouw in de stijl van Daniël Marot. De wanden van het kamertje zijn bekleed met goudleer. Sinds 2012 heeft dit 17e eeuwse kasteel haar poorten open gezet om gasten te kunnen ontvangen in een van de vijf monumentale locaties op het prachtig aangelegde landgoed van 230 hectare. Met deze vijf locaties is de veelzijdigheid van Kasteel Keukenhof enorm en alles af te stemmen op speciale wensen. In het kasteel worden bijeenkomsten gehouden van heel verschillende karakters. Stijlvol en exclusief, trendy en modern, landelijk en soms ook volledig back to basic. Kasteel Keukenhof werd vorig jaar vanwege haar veelzijdigheid uitgeroepen tot zilveren congreslocatie van het jaar en de capaciteiten per locatie variëren van 25 tot 300 personen. Mocht een gezelschap groter zijn, dan kan de capaciteit eenvoudig vergroot worden tot 3.000 door het plaatsen van prachtige paviljoens. Vergaderen, bedrijfspresentaties, productlanceringen, beurzen of een personeelsfeest; de gast kan zich voelen als een ware kasteelheer. www.kasteelkeukenhof.nl 48|Qm
In het museum kan de bezoeker zich in zestien zalen de adem laten benemen door zo’n 260 schilderijen van Hollandse en Vlaamse meesters uit de Gouden Eeuw, van onder anderen Rembrandt, Vermeer, Jan Steen en Frans Hals. Het vernieuwde Mauritshuis is verdubbeld in oppervlakte door een ondergrondse uitbreiding naar een gebouw aan de overkant van de straat. Toch is er aan het karakter van het museum weinig veranderd. De uitstraling en de bijzondere huiselijke sfeer blijven door het ontwerp van Hans van Heeswijk architecten behouden. Bezoekers gaan alleen niet meer via de oude dienstingang naar binnen, maar dalen voortaan met trap of lift af naar een lichte foyer die ‘oud’ en ‘nieuw’ ondergronds met elkaar verbindt. In het nieuwe deel, de Royal Dutch Shell vleugel, zijn de tentoonstellingsruimte, de brasserie en de museumwinkel gerealiseerd. De Kunstwerkplaats is de gloednieuwe educatieve ruimte van het Mauritshuis. Hier kunnen bezoekers en groepen zelf als kunstenaars aan de slag. De workshops en cursussen worden verzorgd door museumdocenten, kunstenaars en andere experts. Door de uitbreiding beschikt het Mauritshuis over enkele nieuwe ontvangstzalen: de ondergrondse foyer, de Nassauzaal en de Randstadzaal. Deze ruimtes kunnen als bijzondere (museum) locatie voor een vergadering, borrel, receptie of diner gebruikt worden. De locatie is geschikt voor kleine gezelschappen tot groepen van 190 personen. www.mauritshuis.nl
Foto’s: René Gerritsen.
