Internasjonalt kontor
Guide for utveksling
Til deg som skal på utveksling Det kan være mye å sette seg inn i før man er klar for avreise, og vi som jobber på Internasjonalt kontor har derfor laget denne guiden. Her har vi samlet informasjon om mye av det man gjerne lurer på før, under og etter oppholdet i utlandet. Vi håper du synes guiden er nyttig!
God tur! Bon voyage! Safe travels!
4
Innhald 6
Huskeliste før avreise
14 Helseforsikring Europa
21 Forhåndsgodkjenning av emner
7
Visum
15 Helseforsikring utenfor Europa
22 Erasmus+ huskeliste
8
Visum til USA
16 Helseforsikring USA
23 Utenom Erasmus+ huskeliste
9
Visum til Australia
17 Reiseforsikring
24 Sikkerhet i utlandet
10 Visum til Japan
18 Egenerklæring
25 Nødsituasjon
11 Visum til Sør Korea
19 Pass
26 Inspirer andre til å reise!
12 Visum til Chile
20 Lånekassen
27 Kontakt
13 Flybilletter
5
Skap minner for livet!
6
Huskeliste før avreise Når du har fått opptak til vertsinstitusjonen din, er det noen praktiske ting som gjenstår. Sjekk om du har husket:
Visum Flybilletter Forsikring Egenerklæring Forhåndsgodkjenning Gyldig pass Lånekassen Vaksiner
7
Visum Hvis du skal på utveksling til Europa, trenger du ikke søke visum. Dersom du skal på ut veksling utenfor Europa, vil de fleste land kreve at du har studentvisum. Du er selv ansvarlig for å sjekke hva som gjelder for landet du skal reise til. Land som USA, Australia, Japan og Sør-Korea er eksempler på land som krever studentvisum. Du finner mer informasjon om visum for de mest vanlige destinasjonene på de neste sidene.
M
VISU
Det er ikke mulig å søke visum før man har fått offisielt opptak til vertsinstitusjonen. Som regel må man ha mottatt både opptaksbrev og et eget visumdokument før man kan søke om visum. Dette dokumentet har forskjellige navn i de ulike landene, i USA heter det DS-2019 eller I-20, mens i Australia og Japan kaller de det CoE.
8
Visum til USA For å søke visum til USA må du først motta opptaksbrev og visumdokument (DS-2019 eller I-20). Dersom du har fått et DS-2019 dokument, skal du søke visumet som heter J-1. Har du fått et 1-20 dokument, søker du om visumet som heter F-1.
Slik søker du: 1. 2. 3. 4. 5.
Du må fylle inn DS 160-skjema Du må betale SEVIS-avgift Du må betale visumavgift Logg deg inn og bestill time, samme innlogging som ved betaling av visumavgift Møt til intervju i Oslo. Sett deg inn i hvilke dokumenter du må ha med
Husk å lagre alle kvitteringer og referansenummer du får når du betaler, disse trenger du for å bestille intervju, og du må også ha de med på selve intervjuet. Sjekk denne siden for mer informasjon om visumsøknaden: ustraveldocs.com/no
9
Visum til Australia For å søke visum til Australia må du først motta opptaksbrev og visumdokument (CoE).
Slik søker du: 1. 2. 3. 4. 5.
Du må lage en bruker på homeaffairs.gov.au Du logger deg inn og fyller ut en visumsøknad Du legger ved nødvendig dokumentasjon, inkludert bevis på helseforsikring* Du betaler visumavgift Du må ikke møte til visumintervju, og resultatet mottas på epost
*Norge har en avtale med Australia, som gjør at norske studenter slipper å kjøpe helseforsikring (Overseas Student Health Cover). Norske studenter med støtte fra Lånekassen er nemlig dekket gjennom norsk folketrygd. Dokumentasjon på dette må lastes opp i visumsøknaden, og denne dokumentasjonen får man først tilsendt når søknaden til Lånekassen er behandlet. Det er derfor viktig å søke Lånekassen tidlig. Sjekk denne siden for mer informasjon om visumsøknaden: homeaffairs.gov.au
10
Visum til Japan For å søke visum til Japan må du først motta opptaksbrev og visumdokument (CoE).
Slik søker du: 1. 2. 3. 4.
Finn søknadsskjema på nettsidene til den japanske ambassaden, og fyll inn dette Møt opp på ambassaden i Oslo og lever søknaden din. Sett deg inn i hvilke dokumenter du må ha med Du kan bli bedt om intervju/sende inn mer dokumentasjon Når søknaden er ferdig behandlet må du hente passet ditt på ambassaden. Det tar vanligvis én uke fra du søker, til visumet er klart
Ta kontakt med den japanske ambassaden for utfyllende informasjon om søknadsprosessen.
