Verkefna- og gæðastjórnun - spread

Verkefna- og gæðastjórnun

Ferdinand Hansen

Verkefna- og gæðastjórnun

Handbók stjórnenda við mannvirkjagerð

© 2023 IÐNÚ útgáfa, Reykjavík

Ferdinand Hansen

Bók þessa má ekki af rita með neinum hætti, svo sem ljósmyndun, prentun, hljóðritun eða á annan sambærilegan hátt, að hluta eða í heild, án skriflegs leyfis höfundar og útgefanda.

Umbrot: IÐNÚ/GÞ.

Myndir: Shutterstock

Samtök iðnaðarins og Þróunarsjóður námsgagna styrkti útgáfuna.

ISBN 978-9979-67-534-1

Ferdinand Hansen

Verkefna- og gæðastjórnun

Handbók stjórnenda við mannvirkjagerð

Efnisyfirlit

Inngangur og markmið bókar

Gæðastjórnun er hugtak sem flestir hafa heyrt um en færri kynnst af eigin raun Þegar

gæðastjórnun ber á góma í daglegu spjalli heyrast efasemdaraddir og ýmis dæmi eru nefnd um hvað hafi misfarist hjá fyrirtækjum með gæðastjórnun

Gæðastjórnunarhugtakinu er oft haldið á lofti í akademísku andrúmslofti og öll umfjöllun svo háfleyg að venjulegt fólk hefur átt erfitt með að skilja tilgang og einfaldleika gæðastjórnunar

Gæðastjórnun er og á að vera einföld, leiðbeinandi og upplýsandi fyrir stjórnendur, starfsfólk, viðskiptavini og birgja þannig að þessir aðilar þekki til hlítar ábyrgð, hlutverk, væntingar og kröfur hver annars .

Gæðastjórnun á að kalla fram öguð vinnubrögð þar sem stjórnendur og starfsmenn horfa með fyrirhyggju til lengri tíma í stað þess að eyða kröftum sínum í að vinna úr málum sem komin eru í óefni vegna lítils og lélegs undirbúnings Höfundur hefur sérstakt dálæti á eftirfarandi setningu

„Í dag getur þú lagt grunninn að góðum morgundegi, í stað þess að eyða tímanum í að redda gærdeginum!“

Bók þessari er skipt í sex meginkafla:

Kafli I – Helstu hugtök verkefna- og gæðastjórnunar

Kafli II – Stofnun fyrirtækis

Kafli III – Verkefna- og gæðastjórnun

Kafli IV – Hagur aðila af gæðastjórnun og vottunum

Kafli V – Innri úttektir, úrbætur og umbætur

Kafli VI – Helstu ferlar til stjórnunar í mannvirkjagerð

Verkefnabók

Markmið þessarar bókar er að fá heilstætt yfirlit yfir gæða- og verkefnastjórnun fyrirtækja í mannvirkjagerð

Árangursríkur rekstur byggist á góðri stjórnun Það eru til ýmsar góðar leiðbeiningar um góða stjórnun Slíkar leiðbeiningar eru oft settar fram undir hugtakinu GÆÐASTJÓRNUN

Dæmi um góðar leiðbeiningar er staðallinn ISO 9001 . Hann er þó eins og flestir staðlar svolítið torf að stauta sig í gegnum Í tilfelli ISO 9001 getur staðallinn átt við rekstur á sjoppu og geimvísindastöð og allt þar á milli Það reynist því mörgum erfitt að átta sig á hvað tilteknar leiðbeiningar með framandi orðnotkun merkja í þeirra eigin rekstri Ætlunin með þessum skrifum er að skauta fram hjá torfinu og skrifa leiðbeiningar um hver birtingarmynd staðalsins er við mannvirkjagerð í stað þess að fara ofan í saumana á framandi orðnotkun í kröfum hans Það er því sjaldan vísað beint í staðalinn og ýmislegt í honum verður skilið útundan og ekki farið djúpt í fræðilegar útskýringar á öðru .

Hinsvegar er hægt að rökstyðja flestar leiðbeiningar í þessu riti með tilvitnunum í ISO 9001 .

Bókin er ætluð sem uppflettirit til leiðbeininga fyrir stjórnendur fyrirtækja og framkvæmda sem hafa valið veg gæðastjórnar og til kennslu í gæða- og verkefnastjórnun fyrir nemendur í gæðastjórnunaráföngum í verkmennta- og meistaraskólum Leitast er við að nota það tungutak sem viðgengst í daglegu tali hjá stjórnendum í mannvirkjagerð

Kafli I – Helstu hugtök verkefnaog gæðastjórnunar

Gæðastjórnun hentar öllum fyrirtækjum og félagasamtökum

Margir halda að gæðastjórnun sé eingöngu fyrir stór fyrirtæki og sé alltof umfangsmikil til að henta litlum fyrirtækjum . Staðreyndin er sú að það er ekki réttlætanlegt að lítil fyrirtæki séu verr rekin en þau stóru og umfang gæðastjórnunar ætti alltaf að vera í beinu hlutfalli við stærð og rekstrarumfang fyrirtækisins

Gæðastjórnun er ekki bundin við ákveðna tegund rekstrar og á við hvort sem um er að ræða framleiðslu, þjónustu, menntastofnanir eða félagasamtök

Til að öðlast góðan skilning á hugmyndafræði og gagnsemi gæðastjórnunar er mikilvægt að hafa góðan skilning á helstu hugtökum gæðastjórnunar sem hafa oft og tíðum víðtækari merkingu en sömu hugtök í almennri notkun

Við sjáum auglýst gæða þetta og gæða hitt Hvað er t d gæðarúm sem við sjáum í auglýsingum á samfélagsmiðlum?

Til að lesendur öðlist góðan skilning á helstu hugtökum gæðastjórnunar verður hér gerð tilraun til að útskýra þau með almennum samlíkingum

Helstu hugtök gæðastjórnunar

Þegar á að fjalla um helstu hugtök gæðastjórnunar er eðlilegt að byrja á hugtakinu „gæði“

Hugtakið gæði er í almennu tali notað um eitthvað sem viðkomandi telur vera vandað, sterkt og endingargott, en út frá hugmyndafræði gæðastjórnunar hefur það víðari merkingu Í gæðum felst að útvega viðskiptavininum það sem honum hafa verið gefnar væntingar um á

öllum sviðum Viðskiptin geta verið hver sem er

Sem dæmi má nefna þann sem er að láta byggja fyrir sig hús Viðkomandi á að fá húsið hannað út frá eigin hugmyndum og þörfum Hann á að fá það afhent á þeim tíma og á því verði sem honum var lofað . Húsið á að vera byggt samkvæmt teikningum og verklýsingum og standast allar kröfur sem gerðar eru samkvæmt lögum, reglum og stöðlum sem eiga við eða vitnað er til í hönnunargögnum

Ef það gengur allt eftir má fullyrða að gæðin séu í lagi

Við getum tekið sambærilegt dæmi úr allt annarri átt og talað um gæði í tilfelli nemanda sem innritast í tiltekið nám eða námskeið Nemandinn er þar með orðinn viðskiptavinur viðkomandi menntastofnunar Gæðin liggja í því að nemandinn fái kennslu samkvæmt námslýsingum, hafi kennara sem þekkir efnið og er hæfur til að miðla námsefninu . Nemandinn á að hafa aðgengi að fullnægjandi námsgögnum og aðstöðu ásamt tækjum og tólum við hæfi Ef hann hefur lagt sitt af mörkum á hann að námi loknu að hafa öðlast þá þekkingu, færni og hæfni sem kemur fram í þekkingarviðmiðum námsbrautarinnar

Krafa eða tilboð um gæði getur verið með margvíslegum hætti Auglýsing er tilboð um gæði því hún gefur væntingar um hvað er í boði . Teikningar og verklýsingar af húsi gefa væntingar um hvernig húsið muni verða byggt; samningar, bæklingar og hvað annað sem gefur til kynna hverju viðskiptavinurinn megi eiga von á ef hann efnir til viðskiptanna er tilboð um gæði Þar með á viðskiptavinurinn kröfu á þann sem setur slíkt fram að fá vörur og eða þjónustu sem er í samræmi við þær upplýsingar sem komu fram í viðkomandi gögnum

Viðskiptavinurinn á jafnframt að geta gengið að því vísu að farið sé að lögum og reglum sem varða viðskiptin Þess vegna eru t .d . lög um mannvirki, lög um byggingarvörur, CE-merktar byggingarvörur og reglur um öryggismál hluti af gæðum hjá þeim sem koma að mannvirkjagerð

Það er mikilvægt að þeir sem eru að selja vöru og þjónustu gæti þess að gefa ekki til kynna að annað og meira sé í boði en það sem þeir ætla að standa við eða geta staðið við

Í gæðum felst að fullnægja kröfum og væntingum sem búið er að skapa hjá viðskiptavininum varðandi tiltekna vöru eða þjónustu og fylgja þeim lögum og reglum sem þar gilda

Gæði eru græddur eyrir!

Gæðastjórnun

Margir hafa misskilið hugtakið gæðastjórnun og talið að þar sé einungis átt við gæðaeftirlit með faglegum þáttum Hugtökin gæðastjórnun og gæðaeftirlit eru eins og epli og appelsínur, hvort tveggja gott, eiga ýmislegt sameiginlegt en eru ekki það sama Hugtakið gæðastjórnun á við um stjórnunarleg gæði, það þýðir einfaldlega góð stjórnun, og góð stjórnun tryggir fagleg gæði og markvisst eftirlit

Það eru sjaldnast eingöngu meðfæddir hæfileikar sem gera fólk að góðum stjórnendum . Stjórnun er fag sem þarf að læra og þjálfa eins og hvað annað

Góður stjórnandi hefur þörf fyrir að eiga mikið af verkfærum sem hann notar ekki síður en handverksmaðurinn En það eru ekki sagir og tangir eins og hjá handverksmanninum

Einfaldasta mynd verkfæra stjórnandans er blýantur og blað Góður stjórnandi kemur sér upp hraðvirkum og vönduðum verkfærum til að geta skilað verkum sínum hratt og vel Þess vegna tileinkar hann sér tölvutæknina með öllum þeim kostum sem hún býður upp á og henta til þeirra verkefna sem hann vinnur hverju sinni .

Verkfærin notar stjórnandinn t .d . til tilboðs-, samnings- og áætlanagerðar . Verkfærin geta verið eyðublöð af ýmsum gerðum, gátlistar til áminningar og eftirlits og annað í þeim dúr

Stjórnandinn notar verkfærin sín til að gera greinargóð tilboð og ítarlega skriflega samninga Hann gerir áætlanir sem hann notar til að vinna eftir og til að mæla árangur sinn sem stjórnanda Hann tryggir markviss innkaup, heldur utan um aukaverk og breytingar og tryggir starfsfólki markvissa þjálfun til allra verka

Með þekkingu og notkun slíkra verkfæra getur hann reglubundið upplýst viðskiptavininn um stöðu verkefna og komið á stjórnunarlegu og faglegu eftirliti þar sem þess er þörf o .fl . í svipuðum dúr

Þannig stýrir stjórnandinn fyrirtækinu og tilteknum verkefnum í réttan farveg sem tryggir að fagleg gæði verða í lagi .

Góð stjórnun eða gæðastjórnun felur í sér að hafa fulla stjórn á rekstri og verkefnum frá upphafi til enda í stað þess að segja „þetta hlýtur að reddast“

Gæðastjórnunarkerfi

Það hnussar í ýmsum þegar gæðastjórnun eða gæðastjórnunarkerfi ber á góma Margir virðast halda að til þess að fullnægja kröfum um gæðastjórnun sé besta ráðið að kaupa sér gæðastjórnunarkerfi Frá því að krafan um gæðastjórnun iðnmeistara og byggingarstjóra var sett inn í lög um mannvirki hefur fjöldi iðnmeistara og byggingarstjóra keypt sér „gæðastjórnunarkerfi“ sem hafa ekki fengið annað hlutverk en að rykfalla uppi í hillu Það er ekki hægt að kaupa gæðastjórnunarkerfi og halda að málið sé þar með leyst .

Hugtakið KERFI þýðir einfaldlega að hafa reglu á hlutunum . Ef þú ert með gott skipulag þar sem allt er í röð og reglu, t d í bílskúrnum þínum, þannig að þú getur gengið að hverjum hlut sem vísum þá ert þú með kerfi

Það sama á við þegar við komum okkur upp gæðastjórnunarkerfi Þá erum við að koma röð og reglu á öll okkar stjórnunarlegu verkfæri og vistun gagna sem geyma mikilvægar upplýsingar Við þurfum því aldrei að leita að leiðbeiningum eða mikilvægum gögnum þar sem við göngum að öllu vísu á sínum stað Við getum keypt beinagrind eða sniðmát af gæðastjórnunarkerfi, alveg eins og við getum keypt hillur og rekka í bílskúrinn, en hlutirnir raða sér ekki sjálfir upp í hillurnar með skipulögðum hætti

Við þurfum að ákveða sjálf hvernig við röðum hlutunum upp, hvar við vistum tiltekin gögn eða hvernig við merkjum hlutina Gott kerfi gerir alla vinnu auðveldari, við þurfum ekki að eyða tíma í að leita að hinu og þessu, sem sparar okkur ómældan tíma þegar fram líða stundir

Það felst mikil þversögn í því að fussa og sveia yfir gæðastjórnun og gæðastjórnunarkerfum því að með því er einfaldlega verið að fullyrða að það sé slæmt að hafa góða stjórn á hlutunum .

Það er hægt að koma sér upp góðu kerfi með venjulegum möppum eða skjalaskúffum sem við kaupum úti í búð . Við getum líka komið okkur upp gulum vel skipulögðum möppum í tölvunni okkar og jafnvel blandað þessu tvennu saman í gott kerfi

Við getum líka komið okkur upp rafrænu verkefna- og gæðastjórnunarkerfi með hjálp ýmissa forrita Svo eru ýmis hugbúnaðarfyrirtæki sem hafa sérhannað gæðastjórnunarkerfi fyrir ólíkan atvinnurekstur En það er sama hvaða leið

við veljum, við þurfum alltaf að ákveða sjálf hvernig við viljum hafa hlutina og ekki síst: VIÐ VERÐUM AÐ LÆRA Á

VERKFÆRIN OG ÞJÁLFA OKKUR Í AÐ NOTA ÞAU DAGLEGA

Gæðahandbók

Það má líkja gæðahandbók fyrirtækis við teikninga- og verklýsingasett þegar verið er að byggja mannvirki Í stað faglegra verklýsinga og teikninga sem sýna hvernig húsið á að líta út þá eru í gæðahandbókinni stjórnunarlegar verklagsreglur, stjórnunarlegar vinnuleiðbeiningar, eyðublöð og gátlistar . Allt eru þetta gögn sem stjórnendur viðkomandi fyrirtækis hafa til leiðbeiningar um hvernig fyrirtækinu skuli stjórnað Það má því segja að í gæðahandbókinni séu hönnunargögn um rekstur fyrirtækisins

Það sama á við um útgáfu verklagsreglna og vinnuleiðbeininga í gæðahandbókinni og þegar teikningar eða verklýsingar vegna bygginga eru gefnar út . Það þarf að vera útgáfustýring þannig að ef einhverju er breytt fái skjalið nýtt útgáfunúmer ásamt undirskrift framkvæmdastjóra sem staðfestir að hann hafi samþykkt nýja verklagið Það þarf jafnframt að koma fram dagsetning á skjalinu sem segir til um hvenær hið nýja verklag tekur gildi

Þannig fæst trygging fyrir því að ekki sé verið að vinna samkvæmt úreltum leiðbeiningum En það er ekki nóg Stjórnendur sem eiga að vinna eftir nýju verklagi og tryggja eftirfylgni með því þurfa að tryggja eigin þjálfun sem og þjálfun undirmanna sinna til að tryggja hinu nýja verklagi framgang Vönduð fræðsla og þjálfun á innihaldi verklagsreglna og vinnuleiðbeininga er algjör forsenda þess að stjórnun verði markviss

Það má líkja gæðahandbók við verkfærakistu Í verkfærakistunni á stjórnandinn ýmis sniðmát af eyðublöðum, svo sem drög að samningum, gátlistum, áætlunum og áhættugreiningu og öðru sem þarf að endurtaka í sérhverju verki

Notkun sniðmáta sparar mikinn tíma Í stað þess að byrja með autt blað í hvert sinn sem á að gera nýtt tilboð, samning eða annað er hægt að sækja forsniðin blöð fyrir tilboð, samninga, gátlista o fl í gæðahandbókina

Gæðastefna og gæðamarkmið, starfslýsingar, skipurit og önnur mikilvæg gögn sem stjórnendur hafa útbúið til að skilgreina reksturinn og gera hann markvissan eru einnig vistuð í gæðahandbókinni . Það má því segja að gæðahandbókin sé Biblía sérhvers fyrirtækis

Ferlar

Myndir segja meira en 1000 orð

Þegar verið er að skilgreina stjórnun innan fyrirtækis er oft betra að teikna atburðarásina í flæðiriti í stað þess að skrifa langan texta . Slíkar teikningar köllum við ferla . Þessir ferlar geta náð yfir allan reksturinn eða tiltekin rekstrarsvið og innihaldið nokkra undirferla

Í kafla VI eru myndir af öllum helstu ferlum við mannvirkjagerð Svokallaðir yfirferlar ná yfir stærra svið í rekstrinum og innihalda þá undirferla sem eru hluti af heildarferlinu

Með því að teikna ferla fæst á augabragði góð yfirsýn yfir hvað á að gera, hvað á að gera næst og hvað þarf að vera búið að gera áður en hægt er að halda áfram .

Í alþjóðlega gæðastjórnunarstaðlinum ISO 9001:2015 er fjallað um ferilnálgun . Skilgreining og notkun á teiknuðum ferlum gefur skýra mynd af röð atriða sem þarf að framkvæma til að ná tilætluðum árangri

Samkvæmt ISO 9001:2015 byggist ferilnálgun á skammstöfuninni PDCA sem stendur fyrir: Plan – Do – Check – Act

Á íslensku myndi það útleggjast sem:

Skipuleggja – framkvæma – skoða og meta – bregðast við

Hægt er að lýsa þessari nálgun gæðastjórnunarstaðalsins sem hring áhættugrundaðrar hugsunar, og þegar betur er að gáð er þessi áhættuhugsun eins og rauður þráður í gegnum ISO-staðlana, sama hvert viðfangsefnið er Beiting ferilnálgunar í gæðastjórnun á að hjálpa okkur að skilja og íhuga þær kröfur sem við þurfum að mæta til að fullnægja væntingum viðskiptavinarins Notkun ferla auðveldar okkur að koma auga á agnúa og sníða þá af til umbóta og hagræðis .

Þegar allir stjórnendur fylgja tilteknum stjórnunarlegum ferlum eykst skilvirkni sem tryggir einsleit og markviss vinnubrögð á öllum sviðum og verkstöðum innan sama fyrirtækis

Þegar ferli er teiknað þurfa að fylgja því tilteknar upplýsingar Það þarf að gefa ferlinu númer sem fellur að númerakerfi gæðahandbókarinnar þannig að auðvelt sé að finna það þegar á þarf að halda

Gæðahringurinn með húsbyggjanda sem viðskiptavin

Stöðugar umbætur á gæðastjórnunarkerfi byggingastjórans/verktakans Ábyrgð

Það er æskilegt að gefa ferlinu lýsandi nafn, en það þarf jafnframt að hafa útgáfunúmer, dagsetningu, útgáfudagsetningu og undirskrift þess sem hefur umboð til að gefa skjalið út fyrir hönd stjórnar

Það má ekki vinna samkvæmt nýju eða endurbættu ferli fyrr en það hefur verið gefið formlega út með áðurnefndum upplýsingum .

Í sjálfu ferlinu er æskilegt að það komi fram ílag og frálag

Ílag er það sem við notum til að geta framkvæmt tiltekinn þátt í ferlinu og frálag er það sem kemur út úr því sem var framkvæmt í tilteknum þætti í ferlinu .

3-F14-0001

FERLI NÝRRA GAGNA

Markmið og gildissvið:

Að öll gögn sem berast séu rýnd með markvissum hætti og allar breytingar, aukaverk og frábrigði séu skráð. Á við öll verkefni fyrirtækisins.

Verkefnastjóri

Lýsing:

Ábyrgðaraðili: Ílag Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

6-F20-0001

Dæmi um ílag og frálag

Það þurfa að koma fram tilvísanir í eyðublöð, gátlista og aðrar verklagsreglur þegar það á við . Það þarf jafnframt að koma fram hver er ábyrgur fyrir sérhverjum aðgerðarlið í ferlinu

Sjá kafla VI – Helstu ferlar til stjórnunar í mannvirkjagerð.

verktakans

Stjórnun auðlinda

Framköllun mannvirkis Ful búið mannvirk / verkþáttur

Kröfur Viðskipta vinir og aðrir hagsmuna-aðilar

„Byggingarstjórinn Mælingar, greining og umbætur Ánægja

Viðskipta vinir og aðrir hagsmunaaðilar

Verkefnastjóri tekur á móti gögnum og fer yfir teikningalista.

Gögn móttekin 3-L14-0701

Gögn frá hönnuði Teikningalisti vistaður

Áhættugrunduð hugsun

Í alþjóðlega stjórnunarstaðlinum ISO 9001:2015 er lögð rík áhersla á áhættugrundaða hugsun .

Þar er átt við að ávallt sé verið að meta það sem við gerum, hvaða líkur séu á því að eitthvað fari úrskeiðis og hverjar verði þá afleiðingarnar Það þarf í framhaldinu að leita leiða til að draga úr líkum á að eitthvað fari úrskeiðis og/eða draga úr afleiðingunum ef illa fer Í okkar daglega lífi beitum við oft áhættugrundaðri hugsun án þess endilega að gera okkur alltaf grein fyrir því Sem dæmi ná nefna þegar barnið spyr foreldra sína hvort það megi fara í heimsókn til vinar að kvöldi þegar dimmt er úti Þá vaknar áhættugrunduð hugsun hjá foreldrunum . Hvaða líkur eru á að eitthvað komi fyrir barnið okkar ef við leyfum því að fara út í kvöld og hverjar gætu afleiðingarnar orðið?

Upp í hugann koma ýmsar hugsanir um hættur og við sjáum fyrir okkur mögulegar afleiðingar og út frá

þeim hugsunum kemur svarið Svarið þarf ekki að vera bara já eða nei

Svarið gæti verið í þá veru að það dragi úr líkum á að eitthvað komi fyrir Komdu heim fyrir tiltekinn tíma, hringdu og ég sæki þig eða annað sem viðkomandi telur að tryggi öryggi barnsins

Viðbrögð sem þessi lýsa áhættugrundaðri hugsun ásamt áhættumati og aðgerðum til að draga úr líkum á að illa fari

Ef við tökum lán þá gerum við það sama, hvaða líkur eru á að við getum ekki staðið skil á greiðslum og hverjar verða afleiðingarnar ef allt fer á versta veg .

Þessa aðferðafræði eigum við að nota með markvissum, skipulögðum og sýnilegum hætti á öllum sviðum áður en ákvörðun er tekin

Með því að íhuga og áhættumeta getum við hafið undirbúning að úrbótum á þeim þáttum sem við metum sem áhættuvalda Þetta er samsvarandi aðferðafræði og flestir þekkja sem hættumat og áhættugreiningu varðandi öryggismál á vinnustöðum

Tökum dæmi af tilboðsgerð:

Hvaða líkur eru á að við getum ekki afhent verkið á réttum tíma og hverjar verða þá afleiðingarnar? Hvaða líkur eru á að ekki verði hægt að nota núverandi starfsmenn til verksins án þess að það komi niður á framgangi þeirra verka sem þegar eru í gangi? Hvað ef ekki finnst mannskapur með þá hæfni sem þarf til verksins? Hvaða líkur eru á að launakröfur hækki á markaðnum umfram það sem við gerðum ráð fyrir í tilboðinu?

Afleiðingarnar gætu orðið þær að sitja uppi með tafabætur, kostnaður færi úr böndunum, mikið yrði um mistök og annað í þeim dúr . Hvað getum við gert til að draga úr líkum á að hlutirnir fari á annan veg en gert var ráð fyrir Niðurstaðan gæti jafnvel orðið sú að betur væri heima setið en af stað farið

Tökum annað dæmi, nú út frá faglegum verkþáttum

Hvaða líkur eru á að það myndist steypuhreiður eða aðrir steypugallar í útveggjum mannvirkisins sem við erum að reisa og hverjar yrðu hugsanlega afleiðingarnar Búa starfsmenn yfir nægilegri hæfni til að þetta gerist örugglega ekki . Ef illa fer mun leka í gegnum veggi, kostnaður fara fram úr áætlunum og búast má við kvörtunum og málaferlum eftir að mannvirkið hefur verið afhent

Ef hættumatið sýnir að miklar líkur séu á þessu þarf að íhuga forvarnir Þær gætu legið í því að bæta við steypuvösum, breyta floteiginleikum steypunnar, auka þjálfun starfsmanna eða hverju öðru sem faglega þenkjandi stjórnendum dytti í hug til fyrirbyggjandi aðgerða

Því næst þarf að meta hvort ástæða sé til að setja á faglegt eftirlit til að fylgja því eftir að umbætur á þessu tiltekna verklagi nái fram að ganga .

Gæðastýring/gæðaeftirlit

Áhættugrunduð hugsun er forsenda gæðastýringar og gæðaeftirlits Þess vegna er ástæða til að útlista muninn á gæðastýringu og gæðaeftirliti áður en lengra er haldið

Gæðastýring felst í því að skapa forsendur til að verkið verði rétt unnið, rétt hráefni notað, farið að lögum og reglum og þannig komið í veg fyrir mistök .

Gæðaeftirlit gengur hinsvegar út á að þegar búið er að vinna tiltekinn verkþátt er athugað hvort mistök hafi átt sér stað

Gæðastýring

Gæðastýring er máttarstólpi góðrar stjórnunar Hún felur í sér að stjórnendur, með markvissum og skipulögðum aðgerðum, tryggi að verkefnið eða framleiðslan fari í þann farveg sem áætlanir gera ráð fyrir

Gæðastýring er ekki nýtt fyrirbrigði, henni hefur verið beitt alla tíð án þess að hún hafi endilega verið felld undir sérstakt hugtak

Þegar hús er byggt á malarpúða látum við framkvæma þjöppupróf í stað þess að reisa bara húsið og bíða svo eftir því hvort það komi til með að halla eða ekki Með þjöppuprófinu beitum við gæðastýringu og tryggjum að forsendur standist

Annað dæmi má taka um glugga Við setjum glugga í hús og tryggjum þéttleika þeirra í gegnum prófanir og vottanir í stað þess að bíða eftir næsta slagvirði til að sjá hvort þeir leki

Ef gluggar eru settir í eftir að uppsteypu er lokið látum við slagregnsprófa ísetninguna til að vera viss um útfærsla hennar og að vinnubrögð standist í stað þess að bíða eftir kvörtunum frá íbúum eftir að mannvirkið hefur verið tekið í notkun

Gæðastýring eykur líkur á að fjárhagsleg afkoma af verkinu verði samkvæmt áætlun

Gæðastýring hefst strax við tilboðsgerð og stendur yfir allt til verkloka Það fer allt eftir eðli og umfangi verkefna hversu viðamikil og skipulögð

gætastýring þarf að vera Strax við tilboðsgerð skrifum við hjá okkur hvað þarf að gera fyrirvara við, hvað þarf að kanna betur, hvað við teljum að þurfi að varast ef við fáum verkið og annað í þeim dúr

Þegar við fáum endanlegar verklýsingar og teikningar í hendurnar hefjum við verkþáttarýni . Þá er sest yfir hönnunargögnin og þau lesin markvisst og

gaumgæfilega yfir og það skráð sem talið er að þurfi að kanna nánar, bregðast við strax eða vaka yfir síðar

Við leitum uppi allar kröfur sem koma fram í útboðs- og hönnunargögnum Eru gerðar kröfur um prófanir, vottanir, öryggismál, rakastig á timbri, málningarþykkt á stáli, eldvarnarmálningu eða galvanhúðun, svo eitthvað sé nefnt .

Við þurfum jafnframt að vakta kröfur í lögum, reglum og stöðlum sem eiga við eða er vísað til . Það er óvíst að ákvæði sem koma fram í byggingarreglugerð eða lögum um byggingarvörur komi fram í hönnunargögnum og þarf því að skoða það sérstaklega

Það er lögbundin skylda að iðnmeistarar og byggingarstjórar þekki og fylgi eftir ákvæðum í lögum og reglum sem varða þeirra fagsvið og þá sérstaklega byggingarreglugerð

Sem dæmi má nefna kröfur um CE-merkingar, t d varðandi eiginleika glugga og hurða, sem koma sjaldnast fram í útboðs- eða hönnunargögnum, en þær kröfur koma skýrt fram í byggingarreglugerð .

En það er ekki nóg að rýna útboðs- og hönnunargögn Það þarf að muna og tryggja eftirfylgni þegar kemur að viðeigandi verkþáttum

Til að þurfa ekki að muna og því síður að fletta ítrekað upp í hönnunargögnum til upprifjunar þarf að skrá á gátlista þau atriði sem ætlunin er að kanna betur eða fylgja fast eftir með einhverjum hætti

Í stórum verkum geta verið ótal atriði sem þarf að muna að framfylgja yfir allan verktímann Til þess að hafa yfirsýn og gott skipulag á því sem við ætlum að fylgja eftir setjum við upp gæðastýringar- og eftirlitsáætlun

Gæðastýringar- og eftirlitsáætlun er efnisyfirlit yfir þá gæðastýringu og það gæðaeftirlit sem við ætlum að viðhafa í verkinu

Gæðaeftirlit

Eins og fram hefur komið er um gæðaeftirlit að ræða þegar við skoðum verk eða verkþætti eftir að þeir hafa verið framkvæmdir til að ganga úr skugga um að rétt hafi verið að verki staðið

Eftirlit með gluggaísetningu er ágætt dæmi Við skulum ganga út frá því að í gegnum gæðastýringuna, áður en gluggar voru pantaðir, hafi CE-merking og eiginleikar glugga og hurða verið tryggðir samkvæmt kröfum byggingarreglugerðar . Það hafi verið notuð ísetningarefni með eiginleikum samkvæmt hönnunargögnum Aftur á móti er erfitt að meta handverkið við ísetninguna fyrr en búið er að setja gluggana og hurðirnar í vegginn og ganga frá öllum þéttingum

Við aðstæður eins og hér er líst er óvitlaust að leiða hugann að áhættugrundaðri hugsun . Hvaða líkur eru á að gallar komi fram í þéttingunum og hvaða afleiðingar gæti það haft Þarf að þjálfa mannskapinn betur, er ástæða til að láta gera slagregnspróf eða bregðast við með einhverjum öðrum hætti til að tryggja árangur? Afleiðingar af lekum gluggum og hurðum þekkja allir

Þess vegna er mikilvægt að koma á markvissu eftirliti . Þegar starfsmennirnir hafa sett fyrstu gluggana í gluggagötin mætir sá sem annast eftirlitið á staðinn Hann fer yfir gátlistann sinn og staðfestir að hann hafi skoðað tiltekin atriði og metið hvort þau væru í lagi eða ekki

Ef eitthvað er ekki í lagi gerir hann athugasemd og framkvæmir nýtt eftirlit þegar úrbótum er lokið

Þegar tekin er ákvörðun um eftirlit með ísetningu á gluggum og hurðum þarf að skrá það í eftirlitsáætlunina Þar á að koma fram hversu oft eftirlitið á að fara fram, hvort það eigi að skoða alla gluggana, annan hvern glugga, einn á hverri hæð eða eitthvað annað og vísa í hvaða eyðublað á að nota til að staðfesta niðurstöðu eftirlitsins

Hversu mörg eintök eða tiltekin atriði þarf að skoða ræðst af því hversu vel tókst til með gæðastýringuna Hættumat og gæðastýring áður en byrjað er á viðkomandi verkþætti á m .a . að tryggja þjálfun starfsmanna . Því betri sem undirbúningur er, því minni þörf verður á tíðu eftirliti

Myndirnar hér að neðan lýsa því ágætlega að með aukinni gæðastýringu má draga úr gæðaeftirliti og lækka kostnað í sama hlutfalli

Gæðaeftirlit

Gæðastýring Kostnaður

Afgangur

Lítil gæðastýring kallar á aukið gæðaeftirlit og hættu á auknum kostnaði og lakari afkomu.

Gæðaeftirlit

Frábrigði

A f g an g ur

Gæðastýring

Aukin gæðastýring dregur úr þörf fyrir gæðaeftirlit, dregur úr kostnaði og bætir afkomu.

Með frábrigðum er átt við að brugðið hefur verið frá því sem kröfur og samningar gerðu ráð fyrir og kemur að óbreyttu til með að hafa áhrif á gæði verksins eða hefur þegar haft áhrif á þau, m a varðandi hönnun, kostnað, þjónustu, framvindu, fagþætti og/eða viðhald í framtíðinni . Frábrigði er það alvarlegasta sem getur komið fyrir í sérhverju verki því það er alltaf einhver sem ber skaða þegar frábrigði eiga sér stað Það er mikilvægt að hugleiða vel hugtakið frábrigði því það að saga spýtu of stutt er frábrigði En við ætlum ekki að að gera mikið úr því, við sækjum einfaldlega aðra spýtu og látum lítið á mistökunum bera þó að við séum búin að eyða tíma og hráefni til einskis . Þess vegna þarf að íhuga hvað er eða gæti orðið varanlegt frábrigði sem þarf að skrá og bregðast við með markvissum hætti

3-L15-0803 ÁBENDINGAR, KVARTANIR OG FRÁBRIGÐI

MARKMIÐ OG GILDISSVIÐ:

Síða. 1 af 2 Höf. FH

Dags. 20.04.20 Útgáfa. 18.0

Samþykkt: FH

Að allt ósamræmi við réttmætar kröfur verkkaupa verði skilgreint, rakið og framkvæmdar úrbætur til samræmis við kröfur eða samkvæmt samkomulagi við verkkaupa.

ÁBYRGÐARMAÐUR: Byggingarstjóri.

LÝSING: Almennt

1. Frábrigði er að brugðið hefur verið frá því sem kröfur og samningar gera ráð fyrir og kemur að óbreyttu eða hefur þegar haft áhrif á gæði verksins m.a. varðandi hönnun, kostnað, þjónustu, framvindu, fagþætti og/eða viðhald í framtíðinni.

2. Orsök frábrigða getur átt uppruna sinn hjá hönnuðum, verkkaupum, verktökum, birgjum eða öðrum sem eiga aðild að verkefninu.

3. Dæmi um frábrigði:

a. hönnunargögn berast eftir umsaminn tíma

b. verkáætlun stenst ekki

c. vörur og íhlutir koma eftir umsaminn tíma

d. steypuskemmdir í nýbyggingu

e. rangur litur á málningu

f. veggur rangt staðsettur

g. ekki er farið að lögum, reglum eða stöðlum

4. Birgjar skulu tilkynna byggingarstjóra frábrigði tafarlaust samkvæmt eftirfarandi skilgreiningu.

5. Samþykkt byggingarstjóra á úrlausn frábrigða skal alltaf koma fram í frábrigðaskýrslunni

Varanleg frábrigði

1. Þegar varanlegt frábrigði að óbreyttu uppgötvast, hverjum sem um er að kenna skal byggingarstjóri láta stöðva viðkomandi verkþátt.

2. Boða skal ábyrgðaraðila viðkomandi verktaka á staðinn.

3. Frábrigðið skal byggingarstjóri skrá á rafræna skýrslu 11-01-E06 undir viðkomandi verkefni þar sem orsök, úrlausn og árangur er skráð.

4. Þegar frábrigði skapast vegna mistaka verktaka sem velda fjárhagslegu tjóni skal gera kröfu á verktak um að hann beri að einhverju eða öllu leiti þá fjárhagslegu ábyrgð sem tafirnar eða mistökin valda.

5. Ef byggingarstjóri fellst á að láta frábrigði standa óbreytt skal hann staðfesta ákvörðun sína til verktaka með skjalfestum hætti.

6. Krefja skal verktaka að endurskoða það verklag sem olli frábrigðinu og leita lausna um að það endurtaki sig ekki.

3-L15-0803 ÁBENDINGAR, KVARTANIR OG FRÁBRIGÐI

1 af 2 Höf. FH Dags. 20.04.20 Útgáfa. 18.0

FH

7. Frábrigðaskýrslur skal vista undir frábrigði í viðkomandi verkefnasíðu.

Frábrigði vegna hönnunargagna

1. Þegar frábrigði verður vegna vanefnda á afhendingu hönnunargagna eða mistaka við hönnun skal skrá það á rafræna skýrslu 11-01-E06 undir viðkomandi verkefni.

2. Þegar frábrigði skapast vegna mistaka við hönnun eða afhendingar gagna sem veldur fjárhagslegu tjóni skal gera kröfu á hönnuði um að bera að einhverju eða öllu leiti þá fjárhagslegu ábyrgð sem tafirnar eða mistökin valda.

3. Mikilvægt er að hönnuður, birgjar og verkkaupar hafi sjálfir gert eða samþykkt afhendingaráætlun á gögnum í samræmi við verkáætlun

Kröfur á verktaka vegna frábrigða sem ekki hafa varanleg áhrif á gæði.

1. Frábrigði sem ekki eru varanleg og hægt er að laga án þess að það hafi áhrif á endanleg gæði verksins og skaða ekki viðskiptavininn með neinum hætt þarf verktaki ekki að bera undir byggingarstjóra.

2. Í slíkum tilfellum skal verktaki leita bestu lausna við leiðréttingu með hag verkkaupa í huga.

