| Griesheim | Banja Luka
tool-e-byte stellt sich vor
tool-e-byte GmbH, D-64347 Griesheim, Martin-Luther-str. 15 +49 (0) 6155 - 5226
info@tool-e-byte.eu
Wer wir sind und was wir Ihnen bieten können
Dürfen wir uns vorstellen?
Die Tool-e-Byte GmbH wurde im Sommer 2014 in Griesheim, Deutschland, gegründet. Unser Leistungsspektrum umfasst im Wesentlichen die folgenden vier Bereiche: • • • •
Digitales Marketing Softwareentwicklung Rechnungswesen Digitalisierung
Ergänzt wird dieses Angebot durch unterschiedliche Dienstleistungen, die die oben genannten Bereiche abrunden. Dazu gehört beispielsweise der Bereich Datenschutz, der in allen Bereichen eine zunehmend wichtige Rolle spielt. Aber auch Aufgaben wie die Digitalisierung von Dokumenten und Arbeitsabläufen, Beratung und Umsetzung im Thema Big Data, CRM, Hosting, Web-Shop und Page-Lösungen, ERP, Apps und mehr. Mit diesen umfassenden Serviceleistungen werden wir bei tool-e-byte den gestiegenen Anforderungen unserer Kunden gerecht.
Wer wir sind und was wir Ihnen bieten können
Damit wir diese Leistungen kostengünstig und außerhalb der Kerngeschäftszeiten anbieten können, haben wir unsere Aktivitäten auf mehrere Länder und über mehrere Tochterfirmen verteilt. Durch die jeweilige Bündelung der Kompetenzen in einer eigenen Firma steht für jede Frage ein dezidiertes, spezifisch auf die Kundenanforderungen zusammengesetztes Team zur Verfügung. Anders formuliert: Spezifische, individuelle Einzellösungen können genauso bedient werden wie große, bereichsübergreifende Projekte in Big Data und mehr. Für Sie als Kunden laufen die Prozesse im Hintergrund – Sie haben einen zentralen Ansprechpartner. Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen die einzelnen Bereiche mit den jeweiligen Lösungen genauer vor. Wir sind gespannt darauf, von Ihnen mehr über Ihre spezifischen Wünsche und Anforderungen zu hören.
Ihr Team von tool-e-byte
Digitales Marketing - mit dem passenden Content ins Bewusstsein Ihrer Kunden
Mehr und mehr Firmen wollen ihre Neukunden ßber Social Media gewinnen, ihre Bestandskunden pflegen und den Kundendialog aktiv gestalten. Das klingt einfach, ist aber ein komplexes Thema, das sehr ressourcenintensiv sein kann. Die Erstellung des passenden Contents ist hier nur einer der Bausteine. Wir bieten digitales Marketing von Anfang an – von der Idee bis zur Umsetzung und der Kundenkommunikation. Unsere Leistungen im Einzelnen: Analyse und Beratung: Das Google-Ranking ist eine entscheidende Kennzahl fßr Internet-Auftritte. Wir analysieren Ihr Ranking und beraten Sie, wie Sie unter die Top-Firmen in Ihrer Branche oder Ihrer Region kommen.
Digitales Marketing - mit dem passenden Content ins Bewusstsein Ihrer Kunden
SEO/SEA: Ein Element für mehr Kunden und ein besseres Google-Ranking ist die Optimierung der Websites für Suchmaschinen (SEO) und die Schaltung von Werbung auf den Suchmaschinen (SEA). Wir sind immer auf dem neuesten Stand der Algorithmen und kennen die Gesetze der Suchmaschinen. Auf dieser Basis optimieren wir Ihre Inhalte und gestalten und schalten Ihre Anzeigen in den relevanten Suchmaschinen. Entwicklung von Websites und Social Sites: Wir erstellen Websites ebenso wie Social Sites. Wir bauen Ihre Seiten auf passen das Design an Ihr Corporate Design an. Content-Generation: Gleichgültig, ob es um Ihre Inhalte in sozialen Medien geht, Ihre Website, Ihren digitalen Katalog oder Ihren Blog. Wir sind Ihr Partner für die Erstellung des Contents für die einzelnen Kanäle.
