PRESENTACIONES POR ORDENADOR
IES ASTURES (LUGONES)
OBJETIVOS: En este curso de presentaciones por ordenador, nos va a enseñar a utilizar el programa Microsoft PowerPoint 2007 como herramienta para realizar presentaciones. Veremos las herramientas básicas y sus aplicaciones para crear las presentaciones. Con la ayuda de los ejercicios podrás, realizar tus propias presentaciones de un determinado tema o producto y álbumes de fotos. UNIDAD 1: PRIMEROS PASOS CON LAS PRESENTACIONES ¿Presentaciones por ordenador? Inicio del programa Entorno del Microsoft PowerPoint 2007 Crear una presentación: plantilla y desde cero Guardar una presentación Abrir una presentación Deshacer y rehacer Configuración de página UNIDAD 2: TRABAJAR CON DIAPOSITIVAS Vistas Insertar nueva diapositiva Borrar diapositiva Ordenar diapositivas: vista normal, clasificadora. UNIDAD 3: TRABAJAR CON OBJETOS Seleccionar, desplazar y borrar objetos Trabajar con textos: añadir textos, añadir textos independientes, el tipo de letra, tamaño y efectos. Formato párrafo: alineación y listas Trabajar con tablas: crear una tabla Trabajar con dibujos Trabajar con imágenes Texto de diseño UNIDAD 4: PATRONES E IMPRESIÓN Patrón de diapositivas y títulos Modificar patrones Impresión UNIDAD 5: ANIMACIÓN DE DIAPOSITIVAS Personalizar animación Transición de diapositivas Ver presentación UNIDAD 6: ANIMACIÓN DE DIAPOSITIVAS CREAR ORGANIGRAMA TEXTO EN EL ORGANIGRAMA NUEVOS NIVELES EN EL ORGANIGRAMA
UNIDAD 1: PRIMEROS PASOS CON LAS PRESENTACIONES ¿Presentaciones por ordenador? Hace ya mucho tiempo que se utilizar las típicas transparencias, retroproyectores y punteros para las presentaciones. Tanto tiempo que ya nos aparecen más aburridas que nunca. Esos acetatos en blanco y negro, con mucho texto y pocos gráficos, generalmente compuestos por partes o recortes de textos, fueron una revolución en su tiempo. Y nadie duda de su enorme utilidad, pero cuando lo que interesa es convencer y no aburrir se necesitan todos lo recursos artísticos posibles. Por eso, uno de los programas más utilizados en la creación de diapositivas es PowerPoint, dada su simplicidad de manejo y recursos de los que posee. Inicio del programa Para iniciar PowerPoint pincha en el icono Microsoft PowerPoint 2007 que se encuentra en Inicio>Todos los programas Microsoft Office>Microsoft PowerPoint 2007, y una diapositiva nueva aparecerá en pantalla. Entorno del Microsoft PowerPoint 2007 Cuando se abre el PowerPoint 2007, te va a aparecer la pantalla del programa con una interfaz distinta de las anteriores versiones o en otros programas. Debido a esto voy a indicar, el nombre de cada elemento que forma parte de este entorno, para que te resulta más sencillo llevar a cabo cada este curso.
