Contract Management

PRE-WORKSHOP • københavn • 13. MAJ 2013 KONFERENCE • københavn • 14. & 15. Maj 2013 Post-WORKSHOP • københavn • 16. MAJ 2013

CONTRACT MANAGEMENT Praktiske erfaringer med organisering, forankring, implementering og understøttelse af Contract Management Hør erfaringer fra blandt andre:

IBM Svenska (SE) KMD DR Region Midtjylland Danske Bank Arla Foods Nordhavnsvej Konsortiet

pre-workshop: Contract Management & offentlige (agile) kontrakter post-workshop: Contract Management & Governance

Tilmeld dig direkte på www.ibceuroforum.dk/cm

talerliste Lektor, ph.d.

Head of Contract Management

René Franz Henschel

Magnus Jacobsen

Aarhus Universitet

Danske Bank A/S

Contract Management Executive Manager

Senior Legal Counsel

Thomas Wincent

Martin Lønstrup

IBM Svenska AB (SE)

A.P. Møller – Mærsk A/S

Manager, advokat

Partner, cand.merc.jur.

Hanne Bay

Mikael Klint

Rambøll Management Consulting A/S

Zohnesen & Klint

Afdelingsdirektør

Partner

Christian Sandbeck

Per Lund Pedersen

KMD A/S

Deloitte Consulting

Chef, DR Koncernindkøb

Partner

Thomas A. Brask

Thomas Andersen

DR

Deloitte Consulting

IT Souschef & CISO kontorchef IT-stab

Formand

Kenneth Becker

Danish Contract Management Association (DCMA)

Region Midtjylland

Thomas Richard Søefeldt Vendor Contract Management Director

Adm. direktør, advokat

Jesper Mikkelsen

Peter Løvgren

Arla Foods

LEGARIS

Jens Heine Jensen Nordhavnsvej Konsortiet IS, E. Pihl & Søn A/S & Züblin AG

Ordstyrer: Lektor, ph.d.

René Franz Henschel Aarhus Universitet

Undervisere på PRE-WORKSHOP: Advokat, partner Frederik Bruhn, Advokatfirmaet DAHL Enhedschef Niels Reichstein Larsen, Region Hovedstaden AMS Service Line Lead Denmark Anita Jacobsen, IBM A/S

Undervisere på POST-WORKSHOP: Consultant Hector Hinz , Deloitte Consulting Manager Hans Gerhard Olsen, Deloitte Consulting Partner Per Lund Pedersen, Deloitte Consulting

2

CONTRACT MANAGEMENT – strategisk & operationelt

Contract Management er gennem de seneste år blevet udråbt til det helt store styringsredskab. Et fokus der kan bidrage med millioner på bundlinjen – og det handler om meget mere end blot håndtering af kontrakter!

Contract Management er en proaktivt ledet forretningsproces, der har til formål at optimere håndteringen af private og offentlige virksomheders kontrakter. En tværfaglig disciplin, der både har operationel og strategisk betydning for virksomhedens værdiskabelse, f.eks. i forhold til at overholde budgetter, understøtte outsourcing og Risk Management, og til forbedring af kunde- og leverandørrelationer.

For fjerde år i træk har vi fornøjelsen af at byde velkommen til konferencen om Contract Management. Som disciplin har Contract Management nu flyttet sig til et strategisk niveau, og har på samme tid opnået en modenhed der betyder, at mange nu står overfor eller er midt i en operationalisering.

Konferencen sætter – ved hjælp af praktiske erfaringer fra en lang række af landets førende virksomheder og organisationer – fokus på forskellige værdiskabende Contract Management-funktioner og -processer. Programmet kommer således omkring organisering, forankring, Governance, praktiske redskaber og understøttelse af processerne. Hør blandt andet erfaringer fra:

IBM Svenska (SE) • KMD • DR • Region Midtjylland • Nordhavnsvej Konsortiet • Danske Bank • Arla Foods Før og efter selve konferencen har du på de to valgfrie workshops mulighed for fordybelse i henholdsvis Contract Management & offentlige (agile) kontrakter og Contract Management & Governance i relation til processer & teknologi.