3. Starfsmaður verktaka skal eftir aðstæðum hafa samráð verkefnisstjóra um úrlausn slíkra frábrigða

4. Verkefnisstjóri skal leita leiða til að komast hjá endurtekningu. Rýni frábrigða og frábrigðavöru

1. Skýrslur um frábrigði og frábrigðavörur skulu koma fram í dagbókarfærslum og í vikuskýrslu verktaka á verkfundum

2. Niðurstöður úrbóta skulum koma fram á vikuskýrslunni.

Tilvísanir: ISO 9001:2015

Hér fyrir ofan er dæmi um verklagsreglu eða ferli vegna frábrigða og frábrigðavöru þar sem lýst er hvernig stjórnendur eiga að bregðast við þegar frábrigði koma upp Í staðlinum IST-30 er kveðið skýrt á um frábrigði, eins og sjá má í tilvísununum neðst í verklagsreglunni hér að ofan Mikilvægt er að vanda frábrigðaskýrslu með því að lýsa frábrigðinu sem best, hvernig verður brugðist við, hver ber ábyrgð á úrbótum, hverjar eru líklegar afleiðingar og láta koma fram áætlaðan kostnað sem af því hlýst Jafnframt er mikilvægt að flokka frábrigði í nokkra flokka og láta flokkun á tilteknu frábrigði koma fram í skýrslunni Þannig verður auðveldara að vinna síðar úr öllum frábrigðum sem koma upp á tilteknu tímabili og átta sig á hvort ein tegund frábrigða sé algengari en önnur og hversu mikið þau kosta fyrirtækið Þannig má nota upplýsingar úr vel útfærðum frábrigðaskýrslum til umbóta þar sem hægt er velja og leggja vinnu í að uppræta tiltekin frábrigði sem valda fyrirtækinu meiri skaða en önnur

Gæðatrygging

Um síðustu aldamót höfðu Samtök iðnaðarins frumkvæði að því að fulltrúar helstu opinberu verkkaupa landsins settust niður og samræmdu kröfur sínar um gæðatryggingu Fram að því höfðu kröfur um gæðatryggingu birst í útboðsgögnum sem mjög ómarkvissar kröfur sem voru til lítils brúklegar

Þessar samræmdu kröfur eru enn í fullu gildi og sjást oftar en ekki í útboðsgögnum þessara aðila Nokkuð hefur þó vantað upp á skilning og eftirfylgni starfsmanna, verkkaupa og verktaka til að kröfurnar um

gæðatryggingu skiluðu tilætluðum árangri

Hugtakið gæðatryggingu má skilgreina með eftirfarandi hætti

Gæðatrygging er sá hluti af verkefnastjórnun sem beinist að því að veita mönnum tiltrú á að KRÖFUR muni verða uppfylltar Hugtakið kröfur nær yfir alla þá þætti sem verkkaupi gerir kröfu um varðandi tiltekið verk Að byggt sé samkvæmt samningum, áætlunum, teikningum og verklýsingu Farið verði að lögum, reglum og stöðlum sem vísað er til og stjórnun og handverk verði unnið með faglegum hætti .

Þar sem ekki er hægt að skoða óbyggt hús er mikilvægt að verktakinn leggi fram gögn sem sýna hvernig hann hyggst stýra verkinu þannig að kröfum verkkaupa verði fullnægt

Gæðatrygging er sýnishorn af tilteknum gögnum úr gæðastjórnunarkerfi verktakans . Gögnin eiga að sýna fram á að það stjórnunarlega verklag sem verktakinn lofar að beita tryggi að þeim kröfum sem verkkaupinn hefur sett fram í verklýsingum og samningum verði fullnægt Fyrir undirskrift samnings leggur verktakinn fram gæðatryggingu, þ e afrit af verklagsreglum, eyðublöðum og öðrum gögnum úr gæðakerfi sínu, sem verkkaupinn óskar eftir að sjá eða verktakinn telur ástæðu til að kynna verkkaupanum

Kröfur opinberra verkkaupa um gæðatryggingu

Eftirfarandi skjal sýnir kröfur sem opinberir verkkaupar gera til verktaka varðandi gæðatryggingu Þar er upptalning á helstu verklagsreglum sem opinberir verkkaupar hafa áhuga á að fá í hendur til að meta getu verktakans til verkefnastjórnunar Það þarf að gera áður en gengið er til samninga og þær verða hluti af samningnum ef samningar nást Þannig getur verkkaupinn hermt upp á verktakann ef hann efnir ekki samninginn varðandi stjórnun og umgjörð verka .

Verkkaupi gerir þá kröfu til verktaka og undirverktaka/efnissala að þeir komi sér upp og sinni innra eftirliti.

Gæðakerfi verktaka þarf að tryggja að kröfum um verklýsingar sé framfylgt.

Eftirfarandi lýsing á gæðakerfinu tekur til nokkurra grundvallarkrafna sem gerðar eru til kerfisins.

Verktaki og undirverktaki/efnissali skulu laga innra eftirlitskerfi sitt að kröfum útboðsgagna.

Grundvallaratriði gæðakerfis

Gæðakerfi verktaka skal taka a.m.k. til eftirtalinna atriða:

 skjalfestra verklagsreglna

 skýrrar ábyrgðarskiptingar stjórnenda

 skráningu niðurstaðna, prófana og innra eftirlits

 stýringu frábrigða og úrbóta

Yfirlit gæðakerfis

Verktaki sem og undirverktaki/efnissali skulu leggja fram eftirtalin gögn:

A. Lýsing á innra stjórnkerfi verktaka Skilgreina skal hlutverk og ábyrgð einstakra stjórnenda verksins. Þetta er gert með skipuriti og formlegum starfslýsingum. Verkkaupi þarf að geta haft aðgang að vottorðum sem staðfesta faglega þekkingu, reynslu og menntun starfsmanna verksins.

B. Lýsing á framkvæmd verkþátta

Verktaki skal skila inn tíma og mannaflaáætlun ásamt lýsingu á framkvæmd verkþátta og framleiðslu efnis til samþykktar verkkaupa.

C. Uppruna- og gæðavottorð

Verktaki skal framvísa fullgildum uppruna- og gæðavottorðum með öllu efni sem hann hyggst nota til samþykktar verkkaupa sé þess krafist.

Vottorðin skulu sýna fram á að varan fullnægi kröfum í útboðsgögnum og/eða kröfum í byggingarreglugerð.

D. Eftirlitsáætlun

Verktaki þarf að gera áætlun þar sem tilgreind eru öll atriði sem falla undir innra eftirlit. Eftirlitsáætlunin er byggð á kröfum samningsgagna og hefðbundnu verklagi verktaka.

Verktaki skal gera sérstaka öryggis- og heilbrigðisáætlun byggða á kröfum í

IV. Viðauka við ,,Reglur um aðbúnað, hollustuhætti og öryggisráðstafanir á byggingarstöðum og við aðra tímabundna mannvirkjagerð“.

E. Nauðsynlegt er að skilgreina verklagsreglur fyrir a.m.k. eftirtalin atriði:

⊲ stýringu skjala og skráa, þ.e. skjöl verktaka, s.s. verklagsreglur fyrir einstaka verkþætti, úttektarblöð, vinnulýsingar, skýrslur, rannsóknir, mælingar o.s.frv.

⊲ póst inn og póst út, þ.e. bréf, minnisblöð

⊲ móttöku, dreifingu og vistun nýrra teikninga og verklýsinga

⊲ móttöku efna á vinnusvæði

⊲ dagbókarhald

⊲ meðhöndlun frábrigða/galla

⊲ meðhöndlun breytinga á verkþáttum

⊲ meðhöndlun aukaverka

⊲ athugasemdir og ábendingar daglegs eftirlits

⊲ uppgjör og meðhöndlun reikninga og nýrra greiðsluliða

⊲ innra eftirlit með einstökum verkþáttum

⊲ verkefnis- og verkþáttarýni

⊲ öryggis- og heilbrigðisáætlun

F. Úttektarblöð, eyðublöð og gátlistar

Hér er átt við undirgögn fyrir verklagsreglur sem notuð eru við stýringu verkefnisins. Þessi blöð skulu hafa beina tilvísun til samningsgerðar og byggð á eftirlitsáætluninni svo að ljóst megi vera að gæðakröfum verksins sé fullnægt.

Nota skal a.m.k. eftirtalin gögn:

⊲ dagskýrsluform

⊲ eyðublað fyrir skráningu, meðhöndlun úrbóta á frábrigðum og göllum

⊲ eyðublað fyrir skráningu á viðbótarverkum

⊲ eyðublað fyrir skráningu á aukaverkum

⊲ magntölublað – safnblöð

⊲ eyðublað fyrir athugasemdir, ábendingar daglegs eftirlits

⊲ úttektarblöð fyrir innra eftirlit með verkþáttum samkvæmt eftirlitsáætlun

⊲ úttektarblöð fyrir allar prófanir, mælingar og úrvinnslu, tilgreindar í útboðsgögnum

⊲ úttektarblöð fyrir eftirfylgni á öryggis- og heilbrigðisáætlun

Í þessum kröfum verkkaupa um gæðatryggingu er m a farið fram á skýra ábyrgðarskiptingu verktaka Einfalt er að útbúa og kynna slíka skiptingu með skipuriti fyrir verkið, eins og sýnt er í dæminu hér að neðan .

Í gæðatryggingu er að finna starfs- og ábyrgðarlýsingu á störfum þeirra sem stjórna verkinu .

Yfirmaður

framkvæmda Verkefnastjóri

gæðastjóri

Tæknimaður

Pétur S gurðsson Unndýr Eyjólfsdóttir Pálmar

Hjálmar

Garðarsson

Ólafur Sæmundsson

Öryggis- og

Með því að rýna í slík gögn getur verkkaupi lagt mat á hæfni verktakans og metið hvort honum sé treystandi til verksins Með gæðatryggingunni hefur byggingarstjóri, fyrir hönd verkkaupa, verklagsreglurnar í höndunum til að herma upp á verktakann ef hann er ekki að stjórna samkvæmt því sem hann hefur kynnt með gæðatryggingunni Gæðatryggingin þarf að vera hluti af samningsgögnum rétt eins og teikningar og faglegar verklagsreglur

Á þessum forsendum eiga öll samskipti verkkaupa og verktaka að byggjast meðan á verkinu stendur og ef það gengur eftir er lítil sem engin hætta á misskilningi eða að ósætti verði á milli aðila .

Kröfur um gæðatryggingu í byggingarreglugerð

Það eru líka kröfur um gæðatryggingu í byggingarreglugerð Þó svo að hugtakið gæðatrygging sé ekki notað og kröfurnar nokkru minni en í kröfum opinberra verkkaupa til verktaka er tilgangurinn sá hinn sami, þ e að byggt sé vandað mannvirki sem stenst viðeigandi lög og reglugerðir

Í byggingarreglugerð er krafan um gæðastjórnun sett á iðnmeistara, byggingarstjóra, hönnuði og hönnunarstjóra en ekki verktaka Tilgangurinn er að tryggja ábyrgð og efndir iðnmeistara og byggingarstjóra þess efnis að farið sé að lögum og reglum, unnið verði samkvæmt teikningum og verklýsingum og eftirlit haft með faglegum vinnubrögðum

Ábyrgð eiganda mannvirkis

Samkvæmt byggingarreglugerð 16 07 2022, gr 2 7 1, Hlutverk og ábyrgð aðila, er ábyrgð eiganda mannvirkis mikil en þar stendur eftirfarandi:

Eigandi ber ábyrgð á því að við hönnun, byggingu og rekstur mannvirkis sé farið að kröfum laga um mannvirki og þessarar reglugerðar Eigandi skal hafa virkt innra eftirlit með því að þeir aðilar sem hann ræður til að hanna, byggja og reka mannvirkið fari eftir ákvæðum laga um mannvirki og þessarar reglugerðar Hönnunarstjóri annast innra eftirlit eiganda við hönnun mannvirkis Byggingarstjóri mannvirkis framkvæmir innra eftirlit eiganda frá því að byggingarleyfi er gefið út og þar til lokaúttekt hefur farið fram Hönnunarstjóri og byggingarstjóri skulu gera eiganda grein fyrir framkvæmd innra eftirlits samkvæmt því sem kveðið er á um í 4 . hluta þessarar reglugerðar . Eigandi ber ábyrgð á að fram fari lögboðið eftirlit með byggingu mannvirkisins í samræmi við ákvæði laga um mannvirki og þessarar reglugerðar

Í gr 4 7 1 í byggingarreglugerð 16 07 2022 er fjallað um ábyrgð byggingarstjóra

Byggingarstjóri er faglegur fulltrúi eiganda við mannvirkjagerð og starfar í umboði hans samkvæmt skriflegum ráðningar- eða verksamningi við eiganda Byggingarstjóri skal gæta réttmætra hagsmuna eiganda gagnvart byggingaryfirvöldum, hönnuðum, iðnmeisturum og öðrum sem að mannvirkjagerðinni koma . Byggingarstjóri mannvirkis annast innra eftirlit eiganda frá því að [byggingarheimild eða -leyfi] 1) er gefið út og þar til lokaúttekt hefur farið fram Um umboð byggingarstjóra, verksvið og ábyrgð fer eftir ákvæðum laga um mannvirki, þessarar reglugerðar og samningi við eiganda

Það má vera ljóst af innihaldi þessara greina í byggingarreglugerð að byggingarstjóri er launaður starfsmaður eða verktaki hjá verkkaupa og ber að gera skriflegan ráðningar- eða verksamning við verkkaupa

Gæðastjórnunarkerfi samkvæmt byggingarreglugerð

Byggingarstjóri skal samkvæmt gr . 4 .8 .1 hafa til umráða gæðastjórnunarkerfi . Þar eru aðgengilegar

upplýsingar um réttindi hans sem byggingarstjóra og lýsing á því hvernig hann hyggst sinna áfangaúttektum fyrir hönd byggingaryfirvalda og innra eftirliti fyrir hönd verkkaupa Þar kemur jafnframt fram hvernig hann hyggst útfæra handbók hússins áður en lokaúttekt leyfisveitanda (byggingarfulltrúa) fer fram .

Það sama á við um iðnmeistara sem samkvæmt gr . 4 .10 .2 byggingarreglugerðar skal hafa gæðastjórnunarkerfi þar sem er að finna gögn um tilskilinn réttindi og lýsingu á því hvernig hann hyggst sinna eigin innra eftirliti

Báðir þessir aðilar þurfa að sýna fram á að þeir visti með ábyrgum hætti tilskilin gögn sem tilgreind eru í leiðbeiningum HMS Þar má nefna úttektarskýrslur, niðurstöður úr eigin eftirliti, vottanir og önnur gögn sem staðfesta rétta notkun efna og beitingu faglegra vinnubragða ásamt skjalfestum samskiptum við yfirvöld, hönnuði og hvor aðra

Gæðastjórnunarkerfi byggingarstjóra og iðnmeistara, hönnuða og hönnunarstjóra eru tekin út af faggildum skoðunarstofum áður en þeir fá leyfi til að sinna hlutverkum sínum í leyfisskyldum verkum

Þegar viðkomandi hefur staðist úttekt sem staðfestir að kerfið sé tilbúið til notkunar þarf hann að mæta aftur með kerfið til virkniskoðunar að tilteknum tíma liðnum Jákvæð niðurstaða úr virkniskoðun staðfestir að viðkomandi sé að nota gæðastjórnunarkerfið eins og lög og reglur gera ráð fyrir .

Faggild skoðunarstofa er fyrirtæki sem hefur farið í gegnum úttektarferli hjá þar til bærum aðilum sem votta að hjá viðkomandi skoðunarstofu sé til staðar tilskilin þekking og þar starfi starfsmenn með hæfi og hlutleysi til faglegra og óháðra úttekta

IST-30

Staðallinn IST-30 fjallar um samskipti verkkaupa og verktaka við verklegar framkvæmdir . Verklagsreglur sem hluti af gæðatryggingu verktakans þurfa því að fullnægja kröfum í staðlinum

Verkkaupinn rýnir gæðatryggingu verktakans, ber hana saman við eigin verklagsreglur og IST-30 og gerir athugasemdir ef hann telur ekki tryggt að það verklag, sem verklagsreglur verktakans segja til um, dugi til að kröfum hans og væntingum verði fullnægt Ef verkkaupinn telur gæðatrygginguna ótrúverðuga, ekki í samræmi við IST-30 og að stjórnun verktakans muni ekki skila tilætluðum

árangri hafnar hann væntanlega frekari samningum

IST-30

Gögn sem algengt er að fylgi gæðatryggingu verktakans eru skilgreining á ábyrgðarskiptingu og starfslýsingum stjórnenda, lýsing á framkvæmd verkþátta, uppruna- og gæðavottorð á vörum og hráefni, verklagsreglur um stýringu skjala, móttöku og dreifingu hönnunargagna, móttöku efna á verkstað, meðhöndlun frábrigða, breytinga og aukaverka, verkþáttarýni, áætlað innra eftirlit ásamt viðeigandi eyðublöðum, svo að nokkuð sé nefnt

Þegar gengið hefur verið til samninga við verktakann og verkkaupinn hefur ráðið byggingarstjóra er áríðandi að sá kynni sér fyrirhugaða verkefnastjórnun verktakans rækilega með því að rýna gæðatrygginguna . Ástæðan er sú að í gæðatryggingunni koma fram lýsingar á stjórnunarlegu verklagi verktakans sem byggingarstjóranum er ætlað að fylgja eftir meðan á verkinu stendur

Eintak af þeim gögnum sem lögð eru fram sem gæðatrygging þurfa að vera í höndum byggingarstjóra og annað eintak fyrir stjórnendur að styðjast við á verkstað Stjórnendur geta því flett upp í þeim loforðum sem gefin hafa verið og byggingarstjórinn bent á ef hann verður var við að stjórnendur fari ekki eftir þeim verklagsreglum sem verktakinn var búinn að lofa og verkkaupinn að samþykkja

Kafli II – Stofnun fyrirtækis

1. Eigandi

Hugmynd um stofnun Ákvörðun tekin,

hafinn

Þróun vöru og þjónustu

Ráðning starfsfólks 4-F00

Daglegur rekstur 3-F00

Útbúa rekstrarlíkan

Kanna möguleika á hutafé

1-F00.vsd

Skoða lög og reglur

Skrá fyrirtækið og sækja um ýmis leyfi

Sækja um VSK Viðkomandi skattstofa Fá kennitölu Hagstofan

Starfsleyfi Heilbrigðisnefnd

Launagr. skrá Ríkisskattstjóri

Fj.-Bókhald Ve.-Bókhald La.-Bókhald

Öryggi og heilsa

Umhverfismál

Semja við lánadrottna

Þessi mynd af ferli lýsir því helsta sem þarf að huga að við stofnun fyrirtækis .

Stefna, markmið og aðgerðir

Þegar stofna skal fyrirtæki og hefja rekstur er að mörgu að hyggja Mikilvægt er að vera viss um hvert maður vill stefna með fyrirtækið næstu árin Hvað er ætlunin að leggja áherslu á? Er hugmyndin að reka lítið fyrirtæki eða viljum við vera gildandi á markaðnum? Er viðskiptafélagi eða félagar með í spilinu? Og þannig má áfram telja .

Hvort sem menn leggja af stað einir eða með viðskiptafélaga er mikilvægt að byrja á að sjá framtíðina fyrir sér með því að ákveða hvert skuli stefna

Stefnan þarf að vera skjalfest og skrifuð eins og draumsýn um það hvar við viljum vera stödd með rekstur fyrirtækisins eftir 5 eða 10 ár Þegar við mótum slíka stefnu, sem við köllum gæðastefnu, aukast líkurnar á að hugmyndir okkar og

draumar gangi eftir Auk þess getum við á hverjum tíma borið stefnuna saman við raunaðstæður og metið hvort við séum að fara út af sporinu eða fyrirtækið að þróast í þá átt sem við ætluðum .

Margir hafa lent í því að vakna upp við vondan draum einn góðan veðurdag í aðstæðum sem þeir kæra sig ekki um og í hlutverki sem þeir ráða illa við Slíkt getur valdið stressi og jafnvel

óheilbrigðu álagi á viðkomandi

Þegar gæðastefna er mótuð er skynsamlegt að taka afstöðu til áveðinna atriða og

skilgreina þau:

- Hvert er hlutverk fyrirtækisins?

- Hver er æskilegasta framleiðsla fyrirtækisins?

- Hverjir eru æskilegustu viðskiptavinir fyrirtækisins?

- o fl

Það gæti t .d . litið út á eftirfarandi hátt:

1. Hugmyndastig 2. Undirbúningur 1 3. Stofna fyrirtæki 4. Undirbúningur 2 5. Hefja rekstur

2. Ráðgjafar

3. Opinberiraðilar

4. Lána - stofnanir

undirbúningur

Hlutverk Verktakans ehf .

Fyrirtækið er verktakafyrirtæki í mannvirkjagerð sem leggur áherslu á viðhaldsverkefni og byggingu minni og meðalstórra mannvirkja fyrir almenning og opinberar stofnanir Starfsvettvangur þess er höfuðborgarsvæðið Umsvif fyrirtækisins aukast og minnka eftir eðli og umfangi verkefna þess hverju sinni

Með slíkri skilgreiningu ætti öllum sem starfa hjá fyrirtækinu að vera ljóst á hvaða vettvangi eigendur þess vilja starfa Þessu næst þarf að móta og skilgreina stefnu sem lýsir meginmarkmiðum eigenda til að ná árangri á eftirtöldum sviðum

1 Afstöðu til markaðarins og keppinautanna

Á fyrirtækið að vera ódýrast, stærst, best á tilteknu sviði, tæknivæddast o s frv

2 Afstöðu fyrirtækisins til viðskiptavinarins

Á að tryggja að viðskiptavinurinn fái það sem hann óskaði eftir, á réttum tíma, í réttu magni o .s .frv ?

Hvernig gæðastefnan verður kynnt viðskiptavinum

3 Afstöðu fyrirtækisins til starfsmanna

Á að borga bestu launin, hafa hæfasta fólkið á markaðinum í vinnu, bjóða upp á símenntun, tryggja öryggi, góðan aðbúnað o .s frv .?

Hvernig gæðastefnan verður kynnt starfsmönnum

4 Afstöðu fyrirtækisins til gæðastjórnunar og umbóta

Á að stefna að vottun hjá HMS, ISO 9001 eða einhverjum öðrum

Hvernig stjórnendur rýna gæðakerfið og gæðamarkmið .

5 Afstaða fyrirtækisins varðandi öryggis- og umhverfismál

Ætlar fyrirtækið að taka tillit til öryggis og umhverfis og þá í hvaða mæli Á að stefna að vottunum varðandi öryggis- og umhverfismál

6 . Afstöðu fyrirtækisins til laga og reglna .

Hverjar eiga áherslur fyrirtækisins gagnvart lögum og reglum að vera?

Ef þurfa þykir má ganga lengra og dýpka hugmyndir fyrirtækisins varðandi stefnu í ýmsum málaflokkum Þar má nefna mannauðsstefnu, umhverfisstefnu, stefnu í öryggis- og heilsuvernd eða önnur málefni sem við viljum skapa betri umgjörð um

Hér að neðan má sjá dæmi um hvernig gæðastefna gæti litið út hjá verktakafyrirtæki eftir að búið er að skilgreina fyrrnefnd atriði

Gæðastefna Verktakans ehf.

1 Fyrirtækið ræðst aðeins í verkefni sem hæfa færni, þekkingu og hæfni starfsmanna og að það ráði yfir viðeigandi innviðum sem þessi verkefni krefjast .

2 . Fyrirtækið leggur áherslu á að rýna þarfir og væntingar viðskiptavinarins í upphafi verks, að vera í góðu og upplýsandi sambandi við hann meðan á framkvæmdum stendur og að sjá til þess að hann verði ánægður að verki loknu Það er ekkert í aðgerðum né athöfnum fyrirtækisins sem kemur viðskiptavininum á óvart

3 Starfsmenn fyrirtækisins hljóta þjálfun og búa yfir hæfni til þeirra verkefna sem fyrirtækið tekur að sér Stjórnendur þekkja og efla hæfni starfsmanna og úthluta þeim verkefnum við hæfi á hverjum tíma . Starfsmenn starfa við öruggar og umhverfisvænar aðstæður og njóta kjara eins og best gerist í sambærilegu rekstrarumhverfi

4 Stjórnendur fyrirtækisins vinna að uppbyggingu gæðastjórnunar með hliðsjón af kröfum í lögum um mannvirki og ISO 9001

5 Fyrirtækið leitar árlega uppi hættur og gerir áhættumat fyrir öryggi og umhverfi starfsmanna og starfseminnar í heild með hliðsjón af stöðlunum ISO 14001 og ISO 45001 .

6 . Fyrirtækið starfar samkvæmt þeim lögum og reglum sem gilda um starfsemina .

Þannig gæti gæðastefnan litið út hjá meðalstóru verktakafyrirtæki . Sá sem ætlar að vera einyrki skilgreinir hlutverk og stefnu í samræmi við það Mikilvægt er að kynna starfsmönnum stefnuna lið fyrir lið og túlka hvað átt er við með sérhverju atriði Það er ekki verra ef stjórnendur geta upplýst starfsmenn um hver staðan er í sérhverjum lið og hversu langt er áætlað að ná á næsta ári Stefnuna ætti að setja í fallegan ramma og koma fyrir á áberandi stað á skrifstofu, í starfsmannaaðstöðu og á heimasíðu fyrirtækisins

En það er ekki nóg að setja sér stefnu Næsta skref er að rýna það sem búið er að skrifa og meta hvað er verið að gera í dag sem leiðir reksturinn í rétta átt Ef við skoðum lið 3 gætum við spurt okkur: Hvernig þjálfum við starfsmenn okkar?, Erum við búin að gera alla starfsmenn hæfa til þeirra verka sem við ætlum þeim?, Göngum við úr skugga um að starfsmenn ráði vel við þau verkefni sem við úthlutum þeim?, Er staðið fullkomlega að öryggismálum, bæði á skrifstofu og verklegum vinnusvæðum? Eru starfsmenn okkar á jafngóðum eða betri kjörum en starfsmenn samkeppnisaðilanna?

Ef svarið við þessum spurningum er nei þurfum við að ákveða hvað við ætlum að gera í málinu Þannig setjum við okkur markmið um hversu langt við ætlum að vera komin í átt að endanlegum markmiðum á næsta ári . Það er ekki skynsamlegt að setja sér of mörg né of háleit markmið því það þarf að stofna til aðgerða til að ná markmiðunum, en oft kalla slíkar aðgerðir bæði á tíma og fjármuni Það er betra að hafa markmiðin raunhæf og gleðjast yfir því að hafa náð árangri en að fá á tilfinninguna að ekkert hafi miðað í rétta átt

Minnst einu sinni á ári er æskilegt að setjast niður og meta stöðuna og setja ný markmið og skilgreina og úthluta verkefnum sem þarf að vinna til að ná nýjum markmiðum

Gæðastjóri

Vélasvið

Hlutverk og ábyrgð stjórnenda

Framkvæmdastjóri

Verkstæði Byggingasvið

Ef fleiri en einn koma að stjórnun fyrirtækis er mikilvægt að skilgreina hlutverk og ábyrgð hvers og eins stjórnanda

Best er að byrja á því að teikna skipurit sem sýnir þau stjórnunarhlutverk sem þarf að manna Í litlum fyrirtækjum geta sömu starfsmenn haft mörgum hlutverkum að gegna Hér að ofan má sjá dæmi um skipurit frá fyrirtæki sem er með nokkur járn í eldinum .

Á skipuritinu má sjá að framkvæmdastjóri er með gæðastjóra og endurskoðanda sér til aðstoðar og ráðgjafar . Það má skilja það sem svo að endurskoðandinn sé ekki starfsmaður fyrirtækisins þar sem hann er settur í kassa með strikalínu Þar sem bæði gæðastjórinn og endurskoðandinn hafa enga kassa undir sér má skilja það sem svo að þeir hafi engin mannaforráð Hinsvegar heyra þrjár mismunandi deildir eða rekstrareiningar beint undir framkvæmdastjórann Yfir hverri þeirra er skilgreindur stjórnandi, verslunarstjóri yfir versluninni, verkstjóri yfir verkstæðinu og verkefnastjóri yfir byggingarverkefnum

Á bak við hvert þessara starfsheita eru persónur sem hafa hlutverk og ábyrgð Mikilvægt er að skilgreina þessi hlutverk og ábyrgðina sem þeim fylgir til að viðkomandi geti sinnt starfi sínu í samræmi við það sem eigendur og aðalstjórnendur hafa ráðið þá til Til að móta slík hlutverk þarf að skrifa starfslýsingar þar sem ábyrgð, hlutverk og helstu verkefni eru skilgreind . Þannig verða viðkomandi starfsmenn og stjórnendur samstíga í rekstri og stjórnun

Þess eru mörg dæmi að góðir vinir hafa stofnað fyrirtæki og hafið rekstur án þess að skilgreina hlutverk sín . Þó að allt leiki í lyndi í fyrstu er hætt við að fljótlega komi upp samskiptaörðugleikar þegar báðir vilja vera í sama hlutverkinu

Mikilvægt er að tala út um hlutina áður en lagt er af stað, skilgreina hlutverk og starfsvettvang og skrá niðurstöðuna á blað Það verður til þess að fækka óþarfa árekstrum síðar sem geta leitt til þess að kergja og óánægja nær að búa um sig undir yfirborðinu og sem getur síðan blossað upp og leitt til árekstra og jafnvel vinslita

Hér má sjá dæmi um starfslýsingu byggingarstjóra .

1-L03-0110

STARFSLÝSING BYGGINGARSTJÓRA

Síða. 1 af 1

Höf. FH

Dags. 25.03.16

Útgáfa. 1

Samþykkt: FH

Hæfniskröfur

• Mikil reynsla af verkefnastjórnun

• Mikil hæfni í mannlegum samskiptum

• Gott auga fyrir aðstæðum og faglegum vinnubrögðum á verkstað

• Góð tök á teikningalestri allar iðngreina

• Sé fylginn sér og skjótur til skynsamra ákvarðana

V Viðeigandi menntun:

• Iðnmeistara- og byggingarstjóraréttindi

• eða háskólapróf á sviði byggingartækni, verkfræði og/eða verkefnastjórnunar

E Er sérfræðingur í:

• Lögum um mannvirki

• Byggingarreglugerð

• Lögum um byggingarvörur

• Úrlestri tækilýsinga og vottana

• Kröfum um CE merkingar á byggingarvörum

• Úrlestir á stöðu helstu áætlana

Þ Þekki vel:

• Reglur um aðbúnað, hollustuhætti og öryggisráðstafanir á byggingarvinnustöðum og við aðra tímabundna mannvirkjagerð

• Helstu staðla sem notaðir eru við mannvirkjagerð

• Upplýsingar og kröfur á vefsetri mannvirkjastofnunar varðandi mannvirkjagerð

S Starfslýsing og ábyrgð

• Að fylgja Lögum um mannvirki varðandi ábyrgð, skyldur og hlutverk byggingars tjóra

• Annist úttektir samkvæmt Lögum um mannvirki

• Stjórnar og ritar fundargerð á verkfundum með verktökum

• Gefur vikulega skriflega skýrslu til eiganda mannvirkis

• Tekur ákvörðun um aðferð við dreifingu hönnunargagna hönnuða til verktaka

• Dagleg samskipti við verkkaupa og aðalverktaka

• Samþykkt á framvindu og reikningum frá aðalverktaka og hönnuðum

• Annast samninga og verkbeiðnir varðandi aukaverk, breytingar og viðbótaverk og annast skýrslugerð með kostnaðargreiningu

• Tekur ákvarðanir þegar upp koma frábrigði og heldur frábrigðaskráningu með kostnaðargreiningu

• Tekur þátt í verkþáttarýni í upphafi verks og færir mikilvæg atrið á gátlista til eftir fylgni síðar

• Eftirlit með mælingum og útsetningum

• Gerð Handbókar hússins og umsjón afhendingar verks

• Efnissamþykktir og skjölun gæðavottana efnis frá verktöku

Skipulag verkstaða

Hvort heldur um er að ræða skrifstofu, verksmiðju eða byggingarstað er mikilvægt að uppröðun á vinnusvæðum, vélum, lager og geymslusvæðum sé með skipulögðum hætti Mikil hagræðing felst í því að vel takist til við hönnun nýs vinnusvæðis eða þær breytingar sem gerðar eru á þeim Það hefur mikil áhrif á afkomu rekstursins að vöruflæði í verksmiðju sé sem hagkvæmast miðað við umfang og magn þess sem verið er að framleiða

Á vel skipulögðum byggingarstað aukast afköst . Það dregur úr rýrnun hráefnis, starfsmenn ganga að hlutunum vísum og auðveldara er að halda vinnustaðnum snyrtilegum auk þess sem öryggi starfsmanna eykst Snyrtileg aðkoma og vinnuaðstaða á skrifstofu er ekki síður mikilvæg og hefur mikil áhrif á afkastagetu og líðan starfsmanna . Síðast en ekki síst hefur það áhrif á viðhorf viðskiptavina sem eiga erindi á skrifstofuna

Þegar verið er að hanna nýtt fyrirtæki ætti að leggja mikla áherslu á að finna besta fyrirkomulag varðandi skipulag allra vinnu- og lagersvæða og teikna allar starfsstöðvar í smáatriðum Þannig er auðveldara að gera sér grein fyrir hvort rými er nægilegt og finna hagkvæmustu uppstillingu innviða miðað við hvað á að fara fram á vinnusvæðinu

Ýmis verkfæri til að skipuleggja

Til eru ýmsar aðferðir til að auðvelda slíka hönnun . Ein af þeim er að útbúa klippimyndir af fyrirhuguðum vélum, verkstöðum og lagersvæðum Þannig er hægt að raða öllum þeim innviðum sem eiga að vera á svæðinu inn á grunnteikningu, t d í hlutfallinu 1:50 Einnig er hægt að flytja vélar og tæki á teikningunni til eftir þörfum þar til besta lausnin er fundin Gera þarf ráð fyrir tilteknu rými umhverfis vélar og verkstaði, gólfsvæði fyrir vörur í vinnslu ásamt leiðum til og frá vélum og vinnusvæðum .

Ýmsar aðferðir eru þekktar til að finna út í hvaða röð er hagkvæmast að koma fyrir vélum og verkstöðum miðað við umfang og magn Áætla þarf umfang og magn þess sem á að framleiða, milli hvaða véla og verkstaða framleiðslan þarf að fara og loks þarf að reikna, teikna og raða klippimyndum þar til menn eru sannfærðir um að ekki sé hægt að gera betur Það sama þarf að gera þegar skrifstofurými er hannað því að í öllum tilvikum er auðveldara að finna bestu lausnina með því að færa til klippimyndir en vélararnar sjálfar, tæki eða skrifborð Auk þess verður allur undirbúningur betri og hægt að innrétta og leggja lagnir þannig að allt sé til reiðu þegar nýju vélarnar koma í hús og framleiðsla getur þar af leiðandi hafist fyrr en ella

Verð á útseldri vinnu, framleiðslu, tækjum og tólum

Áður en ráðist er í stofnun fyrirtækis er mikilvægt að byrja á því að gera rekstraráætlun til að hafa vissu fyrir því að forsendur í fyrirhuguðum rekstri séu til staðar Jafnframt er mikilvægt áður en farið er að selja vinnu, vörur og þjónustu að gera sé grein fyrir því hvað hlutirnir þurfa að kosta út frá eigin rekstrarforsendum .

Til þess þarf að gera sér grein fyrir hvað sé fastur kostnaður og hvað breytilegur kostnaður

Fastur kostnaður er kostnaður sem er óbreytanlegur til skamms tíma litið og breytist ekki óháð því hvort mikið eða lítið er að gera

Hvað viljum við sem stjórnendur hafa í laun? Hvað fer mikill tími í að vinna við annað en framleiðslu svo sem tilboðsgerð, bókhald, viðhald o fl ? Hvaða kostnaður fylgir því að reka fyrirtæki, svo sem vegna húsnæðis, bíla, síma, skrifstofu og trygginga, sem og annar kostnaður kostnaðar sem óhjákvæmilega fellur til og nefnist fastur kostnaður?

Fastan kostnað þarf að greiða hvort heldur sem mikið eða lítið er að gera eða hversu margir starfsmenn eru við vinnu Fastan kostnað þarf að meta og reikna inn í útseldan tíma og vöruverð til að öruggt sé að endar nái saman í rekstrinum í árslok Þess vegna þarf jafnframt að áætla hversu marga útselda tíma við reiknum með að selja eða nota til framleiðslu eða í tilboðsverkum sem við komum til með að vinna á næsta ári

Kostnaði fyrirtækis deilt niður á deildir/svið

Breytilegur kostnaður

Breytilegur kostnaður er kostnaður sem fellur til í beinu hlutfalli við framleiðslumagn

Þar má fyrst telja laun við framleiðslu, verð á hráefni og íhlutum, verð á rafmagni á framleiðsluvélar og annað þar sem notkun helst í hendur við aukna eða minnkandi framleiðslu

Mikilvægt er að gera þessa útreikninga áður en lagt er af stað með nýjan rekstur því

það gæti komið í ljós að ekki væri grundvöllur fyrir rekstrinum á tilteknum forsendum

Það er betra að það komi í ljós áður en lagt er af stað svo að hægt sé að meta aðrar forsendur áður en í óefni er komið eða hreinlega að hætta við ef í ljós kemur að litlar eða engar forsendur eru fyrir rekstrinum

Fastan kostnað er auðvelt að taka saman í excel-skjali og deila niður á áætlaðar vinnustundir yfir tiltekið tímabil Það eru líka til sérhönnuð forrit sem hægt er að nota í þessum tilgangi Eitt þeirra er forritið TAXTI sem Samtök iðnaðarins létu útbúa fyrir nokkrum árum og er mjög einfalt í notkun .

Á meðfylgjandi excel-skjali hér að ofan má sjá að búið er að meta og deila föstum kostnaði niður á þrjú rekstrarsvið, verslun, verkstæðisvinnu og byggingarverkefni

Útivinna Söluhorn Verkstæði

Skipting fasts kostnaðar á deildir

Í excel-skjalinu má jafnframt sjá að verð á útseldri verkstæðisvinnu og útivinnu samkvæmt þessum útreikningum er ekki það sama Verð á klukkustund á útseldri vinnu á verkstæði verður nokkuð hærri en útseldur tími í útivinnu Það er eðlilegt enda fellur mun meiri kostnaður á verkstæðið vegna fjárfestinga í húsnæði, vélum, tækjum og orkunotkun en í útivinnunni þar sem aðeins er unnið með handverkfærum Auk þess vinna færri starfsmenn á verkstæðinu og þar af leiðandi eru færri vinnustundir til að deila fasta kostnaðinum niður á

Álagningunni má aðeins dreifa á þann vinnutíma sem fer í vinnu við beina framleiðslu eða þjónustu sem fæst greitt fyrir Vinnu sem ekki er hægt að selja beint þarf að skilgreina sem „ónýttur vinnutími“ sem síðan þarf að skilgreina sem fastan kostnað .

