Ihre persönliche VorbereitungsCheckliste
Bitte aufmerksam durchlesen
Ihre professionelle Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg der Einführung Ihres ComputerSystems
EINFÜHRUNG (ALLGEMEINE HINWEISE)
Der Einsatz eines Computer-Systems in der Arzt-Praxis stellt einen wichtigen Schritt für Arzt und Helferinnen dar. Die Möglichkeiten der modernen Soft- und Hardware machen diesen Schritt leichter als noch vor Jahren. Das ifa-System ist besonders einfach zu erlernen und setzt keine besonderen Kenntnisse voraus. Wichtig ist allerdings, daß sich die Praxis gut auf den Computer-Einsatz vorbereitet. Die vorliegende Mappe enthält deshalb alle Elemente, die bei der Einführung zu berücksichtigen sind. Es liegt im eigenen Interesse, diese Informationen aufmerksam zu lesen und zu bearbeiten. Damit wird wertvolle Zeit gespart. Das ifa-Team hat eine jahrelange Routine in der Einführung von Computer-Systemen. Es steht deshalb bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung. Sobald Ihr Vertrag abgeschlossen ist, übernehmen zwei Abteilungen die Verantwortung für Ihr Projekt: - Abteilung Projekt-Betreuung - Abteilung Anwendungs-Beratung Von der Projekt-Betreuung erhalten Sie Ihre Auftragsbestätigung und alle erforderlichen Unterlagen. Sie organisiert und koordiniert die Abwicklung. Die Anwendungs-Beratung unterstützt Sie bei der eigentlichen Anwendung der Programme. Sie führt die Einweisungen durch und ist über den Telefon-Service bei allen Programm- und Organisationsfragen Ihrer Praxis zuständig. Sobald ein Termin für die Installation mit Ihnen vereinbart wurde, ist ein Anwendungs-Berater Ihr direkter Ansprechpartner. Dieser hat für jedes Projekt einen Stellvertreter. Richten Sie sich bitte innerhalb der Vorbereitungs-Phase an "Ihre" Anwendungs-Berater. Später können Sie sich mit Ihren Fragen immer an jeden Mitarbeiter in der Abteilung wenden. Für den Start mit dem neuen Computer-System und Ihre Vorbereitungen wünschen wir Ihnen viel Spaß und viel Erfolg.
ifa systems AG Augustinusstraße 11 b 50226 Frechen Tel: 02234-93367-0 Fax: 02234-93367-30 Schillerstr. 3 13158 Berlin Tel: 030-916077-0 Fax: 030-916077-20 Hotline: 01805-933670 info@ifasystems.de www.ifasystems.de
Ihre Vorbereitungs-Mappe 1. Unterlagen in der Praxis 1.1. Straßen-Verzeichnis 1.2. Ärzte-Verzeichnis
2. Arbeitsplatz-Gestaltung 2.1. Praxis-Grundriß (mehrere Arbeitsplätze) 2.2. Standplätze der Geräte / Kabel-Standards 2.3. Stromanschlüsse 2.4. Internetanschluß 2.5. Installation Verbindungskabel (Netzwerk) 2.6. Chipkarten-Lesegeräte 2.7. Wichtige Unterlagen zum System
3. Formulardruck 3.1. Anpaßung Karteikarte 3.2. Standard-Formulare
4. Geräte-Anschlüße (falls bestellt) 4.1. Produktbeschreibung der Geräte 4.2. Prüfung der Sende-Funktionen 4.3. Kabellängen zwischen Geräten und Computer
5. Kurztexte und Schablonen 5.1. Kürzel Diagnosen, Befunde, Therapien etc. 5.2. Belegung Patienten-Manager
6. Termin-Planung 6.1. Geräte-Lieferung 6.2. Erste Einweisung / Anwendungs-Beratung 6.3. Anmeldung bei der KV 6.4. Leasing-Finanzierung 6.5. Versicherungen
7. Weitere Vorbereitungen 7.1. Mitarbeitergespräche und Stellenbeschreibungen 7.2. Generierung des Systems 7.3. Unterstützung durch das ifa-Team
8. Anhang (Musterunterlagen)
1. UNTERLAGEN DER PRAXIS Das ifa-System bietet die Möglichkeit der individuellen Einstellung auf die Praxis. So werden wichtige Daten bereits vor Lieferung des Computers durch ifa eingegeben:
1.1. Straßen-Verzeichnis Um bei den Patientendaten eine Anschrift möglichst schnell eingeben zu können, werden die Straßen, Postleitzahlen und Orte, sowie die Vorwahl-Nummern automatisch aufgerufen. Dazu wird ein Verzeichnis aller Straßen aus der Umgebung der Arzt-Praxis benötigt. Es ist darauf zu achten, daß das Straßen-Verzeichnis aktuell ist, alle postalischen Angaben enthalten sind und gut lesbar ist. Das Straßen-Verzeichnis muß 4 Wochen vor Installations-Termin vorliegen. Dann ist eine rechtzeitige Vorbereitung des Systems gewährleistet. Selbstverständlich können auch später Straßen und Orte zusätzlich von den Mitarbeiterinnen eingegeben werden.