Vi glæder os til at byde dig og dine kolleger velkomne – til 2, 3 eller 4 inspirerende dage om Contract Management.

Med venlig hilsen

Mette Grydehøj Post Senior Project Manager IBC Euroforum

Rikke Ryge Casper Senior Project Manager IBC Euroforum

ADVOKATERS OBLIGATORISKE EFTERUDDANNELSE KONFERENCE 13 LEKTIONER • PRE-WORKSHOP 5 LEKTIONER • POST-WORKSHOP 6 LEKTIONER IBC Euroforums juridiske konferencer herunder Contract Management opfylder kvalitetskravene for advokaters efteruddannelse.

Efter endt konference udleverer vi deltagerbevis til brug for senere dokumentation. Vi gør opmærksom på, at konferenceprogrammet skal gemmes sammen med deltagerbeviset.

Spørgsmål vedr. den obligatoriske efteruddannelse kan rettes til Advokatsamfundet.

3

PRE-WORKSHOP

CONTRACT MANAGEMENT & OFFENTLIGE (AGILE) KONTRAKTER • mandag den 13. maj 2013 Workshoppen har fokus på håndteringen af Contract Management i forbindelse med offentlige kontrakter, herunder forskelle og ligheder i relation til agile kontrakter.

Workshoppen er baseret på dialog mellem indlægsholdere og deltagere – og vil være bygget op omkring følgende emner og problemstillinger: • Forskellen på agile kontrakter og kontrakter, hvor løsningsbeskrivelsen er fast (”vandfaldsmetoden”) set i et Contract Management-perspektiv (udgangspunkt i forskellen mellem K02 og K03.)

• En offentlig kundes praktiske erfaringer med agile kontrakter set i et Contract Management-perspektiv • En IT-leverandørs praktiske erfaringer med agile kontrakter set i et Contract Management-perspektiv (særligt fokus på offentlige kunder) Eftersom workshoppen er baseret på dialog mellem indlægsholdere og deltagere, opfordres deltagerne til forud for workshoppen at indsende spørgsmål, der ønskes behandlet.

UNDERVISERE Advokat, partner Frederik Bruhn, Advokatfirmaet DAHL Enhedschef Niels Reichstein Larsen, Region Hovedstaden AMS Service Line Lead Denmark Anita Jacobsen, IBM A/S Kurset ledes af advokat Frederik Bruhn, der er partner i advokatfirmaet DAHL. Frederik Bruhn arbejder med erhvervsret og kommercielle kontrakter og har bl.a. specialiseret sig i immaterialret og it-ret, men beskæftiger sig også med selskabsret og virksomhedsoverdragelse.

PROGRAM Kl. 08.30 Registrering og udlevering af deltagermateriale Morgenkaffe/te Kl. 09.00

Workshoppen starter

Kl. 12.00 Let frokost Kl. 12.30

Workshoppen fortsætter

Kl. 14.00

Workshoppen slutter

Der vil være pauser undervejs

4

CONTRACT MANAGEMENT

konferenceprogram • tirsdag den 14. maj 2013 08.30

Udlevering af navneskilte og deltagermateriale Morgenkaffe/te

09.00

Åbning af konferencen Senior Project Manager Mette Grydehøj Post, IBC Euroforum Senior Project Manager Rikke Ryge Casper, IBC Euroforum

09.05

Introduktion ved ordstyreren Lektor, ph.d. René Franz Henschel, Business and Social Sciences, Aarhus Universitet René Franz Henschel er medlem af Academic Advisory Board hos International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) og er redaktionsmedlem på organisationens udgivelse af Contracting Excellence. Han er endvidere medstifter og første formand for Danish Contract Management Association (DCMA) og er I øvrigt medforfatter til bl.a. ”IACCM Contract and Commercial Management – The Operational Guide og International Contract Manual” (Thomson Westlaw).

