Charte des échanges mise à jour 10 mai 2014 by IFMSA-Québec

Document écrit et révisé par Maude Guo Marquis, Hajar El Kamouni, Elyse Perron, Renée Samson, Catherine Ji, Claudel P-Desrosiers , Maxime Leroux-La Pierre & Olivier Gagné Document approuvé en congrès, le 4 mai 2013 à Sherbrooke ©IFMSA-Québec 2013

Avec la contribution des entitĂŠs suivantes

Table des matières 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Définitions

Présentation

La procédure de candidature

Étude des dossiers

Affichage des résultats

Inscription

La candidature via la Base de données

Le stage

L’accueil

Rapport de stage

Annulation/Substitution

Saison IFMSA et rapport

Prélude IFMSA-Québec propose aux étudiants des facultés de médecine de Sherbrooke, Laval, McGill & Montréal de participer aux échanges de stages de recherche et professionnels via les comités SCORE1 & SCOPE2 d’IFMSA. Cette charte fixe le cadre de ces échanges, et devra être lue et approuvée par tous les candidats souhaitant y participer. Elle ne saurait prévaloir sur les statuts de l’IFMSA relatifs aux programmes d’échanges, ni au règlement intérieur d’IFMSA-Québec, et n’y donne qu’une application pratique. Renseignez-vous auprès de votre LEO/LORE pour accéder à ces documents.

est l’abréviation du Standing Committee On Research Exchange SCOPE est l’abréviation du Standing Committee On Professional Exchange

1 SCORE 2

1 Charte des échanges

Définitions 1.1.

IFMSA est la fédération internationale des associations des étudiants en médecine. Elle regroupe plusieurs NMOs de plus d’une centaine de pays. Les membres d’IFMSA se rassemblent durant deux Assemblées Générales : En août (August Meeting : AM) et en mars (March Meeting : MM). 1.2. National Member Organization (NMO): Association nationale d’étudiants en médecine, qui représente les étudiants en médecine du pays en question. Chaque NMO est membre d’IFMSA. 1.2.1. IFMSA-Québec: NMO du Québec, qui a été acceptée comme membre de l’IFMSA en 2004. 1.3. Local Committee (LC) : Association représentant des étudiants en médecine en générale d’une ville ou d’un campus facultaire. 1.3.1. LC de Sherbrooke. 1.3.2. LC de Laval 1.3.3. LC de McGill 1.3.4. LC de Montréal 1.3.5. LC de Trois-Rivières 1.3.6. LC de Saguenay 1.4. Candidats : Tous les étudiants en médecine des différents LCs souhaitant prendre part à un échange via le comité SCOPE/SCORE. 1.4.1. Pour chaque programme, le candidat devra se conformer aux conditions d’échange des NMO des destinations choisies, et il se peut donc qu’en fonction de l’année d’étude, toutes les destinations ne soient pas accessibles. 1.5. Outgoings (OG) : Les candidats qui ont réussi les étapes de sélection et qui sont acceptés pour participer aux échanges. 1.5.1. Les critères de sélection à l’entrée des programmes d’échanges seront expliqués dans l’article 4.3 . 1.5.2. Les candidats sélectionnés seront soumis à la procédure décrite dans les chapitres ci-dessous. 1.5.3. Un candidat devient un Outgoing (OG) lorsqu’il se voit affecté une Application Form avec identifiant et mot de passe pour accéder à la base de données3. 1.6. Incomings (IC) : Les étudiants étrangers sélectionnés par le NEO/NORE de leur pays d’origine pour prendre part à un échange au Québec. 1.7. Contact Person : Étudiant québécois en charge de l’accueil d’un Incomings (IC) pour des tâches notamment logistiques (Aller chercher à l’aéroport/gare, 3

