19 minute read
Praktične smjernice
PRAKTIČNI SAVJETI
Ovo poglavlje pruža praktične savjete koje treba uzeti u obzir pri podnošenju zahtjeva za financiranje EU-a. U njemu će biti navedeni koraci koje treba slijediti u primjernom procesu upravljanja projektom. Pružit će se i neke informacije o novom EU F&T portalu.
Advertisement
Za početak, treba postoji važna razlika između centraliziranih i decentraliziranih programa.
Provođenje centraliziranih programa financiranja
Iako je Europska komisija odgovorna za određivanje prioriteta politike, rijetko sama upravlja i provodi programe financiranja.
Stoga je osnovala šest Izvršnih agencija koje nadziru i upravljaju (centraliziranim) programima financiranja koji nisu u nadležnosti država članica.
Svaka Izvršna agencija dobiva poseban portfelj i odgovorna je za odgovarajuće programe financiranja koji spadaju u njezino područje politike. Programi financiranja mogu se podijeliti između nekoliko agencija ako bi takva podjela imala smisla iz perspektive politike. Program EU-a za istraživanje i inovacije, Obzor Europa, na primjer, sastoji se od nekoliko stupova i klastera koji pokrivaju istraživanje i inovacije u različitim područjima politike (npr. Stup II, Klaster 1: Zdravlje; Stup II, Klaster 2: Kultura; Stup II, Klaster 5: Klima). Program kao što je Obzor Europa stoga je podijeljen između nekoliko izvršnih agencija koje upravljaju različitim portfeljima.
Kako bi se osigurao nesmetan prijelaz s jednog programskog razdoblja na sljedeće, Izvršne agencije uspostavljene su na godinu dana dulje od trenutačnog VFO-a kako bi se osiguralo da se projektima odabranim za financiranje na kraju 2027. godine upravlja na odgovarajući način.
Izvršne agencije EU za razdoblje 2021. - 2028. su:
Daljnje informacije o odgovornim Izvršnim agencijama naći ćete u pojedinačnim poglavljima.
Neki programi financiranja EU-a djelomično se ili u potpunosti provode uz potporu subjekata na nacionalnoj ili regionalnoj razini, poznatih kao provedbena tijela. U slučaju programa financiranja vanjskih odnosa, provedbena tijela surađuju s međunarodnim organizacijama. Provedbena tijela odgovorna su za upravljanje cijelim ciklusom dotičnih programa financiranja ili njihovim dijelovima. Objavljuju godišnje ili višegodišnje programe rada, objavljuju pozive za podnošenje prijedloga ili natječaje, odabiru projekte/usluge i ocjenjuju. Na primjer, europski strukturni i investicijski fondovi (uključujući EFRR i ESF+) predstavljaju glavnu vrstu decentraliziranih programa budući da njima upravljaju i provode ih nacionalna i regionalna tijela.
Neki su programi i centralizirani i decentralizirani. Za decentralizirane dijelove, uprave država članica zadužene su za postupke odabira i dodjele, a također i za praćenje i upravljanje, uključujući plaćanja. Na primjer, projektom Erasmus+ upravlja Europska izvršna agencija za obrazovanje i kulturu (EACEA), ali i određene nacionalne agencije smještene u različitim državama članicama, ovisno o vrsti aktivnosti.
VAŽNO:
Razlika između centraliziranih i decentraliziranih programa je ključna jer određuje gdje se prijaviti, tko bira projekte, kako se raspodjeljuju sredstva i kome se obratiti!
20
Portal za financiranje i javne natječaje EU-a
U sklopu svojih nastojanja da smanji birokraciju u procesu prijavljivanja i upravljanja projektima, Europska komisija stvorila je novi središnji elektronički portal.
Na ovom portal možete naći sve informacije na jednom mjestu za sve programe kojima centralno upravlja Europska komisija ili jedna od Izvršnih aagencija EU-a.
