Compendio

Compendio Implementando la Ficha Médica Electrónica del Paciente

Publicado por el Departamento de Administración de Proyectos. ifa systems AG, Frechen/Colonia, Alemania.

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1.

Realización técnica ..........................................................................................................5

1.1.

Redes locales (LAN) .........................................................................................................5

1.2.

1.3.

Interfaces a los sistemas clínicos ..................................................................................................5 Interfaces a los instrumentos de diagnóstico ..............................................................................6

2.

Requisitos en el medio clínico..........................................................................................8

2.1. Coordinación de la documentación de terminología ...................................................................8 2.2. Preparación organizativa ..............................................................................................................9 2.3. Lista de preparación para introducir PCs en la clínica de ojos ...................................................10 2.3.1. Grupos internos con áreas de responsabilidad: .........................................................................10 2.3.2.

Proyecto y cronograma con el proveedor de hardware ....................................................10 2.3.3.

Recopilación de formularios y documentos internos ........................................................10 2.3.4.

Instalación y preparación de un sistema (una estación de trabajo) ..................................10 2.3.5.

Discusión y coordinación de la primera versión de la terminología médica y ejemplos de historias de pacientes.............................................................................................................................10 2.3.6.

Preparación de un manual de organización con los siguientes apartados: .......................10 2.3.7.

Clasificación de las interfaces de los instrumentos con su documentación (¿Se han hecho pruebas?) 10 2.3.8.

Instalación del software y prueba de las funciones ...........................................................11 2.3.9.

Entrenamiento de los usuarios basándose en el cronograma y lanzamiento del proyecto de prueba 11 2.3.10.

Bosquejo de los protocolos basados en la experiencia y recolección de sugerencias para la configuración del sistema para las siguientes áreas: .........................................................................11 2.3.11.

Reunión de trabajo con el proveedor del sistema para analizar adaptaciones y pasos del entrenamiento (si aplica) .......................................................................................................................11 2.3.12.

Revisión de requisitos legales para: ...................................................................................11 A trabajar en vivo con el sistema real. ...................................................................................................11 2.4. Aspectos legales .........................................................................................................................11 2.4.1.1.

Derecho de acceso al sistema con códigos ................................................................12 2.4.1.2.

Protección de acceso para áreas sencillas del programa ...........................................12 2.4.1.3.

Función login para documentación médica ...............................................................13 2.4.1.4.

Protección de pantalla en la estación de trabajo .......................................................13 2.4.2.

Calidad y seguridad en la documentación..........................................................................13 2.4.3.

Contratos con usuarios y socios .........................................................................................15 2.5. Cronograma y listas de control ..................................................................................................16 2.5.1. Área de Responbilidad 1 (Grupos de trabajo): ...................................................................29 Coordinación con el departamento de informática y el proveedor del sistema (técnico) ....................29 2.5.2. Área de Responbilidad 2 (Grupos de trabajo): Fijación de rutinas organizativas y metas del proyecto ...........................................................................................................................................30 2.5.3. Área de Responbilidad 3 (Grupos de trabajo): Coordinación de la terminología médica y predeterminados ....................................................................................................................................31 2.5.3.1.

Recopilación de documentación codificada existente. ......................................................31 2.5.3.2.

Ver terminología diferente por parte del proveedor del sistema (nacional e internacional) 31

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2.5.3.3.

Formar pequeños grupos de trabajo para crear conceptos de documentación, por ejemplo en las siguientes áreas: ............................................................................................................31 2.5.3.4.

Prueba de los códigos de terminología basados en acercamientos sistemáticos y completos 31 2.5.3.5.

Adopción de terminología, protección de datos con contraseñas, fijación de rutinas de cambio (por ejemplo, reuniones trimestrales de los grupos de trabajo) .........................................31 2.5.3.6.

Compartir experiencias con grupos de usuarios nacionales e internacionales .........31 2.5.4. Área de Responbilidad 4 (Grupos de trabajo): Fijación del plan de entrenamiento .........32 2.5.4.1.

Crear descripciones de trabajo para todos los usuarios que trabajen directa ó indirectamente con el sistema departamental ......................................................................................32 2.5.4.2.

Tomar en cuenta aquellos usuarios que tengan experiencia con algún sistema de cómputo (por ejemplo, Word para Windows) .......................................................................................32 2.5.4.5.

Creación de documentación interna para usar el sistema .........................................32 2.5.5. Área de Responbilidad 5 (Grupos de trabajo): Definir los derechos de acceso y AUTORIZACIÓN jerárquica .....................................................................................................................33 2.5.6. Área de Responbilidad 6 (Grupos de trabajo): Respaldo y protección de los datos .........34 3.

Mayor protección al digitalizar la clínica de ojos ............................................................ 35

3.1. Documentación de fotografías digitales ....................................................................................35 3.1.1.

Enlace a la cámara Fundus .................................................................................................36 3.1.2.

Integración del sistema de imágenes .................................................................................36 3.1.3.

Escáner de diapositivas ......................................................................................................37 3.2. Telemática y telemedicina en oftalmología ...............................................................................38 3.2.1.

Cartas del médico electrónicas y reportes de cirugías .......................................................38 3.2.3.

Teleconsulta .......................................................................................................................39 3.2.4.

Proyectos de estudio selectivo ...........................................................................................39 4.

4.1.

4.2.

4.3.

4.4.

4.5.

5.

5.1.

5.2.

Planeación financiera y bases legales ............................................................................. 40 La inversión en el Hardware .......................................................................................................40 Recomendaciones para el hardware ..........................................................................................40 La inversión en el Software ........................................................................................................42 Mantenimiento, soporte y desarrollo ........................................................................................42 Diseño del contrato ....................................................................................................................42 Resumen....................................................................................................................... 44 Garantía de desarrollo continuo por parte del proveedor del sistema .....................................44 Motivación y disciplina del usuario ............................................................................................44

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1. Realización técnica La mayoría de las clínicas cuentan con un sistema informático para la administración. Este sistema contiene datos del paciente para la administración interna y facturación y puede ser vinculado a una red local en el departamento de oftalmología por medio de un PC para enviar datos del paciente, el cual ya ha sido ingresado en la ficha electrónica. Por supuesto, cualquier PC e instrumento existente que cuente con puertos digitales puede ser integrado a la red.

1.1.

Redes locales (LAN)

Hoy en día las Redes de área local (LAN) son la plataforma estándar para las instituciones que trabajan con fichas médicas electrónicas. Las redes están constituidas por uno ó varios servidores dependiendo de las estaciones de trabajo que se desee tener. La topología de las redes se adecua a los requisitos de la clínica y a los conceptos del departamento de informática.

El número de estaciones de trabajo depende del número de usuarios. En la fase final de expansión y dependiendo del tamaño del instituto ó clínica es común implementar entre 10 y 250 estaciones de trabajo. La digitalización se realiza por pasos y podría tomar entre 6 y 12 meses hasta quedar totalmente implementada.

Varios instrumentos periféricos pueden trabajar dentro de las redes locales por ejemplo, escáner, impresora, sistemas de audio para dictado y cámaras para videoconferencia.

1.2.

Interfaces a los sistemas clínicos

En la mayoría de los casos el intercambio de datos entre la red local (registro del paciente) y el sistema de administración, toma lugar en la segunda fase. El intercambio de los datos puede ser unidireccional ó bidireccional.

