De Van Nelle Fabriek: online gastvrij

Van Nelle Fabriek Events

Foto > Daisy de Pater

Door > Mahlee Plekker

Online gastvrij

Hoe zorg je voor een even gastvrije beleving online als op locatie? Het is een vraag die collega’s en klanten van Van Nelle Fabriek Events bezighoudt. Want hoewel de online deelnemer eersterangs zit, zonder reistijd of rijen, blijkt het lastig om gastvrijheid over te brengen in een digitale omgeving. Van Nelle Fabriek Events ziet dit graag anders en gaat in gesprek met kennispartners over manieren waarop zij online deelnemers gastvrij bedienen.

Gastvrijheid gaat over het op waarde schatten van een deelnemer, zijn mening en zijn tijd. Over verrassen, beleven en het geven van een warm welkom en vaarwel. Het is de spil van elk evenement en de kern van ons vak. ‘In het afgelopen jaar hebben we prachtige live, hybride en online evenementen mogen hosten’, begint Anne Harinck (Van Nelle Fabriek Events). ‘Maar waar we op locatie de gastvrije beleving kunnen regisseren, kunnen we dit niet bij de online deelnemer thuis of op kantoor. Dit frustreerde ons, omdat we oprecht het beste voor de klant en deelnemer willen. En dus zochten we contact met kennispartners over manieren waarop we ook online aandacht, comfort en veiligheid kunnen bieden.’

Opbouwende aandacht

Een eerste methode werd gevonden in de e-sports branche, waar veel aandacht uitgaat naar online pre-exposure. ‘Een paar uur voorafgaand aan de wedstrijd begint het evenement met inleidende interviews, achtergrondinformatie en updates’, vertelt Jonas Spronk (onderzoeker e-sports evenementen in samenwerking met Van Nelle Fabriek Events). Als een ware personal assistent voorziet de organisator de deelnemers zo van alle informatie en handvatten die nodig zijn om het meeste uit het evenement te halen en gunt daarnaast de deelnemers tijd om om te schakelen naar een juiste mindset.

Gelijkwaardig publiek

Eenmaal van start gegaan, geldt voor elke doelgroep – live en online – dat zij helder en persoonlijk begeleid willen worden. Frank van der Kleij (Bourgonje Geluid- en Lichtservice) ziet dat steeds vaker een tweede, online dagvoorzitter wordt ingezet. Deze persoon verwelkomt de online deelnemers bij naam en loodst hen door het programma. Dit programma volgt niet 1-op-1 het liveprogramma, maar is vaak korter en biedt aanvullend diepte-interviews, kijkjes achter de schermen en persoonlijke interactie. Zo wordt een

op maat gemaakte beleving gecreëerd voor de online kijkers die niet langer anoniem zijn, maar een volwaardige groep vormen.

De overtreffende trap hiervan herkent Jonas Spronk in de e-sports branche: ‘Wat ik sterk vind bij e-sports is het feit dat niet één, maar twee of drie casters (commentatoren) de wedstrijd verslaan. Ze reageren op wat er gebeurt, gaan met elkaar in gesprek, reageren op de kijkers en delen realtime statistieken.’ Door een dusdanig stevige bezetting van het onlineprogramma communiceert de organisator dat de online kijker even belangrijk is als het live publiek.

Comfort food

Tijdens een live-evenement gelden de cateringmomenten vaak als hoogtepunten van verwennerij. Alle zintuigen worden geprikkeld. Hoe brengt een cateraar dit gevoel van comfort over in een foodbox? ‘Alleen al dat de online deelnemer thuis wordt verrast met een mooie, soms volledig gebrande box voor dat éne online evenement zorgt voor veel betrokkenheid’, vertelt Driesse van de Weg (Mood4Food). ‘En als die box vervolgens alles bevat voor de lunch, de break, de borrel of het diner, dan hoeft de deelnemer er zelf niet verder over na te denken.’ Het gevoel van verwend worden, wordt nog verder versterkt door het element van exclusiviteit: ‘Er wordt erg goed gereageerd op de-niet-bij-de-buurtsuper-te-krijgen items. Gave, lokale, biologische, bijzondere en (h)eerlijke snacks doen het goed!’