Contract management & forretningen 09.10

Contract Management – fra indkøb over salg til projekt & entreprise • Forretningens betydning for Contract Management • Ligheder og forskelle mellem de forskelige forretningsområder • Betydningen af forretningsområdet for forankring, opbygning og udvikling af Contract Management Lektor, ph.d. René Franz Henschel, Business and Social Sciences, Aarhus Universitet

10.30

Pause

10.45

Contract Management throughout the (Global) Business Organisation – roles & responsibilities • The setup of the Contract Management function in the organisation • The importance of clarity regarding roles and responsibilities • Contract Management Support in multiple countries, and working cross border Contract Management Executive Manager, Thomas Wincent, European Contract Management Centre of Excellence (“CM CoE”), IBM Svenska AB (SE) Indlægget holdes på engelsk

11.30

Pause

5

CONTRACT MANAGEMENT

konferenceprogram • tirsdag den 14. maj 2013

Organisering, governance & forankring Hvordan opbygges en Contract Management-funktion?

Hvilke strategiske og ledelsesmæssige overvejelser er nødvendige, når en offentlig eller privat virksomhed skal i gang med at opbygge en Contract Management-funktion?

• Hvordan griber man det an rent strategisk, hvilke beslutninger skal ledelsen være parat til at tage?

• Hvor skal funktionen rent organisatorisk høre hjemme?

• Hvilke snitflader skal defineres i forhold til øvrige funktioner i organisationen, herunder eks. Finance, Legal og Quality Management-afdelingerne?

• Hvem skal ansættes – hvem kan løfte opgaven?

• Hvordan overbeviser man den øverste ledelse eller direktionen om, at der skal opbygges en Contract Management-funktion?

Manager, advokat Hanne Bay, Rambøll Management Consulting A/S Afdelingsdirektør Christian Sandbeck, Contract Management, KMD A/S

12.45

Frokost

13.45

Hvordan bliver Contract Management et relevant styringsværktøj for virksomhedens øverste ledelse?

• Hvordan sikres den rigtige prioritering og det rigtige niveau i kontraktstyringen, hvis målet er at sikre fokus på skabelse af forretningsmæssig og strategisk værdi i forbindelse med styringen af eksterne leverandørrelationer?

• Hvordan forankres kontraktstyringen i de relevante dele af virksomhedens øverste ledelse?

• Hvordan kan kontraktstyring indgå aktivt i performancemålingssystemer og -processer og dermed bidrage til opfølgning på strategisk fremdrift i virksomheden?

• På hvilke områder er det overhovedet relevant at løfte kontraktstyringen ind i en strategisk sammenhæng og dermed skabe et strategisk fokus i – og for – kontraktstyringen?

Chef, DR Koncernindkøb Thomas A. Brask, DR

14.25

Gør som Region Midtjylland • Overblik over, hvordan kontrakterne kan benyttes som styringsredskab • Sikring af at alle genforhandlinger af kontrakter foretages i god tid • Effektivisering af opfølgning og analyse med henblik på optimering af fremtidige indkøb IT Souschef & CISO, kontorchef IT-stab Kenneth Becker, Region Midtjylland

15.10

Pause

6

11.45

CONTRACT MANAGEMENT

konferenceprogram • tirsdag den 14. maj 2013 15.25

Governance & Risk Management i relation til Contract Management – hvordan strømliner man de interne processer?

• Hvordan definerer og styrer man processer vedrørende kontrakthåndtering?

• Hvor bør ejerskabet være?

• Hvordan opnås effektive interne kontrolsystemer?

Adm. direktør, advokat Peter Løvgren, LEGARIS Peter Løvgren har mange års praktisk erfaring med Contract Mangagement, dels fra tidligere stillinger som chefjurist i medicinalindustrien og advokat hos Bech-Bruun, dels fra sin nuværende stilling som adm. direktør og advokat i LEGARIS, hvor han rådgiver private og offentlige virksomheder om forebyggende jura og kontraktstyring.

16.10

Afrunding af konferencens første dag

16.15

Konferencens første dag slutter

Vi tager forbehold for fejl og ændringer i programmet samt eventuelle trykfejl. Spørgsmål vedrørende konferencen besvares af Senior Project Manager Rikke Ryge Casper telefon 41 95 14 29, e-mail rc@ibceuroforum.dk.

