Guide d’application d’IFMSA-Québec Coordonnateurs locaux 2014-2015 Appel de candidatures, description des postes, documents requis, dates limites. *Également: un appel pour les postes nationaux vacants, pour les postes du comité organisateur du Colloque de santé mondiale et pour les coordonnateurs de stages INcommunity. Mis à jour par :
Stéphanie Lanthier-Labonté Vice-présidente aux affaires internes 2014/15 vpi@ifmsa.qc.ca Préparé par :
David Alexandre Galiano Vice-président aux affaires internes 2013/14
INTRODUCTION Ce guide se veut un outil pour faciliter l’application aux postes de coordonnateurs locaux (Local Officer, LO). Vous y trouverez la description des tâches, la procédure d’application, une brève description des comités et les personnes à contacter pour toute question. Sur chaque campus, il existe quatre comités de projets (Santé Mondiale, Santé Sexuelle et VIH/SIDA, Santé Publique et Droits humains et Paix) et trois comités d’échanges (Cliniques, Recherche et Immersions). IFMSA-Québec cherche actuellement à combler tous les postes de coordonnateurs locaux, afin de compléter une équipe dynamique qui a à cœur l’implication sociale des étudiants en médecine.
DESCRIPTION DES TÂCHES Les coordonnateurs locaux (2 par comités par campus) des comités de projets sont responsables d'initier, de poursuivre et de coordonner les activités sur leur campus. Ils sont supportés par le/la coordonnateur/trice national/e et collaborent avec leurs collègues dans d'autres universités. Voici une liste non-exhaustive des activités qui pouvant être organisées sur les campus par comité:
Santé publique (SCOPH) : conférences sur des thématiques de santé publique et les maladies non transmissibles, 4 projets d’ateliers dans les écoles primaires ou secondaires (santé mentale, nutrition, cancer de la peau et image corporelle), sensibilisation au don d’organes, etc.;
Santé mondiale (SCOGH) : conférences sur des thématiques de santé mondiale, campagne sur la tuberculose, ateliers de sensibilisation sur les changements climatiques, voyage pour une conférence de santé mondiale, cinédébats, journées thématiques, etc.;
Santé sexuelle et VIH/SIDA (SCORA) : ateliers sur la santé sexuelle dans les écoles secondaires (projet "Sexperts!"), activités sur le VIH/SIDA, sensibilisation à la diversité seuelle, souper-causerie sur la santé urbaine, etc.;
Droits humains et paix (SCORP) : conférences sur des thématiques reliées aux droits humains, aux conflits dans le monde et à la migration, sensibilisation aux enjeux liés aux réfugiés et migrants, cinédébats, campagnes, etc.
Les coordonnateurs locaux (2 par comités par campus) des comités des échanges sont responsables d'initier et de gérer les échanges qui ont lieu durant l’année. Spécifiquement, ils :
assurent le bon déroulement des stages offerts par IFMSA-Québec sur leur campus; reçoivent les applications des étudiants sortants; accueillent les stagiaires venant de l’international et recrutent des personnes-contacts; travaillent à développer le programme social sur leur campus.
Le temps d’implication varie d’une semaine à l’autre et dépends des réalités de vos campus (horaire d’examens, vacances, etc.). Il faut s’attendre à consacrer 1 à 3 heures en moyenne par semaine. Certaines semaines seront vides et d’autres plus occupées, le tout à votre discrétion et à celle des étudiants impliqués dans votre comité.
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PROCÉDURE D’APPLICATION Le dossier de candidature doit être envoyé en format .pdf à l’adresse suivante vpi@ifmsa.qc.ca avant le dimanche 21 septembre 2014, 23:59. Il comprend:
Une lettre de motivation, d’une longueur maximale d’une (1) page, expliquant pourquoi vous aimeriez obtenir le poste et ce que vous aimeriez accomplir pendant l’année 2014-2015;
Un curriculum vitae (CV), d’une longueur maximale de deux (2) pages contenant vos coordonnées personnelles;
Une déclaration de conflits d’intérêts potentiels si applicable (liste des instances décisionnelles où vous siégez actuellement).