Ef reikningsmódelið er skoðað nánar sést að álagning á verslun er reiknuð með öðrum hætti en á verkstæði og útivinnu Í stað þess að leggja álagningu á sérhverja unna klukkustund þarf að finna hver álagning þarf að vera ofan á innkaupsverð vörunnar til að ná inn fyrir föstum kostnaði Í versluninni eru laun starfsmanns reiknuð sem fastur kostnaður, en fasta kostnaðinum á hinum stöðunum er dreift sem álagningu á hverja unna klukkustund starfsmanna við framleiðslu

Eins og kemur fram á reiknimódelinu þarf að flokka ýmislegt sem fastan kostnað og tryggja að það komi fram í álagningunni Þar má nefna afskrifaðar kröfur, en með þeim er átt við það þegar gerður hefur verið reikningur fyrir tiltekna vinnu en kaupandinn neitar að greiða Þegar búið er að gefast upp á innheimtunni er krafan afskrifuð og upphæðin færð sem fastur kostnaður sem bætist við álagninguna á næstu misserum

Þegar reksturinn þarf að bera vexti af lánum eða viðskiptavinum eru að jafnaði boðin afsláttarkjör frá reiknuðu verði þarf að skilgreina það sem fastan kostnað . Það sama á við ef ætlunin er að hagnaður sé af rekstrinum þá þarf að gera ráð fyrir því í álagningunni Ef við reiknum atriði sem þessi ekki inn í álagninguna verður tap á rekstrinum í sama mæli Þegar allur fastur kostnaður hefur verið áætlaður með þessum hætti er honum einfaldlega skipt niður á þá tíma sem við áætlum að selja út á árinu og þá er kominn niðurstaða um lágmarks útselt tímakaup

Ólíkar forsendur

Ef aðstæður milli rekstrarsviða eru ólíkar eins og í reikningsmódelinu hér að ofan þarf að skipta fasta kostnaðinum niður á deildir eða rekstrareiningar, allt eftir umfangi á hverju sviði Hitakostnaði má t d deila niður eftir fermetrafjölda þess húsnæðis sem á að hita upp á hverju sviði Öðru má skipta niður t d eftir starfsmannafjölda, orkuþörf, bílanotkun eða öðru álíka .

Þegar verið er að vinna áætlanir með þessum hætti er eðlilegt að hafa allar tölur án virðisaukaskatts og reikna hann aðeins í lokin þegar viðskiptavinurinn fær kynningu á tilboðs- eða vöruverðum

Áætlanir sem þessar byggjast á eldri rauntölum, reynslu og gefnum forsendum Því er mikilvægt að skrifa niður hvaða forsendur liggja að baki hverjum kostnaðarlið því að öðrum kosti er nokkuð víst að það verður gleymt og grafið þegar módelið verður aftur tekið fram síðar

Hver er útkoman að verki loknu?

Þegar tilteknu verki eða framleiðslulotu er lokið er mjög mikilvægt að reikna og staðfesta hversu mikilli framlegð verkefnið skilaði upp í fastan kostnað Þá fyrst kemur í ljós hvort verkið eða verkþátturinn hafi komið út samkvæmt væntingum, þ e hvort verkið lagði nægilega mikið til upp í áætlaðan fastan kostnað

Samanlögð árleg verkefni eða framleiðsla fyrirtækisins þarf að standa undir öllum föstum kostnaði og hagnaði það árið

Hér að ofan hafa verið nefnd hugtökin „framlegð“ og „álagning“ Framlegð og álagning er sama upphæðin í krónum en reiknast sem hlutfall af ólíkum forsendum

Framlegð er reiknuð sem hlutfall af söluverði Söluverð – (laun við framleiðslu + hráefni + annar breytilegur kostnaður)

Ef söluverð er 100 kr og 60 kr fara í breytilegan kostnað þá standa eftir 40 kr sem framlegð/álagning

Framlegðin verður þá 40% af söluverði eða: 40x100/100=40%

Álagning sem er reiknuð ofan á kostnaðarverð verður hins vegar 66,66% eða: 40x100/60=66,66%

Til að reikna framlegð af verki sem er lokið er allur breytilegur kostnaður dreginn frá söluverði og stendur þá eftir sú framlegð sem tiltekið verk eða framleiðsla leggur til upp í fastan kostnað .

Dæmi:

Söluverðmæti 1 000 000

– laun við framleiðslu 300 .000

– hráefniskostnaður 300 000

– annar breytilegur kostnaður 150 000

Framlegð upp í fastan kostnað 250 .000

Með því að framlegðarreikna er hægt að kalla fram ýmsar kennitölur til samanburðar og viðmiðunar Kennitölurnar má nota m .a . til að bera saman útkomu sambærilegra verka, gera sér grein fyrir hvaða verkþættir eru arðbærari en aðrir og svo framvegis

Til að fá góða tilfinningu fyrir rekstrinum getur verið gott að skoða framlegð í hlutföllum út frá ólíkum forsendum Hér eru nokkur dæmi um kennitölur sem kalla má fram með framlegðarútreikningum:

 framlegð sem hlutfall af sölu

 framlegð sem hlutfall af unnum framleiðslutíma

 framlegð sem hlutfall af notuðum vélatíma

 framlegð sem hlutfall af launum

 framlegð sem hlutfall af hráefni

eða annað, allt eftir hvers eðlis reksturinn og framleiðslan er Þessar og líkar kennitölur gefa stjórnendum góða tilfinningu fyrir útkomu einstakra verka og rekstursins í heild og veitir þeim betri tilfinningu fyrir væntanlegri afkomu einstakra verka og auðveldar þeim jafnframt að koma auga á ef mistök hafa verið gerð í útreikningum

Við framlegðaútreikninga kemur berlega í ljós hvaða verkefni henta fyrirtækinu betur en önnur Með því að stilla þeim upp með myndrænum hætti er auðvelt að sjá hver þeirra skila betri framlegð en önnur . Það skapar stjórnendum möguleika á að velja og hafna og tækifæri til að sérhæfa fyrirtækið á því sviði sem gefur mest af sér Með sérhæfingu gefst kostur á markvissari þjálfum starfsfólks, markvissari innkaupum á hráefni og fjárfestingu í sérhæfðari tækjum og tólum Slík sérhæfing er líkleg til að auka samkeppnishæfni fyrirtækisins

Framlegð pr. tíma

Meðfylgjandi mynd sýnir hvernig hægt er að gera einfaldan samanburð á afkomu ólíkra verka Í þessu dæmi þarf framlegð á unna klukkustund að vera 1850 kr Eins og sjá má er aðeins hluti verkanna sem stendur undir þeim væntingum Í verki nr 0006 má sjá afleiðingar þess að endurvinna þurfti verkið Með álíka uppstillingu gefst stjórnendum raunhæft tækifæri til að vega og meta hvaða gerð verkefna hentar fyrirtækinu best .

Lög og reglur sem þarf að huga að við stofnun fyrirtækja

Það er að ýmsu að hyggja þegar nýtt fyrirtæki er stofnað Eitt það fyrsta sem þarf að gera er að finna út hvaða rekstrarform hentar best og þá er ekki úr vegi að ráðfæra sig við góðan endurskoðanda Endurskoðandinn getur áreiðanlega ráðlagt og rökstutt besta kostinn en það gilda mismunandi reglur og verðskrár um skráningargjöld, ábyrgð stjórnenda og skattamál eftir því hvaða rekstrarform er valið Tilvalið er að fara inn á vefinn hjá Skattinum og skoða regluverk og möguleika sem standa til boða Smellið á Að hefja rekstur | Skatturinn - skattar og gjöld til að fara þar inn

Við mannvirkjagerð þurfa stjórnendur og þá sérstaklega iðnmeistarar og byggingarstjórar að þekkja lög um mannvirki, lög um byggingarvörur og byggingarreglugerð, Það er á ábyrgð atvinnurekenda að allir starfsmenn þekki og fari eftir lögum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum Auk þess gilda sérstakar reglur á byggingarvinnustöðum sem nefnast: Reglur um aðbúnað, hollustuhætti og öryggisráðstafanir á byggingarvinnustöðum og við aðra tímabundna mannvirkjagerð Nánar er fjallað almennt um öryggi og heilsu við mannvirkjagerð í kaflanum Öryggis- og heilbrigðismál.

4-F00

MAT, ÞJÁLFUN OG MENNTUN STARFSMANNA

Starfsmaður ráðinn til starfa

Gerður náms- og eða ráðningars.

Meta hæfni starfsmanns

Gerð kennslu- eða þjálfunaráætlun

Undirbúningur sveinsprófs/ endurmat

Unnið samkvæmt þjálfunarátælun

4-F00

Mannaráðningar og mannahald

Það er að ýmsu að hyggja þegar fólk er ráðið til starfa, hvort heldur sem er í stjórnunarstöður eða til almennra framleiðslu- og þjónustustarfa

Það gilda ströng lög og reglur um starfsmannahald og hugmyndafræði gæðastjórnunar gerir kröfur til stjórnenda um að standa vel að verki í þeim málaflokki

Jafnframt eru í gildi kjarasamningar sem eru mismunandi eftir því í hvaða stéttarfélag starfsmenn eru skráðir . Það sem þeim er þó sameiginlegt er að gera ber skriflegan ráðningarsamning við alla starfsmenn Það gilda jafnframt strangar reglur um persónuvernd starfsmanns og því mikilvægt að persónulegar upplýsingar séu meðhöndlaðar sem trúnaðarmál

Það er opinber stofnun sem nefnist Persónuvernd sem hefur eftirlit með lögum og reglum um meðhöndlun persónuupplýsinga og fylgist með þróun mála á því sviði Á vef Persónuverndar . Persónuvernd – Þínar upplýsingar, þitt einkalíf (personuvernd.is) má finna allar upplýsingar varðandi málaflokkinn

1. Ráðning 2. Mat á hæfni 3. Þjálfun 4. Kennsla

5. Sveinspróf

1. Starfsmaður

2. Meistari

3. Leiðbeinandi

4. Starfsvettvangur

Hjá ýmsum starfsstéttum eru ákvæði um að vinnuveitandi útvegi vinnufatnað og greiði fyrir notkun á handverkfærum . Starfsmannahald er viðkvæmur málaflokkur og mikilvægt að vel sé haldið á spöðunum varðandi stjórnun Gott starfsmanna- og launabókhald með öllum upplýsingum um starfsmenn, svo sem kaup, kjör og launaútreikninga, er mikilvægt verkfæri fyrir markvissa stjórnun

Halda þarf vel utan um réttindi starfsmanna svo sem orlof, veikindafrí, fæðingarorlof, veikindadaga barna og annað í þeim dúr . Þessar upplýsingar þarf að skrá jafnóðum í starfsmannabókhaldið ásamt þeim tímafjölda sem starfsmenn inna af hendi fyrir fyrirtækið Það er jafnframt mikilvægt að halda utan um þann tíma sem starfsmenn vinna í tilteknum verkum en um það verður betur fjallað í kaflanum Verkbókhald.

Þekking og þjálfun

Gæðastjórnun gerir þá kröfu að starfsmenn kunni vel til þeirra verka sem þeir fá úthlutað Það er hlutverk stjórnandans áður en hann úthlutar starfsmanni verkefni að ganga úr skugga um að hann hafi næga þekkingu til verksins, hafi fengið viðeigandi þjálfun, hafi aðgang að réttum verkfærum og réttu hráefni þannig að það séu hámarkslíkur á að viðkomandi starfsmaður geti leyst verk sitt fagmannlega af hendi

Stjórnandi sem getur ekki tryggt að allt þetta sé til staðar áður en verkefnum er úthlutað eða starfsmenn valdir til tiltekinna verka ætti að líta í eigin barm í stað þess að ásaka starfsmanninn ef mistök hljótast af störfum hans Þegar orsök slíkra mistaka eru skoðuð og metin má í flestum tilfellum rekja þau til þess að stjórnandinn hafði ekki skapað starfsmanninum þær forsendur að hann hefði getað leyst verkefnið af hendi með ásættanlegum hætti

Kennsla, þjálfun og upplýsingar ásamt réttum aðföngum og innviðum eru forsenda góðrar vöru

Máltækið segir: „Búið til starfsmann á undan vöru“

Við mannvirkjagerð eru gerðar kröfur samkvæmt iðnaðarlögum um að starfsmenn sem vinna tiltekna verkþætti hafi hlotið löggildingu viðkomandi iðngreinar . Iðnaðarlög | Þingtíðindi | Alþingi (althingi.is)

Fyrirtæki sem tekur iðnnema á þessum forsendum hefur skyldum að gegna varðandi kennslu og þjálfun . Fyrirtækið eða viðkomandi iðnmeistari sem hefur tekið að sér ábyrgð á menntun iðnnemans þarf að setja upp kennslu- og námsáætlun Þessari áætlun er síðan fylgt eftir í námsferilsbók allan námstímann Á vef IÐUNNAR fræðsluseturs má finna nánari upplýsingar um ferilbækur iðnnema https://www.idan.is/namssamningar/ferilbaekur/ Mikilvægt er að sérhver starfsmaður hafi fengið eigin starfslýsingu í hendur Æskilegt er að slík starfslýsing liggi fyrir strax í atvinnuviðtali væntanlegs starfsmanns þannig að hann sé vel upplýstur um hvað komi til með að bíða hans ef af ráðningu verður

Starfslýsingar mega þó ekki að draga úr skyldum starfsmanna varðandi önnur atriði er varða hag fyrirtækisins þó að þeirra sé ekki getið sérstaklega í starfslýsingunni Í sérhverri starfslýsingu ætti að koma fram að starfsmenn skuli gæta hagsmuna fyrirtækisins í hvívetna og vekja athygli á og bregðast við öllu sem ætla má að gæti valdið fyrirtækinu tjóni .

Bókhald

Fjárhagsbókhald

Þegar fyrirtæki er stofnað er mikilvægt að búið sé að skilgreina þarfir varðandi bókhald af ýmsu tagi Samkvæmt lögum þurfa öll fyrirtæki að færa fjárhags- og launabókhald

Hvort sem það er fært innan fyrirtækisins eða með aðkeyptri þjónustu skiptir ekki máli Það færist í vöxt að bókhaldi sé úthýst þannig að stjórnendur fyrirtækisins geti einbeitt sér að rekstrinum á öðrum sviðum .

Í fjárhagsbókhaldi eru skráðar allar tekjur og kostnaður sem fellur til í fyrirtækinu . Þar er haldið utan um innskatt og útskatt varðandi virðisaukaskatt Niðurstaða úr fjárhagsbókhaldi gefur til kynna hver afkoma fyrirtækisins er á tilteknu tímabili og skapar forsendur fyrir yfirvöld til að leggja á útsvar og aðra skattstofna Inni á tiund.is má finna ýmsar gagnlegar upplýsingar um skatta og skyldur

Verkbókhald

Í verktaka- og framleiðslufyrirtækjum er verkbókhald ekki síður mikilvægt en fjárhagsbókhald þó að það sé ekki lagaskylda að halda slíkt bókhald Verkbókhaldið heldur ekki einungis utan um kostnað Þar er haldið utan um fjölda vinnutíma, hráefnis- og vörunotkun sem fellur á sérhvert verkefni eða framleiðslueiningar . Þannig verða til reynslutölur sem gott er að eiga síðar þegar kemur að tilboðsgerð og verðlagningu sambærilegra verkefna eða framleiðsluþátta

Úr verkbókhaldinu er hægt að draga fram staðreyndir um vinnutíma og notkun hráefnis og annan kostnað á fermetra, rúmmetra, kíló eða aðrar einingar sem unnið er með Slíkar niðurstöður má nota til að byggja upp marktækan gagnagrunn eða verðlista til tilboðsgerðar

Gott verkbókhald auðveldar allt umbótastarf og er mælitæki til að meta árangur af því Miklar sveiflur á kostnaði í sambærilegum verkum koma fram í verkbókhaldi og auðveldar mönnum að grafast fyrir um rót mistaka sem auka kostnað Fyrirtæki sem halda gott verkbókhald og standa fyrir öflugu umbótastarfi koma til með að skara fram úr á sínu sviði .

Skráning á vinnutíma og hráefnisnotkun

Nákvæm tíma- og hráefnisskráning er meðal mikilvægustu þátta í rekstri fyrirtækis . Með slíkri skráningu er unnt að safna saman upplýsingum og staðreyndum sem hægt er að nota t d til að reikna út laun starfsmanna, afkomu verkefna og verðlagningu og ennfremur við áætlanagerð og daglega skipulagningu auk ýmissa umbóta- og hagræðingarverkefna

Það er alltaf álitamál hversu nákvæm slík skráning á að vera og þá sérstaklega tímaskráning starfsmanna Á t d . að greina tíma starfsmanna niður á einstaka verkþætti, vélar og tæki eða eingöngu að greina sérhvert verk frá öðru? Það fer allt eftir því hvernig ætlunin er að nota upplýsingarnar, hversu þjálfað starfsfólkið er í að skrá tíma sinn og stjórnendur að vinna úr upplýsingunum Það er áreiðanlega betra að byrja með einfalda skráningu og ganga síðar lengra í að sundurliða niður á verkþætti þegar starfsfólk og stjórnendur hafa náð tökum á hlutunum

Kennitala verkefna

Sérhvert verk, smátt sem stórt, á undantekningarlaust að fá eigið verknúmer Ef flokka á undirverk, vélar eða verkhluta þarf að byggja upp greinargott og einfalt númerakerfi og leiðbeina starfsfólki hvernig það skal notað Notkun verknúmera er til að tryggja að kostnaður verði skráður á rétt verk og auðvelt sé að sjá hvaða verki gögn svo sem verklýsingar og teikningar tilheyra

Æskilegt er að verknúmer séu í hlaupandi röð Þannig má sjá hvort verk eru ný eða gömul og það auðveldar að fletta upp á gögnum þegar á þarf að halda Auðvelt er að sjá hvort eitthvað hefur glatast og hvort uppgjör á einstökum verkefnum hafi orðið útundan Það ætti að merkja öll gögn, hvort sem það eru pantanir, reikningar, skráningar á aukaverkum og breytingum, með viðeigandi verknúmeri

Það auðveldar rekjanleika og sparar mikla vinnu við skráningar og skráarvistun

Númer starfsmanna

Sérhver starfsmaður þarf að hafa eigið starfsmannanúmer hvort sem haldið er utan um tímaskráninguna með stimpilklukku eða einföldum tímaskráningarblöðum

Því minna sem er handskrifað af beinum texta á skráningarblöð, þeim mun meiri líkur eru á að upplýsingarnar séu greinargóðar Misgóð rithönd starfsmanna getur valdið misskilningi og mistökum við úrlestur Ef starfsmenn skrá tíma sinn á pappír er best að nota eitt skráningarblað fyrir hvern dag Mjög mikilvægt er að verkstjóri fjarlægi tímaskráningarblöðin daglega því að annars er hætt við að dragi úr áreiðanleika skráninganna samhliða minna aðhaldi Verkstjóri eða annar stjórnandi þarf að fara yfir skráningu undirmanna sinna til að tryggja að skráningin sé rétt og leiðbeina starfsfólki um rétta skráningu eftir þörfum

Það getur haft hvetjandi áhrif á starfsfólk að fá að fylgjast með niðurstöðum úr tímaskráningu þeirra verka sem það átti aðild að, og þá sérstaklega hvort verktími hefur verið í samræmi við áætlun eða hvort árangur sé betri en síðast eða betri eða verri en hjá öðrum hópum, deildum eða samstarfsmönnum . Ef fyrirtæki notar eða hyggst taka upp afkastahvetjandi launakerfi, byggjast forsendur í flestum tilvikum á öruggri tíma- og hráefnisskráningu

Brýnt er að lesa sem fyrst úr uppsöfnuðum skráningargögnum meðan verkin eru enn í fersku minni og nota upplýsingarnar svo fljótt sem kostur er ef þörf er á að laga reksturinn að eigin forsendum og getu

Rafræn skráning vinnutíma

Í bókabúðum fást sérstakar bækur fyrir tímaskráningu Þær eru í tvíriti þannig að starfsmaðurinn heldur eftir eintaki þegar atvinnurekandi hefur tekið frumritið Töluverð vinna felst í að yfirfara og skrá upplýsingar af vinnuseðlum yfir í verk- og launabókhald Það er enginn vafi að best er að nota rafræna stimpilklukku fyrir tíma- og verkskráningu Yfirlestur og úrvinnsla verður auðveldari og þannig sparast mikil vinna bæði fyrir þá sem skrá sig en ekki síður fyrir hina sem vinna úr upplýsingunum

Í dag er algengt að starfsmenn noti símann til að skrá tíma sinn . Þannig fara upplýsingar um hver vann, hvað var unnið og hversu mikið beint inn í gagnagrunn á netinu þar sem verkstjóri og launafulltrúi hafa aðgang að þeim til að fara yfir og vinna úr gögnunum, hvor á sinn hátt

Skráning á hráefni og íhlutum

Til að hægt sé að meta afkomu sérhvers verks þarf allur kostnaður að vera sundurliðaður . Þess vegna þarf að skrá allt hráefni, rekstrarvörur og annan kostnað á tiltekið verknúmer Þá er sama hvort vörur eru keyptar sérstaklega til verksins eða teknar af lager fyrirtækisins Allt þarf að skrá á viðeigandi verkefni Í ýmsum tilvikum þarf að meta hversu mikið magn er notað þegar notkunin dreifist á fleiri en eitt verk Sé t d verið að mála samtímis hluti úr mörgum verkum getur verið erfitt að mæla hversu mikið magn er notað á sérhvert stykki . Þá getur verið nauðsynlegt að meta hversu mikið af heildarmagninu fór í sérhvert verk Það sama á við um ýmsar rekstrarvörur eins og sandpappír í slípivélum þar sem pappírinn dugir jafnvel í mörg smærri verk Hentugt getur verið að reikna hluta af rekstrarvörum sem fastan kostnað sem dreifist þá jafnt á sérhvern vinnutíma, en það ætti ekki að gera nema notkunin sé nokkuð jöfn á allar framleiðsluvörur

Þegar hráefni er keypt þarf að láta merkja reikninginn sérstaklega með viðeigandi verknúmeri til að ekki leiki vafi á í hvaða verkefni hráefnið fór . Oft er keypt í fleiri en eitt verk samtímis og þá getur verið hentugt að láta útbúa sérstakan reikning fyrir sérhvert verk Þannig er minni hætta á að skráning í verkbókhald misfarist og sá sem sér um skráninguna á auðveldara með að átta sig á hlutunum

Þar sem legið er með hráefni á lager þarf að koma upp skráningarkerfi þar sem starfsmenn skrá jafnóðum það hráefni sem þeir taka og merkja það viðkomandi verknúmeri Þá er nauðsynlegt að allt hráefni beri eigið vörunúmer þannig að ekki fari milli mála hjá þeim sem vinnur úr gögnunum hvað um er að ræða hverju sinni Margir skrá allar vörur sem eru á lager inn í verkbókhaldið þegar þær koma frá birgjum og síðan út aftur þegar þær eru teknar af lager Þannig fást nákvæmar upplýsingar um lagerstöðuna á hverjum tíma

Ekki bíða til morguns

Skynsamlegt er að skrá tíma starfsmanna, hráefni og aðra kostnaðarliði jafnóðum í rafrænt verkbókhald Þannig er auðvelt að fylgjast með kostnaðinum sem fallinn er á verkið og bera saman við söluverðið og hafa þannig upplýsingar um stöðu verksins frá degi til dags . Öguð vinnubrögð veita góða yfirsýn og auka aðhald og festu og útiloka að verðmætar upplýsingar safnist upp án þess að koma að gagni Þannig verður afkoma verksins ljós og framlegðarútreikningi lokið þegar síðasta færslan hefur verið skráð á verkið Því fyrr sem afkoma tiltekinna verka liggur fyrir, þeim mun meir eykst hvatningin til að hagræða í framleiðslu eða leiðrétta verð Skráning og úrvinnsla aukaverka, breytinga og frábrigða er hluti af góðu verkbókhaldi

Véla- og verkfærabókhald

Vélar og verkfæri eru mikilvægur þáttur í rekstri flestra fyrirtækja og geta haft mikil áhrif á afkomu þeirra . Mikilvægt er að eiga rétt verkfæri til allra verka þannig að ekki sé verið að níðast á verkfærum sem ráða illa við það sem er verið að fást við Að nota réttu tækin og tólin styttir þann tíma sem tekur að vinna verkið og verkfærin endast lengur

Mjög víða fer oft mikill tími í að leita að tækjum sem enginn veit hvað varð af eða komið er að tækjum sem eru ekki í lagi þegar á þarf að halda Slíkar uppákomur draga úr afköstum starfsmanna og þar með úr verðmætasköpun og veldur ýmsum öðrum ómældum kostnaði Þess vegna er æskilegt að eiga skrá yfir öll tæki og skrá hvar þau eru staðsett hverju sinni

Jafnframt er æskilegt að í slíkum skrám komi fram ástand tækja, hvenær þau voru keypt og hvað þau kostuðu Þannig er hægt að fylgjast með verkfæraveltu og kostnaði fyrirtækisins og leita leiða og setja markmið um lækkun á verkfærakostnaði . Það er til mikils að vinna því gott verkfærabókhald verður til þess að tími starfsmanna nýtist betur og þörfin á endurnýjun tækja verður minni Hvort tveggja verður til þess að auka framleiðni verksins

Fyrirbyggjandi viðhald

Varðandi stærri og staðbundnari vélar og tæki er æskilegt að koma á fyrirbyggjandi viðhaldi þannig að tækin stöðvist aldrei lengur en nauðsynlegt er Þegar tæki bilar óvænt er líklegt að það verði þegar verst stendur á . Þá er ekki víst að varahlutir séu aðgengilegir né

sérfræðingur á lausu til viðgerða Það er heldur ekki ólíklegt að það sem bilar sé búið að skemma út frá áður en bilunin kemur fram og tjónið orðið meira en það þurfti að verða

Ef búið er að áætla tíma fyrir endingu á olíu, vírum, stroffum og helstu slitflata er einfalt að setja upp áætlun um fyrirbyggjandi viðhald Þannig er hægt að ákveða hentugan tíma til að taka tæki úr notkun og sjá til þess að búið sé að tryggja varahluti og aðkomu sérfræðinga til viðgerða með góðum fyrirvara

Kvörðun tækja

Það er mikilvægur hluti af fyrirbyggjandi viðhaldi að endurstilla reglulega ýmis tól og tæki en það nefnist að kvarða . Það er dæmi um góða stjórnun að skrá öll tæki sem þarf að kvarða og gera hættumat Hættumatið felst í því að meta hvaða líkur eru á að tiltekið tæki vanstillist og hverjar afleiðingarnar gætu orðið Á þeim forsendum þarf að setja upp kvörðunaráætlun, útbúa lýsingu á því hvernig á að framkvæma kvörðunina og hver sé ábyrgur fyrir því að hún fari fram Því hærra sem áhættustigið er eftir áhættumatið, því oftar þarf að kvarða Það þarf að ákveða þá nákvæmni sem tækið þarf að búa yfir

Það þarf að sjást greinilega á tækinu sjálfu hversu lengi kvörðunin gildir Því er tilvalið að láta útbúa veðurþolna límmiða, skrifa niður dagsetningu næstu kvörðunar og

líma á tækið Það á að tryggja að starfsmaður taki ekki ókvarðað tæki í notkun Þegar málband er endurnýjað er tilvalið að skrifa dagsetningu endurnýjunarinnar á hlið eða kant þess Það má líka koma upp nákvæmri mælistiku þar sem starfsfólk getur brugðið málbandinu sínu á til að staðfesta nákvæmni þess í stað þess að endurnýja málbönd reglulega

Til að auðvelda eftirlit og eftirfylgni á kvörðunum er tilvalið að láta tölvukerfið áminna ábyrgðaraðila kvörðunar með því að senda viðkomandi skilaboð þegar á að endurnýja kvörðun á sérhverju tæki .

Það eru fyrst og fremst mælitæki sem þarf að kvarða, svo sem málbönd, vogir, skíðmál, rakamælar, hæðarmælar og önnur slík tæki sem eru notuð til að staðfesta gæði

Ef loftraki, lofthiti eða hitastig hefur áhrif á gæði vörunnar þarf að endurstilla þau tæki reglulega sem stýra aðstæðum Sem dæmi má nefna glugga- og hurðaframleiðslu þar sem þarf að tryggja að viðarraki sé sem næst 12% Við slíkar aðstæður þarf að kvarða bæði viðar- og loftrakamæla reglulega og tryggja rétta stillingu á loftrakatækjunum sem eiga að viðhalda réttu loftrakastigi í vinnuumhverfinu . Ákvæði um kvarðanir geta verið bundnar í lögum, svo sem kvörðun á vogum í verslunum, bensíndælum og öðrum slíkum tækjum sem mæla einingar sem notaðar eru til að mæla magn og þar með verð á vöru sem boðin er sölu Neytendastofa og BSI á Íslandi eru meðal þeirra sem bjóða kvarðanir á ýmsum mælitækjum

Við byggingarframkvæmdir eru hæðarmælar algengasta tækið sem þarf að kvarða reglulega Jafnframt er mikilvægt að fylgjast með ástandi á málböndum og endurnýja eða fylgjast með ástandi þeirra . Þegar tæki eru kvörðuð er mikilvægt að útbúa einfalt skráningarform til að staðfesta að það hafi verið gert og hver niðurstaðan sé Ef tæki reynist vera orðið vanstillt við kvörðun þarf að bregðast við Þá þarf að kanna hvar tækið hefur verið í notkun undanfarið og hvort það hafi haft neikvæð áhrif á gæði vörunnar Ef svo er þarf að bregðast við samkvæmt verklagsreglu fyrirtækisins um frábrigði .

Áminningar frá tölvukerfinu

Mikið af stærri tækjum þarf að skoða reglubundið af faggildum skoðunarstofum eða opinberum aðilum . Þar má t .d . nefna byggingarkrana, lyftur, gröfur, bíla og önnur álíka tæki Slíkar skoðanir gilda almennt í tiltekinn tíma Oftast er tilskilið að ekki sé látið líða meira en ár þar til kemur að næstu skoðun

Til að þurfa ekki að fylgjast með né hafa áhyggjur af því hvenær er komið að næstu skoðun kemur sér vel að vera með rafrænt viðhaldsbókhald sem vaktar allar dagsetningar og sendir boð til ábyrgðaraðila um að það sé farið að styttast í næstu skoðun Stjórnendur þurfa því ekki að óttast að verða teknir í bólinu með óskoðuð tæki

Slökkvitæki og keðjur til hífinga eru dæmi um tæki sem stjórnendur þurfa að fylgjast með og láta skoða árlega Með því að halda bókhald yfir þessi tæki verður auðveldara fyrir þá að fylgjast með að skoðun fari fram á tilsettum tíma

Það leiðir ekki til góðrar niðurstöðu fyrir stjórnendur ef rekja má orsakir slysa til bilunar í tæki eða öðrum búnaði sem átti að vera búið að færa til skoðunar .

Skráning kostnaðar

Með því að færa viðgerðarkostnað og tíðni viðhalds og bilana á viðeigandi tæki í vélabókhaldið er einfalt að fylgjast með og meta viðhaldskostnað og meta hvenær komið er að fyrirbyggjandi viðhaldi eða allsherjar endurnýjun á sérhverju tæki Þannig verður auðveldara að taka markvissar ákvarðanir á forsendum staðreynda úr bókhaldinu og setja mælanleg markmið um lækkun á kostnaði og ótímabærum fjárfestingum

Grænt bókhald

Það færist í vöxt að gerð sé krafa í útboðum um að verktakar færi grænt bókhald Grænt bókhald felst í því að skrá hvað notað er af hinum og þessum orkugjöfum, skrá magn af byggingarúrgangi, hversu mikið er notað að heitu og köldu vatni og annað í þeim dúr Megintilgangurinn með því að skrá orkugjafa er sá að komast að því hversu mikið er losað af CO2 sem er talinn aðalorsakavaldur að hlýnun jarðar af mannavöldum Það fer eftir tegund orkugjafa hversu mikil losun verður á CO2 Sem dæmi má nefna að 2640 g af CO2 losna við það að brenna einum lítra af dísilolíu Lítri af dísilolíu vegur 835 g Bíll sem eyðir 10 lítrum á 100 km skilur því eftir sig 26 kg af CO2 á sömu vegalengd Með því að nota rafmagn sem orkugjafa losnar ekkert CO2 . Inni á þessum link má gera ýmsa útreikninga á CO2 hjá nokkrum orkugjöfum

Annar mikilvægur tilgangur með grænu bókhaldi er að hvetja til notkunar á vistvænu hráefni og timbri úr viðurkenndum nytjaskógum Með grænu bókhaldi er auðvelt að sýna fram á að svo sé gert

Hér á landi hefur færst í vöxt að verkkaupi krefjist þess að verktakar fylgi ákveðnum stöðlum og reglum um umhverfismál Þar ber helst á tveim fyrirbrigðum, Svansmerkinu og Breeam, sem fjallað er um síðar í kaflanum

Öryggis- og umhverfisvottanir.

Hvor leiðin sem valin er þá er hún hönnuðum, eigendum og verktökum hvatning til að spara auðlindir, leita leiða til að nota umhverfisvæn efni og framkvæma alla vinnu í sem mestri sátt við umhverfið

Með því að halda grænt bókhald er kominn sá mælikvarði á notkun sem má nota til að meta hvort verið sé að gera betur í næsta verki

Öryggis- og heilbrigðismál

Lög um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum | Þingtíðindi | Alþingi (althingi.is) eiga við allan almennan rekstur fyrirtækja Þegar unnið er við sérstakar aðstæður eða tryggja þarf tilteknum einstaklingum aukið öryggi þarf að grípa til frekari aðgerða Á vef Vinnueftirlitsins er að finna góðar leiðbeiningar og fræðsluefni um slíkar aðstæður Sjá https://vinnueftirlitid.is/

Hættur leynast víða þótt umhverfið virðist saklaust við fyrstu sýn Á skrifstofu leynast margar hættur þó að þar séu aðstæður oftast sakleysislegri en úti á byggingarstöðum Löng kyrrseta, langtímaseta fyrir framan tölvuskjái, lélegir eða illa stilltir stólar og borð bjóða hættunni heim Aðstæður á skrifstofu sem og öðrum staðbundnum vinnustöðum þarf að skoða reglulega með öryggi og heilsu í huga

Starfsmenn eru oft illa upplýstir um einfalda hluti eins og réttar stillingar á stólum og skrifborðum Lítil vitneskja um staðsetningu slökkvitækja, flóttaleiða og brunaboða er algengari en margir ætla .

Mikilvægt er að koma á reglubundnu eftirliti með öryggismálum og þekkingu starfsmanna á því hvernig skuli bregðast við Þá vankanta sem koma í ljós við slíkt eftirlit þarf að skrá og tryggja úrbætur

Sérstakar reglur gilda um öryggi og heilsuvernd á byggingarvinnustöðum sem nánar er fjallað um í kaflanum Öryggis- og heilbrigðisáætlun við mannvirkjagerð.

Kafli III – Verkefna- og gæðastjórnun

2-F00

FERILL FRAMKVÆMDA, FRAMLEIÐSLU OG ÞJÓNUSTU

Tilboð

Tilboðsgerð hvers fyrirtækis þarf að byggjast á eigin forsendum Rekstur fyrirtækja er mjög mismunandi . Ýmis kostnaður, svo sem vegna launa, hráefniskaupa og rekstrarvöru, er aldrei nákvæmlega sá sami hjá tveimur fyrirtækjum jafnvel þótt þau séu í mjög líkum rekstri Afkastageta, laun, þekking, verklag, sjálfvirkni, vélakostur og almennur rekstrarkostnaður er aldrei með sama hætti í tveimur fyrirtækjum . Þess vegna er samkeppnishæfni og þar með verðlagning fyrirtækja ólík

Til að geta gert raunhæf tilboð þurfa að vera til staðar forsendur byggðar á fyrri verkum eða gefnar forsendur byggðar á reynslu ef um nýja framleiðslu er að ræða Til að öðlast slíka reynslu þarf að halda vel utan um alla kostnaðarliði sem falla á hvert verk og reksturinn í heild og flokka þannig að upplýsingarnar verði aðgengilegar til úrvinnslu síðar Fyrir þurfa að liggja útreikningar byggðir á tölum úr rekstri fyrirtækisins sem sýna fram á kostnað á tímaeiningu, bæði hvað varðar starfsfólk og tæki, og hver álagningin þarf að vera til að settu marki í rekstrinum sé náð

Ef fyrirtækið er deildaskipt eða með framleiðslu sem byggist á mjög mismunandi verðlagsforsendum, t d framleiðslu sem er að mestu handavinna eða að mestu vélavinna, getur verið nauðsynlegt að gera kostnaðarútreikninga fyrir hverja deild eða hvern vöruflokk fyrir sig þannig að ekki sé hætta á að eitt greiði annað niður

Sjá umfjöllun um verðútreikninga í kaflanum Verð á útseldri vinnu, framleiðslu, tækjum og tólum.

