VI. MANUAL DE ESTILO COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE PIURA
Realizado por: Hugo J. More Mogollón
INTRODUCCIÓN: El presente Manual de Estilo es el resultado de la auditoría de comunicación hecha al Colegio de Contadores Públicos de la ciudad de Piura, en coordinación con el área de comunicación interna de la Institución. Es una herramienta disponible para todos los que trabajan en el Colegio de Contadores, hace parte de la plataforma de atención y está hecho con el fin de consolidar la identidad corporativa por medio de: Certificados, Documentos, Papelería, Mails, Constancias, Cargos, Sobres, y Folletería. El Manual de Estilo es una guía, un conjunto de recomendaciones destinadas a unificar los textos y diversas publicaciones impresas. Esperamos que el presente documento que comprende la cultura organizacional de la Institución, encuentre en cada uno de los funcionarios la receptividad necesaria para generar un cambio positivo frente a los Colegiados y a la Institución.
PRESENTACIÓN El Manual de Estilo de las Comunicaciones del Colegio de Contadores Públicos de Piura, es una guía que facilitará la elaboración de la correspondencia dirigida a los colegiados. Es una herramienta práctica que permitirá tener una comunicación más clara, amable y cuidadosa. La responsabilidad social y las implicaciones económicas, jurídicas y comerciales propias del colegio obligan a analizar con atención cualquier comunicación que se emita. De ahí la importancia de utilizar un lenguaje claro, conciso y sin errores gramaticales, conservando unos parámetros de respeto y amabilidad, independiente del contenido de la comunicación. Una carta dirigida a un colegiado, por ejemplo, debe conservar el tono cordial sin importar el asunto que trate. El uso del Manual de Estilo como ayuda en el ejercicio diario de la escritura permitirá incorporar los usos correctos y mejorará la comunicación con los clientes. En ese sentido, una comunicación es clara cuando es de fácil comprensión para el lector promedio.
1-
1.1.
Elementos Base de Identidad: Símbolo- Escudo y Logotipo:
A continuación se mostrarán los elementos base sobre los que se fundamenta la identidad del colegio. Las normas de diseño, la construcción de los gráficos, la gama cromática, uso de tipografía, especificación de los colores, se definen y presentan por medio de ejemplos gráficos en este manual.
Símbolo – Escudo
Logotipo
Es la forma gráfica de identidad más representativa.
Es la construcción tipográfica del nombre.
El colegio por su carácter institucional precisa de un solo tipo de Escudo, de carácter formal para utilizarse en toda la papelería publicada por el colegio.
En este caso todo el presente documento está escrito siguiendo la tipografía asignada al colegio. Se utilizara únicamente la familia Californian FB. A lo largo del manual quedarán expuestas las diferentes articulaciones establecidas.
Es importante, para no crear confusión o duda, mostrar las definiciones de las terminologías utilizadas para referirnos a los elementos base.
Logotipo
Escudo
Marca
Color Corporativo
Es la combinación del símbolo y el Logotipo
El color rojo Pantone 7420 potencia la percepción del escudo y de todos los signos de identidad, es además el color predominante en el colegio, Este color está dispuesto según patrones de colores luz RGB donde: R: 154 G: 24 B: 54 y la Cuatricromía: CMYK donde: C: 5 M: 98 Y: 40 K: 20, existen otros cuatro colores secundarios en el escudo que se detallaran más adelante.
En sus diferentes configuraciones la marca representa el principal signo gráfico de la identidad corporativa del Colegio de Contadores Públicos de Piura.
Tipografía Corporativa La familia Californian FB en sus usos de Negrita, Cursiva y Subrayado. Se convierte en la tipografía corporativa básica, la composición del logotipo se realizó con ella.
Color Corporativo
Marca
Tipografía
Símbolo - Escudo Institucional Construcción Gráfica En la construcción del escudo institucional se han utilizado los siguientes elementos: Escudo base: Simboliza la fuerza y defensa de la profesión contable. Sol: Está presente como símbolo de la ciudad de Piura, en su connotación es la luz del amanecer que simboliza la esperanza y saber.