1.2. Ärzte-Verzeichnis Im Programm werden auch die wichtigsten überweisenden Ärzte aus dem Einzugsgebiet der Praxis hinterlegt. Auch diese Eingaben gibt das ifa-Team vor Lieferung des Computers ein. Dazu wird das Verzeichnis der überweisenden Ärzte benötigt. Im Regelfall ist dies eine Anzahl von 100 - 150 praktischen Ärzten, Internisten u.s.w. Es ist darauf zu achten, daß die Arzt-Nummer in diesem Verzeichnis enthalten ist. Dies ist für die späteren Abrechnungen wichtig. Auch die Anrede mit Titel (Frau, Herr, Herr Professor etc.) ist für die spätere Briefschreibung zu vermerken!
2. ARBEITSPLATZ-GESTALTUNG Das Computer-System verändert Abläufe und auch die Gestaltung der Arbeitsplätze. Die Berücksichtigung der wichtigsten technischen Vorgaben sollte bereits im Vorfeld bedacht werden.
2.1. Praxis-Grundriß (bei mehreren Arbeitsplätzen) Wird ein Mehrplatz-System installiert, so wird eine Verkabelung in der Praxis vorgenommen. Diese Verkabelung verbindet die einzelnen Arbeitsplätze miteinander. Um den Bedarf an Kabel-Material und Verbindungs-Elementen kalkulieren zu können, wird ein Praxisplan mit Angaben von PC-Standorten und Geräte-Standorten.
2.2. Standplätze der Geräte/Kabel-Standards Ein Arbeitsplatz besteht aus 3 Grundelementen: - Zentraleinheit - Bildschirm - Tastatur Die Außenmaße der einzelnen Geräte sind der beiliegenden Tabelle zu entnehmen. Bei einem Einbau von PC-Zentraleinheit und Monitor ist darauf zu achten, daß ausreichend Belüftung gewährleistet ist. Weiterhin ist an der Rückseite der Geräte Platz (ca. 10 cm) für die Kabelanschlüße vorzusehen. Die Zentraleinheit kann unter oder neben dem Tisch angebracht sein. In Ausnahmefällen sind Verlängerungskabel lieferbar. Dabei sind Maximal-Kabellängen zu berücksichtigen. Die Standard-Kabellängen betragen:
- Stromkabel - Kabel Tastatur-PC-Zentraleinheit - Kabel Bildschirm-Zentraleinheit - Kabel Drucker-Zentraleinheit - Kabel Maus-Zentraleinheit
Standard 140 cm 140 cm 120 cm 180 cm 140 cm
Maximal 500 cm 500 cm 300 cm 300 cm 300 cm
Werden Verlängerungskabel benötigt, so ist dies rechtzeitig mit der Projekt-Betreuung abzustimmen. Handwerkliche Veränderungen, wie Tastatur-Einschübe, Schwenkarme oder Einbauten für Bildschirme oder Druckerplatten sollten rechtzeitig in Auftrag gegeben werden.