ERASMUS+ PPPAs ESC ESF+ EU4Health CERV LIFE HORIZON AMIF
EU će portal koristiti ne samo za objavljivanje novih poziva za dostavu prijedloga i natječaja, već i za primanje i upravljanje prijavama. Stoga je ključno da se s njim upoznate.
Ako već imate EU Login (bivši ECAS račun), onda ga možete koristiti za prijavu i korištenje portala. Ako nemate EU Login, prvo morate kreirati račun.
Da biste mogli sudjelovati u prijedlogu projekta, vaša organizacija mora biti registrirana u Registru sudionika i imati deveteroznamenkasti identifikacijski kod sudionika (PIC). Ako vaša organizacija još nije registrirana i stoga nema PIC, tada ćete prvo morati službeno registrirati svoju organizaciju, nakon što kreirate EU Login. Ako niste sigurni je li vaša organizacija već registrirana i gdje ima postojeći PIC, ove informacije možete pronaći u Registru sudionika.
Odjeljak My Area na portalu za sudionike omogućuje vam izvođenje niza funkcija koje se prije nisu mogle obavljati putem iste platforme. Te funkcije uključuju:
› Pristup nejavnim informacijama o vašim prijedlozima, projektima/ugovorima, organizacijama; › Registraciju u Registar sudionika i ažuriranje podataka vaše organizacije; › Potpisivanje ugovora, podnošenje izvješća, potraživanja troškova, faktura i primanje uplata; › Komuniciranje sa službama EU-a o vašim projektima/ugovorima u tijeku.
Što moja organizacija treba učiniti da se pridruži prijedlogu projekta kao partner?
Ako samo želite biti dio projektnog konzorcija kao partner, sve što će vam trebati na početku je EU Login, PIC, a zatim da koordinatoru pružite potrebne administrativne podatke o svojoj organizaciji (tj. opis organizacije, kontakt osoba za organizaciju, životopis i broj uključenog osoblja, pismo namjere). Iako je koordinatorska organizacija odgovorna za izradu prijave i njezino podnošenje, vrijedno je napomenuti da svi sudionici projekta mogu doprinijeti prijedlogu projekta.
Ako vaša organizacija želi biti koordinator projekta, bit ćete zaduženi za cijeli proces prijave. Postavljanje EU Logina i PIC-a samo su početni koraci. Neki dodatni zadaci uključuju:
› Traženje i odabir partnera. › Ispunjavanje administrativnih obrazaca: Dio A › Strukturirani administrativni obrasci sadrže podatke o sudionicima, Administrative pravne izjave i kontakt osobe. Mogu uključivati i pitanja vezana uz program. › Dio A se generira prilikom unosa podataka u Sustav za podnošenje.
› Ispunjavanje opisa projekta s planiranim aktivnostima, radnim paketima, troškovima i ostalo: Dio B › Ovaj dio je potrebno unaprijed pripremiti pomoću predloška preuzetog iz sustava (nemojte koristiti standardni predložak s Popisa tema). › Prilozi i popratna dokumentacija koja može biti potrebna u skladu s odgovarajućim uvjetima poziva (npr. detaljna proračunska tablica, izjave nacionalnih tijela, životopisi, godišnja izvješća o aktivnostima itd.).. › Provjera i dostavljanje konačnih obrazaca (Dio A, Dio B i aneksi, ako se traži).
Ako vaš projektni prijedlog bude uspješan, kontaktirat će vas Središnja služba za provjeru valjanosti kako bismo provjerili vaše podatke i potvrdili vašu organizaciju.
To znači da ćete trebati:
› Dostaviti popratne dokumente za potvrdu administrativnih i pravnih informacija deklariranih tijekom procesa registracije (provjera valjanosti pravne osobe). › Imenovati predstavnika pravne osobe (imenovanje LEAR-a). › Priložiti popratne dokumente za provjeru financijske sposobnosti vaše organizacije (procjena financijske sposobnosti, ako je primjenjivo). › Potvrditi bankovni račun za plaćanja (samo koordinatori).