El intercambio unidireccional transmite los datos básicos del paciente (y si es el caso, los datos del seguro médico) del programa de administración a la ficha electrónica. El intercambio bidireccional también transmite datos nuevos de la red del área oftalmológica y los devuelve hacia el sistema original. Estos datos nuevos podrían incluir servicios prestados (códigos de facturación), diagnósticos, y/o resultados. Las fichas electrónicas médicas del sistema ifa están vinculadas a una base de datos estructurada. Esto permite vincular un lenguaje interno de documentación con la terminología estándar, por ejemplo, CIE9/CIE10 (Clasificación Internacional de Enfermedades) e ICPM (Clasificación Internacional de Procedimientos en Medicina). Esta base de datos está lista para usarse con códigos SNOMED (Sistema de nomenclatura médica) y reportes DICOM (Estándar para la digitalización de imágenes y comunicación en medicina).

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En el sistema ifa hay diferentes programas de interfaces para el intercambio de información. En la mayoría de los casos se utiliza un sólo protocolo entre el departamento de informática y el grupo del proyecto (ifa). La transferencia de datos también puede ser realizada mediante el protocolo HL-7 (Health Level 7). El estándar HL-7 es el más usado en el área de administración de las tecnologías de información en Salud (HIT).

En los documentos adjuntos, encontrará una lista de las Interfaces y sistemas clínicos de administración que están vinculados con ifa.

1.3.

Interfaces a los instrumentos de diagnóstico

Muchos de los resultados de exámenes y datos en oftalmología son obtenidos con ayuda de sistemas digitales. Estos cuentan ya sea con un puerto serie (RS232) ó un software de aplicación.

Equipos de diagnóstico con interfaces: 

Autorefractor (refracción objetiva).



Lensómetro.



Foróptero (refracción subjetiva).



Perímetro (campos visuales).



Perímetro computarizado (campos visuales).



Tonómetro de no contacto.



Keratómetro (posiblemente combinado con un autorefractor).



Biómetro (A-Scan/B-Scan).



Sistemas RG-/VRP.



Instrumentos para exámenes ortópticos.



Oftalmómetro.



Sistemas de topografía corneal.

De los instrumentos mencionados anteriormente más de 300 están disponibles en todo el mundo.

No habiendo algún protocolo uniforme para todos estos instrumentos, se ha tenido que desarrollar nuevas interfaces para cada uno. Más de 300 interfaces han sido desarrolladas por ifa systems para los instrumentos más importantes usados en la oftalmología internacional. Cada año se desarrolla entre 15 y 20 nuevos programas de interfaces. Para estar a la altura de los últimos avances, el departamento de desarrollo mantiene un estrecho contacto con todos los fabricantes de instrumentos de diagnóstico oftálmicos más importantes en todo el mundo.

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La lista de las interfaces existentes está incluida en los documentos adjuntos a este compendio, aunque también puede encontrarla en nuestro sitio Web en www.ifasystems.com que está siendo constantemente actualizada.

Además de los programas de interfaz serie, existen aplicaciones de los principales fabricantes de instrumentos de perimetría, sistemas de imágenes etc. Cada componente de la integración es descrito en detalle dentro del marco del proyecto europeo OPTHEL (OPTHEL = Telematics in Ophtalmology, Workpackage 11: concepts and realization for the integration).

Para un consultorio sin papel (en una clínica de ojos) es importante el incluir sistemas de imágenes de todo tipo, especialmente para los siguientes instrumentos: 

Cámaras Slit lamp.



Cámaras Fundus con salida de video.



Cámaras Fundus con cámaras digitales.



Oftalmoscopio Láser.



Sistemas de diagnóstico Láser (HRT, GDX etc.).



Sistemas de Ultrasonido con salida de video.



Biómetro con salida de video.



Cámaras de video documentación (por ejemplo, estrabismo).

Hay interfaces analógicas y digitales para estos sistemas de imágenes. La realización técnica depende de los sistemas actuales de las cámaras y la posibilidad de actualizarlos.

Los escáner de diapositivas también pueden ser conectados a los sistemas de almacenamiento de imágenes integrados para escanear las diapositivas antiguas del departamento de fotografía e integrarlas a la ficha electrónica del paciente.

Los conceptos técnicos para una cámara Fundus específica pueden ser proporcionados por los fabricantes de las mismas (por ejemplo, Zeiss, Topcon, etc.).

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2. Requisitos en el medio clínico El éxito de la implementación de la ficha médica electrónica del paciente, depende de lo bien preparada que este la clínica. Cambiar de una ficha en papel no estructurada a una ficha electrónica basada en terminología, requiere involucrar a todos los usuarios de la clínica. Por esta razón, es recomendable hacer planes del proyecto y por separado y crear un grupo de trabajo que tendrá la responsabilidad de introducir los cambios y coordinar el proyecto.

La preparación puede ser divida en las siguientes áreas: 

Coordinación de la documentación y terminología.



Fijación de las rutinas organizativas.



Realización de los requisitos legales.



Coordinación técnica y seguimiento.

Si se planea adquirir más de 25 estaciones de trabajo, el soporte del departamento de informática es tan importante como el soporte de un supervisor interno (administrador de la red). El supervisor tiene la tarea de apoyar los detalles técnicos con el departamento de informática, para asistir en primera instancia, a los usuarios que tengan preguntas acerca del software, control, protección y seguridad de los datos y coordinar nuevos proyectos (inversiones nuevas, expansión, mejoras y actualizaciones, etc.).

2.1.

Coordinación de la documentación de terminología

El requisito básico para que una ficha electrónica sea funcional es establecer un concepto minucioso de la documentación y terminología interna. Ifa provee varias bases de datos de terminología las cuales son usadas en clínicas de ojos a escala nacional e internacional.

A la larga es deseo de todos tener diccionarios de terminología, que pueden ser usados por oftalmólogos en todo el mundo. Dado que es esencial contar con el consentimiento de todos podría tomar algún tiempo su desarrollo.

En el programa ifa es posible usar terminología estructurada para todas las áreas de documentación de la ficha electrónica. Existen bases de datos para las siguientes áreas: 

Datos demográficos y anamnesia.



Resultados (hasta 100 categorías de resultados).



Diagnósticos.



Medicamentos y terapia.



Parámetro de servicios.

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

Datos médicos generales (contexto del paciente).

Dependiendo de la versión, la terminología estándar tiene de 6,000 a 12,000 códigos. Estos códigos pueden ser fácilmente cambiados ó ampliados, aunque cualquier cambio ó adición debe ser hecha por un grupo autorizado y en acuerdo con el equipo clínico: La consistencia de la terminología es lo más importante para la calidad de la documentación oftálmica. Actualmente se está llevando a cabo un estudio general sobre el futuro de la documentación de la terminología.

2.2.

Preparación organizativa

La introducción de la organización informatizada sólo puede ser tan efectiva tanto como sea su preparación. Por esta razón, un compendio organizacional debe ser desarrollado por el equipo clínico. Los siguientes temas deberán ser tomados en consideración: 

Coordinación con el departamento de informática y el proveedor del sistema (orientación técnica).



Fijación de una rutina organizativa y metas del proyecto.



Coordinación y comparación de la terminología médica y predeterminados del sistema.



Fijación de un cronograma de entrenamiento.



Definir derechos de acceso y autorización jerárquica.



Protección de los datos y medidas de respaldo.

Un empleado y un co-representante deberán ser los responsables de toda la preparación y organización. Las tareas de las áreas mencionadas pueden ser llevadas a cabo por los jefes del proyecto ó también ser delegadas a otros miembros del equipo. La fase de la preparación debe incluir reuniones regulares y por lo menos una ó dos reuniones con el proveedor del sistema (para incluir un protocolo para todos los usuarios).

La organización e introducción de información digitalizada puede substancialmente cambiar el lugar y los procedimientos de trabajo. Estos cambios deben de ser realizados por los usuarios. Mientras más cooperación haya, más rápido y eficiente será el procesamiento de datos.

La siguiente lista de control contiene las áreas más importantes para la preparación y organización del plan. Para ver más listas de control del trabajo por áreas de responsabilidad, diríjase al a sección “Cronograma y Listas de Control”.

