CONTROL DE GESTION Por Luis García Blanes La dirección significa una constante toma de decisiones, cuyo conjunto es la gestión, para tomar decisiones hay que estar informado sobre: • Lo que pasa en cada momento: información veraz y oportuna • Lo que se quiere que ocurra: Planes – Objetivos • Lo que puede pasar: Establecer escenarios y previsiones. CONTROL: 1. Operación en la que mediante la comparación de resultados realmente logrados con las previsiones, se tiende a modificar la acción administrativa a fin de acercar la marcha de la organización a sus objetivos. El control afecta el futuro de la empresa, no el pasado. Sobre este no hay control posible, pero de su análisis puede obtenerse experiencia. 2. EL control no debe confundirse con acción policial o en inmiscuirse el jefe en las cuestiones de detalle del subordinado. Debe basarse en la confianza partiendo del principio que el personal reúne todas las cualidades para el desempeño de sus funciones y pone todo su entusiasmo en su trabajo. Bajo este supuesto, el control delata los obstáculos no previstos o los inconvenientes inesperados, permitiendo: • Asegurar el éxito de la organización • Valorar los esfuerzos de cada individuo, evitando que pasen desapercibidos. • Garantizar el éxito profesional individual. Un buen control exige una buena dirección como condición previa necesaria. Solo así se crea el ambiente de confianza en que debe basarse. EN tales condiciones se puede implantar un sistema de control. El Autocontrol implica que los subordinados tienen sentido de responsabilidad de su propia tarea y vigilan con interés la marcha de la misma. El control exige la existencia de un planeamiento que haya fijado unas previsiones de resultados, punto base de la comparación y del buen reparto o coordinación de medios disponibles. ELEMENTOS DE CONTROL (Patrones de medida) El obligar a que los hechos sucedan conforme a los planes, significa localizar a las personas responsables de las desviaciones negativas con relación a las normas establecidas, asegurando la adopción de las medidas necesarias para corregir el curso de la acción. Vemos pues que el control de las cosas se logra por el control del personal. Los elementos de todo proceso de control son los siguientes: 1. Promulgar patrones de medida (P) 2. Comprobar los resultados obtenidos ( R )
3. Adopción de medidas correctivas, partiendo de una desviación D, entre P y R. P – R = +/ D Es decir las desviaciones positivas o negativas que resulten en cada caso. REQUISITOS DE LOS PATRONES Para que sean efectivos deben estar adaptados a las necesidades individuales de cada organización. Cada caso requerirá un trato distinto. Hay que procurar que los patrones sean sencillos. 1. Deben reflejar aspectos generales (en principio). Sin embargo hay detalles altamente significativos que permiten a través de ellos un control general. El grado de precisión necesario no es el mismo en todas las actividades. 2. Los controles deben atender especialmente a las excepciones. Las excepciones a la norma prevista con las que deben modificarse y, por tanto, constituyen el objeto basico del control. 3. Los controles deben ser rápidos. Deben estar disponibles a tiempo para la toma de decisiones. 4. Los controles deben ser rentables. Los índices deben elegirse de forma tal que el coste de obtener lo datos sea inferior a los costes evitados por la acción correctiva que facilita el control. ACEPTACION POR PARTE DE LOS SUBORDINADOS Los patrones deben ser entendidos y aceptados por toda la organización, si tienen que servir a su finalidad de marcar un curso de acción y facilitar la corrección de las desviaciones que se puedan producir. Pero para que sean aceptados deben ser razonables. EL éxito depende más del conocimiento común y la consiguiente aceptación de los objetivos que del mantenimiento de unas riendas tensas durante el desarrollo cotidiano de las actividades encaminadas a la consecución de dichos objetivos. Esto se consigue si: