HKPA - SMART S YSTEM U SER M ANUAL
H O N G KO N G P L AYG RO U N D A S S O C I AT I O N SMART SYSTEM
香港遊樂場協會 會員及活動管理系統 User Manual 用戶手冊
Date: December 2011 Updated: 29th November, 2012 Prepared by : Hong Kong Playground Association – Information Technology Department
P AGE 1
HKPA - SMART S YSTEM U SER M ANUAL
前言
…………………………………………………………… P5
帳戶管理
…………………………………………………………… P5
用戶權限 - 列表
…………………………………………………………… P6-P7
新會員流程
……………………………………………………………
P8
查詢豁免會籍流程 ……………………………………………………………
P9
新增活動(興趣班)流程
新活動(活動)流程 ……………………………………………………………
財政(申請預支(AC101))流程
…………………………………………… P14
財政(申請預支(AC102))流程
…………………………………………… P15-P16
續會流程
暫停/恢復會籍流程
註銷收據流程
……………………………………………………………
P19
興趣班 - 程序總表 ……………………………………………………………
P20
活動 - 程序總表
……………………………………………………………
P21
前線 - 程序總表
……………………………………………………………
P22
社工 - 程序總表
……………………………………………………………
P23
文職 - 程序總表
……………………………………………………………
P24
IC - 程序總表
……………………………………………………………
P25
督導主任 - 程序總表
會計 - 程序總表
……………………………………………………………
P27
會員資料管理
……………………………………………………………
P28
……………………………………………………
P10-P11 P12-P13
…………………………………………………………………… P17
M01 新會員
M02 續會
M03 更新會員資料
M04 搜尋會員資料
……………………………………………………………
……………………………………………………
P AGE 2
P26
P18
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M05 暫停/恢復會籍
M06 退會/註銷
M07 導出會員資料
M08 查詢豁免會籍
活動資料管理
……………………………………………………………
P01 新增活動
P02 更改活動計劃
P03 推出活動
P04 活動推介
P05 報名
P06 出席記錄
P07 退出活動
P08 活動報告
P09 核准報告
P10 搜尋活動資料
P11 暫停活動
P12 更改負責人
P13 確認新活動
報表
………………………………………………………… P35
R01 興趣班退款申請表/簽收記錄 R02 活動退款申請表/簽收記錄 R03 會員費/雜項退款申請表/簽收記錄
個別單位設定
………………………………………………………… P36
S01 會費設定
S02 增加義工組別
P AGE 3
P31
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財政
………………………………………………………… P37
F01 申請預支(AC101)
F02 處理預支申請
F03 處理收支(AC102)
F04 存款記錄
F05 每日收帳匯總表
F06 雜項收入
F07 活動贊助
F08 個別活動每月收入總表(AC115)
F09 列印未發收據
F10 重印收據
F11 註銷收據
F12 搜尋收據
F13 收據列印摘要
F14 退款處理
W01 更改密碼
………………………………………………………… P41
L01 登出
E01 收費系統故障指引 ………………………………………………………
附錄
………………………………………………………… P42
………………………………………………………… P44
處理興趣班包封程序準則 1
增進準則 1
增進準則 2
增進準則 3
P AGE 4
P43
