Smart system user manual 291112

HKPA - SMART S YSTEM U SER M ANUAL

H O N G KO N G P L AYG RO U N D A S S O C I AT I O N SMART SYSTEM

香港遊樂場協會 會員及活動管理系統 User Manual 用戶手冊

Date: December 2011 Updated: 29th November, 2012 Prepared by : Hong Kong Playground Association – Information Technology Department

P AGE 1

HKPA - SMART S YSTEM U SER M ANUAL

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前言

…………………………………………………………… P5

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帳戶管理

…………………………………………………………… P5

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用戶權限 - 列表

…………………………………………………………… P6-P7

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新會員流程

……………………………………………………………

P8

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查詢豁免會籍流程 ……………………………………………………………

P9

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新增活動(興趣班)流程

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新活動(活動)流程 ……………………………………………………………

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財政(申請預支(AC101))流程

…………………………………………… P14

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財政(申請預支(AC102))流程

…………………………………………… P15-P16

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續會流程



暫停/恢復會籍流程

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註銷收據流程

……………………………………………………………

P19

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興趣班 - 程序總表 ……………………………………………………………

P20

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活動 - 程序總表

……………………………………………………………

P21

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前線 - 程序總表

……………………………………………………………

P22

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社工 - 程序總表

……………………………………………………………

P23

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文職 - 程序總表

……………………………………………………………

P24

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IC - 程序總表

……………………………………………………………

P25

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督導主任 - 程序總表

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會計 - 程序總表

……………………………………………………………

P27

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會員資料管理

……………………………………………………………

P28

……………………………………………………

P10-P11 P12-P13

…………………………………………………………………… P17

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M01 新會員

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M02 續會

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M03 更新會員資料



M04 搜尋會員資料

……………………………………………………………

……………………………………………………

P AGE 2

P26

P18

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M05 暫停/恢復會籍

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M06 退會/註銷

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M07 導出會員資料



M08 查詢豁免會籍

活動資料管理

……………………………………………………………

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P01 新增活動



P02 更改活動計劃



P03 推出活動



P04 活動推介



P05 報名



P06 出席記錄



P07 退出活動



P08 活動報告



P09 核准報告



P10 搜尋活動資料



P11 暫停活動



P12 更改負責人



P13 確認新活動

報表

………………………………………………………… P35

 R01 興趣班退款申請表/簽收記錄  R02 活動退款申請表/簽收記錄  R03 會員費/雜項退款申請表/簽收記錄 

個別單位設定

………………………………………………………… P36



S01 會費設定



S02 增加義工組別

P AGE 3

P31

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財政

………………………………………………………… P37



F01 申請預支(AC101)



F02 處理預支申請



F03 處理收支(AC102)



F04 存款記錄



F05 每日收帳匯總表



F06 雜項收入



F07 活動贊助



F08 個別活動每月收入總表(AC115)



F09 列印未發收據



F10 重印收據



F11 註銷收據



F12 搜尋收據



F13 收據列印摘要



F14 退款處理

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W01 更改密碼

………………………………………………………… P41



L01 登出



E01 收費系統故障指引 ………………………………………………………



附錄

………………………………………………………… P42

………………………………………………………… P44

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處理興趣班包封程序準則 1



增進準則 1



增進準則 2



增進準則 3

P AGE 4

P43

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 前言 SMART System 是香港遊樂埸協會引入的電腦管理會員 及活動資料系統,把計劃籌辦活 動的項目工作全面電腦化。同時新設計電腦化會員証以環保設計為主 ,能使用多年,並可配 合中心資訊亭查核會員資料和檢視己參加之 活動。活動資料系統使推出活動和埋數工作 的流程得以增加效率同準確性,並將預算表,計劃書和報告等文件電子化。

 帳戶管理 每位 SMART 系統使用者均有一個特定之帳戶, 使用者有責任適當管理其密碼。如有需要, 可由中心主任重置帳戶密碼或致電總會查詢。 使用者收到帳戶後請自行修改密碼,如同工離職亦需刪除其帳戶,以防止會員資料外洩。