Pestaña Iniciador Grupo
Barra Título Botón Office
Barra de Acceso Rápido
Área de miniaturas y esquema
Zoom
Vistas
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Crear una presentación: mediante asistente, plantilla y desde cero Existen formas diferentes de crear una presentación: a partir de una plantilla o desde cero. Vamos a explicar cada una de las formas:
Mediante plantilla Para crear una presentación a partir de una de las plantillas incorporadas en PowerPoint, haga lo siguiente: 1. Pincha en el Botón de Office y Nuevo. Aparecerá una ventana llamada Nueva Presentación, dividida en tres partes. La parte Izquierda, donde aparecen el listado de todos los grupos y subgrupos de plantillas, la parte central, donde se almacenan las plantillas que hemos utilizado y la parte derecha, es una vista en miniaturas de las plantillas que ofrece PowerPoint para el diseño de las diapositivas. 2. Haz clic, por ejemplo en el grupo plantillas instaladas, selecciona la que más te gusta de la parte central y pulsar botón Cerrar. Desde cero Para crear una presentación desde cero: 1. Pincha en el Botón de Office y Nuevo. Aparecerá una ventana llamada Nueva Presentación 2. Haz clic, En blanco y recientes, de la parte izquierda y selecciona Presentación en blanco de la parte central y pulsar botón Cerrar. Guardar una presentación Lo primero que debe hacer cuando cree una presentación es guardarla en el disco. Para guardar una presentación: 1. Selecciona el Botón de Office y después la opción Guardar como, Presentación de PowerPoint. Aparecerá un cuadro de diálogo. 2. Selecciona la carpeta donde se guardará la presentación. PowerPoint almacena todas las diapositivas por defecto, en una carpeta llamada Mis documentos. 3. Teclee el nombre que quiera dar a la diapositiva en el recuadro Nombre de archivo y el formato o extensión en Guardar como tipo. Por omisión, PowerPoint dará un nombre al archivo que coincidirá con el texto de la primera diapositiva. 4. Haga clic en el botón Guardar. Se guardará en el disco con ese nombre, en la carpeta seleccionada. Abrir una presentación Selecciona el Botón de Office, observa del panel que se despliega la parte de la derecha, pues aquí se acumulan los últimos archivos con los que hemos estado trabajando, si no aparece dentro del listado pincha en Abrir, se mostrará un cuadro de diálogo en el que tendrás que buscar el archivo que quieres seguir editando. Haz clic sobre él y pulsa el botón abrir. Ya puedes seguir editando la diapositiva guardada. Deshacer y rehacer En PowerPoint es posible deshacer las últimas operaciones realizadas de forma automática. Imagina que por error has borrado un cuadro de texto. Antes de realizar cualquier cambio, puedes deshacer el error. Para ello, PowerPoint cuenta con la función deshacer, ubicada en la barra de acceso rápido o (Ctrl + z). El nombre de la opción variará dependiendo de la última acción realizada. Si borro un cuadro de texto por error, la opción será Deshacer Borrar. También es posible que nos arrepintamos y queramos volver al estado anterior antes de deshacer la última acción, usa la opción Rehacer de la barra de acceso rápido. Configuración de página Mediante la opción Configurar página, de la pestaña Diseño, podrás definir algunas propiedades que afectarán al aspecto de las diapositivas como el ancho y alto de la diapositiva. La opción Tamaño de diapositivas para:, permitirá cambiar el tipo de tamaño de la diapositiva que se utiliza, y la opción Orientación la posición horizontal y vertical de la diapositiva de la presentación. 5
UNIDAD 2: TRABAJAR CON DIAPOSITIVAS Vistas PowerPoint tiene diferentes posibilidades para mostrar el contenido de la presentación, tanto de la diapositiva, como de las notas del orador y el esquema que siguen. Cada uno de los modos de visualización realiza una tarea diferente y se encuentran en la pestaña Vista, grupo Vistas de presentación. Vista normal Es la vista habitual del trabajo de PowerPoint. En ella se puede ver el esquema de la presentación a la izquierda, a la derecha la diapositiva con la que se está trabajando y en la parte inferior las notas del orador para la diapositiva actual. En este modo se podrán acceder a todos los elementos que componen la presentación. Si hace clic en la ficha diapositivas de la izquierda y pincha en una de ellas podrá ajustar detalles de la diapositiva en cuestión. Vista clasificador de diapositivas La vista clasificador de diapositivas hace que se muestren en pantalla miniaturas de las diapositivas clasificadas por orden de aparición. Es un modo muy útil para añadir, eliminar y reordenar o recolocar diapositivas. Zoom En cada uno de los modos de vista anteriores se pueden seleccionar un factor de zoom, para hacer o alejar la visión tanto del esquema, como de la diapositiva, las notas y del clasificador de diapositivas, todo ello, desde el la opción Zoom de la ficha Vista. Insertar nueva diapositiva Para insertar una diapositiva nueva haga lo siguiente: 1. Selecciona la opción Nueva diapositiva de la ficha Inicio, grupo Diapositivas. 2. Haz clic sobre el diseño de la diapositiva que quieres crear y aparecerá en pantalla. Borrar diapositiva Para borrar una diapositiva haga lo siguiente: 1. Seleccione la diapositiva que quiera borrar. 2. Pestaña Inicio, grupo Diapositivas y pincha en la opción Eliminar diapositiva. 3. La diapositiva desaparecerá sin preguntar confirmación. Ordenar diapositivas: vista normal, clasificador Para ordenar diapositivas puede utilizar la vista normal o la de clasificador de diapositivas. Vista normal 1. Selecciona el modo de vista normal. 2. Haz clic a la izquierda en el área esquema sobre el número de la diapositiva y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón. 3. Mueve la diapositiva a la posición donde quieres que se coloque la diapositiva y suelta el botón del ratón. 4. La diapositiva habrá cambiado de ubicación.