Svaka organizacija mora odabrati jednog LEAR-a kojeg će potvrditi Središnja služba za provjeru valjanosti. To je osoba koju je službeno imenovala organizacija za upravljanje pravima i obvezama u vezi s korištenjem portala za sudionike i djeluje kao glavni administrativni i pravni kontakt u slučaju bilo kakvih problema. Ova će osoba također moći dodijeliti različite uloge i funkcije drugim članovima organizacije.
LEAR je odgovoran za: › Nadgledanje svih prijedloga/projekata/ugovora u koje je uključena vaša organizacija; › Upravljanje svim pravnim i financijskim informacijama vaše organizacije; › Upravljanje pravima pristupa na razini organizacije (i pristupom samo za čitanje na razini projekta); › Imenovanje osoba kojima će biti dopušteno elektroničko potpisivanje bespovratnih sredstava/ugovora (Pravni potpisnici) i potraživanja/faktura (Financijski potpisnici).
Unutar svakog konzorcija partnera morat će se imenovati određeni broj uloga. To uključuje: › 1 kontakt primarnog koordinatora (PCoCo); › 1 kontakt sudionika (PaCo) po korisniku; › 1 LEAR po organizaciji (kako je prethodno navedeno); › 1 pravni potpisnik projekta (PLSIGN) po organizaciji; › 1 financijski potpisnik projekta (PFSIGN) po organizaciji .
Jedna osoba može istovremeno ispunjavati više uloga.
Imajte na umu da ovo poglavlje daje samo kratak pregled novog EU F&T portala. Za više informacija, preporuča se posjetiti web stranicu i proučiti Online Priručnik o financiranju i natječajima EU-a, kao i Korisnički priručnik usluge za podnošenje prijedloga.
Ako vaša organizacija nikada prije nije sudjelovala u EU projektu ili ako niste sigurni može li vaša organizacija njime upravljati, možda bi bilo dobro započeti kao sudjelujući projektni partner prije preuzimanja uloge prijavitelja projekta/ koordinatora.
Upravljanje EU projektima
Prije početka
Prije početka bilo kakve prijave, potrebno je razmotriti nekoliko ključnih elemenata. Sljedeća pitanja trebala bi vam pomoći da odredite isplati li vam se ulaganje vremena u bilo koju prijavu za financiranje EU-a:
Cilj: Zašto se želite uključiti u europski projekt? Koje su prednosti za vašu organizaciju?
Moguće prednosti sudjelovanja u EU projektu mogu biti: › Učenje od drugih organizacija/zemalja; › Širenje mreže; › Dijeljenje vlastitog pristupa s drugima.
Vrijeme i kadar: Ima li vaša organizacija resurse za pripremu prijave i provedbu projekta ako bude odabrana?
Projekti koje financira EU mogu oduzimati vrijeme i biti radno intenzivni. Možete razmisliti imate li dovoljno vremena za pisanje prijave, provedbu projekta kao i dovršetak samog projekta ako bude odabran.
Trebate osigurati da vas priprema i provedba projekta ne spriječe u vođenju drugih, svakodnevnih poslova. Iako provedba projekta može zahtijevati dodatni kadar, postoji mogućnost da se taj kadar barem djelomično financira iz proračuna projekta.
Financije: Ima li vaša organizacija financijske mogućnosti za upravljanje proračunom projekta koji sufinancira EU?
Posjedovanje dovoljnog financijskog kapaciteta ključno je ako se vaša organizacija želi prijaviti za financiranje EU kao glavni prijavitelj EU projekta. EU može od vas tražiti da dokažete svoju financijsku sposobnost prije početka projekta (pogledajte sufinanciranje).
EU prenosi samo dio bespovratnih sredstava na početku projekta (to se zove predfinanciranje). Ponekad se, međutim, predfinanciranje dodjeljuje u dvije rate ako organizacija podnositeljica zahtjeva ima ograničene financijske kapacitete (npr. ako je organizacija novoosnovana). Preostali dio se plaća nakon uspješnog završetka projekta. Stoga je važno osigurati da EU projekt ne stvori problem novčanog toka za vašu organizaciju.
