Guide d’application d’IFMSA-Québec Coordonnateurs locaux 2016-2017 Appel de candidatures, description des postes, documents requis, dates limites.
Mis à jour par :
Karma Abukasm, Charles-Antoine Barbeau-Meunier, Laurence Garon, Lena Zotova et Djamila Saad Comité Exécutif 2016-2017 ce@ifmsa.qc.ca
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INTRODUCTION Ce guide se veut un outil pour faciliter l’application aux postes de coordination locale (Local Officer, LO). Vous y trouverez la description des tâches, la procédure d’application, une brève description des comités et les personnes à contacter pour toute question. Sur chaque campus, il existe quatre comités de projets (Santé Mondiale, Santé Sexuelle et VIH/SIDA, Santé Publique et Droits humains et Paix) et trois comités d’échanges (Cliniques, Recherche et Immersions). IFMSA-Québec cherche actuellement à combler tous les postes de coordonnateurs.trices locaux.ales, afin de compléter une équipe dynamique qui a à cœur l’implication sociale des étudiant.e.s en médecine.
PROCÉDURE D’APPLICATION Le dossier de candidature doit être envoyé en format .pdf elections@ifmsa.qc.ca avant le mercredi 14 septembre 2016, 23:59.
à
l’adresse
suivante
Il comprend: •
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Une lettre de motivation, d’une longueur maximale d’une (1) page, expliquant pourquoi vous aimeriez obtenir le poste et ce que vous aimeriez accomplir pendant l’année 2016-2017; Un curriculum vitae (CV), d’une longueur maximale de deux (2) pages contenant vos coordonnées personnelles; Une déclaration de conflits d’intérêts potentiels si applicable (liste des instances décisionnelles où vous siégez actuellement).
Tou.te.s les candidat.e.s retenu.e.s devront suivre la formation donnée lors du Congrès d’Automne d’IFMSA-Québec (congresnational.ifmsa.qc.ca) le 24 et le 25 septembre 2016, à l’Université Sherbooke. La présence au Congrès est OBLIGATOIRE pour occuper les fonctions de coordonateur.trice local.e.
QUI CONTACTER? Pour toute question concernant la procédure d’application, vous pouvez contacter: Karma Abukasm à vpi@ifmsa.qc.ca Pour toute question concernant les comités, vous pouvez écrire à: Santé publique: Bing Yu Chen à npo@ifmsa.qc.ca Santé mondiale: Synthia Meilleur à nogh@ifmsa.qc.ca Santé sexuelle et VIH/SIDA: Camille Durenceau à nora@ifmsa.qc.ca Droits humains et paix: Marie-Ève Farley à norp@ifmsa.qc.ca Échanges cliniques: Anaelle Massenet et Alexa Eberle à neo@ifmsa.qc.ca Échanges de recherche: Alexandra Lessieur et Xiya Ma à nore@ifmsa.qc.ca Immersions : Wenzhen Zuo à noi@ifmsa.qc.ca
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TABLE DES MATIÈRES POSTES NATIONAUX VACANTS ................................................................................................... 4 Secrétariat Général Coordination de la Division des Ancien.ne.s Webmestre POSTES LOCAUX VACANTS .......................................................................................................... 5 Comité de Santé publique (SCOPH) Comité de Santé mondiale (SCOGH) Comité de Santé sexuelle et VIH/Sida (SCORA) Comité de Droits humains et paix (SCORP) Comité des Échanges cliniques (SCOPE) Comité des Échanges de recherche (SCORE) Comité des Immersions (SCOI) Description des comités RESPONSABLES DE STAGE INCOMMUNITY .............................................................................. 9
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POSTES NATIONAUX VACANTS Nous recherchons des membres intéressé.e.s à combler les postes listés ci-dessous au sein de l’équipe nationale. Ces postes, pour la plupart, sont restés vacants suite au Congrès de Printemps 2016 tenu à l’Université McGill en avril. Nous vous encourageons vivement à considérer l’une de ces positions si vous êtes tenté.e.s par des défis d’envergure pan-québécoise. Une lettre de motivation (1 page) et un curriculum vitae (2 pages) doivent être envoyés à elections@ifmsa.qc.ca avant le 14 septembre 2016, 23h59.