Digitales Marketing - mit dem passenden Content ins Bewusstsein Ihrer Kunden
Lektorat und Korrektorat: Wo viel Content in kurzer Zeit entsteht, fehlt oft die Zeit für das Lektorat. Mit unserem Content Competence Center mit ausgebildeten Germanisten in Banja Luka, Bosnien, sind wir in der Lage, schnell, kompetent und kostengünstig alle Arten von Content zu lektorieren und zu korrigieren: Websites, Produktkataloge, Bedienungsanleitungen und mehr. Kundenkommunikation in Social Media: Ihnen fehlen die Ressourcen, um schnell auf die Fragen und Bemerkungen Ihrer Follower zu antworten? Sie möchten wissen, in welchen Portalen Ihre Kunden welche Bewertungen über Ihre Produkte und Dienstleistungen abgeben? Wir übernehmen diese Aufgaben für Sie, mit der benötigten schnellen Reaktion und der gefragten fachlichen Kompetenz. Und weil sich das digitale Marketing mit den wachsenden technischen Möglichkeiten immer mehr verändert, erweitern wir unser Angebot in diesem Bereich ständig – damit wir Ihre individuellen Anforderungen beantworten können.
Softwareentwicklung
Softwareentwicklung ist ein Thema, das heutzutage im Prinzip alle Unternehmensbereiche betrifft, aber gerade im Produkt- und Kundenmanagement immer wieder ein zentraler Punkt ist. Viele Firmen versuchen, Standardlösungen einzusetzen oder mit den vorhandenen Office-Produkten zu arbeiten. Aus Kostensicht ist das nachvollziehbar; auf der anderen Seite aber stellt es eine starke Einschränkung dar, weil die Standards die individuellen Anforderungen verschiedener Branchen nur teilweise erfüllen können. Das gilt für Desktop-gestützte Systeme ebenso wie für die Entwicklung von Apps oder Websites und Online-Shops. Mit unserer Softwareentwicklung sind wir bei tool-e-byte in der Lage, dort anzuknüpfen wo es der Kunde braucht – flexibel und kostengünstig.
Softwareentwicklung
App-Entwicklung: Für viele Unternehmen sind Apps ein Bereich, der bisher nur am Rande betrachtet wurde. Fehlende Ressourcen, die Furcht vor hohen Kosten und Zweifel am Return-on-Invest sind die Gründe dafür. Oft fehlen auch die dedizierten Teams, die App-Entwicklung liegt in einer Fachabteilung, die mit den technischen Feinheiten nur begrenzt vertraut ist. Hier setzen wir mit unserem Angebot an. Wir übernehmen die komplette Entwicklung von Apps auf der Basis neuester Technologien oder ergänzen und verbessern bestehende Lösungen und bestehenden Content.
Softwareentwicklung
Entwicklung von Websites: Die Website ist für Unternehmen oft die zentrale Schnittstelle zum Kunden und das Tool, um die Kunden besser kennenzulernen und mit ihnen zu kommunizieren. Deshalb müssen Websites immer auf dem aktuellen Stand sein und schnell mit neuen Informationen, z.B. über die Erstellung von Landing Pages, gefüllt werden. Hier bieten wir unseren Kunden die komplette Bandbreite aller Leistungen an: Neben der Programmierung von Websites und der Integration von SEO und SEA stehen wir für die grafische Aufbereitung ebenso zur Verfügung. Hinzu kommt die Migration von alten Versionen auf neue Versionen oder andere Systeme. Hier arbeiten wir mit Drupal, Typo 3 oder PHP. Neben den technischen Leistungen umfasst unser Angebot außerdem die Erstellung des Contents für ganze Seiten oder einzelne Landing Pages. Webshops: Die Zahl an Webshops nimmt stetig zu. Dabei sind Webshop-Lösungen zunehmend dort gefragt, wo es nicht um klassische Handelsbeziehungen geht. Wenn beispielsweise Verlage die Zahl der kostenlosen Zugriffe auf Artikel begrenzen oder Unternehmen Fachbeiträge mit Hintergrundwissen zum Kauf anbieten, brauchen sie einen Webshop. Auf Basis von Shopware, Drupal Commerce oder Magento entwickeln wir individuelle Webshops, die vollständig in die Systeme der jeweiligen Firma integriert sind und die Kommunikation mit dem Kunden ebenso umfassen wie das Rechnungswesen. Außerdem bieten wir eine Cloud-basierte Lösung mit Plentymarkets an.