7

CONTRACT MANAGEMENT

konferenceprogram • onsdag den 15. maj 2013 08.30

Morgenkaffe/te

09.00

Ordstyreren introducerer dagens indlæg

Praktik & værktøjer 09.05

Contract Management i et større anlægsprojekt – et eksempel fra praksis Indlægget tager udgangspunkt i et konkret anlægsprojekt af tunnel og motorvej til Nordhavn og belyser primært de dynamiske processer mellem entreprenørkonsortiet og bygherren, herunder spørgsmålet om, hvordan projektet påvirker Contract Management-processerne – hvad er en optimeringsfase, hvilke krav stiller parterne til IT, hvordan bevares et overblik, er Contract Management administration, jura, teknik, psykologi, salg eller avanceret ledelse?

• Projektet - vilkår og nøgletal • Kontrakten – principper og juridiske forhold • Værktøjerne – Management-processer og IT • Menneskene – motivation og ledelse Contract Manager Jens Heine Jensen, Nordhavnsvej Konsortiet IS, E. Pihl & Søn A/S & Züblin AG

10.05

Pause

10.20

Implementering af forbedret Governance Danske Bank har et af de største IT-budgetter i Danmark og en stor del relaterer sig til de outsourcede ydelser, som dækker de 15 lande, hvor Danske Bank opererer. De sidste tre år er der arbejdet målrettet med at forbedre den Governance, som vedrører de primære leverandører.

• Governance i praksis – eksempel vedrørende en af Danske Banks største leverandører • Sammenhæng mellem Governance og kontrakt • Hvad skal der til?

Head of Contract Management Magnus Jacobsen, Danske Bank A/S

11.05

Pause

11.20

Praktisk og værktøjsbaseret Contract Management Oplægsholderne har begge mange års erfaring med Contract Management fra dels den private og dels den offentlige sektor – erfaring, der viser en generel mangel på konkrete metoder og værktøjer for, hvordan man arbejder med Contract Management.

På den baggrund har oplægsholderne udarbejdet en praktisk Contract Management-guide, som vil blive præsenteret i indlægget. Guiden hjælper din organisation med at etablere, implementere og vedligeholde Contract Management, således at organisationen opnår bedre resultater.

Oplægget vil primært fokusere på de nedenfor angivne Contract Management delelementer: • Supplier Delivery Management • Relationship Management • Contract Administration Senior Legal Counsel Martin Lønstrup, Group Procurement Legal, A.P. Møller – Mærsk A/S Partner, cand.merc.jur. Mikael Klint, Zohnesen & Klint

8

CONTRACT MANAGEMENT

konferenceprogram • onsdag den 15. maj 2013 12.15

Frokost

Teknologiunderstøttelse 13.15

Effektiv kontraktstyring ved hjælp af teknologi Sideløbende med virksomheders udfordringer i at høste værdien af deres kontrakter er tilgangen til omfattende styring af kontrakter under udvikling. Effektiv kontraktstyring handler bl.a. om: • Adskillelse af beslutningstagning og relationsopbygning fra operationelle styringsopgaver • Etablering af en relevant Governance-struktur og kvalificerede ressourcer til at varetage kontrolfunktioner • Forståelse for at teknologiunderstøttelse er en nødvendighed for god styring Eksemplificeret ved cases har indlægget fokus på markedet for teknologiunderstøttelse af kontraktstyringsfunktioner – et marked som er i udvikling.

Partner Per Lund Pedersen, Deloitte Consulting Partner Thomas Andersen, Deloitte Consulting

14.00

Pause

14.15

Understøttelse af virksomhedens samlede Contract Management-processer Hvorfor er det så svært at understøtte virksomhedens kontraktstyringsprocesser, og hvilke tiltag kan vi gøre for at sikre en bedre IT-understøttelse?

• Hvor modne er vi inden for IT-automatisering af kontraktstyringsfunktionen?

• Hvilke systemløsninger har vi i dag – og hvilke systemløsninger får vi brug for i morgen?

• Hvad sker der i markedet inden for IT-understøttelse af kontraktstyringsfunktionen?

• Hvorledes griber man en IT-implementering an?

