¿Qué es la Rendición de cuentas?
Índice
1
2 Concepto de rendición de cuentas
Presentación Página 3
2
¿Qué es la rendición de cuentas? ¿Qué implica la rendición de cuentas? ¿Quiénes deben rendir cuentas a la ciudadanía? Elementos de la rendición de cuentas ¿Qué debe contener una RdC?
Página 4
3 Metodología para la elaboración y ejecución de la estrategia de rendición de cuentas Pasos a seguir para elaboración y ejecución
Página 8
4 Bibliografía, links de interés Página 22
Presentación La Fundación Guaicaramo basado en la información oficial del manual único de Rendición de Cuentas del Departamento Administrativo de la Función Pública y la audiencia pública en la Ruta de Rendición de Cuentas a la ciudadanía de la Administración Pública Nacional, presenta el manual para la Rendición de cuentas para el municipio de Barranca de Upía en el marco del proyecto “Ruta a la Excelencia Ciudadana”. Dicho manual tiene como objetivo principal, ser una guía metodológica de las entidades de la Rama Ejecutiva para la formulación e implementación de una estrategia de Rendición de Cuentas a los ciudadanos acorde con las necesidades y posibilidades de la comunidad y la ciudadanía, en el marco de los lineamientos definidos en la política nacional. La rendición de cuentas es un derecho de la ciudadanía, la cual permite hacer
la petición de cuentas y vigilar a la administración frente a lo qué ha hecho con las responsabilidades que le fueron delegadas, así como a recibir información comprensible y de interés para ella. La Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos, establecida en el documento Conpes 3654 de 2010, se orienta a consolidar una cultura de apertura de la información, transparencia y diálogo entre el Estado y los ciudadanos.
unos mayores niveles de confianza en los gobiernos. Nos sentimos confiados en que este manual será un material útil, de fácil acceso y entendimiento, que permitirá guiar el accionar de los servidores públicos como herramienta de lucha contra la corrupción, transparencia y acceso a la información, participación ciudadana y servicio al ciudadano.
El manual que presentamos a continuación, expone una serie de definiciones claves, pasos, instrumentos y herramientas que permitirá a los servidores públicos de Barranca de Upía concretar en acciones cada uno de los conceptos constitutivos del proceso de rendición de cuentas, a saber: información, diálogo e incentivos, permitiendo una mayor apropiación de lo público y de esa manera alcanzar
3
CONCEPTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS (RdC) ¿Qué es la Rendición de Cuentas? Es el deber que tiene todo funcionario de responder públicamente, ante las exigencias que haga la ciudadanía, por el manejo de los recursos, las decisiones y la gestión realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado.
¿Qué implica la Rendición de Cuentas? Implica un proceso de espacios permanentes de comunicación participativa, en donde las autoridades de la administración pública deben informar y explicar a la ciudadanía sobre los resultados de la gestión realizada y someterse al control social: a través de la revisión pública y evaluación de la ciudadanía sobre la gestión.
4
¿SABÍAS QUÉ? En Colombia la Constitución Política adoptó la democracia participativa contemplando la oportunidad de controlar el ejercicio del poder ejecutivo por parte de los ciudadanos. Por ello los gobernantes deben abrirse a la inspección pública y responder por sus actos.
¿Quiénes deben rendir
cuentas a la ciudadanía? De acuerdo con lo establecido en la ley 489 de 1998 todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública.
La administración pública está integrada por organismos que conforman la rama ejecutiva del poder público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano (Artículo 39, Ley 489 de 1998).
Elementos de la rendición de cuentas Para garantizar la responsabilidad pública de las autoridades y el derecho ciudadano a exigir explicaciones y realizar el control social resultan necesarios 3 requisitos: 1. Dar Información de calidad y en lenguaje claro sobre los procesos y resultados de la gestión pública: Se debe proporcionar datos y contenidos sobre la gestión, sus resultados, y el cumplimiento de las metas misionales y las asociadas con el plan de desarrollo municipal.
(Pueden ser presenciales-generales, segmentados o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías)
2. Diálogo para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión: Debe existir espacios para dar explicaciones y para responder inquietudes a los ciudadanos frente a la gestión realizada. El objetivo es mantener contacto directo donde exista la posibilidad de interacción, pregunta-respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación. 3. Incentivos a los servidores públicos y a los ciudadanos: Llevar a cabo gestiones que contribuyan a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas en los servidores públicos y en los ciudadanos. Los incentivos estarán orientados a motivar la realización de procesos de rendición de cuentas
5
¿Qué debe contener una RdC? Temas
presupuesto
Cumplimiento de metas
Gestión
6
Aspectos
Contenidos generales
Contenido fundamental
Ejecución presupuestal
Presupuesto de ingresos y gastos (funcionamiento, inversión y servicio de la deuda) en ejercicio detallado de la vigencia (apropia% de recursos ejecutados (ingresos y gastos) a ciones iniciales y finales, % de recursos ejecuta- la fecha dos en ingresos y compromisos y obligaciones en gastos).