用戶組分別 為『系統管理員』 ,『總幹事』,『督導主任』,『中心主任』,『會計』,『文 員』,『社工』,『前線人員』。

P AGE 5

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 用戶權限 - 列表 Central Admin Unit User Group Function 1 會員資料管理 1.1 新會員 1.2 續會 1.3 更新會員資料 1.4 搜尋會員資料 1.5 暫停/恢復會籍 1.6 退會/註銷 1.7 導出會員資料 1.8 查詢會藉 2 活動資料管理 2.1 新增活動 2.2 更改活動計劃 2.3 推出活動 2.4 活動推介 2.5 報名 2.6 出席記錄 2.7 退出活動 2.8 活動報告 2.9 核准報告 2.10 搜尋活動資料 2.11 暫停活動 2.12 更改負責人 2.13 確認新活動 2.14 取消活動 3 財政 3.1 處理預支申請 3.2 申請預支(AC101) 3.3 處理收支(AC102) 3.4 存款記錄 3.5 每日收帳匯總表 3.6 雜項收入 3.7 活動贊助

Admin 系統主 管

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General Secretar y 總幹事

Account 會計

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Service Unit User Group

督導主任

Centre In Charge 中心主任

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Supervisor

P AGE 6

Frontline 前線人員

Clerk 文員

Social Worker 社工

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HKPA - SMART S YSTEM U SER M ANUAL Central Admin Unit User Group Function 3.8 活動結算 3.9 逾期提交收支報告 3.10 個別活動每月收入 總表 ( AC115 ) 3.11 重印正式收據 3.12 列印未發收據 3.13 重印收據 3.14 註銷收據 3.15 搜尋收據 3.16 退款處理 3.17 收據列印摘要 4 報表 4.1 興趣班退款申請表/ 簽收記錄 4.2 活動退款申請表/ 簽收記錄 4.3 會員費/雜項退款 申請表/簽收記錄 5 系統用戶管理 5.1 新用戶 5.2 搜尋用戶資料 5.3 更新用戶資料 5.4 刪除用戶資料 6 服務單位管理 6.1 新服務單位 6.2 查看單位資料 6.3 更新單位資料 6.4 刪除單位資料 7 個別單位設定 7.1 會費設定 7.2 增加義工組別 8 總覽 8.1 更改密碼

Admin 系統主 管

General Secretar y 總幹事

Account 會計

Service Unit User Group

督導主任

Centre In Charge 中心主任

Supervisor

Frontline 前線人員

Clerk 文員

Social Worker 社工

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P AGE 7

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 新會員流程

1. 新會員。 2. 必須填寫, 有關資料。 註: 綜援編號 (選『豁免會費』、亦需選擇『低收入家庭/贈送會籍』、如贈送會 籍、 必須在備註欄列明原因) 。 註: CSSA 沒有收據。

P AGE 8

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3. 列印收據。 4. 同工輸入會員其他詳細資料(更新會員資料) 。 (退會/註銷) 可參閱會員資料管理 M06。 (補証) (需在『雜項收入』進行) 可參閱財政 F06。

 查詢豁免會籍流程

1. 查詢豁免會籍。 2. 輸入入會日期/續會日期、剔『豁免會費』。 3. 列印 (按檔案>列印) 。

P AGE 9

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 新增活動(興趣班)流程

P AGE 10

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1. 新增活動。 2. 活動形式: 興趣班。 3. 必須填寫, 有關資料。 註: 名額(名稱) (對象: 例 4-10 歲會員/CSSA/長者...)。 註: 總節數 (填數目: 例 4 , 等於 4 日/4 節, 必須與輸出節數一樣)。 4. 不需填寫『第二部份: 活動其他資料』。 註: 職員/義工人數, 需填寫。

