Contract Management

KONFERENCE den 4. og 5. september 2012 Workshop den 6. september 2012 København

C ontract

M anagement Tilmeld dig direkte på www.ibceuroforum.dk/cm

• Contract Management – nu en anerkendt nødvendighed • Proaktiv styring af kontrakter – erfaringer & eksempler • Forankring af Contract Management i organisationen – hvordan?

• Implementering af IT-løsninger – praktiske erfaringer • IT-kontrakten i praksis – undgå overskridelse af tid & budgetter • Hvilken IT-leverandør?

• Perspektiverne – det fulde udbytte af Contract Management Hør blandt følgende talere: Lektor, Ph.d. René Franz Henschel, Aarhus School of Business • Global Head of Supplier Quality Management Eli Sandlykke, Siemens Windpower A/S • Advokat, partner Claus F. Sørensen, DAHL • Professor Henrik Lando, CBS • Director Procurement and Contracts Jean Marc Fraissé, NNE Pharmaplan • Corporate Counsel Christian Vilstrup, Novo Nordisk A/S • Afdelingsdirektør, Contract and Commercial Management, Christian Sandbeck , KMD A/S • Advokat, partner Jesper Langemark , BvHD • Advokat Søren Rahbek , Københavns Lufthavne A/S • Principal Michael Ekegren Christensen, Netcompany • Director, General Counsel Nordics, Åsa Ericson Hedström, Sony Mobile Communications AB

WORKSHOP:

Contract Management – et styringsværktøj i relation til kontrakter Advokater: KONFERENCE 13 LEKTIONER Sponsorer:

www.ibceuroforum.dk

WORKSHOP 5 LEKTIONER

talerliste Lektor, Ph.d.

Director, General Counsel Nordics

Aarhus School of Business

Sony Mobile Communications AB

René Franz Henschel

Åsa Ericson Hedström

Global Head of Supplier Quality Management

Eli Sandlykke

Siemens Windpower A/S Advokat, partner

Claus F. Sørensen

Ordstyrer: Advokat

Frederik Bruhn

DAHL Advokatfirma

DAHL Advokatfirma Professor

Workshopunderviser:

CBS

Søren Wolder Knudsen

Henrik Lando

Advokat

DAHL Advokatfirma

Director Procurement and Contracts

Jean Marc Fraissé

NNE Pharmaplan

Corporate Counsel

Målgruppe for konferencen

Christian Vilstrup

Novo Nordisk A/S

Afdelingsdirektør, Contract and Commercial Management

Christian Sandbeck

KMD A/S

Advokat, partner

Jesper Langemark BvHD Advokatfirma Advokat

Søren Rahbek

Københavns Lufthavne A/S Principal

Michael Ekegren Christensen

Netcompany

2

Konferencen henvender sig til Contract Managers, kontraktchefer, juridiske direktører, advokater, Commitment Managers, Commercial Managers, CFO’s, Procurement Directors, Project Leaders, CPO’s, Counsels, IT Directors, CIO’s og andre med interesse i og ansvar for Contract Management.

sponsorer

Netcompany IT and business consulting leverer forretningskritiske it-løsninger og rådgivning.

Netcompany leverer virksomhedssystemer og portaler på web-teknologi, f.eks. portaler til kunder, partnere og medarbejdere, e-handel, e-indkøb, CRM, workflow og sagsstyring, content management, intranet, integration af nye og eksisterende systemer m.m. Netcompany dækker førende teknologier og standardpakker inden for .NET og J2EE. Læs mere på www.netcompany.com

Ariba, Inc. is the world’s business commerce network. Ariba combines industry-leading cloudbased applications with the world's largest web-based trading community to help companies discover and collaborate with a global network of partners.

Learn more at www.ariba.com

Med fokus på videndeling og brugervenlighed leverer Software Innovation fremtidens IT-løsninger til dokument-, kontrakt- & projekthåndtering, med effektive og fleksible forretningsgange og arbejdsprocesser som resultat.