Estados financieros
Estados financieros de las últimas dos vigencias, con corte a diciembre del año respectivo.
Plan de acción
Objetivos, estrategias, proyectos, metas, responsables, planes generales de compras y distribución presupuestal de sus proyectos de inversión.
programas y proyectos en ejecución
Plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos de % de avance en las metas dentro de los inversión o programas que se ejecuten en cada proyectos y programas enejecución, a la fecha. vigencia.
Informes de gestión
Informe del grado de avance de las Políticas de Desarrollo Administrativo del modelo Integrado de Planeación y Gestión: Gestión misional y de gobierno. Transparencia, participación y servicio al ciudadano. Gestión del Talento Humano y financiera. Eficiencia Administrativa.
Mención de proyectos y programas en ejecución a la fecha y los proyectos y programas a ejecutar por la entidad durante el resto de la vigencia
Información al instante de acciones de gestión de la entidad. Aporte al cumplimiento en metas de gestión y al desarrollo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Temas
Aspectos
Contenidos generales
Contenido fundamental
Metas e % de avance metas, indicadores de gestión Metas e indicadores de gestión y/o desempeño, indicadores de y/o desempeño, de acuerdo con su planeación de acuerdo con su planeación estratégica gestión estratégica, a la fecha Gestión (continuación)
Contratación
Impactos de la gestión
Acciones de mejoramiento de la entidad
Informes de los entes de Control que vigilan a la entidad
Relación de todas las entidades que vigilan y los mecanismos de control que existen al interior y al exterior para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestión de la misma.
Concepto de los informes de los organismos que controlan la entidad. Plan de acción de la entidad ante la calificación.
procesos contractuales
Relación y estado de los procesos de contratación
Información actualizada de los procesos de contratación.
Gestión contractual
Número y valor de los contratos terminados y en ejecución
Información actualizada de los contratos: objeto, monto y estado
Cambios en el sector o en la población beneficiaria
a partir de la evaluaciones realizadas, informar sobre los cambios concretos que ha tenido la población o la ciudadanía en el sector o en el territorio
Información sobre la mejora de la condición de bienestar general de los ciudadanos
Planes de mejora
Información sobre las acciones y la elaboración de planes de mejoramiento a partir de los múltiples requerimientos: informes de organismos de control, PQRS, jornadas de rendición de cuentas.
Planes de mejoramiento de las entidades
Elaborado con base en el Manual único de Rendición de Cuentas. Presidencia de la República-Secretaría de transparencia
7
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RdC Análisis
Diagnóstico RdC en la entidad Caracterización de los ciudadanos. Grupos de interés Necesidades de información Capacidad operativa y disponibilidad de recursos
1
Pasos a seguir
PA S
Diseño de RdC
2
Definición del objetivo Selección de acciones para divulgar la información documental Selección de acciones para promover el diálogo Selección de acciones de incentivos Cronograma para la rendición de cuentas
PA S
3
Ejecución e implementación
PA S
Evaluación y monitorio Evaluación de cada acción Evaluación estratégica en conjunto Informe de Rdc en general
8
Elaborado con base en el Manual único de Rendición de Cuentas. Presidencia de la República-Secretaría de transparencia
4
Evaluación y monitorio
PA S
O
O
O
O
Análisis del estado de la rendición
III. Identificación de necesidades de información de los actores:
de cuentas de la entidad
• Realizar inventario de la cantidad y el tipo de información que produce la entidad a partir de la aplicación de los principios de la estrategia de Gobierno en Línea (GEL ), el proceso de gestión documental y el modelo de datos abiertos.
I. Elaboración de diagnóstico:
• Balance de debilidades y fortalezas de los mecanismos utilizados por cada elemento de la rendición de cuentas: información, • Valorar la calidad de la información a partir de factores como diálogo e incentivos pertinencia, funcionalidad, disponibilidad, confiabilidad, utilidad, relevancia, credibilidad, accesibilidad y coherencia (DANE, • Descripción crítica cualitativa de dichos mecanismos frente a 2009). los resultados esperados • Identificar la información faltante, la cual se debe clasificar • Se deben describir tanto los actores en su origen como en la según la causa por la cual no se tiene, estableciendo si es por relación que ellos sostienen con la entidad. factores internos o externos.
