Return‐on‐Investment (ROI)‐Analyse 1. Übersicht über den finanziellen Nutzen einer Elektronischen Patientenakte (EPA) Nutzen von computerbasierten Patientenakten für Augenkliniken Die EPA trägt in großem Maße zu einer Reduzierung der klinikinternen Archivierung und Erstellung der Krankenakten bei. Mithilfe einiger Systeme wird eine grafisch dargestellte, automatische Analyse der Sehschärfe und des Augeninnendrucks durchgeführt, die die Entscheidungsfindung des Arztes beschleunigt und verbessert. Desweiteren wird der Patientendurchsatz durch automatisierte Geräteschnittstellen und schnelle Dateneingabeverfahren, wie zum Beispiel Vorlagen für die Erfassung von Arbeitsabläufen, gesteigert. Die Datenübermittlung erfolgt nur noch fast ausschließlich per Computer und nicht mehr durch Klinikmitarbeiter. Durch die EPA werden Übertragungsfehler reduziert und Fehler bei der Verschreibung von Medikamenten oder sogar falsche Entscheidungen bei der Behandlung können vermieden werden. Selbst die traditionelle Arzt‐Schreibkraft‐Beziehung wird durch die gründlichere computergesteuerte Abschrift der diktierten Befunde verbessert. Die herkömmliche ophthalmologische Fotografie wird durch sofort verfügbare, digitalisierte Bilder von Netzhautkameras oder videotauglichen Spaltlampen ersetzt. Dies wiederum führt zu Zeit‐ und Geldeinsparungen. Wenn das hochentwickelte EPA‐System in Co‐ Management‐Netzwerken eingesetzt wird, können zum einen Informationen über einen „elektronischen Briefkasten“ ausgetauscht und zum anderen Video‐ Telefonkonferenzen in Echtzeit durchgeführt werden einschließlich der Abbildung von OCT‐Dateien, Gesichtsfeldern und Fundus‐Bildern. Professionelle EPA‐Systeme (wie die ifa‐Software) sind so “benutzerfreundlich”, dass die EDV‐Laien unter den Benutzern die medizinischen Einträge schnell und strukturiert erfassen können. Zudem wird der Zeit‐ und Kostenaufwand für manuell erstellte Briefe an Kollegen und andere benötigte Korrespondenz durch einfache Funktionen der Datenzusammenführung mit teilweise vorformulierten Briefen eliminiert. Aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und der umfassenden Datensammlung, stellt die
computerbasierte Patientenakte im Falle eines Rechtsstreits eine rechtssichere Grundlage dar. Übergang zur computerbasierten Patientenakte Jeder, der die Einführung computerbasierter Patientenakten in Erwägung zieht, sollte wissen, dass die Einführung mit dem richtigen Produkt und der professionellen Unterstützung eines erfahrenen Teams mühelos durchgeführt werden kann. Allerdings führt die Umstrukturierung auch einige unvorhergesehene Neuerungen mit sich, wie z. B die Organisation der Änderungen im Klinikablauf, Gespräche mit Mitarbeitern, die das neue System nicht annehmen wollen, Zeitplan für umfassende Schulungen sowie Einplanung eines gewissen Zeitraums, in dem sowohl der Papierbetrieb als auch das papierlose System gleichzeitig verwendet werden. Solange Datensicherungsprogramme zur Erstellung von Softwarekopien der Patientenbesuche durchgeführt werden, sollte nicht noch mehr als das bereits in der Augenklinik vorhandene Papier erzeugt werden. In den meisten Augenkliniken wird zwar bereits ein KIS‐System (Krankenhaus Informations‐System) angewandt, allerdings muss noch die vom EPA‐System angebotene Funktion zur Erstellung der Krankenblätter hinzugefügt werden. Beide Systeme werden standardmäßig in einer Augenklinik nebeneinander über eine Schnittstelle angewandt. Normalerweise sollte eine einzelne Schnittstelle basierend auf Standardvorgaben wie HL7, DICOM oder auf den IHE‐EyeCare‐Konzepten (siehe Glossar) entwickelt werden. Abhängig von den Anforderungen der Augenklinik, können