2.3. Stromanschlüsse Pro Arbeitsplatz sind mindestens 4 Steckdosen vorzusehen. Es empfiehlt sich, sogenannte Mehrfachsteckdosen mit Verlängerungskabel und separatem Schalter einzusetzen. Man kann dann den Arbeitsplatz mit einem Handgriff ein- und ausschalten und schont somit die Schalter an den Geräten selbst. Eine separate Absicherung der Stromversorgung für die Computer-Anlage empfiehlt sich bei größeren Praxen und in Situationen, in denen eine Belastung des Stromnetzes bekannt ist. Bei Mehrplatz-Systemen kann zusätzlich eine USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) eingesetzt werden. Sie wird zwischen Stromnetz und Server/Zentralrechner geschaltet. Bei Ausfall des Netzstroms übernimmt dann die USV die Stromversorgung für den Zentralrechner. Somit ist gewährleistet, dass der Hauptrechner / Server ordnungsgemäß heruntergefahren werden kann.
2.4. Internetanschluß Mindestens ein Arbeitsplatz in der Praxis sollte über einen Internet-Zugang verfügen. Darüber können immer aktuelle Anwender-Informationen und aktuelle Updates abgerufen werden.
Hardware-Abmessungen: alle Angaben in cm! Modul
Breite
Tiefe
Höhe
Netzanschluß
20
46
50
Rückseite + 10
Flachbildschirm 17“
38,0
15,6
39,2
Flachbildschirm 19“
42,6
17,0
42,6
Flachbildschirm 20“
44,4
20,0
42,7
OKI Flachbettdrucker FB 390
50
50
20
Rückseite + 5
" ohne Einzelblatt-Einzug
50
34
20
Rückseite + 5
Canon Pixma IP90
31,0
17,4
51,8
Rückseite + 5
Samsung ML-2250
35,8
45,2
27,8
Rückseite + 5
Samsung ML-2571N
35,4
29,7
24,6
Rückseite + 5
ca. 25
ca. 20
Rechner Mini Tower
Bildschirme
Drucker
Maus Maus-Pad
2.5. Installation Verbindungskabel (Netzwerk) Bei Mehrplatz-Systemen wird die Verbindung zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen über spezielle Kabel hergestellt. Die Installation in der Praxis erfolgt durch einen autorisierten Elektrohandwerks-Betrieb. Das Kabelmaterial wird - wenn das Netzwerk von ifa geliefert wird - ohne gesonderte Berechnung zur Verfügung gestellt. Mit Zusendung des Materials erhält der Elektriker ein Merkblatt mit Hinweis für die Installation. Die Kosten der "elektrischen" Installation pro Arbeitsplatz sind - in Abhängigkeit von den Voraussetzungen der Praxis - mit € 150,- bis € 250,- pro Arbeitsplatz einzukalkulieren.
2.6. Chipkarten-Lesegeräte Die Chipkarten-Lesegeräte werden von der zuständigen KV geliefert. Das ifa-System ist so ausgelegt, daß alle Lesegeräte gleichermaßen angeschlossen werden können. Sehr gute Erfahrungen wurden bislang mit den Lesegeräten der Firmen HAGENUK und IBM gemacht. Der Anschluß der Tastatur mit integriertem Lesegerät (Cherry) kann nur empfohlen werden, wenn genügend Platz für das seitliche Einstecken der Versichertenkarte am Empfang gewährleistet ist. Bei der Lieferung der Chipkarten-Lesegeräte ist unbedingt zu prüfen, ob das Verbindungskabel für den Anschluß an den Computer vorhanden ist. Ansonsten ist dieses Kabel über die Abteilung Projektbetreuung erhältlich.
2.7. Wichtige Unterlagen zum System Das Programm wird auf der sogenannten Festplatte des Computer-Systems installiert. In sofern sind keine weiteren Programm-Disketten notwendig. Allerdings wird mit dem System umfangreiches Material mitgeliefert. Einerseits handelt es sich um Handbücher zum ifa-Programm. Zum anderen werden auch die SystemBücher für die Betriebssysteme als Lizenz-Nachweis mitgeliefert. Es sollte deshalb rechtzeitig ein Platz (verschließbarer Schrank) in der Praxis vorgesehen werden, in dem die wichtigen Unterlagen zum EDV-System aufbewahrt werden. Außerdem ist ein Ordner zur Ablage der ifa-Anwender-Informationen anzulegen. Diese Anwender-Informationen erscheinen mehrmals im Jahr und informieren über neue Programm-Entwicklungen, Termine und Vorschriften im Zusammenhang mit dem ComputerEinsatz.