1. Tilboð

2. Samningar 3. Undirbúningur 4. Framkvæmd

5. Verklok

1. Viðskiptav.

2. Fram - kvæmdast.

3. Verkefnisst.

4. Verkst./ starfsm.

Að mörgu er að hyggja

Til að geta gert raunhæft tilboð þarf sá sem gerir tilboðið að þekkja vel fasta kostnaðarliði í rekstrinum . Hann þarf að gera sér grein fyrir hversu vel verkefnið hentar vélum og tækjum fyrirtækisins, þekkingu starfsmanna og verkefnastöðu fyrirtækisins þegar vinna á verkið Hann þarf að geta rökstutt þá hagræðingu sem hann telur mögulega ef hann ætlar að gefa afslátt af hefðbundnu verði Hann þarf hugsanlega að leita tilboða hjá birgjum og undirverktökum og ákveða nauðsynlega álagningu til að mæta kostnaði sem fylgir því að kaupa vinnu af undirverktökum Að ýmsu þarf því að hyggja áður en hægt er að gera tilboð og margt sem þarf að taka tillit til bæði varðandi verkið sjálft og væntanlegan viðskiptavin Í daglegu amstri og undir miklu álagi er auðvelt að gleyma atriðum sem geta skipt miklu máli . Þess vegna er nauðsynlegt að styðjast við gátlista til að ganga úr skugga um að öll atriði hafi verið tilgreind áður en tilboð er afhent

Framsetning á tilboði

Sá starfsmaður sem reiknar tilboðið ætti sjálfur að fá að kynna tilboðsþeganum tilboðið sé þess nokkur kostur Þannig gefst tækifæri til að útskýra í hverju tilboðið er fólgið og hver sérstaða fyrirtækisins er Ef tilboðið er sent viðkomandi þarf að fylgja því eftir með símtali og koma þannig á persónulegu sambandi við viðskiptavininn Þegar tilboð eru opnuð að bjóðendum viðstöddum er mikilvægt að vera stundvís Vandvirkur verkkaupi lokar á þá bjóðendur sem ekki skila sér á tilsettum tíma og útilokar þá þannig frá því að verða meðal bjóðenda

Staðallinn IST-30 gerir strangar kröfur um opnun tilboða sem allir verkkaupar og verktakar ættu að kunna góð skil á Það hefur hent marga bjóðendur, þegar álag er mikið, að mæta með tilboð á rangan stað eða koma of seint á opnunarstað .

Skýr framsetning tilboða er mikilvæg . Tilboðið þarf að skrá á sérstakt staðlað tilboðsblað sem ætti að bera merki fyrirtækisins og upplýsingar um helstu samskiptaleiðir við það Tilboðið þarf að vera vel sundurliðað og tilgreina skal sérstaklega einingarverð og virðisaukaskatt Taka skal skýrt fram í tilboðinu hvað er innifalið og hvað ekki

Einnig er gott að það fylgi helstu upplýsingar um fyrirtækið, upplýsingar um verk sem fyrirtækið er stolt af og tillögur um væntanleg samskipti fyrirtækisins og verkkaupans, t d hvað varðar útgáfu reikninga, aukaverk, breytingar, innra eftirlit eftir því sem við á .

Því betur sem tilboðið er sett fram, snyrtilegt og greinargott, því meiri líkur eru á að það veki athygli og traust væntanlegs viðskiptavinar

Yfirlit yfir tilboðsgerð

Nauðsynlegt er að hafa yfirlit yfir öll tilboð bæði stór og smá Ekki ætti í neinu tilviki að gefa viðskiptavini upp verð nema úr verðlista án þess að það sé skráð og merkt sérstaklega Það er óþægilegt þegar væntanlegur viðskiptavinur kemur og hermir upp á okkur verð sem við munum ekki hvort er rétt eftir okkur haft eða fullyrðir að við höfum lofað einhverju sem við könnumst ekki við

Til þess að hafa gott yfirlit yfir öll tilboð ætti að gefa sérhverju tilboði hlaupandi númer Tilboðin ætti að skrá á tilboðsyfirlit þar sem fram koma upplýsingar um dagsetningu tilboðsins, nafn þess sem fær tilboðið, tilboðsfjárhæðina, hve lengi tilboðið stendur ásamt öðrum upplýsingum sem geta komið að gagni síðar Ef fyrirtækið ræður ekki yfir sérstöku forriti til tilboðs- og samningsgerðar er hentugt að nota t d Excel þar sem auðvelt er að raða tilboðum í númera- eða nafnaröð og auðvelt að leita eftir öðrum atriðum eftir þörfum

Um hver mánaðamót eða oftar er æskilegt að taka saman hversu mörg tilboð voru gerð í liðnum mánuði, hversu mörgum var tekið og hvaða fjárhæðir er um að ræða . Þannig er hægt að meta árangur af eigin söluaðferðum, auglýsingum og þeirri vinnu og fjármunum sem farið hafa í sölustarfið Einnig ætti reglulega að meta hvaða tilboð eru hagkvæmust miðað við getu og sérhæfingu fyrirtækisins og freista þess að hafa áhrif á viðkomandi tilboðshafa

Tilboð fyrir sérhvern viðskiptavin þarf að vista þannig að auðvelt sé að finna það aftur án minnstu fyrirhafnar

Samningar

Því betur sem tilboð er útfært, því léttara er að ganga til samninga Það vill oft brenna við þegar tilboð er unnið að ekki liggi fyrir nauðsynlegar upplýsingar um verkið og sumir liðir tilboðsins því byggðir á ónákvæmum upplýsingum

Gefa þarf samningsgerð nægan tíma og beita nákvæmum vinnubrögðum til að tryggja að allar óskir og væntingar viðskiptavinarins komi fram og verði skráðar og tryggja þar með hagsmuni fyrirtækisins varðandi síðari kröfur og ágreining

Áður en samningur er undirrtitaður þarf verktaki og verkkaupi að lesa samningsdrögin sameiginlega, lið fyrir lið Því ítarlegri og áreiðanlegri upplýsingar sem liggja fyrir, þeim mun meiri líkur eru á að hægt sé að fækka mistökum, draga úr kostnaði, standa við umsaminn afhendingartíma og fullnægja að öðru leyti væntingum viðskiptavinarins Þær kröfur og upplýsingar sem ekki eru fullmótaðar við undirskrift samnings þarf að skrifa niður, ákveða hvenær þær eiga að liggja fyrir og hver á að útvega þær upplýsingar sem vantar til að það komi ekki niður á verkinu síðar .

Hvað stendur út af borðinu?

Að ýmsu er að hyggja þegar gengið er til samninga og hætt við að eitthvað gleymist ef vinnubrögð eru ekki skipulögð og markviss . Þess vegna er nauðsynlegt að styðjast við gátlista þegar kallað er eftir þeim ótal upplýsingum sem þarf til að tryggja góðan samning Slíkir gátlistar eiga að byggjast á fenginni reynslu fyrirtækisins og hugsanlega útfærðir á mismunandi hátt eftir því hvers eðlis verkið er sem samið er um Samninginn ætti að útfæra á stöðluðum samningseyðublöðum með merki fyrirtækisins þar sem einnig er vísað í önnur gögn sem eiga að vera hluti af samningnum .

Undirbúningur verka

Það er að mörgu að hyggja þegar kemur að undirbúningi verka Það er æskilegt að allir þeir sem koma að undirbúningi eigi sinn gátlista til að styðjast við . Slíkir gátlistar eru byggðir á reynslu af fyrri verkum og auka líkurnar á að ekkert verði útundan sem getur truflað að framkvæmdir hefjist með eðlilegum hætti

Það er nokkuð víst að eftirtaldir aðilar þurfa að vera vel undir það búnir þegar kemur að undirbúningi byggingarframkvæmda Þessir aðilar eru eigandi mannvirkis, byggingarstjóri, iðnmeistarar, verkefnastjórar og verkstjórar .

Eigandi mannvirkis, byggingarstjóri og iðnmeistari hafa skyldum að gegna samkvæmt byggingarreglugerð og lögum um byggingarvörur

Verkefna- og verkstjórar hafa skyldum að gegna samkvæmt verksamningi og reglugerðum um öryggismál við tímabundna mannvirkjagerð og staðalinn IST-30 ef í hann hefur verið vitnað í samningi

Hér að neðan eru talin upp nokkur atriði varðandi undirbúning verka og þau flokkuð niður miðað við áðurnefnd hlutverk sem viðkomandi geta notað sem grunn að eigin gátlista

Eftirfarandi atriði gætu átt heima á gátlista iðnmeistara

Er iðnmeistari búinn að skrifa sig á verkið hjá leyfisveitanda?

Er búið að útbúa verkmöppu til að vista gögn vegna verksins?

Er búið að skipuleggja möppu til að safna í gögnum fyrir handbók hússins?

Er búið að skrifa undir samskiptasamning við byggingarstjóra?

Er búið að lista upp vörur sem þurfa að vera CE-merktar eða vottaðar?

Eru öll hönnunargögn komin á byggingarstað?

Er gæðakerfið staðfest af HMS?

Er búið að staðfesta hvort og hvar þarf að fullnægja mælanlegum kröfum og setja á gátlista?

Er búið að rýna verklýsingar í samráði við byggingarstjóra og setja þær á gátlista?

Er búið að ákveða hverjir þurfa að hafa aðgang að gæðakerfinu?

Ef iðnmeistari er jafnframt undirverktaki gætu eftirtalin atriði verið hluti af undirbúningi

Er búið að gera skriflegan verksamning við eiganda eða aðalverktaka?

Er búið að ákveða hvernig á að bregðast við óskum um aukaverk?

Er búið að tilkynna verkkaupa hver verður verkstjóri?

Er búið að staðfesta verkfundartíma með verkkaupa?

Er iðnmeistari búinn að rýna öryggis- og heilbrigðisáætlun?

Er búið að ákveða hvernig á að bregðast við óskum um breytingar?

Er búið að gera eigin verkáætlun eða samþykkja verkáætlun verkkaupa?

Er búið að ganga frá eigin tryggingarmálum?

Er búð að gera áhættugreiningu á eigin verkþáttum og setja hana á gátlista?

Er búið að ákveða hvernig á að bregðast við frábrigðavöru?

Er búið að gera innkaupaáætlun?

Eru öll hönnunargögn komin á byggingarstað?

Er búið að kynna starfsmönnum áhættumatið?

Er búið að ákveða hvernig á að standa að skráningu í dagbók og vikuskýrslu?

Er búið að skila inn mannaflaog tækjaáætlun?

Er búið að gera og staðfesta verkáætlun?

Atriði á gátlista byggingarstjóra gætu verið í líkingu við eftirtalið

Er búið að stofna verkefnasíðu fyrir verkið í gæðakerfinu?

Er búið að ákveða tíðni verkfunda með verkkaupa?

Er búið að staðfesta að iðnmeistarar séu með viðurkennt gæðakerfi?

Eru verktakar búnir að fá öryggis- og heilbrigðisáætlun í hendur?

Eru öll hönnunargögn komin í hendur verktaka eða er búið að semja um afhendingaráætlun við hönnuði?

Atriði

Er byggingarstjóri búinn að skrifa sig á verkið hjá leyfisveitanda?

Er búið að gera skriflegan verksamning við eiganda?

Er búið að rýna verklýsingar og setja upp gæðastýringaráætlun í gæðakerfið?

Er verktaki búinn að gera áhættumat á öryggismálum?

Er byggingarleyfið sýnilegt á byggingarstað?

Er búið að útbúa möppu til að safna í gögnum fyrir handbók hússins?

Er búið að gera skriflegan samskiptasamning við iðnmeistara?

Er komið á hreint hvaða byggingarvörur þurfa að vera CE-merktar?

Er búið að tryggja kynningu á niðurstöðu úr áhættumatinu til starfsmanna?

Er búið að auðkenna byggingarstað með götuheiti og húsnúmeri?

á gátlista verkefnastjóra verksins gætu verið í líkingu við eftirtalið

Er búð að skrifa undir verksamning?

Er búið að senda tilkynningu til Vinnueftirlits ríkisins?

Eru allir útsetningarpunktar og hæðarpunktar komnir?

Er komið graftarleyfi og lagnateikning?

Er búið að útbúa áætlun um skilti á svæðinu?

Eru verktakar búnir að leggja fram staðfestingu á eigin tryggingum?

Eru iðnmeistarar búnir að skrifa sig á verkið?

Er verktaki búinn að gera innkaupaáætlun?

Er búið að ákveða tíðni verkfunda með verktökum?

Er búið að kaupa byggingarstjóratryggingu?

Eru aðstæður í lagi og hafa nágrannar e t v verið aðvaraðir?

Er búið að senda tilkynningu um sprengingar (lögreglan)? Er búið að panta byggingarrafmagn/vatn? Er komin teikning af vinnusvæðinu?

Er búið að panta mælingar? Er búið að rýna gögn um gröft og fyllingar með tæknimanni?

Er búið að gera verkáætlun? Er búið að gera mannafla- og tækjaáætlun?

Er búið að skrifa undir samninga við undirverktaka?

Er búið að tryggja vinnusvæði og búnað?

Er búið að gera innkaupa- og pöntunaráætlun?

Er búið að meta þörf á sérstökum öryggisbúnaði?

Er búið að fara yfirlitsferð með verkkaupa?

Er búið að gera eftirlits- og gæðastýringaráætlun?

Er verkáætlun út frá kröfum um frárif og uppsteypu raunhæf?

Er stokkateikning komin? Er gerð krafa um þjöppupróf? Er vottorð um bendistál komið? Er búið að kynna starfsmönnum leyfilega umgengni utan girðingar?

Hér að ofan má sjá atriði sem æskilegt er að fari á gátlista viðkomandi aðila við undirbúning verka En það vantar aftur á móti þau viðmið sem æskilegt er að hafa og eru í flestum tilfellum algjörlega ómissandi þegar kemur að eftirliti þannig að niðurstaðan úr því verði alltaf sú sama burt séð frá því hver framkvæmir eftirlitið .

Hér að neðan er sýndur sambærilegur gátlisti fyrir undirbúning verkstjóra þar sem búið er að skilgreina viðmið á bakvið sérhvert gát á listanum Þegar eftirlit er framkvæmt án viðmiða er hætt við að það verði ómarkvisst og háð viðhorfi og skoðunum þess sem framkvæmir eftirlitið en ekki þeim kröfum sem búið er að skilgreina að skuli farið eftir

Dæmi um gátlista með viðmiðum .

Gát Viðmið Staða

Er búið að gera öryggis- og heilbrigðisáætlun?

Öryggis- og heilbrigðisáætlun skal liggja fyrir og kynnt fyrir starfsmönnum áður en fyrsti maður fer til vinnu á svæðinu Áætlunin skal vera fyrsta plagg sem hengt er upp á upplýsingartöflu í starfsmannaaðstöðu

Er allur öryggisklæðnaður til staðar? Allir starfsmenn skulu hið minnsta vera með hjálm, í sýnileikafatnaði og öryggisskóm

Rýna skal hvaða annar búnaður er nauðsynlegur á verkstað samkvæmt öryggis- og heilbrigðisáætlun

Er búið að fara í fyrstu öryggisúttekt? Áður en vinna er hafin á verkstað skal fara yfir svæðið með stuðningi gátlista frá hættumati

Skrá skal á gátlista eða verkbeiðni allt það sem verkstjóri telur að þurfi að gera til að gæta fyllsta öryggis

Er búið að senda tilkynningu á VER? Áður en verk er hafið skal senda tilkynningu um verkið til VER á þar til gerðu eyðublaði

Tilkynningin skal vera vel sýnileg á verkstað

Er búið að gera úttekt á vinnubúðum? Áður en vinnubúðir eru teknar í notkun skal fara yfir aðbúnað í vinnubúðum samkvæmt gátlista frá hættumati

Er búið að teikna og hengja upp skipulag af vinnusvæðinu?

Athugasemdir skulu settar á gátlista eða verkbeiði til úrlausnar

Afstöðumynd af svæðinu skal vera sýnileg á verkstað Þar skal koma fram móttökustaður vöru, bílastæði starfsmanna, staðsetning byggingakrana, starfsmannaaðstöðu, ruslagáma, neyðarbúnaðar vegna óhappa og slysa og annað sem tryggir skipulag og öryggi

Gátlistar sem þessir skulu vera skráðir á gæðastýringar- og eftirlitsáætlun

Meðhöndlun hönnunargagna

Kröfur og væntingar verkkaupa birtast oftast í formi teikninga og verklýsinga og því er mjög áríðandi að slík gögn séu meðhöndluð með ábyrgum hætti Teikningar, verklýsingar og önnur gögn sem varða verkið þarf að lesa vel, kryfja til mergjar og tryggja að innihaldið komist örugga boðleið til þeirra sem vinna verkið . Oftar en ekki eru tilteknar breytingar gerðar á verkinu meðan á framkvæmdum stendur og verkkaupi leggur þá fram nýjar teikningar og/eða verklýsingar Þá er áríðandi að starfsmenn ruglist ekki á eldri gögnum og nýjum

Til þess að koma í veg fyrir slíkt er nauðsynlegt að fyrirtækið komi sér upp skriflegri verklagsreglu um eftirlit, dreifingu og meðhöndlun hönnunargagna Reglan þarf að vera sú að taka eldri gögn samstundis úr umferð og stimpla þau ÓGILD, helst með rauðu áberandi letri, og skrá dagsetningu ógildingarinnar Eldri gögn skal þó varðveita á tryggum stað eins og aðrar skrár sem tilheyra verkinu Nýjum gögnum ætti að fylgja skrifleg lýsing frá hönnuðum á því sem var breytt, þannig að enginn vafi leiki á um að athygli verktakans hafi verið vakin á breytingunni .

Ný gögn þarf að lesa yfir með sama hætti og gert var í upphafi verks og breyta eldri upplýsingum í öllum gögnum sem varða innra eftirlit fyrirtækisins í viðeigandi verkþáttum

Góðar hirslur undir hönnunargögn

Góðar hirslur fyrir teikningar og góð umhirða verklýsinga, t d í verkmöppu, þarf að vera þannig að varðveisla og aðgengi þeirra sem nálgast þurfa upplýsingar úr gögnunum sé sem auðveldast .

Teikningalistar ættu að fylgja öllum nýjum teikningum þannig að yfirlit gildandi teikninga sé ávallt rétt Teikningalista þurfa iðnmeistarar og byggingarstjórar að vista í eigin gæðastjórnunarkerfi samkvæmt kröfum byggingareglugerðar Verktakar þurfa að halda skrá yfir allar breytingar og útbúa skýrslu með helstu upplýsingum varðandi breytinguna . Hann þarf jafnframt að tryggja staðfestingu verkkaupans á breytingunum Í skýrslunni þarf að koma fram í hverju breytingarnar eru fólgnar og upplýsingar um breytingar á verktíma og kostnaði vegna breyttra forsenda ef það á við Ef upplýsingar skortir varðandi breytingar eða aukaverk skal krefja verkkaupa um skriflegar upplýsingar

CE-merkingar

Krafa í lögum um CE-merkingar á byggingarvörur

Krafa um CE-merkingar kemur fram í kafla 5 1 í byggingarreglugerð þar sem vísað er í lög um byggingarvörur Lög um byggingarvörur 2014, nr . 114 25 . nóvember, byggjast á Evrópureglugerð nr . 305/2011 sem fjallar um markaðssetningu á byggingarvörum

Í kafla 5 1 Sannprófun á byggingarvörum í byggingarreglugerð stendur:

[5.1.1. gr.]1)

Notkun byggingarvöru og ábyrgð eiganda mannvirkis. [Byggingarvörur til notkunar í eða við mannvirkjagerð skulu uppfylla skilyrði laga um byggingarvörur og reglugerðar þessarar.]2) Eigandi mannvirkis ber ábyrgð á að við byggingu þess og rekstur sé einungis notuð byggingarvara sem uppfyllir þau ákvæði sem greinir í 1. mgr.

Eins og sjá má af ofangreindu er það á ábyrgð eiganda viðkomandi mannvirkis að notuð sé byggingarvara sem fullnægir kröfum í byggingarreglugerð

Að óbreyttu er þetta óraunhæf krafa sem sett er á almenna eigendur mannvirkja

Samkvæmt gr 2 7 1 Hlutverk og ábyrgð aðila í byggingarreglugerð eru eigendur mannvirkja skilgreindir með eftirfarandi hætti:

a . Lóðarhafi óbyggðrar lóðar .

b Umsækjandi um byggingarleyfi

c Byggingarleyfishafi

d Eigandi mannvirkis í byggingu

Þrátt fyrir þessar lagalegu skyldur sem settar eru á eigendur er óraunhæft að ganga út frá því að almennir eigendur mannvirkja hafi þá þekkingu til að bera sem þarf til að geta staðið undir þeim

Þess vegna er jafnframt gerð sú krafa samkvæmt byggingarreglugerð að eigandi mannvirkis í byggingu ráði til sín byggingarstjóra til að sinna þessu hlutverki .

Jafnframt er það skilyrði fyrir útgáfu byggingarleyfis að viðkomandi verktaki ráði til sín iðnmeistara á öllum þeim fagsviðum sem falla undir ákvæði um uppáskriftir iðnmeistara í byggingarreglugerð gr 4 10 1 Það er gert til að tryggja m a þetta ákvæði um rétt val á byggingarvörum

Til að tryggja góð samskipti milli byggingarstjóra og iðnmeistara skulu þeir gera skriflegan samskiptasamning sín á milli . Samningurinn fjallar um hlutverk iðnmeistara ásamt því hvernig þeir hyggjast haga samskiptum sínum varðandi ýmis atriði meðan á verkinu stendur

Til að iðnmeistarar geti staðið við skyldur sínar þurfa þeir að geta metið vottorð varðandi eiginleika byggingarvöru með afgerandi hætti, hver á sínu fagsviði Slík vottorð eða eiginleikalýsingar skulu fylgja eða vera aðgengilegar með öllum CE-merktum byggingarvörum Þegar leitað er tilboða í tiltekna vöru eða fyrirhuguð kaup beint af lager er farsælast að byrja á að óska eftir vottorði um eiginleika vörunnar og meta hvort hún fullnægi þeim eiginleikum sem fyrirskrifaðir eru í hönnunargögnum eða byggingarreglugerð Ef samræmis- og eiginleikalýsing fyrir þær vörur sem eiga að vera CE-merktar er ekki til staðar hjá seljanda ber að hafna frekari viðskiptum og leita til annarra birgja

CE-merkingar tryggja gæði

Lög um byggingarvörur fjalla m a um byggingarvörur á markaði Byggingarvörur á markaði eru vörur sem geta farið frá framleiðanda til heildsala og þaðan inn í hillur hjá smásalanum án þess að vera ætlað tiltekið hlutverk í tiltekinni byggingu Til þess að hægt sé að CE-merkja byggingarvöru þarf að vera búið að útbúa samhæfðan evrópskan framleiðslustaðal fyrir hana . Samhæfður staðall er tekinn upp á grundvelli ákvarðana framkvæmdarstjórnar Evrópusambandsins Eins og áður segir er slíkur staðall ekki útbúinn nema að notkun vörunnar varði öryggi og heilsu notenda í fullbyggðu mannvirki vegna eins eða fleiri eftirtalinna eiginleika

1 Burðarþol og stöðugleika

2 . Varnir gegn eldsvoða

3 Hollusta, heilsu og umhverfi

4 Öryggi við notkun

5 Hávaðavarnir

6 Orkusparnaður og hitaeinangrun

7 Sjálfbær nýting náttúruauðlinda

Hugmyndafræðinni við CE-merkingar má líkja við hugmyndafræðina að baki iðnmeistarakerfisins .

Tilgangurinn með að láta iðnmeistara skrifa upp á leyfisskyld verk er hinn sami og tilgangur CE-merkinga með samræmisyfirlýsingu framleiðanda CE-merktra byggingarvara Tilgangurinn er að viðkomandi iðnmeistari staðfesti með undirskrift sinni að hann ábyrgist að framfylgja þeim lögum, reglum og stöðlum sem varða öryggi og heilsu sem um verk þeirra og framleiðslu gilda .

Lög um mannvirki og lög um byggingarvörur snúast um öryggi og heilsu samborgaranna .

Iðnmeistarar þurfa því að vera vel að sér í byggingarreglugerð og ákvæðum um CE-merkingar samkvæmt lögum um byggingarvörur sem hvort tveggja hefur þann tilgang að tryggja heilsusamleg og örugg mannvirki

Fyrirtæki sem framleiða CE-merktar byggingarvörur

Fyrirtæki sem framleiða byggingarvörur sem falla undir kröfuna um CE-merkingar verða að ráða yfir framleiðslustýringarkerfi Framleiðslustýringarkerfið (FPC = Factory production control) á að tryggja einsleita framleiðslu frá einum tíma til annars þannig að varan sé

ávallt búin þeim eiginleikum sem framleiðandi hefur gefið yfirlýsingu um Slík yfirlýsing nefnist samræmisyfirlýsing (Declaration of conformity = (DoC))

Yfirlýsingin tryggir iðnmeisturum og byggingarstjórum að vara sem er framleidd undir tilteknu vöruheiti sé unnin samkvæmt tilteknum evrópskum framleiðslustaðli Slíkir staðlar eru auðkenndir sem ÍST EN ásamt viðeigandi staðlanúmeri Eftirfarandi mynd er af upplýsingum

sem koma upp þegar leitað er að stöðlum með því að slá inn leitarorðinu „gluggar“ í leitarvél á vef HMS

Þar kemur í ljós að gluggar og hurðir í hýbýli hafa átt að vera CE-merkt frá 1 11 2017 og frá 1 11 2019 í húsnæði undir atvinnurekstur

Iðnmeistarinn þarf ekki að þekkja innihald staðalsins en það þarf framleiðandi vörunnar hinsvegar Staðallinn gerir ráð fyrir að framleiðandinn útbúi yfirlýsingu um nothæfi (Declaration of performance (DoP) = eiginleikalýsing) og láti hana fylgja með vörunni til neytandans .

6-F21-3901

Framleiðsluferli glugga og hurða

Yfirlit yfir framleiðslustýringarferli fyrir glugga og hurðir.

Kröfur um tiltekna eiginleika byggingarvara koma ekki fram í viðkomandi framleiðslustöðlum Kröfurnar um eiginleika birtast í byggingarreglugerð, stöðlum og hönnunargögnum Staðallinn er hinsvegar leiðbeinandi um framleiðslustýringu, eftirlit og skilgreiningar, ásamt viðmiðum um leyfileg frávik af ýmsu tagi

Eins og sjá má á eftirfarandi töflu er byggingarvörum skipt í flokka eða kerfi Slík flokkun er gerð út frá hættumati varðandi öryggi og heilsu, allt eftir hættunni sem getur falist í því ef varan reynist gölluð, ekki notuð við réttar aðstæður eða með réttum hætti

Kerfi til flokkunar á byggingar vörum út frá áhættumati .

Hlutverk framleiðanda: Kerfi 1+ Kerfi 1 Kerfi 2+ Kerfi 2 Kerfi 3 Kerfi 4

1 Framleiðslustýring í verksmiðju X X X X X X

2 Frekari prófun á sýnum teknum í verksmiðju í samræmi við prófunaráætlun X X X - - -

3 Fyrsta gæðaprófun vöru - - X X - X

Hlutverk vottunaraðila:

Kerfi 1+ Kerfi 1 Kerfi 2+ Kerfi 1 Kerfi 3 Kerfi 4

4 Fyrsta gæðaprófun vöru. X X - - X -

5 Fyrsta skoðun á verksmiðju og framleiðslustýringu í verksmiðju X X X X - -

6 Stöðugt eftirlit með mati á og samþykkis framleiðslustýringar í verksmiðju X X X - - -

7 Úttektarpróf á sýnum sem tekin eru í verksmiðju á markaði eða byggingarstað X - - - - -

Kerfi 1+ er ætlað fyrir vörur þar sem áhætta og afleiðing af notkun er metin mikil en kerfi 4 er aftur á móti fyrir vörur þar sem áhætta og afleiðing er metin lítil Sem dæmi má nefna að almennir gluggar eru í Kerfi 3, eldvarnargluggar í Kerfi 1+ og innihurðir í Kerfi 4

Í efri hluta töflunnar hér að ofan, 1-3, er hlutverk framleiðandans skilgreint og í neðri hlutanum, 4-7, hlutverk vottunaraðila . Eins og má sjá er í öllum tilfellum gerð krafa um að framleiðslan sé undir skjalfestri framleiðslustýringu Mismunandi er hvort og hversu miklar kröfur eru gerðar um utanaðkomandi eftirlit og vottanir Í sumum tilvikum þarf að sannprófa eiginleika vörunnar á tilraunastofu en aðra eiginleika er aftur á móti hægt að staðfesta með útreikningum .

Bætir afkomu

Hagur framleiðanda vill oft verða útundan í umræðunni um CE-merkingar Með vandaðri gæðastýringu mun göllum fækka og vinnutími nýtast betur, en það leiðir til aukinnar framleiðni . Það er því óhætt að fullyrða að vel heppnuð innleiðing á framleiðslustýringu sé ein arðbærasta fjárfesting sem fyrirtæki getur ráðast í

Það er ekki nægilegt að framleiðandinn gefi út samræmisyfirlýsingu (Declaration of conformity = (DoC)), hann þarf einnig að gefa út yfirlýsingu um nothæfi (DoP= Declaration of performance = staðfesting á eiginleikum) á tilteknum tæknilegum þáttum

Áður en gengið er til samninga um kaup á vöru sem á að vera CE-merkt er nauðsynlegt að krefjast sönnunar á eiginleikum vörunnar . Vörusalinn þarf að staðfesta að varan fullnægi þeim körfum sem byggingarreglugerð og hönnunargögn gera með því að leggja fram samræmis- og eiginleikalýsingu

Ábyrgð iðnmeistara

Iðnmeistari sem ber ábyrgð á réttu vali byggingarvöru fær þannig staðfestingu á þeim eiginleikum og gildum sem viðkomandi byggingarvara býr yfir Hann ber gildin í eiginleikalýsingunni saman við gildin í þeim kröfum sem gerðar eru í byggingarreglugerð eða hönnunargögnum

Þannig getur iðnmeistarinn fyrir hönd verktakans sem er að vinna verkið og byggingarstjórinn fyrir hönd verkkaupans staðfest að búið sé að tryggja að farið sé að lögum sem eiga að tryggja öryggi og heilsu þeirra sem koma til með að nota mannvirkið . Þannig tryggja þeir stöðu sína gagnvart verkkaupa og yfirvöldum og minnka líkurnar á að sitja uppi með vandræði sem hljótast af gölluðu mannvirki

Til að geta sannað sitt mál þótt síðar verði vistar iðnmeistarinn vottanir ásamt samræmis- og eiginleikalýsingum í skráarvistunarkerfi sitt og sendir afrit til byggingarstjóra Byggingarstjórinn kannar hvort allt sé satt og rétt og vistar gögnin í eigin skráarvistunarkerfi því til sönnunar ef á þarf að halda síðar

Sönnun á eiginleikum

Ef við höldum áfram með dæmið um glugga og útihurðir sem falla undir staðalinn ÍST EN 143511:2016 og eru í Kerfi 3 þá þarf framleiðandinn að láta reikna þá eiginleika sem hægt er að reikna, svo sem hljóðeinangrunar- og varmagildi ásamt mótstöðu gegn vindálagi Hinsvegar þarf að láta prófa það sem ekki er hægt að reikna, svo sem loft- og slagregnsþéttleika .

Í byggingarreglugerð í gr 8 2 6 stendur:

Slagregnsprófun glugga

Glerjaðir gluggar skulu slagregnsprófaðir samkvæmt ÍST EN 1027

Gluggi skal standast prófunarálag sem er að lágmarki 1100 Pa Í eiginleikalýsingu fyrir byggingarvörur getur komið fyrir skammstöfunin NPD sem stendur fyrir „No Performance

Determined“ sem þýðir að ekki hafi verið lagt mat á tiltekinn eiginleika .

Hér má sjá eiginleikalýsingu fyrir glugga og hurðir þar sem fram kemur að þessir gluggar hafi ekki verið prófaðir í nokkrum atriðum Ef til dæmis er gerð krafa um viðbrögð við eldi getur iðnmeistarinn ekki valið þessa tilteknu gerð af gluggum

CE STAÐFESTING Á EIGINLEIKUM SAMKVÆMT ÍST EN 14351 - 1:2006+A1:2010

Mótstaða gegn vindálagi - Þrýstingur Racking 3 / Torsion 4

Mótstaða gegn vindálagi - Svignun Flokkur 5

Viðbrögð við eldi NPD

Álagsþol fyrir utanaðkomandi við eldi NPD

Vatnsþéttleiki – án hlífar (A) (PA) - E1100

Vatnsþéttleiki – með hlíf (B) NPD

Hættuleg efni Engin

Lofþéttleiki M3/hm - 4

Hljóðeinangrunargildi - 29(- 1; - 4) /31( - 1; - 4)

IST EN 14351 - 1:2006

Varmaleiðni 1,52 W/m2K

Eig nleika gegn geislun – Áhrif sólar NPD

Eig nlei kar gegn geislun - mi NPD Ljósgegnumstrey

Iðnmeistarar eða byggingarstjórar sem telja sig ekki hafa næga þekkingu til að meta framandi tákn um einstök gildi í eiginleikalýsingunni ættu að geta leitað til hönnuða viðkomandi mannvirkis um aðstoð Frekari upplýsingar um CE-merkingar og skylt efni má nálgast á vef HMS

Hverjir annast eftirlit með réttri notkun á byggingarvörum?

Eftirlit með byggingarvörum og sannprófun á notagildi þeirra er margþætt

Húsnæðis- og mannvirkjastofnun er eftirlitsaðili með byggingarvörum á markaði Hugtakið „byggingarvörur á markaði“ nær yfir þær byggingarvörur sem fara frá framleiðanda til heildsala

og þaðan upp í hillur smásala án þess að hafa fengið tiltekið hlutverk í byggingu

Á vef HMS má finna frekari lýsingu á markaðseftirliti HMS; https://hms.is/mannvirki/byggingarvorur/markaðseftirlit-hms

Varmaeinangrun er ágætt dæmi um byggingarvörur á markaði .

Einangrun er hilluvara sem hægt er að kaupa eftir þörfum . Einangrun er til af ýmsum gerðum og þykktum . Þegar verið

er að ræða um notkun á einangrun heyrum við oft talað um hvaða þykkt eigi að nota, t .d . 8" eða 10" steinull eða plast .

En það segir í raun lítið

Það er einangrunargildið sem skiptir máli Það er skilyrt í byggingarreglugerð hversu vel byggingar eiga að vera einangraðar Það er mismunandi hversu auðvelt er að tryggja hátt einangrunargildi fyrir ólíka byggingarhluta T d hafa gluggar og hurðir takmarkað varmaeinangrunargildi Ef mikið er um stóra glugga þarf hugsanlega að bæta einangrunargildi annarra byggingarhluta . Heildareinangrunargildið er tiltekið í byggingarreglugerð og því þarf hönnuðurinn að finna út hvert einangrunargildið þarf að vera á veggjum, þökum, sökklum, gluggum og hurðum ásamt öðrum byggingarhlutum til að ná settu marki

Þegar það liggur fyrir er hægt að velja rétta þykkt á einangrun Einangrunargildið kemur fram í eiginleikalýsingu sem oft og tíðum kemur fram á límmiða á umbúðum vörunnar

Þegar svo er getur verið einfaldast að taka mynd af upplýsingamiðanum á umbúðunum og vista hann í eigin gæðastjórnunarkerfi til að geta staðfest síðar að einangrun með réttu einangrunargildi hafi verið valin á hinn eða þennan hluta mannvirkisins

Ef byggingarvara eða byggingarhluti er sérsmíðaður en fellur undir kröfuna um CE-merkingu þarf að sannreyna tilskilda eiginleika viðkomandi eintaks og sýna fram á að þeir samræmist kröfum í byggingarreglugerð eins og um CE-merkta vöru væri að ræða

Fyrsta stig eftirlitsins hvílir á herðum iðnmeistara og er á ábyrgð hans Hann þarf að meta yfirlýsta eiginleika sem tilgreindir eru á vottorðum og í yfirlýsingum framleiðanda og bera

þá saman við þær kröfur sem gerðar eru til allra byggingarvara sem ber að CE-merkja og

hann hyggst nota á eigin fagsviði

Það er hlutverk byggingarstjóra að ganga eftir því að iðnmeistarinn sinni þessum skyldum sínum og að hann fái í hendurnar afrit af þessum gögnum frá honum til skoðunar og vistunar í eigið gæðastjórnunarkerfi

Byggingarfulltrúar koma í stöðuúttektir og kanna hvort skyldum þessara aðila samkvæmt byggingarreglugerð sé fullnægt

Faggildar skoðunarstofur gera virkniskoðanir á gæðastjórnunarkerfum þar sem þessir hlutir eru m a til skoðunar

Áætlanir sem mælikvarði gæða

Uppsetning og úrlestur áætlana

Áætlanir eru tommustokkur stjórnandans Hann notar þær til að mæla eigin frammistöðu við framgang tiltekins verks Þegar raunaðstæður eru bornar saman við áætlanir er verið að mæla gæði . Að standast áætlanir eru gæði . Skoðum helstu áætlanir sem unnið er með við mannvirkjagerð

Kostnaðaráætlun

Kostnaðaráætlun verður oft til samhliða tilboðsgerð þegar verktakar fá send vel sundurgreind

útboðsgögn flokkuð niður á einstaka verkþætti og jafnvel einstaka byggingarhluta og íhluti Þá er tilvalið að útfæra afrit af tilboðsskránni þannig að auðvelt sá að skrá allan kostnað jafnharðan og hann myndast og fá þannig samanburð á tilboðinu við raunkostnað verksins á hverjum

tíma Þannig fá stjórnendur góða yfirsýn yfir hver fjárhagsleg staða verksins er miðað við sérhvern verkþátt í áætluninni Ef vel er að verki staðið er afkoma einstakra verkþátta ljós um leið og síðasti kostnaðarliðurinn hefur verið skráður á verkið

Verktakinn getur svo útbúið annað eintak af tilboðsskránni og útfært sem framvinduskýrslu sem hann sendir verkkaupa í hvert sinn sem gerður er reikningur á verkið . Framvinduskýrsla ætti alltaf að vera í takt við verkáætlun ef rétt hefur verið að verki staðið

Verkáætlanir

Við framkvæmdir er þess oftast krafist að verktakar leggi fram áætlanir um upphaf og endi allra verkþátta, mannafla, tækjaþörf og fleira Það á ekki að vera að frumkvæði verkkaupa sem verktakar og framleiðendur gera verkáætlun Það ættu allir að gera með öll verk, sjálfum sér til gagns

Verktaki sem hefur ekki skoðun á framvindu eigin verka hlýtur að eiga erfitt með að gefa viðskiptavinum sínum áreiðanlegar upplýsingar eða staðfesta væntanlega framvindu og verklok

Hvert og eitt fyrirtæki þarf að sníða sér stakk eftir vexti hvað varðar skipulagningu og áætlanagerð Hlutverk skipulagningar er að geta rekið verk áfram með hagkvæmasta hætti og geta samstundis séð ef það gengur ekki samkvæmt áætlun Þegar slíkt gerist þarf að ákveða á næsta verkefnisfundi hvað gera skal Einföld tegund skipulagningar er t d venjuleg vasadagbók sem pípulagninga- eða dúklagningarmaður dregur upp úr vasa sínum þar sem hann hefur skráð og tekið frá þá daga sem hann telur sig þurfa til að vinna sérhvert verk . Hann finnur lausan tíma og áætlar hvað verkið taki langan tíma og tekur þá frá í dagbókinni Við góða áætlunargerð er nauðsynlegt að greina verkið niður í helstu verkþætti, gera sér grein fyrir hvenær hefja skal hvern verkþátt og hvenær honum þarf að vera lokið til að verkið standist tímaáætlun Til þess að geta gert raunhæfa áætlun þurfa helstu upplýsingar að liggja fyrir um væntanlega framkvæmd, eins og t d hvenær megi eða hvenær sé hægt að hefjast handa, hvenær eigi að skila verkinu, ennfremur um hugsanlegar tafir eða samkomulag við undirverktaka og birgja Einnig þarf að liggja fyrir hvort búið sé að tryggja mannafla og tækjakost til verksins þegar á þarf að halda, hvort hráefni, íhlutir og aðrir hlutar til verksins verði tiltækir á tilsettum tíma og hvort magntölur og tímaeiningar séu tiltækar .