Læs mere på www.software-innovation.dk

Hos SOLUSI er vores ambition at gøre kontrakthåndtering mere brugervenligt og tilgængeligt. Vi har i samarbejde med ELO Digital Office udviklet en løsning, der effektivt og sikkert kan håndtere standardkontrakter for virksomheder i alle størrelser. Løsningen hedder SOLUSI CM og er baseret på velafprøvet software, der muliggør direkte integration med f.eks. Microsoft Office. SOLUSI CM er et simpelt men effektivt værktøj, der nemt tilpasses eksisterende arbejdsgange og sikrer en optimal kontrakthåndtering.

Læs mere på www.solusi.dk 3

Praktiske oplysninger Afholdelsesdato og -sted

Konferencen Contract Management den 4. og 5. september 2012 og den efterfølgende workshop den 6. september 2012 afholdes på Radisson Blu Falconer Hotel & Conference Center, Falkoner Allé 9, 2000 Frederiksberg C, telefon 38 15 80 01.

Overnatning

Overnatning er ikke inkluderet i konferenceprisen. IBC Euroforum henviser til Radisson Blu Booking for bestilling af hotelværelser. Kontakt bookingen på telefon 38 15 65 00 og oplys CFT-nummer: 62615

Parkering

Der er betalingsparkering på Falkonér Plads bagved hotellet eller i parkeringskælderen ’Falkoner Plads’ (under Frederiksberg Gymnasium og nabo til Radisson Blu Falconer Hotel & Conference Center). For at benytte parkeringskælderen ’Falkoner Plads’ anbefaler vi bilister at køre bag om hotellet til parkeringspladsens nedkørsel, dvs. ad Falkoner Allé via Howitzvej til Sylows Plads bag hotellet. Dette skyldes, at Sylows Allé grundet metrobyggeri delvist er afspærret i dagtimerne.

Som konferencegæst er det IKKE muligt at benytte Radisson Blu Falconer Hotel & Conference Center’s egen parkeringskælder.

Der er i receptionen på Radisson Blu Falkoner Hotel mulighed for at købe dagslicenser til kr. 35, som kan bruges, hvor der er 2-timers parkering på Frederiksberg.

Vi gør opmærksom på, at Metroen stopper på Frederiksberg Station, der ligger tæt ved hotellet. IBC Euroforum fralægger sig ansvaret for parkering i forbindelse med arrangementet.

Konferencepris Alle priser er ekskl. moms.

Tilmelding senest 29. juni

Spar

Tilmelding senest 24. august

Spar

Tilmelding efter 24 . august

Konference & workshop

15.495,-

2.000,-

16.495,-

1.000,-

17.495,-

Konference

12.495,-

2.000,-

13.495,-

1.000,-

14.495,-

Workshop

4.995,-

–

4.995,-

–

4.995,-

Prisen inkluderer kaffe/te, frugt og frokost samt uddybende dokumentation fra de forskellige talere.

Faktura og bekræftelse på din tilmelding vil blive fremsendt ved tilmelding.

Tilmelding

Send, ring eller fax din tilmelding til IBC Euroforum. Du kan også tilmelde dig på www.ibceuroforum.dk eller registration@ibceuroforum.dk. Tilmeldingen er bindende!

Afbestilling

Afbestilling skal ske skriftligt. Ved afbestilling indtil 14 dage før afholdelsen tilbageholdes et gebyr på 10 %. Sker afbestillingen mindre end 14 dage før afholdelsen, tilbageholdes 50 %, og ved afbestilling senere end 2 dage før afholdelsen betales fuld pris. Er du selv forhindret, har du ligeledes mulighed for at overdrage deltagelsen til en kollega.

IBC Euroforum ApS, Silkegade 17, st., Postboks 2023, 1012 København K, Telefon 35 25 35 45, Fax 35 25 35 46, info@ibceuroforum.dk, www.ibceuroforum.dk, Giro 3 93 14 55, CVR-nr 24 24 03 71

4

Contract management

– Få det fulde udbytte af dine kontrakter Konferencen tager udgangspunkt i Contract Management som en proaktiv strategisk disciplin – og netop som sådan er Contract Management efterhånden blevet en anerkendt nødvendighed!