II. Caracterización de ciudadanos y grupos de interés: • Establecer mecanismos físicos o virtuales para consultar a los Aquí se definen las características que diferencian un actores sobre la información que quieren conocer y dialogar en actor de otro. Se debe reconocer la diversidad y la aplilos diferentes espacios y acciones de RdC. Ejemplos: Encuescación del enfoque diferencial de derechos humanos. tas, los buzones, los libros de sugerencias, las redes sociales, los Los pasos son: correos y los grupos focales.
• Identificar objetivos y alcance • Identificar variables y niveles de desagregación • Priorizar variables • Identificar mecanismos para recolectar información • Establecer grupos con características similares
9
• Estrategia GEL • Archivo entidad (gestión documental) • Mecanismos de consulta
Inventario
IV. Identificación de la capacidad operativa y la disponibilidad de recursos: • Realizar inventario de los diversos recursos físicos, financieros, tecnológicos y humanos con los que cuenta la entidad para realizar el proceso de RdC. • Reconocer los recursos faltantes para gestionar la consecución de los mismos
Valoración de la información
• Pertinencia y funcionalidad • Disponibilidad y confiabilidad • utilidad y relevancia • Criterios GEL
• Identificar qué acciones correspondientes a otras políticas o responsabilidades institucionales pueden ser utilizadas o servir de apoyo al proceso de RdC. • Establecer qué recursos se necesitarían para adoptar nuevas acciones de RdC, a partir de la investigación y la innovación en este tema por parte de las entidades y los servidores públicos.
• Factores internos • Factores externos
Identificación información faltante Elaborado con base en el Manual único de Rendición de Cuentas. Presidencia de la República-Secretaría de transparencia
10
Resumen gráfico del primer paso de análisis:
Diagnóstico
• Análisis de los requerimientos cumplidos por la entidad
Caracterización
• Identificación y descripción de actores • Clasificación de actores identificados • Establecimiento de relaciones entre actores
Necesidades de información
• Inventario y compilación de la información • Valoración de la información • Identificación información faltante • Mecanismos de consulta
Capacidad operativa y disponibilidad de recursos
• Inventario de recursos: físicos, financieros y humanos • Identificaicón de recursos faltante • Identificación deacciones sujetas de asociación con RdC • Identifiación de nuevas acciones a ejecutar
Elaborado con base en el Manual único de Rendición de Cuentas. Presidencia de la República-Secretaría de transparencia
11
Diseño de la estrategia RdC Con base en el diagnóstico realizado anteriormente, la entidad debe definir ¿Qué elementos de la rendición de cuentas se van a mejorar y cómo? El diseño de la estrategia se basa en las siguientes acciones:
Acciones de información
Los pasos del diseño son:
Acciones de diálogo
Acciones de incentivos
12
1. Definición del objetivo: Definir el horizonte hacia el cual dirigir el conjunto de acciones que se adopten en el proceso de RdC. La entidad debe plantear logros con metas específicas orientadas a resolver los vacíos y dificultades, o hacia el fortalecimiento y consolidación del proceso, con el fin de obtener resultados concretos. Se puede tener como guía, los objetivos de la política nacional de rendición de cuentas dada por el Documento Conpes 3654 de 2010, que se muestra a continuación:
1 Objetivo central: Rdc como proceso permanente
2 Objetivo específico 1: Mejorar atributos de la información que se entrega a los ciudadanos
3 Objetivo específico 2: Fomentar el dialogo y la retroalimentación
4 Objetivo específico 3: Generar incentivos para rendir y solicitar cuentas
13
2. Selección de acciones para la generación y divulgación de información: Acceso a la información pública como derecho fundamental. Razón por la cual la entidad debe elegir los medios para cumplir con el objetivo, a continuación se exponen algunas posibilidades para hacerlo.
Informes de gestión y ejecución presupuestal
Páginas web, canales multimedia y redes sociales
Medios tradicionales Publicidad y comunicación de prensa Medios de comunicación masiva
Datos abiertos Carteleras o avisos informativos
14
Elaboración, Utilización, Diseño, Uso Desarrollo, Implementación TIC’S
Acciones de diálogo 3. Selección de acciones para promover el diálogo: Después de entregar información justificada, se debe responder las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios participativos. Para ello debe haber convocatorias amplias con plazos prudenciales (15 días mínimos) a grupos de interés identificados. Debe haber varios espacios de encuentro con metodologías de diálogo, tales como:
Páginas web, canales multimedia y redes sociales
Feria de la gestión, de la transparencia
Espacios de participaciónTIC’S
Audiencia pública participativa
Observatorios ciudadanos
Mesas de trabajo o temáticas -Asambleas comunitarias
Elaborado con base en el Manual único de Rendición de Cuentas. Presidencia de la República-Secretaría de transparencia
15
Acciones de Incentivo
Capacitación a servidores públicos y ciudadanos
4. Selección de incentivos: Adelantar acciones que contribuyan a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas en los servidores públicos y ciudadanos. Es necesario que la entidad establezca varios mecanismos coordinados y complementarios entre sí, tales como:
Encuestas y difusión de resultados
Participación y colaboración abierta
Concursos de conocimiento de la entidad
Funcionarios colaborador
¿Están realizando sus tareas?