MeetingLocaties
Een vleugje science in uw meeting bij NEMO In het Wetenschapsmuseum NEMO ziet u niet alleen prachtige wetenschapsobjecten; het is tevens een van de meest interactieve musea. Hierdoor kunt u zelf aan de slag en op een andere manier naar wetenschap gaan kijken. Doe zelf proeven in het laboratorium en ervaar hoe bliksem ontstaat door in de weer te gaan met interactieve opstellingen. Het bijzondere museum telt vijf verdiepingen vol wetenschap en technologie. Jong en oud ontdekt hier hoe de wereld werkt. Maar ook de zakelijke bezoeker ervaart er de magie van de wetenschap. Als bijzondere locatie biedt Science Center NEMO namelijk net iets extra’s. Alles in het gebouw ademt wetenschap en techniek. In evenementen laat NEMO immers graag wat science terugkomen. Ontvang uw gasten met een geheimzinnig rokende cocktail. Stuur ze op een culinaire en wetenschappelijke ontdekkingstocht waarbij alle zintuigen geprikkeld worden. Sluit uw bijeenkomst tenslotte af met een demonstratie, workshop of theatervoorstelling. Stap bijvoorbeeld in NEMO’s ruimtestation voor een kleine ruimtereis. Een gids laat op een reusachtige interactieve globe zien hoe de aarde werkt en wat astronauten ervaren als ze om de aarde cirkelen. In het markante gebouw zijn evenementen van 8 tot 2000 personen mogelijk. Vergader in een exclusieve boardroom met uitzicht op het IJ, borrel tussen de microscopen in het Laboratorium of geniet van een barbecue op het spectaculaire dakterras met Amsterdam aan uw voeten. Voorafgaand, tijdens of na het evenement doen gasten inspiratie op bij de interactieve tentoonstelling van het science center. www.e-nemo.nl
Genieten bij De Mesdag Collectie Het bekijken van kunst werkt inspirerend en geeft je een prettig gevoel. De Mesdag Collectie in Den Haag is wat dat betreft een oase om in te genieten. Als bezoeker ervaart u de uitzonderlijke verzameling 19de-eeuwse kunst van de beroemde zeeschilder Hendrik Willem Mesdag en zijn vrouw Sientje Mesdag-van Houten. De collectie bevat talloze meesterwerken van de Franse School van Barbizon en de Haagse School en wordt al sinds 1887 tentoongesteld in het sfeervolle particuliere museum van het echtpaar Mesdag. Naast het museum ligt het voormalige woonhuis van De Mesdags, dat u kunt afhuren voor vergaderingen en evenementen. Het woonhuis is een luisterrijke locatie voor uw receptie, vergadering, diner of lezing die de bijzondere Mesdag-sfeer ademt. U kunt tot 145 gasten ontvangen in de prachtige, historische zalen met uitzicht op het Vredespaleis. Voor een complete culturele ervaring is een exclusieve museumopenstelling buiten de normale openingstijden mogelijk. Tevens heeft De Mesdag Collectie een schitterende historische tuin voor een receptie, diner of bruiloft. Iedere ontvangst is anders en bijzonder. Afhankelijk van uw wensen maken wij graag een programma op maat. Denkt u bijvoorbeeld aan een business meeting in Mesdags voormalige atelier met een picknick of workshop in de tuin. Een lezing aan tafel over de School van Barbizon met aansluitend een museumbezoek en diner in de Tuinzalen. Of een high tea met een schilderworkshop voor de kunstclub. De bijzondere combinatie van het woonhuis, het aangrenzende museum en de tuin geven u en uw gezelschap het genot van de complete Mesdagervaring. www.demesdagcollectie.nl Qm|49
›
MeetingLocaties
Gecombineerde sfeer van historisch en modern Utrecht als meest centrale stad van Nederland is onder meer beroemd als de geboorteplaats van architect en meubelontwerper Gerrit Rietveld. Hij woonde en werkte zijn hele leven in Utrecht. De naam Rietveld is inmiddels internationaal synoniem geworden voor Nederlands ontwerp en architectuur.