Det er 3. gang, IBC Euroforum holder konferencen, og vi har i år primært fokus på den praktiske udførelse – dvs. det, der konkret skal til, for at Contract Management kan skabe værdi for virksomheden. Vi ser blandt andet nærmere på følgende emner, vinkler og problemstillinger: • Kontinuerlig risikovurdering af kontraktparten – den proaktive styring af leverandørkontrakter • Kontrakten som proaktiv drejebog • Forankring af Contract Management i organisationen – teori, erfaringer & paneldebat • IT kontrakten i praksis – hvordan bruges kontrakten til at undgå overskridelse af tid & budgetter?

• Implementering af IT-løsninger til Contract Management – praktiske erfaringer • IT-løsningen – hvilken leverandør?

• De kommercielle perspektiver – det fulde udbytte af Contract Management Hør andres erfaringer og få inspiration!

Vi har i programmet lagt stor vægt på erfaringsbaserede indlæg ved personer med forskellige typer baggrund og funktioner – fra virksomheders jura-, indkøbs- og salgsfunktioner til teoretikere og rådgivere. Blandt andet følgende virksomheder vil bidrage med deres praktiske erfaringer: Siemens Windpower A/S NNE Pharmaplan Novo Nordisk A/S KMD A/S Københavns Lufthavne A/S Sony Ericsson Mobile Communications AB

WORKSHOP: Contract Management – et styringsværktøj i relation til kontrakter Efter konferencen byder vi på workshop om contract management som værktøj i forbindelse med udarbejdelse, indgåelse og gennemførelse af kontrakter – hvordan kan kontrakter aktivt benyttes som styringsværktøj såvel juridisk, kommercielt som leverancemæssigt? Workshoppen har primært en juridisk vinkel på contract mangement, men behandler også delivery- og commercial contract management og samspillet mellem de tre forgreninger.

Vel mødt på konferencen!

Med venlig hilsen

Rikke Ryge Casper Senior Project Manager IBC Euroforum

5

KONFERENCE • tirsdag den 4. septemebr 2012

Contract management 08.30

Udlevering af navneskilte og deltagermateriale Morgenkaffe/te

09.00

Åbning af konferencen Senior Project Manager Rikke Ryge Casper, IBC Euroforum

09.05

Introduktion ved ordstyreren Advokat Frederik Bruhn, DAHL

09.10

Contract management – en generisk disciplin eller en kulørt kamæleon?

Contract management anses i stigende omfang for værende en bydende nødvendighed, en kernekompetence som ingen virksomhed eller organisation bør undlade at udvikle.

• Hvad er contract management grundlæggende?

– Er det er juridisk disciplin?

– Er det en management-disciplin?

– Er det en kombination, noget nyt og egenartet, som ikke før er set?

Indlægget fokuserer med baggrund i den nyeste forskning og best practice på, hvad contract management egentlig kan siges at være, eftersom det har betydning for, dels hvorledes disciplinen optimalt bør udvikles i en virksomhed, dels for hvordan de professionelle parter, der arbejder med contract management, kan overføre deres viden, processer og redskaber fra én industrisektor til en anden, eller mellem det offentlige og det private.

Lektor, Ph.d. René Franz Henschel, Aarhus School of Business

10.00

Pause

Proaktiv kontraktstyring i praksis

6

10.10

Kontinuerlig risikovurdering af kontraktparter – leverandørkvalificering og opfølgning Due diligence ved kontrakters indgåelse er ikke nok – det er i høj grad også relevant at have fokus på opfølgning:: • Hvordan sikrer Siemens de kontraktuelle krav i kontrakten gennem leverandørkvalificering?

• Hvordan sikres, at eventuelle faresignaler hos kontraktparten opfanges?

• Hvilket beredskab bør være parat?

• Hvori består udfordringerne – hvad er kritisk?