zusätzliche Informationen basierend auf einzelnen Softwaretechniken von den Systemen gemeinsam benutzt werden. Produktivität der Augenklinik Ein leichter Rückgang (ca. 5‐10 Prozent) der Produktivität einer Augenklinik auf Untersuchungsebene zwei bis drei Monate nach der Installation der Elektronischen Patientenakte (EPA) kann als normal angesehen werden. Dies ist auf den Lernprozess des Fachpersonals sowie der Ärzte für die neue Datenerfassungsmethode zurückzuführen. In der Regel übersteigen die Produktivitätsniveaus der Ärzte und Mitarbeiter die Niveaus des papierbasierten Systems zwischen dem dritten und vierten
Monat nach Einführung. Die Zeitersparnis durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen, Integration der Geräte, Aufnahme der Krankengeschichte, das Schreiben der Korrespondenz sowie die Aufzeichnung der Untersuchungsergebnisse führt normalerweise zu einer Produktivitätssteigerung von insgesamt 15 ‐ 20 Prozent. In sechs bis neun Monaten kann die Produktivität gegenüber papierbasierten Aufzeichnungen um insgesamt 35 ‐ 40 Prozent steigen. Dies ist auf die verringerte Abhängigkeit von papierbasierten Aufzeichnungen zurückzuführen, verbunden mit dem Nutzen der digitalisierten Bildgebungsverfahren, der schnelleren Behandlungsplanung, der automatischen Generierung von Formbriefen sowie den Schwierigkeiten in Verbindung mit Übertragungsfehlern.
**Tatsächliche Ergebnisse können variieren und hängen von der Fähigkeit der Augenklinikmitarbeiter ab, das System zu erlernen und zu übernehmen.
Auswirkungen computerbasierter Krankenblätter auf die Produktivität Funktion
Patientenregistrierung Zugriff auf Daten zur Verlaufskontrolle (Visus, IOP) Voruntersuchung (Lensmeter, Autorefraktometer, Tonometrie, Perimetrie, OCT, HRT usw.)
Geschätzte Erhöhung der Produktivität (schnellere Dateneingabe bzw. ‐abfrage oder Entscheidungsfindung) 0% 100% (2,5‐5 Minuten im Vergleich zu sofortig)
10%‐15% ‐ Abhängig vom Gebrauch der Diagnosegeräte und der automatisierten Phoropter, die mit Werten von Autorefraktometern voreingestellt sind usw. Eingabe von Untersuchungsdaten 25‐50% ‐ dies hängt von der bisherigen in den Patientenbericht Methode und der geplanten computergesteuerten Methode ab (Vorlagen zum Arbeitsablauf) Patientenschulung 0‐50% ‐ hängt von der bisherigen Methode ab. Der Gebrauch von Computergrafiken und digitalisierte Bildern hilft hier außerordentlich. Entscheidungsfindung des Arztes 0‐50% ‐ hängt von den Methoden der Augenklinik ab. Am Computer erzeugte Trenddiagramme der Sehschärfe, IOPs, Gesichtsfelder usw. beschleunigen die Auswertung. Unmittelbar zugestellte digitalisierte Bilder erleichtern zudem die Entscheidungsfindung. Diktate & Briefe mindestens 50% ‐ vorgeschriebene Standardbriefe, die klinikspezifisch erstellt werden unter automatischer Eingabe von speziellen Patienten‐, Mitarbeiter‐ und Untersuchungsdaten, können auf Wunsch erzeugt werden. Statistische Untersuchungen und Diese Funktionalität ist nur unter Verwendung Abfragen, Ergebnisse, Kosten pro computergesteuerter Elektronischer Patient Patientenakten (EPA) verfügbar. Der Versuch, diese Daten manuell zu erfassen, wäre nicht realistisch. Datentransfer zwischen Arzt und 50% ‐ internes Nachrichtensystem (Messenger), Mitarbeitern von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, durch diese
Kommunikationsart entfallen Notizen und Wege durch die Augenklinik Eine Verbesserung der Arbeitsleistung hängt hier von der Erfahrung und den Fähigkeiten des Personals ab. Die ifa‐Software bietet eine Übertragungsmöglichkeit der Abrechnungscodes in das KIS‐System. Ebenfalls kann eine Privatabrechnung für die Abrechnungscodes durchgeführt werden.