Vergaderen tussen droomauto’s De klassieke auto’s zijn ware kunstwerken. Zoals bijvoorbeeld de Mercedes-Benz 500K Spezial Roadster uit 1936, de Chevrolet Corvette 427 Sting Ray uit 1966 of de Rolls Royce Rolls-Royce 40/50-HP Phantom Barker Torpedo Tourer. Het is een greep uit de ruim 250 klassieke automobielen die te bewonderen zijn in het Louwman Museum in Den Haag. Sommige voertuigen gaan zelfs je fantasie te boven. Zoals bijvoorbeeld de Brooke Swan Car uit 1910 van de Maharadja van Nhaba. De verzameling antieke en klassieke automobielen geeft een overzicht van de ontwikkeling van de auto in al zijn verschijningsvormen vanaf 1886 tot de 70-er jaren. Het Louwman Museum beschikt over meerdere ruimtes voor zakelijke bijeenkomsten. Combineer eenvoudig “business and pleasure” door een vergadering te combineren met een bezoek aan het museum. Maar een vergadering of een receptie tussen de prachtige automobielen is ook mogelijk. Bijvoorbeeld in de Great Hall of op het Museumplein. Confereren in het theater kan ook met maximaal 339 gasten. Daarnaast zijn er ook kleinere zalen voor breakouts, workshops of kleinschalige bijeenkomsten. Maar of de bijeenkomst nu groot of klein is; alle zalen ademen de sfeer van de automobielgeschiedenis. Alles in en om het gebouw is tot in de details uitgewerkt. Het gevarieerde aanbod biedt mogelijkheden voor ontvangsten van elk formaat: van 5 - 1.000 personen. Het Louwman Museum is overigens niet te missen als je op de A44 rijdt. Het museum is niet alleen goed bereikbaar met de auto, maar ook met het openbaar vervoer. www.louwmanmuseum.nl 50|Qm
Het Centraal Museum in Utrecht heeft naast de grootste Rietveldcollectie ter wereld een rijke en gevarieerde verzameling kunst; oude kunst, moderne kunst, design & vormgeving, mode en stadsgeschiedenis. De collectie oude kunst kent hoogtepunten uit het werk van Saenredam, Van Scorel en de Utrechtse Caravaggisten zoals Ter Brugghen en Van Honthorst. De collectie moderne kunst geeft een breed overzicht van de Nederlandse beeldende kunst in de 20ste eeuw, met werken van Van Doesburg, Van der Leck en de magisch realisten Koch, Willink en Moesman. Het museum bestaat sinds 1838 en is daarmee het oudste stedelijk museum in Nederland. Ook door de vele renovaties is er een bijzondere gecombineerde sfeer van historisch en modern. Het is dan ook inspirerend om in dit museum te vergaderen. Er zijn zes verschillende ruimtes en een grote tuin, waardoor er voor elk type evenement een passende entourage is. Maar de locatie blijft in essentie een museum en daarom ligt een kennismaking met de collectie voor de hand. Dit kan bijvoorbeeld door een groepsrondleiding, een performance van een kunstenaar of een workshop in de werkplaats. Of laat uw catering vormgeven door een food designer. Voor een receptie of borrel is er ruimte voor maximaal 600 personen in de tuin of in de aangrenzende Nicolaikerk. Het museum heeft een gouden Green Key voor duurzaam ondernemen. www.centraalmuseum.nl/over/zaalverhuur
ProfessioneelDagvoorzitter
Esther Jacobs is
de no-excuses-lady Alles is mogelijk, gelooft dagvoorzitter Esther Jacobs. Als zij op het podium staat, lichten alle oogjes op. “Ik snap hoe positieve energie werkt en weet hoe ik er méér van kan maken.” Tekst Daan Borrel | Beeld www.eefphotography.com
Je wordt de no-excuses-lady genoemd, hoe komt dat?
Hoe doe je dat precies, het aanklikken van die lichtjes?
“Bij de invoer van de euro in 2002 organiseerde ik de verzamelactie Coins of Care. Overgebleven buitenlandse muntjes gingen op die manier naar allerlei goede doelen. Ik verzamelde 16 miljoen euro, zonder kosten te maken! Ik hou ervan: problemen omzetten naar uitdagingen, te smeden tot kansen. Er is nooit een excuus. In elke tegenslag zit ook een cadeautje. Dat wil ik de mensen graag vertellen.”
“Door mensen te inspireren met mijn persoonlijke verhaal. Ik ben als dagvoorzitter sterk in combinatie met een motiverende speech, gegrepen uit mijn eigen leven. Het is een gedateerde aanname dat dagvoorzitters anoniem moeten zijn. Met mijn speech krijg ik mensen in de juiste stand. Ze openen.” “ Ik doe het net even anders. Bijvoorbeeld door de mensen op het begin een spotje van Becel te laten zien waarin twee mensen op kantoor de roltrap nemen, die er vervolgens mee ophoudt. Ze paniekeren en roepen om hulp. De monteur verschijnt – pas laat in de avond - en ook hij komt vast te zitten. Niemand bedenkt dat ze gewoon verder kunnen lópen. Het publiek moet lachen want die mensen uit het filmpje lijken zo dom. Maar het is een metafoor voor hoe we in onze eigen problemen staan. We kunnen er niet als buitenstaander naar kijken. Terwijl er altijd een oplossing is. Een dergelijke boodschap moet je op een grappige en luchtige manier verpakken, dan is het niet bedreigend voor het publiek.”