• Overvejelser & erfaringer Global Head of Supplier Quality Management Eli Sandlykke Siemens Windpower A/S

10.55

Pause

KONFERENCE KONFERENCE •• onsdag tirsdag den 5.

4. september 2012

Contract Management 11.10

Kontrakten som proaktiv drejebog Kontraktgrundlaget for projekter vedr. byggeri og IT er ofte meget detaljeret og omfangsrigt og får ikke altid får den opmærksomhed, det burde have. Ofte indeholder kontrakten en beskrivelse af en række opgaver, som hver af parterne pålægges undervejs i projektet, og er man ikke opmærksom på dette som kontraktpart, kan det få vidtrækkende konsekvenser under en eventuel efterfølgende tvist.

Dette indlæg giver en række eksempler på den kontraktregulering, der relaterer sig til perioden forud for en misligholdelse, altså ikke de bestemmelser, der beskriver hvordan man skal forholde sig, når misligholdelsen er en kendsgerning, men derimod de bestemmelser, der beskæftiger sig med emner (herunder for eksempel bevisbyrde), der gerne skulle forhindre mislighold.

Indlægget tager udgangspunkt i en projektkontrakt og inddrager en række praktiske eksempler.

Advokat, partner Claus F. Sørensen, DAHL Advokatfirma

12.00

Frokost

Contract management i organisationen 13.00

Betydningen af contract management i organisationen – hvordan sikres, at kontrakterne varetager virksomhedens overordnede interesser?

Der er ofte uenighed i en virksomhed vedrørende udformningen af virksomhedens kontrakter – ofte vil sælger, jurist og projektleder have forskellig holdning til en kontrakts klausuler.

Uenigheden kan skyldes, at de har forskellige mål, men også at de ser verden forskelligt ud fra hver sin faglighed. Følgende spørgsmål opstår og vil blive behandlet i indlægget: • Hvem skal have ansvaret for eller involveres i kontraktens forskellige dele?

• Hvordan indrettes de forskellige interessenters incitamenter mest hensigtsmæssigt?

• Hvordan kan man sikre, at alle `taler samme sprog´?

Professor Henrik Lando, CBS

13.45

Pause

14.00

Contract management i organisationen – håndteringen i praksis • Hvilken rolle spiller indkøb, salg og juridisk funktion i relation til contract management?

• Hvilke erfaringer og udfordringer med forankring af contract management?

• Hvordan sikres forankringen af contract management i den samlede organisation?

Director Procurement and Contracts Jean Marc Fraissé, NNE Pharmaplan Vice President, Sales Thomas Leistiko, Terma A/S (inviteret) Corporate Counsel Christian Vilstrup, Novo Nordisk A/S Afdelingsdirektør, Contract and Commercial Management, Christian Sandbeck, KMD A/S

15.45

PANELDEBAT

16.25

Opsummering af konferencens første dag ved ordstyreren

16.30

Konferencens første dag slutter 7

KONFERENCE • onsdag den 5. septemebr 2012

Contract Management 08.30

Morgenkaffe/te

09.00

Ordstyreren introducerer dagens indlæg

Implementering af IT-løsninger

8

09.05

Implementering af IT – kontraktlige emner • Overskridelse af tid og budgetter – Hvad kan man lære?

– Hvordan kan kontrakten være med til at sikre rettidig levering uden budgetoverskridelser?

• Konkrete eksempler Advokat, partner Jesper Langemark, BvHD Advokatfirma

10.00

Pause

10.15

Implementering af Contract Builder – processen & værdiskabelsen • Om processen – før, under, efter og stadig • Hvilke værdier er der skabt med den nye IT-løsning?

Advokat Søren Rahbek, Københavns Lufthavne A/S

10.55

IT-løsning til juridisk sagsbehandling & kontrakthåndtering – fra krav til implementering • Erfaringer fra Netcompany’s implementering af systemer til juridisk sagsbehandling og kontrakthåndtering i Accura, Københavns Lufthavne A/S m.fl.