Rol van de locatie

En de locatie: hoe kan een locatie als Van Nelle Fabriek Events gastvrij zijn voor een online deelnemer? ‘Het start bij het bieden van een stabiele internetverbinding. Iemands kijkbeleving mag niet de dupe worden van een technisch defect. Daarom biedt Van Nelle standaard een redundante verbinding, waarbij data via twee routes worden verstuurd. Is er een storing op de ene route, dan pakt de andere route het over’, vertelt Anne Harinck. ‘Daarnaast bieden onze zalen een vriendelijk ogend daglicht decor waarin de historie van het pand ook op beeld eraf spat.’

Het oog wil ook wat

Dat een bijzondere setting bijdraagt aan een gastvrije online beleving beaamt Nancy Ceulemans (Boozed brand building & experience design). ‘Er wordt meer naar het neerzetten van een online beleving gekeken nu dan in 2020, ook qua aankleding en inrichting. Waar bij live evenementen altijd sterk werd gelet op de doelgroep en segmentatie daarvan, zakte dat in 2020 naar de achtergrond. Nu zien we dat klanten gaan briefen voor online programma’s zoals dat voorheen voor live evenementen werd gedaan. Wie kijkt er? Jong, oud, zakelijk, hip? Waar wordt er gekeken en op welk moment van de dag?’. Het afstemmen van de omgeving op de doelgroep benadrukt dat er oog is vanuit de organisator voor de behoeften van de online kijker.

Van Nelle Fabriek Events en partners maken het hun missie om te blijven ontwikkelen op het gebied van live en online gastvrijheid. Het concept – LIVE EVENT TV – waar Van Nelle Fabriek Events begin dit jaar mee startte, is daar onderdeel van. Door tv-makers te koppelen aan ervaren eventmanagers geeft dit concept een nieuwe impuls aan hybride events. Marcia Vrolijk (Van Nelle Fabriek Events): ‘We bieden klanten de ruimte om om te kunnen schakelen van een online evenement naar hybride, naar fysiek. En weer terug. De ruimtes zijn groot genoeg om uit te breiden, maar ook bijzonder genoeg om er in je eentje te staan.’

Opnames van Orange Cyberdefense Live 2021 Ontvangst bij Orange Cyberdefense Live 2021 Foto > Daisy de Pater

Napraten

Wil je napraten over dit onderwerp? Neem dan contact op met de genoemde bedrijven of kijk op www.vannellefabriekrotterdam. com/nl/events/

Drie omdenkers kijken vol vertrouwen vooruit

Goed, 2020 is voor velen niet zo gegaan als verwacht, gepland of gehoopt. Veel plannen en initiatieven zijn niet verder gekomen dan het stadium van de tekentafel of de brainstormsessie. Je kunt dan bij de pakken gaan neerzitten, maar je kunt ook eens kijken hoe je van de nood een deugd kunt maken. Omdenken, zeg maar. De redactie van Events ging op zoek naar ondernemers die zich ineens geconfronteerd zagen met een grote streep door de rekening maar zich niet uit het veld lieten slaan. Hun verhalen, hun ideeën en creatieve kijk op de situatie, kunnen misschien als inspiratie dienen voor diegenen die even een steuntje in de rug nodig hebben.

Door > Rob van Hilten Maar wat is ‘omdenken’ nou precies? Volgens Berthold Gunster, de grondlegger van Omdenken, is Omdenken een manier van denken en doen, waarbij je kijkt naar de werkelijkheid zoals die is en onderzoekt wat je daarmee zou kunnen. Omdenken benadert een probleem als ruwe energie; frustratie die zijn vorm nog niet gevonden heeft. Je gebruikt de energie van het probleem voor iets nieuws.

‘Ja’ zeggen is de eerste stap van het omdenken. De dingen accepteren die je niet kunt veranderen, van een ‘ja-maar’ een ‘ja’ maken. Door dat te doen, maak je van een probleem een feit. Daarna komt de tweede en laatste stap: maak van een ‘ja’ een ‘ja-en’. Maak van dat feit - waar je in eerste instantie dus last van had - een nieuwe mogelijkheid. Op ons verzoek om mee te werken aan dit artikel, zeiden Corine Berkel, Martijn van den Broek en Frankie Dros alle drie gelukkig ‘Ja’ en gaven ons een mooi inkijkje in hun wereld voor, tijdens en na corona. Omdenken werkt, dat bewijzen zij eens temeer!