Svrha gornjih pitanja nije obeshrabriti vas, već podsjetiti da budete realni kada razmišljate o prijavi za financiranje EU. Iako sudjelovanje u projektu ima mnoge pozitivne učinke, zahtijeva visoku razinu predanosti tijekom dugog vremenskog razdoblja. Kandidati bi to trebali imati na umu.
Izjave uspješnih sportskih organizacija
Program Erasmus+ i njegovo financiranje uvelike nadopunjuju i podržavaju viziju vodstva CEV-a da radi s našim dionicima kako bi se odbojkaška igra razvila na osnovnoj razini. Posebno smo zahvalni na podršci našem školskom projektu „Igraj odbojku, rasti s njom“ – koji nam je već pomogao da uključimo tisuće djece diljem Europe, promoviramo odbojku među učenicima i njihovim učiteljima te zdrav način života. Rad s programom Erasmus+ definitivno je pomogao i ubrzao provedbu naših dugoročnih razvojnih aktivnosti, jer želimo razvijati odbojku na svim razinama i da naši projekti imaju trajnu ostavštinu.
Aleksandar Boričić, predsjednik CEV-a
Kao organizacija, iznimno smo zadovoljni što smo uključeni u program Erasmus+ s našim projektima, koji su se pokazali nevjerojatno popularnima među našim nacionalnim federacijama. Ovom suradnjom s Europskom unijom, FIBA Europe uspjela je ostvariti pravi utjecaj na europsku košarkašku zajednicu pružajući jedinstvene mogućnosti sportašima, zaposlenicima saveza i drugim uključenim dionicima.
Kamil Novak, izvršni direktor europskog ureda FIBA-e
Olimpijski odbor Slovenije – Zveza športnih društava već dugi niz godina provodi projekte sufinancirane iz europskih fondova. Posljednjih godina fokusirali smo se na koordinaciju i sudjelovanje u projektima programa Erasmus + Sport. Imamo iskustva i s drugim fondovima, npr. Europskim regionalnim fondovima, prekograničnim projektima. Međutim, Europski socijalni fond daje nam najveći dio potpore i bez njega ne bismo mogli postići napredak u mnogim područjima sporta.
Prilikom pripreme projekata fokusiramo se na naš dugoročni strateški plan i dobrobiti sporta za društvo. Naš glavni izazov je uspostaviti snažan projektni ured, koji će kontinuirano podržavati NOO Slovenije i sportske saveze u upravljanju projektnim aktivnostima.
Prof. Dr. Maja Zalaznik, predsjednica Komisije za međunarodnu suradnju NOO-a Slovenija
Korak po korak
Korak 1: Projektna ideja
Uvijek zapamtite da dobra projektna ideja treba biti na prvom mjestu!
Elementi koje morate uzeti u obzir pri razvoju projektne ideje su: › Cilj: Koji su ciljevi projekta? › Ciljna skupina: Tko je ciljna skupina projekta (npr. sportaši, treneri, službenici, …)? Kome želite pomoći ili se obratiti? › Europska dodana vrijednost – za centralizirane programe: Zašto se ovaj projekt mora provoditi na europskoj razini? Možete li u prijavi opravdati europsku dodanu vrijednost?
Za decentralizirane programe koji se provode na nacionalnoj razini, pokazatelji poput toga kako vaš projekt doprinosi nacionalnoj/regionalnoj strategiji mogu biti važni.. › Inovacija: Je li vaša projektna ideja ili pristup inovativan? Inovacija može proizaći iz prijenosa uspostavljenog sustava ili tehnike u novo okruženje/sektor/teritorij. › Aktivnosti i radni paketi: Koje aktivnosti biste željeli poduzeti tijekom svog projekta?
