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Roberto Lopes Sócio na área de Contratos do escritório Cabanellos Schuh Advogados Associados
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or muito tempo, o mundo corporativo não deu a devida atenção à adequada e organizada gestão dos contratos comerciais, os quais são formalizados pelas empresas cotidianamente com seus fornecedores, distribuidores, revendedores, representantes e prestadores entre outros. Por muito tempo, as empresas preocuparam-se, basicamente, com o seu ‘core business’, com grandes esforços na negociação dos contratos e deixando de lado a sua gestão, quanto ao desenvolvimento de mecanismos para o seu controle e acompanhamento. Todavia, de uns tempos para cá, tem-se constatado uma preocupação cada vez maior, por parte dos empresários de todos os setores da economia, em adequar essa gestão e esforçar-se para escolher não apenas o melhor fornecedor, distribuidor, revendedor, representante e prestador, mas, principalmente, estabelecer mecanismos de controle para a completa e perfeita execução daqueles contratos que os vinculam a eles. Como é sabido, todo negócio requer a existência de um contrato. O que, por muito tempo, não era sabido por todos, era o fato de que o custo decorrente de uma má gestão dos contratos, ou um mau acompanhamento no curso da 38
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A importância da gestão de contratos no mundo corporativo execução desses contratos, poderia ensejar prejuízos de grande monta para as corporações. Por gestão dos contratos, para fins deste artigo, tem-se aquele conjunto de procedimentos e controles estabelecidos pela empresa com o objetivo de administrar de forma correta e eficaz as variáveis envolvidas na contratação de qualquer tipo de contrato, desde a fase pré-contratual (tratativas, proposta e negociação), passando pela fase contratual (execução do contrato, propriamente dito) até a sua fase pós-contratual (consistente na responsabilidade remanescente das partes após a sua conclusão). Diante disso, vê-se um número crescente de empresas buscando uma assessoria jurídica preventiva, com o objetivo de não apenas negociar os contratos de forma adequada, mas também de estabelecer mecanismos internos de controles que sejam eficientes para a perfeita execução deles. O acompanhamento ao longo da execução dos contratos comerciais é importantíssimo para qualquer empresa, haja vista o fato de os contratos disporem sobre as partes envolvidas e as responsabilidades de cada uma delas; os prazos estipulados e as respectivas penalidades, no caso do seu descumprimento ou do cumprimento ex-
temporâneo; a forma como deve se dar a renovação ou o que deve ser feito no caso de interesse em extinguir imediatamente o vínculo; a forma de comunicação estabelecida e os casos que poderão ensejar o rompimento da relação. Enfim, a vida da empresa está fortemente representada nos seus contratos. Nesse passo, é necessário conhecer os termos do contrato e fazer o referido acompanhamento, justamente para se evitar que pequenos descumprimentos venham a ensejar perdas representativas, não apenas sob o ponto de vista financeiro (mediante a aplicação de multas contratuais pecuniárias), mas também estratégico (mediante o rompimento de contrato estrategicamente importante, por culpa que lhe seja atribuída). Através da correta adequação da gestão dos contratos comerciais, as empresas deixam de se tornar reféns das pessoas que nela trabalham. Muito já se viu, no mundo corporativo, grandes corporações tornarem-se reféns de profissionais de determinadas áreas estratégicas, que não poderiam sair da corporação, sob pena de tal fato acarretar prejuízos, por vezes, incalculáveis. No setor específico da gestão dos contratos, isso também é muito comum. Não
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apenas nas pequenas e médias corporações, mas também em grandes corporações, que possuem volumes de centenas de contratos formalizados por semana, isso acontece. O estabelecimento de uma gestão de contratos, com a fixação de mecanismos de controle, a definição de fluxogramas organizados e que operem naturalmente dentro das corporações, faz com que esse tipo de situação seja mitigado, profissionalizando-se a gestão e ficando dependente não mais das pessoas que estão na operação, mas do fluxo estabelecido, o qual é sempre passível de ajustes, de acordo com as necessidades que são apresentadas pelo mercado onde a empresa está inserida. Nesse particular, não há dúvida alguma de que é preferível ficar refém de um sistema customizado pela empresa para ela própria, o qual poderá ser ajustado sempre que necessário, do que de um executivo que originalmente preparou e negociou os contratos e que, por um contexto qualquer, deixou de ser importante para a empresa, senão pelo conhecimento que possui da operação. Quando se retira esse tipo de responsabilidade dos ombros de uma pessoa e se coloca dentro de um sistema ‘despersonificado’, perde-se a consciência, subjetiva, da gestão, mas se ganha, e muito, com o estabelecimento de critérios objetivos desde a negociação do contrato, passando por sua estruturação e o estabelecimento de políticas internas da empresa sobre determinados temas e determinadas cláusulas contratuais, sua execução e os mecanismos de controle para evitar surpresas, até a sua conclusão. Dependendo do tipo de contrato, estabelece-se, ainda, dentro desse sistema de gestão um controle sobre a fase pós- contratual, fixando-se as responsabilidades a ele inerentes no momento em que o contrato já foi consumado, mas ainda segue gerando efeitos às partes envolvidas.
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A partir do momento em que a empresa estabelece essa gestão mais profissionalizada e sistêmica dos seus contratos, ela passa a poder estabelecer, objetivamente, graus de criticidade para cada tipo de negócio e prazos para a definição de determinados temas, informações que serão importantes na condução do negócio, na medida em que apontarão, por exemplo, de forma direta, onde estão os maiores riscos e quais são as áreas da empresa mais sensíveis. Além disso, por meio da gestão de contratos também se permite um melhor controle da contingência da empresa, na medida em que se estabelecem mecanismos para apontar os riscos envolvidos em cada fase do contrato, orientando o gestor dele para os cuidados que se deve tomar de modo a mitigá-los, evitando potenciais prejuízos futuros. Da mesma forma, considerando-se essa realidade de gestão dos contratos, não se pode deixar de dizer que a satisfação das partes que estarão do outro lado da relação contratual tende a sempre aumentar, sobretudo considerando a estima que a empresa demonstrará junto aos seus parceiros de negócio, cumprindo o acordo com ele e, em última análise, conservando e valorizando a relação existente. A propósito desse efeito para fora da empresa, trata-se, sem sombra de dúvidas, de um dos efeitos principais do negócio. Toda empresa preza muito pela imagem que possui não apenas perante o seu público consumidor, mas também perante os seus fornecedores, distribuidores, representantes e prestadores. Dessa forma, a partir do momento em que ela demonstra “para fora” essa organização interna e a seriedade com que lida em todas as suas relações comerciais, tal fato, por si só, gera um efeito multiplicador muito positivo e que cria para ela um ambiente muito positivo. Não se está diante de uma tarefa fácil, aestruturação de uma gestão adequada dos contratos. Sabe-se que, dependendo do tamanho da corpora-
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ção e dos seus vícios internos, esse trabalho poderá se dar em maior ou menor tempo. Todavia, quanto antes se iniciar, mais cedo será possível identificar as suas vantagens organizacionais e financeiras, independentemente do perfil das empresas que estão do outro lado da relação e dos diferentes graus de exigência e compreensão da realidade dos trabalhos contratados. O que se busca demonstrar, enfim, é que uma adequada e organizada gestão dos contratos comerciais acarreta às empresas economia financeira, redução de custo, otimização de tempo, padronização de procedimento, revelando- se, cada vez mais, indispensável para o bom e sustentável desenvolvimento do seu negócio.
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