www.ifmsa.org

SCOPE & SCORE d’IFMSA-Québec 2 amener à son lieu de résidence, amener en stage le premier jour, lui montrer les coins de repère dans la ville, etc). 1.8. Local Exchange Officer (LEO) : Représentant local du programme SCOPE. 1.8.1. Le LEO est nommé par l’équipe nationale. Le mandat d’un LEO doit suivre le calendrier d’IFMSA, et doit donc s’étaler du 1er Octobre au 31 Septembre de l’année qui suit. 1.8.2. Le LEO est responsable du programme d’échange, au niveau de son comité local, auprès d’IFMSA-Québec et est donc l’interlocuteur privilégié du NEO. 1.8.3. C’est au LEO seul que les étudiants du comité local doivent s’adresser pour une quelconque information concernant le programme d’échange. Si celuici n’est pas en mesure de répondre, il demande alors l’avis du NEO. 1.8.4. Une fois que le LEO est nommé, le NEO lui fournit un Nom d’usager et un Mot de passe pour accéder à la base de données. 1.9. Local Officer of Reseach Exchange (LORE) : Représentant local du programme SCORE. 1.9.1. Le LORE est nommé par l’équipe nationale. Le mandat d’un LORE doit suivre le calendrier d’IFMSA, et doit donc s’étaler du 1er Octobre au 31 Septembre de l’année qui suit. 1.9.2. Le LORE est responsable du programme d’échange, au niveau de son comité local, auprès d’IFMSA-Québec et est donc l’interlocuteur privilégié du NORE. 1.9.3. C’est au LORE seul que les étudiants du comité local doivent s’adresser pour une quelconque information concernant le programme d’échange. Si celui-ci n’est pas en mesure de répondre, il demande alors l’avis du NORE. 1.9.4. Une fois que le LORE est nommé, le NORE lui fournit un Nom d’usager et un Mot de passe pour accéder à la base de données. 1.10. National Exchange Officer (NEO): Représentant national du programme SCOPE, membre de l’équipe nationale d’IFMSA-Québec. 1.10.1. Le NEO est élu lors du congrès de printemps d’IFMSA-Québec qui a lieu en avril-mai et a alors le statut de NEO Elected. 1.10.2. Le mandat d’un NEO s’étend du 1er juillet au 30 juin de l’année qui suit. La période de transition s’étale donc de l’élection du nouveau NEO jusqu’au 30 juin. 1.10.3. Le NEO est responsable du programme d’échange à l’échelle nationale au niveau de son NMO, et est donc l’interlocuteur privilégié du SCOPEDirector. 1.11. National Officer of Research Exchange (NORE): Représentant national du programme SCORE, membre de l’équipe nationale d’IFMSA-Québec.

3 Charte des échanges 1.11.1. Le NORE est élu lors du congrès de printemps d’IFMSA-Québec qui a lieu en avril-mai et a alors le statut de NORE Elected. 1.11.2. Le mandat d’un NORE s’étend du 1er juillet au 30 juin de l’année qui suit. La période de transition s’étale donc de l’élection du nouveau NORE jusqu’au 30 juin. 1.11.3. Le NORE est responsable du programme d’échange à l’échelle nationale au niveau de son NMO, et est donc l’interlocuteur privilégié du SCOREDirector. 1.12. SCOPE-Director / SCORE-Director: Chargés de la coordination internationale des programmes d’échanges et de stage de recherche et professionnels. 1.13. Contrat d’échange : Accord entre deux associations nationales d’étudiants en médecine adhérentes à IFMSA et accréditées par l’IFMSA pour la participation au programme d’échanges concerné. Il correspond à un échange de quatre semaines. 1.13.1. Il peut être bilatéral. Il correspond alors à l’accord d’un accueil gratuit et réciproque d’un étudiant pendant 4 semaines. 1.13.2. Il peut être unilatéral. Il correspond alors à l’accord d’un accueil payant et univoque d’un étudiant pendant 4 semaines. Son coût pour un Outgoing ou Incomings ainsi que les modalités de règlement sont fixées par la NMO d’accueil signant le contrat. 1.13.3. Il est valable toute la durée d’une saison IFMSA, qui s’étend du 1er mars jusqu’au dernier jour de février de l’année qui suit. 1.14. Exchange Conditions (ECs): Conditions d’échange fixées par les NEOs/NOREs au niveau de chaque pays, auquel les Incomings devront se plier pour être acceptés. Ils sont consultables au niveau de la base de données4 ou par le public5. 1.15. Application Form (AF) : Formulaire de candidature d’un Outgoing récapitulant notamment diverses informations générales (nom, prénom, etc), la période désirée pour le stage, les services hospitaliers désirés ainsi que les villes désirées. Depuis l’instauration de l’e-exchange, l’eAF6 a valeur de candidature officielle. 1.15.1. Elle est mise à disposition sur la base d’un contrat d’échange par le biais du site d’IFMSA7, associée à un identifiant et un mot de passe pour l’accès personnel de l’Outgoing. 1.15.2. Elle est rédigée par l’Outgoing et reste modifiable par l’étudiant tant qu’il ne l’a pas soumise à son LEO/LORE, modifiable par le LEO/LORE tant qu’il 4 Banque