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前言 SMART System 是香港遊樂埸協會引入的電腦管理會員 及活動資料系統,把計劃籌辦活 動的項目工作全面電腦化。同時新設計電腦化會員証以環保設計為主 ,能使用多年,並可配 合中心資訊亭查核會員資料和檢視己參加之 活動。活動資料系統使推出活動和埋數工作 的流程得以增加效率同準確性,並將預算表,計劃書和報告等文件電子化。
帳戶管理 每位 SMART 系統使用者均有一個特定之帳戶, 使用者有責任適當管理其密碼。如有需要, 可由中心主任重置帳戶密碼或致電總會查詢。 使用者收到帳戶後請自行修改密碼,如同工離職亦需刪除其帳戶,以防止會員資料外洩。
用戶組分別 為『系統管理員』 ,『總幹事』,『督導主任』,『中心主任』,『會計』,『文 員』,『社工』,『前線人員』。
P AGE 5
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用戶權限 - 列表 Central Admin Unit User Group Function 1 會員資料管理 1.1 新會員 1.2 續會 1.3 更新會員資料 1.4 搜尋會員資料 1.5 暫停/恢復會籍 1.6 退會/註銷 1.7 導出會員資料 1.8 查詢會藉 2 活動資料管理 2.1 新增活動 2.2 更改活動計劃 2.3 推出活動 2.4 活動推介 2.5 報名 2.6 出席記錄 2.7 退出活動 2.8 活動報告 2.9 核准報告 2.10 搜尋活動資料 2.11 暫停活動 2.12 更改負責人 2.13 確認新活動 2.14 取消活動 3 財政 3.1 處理預支申請 3.2 申請預支(AC101) 3.3 處理收支(AC102) 3.4 存款記錄 3.5 每日收帳匯總表 3.6 雜項收入 3.7 活動贊助
Admin 系統主 管
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General Secretar y 總幹事
Account 會計
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Service Unit User Group
督導主任
Centre In Charge 中心主任
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Supervisor
P AGE 6
Frontline 前線人員
Clerk 文員
Social Worker 社工
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HKPA - SMART S YSTEM U SER M ANUAL Central Admin Unit User Group Function 3.8 活動結算 3.9 逾期提交收支報告 3.10 個別活動每月收入 總表 ( AC115 ) 3.11 重印正式收據 3.12 列印未發收據 3.13 重印收據 3.14 註銷收據 3.15 搜尋收據 3.16 退款處理 3.17 收據列印摘要 4 報表 4.1 興趣班退款申請表/ 簽收記錄 4.2 活動退款申請表/ 簽收記錄 4.3 會員費/雜項退款 申請表/簽收記錄 5 系統用戶管理 5.1 新用戶 5.2 搜尋用戶資料 5.3 更新用戶資料 5.4 刪除用戶資料 6 服務單位管理 6.1 新服務單位 6.2 查看單位資料 6.3 更新單位資料 6.4 刪除單位資料 7 個別單位設定 7.1 會費設定 7.2 增加義工組別 8 總覽 8.1 更改密碼
Admin 系統主 管
General Secretar y 總幹事
Account 會計
Service Unit User Group
督導主任
Centre In Charge 中心主任
Supervisor
Frontline 前線人員
Clerk 文員
Social Worker 社工
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P AGE 7
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新會員流程
1. 新會員。 2. 必須填寫, 有關資料。 註: 綜援編號 (選『豁免會費』、亦需選擇『低收入家庭/贈送會籍』、如贈送會 籍、 必須在備註欄列明原因) 。 註: CSSA 沒有收據。
P AGE 8