Kodierung (Diagnose, Abrechnung)
Erforderliche Ausstattung und Einsatzbereiche Aufgrund der Tatsache, dass die erforderlichen Daten für eine vollständige Elektronische Patientenakte an vielen Stellen in der Augenklinik gesammelt werden und zugänglich sein sollten, wird eine Art „Computernetzwerk” benötigt. Dies bedeutet, dass an der Stelle, an der Daten gesammelt oder überprüft werden, ein „Arbeitsplatzrechner“ vorhanden sein sollte. In einem voll funktionstüchtigen Netzwerk, in dem computerbasierte Elektronische Patientenakten verwendet werden, sind Arbeitsplatzrechner an der Rezeption, in den Räume für die Voruntersuchung, den OCT‐ und HRT‐Räumen, Räumen für die Untersuchung des Gesichtsfeldes, Fotografieräumen, Laserräumen, Untersuchungs‐ räumen, OP‐Räumen, auf dem Schreibtisch des Arztes und in den Verwaltungsbereichen vorhanden. Der Netzwerktyp hängt von der erforderlichen Dateneingabe und ‐ausgabe ab (siehe Hardware‐Anforderungen).
Zugriffsberechtigte Personen und Funktionsweisen Jeder in der Augenklinik, ob Techniker, Verwaltungsangestellte, Sekretärinnen oder Ärzte, kann Daten mit geringem Schulungsaufwand zum System hinzufügen. Dies wird heutzutage durch einige hochentwickelte Software‐Programme zur Erstellung von Elektronischen Patientenakten ermöglicht. Das bedeutet, dass bei einer gut durchdachten Anschaffung von Software, die eine Vielzahl von Datenerfassungsmethoden beinhaltet, völlig auf die Kommunikation zwischen Arzt und Schreibkraft bzw. zwischen Arzt und Helferin hinsichtlich der Berichterfassung verzichtet werden kann ‐ es sei denn, es wird ausdrücklich gewünscht. Während der Einführungsphase werden für die wichtigsten Prozesse Vorlagen für den Arbeitsablauf („SmartScreens”) entwickelt. Dazu werden Vorschläge bzw. Beispiele für die Vorlagen aller Fachgebiete angeboten wie zum Beispiel für Retina‐, Glaukom‐, Katarakt‐ und Refraktivchirurgie, Orthoptik usw. Die Produktivität der Datenerfassung hängt von der jeweiligen Anpassungsfähigkeit der bestehenden klinischen Pfade ab (intensive Analyse der Benutzerbedingungen).
2. ROI‐Kalkulation
Produktivitätsanalyse & Arbeitsblatt Terminverwaltung 1. Wie viele Patientenbesuche oder Termine pro Tag? (5 Minuten, um einen Termin zu ermitteln, zu überbringen, aufzurufen und neu abzulegen) (Gesamtsumme von Personalminuten, die durch das EPA‐System eingespart werden kann) (Wandeln Sie Min. in Std. um X Anzahl von Tagen, die die Praxis pro Monat geöffnet hat) (Gesamtsumme von Personalstunden, die durch das EPA‐System eingespart werden kann) (Zur Berechnung der möglichen Einsparungen, multiplizieren Sie den durchschnittlichen Stundenlohn einer Klinik mit der Gesamtanzahl von Stunden) Diktate & Korrekturen 2. Wie viele Briefe diktiert der Arzt pro Tag? (Durchschnitt pro Krankenakte: 3 Min.) (Gesamtsumme der „Arzt“‐Minuten, die durch die EPA eingespart werden kann) (Wandeln Sie Minuten in Stunden um) (Multiplizieren Sie die Anzahl der Std. mit der Anzahl der Tage pro Woche, an denen der Arzt Patienten empfängt) (Multiplizieren Sie die Anzahl von Stunden mit Euro zur Berechnung der möglichen Einsparungen) (Euro x pro Stunde = Euro Gehalt / x verfügbare Stunden) Abschrift 3. Wie viele Briefe werden pro Woche abgeschrieben? (Durchschnitt Euro X pro Brief zur Abschrift) (Multiplizieren Sie die Anzahl von Briefen um x Euro zur Berechnung der die EPA erhaltenen Einsparungen)
durchschnittl. x 5 min. = min.
