9 minute read
upphandling
Dags för upphandling? Se upp för de vanligaste misstagen.
3UPPHANDLINGSFÄLLOR
(OCH HUR DU UNDVIKER DEM)
[Text: Visma]
Fel förfarande, gammalt underlag och många ska-krav. Tre ingredienser som bäddar för en dyr, tidskrävande upphandling med tveksamt resultat. Så hur ska man göra istället?
ÖPPET ELLER FÖRHANDLAT FÖRFARANDE?
I öppet förfarande är alla villkor är fasta: inga väsentliga förändringar kan göras. Det innebär att leverantörerna måste ta höjd för alla risker, vilket gör att det blir dyrt, och risk för färre antal inkomna anbud. — När vi inte vet förutsättningarna så vet vi heller inte hur vi ska prissätta vår lösning. Hur ser det ut med API:er, integrationer, resurser från beställarens sida, informations-säkerhetskrav, överlämning från befintlig leverantör med mera? Vi tvingas ta höjd för det mesta, och då blir priset leverantören förtydliga ett redan inlämnat anbud. Du kanske vill att ett inlämnat svar ska preciseras, eller så vill leverantören ha mer information om ett visst krav, säger Roland Sjögren. Leverantören får även möjlighet att justera priset för att sedan lämna ett slutbud. På så vis kan båda parter känna sig tryggare med att prissättningen är rimlig för det som ska levereras. Men är det då aldrig läge att välja öppet förfarande? — Jo, öppet förfarande lämpar sig i upphandlingar av enklare varor eller bulkköp, som 20 000 datorer. Det vill säga, sammanhang där priset väger tyngst och det inte finns så mycket att reda ut kring förutsättningar, kvalifikationer med mera, säger Roland Sjögren.
också högt. Det tjänar ingen på, säger Roland Sjögren, upphandlingsexpert hos Visma. Ibland avbryts en upphandling efter fråga-svar-perioden, om frågorna från leverantörerna visar att förutsättningarna är otydliga och kraven alltför rigida. Att avbryta och börja om blir ofta kostsamt för den upphandlande parten, som redan lagt ner mycket tid och resurser.
FÖRHANDLAT — RIMLIGARE PRIS
— Förhandlat förfarande är bättre för alla parter. För det första går leverantörerna igenom en kvalificeringsfas innan man träder in i fas 2, själva upphandlingen. Därmed vet man att alla som deltar i fas 2 verkligen är kvalificerade för uppdraget. För det andra är det möjligt att be
Roland Sjögren, Upphandlingsexpert, Visma.
DET VIKTIGA UNDERLAGET
Upphandlingsunderlaget listar ofta ett stort antal ska-krav. Vad bör man tänka på när man formulerar kraven? — Kom ihåg att alla krav du ställer kostar pengar. Jag har sett upphandlingar med enbart ska-krav. Om det överhuvudtaget kommer in några anbud, så ligger de väldigt högt i pris eftersom leverantören ska kunna möta alla krav. Ett ska-krav kan kosta leverantören 1 miljon, vilket reflekteras i priset. Fundera på om några av ska-kraven kan ändras till bör-krav. Då kan ni ändå få en bra leverantör — till ett bättre pris, säger Roland Sjögren. De obligatoriska minimi-kraven ska inte tummas på. Men det är enbart bör-kraven som utvärderas, så en leverantör som inte möter ska-kraven kommer inte finnas med i utvärderingen.
FINNS DET ANDRA FÄLLOR ATT SE UPP FÖR NÄR DET GÄLLER UNDERLAGET?
— Det händer att upphandlande part kopierar samma underlag som de använde i sin förra upphandling för 10 år sedan. De tänker ”vi har varit nöjda, nu ska vi upphandla samma sak igen”. Men det blir tokigt, för mycket hinner hända med tjänsterna på 10 år. Så det blir ett uselt underlag som inte kommer resultera i den tjänst man behöver. Roland Sjögren understryker att de riktigt dåliga underlagen blir allt ovanligare; nu väljer många att ta hjälp av upphandlingskonsulter, som ofta utgår ifrån en mall som sedan justeras efter aktuella behov. — Då blir det oftast rätt. Och det sparar tid och pengar för båda sidor, att underlaget är vettigt från början.