Se muestra a continuación la construcción del escudo, sobre una trama modular para proporcionar una guía que establezca las proporciones adecuadas para la reproducción sobre cualquier soporte. Como norma general, el escudo debe reproducirse a partir de los originales digitales que se pueden facilitar en soporte magnético o vía correo electrónico. (Archivos en formato cdr, jpg, Gif, Png)
Balanza: Que simboliza la justicia y el que esté por encima del libro contable refuerza los fines éticos de la profesión Libro Contable: Es la herramienta por excelencia de la Profesión. Hoja de Laurel: Simboliza la Victoria y Nobleza Hoja de Palma: Simboliza los muchos de años de vida deseados
Escudo en Líneas
Construcción Gráfica
Escudo
Parte por Parte
Libro Contable Lineas
Balanza en Líneas
Sol en Líneas
Hoja de Palma
Hoja de Laurel
Logotipo - Nombre La construcción tipográfica del nombre (logotipo) siempre se realizará utilizando la familia Californian FB. El logotipo se distribuye de la siguiente manera: Las palabras “COLEGIO DE” en la parte superior dejando “CONTADORES” al centro y en la parte baja “PÚBLICOS DE PIURA”. Hay que señalar que la última “DE” antes de “PIURA” se encuentra en una escala menor al igual que la parte superior, de tal manera que se resaltan las palabras más importantes del logotipo: “CONTADORES PIURA”
PÚBLICOS
Esta escala es independientemente de la alineación que se utilice para componer la marca. Estos son modelos genéricos de la construcción que SOLO excepcionalmente podrán ser alterados.
Marca Articulaciones De forma preferente la marca se debe reproducir siguiendo el esquema de colores que se detallara más adelante. Para la Marca se han establecido cuatro versiones: vertical con dos y tres filas y horizontal derecha e izquierda. Las normas del diseño, la construcción de los gráficos, así como la composición y reproducción cromática, son iguales para todas las versiones.
Marca. Zona de Protección La zona de protección hace referencia a los espacios mínimos que han de conservarse limpios para la marca cuando esta va acompañada de textos, fotografías o ilustraciones. Esto tiene como objetivo asegurar la independencia visual de la marca con respecto a otros elementos gráficos y textuales para facilitar su inmediata identificación.
Las cintas grises representan la zona mínima a dejarse libre
Colores corporativos Colores Complementarios Formulaciรณn cromรกtica. El color corporativo bรกsico para la reproducciรณn de los sรญmbolos de identidad es el rojo (Pantone 7426 C) Este color es el color dominante dentro de la composiciรณn del escudo del Colegio, este color unido a los signos de identidad, potenciarรก claramente la percepciรณn de la identidad visual. Independientemente del material el acabado ya sea brillo o mate, o el papel utilizado, siempre se debe utilizar este patrรณn de color Las formulaciones y cรณdigos de los colores corporativos deben facilitarse al impresor por medio de las muestras que existen en este manual. Colores Secundarios: Dentro del escudo se encuentran tres colores secundarios que conformaran ademรกs de otros la paleta de colores corporativos, estos podrรกn ser utilizados en los diferentes soportes de comunicaciรณn que firme el Colegio.
Marca: Normativa Cromática Versión Preferente Esta será la versión usada en los anuncios y papelería hecha por el Colegio.
Versión Secundaria: Esta versión es la usada para documentos fotocopiados para obtenerla se formularon Pantoners en Grises
Marca Reproducción sobre fondos Como norma general, la marca o cualquiera de sus elementos (símbolo - logotipo) debe proyectarse siempre sobre fondos que garanticen un óptimo contraste visual, para evitar la pérdida de identificación y asegurarnos su representatividad.