Thomas Richard Søefeldt, Formand for Danish Contract Management Association (DCMA)

14.45

Pause

Contract management i salg & indkøb 15.00

Contract Management i forskellige funktioner – sammenfald eller modsatte interesser?

Contract Management betyder ikke det samme for alle, især afhænger det af, hvilken side af forhandlingsbordet man sidder på – salg eller indkøb. Indlægget ser nærmere på Contract Management fra netop salgs- og indkøbsside med særligt fokus på it-outsourcingkontrakter.

• Hvilke ligheder og forskelle?

• Hvad skal man være særligt opmærksom på fra hhv. salgs- og indkøbsside?

Vendor Contract Management Director Jesper Mikkelsen, Arla Foods

15.50

Afrunding af konferencen

16.00

Konferencen slutter

9

POST-WORKSHOP

CONTRACT MANAGEMENT & GOVERNANCE – processer & teknologi • torsdag den 16. maj 2013 Workshoppen har fokus på hvilke Contract Management- og Governance-processer, der kan understøttes af teknologi, og hvilke fordele/ulemper dette kan bringe til Service Managementorganisationen med hensyn til hvilke kompetencer, der er i spil og i relation til samarbejdet med leverandøren(e).

INDHOLD Indledningsvis drøftes og identificeres de processer, der er i spil, når der tales om Service Management og Governance. Der tages udgangspunkt i de ca. 50 processer, en IT-organisation afspejler og indskrænker til de ca. 30 processer relateret til Contract Governance. Derefter identificeres, hvilke af disse (ca. 16) processer, der kan understøttes af teknologi/tool.

Herefter drøftes hvilke tools, der understøtter de identificerede processer bedst, herunder hvor de forskellige tools har fordele og ulemper afhængig af kundernes fokus. I den sammenhæng vil der være en live præsentation af et af de bedre tools, herunder hvad det kræver at implementere det.

Afslutningsvis vil der være en drøftelse af, hvordan en tool-implementering kan påvirke forholdet til leverandøren(e), og hvad det kan betyde for kompetencer, der skal være tilstede i Governance-organisationen Workshoppen vil i høj grad være interaktiv.

UNDERVISERE Consultant Hector Hinz, Deloitte Consulting Manager Hans Gerhard Olsen, Deloitte Consulting Partner Per Lund Pedersen, Deloitte Consulting Hector Hinz arbejder primært med kravspecifikation af IT-systemer og har gennemført en detaljeret analyse af de mest anvendte Service Management-tools (f.eks. ServiceNow) samt de mere Governancerelaterede tools (f.eks. DigitalFuel).

Hans Gerhard Olsen har lang erfaring med praktisk Contract Management og fokuserer på dette vigtige område i sine Sourcing Advisory-opgaver.

Per Lund Pedersen har igennem 15 år fokuseret på alle aspekter af Outsourcing Lifecycle, herunder hvordan teknologi kan understøtte de væsentligste Governance-processer til glæde for både kunde og leverandør.

PROGRAM Kl. 08.30 Registrering og udlevering af deltagermateriale Morgenkaffe/te Kl. 09.00

Workshoppen starter

Kl. 12.00 Let frokost Kl. 12.30

Workshoppen fortsætter

Kl. 15.00

Workshoppen slutter

Der vil være pauser undervejs

10

praktiske oplysninger Afholdelsesdato og -sted Konferencen Contract Management den 14. og 15. maj 2013 samt pre- og post-workshoppen hhv. den 13. maj og 16. maj 2013 afholdes på Radisson Blu Falconer Hotel & Conference Center, Falkoner Allé 9, 2000 Frederiksberg C, telefon 38 15 80 01.

Overnatning Overnatning er ikke inkluderet i konferenceprisen. Ønsker du overnatning, henviser IBC Euroforum til Radisson BLU reservationsafdelingen på: Tlf. 38 15 80 01 - tryk #1 for reservation afdelingen. Husk at oplyse koden 62615 og at du skal deltage på et IBC Euroforum-arrangement.