11
Visum til Sør-Korea For å søke visum til Sør-Korea må du først motta opptaksbrev (Certificate of Admission).
Slik søker du: 1. 2. 3. 4. 5.
Henvend deg til den sør-koreanske ambassaden i Oslo for å få søknadsskjema. Søk om D-2-6-visum Sett deg inn i hvilke dokumenter som må legges ved Dersom du har et «single-entry» visum, er det ikke mulig å reise inn og ut av Sør-Korea under oppholdet før du har fått et «Alien Registration Card» i Seoul Ambassaden opererer med ulike visumavgifter, en for enkel innreise (single-entry) og en for flere inn- og utreiser (multiple-entry)
Ta kontakt med den sør-koreanske ambassaden for utfyllende informasjon om søknads prosessen.
12
Visum til Chile For å søke visum til Chile må du først motta opptaksbrev. Så snart du har fått bekreftet opptak kan du bestille legeattest, politiattest og fødselsattest, da det kan ta noen uker å få dette tilsendt. Kontakt Chiles ambassade for mer informasjon om visumsøknad: consulado@chile.no
13
Flybilletter Flybilletter er gjerne billigere jo tidligere man bestiller, og det kan være fristende å bestille tidlig. Vi anbefaler å vente til du har mottatt opptaksbrev, eller fått bekreftet på annet vis at du har fått opptak.
Ofte har man færre rettigheter når man har bestilt gjennom en uavhengig søkemotor, enn når man bestiller direkte på flyselskapets nettsider, så vær obs på dette.
14
Helseforsikring Europa For utveksling til Europa bør du bestille Europeisk helsetrygdkort. Dette kortet dokumenterer at du har rett til dekning av nødvendig helsehjelp i et annet EØS-land på samme vilkår som oppholdslandets egne statsborgere.
Helsetrygdkortet gir deg rett til dekning av nødvendig medisinsk behandling ved sykehus og/eller hos behandler som er tilknyttet det offentlige helsevesenet i det landet du opp holder deg. Du har rett til dekning på samme vilkår som landets innbyggere, og du må betale de samme egenandelene som dem. Helserettighetene du har etter EØS-avtalen er begrenset. Det er derfor viktig å ha en privat
reise forsikring i tillegg til helsetrygdkortet. Helsetrygdkortet dekker for eksempel ikke ut gifter til hjemreise når du er blitt syk eller utsatt for en ulykke. En reiseforsikring vil sikre deg mot utgifter som oppholdslandet ikke dekker, eller utgifter ved hjemreise. Bestill kortet gratis på helsenorge.no Det tar opptil 10 dager å motta kortet i posten.
15
Helseforsikring utenfor Europa For utveksling utenfor Europa har du helserettigheter gjennom Helfo dersom du er norsk statsborger, og får støtte fra Lånekassen. Så snart Lånekassen har innvilget søknaden om støtte for å studere i utlandet, vil du automatisk få et dokument/brev fra Helfo som bekrefter dine helserettigheter utenfor Norge.
Dokumentet vil bli sendt til din folkeregist rerte adresse. Det tar om lag 15 virkedager fra støtten er innvilget til du mottar bekreftelsen. I perioder vil det kunne ta lenger tid før du mottar bekreftelsen, og det er derfor viktig å søke Lånekassen tidlig.
Det er viktig å merke seg at dersom du har be hov for helsetjenester under studieoppholdet, må du legge ut for behandlingen selv og søke Helfo om refusjon i etterkant. Husk derfor å spare på kvitteringer og annen dokumentasjon.
16
Helseforsikring USA Studenter i USA med støtte fra Lånekassen og studenter med frivillig medlemskap i folketrygden, kan benytte den amerikanske forsikringsagenten Equian. Du må selv ta kontakt med Equian for å kunne benytte deg av tilbudet deres. Velger du å benytte Equian, må du benytte dem til alle dine helseutgifter i USA.