Hoe ben je dagvoorzitter geworden? “Coins of Care gaf me naamsbekendheid. Bedrijven nodigden me uit om te spreken over ‘meer bereiken met minder’. Zo belande ik op bedrijfsevenementen en congressen. Ik kwam regelmatig thuis met kromme tenen vanwege het optreden van de dagvoorzitter: vragen stellen zonder naar het antwoord te luisteren; niet inspelen op het publiek. Dat moet en kan beter, dacht ik. Heel organisch ben ik die jaren daarop het dagvoorzitterschap ingegroeid. Ik werd steeds vaker gevraagd om mijn motiverende verhaal te combineren met de taak van dagvoorzitter. Dat bleek een gouden combinatie.”
Hoe heb je het vak geleerd? “Veel aspecten waren me al eigen. Het spreken, omgaan met publiek, de flow van een event. Ik speel geen formele rol als 52|Qm
dagvoorzitter, dus dat hoefde ik niet te leren. Ik sta als mezelf op het podium. Dat vindt het publiek ook fijn. Ik ben een afgevaardigde van hen, stel de vragen die in de lucht hangen, voel hun energie aan. Ik presenteer ook geen sprekers, maar mensen. Het hoeft allemaal niet zo stijf.” “Jarenlang heb ik als facilitator − iemand die zorgt voor veranderingsprocessen in groepen − gewerkt. Daar leerde ik het natuurlijke verloop kennen van een bijeenkomst en de bijbehorende groepsdynamiek, of die van het individu. Mijn grootste uitdaging is hoe ik de lichtjes in de ogen van de mensen in de zaal aankrijg. Klik.”
Dat alles mogelijk is, is dat jouw boodschap? “Ja, ik geloof dat het vermogen om creatief met je eigen problemen om te gaan alles mogelijk maakt. Dan wordt een probleem de beroemde uitdaging. Op congressen word vaak op het probleem
ProfessioneelDagvoorzitter meetingtheplanner
‘ Het is lastig om als buitenstaander naar je eigen problemen te kijken’ aangestuurd. Gestaafd door de feiten. Budgetverminderingen, hogere latten en targets, fusies. Mensen raken ervan in weerstand. Het is mijn taak om het publiek uit te dagen en hun creatieve vermogen aan te spreken. Ik vertel mijn persoonlijke verhaal als voorbeeld. Coins of Care startte ik zo goed als zonder ervaring en geld: een klein budget hoeft geen probleem te vormen!”
Wat is jouw specialiteit als dagvoorzitter? “Ik ben goed in energiemanagement. Teveel of te weinig energie: ik ben daar heel gevoelig voor. Ik voel wat de zaal nodig heeft en kan hun energie-level omhoog stuwen of laten afkoelen.” “Soms staan er nog vier sprekers op het programma en is het publiek al uitgeblust. Dan doe ik bijvoorbeeld een fysieke oefening. ‘Ga allemaal staan en draai een kwartslag naar rechts, zodat jullie in een treintje staan. En nu even lekker de schouders masseren van degene voor je.’ Er wordt altijd gelachen. Een simpele oefening van hooguit 30 seconden. De energie schiet omhoog als een vuurpijl.” “Ik ben ook betrokken bij de voorbereiding en invulling van het programma. Ik wil het programma zien. De bottlenecks ondervangen. Timing van de pauzes zijn bijvoorbeeld erg belangrijk.
Om informatie te verteren en om contact te maken met andere deelnemers. Mensen halen meer uit een slecht congres met goede pauzes, dan andersom.”