P AGE 11

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5. 必須填寫『填寫預算表』，併按『提交予核准』。 註: 如沒有實際預算,只需要輸入項目為『NIL』,金額為『0』。 6. IC 推出活動。 註: 活動完結後，檢查是否已存款/出席記錄/出導師費，才處理興趣班包封程序。

P AGE 12

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 新活動(活動)流程

1. 新增活動。 2. 活動形式: 活動。 3. 必須填寫, 有關資料。 註: 名額(名稱) (對象: 例 4-10 歲會員/CSSA/長者...)。 註: 總節數 (填數目: 例 4 , 等於 4 日/4 節, 必須與輸出節數一樣)。 4. 填寫 『第二部份: 活動其他資料』。 註: 職員/義工人數, 需填寫。

P AGE 13

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5. 必須填寫，日期及其他資料 (等於節數)。 6. 必須填寫 『填寫預算表』及按『提交予核准』。 註: 如沒有實際預算,只需要輸入項目為『NIL』,金額為『0』。 在預算收入項目中,請按活動需要輸入預收算入金額。 7. IC 推出活動。 8. 負責人: 申請預支(AC101) (可參考申請預支(AC101)流程)。

P AGE 14

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 財政(申請預支(AC101))流程

1. 申請預支(AC101)。 2. 填寫金額、收款人、支票抬頭及金額(支票抬頭, 儘量與收款人一樣)。 註: 如需修改, 項目/金額…, 負責人在『處理預支申請』作修改及儲存。 3. IC 核准(AC101), 剔 IC 核准預支申請,『儲存』及『確認』。(處理預支申請) 4. 督導主任核准, 剔督導主任核准預支申請,『儲存』及『確認』。(處理預支申請)

P AGE 15

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5. 會計部, 處理/核准申請。(處理預支申請)

 財政(處理預支(AC102))流程

1. 處理收支(AC102)前,要檢查 AC101 是否已完成所有流程, 如沒有預支亦要申請 AC101 項 目為『NIL』及金額為『0』, 否則未能達到會計程序要求。 2. 填寫金額、單據號碼、收款人及剔『完成活動收支記錄,予主任核准』, 『儲存』及『確認』。 註: 如出現『活動檢討報告未核准, 不可完成活動收支記錄』。 必須先做活動報告(活動檢討)和存款記錄。

P AGE 16

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3. IC 核准, 剔『完成活動收支核准,予督導主任核准』,『儲存』及『確認』。 註: IC 需先核准報告, 才核准 AC102。 4. 督導主任核准, 剔『完成活動收支核准,予會計覆核』,『儲存』及『確認』。 5. 會計部, 剔『完成活動收支覆核』,『儲存』及『確認』。

P AGE 17

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 續會流程

1. 續會。 2. 會籍(會費)* 須選擇回適當會籍及有效日期 。 註: 逾期 1 年, 需當新會員登記。 3. 列印收據。

P AGE 18

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 暫停/恢復會籍流程

1. 暫停/恢復會籍 。 2. 輸入會員編號/姓名/條碼編號，搜尋。 3. 暫停: 輸入會籍狀況暫停日期及備註；按『暫停』及『確認』。 4. 恢復: 輸入會籍狀況恢復日期及備註；按『暫停』及『確認』。

P AGE 19

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 註銷收據流程

1. 註銷收據 2. 必須輸入其中一項，會員/活動編號/收據號碼，搜尋。 3. 註銷: 必須輸入註銷原因；按『註銷』及『確認』。 註: 收據已存款, 不能註銷。 註: 註銷收據, 必須『人手錯誤』才可註銷。

P AGE 20

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 興趣班 - 程序總表

P AGE 21

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 活動 - 程序總表

P AGE 22

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 前線 - 程序總表

P AGE 23

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 社工 - 程序總表

P AGE 24

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 文職 - 程序總表

P AGE 25

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 IC - 程序總表

P AGE 26

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 督導主任 - 程序總表

P AGE 27

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 會計 - 程序總表

P AGE 28

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 會員資料管理 M01 新會員 1. 於新會員頁面內輸入新增會員的基本資料。(必須填寫有* 的欄位) 2. 點擊『 儲存 』新增。 3. 按『 確認 』完成新增，或按『 修改 』返回。 4. 按『 列印收據 』列印收費收據。 5. 如列印成功，請點選“成功”；如列印失敗，請點選“失敗”，及必須填上失敗原因，才 能按 『 重新列印 』再嘗試列印。( 如列印成功，則不能再重新列印。) 註: 如剔『豁免會費』，需選擇輸入『綜緩號碼』、『低收入家庭』或『贈送會籍』，是 沒有收據列印。

M02 續會 1. 輸入要尋找會員的編號、姓名或會藉狀況。(* 欲以會員編號或姓名搜尋，請輸入完整 的編號或姓名。) 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋資料。 3. 於搜尋結果中, 點擊會員名稱進入會員資料頁。你亦可按重新搜尋會員。（如搜尋的 是有效會籍，即代表會籍並未屆滿，暫無須替會員辦理續會手續。） 4. 選取合適的會籍，並輸入新會籍的開始日期及有效期，然後按『 繼續 』。 5. 按『 確認 』完成續會，或按『 修改 』返回。 6.按『 列印收據 』列印續會收據。

P AGE 29

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M03 更新會員資料 1. 輸入要尋找會員的編號、姓名或條碼編號。(欲以會員編號或姓名搜尋，必須輸入完整 的編號或姓名) 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋資料。 3. 在合適的結果中，點選其中文姓名進入會員資料頁。

M04 搜尋會員資料 1. 輸入要尋找會員的編號、姓名或條碼編號等有關資料。 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋條件。 3. 在合適的結果中，點選其會員中文姓名進入會員資料頁。 4. 系統會顯示該會員的個人資料，資料只供參考而不能更改。

M05 暫停/恢復會籍 1. 輸入要暫停/恢復會籍的會員編號、姓名或條碼編號。(欲以會員編號或姓名搜尋，請 輸入完整的編號或姓名) 2. 按『 搜尋 』顯示搜尋結果，或按『 重置 』重新輸入搜尋條件。 3. 在合適的結果中，點選其中文姓名進入會員資料版面。如顯示的會員會籍狀況為“有效 ”，你只能選擇暫停其會籍。如顯示的會員會籍狀況為“暫停”，你只能選擇恢復其會籍。 暫停會籍 1. 必須輸入會籍暫停日期及填寫備註一欄。再按『 暫停 』暫停其會籍。 2. 按『 確認 』完成，或按『 修改 』作出更改。 恢復會籍 1. 必須輸入會籍恢復日期及填寫備註一欄。再按『 恢復 』恢復其會籍。 2. 按『 確認 』完成，或按『修改』作出更改。

P AGE 30

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M06 退會/註銷 退會 1. 輸入退會原因、終止會籍日期、備註等資料，完成後按『 退會』。 2. 如已輸入的資料正確，按『 確認 』儲存；或按『 修改 』回到上一頁作出修改。 註銷 1. 按『註銷』，如沒修改，直接按『確認』。 註: 『註銷』後，會員所有資料，已刪除，必須謹慎。 M07 導出會員資料 1. 選取要導出的資料。 2. 按『 導出資料 』導出會員資料。(挑選基本資料將導出所有會員資料，使用後請刪除 檔案，確保資料不會外洩) 3. 系統會顯示符合所選條件的會員資料數量，並已製成文字檔。按下連結下載會員資料。 4. 如需要合併列印，開啟文字檔，需另存新檔為 97-2003 MS Excel 檔。

M08 查詢豁免會籍 1. 在會員資料管理，選『查詢豁免會籍』。 2. 輸入入會/續會日期、性別、會籍類形、豁免會費等資料，按『 搜尋 』制。 3. 完成『查詢豁免會籍』。

