dit een gave editie wordt, daar bestaat geen

EventSummit

‘Koffiedik kijken’, noemt hij het. Als we elkaar spreken, zitten we nog in een gedeeltelijke lockdown. De onzekerheid zal de komende tijd nog wel zo blijven, dus Arjen Lemstra van EventSummit houdt werkelijk overal rekening mee. Maar dát EventSummit doorgaat, dat staat als een paal boven water. ‘Hoe precies, dat weten we nog niet. Maar als wij het vertrouwen al niet hebben, wie dan wel? Dit wordt een waanzinnige hybride versie. Helemaal passend bij deze tijd!’

Als datum staat nu donderdag 25 maart 2021 met dikke letters in de boeken. Iets later dan andere jaren, dat voelt beter in de huidige markt. Met de lente op komst en wellicht al een bewezen sneltest. Arjen: ‘Branchegenoten en beursbezoekers zijn hoe dan ook enthousiast, iedereen kijkt ernaar uit om elkaar weer te spreken. Maar natuurlijk wordt het anders. Dit jaar wordt het een kleinere beurs, dat lijkt me niet meer dan logisch. Dat doen we eenmalig, volgend jaar zien we wel weer verder. We leveren hoe dan ook niet in op kwaliteit!’

Keuze voor hybride opzet, exclusiever en kleinschaliger

Op de tekeningen van de beursplattegrond gaat EventSummit nu uit van 250/300 stands, waar er normaal 500/550 zijn. ‘De opzet wordt dan ook hybride’, vertelt Arjen, ‘waarbij een groot deel van de normale bezoekers de beurs vanuit thuis kan beleven. Op de beursvloer zullen in eerste instantie dan ook alleen opdrachtgevers worden toegelaten. Je moet toch keuzes maken. Daardoor wordt het exclusiever, kleinschaliger. Alleen mensen voor wie het écht heel tof is om erbij te zijn, zullen zich op de beursvloer begeven. Maar natuurlijk zorgen we ervoor dat we het netwerken – normaliter toch een van de belangrijkste redenen om EventSummit te bezoeken – op een slimme manier vertalen naar de online omgeving.’

Sprekers en on- en offlinestands

Ook voor de online bezoeker zal er dus voldoende te beleven zijn op EventSummit. Arjen: ‘Grafisch komt het er allemaal ontzettend strak uit te zien. Een mooie receptie waar je welkom wordt geheten, een gebruiksvriendelijke interface. Daar wordt nu ontzettend hard aan gewerkt. Bezoekers kunnen digitaal aanschuiven bij verschillende sprekers en we zorgen ervoor dat geïnteresseerden goed in contact kunnen komen met de exposanten die on- en offline een stand kunnen boeken.’

Jemoetkeuzesmaken.Daardoorwordthetexclusiever,kleinschaliger.Alleenmensenvoorwie hetéchtheeltofisomerbijtezijn,zullenzichopdebeursvloerbegeven.

Vertrouwen geven

Het allerbelangrijkste is nu om de opdrachtgever het vertrouwen te geven dat ze veilig kunnen komen. ‘Wíj weten dat het kan, maar het is een kunst om de opdrachtgever daarvan te overtuigen. Dat is nu onze belangrijkste uitdaging’, zegt Arjen. ‘Qua indeling van de beursvloer gaan we weer terug naar hoe gestructureerd het voorheen was. Dat hebben we een aantal jaar geleden iets meer losgelaten, maar we gaan weer terug naar eenrichtingsverkeer. Zo lopen de bezoekers over vier meter brede gangpaden, het ene pad in, via een ander gangpad terug. Iedereen kan op die manier prima afstand van elkaar houden en bezoekersstromen blijven gescheiden. Daarnaast zijn er twee aparte seminarruimtes met ruimte voor 50 personen. Vol is vol, mensen kunnen online inloggen om de sprekers live te zien spreken.’ Door enquêtes te verspreiden onder potentiële bezoekers, houdt EventSummit het heersende sentiment in de gaten. Arjen: ‘Door vragen te stellen als ‘Zou je EventSummit bezoeken? Wil je dan fysiek aanwezig zijn?’ weten we precies wat onze bezoekers wel en niet zien zitten, en kunnen we onze vorm daarop aanpassen.’

Geverhetvertrouwentegevendatzeveilig Kunnen Komen

Rekening houden met alle scenario’s

‘EventSummit is voor mij dit jaar geslaagd als het doorgaat, in welke vorm dan ook. We houden rekening met alle scenario’s. De 200 exposanten halen we sowieso wel, maar het zal hoe dan ook een stuk kleiner zijn dan normaal. Maar over de levendigheid van de beurs maak ik me geen zorgen: ongetwijfeld zullen er leuke, creatieve en ludieke acties plaatsvinden tijdens EventSummit. Zowel online als op de beursvloer. Ik heb wat dat betreft de afgelopen tijd waanzinnige dingen langs zien komen. Dat komt wel goed!’

Arjen: ‘Tegen opdrachtgevers zou ik willen zeggen: kom op! Wij willen wel als branche, we hebben er alle vertrouwen in dat we op een veilige, ontspannen en ook nog leuke manier een mooi congres, evenement of mooie beurs kunnen neerzetten. Maar we hebben wél het vertrouwen van de opdrachtgever nodig om door te kunnen gaan.’ Dat dit een gave editie wordt, daar bestaat bij Arjen geen twijfel over: ‘Dit wordt een waanzinnige hybride versie van EventSummit. Nét even anders, maar helemaal passend bij deze tijd. Vooralsnog zijn we de enige grote beurs in onze branche die doorgaat. Ik voel ook wel een verantwoordelijkheid om de branche bij elkaar te houden. Wie weet is dit helemaal de manier. Straks willen we niet meer anders’, lacht hij.

In gesprek met

Pieter Bas Boertje