Wat heeft je onlangs verrast? “Dat een rol als pionier soms dubbelzijdig is. Ik word door overheidsinstellingen gevraagd om mee te denken over projecten en problemen, omdat ik anders in het leven sta. Tegelijkertijd sta ik soms met mijn mond vol tanden door diezelfde overheid.” “Toen ik anderhalf jaar geleden mijn paspoort wilde verlengen, kreeg ik dit niet voor elkaar. Ik was uitgeschreven als inwoner van Nederland omdat ik te veel reisde! Ik heb zestien jaar een koopwoning in Amstelveen en ben geridderd tot ereburger, maar: regels zijn regels. Eerst werd ik boos, want: niet meer stemmen, geen parkeervergunning, mijn bedrijf werd uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel. Maar na twee maanden dacht ik: ik ben de no-excuses-lady. Hoe zet ik dit om in een kans? Nu voel ik me vrijer dan ooit. Ik schrijf een boek over wereldburgerschap. Toch kostte het mij twee maanden om de knop om te zetten. Zo zie je maar: op je eigen roltrap zijn de creatieve oplossingen soms lastig te zien.” < Qm|53
Meetingnieuws
Peoples business Roger Wiersma
Haike Blaauw
Viona Terleth
Joyce Otten
54|Qm
Roger Wiersma is per 1 juni aangesteld als accountmanager bij Beurs van Berlage. Wiersma zal verantwoordelijk zijn voor de begeleiding en advisering van opdrachtgevers voor congressen en zakelijke evenementen. Na zijn studie Leisure Management is hij als Conference & Events Executive werkzaam geweest bij Hilton Amsterdam en tot voor kort was hij Sales Manager Events bij Passenger Terminal Amsterdam. < Haike Blaauw is benoemd tot Director of Development van de nieuwe groep Princess Hotel Collection. Blaauw komt over van Louvre Hotels en werkte in het verleden onder andere bij het Kurhaus in Scheveningen en Hotel des Indes in Den Haag. Princess Hotel Collection is per 1 juli toegetreden tot de Nederlandse hotelmarkt. Operationeel directeur van de nieuwe hotelgroep is Tim Vissers. < Viona Terleth is benoemd tot Director of Sales & Marketing van Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre. Zij volgt Tessa de Jong op die met haar gezin naar India verhuist. Viona Terleth komt van Hampshire Hospitality waar zij de laatste 3,5 jaar werkte als National Sales Director. < Joyce Otten is per 1 juli in dienst getreden bij de afdeling Sales & Evenementen van Stadsschouwburg & Philharmonie Haarlem. De zakelijke boeker kan bij haar terecht voor het huren van diverse ruimtes in de Stadsschouwburg en Philharmonie. Otten was voorheen projectcoördinator bij Stadion Feyenoord in Rotterdam en duty manager bij het Beatrix Theater in Utrecht. <
Performance Improvement en MCI bundelen hun krachten Performance Improvement is onderdeel geworden van MCI Amsterdam. Door het combineren van de kernkwaliteiten van beide bedrijven willen MCI en Performance Improvement een sterkere propositie bieden aan bedrijven die evenementen strategisch inzetten. “Voor de klanten betekent het samengaan van beide organisaties de mogelijkheid te kiezen voor één strategische partner”, vertelt Ingrid Valks, directeur en eigenaar Performance Improvement. “Eén partner voor alle inspirerende en mobiliserende interacties voor in- en externe doelgroepen. In Nederland, maar ook op Benelux, Europees of wereldwijd niveau.” “De expertise en ervaring van incentive programma’s en reizen zijn nu ook beschikbaar voor de huidige klanten van MCI Amsterdam”, aldus Peter Willem Burgmans, Managing Director MCI Amsterdam. “De klanten van Performance Improvement hebben nu toegang tot het internationale MCI netwerk en de strategi-
sche MCI diensten die organisaties naar een hoger niveau brengen.” < www.performance-improvement.nl
