UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
IFALIA ARGUELLO RIOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I 2012
Tarea 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
IFALIA ARGUELLO RIOS
Docente LUZ MARIANA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL I 2012
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVOS 1.1.
Objetivo General
1.2.
Objetivo Especifico
2. DESARROLLO 2.1.
Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.
2.2.
Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN
2.3.
¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
2.4.
¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?
2.5.
Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
2.6.
Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental.
2.7.
Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.
2.8.
Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
2.9.
Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
2.10.
Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos
3. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
INTRODUCCIÓN La gestión documental se entiende por la organización de los documentos desde su producción, tramite, utilización y futura conservación de los más importantes de una institución o entidad. En esta se determinan el ciclo de vida de los documentos, se realiza la selección de los documentos, la eliminación de los que ya no se aprovechan y se asegura la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. En esta unidad se da a conocer unos conceptos sobre la gestión documental y administración de archivos. En el presente trabajo se dará desarrollo a la actividad de la unidad uno. Basado en un cuestionario se debe investigar sobre todo lo referente a la gestión documental, sus leyes y manejo en Colombia.
1. OBJETIVOS 1.1 Objetivo general Comprender las generalidades de la gestión documental. 1.2 Objetivos específicos Responder las diferentes preguntas sobre la gestión documental. Investigar las diferentes leyes que ejercen autoridad sobre los archivos y los documentos en Colombia.
2. DESARROLLO 2.1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Respuesta: Definición según el Archivo General de la Nación. “Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” De acuerdo a la definición del AGN, la gestión documental se entiende por la organización de los documentos desde su producción, tramite, utilización y futura conservación de los más importantes de una institución o entidad. En esta se determinan el ciclo de vida de los documentos, se realiza la selección de los documentos, la eliminación de los que ya no se aprovechan y se asegura la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
2.2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
Respuesta: Definición según LEY 594 DE 2000 (julio 14) por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, el Archivo General de la Nación. “Documento: es la Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto de archivos.” De acuerdo a la definición del AGN, el documento se entiende por cualquier soporte que tiene registrada información. Es una demostración física de un acto ejecutado por sus funciones por una institución o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, esta información puede ser registrada en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) y puede ser en diferentes tipos de lenguajes como natural o convencional.
“Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.” De acuerdo a la definición del AGN, un documento de archivo se entiende por una evidencia de un acto administrativo, con una función de una entidad. Se produce como resultado de una actividad continua y reglada como fruto de los procesos administrativos, de la gestión. Se trata de documentos únicos para justificar el valor probatorio, los documentos tienen signos de validación que diferencian un documento de otro aunque posean la misma información. Puede ser en cualquier forma, lenguaje y soporte. Además se caracterizan por tener un carácter seriado, único, objetivo y exclusivo.
2.3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Respuesta: La ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones es la LEY 594 DE 2000, (julio 14). del Congreso de Colombia. Esta ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado donde se establece claramente los requisitos que debe tener el almacenamiento electrónico de la información. Tiene como contenido: Título I: Objeto, Ámbito De Aplicación, Definiciones Fundamentales Y Principios Generales Título II: Sistema Nacional De Archivos, Órganos Asesores, Coordinadores Y Ejecutores Título III: Categorización De Los Archivos Públicos Título I : Administración De Archivos Título V: Gestión De Documentos. Título VI: Acceso Y Consulta De Los Documentos. Título VII: Salida De Documentos. Título VII : Control Y Vigilancia Título IX: Archivos Privados. Título X: Donación, Adquisición Y Expropiación Título XI: Conservación De Documentos Título XII: Estímulos A La Salvaguarda, Difusión O Incremento Del Patrimonio Documental De La Nación. Título XIII: Disposiciones Finales.
2.4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Respuesta: La Ley General de Archivos en el título V: Gestión de Documentos, Artículo 21 dice: “Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.” Este articulo hace referencia a que toda entidad del estado debe tener el programa de gestión documental, para garantizar la transparencia de los procesos administrativos que se llevan a cabo en dicha entidad, además de tener soportes en diferentes medios para futuros proyectos. Todo esto debe contar con los principios archivísticos y de gestión documental, para no tener pérdidas de documentos de archivos de gran importancia.
2.5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. Respuesta: Los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental Con identidad propia son: La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. El manejo integral de los documentos y la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. La integración de los estamentos institucionales en torno a los objetivos comunes y a una política informativa total. La evaluación y la valoración de la documentación para evitar ka acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación en el acervo documental La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción del archivo total.