P AGE 31

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 活動資料管理 P01 新增活動 活動/興趣班： 1. 由活動負責人輸入活動資料, 有*項目為必須輸入。當完成後,系統自動提供 - 儲存編號。 2. 按『繼續』；輸入，第二部份 : 活動其他資料 (*如興趣班不用填寫,直接按『繼續』) 3. 完成後，按『繼續』；輸入，第三部份 : 活動程序 / 時間表 4. 完成後，按『儲存』顯示“活動資料”所有資料，如核對無誤可按『確認』並獲得 (儲 存編號)。 5. 如顯示 “活動資料成功儲存”後，直接按『填寫預算表』，填寫有關預算支出。 6. 完成後，按『儲存』及『確認』。 7. 顯示 “活動預算表儲存成功”，按『提交予核准』，交給 IC 核准。 *** 活 動 / 興 趣 班 ， 需 填 寫 『 填 寫 預 算 表 』 ， 如 沒 有 實 際 預 算 , 只 需 要 輸 入 項 目 為 『NIL』,金額為『0』，在預算收入項目中,請按活動需要輸入預收算入金額。按『提交 予核准』，交給 IC 待核准(推出活動)。

P02 更改活動計劃 核准前：

P AGE 32

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1. 活動在 IC 核准前，均由活動負責人修改，如修改需輸入『儲存編號：XXXX』，即可 修改活動資料。 已核准： 2. 如活動已核准，已有活動編號(中心簡稱+年份+XXXX)，將不能修改活動名稱、預算 表、收費(只能增加)等內容，如需修改活動仍可由主任或授權人士進行。 *** 最底會顯示修改人、日期、時間...

P03 推出活動 1. IC/督導主任，在活動資料管理，點選『推出活動 』，即可查看“ 待核實之活動 ”的所 有清單，並可核准及修改其活動計劃書、預算等資料。 2. 已核准的活動，獲得系統自動提供“ 活動編號(中心簡稱+年份+xxxx) ”，並即時接受 活動『報名』。 3. 不核准的活動，必須輸入『備註』原因及『確定』；活動即退回負責人。 *** 已核准活動，負責人不能修改『活動名稱、名額的名稱、預算表、收費(只可增加)』。 *** 活動負責人，必須常自行查看活動，是否已核准。

P04 活動推介 1. 可查詢協會其他單位的活動。可查閱“ 活動名稱、活動編號、開始日期、接受報名日 期、類別、推行形式、節數、名額、人數、負責人、舉行狀況 ”等資料。 2. 如有跨區中心的會員，到該中心報活動，同工可點選『報名』進入活動後，輸入會員 編號/條碼，以正常報名方法，可報活動。

P05 報名 1. 活動報名可由所有權限用戶進行，按『報名』輸入『活動編號』即可報名，亦可按 『搜尋』由選單選所需報活動。

P AGE 33

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2. 進入活動後，如會員報名，輸入會員編號/條碼，按『搜尋』核實資料，選收費、付 款方式及名額等資料；按『登記』及無誤後按『確認』，按『列印收據』。 3. 如非會員報名，有*項目為必須填寫，選收費、付款方式及名額等資料；按『登記』 及無誤後按『確認』，按『列印收據』。 4. 登記後，『瀏覽報名名單』即時顯示參加者，活動名額亦自動減少。 *** 會員/跨區會員/非會員，報名方法也是一樣。 *** 當餘額顯示為 1 名時，請按『F5』一次，確保名額為正確。 *** 如收費為$0，沒有收據。

P06 出席記錄 1. 每節/活動完成後，活動負責人需輸入有關活動出席記錄(如原定舉行日期有變,請更新 實際舉行日期)。 2. 如超過一個同工負責此活動，請輸入協助職員及服務人數。

P07 退出活動 1. 在『活動資料管理』選『退出活動』，輸入*其中一項，按『搜尋』。 2. 進入資料後，如活動負責人許可，可由他人補上；如沒有，不用填寫。 3. 需在『備註』輸入原因、按『儲存』及『確認』，如有更改按『修改』。 *** 『退出活動』是不會退款。 *** 『報名名單』會顯示參加者為『退出活動』。