Slíka áætlun er auðvelt að útfæra á venjulegt rúðustrikað blað þar sem hver reitur samsvarar einni eða fleiri tímaeiningum Þá eru til blöð, sem í daglegu tali eru kölluð Ganttblöð, en þau eru rúðustrikuð og sérstaklega ætluð til áætlunargerðar

Þá eru í boði ýmis tölvuforrit sem eru sérstaklega hönnuð fyrir áætlunargerð af ýmsu tagi og sum þeirra eru mjög öflug en einföld í notkun

Best gefst að vinna með tvær útfærslur af verkáætlunum samtímis Annars vegar áætlun sem sýnir öll verk sem eru í gangi í fyrirtækinu á hverjum tíma þar sem verkþáttum er skipað niður í grófum dráttum, t d grunnur – uppsteypa – innréttingar Slík áætlun auðveldar stjórnendum að meta verkefnastöðuna og þar með mannafla- og tækjaþörf frá einum tíma til annars

Hins vegar þarf að vinna með verkáætlun sérhvers verks þar sem því er skipt niður í einstaka verkþætti með tímasetningum og aðkomu eigin starfsmanna, undirverktaka og birgja .

Ekki nægir að gera verkáætlun . Það þarf líka að athuga reglulega hvort hún stenst og meta hvort gera þurfi ráðstafanir ef svo er ekki Eftirlit með verkáætlun er hluti af innra eftirliti og á að koma fram á gæðastýringar- og eftirlitsáætlun verksins

Fundir stjórnenda um stöðuna

Skynsamlegt er að stjórnendur haldi vikulega fundi með lykilmönnum og undirverktökum þeirra verkefna sem eru í gangi þar sem metið er hvar verkið er statt miðað við verkáætlun Mikilvægt er að birgjar samþykki aðkomu sína miðað við verkáætlun Slíkt samþykki þarf að koma fram í verk- eða þjónustusamningum viðkomandi aðila Staðfesting á tímasetningu hvað varðar aðkomu hönnuða, verktaka og vörusala þurfa að liggja fyrir í upphafi eða sem fyrst á verktímanum Ef í samningum verkkaupa og aðalverktaka eru gerðar kröfur um dagsektir er ekki óeðlilegt að gerðar séu sambærilegar kröfur milli allra aðila sem geta haft áhrif á framgang verksins Verkáætlun ásamt skráðum aukaverkum, breytingum og frábrigðum er forsenda þess að kröfur um dagsektir eigi rétt á sér . Þess vegna er mikilvægt að verktakinn hafi góða reiðu á öllum skráningum og kröfugerðum varðandi atriði sem geta haft áhrif á framvindu og kostnað

Mannafla- og tækjaáætlanir

Mannafla- og tækjaáætlun byggist eins og flestar aðrar áætlanir á verkáætlun viðkomandi verks . Í mannafla- og tækjaáætlun kemur fram hvað þarf af mannskap og stærri tækjum í hverri viku, flokkað niður á starfsgreinar og einstök tæki Þannig fæst góð yfirsýn til að unnt sé að útvega það fólk sem þarf til verksins á hverjum tíma, hvort sem það eru eigin starfsmenn, starfsmenn undirverktaka eða sérfræðingar af einhveru tagi Góð mannafla- og tækjaáætlun auðveldar stjórnendum að hrókera fólki og tækjum á milli verkefna eftir þörfum hverju sinni .

Mannaflaáætlunin ætti ávallt að vera uppi við hjá þeim sem færir dagskýrslur . Viðkomandi getur þá borið saman fjölda starfsmanna sem vinna að verkinu á hverjum degi við áætlunina Ef í ljós kemur í vikulok að munur er á áætlun og raunaðstæðum þarf að skrá það í vikuskýrslu og taka fyrir á næsta verkefnafundi Ef fjöldi starfsmanna er ekki í samræmi við áætlun eru ekki líkur á að verkið gangi samkvæmt áætlun og það þurfa stjórnendur að ræða Þegar búið er að gera mannaflaáætlun er ekki úr vegi að leggja saman áætlaðan tímafjölda eigin starfsmanna og bera hann saman við forsendur í tilboðsgerð til að sannreyna hvort tölunum beri saman .

Innkaupaáætlun og móttaka á vörum

Við fáum allar okkar vörur og þjónustu frá birgjum . Hugtakið birgir er notað yfir alla þá aðila sem útvega okkur vörur eða þjónustu Heildsalar, smásalar, undirverktakar og hönnuðir eru allir birgjar því þeir birgja okkur upp af vörum og/eða þjónustu Þegar við þurfum að fá upplýsingar frá opinberum aðilum eða öðrum þá eru þeir okkar birgjar sem birgja okkur upp af upplýsingum .

Eitt af lykilatriðum þess að verki geti miðað samkvæmt áætlun er að hráefni og aðrar vöru séu tiltækar og í lagi þegar á þarf að halda

Þegar mikið er að gera á markaðnum er hætt við að birgjar og undirverktakar lofi upp í ermina

á sér um óraunhæfan afhendingartíma Sölugleði birgja og síðbúnar pantanir verktaka eru helsta orsök síðbúinnar afgreiðslu á vörum og þjónustu

Panta strax og hægt er

Síðbúnar pantanir verktaka gefa birgjum ekki það ráðrúm sem þeir þurfa til að ráða við óskir okkar um afhendingartíma

Þegar þensla eða vöruskortur er á markaðnum þarf að hafa vaðið fyrir neðan sig og gera ráð fyrir enn lengri afhendingartíma

Þegar verksamningur liggur fyrir milli verkkaupa og aðalverktaka er eðlilegt að strax sé farið að skipuleggja innkaup Lista þarf upp allar vörur og þjónustu sem á þarf að halda á verktímanum, tengja þann lista viðeigandi verkþáttum og kanna hversu langur afgreiðslufrestur er varðandi sérhverja vörutegund . Þegar afgreiðslufrestur hefur verið staðfestur er auðvelt að gera innkaupaáætlun með hliðsjón af verkáætlun

Því fyrr sem pantað er, því meira svigrúm og fleiri tækifæri fá birgjar til að skipuleggja það sem þarf til að þeir geti orðið við óskum um afhendingartíma

Vakta það sem ekki er hægt að panta strax

Hráefni og íhluti, sem ekki er hægt að panta strax vegna skorts á málsetningum eða öðrum upplýsingum, þarf að skrá á gátlista og vakta sérstaklega að upplýsingar eða niðurstöður mælinga berist um leið og þess er kostur . Á slíkum minnislista þarf að koma fram hver tók að sér að afla tiltekinna upplýsinga og hvenær því á að vera lokið til að tryggja rétta framvindu Strax og ljóst er að tafir verða vegna hráefniseða íhlutaskorts þarf verktaki að senda verkkaupa skriflega viðvörun um væntanlegt frábrigði frá samningi

Það ætti að vera föst regla að gera skriflegar pantanir í stað þess að hringja og senda tölvupóst á birgja . Mikilvægt er að krefjast staðfestingar á að pöntunin hafi verið móttekin því hætt er við að hún hreinlega gleymist innan um annan póst í tölvunni Það er heldur engin trygging fyrir því að starfsmaður birgjans hafi mætt í vinnuna daginn sem pöntunin var send

Á pöntun þurfa að koma fram nauðsynlegar upplýsingar fyrir birgjann og þann sem kemur til með að taka á móti vörunni: Tilvitnun í tilboð ef það liggur fyrir, afhendingartími, afhendingarstaður, hvernig merkja á sendinguna, flutningsmáti, nafn viðtakanda og hvernig á að merkja reikninginn og annað sem skiptir máli

Þessar og álíka upplýsingar tryggja markvissa afgreiðslu og örugga skráningu á kostnaði í bókhaldið Mikilvægt er að afrit af pöntuninni sé í höndum þess sem tekur á móti vörunni þegar hún berst frá birgja því að annars getur viðkomandi ekki gengið úr skugga um hvort það sem er í sendingunni sé það sama og pantað var

Óvæntar uppákomur

Þegar panta þarf vöru vegna óvæntra aðstæðna og nauðsynlegt er að gera það símleiðis er áríðandi að allar upplýsingar séu þær sömu og ef um skriflega pöntun væri að ræða . Það getur verið snjallt að fá birgjann til að senda strax staðfestingu á pöntuninni með tölvupósti þannig að hægt sé að gera athugasemdir hafi eitthvað misfarist í símtalinu

Þegar vara er keypt í verslun út á reikning ætti í öllum tilvikum að afhenda beiðni fyrir kaupunum þar sem fram kemur verknúmer, hvað keypt er, verð og hver hefur gefið beiðnina út

Til að koma í veg fyrir að úttektir í verslunum séu misnotaðar ætti að senda birgja skriflega tilkynningu um að úttektir án beiðni séu með öllu óheimilar Æskilegt er að ganga frá samningum við alla helstu birgja um fastan afslátt, greiðslufyrirkomulag og fleira

Móttaka á vörum

Ekki nægir að panta vörur tímanlega, það þarf ekki síður að vera vakandi þegar birgjar afhenda vörur Mikilvægt er að veita starfsmönnum nákvæmar upplýsingar og gefa þeim góðan tíma til að taka á móti vörum og hráefni Röng sending, rangt magn, skemmd vara, illa merkt sending eða aðrir slíkir þættir, sem ekki uppgötvast strax við móttöku, eru líklegir til að valda tjóni og verulegum kostnaði síðar í ferlinu

Komi í ljós þegar fara á að nota vöru að hún sé af rangri gerð, að það vanti upp á magn hennar eða að hún sé skemmd er líklegt að tafir verði á verkinu meðan verið er að útvega nýja vöru Auk þess hefur fyrirtækið haft kostnað af því að afferma og meðhöndla vöruna

Engin trygging er fyrir því að mistökin uppgötvist áður en varan er notuð til verksins Það eykur enn frekar kostnað við síðari lagfæringar . Því lengra sem verkinu miðar áður en mistök uppgötvast, þeim mun kostnaðarsamara verður að leiðrétta mistökin

Gott dæmi um slíkt er frá verktaka sem var að leggja skolplögn í nýtt íbúðahverfi Hann var búinn að leggja um 70 metra af lögninni og moka yfir þegar einn starfsmanna dró í efa að rörin væru af réttum gildleika Þá kom í ljós að rörin, sem áttu að vera 22" í þvermál, voru aðeins 20" í þvermál Flutningsgeta þeirra var því ekki nógu mikil og verktakinn varð að leiðrétta mistökin með ærnum tilkostnaði .

Í þessu tilviki hefði nokkurra mínútna markvisst eftirlit við móttöku á rörunum líklega sparað hundruð þúsunda ef ekki milljónir króna og kostnaðurinn við að endursenda rörin hefði væntanlega fallið á birgjann en ekki verktakann

Því er mjög áríðandi að verklagsregla við móttöku efnis sé mjög skýr og að viðkomandi starfsmaður fái nægan tíma og rétt gögn til að sinna nauðsynlegu eftirliti

Sá sem tekur á móti vöru þarf að hafa afrit af pöntuninni í höndunum til þess að geta fullvissað sig um að það sem hann tekur á móti sé það sama og var pantað Hann þarf að vita hvar á að koma vörunni fyrir og hvort hún þarf að fá sérstaka meðhöndlun með tilliti til veðurs . Hann þarf einnig að hafa fengið skýr skilaboð um hvernig hann á að bregðast við ef varan er ekki sú sem var pöntuð, ef vantar upp á magnið eða hún er skemmd Mikilvægt er að taka gallaða vöru samstundis úr umferð og merkja hana rækilega sem slíka

Á stórum vinnustöðum er áríðandi að vara sé rétt merkt til að ekki þurfi að eyða tíma í að komast að raun um hvaða verkhluta, deild eða viðskiptavini hún er ætluð Það á enginn að eiga það á hættu að rangur aðili noti vöruna eða hún lendi á röngum stað Til að gera eftirlitið markvisst er ráðlegt að útbúa gátlista til að sá sem sinnir eftirlitinu hafi eitthvað til að styðjast við og þannig megi tryggja að hugað sé að smáatriðunum þrátt fyrir mikið daglegt álag

Forsenda fyrir góðum árangri er að pantanir til birgja séu greinargóðar og innihaldi allar nauðsynlegar upplýsingar til að auka líkur á að viðskiptavinurinn fái réttar og gallalausar vörur á réttum tíma

Þegar tekið er á móti vöru sem verkkaupinn leggur til þarf að sýna sérstaka aðgát og fá leiðbeiningar verkkaupa varðandi meðhöndlun og geymslu Sérstakt ákvæði er í IST 30 2012, grein 3 7, um efni sem verkkaupi leggur til Öryggis-

og heilbrigðisáætlun við mannvirkjagerð

Við mannvirkjagerð gilda sérstakar reglur umfram almennar reglur um öryggi og heilsu

Þær nefnast „ REGLUR um aðbúnað, hollustuhætti og öryggisráðstafanir á byggingar vinnustöðum og við aðra tímabundna mannvirkjagerð“. Æskilegt er að stjórnendur á byggingarvinnustöðum kunni þessar reglur utanbókar . Í reglunum

kemur fram sú krafa að í verkum af ákveðinni stærðargráðu skipi eigandi mannvirkisins sérstakan samræmingaraðila öryggismála sem samræmir öryggisaðgerðir

á milli ólíkra verktaka sem vinna á staðnum á sama tíma Samræmingaraðili öryggismála skal gera öryggis- og heilbrigðisáætlun fyrir viðkomandi vinnustað .

Hættumat á öllum verkþáttum

Sérhver verktaki þarf að gera hættumat og áhættugreiningu á þeim verkþáttum sem honum er ætlað að vinna Hættumat og áhættugreining byggist á því að allir verkþættir séu listaðir upp á þar til gert eyðublað Síðan er lagt mat á það hversu miklar líkur eru á að það verði slys og hverjar afleiðingarnar gætu orðið ef svo yrði Þannig mat þarf að leggja á alla verkþætti . Að því loknu er lagst yfir það hvað þurfi að gera til að draga úr líkunum á því að það verði slys og hvernig megi draga úr afleiðingum ef það verður

Á þessum grunni þarf verkstjóri að tryggja reglubundið öryggiseftirlit þar sem útvalinn starfsmaður eða aðkeyptur aðili fer um svæðið og kannar hvort farið sé að þeim reglum sem koma fram í öryggis- og heilbrigðisáætluninni ásamt hættumatinu Að slíkri yfirferð lokinni þarf að liggja fyrir greinargóð skýrsla á borði verkstjórans þannig að hann geti gert úrbætur án tafar .

Allir þurfa að fara eftir reglunum Mikilvægt er að áður en starfsmenn, starfsmenn undirverktaka eða aðrir koma inn á vinnusvæðið hafi þeir fengið ítarlega kynningu á þessum reglum og afhendan viðeigandi öryggisklæðnað Það er hlutverk atvinnurekanda að útvega sínu fólki viðeigandi öryggisklæðnað og annan búnað samkvæmt öryggis- og heilbrigðisáætlun Sömu reglur gilda um þá sem koma tímabundið inn á vinnusvæðið, svo sem sölumenn, kranaviðgerðarmenn, steypu- og dælubílstjórar, svo einhverjir séu nefndir . Það er ekki síst mikilvægt að hindra aðgengi barna og annarra sem ekki eiga erindi inn á vinnusvæðið

Það er mikilvægt að halda reglulega fundi með öllum starfsmönnum um öryggis- og heilsuvernd, kynna fyrir starfsmönnum það sem helst bjátar á, hæla þeim fyrir það sem vel er gert og gefa skýr fyrirmæli þar sem úrbóta er þörf . Sum fyrirtæki halda slíka fundi á hverjum morgni áður en starfsmenn fara út til vinnu Þar eru starfsmönnum gefnar 10 mínútur til að skrá á blað hvað þeir eru að fara að gera þann daginn og hvar hættur gætu leynst Þeir þurfa síðan að skrá hvað þeir ætla að gera til að draga úr líkum á því að þeir verði fyrir slysi

Slíkir morgunfundir hafa reynst mjög vel bæði til að draga úr slysum og ekki síður til að starfsmenn komi betur undirbúnir til starfa . Starfsmaður sem veit að hann þarf að skrifa að morgni hvað hann ætli að gera yfir daginn er farinn að undirbúa morgundaginn áður en hann líkur vinnu að kvöldi Þar sem þessi háttur hefur verið hafður á hefur mæting starfsmanna orðið betri og þeir gengið betur búnir til starfa að loknum slíkum fundi sem verkstjórinn stýrir Enginn fer út án þess að vita hvaða verkefni bíða hans og hvaða tæki og hráefni hann ætlar að nota Slíkir fundir auka líkur á góðu samstarfi starfsmanna varðandi miðlun upplýsinga, tækja og tóla .

Á vef Vinnueftirlits ríkisins er að finna upplýsingar og leiðbeiningar sem geta hjálpað og leiðbeint starfsmönnum og stjórnendum við að tryggja öryggi Þar er jafnframt að finna upplýsingar um námskeið og réttindi þeirra sem hyggjast sækja sér réttindi til að stjórna ýmsum tækjum og vinnuvélum við mannvirkjagerð

Fræðsla og markviss eftirfylgni

Ef vel á að takast til varðandi árangur í öryggis- og heilbrigðismálum er mikilvægt að stjórnendur gangi á undan með góðu fordæmi, tryggi öllu starfsfólki fræðslu og þjálfun og skapi öfluga, varanlega öryggis- og heilsufarsmenningu innan fyrirtækisins .

Þegar settar eru reglur þurfa stjórnendur að fylga þeim eftir af festu . Að öðrum kosti æfist starfsfólk í að bera litla virðingu fyrir ákvörðunum stjórnenda og hunsa reglur

Ábyrgð eiganda

Ábyrgð eiganda varðandi öryggismál er meiri en margir ætla Að gerð sé öryggis- og heilbrigðisáætlun er á ábyrgð eiganda mannvirkis

Í 3 grein, lið 2, í reglum um aðbúnað, hollustuhætti og öryggisráðstafanir á byggingarvinnustöðum og við aðra tímabundna mannvirkjagerð samkvæmt Stjtíð B, nr 547/1996, stendur:

Verkkaupa ber áður en byggingarsvæði er skipulagt að sjá um að gerð sé öryggis- og heilbrigðisáætlun í samræmi við b-lið 5 gr , ef: a tveir eða fleiri atvinnurekendur eða verktakar starfa samtímis á sama byggingarvinnustað og starfsmenn eru fleiri en 10, b vinna er hættuleg samanber II Viðauka

Í lið 4, sömu greinar, stendur:

Verkkaupi getur falið verkefnastjóra eða verktaka að gegna skyldum þeim sem um getur í 3 gr 1 , 2 og 3 mgr Slíkt samkomulag skal gert skriflega áður en framkvæmdir hefjast

Það fer því eftir vilja verkkaupa hvort hann leggi fram sína eigin öryggis-og heibrigðisáætlun eða feli verktaka að gera slíka áætlun fyrir sína hönd Metnaðarfullir verkkaupar gera og leggja fram eigin öryggis- og heilbrigðisáætlun Þar með er áætlunin orðin krafa af hendi verkkaupans sem verktakar þurfa að tryggja að starfsmenn þeirra þekki og fari eftir Tilvist öryggis- og heilbrigðisáætlunar fer að sjálfsögðu inn á eftirlits- og gæðastýringaráætlun vegna verksins Út frá öryggis- og heilbrigðisáætluninni gerir verktaki hættumat og áhættugreiningu til að greina þær hættur sem geta mætt starfsmönnum í öllum verkþáttum Þegar búið er að lista upp alla verkþætti og helstu aðstæður þarf að meta líkur og afleiðingar á slysum Þegar það liggur ljóst fyrir er metið til hvaða aðgerða þarf að grípa til að draga úr hættum og afleiðingum .

Þannig fæst yfirsýn yfir það sem þarf að gera og hvernig þarf að undirbúa og þjálfa starfsmenn í öryggismálum . Á þessum forsendum er hægt að koma á fyrirbyggjandi eftirliti sem má skilgreina sem gæðastýringu Öryggiseftirlit er gott dæmi um gæðastýringu Það á koma í veg fyrir að starfsmenn slasist í stað þess að uppgötva að slys hafi orðið

Eftirlit

Ákveða þarf á forsendum áhættugreiningar hversu oft þurfi að fara í skipulagðar eftirlitsferðir Ekki er óvarlegt að áætla að það þurfi að fara vikulega í slíkar ferðir á meðan uppsteypa og frágangur utanhúss stendur yfir og aðra hverja viku á meðan innréttingarvinna fer fram

Ef eftirlitsferð um svæðið leiðir í ljós að ekki sé farið í einu og öllu eftir öryggisog heilbrigðisáætlun þarf það að vera skráð í eftirlitsskýrslu og koma fram í vikuskýrslu til umræðu á næsta verkefnafundi Á verkefnafundinum eru teknar ákvarðanir um hvernig eigi að bregðast við til að komast hjá því að sambærileg atvik komi upp aftur, þær skjalfestar og þeim fylgt eftir Niðurstaða úr eftirlitsferðum þarf alltaf að vera skjalfest og þar segja myndir meira en mörg orð Vert er að vekja sérstaka athygli á hlutverki verkstjóra í þessu samhengi Skýrslan með niðurstöðum úr eftirlitsferðum þarf að berast verkstjóra strax að eftirliti loknu Verkstjórinn er sá sem á að þekkja reglurnar Hann úthlutar verkefnum, leiðbeinir starfsmönnum, útvegar öryggisbúnað og er sá sem brúar bilið milli stjórnenda og starfsmanna . Hann ber því mikla ábyrgð

Daglega nýjar hættur

Byggingarvinnustaður er breytilegur frá einum tíma til annars eftir því sem verkinu miðar áfram Nýjar hættur skapast á hverjum degi Ef stjórnendur og starfsmenn eru vel upplýstir og vilja verja eigið líf og limi er auðvelt fyrir þá að búa þannig um hnútana strax frá upphafi verks að öryggismál séu í góðu lagi . Markviss

ásetningur og þjálfun sem leiðir til vanabundinna vinnubragða ásamt skynsamlegu og einföldu eftirliti er að öllum líkindum farsælasta leiðin til að ná varanlegum árangri til að tryggja sem best öryggi á vinnustað

Eftirlits- og gæðastýringaráætlun

Eftirlits- og gæðastýringaráætlun er einfaldlega efnisyfirlit yfir alla þá þætti sem við ætlum að hafa eftirlit með, hvort sem það eru faglegir þættir, stjórnunarlegir þættir eða eftirlit er varðar öryggismál . Áætlunina er auðvelt að setja upp í töflu þar sem fram koma þeir þættir sem á að skoða, hversu oft á að skoða þá, hvað á að skoða og vísa í eyðublöð eða forrit sem á að nota til skráninga á stöðu mála

Hér að neðan má sjá dæmi um eftirlits- og gæðastýringaráætlun .

GÆÐASTÝRINGARÁÆTLUN

Verkkaupi: Kennitala:

Verkefni: Verkefni nr.:

Verkefnisstjóri: Endurskoðað:

Fagsvið Hvaða verkþáttur er til skoðunar Hvað er skoðað Hvar, hvenær og hvað mikið á að skoða Köfur / eyðublöð sem fara á eftir Ábyrgðaraðili Eftirlit dags: Undirskr:

Stjórnun Eigin frammistaða Dagbækur /vikuskýrslur Vikulegir verkefnafundir Áætlanir:

- Öryggis- og heilb.

- Verkáætlun

- Dagsverka og tækjaáæ.

- Innkaupaáætlun

Verkefnastjóri

Stjórnun Verkþáttarýni fyrir alla verkþætti

Verklýsing/teikning 2 vikum fyrir upphaf verkþ.

Viðeigandi gátlistar útfyllist.

3-L11-0101 3-G11-0101 Aðalverktaki/Hönnuðir verkkaupi/undirverktar eftirlitsmenn

Stjórnun Dagbók Gangur verksins Dagleg skráning 3-S13-0603 Verkstjóri

Byggingarstjórn Undirbúningur Kröfur í byggingarreglugerð Í upphafi verks 3-G11-2001 Byggingarstjori

Hlutverk iðnmeistara Undirbúningur Kröfur í byggingarreglugerð Í upphafi verks 3-G11-3001 Iðnmeistari

Fylling og þjöppun Fylling í grunni Efnisgerð + þjöppun Reglubundið Verklýsing RB

Uppsl. sökkulveggir Allir Ýmisr þættir Reglubundið 6-G21-0307 Verkstjori

Uppsl. veggir Allir Ýmsir þættir Reglubundið 6-G21-0308 Verkstjóri

Uppsl. loft Allir Ýmsir þættir Reglubundið 6-G21-0309 Verkstjóri

Steypa Allar steypur Efnisgæði Reglubundið Verklýsing BM vallá

Stálgrind Allir Festingar Í upphafi verkþ. Teikningar Tæknimaður

Gluggar/hurðir Heild Þéttleiki / ísetning Stikkprufu 1100 pa / teikningar RB/tæknimaður

Þakfrágagnur Heild Frágangur 6-G21-2590 Tæknimaður

Áfangaúttektir Allir Allt Í lok verkáfanga Verklýsing Eftirlitsmenn verkkaupa

Lokaúttekt Heild Heildarverk og samningur Endanlegan frágang og uppgjör Verklýsing/teikningar Samningur Eftirlitsmenn verkkaupa

Eftirlit og staðfesting á stöðu áætlana

Það er mikilvægt að átta sig á því að það er til lítils að gera áætlanir ef þær eru ekki hafðar uppi á borðum og metnar reglulega út frá raunaðstæðum Þannig geta stjórnendur fylgst gaumgæfilega með hver framvindan er á öllum sviðum miðað við gefin fyrirheit í samningum

Mat á frammistöðu stjórnunar tiltekinna verkefna

Skráning í dagbók

Í gr 3 3 3 IST 30 :2012 stendur eftirfarandi:

Verktaki skal halda dagbók yfir verkið . Í hana skal skrá verkefni hvers dags, mannafla skv . starfsgreinum, tæki, veðurfar og annað sem þýðingu hefur fyrir framgang verksins Verktaki skal afhenda umsjónarmanni verkkaupa skýrslur þessar eða afrit af þeim á næsta verkfundi eða oftar sé þess óskað

Að halda dagbók eða gera dagskýrslu er hluti af innra eftirliti fyrirtækisins og er líklega áhrifaríkasta aðferðin við innra eftirlit ef rétt er að málum staðið

Fyrirtæki hafa haldið dagbók með ýmsum hætti en fáir halda dagbók með þeim hætti sem ISO 9001 ætlast til Margir stjórnendur fara í næstu bókabúð og kaupa venjulega dagbók og bjóða verkstjórum

sínum að skrifa í hana það helsta úr daglegu amstri á meðan aðrir hafa notað dagskýrslur fyrst og

fremst til að skrá hráefni og tíma starfsmanna og undirverktaka Hvorug þessara aðferða fullnægir þeim kröfum sem gæðastjórnun gerir til dagbókar

Dagbók er haldin til að fylgjast með og skrá frá degi til dags hvort verki miði samkvæmt áætlun, hvort eitthvað stefni í að fara úrskeiðis, hvort og þá hvað hefur farið úr skorðum Í dagbókina

á fyrst og fremst að skrá það sem hefur eða getur haft áhrif á gæði verksins .

Mat á gæðum

Gæði verksins eru fólgin í að það vinnist eins og áætlanir gera ráð fyrir og samið var um við verkkaupa, hvort heldur er efnislega, tímalega eða annað . Það fer því eftir eðli verka hvað á að skrá í dagbókina hverju sinni . Ef unnið er úti þarf að gera grein fyrir því í dagbók ef veður hefur haft einhver áhrif á framvindu verksins eða fagleg gæði

Hvort starfsfólk mætir eða mætir ekki í vinnuna hefur að sjálfsögðu áhrif á framvindu verka Ef þeir starfsmenn sem ætlað var að vinna verkið samkvæmt mannaflaáætlun forfallast vegna veikinda, slysa eða af öðrum orsökum þarf að

sjálfsögðu að skrá það í dagbókina Ef hráefni skortir hefur það sömuleiðis áhrif á framvindu verksins Það sama á við um vélar og tæki . Þegar tæki vantar, þau bila eða eru einhverra hluta vegna ekki aðgengileg þegar á þarf að halda hefur það áhrif á gæði verksins og þarf að skrá það í dagbók

Aukaverk, breytingar og öll frábrigði frá samningi hafa áhrif á framvindu verks og þeirra þarf að geta í dagbók Þessar upplýsingar eru skoðaðar vikulega og metið hvort eitthvað hafi farið á annan veg en áætlað var Í framhaldinu er tekin ákvörðun um hvernig á að bregðast við til að bæta úr og ná áætlun aftur

Samantekt úr dagbókarskýrslum í vikuskýrslu

Verkefnafundir eru innanhússfundir aðalverktaka þar sem allir aðalstjórnendur verksins koma saman og ræða það sem kom óvænt upp í liðinni viku og leggja drög að góðum verkum í komandi viku

Til að gera verkefnafundi markvissa er það sem á að ræða úr dagskýrslum dregið saman í eina vikuskýrslu sem stjórnendur og lykilmenn nota til að ræða stöðuna, ákveða hvernig eigi að bregðast við í sérhverju tilfelli og gera áætlanir fyrir næstu viku á eftir Þannig verður undirbúningur vandaðri og aðalatriðin dregin fram í dagsljósið til úrlausnar auk þess sem uppfletting í fjöldanum öllum af dagskýrslum verður ekki til að tefja verkefnis- eða verkfundi

Miðlun upplýsinga

Fulltrúi verkkaupa fær afrit eða hefur aðgang að dagskýrslum og/eða vikuskýrslu þegar það á við Þær þurfa að liggja fyrir minnst einum degi fyrir verkefnisfundi þannig að væntanlegir fundarmenn geti kynnt sér innihaldið með góðum fyrirvara . Þannig gefst öllum aðilum kostur á að koma vel undirbúnir á fundi

Sum fyrirtæki fylgja þeim sið að senda fulltrúa verkkaupa viðeigandi úrdrátt úr vikuskýrslunni eða fundargerð verkefnisfundar um stöðu mála daginn fyrir verkfund þannig að fulltrúinn þekki stöðuna vel, sem einfaldar og styttir fundi

Á verkefna- og verkfundum skiptast aðilar á upplýsingum, fara yfir áætlanir, ákveða aðgerðir og leggja grunn að nýrri áætlun . Taka þarf ákvarðanir um hvernig bregðast skuli við ef áætlanir standast ekki . Ef verk er á undan áætlun má hugsanlega slaka svolítið á og flytja hluta af mannskap og tækjum tímabundið á aðra verkstaði en bæta við mannskap, tækjum og tólum ef verkefnið er á eftir áætlun

3-L13-0603

DAGBÓK OG VIKUSKÝRSLUR

Síða. 1 af 2 Höf. FH Dags. 18.06.22 Útgáfa. 1 Samþykkt: FH

MARKMIÐ OG GILDISSVIÐ:

Að komast hjá frábrigðum með því að tryggja gott samkomulag um samskipti varðandi daglega framvindu og upplýsingar um framgang verka

ÁBYRGÐARMAÐUR: Verkefnastjóri

LÝSING: D Dagbókarskýrslur

1. Verktakar skulu skrá dagbókarskýrslur til að staðfesta frammistöðu aðal- og undirverktaka á stýringu og eftirfylgni áætlana.

2. Tryggja skjalfestingu og upplýsingar til þeirra er málið varðar á ákvörðunum, framvindu, samkomulagi, frábrigðum og öðru er varðar gæði verkefnisins.

3. Notast til upplýsinga á verkefnis- og verkfundum, til að rýna frammistöðu stjórnenda og bera saman og samræma raunverulegar aðstæður og áætlanir.

4. Merkja skal sérstaklega þau atriði í dagskýrslu sem geta að óbreyttu haft áhrif á framgang verksins og eiga þar af leiðandi að fara í vikuskýrslu til frekar umræðu og úrlausnar.

V Vikuskýrsla

5. Aðalverktaki tekur saman allar dagskýrslur liðinnar viku í eina vikuskýrslu til hagræðingar og einföldunar á fundum og til frekari úrvinnslu áríðandi upplýsinga um stöðu mála og þarf að ræða á verkfundum.

6. Í vikuskýrslu skal eingöngu skrá þau atriði úr dagskýrslum sem teljast áríðandi og geta að óbreyttu haft áhrif á framgang og gæði verksins

7. Vikuskýrsla skal jafnframt vera fundargerð verkfunda þar sem ákvarðanir eru skráðar neðan máls í sérhver dagskrálið með rauðu letri.

8. Ákvarðanir sem koma fram í fundargerð og þarf að fylgja eftir skal verkefnastjóri skrá á greinagóða verkbeðni og tilgreina þann sem ber ábyrgð á að fylgja málinu eftir.

9. Þegar undirverktakar halda dagbók skulu þeir senda aðalverktaka vikuskýrslu ekki síðar en á þriðjudegi eftir þá viku sem skýrslan fjallar um.

10. Byggingarstjóri fær

3-L13-0603

DAGBÓK OG VIKUSKÝRSLUR

Eftirtalið eru æskileg umfjöllunaratriði í dag- og vikuskýrslum

Verknúmer - verkheiti

Ár

Vikunúmer

Dagsetning

Síða. 2 af 2 Höf. FH

Dags. 18.06.22

Útgáfa. 1

Samþykkt: FH

01- Veður Skrá hvar og hjá hverjum veðuraðstæður voru að hindra eðlilegan framgang á verkinu. Koma með tillögu til úrbóta þegar það á við

02- Starfsfólk Skrá hvort mannafli hafi verið samkvæmt áætlun. Ef ekki, hvort það er að hafa áhrif á verkið og þá tillögu að úrbótum.

03- Verkþáttur hefst Skrá ef nýr verkþáttur er að hefjast og hvort það sé samkvæmt verkáætlun. Bera saman við áætlun og staðfesta stöðu miðað við áætlun. Skrá tillögu að úrbótum þegar það á við.

04- Verkþætti líkur Skrá ef verkþætti er að ljúk og hvort honum ljúki samkvæmt áætlun. Skrá tillögu að úrbótum þegar það á við.

05- Skrá breytingar og aukaverk Skrá stutta lýsingu á óskum verkkaupa um breytingar og aukaverk og vísa í nr. á skýrslum til frekari útlistunar.

06- Teikningar og verklýsingar Skrá þegar teikningar og verklýsingar berast. Skrá ekki síður þegar teikningar koma ekki á umsömdum tíma. Þegar svo er skal gera frábrigðaskýrslu sem lýsir afleiðingum og senda á viðkomandi hönnuð og hönnunarstjóra.

07- Aðrir verktakar Skrá ef aðrir verktakar eru að hafa neikvæð áhrif á framgang verksins. Skrá hverjir þeir eru, hverju þeir valda og afleiðingu þess.

Gera skal frábrigðaskýrslu þegar við á.

08- Sérhæft starfsfólk og tækjakostur Skrá ef það er ekki útlit fyrir að hægt verði að útvega sérhæft fólk með tilskilin réttindi á tilskildum tíma þegar þess er þörf.

09- Eftirlit, mælingar og vottanir Skrá hvort og þá hvaða mælingar voru gerðar. Staðfesta að mælingar sýni að kröfum sé fullnægt. Ef ekki, skrá hvernig brugðist verður við.

10- Öryggis- og heilsuvernd Skrá stöðu mála miðað við öryggis- og heilbrigðisáætlun. Skrá ef eftirlit hefur farið fram, ef gerðar voru athugasemdir og hvernig verður brugðist við.

11. Orðsendingar og athugasemdir Skrá orðsendingar eða athugasemdir sem voru senda eða mótteknar.

12- Annað Skrá annað sem hefur komið fram í vikunni sem getur haft áhrif á framgang og gæði verksins.

Tilv sanir: ISO 9001:2015 - gr. 7.1.5.1 - 8.1 –

vikulega afrit af vikuskýrslu og getur hvenær sem er geta óskað eftir afriti af dagbókar- og vikuskýrslum verktaka og undirverktaka

Mat á frammistöðu út frá áætlunum

Eins og áður hefur komið fram má líkja áætlunum við tommustokk Áætlun er ósk um hvernig ætlast er til að hlutirnir gangi Þegar verkinu vindur fram er hægt að mæla árangur með því að bera raunverulegan framgang eða aðstæður saman við áætlunina og lesa af kvarðanum hver staðan er Er búið að nota helming af áætluðum verktíma en aðeins verið lokið við 30% af verkinu? Erum við þá ekki orðin á eftir áætlun? Við ætluðum að vera búin að setja þakið á í viku 26 en nú er komin vika 29 og við erum rétt að ljúka við þakið Erum við þá ekki á eftir áætlun?