Hun verhalen zijn divers maar tonen tegelijkertijd ook een gemeenschappelijkheid: creativiteit en verbondenheid vanuit de gedachte dat je samen sterker bent dan alleen. Zoals de uitdrukking zegt: ‘In je eentje ga je sneller, maar samen ga je verder!’ En dat is iets wat in deze periode, ondanks aangekondigde versoepelingen van de coronamaatregelen, een advies is dat iedereen ter harte kan nemen. Adaptief vermogen, hart voor je personeel en zichtbaar blijven, vormen de kern van hun verhaal.

Corine Berkel

Corine Berkel - Adaptief vermogen cruciaal in de periode

Op 19 mei 2021 bestaat Mood Concepts, een pionier in de internationale live evenementenwereld, vijftien jaar. ‘Aan het begin van de coronatijd was er soms de twijfel of we dat gingen halen’, vertelt Corine Berkel, directeur van Mood Concepts. ‘Wat ervoor heeft gezorgd dat we op 19 mei toch de champagne ontkurken? Dat was ons adaptief vermogen!’ Ze legt graag uit wat ze daarmee bedoelt.

In de vijftien jaar van haar bestaan heeft Mood Concepts een uitstekende naam opgebouwd en al veel live evenementen georganiseerd voor grote nationale en internationale bedrijven. De orderportefeuille voor 2020 was uitstekend gevuld. ‘We waren vooral bezig met het organiseren van live events, bijvoorbeeld ter ere van het honderdjarig bestaan van de Bond van Adverteerders in april 2020’, begint Berkel enthousiast. ‘Echter, vanwege corona en de beperkende maatregelen stelden we het uit naar september. Op zich is dat ook al een klus, want je moet kijken of de locatie nog beschikbaar is en of de beoogde presentator kan, maar toen in juni bleek dat corona een blijvertje was, zagen we ons genoodzaakt het over een heel andere boeg te gooien.’

Betrouwbaarheid cruciaal

Corine Berkel begon zich te oriënteren op online eventplatforms, keek naar de mogelijkheden en de ‘look and feel’. ‘Ook betrouwbaarheid werd een belangrijk punt’, vervolgt ze haar verhaal, ‘niet alleen qua functioneren van het platform, maar ook de betrouwbaarheid van de leverancier, of die zijn afspraken nakomt. Dat laatste bleek een maand voor het eerste online evenement niet zo groot als we hadden ingeschat. Dat was een zure appel waar we doorheen moesten, maar uiteindelijk zijn we binnen drie weken uitgekomen bij een nieuwe leverancier, Invitado, en daar zijn we zeer tevreden over. Je kunt inmiddels een jaar later wel spreken van een solide partnership.’

Livestreams en Zoomvergaderingen

Ook al is de partner uiteindelijk wel betrouwbaar, toch is zo’n eerste evenement, op zijn zachtst gezegd, ‘best spannend’. ‘Het vervelende is dat je uiteindelijk van veel factoren afhankelijk bent,’ vervolgt Berkel. ‘Toch leer je daarmee omgaan, want een eerste melding ‘Hij doet het niet’ kan ook te maken hebben met de kwaliteit van de wifi-verbinding van de deelnemer. Of hoeveel mensen er op dat moment bij hem naar Netflix kijken. Evenredig aan de ontwikkeling van de online business, groeit soms ook de onwetendheid aan klantzijde. Daar waar je vroeger een event moest verkopen en daar twee of drie gesprekken voor nodig had, daar heb je nu in sommige gevallen het vijfvoudige voor nodig! Je moet continu uitleggen hoe het werkt, dat een Online Event Platform echt iets anders is dan de vergadertools Teams en Zoom.’

