기록관리, 왜 해야 하고 어떻게 할까?
2015.09.10. (사)한국국가기록연구원 선임연구원 주현미
Ⅰ 기록관리 개요 기록과 기록관리의 정의
§ 기록의 정의 • 개인이나 조직이 활동이나 업무과정에서 업무와 관련하여 생산 또는 접 수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형 태의 기록정보 자료와 행정박물을 말함(공공기관의 기록관리에 관한 법 률 제3조) § 기록관리의 정의 • 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활 용 및 이에 부수되는 제반업무 (위 법률 제3조) • 기록을 적절하게 생산, 관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하여 증거적 가치나 영구보존가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검 색할 수 있게 하는 일을 말함(기록학 용어 사전)
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
1. 우리 단체의 역사기록 남기기
2. 업무 수행 중 기록 활용하여 활동의 효율성 높이기
3. 기록을 통해 투명성 보여주고 신뢰성 확보하기
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
1. 우리 단체의 역사기록 남기기
§ NGO 활동과 기록의 중요성 • 거버넌스 시대 NGO의 역할 : 소통과 참여를 기반으로 하는 의사결정 구조를 가진 굿거버넌스 형성을 위해 시민들이 참여할 수 있는 공간으로서 NGO의 역할이 중요함 • NGO활동의 공공성 : 불특정 다수의 공공선을 위한 NGO의 활동은 시민사회 내부를 넘어서 국가적으로 공공성을 가지며 그 활동을 기록으로 남기는 것은 역사적으로 중요함 • 시대의 이슈를 반영하는 기록 : 당대의 사회문제와 이에 대한 시민들의 활동 을 통해 시대의 정치, 경제, 사회상을 알 수 있음
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
1. 우리 단체의 역사기록 남기기
§ NGO 기록관리 현황 • 개별단체의 기록관리 : 참여연대와 같이 규모가 큰 편인 단체의 경우 자체적 으로 기록관리규정 및 지침을 수립하고 단체 활동가 전체를 대상으로 주기적 으로 교육을 진행하는 등의 기록관리를 진행하고 있지만 대부분의 단체들이 재정 및 인력 부족 등의 이유로 기록관리를 하지 않고 있는 상황임 • NGO아카이브 사례 : NGO 기록 전체를 대상으로 하는 아카이브는 없는 상황. 민주화운동기념사업회, 성공회대 민주자료관이 일부 기록을 수집하여 보존 및 열람서비스를 제공하고 있음 • 특정 주제 아카이브 : 여성운동단체들의 자료를 모아놓은 성평등도서관이 이에 해당한다고 할 수 있으나 활동기록 보다는 발간물 위주의 수집이 진행 됨 5
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
1. 우리 단체의 역사기록 남기기
§ NGO 기록관리 사례
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
1. 우리 단체의 역사기록 남기기
§ NGO 기록관리 사례
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
1. 우리 단체의 역사기록 남기기
§ NGO 기록관리 사례
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
2. 업무 수행 중 기록 활용하여 활동의 효율성 높이기
§ NGO 기록의 유형 종류
특성
기록물(예시)
정책파일
NGO의 정책이나 맡겨진 과업으로부터 생산되는 기록
00지진피해지역원조 계획
행정파일
조직을 운영하고 관리하는 과정에서 생 산되는 기록
규정, 인사관련 기록
일반정보파일
조직 내에 있는 회원이나 봉사자 또는 산하 조직과 관련한 기록
소식지, 회원정보 등
홍보파일
단체의 존재를 인식시키고 참여를 유도 하는 위한 목적으로 만들어진 기록
웹자보, 포스터, 홈페 이지 등
주제파일
특정 주제에 대한 이해와 정보를 제공하 기 위해 여러 출처로부터 모아진 기록
관련도서, 논문, 법령
출처 : ICA, “the Records of NGO’ Memory to be shared”, 2004 9
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
2. 업무 수행 중 기록 활용하여 활동의 효율성 높이기
