INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011INFORME INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno:
Período evaluado: enero- abril de 2012 Cheila Alvarado R. Fecha de elaboración: 30 de abril de 2012. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
AVANCES 1.Se ha socializado el código de ética dentro del proceso de inducción a los nuevos colaboradores que han ingresado en este primer cuatrimestre de 2012. 2. Se realizo en los meses de enero y febrero la evaluación de clima laboral 3.Se elaboraron la mayoría de planes de acción por procesos del año 2012. 4. se ha relizado evaluación del plan de gestión con corte a 31 de diciembre de 2011. 5.Se tiene Manual de calidad en cual incluye, misión, visión, Objetivos (Además se tienen publicados en diferentes partes de la entidad y el apagina web, la misión, visión y política de manera de colaboradores puedan visualizarla)
DIFICULTADES 1. 2. 3. 4. 5.
Seguimiento a las políticas documentadas de manejo del talento humano. Falta mayor participación de los sevidores en el mejoramieto continuo de los procesos. No es oportuno los requerimientos de soporte del proveedor del sistema de información de la parte financiera La normatividad aplicable definida en las caraterizaciones no ha sido actualizada. No se han tomado los suficientes correctivos para el tratamieto de los riesgos No se ha deifindo una estructuración para el proceso de construccio del plan de capacitación. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
AVANCES 1.
Se encuentra documentados los procedimientos en los procesos, y estos se encuentran en medio magnetico con acceso desde cualquier computador como herramienta de consulta. 2. Se han adoptado las políticas de operacion 3. Se sigue fortaleciendo la oficina de Informacion y Atencion al Usuario con una antencion más personalizada y eficientes en la solución de quejas y recalmos. 4. Se empezó con la medición de la satifaccion de los usuarios en lo correspondiente para primer semestre de 2012. Se definio el numero de usuarios a encuestar. 5. Se tienen dos sistemas de información uno que recoje la información asitencial misional y otro financiero, estos sistemas cuentan con las respectivas medidas de perfiles de seguridad y se les realiza copias de seguridad. La Administración de acuerdo a la disponibilidad de recursos financieros, asigna recursos para el mantenimiento y construcciones de mejora a los sistemas de información 6. Se realizo informe de derechos de autor de la vigencia 2011, donde se verifican los licenciamientos de software utilizados por el hospital. 7. Se cuenta con pagina web de la institución, publicando los servicos ofrecidos, horarios de atención entre otros, 8. Se tienen definidos indicadores en los procesos 9. La información primaria (Externa) se recepciona a través de los mecanismos dispuestos para este fín, como son: la oficina de correspondencia, Correos Institucionales, a través de SIAU, Páginas Web. 10. De enero a abril se ha relizado 7 apertura de buzones de sugerencias cada 15 diás y se ha emitido un informe consolidado bimensual “Informe de buzones” el cual es enviado a los lideres de proceso y asociación de usuarios de Hospital.
11. Se hace uso de espacio radial, carteleras informativas, volantes informativos. 12. Se evalúa la comunicación dada en la prestación del servicio en las diferentes encuestas de satisfacción 13. La ESE cuenta a nivel interno con canales de comunicación como son, cartelera, circulares, reuniones generales y por áreas, Extensiones telefónicas, chat interno, entre otros DIFICULTADES 1.En algunos procesos no se cumple con la estandarización establecida dentro del Sistema Integrado de Gestion de la Calidad 2.Se han relizado cambios de procedimientos, manuales, guias y protocolos que no han sido oficializados. 3.Se debe fortalecer la evidencia de la verificación y evaluación que realizan los líderes de proceso a los procedimientos, manuales, protocolos, etc. 4.Se han realizado las tablas de retención documental de acuerdo a la normatividad vigente, se han presentado ante el consejo Departamental de Archivos, pero aun no han sido aprobadas. 5.Aunque se tiene definida la política y plan de comunicaciones, no se ha e actualizo el plan de comunicaciones. 6.Aunque se han definido indicadores no todos los procesos reportan el resultado y análisis de los mismos y el seguimiento a los resultados presentados. 7.Fallas en los puntos de control que permitan nuevos y mas útiles indicadores mas allá de los sugeridos por la normatividad vigente SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCES 1. Se realizo autitorias continuas a la parte de contratación en sus etapas precontractual, contractual y poscontractual. Se realizaron auditoria a lo nomina, cajas de facturación, incineración de residuos hospitalarios, y bioseguridad hospitalaria, entre otras. 2. Se enviarion los informes a entes de control en lo que corresponde a la vigencia 2011 (Contaduría, Contraloria, Funcion Publica, Minproteccion Social, supersalud, UAESA, etc.) 3. Se realizo evaluación al sistema de Control interno vigencia 2011. 4. Se venido realizando reuniones en los procesos asistenciales para analizar fallas en los procesos y plantear mejoras. 5. Se ha realizado seguimiento a la contestación de quejas directas y peticiones quejas y reclamos. 6. Se realizo seguimiento a planes de acción por dependencias 7. Actualmente no se tienen suscritos ningún plan de mejoramiento con entes de control. DIFICULTADES 1. 2. 3. 4. 5.
Falta la estructuración de los planes de mejoramiento por procesos No todos los procesos definidos realizan autoevaluación al mismo ni generan planes de mejoramiento. No se diligencia en forma oportuna los indicadores, para tomar acciones igualmente en forma oportuna El cierre de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas no son oportunas Mayor seguimiento a las acciones preventivas y correctivas identificadas ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Control interno en la entidad se encuentra en un alto grado de desarrollo, la evaluación anual 2011 obtuvo un avance del 81.05, presentando un decenso con respecto al año 2010. Debido que no se le ha logrado mantener algunos de los elementos que ya estaban implementados y algunos de ellos han presentado desenso como es el caso del componente de administración del riesgo. Se cuenta con la documentación definida para el MECI en cada uno de los elementos, hace falta más interiorización de algunos de estos que tienen que ver la cultura de elaboración y seguimiento de planes de mejoramiento por proceso, y con la administración del riesgo en cuanto a las prioridades de respuesta. RECOMENDACIONES
Mantener la implementación del MECI 1000:2005 que permita su sostenibilidad y mejora. Revisión de los procesos y procedimientos garantizando una dinámica de mejoramiento continuo. Revisión de políticas de riesgo con énfasis a los pacientes. Replantear la política de administración del riesgo. Actualización de Mapa de Riesgos de acuerdo a nueva directriz de la DAFP Mejora de la medición de la Gestión a través de indicadores Ajuste, socialización y seguimiento al l Plan de Comunicación e información de la entidad. Elaborar plan de Mejoramiento por por procesos continuo por parte de la oficina de control interno Fortalecer la cultura del Autocontrol y Autoevaluación Actualizar el manual de funciones y competencias laborales Fortalecer el proceso de mantenimiento, realizar mayor seguimiento al mismo. Realizar por parte de los responsables de procesos, mediciones periódicas al mapa de riesgos e indicadores, con el objetivo de tomar decisiones en tiempo real en el momento que se presenten desviaciones referentes a los objetivos planteados. Se recomienda realizar los ajustes al documento escrito de procedimientos de acuerdo a los cambios definidos y aprobados que han tenido algunos procesos Realizar constante mantenimiento al sistema con el fin de facilitar la total adherencia del sistema en los funcionarios del Hospital.
CHEILA ALEXANDRA ALVARADO Asesor Control Interno