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3. 列印收據。 4. 同工輸入會員其他詳細資料(更新會員資料) 。 (退會/註銷) 可參閱會員資料管理 M06。 (補証) (需在『雜項收入』進行) 可參閱財政 F06。
查詢豁免會籍流程
1. 查詢豁免會籍。 2. 輸入入會日期/續會日期、剔『豁免會費』。 3. 列印 (按檔案>列印) 。
P AGE 9
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新增活動(興趣班)流程
P AGE 10
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1. 新增活動。 2. 活動形式: 興趣班。 3. 必須填寫, 有關資料。 註: 名額(名稱) (對象: 例 4-10 歲會員/CSSA/長者...)。 註: 總節數 (填數目: 例 4 , 等於 4 日/4 節, 必須與輸出節數一樣)。 4. 不需填寫『第二部份: 活動其他資料』。 註: 職員/義工人數, 需填寫。
P AGE 11
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5. 必須填寫『填寫預算表』，併按『提交予核准』。 註: 如沒有實際預算,只需要輸入項目為『NIL』,金額為『0』。 6. IC 推出活動。 註: 活動完結後，檢查是否已存款/出席記錄/出導師費，才處理興趣班包封程序。
P AGE 12
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新活動(活動)流程
1. 新增活動。 2. 活動形式: 活動。 3. 必須填寫, 有關資料。 註: 名額(名稱) (對象: 例 4-10 歲會員/CSSA/長者...)。 註: 總節數 (填數目: 例 4 , 等於 4 日/4 節, 必須與輸出節數一樣)。 4. 填寫 『第二部份: 活動其他資料』。 註: 職員/義工人數, 需填寫。
P AGE 13
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5. 必須填寫，日期及其他資料 (等於節數)。 6. 必須填寫 『填寫預算表』及按『提交予核准』。 註: 如沒有實際預算,只需要輸入項目為『NIL』,金額為『0』。 在預算收入項目中,請按活動需要輸入預收算入金額。 7. IC 推出活動。 8. 負責人: 申請預支(AC101) (可參考申請預支(AC101)流程)。
P AGE 14
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財政(申請預支(AC101))流程
1. 申請預支(AC101)。 2. 填寫金額、收款人、支票抬頭及金額(支票抬頭, 儘量與收款人一樣)。 註: 如需修改, 項目/金額…, 負責人在『處理預支申請』作修改及儲存。 3. IC 核准(AC101), 剔 IC 核准預支申請,『儲存』及『確認』。(處理預支申請) 4. 督導主任核准, 剔督導主任核准預支申請,『儲存』及『確認』。(處理預支申請)
P AGE 15
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5. 會計部, 處理/核准申請。(處理預支申請)
財政(處理預支(AC102))流程
1. 處理收支(AC102)前,要檢查 AC101 是否已完成所有流程, 如沒有預支亦要申請 AC101 項 目為『NIL』及金額為『0』, 否則未能達到會計程序要求。 2. 填寫金額、單據號碼、收款人及剔『完成活動收支記錄,予主任核准』, 『儲存』及『確認』。 註: 如出現『活動檢討報告未核准, 不可完成活動收支記錄』。 必須先做活動報告(活動檢討)和存款記錄。
P AGE 16
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3. IC 核准, 剔『完成活動收支核准,予督導主任核准』,『儲存』及『確認』。 註: IC 需先核准報告, 才核准 AC102。 4. 督導主任核准, 剔『完成活動收支核准,予會計覆核』,『儲存』及『確認』。 5. 會計部, 剔『完成活動收支覆核』,『儲存』及『確認』。
P AGE 17
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續會流程
1. 續會。 2. 會籍(會費)* 須選擇回適當會籍及有效日期 。 註: 逾期 1 年, 需當新會員登記。 3. 列印收據。
P AGE 18