UPPHANDLING:
DE VANLIGASTE MISSTAGEN
• Att välja öppet förfarande i upphandling av tjänster/system • Ha med för många ska-krav • Kopiera gammalt underlag utan att justera för din verksamhet
Visma PubliTech är specialiserat på kommuner och regioner. Går du i upphandlings-tankar och vill räta ut några frågetecken?
Tanka kunskap på :
visma.se/upphandling/
Så kan offentlig upphandling bli en motor för innovation!
Kan offentlig upphandling bli ett verktyg som i högre grad bidrar till att nya, innovativa lösningar kommer ut på marknaden? Lina Svensberg, Innovation Manager på Compare, ger en snabb inblick i hur efterfrågeacceleration fungerar.
Innovationsplattformen Compare har, tillsammans med Vinnova och Karlstads kommun, utvecklat en metodik för att driva efterfrågan på nya innovativa produkter och tjänster genom offentlig upphandling. Lina Svensberg, Innovation Manager på Compare och verksamhetsledare för DigitalWell GovTech Incubator, har lett arbetet.
Vad är efterfrågeacceleration? - Det är en metodik för att driva innovation och omställning med upphandling som verktyg. Om bara en procent av de 800 miljarder som varje år läggs på offentlig upphandling kunde driva innovation så skulle det motsvara mer än en fördubbling av Vinnovas årliga budget.
Hur skiljer sig efterfrågeacceleration mot en traditionell innovationsupphandling? - Vi väver in fler perspektiv, där skalningsperspektivet är ett av de viktigaste. De tjänster som utvecklas ska inte bara ska lösa den upphandlande kundens behov, utan även kunna skalas. Vi integrerar behovsanalys, utveckling och upphandling där man upphandlar ett utvecklingsarbete. Flera leverantörer deltar parallellt, och väljs bort stegvis. Offentlig sektor utvecklar samtidigt sin insikt kring behovet under upphandlingens gång. Vi stöttar även bolagen i att utveckla sin affär, och involvera fler potentiella kunder i utvecklingsarbetet, med stöd av vårt inkubatorsprogram DigitalWell Govtech Incubator.
Vilken typ av behov lämpar sig för den här typen av upphandling? - Behov i offentlig sektor där det i dagsläget inte finns någon existerande lösning på marknaden, men där en lösning skulle har stor marknadspotential.
Har metodiken tillämpats? - Ja, Karlstads kommun har tillsammans med de upphandlade leverantörerna utvecklat ett utbildningsverktyg som med stöd av VR-teknik ger vårdpersonal en inblick i hur det är att leva med kognitiv svikt. I upphandlingen bidrog sju företag till utvecklingen av tjänsten i en konceptfas. Tre av dem gick vidare till en prototypfas, innan ett företag fick det slutgiltiga uppdraget att utveckla och leverera slutprodukten. Finns det ekonomiska fördelar? - Skalbarhetsperspektivet innebär att fler kunder på sikt delar på kostnaden för utveckling och vidareutveckling. Det innebär att produkten fortsätter att utvecklas på en konkurrensutsatt marknad, vilket även den första kunden kan dra nytta av. Eftersom företagen får rättigheterna till de tjänster som de utvecklar ser de också en marknadspotential, vilket motiverar dem att investera egna resurser i utvecklingsarbetet.
Finns det några risker? - Det finns en risk när man upphandlar en innovationsprocess och inte en slutprodukt. Risken är att inget av de upphandlade företagen kan leverera en produkt man i slutändan vill använda. Den risken hanterar vi bland annat genom att genomföra upphandlingen i olika faser, där vi tar mindre risk tidigt i processen, när vi vet som minst.
Compare är en innovationsplattform där företag, startups, offentlig sektor, investerare, forskare och innovationsstödssystemet jobbar tillsammans för att lösa samhällets utmaningar med hjälp av framtidsinriktad digital teknik. Välkommen att gå med i Compare-nätverket! www.compare.se
[Text: Julia Moreno Rosino och Dan Sommer]
I takt med att temperaturen stiger står världen inför en ökning av frekvensen och intensiteten av skogsbränder, kraftiga stormar, torka, översvämningar och andra extrema väderhändelser. Världens ledare försöker ta itu med dessa problem, men det krävs åtgärder på olika nivåer i samhället, inklusive från städer där majoriteten av världens befolkning bor.
Dan Sommer, chef för omvärldsbevakning på dataanalysföretaget Qlik.
Det är bråttom med omfattande åtgärder för ett bättre klimat, enligt den senaste rapporten från FN:s klimatpanel IPCC. När det gäller städer, där 56 procent av jordens människor bor, behövs data för att kunna ge ett viktigt bidrag till klimatarbetet. Datainsamlingssystem möjliggör för tjänstemän i städerna att följa utvecklingen för olika indikatorer och även informera om strategier för de viktigaste klimatutmaningarna. Att bara följa data är inte tillräckligt – städer måste kunna använda informationen för att producera handlingskraftiga insikter för att främja beslutsfattande och införa meningsfulla åtgärder.
Utveckla handlingsplaner
Realtidsdata är av stor vikt för att utveckla handlingsplaner som är lokalt anpassade. Städer behöver samla in data och följa nyckelindikatorer för att utvärdera sina utsläpp, luftkvalitet, energi, klimatanpassning och andra nyckeltal. C40 Cities, ett nätverk av 97 städer som vidtar ambitiösa klimatåtgärder, har byggt flera översiktsvyer, både interna och offentliga, med hjälp av mjukvara för dataanalys för att studera olika indikatorer. Städer kan därmed analysera specifika regioner eller sektorer på ett snabbare och mer intuitivt sätt än att behöva bedöma flera komplexa datauppsättningar. Det möjliggör benchmarking av varje stads resultat och snabb identifiering av vilka städer som är på väg att nå särskilda mål och vilka som behöver mer stöd.
Komplexa utsläppsdata
Till exempel presenterar vår instrumentpanel för utsläpp av växthusgaser komplexa utsläppsdata i ett format som är lätt att analysera. Instrumentpanelen kan användas av städer, forskare eller allmänheten för att få fram vilka
sektorer och delsektorer som bidrar till högre utsläpp, såsom flyg eller byggnader. Det går även att jämföra nuvarande utsläpp med tidigare år för att studera utvecklingen. Clean Construction Policy Explorer är en mer nischad instrumentpanel som undersöker de principer som städer har implementerat för att ta itu med utsläpp från ett segment av dess byggda miljö, och lyfter fram vilka städer som kommit längst. Därmed hoppas C40 kunna inspirera alla städer att höja sina ambitioner om renare byggpolitik samtidigt som vi lär av dem som ligger i framkant.
Hantera klimatkriser
Vår Adaptation Data Explorer låter städer hitta andra städer runt om i världen som upplever liknande klimatrisker eller extrema väderhändelser. Det möjliggör diskussion kring bästa sätt att hantera olika slags klimatkriser, oavsett om det gäller stigande havsnivåer, översvämningar eller skogsbränder. Transporter står för en stor del av utsläppen av växthusgaser, varför olika former av mobilitetsdata är viktiga. De interna översiktsvyerna, som inte är offentliga, ger skräddarsydda rekommendationer beroende på hur städer presterar mot specifika mätvärden. En stad kan till exempel se sin nuvarande mängd avfall från deponi och förbränning och jämföra med sina mål och med andra städer. Om en indikator inte når sina målvärden kan instrumentpanelen föreslå olika åtgärder och om en annan stad går snabbt framåt ges insikter för att ytterligare höja ambitionen.
Lära av varandra
Avsikten är att förse städer med den information som är mest relevant för dem beroende på deras förutsättningar, data och ambitioner. Ett viktigt delsyfte är att städer kan följa sina framsteg inom olika sektorer, dela kunskap och lära av varandras goda exempel. Dataanalys och instrumentpaneler tror vi kan ge stor hjälp med dessa frågor. Även om en del städer tar stora steg behövs snabbare och mer effektiva åtgärder för att minska effekterna av klimatförändringarna. n
Julia Moreno Rosino, Inclusive Climate Action Senior Manager Policy, Data & Analysis på C40 Cities Climate Leadership Group och Dan Sommer, chef för omvärldsbevakning på dataanalysföretaget Qlik.