3. FORMULARDRUCK Soweit das Programm "Formulardruck" eingesetzt wird, kann nach Standard- und Spezial-Formularen unterschieden werden:
3.1. Anpaßung Karteikarte Im Preis für das Programm-Modul (außer bei Sonderangeboten wie Einstiegsmodulen) ist die Anpaßung eines individuellen Formulars enthalten. Im Regelfall wird dies die bislang eingesetzte Karteikarte sein. Es muß dabei geprüft werden, ob sich die Karteikarte für die Verwendung bei dem gewählten Drucker eignet. Die Ausführungen der SpezialVerlage für Arzt-Formulare können allgemein eingesetzt werden. Zur rechtzeitigen Anpaßung benötigt das ifa-Team eine Karteikarte, die mit Schreibmaschine an den entsprechenden Positionen beschriftet wurde. Der Ausdruck für die Karteikarte bezieht sich auf die Patienten-Stammdaten mit Anschrift, Geburtsdaten, Versicherungsdaten u.s.w.
3.2. Standard-Formulare Als Standard werden die Formulare bezeichnet, die von den Kassen bundesweit einheitlich vorgeschrieben werden. Hierzu gehören insbesondere: - Brillenverordnung Kasse - Medikamenten-Rezept Kasse - AU-Bescheinigung Kasse - BG-Bericht u.s.w. Die Rechnung an die BG gilt als Privat-Rechnung und wird mit dem Modul "Privat-Liquidation" erstellt.
4. GERÄTE-ANSCHLÜßE (FALLS BESTELLT) Als Spezial-Programm für Augenarzt-Praxen berücksichtigt die ifa-Software den Anschluß digitaler Geräte. Anzuschließen sind konkret: - Scheitelbrechtwertmessgeräte - Autorefraktometer - Automatische Phoropter - Automatische Perimeter-Systeme - NCT-Systeme - B-Scan Systeme - Camera Systeme u.s.w. Die marktgängigen Modelle sind alle bereits integriert. Eine ausführliche Liste befindet sich im Anhang.
4.1. Produktbeschreibung der Geräte Um den Anschluß an das ifa-Programm vorzubereiten, ist die Mitteilung der genauen Produktbeschreibung notwendig. Darüberhinaus muß die Geräte-Version und möglichst auch das Baujahr bekannt sein. Gegebenenfalls kann die Praxis diese Informationen direkt von dem Geräte-Lieferanten erhalten. Handelt es sich um ein Gerät, das neu ist oder aus einem anderen Grund noch nicht angepaßt wurde, so benötigt ifa eine genaue Datensatz-Beschreibung. Darüberhinaus muß das Gerät in einem solchen Ausnahmefall für 5 Arbeitstage in der ifa-EntwicklungsAbteilung zur Verfügung stehen. Die Abwicklung wird dann direkt mit der AnwendungsBeratung abgesprochen. Die Geräte sollten in einem solchen Fall gegen Transportschäden praxisseitig versichert sein.
4.2. Prüfung der Sende-Funktionen Bei einigen digitalen Geräten ist es möglich, daß die Sende-Funktionen nicht aktiv sind. Mit dem Lieferanten des Gerätes sollte deshalb abgestimmt werden, ob die seriellen Schnittstellen für den Datentransfer aktiviert sind und der letzten Version entsprechen.
4.3. Kabellängen zwischen Gerät und Computer Die Entfernung zwischen dem digitalen Gerät und dem Computer sollte schon aus Handhabungsgründen nicht zu groß sein. Ansonsten läßt sich die Zuordnung der Werte zu den Patienten schlechter kontrollieren (bei getrennten Räumen). Standardmäßig sind die seriellen Verbindungskabel 500 cm lang. Der Anschluß erfolgt direkt von Gerät zu Gerät (also nicht wandseitig installiert). In Sonderfällen können auch längere Entfernungen überbrückt werden. Dazu ist die Anfertigung von speziellen Kabeln notwendig. Die Eintragungen sollten im Praxisplan bereits erfolgen. Die weiteren Einzelheiten sind dann mit der Abteilung Projekt-Betreuung abzustimmen. Es ist dabei zu beachten, daß bei größeren Entfernungen Störungen bei den Sendefunktionen auftreten können. Gegebenenfalls ist eine spezielle Abschirmung der Kabel notwendig.