Hvernig á að bregðast við Þegar verk eða verkþættir standast ekki áætlun þarf að taka afstöðu til þess hvað eigi að gera Getum við bætt við mannskap, þurfum við að lengja vinnudaginn eða reiknum við með að ná aftur í skottið á verkinu innan tilskilins tíma Þetta þarf að ræða, taka ákvörðun um og skrá í fundargerð Það þarf jafnframt að ákveða hvort ekki sé rétt að upplýsa verkkaupa á næsta verkfundi og kynna honum þær ráðstafanir sem við hyggjumst beita til að leysa málið

Þessi aðferðafræði á við um allar aðrar áætlanir, þær þarf að bera saman við raunaðstæður, taka ákvörðun um hvort og hvernig þurfi að grípa til aðgerða og skrá niðurstöðuna í fundargerð . Með slíku verklagi eru stjórnendur algjörlega upplýstir um stöðu verka og ávallt vakandi fyrir því hvert stefnir og tilbúnir að bregðast við áður en í óefni er komið Það er kjarni gæðastýringar

Vistun gagna

Þegar kemur að vistun gagna varðandi rekstur fyrirtækja er það oftast í formi pappírs- eða tölvugagna Með tilkomu tölvunnar hefur dregið úr vistun á upplýsingum í skjalaskápum og möppum uppi í hillum Þess í stað eru þau vistuð í tölvu viðkomandi eða í gagnaverum sem í daglegu tali nefnast ský Er þetta geymt í skýinu? er spurning sem hljómar ansi oft . Skýið er í rauninni gagnaver sem getur verið hvar sem er í heiminum, svo sem á Blönduósi, Reykjanesi eða Írlandi, svo dæmi séu tekin Vistun gagna í skýi tryggir oftast reglubundna og örugga afritunartöku sem er mikilvægt og sparar okkur áhyggjur ef tölvu er stolið eða harður diskur sem hefur hrunið Með því að vista gögnin á skýi erum við algjörlega óháð því hvaða tölvu við notum Ef við setjumst við tölvu sem er nettengd eigum við að komast í gögnin okkar

En það er ekki hægt að vista öll gögn í tölvu eða skýi . Þeir sem þurfa að vista hvort tveggja á pappír og í tölvu þurfa að tryggja að gott samræmi sé á merkingum og skipulagi þannig að þegar leita þarf gagna sé hægt að gera það á sömu forsendum á báðum stöðum

Hugtökin skjöl og skrár

Skjala- og skráarvistun eru hugtök sem notuð eru yfir hvort tveggja pappírs- eða tölvuvistun á gögnum . En það er mikilvægt að gera sér grein fyrir hvað þessi hugtök þýða, skjal annars vegar og skrá hinsvegar

Hugtakið skjal er notað yfir ýmis gögn sem ekki breytast frá degi til dags eða eru tilbúin sem sniðmát til skráninga Sem dæmi um skjöl má nefna verklagsreglur og vinnuleiðbeiningar, ýmis eyðublöð og gátlista sem ekki er farið að skrá neitt á Þegar við tökum aftur á móti fram eyðublað af einhverju tagi og byrjum að skrá á það upplýsingar verður skjalið að skrá . Skráning heimilda er þar með hafin um það sem gert var, það sem um var samið, niðurstöður úr prófunum og annað álíka

Flest það sem við vistum í gæðahandbók okkar eru skjöl Í gæðahandbókinni er hægt að fletta upp á verklagsreglum og vinnuleiðbeiningum ásamt sniðmátum af samningseyðublöðum, gátlistum eða öðrum sniðmátum sem þar eru vistuð og tilbúin til skráningar

Þegar á þarf að halda getum við sótt sniðmát í gæðahandbókina og fært það yfir í skáarvistunarkerfið til skráningar og vistunar á heimildum vegna tiltekins verks . Við mannvirkjagerð er hugtakið verkmappa oft notað í stað skáarvistunar, en er þó eitt og það sama

Það er mikilvægt að koma góðu skipulagi á hvort heldur sem er skjalavistunar- eða skráarvistunarkerfið Það sparar tíma sem annars færi í að leita að gögnum Við eigum ekki að þurfa að leita, við eigum að geta gengið að gögnum vísum á vel auðkenndum stað í vel skipulögðu kerfi

Kennitala verksins

Það er mikilvægt að sérhvert verk fá eigið verknúmer Verknúmerið er kennitala verksins og þarf helst að koma fram á öllum gögnum sem varða það

Þegar við förum í verslun eða fáum tilboð í vörur og hráefni ættum við að láta skrá verknúmerið inn á tilboðið eða reikninginn Þegar verktakar skrifa reikning gildir það sama Verknúmerið þarf að koma fram á öllum gögnum sem berast í verk- eða fjárhagsbókhaldið Þannig sparast mikill tími og það tryggir að kostnaður skráist á rétt verk Það sama á við þegar starfsmenn skrifa vinnuseðla, en þá er verknúmerið trygging fyrir því að launakostnaðurinn fari á rétt verk og þar með á réttan viðskiptavin

Það fer eftir eðli og stærð verka hvernig við skipuleggjum skáarvistunarkerfið okkar . Ef við notum bæði tölvu og pappír þurfum við að nota sama verknúmerið á hvort tveggja, í gulu möppunni í tölvunni og möppunni uppi í hillu eða skjalavasanum í skjalaskúffunni

Sérhæfð forrit

Margir verktakar láta sér ekki nægja að nota bara gular möppur til vistunar á skjölum og skrám en fjárfesta þess í stað í sérhæfðum verkefna- og gæðakerfum eða hanna sín eigin frá upphafi Margir verktakar hafa þann háttinn á þegar verk stendur yfir í lengri tíma að láta sér ekki nægja að nota eingöngu gular möppur Í stað þess fær sérhvert verk eigið verkefnasvæði þar sem í stað excel og word eru útbúnar rafrænar skýrslur og gátlistar þar sem starfsmenn geta nálgast og skráð upplýsingar Mörg þessara kerfa bjóða upp á þann möguleika að skrá upplýsingar inn í kerfið með hjálp snjallsíma

Kröfur um trausta og örugga vistun

Það er mjög skynsamlegt að bíða ekki með að vista gögn á endanlegan stað Því lengur sem við drögum það og því meira sem safnast upp af ófrágengnum gögnum, því meira aukast líkurnar á óreiðu sem tekur margfalt lengri tíma að vinna úr í stað þess að ganga frá hlutunum strax

ISO 9001 gerir stífar kröfur um skjalastýringu og stýringu skráa Byggingarreglugerð gerir kröfur til byggingarstjóra og iðnmeistara um skipulagða skráa- og skjalavistun, bæði vegna einstakra verkefna og vegna gagna fyrir gæðastjórnunarkerfið í heild

Ef gögn eru ekki vistuð á öruggum stað á netinu þarf að tryggja reglubundna afritun ef svo illa fer að tölva tapast eða verður ónothæf einhverra hluta vegna

Á vefsetri HMS má nálgast leiðbeiningar 9.046 um skráningu í gæðastjórnunarkerfi þessara aðila

Upplýsingar til verkkaupa um stöðu verka

Gæðastjórnun gerir ráð fyrir að verkkaupi sé ávallt vel upplýstur um gang verkefnisins . Þá er gott að hafa fylgt leiðbeiningum um markvissar skráningar á upplýsingum Þar vegur þyngst rétt notkun á dagbókar- og vikuskýrslum sem varpa ljósi á stöðu verkefna frá viku til viku með samanburði á raunaðstæðum við áætlanir Þá er gott að geta flett upp í fundargerðum, skýrslum um aukaverk og breytingar og fundið vottorð og orðsendingar á vísum stað Tilkoma tölvunnar og sérútbúinna forrita auðveldar stjórnendum að finna aftur skjöl og skrár sem hafa verið vistaðar í miklu magni Það auðveldar stjórnendum að halda verkkaupa upplýstum um stöðu verka þegar á þarf að halda Slíkar upplýsingar auðvelda stjórnendum ennfremur að skoða og meta hvar má gera betur og mæla árangur þegar ráðist er í umbætur af einhverju tagi

Innra eftirlit, fagleg frábrigði og úrvinnsla til umbóta

Frábrigði er alvarlegur hlutur Frábrigði þýðir að brugðið hafi verið frá því sem um var talað, um var samið, eða ekki farið að lögum og reglum þannig að viðskiptavinurinn fær að óbreyttu ekki það sem honum var lofað Frábrigði geta komið upp hvar sem er í ferlinu

Dæmi um frábrigði:

 hönnunargögn berast eftir umsaminn tíma

 verkáætlun stenst ekki

 vörur og íhlutir koma eftir umsaminn tíma

 steypuskemmdir í nýbyggingu

 rangur litur á málningu

 veggur rangt staðsettur

 ekki er farið að lögum, reglum eða stöðlum

 ekki unnið samkvæmt verklagsreglum

Þegar upp koma frábrigði þarf að bregðast við af festu og bæta úr þeim Ef ekki er hægt að bæta úr þeim þarf að semja við verkkaupann um ásættanlega niðurstöðu

Skráning frábrigða

Það er mikilvægt að skrá öll frábrigði sem ekki er hægt að laga hér og nú Það ætti jafnframt að flokka frábrigði

þannig að hægt sé að sjá hvort sömu frábrigði komi ítrekað upp við svipaðar aðstæður eða ítrekað megi rekja orsakir frábrigða að sama grunni Margir nota hugtakið frávik í stað frábrigðis sem er ekki rétt Sem dæmi má nefna frystigám sem okkur er falið að gæta Okkur er uppálagt að halda frostinu inni í gámnum í -30°C en frávik megi verða +/- 3°C þar frá

Meðan við höldum hitastiginu í 27° til 33° C erum við innan leyfilegra frávika Ef við missum hitastigið út fyrir þessi leyfilegu mörk er komið upp frábrigði og líkur á að varan verði fyrir skemmdum .

Mælanleg viðmið

Þegar gerðar eru kröfur hefur myndast viðmið Best er ef hægt er að setja mælanleg viðmið, en jafnframt er mikilvægt að skilgreina leyfileg frávik . Þegar þannig er búið um hnútana getur enginn efast um hvort hlutirnir séu í lagi eða ekki

Hvað má veggur halla mikið í mm eða vera mikið boginn á tiltekinni vegalengd áður en það telst frábrigði? Hvað mega teikningar koma seint til að það teljist frábrigði? Það er ekki hægt að fullyrða að teikningar komi of seint ef afhendingartími hefur ekki verið tilskilinn Áætlanir eru gott dæmi um greinargóð viðmið með tölulegum gildum til að styðjast við þegar meta þarf hvort upp sé komið frábrigði eða ekki

Í verklýsingum og teikningum er mikilvægt að skilgreina eða vísa í kröfur með tölulegum gildum Hvað má veggur halla mikið eða vera mikið boginn áður en það telst óásættanlegt? Það sem einum finnst vera innan marka er ekki víst að annar sé sammála um . Það er persónulegt mat hvers og eins ef engin viðmið eru tilgreind . Þá kemur sér vel ef í verksamningi hefur verið vísað í RB-blaðið Nákvæmniskröfur í byggingariðnaði þar sem kröfur eru flokkaðar í þrjá nákvæmnisflokka með tölulegum gildum Kröfur í byggingarreglugerð, CE-merkingar og staðlar koma að góðu gagni þar sem skilgreind eru ýmis gildi sem hægt er að mæla og staðfesta hvort að liggi innan eða utan leyfilegra frávika .

Töluleg gildi eða viðmið er unnt að skilgreina í metrum, hitastigi, gráðum, þrýstingi eða hverju öðru sem hentar við tilteknar aðstæður

Flokkun frábrigða

Ef læra á af reynslunni þurfum við að skrá og flokka frábrigði Þannig þarf að áætla og skrá kostnað vegna frábrigða og stofna til umbótaverkefna til að komast fyrir rót vandans . Frábrigði valda mismiklu tjóni . Það er ekki víst að kostnaðarsömustu frábrigðin sitji fastar í minni en önnur Við munum líklega best eftir þeim frábrigðum sem valda miklu fjaðrafoki og skömmum En það er ekki þar með sagt að þau frábrigði valdi fyrirtækinu mestu tjóni og mikilvægast sé að uppræta þau .

Það er til kenning eða regla sem nefnist 20/80%-reglan . Ef við trúum að 20/80% eigi við um frábrigði eins og svo margt annað er hægt að álykta sem svo að 20% frábrigðanna valdi 80% af kostnaðinum sem af þeim hlýst Það er því mikilvægt að finna þessi 20% til að geta upprætt þau Vönduð frábrigðaskráning gerir kleift að setja mælanleg markmið og meta hvort náðst hafi árangur í að fækka mistökum og göllum .

Talað er um kvörtun frá viðskiptavini sem er á rökum reist sem frábrigði . Viðskiptavinurinn kvartar af því að hann telur að hann sé ekki að fá það sem honum var lofað, honum höfðu verið gefnar væntingar um eða að ekki hafi verið farið að gildandi lögum og reglum

Skráning og skýrslugerð

Góð stjórnun krefst skráningar á upplýsingum af ýmsu tagi Í erli dagsins getum við ekki munað nema brotabrot af því sem við þurfum að muna nema að skrá það niður Við þurfum að geta miðlað nákvæmum upplýsingum til annarra til að upplýsa og til að geta staðið á rétti okkar þegar á þarf að halda . Við þurfum að geta vitnað í fundargerðir og framvinduskýrslur Við þurfum að halda utan um kostnað vegna aukaverka og breytinga og flokka frábrigði til að geta unnið að úrbótum og umbótum á forsendum þess sem fer úrskeiðis

Af þessari upptalningu má ráða að það væri illa farið með gott höfuð ef við ætluðum því að muna öll þau atriði sem mikilvægt er að muna til að stýra stóru verki . Þess vegna verðum við að skrá atvik og aðstæður niður og vista með þeim hætti að auðvelt verði að nálgast þau aftur til frekari úrvinnslu þegar á þarf að halda Góð og markviss skráning dregur úr álagi og stressi hjá stjórnendum Þeir þekkja stöðu verka betur en ella og geta sótt og miðlað upplýsingum til annarra með skjótum og öruggum hætti

Skýrslugerð

Hér á eftir verða nefndar þær skýrslur sem mikilvægt er að nota við verkefnastjórnun með markvissum hætti Þegar er búið að fjalla um skráningar vegna frábrigða og dagbókar- og vikuskýrslur Hér verða nefnd nokkur dæmi til viðbótar um mikilvægar skráningar og skýrslur

Skýrsla um aukaverk

Staðallinn IST 30:2012 fjallar m a um aukaverk þar sem segir í grein 1 2 1:

1.2.5 aukaverk: Þau verk eða verkþættir sem óhjákvæmilegt er að framkvæma til að unnt sé að ljúka verksamningi en ekki er getið um í verklýsingu og/eða magn töluskrá

Þetta þýðir að aukaverk þarf að vinna strax til að ekki komi til verktafa en þess var ekki getið í þeim samningi sem búið var að gera um heildarverkið Þar af leiðandi eru hvorki til einingaverð né verklýsingar um efnisval til að styðjast við

Samkvæmt grein 3 6 5 í ÍST-30 kemur skýrt fram að engin aukaverk né viðbótarverk megi vinna nema með staðfestum fyrirmælum frá kaupanda .

3.6.5 Verktaki má engin auka- eða viðbótarverk vinna nema samkvæmt staðfestum fyrirmælum verkkaupa

3.6.6 Allar yfirlýsingar um breytingar skulu vera skriflegar, svo og kröfugerð og samningar

Hugtakið „staðfestum“ í þessu samhengi þýðir að fyrirmælin þurfa að vera skrifleg enda er hnykkt enn betur á því mikilvæga atriði í grein 3 6 6, eins og sést á þessari tilvitnun í staðalinn

Til að starfsmaður verktaka geti unnið aukaverk þarf hann að fá greinargóða verklýsingu og jafnvel teikningar sem sýna nákvæmlega í hverju aukaverkið er fólgið Ef verkkaupi sendir ekki slíka verkbeiðni á verktakann er mikilvægt að verktakinn útbúi sjálfur slíka verkbeiðni og láti verkkaupann staðfesta að hún sé rétt

Verktakinn skráir aukaverkið á aukaverkaskýrslu þar sem kemur fram hvaða áhrif aukaverkið hefur á áætlanir og samninga sem búið er að gera við verkkaupa um verkið Það tekur tíma að vinna aukaverkið sem getur haft áhrif á framgang verksins Þessi mögulegu áhrif þurfa að koma fram í skýrslunni sem kröfur um hugsanlegar breytingar á afhendingartíma og/eða kröfur um aukinn kostnað vegna eftir- og næturvinnu ef verkkaupinn vill halda óbreyttri verkáætlun Það er mikilvægt að senda verkkaupa sem fyrst afrit af skýrslunni svo að hann sé upplýstur um stöðu mála þannig að ekkert komi honum á óvart síðar

Skýrslan er forsenda fyrir reikningsgerð og öðrum kröfum vegna aukaverksins

Skýrsla um viðbótarverk

Viðbótarverk er af sama meiði og aukaverk og öll skýrslugerð á að fara fram með sama hætti Samkvæmt IST-30, grein 1 2 19, er skilgreining á viðbótarverki eftirfarandi:

1.2.19 viðbótarverk: Þau verk eða verkþættir sem verkkaupi óskar eftir að framkvæmd verði, og ekki lá fyrir ákvörðun á útboðsstigi um að framkvæma og ekki er nauðsynlegt að framkvæma til þess að unnt sé að ljúka við verksamning .

Munurinn er sá að viðbótarverk er skilgreint sem aukaverk en það þarf ekki að vinna það strax því það hefur ekki áhrif á samning verksins .

Skýrsla um breytingu á verki

Með hugtakinu „breyting á verki“ er átt við að verkkaupi vilji gera breytingu á þeim samningi sem búið er að undirrita Sem dæmi um breytingar má nefna eftirtalið:

 breytingu á magni

 breytingu á efnisvali

 breytingu á verkáætlun

 breytingu á hönnun

 annað það sem verkkaupi óskar eftir að gera breytingu á frá undirrituðum samningi

Allar breytingar hafa áhrif á þann samning sem búið er að gera vegna verksins . Breyting á samningi getur lengt eða stytt verktíma og aukið eða minnkað kostnað Það getur valdið því að það þurfi að kalla til fólk með tiltekna sérþekkingu og ýmislegt annað

Góð skýrslugerð er ekki síður mikilvæg varðandi breytingar en aukaverk og viðbótarverk því breytingar hafa áhrif á allar afstemmingar vegna upprunalegs samnings, hvort heldur sem er fjárhagslegar, efnislegar eða í formi áætlana

IST-30 fjallar um breytingar í grein 3 6 1 sem er eftirfarandi:

3.6.1 Verkkaupa er heimilt að krefjast breytinga á umfangi verksins innan eðlilegra marka Honum er og heimilt að gera sérstakar kröfur um breytingar á efnisvali, hönnun, framkvæmd verksins og um aukaverk

Allar kröfur um breytingar á verki skulu vera skriflegar

Það sama á við um breytingar og auka- og viðbótarverk að allar kröfur skulu vera skriflegar

Eftirfarandi er dæmi um verklagsreglu varðandi aukaverk, viðbótarverk og aukaverk sem viðkomandi stjórnendum ber að vinna eftir þegar þörf er á

6-L19-0208

AUKAVERK, BREYTINGAR OG

VIÐBÓTARVERK

Síða. 1 af 2

Höf. FH

Dags. 20-Apr-20

Útgáfa. 11.0

Samþykkt: FH

6-L19-0208

AUKAVERK, BREYTINGAR OG

VIÐBÓTARVERK

V ðbótarverk IST-30 gr. 1.2.19

MARKMIÐ OG GILDISSVIÐ:

Að tryggja gott samkomulag um samskipti vegna aukaverka breytinga og viðbótaverka vegna samninga milli verkkaupa og verktaka.

ÁBYRGÐARMAÐUR: Byggingarstjóri

LÝSING: A Aukaverk IST-30. gr 1.2.5

1. Aukaverk er minniháttar verk sem ekki er getið í samningi en þarf að vinna strax til að ekki komi til verktafa.

2. Ekki skal leyfa verktaka að vinna aukaverk án skriflegrar heimildar byggingarstjóra.

3. Opna skal aukaverkaskýrslu til að útbúa verkbeiðninni með góðri lýsing á aukverkinu ásamt tilvísun í viðeigandi teikningar, verklýsingar, staðla, lög, reglur og myndir eftir því sem við á hverju sinni

4. Senda skal ábyrgðaraðila verktaka afrit af verkbeiðninni strax og fá hann til að staðfesta að hann geti unnið verkið á lýstum forsendum.

5. Þegar aukaverki líkur skal klára skýrsluna og tryggja að allur kostnaður sé settur inn á skýrsluna

6. Í samantekt á aukaverkaskýrslum skal vera hægt að sjá samtölu aukaverka, flokkað niður á verktaka frá degi til dags.

7. Verktaki skal láta afrit af skýrslunni fylgja með reikningi.

B Breytingar IST-30 gr. 3.6

1. Dæmi um breytingar: a. breytinga á magni b. breyting á efnisvali c. breyting á verkáætlun d. breyting á hönnun e. annað það sem verkkaupi óskar eftir að gera breytinga á frá samningi.

2. Ekki skal leyfa verktaka að vinna breytingar án skriflegrar heimildar byggingarstjóra.

3. Opna skal breytingaskýrslu til að útbúa verkbeiðninni með góðri lýsing á breytingunni ásamt tilvísun í viðeigandi teikningar, verklýsingar, staðla, lög, reglur og myndir eftir því sem við á hverju sinni

4. Senda skal ábyrgðaraðila verktaka afrit af verkbeiðninni strax og fá hann til að staðfesta að hann geti unnið verkið á lýstum forsendum.

5. Þegar tiltekinni vinnu við breytingu líkur skal klára skýrsluna og tryggja að allur kostnaður sé settur inn á skýrsluna.

6. Verktaki skal láta afrit af skýrslunni fylgja með reikningi.

7. Í samantekt á breytingaskýrslum skal vera hægt að sjá samtölu breytinga, flokkað niður á verktaka frá degi til dags.

8. Ef breyting er til lækkunar á verði miðað við gefnar forsendur skal það koma fram sem lækkun á samning samatnekt á breytingarskýrslum

9. Verktaki skal láta afrit af skýrslunni fylgja með reikningi.

Stöðu- og framvinduskýrslur

Síða. 2 af 2

Höf. FH

Dags. 20-Apr-20 Útgáfa. 11.0

Samþykkt: FH

1. Viðbótarverk eru verk eða verkþættir sem verkkaupi óskar eftir að framkvæmd verði og ekki lá fyrir ákvörðun á útboðsstigi um að framkvæma og ekki er nauðsynlegt að framkvæm til þess að unnt sé að ljúka við verksamning

2. Ekki skal leyfa verktaka að vinna breytingar án skriflegrar heimildar byggingarstjóra.

3. Opna skal aukaverkaskýrslu til að útbúa verkbeiðni með góðri lýsing á viðbótarverkinu ásamt tilvísun í viðeigandi teikningar, verklýsingar, staðla, lög, reglur og myndir eftir því sem við á hverju sinni

4. Á verkbeiðninni skal vera góð lýsing á viðbótarverkinu ásamt viðeigandi teikningum, verklýsingum, stöðlum og myndum eftir því sem við á.

5. Senda skal ábyrgðaraðila verktaka afrit af skýrslunni og fá hann til að staðfesta að hann geti unnið verkið á lýstum forsendum.

6. Þegar vinnu við viðbótarverkið líkur skal klára skýrsluna og tryggja að allur kostnaður sé settur inn á skýrsluna.

7. Í samantekt á viðbótaverkaskýrslum skal vera hægt að sjá samtölu viðbótaverkanna, flokkað niður á verktaka frá degi til dags.

8. Verktaki skal láta afrit af skýrslunni fylgja með reikningi.

Engin verk verða unnin á vegum verktaka og framleiðanda án viðskiptavinar . Þess vegna er mikilvægt að hann sé í hávegum hafður Hluti af því er að viðskiptavinurinn sé ávallt vel upplýstur um framgang mála Hann þarf að vera vel upplýstur um allar áætlanir varðandi verkið Hann þarf jafnframt að þekkja stöðuna eins og hún er á hverjum tíma til að geta borið hana saman við áætlanir Þannig getur hann fylgst með hvort verktakinn sé að standa sig jafnvel og hann lofaði í upphafi verks Reglubundnar upplýsingar og vönduð framsetning þeirra eiga að verða til þess að ekkert komi verkkaupa á óvart .

Til að miðla upplýsingum til verkkaupa um stöðu og framgang verka eru haldnir verkfundir En það er ekki nóg að halda verkfundi, verktakinn þarf að koma vel undirbúinn á slíka fundi Hann þarf að vera búinn að taka saman öll þau atriði sem geta haft áhrif á framgang verksins og geta leitt til þess að áætlanir standist ekki Eins og áður hefur komið fram er æskilegt að draga saman athugasemdir og ábendingar úr dagskýrslum í eina viku- eða mánaðarskýrslu og afhenda verkkaupa Á verkfundinum er farið yfir skýrsluna og málin rædd og fundnar lausnir á því sem út af ber

Framvinduskýrslur

Verkkaupi þarf ekki síst að vera vel upplýstur um fjárhagslegan framgang verka, hversu vel sérhverjum verkþætti miðar Á þeim forsendum gerir verktakinn reikning á verkkaupann fyrir þeim verkliðum sem hann hefur lokið eða er kominn tiltekið langt á veg með Á slíku yfirliti sem nefnist framvinduskjal eða framvinduskýrsla er æskilegt að verkþættir séu vel sundurliðaðir þannig að ekki gæti misskilnings um hvað sé innifalið og hvað ekki

Jafnmikilvægt er að í hvert sinn sem framvinduskjal er útbúið komi fram hversu miklu sé ólokið af hverjum verklið Ef magn í tilteknum verkliðum fer fram úr áætluðu magni samkvæmt verksamningi hefur orðið breyting á honum . Mikilvægt er að upplýsa verkkaupa um leið og stefnir í breytingar frá samningi

Nánar er fjallað um breytingar á samningi hér að framan

Framvinduskýrslur má útbúa með margvíslegum hætti Þegar verk eru boðin út eru verkkaupar oft búnir að gera ítarlega magnskrá þar sem kemur fram áætlað magn í sérhverjum verklið Það er tilvalið að nota slíkt skjal til að byggja ofan á þannig að úr verði greinargóð framvinduskýrsla með nákvæmri stöðu um hvað sé búið, hvað sé búið að vinna frá síðustu skýrslu og verður sett á reikning að þessu sinni og hvað sé þá eftir að vinna og fá greitt fyrir .

Þegar verktaki er að vinna samkvæmt tilboði er framvinduskýrsla forsenda fyrir reikningi hverju sinni Með sama hætti eru tímaskráningar starfsmanna og samantekt á hráefni samsvarandi skýrslur þegar um er að ræða vinnu og efni

Verkefna- og verkfundargerðir

Skynsamlegt er að flokka fundi eftir málefnum til að ljóst sé um hvað skal fjalla hverju sinni Fundir geta snúist um rekstur og fjármál eða tengst verkefnum, starfsmannamálum eða gæðamálum, svo að nokkuð sé nefnt Við mannvirkjagerð eru það verkefna- og verkfundir sem skipta mestu máli í þessu samhengi

Verkefnafundur er innanhússfundur í fyrirtækinu en verkfundur er milli verkkaupa og aðalverktaka sem og aðalverktaka og undirverktaka Þessir fundir eru notaðir til að rýna hönnunargögn, lög, reglur og staðla, stöðu verka og næstu skref í verkefnunum eftir því sem við á Nauðsynlegt er að halda fundi um ýmis málefni þegar margir koma að sama verkefni Á verkefnisfundum er fjallað um allt er varðar framgang verkefna og það sem þeim tengist Stjórnendur kalla eftir hugmyndum og góðum ráðum hver frá öðrum, samhæfa aðferðir og taka ákvarðanir um aðgerðir, ræða frábrigði, aukaverk og breytingar, öryggismál og annað í þeim dúr Það er sjálfsagt að fjalla um fleira en eitt verkefni á sama fundinum en skynsamlegt að halda fundargerðum og bókunum aðskildum .

Verkefnafundi ætti að halda ekki sjaldnar en vikulega . Slíka fundi sækja, eftir því sem við á, verkefnastjórar, verkstjórar, fjármálastjóri, framkvæmdastjóri og forráðamenn undirverktaka sem kallaðir eru til þegar þess er þörf Á verkefnafundum er farið yfir dagskýrslur eða vikuskýrslur þar sem verkstjóri eða verkefnastjóri hefur dregið saman það sem skiptir máli Sú aðferð styttir fundi, skerpir á vandamálum og þeir sem hlut eiga að máli koma betur undirbúnir á fundinn .

Skráning fundargerða

Mikilvægt er að verkefnastjóri stýri fundinum samkvæmt dagskrá og að hann eða annar fundarmaður skrifi fundargerð Æskilegt er að haldin sé sjálfstæð fundargerð fyrir sérhvert verkefni vegna þess að verkefnafundur er jafnframt undirbúningsfundur fyrir verkfundi með verkkaupum og undirverktökum Fulltrúi verkkaupa (byggingarstjóri) er einn þeirra sem ætti að fá valinn úrdrátt úr fundargerð frá verkefnafundi um viðkomandi verk þannig að hann hafi tækifæri til að undirbúa sig og afla upplýsinga fyrir spurningar sem ætlunin er að beina til hans á verkfundinum .

Ef verktaki telur líkur á að hann þurfi að láta gera formlega bókun á næsta verkfundi gæti hann formað orðalag textans fyrirfram því að það er auðveldara að semja markvissan texta í næði við eigið skrifborð í stað þess að gera það í miklum flýti og undir álagi á verkfundi

Fundargerð á öllum fundum

Undantekningarlaust ætti að halda fundargerð þegar fundir eru haldnir og ennþá betra ef dagskrá er fyrirfram ákveðin og lengd fundarins áætluð . Til að fundargerð komi að fullu gagni þarf að vinna úr henni að fundi loknum .

Ef fundargerð er í mörgum liðum og margar ákvarðanir hafa verið teknar er nauðsynlegt að ganga skrefi lengra í úrvinnslu hennar Að fundi loknum ætti sá sem ritar fundargerðina að draga fram gátlista eða verkbeiðnaform og eyrnamerkja tilteknum ábyrgðarmönnum verkefni samkvæmt fundargerðinni . Þar eru skráð þau atriði sem þarf að vinna og hvenær þeim á að vera lokið Verkbeiðnin er send á þann aðila sem er tilgreindur sem ábyrgur fyrir úrlausninni samkvæmt fundargerðinni Þá er fátt til afsökunar á næsta fundi ef tilteknum verkefnum er ekki lokið Þeim atriðum sem ekki er lokið milli funda ætti að skrá aftur í næstu fundargerðir þar til þeim er lokið .

Kafli IV – Hagur aðila af gæðastjórnun og vottunum

Það er vert að hugleiða hvaða hag ólíkir hagsmunaaðilar hafa af því að verktakar, iðnmeistarar og byggingarstjórar beiti gæðastjórnun við vinnu sína Við skulum skoða nokkur dæmi .

Hagur verkkaupa

Verkkaupar eru stærstu hagsmunaaðilarnir þegar kemur að gæðastjórnun því þeir eiga og koma til með að eiga og nota eða selja mannvirkið sem verið er að byggja Þeim er það hjartans mál að allt gangi upp vegna framkvæmdanna Þeir vilja fá afhent mannvirki sem fullnægir væntingum, afhending fari fram á tilsettum tíma, það sé byggt samkvæmt hönnunargögnum, kröfum í lögum, reglum og stöðlum sé fullnægt og allt handverk hafi faglegt yfirbragð .

Þegar verk eru boðin út er ekki óalgengt að verkkaupi þekki hvorki haus né sporð á þeim verktaka sem á hagkvæmasta tilboðið Með gæðatryggingunni á verkkaupi kost á að kynnast stjórnunarlegum vinnubrögðum verktakans Með henni á verkkaupinn jafnframt að geta fengið upplýsingar um menntun, þekkingu og reynslu starfsmanna og val á undirverktökum Þeir eiga að geta sé hvort viðkomandi á réttu tækin og tólin til verksins og svo framvegis Með gæðatryggingunni hefur verkkaupinn í höndunum loforð verktakans sem hann getur hermt upp á hann ef þörf krefur Gæðatryggingin á að vera hluti af verksamningnum

Það er hægt að benda á mörg dæmi þar sem verkkaupar sitja uppi með mikið tjón vegna galla sem sjaldnast verða bættir að fullu Viðgerð á galla verður sjaldnast sem ný Það má líka finna dæmi þar sem fjölskyldur hafa þurft að flýja úr nýbyggðum húsum sem hafa hvorki haldið vatni né vindi Viðkomandi hafa stofnað til málaferla og unnið málið en bæturnar hafa rétt dugað fyrir mats- og lögfræðikostnaði en tjónið er eftir sem áður óbætt .

Hagur verktakans

Hagur verktakans er mikill Hann gerir tilboð út frá tilteknum forsendum Ef allar áætlanir ganga eftir og verkið vinnst með þeim hætti sem ráðgert var í tilboðinu ætti verktakinn að bera það úr bítum að verki loknu sem hann gerði ráð fyrir við tilboðsgerðina Góður undirbúningur, mikil fyrirhyggja, gott skipulag, öruggar vinnuleiðbeiningar fyrir starfsmenn o fl í þeim dúr gefur stjórnendum andrými og bætir vinnuumhverfið . Í stað þess að standa í daglegum reddingum og argaþrasi geta stjórnendur notað tíma sinn til að líta fram á veginn til frekari undirbúnings Fullvíst er að fjárhagslegur ávinningur verktakans er mikill

Hagur starfsmanna

Hagur starfsmanna af gæðastjórnun er margþættur Þeir vita hvað morgundagurinn ber í skauti sér Þeir fá góð og upplýsandi hönnunargögn og aðrar leiðbeiningar Þeir fá tæki og tól við hæfi og kennslu og þjálfun þar sem þess er þörf Starfsmaðurinn getur gengið ákveðið og vel undirbúinn til verks og aukið afköst án aukins vinnuálags . Gott skipulag eykur andrými starfsmanna og verður til þess að skapa góða vinnustaðamenningu Fyrirtæki sem vegnar vel getur gert betur við sitt starfsfólk

Hagur yfirvalda

Verktakar eru háðir góðum samskiptum við byggingaryfirvöld Með vel undirbúnum og markvissum samskiptum geta verktakar auðveldað afgreiðslu ýmissa mála hjá yfirvöldum Með því að rýna og betrumbæta hönnunargögn áður en þau eru send inn til samþykktar má komast hjá athugasemdum yfirvalda og að málum sé frestað, sem óhjákvæmilega flýtir fyrir afgreiðslu þeirra

Með eigin úttekt áður en kallað er til öryggis- eða lokaúttekta ætti að vera hægt að létta yfirferð og fækka athugasemdum byggingarfulltrúa Dæmin sanna að verktakar sem standa sig vel varðandi stjórnun og góð samskipti njóta meira traust hjá byggingaryfirvöldum en aðrir

Hagur samfélagsins

Við fáum daglega fréttir af margra mánaða töfum á afhendingu húsnæðis og annarra framkvæmda Fjölmiðlar flytja okkur fréttir af myglu í íbúðarhúsum, skólum og opinberum byggingum Loka verður skólum og stofnunum og flytja stafsemina í bráðabirgðahúsnæði, jafnvel í önnur hverfi sem getur þýtt kostnaðarsama daglega flutninga á milli staða Við heyrum um leka glugga, hurðir, veggi og þök, um einstaklinga sem sitja uppi með nýjar en óíbúðarhæfar fasteignir og hafa tapað stórum hluta af sparifé sínu í málaferli og lagfæringar Þegar um opinberar byggingar er að ræða fellur kostnaður á skattgreiðendur

Vottanir

Hér að framan var fjallað um vottanir vegna CE-merkinga En það er ýmislegt annað sem er þörf á að votta samkvæmt reglum og stöðlum eða verkkaupi gerir kröfu um

Það er auðvelt fyrir hvern og einn að segjast vera frábær en annað að sýna fram á það með trúverðugum hætti Ef allir verktakar væru frábærir værum við ekki að heyra sögur af göllum og svikum Það er því mikilvægt að verktakar, iðnmeistarar og byggingarstjórar geti fengið óháðan aðila til að staðfesta og votta að þeir standist tilteknar kröfur .