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2.3.

Lista de preparación para introducir PCs en la clínica de ojos

2.3.1 Grupos internos con áreas de responsabilidad:      

Coordinación con el departamento de informática y el proveedor del sistema (técnico).

Fijar un plan organizativo y metas del proyecto.

Coordinación y comparación de la terminología médica y ajustes del sistema.

Preparación de estudios y cronogramas de entrenamiento.

Definir derechos de acceso y autorización jerárquica.

Pasos para la protección y seguridad de los datos.

2.3.2 Proyecto y cronograma con el proveedor de hardware 2.3.3 Recopilación de formularios y documentos internos     

Ejemplos de cartas médicas y reportes de cirugías.

Formularios externos (médicos/prescripción de lentes).

Formularios internos (formularios de examen, etc.).

Lista de doctores referidos (para ajustes del sistema).

Circulares de información interna del paciente.

2.3.4 Instalación y preparación de un sistema (una estación de trabajo) 2.3.5 Discusión y coordinación de la primera versión de la terminología médica y ejemplos de historias de pacientes 2.3.6 Preparación de un manual de organización con los siguientes apartados:       

Derechos de acceso para todos los usuarios (¿Quién ingresa qué datos?).

Derechos de autentificación para los médicos (¿Quién hace validar qué datos?).

Mantenimiento de códigos y contraseñas.

Seguridad y respaldo de los datos (coordinación con el departamento de informática).

Medidas para proteger los datos.

Guías de documentación / guías de exámenes.

Garantía y calidad.

2.3.7 Clasificación de las interfaces de los instrumentos con su documentación (¿Se han hecho pruebas?)

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2.3.6

Instalación del software y prueba de las funciones

2.3.7

Entrenamiento de los usuarios basándose en el cronograma y lanzamiento del proyecto de prueba

2.3.8

Bosquejo de los protocolos basados en la experiencia y recolección de sugerencias para la configuración del sistema para las siguientes áreas:

  

Abreviaciones médicas (documentación).

Impresión de formularios.

Procesamiento de palabras y reproducción de reportes.

2.3.9

Reunión de trabajo con el proveedor del sistema para analizar adaptaciones y pasos del entrenamiento (si aplica)

2.3.10 Revisión de requisitos legales para:    

Control de acceso.

Autorización de la documentación.

Respaldo y seguridad de los datos (aspectos técnicos y archivo).

Protección de los datos.

A trabajar en vivo con el sistema real.

2.4Aspectos legales El uso de información digital como tal y especialmente en el campo de la transmisión de datos en redes amplias (WAN), establece nuevos requisitos para el marco legal. Aunque el campo de la “Informática y Leyes” es relativamente nuevo, ya existen opiniones legales. Por un lado, están orientadas hacia las posibilidades técnicas y prácticas y por otra parte hacia las leyes tradicionales.

Las leyes modernas parecen ser amigas de la innovación y apoyan el desarrollo dinámico ofreciendo reglas básicas razonables. Los “aspectos legales” definitivamente son diferentes para cada estado pero hay una tendencia hacia la conjunción que ya se percibe en la Unión Europea.

Generalmente son 3 las áreas de una clínica que son afectadas por la implementación de una ficha médica electrónica:

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

Protección de los datos (confidencialidad médica) para el paciente.



Calidad en la seguridad de la documentación de los datos médicos.



Contratos con usuarios y los proveedores del sistema.

Durante todas las fases de la implementación de la ficha médica electrónica del paciente se deberán considerar todos los aspectos legales (ver sección “Preparación Organizativa” y “Listas de control”).

2.4.6

Protección de los datos del paciente

Los datos médicos de los pacientes generalmente son muy sensibles y merecen una protección y privacidad especial (confidencialidad médica). Los usuarios del procesamiento de datos digitales están obligados a tomar todas las medidas técnicas y económicas posibles para asegurarse de que los datos estén seguros y permanezcan seguros. Medidas de seguridad estándar: 

Control de acceso al sistema con contraseñas.



Control de acceso a áreas especificas del programa (por ejemplo, resultados médicos).



Función de login con ID de usuario al ingresar documentación médica.



Protección de pantalla después de intervalos de tiempo previamente especificados.

Los requisitos técnicos están incluidos en los módulos del programa ifa. El usuario (clínica de ojos) es responsable de activar las funciones. El sistema puede ser activado junto con los usuarios autorizados por parte del proveedor del sistema. Las contraseñas no deberán ser proporcionadas a usuarios de compañías externas ó ser cambiados por estos al menos que sea autorizado por escrito por parte de la clínica.

2.4.6.1

Derecho de acceso al sistema con códigos

El sistema requiere un código de 5 dígitos para acceder al programa. Sin este código no se tiene acceso a los menús del programa. Esto nos asegura que ninguna fuente externa pueda ver dentro del programa y/o la base de datos del paciente.

Se recomienda cambiar este código regularmente. Cuando se sospeche que la información ha sido alterada con el mismo código, deberá de ser cambiado irregularmente de modo que no pueda ser detectado por otro sistema.

2.4.6.2

Protección de acceso para áreas sencillas del programa

Cada área del programa (menú) puede ser protegida del acceso no autorizado con una contraseña.

Esto añade un nivel de protección adicional para los datos médicos. Se recomienda cambiar las contraseñas como sea necesario.

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El entrenamiento “Protección de Contraseñas” será realizado junto con el proveedor del sistema. Se deberá proporcionar una contraseña en la sección otorgar contraseñas. Sólo el supervisor autorizado puede conocer esta contraseña. Sí esta contraseña no está documentada ó está falsamente documentada, el proveedor del sistema sólo puede tener acceso al programa con el consentimiento y autorización por escrito. Durante las negociaciones del contrato se tendrá que decidir quien será la persona que podrá desbloquear la contraseña del área de protección.

2.4.6.3

Función login para documentación médica

El paso más importante en las medidas de seguridad para la protección de los datos es que las personas autorizadas se registren con un ID de usuario. El sistema mantiene una base de datos compleja con derechos de acceso a todas las áreas. Los derechos de acceso son definidos para lectura (ver e imprimir) ó lectura y escritura (editar).

Los derechos sólo podrán ser dados por un supervisor. Se recomienda nombrar dos supervisores que puedan substituirse el uno al otro. La documentación respecto a las contraseñas y derechos de acceso deben de ser guardadas en un lugar seguro dentro de la clínica.

2.4.6.4

Protección de pantalla en la estación de trabajo

La pantalla puede ser programada para oscurecerse después de un tiempo especificado de manera que los pacientes y personas no autorizadas no puedan ver la información que esta contiene. El sistema está configurado para que el monitor se oscurezca automáticamente después de un cierto intervalo de tiempo si el teclado no es utilizado. El límite de tiempo puede ser programado con diferentes intervalos para cada estación de trabajo. La pantalla podrá ser activada nuevamente al ingresar el código respectivo.

2.4.7

Calidad y seguridad en la documentación

En términos de aspectos legales, la calidad y seguridad de la documentación en una ficha electrónica es más alto que los registros en papel. Si las medidas de respaldo de datos son realizadas frecuentemente, entonces no podrá haber pérdida de información en los registros electrónicos como podría suceder en las fichas de papel.

En particular, una ficha electrónica debe ser protegida ante cualquier manipulación de datos. Los cambios hechos en papel son más fáciles de detectar que los hechos en un registro digital. Por esta razón, se requieren dos aspectos legales.

Por un lado, todo programa que almacene información sensible deberá tener una función de “bloqueo de la documentación”. De esta manera los datos podrán ser bloqueados ya sea por una persona autorizada ó de forma automática programada por un periodo de tiempo especifico. Los cambios sólo pueden ser hechos con una entrada “cruzada” de manera que sean visibles. El ingreso original queda documentado y los cambios también, de esta forma los registros permanecen transparentes para cualquier razón legal.