Secrétariat général (secgen@ifmsa.qc.ca) Le ou la secrétaire général.e fait partie intégrante du comité exécutif d’IFMSA-Québec, qui est également composé de la présidente, la vice-présidente aux affaires internes, la vice-présidente aux projets, le vice-président aux affaires externes et la vice-présidente aux finances. Le ou la secrétaire général.e a pour rôle : • de veiller à l’application des règlements généraux d’IFMSA-Québec; • d’effectuer l’archivage des documents officiels de l’organisme; • de rédiger et diffuser les procès-verbal des réunions; • de rédiger et diffuser les newsletter mensuellement; • de convoquer les réunions des instances; • de convoquer un comité d’élections et gérer l’appel de candidatures des officiers et officières; • de veiller au maintien et suivi du plan stratégique de l’organisme; • de s’assurer de la réalisation de toutes autres tâches lui étant confiées par la présidente; • et de faciliter l’exposition des membres d’IFMSA-Québec aux activités nationales et internationales de l’organisme. En 2016-2017, le ou la secrétaire général.e aura le privilège de créer le plan stratégique 2017-2020 de l’organisme et d’évaluer l’accomplissement de celui de 2014-2017. De plus, il ou elle pourra mener le projet de traduction des règlements généraux d’IFMSA-Québec en anglais. Finalement, en tant que membre à part entière du comité exécutif d’IFMSA-Québec, le ou la secrétaire général.e se verra participer activement aux prises de décisions de l’organisme, tout en se retrouvant dans une équipe dynamique, inclusive et passionnée.
Coordination des ancien.ne.s (anciens@ifmsa.qc.ca) Le ou la coordonnateur.trice des ancien.ne.s assure la tâche cruciale de cultiver la relation entre l’organisme et ses ancien.ne.s membres. En faisant preuve d’innovation et d’excellents atouts en communication, cet officier ou cette officière coordonne des opportunités pour les ancien.ne.s de s’impliquer dans les activités et les évènements d’IFMSA-Québec, fait le pont entre l’équipe actuelle et ses prédécesseures pour favoriser l’entraide et le partage des connaissances, et organise le cocktail annuel des anciens qui a lieu durant l’été.
Webmestre (webmestre@ifmsa.qc.ca) Le ou la webmestre a pour fonction principale de gérer les sites internet d’IFMSA-Québec. En collaborant principalement avec le vice-président aux affaires externes ainsi que la présidente, le ou la webmestre a la tâche importante de coordonner l’image d’IFMSA-Québec sur internet, et, selon ses champs d’intérêt, de faire preuve de créativité en collaborant au design de bannières promotionnelles.
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POSTES LOCAUX VACANTS Les coordonnateurs.trices locaux.ales (2 par comité par campus) des comités de projets sont responsables d'initier, de poursuivre et de coordonner les activités sur leur campus. Ils sont supporté.e.s par le ou la coordonnateur.trice national.e et collaborent avec leurs collègues dans d'autres universités. Voici une liste non-exhaustive des activités qui peuvent être organisées sur les campus par comité: •
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Santé publique (SCOPH) : conférences sur des thématiques de santé publique et les maladies non transmissibles, 4 projets d’ateliers dans les écoles primaires ou secondaires (santé mentale, nutrition, cancer de la peau et image corporelle), sensibilisation au don d’organes, au tabac, etc.; Santé mondiale (SCOGH) : conférences sur des thématiques de santé mondiale, les déterminants sociaux de la santé, ateliers de sensibilisation sur les changements climatiques, voyage pour une conférence de santé mondiale, cinédébats, journées thématiques, etc. Santé sexuelle et VIH/SIDA (SCORA) : ateliers sur la santé sexuelle dans les écoles secondaires (projet "Sexperts!"), activités sur le VIH/SIDA, sensibilisation à la diversité sexuelle, souper-causerie sur la santé urbaine, etc.; Droits humains et paix (SCORP) : conférences sur des thématiques reliées aux droits humains, aux conflits dans le monde et à la migration, sensibilisation aux enjeux liés aux réfugié.e.s et migrant.e.s et à la santé autochtone, cinédébats, campagnes, etc.