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暫停/恢復會籍流程
1. 暫停/恢復會籍 。 2. 輸入會員編號/姓名/條碼編號，搜尋。 3. 暫停: 輸入會籍狀況暫停日期及備註；按『暫停』及『確認』。 4. 恢復: 輸入會籍狀況恢復日期及備註；按『暫停』及『確認』。
P AGE 19
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註銷收據流程
1. 註銷收據 2. 必須輸入其中一項，會員/活動編號/收據號碼，搜尋。 3. 註銷: 必須輸入註銷原因；按『註銷』及『確認』。 註: 收據已存款, 不能註銷。 註: 註銷收據, 必須『人手錯誤』才可註銷。
P AGE 20
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興趣班 - 程序總表
P AGE 21
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活動 - 程序總表
P AGE 22
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前線 - 程序總表
P AGE 23
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社工 - 程序總表
P AGE 24
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文職 - 程序總表
P AGE 25
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IC - 程序總表
P AGE 26
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督導主任 - 程序總表
P AGE 27
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會計 - 程序總表
P AGE 28
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會員資料管理 M01 新會員 1. 於新會員頁面內輸入新增會員的基本資料。(必須填寫有* 的欄位) 2. 點擊『 儲存 』新增。 3. 按『 確認 』完成新增，或按『 修改 』返回。 4. 按『 列印收據 』列印收費收據。 5. 如列印成功，請點選“成功”；如列印失敗，請點選“失敗”，及必須填上失敗原因，才 能按 『 重新列印 』再嘗試列印。( 如列印成功，則不能再重新列印。) 註: 如剔『豁免會費』，需選擇輸入『綜緩號碼』、『低收入家庭』或『贈送會籍』，是 沒有收據列印。
M02 續會 1. 輸入要尋找會員的編號、姓名或會藉狀況。(* 欲以會員編號或姓名搜尋，請輸入完整 的編號或姓名。) 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋資料。 3. 於搜尋結果中, 點擊會員名稱進入會員資料頁。你亦可按重新搜尋會員。（如搜尋的 是有效會籍，即代表會籍並未屆滿，暫無須替會員辦理續會手續。） 4. 選取合適的會籍，並輸入新會籍的開始日期及有效期，然後按『 繼續 』。 5. 按『 確認 』完成續會，或按『 修改 』返回。 6.按『 列印收據 』列印續會收據。
P AGE 29
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M03 更新會員資料 1. 輸入要尋找會員的編號、姓名或條碼編號。(欲以會員編號或姓名搜尋，必須輸入完整 的編號或姓名) 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋資料。 3. 在合適的結果中，點選其中文姓名進入會員資料頁。
M04 搜尋會員資料 1. 輸入要尋找會員的編號、姓名或條碼編號等有關資料。 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋條件。 3. 在合適的結果中，點選其會員中文姓名進入會員資料頁。 4. 系統會顯示該會員的個人資料，資料只供參考而不能更改。