• Når grundfunktionerne vedr. behandling af juridiske dokumenter og styring af administrative processer er opfyldt – hvad gør man derfra?

• Hvilke behov skal et standard system kunne opfylde for at kunne passe ind i den enkelte virksomhed?

Principal, Michael Ekegren Christensen, Netcompany Virksomhedscase (inviteret)

11.35

Implementering af den mindre IT-løsning – value for money Investeringer i contract management-systemer bliver ofte mødt med spørgsmål om, hvorvidt og i hvilket omfang det vil tilføre organisationen værdi, og svaret er klart – undersøgelser viser, at en organisation i gennemsnit kan hente minimum 1½ – 2½ % af sit indkøbsbudget afhængig af modenhed, kontraktportefølje mv. Hertil kommer værdien af at indføre ”value for money” testing og benchmarking, der kan frigøre endnu flere værdier.

• Erfaringer fra en mellemstor virksomhed med implementeringen af IT-løsning til contract management – implementeringsprocessen før, under, efter og stadig Virksomhedscase (virksomhedens navn annonceres senere)

12.15

Frokost

KONFERENCE • onsdag den 5. september 2012

Contract Management IT-løsningen 13.15

IT-løsningen – hvilken leverandør?

Individuel dialog, rådgivning og erfaringsudveksling om forskellige contract management softwareløsninger.

• Hvad kan hvad?

• Hvad skal man vælge hvornår?

• Muligheder & udfordringer i forbindelse med valget af leverandør Netcompany Solusi Ariba Software Innovation

14.10

Pause

Perspektiverne – deT fulde udbytte 14.20

The meaning of contract management in real life – a legal & business perspective The presentation raises the question as to what contract management is in real life and what it really means from a legal as well as a business perspective: • Why contract management?

• The life time perspective – from RFQ to termination and disputes • Roles & responsibilities – a clear cut case? Importance of ownership Director, General Counsel Nordics, Åsa Ericson Hedström, Sony Mobile Communications AB Indlægget holdes på engelsk

15.20

Kort pause

15.25

Kommercialisering – supplér dine kontrakter med kommercielle samarbejdsaftaler En IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) undersøgelse viser, at de fleste forhandlere benytter tid i forhandlingsforløbet til allokering af risici mellem parterne for at håndtere situationer, hvor noget går galt. Samme forhandlere fortæller i undersøgelsen, at tiden kunne være bedre benyttet, hvis fokus i højere grad er på skabelsen af rammer for en succesfuld relation.

Med udgangspunkt i IACCM’s undersøgelse har KMD A/S implementeret principper som søger at sikre, at kundekontrakter faktisk understøtter succesfulde kunderelationer.

• Hvorfor har KMD valgt at følge konklusionerne fra IACCMs undersøgelse?

• Hvad er det, KMD har implementeret?

• Erfaringerne indtil nu Afdelingsdirektør, Contract and Commercial Management, Christian Sandbeck, KMD A/S

16.25

Opsummering af konferencen ved ordstyreren

16.30

Konferencen slutter 9

WORKSHOP

C onstract M anagement – et styringsværktøj i relation til kontrakter torsdag den

6. september 2012

Få indblik i contract management som værktøj i forbindelse med udarbejdelse, indgåelse og gennemførelse af kontrakter – der vil være et særligt fokus på IT-kontrakter, men workshoppen giver udbytte for alle typer af kontrakter.

Workshoppen beskæftiger sig primært med en juridisk vinkel på contract management, men behandler også delivery- og commercial contract management og samspillet mellem de tre forgreninger.

Formålet med workshoppen er at give kendskab og forståelse for brug af contract management mekanismer i kontrakter samt de juridiske konsekvenser af reguleringer og faktiske handlinger, herunder hvordan kontrakten aktivt kan benyttes som styringsværktøj såvel juridisk, kommercielt som leverancemæssigt.

Workshoppens indhold Deltagelse i workshoppen giver indblik i og værktøjer til at håndtere contract management vedrørende kontrakter.