Les coordonnateurs.trices locaux.ales (2 par comités par campus) des comités des échanges sont responsables de gérer les échanges qui ont lieu durant l’année. Spécifiquement, ils ou elles : • • • •
assurent le bon déroulement des stages offerts par IFMSA-Québec sur leur campus; reçoivent les applications des étudiant.e.s sortant.e.s; accueillent les stagiaires venant de l’international et recrutent des personnes-contacts; travaillent à développer le programme social sur leur campus.
Le temps d’implication varie d’une semaine à l’autre et s’adapte aux réalités de vos campus (horaire d’examens, vacances, etc.). Il faut s’attendre à consacrer 1 à 3 heures en moyenne par semaine. Certaines semaines seront vides et d’autres plus occupées, le tout à votre discrétion et à celle des étudiant.e.s impliqué.e.s dans votre comité!
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LES COMITÉS DE PROJETS Les comités de projets (à l’international: Standing Committee on …) portent sur un thème spécifique et se chargent de le promouvoir sur les campus par divers moyens. Les mêmes comités existent au sein de la Fédération au niveau international, ce qui facilite le partage d’idées et de connaissances.
Santé publique (npo@ifmsa.qc.ca) Le comité de santé publique aspire à promouvoir et à préserver la santé du plus grand nombre en agissant sur les principaux déterminants de la santé, notamment les conditions socio-économiques, les habitudes de vie, le système de santé et l’environnement. Plus concrètement, le comité de santé publique se donne pour objectif d'organiser des activités à caractère éducatif s’adressant à la communauté universitaire et d'offrir une plateforme de discussion sur les enjeux de santé publique. Acronyme: Standing Committee on Public Health (SCOPH)
Santé mondiale (nogh@ifmsa.qc.ca) Ce comité a pour mission de sensibiliser et de mobiliser les étudiant.e.s en médecine et la population en général aux différents aspects et enjeux de la santé mondiale, ainsi qu’aux injustices en matière de santé. Le comité forme une relève de citoyens et citoyennes conscient.e.s de leur rôle à l'échelle mondiale et de ses impacts sur la santé, notamment en organisant des conférences dans les universités et en éduquant les élèves du primaire face à l'environnement en lien avec la santé. Acronyme: Standing Committee on Global Health (SCOGH)
Santé sexuelle et VIH/SIDA (nora@ifmsa.qc.ca) Le comité de santé sexuelle et SIDA d’IFMSA-Québec rassemble des étudiant.e.s en médecine du Québec qui souhaitent faire la promotion de la santé sexuelle tant auprès des populations concernées que des futurs professionnel.le.s de la santé. Le comité oeuvre dans les domaines du VIH, de la santé maternelle et génésique, des mutilations génitales féminines, ainsi que de la diversité sexuelle et de genre. Acronyme: Standing Committee on Reproductive health including AIDS (SCORA)
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Droits humains et paix (norp@ifmsa.qc.ca) Le comité œuvre pour le respect des droits humains dans une optique de santé globale. Il tente de démontrer le lien direct entre les droits humains et les déterminants sociaux de la santé par le biais de campagnes de sensibilisation, de conférences et de stages d'immersion dans différents milieux. La santé autochtone, les droits des réfugiés, l'accès aux médicaments, les enjeux de santé des populations urbaines et les conflits internationaux mettant en péril l'accès aux soins de santé sont tous des thèmes abordés par ce comité. Acronyme: Standing Committee on Human Rights and Peace (SCORP)
LES COMITÉS DES ÉCHANGES Les comités des échanges assurent l’organisation de stages cliniques, de recherche et d’immersion dans plus de 30 pays. Les comités se chargent de trouver le milieu de stage, de faciliter la procédure d’application, des formations pré-départ et de support autant pour les étudiant.e.s d’ici qui partent que pour ceux et celles de l’étranger qui arrivent.