Adaptief vermogen

Waren opdrachtgevers in Q3 en Q4 nog redelijk coulant als gevolg van de veranderde omstandigheden, vanaf begin 2021 wordt er echt wel verwacht dat je er staat en dat het voor elkaar is. Berkel: ‘We merken in dat opzicht wel veranderingen. Je beheerst het spel of je doet niet meer mee. Ik heb nog nooit zo hard gewerkt als afgelopen jaar, want er is wel degelijk sprake van een compleet nieuwe business. Een van de zaken die we het afgelopen jaar enorm hebben ontwikkeld en die ons door de crisis heeft getrokken, is ons adaptief vermogen. Die pandemie heeft ons allemaal wakker geschud. In al die jaren dat ik in het vak zit, heb ik al heel wat meegemaakt en vaak moeten nadenken over calamiteitenscenario’s, maar een pandemie kwam in al die scenario’s nooit voor! Met name creatieve mensen zijn hier goed doorheen gerold, omdat die blijven nadenken over hoe het anders kan; het zogenaamde ‘omdenken’ Daarnaast blijft ondernemerschap voorlopig cruciaal.’

Online niet meer weg te denken

Online is volgens Berkel in de toekomst niet meer weg te denken. ‘Ik heb zelf ook weer een enorme drive om live aan de gang te gaan, maar bedrijven hebben wel in de gaten gekregen dat je met online evenementen een veel groter bereik hebt. Klantenevents zijn soms zo gewild dat men qua aantallen wordt belemmerd door de capaciteit van de locatie. Ze zouden misschien wel het dubbele van het aantal mensen kunnen ontvangen. Met online kunnen ze iedereen die geïnteresseerd is wel mee laten doen. Ik denk dat dit met name straks bij de internationale evenementen een vlucht gaat nemen, omdat we veel minder gaan vliegen. Er is zeker een drang om weer naar kantoor te gaan en collega’s te ontmoeten, maar thuiswerken heeft ook voordelen gebracht en zal naar verwachting ook een ‘blijvertje’ zijn in combinatie met het werken op kantoor.’

Leef in het nu

Het adaptief vermogen is niet het enige dat Berkel als learning uit deze coronapandemie meeneemt. ‘Pas geleden sprak ik een bedrijf dat met zijn medewerkers een heisessie wilde plannen om de strategie voor de komende vijf jaar te bepalen. Ik vraag me serieus af of je dat op dit moment wel wilt doen en of ik daar als organisator tijd en energie in moet stoppen. Ik merk soms ook wel onbegrip bij opdrachtgevers. Die zijn ervan overtuigd dat binnen afzienbare tijd alles weer kan. Ik weet dat nog niet. Als er één ding is dat ik in de afgelopen periode heb geleerd, is dat ik in het ‘nu’ en in het ‘morgen’ wil leven. Ik ben helemaal niet bezig met wat over vijf jaar zou kunnen. Laten we eerst op 19 mei die champagne maar eens laten knallen!’ besluit Corine Berkel vrolijk!

Martijn van den Broek - Het belang van het bedrijf is het belang van de medewerkers

Daar waar Corine Berkel van live via hybride naar online evenementen overstapte, draaide Martijn van den Broek, sinds 2010 Directeur-Eigenaar van Van Ham Tenten, met zijn bedrijf volledig op live evenementen. Hij had net per 1 februari 2020 een gloednieuw bedrijfspand geopend en keek vol goede moed en een volle orderportefeuille naar de toekomst. En dan volgde die persconferentie waardoor heel Nederland op slot ging en alle evenementen werden afgeblazen. Veel slechter dan dat kon je bijna niet treffen. Toch zag Martijn van den Broek mogelijkheden en hield al zijn 35 medewerkers aan het werk. ‘Want als je goed bent voor je mensen, zijn zij goed voor jou!’ is zijn filosofie.

‘De opening van ons pand was een groot feest en kort daarna vierden we eind februari carnaval’, steekt Van den Broek van wal. ‘Voordat de eerste besmetting in Nederland werd vastgesteld, hadden wij ons al de vraag gesteld: wat als corona ook hier in Nederland opduikt? We organiseerden direct een personeelsbijeenkomst waarop ik de medewerkers kon geruststellen dat als de evenementenbranche volledig dicht zou gaan, niemand zijn baan zou verliezen omdat we een financieel gezond bedrijf zijn. Die boodschap was een groot deel van het succes: we doen het met zijn allen of we doen het niet! Daarnaast gaf het ons de gelegenheid om achterstallig onderhoud weg te werken.’