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Aparte de la función “bloqueo de la documentación” se recomienda también hacer respaldos (backup) frecuentes para archivar la información del paciente. Los datos pueden ser respaldados cada tres meses en cintas magnéticas y ser almacenados en un lugar seguro y neutral. Las cintas pueden ser usadas como evidencia en casos de responsabilidad legal. Los respaldos de información adicional para cuestiones legales son normalmente organizados por el departamento de informática.

Se recomienda respaldar todo el programa. Dentro del sistema ifa se puede hacer un respaldo por nivel, lo cual queda documentado con el ID de usuario.

Los documentos que requieran el consentimiento del paciente y tengan que firmarse, pueden ser escaneados y guardados en la ficha electrónica. En general, es más fácil indicar con una abreviación que existe tal documento en papel. Este archivo puede ser almacenado por el número del paciente y ya no por orden alfabético.

Este archivo también puede almacenar cualquier documento externo que no tenga necesariamente ser almacenado en el sistema. Por ejemplo, los diagnósticos sospechosos y los resultados de periferia pueden ser ingresados dentro de la ficha electrónica desde los reportes de referencia junto con una abreviación para indicar que el documento existe en los archivos.

Cuando se almacenan imágenes (por ejemplo, fotografía de cámara Fundus) es importante siempre el almacenar la fotografía original. Si se han usado herramientas de edición sobre las imágenes, esto significará que los datos han sido modificados. Esto tiene que ser documentado en el encabezado y ser visible inmediatamente. Cuando se usan los estándares de documentación como DICOM (Digital Imaging and Communication in Medicine) todos los parámetros de edición serán automáticamente almacenados para permitir una real interpretación de los resultados de las imágenes.

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2.4.8

Contratos con usuarios y socios

Después de implementar la ficha médica electrónica del paciente, las descripciones del trabajo del usuario pueden cambiar, lo cual puede cambiar a su vez los requisitos del contrato de trabajo. Esto significa que se tendrán que volver a redactar nuevos contratos referentes a la protección de los datos para los socios externos.

Los usuarios que trabajen con las fichas electrónicas deberán ser notificados del hecho de que son responsables por la confidencialidad médica de los pacientes. Esta información deberá de ser entregada a los usuarios por escrito y ser parte de su contrato de trabajo.

Generalmente, el departamento de informática trabaja en coordinación con el Director de Personal ó con los representantes del mismo para establecer dichas regulaciones aunque el seguimiento es responsabilidad de los médicos ó grupo de médicos.

Acuerdos contractuales deberán de ser redactados en casos donde los socios externos tengan la necesidad de acceder a los datos del paciente en caso de emergencia, por ejemplo, cortes de luz, etc.

Los informáticos externos deberán trabajar dentro del marco de confidencialidad médica. Las clínicas tendrán que contar con acuerdos contractuales para todo el personal interno y externo que esté involucrado.

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2.5Cronograma y listas de control La administración del proyecto para implementar la ficha médica electrónica puede hacer uso de cronogramas detallados y listas de control. De gran ayuda son las herramientas de software, como por ejemplo, MS Project.

Se adjunta un ejemplo de cronograma basado en muchos años de experiencia de implementación de tecnología informática en clínicas. La diferencia recae principalmente en la cantidad de tiempo que cada clínica tiene disponible. Los socios externos (por ejemplo, el equipo de ifa systems) sólo pueden apoyar las decisiones internas, la realización y preparación del trabajo, pero no puede hacerlo por su propia cuenta.

El equipo clínico será asistido por ifa systems vía línea directa. Esta comunicación se lleva a cabo por teléfono (entre 8:00 a.m. y 6:30 p.m.) ó por supuesto por correo electrónico (direcciones de correo electrónico del personal de ifa). Durante la fase de preparación se proporcionará a la clínica una lista de todos los empleados del equipo ifa (nacional e internacional) con direcciones de correo electrónico y números telefónicos.

La siguiente lista de control hace referencia a las áreas mencionadas anteriormente en la sección “Preparación Organizativa”: Área de Responbilidad

Tarea

Área de Responsabilidad 1

Coordinación con el departamento de informática y el proveedor del sistema (área técnica)

Área de Responsabilidad 2

Fijación de una rutina organizativa y metas del proyecto.

Área de Responsabilidad 3

Coordinación de predeterminados.

Área de Responsabilidad 4

Fijación de un cronograma de entrenamiento.

Área de Responsabilidad 5

Definición de derechos de acceso y autorización jerárquica.

Área de Responsabilidad 6

Protección de los datos y medidas de respaldo.

la

terminología

médica

y

En ifa systems todos los proyectos clínicos son asistidos con un sistema informático de apoyo interno (ABIS). Toda información relevante sobre los usuarios es ingresada al sistema ABIS de manera que el equipo responsable del soporte (nacional e internacional) siempre tiene acceso (transmisión de datos) a información sobre una determinada configuración, el socio responsable, etc. Cualquier cambio será documentado en este programa para futuras referencias.

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Se recomienda que cualquier protocolo escrito ó anotaciones en la ficha médica electrónica del paciente hechas por el equipo clínico durante la fase de preparación estén disponibles para el proveedor del sistema. Esto asegura que ambos equipos cuenten con la misma información. Estas anotaciones pueden ser enviadas por correo electrónico y los textos que sean muy grandes podrán ser enviados como archivos de Word adjuntos. Los documentos pueden ser almacenados por ambas partes.

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Forma No: Fecha: De:

Esquema del grupo de trabajo

Empleado/Usuario

01 Coord. técnico

02 Plan org.

Horario

Plan del Proyecto Clínica de Ojos 04 Entrenam.

05 Autoriz. docum.

06 Resp y protec. datos

07

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15

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08

Ejemplo Esquema del grupo de trabajo

Empleado/Usuario 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

Dr. Ballón Dr. Campos Dr. Hernández Dr. Millones R. Lozada

Forma No: 001 Fecha: 10.12.08 De: G. Vargas 01 Coord. técnico

02 Plan org.

Horario

Plan del Proyecto Clínica de Ojos 04 Entrenam.

X

05 Autoriz. docum.

X

X

X X X

06 Resp y protec. datos

07

X X

X X

De:

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08

Forma No: Fecha: De:

Plan del Proyecto Requisitos del proyecto

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Respon.

Grupos trabajo

01

02

03

04

Plan del Proyecto ClĂ­nica de Ojos 05

06

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07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

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18

Forma No: 002 Fecha: 10.12.08 De: Dr. M. Meza

Ejemplo Plan del Proyecto Respon.

Grupos trabajo

Requisitos del proyecto

01

Compilación Grupos de Trab.

X

Coordinar Horas Dpto. informá-tica /proveedor Gpo. Trab.

X

02

04

05

06

07

X

X

Desarrollar terminología

X

X

X

X

X

X

de

Recopilar interfaces Instrumentos

X

Instalación y prueba de funciones

X

Entrenamiento a usuarios

X

X

Protocolo de experiencia

X

X

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X

X

11

12

13

14

15

16

17

X

2da. actualización Desarrollar terminología

10

X

1. Coordinación

manuales

09

X

Instalación/Preparación sistema

Desarrollar organización

08

X X

Recopilar documentación int.

03

Plan del Proyecto Clínica de Ojos

X

X

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X

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18

Forma No: Fecha: De: Experiencia

Plan de entrenamiento Empleado/Usuario Básica

Win

Word

ifa

Plan del Proyecto Clínica de Ojos

01

Básica 02 03

01

Plan de entrenamiento Win Word 02 03 01 02 03 01 02

ifa 03

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15

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Forma No: 003 Fecha: 10.12.08 De: G. Vargas Experiencia

Ejemplo Plan de entrenamiento Empleado/Usuario

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15

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Básica

Win

Word

X X

X

X

X X

X X

ifa

Plan del Proyecto Clínica de Ojos Básica 01 02 03

01

X

X X

X

X

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X

Plan de entrenamiento Win Word 02 03 01 02 03 01 02 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

ifa 03 X X X X

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Contenido del Entrenamiento

- Lugar Bloques de entrenamiento

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- Fecha

Forma No: Fecha: De: Practica No. Responsable

Plan del Proyecto ClĂ­nica de Ojos

Contenidos del entrenamiento

- Entrenador

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Forma No: 004 Fecha: 10.12.08 De: G. Vargas

Ejemplo Contenido del entrenamiento - Lugar Bloques de entrenamiento ifa 01

ifa 02

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- Fecha - Entrenador ifa 19.2.06 Ifa Ifa 2.3.06 ifa

No. Practica Responsable

4 VAR 6 VAR

Plan del Proyecto Clínica de Ojos

Contenido del entrenamiento

Ingresar Datos Básicos Contraseñas Ajustes del sistema /Abreviaciones Ingresar Resultados Protección de documentos Procesamiento de datos

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Forma No: Fecha: De: Equipo periférico Instrumentos (AR, (impresora, escáner, LM, PHOR, NCT etc.) lector de tarjetas, etc.)

Descripción de la estación de trabajo (ET) ET-No.

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Lugar

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Plan del Proyecto Clínica de Ojos Áreas del programa ifa

Programas externos

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Forma No: 004 Fecha: 10.12.08 De: G. Vargas Equipo periférico Instrumentos (AR, (impresora, escáner, LM, PHOR, NCT etc.) lector de tarjetas, etc.)

EJEMPLO Descripción de la estación de trabajo (ET) Lugar

ET No.

Plan del Proyecto Clínica de Ojos Área del programa ifa

Programas

01

Login, ingresar paciente

- Lector de tarjetas - Impresora-OKI

-

Datos básicos, impresión de formularios

02

Pre-Examen 1

-

- AR - Topcon - LM – Humphrey

Datos refracción, resultados, etc.

-

03

Sala de Perímetro

- Perímetro

- HFA 660

Perímetro

-

04

Oficina 1

- Impresora Láser - Escáner

-

Procesamiento de datos

MS Office

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externos

Forma No: Fecha: De:

Autorización de documentos

Empleado/Usuario

Función

Nivel auto.

Plan del Proyecto Clínica de Ojos Acceso a las áreas de ingreso

Login ID Válido hasta

Válido hasta

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15

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Válido hasta

2.5.6

Área de Responbilidad 1 (Grupos de trabajo): Coordinación con el departamento de informática y el proveedor del sistema (técnico)

2.5.6.1 Recopilación de las listas de los requisitos técnicos por estación de trabajo  Monitores de alta calidad (por ejemplo, para los sistemas de imágenes).  Chip de lector de tarjetas / touchmouse, etc.  Impresora y escáner.

2.5.6.2 Lista de las interfaces de los instrumentos, revisar enlaces 2.5.6.3 Plan de configuración que incluya un croquis del ambiente y la descripción de las funciones de la estación de trabajo 2.5.6.4 Coordinación de la comunicación de transmisión de datos (diagnósticos remotos a través del proveedor del sistema/ correo electrónico /línea telefónica / instalación IDT) 2.5.6.5 Plan para diseñar estaciones de trabajo ergonómicas (incluir sillas y mesas) 2.5.6.6 Organización de grupos de trabajos técnicos de manera que se incluyan usuarios del área médica, departamento de informática y consultores del proveedor del sistema (lista con nombres y teléfono / fax / correo electrónico) 2.5.6.7 Cronograma para adquirir hardware, instalación y empezar a funcionar

2.5.6.8 Coordinación con terceras personas para la integración de nuevos instrumentos y sistemas de imágenes 2.5.6.9 Definir una rutina en caso de emergencia (medidas de emergencia en caso de falla en el sistema /1ra. y 2da. línea de apoyo / derechos de acceso para actualizaciones, etc.)

2.5.6.10 Inversión y plan de presupuesto para mantenimiento y reparación de hardware, reemplazo de piezas en ciclos 2.5.6.11 Coordinación de las interfaces internas entre los sistemas de administración y los sistemas del departamento clínico (funciones, responsabilidades, cronograma).

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2.5.7

Área de Responbilidad 2 (Grupos de trabajo): Fijación de rutinas organizativas y metas del proyecto

2.5.7.1 Clasificación de las áreas del programa, por ejemplo:  Administración de los datos, demografía.  Facturación, pacientes privados y compañías de seguro.  Procesamiento de datos y formularios.  Documentación de resultados digitalizados.  Procesamiento y almacenamiento de imágenes.  Aplicaciones de telemedicina.  Análisis y estadística de datos.  Optimización de la organización interna (Agenda / Lista cosas por hacer) y ajustes prioritarios.

2.5.7.2 Creación de metas del proyecto y planes para las siguientes áreas:  Aseguramiento y control de calidad.  Eficiencia y ahorro.  Mercadotecnia clínica con mejoramiento continuo en la competitividad.  Aplicaciones de telemedicina.

2.5.7.3 Coordinación de diagramas de flujo de datos basados en casos de pacientes y áreas:  Pacientes ingresados y externos.  Salas de operación.  Pacientes continuos.  Departamentos especializados (por ejemplo, ortóptica, etc.).

2.5.7.4 Recopilación de todos los documentos.  Prescripción de medicamentos y gafas.  Formularios de exámenes de pacientes, protocolos internos, etc.  Formularios de cartas para médicos de referencia, reportes de cirugía.  Cartas para pacientes (explicaciones sobre terapias y enfermedades).  Estadística y servicios de evaluación.  Facturación privada incluyendo recordatorios, etc.

2.5.7.5 Actualización y coordinación entre las áreas de responsabilidad, fases y cronogramas.

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2.5.8

Área de Responbilidad 3 (Grupos de trabajo): Coordinación de la terminología médica y predeterminados

2.5.8.1 Recopilación de documentación codificada existente.    

Lista de abreviaciones internas / Sistemas de códigos.

Estándares por ejemplo, CIE, ICPM. Códigos de resultados.

Guías de exámenes (posiblemente basadas en los motivos de visita).

2.5.8.2 Ver terminología diferente por parte del proveedor del sistema (nacional e internacional) 2.5.8.3 Formar pequeños grupos de trabajo para crear conceptos de documentación, por ejemplo en las siguientes áreas:  Cornea.  Retina.  Glaucoma.  Estrabismo / Ortóptica, etc.  Reestructuración de la terminología basada en  Tipo de visita.  Riesgos médicos.  Historial clínico.  Resultados (hasta 100 clasificaciones).  Diagnósticos.  Medicamentos.  Terminología médica general.

2.5.8.4 Prueba de los códigos de terminología basados en acercamientos sistemáticos y completos  Historial y visión general del paciente.  Reportes del paciente (telemedicina, cartas de médicos, etc.).

2.5.8.5 Adopción de terminología, protección de datos con contraseñas, fijación de rutinas de cambio (por ejemplo, reuniones trimestrales de los grupos de trabajo) 2.5.8.6 Compartir experiencias con grupos de usuarios nacionales e internacionales

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2.5.9

Área de Responbilidad 4 (Grupos de trabajo): Fijación del plan de entrenamiento

2.5.9.1 Crear descripciones de trabajo para todos los usuarios que trabajen directa ó indirectamente con el sistema departamental 2.5.9.2 Tomar en cuenta aquellos usuarios que tengan experiencia con algún sistema de cómputo (por ejemplo, Word para Windows) 2.5.9.3 Coordinación de los planes de entrenamiento por usuario, grupo, departamento ó área  Funciones generales de Windows.  Uso del sistema departamental.  WinWord.  Hardware y mantenimiento (por ejemplo, impresoras).

2.5.9.4 Decidir las sesiones de entrenamiento con el proveedor del sistema y si es necesario con el departamento de informática 2.5.9.5 Creación de documentación interna para usar el sistema 2.5.9.6 Creación de un archivo de manuales técnicos (instrumentos generales e instrumentos oftálmicos), sistemas periféricos, (impresoras, escáner, etc.) y manuales del software 2.5.9.7 Modificación de los textos de ayuda dentro del sistema departamental y de las aplicaciones de Windows 2.5.9.8 Creación de medidas de entrenamiento y un sistema interno de información para actualizar el sistema 2.5.9.9 Determinación de un sistema de búsquedas y preguntas para los usuarios (líneas de asistencia internas y externas); recopilación de las preguntas más frecuentes y acceso abierto a una base de datos.

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2.5.10 Área de Responbilidad 5 (Grupos de trabajo): Definir los derechos de acceso y AUTORIZACIÓN jerárquica 2.5.10.1 Crear una lista con todos los usuarios y sus tareas en el ingreso de datos, por ejemplo basada en lo siguiente:  Datos básicos del paciente (relevantes para facturación, etc.)  Datos de prueba (refracción, NCT, agudeza visual, etc.).  Historial / Riesgos médicos.  Resultados generales.  Resultados oftálmicos.  Diagnósticos.  Prescripciones y órdenes.

2.5.10.2 Creación de un concepto de derechos de acceso con derechos de lectura y escritura definidos.

2.5.10.3 códigos ID.

Vinculación de la lista de empleados a la administración de contraseñas y

Integración del concepto dentro del programa (con apoyo proveedor del sistema).

2.5.10.4

del

2.5.10.5 Coordinación de la autorización jerárquica con los departamentos (quien confirma el ingreso de datos de los médicos no autorizados) 2.5.10.6 Integración de la autorización jerárquica dentro del programa (con apoyo del proveedor del sistema) 2.5.10.7 Garantizar que los derechos de acceso estén archivados en los archivos del personal (para cuestiones legales) 2.5.10.8 Determinación de los estándares de documentación basados en las dolencias (síntomas) principales ó motivo de la visita (1ra. visita ó seguimiento del examen) 2.5.10.9 Coordinación de lineamientos para “bloqueo de documentación” de los datos médicos del paciente 2.5.10.10 Revisión regular del uso de los derechos de acceso y autorización jerárquica con protocolo (cada 3 meses) 2.5.10.11 Volver a redactar el contrato con los empleados para incluir sus responsabilidades en este contexto.

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2.5.11 Área de Responbilidad 6 (Grupos de trabajo): Respaldo y protección de los datos 2.5.11.1 Recopilación de todas las medidas de protección de los datos para la implementación de la ficha médica electrónica del paciente.  Derechos de acceso al sistema completo con códigos.  Protección de acceso para cada área del programa (modificar abreviaciones, programas de facturación, etc.).  Función de login para la documentación médica del registro (ID de usuario administrador.)  Protección de pantalla.  Protección de acceso a nivel red (WIN 2000/2003).

2.5.11.2 Desarrollo de un nuevo sistema para la administración de las contraseñas para protección de los datos y confidencialidad médica 2.5.11.3 Entrenamiento de todos los usuarios en las medidas de protección de los datos; protocolo de la sesión en los registros de empleados 2.5.11.4 Coordinación del concepto de respaldo de datos.  Aseguramiento técnico con el departamento de informática ó supervisor de la red.  Respaldos adicionales en papel a través de protocolos diarios al finalizar el día.  Organización del almacenamiento externo de los respaldos (cuestiones legales).  Concepto de respaldo para datos locales (por ejemplo, estadísticas).

2.5.11.5 Obligación de los empleados a usar estas medidas para proteger los datos y protocolizar en los registros del personal cualquier información relevante 2.5.11.6 Creación de una rutina para la función “bloqueo de documentación” (autorización y periodo de validez).

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3

Mayor protección al digitalizar la clínica de ojos

La introducción de una ficha médica electrónica del paciente en la clínica de ojos puede extenderse a dos áreas. Estas áreas son: 

Digitalización de fotografías (Fundus, Angiografía fluorescente etc.)



Telemática y Telemedicina

Amabas áreas son de mayor importancia en los diferentes proyectos de investigación, por ejemplo, en el proyecto OPHTEL (Telematics in Ophthalmology).

3.3Documentación de fotografías digitales La foto documentación juega un rol muy importante. La tendencia va hacia el almacenamiento de imágenes y menos archivos de texto. En el futuro habrá un “reporte estructurado” (RE) dentro del estándar DICOM. El campo de la oftalmología ofrece una extensa área para digitalizar imágenes, mucho más que en cualquier otro campo de la medicina.

Fuentes de imágenes (análoga o digital) disponibles: 

Cámara Fundus con cámara de video.



Sistema digital de imágenes.



Escáner de diapositivas (Slide escáner).



Vídeo y Lámpara de Hendidura (Slit lamp).



Otros sistemas de imágenes con fuente de video.

En la mayoría de las clínicas hay varias fuentes de imágenes disponibles. Por esta razón es posible establecer “archivadores digitales” por separado para almacenar información diferente dentro del registro del paciente. Los archivadores pueden ser establecidos por ejemplo, angiografía fluorescente, fotografía de color de Fundus, fotografía corneal, imágenes de la lámpara de hendidura, etc.

El sistema ofrece una plataforma compatible y estándar para la digitalización de imágenes. Por una parte esto representa ventajas en el desempeño, pero también una rápida visión general de los resultados. Las imágenes son almacenadas como botones en una representación de imágenes miniaturizadas.

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3.3.6

Enlace a la cámara Fundus

Hay tres posibilidades para digitalizar fotografías cuando son tomadas por la cámara Fundus: 

Combinación con una cámara especial de video.



Fotografías de otro sistema por ejemplo, Topcon Image Net, Zeiss Visupac.



Combinación con una cámara de fotos digital (por ejemplo, Nikon).

La decisión entre uno y otro concepto depende del presupuesto ya que la inversión varía de 40,000 a 80,000 Euros ($50,000 a $100,00 Dólares). La decisión también depende de la especialización de la clínica (por ejemplo, fotografía Fundus, angiografía fluorescente, etc.)

Se puede solicitar más información acerca de los fabricantes de las cámaras Fundus y los sistemas de imágenes. Dado que el departamento de desarrollo de ifa systems trabaja directamente con todos los grandes fabricantes, una cámara Fundus puede ser seleccionada independientemente del sistema de integración digital.

Técnicamente, la solución más fácil seria combinar una cámara Fundus con una cámara de video Chip 3 de alta calidad. La cámara puede ser usada en todas las aplicaciones. La velocidad de obturación es tan rápida que hasta las secuencias de angiografía fluorescente pueden ser almacenadas.

Para la cámara de video Chip 3 se necesita el adaptador de sincronización y los cables correspondientes. Como resultado se obtiene una señal de video que pude ser digitalizada con una tarjeta grabadora de alta calidad (por ejemplo, Matrox). La calidad de las fotos depende de la calidad del hardware usado (grabador y cámara de video). El sistema de imágenes puede almacenar todos los formatos con diferentes tasas de compresión. La demanda en la calidad depende del área de uso.

Básicamente la cámara de video Chip 3 puede ser usada para todas las cámaras Fundus en el mercado (por ejemplo, Canon, Kowa, Nidek, Topcon, Zeiss). También es posible actualizar las cámaras existentes. La lista de todos los vendedores de adaptadores la puede proporcionar el equipo internacional de ifa systems.

2.3.2. Integración del sistema de imágenes Sistemas completos de imagen digital (usualmente sistemas cerrados) como Topcon Image Net y Zeiss Visupac son los más comunes el día de hoy. Estos sistemas están basados en la tradicional cámara Fundus combinada con aplicaciones especiales para PCs y un software de almacenamiento y procesamiento de imágenes.

La integración de esos sistemas es hecha en diferentes niveles. Dependiendo de los requisitos específicos, las imágenes son almacenadas en un sistema de salida y de esta forma el registro del

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paciente es llamado dentro del sistema externo. Con esta solución tendremos funcionalidad en el sistema de imágenes y nos ahorra tiempo porque los datos del paciente son ingresados una sola vez.

Otra solución posible es importar las imágenes del sistema de imágenes hacia la ficha del paciente.

Esto incrementa el desempeño y las imágenes están siempre disponibles en una lista dentro de la ficha electrónica. Con esta solución es posible pasar a la voluminosa base de datos del sistema de imágenes.

3.3.7

Escáner de diapositivas

Las fotos antiguas y existentes de los pacientes regulares pueden ser escaneadas hacia la ficha electrónica del paciente. Los escáner de diapositivas son relativamente baratos y pueden ser vinculados directamente a la ficha electrónica. Estas imágenes pueden ser también almacenadas dentro de los “archivadores digitales”.

3.3.8

Vídeo y lámpara de hendidura (Slit Lamp)

La combinación de una lámpara de hendidura (Slit lamp) y una cámara de video puede ser usada para fotografía de la cornea y del Fundus, distinguiendo entre cámaras de video integradas en forma compacta (por ejemplo, Zeiss y Rodenstock) y cámaras de video montadas sobre una lámpara de hendidura. Seleccionar la cámara de lámpara de hendidura apropiada depende de los procedimientos y del presupuesto disponible. Ambas soluciones son equivalentes en términos de integración digital.

La señal de video es capturada por el grabador (ver enlaces a cámara Fundus). La calidad de las fotos depende de la cámara de video (Chip 1 ó Chip 3) y el grabador usado (Miro, Matrox, etc.).

3.3.9

Enlace a otras fuentes de vídeo

En la oftalmología se usan otros sistemas de diagnóstico con fuentes de video como: 

Oftalmoscopio de escáner láser.



Sistemas láser con salida de video (HRT/LDT).



Biómetro (B-Scan).



Sistemas de diagnóstico por ultrasonido.

En general, es posible vincular más de una fuente de video con un grabador en una estación de trabajo.

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3.4Telemática y telemedicina en oftalmología La importancia de la telemática y la telemedicina es confirmada de manera impresionante en el Estudio Roland Berger. Las tareas y la experiencia del proyecto OPHTEL han probado la importancia de la telemática y telemedicina en el campo de la oftalmología en nuestros días y para el futuro.

Un prerrequisito para telemedicina cualificada en el futuro es la ficha médica electrónica y adicionalmente una terminología estandarizada como SNOMED/DICOM. Los requisitos para enviar cartas de médicos y reportes de cirugías electrónicamente están actualmente cubiertos con la implementación de la ficha médica electrónica del paciente. En Alemania, más del 75% de los oftalmólogos tienen sistemas de cómputo y 40% (30% de todos los oftalmólogos) tiene acceso a Internet.

3.4.6

Cartas del médico electrónicas y reportes de cirugías

El primer nivel del uso en la telemedicina es generar cartas del médico electrónicas y reportes de cirugías y su envío vía Internet. En la actualidad hay muchos clientes TI (Tecnologías de la Información) en el mercado sólo para el campo de la salud. El sistema ifa usa el IDT (Transferencia de Datos por Internet) para el campo de la salud. El programa IDT se ofrece a todos los usuarios sin costo alguno. IDT fue originalmente desarrollado por la industria farmacéutica, pero es también apropiado para la plataforma de los médicos.

3.4.7

Formatos digitales para cartas del médico y reportes de cirugías:



Formato DOC MS (para Word para Windows).



Formato HTML.

Desde la ficha médica electrónica del paciente se puede crear un documento de Word con la aplicación Word para Windows integrada. También es posible crear documentos en formato HTML en Word para Windows.

El proceso técnico es enviar un correo electrónico corto con el documento como archivo adjunto (usando por ejemplo, IDT). Los correos de entrada y salida son organizados en el cliente (por ejemplo, IDT). Un mecanismo de encriptación está incluido en IDT. Esto es necesario para la transmisión de los datos originales del paciente. Antiguamente las cartas de los médicos se enviaban seguras como faxes, pero si la información no es confidencial entonces es conveniente enviar los reportes de los médicos por correo electrónico.

Las cartas electrónicas de los médicos y los reportes de cirugías se están haciendo más importantes en términos de competitividad. El doctor referido que trabaja electrónicamente incrementa su competitividad y comúnmente busca socios los cuales puedan trabajar al mismo nivel técnico. La

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ventaja de este nivel de integración es obvia, la información relevante del paciente que se transmite está lista en la clínica antes de que el llegue a la consulta.

3.4.8

Teleconsulta

Para la teleconsulta hay dos modos de comunicación posibles. En la comunicación síncrona se incluye a los colegas en los planes de tratamiento vía videoconferencia. En modo asíncrono los datos de la teleconsulta, los reportes y las réplicas son transmitidas como cartas electrónicas de los médicos.

Los resultados del estudio OPHTEL hecho por OPTHEL probaron que la teleconsulta síncrona es casi nula en la práctica. Técnicamente y desde el punto de vista organizativo, es muy difícil que todas las partes estén disponibles al mismo tiempo. Además se presentan dificultades legales porque todas las transacciones telemédicas deben estar documentadas por cuestiones legales. Esto significa que cualquier conferencia tiene que estar grabada ya sea en CDs, DVDs, cintas magnéticas ó por escrito.

En la práctica, se aceptará el uso de teleconsulta asíncrona. Funciona de la misma manera como comunicarse mediante las cartas de médicos y reportes de cirugías en forma digital.

Se deben tomar en consideración otros requisitos legales para la teleconsulta. En un asunto legal tanto el origen como el destinatario deben de probar que la documentación no ha sido alterada. Esto requiere que la función “bloqueo en la documentación” tiene que haber sido activada. Las funciones de teleconsulta deberán además de incluir funciones de bloqueo comparables (ver capítulo “Aspectos Legales”) El documento de segunda opinión puede ser almacenado directamente en la ficha electrónica. Los resultados nuevos e información médica externa pueden ser separados y almacenados en diferentes lugares.

3.4.9

Proyectos de estudio selectivo

El campo de la oftalmología es ideal porque en los proyectos de estudio selectivo se presentan interdependencias con otros campos de la medicina. Un caso es el trabajo realizado por oftalmólogos en colaboración con especialistas en diabetes. En OPHTEL hay varios proyectos de estudio selectivo (Screening Projects) tanto en Alemania como en el Reino Unido.

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4

Planeación financiera y bases legales

Dentro de tres ó cinco años el gasto para computadoras será parte del presupuesto clínico de los hospitales profesionales. De 2% a 3.5% de la facturación será invertida en infraestructura informática y comunicaciones. El estudio de Arthur D. Little comenta:

“El cuidado médico representa aproximadamente 13% del producto nacional bruto pero solamente 1% ó 2% del presupuesto es invertido en tecnologías de la información. Para comparar y tener en cuenta: Los bancos gastan el 10% y la industria estadounidense gasta el 4%“.3 Aunque la implementación de la ficha médica electrónica tiene un gran impacto en la digitalización, la inversión de mediano a largo plazo es relativamente más baja que en un gran sistema de administración. Esto se debe a que las computadoras de alto rendimiento pueden ser adquiridas relativamente a precio bajo. La rentabilidad queda confirmada en los reportes de los diferentes usuarios en el medio clínico (ver por ejemplo el artículo del Dr. Bolling, Mayo Clinic Jacksonville, FL “Why computerize your medical records”).