Tous les candidats retenus devront suivre la formation donnée lors du Congrès d’Automne d’IFMSA-Québec (congresnational.ifmsa.qc.ca) les 4 et 5 octobre 2014, à Sherbrooke. La présence au Congrès est OBLIGATOIRE pour occuper les fonctions de coordonateur/trice local/e.
QUI CONTACTER? Pour toute question concernant la procédure d’application, vous pouvez contacter: Stéphanie Lanthier-Labonté à vpi@ifmsa.qc.ca. Pour toute question concernant les comités, vous pouvez écrire à: Santé publique: Audrey-Anne Chevrier à npo@ifmsa.qc.ca Santé mondiale: Wenzhen Zuo à nogh@ifmsa.qc.ca Santé sexuelle et VIH/SIDA: Sarah Khalifé à nora@ifmsa.qc.ca Droits humains et paix: Joël Martin à norp@ifmsa.qc.ca Échanges cliniques: Peter Maliha ou Mathieu Hains à neo@ifmsa.qc.ca Échanges de recherche: Laurie Dolcé ou David Alexandre Galiano à nore@ifmsa.qc.ca
Une courte description de chacun des comités, des thématiques touchées et des projets qui s’y rattachent suit, ainsi qu’un appel pour des postes nationaux toujours vacants.
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LES COMITÉS DE PROJETS Les comités de projets (à l’international: Standing Committee on …) portent sur un thème spécifique et se chargent de le promouvoir sur les campus par divers moyens. Les mêmes comités existent au sein de la Fédération au niveau international, ce qui facilite le partage d’idées et de connaissances.
Santé publique (npo@ifmsa.qc.ca) Le comité de santé publique aspire à promouvoir et à préserver la santé du plus grand nombre en agissant sur les principaux déterminants de la santé, notamment les conditions socio-économiques, les habitudes de vie, le système de santé et l’environnement. Plus concrètement, le comité de santé publique se donne pour objectif d'organiser des activités à caractère éducatif s’adressant à la communauté universitaire et d'offrir une plate-forme de discussion sur les enjeux de santé publique. Acronyme: Standing Committee on Public Health (SCOPH)
Santé mondiale (nogh@ifmsa.qc.ca) A pour mission de sensibiliser et de mobiliser les étudiants en médecine et la population en général aux différents aspects et enjeux de la santé mondiale, ainsi qu’aux injustices en matière de santé. Le comité forme une relève de citoyens conscients de leur rôle à l'échelle mondiale et de ses impacts sur la santé, notamment en organisant des conférences dans les universités et en éduquant les élèves du primaire face à l'environnement en lien avec la santé. Acronyme: Standing Committee on Global Health (SCOGH)
Santé sexuelle et VIH/SIDA (nora@ifmsa.qc.ca) Le comité de santé sexuelle et SIDA d’IFMSA-Québec rassemble des étudiants en médecine du Québec qui souhaitent faire la promotion de la santé sexuelle tant auprès des populations concernées que des futurs professionnels de la santé. Le comité oeuvre dans les domaines du VIH, de la santé maternelle et génésique, des mutilations génitales féminines, ainsi que de la diversité sexuelle et de genre. Acronyme: Standing Committee on Reproductive health including AIDS (SCORA)
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Droits humains et paix (norp@ifmsa.qc.ca) Le comité œuvre pour le respect des droits humains dans une optique de santé globale. Il tente de démontrer le lien direct entre les droits humains et les déterminants sociaux de la santé par le biais de campagnes de sensibilisation, de conférences et de stages d'immersion dans différents milieux. La santé autochtone, les droits des réfugiés, l'accès aux médicaments, les enjeux de santé des populations urbaines et les conflits internationaux mettant en péril l'accès aux soins de santé sont tous des thèmes abordés par ce comité. Acronyme: Standing Committee on Human Rights and Peace (SCORP)
LES COMITÉS DES ÉCHANGES Les comités des échanges assurent l’organisation de stages cliniques, de recherche et d’immersion dans plus de 30 pays. Les comités se chargent de trouver le milieu de stage, de faciliter la procédure d’application, des formations pré-départ et de support autant pour les étudiants d’ici qui partent que pour ceux de l’étranger qui arrivent.