de données internes d’IFMSA-Monde

5 http://www.ifmsa.org/Exchange-Conditions/Professional-Exchange 6 electronic

application form

7 www.ifmsa.org

SCOPE & SCORE d’IFMSA-Québec 4 ne l’a pas marquée comme prête, et modifiable par le NEO/NORE tant qu’il ne l’a pas transmise au NEO/NORE du pays d’accueil. 1.15.3. Les délais de transmission au pays d’accueil sont fixés par les NMO dans leurs conditions d’échange (Elle est généralement remise au minimum 3 mois avant la période de stage voulue) 1.16. Card of Acceptance (CA) : Promesse d’accueil par le comité local, rédigé par le LEO/LORE sur le site d’IFMSA 8 , ayant valeur règlementaire au niveau de l’IFMSA. 1.16.1. Elle reprend le département et la ville dans lesquels l’Outgoing a été accepté, les noms et coordonnées des personnes contact dans le comité local d’accueil, ainsi que la période d’accueil définitive. 1.16.2. Il est recommandé aux Outgoings de ne pas acheter leur titre de transport avant la réception de la CA. 1.16.3. La CA reçue pour l’Outgoing québécois est validée par le NEO/NORE en fonction du contrat d’échange signé avec son homologue. 1.16.4. La CA envoyée pour l’Incoming est préalablement vérifiée par le N québécois qui s’assure de sa conformité en termes de délais d’envoi et de capacités d’accueil des comités locaux. 1.16.5. Elle est ensuite transmise électroniquement à l’incoming/outgoing, au minimum 8 semaines avant le début du stage désiré, à moins d’indications contraires sur le contrat d’échange (ECs). 1.17. Card of Confirmation (CC) : Confirmation rédigée sur le site d’IFMSA 9 par l’Outgoing de ses dates et horaires d’arrivée dans le comité local d’accueil. 1.17.1. Elle doit être transmise au comité local d’accueil au moins quatre semaines avant le début du stage tel qu’accepté sur la CA, à moins d’indications contraires sur le contrat d’échange ou sur la CA. 1.18. Evaluation Form (EF) : Évaluation de la satisfaction rédigée par l’Incoming sur le site d’IFMSA10 pour l’échange effectué, et formulaire de témoignage. Elle permet l’obtention de statistiques internationales anonymes, dans l’optique d’une amélioration. 1.19. Certificat IFMSA : Attestation signée par le tuteur de stage par le LEO/LORE et le NEO/NORE, dans le cas où l’échange s’est déroulé parfaitement de l’AF jusqu’à l’EF, et remise à l’Incoming en fin de stage. 1.20. WikiSCOPE : Page Wiki 11 où chaque NEO remplit toutes les informations nécessaires sur son pays, et où chaque LEO remplit toutes les informations nécessaires concernant sa ville. 8

Ibid. www.ifmsa.org 10 Ibid. 11 http://wiki.ifmsa.org/scope/index.php?title=Main_Page 9

5 Charte des échanges

2. Présentation 2.1.

À chaque rentrée scolaire, une rencontre sera organisée par le LEO/LORE et/ou le NEO/NORE dans chaque faculté de médecine pour expliquer les principes des échanges de stages IFMSA, pour répondre aux questions des étudiants intéressés et pour présenter la liste des pays avec qui des contrats d’échanges ont été signés durant l’August Meeting12 qui a précédé.