Parkering Der er betalingsparkering på Falkonér Plads bagved hotellet eller i parkeringskælderen Falkoner Plads (under Frederiksberg Gymnasium og nabo til Radisson Blu Falconer Hotel & Conference Center). For at benytte parkeringskælderen Falkoner Plads anbefaler vi bilister at køre bag om hotellet til parkeringspladsens nedkørsel, dvs. ad Falkoner Allé via Howitzvej til Sylows Plads bag hotellet. Dette skyldes, at Sylows Allé grundet metrobyggeri delvist er afspærret i dagtimerne.

Som konferencegæst er det IKKE muligt at benytte Radisson Blu Falconer Hotel & Conference Center’s egen parkeringskælder. Der er i receptionen på Radisson Blu Falkoner Hotel mulighed for at købe dagslicenser til kr. 35, som kan bruges, hvor der er 2-timers parkering på Frederiksberg.

Vi gør opmærksom på, at Metroen stopper på Frederiksberg Station, der ligger tæt ved hotellet. IBC Euroforum fralægger sig ansvaret for parkering i forbindelse med arrangementet.

Konferencepris

Alle priser er ekskl. moms.

EARLY BIRD! Tilmelding senest 27. marts

Tilmelding senest 25. april

Tilmelding efter 25. april

Konference

12.995,-

13.995,-

14.995,-

Konference & 2 workshops

17.995,-

18.995,-

19.995,-

Konference & 1 workshop

15.995,-

16.995,-

17.995,-

1 Workshop

5.995,-

5.995,-

5.995,-

2 Workshops

9.995,-

9.995,-

9.995,-

Prisen inkluderer kaffe/te, frugt og frokost samt uddybende dokumentation fra de forskellige talere.

Faktura og bekræftelse på din tilmelding vil blive fremsendt ved tilmelding.

Tilmelding Send, ring eller fax din tilmelding til IBC Euroforum. Du kan også tilmelde dig på www.ibceuroforum.dk eller registration@ibceuroforum.dk. Tilmeldingen er bindende!

Afbestilling Afbestilling skal ske skriftligt. Ved afbestilling indtil 14 dage før afholdelsen tilbageholdes et gebyr på 10 %. Sker afbestillingen mindre end 14 dage før afholdelsen, tilbageholdes 50 %, og ved afbestilling senere end 2 dage før afholdelsen betales fuld pris. Er du selv forhindret, har du ligeledes mulighed for at overdrage deltagelsen til en kollega.

Euroforum ApS, Silkegade 17, st., Postboks 2023, 1012 København K, Telefon 35 25 35 45, Fax 35 25 35 46, info@ibceuroforum.dk, www.ibceuroforum.dk, Giro 3 93 14 55, CVR-nr 24 24 03 71

11

IBC Euroforum ApS • Silkegade 17, st. • Postboks 2023 • 1012 København K

Tilmelding til IBC Euroforum Konference & workshops

Contract Management

Pre-workshop 13. maj 2013 • Konference 14. & 15. maj 2013 • Post-workshop 16. maj 2013

Navn Stilling Afdeling E-mail Ønsker du at modtage information om kommende arrangementer via e-mail?

 Ja tak

 Nej tak

Firma Adresse Postnr. og by Telefon (omstilling) Hvis offentlig: Notér EAN nr./ordrenr.

Sekretær Nærmeste chef



Jeg er forhindret i at deltage og ønsker derfor at rekvirere talernes præsentationsmateriale fra konferencen (kr. 2.495,- ekskl. moms).

jeg ønsker at deltage:

EARLY BIRD! Tilmelding senest 27. marts

Tilmelding senest 25. april

Tilmelding efter 25. april

Konference

12.995,-

13.995,-

14.995,-

Konference & 2 workshops

17.995,-

18.995,-

19.995,-

Konference & 1 workshop

15.995,-

16.995,-

17.995,-

1 Workshop

5.995,-

5.995,-

5.995,-

2 Workshops

9.995,-

9.995,-

9.995,-

sådan kan du tilmelde dig: 35 25 35 45 35 25 35 46

Venligst oplys tilmeldingskode – se adressefelt www.ibceuroforum.dk/cm registration@ibceuroforum.dk

IBC Euroforum Silkegade 17, st.

1113 København K

13cm

SÆT X