Følgende emner vil blandt andet blive behandlet på workshoppen: • Contract management ved indgåelse af kontrakter • Contract management som kontrakt-mekanisme • Samspillet mellem delivery-, legal- og commercial contract management • Redskaber til legal contract management • Relationer til account management eller project management Som eksempler, der falder herunder kan bl.a. nævnes licensstyring, administration af projekter, håndtering af variable betalingsmodeller, pro- og reaktive beføjelser, håndterlige og uhåndterlige kontraktbestemmelser, mapping af kontrakter og leveranceforpligtelser mv.

Undervisningsmateriale Deltagerne i workshoppen får udleveret undervisningsmateriale, som benyttes under workshoppen.

Undervisningsform Undervisningen på workshoppen baseres på oplæg, men der indlægges dialog/diskussioner og praktiske opgaver. Der forventes aktiv deltagelse af workshoppens deltagere.

Målgruppe Målgruppen er primært ikke-jurister, som ønsker et mere indgående kendskab til og forståelse for kontraktmekanismer, der påvirker contract management disciplinen.

10

Underviseren Advokat, LL.M. Søren Wolder Knudsen, DAHL Advokatfirma Søren Wolder Knudsen rådgiver om contract management på IT-kontrakter som såvel ekstern som intern advokat og har herunder fungeret som contract manager på større IT-projekter.

Program 08.30 Morgenkaffe/te 09.00 Workshoppen starter 12.00 Frokost 13.00 Workshoppen fortsætter 15.00 Workshoppen slutter Der indlægges en formiddagspause

Advokaters obligatoriske efteruddannelse KONFERENCE: 13 LEKTIONER WORKSHOP: 5 LEKTIONER Den 1/1 2008 trådte den obligatoriske efteruddannelse for advokater i kraft.

IBC Euroforums juridiske konferencer herunder ”Contract Management” opfylder kvalitetskravene for advokaters efteruddannelse.

Efter endt konference udleverer vi deltagerbevis til brug for senere dokumentation. Vi gør opmærksom på, at konferenceprogrammet skal gemmes sammen med deltagerbeviset.

Spørgsmål vedr. den obligatoriske efteruddannelse kan rettes til advokatsamfundet.

Vi tager forbehold for fejl og ændringer i programmet samt eventuelle trykfejl. Spørgsmål vedrørende konferencen og workshoppen besvares af Senior Project Manager Rikke Ryge Casper telefon 41 95 14 29, e-mail rc@ibceuroforum.dk.

11

IBC Euroforum ApS • Silkegade 17, st. • Postboks 2023 • 1012 København K

Ti lme ld i n g ti l I BC E u roforu m Konference & works h op

Contract Management

København • Konference den 4. & 5. september • Workshop den 6. september 2012

Navn Stilling Afdeling E-mail Ønsker du at modtage information om kommende arrangementer via e-mail?

 Nej tak

 Ja tak

Firma Adresse Postnr. og by Telefon (omstilling) Hvis offentlig: Notér EAN nr./ordrenr.

Sekretær Nærmeste chef

 Jeg er forhindret i at deltage og ønsker derfor at rekvirere talernes præsentationsmateriale fra konferencen (kr. 2.495,- ekskl. moms).

jeg ønsker at deltage:

Alle priser er ekskl. moms.

Tilmelding efter 24. august

Tilmelding senest 29. juni

Spar

Tilmelding senest 24. august

Spar

Konference & workshop

15.495,-

2.000,-

16.495,-

1.000,-

17.495,-

Konference

12.495,-

2.000,-

13.495,-

1.000,-

14.495,-

Workshop

4.995,-

–

4.995,-

–

4.995,-

sådan kan du tilmelde dig: 35 25 35 45 35 25 35 46

Venligst oplys tilmeldingskode – se adressefelt www.ibceuroforum.dk/cm registration@ibceuroforum.dk

IBC Euroforum Silkegade 17, st.

1113 København K

12181

Sæt X