Rechnungswesen
Das Rechnungswesen gehört zu den unternehmenskritischen Aufgaben. Angefangen von der Rechnungsabwicklung für Debitoren und Kreditoren über die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die Prozesse entscheidend für die Liquidität eines Unternehmens, beeinflussen aber auch direkt die Beziehungen zu Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Deshalb bieten wir hier einen umfassenden Service, den wir individuell auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden abstimmen können.
Rechnungswesen
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Mit DTW Addison können wir als die externe Lohn- und Gehaltsabteilung für unsere Kunden agieren. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: Wir übernehmen für unsere Kunden das komplette Rechnungswesen und übernehmen die Rechnungsprüfung ebenso wie die klassischen Aufgaben einer Buchhaltung.
Rechnungswesen
Mailroom-Services: Viele Unternehmen nutzen ein automatisiertes Rechnungswesen. Dort werden die Rechnungen gescannt und die Daten durch ein OCR-Programm ausgelesen. Hier setzen wir an mehreren Stellen mit unserem Angebot an: Wir übernehmen das Scannen ebenso wie das Auslesen der Daten. Da in der Regel durch OCR nur rund 80 Prozent aller Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können, übernehmen wir die restlichen 20 Prozent der manuellen Verarbeitung. Gerade bei Unternehmen, die ein hohes Rechnungsaufkommen haben, können wir hier echte Kostenvorteile schaffen.
Rechnungseingänge verarbeiten – effizient zum Ziel
Bei Unternehmen gehen Rechnungen heute auf ganz verschiedenen Wegen ein: Als klassischer Brief, per E-Mail, per Fax oder als Download aus einem Online-Portal. Letztendlich müssen alle diese Dokumente in die Kreditoren-Buchhaltung weitergeleitet werden, damit sie entsprechend gezahlt und verbucht werden können. Mit unseren Lösungen sorgen wir bei tool-e-byte dafür, dass alle Ihre Rechnungen an ihrem Ziel ankommen und bearbeitet werden. Rechnungen auf dem Postweg werden von uns im Postfach abgeholt, geöffnet und gescannt, Rechnungen aus Online-Portalen oder E-Mails heruntergeladen. Faxe werden elektronisch weitergeleitet.
Rechnungseingänge verarbeiten – effizient zum Ziel
Am Ende dieses Schrittes stehen alle Rechnungen digital zur Verfügung. Um den Prozesse effizient weiter zu verfolgen, gehen wir noch einen Schritt weiter: Wir erfassen und analysieren die Dokumente zentral und legen sie in einem Dokumentmanagementsystem ab, um sie für die elektronischen Prozesse verfügbar zu machen. Damit alle Dokumente auch sicher und richtig erfasst werden, werden die einzelnen Dokumente noch einmal überprüft. Handelt es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift, geht sie in den Kreditorenprozess weiter. Ist das nicht der Fall, wird die Art des Briefes analysiert und es werden andere Prozesse gestartet. Damit garantieren wir unseren Kunden eine schnelle Erfassung aller Rechnungen, integrieren sie in den Dokumentenworkflow und stellen sicher, dass auch fehlgeleitete Sendungen, die keine Rechnungen sind, an die richtige Stelle gelangen.
Rechnungseingänge verarbeiten – effizient zum Ziel
Wir haben hierzu einen Prozess entwickelt, der es uns ermöglicht, diese Aufgaben flexibel, schnell und kostengünstig zu erledigen. Die einzelnen Rechnungen werden bei uns nicht nach Buchstaben auf einzelne Personen, sondern nach ihren spezifischen Merkmalen auf Teams verteilt. Auf diese Weise, können die komplexeren Aufgaben von anderen Personen bearbeitet werden, als die regelmäßig wiederkehrenden einfachen Aufgaben. Rechnungen sind jedoch nicht immer korrekt und auch die Prüfung stellt oft einen hohen Aufwand da. Wir prüfen die Rechnungen nicht nur auf syntaktische Richtigkeit, also z.B. ob die Mehrwertsteuer ausgewiesen ist, oder die Rechnungsanschrift stimmt, etc. sondern prüfen auch ob die Bestellung mit der Rechnung übereinstimmt und die Ware entsprechend der Rechnung geliefert wurde. Stimmt dies nicht überein, so wird mit dem Lieferanten telefoniert und ggfl. eine neue Rechnung oder eine Gutschrift angefordert. Nachdem die Rechnung vollständig auf ihreRichtigkeit überprüft wurde, bieten wir unseren Kunden auch die Verbuchung in ihrem eigenen System oder in Addison, welches von uns gehostet wird, an. Damit umfasst unser Angebot den gesamten Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung an, vom Erhalt der Rechnung bis zum Verbuchen der Rechnung in dem entsprechenden Buchhaltungssystem.