= Std. € Monat
durchschnittl. x 3 min. = min.
= Std. € Monat
durchschnittl. x € X € Monat
Papierlose Perimetrie
4. Wie viele Gesichtsfelduntersuchungen werden pro Monat durchgeführt und gedruckt? (Gesamtzeit, um jedes Untersuchungsergebnis zu bearbeiten und auszudrucken) (Gesamtzeit, die beim Perimetrievorgang durch das EPA‐System eingespart wurde) (Teilen Sie die obige Anzahl durch 40 Min. Durchschnittszeit Gesichtsfeld pro Patient) (Gesamtanzahl der zusätzlichen Gesichtsfelder pro Woche) (Zusätzliche Gesichtsfelder, die pro Woche durchgeführt werden X Euro pro Gesichtsfeld)
durchschnittl. x 6 min. = min.
# Gesichtsfelder
€ Monat
Produktivitätsarbeitsblatt & Analyse
Digitalfotografie
5. Wie viele Bilder werden pro Woche aufgenommen und durchschnittl. entwickelt? (berücksichtigen Sie Fundus‐Kameras, B‐Scan, Spaltlampenkamera) (Durchschnittl. Materialaufwand und Kosten pro Bild betragen x € 1,50 1,50 Euro) (Gesamteinsparungen pro Monat durch digitale Bilder in der EPA) € Monat
Zusätzliche Patienten
Geringere Verweildauer & schnelle Datenerfassung
6. Verwendet man in Ihrer Praxis automatisierte LM ‐ AR ‐ NCT – Keratometer? (Verweildauer der Patienten kann mithilfe dieser automatisierten Geräte, die direkt mit der EPA verbunden sind, um 15% reduziert werden) (Durchschnittl. Zeit für die Voruntersuchung pro Patient) (Durchschnittl. Zeit , die mithilfe der EPA pro Patient eingespart werden kann) (Multiplizieren Sie die Anzahl der Patienten pro Tag X mit der durchschnittl. Zeitersparnis) (Gesamtzeitersparnis bei der Voruntersuchung mit der EPA )
Ja
7‐9 min. 1‐1,4 min.
= min.
7. Eine schnelle Datenerfassung der Krankenblätter kann die Dokumentierungszeit um bis zu 40% reduzieren. Dies führt zu einer Zeitersparnis für den Arzt oder die Helferin (Schwester). (Durchschnittl. Zeit für die vollständige Erfassung eines Berichts) 2 ‐ 3 min. (Multiplizieren Sie die durchschnittl. Zeit mit 40% Ersparnis durch 0,8 – 1,2 min. die EPA) (Multiplizieren Sie die Zahl der empfangenen Patienten mit der durchschnittl. Zeitersparnis) (Gesamte Zeitersparnis bei der Dokumentierung der Untersuchung = min. mit der EPA) 8. Gestiegener Patientendurchlauf, Auswirkungen von Punkt 6 in Kombination mit Punkt 7. (Gesamtzeitersparnis in den Voruntersuchungsbereichen von = Punkt 6) min. (Gesamtzeitersparnis bei der Dokumentierung unter Punkt 7) + min. (Gesamtzeitersparnis) = min. (Teilen Sie “Gesamtzeitersparnis” durch 15 Min. durchschnittl. Zeitaufwand pro Untersuchung) (Gesamtanzahl der neuen Patienten, die pro Tag dank der EPA = untersucht werden können) #Pat. (Multiplizieren Sie die Anzahl der neuen Patienten mit den durschnittl. Gebühren pro Untersuchung) (Gesamtsumme der zusätzl. Erträge mit mehr Produktivität pro = Tag) € (Multiplizieren Sie den zusätzlichen Euro‐Betrag für die neuen € Patienten mit der Anzahl der Tage pro Monat) Monat
Kostenstruktur 1. Erwartete Investitionskosten 2. Monatliche Durchschnittskosten für Laufzeitlizenzen und Support ** (Berechnen Sie 1,5% der Software‐Kosten pro Monat für den Support) Voraussichtliche Ersparnisse durch die Produktivitätsanalyse ⋅ Terminverwaltung ⋅ Diktat und Korrekturen ⋅ Abschrift ⋅ Zusätzliche Sehfelder ⋅ Digitale Fotografie ⋅ Gestiegene Anzahl an Patienten ⋅ Andere Bereiche Gesamtersparnis pro Monat Gesamtsumme Monate Euro X Anzahl 12 Monate pro Jahr Gesamtersparnis pro Jahr Monate der Amortisation der Investition