Open en eerlijk

Maar de situatie verslechterde en Nederland ging in lockdown. ‘Toen wij in de gaten kregen dat het allemaal veel langer ging duren dan verwacht, hebben we als eerste onze chauffeurs via onze afdeling Operations bij andere bedrijven aan het werk gezet’, vervolgt Martijn. ‘We belegden weer een personeelsbijeenkomst en daar hebben we uiteengezet en toegezegd dat we ander werk voor onze medewerkers zouden vinden, als zij

Martijn van den Broek

tenminste bereid waren om ander werk te accepteren. Als zij dat niet wilden, no hard feelings. Ons uitgangspunt was altijd: als we ervoor gaan, dan gaan we ervoor zorgen dat we er aan het eind van het liedje ook nog met zijn allen zijn. We zijn vanaf het begin altijd open en eerlijk naar onze mensen geweest en hebben het belang van het bedrijf en hun belang hetzelfde gemaakt.’

Gesprekken op individueel niveau

Van den Broek heeft altijd het uitgangspunt gehad dat ze als een team zouden opereren. ‘Als ik een plan maak en zeg wat anderen moeten doen, dan werkt dat niet’, beweert Van den Broek stellig. ‘We zijn met iedereen op individueel niveau in gesprek gegaan om te kijken wat zijn of haar capaciteiten en specialismen zijn en hebben gevraagd wat zij zouden willen. We hebben geprobeerd voor iedereen een individueel plan te maken, zodat iedereen op een zo leuk mogelijke manier werd ingezet.’

Lokale samenleving betrekken

Die aanpak bleek succesvol. De 35 medewerkers gingen elders aan de slag en werkten onder andere als loodgieter en stallenbouwer of legden betonnen fietspaden aan. Van den Broek: ‘Toen wij ons nieuwe pand bouwden, hebben we gezegd: we zijn een lokaal bedrijf en we willen zoveel mogelijk van onze opdrachten ook bij lokale partners wegzetten, ook al kost dat misschien iets meer dan een bedrijf van verder weg. Ons uitgangspunt is altijd geweest om de lokale samenleving, de bedrijven om ons heen, bij ons succes te betrekken. Zo doen wij alle betalingen binnen zeven dagen of hebben bij bedrijven die in financiële problemen zaten betalingen naar voren getrokken om hun te helpen. Je merkt dan dat bedrijven harder voor je lopen wanneer jij met een vraag zit. Als jij goed bent voor andere mensen, dan zijn zij ook goed voor jou! De bedrijven die eerst mijn leverancier waren, daarvan ben ik nu de leverancier van mensen.’

Mensen belangrijkste kapitaal

‘Weet je,’ besluit Van den Broek, ‘tenten en vrachtwagens kan iedereen kopen, maar mensen zijn ons belangrijkste kapitaal! We hebben er jaren over gedaan om zo’n geweldig team op te bouwen als dat we nu hebben, waarom zou ik dan de coronacrisis mijn bedrijf laten afbreken? Mensen kosten veel geld, maar als je geen mensen hebt kun je ook nooit meer geld verdienen. Gisteren hebben we zelfs weer mensen aangenomen. We geloven er heel erg in dat de markt straks weer los gaat en we willen alleen aan de slag wanneer we weer de kwaliteit en de service kunnen leveren die we in het verleden geleverd hebben. We doen geen concessies aan de kwaliteit. Als we niet genoeg mensen hebben, betekent dat dat we minder opdrachten moeten aannemen. Ik denk dat mensen niet moeten vergeten dat wij eigenlijk het allermooiste werk ter wereld hebben. Ik denk dat sommige mensen af en toe vergeten zijn

Frankie Dros

waarom ze ooit in deze branche zijn gaan werken. Als je heel veel geld wilt verdienen, moet je niet in de evenementenbranche gaan werken, maar als jij leuke, uitdagende dingen wilt doen met een ontzettend mooi team van goede en gemotiveerde mensen, dan denk ik dat je nergens beter terechtkunt dan in de evenementenbranche. Ik denk dat wij best wel trotser op onszelf mogen zijn, op het werk dat wij hebben. Wij werken niet meer in die cowboywereld van vijftig jaar geleden, we zijn een jongvolwassen branche, waar wij mensen echt toekomstperspectief kunnen bieden, die gezond was voor corona en die na corona misschien wel sterker terugkomt.’