5. KURZTEXTE UND BENUTZEROBERFLÄCHE Zur einfachen Eingaben der Daten bietet das ifa-Programm den Einsatz eines KurztextSystems an. Diese Kürzel können dann in den verschiedenen Bereichen, wie beispielsweise bei den Befunden, Diagnosen, Therapien u.s.w. eingesetzt werden.
5.1. Kürzel Diagnosen, Befunde, Therapien etc. Im praktischen Einsatz wurden verschiedene Kurztext-Syseme von ifa-Anwendern erarbeitet und erprobt. Daraus entstand im Laufe von zwei Jahren eine System-Vorbelegung bei den Kurztexten. Diese System-Belegung hat sich sowohl in fachlicher, als auch organisatorischer Sicht bewährt. Die Übersicht der gespeicherten Kurztexte befindet sich im Anhang dieser Vorbereitungs-Mappe. Selbstverständlich kann der Arzt diese Kurztexte modifizieren oder ein völlig individuelles Kurztext-System entwickeln. Hierbei sollte er sich allerdings durch die AnwendungsBeratung unterstützen lassen, da diese wichtige Hinweise zur programmtechnischen Handhabung geben können.
5.2. Belegung Patienten-Manager Das Programm der elektronischen Karteikarte wird der „Patienten-Manager“ (PM) genannt. Dieses Programm ist sehr flexibel und erlaubt die Anpassungen an den bisherigen Organisations- und Dokumentations-Ablauf in Praxis und Klinik. Im Regelfall wird am Anfang eine Standard-Belegung installiert, damit der neue Anwender die Funktionalität und die verschiedenen Möglichkeiten kennenlernt. Hat man dann die ersten Erfahrungen gesammelt und möchte weitere Optimierungen an der Bedieneroberfläche vornehmen, so kann man entsprechende Beratungen mit Spezialisten für die PM-Generierung buchen. Anwender, die selbst Spass an der Adaption neuer Software-Programme haben, können sich relativ schnell auch selbst einarbeiten. Natürlich setzt das eine angemessene Zeitkapazität voraus. In einer zweiten Stufe der Anwendung kann man mit dem PM-Programm beispielsweise Untersuchungs-Formulare für bestimmte wiederkehrende Untersuchungen (z.B. Glaukom-Nachuntersuchung) generieren. Die Eingabe kann dann nochmals zeitlich optimiert werden. Ausserdem besteht die Möglichkeit, sogenannte „Templates“ zu entwickeln. Diese enthalten die häufig genutzten Texte für die medizinische Dokumentation in allen Bereichen. Die ausgelieferte Standard-Belegung wurde von mehreren langjährigen ifa-Anwendern entwickelt. Sie stellt nur eine von vielen tausend Möglichkeiten dar. Bevor man Veränderungen vornimmt, sollte man aber selbst Erfahrungen über einen längeren Zeitraum gesammelt haben. Bei Spezialfragen kann man durchaus auch mit Kollegen sprechen, die schon eine längere Zeit das Programm nutzen. Hierzu bestehen Möglichkeiten immer auf den ifa-Anwenderveranstaltungen. Das Team stellt aber auch gerne Kontakte unter den Kollegen her, mit denen man dann Erfahrungen austauschen und Lösungen kommunizieren kann. Am besten eignet sich die Kommunikation per Email. Sind spezifische Fragen, so kann man die an die ifa-Mitarbeiter direkt schicken. Diese beantworten sie selbst oder leiten sie an Anwender-Experten weiter.
6. TERMINPLANUNG Eine großzügige Terminplanung hilft allen Beteiligten. Ein Zeitraum von 6 - 10 Wochen von der Vertragsunterzeichnung bis zur Lieferung des Systems ist sinnvoll. Werden diese Zeiten unterschritten, so muß die Vorbereitung durch den Arzt besonders intensiv und gut koordiniert sein.
6.1. Geräte-Lieferung Bei größeren Mehrplatz-Systemen werden die Geräte vorab geliefert und installiert. Bei Einplatz-Systemen und kleineren Mehrplatz-Konfigurationen werden die Systeme am Tag der Einweisung angeschlossen. Die Praxis-Mitarbeiterinnen sollten rechtzeitig für genügend Stau-Raum für die Kartons der Geräte sorgen. Die Original-Kartons sollten aufbewahrt werden, damit bei einem Störfall die Geräte originalverpackt versandt werden können. Bei der Lieferung von größeren Mehrplatz-Systemen reicht es aus, wenn zumindest jeweils eine OriginalVerpackung schnell greifbar ist. Der Termin für Geräte-Lieferung und Installation - wenn er von dem Tag der Einweisung abweicht - wird mit der Projekt-Betreuung abgestimmt. In vielen Fällen erfolgt die Anlieferung durch eine spezielle Transport-Firma. Weicht die Liefer-Anschrift von der VertragsAnschrift (beispielsweise bei Neu-Niederlassungen) ab, so ist hierauf nochmals besonders hinzuweisen.