€ €
€ € € € € € € € € €
3. Anwenderbericht über die Kapitalerträge der EPA Vorteile computerbasierter Krankenblätter Von James Bolling, M.D. Jacksonville, Florida, USA Artikel veröffentlicht in der Zeitschrift „Ophthalmology Management“ im September 1997 Vor drei Jahren entschied die Leitung unseres 200 Ärzte umfassenden Klinikums, eine Elektronische Patientenakte (EPA) einzuführen. Für 24 Millionen Dollar stellten wir eine stabile Stromversorgung her, installierten 1.200 Arbeitsplätze und ein faseroptisches Kabelnetz. Wir kauften Software von fünf verschiedenen Anbietern. Außerdem stellten wir zusätzliche Mitarbeiter für die Informationssysteme ein und vergaben einige technische Arbeiten nach außen. Ob sich das gelohnt hat? Die Antwort von unseren Mitarbeitern und unserer Verwaltung lautet einstimmig „Ja!“. Was nun folgt sind die Gründe aus einer Perspektive, die Sie und Ihre Mitarbeiter eventuell begrüßen werden.
Geringere Kosten Warum sollte man sich die Mühe machen und eine elektronische Patientenakte anschaffen? Weil wir uns inmitten einer Technologierevolution befinden! Die Lohnkosten steigen stetig an, die Kosten für Technologie fallen jedoch. Wenn Sie zum Beispiel zum Lebensmittelgeschäft gehen, registriert der Verkäufer Ihre Waren mithilfe eines Laserlesegerätes. An vielen Tankstellen können Sie direkt an der Zapfsäule per Kreditkarte zahlen, ohne mit jemandem ein Wort zu wechseln. Unternehmen haben diese Neuerungen übernommen, um Geld zu sparen. Der Computer verrichtet die Arbeit, die zuvor von einem Menschen erledigt wurde. Was hat das mit Augenheilkunde zu tun? Die Medizin wird, wie jedes Unternehmen, wettbewerbsfähiger und von uns werden mehr Leistungsfähigkeit und Produktivität gefordert. Mit der derzeitigen Technologie können Computer zwar keine Ärzte ersetzen, aber sie können die Büroarbeit ersetzen, auf die wir angewiesen sind, um unsere Patientenakten übertragen und pflegen zu können. Zum Beispiel dauert es in einer durchschnittlichen Praxis fünf Minuten, um einen Termin aufzurufen, diesen für den Arzt zu bearbeiten und dann erneut abzulegen. Wenn nun 12 Patienten pro Stunde in die Praxis kommen, wird das Archivieren von Terminen zur Vollzeitbeschäftigung für
eine einzelne Person. In unserer Praxis haben wir eine Vollzeitstelle gestrichen, die für den Postversand und ‐empfang zuständig war, sowie für das Etikettieren und Archivieren von Farbdias und für die Floureszenzangiografie. Diese ersetzten wir durch ein digitales Abbildungssystem. All unsere Abbildungen werden nun in einem Computernetzwerk gelagert, das sich auf alle Untersuchungsräume erstreckt. Anhand dieses Systems kann man die Abbildungen jederzeit von jedem Arbeitsplatz aus überprüfen. Wie viel mit einer elektronischen Patientenakte eingespart werden kann, hängt davon ab, wie teuer es für Sie ist, diese Daten momentan zu protokollieren. Wie man mit dem Computer bei Diagnosen sparen