P08 活動報告 1. 活動完成後，由活動負責人填寫『活動檢討』，輸入報告資料；按『提交』，交給 IC 核准報告。 *** 必須輸入『出席記錄』、『存款記錄』。

P AGE 34

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*** 如只『儲存』，IC 不能核准報告。

P09 核准報告 核准報告，可由 IC、督導主任或授權人士進行核准。 1. 在活動資料管理，選『核准報告』，選所需活動(狀況顯示為“已提交報告”)，進行核准。

P10 搜尋活動資料 1. 所有系統使用者均可搜尋活動資料。

P11 暫停活動 活動可由中心主任或授權人士進行。輸入活動編號，即可暫停活動。 (*儲存編號，需輸入 『活動名稱』)

1. 點選所需活動，按『暫停/恢復活動』制，必須 填 寫『原因 *』，按『暫停活動』及 『確認』。 2. 暫停活動等於即時暫停報名，活動狀況為暫停，活動仍未取消。 3. 故暫不能註銷收據，需轉為『恢復活動』。 *** 恢復活動程序也是一樣。

P12 更改負責人 1. 更改活動負責人，可由 IC 或授權人士進行。但服務輸出數字要重新輸入。

P13 確認新活動 1. 確認新活動，由督導主任或授權人士進行確認活動。

P AGE 35

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 報表 R01 興趣班退款申請表/簽收記錄 1. 用戶需輸入，*必須填寫資料，按『搜尋』。 2. 出現 PDF 檔，需列印報表。 *** 退款前，需先退出活動，後退款。 *** 此權限為文員、IC 及督導主任，才可退款。

R02 活動退款申請表/簽收記錄 1. 用戶需輸入，*必須填寫資料，按『搜尋』。 2. 出現 PDF 檔，需列印報表。 *** 退款前，需先退出活動，後退款。 *** 此權限為文員、IC 及督導主任，才可退款。

P AGE 36

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R03 會員費/雜項退款申請表/簽收記錄 1. 用戶需輸入，*必須填寫資料，按『搜尋』。 2. 出現 PDF 檔，需列印報表。 *** 此權限為文員、IC 及督導主任，才可退款。

 個別單位設定 S01 會費設定 1. 更改會費設定，可由單位的活動負責人、中心主任或授權人士進行。

S02 增加義工組別 1. 更改義工組別設定，可由單位的活動負責人、中心主任或授權人士進行。

P AGE 37

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 財政 F01 申請預支(AC101) 1. 活動負責人，選『申請預支(AC101)』，輸入活動編號/直接按『搜尋』填寫申請項目 資料。 2. 收款人* 及支票抬頭，支票抬頭必須填寫活動負責人姓名/導師姓名(會計部-支票給予 活動負責人/導師)；填寫金額也必須一樣。 3. 按『儲存』及『確認』；顯示“ 申請項目成功儲存 ”。 *** 申 請 預 支 (AC101) 前 ， 必 須 有 “ 活 動 編 號 ( 中 心 簡 稱 + 年 份 +xxxx) ” ， 才 可 申 請 AC101。 *** 中間位置『查看已處理/處理中申請』制，可查看活動申請多少次 AC101/批核情況。

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F02 處理預支申請 此功能，分 IC、督導主任及會計部，批核使用及活動負責人修改預支申請。 1. IC 選『處理預支申請』，選該核准活動，進入及查閱活動，如沒問題，剔『 IC 核准 預支申請』、按『儲存』及『確認』，顯示“ 預支項目成功儲存 ”。 2. 督導主任選『處理預支申請』，選該核准活動，進入及查閱活動，如沒問題，剔『督 導主住核准預支申請』、按『儲存』及『確認』，顯示“ 預支項目成功儲存 ”。 3. 會計部選『處理預支申請』，選該核准活動，進入及查閱活動，如沒問題，選『處理 中/確認』按『儲存』及『確認』。 4. 如有修改，退回活動負責人，在『處理預支申請』，修改該活動的預支申請內金額並 按『儲存』。 *** 活動負責人在『處理預支申請』，可查看活動申請 AC101 批核情況及修改預支申請 內金額。 *** 小提示: 由於活動太多，可在板面按『Ctrl+F』，輸入活動編號，做快速搜尋。 *** 當會計部，選『確認』代表完成出支票；同時活動亦會不見。