M05 暫停/恢復會籍 1. 輸入要暫停/恢復會籍的會員編號、姓名或條碼編號。(欲以會員編號或姓名搜尋，請 輸入完整的編號或姓名) 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋條件。 3. 在合適的結果中，點選其中文姓名進入會員資料版面。如顯示的會員會籍狀況為“有效 ”，你只能選擇暫停其會籍。如顯示的會員會籍狀況為“暫停”，你只能選擇恢復其會籍。 暫停會籍 1. 必須輸入會籍暫停日期及填寫備註一欄。再按『 暫停 』暫停其會籍。 2. 按『 確認 』完成，或按『 修改 』作出更改。 恢復會籍 1. 必須輸入會籍恢復日期及填寫備註一欄。再按『 恢復 』恢復其會籍。 2. 按『 確認 』完成，或按『修改』作出更改。
P AGE 30
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M06 退會/註銷 退會 1. 輸入退會原因、終止會籍日期、備註等資料，完成後按『 退會』。 2. 如已輸入的資料正確，按『 確認 』儲存；或按『 修改 』回到上一頁作出修改。 註銷 1. 按『註銷』，如沒修改，直接按『確認』。 註: 『註銷』後，會員所有資料，已刪除，必須謹慎。 M07 導出會員資料 1. 選取要導出的資料。 2. 按『 導出資料 』導出會員資料。(挑選基本資料將導出所有會員資料，使用後請刪除 檔案，確保資料不會外洩) 3. 系統會顯示符合所選條件的會員資料數量，並已製成文字檔。按下連結下載會員資料。 4. 如需要合併列印，開啟文字檔，需另存新檔為 97-2003 MS Excel 檔。
M08 查詢豁免會籍 1. 在會員資料管理，選『查詢豁免會籍』。 2. 輸入入會/續會日期、性別、會籍類形、豁免會費等資料，按『 搜尋 』制。 3. 完成『查詢豁免會籍』。
P AGE 31
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活動資料管理 P01 新增活動 活動/興趣班： 1. 由活動負責人輸入活動資料, 有*項目為必須輸入。當完成後,系統自動提供 - 儲存編號。 2. 按『繼續』；輸入，第二部份 : 活動其他資料 (*如興趣班不用填寫,直接按『繼續』) 3. 完成後，按『繼續』；輸入，第三部份 : 活動程序 / 時間表 4. 完成後，按『儲存』顯示“活動資料”所有資料，如核對無誤可按『確認』並獲得 (儲 存編號)。 5. 如顯示 “活動資料成功儲存”後，直接按『填寫預算表』，填寫有關預算支出。 6. 完成後，按『儲存』及『確認』。 7. 顯示 “活動預算表儲存成功”，按『提交予核准』，交給 IC 核准。 *** 活 動 / 興 趣 班 ， 需 填 寫 『 填 寫 預 算 表 』 ， 如 沒 有 實 際 預 算 , 只 需 要 輸 入 項 目 為 『NIL』,金額為『0』，在預算收入項目中,請按活動需要輸入預收算入金額。按『提交 予核准』，交給 IC 待核准(推出活動)。
P02 更改活動計劃 核准前：
P AGE 32
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1. 活動在 IC 核准前，均由活動負責人修改，如修改需輸入『儲存編號：XXXX』，即可 修改活動資料。 已核准： 2. 如活動已核准，已有活動編號(中心簡稱+年份+XXXX)，將不能修改活動名稱、預算 表、收費(只能增加)等內容，如需修改活動仍可由主任或授權人士進行。 *** 最底會顯示修改人、日期、時間...
P03 推出活動 1. IC/督導主任，在活動資料管理，點選『推出活動 』，即可查看“ 待核實之活動 ”的所 有清單，並可核准及修改其活動計劃書、預算等資料。 2. 已核准的活動，獲得系統自動提供“ 活動編號(中心簡稱+年份+xxxx) ”，並即時接受 活動『報名』。 3. 不核准的活動，必須輸入『備註』原因及『確定』；活動即退回負責人。 *** 已核准活動，負責人不能修改『活動名稱、名額的名稱、預算表、收費(只可增加)』。 *** 活動負責人，必須常自行查看活動，是否已核准。
P04 活動推介 1. 可查詢協會其他單位的活動。可查閱“ 活動名稱、活動編號、開始日期、接受報名日 期、類別、推行形式、節數、名額、人數、負責人、舉行狀況 ”等資料。 2. 如有跨區中心的會員，到該中心報活動，同工可點選『報名』進入活動後，輸入會員 編號/條碼，以正常報名方法，可報活動。
P05 報名 1. 活動報名可由所有權限用戶進行，按『報名』輸入『活動編號』即可報名，亦可按 『搜尋』由選單選所需報活動。
P AGE 33