kann Papierlose Perimetrie Wie viele Gesichtsfelder werden pro Woche durchgeführt und gedruckt? Gesamtzeit, um ein Untersuchungsergebnis aufzubereiten und auszudrucken Gesamtzeitersparnis durch einen Computer Teilen Sie durch 40 Min., die Durchschnittszeit für ein Gesichtsfeld pro Patient Gesamtanzahl der zusätzlichen Gesichtsfelder pro Woche Zusätzliche Gesichtsfelder, die pro Woche durchgeführt werden Eventuelle Ersparnis Digitale Fotografie Wie viele Fotos werden pro Woche geschossen und entwickelt? (beziehen Sie Fundus‐Kameras, B‐Scan, Spaltlampenkameras mit ein) Durchschnittl. Materialkosten und Aufwand pro Bild betragen 1,25 Dollar Eventuelle wöchentliche Ersparnis
Durchschnittl. 35 X 6 min. = 210 min. ÷ 40 min. = 5 Gesichtsfelder = $35/Gesichtsfeld = $175 Durchschnittl. 30 X $1.25 = $37.50
Verbesserte Dokumentation Da der Druck auf eine viel beschäftigte Praxis steigt, finden es viele von uns immer schwieriger, jedes Detail einer Augenuntersuchung aufzuschreiben. Viele Ärzte lassen vor allem negative Befunde ganz weg, da die positiven Befunde unsere Behandlungen bestimmen. Diese schlechten Angewohnheiten vermindern die Qualität und können zu einem erhöhten Haftungsrisiko bei Kunstfehlern führen. So kann z. B. die Tatsache, dass ein Patient leugnet Kopfschmerzen zu haben, entscheidend sein, wenn er einen Schlaganfall nach Verlassen unserer Praxis erleidet. Die Leserlichkeit stellt einen weiteren entscheidenden Aspekt bei der Dokumentierung dar. Wie wir alle wissen, ist die Kontinuität der Betreuung nicht mehr das, was sie einmal war. Heutzutage ist z. B. das Lesen von Patientenakten überweisender Ärzte weit verbreitet. Durch das Diktieren der Notizen kann die Leserlichkeit z. B. verbessert werde. Auf diese Weise können Sie eine Menge Informationen schnell und leserlich übermitteln. Sie können diesen Prozess noch optimieren, in dem Sie ein vorbelegtes Word‐Dokument, eine sogenannte Dokumentenvorlage, erstellen. Falls die komplette Untersuchung normal ist, können Sie „Normale Untersuchung, pro Dokumentenvorlage” diktieren und so durch die Verwendung von voreingestellten Textblöcken ‐ genannt „Makros“ ‐ Zeit sparen. Jedoch entstehen beim Diktieren erhebliche Probleme. Als erstes ist es schwierig, eine fehlerfreie diktierte ärztliche Notiz zu gewährleisten. Zweitens können diktierte Zahlen sehr schwierig sein. Zum Beispiel kann bei einem Diktat so etwas Einfaches, wie die Eingabe eines Brillen‐Rezepts, zum Albtraum werden. Zuerst liest die Helferin die Linsen mit einem Lensmeter und schreibt das Rezept auf ein Stück Papier, danach lesen Sie das Rezept vor, während ein Tonbandgerät läuft, nehmen es in ein digitales Erfassungssystem auf und schließlich hört sich die Schreibkraft Ihre Notizen mit der Vielzahl von Zahlen an. Eine Aufgabe, die bislang eine Person in Anspruch nahm, müssen nun drei Personen absolvieren. In unserer Praxis haben wird dieses Problem gelöst, in dem wir einen teilweise automatisierten Lensmeter mit einem Computerprogramm gekoppelt haben. Dies ermöglicht es einem Mitarbeiter, Messungen des Lensmeters direkt in die Patientenakte einzutragen, ohne irgendetwas aufzuschreiben.