Congrex Holland verandert naam naar CIMGlobal Congrex Holland draagt voortaan de naam CIMGlobal. Het nieuws komt kort na de bekendmaking van een management buyout door het management team samen met CIMGlobal. Tegelijkertijd heeft het bedrijf een nieuwe website en visuele identiteit gelanceerd. Managing Director Jarno de Boer: “Na het bekend maken van de management buyout hebben we veel positieve reacties ontvangen en we hebben inmiddels al nieuwe en hernieuwde contracten. Sinds de nieuwe eigenaarstructuur van kracht is werken we er aan om onze services te integreren met ons collega ’s over de hele wereld. Deze rebranding voelt als een logische stap in dat proces.” CIMGlobal ’s CEO, Prasant Saha: “ De verandering van de naam van het bedrijf naar
CIMGlobal geeft een sterk signaal aan de markt. Wij zijn hier, groeiend in Europa en we blijven. Steeds vaker werken de teams in India, het Midden Oosten en Europa samen voor onze klanten over de hele wereld, om de beste diensten aan te bieden .” De toevoeging van het Europese kantoor maakt van CIMGlobal één van de grootse organisatoren in hun markt met meer dan 630.000 congres bezoekers in 111 steden, in 26 landen wereldwijd in de afgelopen 5 jaar. < www.cimglobal.net
Meetingnieuws
Duitse meeting industrie blijft groeien Parthen viert jubileum met langjarige klanten Parthen bestaat 25 jaar en vierde dit in juni met haar langjarige klanten. “Een jubileum is leuk voor de boeken maar zegt op zich niets. Het draait erom wat onze klanten aan ons bindt en hoe wij ze steeds beter kunnen helpen hun werk makkelijker te maken”, zegt Jaap Bakker, Managing Director van Parthen. Om het jubileum gepast te vieren besloot Parthen aandacht te geven aan waar het in een bedrijf echt om gaat. Per onderdeel koos Parthen de klant met het langste verleden en dat ging verder dan 20 jaar terug, zoals MCI Brussel (voorheen GIC),
Technische Universiteit Delft en Vilans (voorheen NIZW). Een team van Parthen organiseerde een picknick bij de klant in de buurt en nodigde de klant daarvoor uit. < www.parthen.com
Brussel richt Associations Bureau op De Minister van de Regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest belast met de Economie, Céline Fremault, Visitbrussels en Brussels Invest & Export hebben de oprichting aan van het Associations Bureau aangekondigd, op 15 mei tijdens een werkontbijt met internationale verenigingen. Deze nieuwe organisatie moet meer internationale verenigingen naar de Belgische hoofdstad trekken. “Het Associations Bureau is bedoeld om één en ander vlotter te laten verlopen tussen de internationale verenigingen en de lokale instanties, een beetje zoals het ondernemingsloket. Daarnaast zullen ook opleidingen georganiseerd worden rond het beheer van internationale verenigingen. Tenslotte kan men zo ook contacten creëren, vooral in de vorm van partnerschappen met andere grote steden zoals de bestaande joint venture tussen Brussel en Washington,” aldus Fremault. Er zijn in Brussel zo’n 2.000 internationale verenigingen (2.500 in het totaal in België). Volgens een recente studie van de FAIB stellen zij rechtstreeks 13.000 mensen te werk, besteden ze jaarlijks een budget van 2,5 miljard euro in België en gebruiken ze er 205.000 m² aan kantoorruimte. <
Duitse meeting- en eventlocaties telden vorig jaar 371 miljoen deelnemers: 2,5 procent meer dan in het voorgaande jaar. Sinds 2009 is het bezoekersaantal van zakelijke evenementen in Duitsland continu toegenomen. Het aantal evenementen lag met 3,01 miljoen 1,3 procent hoger dan in 2012. Ook aan de aanbodzijde was er groei. Het aantal beschikbare meeting- en eventlocaties bedroeg in 2013 7.034, 1,4 procent meer dan in het voorgaande jaar. Dit zijn de belangrijkste resultaten uit de Meeting & EventBarometer 2014. De jaarlijkse studie wordt uitgevoerd de European Institute for the Meetings Industry (EITW) in opdracht van de European Association of Event Centres (EVVC), de German Convention Bureau (GCB) en de German National Tourist Board (GNTB). De positieve ontwikkeling van de Duitse