6.2. Erste Einweisung / Anwendungs-Beratung Der Tag der ersten Einweisung ist für die Praxis besonders wichtig. Hierbei gilt: Kleine Schritte bringen den Erfolg! Ein Einweisungstag (Anwendungs-Beratungs-Tag) besteht aus zweimal 3 Stunden mit einer kurzen Pause für die Mitarbeiterinnen. Bei der ersten Einweisung konzentriert sich der Anwendungs-Berater auf folgende Grundfunktionen: - Belegung der Praxis-Daten - Eingabe von Patienten-Stammdaten - Druck von Formularen - Datensicherung und Systemprogramme - Verhalten in der Kommunikation bei Fragen/Störfällen u.s.w. Es ist Grundbedingung für eine erfolgreiche Einführung, daß am ersten Einweisungstag die Praxis geschlossen ist. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, daß eine Einweisung bei laufender Praxis nur mehr Geld und Zeit kostet. Für die Einweisung in zusätzliche Programm-Funktionen werden weitere AnwendungsBeratungs-Tage gebucht. Die Konditionen sind dem jeweiligen Vertrag zu entnehmen. Eine gute und zeitlich ausreichende Einweisung verbessert die Organisation der Praxis schnell und zahlt sich damit in jedem Fall aus. Aus Kapazitätsgründen sind die zusätzlichen Anwendungs-Beratungs-Tage rechtzeitig mit dem zuständigen ifa-Mitarbeiter abzustimmen.
6.3. Anmeldung bei der KV Auch wenn man nicht bereits im nächsten Quartal mit der KV-Abrechnung beginnt, ist es notwendig, daß eine Anmeldung bei der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung erfolgt. Nur so ist sichergestellt, daß die Genehmigung rechtzeitig erteilt wird und die besonderen Vorgaben durch ifa berücksichtigt werden können. Für die Anmeldung genügt ein formloser Brief. Ein Mustertext liegt bei.
6.4. Leasing-Finanzierung Wirtschaftlich und steuerlich sinnvoll ist eine Leasing-Finanzierung für Hard- und Software. Dazu sind nur einige einfache Formalitäten notwendig. Die Leasing-Gesellschaft benötigt eine Freistellung für die Bankauskunft. Diese muss rechtzeitig zurückgeschickt werden, damit die routinemässige Bonitätsabfrage durchgeführt werden kann. Bei Installation des Systems wird dann die Abnahmeerklärung unterzeichnet. Die Leasinggesellschaft bucht dann monatlich die vereinbarten Raten vom angegebenen Konto ab. Bitte unbedingt darauf achten, dass Auskunftfreistellung und Abnahmeerklärung rechtzeitig vorliegen, da ansonsten Zinsen anfallen.
6.5. Versicherungen Bei einer Leasing-Finanzierung ist eine sogenannte IT- oder SchwachstromVersicherung bereits enthalten. Wenn nicht über die Leasing finanziert wird, sollte man mit seinem Versicherungsberater sprechen und die notwendigen Versicherungen abschließen.
7. WEITERE VORBEREITUNGEN Die wichtigsten Elemente wurden bereits behandelt. Möchte der Arzt die Vorbereitung optimal gestalten, kann er die folgenden Vorschläge in seine Vorbereitung einbeziehen:
7.1. Mitarbeitergespräche und Stellenbeschreibungen Die Mitarbeiterinnen sind ein wichtiger Faktor bei der erfolgreichen Computer-Einführung. Je mehr sie in die Vorbereitungen einbezogen werden, umso besser werden sie sich darauf einstellen können und den neuen "Kollegen" Computer akzeptieren. Es ist sinnvoll, daß eine Mitarbeiterin für die Koordination des Computer-Projekts verantwortlich wird. Ihr wird dann für den Abwesenheitsfall eine Stellvertreterin zugeteilt. Die Verantwortung der zuständigen Mitarbeiterin bezieht sich insbesondere auf die Kommunikation mit dem ifa-Team, die sorgfältige Durchführung der Datensicherung und die Wartung aller Kurztexte und Praxis-Daten im System. Auf Wunsch stellt ifa Vorschläge für Stellenbeschreibungen und Mitarbeiter-Informationen zur Verfügung.