Vottun byggist á því að þar til bær aðili geri úttekt og beri niðurstöðuna saman við tiltekið regluverk eða viðmið . Oft er þess krafist að viðkomandi vottunaraðili sé faggildur, samanber þá sem skoða gæðastjórnunarkerfi iðnmeistara og byggingarstjóra fyrir HMS

Faggilding felur í sér að viðkomandi vottunarstofa eða einstaklingur hefur verið tekinn út og fengið viðurkenningu sem óháður aðili með starfsfólk sem hefur góða þekkingu á efninu, og jafnframt fengið þjálfun og viðurkenningu til úttekta á tilteknu afmörkuðu sviði

Vottun á grundvelli staðla

Þegar um er að ræða vottanir vegna gæðastjórnunar eru alþjóðlegu staðlarnir í ISO-seríunni efstir á lista . Fyrirtæki sem vilja fá gæðastjórnunarkerfið sitt vottað samkvæmt staðlinum ISO 9001 eða öðrum slíkum leita til faggildra aðila svo sem Vottunar hf eða BSI á Íslandi Þeir geta líka leitað út fyrir landsteinana ef þeir kjósa frekar að skipta við erlenda faggilda skoðunarstofu

Vottanir á gæðastjórnunarkerfum iðnmeistara og byggingarstjóra

Þegar um er að ræða vottun á gæðakerfum iðnmeistara og byggingarstjóra eru þrír aðilar sem annast slíkt Það eru Vottun hf, BSI á Íslandi og Frumherji

Viðkomandi iðnmeistari eða byggingarstjóri sem óskar eftir úttekt pantar tíma hjá viðurkenndri skoðunarstofu sem sendir starfsmann sinn í heimsókn í fyrirtækið . Skoðunaraðilinn ber innihald gæðastjórnunarkerfisins saman við kröfurnar sem gerðar eru samkvæmt byggingarreglugerð Þegar staðfest hefur verið að það sé í lagi er innihald gæðastjórnunarkerfisins borið saman við það vinnulag sem viðkomandi aðili sem á að votta viðhefur í daglegum rekstri Þegar það hefur verið staðfest án alvarlegra frávika fær fyrirtækið vottorð sem gildir í tiltekinn tíma með reglubundnum virkniskoðunum þess á milli

Stöðuskoðun leyfisveitanda

Á milli virkniúttekta eiga iðnmeistarar og byggingarstjórar von á að fá byggingarfulltrúa í heimsókn . Slík heimsókn nefnist samkvæmt byggingarreglugerð „Stöðuskoðun leyfisveitanda“ Stöðuskoðun er lýst í byggingarreglugerð, gr 3 7 3, og hljóðar svo:

Stöðuskoðanir leyfisveitanda.

Leyfisveitandi skal gera stöðuskoðun á mannvirkjagerð í umfangsflokki 2 og 3 og hafa þannig eftirlit með því að byggingarstjóri framkvæmi áfangaúttektir. Ekki er skylt að gera stöðuskoðun á mannvirkjagerð í umfangsflokki 1 en leyfisveitanda er þó ávallt heimilt að gera stöðuskoðanir í öllum umfangsflokkum á meðan á framkvæmdum stendur. Stöðuskoðun fer fram í samræmi við ákvæði skoðunarhandbóka og skal stuðst við skoðunarlista sem birtir eru á vefsíðu Húsnæðis- og mannvirkjastofnunar. Skal leyfisveitandi horfa til áhættu af verkþáttum, stærðar mannvirkis og samfélagslegs mikilvægis þess við mat á tíðni stöðuskoðana. Þá er heimilt að framkvæma aukið og/eða tíðara eftirlit ef ítrekað koma fram aðfinnslur við störf viðkomandi byggingarstjóra eða iðnmeistara. Húsnæðis- og mannvirkjastofnun skal setja leiðbeiningar um framkvæmd þessarar greinar.

Öryggis- og umhverfisvottanir

Fyrirtæki sem vilja gera vel í öryggis- eða umhverfismálum geta fengið staðfest að þau vinni samkvæmt kröfum í stöðlunum ISO 45001 vegna vinnuverndar og ISO 14001 vegna umhverfismála Fyrirtæki sem eru vottuð samkvæmt ISO 9001 eiga auðveldara með en ella að fá slíkar vottanir því þeim er margt sameiginlegt þrátt fyrir að verið sé að votta stjórnun á ólíkum sviðum

Það færist í vöxt að verkkaupar geri kröfur um að þau mannvirki sem þeir hyggjast reisa hafi sem minnst neikvæð áhrif á umhverfið . Það á við hvort sem er á byggingartímanum eða eftir að mannvirkið hefur verið tekið í notkun . Það er eitt að segjast gera eitthvað og annað að fá það staðfest eða vottað að það hafi verið gert Til að fá staðfest að rétt hafi verið að verki staðið varðandi umhverfismál við mannvirkjagerð hefur aðallega tvennt staðið fyrirtækjum til boða umfram ISO 14001, það er Svansmerkið og Breeam

Hvað er Svansmerkið?

Eftirfarandi texti er tekinn af heimasíðu Svansmerkisins.

Svanurinn er opinbert umhverfismerki Norðurlandanna sem var komið á fót af Norrænu ráðherranefndinni árið 1989 Meginmarkmið Svansins er að draga úr umhverfisáhrifum af vörum eða þjónustu og auðvelda neytendum að velja umhverfisvænni kosti . Á Íslandi er Umhverfisstofnun umsjónaraðili Svansvottunarinnar og vinnur náið með skrifstofum Svansins á öllum Norðurlöndunum

Til þess að vara eða þjónusta geti hlotið Svansvottun verður norræni Svanurinn að hafa mótað kröfur fyrir viðkomandi vöru- eða þjónustuflokk Svanurinn er umhverfismerki af Týpu 1 samkvæmt ISO 14024 umhverfisvottunarstaðlinum og er einn af stofnmeðlimum Global Ecolabelling Network .

Kröfur Svansins tryggja að vottuð vara er betri fyrir umhverfið og heilsuna, með því að:

 skoða allan lífsferilinn og skilgreina helstu umhverfisþætti

 setja strangar kröfur um helstu umhverfisþætti sem skilgreindir hafa verið svo sem; efnainnihald og

notkun skaðlegra efna, flokkun og lágmörkun úrgangs, orku- og vatnsnotkun, og gæði og ending

 passa að þekkt hormónaraskandi og ofnæmis- eða krabbameinsvaldandi efni séu ekki notuð

 herða kröfurnar reglulega þannig að Svansvottaðar vörur og þjónusta séu í stöðugri þróun

Hvað er Breeam?

Eftirfarandi texti er tekinn af heimasíðu hjá GRÆNNI BYGGÐ.

Notkun á BREEAM fer mjög vaxandi hérlendis og er það vottunarkerfi sem mest hefur verið notað til vottunar á umhverfisvænum mannvirkjum Á heimasíðunni www.greenbooklive.com er hægt að fletta upp öllum BREEAM vottuðum byggingum og skipulagi, matsmönnum o fl Vottanir fyrir Ísland má finna hér .

BREEAM tekur ekki einungis til nýbygginga því einnig er til BREEAM In-Use sem útvegar eigendum þegar byggðra bygginga, íbúum, mannvirkjastjórum og fjárfestum sannfærandi aðferð til þess að meta áhrif og frammistöðu bygginga sinna og ákvarða hvar tækifæri liggja til umbóta

BREEAM býður einnig upp á vistvottunarkerfi fyrir hverfa- og deiliskipulög sem kallast BREEAM Communities Þar eru innleiddar allar þær vistvænu áherslur sem þarf til að gera uppbyggingu nýs hverfis á forsendum umhverfisins og sjálfbærnis .

Af BREEAM In-Use veitist margvíslegur ávinningur en allar tegundir bygginga geta notað BREEAM In-Use matsferlið Fyrirtækjum er gefið færi á að:

 draga úr rekstrarkostnaði eignar

 hámarka árangur eignar í umhverfismálum

 fá yfirsýn yfir frammistöðu eignasafns í heild

 uppfylla umhverfislöggjöf og staðla, þar á meðal ISO 50001 og ISO 1400

 efla innri úttektir, rýniferli, og gildi og söluhæfi eignar

Munurinn á notkun þessara merkja er að Breeam hefur helst verið notað fyrir stærri byggingar en Svanurinn fyrir minni byggingar þó að það þurfi ekki endilega að vera svo Hvort tveggja leiðir að sama marki, að það sé haldið grænt bókhald þar sem húsbyggjendur velja að nota umhverfisvænt hráefni þegar þess er kostur og safna upplýsingum um sóun og mengun Það á við um hvort kerfið sem notað er að ferlið byrjar strax á undirbúnings- og hönnunarstigi

Í grænu bókhaldi er safnað saman upplýsingum um orkunotkun, hversu mikið er losað af CO2 ásamt því magni af úrgangi sem fellur til og þessar upplýsingar skráðar

Mikil áhersla er lögð á notkun á umhverfisvænu hráefni, m a aðeins timbri sem kemur frá viðurkendum skógræktarsvæðum Jafnframt er lögð áhersla á að velja hráefni sem hefur hlotið viðurkenningu sem Breeam- eða Svansvottaðar vörur

Byggingarvöruverslanir eru farnar að bjóða viðskiptavinum sínum mikið úrval af slíkum efnum og greinargóðar upplýsingar og ráðgjöf um val á vörum sem hlotið hafa slíkar vottanir .

Kafli V – Innri úttektir, úrbætur og umbætur

Innri úttektir á gæðastjórnunarkerfinu samkvæmt ISO 9001:2015

Hér að framan hefur verið fullyrt að stjórnun sé sérstakt og viðamikið fag og gæðastjórnun

þýði einfaldlega góð stjórnun

Stjórnunarlegar verklagsreglur eru samdar og samþykkar af stjórn eða lykilstjórnendum fyrirtækis sem öllum starfsmönnum og starfsmönnum undirverktaka ber að fylgja Þess vegna þarf að fara fram góð kynning innan fyrirtækisins á verklagsreglunum og breytingum sem á þeim eru gerðar Til að meta þekkingu starfsmanna þarf að vakta hvort stjórnendur séu að vinna, stjórna og framfylgja því verklagi sem kemur fram í verklagsreglum og leiðbeiningum fyrirtækisins . Verklagsreglur og vinnulýsingar eru vistaðar í gæðahandbók og eftir atvikum gerðar aðgengilegar þeim sem á þurfa að halda Slík vöktun eða eftirlit nefnist „innri úttektir“ samkvæmt ISO 9001

Áætlun um innri úttektir

Með sama hætti og áður var lýst uppsetningu á eftirlitsáætlun faglegra vinnubragða þarf að setja upp úttektaráætlun fyrir innri úttektir varðandi stjórnunarleg vinnubrögð og verklagsreglur Það ræðst af niðurstöðu úr hættumati á verklagsreglum og ferlum hversu oft á ári er þörf á innri úttektum

Sem dæmi má taka verkferli varðandi rýni hönnunargagna Ef við grandskoðum ekki hönnunargögn í upphafi verks og verkþátta og gerum ráðstafanir sem tryggja fagleg vinnubrögð eru miklar líkur á að ýmislegt fari úrskeiðis . Því er ekki óeðlilegt að innri úttekt fari oftar fram á slíku ferli en öðrum þar sem minna er í húfi Úttektin fer fram á þeim forsendum sem koma fram í verklagsreglum og vinnuleiðbeiningum viðkomandi verkferils Það sýnir glöggt hversu mikilvægar slíkar úttektir eru að saminn hefur verið alþjóðlegur staðall ISO 19011 fyrir úttektaraðila að styðjast við

Innri úttektir iðnmeistara og byggingarstjóra á eigin gæðastjórnunarkerfi

Iðnmeistarar og byggingarstjórar ættu að sama skapi að gera úttekt á eigin gæðastjórnunarkerfi minnst einu sinni á ári þar sem þeir styðjast við skoðunarhandbækur HMS Það má sækja leiðbeiningar númer 9.004 fyrir byggingarstjóra og 9.003 fyrir iðnmeistara ásamt viðeigandi skoðunarskýrslum á vef Húsnæðis- og mannvirkjastofnunar

Ef í ljós kemur í innri úttektum að ekki er unnið samkvæmt reglum, er það skráð niður og gefinn tiltekinn tímafrestur til úrbóta Ef úrbótum og umbótum á gæðastjórnunarkerfinu er ekki fylgt eftir af festu er hætt við stöðnum og að fyrirtækið hjakki í sama farinu um ókomna tíð

Úrbætur og umbætur

Í gæðastjórnun er lögð rík áhersla á úrbætur og umbætur Þetta eru hugtök sem fjalla um að bæta úr því sem hefur misfarist og leita reglubundið leiða til að gera betur

Úrbætur

Þegar upp kemur frábrigði þarf að bregðast við og gera úrbætur Verktakinn þarf að bæta úr til að viðskiptavinurinn verði ekki svikinn um það sem búið var að semja um Þegar frábrigði uppgötvast þarf að vera til verklagsregla sem segir til um hvernig stjórnendur munu bregðast við Hér að framan hefur verið fjallað um hugtakið frábrigði

Það er frábrigði hvort heldur sem við sjálf uppgötvum mistök eða viðskiptavinurinn gerir það og kvartar Það má færa

rök fyrir því að mistök sem viðskiptavinurinn uppgötvar séu verri en önnur .

Þegar viðskiptavinurinn uppgötvar mistökin hefur hann fengið sönnun fyrir því að verktakinn sé ekki jafnfullkominn og hann hafði látið í veðri vaka við undirskrift samnings Því er ekki óeðlilegt að hann fari að athuga málin betur og leita í hverjum krók og kima eftir fleiri frábrigðum

Það verður líka vandasamara að gera úrbætur þegar gera þarf samkomulag um hvernig á að bæta úr Ef búið er að taka vöruna í notkun þarf að byrja á því að semja við viðskiptavininn um hvenær hægt sé að komast að gallanum til að lagfæra hann

Því seinna í vinnuferlinu sem frábrigði kemur í ljós, því meiri má ætla að kostnaður við lagfæringar verði Öll greinileg frábrigði þarf að skrá og flokka Flokkun á frábrigðum gæti t d verið; vinnuslys, afhendingartími, uppsteypa, samskipti, pantanir, mælingar og annað í þeim dúr . Á forsendum slíkrar flokkunar er hægt að hefja skipulagt umbótastarf til að koma í veg fyrir að sambærileg atvik endurtaki sig í framtíðinni

Umbætur

Umbætur eða umbótastarf gefur tækifæri til að gera betur og eyða vandamálum sem koma upp aftur og aftur Sumir eiga erfitt með að viðurkenna að þeir eigi við einhver vandamál að stríða, t d að hlutirnir séu ekki unnir með besta og hagkvæmasta hætti . Æskilegt er að draga úr slíkum vandamálum eða láta þau alveg hverfa . Umbætur geta falist í því að bæta vöruna og þjónustuna, auka afköst og lækka kostnað Þær geta ennfremur falist í því að gera stjórnunar- og framleiðsuferla skilvirkari Umbótastarf er viðvarandi verkefni sem tekur aldrei enda Í umbótastarfi er stuðst við niðurstöður úr úttektarskýrslum, fundargerðum, eftirliti, frábrigðaskráningum og öðrum skráðum staðreyndum af sama toga Það er ekki skynsamlegt að vinna að umbótum út frá sögusögnum eða háværum kvörtunum . Sögusagnir eiga ekki endilega við rök að styðjast eða að háværustu kvartanirnar séu þær alvarlegustu

Það þarf að vera vissa fyrir því hversu ánægðir viðskiptavinirnir eru, vitneskja um fjölda og alvarleika slysa, hvort staðið hafi verið við áætlaðan afhendingartíma o fl í þeim dúr Á slíkum forsendum er hægt að byggja umbótastarf og setja sér mælanleg markmið um árangur

Verkfæri verkefnastjóra

Mikið er til af forsniðnum verkfærum til að flokka og greina vandamál og frábrigði, leita uppi rót vandans (rótargreining) og skipuleggja umbótastarf

Til að fá góða yfirsýn yfir sviðið þar sem gera á umbætur er tilvalið að byrja á að skoða viðkomandi ferli . Þegar búið er að skoða það er auðveldara að einangra vandamálið sem til stendur að leysa . Í kafla VI í þessari bók eru dæmi um alla helstu stjórnunarferla verkefnastjórnunar .

Þeir sem taka að sér að veita umbótaverkefni forstöðu fá oft titilinn verkefnastjórar . Verkefnastjórar þurfa að þekkja og kunna að beita ýmsum sniðmátum til að geta gert rótargreiningu og staðið fyrir hugstormun (kalla fram hugmyndir í vinnuhóp) til úrbóta Fiskabein, flokkun og mat á áhrifavöldum og hagsmunaaðilum, tengslarit, Gantt-blöð, 5S og A3 eru allt þekkt verkfæri til umbótastarfa Þegar til stendur að greina, flokka og meta það sem skiptir máli umfram annað kemur sé vel að hafa tileinkað sér áhættugrundaða hugsun sem er fjallað um hér framar í bókinni .

Gæðakostnaður

Gæðakostnaður er sá kostnaður af heildarkostnaði fyrirtækis sem fer í að tryggja gæði með góðum undirbúningi, skipulagi og markvissri stjórnun

Taka má dæmi af tilboðs- og samningsgerð Ef oft kemur upp misskilningur milli verkkaupa og verktaka er líklegt að vinnu við tilboðs- og samningsgerð sé ábótavant Ef lögð er meiri vinna og þar með aukinn kostnaður í að vanda tilboðs- eða samningagerð verður það til þess að auka gæðakostnað

Ef slíkur kostnaðarauki verður til þess að koma í veg fyrir misskilning og tryggja að allar upplýsingar liggi örugglega fyrir þegar á þarf að halda er líklegt að sá kostnaður komi margfalt til baka í færri mistökum og verktöfum Það sama getur átt við ef ákveðið er að vanda betur til innkaupa með því að útfæra vandaðar innkaupabeiðnir og minnka þannig líkur á misheppnuðum innkaupum og afgreiðslu

Að leggja í aukinn kostnað við undirbúning og skipulag má flokka sem gæðakostnað Aukinn kostnaður á einum stað getur lækkað kostnað í margfeldi á öðrum sviðum og sparað þannig háar fjárhæðir Það sama á við um kostnað sem við stofnum til vegna umbótastarfs, það má hafa væntingar um að slíkur kostnaður skili sér margfalt til baka ef vel tekst til Þegar gerð eru mistök og það þarf að láta endurvinna tiltekna hluti er ekki hægt að senda reikninginn neitt annað en í eigin vasa Kostnaður vegna mistaka felst oftast í því að lagfæring eykur launa- og hráefniskostnað sem lækkar hagnaðarvonina af verkinu um sömu upphæð . En það er ekki bara kostnaðurinn við lagfæringuna sem fellur til, heldur missir fyrirtækið af álagningunni af vinnutímanum sem hefði mátt nota til arðbærari verka

Fyrirbyggjandi aðgerðir Eftirlit og óhagræði Mistök í framleiðslu Bætur og glötuð viðskipti Hagnaður

Hlutfall af veltu

Með gæðastjórnun

Með og án gæðastjórnunar

Eins og sjá má á grafinu hér að ofan er til mikils að vinna að ávallt sé leitað leiða til að gera betur . Á grafinu til vinstri á myndinni (án gæðastjórnunar) má sjá að litlu er kostað til í fyrirbyggjandi aðgerðir sem leiðir til mikils kostnaðar vegna mistaka, bóta og glataðra viðskipta Hagnaðarvonin lækkar um nákvæmlega sömu upphæð

Á grafinu til hægri (með gæðastjórnun) er gert ráð fyrir að búið sé að auka undirbúning og fyrirbyggjandi aðgerðir sem leiðir til færri mistaka og þar af leiðandi minna tjóns Með því að leggja í aukinn kostnað við undirbúning og fyrirbyggjandi aðgerðir má koma í veg fyrir margaldan kostnað sem hlýst af mistökum og óhagræði . Hver króna sem þannig sparast umfram aukinn fyrirbyggjandi kostnað verður að hagnaði Það er augljóst ef marka má þetta graf að til mikils er að vinna að efla undirbúning og skipulag

Vörur í vinnslu

Framleiðslutími

Launakostnaður pr. einingu Fjármagnsbinding á lager

Annað dæmi um

árangur

Sem dæmi um raunverulegan árangur má líta á þetta graf hjá framleiðslufyrirtæki sem fór í viðamikið umbótastarf í ársbyrjun 1986 sem stóð yfir í þrjú ár

Án gæðastjórnunar

Það náðist að minnka vörumagn í framleiðslu og lækka um leið fjárbindingu niður í 90% af því sem verið hafði fyrir umbæturnar Framleiðslutími á framleiðslueiningu lækkaði niður í 60% af því sem áður var og þar af leiðandi lækkaði launakostnaður á framleiðslueiningu niður í helming af því sem hann hafði verið

Það er athyglisvert að fjárbinding á lager fór niður í 20% af því sem áður hafði verið en hækkaði síðan aftur Ástæðan er sú að hætta er á framleiðslutöfum ef vörur sem á að nota í framleiðsluna eru ekki tiltækar þegar á þarf að halda Þá er hætt við að leggja þurfi framleiðsluna til hliðar og láta starfsmenn setja í gang nýja framleiðslu á meðan beðið er eftir hráefninu Það hefur í för með sér að framleiðsla hálfunninna vara eykst og þar með eykst fjárbinding og tafir verða á vörum í vinnslu

Það getur verið hagkvæmara að koma upp öryggislager með því að hafa hráefnislagerinn örlítið stærri en brýnasta nauðsyn gerir ráð fyrir til að mæta því ef birgjar geta ekki staðið við gerða samninga um tímanlega útvegun á hráefni og íhlutum

Framleiðni

Framleiðni er hugtak sem allir ættu að þekkja og hafa í huga Framleiðni er mælieining á verðmætasköpun á tiltekna tímaeiningu . Þegar við aukum framleiðni erum við að skapa meiri verðmæti án þess að kostnaður hækki í sama hlutfalli Þegar við reiknum út tilboð og skrifum undir samning um ákveðið verk eða framleiðslu gerum við ráð fyrir að í það fari tiltekið magn af hráefni og vinnustundum sem skili tiltekinni afkomu . Við gerum ráð fyrir ákveðinni framleiðni .

Ef við getum lækkað hráefnis- eða launakostnað verksins aukum við framleiðni Fjárhagslegur

ávinningur verður meiri á hverja unna klukkustund Ef við látum vinna hluta af verkinu í

næturvinnu þá hækkar launakostnaður og um leið lækkar framleiðni . Ef verkið vinnst ekki eins hratt og gert var ráð fyrir í tilboðinu fara fleiri vinnutímar í verkið en ráð var fyrir gert og þar með lækkar framleiðni Ef það verða launa- eða hráefnishækkanir sem ekki er hægt að flytja út í verðlagið lækkar framleiðni .

Virkur og óvirkur tími

Mikilvægt er að allir séu meðvitaðir um hvenær starfsmenn eru að skapa verðmæti og hvenær ekki . Það er talað um virkan og óvirkan tíma starfsmanna . Óvirkur vinnutími er þegar unnið er við eitthvað sem er ekki að auka verðmæti vörunnar

Augljósustu dæmin eru vinna við almennan rekstur Tilboðsgerð, bókhald, ferðir í banka eða álíka umstang og útréttingar, viðgerðir og þrif á eignum fyrirtækisins og

ótalmart fleira í þeim dúr er óvirkur tími Því minna sem fyrirtækið er, þeim mun fleiri óvirkum tímum hlutfallslega má gera ráð fyrir . Einyrki sem þarf að útrétta allt sjálfur hefur ekki mikinn tíma til að framleiða Einyrki sem fer á eins dags námskeið framleiðir ekkert þann daginn Fastur kostnaður í hlutfalli við virkan tíma verður óheyrilega hár Virkur vinnutími einyrkjans er líklega ekki meira en 20 til 30% af heildarvinnutímanum ef allt er reiknað með

Hvernær erum við að skapa verðmæti?

Það er ekki alltaf augljóst hvenær starfsmenn eru að skapa verðmæti og hvenær ekki þó að þeir séu mættir á vinnustaðinn Erum við að skapa verðmæti þegar við fáum okkur fyrsta kaffibollann á morgnana eða þegar við uppgötvum að efnið sem við ætluðum að nota er ekki komið á staðinn? Erum við að skapa verðmæti þegar við þurfum að endurvinna hluti sem hafa misfarist eða gleymum að rukka fyrir aukaverk sem ekki var inni í tilboðinu? Erum við að skapa verðmæti þegar við þurfum að skreppa út í búð eftir einhverju smálegu sem gleymdist í síðustu innkaupaferð?

Að bera meira úr bítum

Ef fyrirtæki á að lifa af í harðnandi samkeppni þarf ávallt að leita leiða til að breyta óvirkum tíma í virkan tíma Ef hægt er með markvissum innkaupum að draga úr skreppiferðum í verslanir og nota þann tíma til að vinna að sjálfu verkinu höfum við breytt óvirkum tíma í virkan og aukið framleiðni Við þurfum að leita leiða til að fækka töfum vegna verkfæra sem ekki finnast eða eru biluð þegar á þarf að halda Við þurfum ennfremur að leita leiða til að fækka töfum sem verða vegna skorts á upplýsingum, teikningum og verklýsingum . Þannig er hægt að fækka eilífum skreppum til verkstjórans til að nálgast mikilvægar upplýsingar og nota þann tíma í staðinn til framleiðslu

Dauður eða óvirkur tími í framleiðslu eða þjónustu er falinn fjársjóður í öllum fyrirtækjum

Það er stóri lottóvinningurinn sem þarf enga heppni til að vinna Það þarf aðeins viljann til að huga að markvissu umbótastarfi til að hreppa þann stóra Aukin framleiðni er m a forsenda launahækkunar og styttri vinnudags . Bætt stjórnun er forsenda aukinnar framleiðni .

Afskriftir

Afskriftir af fasteignum, vélum, tækjum og tólum hafa áhrif á framleiðni og þar með afkomu fyrirtækis . Við kaupum vélar og tæki sem kosta peninga og hafa takmarkaðan líftíma . Við þurfum að áætla hversu lengi tækið muni endast, því áður en það gengur úr sér þarf að vera búið að láta viðskiptavinina borga það upp til að hafa efni á að kaupa nýtt Það nefnist að afskrifa

Ef vél eða tæki er ætlaður 5 ára líftími er afskriftartíminn jafnlangur Afskriftir á ári eru því 1/5 af virði tækisins Afskriftir reiknast sem fastur kostnaður sem bætist við álagninguna á útselda tíma Ef tæki er selt út sérstaklega í stað þess að reikna afskriftir inn í útselda vinnu starfsmanna þarf að finna afskriftir á sérhvert tæki sem á að selja út

Þegar búið er að reikna út hverjar afskriftirnar þurfa að vera á hverju ári þarf að áætla hversu margar vinnustundir má gera ráð fyrir að tækið verði í notkun Það er deilt í afskriftirnar með áætluðum tímafjölda tækisins í notkun og þannig fæst álagning vegna afskrifta á sérhvern útseldan tíma tækisins . Þess má geta að reiknaðar afskriftir vegna verðlagningar þurfa ekki að vera þær sömu og leyfilegar skattalegar afskriftir

Fyrir nokkrum árum létu Samtök iðnaðarins gera þrjú mjög vönduð myndbönd þar sem vakin er athygli á ýmsum atriðum sem má bæta um betur til að auka framleiðni á flestum vinnustöðum Boðskapur myndbandanna á ennþá fullt erindi til allra sem standa í rekstri og þau má finna undir eftirfarandi linkum:

Hvað kostar slugs og slök stjórnun?

Hvað kostar eftirvinnan?

Verktakinn sem gleymdi að skrifa reikninginn.

Kafli VI – Helstu ferlar til stjórnunar í mannvirkjagerð

1-F03-1010 – Ferli frá tilboði til afhendingar

1-F03-1010

FERLI FRÁ TILBOÐI TIL AFHENDINGAR

0-F02-0001 – Innleiðing verklagsreglna og vinnuleiðbeininga

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Tillögur um nýtt eða breytt vinnulag

Að tryggja að ákvarðanir stjórnenda sem skjalfestar eru í gæðakerfinu nái fram að ganga. Gildir um allar skjalfestar ákvarðanir sem vistaðar eru í gæðakerfinu.

Gæðastjóri í umboði framkvæmdastjóra

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Ákvörðun tekin og samþykkt af FS

Framkvæmdastjóri ákveður eða samþykkir tiltekið verklag og að leiðbeining þar um skuli vera aðgengileg tilteknum starfsmönnum í gegnum gæðakerfið.

Eyðublað

Eyðublað 1-G07-0101

Skjalfesting 0-L02-0001

Gátlisti Vinnuleiðbeining Verklagsregla

Gæðastjóri skráir verklagsreglu eða vinnuleiðbeiningu á viðeigandi form. Gæðastjóri útbýr gátlista eða annað eyðublað til skráningar ef verklagsreglan vísar í slíkt.

Eyðublað 1-G07-0101

Kynning til skilgreindra starfsmanna

Skráning í eftirlitsáætlun innri úttekta

Eftirfylgni/ Innri úttekt

Skýrsla innri úttekta

Gæðastjóri í samráði við ábyrgðaraðila verklagsreglunnar kynnir hana fyrir tilteknum starfsmönnum og tryggir þeim viðeigandi fræðslu, þjálfun og aðföng.

Gæðastjóri skráir gátlistann á eftirlitsáætlun innri úttekta, dagsetur og skráir ábyrgðaraðila.

Skýrsla innri úttekta

Farið yfir niðurstöðu

Óásættanleg niðurstaða

Ásættanleg niðurstaða

Ábyrgðaraðili verklagsreglunnar kannar eftir tiltekinn tíma hvort hún gangi eftir. Ábyrgðaraðili skráir niðurstöðuna á úttektarskýrslu og sendir framkvæmdarstjóra.

Framkvæmdastjóri / gæðaráð leggur mat á á árangur og tekur ákvörðun um framhald.

Gæðastjóri fylgir niðurstöðunni eftir.

0-F02-0001

0-F04-0203 – Skráning og úrvinnsla tíma, véla og hráefnis 1-F04-0203

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Hráefnisnúmer Verknúmer Vélanúmer

Að tryggja nákvæma kostnaðargreiningu á sérhvert verk og eða fastan kostnað. Skapa grundvöll til að leggja mat á arðsemi ólíkra verka og mæla árangur umbótaverkefna.

Framkvæmdastjóri

Tenging við: IST-30:2012 5.1.14 – 5.1.15

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

6-F20-0001

Tíma- og hráefnisskráningar 1-L04-0203

Skráning tíma, véla og hráefnis

Yfirlestur og staðfesting verkstjóra

Skráning í verkbókhald

Þjálfun starfsmanna Skýrslur fyrir verkbókhald

Framkvæmdastjóri tryggir þjálfun starfsmanna. Afrit af 1-L04-0203 skal hanga uppi í starfsmannaaðstöðu á öllum vinnustöðum.

Starfsmenn skrá upplýsingar um vinnutíma í stimpilklukku og véla- og hráefnisnotkun á viðeigandi eyðublöð.

Verkstjóri fer yfir allar skýrslur, gerir lagfæringar og staðfestir endanlegar niðurstöður.

Skýrsla 1-S04-0210

Mat á niðurstöðu

Framlegð 1-S04-0209

Verkefnastjóri skráir niðurstöður í verkbókhald. Nota má skjal 1-S04-0209 til framlegðarútreikninga.

Framkvæmdastjóri útbýr samanburðarskýrslu um afkomu verka og annarra afurða og leggur fyrir meðstjórnendur.

Ákvörðun um verðbreytingar og/ eða umbótaferla

8-F28-0001

Aðgerðalisti til úrbóta/umbóta

Verkefnastjóri skráir verkefni á verkbeiðnir og úthlutar ábyrgðarmenn.

1-F04-0203

2-F09-0001 – Tilboðsferli

2-F09-0001 TILBOÐSFERLI

Markmið og gildissvið:

Að væntingar viðskiptavinarins verði skilgreindar til fullnustu og skjalfestar og verðlagðar. Að tilboð séu aðlaðandi og skilmerkileg fyrir viðskiptavininn. Gildir fyrir alla tilboðsgerð fyrirtækisins.

Tenging við: IST-30:2012 2+

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Framkvæmdastjóri

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

2-L09-0701

Afhenda

3-S15-0801

Tilboði

2-F09-0001

Samningsferli 2-F10-0001

Starfsmaður rýnir tilboðsgögn ítarlega með viðskiptavininum út frá gátlista. Starfsmaður skráir niður allt sem skiptir máli og bætir vafaatriðum á gátlistann. Gátlisti vistast með tilboði.

Starfsmaður reiknar tilboð og skráir á tilboðsyfirlit. Tilboð skráð í númeraröð.

Starfsmaður afhendir og útskýrir tilboð og gæðatryggingu fyrir viðskiptavininum. Sölumaður vistar gögn í númeraröð.

Starfsmaður fylgir tilboðinu eftir innan viku og skráir niðurstöðu á yfirlitsblaðið. Framkvæmdastjóri ákveður næstu aðgerð.

Framkvæmdastjóri lætur eyða tilboðum sem eru eldri en 6 mánaða.

Starfsmaður kemur öllum gögnum er varða verkið til verkefnastjóra.

Yfirlit ferla

Gögn móttekin og rýnd

Tilboð reiknað 2-S09-0803

tilboð og tilb. um gæðatr.

fylgt eftir

Tilboði er tekið

Tilboð skráð í yfirlit 2-S08-0601 Tilboð og gögn vistuð

Útboðsgögn Tilboðseyðublað 2-S09-0701

Tilboðsrýni 2-G09-0701

Tilboði eytt eftir 6 mánuði

2- F10-0001 – Samningsferli

2-F10-0001 SAMNINGSFERLI

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Að væntingar viðskiptavinarins verði skilgreindar til fullnustu og skjalfestar. Öll vafaatriði verði skilgreind og skráð. Gildir fyrir alla samningsgerð fyrirtækisins.

Framkvæmdastjóri

Tenging við: IST-30:2012 3.1+

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Tilboð Skráning á yfirlit 2-S08-0602

Tilboð Gátlisti Verklýsingar

Gæðatrygging 3-F15-0801

Tilboði tekið 2-L10-0901 Samningsrýni 2-G10-0901 Samningur undirritaður

Starfsmaður skráir verk á yfirlit verka með hlaupandi númeri.

Samningsdrög 2-S10-0901

Starfsmaður fer yfir gátlista frá samningsgerð. Starfsmaður rýnir samningsgöng með viðskiptavini og með stuðningi gátlista. Starfsmaður skráir ný gát á gátlistann.

Starfsmaður lætur viðskiptavin rýna samninginn og gæðatrygginguna og staðfesta alla liði með undirskrift. Starfsmaður afhendir viðskiptavini afrit af öllum gögnum.

Starfsmaður gengur frá lausum endum. Starfsmaður skráir verkið í verkbókhaldskerfið.

Skipulag 3-F11-0001

Innkaup 4-F17-0001

Verk skráð í verkbókhald Verkbókhald 2-F10-0001

2-F10-0010 – Samningsferli aðila

2-F10-0010 SAMNINGSFERLI

Verkkaupi Byggingarstjóri Aðalverktaki Verktaki Skýring

Verkkaupi ræður eða gerir skriflegan verksamning við byggingarstjóra og verktaka.

Verksamningur um stjórnun 2-S10-0501

Verksamningur 2-S10-0501

Verksamningur 4-S17-1011

Ef ekki er ráðinn aðalverktaki er byggingarstjóri stjórnandi verksins. Verkkaupi eða byggingarstjóri fyrir hans hönd gerir samninga beint við alla verktaka.

Aðalverktaki gerir skriflegan verksamning við undirverktaka.

Stjórnunar- og samskiptasamn. 4-S17-1015

Byggingarstjóri gerir skriflegan stjórnunar- og samskiptasamning við alla iðnmeistara.

2-F11-0001 Skipulag og áætlanir – Undirbúningsferli

3-F11-0001 SKIPULAG OG ÁÆTLANIR

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Gátlisti 3-G11-0101

Að allar upplýsingar, aðföng og tímasetningar séu skilgreind og til staðar þegar á þarf að halda. Að útiloka verktafir og mistök vegna engrar fyrirhyggju. Gildir fyrir öll verkefni fyrirtækisins.

Verkefnastjóri

Tenging við: IST-30 3.3+ / 3.7.3

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Rýna verkefnisgögn 3-L11-0101

Fundargerð Gátlistar til gæðastýringa sjá kafla 6

Verkefnastjóri rýnir öll gögn er varða verkið með hönnuðum, verkstjóra og undirverktökum. Verkefnastjóri útfyllir gátlista jafnóðum fyrir gæðastýringaráætlun. (eftirlitsáætlun) Verkefnastjóri skráir fundargerð.

Framvindumódel 3-S13-0602 Verkáætlun

Gátlistar og eftirlitsblöð frá rýnisfundi

Verkáætlun 3-L13-0601

Verkefnastjóri gerir verkáætlun út frá samningsgögnum og með hliðsjón af öðrum verkum fyrirtækisins. Verkstjóri og undirverktakar skulu taka virkan þátt.

Gátlisti 6-G20-0301

Undirbúningur verks 6-L20-0301

Framleiðsla 6-F20-0001

Gæðastýringaráætlun 3-F15-0802 3-F11-0001

Gæðastýringaráætlun 3-S15-0805

Verkefnastjóri gerir gæðastýringaráætlun með hliðsjón af gögnum frá rýnisfundi og reynslu fyrirtækisins. Verkáætlun ásamt öryggis- og heilbrigðisáætlun skulu vera hluti af áætluninni. Verkstjóri og undirverktakar skulu taka virkan þátt í gerð áætlunarinnar.

Verkefnasstjóri felur verkstjóra að hefja undirbúning á verkstað með stuðningi gátlista.

2-F10-0001

3-F13-0603 – Skráning og mat á eigin frammistöðu

3-F13-0603

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili: Ílag

Að tryggja rýni og samanburð á raun aðstæðum og áætlunum við tiltekið verk. Að árangur á eigin frammistöðu sé skjalfestur, verkkaupi upplýstur og úrbætur tryggðar. Gildir við öll verk. Verkefnastjóri

Tenging við: IST-30:2012 3.3.3

Lýsing:

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Áætlanagerð 3-F11-0001

Verkefnastjóri stýrir daglegri framleiðslu samkvæmt áætlunum.

Framleiðsla 6-F20-0001

Dagbók eyðublað 3-S13-0603

Fundargerð eyðublað 1-S06-0501

Skráning á frammistöðu í dagbók 3-L13-0603

Dagskýrsla

Verkstjóri og undirverktakar færa dagbók, hver á sínu fagsviði. Verkefnastjóri undirbýr verkefnafund með því að útbúa vikuskýrslu.

Fundargerð eyðublað 1-S06-0503

Verkfundur Kynning á frammistöðu 1-L06-0501

Fundargerð

Framkvæmdastjóri stýrir verkefnafundi með stjórnendum fyrirtækisins og verkefnisins. Verkefnastjóri undirbýr sig fyrir verkfund. Fulltrúi verkkaupa fær úrdrátt úr fundargerð.