Pridonose li ove aktivnosti jasno općim ciljevima projekta? › Raspored: Koji je realan raspored za provedbu ovih aktivnosti? Koliko će projekt trajati? › Rezultati i širenje: Što biste željeli postići kroz projekt i kako biste željeli proširiti (komunicirati) te rezultate? › Održivost i učinak: Kako ćete osigurati da projekt ima trajni učinak i da se njegov učinak nastavi nakon datuma završetka projekta? › Financije: Koji je realan budžet za postizanje ciljeva i provedbu aktivnosti?
Korak 2: Odabir EU programa financiranja
Nakon što imate jasnu projektnu ideju, vrijeme je da pronađete program financiranja EU-a koji najbolje odgovara vašim potrebama. Kako biste bili sigurni da ste odabrali pravi program, razmotrite sljedeća pitanja:
› Jesu li ciljevi programa usklađeni s općim ciljevima moje projektne ideje? › Upravlja li se programom centralno ili decentralizirano (nacionalno ili regionalno) i odgovara li to mojoj projektnoj ideji? › Koliki je minimalni/maksimalni iznos prihvatljivog financiranja i je li to dovoljno ili previše za podršku akcijama koje želim provesti? › Je li obvezan uvjet za suradnju s različitim partnerima i, ako jest, je li to u skladu s mojom projektnom idejom?
Potraga za pravim EU programom trebala bi započeti kada se izlože svi drugi aspekti vaše projektne ideje. Daljnja poglavlja u ovoj brošuri detaljno će opisati različite dostupne programe i pomoći u identificiranju programa financiranja koji bi mogao biti pravi za vas.
Korak 3: Potraga za partnerima
Mnogi programi financiranja EU-a imaju specifičnosti u pogledu broja partnera koji moraju biti uključeni u projekt kako bi se osiguralo financiranje. Na temelju različitih elemenata vaše projektne ideje (tj. aktivnosti, ciljne skupine...), kao i kriterija navedenih u pozivu za podnošenje prijedloga, morat ćete donijeti odluke o: › Broju partnera: Koliko partnera biste željeli uključiti u svoj projekt i je li to u skladu s kriterijima prihvatljivosti dotičnog programa financiranja? Može se savjetovati da uključite jednog ili dva partnera više od minimalnog zahtjeva kako biste bili sigurni i ojačali svoju prijavu prikazujući uključenost jake mreže partnera. › Zemlje koje imaju pravo sudjelovanja: Koje zemlje mogu sudjelovati u projektu? Jesu li pravila (npr. u vezi s nadoknadom putnih troškova i troškova osoblja) ista za države članice i za zemlje koje nisu članice EU-a? Preporuča se imati izbor različitih zemalja kao partnera. › Uloga i zadaci partnera: Koje zadatke partneri trebaju ispuniti? Na primjer, partneri mogu biti odgovorni za različite radne pakete unutar projekta; › Pozadina i stručnost: Treba li vaš partner imati stručnost u vezi s EU projektima i/ili s temom na koju će se projekt fokusirati? Stručnost bi trebala biti povezana s određenom aktivnošću ili radnim paketom projekta kao što su prikupljanje podataka ili obrazovni moduli. › Vrsta organizacije: Većina programa financiranja omogućuje vam uključivanje širokog spektra aktera. To uključuje organizacije iz drugih sektora koje bi mogle pružiti specifičnu stručnost i ojačati vašu prijavu.
Kada kontaktirate mogućeg partnera na projektu, pokušajte što jasnije formulirati svoju projektnu ideju. Navedite sažet opis onoga što se očekuje od organizacije i zašto ste odlučili kontaktirati upravo njih. Možda će biti potrebno da projektni partneri potpišu službeno „pismo namjere” kako bi potvrdili svoje sudjelovanje. Iako to možda nije službeno potrebno, dobra je praksa potvrditi partnerstvo i sastaviti opis zadataka i odgovornosti u pisanom obliku. Više informacija o ovim zahtjevima potražite u pozivu za dostavu prijedloga i odgovarajućem Programskom vodiču.