F03 處理收支(AC102) 1. 活動負責人，在處理收支(AC102)，填寫活動 AC102 的資料、剔『已完成活動收支記 錄，予主任核准 』、 『儲存』及『確認』。 2. 中心主任，在處理收支(AC102)，選該活動，查看活動收支、剔『已完成活動收支核 准，予督導主任核准』、 『儲存』及『確認』批核完成。 3. 督導主任，在處理收支(AC102)，選該活動，查看活動收支、剔『已完成活動收支核 准，予會計覆核』、 『儲存』及『確認』批核完成。 4. 會計部，在處理收支(AC102)，選該活動， 查 看活動收支、剔『已完成活動收支覆 核』、 『儲存』及『確認』批核完成。 *** 收款人*必須輸入活動負責人姓名/導師姓名，因會計部的支票是給予同工/導師。 *** 當會計部剔『已完成活動收支覆核』，代表整個流程完成，活動會消失。 *** 小提示: 由於 AC102 太多，可在板面按『Ctrl+F』，輸入活動編號，做快速搜尋。

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*** 小提示: 其他實際收入項目如未收取之款項應剔右手方格。 F04 存款記錄 1. 此功能，只有可處理財政權限同工使用，用以紀錄每筆銀行入帳。 *** 存款日期，以銀行入數紙日期。 *** 所有收據經存款記錄入數後將不能註銷。

F05 每日收帳匯總表 1. 用戶可搜尋存款資料，e.g 可按照收款日期、存款日期、活動編號等資料。 *** 中心須每日列印當日的匯總表，每月埋數需給予會計部。

F06 雜項收入 1. 由文員同工輸入，有*項目為必要輸入內容。(註 : 交款者* 是輸入交款人名稱 (不是同工 名稱))

2. 完成後，按『儲存』及按『確認』。如：有錯誤，可按『修改』資料。 3. 按『 列印收據 』，將雜項收入收據給予交款人。 *** 『備註』與『雜項類別』一樣。 F07 活動贊助 1. 由文員同工輸入，有*項目為必要輸入內容，可同時輸入活動編號並按『核實』，確認 是否贊助這活動。(註: 贊助者* 是輸入贊助人名稱。) 2. 完成後，按『儲存』及按『確認』。如：有錯誤，可按『修改』資料。 3. 按『 列印收據 』，將列印活動贊助收據，交給贊助人。 *** 活動贊助亦可於 AC102 埋數後輸入活動，e.g 學校贊助、賽馬會等等。

F08 個別活動每月收入總表(AC115) 1. 系統用戶輸入年度，活動形式編號，收款日期等資料，有*項目為必須輸入。

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2. 按『搜尋』。 3. 按『 檔案 』中『 列印 』，列印 AC115，交回會計部。

F09 列印未發收據 1. *必須填寫其中一項。 2. 在“收據類型”，選擇菜單的其中一項，按『搜尋』。 3. 點選“收據編號”。 4. 按『列印收據』，列印收據。如搜尋別的收據，可按『搜尋結果』、『重新搜尋』。

F10 重印收據 1. *必須填寫其中一項。 2. 輸入完成後，按『搜尋』。 3. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 4. 在重印原因位置，必須輸入原因。 5. 按『列印收據』，列印收據。 6. 需搜尋別的重印收據，可按『搜尋結果』、『重新搜尋』。