Fundargerð Verkbeiðni 3-E11-1002

Verkefnisstjóri kynnir frammistöðu fyrir verkkaupa. Fulltrúi verkkaupa færir fundargerð. Verkefnastjóri útbýr verkbeiðni á frábrigði þegar það á við.

Verkstjóri lætur laga frábrigði þegar það á við.

Framleiðsla 6-F20-0001

Verkefnafundur Mat á frammistöðu 1-L06-0501 3-F13-0603

Úrbætur á frábrigði 3-F15-0803

3-F14-0001 – Ferli nýrra gagna

3-F14-0001 FERLI NÝRRA GAGNA

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Að öll gögn sem berast séu rýnd með markvissum hætti og allar breytingar, aukaverk og frábrigði séu skráð. Á við öll verkefni fyrirtækisins.

Verkefnastjóri

Tenging við: IST-30:2012 3.4+

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Gögn frá hönnuði Teikningalisti vistaður

Gátlisti 3-G11-0101

Gögn móttekin 3-L14-0701

Verkefnastjóri tekur á móti gögnum og fer yfir teikningalista.

Verkþáttarýni 3-L11-0101

Uppfærðir g.listar í gæðast.áætlun

Verkefnastjóri rýnir gögn með hönnuði og verkstjóra. Hönnuður vekur sérstaka athygli á breytingum og aukaverkum. Verkefnastjóri uppfærir gæðastýringaráætlun.

Eyðublað 6-S19-0202

Staðfesting á áreiðanleika gagna

Frábrigðaferli 3-F15-0803

Verkefnastjóri staðfestir rýni með undirskrift. Hönnuður staðfestir ósk um breytingar skriflega. Verkefnastjóri gerir skýrslur eftir aðstæðum.

Verkefnastjóri uppfærir gæðastýringaráætlun.

Ný gögn vistuð og eldri göng tekin úr umferð

Framleiðsla 6-F20-0001

Gæðastýringaráætlun uppfærð 3-F15-0802 3-F14-0001

Breytingaferli 6-F19-0201

Aukaverkaferli 6-F19-0204

Verkefnastjóri vinnur úr og vistar ný göng þar sem þau eru aðgengileg fyrir þá sem á þurfa að halda. Verkefnastjóri tekur eldri gögn úr umferð og stimplar ÓGILD og skráir dagsetningu úreldingar.

3-F15-0801 – Gæðatryggingarferli

3-F15-0801

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Drög að gæðatryggingu 3-Y15-0801

Að skapa tiltrú og traust á getu fyrirtækisins og tryggja góða samvinnu með því að upplýsa verkkaupa um stjórnunar- og vinnuferla fyrirtækisins. Gildir um öll verk sem taka meira en eins mánaðar vinnu. Verkefnastjóri

Tenging við: IST-30:2012 2.4.7 -2.5.4

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Kröfur eða ákvörðun um GT 3-L15-0801

Tillaga að gæðatryggingu

Gæðastjóri í samvinnu við verkefnastjóra tekur saman gögn um gæðatryggingu og aðlagar þau verkefninu

Verkkaupi rýnir gæðatrygginguna

Verkefnastjóri yfirfer gátlista frá samningsgerð. Verkefnastjóri rýnir samningsgögn með viðskiptavini, með stuðningi gátlista. Verkefnastjóri skráir ný gát á gátlistann.

Tillögur um breytingar frá verkkaupa

Gerðar breytingar á gæðatryggingu

Endanleg útgáfa af gæðatryggingu

Verkefnastjóri lætur viðskiptavininn rýna samninginn og gæðatrygginguna og staðfesta alla liði með undirskrift. Verkefnastjóri afhendir viðskiptavini afrit af öllum gögnum. Verkefnastjóri óskar eftir starfslýsingu fulltrúa verkkaupa.

Samningur 2-F10-0001

Verkefnastjóri gerir gæðatrygginguna að hluta samningsins ásamt starfslýsingu fulltrúa verkkaupa (Fulltrúi verkkaupa, umsjónamaður verkkaupa og byggingarstjóri er heiti yfir sama aðila.)

3-F15-0801

3-F15-0802 – Gæðastýringarferli 3-F15-0802

3-L15-0802

3-S15-0802

1-L06-0501 Árangur kynntur á verkfundi. Fundargerð

frábrigði

3-F15-0803 Úrlausn frábrigða ákveðin og bókuð

2-F10-0001 Samningur Gögn rýnd og ath skráðar.

3-F11-0001 Gögn rýnd með fulltrúum VK. eftirl. og undirverktaka

3-F13-0603 Skráning og mat á frammistöðu

á verkbeiðni

6-F20-0001 Vöktun beitt til stýringar gæða. Árangur skráður

Úrbætur framkvæmdar, árangur staðfestur

3-F15-0802

3-F15-0803 – Frábrigðaferli

3-F15-0803

Markmið og gildissvið:

Að allt ósamræmi við kröfur verði skilgreint, rakið og framkvæmdar úrbætur til samræmis við kröfur eða samkvæmt samkomulagi við verkkaupa. Útiloka endurtekningu á mistökum. Gildur um öll verk fyrirtækisins. Verkefnastjóri

Ábyrgðaraðili: Ílag Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Framleiðsla 6-F20-0001

3-L15-0803 Verk stöðvað

Frábrigðaskýrsla 3-S15-0803

Verkefnastjóri lætur stöðva viðkomandi verkþátt. Verkefnastjóri byrjar að skrá frábrigðaskýrslu. Verkefnastjóri skráir frábrigði á frábrigðayfirlit.

Ákvörðun um úrlausn

Frá brigði Raungögn

Meta hvort þurfi að útbúa ný gögn

Frábrigðaskýrsla kláruð

Verkefnastjóri og fulltrúi verkkaupa ráða ráðum sínum. Báðir aðilar staðfesta úrlausn með undirskrift sinni á frábrigðaskýrslu.

Fulltrúi verkkaupa tryggir raungögn.

3-F14-0001 Ný gögn mótekin

Verkefnastjóri rýnir samræmi gagna við raunaðstæður.

Úrlausn framkvæmd

3-F15-0803

Framleiðsla 6-F20-0001

Verkefnastjóri í samráði við fulltrúa verkkaupa lætur framkvæma úrbætur samkvæmt ákvörðun.

4-F16-0001 – Móttaka á vörum

4-F16-0001 MÓTTAKA Á VÖRUM

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Tryggja áreiðanlega vörumóttöku og að vörur og hráefni uppfylli kröfur. Að öll vafaatriði verði skilgreind og skráð og allt misræmi til lykta leitt. Gildir um öll verkefni fyrirtækisins.

Verkefnastjóri

Tenging við: IST-30 3.7.1

Ílag Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Innkaup 4-F17-0001

Gátlisti 4-G16-0401 Gátlisti

Vara er móttekin 4-L16-0402

Afrit af reikningi pöntun og gátlista

Starfsmaður sem móttekur vöru metur ástand hennar ofl. út frá pöntunarseðli og gátlista. Starfsmaður kvittar fyrir móttöku.

Frábrigðasýrsla 4-S16-0401

Frábrigðaskýrsla

Vara í ólagi

Vara í lagi

Starfsmaður skilar frábrigðaskýrslu til verkstjóra. Verkstjóri metur úrbætur. Verkstjóri pantar nýja vöru eða fer fram á afslátt Verkstjóri skrái frábrigði á efnisyfirlit 3-S15-0804. Fylgja skal sama móttökuferli ef ný vara er pöntuð.

Verkefnastjóri velur vörunni geymslustað. Verkstjóri kemur gögnum til verkefnastjóra sem vistar gögnin eða afrit þeirra með öðrum gögnum um verkið. Verkefnastjóri merkir reikning með verknúmeri verksins og bókhaldsgögnum og sendir til gjaldkera.

Starfsmaður gengur frá vörunni samkvæmt fyrirmælum verkstjóra

Val á birgja 4-F16-0001

Framleiðsla 6-F20-0001

4-F17-0001 – Innkaupaferli

4-F17-0001

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Verkáætlun

Að allar upplýsingar, aðföng og tímasetningar séu skilgreindar og til staðar þegar á þarf að halda. Að birgjar og undirverktakar fullnægi kröfum. Gildir fyrir öll innkaup fyrirtækisins.

Verkefnastjóri

Tenging við: IST-30:2012 2.2.1 – 3.2+ - 4.3+

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Leiðbeining um innkaup 4-L17-0801

Eyðublað 4-S17-0801

Innkauparýni 4-L17-0802

Gátilisti 4-G17-0801

Tilboð frá birgjum Samningsrýni 4-L17-0803

Val á birgja 4-F17-0001

Innkaupaáætlun 4-S17-0806

Verðtilboð

Verkefnastjóri skal kynna innkaupareglur sérstaklega fyrir þeim starfsmönnum sínum sem mega gera innkaupasamninga af einhverju tagi.

Verkefnastjóri rýnir útboðsgögn og gerir innkaupsáætlun í samræm við verkáætlun. Meta skal sérstaklega áætlaðan afgreiðslutíma eða mögulega aðkomu undirverktaka.

Verkefnastjóri leitar tilboða hjá birgjum sem hafa staðist birgjamat fyrirtækisins.

Birgjamat 4-S17-0805

Verkefnastjóri og framkvæmdarstjóri rýna samninga og meta besta tilboðið.

Drög að samningi

4-S17-0802

Þjálfun starfsmanna 4-S17-1010

Verkefnastjóri velur hagstæðasta tilboðið og gerir drög að samningi.

Samningur rýndur og staðfestur Samningur

Framleiðsla 6-F20-0001

Móttaka vöru 4-F16-0001

Verkefnastjóri rýnir samninginn ítarlega með birgja áður en skrifað er undir. Samninga skal vista með öðrum gögnum um verkið.

5-F18-0001 – Ferli öryggiseftirlits

5-F18-0001 FERLI ÖRYGGISEFTIRLITS

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Eyðublað/gátlisti 5-G18-0120

Að tryggja öryggi og góðan aðbúnað starfsmanna og annarra sem tengjast starfsemi og verkefnum fyrirtækisins. Fullnægja lögum og reglum er varða starfsemina. Gildir um alla starfsemi fyrirtækisins.

Framkvæmdastjóri/verkefnastjóri

Tenging við: IST-30:2012 4.2.2 – 4.2.6

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

3-F11-0001

Leiðbeiningar um öryggismál 5-L18-0101

Leit að hættu 5-F18-0010

Niðurstaða hættugreiningar

Framkvæmdastjóri skal tryggja að allir stjórnendur þekki mjög vel vilja og áætlanir fyrirtækisins um öryggis- og heilbrigðismál. Stjórnendur skulu tryggja að upplýsa starfsmenn.

Framkvæmdastjóri stofnar og felur vinnuhóp að leita uppi hættur á afmörkuðu vinnuferli/vinnustað/verkefni.

Eyðublað t.d. frá vinnueftirlitinu

Áhættumat framkvæmt

Niðurstaða áhættumats

Framkvæmdastjóri felur vinnuhóp að gera áhættumat og tillögur að úrbótum á þeim stöðum sem metnir hafa verið hættulegir.

Viðeigandi eyðublað

Gera öryggis- og heilbrigðisáætlun

Öryggis- og heilbrigðisáætlun

Skýrsla

Eftirlitsferð

5-F18-0001

Úrbætur

Framleiðsla 6-F20-0001

Niðurstaða úrbóta

Framkvæmdastjóri felur vinnuhóp að útfæra öryggisog heilbrigðisáætlun út frá tillögum í hættumati. Hópurinn velur ábyrgðarmenn til að framkvæma áætlunina.

Framkvæmdarstjóri úthlutar einstaklingum hlutverki eftirlitsmanna (öryggistrúnaðarmaður og öryggisvörður). Eftirlitsmenn gera reglubundna úttekt á árangri öryggis- og eftirlitsáætlunar.

Verkstjóri lætur gera úrbætur á því sem er ábótavant samkvæmt skýrslu öryggiseftirlitsmanna. Verkstjóri kynnir skýrsluna og úrbætur fyrir framkvæmdarstjóra/verkefnisstjóra.

6-F19-0201 – Breytingaferli

6-F19-0201

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Að tryggja að óskir um breytingar verði framkvæmdar samkvæmt væntingum verkkaupa. Tryggja sanngjarna greiðslu fyrir framlag fyrirtækisins. Gildir um allar óskir verkkaupa um breytingar.

Verkefnastjóri

Ílag Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Framleiðsla 6-F20-0001

Gátlisti 3-G11-0101

Ósk um breytingu 6-L19-0201 Breyting skráð á skýrslu

Gátlistar til gæðastýringar Sjá kafla 6/21

Verkefnastjóri tekur á móti ósk um breytingu. Verkefnastjóri rýnir gögnin og flytur viðeigandi upplýsingar á gæðastýringaráætlun.

Eyðublað 6-S19-0201 Breytingaskýrsla

Verkefnastjóri skrifar skýrslu og skráir á efnisyfirlit. Verkkaupi skal, áður en breyting er framkvæmd, staðfesta ósk sína með undirskrift á skýrsluna eða með afhendingu nýrra hönnunargagna.

Eyðublað 6-S19-0202

Verkbeiðni 3-S11-1002

Staðfestar upplýsingar

Verkefnastjóri kallar eftir nýjum gögnum eða staðfestingu á skilningi sínum á breytingunni. Verkefnastjóri verðleggur og skráir í skýrslu. Verkefnastjóri lætur verkkaupa staðfesta breytinguna með undirskrift á breytingaskýrslu.

Breyting framkvæmd

Kallað eftir nýjum gögnum eða staðfestingu 6-F19-0201

Staðfesting um verklok Reikningsgerð Reikningur

Verkefnastjóri skráir breytinguna í verkbókhald og útbýr verkbeiðni. Verkstjóri setur sig inn í breytinguna, afhendir starfsmanni verkbeiðnina og tryggir skilning hans.

Starfsmaður skráir verklok og skilar verkstjóra verkbeiðninni sem kemur henni áfram til verkefnastjóra. Verkefnastjóri kemur verkbeiðninni og skýrslunni til gjaldkera sem útbýr reikning samdægurs. Afrit af skýrslunni skal fylgja reikningi.

Framleiðsla 6-F20-0001

6-F19-0204 – Aukaverkaferli

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Gátlisti 3-G11-0101

Að tryggja að óskir um aukaverk verði framkvæmdar samkvæmt væntingum verkkaupa. Tryggja sanngjarna greiðslu fyrir framlag fyrirtækisins. Gildir um allar óskir verkkaupa um breytingar.

Verkefnastjóri

Tenging við: IST-30:2012 3.4.2 – 3.6.5 – 3.6.6 - 5.2

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Framleiðsla 6-F20-0001

Ósk um aukaverk 6-L19-0201

Gátlistar til gæðastýringar Sjá kafla 6/21

Verkefnastjóri tekur á móti ósk um aukaverk eða stofnar til aukaverks vegna aðstæðna. Verkefnastjóri rýnir kröfurnar og flytur viðeigandi upplýsingar á gæðastýringaráætlun.

Eyðublað 6-S19-0204

Aukaverkið skráð í skýrslu

Aukaverkaskýrsla

Verkefnastjóri skrifar skýrslu og skráir á efnisyfirlit um aukaverk.

Eyðublað 6-S19-0202

Verkbeiðni 3-E11-1002

Staðfestar upplýsingar

Verkefnastjóri kallar eftir nýjum gögnum eða staðfestingu á skilningi sínum á aukaverkinu. Verkefnastjóri lætur verkkaupa staðfesta aukaverkið með undirskrift á aukaverkaskýrsluna.

Aukaverk framkvæmt

Kallað eftir nýjum gögnum eða staðfestingu 6-F19-0204

Staðfesting um verklok Reikningagerð Reikningur

Verkefnastjóri skráir breytinguna í verkbókhald og útbýr verkbeiðni. Verkstjóri setur sig inn í breytinguna, afhendir starfsmanni verkbeiðnina og tryggir skilning hans.

Starfsmaður skráir verklok og skilar verkstjóra verkbeiðninni sem kemur henni áfram til verkefnastjóri. Verkefnastjóri kemur verkbeiðninni og skýrslunni til gjaldkera sem útbýr reikning samdægurs. Afrit af skýrslunni skal fylgja reikningi.

Framleiðsla 6-F20-0001

6-F20-0001 – Stjórnunarferli framleiðslu

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Að tryggja áreiðanlegt upplýsingaflæði og rekjanleika. Gildir um öll verkefni fyrirtækisins.

Tenging við: IST-30 12.3

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Gátlisti 6-G20-0301 Undirbúningur 6-L20-0301

Móttaka gagna 3-F14-0001

Móttaka vöru 4-F16-0001

Frábrigði 3-F15-0803

Breyting 6-F19-0201

Aukaverk 6-F19-0204

Framleiðsla samkvæmt Verkáætlun 3-L13-0601

Innkaupaáætlun 4-F17-0001

Gæðastýringaráætlun 3-F15-0802 F15

Öryggis- og heilbrigðisáætlun 5-F18-0001

Eigin frammistaða 3-L13-0603

Skráning í dagbók 3-F13-0603

Dagbókarskýrsla 3-S13-0603

Vikuskýrsla 3-S13-0603

4-F17-0001

Staðfesting 6-S19-0202

Skýrsla 4-S16-0401

Skýrsla 3-S15-0803

Skýrsla 6-S19-0201

Skýrsla 6-S19-0204

Verkefnastjóri með aðstoð verkstjóra hefur undirbúning að verki og verkstað með stuðningi gátlista. Ný atriði skal uppfæra á gátlistanum í gæðakerfinu.

Verkefnastjóri skal stýra rýnifundum eftir móttöku gagna. Viðkomandi millistjórnandi ásamt hönnuðum skulu taka þátt í að rýna. Nýjar kröfur skal uppfæra í gæðastýringaráætlun.

Verkstjóri er ábyrgur fyrir móttöku og réttri meðhöndlun á vörum.

Verkefnastjóri skal skrá frábrigði og kvartanir. Ákvarðanir um úrlausn skal tekin með verkkaupa.

Verkefnastjóri skal taka á móti óskum um breytingar. Breytingar skulu rýndar með viðkomandi verkstjóra og hönnuði. Rýna skal kröfurnar samkvæmt verklagsreglu 3-F14-0001.

Verkefnisstjóri skal taka á móti óskum eða taka ákvarðanir um nauðsynleg aukaverk. Rýna skal kröfurnar samkvæmt verklagsreglu 3-F14-0001

Lokaúttekt 7-F23-0001

Verkefnastjóri 6-F20-0001

7-F23-0001 – Úttektarferli

7-F23-0001

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Ílag

Gátlisti 7-G23-0901

Að tryggja að gæðastýringaráætlun hafi gengið eftir og kröfur verkkaupa uppfylltar. Gildir bæði um áfanga- og lokaúttektir.

Verkefnastjóri

Tenging við IST-30:2012 4.3.10 – 4.4+

Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Framleiðsla 6-F20-0001

Eigið eftirlit 7-L23-0901

Niðurstöður eftirlits

Verkefnastjóri útbýr gátlista á fyrri reynslu. Verkstjóri fer í eftirlitsferð samkvæmt gátlista.

Verkbeiðni

Eyðublað 3-E11-1002

Verkefnastjóri útbýr verkbeiðnir á þá hluti sem þarf að laga.

7-S23-0901

7-S23-0902

Verkbeiðni 3-E11-1002

Óskað eftir loka/ áfanga úttekt verkkaupa 7-L24-1001

Útbúa verkbeiðni á lagfæringar, ef þarf

Uppgjör verks / verkþáttar

Verklok staðfest á verkbeiðni

Verkstjóri úthlutar hæfum starfsmönnum verkefni. Starfmenn skrá verklok á verkbeiðnina og koma henni til verkstjóra.

Niðurstaða úttektar

Verkefnastjóri sendir ósk um úttekt til verkkaupa.

Verkbeiðni

Verkefnastjóri fer yfir skýrslu og útbýr verkbeiðni á það sem þarf að laga. Verkstjóri úthlutar verkefnum á hæfa starfsmenn. Starfsmenn skrá verklok á verkbeiðni og koma henni til verkefnastjóra.

Framleiðsla 6-F20-0001

Verkbeiðni útbúin Gallar lagfærðir 7-F23-0001

Reikningur

Mannvirkjaskýrsla 6-L22-1201

Verkefnastjóri gerir verkið/verkþáttinn upp og sendur til reikningsgerðar.

Verkefnastjóri klárar mannvirkjaskýrslu (handbók hússins) ef um verklok er að ræða.

8-F28-0001 – Umbótaferli

8-F28-0001

Markmið og gildissvið:

Ábyrgðaraðili:

Lýsing:

Að auðvelda verkefnastjóra að undirbúa umbótaverkefni og leiðbeina þátttakendum varðandi aðferðafræðina. Tryggja skipulagða vinnu við skilgreiningu vandamála ásamt skipulagðri innleiðingu á umbótum.

Verkefnastjóri

Ílag Aðgerð Frálag Ábyrgð og aðgerðalýsing

Verkefni úthlutað Þátttakendur valdir

Stjórnandi úthlutar verkefninu á verkefnastjóra og kemur með tillögu um þátttakendur.

Undirbúningur þátttakenda

Verkefnastjóri fer yfir verkefnið, undirbýr þátttakendur og útskýrir aðferðafræðina sem verður notuð við úrvinnslu verkefnisins.

Eyðublað 8-E28-0022

Verkfærakista

Kafli 8-28

Eyðublað 8-E28-0018

Skilgreina verkefnið

Stefna og markmið verkefnisins

Ef væntingar um árangur af verkefninu hafa ekki verið skilgreindar af þeim sem úthlutaði því þarf verkefnastjóri að leiða þá vinnu með þátttakendum.

Notkun verkfæra í verkfærakistu

Greiningar og tillögur um úrlausn

Verkefnastjóri stýrir vinnu við skilgreiningu á verkefninu, úrvinnslu á gögnum og upplýsingum og tillögum að verkefnum til úrlausna.

8-F28-0001

Gera verkáætlun Verkáætlun Fylgja verkáætlun

Verkefnastjóri stýrir vinnu við gerð verkáætlunar út frá tillögum af verkefnum. Skilgreina skal ábyrgðaraðila og áætlaðan verktíma í öllum verkefnum.

Skýrsla um niðurstöðu

Verkefnastjóri setur verkefni á verkbeiðnir og sendir á ábyrgðarmenn.

Mat og kynning á árangri

Verkefnastjóri kynnir niðurstöðuna fyrir þeim sem úthlutaði verkefninu í upphafi.

Ferdinand Hansen

Verkefnabók

fyrir bókina Verkefna- og gæðastjórnun við mannvirkjagerð

Í dag getur þú lagt grunninn að góðum morgundegi

...... í stað þess að eyða tímanum í að redda gœrdeginum!

Þessi verkefnabók tekur mið af bókinni Verkefna- og gæðastjórnun og er ætluð til æfinga og þjálfunar .

Verkefnin eru sett upp í sömu röð og efnisyfirlit bókarinnar og með tilvísun í viðeigandi kafla .

Þar sem við á eru verkefnin byggð á hönnunargögnum og samningum um byggingu á tilteknu mannvirki sem ætti að verða til þess að mynda samfellu í verkefnunum frá stofnun fyrirtækis til afhendingar á fullbyggðu mannvirki Verkefni vegna stjórnunar má byggja á raunverulegum aðstæðum í rekstri fyrirtækis eða hönnun á nýju fyrirtæki á fagsviði viðkomandi lesanda

Verkefnabókinni fylgja hönnunargögn (https://ee3c5205-a114-4a8d-ad5f-f7ced4f0f0f6.usrfiles.com/archives/ ee3c52_a8c744700f8d4e3f8835cc4206a49ab8.zip) vegna mannvirkis sem var byggt á árinu 2019 og 2020 að Arnarhrauni í Hafnarfirði og sem skal styðjast við þegar í þau er vísað Höfundur vill þakka höfundum hönnunargagnanna fyrir að leyfa afnot af þeim í þessari verkefnabók Hönnunargögnunum skal komið fyrir á viðeigandi stað í verkmöppu sem hefur verið stofnuð í gæðastjórnunarkerfi verkefnisins og verður til í samræmi við verkefnin hér að neðan

Sem dæmi er eftirfarandi lýsing úr gildandi námskrá Meistaraskólans frá 2017 sem sýnir að verkefnin hér að neðan eru öll í anda þess sem námskráin leggur til.

Eftir því sem mögulegt er skal skipuleggja kennsluna þannig að unnið sé með raunveruleg verkefni sem tengjast og mynda sem mest eina heild.

Skapa þarf sterka tengingu milli fræðilegs hluta námsins og raunveruleika.

Í gegnum allt námið skal nemandinn skjalfesta þekkingu sína í eigin gæðahandbók og verkefni í verkbókhald (skráarvistunarkerfi).

Að námstíma loknum eiga nemendur að hafa mótað gæðakerfi þar sem búið er að skilgreina alla þætti rekstursins, móta stefnu, gera skipurit og starfslýsingar og útbúa helstu stjórnunarlega verkferla, verklagsreglur og leiðbeiningar.

Einnig móta framleiðsluferla og skipulag gæðaeftirlits (process control), og útbúa öryggis- og heilbrigðisáætlanir.

Að námi loknu skal gæðahandbók gefa heildarmynd af vel hönnuðu fyrirtæki og verkefni vetrarins vera aðgengileg sem skrár í verkbókhaldi.

Ef þessi gögn verða notuð til kennslu í tilteknum áföngum þarf að velja þau verkefni sem hæfa námsviðmiðum hverju sinni .

Við úrlausn verkefnanna er æskilegt að viðkomandi hafi yfir að ráða eigin gagnasvæði á Vefnum og hafi gott vald á helstu forritum við gerð og úrvinnslu gagna Á það má benda að þeir sem hafa eigin aðgang að Office 365 for business ættu að hafa öll þau tæki og tól sem þarf til að vinna verkefnin með faglegum hætti þannig að þau geti nýst við rekstur og stjórnun til framtíðar

Kafli 1 Heiti verkefnis Verkefnalýsing

Verkefni 1 1 Gæðahandbók

Útbúa kafla- og númerakerfi fyrir gæðahandbók og leggja drög að rafrænni gæðahandbók

Útbúa sniðmát fyrir verklagsreglu Gera skal ráð fyrir teikningahaus með „logo“ fyrirtækis, skjalanúmeri, útgáfunúmeri, útgáfudegi, sjálfvirku blaðsíðunúmeri og samþykki ábyrgðaraðila Gefa skjalinu viðeigandi skjalanúmer og setja það inn á viðeigandi stað í gæðahandbókinni

Verkefni 1 2 Gæðahugtök Útskýra skriflega hugtökin gæði og gæðatrygging og hvaða kröfur felast í hugtökunum samkvæmt hugamyndafræði gæðastjórnunar

Verkefni 1 3 Gæðastjórnunarkerfi Skrifa lýsingu á ímynduðu eða raunverulegu gæðastjórnunarkerfi og koma skjalinu fyrir á viðeigandi stað í gæðahandbókinni Lýsingin skal henta til kynningar á gæðastjórnunarkerfinu fyrir verkkaupa í útboðum

Verkefni 1 4 Gæðastjórnunarkerfi Leggja grunn að rafrænu gæðastjórnunarkerfi sem inniheldur að lágmarki alla þætti í kröfum byggingarreglugerðar um gæðastjórnunarkerfi iðnmeistara og byggingarstjóra

Verkefni 1 5 Áhættugrunduð hugsun Útskýra skriflega hugtakið áhættugrunduð hugsun Taka tvö dæmi þar sem þessi hugsun er þegar ríkjandi við mannvirkjagerð og eitt dæmi úr ykkar persónulega lífi

Kafli 2 Heiti verkefnis Verkefnalýsing

Verkefni 2 1 Gæðastefna Skrifa ímyndaða gæðastefnu til næstu 5 ára eða fyrir fyrirtæki sem unnið er með Skilgreina hlutverk fyrirtækisins og taka afstöðu til keppinauta og markaðarins, viðskiptavina, starfsmanna, umbóta í gæðamálum og laga og reglna Setja markmið (eitt eða fleiri) til eins árs um sérhvern lið stefnunnar Skilgreina þau verkefni sem þarf að vinna til að ná markmiðum Setja skjalið inn á viðeigandi stað í gæðahandbókinni

Verkefni 2 2 Skipurit og starfslýsingar Teikna skipurit ímyndaðs fyrirtækis eða þess fyrirtækisins sem unnið er með og skrifa starfslýsingu framkvæmdastjóra, verkefnastjóra og verkstjóra Gefa skjölunum viðeigandi númer og koma þeim fyrir á viðeigandi stað í gæðahandbókinni

Verkefni 2 3 Skipulag Teikna upp vinnusvæði sem hentar verkefninu og er hluti af hönnunargögnum þar sem gert er ráð fyrir allri aðstöðu og mögulegri aðkomu þeirra aðfanga sem verkefnið krefst Setja skjalið sem sniðmát inn á viðeigandi stað í gæðahandbókinni og annað eintak í verkmöppu verkefnisins

Verkefni 2 4 Verðútreikningar Útbúa rekstrarlíkan þar sem komist er að niðurstöðu um nauðsynlega álagningu hjá starfsmönnum fyrirtækisins fyrir unna klukkustund til að standa undir kostnaði vegna rekstrar á ímynduðu eða raunverulegu fyrirtæki með ásættanlegum hagnaði Vista skjalið á viðeigandi stað í gæðastjórnunarkerfinu Öll verð og kostnað sem stuðst er við í útreikningunum skal áætla eftir bestu getu

Verkefni 2 5 Verkbókhald Útskýra skriflega hvað gott verkbókhald þarf að innihalda og hvaða upplýsingar það á að veita og rökstyðja hvers vegna

Kafli 3 Heiti verkefnis Verkefnalýsing

Verkefni 3 1 Undirbúningur verka Útbúa gátlista til undirbúnings verka fyrir byggingarstjóra, verkefnastjóra, verkstjóra og iðnmeistara

Setja sniðmát af listunum með skjalanúmeri á viðeigandi stað í gæðahandbók og afrit á viðeigandi stað í verkmöppu verkefnisins

Verkefni 3 2 Rýni verksamnings Rýna viðeigandi hluta hönnunargagna sem fylgir verkefnabókinni út frá eigin fagsviði og útfæra mikilvæg atriði á gátlista til vöktunar og eftirfylgni Skrá gátlistann inn á gæðastýringaráætlun og vista á viðeigandi stað í verkmöppu

Verkefni 3 3 Meðhöndlun hönnunargagna

Verkefni 3 4 Gæðatrygging

Skrifa verklagsreglu um meðhöndlun hönnunargagna Númera með skjalanúmeri og setja skjalið inn á viðeigandi stað í gæðahandbókinni

Skrifa leiðbeiningar um hvaða verklagsreglur og önnur gögn er æskilegt að leggja fram sem gæðatryggingu fyrir verkið handa verkkaupa sem skapar trúverðugleika fyrirtækisins sem aðalverktaka og trúverðugar væntingar um góða stjórnun verksins Setja skjalið sem sniðmát inn á viðeigandi stað í gæðahandbókinni og afrit í verkmöppu

Verkefni 3 5 Verkáætlun Gera vel sundurliðaða verkáætlun út frá meðfylgjandi samningi og hönnunargögnum og koma henni fyrir á viðeigandi stað í verkefnamöppu

Verkefni 3 6 CE merkingar Skrifa lýsingu á því hvað CE-merking á byggingarvörum stendur fyrir, hvar er hægt að finna viðeigandi staðla, hvaða gögn þurfa að fylgja CE-merktum vörum og hvernig gögnin eru notuð til að tryggja tilgang CE-merkinga samkvæmt byggingarreglugerð

Verkefni 3 7 Móttaka á vörum Skrifa verklagsreglu um móttöku á vörum ásamt lýsingu á því hvernig skuli bregðast við frábrigðavöru og meta skjöl vegna CE-merkinga Númera og setja skjalið inn á viðeigandi stað í gæðahandbókinni

Kafli 3 Heiti verkefnis Verkefnalýsing

Verkefni 3 8 Rýni og vöktun

Verkefni 3 9 Eftirlits- og gæðastýringaráætlun

Verkefni 3 10 Öryggismál

Skrifa verklagsreglu um verkþáttarýni og vöktun byggingarstjóra Setja skjalið inn á viðeigandi stað í gæðahandbókinni

Setja upp eftirlits- og gæðastýringaráætlun fyrir verkefnið og koma fyrir sem sniðmáti í gæðahandbók Vista afrit í verkmöppu verkefnisins og skrá jafnóðum inn á skjalið þau atriði sem ákveðið er að vakta með því að rýna verkefnið

Gera öryggis- og heilbrigðisáætlun fyrir verkstaðinn og áhættumat út frá þeim verkþáttum sem koma fyrir á verktímanum Setja bæði skjölin sem sniðmát á viðeigandi stað í gæðahandbókinni og annað eintak á viðeigandi stað í verkefnamöppu

Verkefni 3 11 Skýrslur Útbúa sniðmát af steypuskýrslu vegna plötusteypu fyrir verkefnið sem tekur mið af kröfum um steypu og járnalögn í hönnunargögnum

Verkefni 3 12 Skjalavistun Skrifa verklagsreglu um skjala- og skráarvistun og skilgreina skipulag fyrir verkmöppur Setja verklagsregluna á viðeigandi stað í gæðahandbók

Verkefni 3 13 Viðbætur við samning Skrifa skýringar á hugtökunum aukaverk, viðbótarverk og breytingar samkvæmt IST 30

Verkefni 3 14 Skráning frammistöðu Útbúa og skrá vikuskýrslu út frá fimm meðfylgjandi dagskýrslum sem fylgja verkefninu Skrá hvernig ætlunin er að bregðast við athugasemdum Setja sniðmát af skýrslunni á viðeigandi stað í gæðahandbókinni Vista vikuskýrsluna á viðeigandi stað í verkmöppu verksins

Verkefni 3 15 Framvinda Útbúa framvinduskýrslu Skrá framvindu aðalverktaka samkvæmt fjórum fyrstu verkþáttunum í verkáætluninni sem á að liggja fyrir samkvæmt verkefninu að framan Setja sniðmát af framvinduskýrslu á viðeigandi stað í gæðahandbók og afrit í verkefnamöppu Nota sem líklegastar kostnaðartölur til ágiskana um verð í skýrslunni

Kafli 4 Heiti verkefnis Verkefnalýsing

Verkefni 4 1 Kostnaður vegna mistaka Gera útreikninga um áætlaðan kostnað ef þétting glugga hefur mistekist og taka þarf upp þéttingar á öllum gluggum í alrými 0201 og 1/3 hluti af gólfefni hefur orðið ónýtur vegna leka Áætla sem raunhæfust verð á vinnu og öðrum kostnaði (Sjá einnig verkefni 5 3)

Verkefni 4 2 Vottun Meta og rökstyðja hvort og þá hvaða gluggar samkvæmt meðfylgjandi fylgigögnum standist íslenska byggingarreglugerð Sjá meðfylgjandi samræmis- og eiginleikalýsingar

Verkefni 4 3 Umhverfisvottanir Telja upp helstu þætti sem verktaki þarf að skrá og afla vottorða um til að fullnægja kröfum í Breeam

Kafli 5 Heiti verkefnis Verkefnalýsing

Verkefni 5 1 Innri úttekt

Verkefni 5 2 Innri úttekt

Setja upp eftirlitsáætlun fyrir helstu verkferla verkefnastjóra

Setja upp eftirlitsáætlun fyrir helstu verkferla byggingarstjóra

Verkefni 5 3 Frábrigði Útbúa frábrigðaskýrslu og skrá frábrigði um leka með ísetningu glugga í alrými 0201 . Láta koma fram hvernig málið verður leyst og hvað frábrigðið kostar fyrirtækið . Vista skýrsluna á viðeigandi stað í verkmöppu (Sjá einnig verkefni 4 1)

Verkefni 5 4 Umbætur á verkferli Það koma ítrekað upp steypuskemmdir í formi steypuhreiðra á veggjasteypum Nota verkfæri svo sem fiskabein, tengslarit eða önnur verkfæri til að finna rót vandans og benda á lausn til umbóta Vista gögn á viðeigandi stað í gæðastjórnunarkerfinu

Verkefni 5 5 Nýting tækja Velja raunverulegan verkstað með tveim byggingarkrönum eða fl og mæla virkan tíma á þeim krönum sem eru á staðnum og flokka niður á aðgerðir Koma með tillögu um bætta nýtingu Vista gögn í gæðastýringarkerfi

Verkefni 5 6 Nýting mannskaps Velja lítinn verktaka eða undirverktaka og mæla virkni þeirra starfsmanna sem koma að verkinu Meta í % nýtingu á þeim tíma sem starfsmenn hafa viðveru á verkstað

Kafli 6 Heiti verkefnis

Verkefnalýsing

Verkefni 6 1 Yfirferli Teikna yfirferli verkefnastjórnunar við mannvirkjagerð Tengja link inn í viðeigandi ferla, verklagsreglur og eyðublöð í gæðahandbók

Verkefni 6 2 Undirferli Teikna tvö undirferli sem tengjast yfirferlinu og tengja með linkum frá yfirferlinu Tengja link inn í viðeigandi ferla, verklagsreglur og eyðublöð sem þegar eru til staðar

Lokaorð

Það er von mín að þessi bók og verkefnin sem henni fylgja hafi komið að gagni og vakið trú á mikilvægi faglegrar stjórnunar og aukið tiltrú þína um að arðbærasta verðmætasköpunin felst í faglegum undirbúningi og fyrirhyggju

Ég vonast jafnframt til að sem flestir tileinki sé áhættugrundaða hugsun til að draga úr áhættu og afleiðingum hvort heldur er við leik eða störf því oft er betra heima setið en af stað farið

Fagleg stjórnun skapar afslappað andrúmsloft og gefur stjórnendum nægan tíma til að horfa fram á veginn til undirbúnings frekari afreka í stað þess að eyða tímanum í að slökkva eldana sem óreiðan kveikti í gær

Ef þeim tilgangi er náð sem ætlast var til þegar ráðist var í skrifin á þessari bók vil ég óska þér til hamingju með tiltrú þína á gæðastjórnun með vissu um farsæla framtíð þína sem stjórnanda .

Ferdinand Hansen