Marca usos Incorrectos: El uso incorrecto de cualquiera de los elementos de identidad del Colegio de Contadores Públicos de Piura, por pequeño que este sea, puede iniciar una progresiva distorsión en la imagen visual adoptada. La marca debe presentarse con la tipografía corporativa y la disposición de elementos no debe alterarse. La configuración proporcional de los elementos no puede variarse. Solo se puede reproducir en colores sólidos, NO en degradados. Nunca se distorsionaran las formas se debe preservar el contraste de la marca sobre fondos.
Las cartas Formales: Agradecimientos e Invitaciones. Es un medio de comunicación de altísima utilidad que contribuye a afianzar los lazos comerciales con clientes e instituciones y agiliza los trámites del día a día. Su contenido es fundamental porque puede tener implicaciones comerciales y legales de trascendencia.
Dimensiones de los márgenes Se aplica el formato de bloque extremo izquierdo, con el texto justificado. La fuente tipográfica utilizada en los documentos de la Compañía es la de la familia “Californian FB”. Las cartas se escriben con tinta negra en un tamaño de 11 puntos y como mínimo 10 puntos si la extensión del texto así lo exige. Los márgenes son: 4 cm en la parte superior y en el resto 3 cm. 4 cm
3 cm
3 cm
Partes de la carta Encabezamiento, cuerpo texto de la carta y cierre.
o
Encabezado Membrete de la Compañía. Hace parte de la papelería, incluye la marca que es la imagen de la Compañía. Fecha Comprende lugar, día, mes y año, en ese orden. Ejemplo: Piura, 23 de junio de 2010 Destinatario
La descripción debe ser clara para el destinatario y no debe incluir códigos o claves, distintos a los números de las pólizas cuando se requiera. Se escribe dos renglones por debajo de la ciudad a donde va dirigida la carta. Saludo Es una fórmula convencional que expresa cortesía y que debe incluirse en la mayoría de cartas. Se anota a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos cuando lo hay. Después del saludo, se finaliza con dos puntos.
Representa a la persona o institución a la que se dirige la comunicación, incluye el tratamiento. El nombre del destinatario se escribe en mayúsculas sostenidas y sin negrilla. Se escriben los dos apellidos en la medida de lo posible.
Introducción a la idea, Su propósito es despertar el interés del destinatario. Si la carta responde a una comunicación anterior, debe referirse al asunto de la carta que la motiva.
Dirección
Desarrollo de la idea
La mayoría de las cartas requieren la dirección y el teléfono para facilitar la gestión por parte del correo urbano cuando el sobre tiene ventana.
En el desarrollo de la idea, se debe ser conciso, expresar las ideas completas y claras, cuidar el lenguaje técnico, siempre pensando en la capacidad de comprensión del destinatario. En lo posible se debe tratar un tema por carta; si son varios, deben tener relación entre sí e incluso, pueden numerarse los párrafos para facilitar la claridad en la respuesta. Se deben evitar los párrafos demasiado extensos y la repetición de ideas.
Asunto Esta línea, ubicada entre la dirección y el saludo, es una guía útil para quien lee la carta y para quien archiva la correspondencia.
Texto o cuerpo
Conclusión Es el párrafo que cierra el cuerpo de la carta. Es la consecuencia lógica de lo planteado y debe motivar alguna acción en el destinatario. También incluye los datos para contactarse. Las cartas comerciales deben concluir el texto con la siguiente oración: Cierre Despedida. Es una frase breve y sencilla, que tiene concordancia con el saludo inicial y busca mantener el tono cordial de la carta hasta el final. Es decir, si al principio de la carta se inició con: Cordial saludo, la despedida deber ser distinta, como: Atentamente. Si es una expresión breve, se finaliza con coma. Ejemplo: Sinceramente.
Cordialmente,
Si es una frase de cortesía más larga, lleva punto final. Ejemplo: Estaremos atentos inquietudes.
a
sus
Esperamos su pronta respuesta. Firma Nombre de la persona quien escribe, incluye los dos apellidos, el cargo o título, y el nombre de la Compañía. La firma o rúbrica de la persona se hace a mano.