Échanges cliniques (neo@ifmsa.qc.ca) Le comité vise à donner l'opportunité aux étudiant.e.s en médecine du monde entier de participer à un programme d'échange professionnel IFMSA, à offrir une expérience éducative et culturelle qui dépasse les cadres du curriculum médical régulier et à permettre aux étudiant.e.s en médecine de connaître différentes formes de pratique médicale ainsi que les enjeux de santé d'un autre pays. Acronyme: Standing Committee on Professional Exchanges (SCOPE)
Échanges de (nore@ifmsa.qc.ca)
recherche
Le comité vise à donner l'opportunité aux étudiant.e.s en médecine du monde entier de participer à un programme d'échange de recherche IFMSA et à offrir une expérience éducative et culturelle qui dépasse les cadres du curriculum médical régulier. Acronyme: Standing Committee on Research Exchange (SCORE)
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IMMERSIONS (noi@ifmsa.qc.ca) Le comité des immersions est responsable d’organiser et de superviser l’immersion clinique d’étudiant.e.s du Québec dans des milieux à ressources limitées. Ayant à coeur la nécessité des formations pré-départ rigoureuses incluant les aspects éthiques des stages internationaux, le comité des immersions (SCOI) a pour mandat de promouvoir les formations pré-départ pour tou.te.s les étudiant.e.s allant en échange à l’étranger. Le SCOI collabore également activement avec les facultés de médecine du Québec. Abréviation: Standing Commitee on Immersions (SCOI) Le SCOI recrute présentement des membres pour son équipe nationale. Si vous êtes intéressé.e.s à appliquer, veuillez envoyer votre lettre de motivation (1p),, votre CV (2p) et une déclaration de conflit d’intérêts (si applicable) à elections@ifmsa.qc.ca avant le 14 septembre 2016, 23h59. Coordination du programme d’immersions en santé mondiale Le ou la coordonnateur.trice des immersions en santé mondiale est responsable des aspects logistiques des immersions : applications, courriels, préparations pour les formations, communication avec les présentateurs.trices, etc. Il ou elle est également responsable de la bonne coordination du programme et du support pour les officiers locaux et officières locales. Coordination des programmes d’immersions canadiennes Le ou la coordonnateur.trice des programmes d’immersions canadiennes est responsable d’organiser un stage dans la province du Québec pour un ou une étudiant.e en échange en provenance de chaque pays partenaire avec le SCOI (Bénin, Chine, Pérou et Rwanda), dans un effort de fournir des opportunités bilatérales en immersions locales.
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RESPONSABLE DE STAGE INCOMMUNITY (incommunity@ifmsa.qc.ca) L’équipe d’INcommunity est à la recherche de candidats pour les postes de coordonnateurs de stages auprès des populations suivantes : population de migrants, de contrevenants, urbaines et autochtones. Une lettre de motivation (1 page), un CV (2 pages) ainsi qu’un plan d’action (1 page) doivent être soumis à elections@ifmsa.qc.ca avant le 14 septembre 2016, 23h59. INcommunity est un programme d’apprentissage orienté vers la découverte des communautés négligées et marginalisées du Québec. Dans l’optique d’une action orientée vers les besoins locaux, des stages de quatre semaines (précédés par des journées de formation) sont organisés l’été pour les étudiants en médecine dans l’une des quatre populations identifiées : migrants, contrevenants, milieu urbain et autochtones. Coordonnateur de stage Chacun des stages INcommunity (urbain, migrants, contrevenants, autochtones) est supervisé par au moins un coordonnateur de stage. Les tâches du coordonnateur se divisent en 3 volets : planification du stage, sélection et accompagnement des stagiaires, et participation à l’équipe INcommunity 1. PLANIFICATION DU STAGE Dans l’année précédant le stage, le coordonnateur : • revoit les rétroactions des stagiaires des années passées afin d’améliorer son stage; • si nécessaire, met à jour les objectifs et les questions de réflexion relatifs à son stage; • si nécessaire, met à jour le document des partenaires associé à son stage; • prend contact avec les organismes partenaires afin de vérifier leurs disponibilités et confirmer leur participation au stage pour une nouvelle année; • prend contact avec de nouveaux organismes qui pourraient être intéressés à recevoir des stagiaires et dont les activités rejoignent les objectifs du stage, en leur envoyant le document des partenaires; • tient à jour un document des partenaires accessible aux autres coordonnateurs (via le dossier Google Drive d’INcommunity), où sont mentionnées les coordonnées de l’organisme et d’une personne-contact au sein de