Échanges cliniques (neo@ifmsa.qc.ca) Le comité vise à donner l'opportunité aux étudiant(e)s en médecine du monde entier de participer à un programme d'échange professionnel IFMSA, à offrir une expérience éducative et culturelle qui dépasse les cadres du curriculum médical régulier et à permettre aux étudiant(e)s en médecine de connaître différentes formes de pratique médicale ainsi que les enjeux de santé d'un autre pays. Acronyme: Standing Committee on Professional Exchanges (SCOPE)
Échanges de recherche (nore@ifmsa.qc.ca) Le comité vise à donner l'opportunité aux étudiant(e)s en médecine du monde entier de participer à un programme d'échange de recherche IFMSA et à offrir une expérience éducative et culturelle qui dépasse les cadres du curriculum médical régulier. Acronyme: Standing Committee on Research Exchange (SCORE)
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POSTE SUR LE CONSEIL EXÉCUTIF La gouvernance d'IFMSA-Québec est assurée par un conseil exécutif dont les officiers et officières sont élus et élues par les membres pour un mandat d'un an lors du Congrès de Printemps. Nous vous encourageons vivement à considérer cette position si vous êtes tentés par des défis d’envergure pan-québécoise. . Une lettre de motivation (1 page), un curriculum vitae (2 pages) et un plan d’action (1 page) doivent être envoyés à Camille Pelletier Vernooy, présidente, à president@ifmsa.qc.ca avant le 21 septembre 2014, 23h59
Vice-présidence aux Affaires Internes (vpi@ifmsa.qc.ca) Le ou la vice-président/e aux affaires internes a comme tâche principale de veiller au bon fonctionnement des activités et des comités d’IFMSA-Québec dans toutes les facultés de médecine. Il ou elle est en constante communication avec les officiers nationaux des sept comités, les six coordonnateurs de campus et toute l’équipe de soutien. Il ou elle doit aussi coordonner les communications aux membres et organiser les assemblées générales d’IFMSA-Québec. A.4.3 Vice-président aux affaires internes Le vice-président aux affaires internes a pour tâches : ● de soutenir le président dans l’exécution de ses fonctions; ● d’exécuter les tâches du président en son absence ou d’assurer l’intérim du poste en cas de vacances ou démission; ● de faire le suivi et s’assurer du dépôt des rapports de mi et fin de mandat des officiers de la Division; ● d’assurer les communications à l’interne; ● de superviser le travail des coordonnateurs de campus; ● de demeurer en communication avec les coordonnateurs nationaux et locaux et de les soutenir dans leurs fonctions; ● d’organiser les congrès en collaboration avec le secrétaire général; ● de voir au recrutement, en collaboration avec les coordonnateurs de campus; ● de faciliter l’exposition des membres d’IFMSA-Québec aux activités nationales et internationales de la Division; ● de s’assurer de la réalisation de toutes autres tâches lui étant confiées par le président.
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POSTES NATIONAUX VACANTS Nous recherchons des membres intéressés à combler les postes listés ci-dessous au sein de l’équipe nationale. Ces postes sont restés vacants suite au Congrès de Printemps 2014 tenu à McGill. Nous vous encourageons vivement à considérer l’une de ses positions si vous êtes tentés par des défis d’envergure pan-québécoise. . Une lettre de motivation (1 page), un curriculum vitae (2 pages) et un plan d’action (1 page) doivent être envoyés à vpi@ifmsa.qc.ca avant le 21 septembre 2014, 23h59.
Coordonnateur de Sexperts (sexperts@ifmsa.qc.ca) Le projet d’éducation par les pairs « Sexperts » propose aux écoles secondaires d’animer dans leurs classes des activités de sensibilisation à la santé sexuelle. Cette initiative a pour but la sensibilisation et la responsabilisation des jeunes face à leur santé sexuelle, de stimuler leur curiosité intellectuelle, de promouvoir le respect de soi et des autres, d’éliminer certains mythes erronés et de fournir des outils et ressources simples que les élèves pourront retenir et utiliser pour prendre des décisions éclairées sur leurs pratiques sexuelles. Le coordonnateur ou la coordonnatrice a pour responsabilités, entre autres, de veiller au maintien du projet, au recrutement des présentateurs et présentatrices, de faire le contact avec les écoles et de tenir à jour le Guide du présentateur.