meeting industrie heeft ook een positief effect op het aantal zakenreizen, dat is terug te vinden in de Travel Monitor business travel van IPK International. “In 2013 was het aantal zakenreizen vanuit Europa gekoppeld aan meetings, congressen, beurzen en incentives, substantieel hoger dan de traditionele zakenreizen”, zegt Petra Hedorfer, bestuursvoorzitter van de GNTB. De meeting- en eventmarkt wordt steeds meer de drijvende kracht achter het zakelijk toerisme naar Duitsland.” Een lange termijn analyse van de Meeting & EventBarometer, die sinds 2007 wordt bepaald, laat een duidelijke internationalisering van de Duitse meeting markt zien: van 2006 to en met 2013 nam het aantal buitenlandse deelnemers toe van 14,3 naar 23,4 miljoen. De positieve resultaten van de Meeting & EventBarometer 2014 worden bevestigd door de recent gepubliceerde ICCA-ranking waar voor Duitsland in 2013 722 internationale associatiemeetings werden geregistreerd, tegen 649 in 2012. < http://bit.ly/1qu0qvZ Qm|55
›
Meetingnieuws
Business Events Sydney introduceert nieuwe methodologie
Amsterdam RAI breidt uit met hotel
om economische impact te bepalen
Klaas de Boer, Directeur Dienst Zuidas van de Gemeente Amsterdam en Hans Bakker, Algemeen Directeur van Amsterdam RAI hebben op woensdag 4 juni tijdens vastgoedbeurs Provada, het startsein gegeven voor de tenderprocedure van het nieuw te ontwikkelen RAI Hotel.
Business Events Sydney ( BESydney ) heeft een nieuwe methodologie geïntroduceerd om de waarde van zakelijke evenementen te bepalen en te rapporteren. Deze ‘lokale uitgavebepaling’ is ontwikkeld in samenwerking met de University of Technology (UTS) in Sydney.
De ontwikkeling van het RAI Hotel komt voort uit de Ruimtelijke Toekomstvisie RAI die in 2011 door Dienst Zuidas en Amsterdam RAI gezamenlijk is opgesteld. Het beoogde on-site vier sterren hotel krijgt tenminste 650 kamers. De start van de bouw van het RAI Hotel staat gepland voor medio 2016. <
BESydney CEO Lyn Lewis - Smith stelde tijdens een persconferentie op IMEX Frankfurt dat de methodiek een dieper en nauwkeuriger inzicht geeft in de directe bijdrage van zakelijke evenementen aan de lokale economie van de ontvangende bestemming. “De integriteit van de gegevens is van groot belang en heeft een directe invloed op de reputatie van onze industrie”, aldus Lewis Smith. “Geloofwaardigheid , verantwoording en consistentie zijn drie dingen die elke toonaangevende industrie moeten nastreven in de gegevens die ze verzamelt. Robuuste informatie betekent dat we een dieper begrip van onze industrie en haar commerciële context delen.” “In Sydney worden momenteel miljarden dollars geïnvesteerd in infrastructuur die direct gerelateerd zijn aan de zakelijke evenementenbranche . Het is belangrijk om te kunnen
uitleggen aan onze gemeenschap hoe deze grote infrastructurele projecten bijdragen aan de economie en de algemene gezondheid van onze staat en onze natie.” In samenwerking met de University of Technology zijn de bestedingen rondom 12 internationale congressen gehouden in Sydney in de periode 2011-2013 bestudeerd. Het gaat om uitgaven in de ontvangende regio die rechtstreeks verband houden met het evenement; uitgaven niet zouden zijn gedaan als de bijeenkomst niet plaatsgevonden. Dit wijkt af van eerdere economische impact studies, die ook uitgaven meenamen die niet ten goede zijn gekomen aan de ontvangende bestemming, zoals vliegtickets, registratie fees en de uitgaven gedaan door deelnemers die sowieso al naar de plaats van bestemming kwamen. < http://bit.ly/1qE3yHx