Dersom du velger å registrere deg hos Equian, kan Equian bekrefte overfor lærestedet ditt at du har dekning av helseutgifter under utenlandsoppholdet ditt. I de fleste tilfeller vil dekning gjennom Equian bli godtatt av lærestedet, og du vil bli fritatt fra å kjøpe forsikring gjennom dem. Det er imidlertid opp til lærestedet å akseptere dekning gjennom
Equian. Ved enkelte læresteder vil du måtte kjøpe en egen helseforsikring. Studenter som benytter Equian vil få et amerikansk kort som bekrefter retten til å få dekket utgifter ved sykdom. Du slipper da å legge ut selv hvis du får store utgifter ved sykdom. helsenorge.no
17
Reiseforsikring I tillegg til helseforsikring, oppfordrer vi alle til å bestille reiseforsikring. Flere læresteder i utlandet krever at du som utvekslingsstudent har ubegrenset dekning av kostnader knyttet til sykehusopphold og hjemtransport. Dette er ikke ivaretatt gjennom Europeisk helsetrygdkort eller folketrygden.
Det finnes mange tilbydere av reiseforsikring, men vi anbefaler ANSA (Association for Norwegian Students Abroad). Dette er en reise forsikring laget spesielt for studenter som skal på utveksling, og som dekker de kravene lærestedene i utlandet ofte stiller. Dersom du velger en annen forsikring, er det viktig at du setter deg inn i vilkårene. Legg spesielt
merke til at ordinær reiseforsikring ofte har en varighet på kun 45 dager i utlandet. Både helseforsikring og reiseforsikring er ditt ansvar, og ved å signere egenerklæring (se neste side) bekrefter du at du har satt deg inn i dette.
18
Egenerklæring Det er viktig at du sender inn uftyllt egen erklærings skjema til Internasjonalt kontor så snart all informasjon er tilgjengelig. Egen erklæringsskjemaet oppgir kontaktperson som høgskulen kan utveksle opplysninger med dersom uhellet skulle være ute, samt at vi får nøyaktige datoer for ditt utenlandsopphold.
Husk å oppdatere både familie og Høgskulen i Volda angående din nye adresse og telefon i utlandet. For HVO gjør du dette ved å registrere din utenlandske adresse som semesteradresse i Studentweb.
19
Pass Sjekk at du har gyldig pass i god tid før avreise. Noen land krever at passet er gyldig i en viss periode etter hjemreisedatoen. Det er viktig at du sjekker hva som gjelder dit du skal. Dersom du skal reise innom andre land på vei til eller
fra studiestedet dit, er det viktig at du sjekker at passet også er gyldig i disse landene. Ta kopi av passet før avreise i tilfelle passet blir borte eller blir stjålet.
20
Lånekassen Når du har fått opptak ved lærestedet i utlandet, kan du søke om lån og stipend hos Lånekassen. Det er viktig å søke tidlig om du skal på utveksling utenfor Europa, da du kan trenge forsikringsbeviset som utstedes (se mer informasjon på side 15).
Dersom du skal ta språkkurs eller betale skolepenger, må du laste opp bevis på dette. Les mer på nettsidene til Lånekassen om krav til dokumentasjon. Dersom du lurer på hvor mye du får utbetalt, eller fordelingen av lån og stipend, har Lånekassen utarbeidet en støttekalkulator: lanekassen.no/stottekalkulator Enkelte læresteder, spesielt i USA, ber om
bevis på finansiell støtte. Da kan du ofte bruke «foreløpig uttalelse om retten til støtte», et pdf-dokument du selv genererer på Lånekassen sine nettsider. Dette er ikke en søknad om støtte, men en generell beregning av hva du kan få. De samme reglene for omgjøring fra lån til stipend gjelder i utlandet som for Norge.
21
Forhåndsgodkjenning av emner En forhåndsgodkjenning er din bekreftelse på at emnene du tar i utlandet vil inngå i graden din ved HVO. Det er derfor veldig viktig at du gir beskjed dersom det skulle skje endringer etter at du har levert dette skjemaet.
Forhåndsgodkjenningsskjemaet skal signeres av deg, programansvarlig for ditt studie program, og i noen tilfeller Internasjonalt kontor. Det er ditt ansvar å innhente denne signaturen, men Internasjonalt kontor kan hjelpe til med å sende dokumentet til program ansvarlig. Skjemaet leveres til Internasjonalt kontor ferdig signert av begge parter før avreise, med mindre
du forventer endringer i emner ved ankomst. Det er mulig å levere forhåndsgodkjenning etter studiestart i utlandet, men det er veldig viktig å sørge for at man får emnene godkjent av programansvarlig i Volda før semesteret er i gang, og det er for sent å gjøre endringer. Studenter som reiser på utveksling med Erasmus har et eget skjema for for hånds godkjenning – se neste side.
22
Erasmus+ huskeliste For deg som reiser på utveksling med Erasmusprogrammet, er det noen ekstra ting å huske på. Du vil få epost med utfyllende informasjon om Erasmusprogrammet. Utbetaling av stipend vil avhenge av at dokumentasjon er levert innenfor gitte frister. 20% av stipendet holdes tilbake, og utbetales etter endt opphold.