3. La procédure de candidature 3.1.

La candidature a lieu quelques jours après la présentation, et se fait par une application remplie en ligne. 3.2. L’étudiant doit mentionner sur son formulaire d’inscription : 3.2.1. Dans quel pays il veut partir (Choix d’au moins trois pays par ordre de préférence, parmi la liste de tous les pays disponibles) 3.2.2. Quand est-ce qu’il veut partir (Mois exact souhaité) 3.3. Le premier choix de pays ne sera malheureusement pas toujours disponible, et les pays les plus demandés seront attribués en fonction des résultats de la pige (4.4).

L’August Meeting est une rencontre annuelle d’IFMSA qui se tient généralement dans la première semaine d’août.

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4. Étude des dossiers 4.1. Une fois que les candidatures sont closes, les NEOs-NOREs-NOIs procèdent au classement et à la pige des stages.13 4.2. La quantité de stages dans une Université est proportionnelle au nombre d’incomings que le campus peut accueillir, selon des ententes avec les facultés/chercheurs. 4.3. Les étudiants sont séparés en pré-clinique et clinique selon qu’ils aient complété leur phase pré-clinique ou non.14 4.4. Le nombre de stage de recherche attribué par année d’étude sera en fonction du nombre d’application. S’applique uniquement au SCORE. 4.5. Le classement se fait selon cinq critères qui ont différentes priorités. Chaque appliquant se voit attribuer un code de quatre lettres [XXXX] en fonction des critères suivant : 4.5.1. Externe (inclut 3e année à Sherbrooke) 4.5.1.1. Oui [AXXX] 4.5.1.2. Non [BXXX] 4.5.2. Le nombre de stage(s) IFMSA déjà complété(s) (SCOPE, SCORE, SCOI) 4.5.2.1. 0 [XAXX] 4.5.2.2. 1 [XBXX] 4.5.2.3. 2 [XCXX] 4.5.2.4. 3 ou plus [XDXX] 4.5.3. Leur implication avec le SCOPE/SCORE 4.5.3.1. NEO/NORE ou ex-NEO/ex-NORE [XXAX] 4.5.3.2. LEO/LORE ou ex-LEO/ ex-LORE [XXBX] 4.5.3.3. Contact Person dans l’année précédente [XXCX] 4.5.3.4. Aucune implication formelle avec les échanges [XXDX] 4.5.4. Lettre de motivation (150 mots) évaluée par deux étudiants15 qui sont LEO/LORE/NORE/NEO et qui ne sont pas dans le même campus que l’appliquant 4.5.4.1. Excellent [XXXA] 4.5.4.2. Passable [XXXB] 13

La sélection des candidats du SCOI se fait en même temps que la sélection des candidats du SCOPE/SCORE, même si le processus de sélection est différent (non décrit dans cette présente charte). 14 À l’Université McGill, à l’Université de Montréal et à l’Université de Sherbrooke, les étudiants considérés cliniques sont ceux qui auront terminé leur deuxième année au moment du stage. À l’Université Laval, ce classement dépend du profil d’étude choisit : les étudiants ayant choisi de compléter leurs études pré-cliniques en 2 ans sont considérés de niveau clinique après leur deuxième année, alors que ceux ayant choisi le profil 2 ans et demi ou 3 ans sont considérés cliniques après leur troisième année. 15 Garder les mêmes évaluateurs pour un campus minimiserait la variation inter-évaluateur