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2. 進入活動後，如會員報名，輸入會員編號/條碼，按『搜尋』核實資料，選收費、付 款方式及名額等資料；按『登記』及無誤後按『確認』，按『列印收據』。 3. 如非會員報名，有*項目為必須填寫，選收費、付款方式及名額等資料；按『登記』 及無誤後按『確認』，按『列印收據』。 4. 登記後，『瀏覽報名名單』即時顯示參加者，活動名額亦自動減少。 *** 會員/跨區會員/非會員，報名方法也是一樣。 *** 當餘額顯示為 1 名時，請按『F5』一次，確保名額為正確。 *** 如收費為$0，沒有收據。
P06 出席記錄 1. 每節/活動完成後，活動負責人需輸入有關活動出席記錄(如原定舉行日期有變,請更新 實際舉行日期)。 2. 如超過一個同工負責此活動，請輸入協助職員及服務人數。
P07 退出活動 1. 在『活動資料管理』選『退出活動』，輸入*其中一項，按『搜尋』。 2. 進入資料後，如活動負責人許可，可由他人補上；如沒有，不用填寫。 3. 需在『備註』輸入原因、按『儲存』及『確認』，如有更改按『修改』。 *** 『退出活動』是不會退款。 *** 『報名名單』會顯示參加者為『退出活動』。
P08 活動報告 1. 活動完成後，由活動負責人填寫『活動檢討』，輸入報告資料；按『提交』，交給 IC 核准報告。 *** 必須輸入『出席記錄』、『存款記錄』。
P AGE 34
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*** 如只『儲存』，IC 不能核准報告。
P09 核准報告 核准報告，可由 IC、督導主任或授權人士進行核准。 1. 在活動資料管理，選『核准報告』，選所需活動(狀況顯示為“已提交報告”)，進行核准。
P10 搜尋活動資料 1. 所有系統使用者均可搜尋活動資料。
P11 暫停活動 活動可由中心主任或授權人士進行。輸入活動編號，即可暫停活動。 (*儲存編號，需輸入 『活動名稱』)
1. 點選所需活動，按『暫停/恢復活動』制，必須 填 寫『原因 *』，按『暫停活動』及 『確認』。 2. 暫停活動等於即時暫停報名，活動狀況為暫停，活動仍未取消。 3. 故暫不能註銷收據，需轉為『恢復活動』。 *** 恢復活動程序也是一樣。
P12 更改負責人 1. 更改活動負責人，可由 IC 或授權人士進行。但服務輸出數字要重新輸入。
P13 確認新活動 1. 確認新活動，由督導主任或授權人士進行確認活動。
P AGE 35
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報表 R01 興趣班退款申請表/簽收記錄 1. 用戶需輸入，*必須填寫資料，按『搜尋』。 2. 出現 PDF 檔，需列印報表。 *** 退款前，需先退出活動，後退款。 *** 此權限為文員、IC 及督導主任，才可退款。
R02 活動退款申請表/簽收記錄 1. 用戶需輸入，*必須填寫資料，按『搜尋』。 2. 出現 PDF 檔，需列印報表。 *** 退款前，需先退出活動，後退款。 *** 此權限為文員、IC 及督導主任，才可退款。
P AGE 36
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R03 會員費/雜項退款申請表/簽收記錄 1. 用戶需輸入，*必須填寫資料，按『搜尋』。 2. 出現 PDF 檔，需列印報表。 *** 此權限為文員、IC 及督導主任，才可退款。
個別單位設定 S01 會費設定 1. 更改會費設定，可由單位的活動負責人、中心主任或授權人士進行。
S02 增加義工組別 1. 更改義工組別設定，可由單位的活動負責人、中心主任或授權人士進行。
P AGE 37
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財政 F01 申請預支(AC101) 1. 活動負責人，選『申請預支(AC101)』，輸入活動編號/直接按『搜尋』填寫申請項目 資料。 2. 收款人* 及支票抬頭，支票抬頭必須填寫活動負責人姓名/導師姓名(會計部-支票給予 活動負責人/導師)；填寫金額也必須一樣。 3. 按『儲存』及『確認』；顯示“ 申請項目成功儲存 ”。 *** 申 請 預 支 (AC101) 前 ， 必 須 有 “ 活 動 編 號 ( 中 心 簡 稱 + 年 份 +xxxx) ” ， 才 可 申 請 AC101。 *** 中間位置『查看已處理/處理中申請』制，可查看活動申請多少次 AC101/批核情況。
P AGE 38