§ 프로젝트 업무에 활용 • 사안별로 프로젝트 형태로 진행되는 사업이나, 외부의 지원을 받아서 진행되 는 사업은 개별적으로 관리되어야 함 • 매년 비슷한 프로젝트를 진행할 때 이전 프로젝트 기록을 참고 하면 더 효과 적으로 사업을 진행할 수 있음 § 업무 인수인계에 활용 • 기록관리를 통해 ‘어떠한 업무를 어떻게 수행하였는가’를 쉽게 정리하여 다 음 담당자에게 전달할 수 있음
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
2. 업무 수행 중 기록 활용하여 활동의 효율성 높이기
§ 활동가 교육에 활용 • 신입활동가에게 단체의 역사와 활동을 교육할 때 기록을 이용할 수 있음 • 자원활동가 등 짧은 시간에 업무를 숙지해야 할 경우 해당 사업 기록물군을 활용할 수 있음 § 연간보고에 활용 • 연말연초 기록물 정리사업을 통해 올 한 해 사업 분류 별로 진행된 내용을 기 록목록을 통해 확인할 수 있음 • 10주년, 20주년 등 그 동안의 활동을 정리하는 백서 등을 제작할 때 기록을 활용할 수 있음 § 효과적인 공간활용 • 기록관리를 통해 업무에 필요한 기록만 남김으로써 좁은 공간을 효율적으로 사용할 수 있음 11
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리를 왜 해야 할까?
3. 기록을 통해 투명성 보여주고 신뢰성 확보하기
§ • • • • • •
NGO의 사회적 책임(ISO26000의 7대 SR원칙) 설명책임 투명성 윤리적 행동 이해관계자 이익존중 법률존중, 국제행동 규범 존중 인권존중
§ 우리 단체의 투명성 이해당사자는 누구인가? • 내부 • 외부
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
1. 기록관리 목표 설정하기
2. 내∙외부환경 분석하기
3. 업무 분석하기
4. 시스템 분석하기
기록관리 목표설정
현황분석
개선안도출
이행전략 수립
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
1. 기록관리 목표 설정하기
§ 우리기관의 사명과 비전 검토하기 • 모기관의 사명과 비전, 목표 등의 검토를 통해 어떤 기록을 생산하고 남길지 기록관리의 목표를 정함
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
1. 기록관리 목표 설정하기
§ 이해관계자 분석을 통한 기록관리 현안 정리 • 기록관리 도입 및 실행에 있어 내∙외부의 관련된 사람과 이해 관계 그리기
이해관계자 정의 내부 조직, 유관기관 등 이해관계자별 조사 ·분석
요구사항파악 이해관계자별 요구사 항, 이용 시나리오, 업 무처리 절차 등 파악
요구사항도출 요구사항 목록 및 특성 정의
• 이해관계자별 요구사항 확인하기
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
1. 기록관리 목표 설정하기
§ 2016년까지의 목표 체크해보기 번호
세부 목표
1
기록관리 규정을 만든다
2
필수 기록을 지정한다
3
문서 파일명 규칙을 만들어 전 조직원이 실행하도록 한다
4
사업이 끝난 기록에 대해 평가를 실시하고 불필요한 기록을 폐기한다
5
프로젝트 기록을 정리하고 프로젝트일정표를 만든다
6
비현용기록(역사기록)을 한데 정리할 수 있는 서가를 구입한다
7
기록정리용 물품(상자, 폴더 등)을 통일해서 배치한다
8
시청각자료를 모아서 정리한다
9
기록관리 담당자를 정한다
10
신입활동가 교육매뉴얼에 기록관리 항목을 추가한다
체크
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
1. 기록관리 목표 설정하기
§ 2016년까지의 목표 체크해보기 번호
세부 목표
11
우리기관 주요역사를 정리한다
12
우리기관 주요역사와 관련한 기록을 내・외부에서 찾아본다
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각 활동가 업무PC 내에 활동기록 폴더 체계를 통일한다
14
연대활동기록을 주최단체 중심으로 모은다
15
홈페이지 기록을 정기적으로 백업할 수 있는 매뉴얼을 만든다
16
우리기관의 주요 업무기능을 정리한다
17
우리기관의 주요 업무기능별 핵심기록을 정한다
18
2015년 생산・접수된 자료를 기록과 참고자료로 구분한다
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최상위 의사결정단위에서 기록관리를 주요업무로 설정한다
20
전체 활동가 대상 기록관리 기본교육을 실시한다
체크
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
1. 기록관리 목표 설정하기
§ 2016년까지의 목표 체크해보기 번호
세부 목표