ICCA introduceert Big Data Search Met de nieuwe Big Data Seach biedt ICCA haar leden een oplossing om lokale vertegenwoordigers te vinden die hen kunnen helpen om een internationaal associatiecongres binnen te halen. Het betrekken van vertegenwoordigers van lokale verenigingen bij de voorbereiding van een bid voor een internationale meeting, is cruciaal voor de slagingskans ervan, stelt de vakorganisatie. De zoekoptie maakt gebruik van de uitgebreide databases van Google Scholar en Microsoft Academic Search. ICCA leden kunnen in deze databases zoeken naar belangrijke academische contactpersonen in een stad of regio, gerelateerd aan een congres uit de ICCA 56|Qm
Association Database of een vakgebied. Het online hulpmiddel is ontwikkeld door het nieuwe ICCA-lid Human Equation, dat al eerder een vergelijkbare module maakte voor Tourisme Montréal. ICCA biedt de leden ook de Lead
Analytics tool van Human Equation aan, die namen van organisaties identificeert en het online gedrag van website bezoekers volgt. <
Locatienieuws
Landgoed Huize Bergen introduceert het Verborgen Verblijf Nieuw bij Landgoed Huize Bergen in het Brabantse Vught is het ‘Verborgen Verblijf’, een verscholen locatie omringd door eeuwenoude bomen en prachtige natuur. In juni vond het eerste diner plaats, waarmee de locatie officieel is geopend. Het Verborgen Verblijf biedt groepen de mogelijkheid om zich terug te trekken uit de drukte van alle dag. Alleen nog maar de frisse geur van het groen uit de natuur, het geluid van een eekhoorn die wegschiet en verder, de oneindige stilte. Hier ervaar je het gevoel van even onbereikbaar te zijn, maar verblijf je toch zeer dicht bij de bedrijvige wereld en met de benodigde faciliteiten. De locatie bevindt zich op het vogeleiland, omringd door een in de 19e eeuw aangelegd park, dat behoort tot de naastgelegen villa van Landgoed Huize Bergen. Het Verborgen Verblijf biedt vergaderruimte voor groepen van maximaal 16 tot 20 personen. < www.huizebergen.nl/verborgenverblijf
Zuiderstrandtheater Den Haag jaar lang beschikbaar voor evenementen Organiserend Nederland heeft het komend jaar de beschikking over het Zuiderstrandtheater in Den Haag. Deze spiksplinternieuwe, vrijstaande locatie aan de haven heeft een theaterzaal met 1.000 stoelen, 5 foyers (125 tot 400 m 2) , een podium (blackbox van ruim 500 m2) en een groot parkeerterrein waar men gratis kan parkeren. De totale capaciteit voor een feestavond is circa 2.000 gasten. In dit nieuw gebouwde theater zouden vanaf oktober de voorstellingen plaatsvinden van het Nationale Dans Theater, vanwege de op handen zijnde nieuwbouw op de plek van het bestaande
Boeing 737 als suite en boardrooms voor Corendon Vitaly Amsterdam Op 12 juni is het voorste gedeelte van een Boeing 737 geplaatst in de suite op de 7e etage van het Corendon Vitality Hotel Amsterdam, dat in december de deuren opent. De 737 Cockpit Suite heeft een oppervlakte van 120 m2 en naast dat de gasten kunnen overnachten in de ruime suite, is er ook een mogelijkheid tot vergaderen en/of dineren in één van de twee boardrooms. De cockpit wordt uitgerust met een flightsimulator. Het 263 kamers tellende hotel gaat de focus leggen op vitaliteit en duurzaamheid voor zowel de gasten, als de leveranciers en de medewerkers als de gasten. “Om de juiste beleving te creëren begint het bij ons bij het personeel dat straks in een mooi hotel mag werken”, aldus Kees Teer, Directeur van Corendon Hotels & Resorts. “Het team wordt voor de opening getraind met behulp van persona’s: profielen
58|Qm
theater aan het Spui. Door een politieke wending is het oorspronkelijke plan van tafel en blijft het ‘oude’ Lucent danstheater nog minimaal een jaar open. Diederick van Eeden is Commercieel Directeur a.i.: “Stel je voor dat jouw gasten het terrein op rijden, en op de toneeltoren van 30 bij 9 meter is jouw logo of een foto van je nieuwe product al van ver af te zien, hoe mooi is dat.” < www.zuiderstrandtheater.nl
per type gast en collega. Op deze manier kan iedere medewerker optimaal presteren en zich goed inleven in de wensen van gasten en collega’s.” < www.corendonhotels.com