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F02 處理預支申請 此功能，分 IC、督導主任及會計部，批核使用及活動負責人修改預支申請。 1. IC 選『處理預支申請』，選該核准活動，進入及查閱活動，如沒問題，剔『 IC 核准 預支申請』、按『儲存』及『確認』，顯示“ 預支項目成功儲存 ”。 2. 督導主任選『處理預支申請』，選該核准活動，進入及查閱活動，如沒問題，剔『督 導主住核准預支申請』、按『儲存』及『確認』，顯示“ 預支項目成功儲存 ”。 3. 會計部選『處理預支申請』，選該核准活動，進入及查閱活動，如沒問題，選『處理 中/確認』按『儲存』及『確認』。 4. 如有修改，退回活動負責人，在『處理預支申請』，修改該活動的預支申請內金額並 按『儲存』。 *** 活動負責人在『處理預支申請』，可查看活動申請 AC101 批核情況及修改預支申請 內金額。 *** 小提示: 由於活動太多，可在板面按『Ctrl+F』，輸入活動編號，做快速搜尋。 *** 當會計部，選『確認』代表完成出支票；同時活動亦會不見。
F03 處理收支(AC102) 1. 活動負責人，在處理收支(AC102)，填寫活動 AC102 的資料、剔『已完成活動收支記 錄，予主任核准 』、 『儲存』及『確認』。 2. 中心主任，在處理收支(AC102)，選該活動，查看活動收支、剔『已完成活動收支核 准，予督導主任核准』、 『儲存』及『確認』批核完成。 3. 督導主任，在處理收支(AC102)，選該活動，查看活動收支、剔『已完成活動收支核 准，予會計覆核』、 『儲存』及『確認』批核完成。 4. 會計部，在處理收支(AC102)，選該活動， 查 看活動收支、剔『已完成活動收支覆 核』、 『儲存』及『確認』批核完成。 *** 收款人*必須輸入活動負責人姓名/導師姓名，因會計部的支票是給予同工/導師。 *** 當會計部剔『已完成活動收支覆核』，代表整個流程完成，活動會消失。 *** 小提示: 由於 AC102 太多，可在板面按『Ctrl+F』，輸入活動編號，做快速搜尋。
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*** 小提示: 其他實際收入項目如未收取之款項應剔右手方格。 F04 存款記錄 1. 此功能，只有可處理財政權限同工使用，用以紀錄每筆銀行入帳。 *** 存款日期，以銀行入數紙日期。 *** 所有收據經存款記錄入數後將不能註銷。
F05 每日收帳匯總表 1. 用戶可搜尋存款資料，e.g 可按照收款日期、存款日期、活動編號等資料。 *** 中心須每日列印當日的匯總表，每月埋數需給予會計部。
F06 雜項收入 1. 由文員同工輸入，有*項目為必要輸入內容。(註 : 交款者* 是輸入交款人名稱 (不是同工 名稱))
2. 完成後，按『儲存』及按『確認』。如：有錯誤，可按『修改』資料。 3. 按『 列印收據 』，將雜項收入收據給予交款人。 *** 『備註』與『雜項類別』一樣。 F07 活動贊助 1. 由文員同工輸入，有*項目為必要輸入內容，可同時輸入活動編號並按『核實』，確認 是否贊助這活動。(註: 贊助者* 是輸入贊助人名稱。) 2. 完成後，按『儲存』及按『確認』。如：有錯誤，可按『修改』資料。 3. 按『 列印收據 』，將列印活動贊助收據，交給贊助人。 *** 活動贊助亦可於 AC102 埋數後輸入活動，e.g 學校贊助、賽馬會等等。
F08 個別活動每月收入總表(AC115) 1. 系統用戶輸入年度，活動形式編號，收款日期等資料，有*項目為必須輸入。
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2. 按『搜尋』。 3. 按『 檔案 』中『 列印 』，列印 AC115，交回會計部。
F09 列印未發收據 1. *必須填寫其中一項。 2. 在“收據類型”，選擇菜單的其中一項，按『搜尋』。 3. 點選“收據編號”。 4. 按『列印收據』，列印收據。如搜尋別的收據，可按『搜尋結果』、『重新搜尋』。
F10 重印收據 1. *必須填寫其中一項。 2. 輸入完成後，按『搜尋』。 3. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 4. 在重印原因位置，必須輸入原因。 5. 按『列印收據』，列印收據。 6. 需搜尋別的重印收據，可按『搜尋結果』、『重新搜尋』。
F11 註銷收據 1. *必須填寫其中一項。 2. 在“收據類型”，選擇菜單的其中一項，按『搜尋』。 3. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 4. 按『註銷』，註：必須輸入，註銷原因。 5. 出現“註銷確認”視窗，按『確認』，註銷已完成。需搜尋其他的註銷，可按『搜尋結 果』、『重新搜尋』繼續。 *** 『註銷收據』必須是人手錯誤，才可註銷。