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중요 종이문서를 디지털화한다
22
디지털 기록의 통합 저장소를 만들어 운영한다
23
기록관리시스템을 구축한다
24
연말 연시에 1년 간 생산.접수한 기록을 모두 함께 정리한다
25
기록물 서고를 마련한다
체크
26 27 28 29 30
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
1. 기록관리 목표 설정하기
§ 기록관리 목표와 비전문 작성하기
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Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
2. 내∙외부환경 분석하기
§ SWOT 분석하기 : 기록관리목표를 달성하기 위해 현재 우리기관의 강점 (Strength), 약점(Weakness), 기회(Opportunity), 위협(Threat) 요소를 확인 • 내부 환경 요인 : 규정 등 제도적 장치의 유무, 공간 및 재정 상황, 내부 업무 체계 및 임원, 활동가들의 기록관리 인식 등 • 외부 환경 요인 : 기록관리를 통해 공익에 기여할 수 있는 요소, 지속가능성 에 영향을 미칠 수 있는 요소 등 (내부환경)강점 S (내부환경)약점
O
W 기회요인 적극적 수용 T
S
W 강점요인 적극적 활용 T
S
O
W 약점요인 보완 T
SWOT 분석 (외부환경)기회요인 (외부환경)위협요인
S O
O
W 약점요인 극복 T
<기록관리SWOT분석 프레임워크> 20
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
3. 업무 분석하기
§ 조직도 그리기 NGO 운영위원회 및 감사
사무총장
총무
정책
조직
홍보
활동가
활동가
활동가
활동가
<조직도 예시> 21
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
3. 업무 분석하기
§ 업무기능 분해하기 • 조직의 업무 기능과 각 활동을 계층구조로 표현한 기능분해도 그리기 • 조직이 수행하는 업무를 설명할 수 있도록 그리도록 함
<기능 분해 예시> 22
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
3. 업무 분석하기
§ 업무분류표 만들기 • 앞서 도출한 업무기능표를 세분화해 분류표를 만들기 • 단위과제란 업무 수행의 최소 단위이자 기록물철 단위임
<업무분류표 예시> 23
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
3. 업무 분석하기
§ 프로젝트 업무 분류 하기 • 하나의 사업 안에 여러 업무 기능이 연결적으로 수행되는 프로젝트는 보존과 활용을 위해 하나의 묶음으로 관리되어야 함. 중기능 또는 대기능에 프로젝 트를 분류하고 각 기능을 그 하위 기능으로 놓을 수 있음
<프로젝트활동 예시> 24
Ⅰ 기록관리 개요 기록관리 어떻게 할까? – 기록관리 전략 수립
4. 시스템 분석하기
§ • • • • •
전자기록을 생산하거나 저장하고 있는 정보시스템 종류는? 홈페이지 전자문서시스템 인트라넷 서버 기타 외부 드라이버
25
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
2. 기록관리 규정 만들기
3. 기록관리 시스템 도입하기
26
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 현용기록관리 프로세스
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Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 기록과 기록 아닌 것 구분하기 • 기록은 매체의 유형과 상관 없이 업무활동의 과정과 결과로 생산∙접수된 정 보자료 • 참고자료는 업무수행에 필요한 지식의 습득이나 단순참고를 위해 수집한 정 보자료로 복본, 사본, 발췌본의 특성을 가진 것 • 꼭 필요한 기록만 잘 관리하자는 목표라면 참고자료는 기록과 분리해서 보관 하는 것이 효과적임 • 기록인 것 체크하기(16페이지)
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Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 등록 및 편철하기 • 종이기록은 진행용철(File)에 편철하기 ü 재사용할 수 있는 견고한 파일을 준비하여 기관 내에서 통일적으로 사용 ü 진행용철의 경우 편철 분량이 A4 100매 내외로 하고 양이 많을 경우 권 (Volume)으로 나누어 관리 ü 철 제목과 연도를 붙여 식별하고 필요 시 권호수 표기 ü 기록 건(Item)이 발생하면 바로 바로 진행용철에 순서대로 묶어주고 간 단한 목록을 작성할 것 •