Før avreise
Etter hjemkomst
Grant Agreement
OLS-test del 2
OLS-test del 1
Rapport til Erasmus+
Learning Agreement
Rapport til Internasjonalt kontor Confirmation of Stay (kun ved
Under oppholdet
endringer i oppholdslengde)
Learning Agreement – endringer
Karakterutskrift til Internasjonalt
Confirmation of Arrival
kontor
Betale semesteravgift til HVO Semesterregistrering ved HVO Oppdatere utenlandsk adresse i Studentweb
23
Utenom Erasmus+ huskeliste For deg som reiser på utveksling utenfor Europa, eller til en institusjon i Europa som ikke har Erasmusavtale, er det også noen ting å huske på.
Før avreise Forhåndsgodkjenning
Etter hjemkomst Rapport til Internasjonalt kontor Karakterutskrift til Internasjonalt
Under oppholdet
kontor
Betale semesteravgift til HVO Semesterregistrering ved HVO Oppdatere utenlandsk adresse i Studentweb Vi godtar originale karakterutskrifter på papir, og elektroniske karakterutskrifter som sendes direkte til oss fra verts institusjonen. Vi tar dessverre ikke imot elektroniske karakter utskrifter sendt fra studenten. Det er ditt ansvar å sørge for at karakterutskrift
blir sendt til Internasjonalt kontor. Husk å sjekke med vertsinstitusjonen din om dette sendes automatisk, eller om det er noe du må bestille. Ved enkelte læresteder, spesielt i USA, er det vanlig at karakterutskriften koster penger.
24
Sikkerhet i utlandet Reiseregistrering – et anbefalt tilbud til norske reisende som ønsker å registrere kontaktopplysningene sine hos Utenriksdepartementet. Dette gjør det lettere for dem å kontakte deg i tilfelle noe alvorlig skulle skje der du er. reiseregistrering.no
Kopi av pass og billetter – ta med deg kopi av pass og billett, og legg gjerne igjen en kopi hjemme hos dine pårørende. Vaksiner – sjekk i god tid før avreise med lege, lokalt helsesenter, eller Folkehelseinstituttet (fhi.no) om du trenger vaksiner, eller bør ta andre medisinske forholdsregler. Forsikring – ta med bevis på forsikring. Reiser du til Europa bør du alltid ha med deg europeisk helsetrygdkort.
Sjømannskirken – Høgskulen i Volda har en beredskapsavtale med Sjømannskirken. Last gjerne ned appen deres (Nødnummer), da har du alltid lokale nødnummer og informasjon om forsikring lett tilgjengelig. Sikresiden – her får du forebyggende opplæring og råd om hva du skal gjøre i en krisesituasjon. Du finner også viktige telefonnummer til nødetatene og Securitas, som har ansvar for vakthold ved Høgskulen i Volda.
25
Nødsituasjon Akutte tilfeller Ring det lokale nødummeret! Du kan notere nummeret her: ________________________
Sjømannskirken har erfaring og kompetanse på oppfølging av mennesker når ulykker og kriser rammer i utlandet. Døgnåpen beredskapstelefon: +47 951 19 181
UDs operative senter har en døgnåpen beredskapstelefon: +47 239 50 000. En av senterets viktigste oppgaver er å håndtere nødsamtaler som rettes til utenriksstasjonene utenfor ordinære åpningstid.
Mindre alvorlige tilfeller Kontakt Internasjonalt kontor ved vertsinstitusjonen din. Lytt til informasjonen som gis, og følg de råd som blir gitt med tanke på sikkerhet. Du kan notere nummeret her: ______________________
Kontakt Internasjonalt kontor ved HVO på vår beredskapstelefon: +47 994 70 351 Ta gjerne et bilde av denne siden som du lagrer på telefonen din!
26
Inspirer andre til å reise! Del gjerne opplevelsene dine, og hjelp oss med å få flere til å velge utveksling. INSTAGRAM – tagg bildene dine med #hivolda FACEBOOK – Del bilder og videoer på @hvoutland
27
Kontakt Du kan kontakte oss under hele oppholdet på utveksling@hivolda.no. Hvis du har behov for å prate, vil vi gjerne at du ringer på +47 70 07 52 32. Du kan også sende oss en e-post, så ringer vi deg tilbake. Dersom du er i et land der telefonregningen kan bli høy, har vi også mulighet for å ringe via Skype.
28
hivolda.no/utveksling