16
Elaborado con base en el Manual único de Rendición de Cuentas. Presidencia de la República-Secretaría de transparencia
5. Cronograma para la rendición de cuentas: Una vez seleccionadas las acciones y tomada la decisión sobre cuáles va a realizar la entidad en cada uno de los tres elementos del proceso de RdC, es necesario que estas se puedan plasmar de manera visible en un cronograma que ayudará a realizar su seguimiento y control.
GRA
NO CRO
Ejecución e implementación:
Puesta en marcha de las decisiones y acciones elegidas para el cumplimiento de los objetivos y metas, según los tiempos y requisitos estipulados en armonía con otras actividades previstas en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
17
MA
Evaluación y seguimiento: Evaluación de cada una de las acciones de los tres elementos constitutivos del proceso de RdCs: información, diálogo e incentivos. La entidad debe elaborar un informe con el resultado obtenido de cada una de las acciones, teniendo en cuenta sus logros y las dificultades.
Como herramienta de evaluación y seguimiento, se introdujo en el Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión (FURAG), preguntas fundamentales para elaborar los indicadores que permitirán medir el progreso de las entidades en rendición de cuentas. La siguiente figura muestra la composición del Índice de RdC con sub-indicadores, preguntas por cada uno de estos y su peso dentro del indicado a partir de las 70 preguntas del FURAG24.
• Los resultados de todas las acciones deben ser registrados en un documento memoria, publicados y divulgados para conocimiento de la ciudadanía. • Este informe se constituirá en el documento de evaluación de la estrategia del proceso de RdC de la entidad. Debe ser publicado en el mes de diciembre de cada año, al final de la vigencia en la página web de la entidad. • Se debe elaborar un plan de mejoramiento institucional y divulgarlo entre los participantes • Deben generar resultados visibles, tanto para las entidades públicas como para los ciudadanos. • Las evaluaciones efectuadas en los espacios de diálogo y durante todo el proceso se constituyen en un insumo para retroalimentar la gestión y mejorarla.
18
N
CRO
A
M A R OG
Requerimientos transversales
Información
Subindicador
Índice RDC Evaluación
Diálogo
Incentivo
Elaborado con base en el Manual único de Rendición de Cuentas. Presidencia de la República-Secretaría de transparencia Así mismo, la evaluación y el seguimiento de la estrategia de rendición de cuentas y sus acciones incluirán los siguientes aspectos o atributos: • Temporalidad y periodicidad de las acciones. • Calidad de la información suministrada a partir de los factores de calidad mencionados anteriormente: pertinencia, funcionalidad, etc.
Porcentaje peso indicador
Elemento transversal
32%
Información
32%
Diálogo
21%
Incentivo
10%
Evaluación
5%
en cada una de las acciones dados por las políticas de desarrollo administrativo del Modelo Integral de Planeación y Gestión. • Nivel de participación ciudadana. Evaluando la presencia de representantes de organizaciones sociales en los diversos mecanismos de rendición de cuentas y su intervención con opiniones y propuestas en los mismos. • Calidad del diálogo con base en el análisis de las metodologías utilizadas en los espacios de diálogo y los niveles y frecuencias de interacción con las organizaciones sociales que estas generan. • Retroalimentación de la gestión verificando la utilización de las opiniones de los ciudadanos y sus propuestas en los planes de mejora institucional.
• Los contenidos de la información suministrada por la entidad
19
Notas
20
Notas
21
Bibliografía links de interés • Artículo 39 Ley 489 de 1998 • Departamento Administrativo de la Función Pública (2009). Audiencias públicas en la ruta de la Rendición de Cuentas a la ciudadanía de la Administración Pública Nacional. Bogotá. • Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) (2008). Encuesta de cultura política. Bogotá. • Ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. Estrategia de Gobierno en Línea • Presidencia de la República-Secretaría de transparencia (2014). Manual único de Rendición de Cuentas. Bogotá
22