F11 註銷收據 1. *必須填寫其中一項。 2. 在“收據類型”，選擇菜單的其中一項，按『搜尋』。 3. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 4. 按『註銷』，註：必須輸入，註銷原因。 5. 出現“註銷確認”視窗，按『確認』，註銷已完成。需搜尋其他的註銷，可按『搜尋結 果』、『重新搜尋』繼續。 *** 『註銷收據』必須是人手錯誤，才可註銷。

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*** 所有收據經存款記錄入數後將不能註銷。

F12 搜尋收據 1. 可輸入其中一項，按『搜尋』。 2. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 3. 出現“收據詳情”視窗，只供參考，不能修改。

F13 收據列印摘要 1. 可輸入其中一項，按『搜尋』。 2. 點選“收據編號”或“活動/會員編號”。 3. 出現“收據詳情”視窗，只供參考，不能修改。 4. 如需列印，按“檔案”中的“列印”，可列印出來。

F14 退款處理 1. * 必須填寫，按『搜尋』。(註: 交款者 *必須填寫同工姓名) 2. 按『儲存』及『確認』。點交款者 *選“收據編號”或“活動/會員編號”。 3. 出現“退款項目成功儲存”視窗，退款程序完成。 *** 需在『報表』選列印適合退款申請表/簽收記錄表。

 更改密碼 W01 更改密碼 1. 輸入新的密碼後，按『確認』。 2. 完成更改密碼。

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 登出 L01 登出 1. 按『登出』，確保安全登出系統。

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 E01 收費系統故障指引

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附錄  處理興趣班包封程序準則 1

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活動資料管理

當興趣班完結，完成與導師費拆帳後，方可遞交活動檢討報告。

完成遞交「活動報告」並選擇「達成」，並按提交。 待 IC 完成[核准報告]。 財政

注意事項

確定已輸入所有出席記錄和存款記錄。

當完成厘清所有 導師費用 ，方可進行興趣班包封的工序。 負責興趣班同事請每季定期檢查興趣班是否已完成包封程序。

 增進準則 1 財政

所有收據經存款記錄入數後將不能註銷。

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 增進準則 2

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會員資料管理

『新會員』當選會籍費用後、可選擇豁免會費，有三選一:

『綜緩編號 、低收入家庭 ，贈送會籍』 活動資料管理

『新增活動』新增活動形式只可選擇『活動』或『興趣班』。

『活動』或『興趣班』名額名稱分 4 類項目，用作不同收生需要。 『活動報告』增加總服務人次項目，用作非報名性質記錄。 『搜尋活動資料』

出席表將會顯示補上人姓名和移除退出人姓名。

活動編號將同時顯示(P) 或(C) 會計序號。 『報名』活動資料備註，付款方式、收費類別及報名備註將列印在報名 收條 財政

『處理預支申請 AC101』 『處理收支 AC102』所有(活動及財政)將由 三層轉為四層批核程序 (增加督導主任樓層)。 只有活動負責人可以更新或提交預支申請和處理收支。 『預支申請 AC101』加入 20 行支票抬頭姓名，供會計同工開發支票。 『退款處理』報表將會顯示退款金額及備註 『報表』AC115 報表將會顯示付款方式, 收費類別及報名收條備註。 AC102 報表將會顯示職員及義工人數及活動贊助收款資料。

 增進準則 3

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活動資料管理

『暫停及取消』暫停及取消功能分開項目處理。

『活動預算表』提交予核准前一定要輸入計劃書內預算表, 包括活動及 興趣班,如沒有實際預算,只需要輸入項目”NIL”,金額”0”。 『出席記錄』自動計算已選出席學員。(系統自動更新服務人數當按下 儲存鍵,但只有效於一位職員分類) 『活動檢討報告及計劃書』當列印活動檢討報告及計劃書後,右上方將 會顯示 F001、F002 字樣。 『會員留位』列印留位回條已更新。 『確認新活動』取消督導主任確認新活動才可以處理 AC102,督導主任 可日後處理。

財政

『申請預支 AC101』活動未推出，系統不允許提交。 『收款人』右邊加“備註”欄。 『預算收支報告(AC101)』可列印於搜尋活動資料。

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