4.3La inversión en el Hardware El hardware generalmente está organizado por el departamento de informática. Se necesita contar con computadoras de alto desempeño para los departamentos de la red. Los parámetros exactos para PCs y monitores se deciden a partir de los requisitos del programa en cada clínica. Los requisitos del hardware para los PCs y monitores son mayores para las estaciones de trabajo donde se procesarán las fotografías.

En la siguiente página se describen requisitos y recomendaciones de hardware, aunque debido al dinamismo del mundo de las computadoras estos requisitos deberán ser constantemente actualizados.

4.4Recomendaciones para el hardware Red de área local (LAN):



Windows 2008 Server, Windows 2003 Server, Windows 2000 Server con Services Packs y actualizaciones necesarias.

Protocolo Netware:

  3 4

Se requiere TCP/IP. Instalar servidor DHCP.

Arthur D. Little Study „Why computerize your medical record“ in Ophthalmology Management by James Bolling, Mayo Clinic Jacksonville

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Windows 2008/Windows 2003/Windows 2000 Fileserver (ejemplo):

 

Como mínimo Pentium IV 3,4 GHz, ≥ 200 GB disco duro, 2048 MB RAM. Es recomendido: Intel Core2Duo E6300 (2 x 1,86 GHz), 300 GB disco duro (RAID 1), 4 GB RAM

Estaciones de trabajo:

   

Como mínimo Pentium IV 3,0 GHz, 100 GB disco duro, 1024 MB RAM, resolución VGA mínimo 1024 X 768 modo high color.

Se recomienda: Intel Core2Duo E8200 (2x 2,66 GHz), 300 GB disco duro, 2048 MB RAM. Sistema operativo Windows 2000, XP profesional ó Windows Vista Si desea utilizar Word para ifa, es necesario una licencia de Word para Windows.

Unidad de cinta magnética:

    

IOMEGA REV drive 35/90 GB ó 70/140 GB. Tandberg SLR 4, capacidad de 2.6 GB hasta 50 GB. Software de respaldo para computadoras de escritorio: MS-Backup, Veritas Backup, Seagate Backup, Orlogix Backup My PC. Software de respaldo para servidores: Seagate/Veritas Backup Exec para Windows.

Posibilidad de respaldo a otros servidores.

Impresoras:

   

Impresora láser Samsung ML2850D (USB)/ML2851 DN (USB & LAN) Impresora láser color OKI 5650 N (USB & LAN).

Para impresión de formularios se recomienda: Canon Pixma IP90V/Canon Pixma IP4500.

La mayoría de las impresoras láser no pueden ser usadas para imprimir formularios.

Monitor:

 

≥ 17”, resolución 1024 X 768 high color ó 15” TFT. Se recomienda: ≥ 19”, resolución 1280 X 1024.

Sistemas de seguridad, por ejemplo, consultorio sin papeles:

 

Discos duros en modo espejo en las unidades removibles. Duplexar el servidor.

Sistemas Raid en el servidor.

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4.5La inversión en el Software El programa ifa para Clínicas de ojos es vendido como un sistema completo con todas sus funciones (ver Catálogo del software). La licencia básica cuesta entre 2,250 y 2,950 Euros por estación de trabajo. Las licencias básicas están basadas en el número de estaciones de trabajo. Los instrumentos y las interfaces de datos son calculados por separado.

4.6Mantenimiento, soporte y desarrollo A parte de la licencia básica, el contrato incluye un convenio respecto a las licencias de ejecución, mantenimiento y cuotas de soporte.

Las licencias de ejecución son la base del contrato para la duración completa del uso de las aplicaciones del software. La clínica recibe un ilimitado y transferible (cuando haya acuerdo) uso de la licencia básica basado en los pagos y licencias de ejecución facturadas mensualmente. Esto cubre todas las sublicencias para el uso adicional de herramientas de software y también, por ejemplo, para bases de datos de objetos orientados integrados.

La cuota de mantenimiento del programa es para el continuo desarrollo y actualizaciones de las aplicaciones de la Clínica de ojos. El sistema es continuamente actualizado manteniéndose a la vanguardia acorde con los requerimientos del mercado. Esto cubre sistemas y plataformas de red, y adicionalmente nuevos instrumentos e interfaces de datos y adaptación a los cambios y requisitos legales.

El soporte cubre línea de asistencia por teléfono, fax y correo electrónico. Existen varios centros de asistencia a nivel mundial (por ejemplo, Colonia y Berlín en Alemania, Perú y México).

En el convenio de soporte y mantenimiento está incluido, información para el usuario regular, mediante boletines y reuniones de grupos de usuarios. Esto nos asegura que los usuarios estén en constante contacto con el equipo de desarrollo y de esta manera proporcionarles sugerencias cualificadas para desarrollo futuro.

La cuota mensual (para licencias de ejecución, mantenimiento y soporte del software) es el 1.5% de la inversión del software por mes. Se incluyen las actualizaciones completas del programa (por ejemplo, el borrado de un programa operativo obsoleto).

4.7Diseño del contrato Los contratos son generalmente convenios de licencia ilimitados. El proveedor del sistema garantiza el desarrollo continuo de las aplicaciones del programa para asegurar la inversión actual. Una línea de asistencia cualificada está disponible en horario de normal de trabajo en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica (Español, Inglés y Alemán)

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El usuario (Clínica de ojos) tiene la mutua obligación de asegurar la disponibilidad de la calidad del software. Esto incluye errores en la documentación (respuesta impresa del sistema) y si es necesario la documentación sobre el contexto del error.

La responsabilidad existe solamente para errores de negligencia en el programa. El usuario es responsable de sus propias predeterminaciones (en el área médica y organizativa). Las medidas deberán de ser tomadas en el personal para delegar la responsabilidad de quien reporta los errores y quien define los predeterminados (ver también “Aspectos Legales”)

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5

Resumen

En los próximos años el uso de la ficha médica electrónica en Clínicas de ojos será cada vez mayor y se convertirá en el estándar. Dos factores son esenciales para un producto exitoso: su desarrollo constante y un servicio profesional integral.

Los requerimientos del sistema para hacer uso de la ficha médica electrónica son extremadamente complejos. El sistema ifa es un programa con aproximadamente 18,000 funciones en aproximadamente 45 áreas / módulos. Hasta la fecha se han desarrollado alrededor de 300 interfaces para la transmisión de datos de los instrumentos digitales y otros programas de aplicación.

5.3Garantía de desarrollo continuo por parte del proveedor del sistema

La inversión hecha en el actual logicial excede más de 120 años hombre ó aproximadamente 18 millones de Euros ó US$ 27 millones de dólares americanos.

El equipo de desarrollo y consultaría se comunica muy estrechamente con los usuarios internacionales para satisfacer sus requerimientos de interfaces locales, aplicaciones y telemedicina.

La versión actual contiene funciones que pueden ser usadas con los estándares futuros DICOM y SNOMED. 5.4Motivación y disciplina del usuario La buena voluntad del usuario de la clínica para cooperar es un factor importante para el éxito de la implementación de una ficha médica electrónica. El éxito sólo puede ser alcanzado si los requerimientos de la clínica de ojos son calificados tanto como la capacidad del software para cumplirlos cabalmente. La excelente preparación y los conceptos creativos son pasos esenciales en el proceso.

El equipo de ifa systems refuerza la preparación y el soporte del sistema suministrando material de información, listas de control y formularios de organización. Los foros y las reuniones para los usuarios son organizados con una infraestructura profesional vía Internet en los grupos de noticias.

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