Encabezado
Fecha Asunto
Destinatario
Texto o cuerpo
Despedida
Firma
Claves Las partes de la carta comercial y los espacios sugeridos son:
MEMBRETE FECHA (4 a 6 interlíneas) DATOS DEL DESTINATARIO interlíneas) ASUNTO (2 interlíneas)SALUDO (3 interlíneas) TEXTO O CUERPO (2 interlíneas entre párrafos) DESPEDIDA (4 a 6 espacios) FIRMA, CARGO Y COMPAÑÍA
El Sobre Es la cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega y envío. Es el complemento de la carta comercial. Para escribir los datos del destinatario en un sobre, se recomienda dividirlo a lo ancho en tres secciones iguales, y a lo largo en dos. El primer tercio o del remitente lleva el membrete de la Compañía y los datos como razón social, logotipo. La parte inferior se usa para dirección, teléfono
El segundo tercio o del destinatario lleva los mismos datos de la carta. El nombre puede ir o no en mayúscula sostenida, pero el nombre de la ciudad debe ir en mayúscula para facilitar su identificación en el correo, va separada por una coma del nombre del departamento. Se omiten el signo y la abreviatura de “número”. Como decisión corporativa, ningún teléfono de los clientes deberá ser visualizado en documentos impresos. Ni en el sobre, ni en stickers marcando sobres, ni a través de ventas.
El Certificado Los certificados, son un tipo de documento formal que acredita la participaci贸n de un colegiado en alguno de los muchos eventos realizados.
La confecci贸n de documentos, por su car谩cter formal es UNICO, es decir no debe presentar variaciones. Este documento esta numerado y debe ir firmado por el Decano del colegio.
El Correo Electrónico La red se convirtió en una herramienta vital en las organizaciones. El correo electrónico o e-mail (en inglés electronic mail), tiene la ventaja de acortar grandes distancias y de llegar a múltiples destinatarios de manera simultánea. Por sus características de agilidad y cierto grado de informalidad, suelen cometerse errores que afectan la comunicación.
Partes del correo electrónico La línea de Asunto. Muchas personas deciden qué mensajes leer o no en función de la línea de Asunto. Una frase corta con palabras claves que inviten a leer el mensaje, es indispensable. Ejemplo: Nueva circular No. 4538, Aceptación de Póliza No. 10304
El saludo Así este sea un medio ágil y práctico, un saludo amable, sin protocolos y sin exageraciones, es suficiente. Ejemplo: Buenos días decano Arango. El contenido Claridad, brevedad y concisión son fundamentales para no abusar del tiempo y la disposición del destinatario. La despedida debe ser corta, acompañada de la firma, del cargo, de la Compañía y de la frase: ¿Ya visitó www.colegiodecontadorespu blicosdepiura.com hoy?
Recomendaciones de uso El trato de tu o usted depende del grado de cercanía o que tenga el emisario con el destinatario del mensaje. A pesar de que internet es un medio que tiende a ser informal, es adecuado tratar con respeto y deferencia a los colegiados. De preferencia se usa la expresión usted. Escribir en mayúsculas sostenidas dificulta la lectura y es agresivo. Se debe utilizar la escritura corriente, usando las mayúsculas y las tildes cuando sean necesarias. No aborde más de un tema a la vez. Si son relacionados, numérelos para que sea más fácil la respuesta y no se quede ningún ítem por fuera. No conteste correos cuando esté enojado, espere un momento. Ni el tono ni el contenido serán los adecuados. Sea precavido al enviar archivos adjuntos. Si son muy pesados, comprímalos. En tiempos de invasión de correo spam, lo mejor es utilizar el Asunto correctamente y cambiarlo cuando conteste un mensaje cuyo tema ya no sea el original.
El correo electrónico es un medio que también habla de la Organización y de sus colaboradores. El respeto en el trato, en los contenidos y en la utilización de esta herramienta se revierte de la misma manera.