Erik-Jan Ginjaar: ‘Fysieke ontmoeting komt zonder meer terug’

Op de dag van het interview met Erik-Jan Ginjaar, algemeen directeur van Postillion Hotels en voorzitter van CLC-VECTA, het kennis- en inspiratieplatform voor en over de Live-communicatiebranche, gaan de terrassen na een maandenlange sluiting weer open en lijkt er na een zware coronaperiode licht te gloren aan de horizon van de evenementenbranche. We spreken elkaar in Bunnik over hoe hij terugkijkt op de afgelopen periode maar vooral ook over hoe hij vooruitkijkt naar de toekomst van de evenementenbranche.

Door > Rob van Hilten

‘Wat volgens mij echt niet meer terugkomt’, begint Ginjaar stellig, ‘dat zijn de korte zakelijke meetings. Even voor een uurtje vergaderen met het vliegtuig op en neer naar Londen, dat lijkt mij verleden tijd. Daarvoor zijn ontmoetingen en vergaderingen via platforms als Teams, Zoom en Hangouts in de plaats gekomen en die zijn veel efficiënter. Maar, als deze crisis iets heeft aangetoond, dan is het dat elkaar fysiek ontmoeten, het spel van verbale en non-verbale communicatie tijdens een ontmoeting, van enorm belang is. Dat heb je gewoon veel minder tijdens een beeldschermgesprek. Dus de fysieke ontmoeting gaat zonder meer terugkomen, misschien nog wel veel sterker dan voor de crisis.’

‘Er gaat een enorme nationale ontmoetingsmarkt ontstaan’

Noodzaak om te vergaderen verdwijnt niet

Ondanks het ontbreken van fysieke ontmoetingen, blijken medewerkers die thuis werken productiever te zijn dan op kantoor. Uit verschillende studies en rondgangen van onder andere Nieuwsuur en KPMG blijkt dan ook dat grote organisaties overwegen om kantoorpanden af te stoten na de coronapandemie. ‘Dat klopt helemaal,’ beaamt Ginjaar. ‘Echter, de noodzaak om te vergaderen zal niet verdwijnen, net zomin als de behoefte aan persoonlijk contact. Er gaat een enorme nationale ontmoetingsmarkt ontstaan. Hybride vormen blijven zeker een grote rol spelen, maar dat zal niet ten koste gaan van onze business. Het zal de business eerder aantrekkelijker maken. Omdat er een enorme Nederlandse markt op ons afkomt, zullen we die dip in de handel van kort zakelijk verkeer, te boven komen.’

Evenement in welke vorm aanbieden?

In het afgelopen anderhalf jaar zagen veel organisatoren van events en congressen hun evenement in een kort tijdsbestek in de aanloop ernaar soms drastisch veranderen van een live, via hybride, naar een volledige online versie. ‘Organisatoren zullen zich meer dan vroeger de vraag gaan stellen in welke vorm zij hun evenement gaan aanbieden’, vervolgt Ginjaar. ‘Met hybride en online evenementen zul je ongetwijfeld veel meer deelnemers kunnen bereiken, maar mis je wel de kracht en de sensatie van een live evenement. Mensen gaan toch ook vaak naar een evenement vanwege de reuring, de spontane ontmoetingen en de spanning van het onbekende. Als je een hybride evenement goed en boeiend wilt aanbieden, dan komt er nog het nodige bij kijken, zoals diverse camera’s en een team met een regisseur die alles vanuit een studio regelt. Ondanks alle goede bedoelingen en tools om het evenement interactief te maken, blijft het toch vaak een eenrichtingsverkeer, daar waar je bij een live evenement met meerdere bezoekers in gesprek kunt gaan.’

Erik-Jan Ginjaar, algemeen directeur van Postillion Hotels en voorzitter van CLC-VECTA.

‘Hybride evenementen zijn een mooie verrijking van je product’

Onvoldoende voorbereid op calamiteit

Op de vraag wat hij denkt dat er na de coronacrisis gaat veranderen, hoeft Ginjaar niet lang na te denken: ‘Na corona gaan we elkaar eerder méér ontmoeten dan minder. Je zag voor de crisis dat we toch steeds individualistischer werden. Ik hoor van mensen om mij heen dat zij met anderen misschien iets minder productief, maar wel veel creatiever zijn, omdat je die wisselwerking hebt en direct over ideeën kunt sparren. Als er één ding is dat we hebben geleerd van deze crisis, dan is het dat we eigenlijk onvoldoende voorbereid waren op een calamiteit van dergelijke omvang. De evenementenbranche is een erg leuke branche, maar soms ook een tikje conservatief. Niemand had toch ooit kunnen denken dat de overheid van bovenaf zou besluiten om het grootste deel van Nederland – en dus ook de evenementenbranche – volledig dicht te gooien? Dat zagen we echt niet aankomen!’

Blijven communiceren

‘Een van de zaken die wij bij Postillion hebben gemerkt is dat ook wij niet voldoende waren voorbereid. Dit is voor ons dus echt ons eerste aandachtspunt. Het tweede dat ik heb geleerd van deze crisis, is dat hybride evenementen organiseren geen bedreiging is. Ze zijn geen vervanging, maar een aanvulling, een mooie verrijking van je product. En dat is belangrijk. Als derde en laatste leerpunt neem ik mee dat je nooit teveel kunt communiceren naar gasten, bedrijven, collega’s en medewerkers.’

‘Hang in there!’

Als vanaf 1 september ook de evenementenbranche weer mag starten, kan het volgens Ginjaar snel gaan. ‘Ook grote beurzen als de Vakantiebeurs, de Horecava of de Libelle Zomerweek met tienduizenden bezoekers zullen gewoon weer doorgaan. Om het vertrouwen bij onze nationale en internationale klanten terug te winnen, is het heel belangrijk dat de overheid stopt met zwalken en jojoën. Ik heb liever dat we nog een paar weken langer in lockdown blijven dan dat we er te snel uitgaan en na drie weken weer terug in lockdown moeten. Als we opengaan, dan moeten we open blijven! Weet je, wij zijn relevanter dan ooit, dus ‘hang in there!’ Vanuit de ervaringen bij Postillion wil ik iedereen als tip meegeven: goede communicatie is altijd de sleutel. Wij zijn al anderhalf jaar transparant en kwetsbaar gebleven in het contact met klanten, gasten en medewerkers. Transparant wil ook zeggen dat we heel helder zijn geweest over het feit dat we moesten reorganiseren. We stelden ons kwetsbaar op doordat we soms moesten zeggen: we weten het niet precies, maar we handelen nu naar het beste van onze kennis. We hebben alleen maar gekeken naar wat wél kan. Want dat is het mooie van onze branche: we zijn enorm creatief met zijn allen en blijven positief!’ besluit Ginjaar opgewekt.

Evenementenbranche op slot, dat zagen we niet aankomen.