전자기록은 진행용 폴더(Folder)에 저장 ü 업무기능명, 프로젝트명, 연도 등으로 구성된 계층적 폴더 구성 ü 작성 중인 문서, 임시 문서 등을 넣어 둘 “진행중” 폴더 만들기 ü 확정된 문서는 해당 사업 폴더에 넣고 나머지는 삭제 29
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 등록 및 편철하기 • 분류번호 확인 ü 분류번호는 기록의 단위업무를 반영한 분류표상의 번호 ü “대기능-중기능-(소기능)-기록물철 일련번호”로 표현 ü 예시> 정책기획회의철 : FP-PG-02-01 • 등록번호 부여하기 ü 기록물건을 진행용 철에 편철하면서 목록에 등록번호 기입하기 ü 등록번호 부여 규칙 : 분류번호_일련번호(자리수 미리 정하기) • 기록물 목록 작성 ü 연번, 등록번호,제목, 생산자, 생산일자, 공개여부 표시
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Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 전자기록 분류하기 • 기록분류표 구성에 따라 계층구조로 PC 폴더 설계 ü ü ü ü
개인 또는 업무부서의 이름으로 폴더 이름을 짓지 말 것 폴더명에 기록분류표의 단위업무코드 또는 단위업무명 적어주기 1년 단위로 업무에 따라 폴더를 구성하되 폴더 구조 변경하지 않기 진행 중인 건은 해당 단위과제 폴더 하위에 “진행중”폴더 만들어 사용
• 기록물건(item) 명명 규칙 정하기 ü 생산년도+생산월+생산일_파일명_생산자_버전 ü 생산년도가 두 해에 걸쳐 있는 경우 첫 생산년도로 명명 ü 파일제목은 가급적 변경하지 않도록 함 ü 파일명은 모두 붙여쓰기 ü 문서가 완료되기 전에는 버전을 붙여 저장하고 완료되면 버전 부분 지우 기 31
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 기록물 정리 • 기록물철 종결(Cutoff) ü 매년 진행되는 일상 업무는 연도별로 기록물철을 종결하기 ü 프로젝트는 사안 종료 시 기록물철 종료 •
•
종결을 위해 기록물 정리하기 ü 목록대조 : 진행용철에 작성해둔 목록과 실제 편철된 기록물을 대조하여 망실된 것이 있는지 확인하고 보완하기 보존용철/상자에 옮겨 담기 ü 진행용철을 종결하고 보존용철에 옮기기. 적당한 양을 잡아 보존상자에 일련의 철을 보관하기 ü 라벨링 : 철과 상자에 분류체계명, 철 제목, 생산연도 등을 적어두기 32
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 기록물 정리 용구 • 보존용철과 보존상자, 라벨링 하기 2015
정 책 기 획
관리번호
1
주
보존기간
2014~2019
현
생산기관
조직팀
보존철명
1. 조직사업
미 5년
33
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 기록물 보관하기 ü 혼자 추진하는 업무의 진행용철은 업무담당자의 책상 위에 보관 ü 공동으로 추진하는 업무의 진행용철은 팀별 공용 서가에 보관 ü 보존용철과 보존상자는 업무에 활용하는 기간동안 팀별 공용 캐비닛에 보관 ü 업무활용을 마친 보존용철과 보존상자는 보존서고에 보존
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Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 기록의 보존기간 책정 • 기록물 평가 및 선별의 필요성 ü 기록과 기록이 아닌 것을 구분 ü 기관의 핵심기록, 중요기록을 파악 ü 불필요한 기록자료를 폐기하여 업무 공간을 효율적으로 사용 •
평가 기준 ü 업무활용적 가치 : 이후 업무 활동에 얼마나 활용될 것인가 ü 증거적 가치 : 법적, 행정적으로 증빙해야 하는 기간은 얼마인가 ü 역사적 가치 : 기관의 역사자료로 남겨져야 할 내용인가
35
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
1. 기록물 관리 프로세스
§ 기록의 재평가 • 최종 폐기 여부를 검토함(폐기심의회 구성 필요)
<기록물 폐기절차 예시> 36
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
2. 기록관리 규정 만들기
§ 기록관리규정의 필요성 • 기록관리업무의 근거를 제공하고 조직 전체 차원의 기록물 보존과 관리를 위 한 일관된 체계를 제공하는 역할 • 기록관리업무의 원활한 수행을 위해 필요 § • • • •