Digitalisierung von Dokumenten
Verlage oder die Marketingabteilungen großer Unternehmen stehen vor einem riesigen Berg an Content. Artikel, Produktinformationen, alle Arten von Informationen stehen oft in unterschiedlichen digitalen Formaten oder in Papierform zur Verfügung. Um diese Daten nutzbar zu machen, müssen die Dokumente entweder retro-digitalisiert oder verarbeitet und in XML überführt werden. Mit unserer eigenen Softwarefirma, der TEB-SW entwickeln wir für jeden Kunden eine spezielle Softwarelösung. Unser Ziel: Den Automatisierungsgrad bei der Digitalisierung so hoch wie möglich zu machen, um den manuellen Aufwand und die damit verbundenen Kosten zu reduzieren. Dabei gibt es verschiedene Szenarien, in deren Rahmen wir unsere Leistung anbieten: Anzeigenannahme: Die Verlagskunden liefern Anzeigen in der Regel als PDF-Dateien. Beim Zeitungsverlag müssen die PDFs in das Redaktionssystem übernommen werden. Bei Portalanbietern wie beispielsweise Stepstone oder Monster müssen die PDFs in ein HTML umgewandelt werden. Hier bieten wir Unterstützung sowohl bei der Softwareentwicklung als auch bei der manuellen Umwandlung. Mit unseren Teams in Bosnien und Peru können wir Daten kostengünstig, aber auch zu anderen Zeiten einpflegen. Für die Verlage eröffnet das die Chance, den Anzeigenschluss auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen.
Digitalisierung von Dokumenten
Übernahme von Altdaten: Die Digitalisierung bereits bestehenden Contents, des Bild- oder Papierarchivs, steht bei vielen Verlagen auf der Agenda. Rundfunk- und Fernsehanstalten brauchen die Digitalisierung von Ton- oder Filmaufnahmen. Vor allem der bei der Digitalisierung der Papier- und Bildarchive können wir als Dienstleister eine kostengünstige, kompetente Lösung bieten. Zweitvermarktung von Artikeln: Die meisten Zeitungsverlage haben ein ePDF-Archiv, aber kein XML basiertes, auf den einzelnen Artikeln aufgebautes Archiv. Das ist aber der erste Schritt, um Drittfirmen den Content zur Zweitvermarktung anzubieten. Mit Genios und PMG in Deutschland und SMD in der Schweiz sind die Partnerfirmen etablierte Anbieter auf dem Markt. Die Verlage haben hier noch großes Potenzial, das sie erschließen können. Gleiches gilt für die Vermarktung von Bildrechten, z.B. über Getty Images. Wir übernehmen die Überführung in XML mit einem hohen Automatisierungsgrad. Gleichzeitig steht unser Team zur Verfügung, um den manuellen Anteil der Überführung kostengünstig umzusetzen.
Digitalisierung von Dokumenten
Big Data Projekte: Ohne Daten kein Big Data, ohne die Aufbereitung der Daten keine Analysen. Auch hier bieten wir individuelle Retro-Digitalisierungslösungen an. Wir stehen ebenso zur Verfügung, die vorhandenen Daten so aufzubereiten, dass sie durch Analysetools verarbeitet werden können. Publikation von eBooks: Nicht nur Zeitungs- auch Buchverlage stehen vor der Herausforderung, Altdaten in XML zu überführen. Teilweise bestehen XML-Daten, die in andere Systeme oder Formate überführt werden müssen. Unsere software-basierte XML-Lösung – kombiniert mit den günstigen Arbeitskräften für den manuellen Teil – ist die passende Antwort auf diese Herausforderung.
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