2.6. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? Respuesta:
Los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental son:
Administrativos
Situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.
Económicos
Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos
Considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.
2.7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. Respuesta: Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
Propuestas de formatos e instructivos, que pueden diligenciarse en el proceso de elaboraci贸n de las Tablas de Retenci贸n y de las Transferencias Documentales.
ETAPAS DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
PRIMERA ETAPA
Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales, comprende: Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Análisis e interpretación de la información recolectada, comprende:
Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación:
El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.
Incluye los siguientes pasos:
Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
CUARTA ETAPA Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. Aplicación, Comprende:
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva.
QUINTA ETAPA
La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. Comprende: Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
2.8 Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Respuesta: La importancia que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas son las oportunidades de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una ocasión de aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos. Las ventajas que vemos en un PGD son: Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documento. Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica. Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
2.9 Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. Respuesta: NORMA
ENUNCIADO
EXPLICACIÓN
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las Las riquezas que poseen los documentos históricos son de gran valor económico y cultural, por personas de proteger las riquezas culturales y lo que cuentan la historia del país, sus tratados etc. Por ello es obligación del estado proteger y conservar estos documentos, pues poseen un valor histórico inigualable. Constitución política naturales de la Nación”. de Colombia: Artículo 74: “Todas las personas tienen Cuando se requiera realizar una indagación de procesos históricos, todos los ciudadanos derecho a acceder a los documentos públicos tenemos derechos a consultar los documentos necesarios, por ende tenemos el deber de salvo los casos que establezca la ley.” cuidarlos, sin hacer reproducciones que afecten el contexto de la entidad.
Ley 80 de 1989
El AGN es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la Por la cual se crea el Archivo General de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística Nación, se establece el Sistema Nacional de en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo Archivos y se dictan otras disposiciones. al servicio de la comunidad.
Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y Ley 31 de 1992 conservación de documentos del Banco de la República. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración Ley 190 de 1995 pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos Ley 962 de 2005. Ley administrativos de los organismos y entidades antitrámites del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos
la condición de autoridad monetaria, cambiaria y crediticia del banco de la republica le da gran importancia para conservar sus documentos, al igual de poner en consulta de los ciudadanos ciertos documentos que se consideren de gran valor histórico. Las actividades que desarrollen las entidades públicas o que administren recursos del Estado deben estar en constante estudio para velar las condiciones de las funciones que desempeñan o los servicios que prestan, estos estudios revelan los problemas para tomar cartas sobre el asunto y dar una gestión trasparente a los procesos. Tanto trámite de las entidades públicas hace que se pierda información valiosa y de paso a la corrupción. Por ello se creó esta ley para evitar tramites incensarios. Y dar paso a la agilidad de los procesos administrativos y legales.
2.10 Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos Respuesta: En la ley 594 del 2000, se dictan responsabilidades de los ciudadanos sobre los archivos privados, según esta ley los títulos: Titulo VI sobre el acceso y consulta de documentos en los artículos 27-28 dice que: “Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.” En el artículo 29 se dan restricciones por razones de conservación: “…Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.” Titulo VI: sobre la salida de documentos en los artículos 30-31: habla sobre: La salida temporal de los Documentos administrativos. Con los Documentos históricos, se dará la salida de estos solo por motivos legales de procesos técnicos o exposiciones culturales pero se deberán tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Al igual los usuarios pueden consultarlos pero con restricciones para conservarlos. Título IX art 36-37, habla sobre los archivos privados. Los cuales solo los que tengan un valor histórico, El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural, y serán de libre acceso. Con algunas restricciones para su conservación.
3. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Arias G, L.M. (2012). Guía Unidad 1: introducción a la gestión documental. Gestión documental I. Universidad Del Quindío. Archivo General de la Nación. (2012). Gestión documental. Glosario. Colombia. http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264. [Consultado Abril 2012] Archivo General de la Nación. (1996). Gestión documental: Base para la elaboración de un programa. Santa Fe de Bogotá. El archivo. 32 p. Diccionario de Terminología Archivística (1993). Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura. Fuster R, L. (2001). Archivística, archivo, documento de archivo. Biblos No 9. Facultad de ciencias de la documentación. Universidad de Murcia. España. Solorzano S, M. (2011). Agrupaciones Documentales. Teoría Archivística I. Universidad Del Quindío. Wikipedia. (2012). Gestión Documental. http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental#Ventajas. [Consultado Mayo 2012]