Kako pronaći partnere?
› Kontaktirajte krovne sportske organizacije na nacionalnoj, europskoj ili međunarodnoj razini. Ove organizacije imaju široke mreže i mogu pružiti vrijedne kontakte. › Provjerite relevantna partnerstva ili organizacije u određenom području politike.
Identificirajte istraživačke institute ili nevladine organizacije koje su specijalizirane za područje politike vašeg projekta. Imati takvu organizaciju iza projekta nesumnjivo će ojačati vašu prijavu. › Europska komisija ili nacionalne agencije također mogu organizirati „kontakt seminare” za određeni program. Kontakt seminari su jednostavan način za pronalaženje partnera iz drugih država članica i za raspravu o budućim projektnim idejama. › Provjerite prethodne projekte na nacionalnoj ili europskoj razini u istom području politike. Koristite novi F&T portal koji ima poseban odjeljak „Traženje partnera“ koji vam može pomoći da pronađete prethodne korisnike iz različitih područja politike. › Razmislite o partnerima izvan svijeta sporta!
Korak 4: Pisanje prijave
Ako ste identificirali svoju partnersku mrežu i razvili dizajn svog projekta, možete započeti proces pisanja.
› Pročitajte službene dokumente kako biste bili sigurni da imate najažurnije informacije.
Ti dokumenti mogu uključivati pozive za dostavu prijedloga/natječaja, Programski vodič ili smjernice za prijavitelje. Ovi službeni dokumenti utvrđuju ciljeve i prioritete programa financiranja, potencijalne korisnike, kriterije prihvatljivosti, postupke prijave, rokove za podnošenje, raspoloživa sredstva i pravila financiranja. Također je vrlo korisno provjeriti (elektronske) obrasce koje ćete morati poslati unaprijed. To će vam dati uvid u to kakve će službene informacije biti potrebne. Korisnički vodiči također su obično dostupni za pomoć pri ispunjavanju ovih službenih obrazaca. › Pažljivo pročitajte kriterije dodjele i jasno navedite svaki od njih prilikom izrade prijave.
Da bi bio uspješan i dobio financiranje, vaš prijedlog mora dosegnuti postavljeni prag za svaki kriterij i minimalni ukupni prag. Zahtjev s napuhanim proračunom u odnosu na predviđene aktivnosti i učinak vjerojatno će dobiti nižu ocjenu. Stoga je važno imati na
umu ove kriterije dodjele prilikom pisanja prijave.
› Dodatne informacije potražite na web stranici nadležnog upravljačkog tijela. Nadalje, ove agencije mogu vam pružiti opću pomoć ili vam pomoći s pitanjima koja još uvijek imate.
› Za pisanje prijave uvijek koristite službene obrasce, inače vaša prijava neće biti prihvaćena. Pobrinite se da koristite predloške koji se nalaze unutar Sustava za podnošenje - ne one na stranici Tema.
Većina centraliziranih programa, na primjer, zahtijevat će od vas da ispunite elektronički obrazac (eForm) koji pruža neke opće informacije o prijedlogu projekta (npr. informacije o partnerstvu, opći opis projekta, tražena bespovratna sredstva).
Osim elektroničkog obrasca, morat ćete ispuniti i brojne priloge. Ovi prilozi uključuju: › Opis projekta: detaljan opis vašeg projekta i njegove partnerske mreže, dizajn, metodologija, aktivnosti, raspored, kao i učinak i strategija širenja. Budite što precizniji, a da se ne izgubite u detaljima i budite svjesni strukturiranja informacija. › Tablica budžeta: navodi očekivane prihode i rashode (koji moraju biti uravnoteženi). › Deklaracija časti: izjava kojom se traži bespovratna sredstva EU-a, čime se prihvaćaju svi uvjeti navedeni u deklaraciji. Ovaj dokument mora potpisati zakonski zastupnik organizacije koja podnosi zahtjev. › Prilozi: Ako to zahtijevaju uvjeti poziva, morat ćete pripremiti dodatne priloge i popratne dokumente (npr. opis konzorcija, izjave nacionalnih tijela, životopisi, godišnja izvješća o aktivnostima).