Frankie Dross - Blijf zichtbaar, dat geeft energie

Aan ideeën en initiatieven ontbrak en ontbreekt het nooit bij Frankie Dros, één van de jonge ondernemers die Rotterdam tot een bruisende festivalstad maken, maar toen in 2020 corona een streep door flink wat plannen zette, zonk hem de moed even in de schoenen. Even maar, want hij ging niet bij de pakken neerzitten en ging verder, iets anders dan gepland, maar nog steeds vol energie en enthousiasme.

‘Make Noord Great Again!’

Ik spreek Frankie voor de Containerbar Noord, met uitzicht op het Noordplein, het plein dat mede door zijn initiatief in een paar jaar is veranderd van, zoals hij het zelf zegt, ‘een gribusplek’ tot een levendig plein in het centrum van de oude wijk Noord. ‘Eén van onze kernwaarden is: ‘Make Noord Great Again’ en als ik kijk naar wat we al gedaan hebben en naar wat er nog op de rol staat, dan zijn we al goed op weg’, begint hij enthousiast.

Stekker eruit

Maar eerst even terug naar begin 2020, toen niemand nog wist wat corona inhield en wat de gevolgen zouden zijn. ‘Ik was net gestart met een tweede reeks clubevenementen in Rotterdam toen in maart 2020 de stekker eruit werd getrokken’, begint Frankie zijn verhaal. ‘Gelukkig hadden we hier op het Noordplein de Container Bar nog, een aantal zeecontainers waarin we een bar en wat foodaanbieders hadden, aan een groot terras. Koningsdag 2020 zou spectaculair worden! En weer kwam die stekker… Het grote Blijdorpfestival in het Roel Langerakpark, met vier verschillende podia en 15.000 bezoekers op 8 augustus was het volgende evenement dat niet door kon gaan. Dus dat was wel even slikken…’

Met elkaar en voor elkaar

Toch liet hij zich niet uit het veld slaan. Zo organiseerde hij op oudejaarsavond een groot gestreamd liveconcert dat een week eerder werd opgenomen in samenwerking met onder andere Rotterdam Festivals en Rotterdam The Hague Airport. ‘Ik vind het heel belangrijk om ook in tijden van crisis zichtbaar te blijven’, vervolgt hij. ‘Dat is goed voor je merk en het geeft jou en je omgeving energie. Zo zijn we nu in nauw overleg met andere ondernemers aan het Noordplein en omwonenden om te kijken hoe we het Noordplein tot een bruisend centrum van de wijk kunnen maken. Op zaterdag is hier sowieso altijd al de Oogstmarkt, want levensmiddelen, en is het al gezellig druk, maar als we weer mogen, willen we hier ook sport- en cultuurevenementen organiseren. Met elkaar en voor elkaar, dat werkt. En nu de terrassen weer open mogen, biedt onze menukaart een overzicht van wat je bij omliggende zaken kunt bestellen. We hanteren hier geen standaard bestelconcept, maar meer het idee van een Beergarden waar je zelf je bestelling regelt.’

Gemeente heeft vertrouwen

De containerbar van zeecontainers heeft de afgelopen vier jaar al in de zomer op het Noordplein gestaan en Frankie kon de gemeente overtuigen van de potentie van het plein. Dros: ‘We zien dat de gemeente steeds meer vertrouwen heeft dat het goed gaat en het toejuicht dat we met alle ondernemers samen een stem vormen. We zijn bezig om een Noordpleinvereniging op te zetten, zodat het ook voor de gemeente handiger en overzichtelijker wordt als ze een aanspreekpunt nodig hebben. Wij zijn de voelsprieten van de gemeente.’

Positief blijven

Ook het Blijdorpfestival staat dit jaar nog op de agenda. ‘We werken nu met twee scenario’s. Een scenario gaat uit van een festival met bezoekers (eventueel met vaccinatiepaspoort of negatief testresultaat), in het tweede scenario werken we met een concertvorm waarin bezoekers in bubbels kunnen deelnemen en misschien wel in meerdere dagdelen. We willen gewoon goed voorbereid zijn voor wanneer we echt weer mogen. We blijven positief en proberen er het beste van te maken, hoe lastig dat soms ook is’, besluit Frankie Dros.