Coordonnateur de Fiers et en Forme (fiersetenforme@ifmsa.qc.ca) Fiers et en Forme est un projet d’éducation par les pairs destinés aux étudiants du secondaire qui explore les concepts d’image corporelle et d’estime de soi. Le coordonateur a pour tâches de veiller au bon déroulement et à la croissance du projet à travers les différents campus d’IFMSAQuébec, de collaborer avec le coordonnateur national du comité de santé publique, de faire la liaison avec les écoles et de gérer le matériel promotionnel et éducatif.
Coordonnateur INcommunity (incommunity@ifmsa.qc.ca) Le coordonnateur national du projet INcommunity a comme mandat d’accompagner les coordonnateurs des stages dans leurs différentes tâches tout en favorisant la planification de stages qui formeront des étudiants plus ouverts et compétents à travailler auprès de minorités subissant des difficultés d’accès aux soins de santé. Le coordonnateur a pour tâches de veiller au bon déroulement des stages, sélectionner, former et accompagner les stagiaires, favoriser la croissance et la visibilité du projet sur les différents campus, entretenir les relations établies auprès des différentes Facultés de Médecine et des organismes tout en collaborant à la formation et l’engagement des étudiants.
Pour toutes questions : Stéphanie Lanthier-Labonté Vice-président aux Affaires Internes vpi@ifmsa.qc.ca | www.ifmsa.qc.ca
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Responsable de stage INcommunity (incommunity@ifmsa.qc.ca) INcommunity est un programme d’apprentissage orienté vers la découverte des communautés négligées et marginalisées du Québec. Dans l’optique d’une action orientée vers les besoins locaux, des stages de quatre semaines (précédés par des journées de formation) sont organisés l’été pour les étudiants en médecine dans l’une des quatre populations identifiées : migrants, contrevenants, milieu urbain et autochtones. Description des postes Le masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger la lecture Coordonnateur de stage Chacun des stages INcommunity (urbain, migrants, contrevenants, autochtones) est supervisé par au moins un coordonnateur de stage. Les tâches du coordonnateur se divisent en 3 volets : planification du stage, sélection et accompagnement des stagiaires, et participation à l’équipe INcommunity 1. PLANIFICATION DU STAGE Dans l’année précédant le stage, le coordonnateur : revoit les rétroactions des stagiaires des années passées afin d’améliorer son stage; si nécessaire, met à jour les objectifs et les questions de réflexion relatifs à son stage; si nécessaire, met à jour le document des partenaires associé à son stage; prend contact avec les organismes partenaires afin de vérifier leurs disponibilités et confirmer leur participation au stage pour une nouvelle année; prend contact avec de nouveaux organismes qui pourraient être intéressés à recevoir des stagiaires et dont les activités rejoignent les objectifs du stage, en leur envoyant le document des partenaires; tient à jour un document des partenaires accessible aux autres coordonnateurs (via le dossier Google Drive d’INcommunity), où sont mentionnées les coordonnées de l’organisme et d’une personne-contact au sein de l’organisme, ainsi qu’un historique du partenariat avec l’organisme. Quelques semaines avant le début du stage, le coordonnateur : prend à nouveau contact avec les organismes partenaires pour leur rappeler leur participation au stage et préciser leurs disponibilités; bâtit les horaires des stagiaires; si nécessaire, met à jour le codex des stagiaires pour son stage, en y rajoutant des lectures qui lui semblent pertinentes et en finalisant la liste des partenaires; si nécessaire, met à jour le formulaire de rétroaction de son stage. 2. SÉLECTION ET ACCOMPAGNEMENT DES STAGIAIRES Avant le stage, le coordonnateur : participe aux efforts de promotion des stages INcommunity auprès des étudiants; participe à la sélection des stagiaires et s’assure de contacter ses stagiaires pour leur faire part de leur sélection et de certaines informations pertinentes, notamment la date de la formation INcommunity; participe à la journée de formation INcommunity, lors de laquelle il dispose d’une certaine période de temps pour rencontrer ses stagiaires et leur expliquer les détails du stage.