Vista clasificador de diapositivas 1. Selecciona el modo de clasificador de diapositivas. 2. Haz clic sobre el número de la diapositiva que quieres mover y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón. 3. Mueve la diapositiva a la posición donde quieres que se coloque la diapositiva y suelta el botón del ratón. 4. La diapositiva habrá cambiado de ubicación. 6
UNIDAD 3: TRABAJAR CON OBJETOS Una diapositiva de PowerPoint puede incluir diversos elementos, como por ejemplo textos, imágenes, gráficos, sonidos, vídeos, etc.
Seleccionar, desplazar y borrar objetos Los objetos que contiene una diapositiva se pueden variar a nuestro gusto, sin tener que ajustarse a la situación preestablecida por en la diapositiva. Vamos a ver como podemos realizar esas operaciones elementales. Seleccionar Para seleccionar un objeto basta con hacer clic con el ratón sobre él. Dependiendo del objeto que selecciones aparecerá de una forma u otra, pero por lo general aparecerá enmarcado. Para seleccionar varios objetos a la vez haga clic sobre cada uno de ellos con el ratón pero manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas. Desplazar Para desplazar uno o varios objetos: 1. Selecciona con el ratón los elementos a mover. 2. Coloca el ratón sobre el marco de la selección que habrá aparecido al seleccionarlos. 3. Haz clic y mantenga el botón izquierdo del ratón pulsado. 4. Mueves el ratón y cuando alcance el lugar deseado suelta el botón. Borrar objetos Para borrar uno o más objetos: 1. Seleccione con el ratón el objeto que desea borrar. 2. Pulse la tecla Supr. del teclado. Trabajar con textos Para introducir un texto en una diapositiva, la mejor opción, es utilizar los diseños de diapositivas preestablecidos en el programa que aparecen dentro de la pestaña de Inicio, grupo Diapositivas opción Diseño. Añadir texto Para añadir texto a los recuadros de texto de los diseños haga lo siguiente: 1. Haz clic sobre el recuadro de texto (tienen la indicación Haga clic aquí para agregar texto). Desaparecerá este texto y aparecerá el punto de inserción listo para escribir. 2. Escribes el texto. 3. Cuando termines haga clic fuera del cuadro de texto y se cerrará. Añadir textos independientes Es posible que tengas que añadir a la diapositiva textos independientes, que no se ajustan al formato de los diseños predeterminados. Para ello utiliza Cuadro de texto de la pestaña Insertar, grupo Texto El tipo de letra, tamaño y efectos Para cambiar el tipo de letra, tamaño y efectos de los textos que añadas a las diapositivas, utiliza el grupo Fuente de la pestaña Inicio. Solamente te hará falta seleccionar el texto y aplicar el efecto que quieras cambiar.
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Formato párrafo EL formato que se puede aplicar a los párrafos de un cuadro de texto de PowerPoint afecta a las características de alineación del texto y listas. La alineación La alineación de un párrafo es la colocación de las líneas del texto respecto a los márgenes del cuadro de texto. En pestaña Inicio, grupo Párrafo encontrarás la distintas Alineaciones formada por cuatro tipos de alineaciones: alinear a la izquierda, centrar, alinear a la derecha y justificar. Listas PowerPoint incorpora una herramienta que automáticamente da formato a los diferentes párrafos de una enumeración utilizando las lista numeradas y con viñetas. Para dar formato de listas numeradas o de viñetas haga lo siguiente: 1. Selecciona los párrafos a los que desee aplicar el formato. 2. Elije la opción Numeración o Viñetas de grupo párrafo en la ficha Inicio. 3. Selecciona el tipo de lista que quieres y acepta. Trabajar con tablas Las tablas se utilizan para organizar información en filas y columnas, formando celdas. Cada celda puede contener formato diferente al de las otras. Crear una tabla Para insertar una tabla en la diapositiva: 1. Selecciona la opción Tabla de la ficha Insertar. 2. Aparecerá el panel de tabla en el que podrás especificar el número de filas y columnas que tendrá la tabla y aparecerá la tabla en la diapositiva. Una pestaña de herramientas de tabla aparecerá, a la vez que la tabla desde la cual podrá cambiar el aspecto de la tabla como el color, tipo de líneas, añadir o eliminar nuevas filas o columnas, determinar el ancho y alto de las mismas, e incluso la orientación del texto dentro de las celdas. Trabajar con dibujos Los objetos de dibujo en PowerPoint son objetos simples como, por ejemplo, líneas, cuadrados, círculos, elipses, flechas y trazos. Para acceder a todos ellos lo podrás hacer desde la opción Formas en ficha Insertar, grupo Ilustraciones. Para trabajar con cualquiera de ellos bastará con hacer un clic sobre el elemento a dibujar, por ejemplo una línea, y a continuación pinchar en la diapositiva con un clic y arrastrar hasta dar el tamaño adecuado al dibujo. Para acceder a las propiedades de los elementos de dibujo insertados bastará con hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre el objeto y utilizar la opción Formato de autoforma…, en ella te encontrarás las opciones de modificación de los objetos.