Mehr Leistungsfähigkeit Elektronische Krankenblätter haben meine Leistungsfähigkeit zweifellos erhöht. Ob sie Ihre Leistungsfähigkeit erhöhen werden oder nicht, wird davon abhängen, welche Arbeit Sie momentan verrichten. Lassen Sie uns ein paar Beispiele betrachten. Wie Sie wissen, müssen Sie das Ausstellen eines Rezeptes protokollieren, sowohl in Ihren Aufzeichnungen als auch auf Ihrem Rezeptblock. Falls Sie die Daten in elektronischer Form vorliegend haben, wird es Ihnen anhand vieler Software‐Programme möglich sein, das Rezept ganz einfach aus diesen Daten heraus, die sich in den Aufzeichnungen befinden, zu drucken. Sollten Sie viel Zeit darauf verwenden, Patientenakten zu suchen oder geordnete Daten darin zu finden, werden Sie bemerken, dass das Speichern dieser Aufzeichnungen in einer elektronischen Patientenakte zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Stellen Sie sich Folgendes vor: Wenn in Ihrer Praxis viele Patientenanrufe entgegengenommen werden, werden Sie die entsprechenden Patientenakten direkt zur Hand haben. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe einer Textverarbeitungsfunktion in der elektronischen Patientenakte Briefe erstellen und dadurch Zeit sparen. Sind die Daten in Ihrer Patientenakte in einem Datenbankformat vorhanden, können die benötigten Felder in eine Textvorlage eingefügt werden, diese werden automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt, so dass der Brief dann an den überweisenden Arzt gesendet werden kann. Auch die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern kann vereinfacht werden: Gehört z. B. Frau Schmidt zu Ihrem Patientenstamm und Sie möchten, dass die Sekretärin die Patientin anruft, um einen Operationstermin zu vereinbaren, können Sie diese Anfrage von Ihrem Arbeitsplatzrechner aus machen, ohne das Telefon zu benutzen oder das Büro zu verlassen.
Wie man mit dem Computer auf Verwaltungsebene Einsparungen erzielen kann Terminverwaltung Wie viele Patientenbesuche oder Termine pro Tag? Durchschnittl. 50 (5 Minuten, um einen Termin zu ermitteln, zu überbringen, x 5 min. aufzurufen und neu abzulegen) (Gesamtsumme von Personalminuten, die durch das EPA‐System = 250 min. eingespart werden kann) X Anzahl der Tage, an denen die Praxis pro Woche geöffnet ist (5) x 5 Gesamtsumme von Personalstunden, die durch das EPA‐System = 21 Std. eingespart werden kann x Durchschnittsstundenlohn von $17.50 x $17,50 Eventuelle wöchentliche Ersparnisse = 367,50 Diktate und Korrekturen Wie viele Briefe diktiert der Arzt pro Tag? Durchschnittl. 15 (Durchschnitt pro Krankenakte: 3 Min.) x 3 min. Gesamtsumme der „Arzt“‐Minuten, die durch die EPA eingespart = 45 min. werden kann x Anzahl der Tage, an denen der Arzt pro Woche Patienten empfängt x 4 Tage (4) Gesamtsumme der Stunden, die eingespart werden können = 3 Std. x Stundenlohn des Arztes x $93,00 ($93.00/Std. = $200K Gehalt) Eventuelle wöchentliche Ersparnisse = $279 Abschrift Wie viele Briefe werden pro Woche abgeschrieben? Durchschnittl. 40 (nationaler Durchschnitt liegt bei $4,00 pro Brief) x $4,00 Eventuelle wöchentliche Ersparnisse = $160,00 Wie man mit dem Computer die Leistungsfähigkeit erhöht Automatisierte Geräte Durchschnittszeit pro Patient, um die Voruntersuchung 7‐9 min. durchzuführen