7 Charte des échanges 4.5.4.3. Inacceptable [XXXC] et refus 4.6. Le classement se fait donc en plaçant les codes des candidats en ordre alphabétique par campus. L’assignation de stages commence du début et progresse vers le bas jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de stages pour le campus. 4.7. L’assignation des stages au niveau du Québec se fait durant la même pige. Afin de répartir des stages les plus populaires équitablement entre les universités, les stages sont distribués de manière successive entre les universités. À chaque année au début de la pige, le rang des universités sera établi au hasard. 4.7.1. Par exemple, si le rang est Université R, Université K, Université T et Université Q, le premier stage sera attribué à la 1e personne du classement à l'Université R, le second stage à la 1e personne du classement de l'Université K, le troisième stage à la 1e personne de l'Université T, le quatrième au premier du classement de l’université Q. Ensuite commence le deuxième tour en donnant le cinquième stage à la 2e personne du classement de l'Université Q; le sixième stage sera attribué à la 2e personne du classement de l'Université T, le septième ira à la 2e personne du classement de l’Université K, le huitième à la 2e personne du classement de l’Université R, et ainsi de suite. 4.8. S’il y a une égalité de cote entre deux/plusieurs candidats ne permettant pas de garantir un stage pour tous les candidats dans l’égalité OU si le nombre de stage est inférieur au nombre de candidats ex-æquo, un mécanisme de sélection aléatoire impartial sera entrepris. 4.9. Si des offres de stages sont refusées, l’équipe des échanges continuera à offrir des stages méthodiquement de la manière suivante 4.9.1. De la pige au 15 janvier : En descendant dans le classement et laissant un délai au candidat pour accepter. Le délai est de 7 jours et diminue progressivement à l’approche du 15 janvier. Si aucune réponse n’a été reçue dans le délai, les officiers passeront au prochain candidat sur le classement du campus. 4.9.2. Du 15 janvier à la formation pré-départ annuelle16 : Utilisation de la liste de diffusion du campus où la place est encore disponible et attribution du stage à la première personne sur la liste d’attente, ou si non, au premier courriel reçu au LEOs/LOREs.

16 Elle est habituellement tenue au début février.

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4.9.3. De la formation pré-départ au March Meeting 17 : Ouverts à tous les étudiants en médecine sur la liste de diffusion des autres universités et la liste de diffusion d’IFMSA- Québec. Ces stages sont gérés par les NEOs/NOREs pour centraliser le processus et prévenir la doubleattribution du stage, et sera attribué de la même façon que le point 4.9.2. 4.10. Par mesure de transparence et de crédibilité, un observateur n’appliquant pas à un stage peut demander à être présent durant le processus. Il sera cependant tenu de garder les informations confidentielles.

5. Affichage des résultats 5.1.

Une fois que les NEOs/NOREs ont dressé un classement et adjugé les stages aux étudiants inscrits selon leurs choix, les résultats sont communiqués aux Outgoings par le LEO/LORE via un email. 5.1.1. Les officiers tenteront de faire preuve de professionnalisme en ne divulguant pas trop l’information concernant d’autres candidats.

6. Inscription 6.1. Frais d’inscription 6.1.1. Les frais d’inscription sont fixés à 330$ pour les stages bilatéraux et 230$ pour les stages unilatéraux. Ils sont sujet à changement en fonction du budget des échanges. 6.1.2. Ces frais ne seront pas remboursables en cas d’annulation. 6.1.3. S’il y a substitution, le comité local remboursera ces frais d’inscription. 6.1.4. Ces frais permettront au Comité Local de prendre en charge l’Incoming, c’est-à-dire lui fournir son argent de poche (200$), le remboursement des frais d’immatriculation au CMQ (105$) ainsi que ses frais de scolarité en plus d’activités qui seront organisées dans le cadre du programme social. 6.1.5. L’Outgoing québécois sera pris de la même façon à quelques exceptions près (Prière de consulter les Conditions d’Échange ou le WikiSCOPE du pays concerné pour ça). 6.2. Signature de contrat 6.2.1. Dès que l’étudiant aura payé les frais d’inscription et signer le contrat de stage, l’étudiant devient un Outgoing. 6.2.2. Le LEO/LORE prévient son NEO/NORE et fournit alors à l’étudiant un Login et un Mot de passe afin d’accéder à la base de données. 17 Le March Meeting (MM) est une rencontre d’IFMSA où les documents des contrats sont échangés. Il est habituellement tenu au début mars

9 Charte des échanges 6.2.3. Le LEO/LORE a pour mission d’expliquer le fonctionnement de la base de données à l’étudiant, et de l’aider à accomplir toutes les étapes exigées pour le bon déroulement de l’échange.

7. La candidature via la base de données 7.1.

7.2. 7.3. 7.4.