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Trabajar con imágenes En las presentaciones es muy habitual insertar fotografías o logotipos. En estos casos lo que debes hacer es insertar una imagen en PowerPoint. Las imágenes se guardan en el ordenador en archivos. Un gráfico contiene una imagen creada con una aplicación de dibujo, por ejemplo Photoshop, Paintbrush, un programa de obtención de imágenes mediante un escáner o el programa de descarga de imágenes de la cámara digital. Para insertar una imagen gráfica en la presentación haga lo siguiente: 1. Vas a la diapositiva donde quieres insertar la imagen. 2. Seleccione la opción Imagen, del grupo de Ilustraciones en la ficha Insertar. 3. En el cuadro de diálogo, seleccionas el nombre del archivo gráfico que quieres insertar. 4. Haz clic en el botón Insertar y la imagen se insertará en la presentación. También es posible incorporar imágenes prediseñadas de la galería de Office. Para insertarlas haz lo siguiente: 1. Vas a la diapositiva donde quieres insertar la imagen prediseñada. 2. Selecciona la opción Imágenes prediseñadas del grupo Ilustraciones, ficha Inicio. 3. En el cuadro de diálogo, escribes en el campo buscar el nombre de la imagen que quieres insertar y si existe lo mostrará la ventana. 4. Haz clic sobre el botón a la derecha de la imagen que deseas insertar. Aparecerá un menú lateral. En él selecciona Insertar para colocar la imagen en el documento. Texto de diseño Para introducir un rótulo selecciona la ficha Insertar, grupo Texto y W ordArt. Aparecerá en pantalla el despegable de la Galería de W ordArt, que te permitirá realizar rótulos con tipos de letra y estilos variados. Se puede modificar el tipo de letra, tamaño, estilo, color y alineación, así como dar efectos especiales como sombreado o que los caracteres se dispongan de forman especial, como por ejemplo en forma de círculo, vertical, semicírculo, etc.
UNIDAD 4 PATRONES E IMPRESIÓN Patrón de diapositivas y títulos Hasta ahora para crear la presentación, se utilizaban las plantillas de diseño propuestas, pero PowerPoint permite personalizar el patrón de la diapositiva, para que se pueda realizar un diseño a gusto. El patrón de diapositivas y títulos marca las pautas de formato del contenido para las diapositivas de la presentación. Para ver el patrón selecciona la pestaña Vista, grupo Vistas de presentación y Patrón de diapositivas. Introduce lo que quieres que aparezca en su presentación como textos fijos o imágenes, y aparecerá en todas las diapositivas nuevas que vayas insertando. Modificar patrones Para modificar cualquier patrón creado simplemente vas a la ficha Vista y grupo de Vistas de presentación selecciona Patrón de diapositivas. Verás el resto de patrones que podrás editar.
Impresión Para imprimir las diapositivas en acetatos (transparencias) o directamente en folios blancos, haz lo siguiente: 1. En el Botón de Office seleccione la opción Imprimir y del panel de la derecha Imprimir. 2. Seleccione la impresora a utilizar para la impresión. 3. En el área Intervalo de impresión selecciona si quieres imprimir Todas las diapositivas, la actual o las que se indiquen en el recuadro Diapositivas. 4. En la lista desplegable Imprimir selecciona Diapositivas. 5. Haz clic en aceptar.