Korak 5: Proces podnošenja
Nakon što sastavite svoju prijavu i ispunite sve potrebne obrasce, možete započeti proces
podnošenja.
Prilikom podnošenja prijave provjerite da: › Posjedujete sve potrebne dokumente i potpise. Za pribavljanje nekih potpisa, na primjer, zakonskih zastupnika organizacije može trebati više vremena, stoga ih počnite prikupljati unaprijed. › Uvijek koristite službene obrasce! › Svoj projekt predajete putem odgovarajućeg portala (F&T portal za centralno upravljanje programima, posebne nacionalne/regionalne platforme za decentralizirane programe).
Slanje prijave e-poštom ili poštom nije prihvaćeno u velikoj većini slučajeva. › Uvijek poštujete rokove! Tehnički problemi se ne prihvaćaju kao razumna izlika.
Podnošenje prijave nekoliko dana prije roka je sigurnija opcija i poštedjet će vas dodatnog stresa.
Korak 6: Evaluacija i selekcija
Nakon podnošenja prijave, započinje proces evaluacije. Prvo se provjeravaju sve projektne prijave kako bi se osiguralo da su ispunjeni kriteriji prihvatljivosti (npr. dovoljan broj partnera, partnera iz prihvatljivih zemalja). Preostale prijave zatim ocjenjuju neovisni stručnjaci na temelju različitih kriterija dodjele. Ovi kriteriji, koji se obično nalaze u Vodiču za programe i u uvjetima poziva na stranici Tema odgovarajućeg programa financiranja, mogu uključivati čimbenike kao što su:
› Relevantnost projekta: odnosi se na elemente kao što je veza prijedloga projekta s relevantnom politikom EU-a ili nacionalnom/regionalnom strategijom, dodana vrijednost organiziranja ovih aktivnosti na razini EU-a ili potreba za ovim projektom u specifičnom području politike. › Kvaliteta dizajna i provedbe projekta: uključujući ciljeve i metodologiju kao i faktore rizika, kontrole i upravljanja. › Kvaliteta projektnog tima i dogovori o suradnji: kao što su stručnost/pozadina partnera i raspodjela zadataka. › Utjecaj i širenje: upućivanje na odgovarajuće mjere za širenje rezultata projekta, za potpuno iskorištavanje postignuća projekta i osiguravanje njihove održivosti. Utjecaj i širenje postaju sve važniji za EU.
Kriteriji dodjele, parametri, bodovi, pragovi i ponderi ovise o svakom programu i vrsti akcije. Sukladno tome, stručnjaci će dodijeliti bodove prema različitim kriterijima za svaki program. Ovaj postupak rezultirat će time da Tijelo za dodjelu sredstava izradi konačnu rangiranu listu koja sadrži popis prijava predloženih za financiranje. Broj prijedloga na popisu ovisi o raspoloživom proračunu. Ako raspoloživi proračun ne pokriva prijedloge iznad praga – što je često slučaj s bespovratnim sredstvima EU-a zbog visoke razine prijavitelja – neki prijedlozi se dodijeljuju na „rezervnom popisu” i bit će im ponuđeno financiranje samo ako se projekt s višim bodovanjem povuče ili dodatna sredstva postanu dostupna.
Da bi bio uspješan, vaš projekt mora dobiti dovoljno visoku ocjenu da bi bio rangiran iznad proračunskog praga (relativno pozicioniranje na popisu svih prijedloga u usporedbi s ostalim prijedlozima). Prijedlozi ispod praga bit će odbijeni. Stoga je važno imati na umu
ove kriterije dodjele tijekom svih koraka.