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Pendant le stage, le coordonnateur : effectue un suivi régulier avec ses stagiaires, par courriel et/ou par téléphone, afin de pallier rapidement à tout problème concernant le déroulement du stage; rappelle à ses stagiaires l’importance de leur présence aux debriefings, ainsi que l’importance de faire les lectures requises dans le codex; participe, dans la mesure de ses disponibilités, aux debriefings, stimulant la discussion à l’aide des guides de debriefings; reste à l’écoute de ses stagiaires, de leurs difficultés, de leurs questionnements. Après le stage, le coordonnateur: transmet aux stagiaires le formulaire de rétroaction du stage, le questionnaire d’évaluation des acquis et le gabarit du rapport final; s’assure de la réception des formulaires de rétroaction, des questionnaires d’évaluation des acquis et des rapports de stage dans les délais prescrits; remercie les organismes partenaires de leur participation; lit les rapports de ses stagiaires. À la lumière des réflexions du stagiaire, le coordonnateur s’assure de proposer les modifications nécessaires au stage, au codex ou aux autres moyens d’apprentissage pour assurer l’apprentissage le plus complet et pertinent possible. 3. PARTICIPATION À L’ÉQUIPE INCOMMUNITY Tout au long de l’année, le coordonnateur participe, dans la mesure de ses disponibilités, aux réunions d’équipe d’INcommunity; assiste le coordonnateur de projet dans ses tâches; rend compte de l’avancement de la planification de son stage aux autres coordonnateurs; Si vous avez des questions, vous pouvez envoyer un message à Delphine Roussel-Bergeron, coordonnatrice d’INcommunity 2013-2014 à delphinerousselb@gmail.com.
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Colloque de santé mondiale (csm@ifmsa.qc.ca) Coordonnatrice Édition 2015 : Camille Duranceau Le Colloque de Santé Mondiale (CSM) est un projet d'IFMSA-Québec organisé chaque année depuis sept ans. Il rassemble des étudiants des quatre facultés de médecine du Québec et des membres du public pour une fin de semaine complète d'information et de sensibilisation aux grands enjeux de la santé mondiale. Par le biais de conférences et d'ateliers, les participants sont amenés à réfléchir et à débattre de ces questions, ainsi qu'à reconnaître le rôle qu'ils pourront y jouer en tant que professionnels de la santé. En ce début d’année, nous sommes à la recherche d’étudiants motivés et prêts à s’engager dans cette belle aventure qu’est l’organisation du Colloque de Santé Mondiale 2015. Il s’agit d’une occasion unique de participer à l’élaboration d’un projet concret et d’envergure nationale. Le comité, formé de huit étudiants, se réunit à raison d’une fois aux deux semaines (une fois semaine au printemps) ; un moment privilégié où “on partage tous ensemble notre intérêt pour la santé mondiale et notre volonté d’en faire la promotion”. Les postes ouverts sont les suivants : Directeur logistique (1) : Gestion du scenario du Colloque de Santé Mondiale (emplacement, menu, matériel, coordination et formation des bénévoles) Directeurs marketing (2) : Conception et production du matériel publicitaire (logo, thématique, dépliants) et publiciser physiquement l'événement Conception multimédia (1) : Conception du site internet et des d’inscriptions. Gestion du matériel multimédia lors du Colloque de Santé Mondiale.
plateformes
Directeur des finances (1) : Gestion du Budget Coordonateur commandites (1) : Contacter les potentiels commanditaires et assurer un suivi. Représentant aux affaires externes (1) : S’assurer de la visibilité du CSM à travers les différentes facultés de l’Université de Montréal, autres universités, CEGEPS et membres du public. Directeur de la programmation (1) : Décider des conférenciers, les contacter et assurer le suivi. Pour soumettre votre candidature, ou pour toutes questions ou suggestions, veuillez envoyer ces informations en pièces jointes (document .doc ou .pdf) à csm@ifmsa.qc.ca avant le 21 septembre 2014 :
Nom Programme & année d’étude (année préparatoire, 1e, 2e, etc) Poste pour lequel vous appliquez Expériences pertinentes et motivations (environ ½ page)
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info@ifmsa.qc.ca www.ifmsa.qc.ca
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