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UNIDAD 5: ANIMACIÓN DE DIAPOSITIVAS Una forma de realizar una presentación de manera dinámica y atrayente es mediante la aplicación de efectos especiales. Se podrá hacer que las diapositivas aparezcan de forma especial e incluso que los elementos de las diapositivas, imágenes o texto, aparezcan en diferente tiempo. Personalizar animación Con la opción Personalizar animación de la ficha Animación, grupo Animaciones, se podrá aplicar una animación especial a cada uno de los elementos de los que esta formada la diapositiva. Para hacerlo haz clic en el elemento que quieres animar y utiliza la opción Agregar efecto del panel que aparece en el lado derecho del la pantalla. Todos los efectos se podrán visualizar en el acto y modificarlos con sus diferentes características. Transición de diapositivas Cuando se presenta una diapositiva en pantalla puede hacerlo con múltiples efectos. A estos efectos se les denomina “de transición”. Para aplicarlos: 1. Selecciona la opción Transición de diapositivas de la ficha Animaciones, grupo Transiciones a esta Diapositiva. 2. Selecciona la diapositiva a la que quieres añadir un efecto de transición. 3. En el grupo de transición de diapositiva, selecciona uno de los efectos de transición. Así como la Velocidad del efecto. 4. Puedes especificar que se reproduzca un sonido cuando cargue la diapositiva. 5. En el área Diapositiva avanzada, indica si quieres que la diapositiva siguiente se cargue automáticamente o al hacer clic con el botón del ratón o que se haga automáticamente cada cierto tiempo. 6. Si quieres que estas características se apliquen a todas las diapositivas haz clic en el botón Aplicar a todas las diapositivas. Ver presentación Llega el momento de la presentación del trabajo. Para ello, basta con pulsar la tecla F5 o hacer clic en la pestaña Presentación con diapositivas y seleccionar dentro del grupo Iniciar presentación con diapositivas, si queremos que sea desde el principio o desde una determinada posición.
UNIDAD 6: ANIMACIÓN DE DIAPOSITIVAS CREAR ORGANIGRAMA Para crear un organigrama desde la pestaña Insertar, grupo Ilustraciones, pinchamos en SmartArt. Se abrirá una ventana en la que nos mostrará los tipos de diagramas que tiene el PowerPoint. Seleccionaremos el grupo Jerarquía y Organigrama
En tu caso selecciona el tipo de diagrama que necesites y pulsa Aceptar. Una vez insertado el organigrama aparecerán nuevas pestañas de organigrama Diseño y Formato, con estas nuevas pestañas, realizaremos las operaciones para nuestro organigrama. Si necesitamos Agregar forma para insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama, tendremos que colocarnos en la pestaña Diseño y pinchar en la opción Agregar forma. Con el grupo Diseño podrás modificar los aspectos de los niveles y ramas del organigrama. Esta opción varia dependiendo del tipo de diagrama. Utiliza el desplegable Diseños para cambiar el organigrama y seleccionar uno de la misma familia, en este caso muestra todos los organigramas pertenecientes a la categoría Jerarquía. Dentro de Estilos, tendrás diferentes estilos para aplicar al diagrama, con solo colocando el puntero por cada estilo, podremos ver una previsualización en el organigrama de la diapositiva. TEXTO EN EL ORGANIGRAMA El texto en los cuadros del organigrama, se añade al hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del organigrama, en el que quieras insertar texto. El formato del texto en cada elemento del diagrama, se puede modificar. NUEVOS NIVELES EN EL ORGANIGRAMA Podemos añadir niveles nuevos en el organigrama, sólo tenemos que situarnos en el cuadro del nivel a partir e insertar el nuevo nivel. Colocándonos en la pestaña Diseño desplegamos el menú Agregar Forma y selecciona la opción a Agregar. (Por ejemplo Agregar por debajo)
Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel, hay que colocarse en un cuadro del nivel donde vas a insertar el nuevo cuadro y después en la pestaña Diseño, despliega Insertar Forma y selecciona la opción Agregar forma delante o Agregar forma detrás.
DISEÑO DE LOS ELEMENTOS DE UN DIAGRAMA Podremos modificar a posición de las ramas del organigrama, por ejemplo que todos los cuadros de un determinado nivel se sitúen a la derecha. Para esto dentro de la pestaña Diseño y en el grupo Crear Gráficos, pincharemos en el despegable de diseño y seleccionaremos Dependientes a la derecha. Quedándonos el Organigrama con este aspecto.
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