Durchschnittszeit pro Patient, die mit dem Computer eingespart werden kann x Anzahl der Patienten pro Tag (50) Gesamtzeit, die bei der Voruntersuchung eingespart werden kann Dokumentation und Datenerfassung Durchschnittszeit, um einen Bericht zu dokumentieren x 40% Ersparnis mit dem Computer Durchschnittszeitersparnis mit dem Computer x Anzahl der Patienten pro Tag (50) Gesamtzeitersparnis bei der Untersuchung mit digitaler Dokumentation Patientendurchlauf Gesamtzeitersparnis bei der Voruntersuchung Gesamtzeitersparnis bei der Dokumentation Gesamtzeitersparnis Teilen Sie das durch 15 Min. (Durchschnittszeit pro Untersuchung) Gesamtanzahl der neuen Patienten, die mithilfe des Computers untersucht werden können x $30.00 Durchschnittskosten pro Untersuchung Gesamtsumme der zusätzlichen Einnahmen durch mehr Leistungsfähigkeit pro Tag x Tage, an denen die Praxis pro Woche geöffnet ist (5) Gesamtsumme der zusätzlichen wöchentlichen Einnahmen
1‐1,4 min. x 50 = 70 min. 2‐3 min. x 40% = 0,8‐1,2 min. x 50 = 60 min. 70 min. + 60 min. = 130 min. ÷ 15 min. = 8 x 30 = $240 x 5 = $1.200
In die Tat umsetzen Der Vorgang des Errichtens von elektronischen Krankenblättern in Ihrer Praxis kann kurzfristig mühsam sein, aber langfristig Gewinn bringen. So kann zum Beispiel die Wahl der richtigen Hardware und Software abschreckend und teuer sein. Was in einer Praxis gut läuft, muss nicht zwangsläufig in jeder Praxis zum Erfolg führen. Die Produkte müssen den derzeitigen Anforderungen Ihrer Praxis entsprechend angeschafft werden. Das Muster „Arbeitsblatt zur Analyse der Leistungsfähigkeit” kann Ihnen eine Idee davon vermitteln, wie viel Zeit und Geld Sie in Ihrer Praxis durch eine elektronische Patientenakte einsparen können. Darüber hinaus müssen sie darüber nachdenken, wie
Sie Ihre Mitarbeiter für die Anwendung einer elektronischen Patientenakte trainieren können und wen Sie für den technischen Support benötigen. Sie werden sich außerdem mit den gesetzlichen Bestimmungen für den Einsatz einer EPA in Ihrem Bundesland auseinandersetzen müssen. Diese variieren und sie sollten jemanden kennen, der sich damit auskennt. Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt ist die Sicherheit und Datensicherung ihres Systems. Der Übergang von schriftlichen Aufzeichnungen zu einer elektronischen Patientenakte kann manchmal anstrengend sein aber durch einen Wechsel werden Sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Die Wahl liegt ganz bei Ihnen.
Wie sich die EPA bezahlt macht Geschätzte Kosten, die man in eine EPA investiert Monatlicher Durchschnittspreis für den Support (basierend auf 1% der Software‐Kosten pro Monat) Voraussichtliche wöchentliche Ersparnisse durch die Analyse der Leistungsfähigkeit (Gesamtersparnis durch Terminverwaltung, Diktate und Korrekturen, Abschriften, zusätzliche Gesichtsfelder, digitale Fotografie, steigende Patientenzahl) x 48 Arbeitszeit in Wochen pro Jahr Gesamtjahresersparnis Ungefähre Anzahl Monate, bis sich die Investition bezahlt macht
$51.280 $250 = $2.219
x 48 = $106.512 6
(Dr. Bolling ist Augenarzt an der Mayo Klinik Jacksonville. Er ist ein Retinaspezialist und benutzte das System der computergesteuerten Krankenblätter bereits 2 Jahre, als er diesen Artikel schrieb.)