La candidature se fait via l’eAF pour trois départements, trois villes, et une période d’échange, en pleine connaissance des conditions d’échange, sur les conseils donnés par les LEOs/LOREs et du NEO/NORE, et en fonction des informations du WikiSCOPE. Une fois que l’Outgoing a fini de remplir son eAF, il la soumet à l’acceptation des LEOs/LOREs, puis à celle du NEO/NORE du pays d’origine. Lorsque le NEO/NORE du pays d’origine la valide, l’eAF est soumise au NEO/NORE et LEO/LORE du pays d’accueil. L’Outgoing doit fournir à son LEO/LORE, dans le mois suivant la réception de son eAF, tous les documents justificatifs précisés dans les conditions d’échange du pays de destination. Ses lettres de motivations doivent être les plus détaillées possibles, et spécifiques aux choix formulés. Elles doivent être rédigées dans la langue native du pays de destination, ou en Anglais. Si les

documents sont demandés en format numérique, l’Outgoing doit les téléverser directement dans la Card of Documents de la base de données. 7.5.

7.6.

Sa candidature est ensuite acceptée ou refusée par le pays d’accueil. Elle est considérée comme acceptée tant qu’elle n’est pas refusée, et elle est confirmée comme acceptée par la réception de la CA. Lorsqu’elle est refusée, l’Outgoing doit rectifier son AF en fonction des besoins du pays d’accueil. Lorsqu’elle est acceptée, l’Outgoing doit envoyer sa CC au plus tôt et dans la limite de quatre semaines avant le début de son stage. Dès la réception de la CA (Il est recommandé d’attendre sa réception), l’Outgoing peut acheter ses titres de transport.

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8. Le stage 8.1. Préparation 8.1.1. Dès la réception de la CA, l’Outgoing doit entrer en contact avec sa Contact Person. Une communication optimale avec cette personne permettra d’éviter la plupart des problèmes. 8.1.2. L’Outgoing arrange avec sa Contact Person les modalités du logement et des repas, et les mesures à prendre pour préparer le programme social. 8.1.3. L’Outgoing s’engage à se mettre au niveau avant d’arriver sur son lieu de stage 8.2. Formation pré-départ 8.2.1. L’Outgoing est tenu d’être présent physiquement à la formation pré-départ d’une journée tenue habituellement au début février. 8.2.2. Cette formation est essentielle pour répondre à plusieurs questions sur la logistique des stages, pour éduquer les participants sur l’éthique des stages à l’étranger. 8.2.3. La formation est obligatoire pour assurer un standard de qualité requis par le LCME18, par les universités, plusieurs programmes de subvention et pour assurer une belle représentativité d’IFMSA-Québec à l’étranger. 8.3. Déroulement 8.3.1. L’Outgoing s’engage à respecter toutes les modalités fixées par le tuteur du stage. 8.3.2. Il s’engage également à respecter le règlement du comité local d’accueil, et à constamment se plier aux statuts d’IFMSA pour les programmes d’échanges. 8.3.3. L’échange de stage ne doit pas être considéré comme des vacances pour les étudiants, et doit être pris au sérieux. 8.3.4. En cas de non-respect des règles fixées par le terrain de stage et par le comité local d’accueil, l’Outgoing pourra se voir expulsé de son stage et de son logement, sans aucun recours possible. 8.4. Evaluation Form 8.4.1. L’Outgoing évalue les qualités de son stage par la rédaction de l’EF sur la base de données. 8.4.2. Le responsable de stage ou tuteur à l’étranger évalue les acquis de l’Outgoing pour décider de la validation de stage. 8.4.3. La validation d’un stage ne peut se faire que par l’accord du responsable de stage ou du tuteur. 18

Liaison Committee on Medical Education, http://www.lcme.org

11 Charte des échanges 8.4.4. Le comité local d’accueil évalue le déroulement général du stage sur le plan matériel (logement, repas, etc), et décide de la conformité du stage avec les statuts d’IFMSA, notamment en termes de présence en stage, de respect des installations mises à disposition, et de comportement avec les partenaires locaux. 8.4.5. Si le responsable du stage et le comité local d’accueil valident la conformité de l’échange, ils signent conjointement un certificat IFMSA qu’ils remettent à l’Outgoing avant son départ. Ce certificat pourra servir de base à l’Outgoing pour rechercher une validation de ses acquis de stage au niveau de sa faculté d’origine. 8.4.6. La validation n’est en aucun cas systématique.