7.2. Generierung des Systems Das ifa-Programm kann individuell auf die Anforderungen der Praxis "eingestellt" werden. Hierzu gibt es ein spezielles Programm, das Modul "Praxis-Usus". Dieses Modul ist bereits im Grundprogramm enthalten. Zusammen mit dem Anwendungs-Berater kann der Arzt die Abläufe, die Zusammenstellung der Karteikarte am Bildschirm und die Vorbelegungen bei bestimmten Feldern festlegen. Wird auch die Textverarbeitung eingesetzt, so können natürlich auch Standard-Briefe eingegeben und gespeichert werden. In diesem Bereich kann der Arzt also bereits Ideen und Unterlagen für das Gespräch mit dem Anwendungs-Berater sammeln. Nach Vertragsabschluß kann der Arzt auch bereits vorab ein Handbuch erhalten. Dies wird direkt bei der Abteilung Projekt-Betreuung angefordert. Er lernt dann schon weitere Funktionen des umfangreichen ifa-Programms kennen. Allerdings sollte er auch in diesem Zusammenhang an die Strategie der "kleinen Schritte" denken: Wenig ist manchmal mehr! Wenn auch Organisationsmodule wie Terminkalender, Wartezimmerliste oder MarketingTools wie das IGeL-Programm eingesetzt werden, empfehlen sich zusätzliche Schulungen mit ifa-Spezialisten.
7.3. Unterstützung durch das ifa-Team Aus hunderten von Einweisungen und Anwendungen hat das ifa-Team Erfahrung bei der Unterstützung der Anwender. Der Telefon-Service steht 9 Stunden am Tag zur Verfügung. Selbst am Wochenende ist über Fernabfrage des Anrufbeantworters ein Notdienst organisiert. Die Hotline-Service-Nummer für alle ifa-Anwender lautet:
01805-933670 Unabhängig voneinander bestehen zwei Hotline-Zentralen in Frechen / Köln und in Berlin. Diese erreicht man auch direkt: Köln / Frechen: Berlin
02234-93367-0 030-916077-0
Wichtig für die Kommunikation und die Informations-Übermittlung ist für ifa-Anwender das Internet. Unter der Adresse www.ifasystems.de gibt es für Anwender einen Informations- und Kommunikations-Bereich. Diesen wählt man aus und gibt das jeweils gültige Passwort ein. Dieses Passwort erhält man über seinen Anwendungsberater oder über die Hotline-Zentrale. Das Anwender-Informations-Zentrum bietet einen umfangreichen Service an. So sind unter anderem folgende Dokumente zum Download oder Direktausdruck verfügbar: -
Handbücher von wichtigen Modulen Anwender-Informations-Briefe Update-Informationen Konditionen und Preislisten Verträge und Vereinbarungen (AGBs) Email-Liste der ifa-Mitarbeiter
Über das Internet kann man auch kleinere – und je nach Übertragungsgeschwindigkeit der Praxis – auch vollständige Updates herunterladen (Downloads). Das ifa-Programm ist dafür komfortabel vorbereitet. Es sollte also sichergestellt sein, dass mindestens ein Arbeitsplatz in der Praxis über einen Internet-Anschluß verfügt. Und nun wünscht das ifa-Team nochmals eine erfolgreiche Vorbereitung und es freut sich auf eine gute Zusammenarbeit mit dem Augenarzt und seinem Praxis-Team.
An KV.....
Praxis-Absender
Datum
KV-Abrechnung per Computer Sehr geehrte Damen und Herren,
ich setze einen Praxis-Computer mit der ifa-Software ein. Die Prüfnummer lautet:
A0008400 Hiermit möchte ich um Registrierung für die spätere Quartalsabrechnung per DTA bitten. Falls besondere Vorschriften zu beachten sind, bitte ich um Zusendung der Unterlagen.
Vielen Dank Freundliche Grüße
Arzt