l’organisme, ainsi qu’un historique du partenariat avec l’organisme. Quelques semaines avant le début du stage, le coordonnateur : • prend à nouveau contact avec les organismes partenaires pour leur rappeler leur participation au stage et préciser leurs disponibilités; • bâtit les horaires des stagiaires; • si nécessaire, met à jour le codex des stagiaires pour son stage, en y rajoutant des lectures qui lui semblent pertinentes et en finalisant la liste des partenaires; • si nécessaire, met à jour le formulaire de rétroaction de son stage 2. SÉLECTION ET ACCOMPAGNEMENT DES STAGIAIRES Avant le stage, le coordonnateur : • participe aux efforts de promotion des stages INcommunity auprès des étudiants; • participe à la sélection des stagiaires et s’assure de contacter ses stagiaires pour leur faire part de leur sélection et de certaines informations pertinentes, notamment la date de la formation INcommunity; • participe à la journée de formation INcommunity, lors de laquelle il dispose d’une certaine
10 période de temps pour rencontrer ses stagiaires et leur expliquer les détails du stage. Pendant le stage, le coordonnateur : • effectue un suivi régulier avec ses stagiaires, par courriel et/ou par téléphone, afin de pallier rapidement à tout problème concernant le déroulement du stage; • rappelle à ses stagiaires l’importance de leur présence aux debriefings, ainsi que l’importance de faire les lectures requises dans le codex; • participe, dans la mesure de ses disponibilités, aux debriefings, stimulant la discussion à l’aide des guides de debriefings; • reste à l’écoute de ses stagiaires, de leurs difficultés, de leurs questionnements. Après le stage, le coordonnateur: • transmet aux stagiaires le formulaire de rétroaction du stage, le questionnaire d’évaluation des acquis et le gabarit du rapport final; • s’assure de la réception des formulaires de rétroaction, des questionnaires d’évaluation des acquis et des rapports de stage dans les délais prescrits; • remercie les organismes partenaires de leur participation; • lit les rapports de ses stagiaires. À la lumière des réflexions du stagiaire, le coordonnateur s’assure de proposer les modifications nécessaires au stage, au codex ou aux autres moyens d’apprentissage pour assurer l’apprentissage le plus complet et pertinent possible.
3. PARTICIPATION À L’ÉQUIPE INCOMMUNITY Tout au long de l’année, le coordonnateur : • participe, dans la mesure de ses disponibilités, aux réunions d’équipe d’INcommunity; • assiste le coordonnateur de projet dans ses tâches; • rend compte de l’avancement de la planification de son stage aux autres coordonnateurs; Si vous avez des questions, vous pouvez envoyer un message à Sara Dionne, coordonnatrice d’INcommunity 2016-2017 à incommunity@ifmsa.qc.ca
Pour toutes questions : Karma Abukasm Vice-présidente aux affaires internes vpi@ifmsa.qc.ca | www.ifmsa.qc.ca
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Congrès National d'Automne 2016 De l'épidémie d'Ébola à celle du Zika, les maladies infectieuses touchent des populations entières, entrainent des impacts sur les écosystèmes et ont une influence négative sur l'indice de développement humain. Les changements climatiques, les migrations des populations, la pauvreté et les conflits armés sont certains des nombreux facteurs du monde actuel qui faciliteraient la naissances d'épidémies. Comment les médecins d'aujourd'hui et de demain parviendront-ils à répondre à cette nouvelle conjoncture en santé? Comment les communautés du monde s'adaptent-elles à cette réalité? Sous le thème Maladies infectieuses : une
épidémie
mondiale, le Congrès d'automne d'IFMSA-Québec, qui aura lieu
àSherbrooke le 24 septembre, vous permettra de découvrir les enjeux de la santé d'ici comme d'ailleurs. Le Congrès national est une opportunité unique pour toutes et tous les étudiant.e.s en médecine du Québec de se regrouper et d'aborder les enjeux de santépublique, mondiale, sexuelle et reproductive, ainsi que des droits humains, de l'éducation médicale et bien plus! Le Congrès est l'endroit idéal pour découvrir IFMSA-Québec, pour commencer et continuer son implication et pour participer au développement de l'organisation.
C'est
également
votre
chance
de
recevoir
desformations,
d'assister
à
des conférences intéressantes sur la santé au Québec et ailleurs, et de rencontrer des étudiant.e.s passionné.e.s de partout au Québec. Finalement, c'est également l'opportunité de voter et contribuer au développement d'IFMSA-Québec. On vous attend le 24 septembre à Sherbrooke! Coût de participation de 5$, repas et transport inclus. Site web du Congrès : http://congresnational.ifmsa.qc.ca/ Évènement Facebook : http://bit.ly/2aaR2PO