9. L’accueil 9.1. Logement 9.1.1. L’accueil doit respecter les statuts d’IFMSA pour l’un ou l’autre des deux programmes d’échange. 9.1.2. Le NEO/NORE est chargé de fournir aux LEOs/LOREs la version plus à jour de ces statuts. 9.1.3. Un Outgoing en stage bilatéral doit fournir un logement à un Incoming, tel que mentionné dans le contrat. Si non-conformité à cette condition, le NEO/NORE a le droit d’utiliser le chèque de garantie de logement de 700$ pour trouver un logement à l’Incoming. 9.1.4. L’Outgoing doit fournir à l’Incoming un logement avec au moins un lit par étudiant dans une chambre fermée, une salle de bains, et l’accès à une cuisine avec une distance raisonnable de l’hôpital. Une attention toute particulière doit être portée à la sécurité des Incomings (Quartier sûr, fournir le double des clés, etc) 9.1.5. L’annulation d’un Incoming laissera, à la fin de l’année, un Outgoing n’ayant pas hébergé. Afin de respecter l’entente de bilatéralisme et par justice envers les autres Outgoing, l’Outgoing n’ayant pas hébergé et n’ayant pas montrer d’intérêt a hébergé, verra son chèque encaissé (700$) et sera remboursé de 350$. L’Outgoing payera donc 350$ net qui compenseront pour le logement qu’il a obtenu dans son stage. 9.2. Programme social 9.2.1. La participation des Outgoings et des personnes contacts dans l’organisation et le bon déroulement du programme social est vivement conseillée. 9.3. Repas

SCOPE & SCORE d’IFMSA-Québec 12 9.3.1. Le LEO/LORE doit verser de l’argent de poche (200$) à l’Incoming à son arrivée, afin qu’il se charge lui-même de cuisiner et/ou acheter ses repas. 9.4. Terrain de stage 9.4.1. Chaque Incoming s’engage à respecter un minimum de 80% de présence en stage. Dans le cas contraire, le LEO/LORE doit informer le NEO/NORE et appliquer de manière concertée des mesures de sanction. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à l’expulsion de l’Incoming. 9.4.2. Une fois le stage terminé, il est vivement conseillé aux LEOs/LOREs d’évaluer avec le maître de stage le fonctionnement de la coopération entre eux. Sur la base de cette évaluation, les LEOs/LOREs devront faire évoluer leur comité local et pérenniser la relation avec le responsable de stage au Québec. 9.5. Communication 9.5.1. Le comité local s’engage à assurer une présence suffisante pendant la période d’été. 9.5.2. Il est recommandé aux LEOs/LOREs de ne pas partir en échange pendant l’été de leur mandat. 9.5.3. Dans le cas contraire, ils s’engagent à assurer les meilleures transmissions possibles aux personnes qui les relaieront pendant cette période. La communication doit rester permanente avec le NEO/NORE, qui se chargera d’accompagner la transition avec l’équipe de substitution (personnes contacts entre entres) 9.5.4. La CA est envoyée au minimum 8 semaines avant le début du stage. 9.5.5. Les modalités d’accueil sont annoncées en détail par le LEO/LORE dans la CA envoyée à l’Incoming. Le LEO/LORE devra notamment être très sensible aux questions culturelles et/ou religieuses soulevées par la cohabitation de l’Incoming et de l’Outgoing (ou de l’étudiant en charge de l’accueil). 9.5.6. Pour éviter tout malentendu à ce sujet, il est vivement conseillé de prendre contact avec l’Incoming dès l’envoi de la CA, sous la forme d’une lettre de bienvenue, où un maximum de détails lui sera donné. 9.5.7. Il est nécessaire d’établir le contact avant l’arrivée de l’Incoming. 9.5.8. Les modalités d’accueil sont acceptées par la réception de la CC. Elles ne peuvent alors plus être modifiées, sauf accord explicite de l’Incoming. 9.5.9. Afin d’organiser au mieux l’accueil, le LEO/LORE fait état le plus tôt possible au NEO/NORE des capacités d’accueil de son comité local. Ceci comprend les mois d’accueil possible par les Outgoings, ainsi que le nombre d’Outgoings prêts à recevoir pendant le mois concerné.