Odgovorno upravljačko tijelo tada će izvršiti konačni odabir. Osim broja bodova, oni će uzeti u obzir i druge aspekte kao što su zemljopisni opseg ili broj projekata koji se odnose na različite teme. Nakon ovog odabira, svi prijavitelji će dobiti pisanu obavijest o ishodu procesa odabira i povratnu informaciju o evaluaciji projekta. Popis odabranih projekata bit će objavljen na web stranici nadležnog tijela – ali imajte na umu da vremenski okvir za postupak evaluacije/odabira može varirati ovisno o programu.
Ako je vaš projekt odabran
› Primit ćete pozivno pismo za pripremu bespovratnih sredstava koje sadrži radnje koje je potrebno provesti u skladu s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava; › Prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava završit će se obvezna pravna provjera, što znači da će možda biti potrebna dodatna dokumentacija. To bi moglo uključivati provjeru pravne osobe, izjavu časti, operativnu i financijsku sposobnost, isključenje i dvostruko financiranje, etičku reviziju – ali to će ovisiti o programu financiranja koji se traži; › Nakon što su ispunjeni svi administrativni zahtjevi, ugovor se može potpisati. Nakon potpisivanja, obvezujete se (i, ako je primjenjivo, partnerski konzorcij) da ćete projekt provesti u unaprijed određenom vremenskom razdoblju.
Ako vaš projekt nije odabran
› Prihvatite to u sportskom duhu. Revidirajte i poboljšajte svoju prijavu i pokušajte
ponovno.
› Ovisno o programu, dobit ćete pisanu povratnu informaciju od vanjskih ocjenjivača s brojem bodova dobivenih po kriteriju. Pažljivo pročitajte ove informacije i zatražite pojašnjenje ako je neki element nejasan. › Povratne informacije će vam omogućiti da poboljšate svoju prijavu za sljedeći put.
Uobičajena je praksa podnijeti nadograđeni projektni prijedlog u budućem pozivu za podnošenje prijedloga.
Korak 7: Provedba projekta
› Dobit ćete određeni dio bespovratnih sredstava EU na početku projekta (predfinanciranje). › Pobrinite se da se uvijek pridržavate financijskih propisa. Izmjena i dopuna proračuna ili predviđenih aktivnosti je moguća, ali je procedura složena i dugotrajna. Savjetujemo vam da budete oprezni s obećanjima koja dajete u svojoj prijavi › Kada objavljujete dokumente ili rezultate i/ili dajete bilo kakvu komunikaciju o svom projektu, osigurajte da slijedite smjernice EU-a za komunikaciju i vidljivost o korištenju amblema EU-a u kontekstu programa EU-a 2021.-2027. Ovisno o programu, od vas će se možda tražiti kontinuirano izvješćivanje. To će se morati učiniti putem modula za kontinuirano izvješćivanje koji će biti dostupan putem poveznice koju ćete dobiti na početku projekta.
Modul za kontinuirano izvješćivanje uključuje izvješćivanje o: › Napretku prema postizanju prekretnica; › Očekivanim rezultatima; › Ažuriranjima objavljivog sažetka; › Odgovorima na kritične rizike, publikacije, komunikacijske aktivnosti; › Informacijama o praćenju specifične za program (ako su potrebne).
› Svako odstupanje od dogovorenog vremenskog okvira, posebno ako se odnosi na prekretnice ili rezultate, mora biti opravdano. › Ovisno o programu, od konzorcija se može tražiti da podnosi periodična izvješća putem modula periodičnog izvješćivanja kako bi primio međuplaćanja: › Periodična izvješća temelje se na kontinuiranom izvješćivanju kako bi se osiguralo da ostaju ažurna. › Periodična izvješća sastoje se od dva dijela: tehničkog i financijskog izvješća.
› Na kraju projekta od vas će se tražiti da podnesete završno izvješće koje će se temeljiti na periodičnim izvješćima. › Svi dokumenti (uključujući financijsku i tehničku dokumentaciju) moraju biti arhivirani najmanje 5 godina nakon završetka razdoblja podobnosti u slučaju da je vaš projekt odabran za vanjsku reviziju tijekom tog razdoblja.