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*** 所有收據經存款記錄入數後將不能註銷。
F12 搜尋收據 1. 可輸入其中一項，按『搜尋』。 2. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 3. 出現“收據詳情”視窗，只供參考，不能修改。
F13 收據列印摘要 1. 可輸入其中一項，按『搜尋』。 2. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 3. 出現“收據詳情”視窗，只供參考，不能修改。 4. 如需列印，按“檔案”中的“列印”，可列印出來。
F14 退款處理 1. * 必須填寫，按『搜尋』。(註: 交款者 *必須填寫同工姓名) 2. 按『儲存』及『確認』。點交款者 *選“收據編號”或“活動/會員編號”。 3. 出現“退款項目成功儲存”視窗，退款程序完成。 *** 需在『報表』選列印適合退款申請表/簽收記錄表。
更改密碼 W01 更改密碼 1. 輸入新的密碼後，按『確認』。 2. 完成更改密碼。
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登出 L01 登出 1. 按『登出』，確保安全登出系統。
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E01 收費系統故障指引
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附錄 處理興趣班包封程序準則 1
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活動資料管理
當興趣班完結，完成與導師費拆帳後，方可遞交活動檢討報告。
完成遞交「活動報告」並選擇「達成」，並按提交。 待 IC 完成[核准報告]。 財政
注意事項
確定已輸入所有出席記錄和存款記錄。
當完成厘清所有 導師費用 ，方可進行興趣班包封的工序。 負責興趣班同事請每季定期檢查興趣班是否已完成包封程序。
增進準則 1 財政
所有收據經存款記錄入數後將不能註銷。
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增進準則 2
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會員資料管理
『新會員』當選會籍費用後、可選擇豁免會費，有三選一:
『綜緩編號 、低收入家庭 ，贈送會籍』 活動資料管理
『新增活動』新增活動形式只可選擇『活動』或『興趣班』。
『活動』或『興趣班』名額名稱分 4 類項目，用作不同收生需要。 『活動報告』增加總服務人次項目，用作非報名性質記錄。 『搜尋活動資料』
出席表將會顯示補上人姓名和移除退出人姓名。
活動編號將同時顯示(P) 或(C) 會計序號。 『報名』活動資料備註，付款方式、收費類別及報名備註將列印在報名 收條 財政
『處理預支申請 AC101』 『處理收支 AC102』所有(活動及財政)將由 三層轉為四層批核程序 (增加督導主任樓層)。 只有活動負責人可以更新或提交預支申請和處理收支。 『預支申請 AC101』加入 20 行支票抬頭姓名，供會計同工開發支票。 『退款處理』報表將會顯示退款金額及備註 『報表』AC115 報表將會顯示付款方式, 收費類別及報名收條備註。 AC102 報表將會顯示職員及義工人數及活動贊助收款資料。
增進準則 3
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活動資料管理
『暫停及取消』暫停及取消功能分開項目處理。
『活動預算表』提交予核准前一定要輸入計劃書內預算表, 包括活動及 興趣班,如沒有實際預算,只需要輸入項目”NIL”,金額”0”。 『出席記錄』自動計算已選出席學員。(系統自動更新服務人數當按下 儲存鍵,但只有效於一位職員分類) 『活動檢討報告及計劃書』當列印活動檢討報告及計劃書後,右上方將 會顯示 F001、F002 字樣。 『會員留位』列印留位回條已更新。 『確認新活動』取消督導主任確認新活動才可以處理 AC102,督導主任 可日後處理。
財政
『申請預支 AC101』活動未推出，系統不允許提交。 『收款人』右邊加“備註”欄。 『預算收支報告(AC101)』可列印於搜尋活動資料。
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