기록관리규정의 구성과 핵심내용 조직의 기록물과 기록물관리의 정의 기록물관리 담당자가 수행하는 업무 기록물의 생산∙정리∙보존의 각 단계별 수행업무 기록물관리를 위한 각종 위원회의 구성 및 관리에 관한 사항
§ 기록물관리 관련 지침 • 규정 외에 단체 구성원들이 공통으로 적용해야 하는 지침 37
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
3. 기록관리 시스템 도입하기
§ 엑셀 활용하여 기록물 등록대장 만들기 • 기록물등록대장을 만들어 공용폴더에 올려 공유하거나 출력해서 대장 형태 로 관리 • 규모가 작은 기관의 경우 전체가 쓸 수 있는 등록대장을 만들고 중규모 이상 의 기관에서는 팀별로 만들어 쓴 후 기록관리 담당자가 취합해서 목록 완성 하기
<엑셀을 이용한 기록목록 예시> 38
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
3. 기록관리 시스템 도입하기
§ 액세스 활용하여 등록하기 • 기록물분류표에 따라 분류코드 단위를 만들어 기록물철 기록물 건 단위로 등 록할 수 있음
<액세스를 이용한 기록등록 예시> 39
Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
3. 기록관리 시스템 도입하기
§ 오픈소스기록관리시스템 활용하기 • AtoM(http://hmarchives.org)
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Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
3. 기록관리 시스템 도입하기
§ 오픈소스기록관리시스템 활용하기 • Omeka(http://mta.localityarchives.org/)
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Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
참고자료
<기록관리절차 참고 자료 및 영상> ・명지대학교 기록정보과학대학원 NGO 기록관리 가이드 시리즈 NGO 기록경영 실천하기 가이드 http://dspace.rikar.org/handle/2014.oak/1623 (제1탄) NGO단체의 기록의 생산 https://www.youtube.com/watch?v=8AJSmW9gFqE (제2탄) 기타 기록물 유형의 정리 https://www.youtube.com/watch?v=bslnM4pOTLQ (제3탄) 전자기록정리 https://www.youtube.com/watch?v=EECqD3HI_i0 (제4탄) NGO기록의 보존환경 https://www.youtube.com/watch?v=tWwEeNXPNMo (제5탄) 기록의 평가와 폐기 https://www.youtube.com/watch?v=wEFDW85hfyU (제6탄) 기록의 공개와 활용 https://www.youtube.com/watch?v=0GFQdvPoK0c 기록의 공개 https://www.youtube.com/watch?v=roTnff3T_RU
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Ⅱ 기록관리 실행 기록관리의 실제
참고사이트 1. AtoM을 이용한 아카이브 인간과기억아카이브 > http://hmarchives.org/(개편중) hmatom.archives.ac.kr(임시서버) 2. Omeka를 이용한 참여형 아카이브 BraceroArchives : 멕시칸 이주노동자 아카이브 : http://braceroarchive.org/ Our Marathon : 보스턴마라톤 참사 아카이브 : http://marathon.neu.edu/ 911 Digital Archive : http://911digitalarchive.org/ Occupy Archive: http://occupyarchive.org/ Hurricane Digital Memory Banks : 카트리나 참사 http://hurricanearchive.org/ 성공회대 노동사연구소 > 대한마이크로노조아카이브 : http://micro.osasf.net/ 부산로컬리티아카이브 > http://mta.localityarchives.org/ 3. Curatescape를 이용한 로컬리티, 역사 큐레이션, 스토리텔링 Cleveland Historical : http://clevelandhistorical.org/ 기타 Curatescape프로젝트 목록: http://curatescape.org/projects/ 43