13 Charte des échanges 9.5.10. Il est vivement conseillé d’ouvrir un maximum de places pendant les mois de juin, juillet et août.

10. Rapport de stage 10.1. Afin de permettre une qualité d’échange toujours meilleure, et de faciliter la validation de crédits pour le stage effectué, il est demandé à l’Outgoing de rédiger un rapport de stage à la fin de son échange. 10.2. Le rapport sera rédigé en français et composé au moins des parties suivantes : 10.2.1. Le stage : Préparation, objectifs, déroulement (Introduction, matériels, méthodes, résultats, conclusions, discussion), évaluation. 10.2.2. L’accueil de l’Incoming : Logement, programme social, éléments subjectifs du vécu, etc. 10.2.3. La conclusion pour l’échange : validation de crédits, expérience, conseils, etc. 10.3. Il vient en complément détaillé de l’EF remplie en fin de stage. 10.4. Il pourra être mis à disposition des futurs candidats à un échange, et ce, de façon anonyme si tel est le souhait de l’Outgoing. 10.5. On ne s’attend pas à que des éloges. Pensez à mettre bonnes et mauvaises critiques.

SCOPE & SCORE d’IFMSA-Québec 14

11. Annulation/Substitution 11.1. S’il y a désistement avant la signature du contrat ou la fin de la distribution des stages, ceci ne consiste pas en une annulation et le stage est attribué de nouveau en fonction de l’article 4.6. L’étudiant voulant se désister ne paye donc rien et n’hébergera pas. 11.2. En cas d’annulation/substitution par l’Outgoing entre la distribution des stages et la formation pré-départ 19 , il est important de savoir que l’étudiant est responsable de se trouver un remplaçant. Le remplaçant paiera les frais de stages à l’étudiant voulant se désister comme remboursement et devra héberger un incoming. 11.3. En cas d’annulation/substitution par l’Outgoing après avoir envoyé le AF et le card of documents, le chèque sera encaissé sans possibilité de substitution et cet étudiant devra héberger. Le stage devient plus officiel avec l’envoi de ces documents et des démarches sont entreprises par l’université d’accueil pour l’étudiant québécois. De plus, votre paiement est encaissé. 11.4. La substitution n’est possible que si l’étudiant accepte d’avoir le même pays, la même ville et le même stage que l’étudiant qu’il remplace 11.5. La substitution n’est possible, dans la plupart des cas et selon le pays concerné, que si l’étudiant est du même sexe que l’étudiant qu’il remplace. 11.6. Le délai pour une substitution est de deux semaines avant la date prévue du début du stage, sauf si accord spécial avec le NEO/NORE et le LEO/LORE du pays d’accueil.

ou à la date limite de dépot des documents du pays d’acceuil, si celle-ci est antérieure à la formation pré-départ.

15 Charte des échanges

12. Saison IFMSA et Rapports 12.1. Elle court du 1er mars au 28 février de l’année suivante, et délimite la période de validité d’un contrat d’échange. 12.2. Le LEO/LORE a l’obligation de faire quatre rapports par année au NEO/LORE. 12.2.1. Un rapport avant le 1er novembre, relatant les étapes d’inscription et de sélection des Outgoings, 12.2.2. Un rapport avant le 1er février, relatant les évènements qui se sont passés depuis le rapport précédant (Envoi et réception des AF, placement des Incomings, etc) 12.2.3. Un rapport avant le 1er juillet, relatant les évènements qui se sont passés depuis le rapport précédant (Envoi et réception des AF, placement des Incomings, préparation du programme social, etc) 12.2.4. Un rapport avant la fin du mandat du LEO/LORE, soit le 31 septembre, relatant les évènements qui se sont passés depuis le rapport précédant (Accueil des Incomings de juillet, août et septembre, déroulement du programme social, etc)

Bon stage!

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